时间：2022-06-16 13:29:37
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇高校档案资源整合，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
随着科学技术的迅猛发展，高校的社会环境发生了巨大变化，信息化、网络化趋势给档案管理和档案信息资源整合利用带来了新的要求。同时，由于高校内部各业务部门所处工作环境的变化和新技术手段的广泛应用，促使档案信息内容也发生了很大发展与变化。另外，元数据理论得到不断应用，先进的管理方法与管理理念不断形成并日益成熟，档案信息处理技术、档案信息的管理与组织方式等方面也发生了新的变化。档案工作进入了一个新的发展时期，传统档案信息资源整合的工作观念、意识、技能、方法均有不同程度的滞后。主要表现在：
⒈档案信息共建共享意识薄弱
在高校整体管理工作中，档案工作经常被忽视，各部门的档案共享意识薄弱，不能在各项高校工作中贯穿档案管理思想，仅仅注重本部门或本系统中的应用。档案信息的跨部门、跨系统应用形成了阻隔，各自为政，这与档案工作在高校教学与管理工作中的弱势地位有关。高校在布置工作时候，主要以教学、科研、招生、学科建设和基本建设为主，往往把档案工作放在可有可无、无关紧要的次要地位。而且档案信息在本部门也不受重视，有的兼职档案员不重视原始档案资料的收集和整理，造成档案资料不能及时归档，这样就造成整体档案信息共建共享的条块缺失，造成档案信息的不完整;有的部门档案管理人员因考评机制不严格而责任心较差，推诿、拖拉现象严重，对别部门的信息共享有抵触心理，“多一事不如少一事”。因此，往往导致档案材料归档不齐全，不完整，不及时，部门间档案信息协作凝滞、割裂，各自为政，档案信息资源整合工作难度很大。
⒉档案工作的“信息孤岛”现象严重
近年来，随着信息化、网络化的发展，高校各业务部门建立了自己的信息系统，几乎有多少个主要职能部门就会有多少个不同的管理信息系统，档案部门与各业务职能部门之间缺乏良好、顺畅的文件流转通道，各业务系统只能各行其是，各自为政，形成系统之间、部门之间无法相互连接的“信息孤岛”，难于实现档案资源在信息化技术条件下本可以完成的整合与共享。当前高校的档案管理现状是信息资源难以达成认同和共享，每个部门使用这些信息时都要不断向其他一个或者几个部门索取，且不能随时更新，档案信息整合和利用过程凝滞。
⒊档案信息资源利用效率较低
由于受传统思想、思维定势以及现实状况等因素的制约，高校对待档案工作“重保管、轻利用”的现象仍然比较普遍。
（1）传统档案思维影响档案信息提供利用。档案工作在有的高校管理者心目中，仍然是局限于“收完整”、“分好类”、“保管好”，不知道如何对其利用与开发;有的部门和主管甚至不知道档案部门的办公场所和工作具体内容，不知道档案管理有什么资料，可以查到什么资料，更难谈得上利用。部分高校也开展了一些档案资源利用的有效探索，诸如编撰年鉴、布置校史馆、展览馆等，但基本上停留在建档、管档上，忽视了档案信息资源的开发利用，导致许多具有很高价值的档案材料不能发挥应有的作用。
（2）档案信息资源的加工程度影响档案信息提供利用。档案信息资源的加工程度是影响档案利用的重要因素之一。档案信息资源加工质量高，分类逻辑清晰，则能更好地适应档案用户对档案信息的需求，档案信息的利用率和资源共享程度也会更高。
（3）档案信息资源的来源和利用渠道影响档案信息的提供利用。目前，高校档案信息资源的来源和利用渠道较为单一，较多局限于传统的来源渠道，对于新兴的电子档案收集较少，这就造成了信息档案的来源尚不够宽广;另一方面，档案信息的利用渠道也较为单一，多数局限于纸质档案，审批程序繁琐，过程冗长，严重影响了档案信息的整合和利用。
⒋档案服务高校发展的意识和手段相对滞后
因未实现档案信息的互联互通和网络化管理，服务发展大局的手段有限，服务过程较为繁琐，因此，大多数高校档案工作人员采取了“坐等上门”的服务方式，缺乏主动服务意识，有人查找就定向找一下。同时，服务手段较为单一，只能定向查找，不能触类旁通找到更多的有价值的档案信息，从而大大影响了档案的利用效率。
⒌队伍素质不高
在档案信息资源整合工作中，档案工作者是最具活力、最关键的要素之一。档案工作者能否充分发挥主观能动作用，不仅取决于档案工作人员之间的协调，同时还取决于档案工作队伍的知识结构和人员素质，包括档案工作者的学历层次、专业知识、工作经验等，同时还包括文化素质、技能素质及职业道德等水平。首先，档案从业者要有良好的知识素养，要了解高校的教学和管理工作，才能准确鉴定档案价值。其次，档案从业者要有熟练的信息处理能力，不仅要适应网络信息技术操作的要求，还要具备运用数字化、网络化技术手段进行档案信息管理等能力。
当前，由于高校对档案工作重视不够的原因，在档案管理人员队伍的配备上存在着整体水平偏低的现象。同时，网络化、信息化的发展对档案管理水平提出了新的更高要求，档案管理人员缺少知识更新，难以适应新形势、新技术的工作变化，同时，各业务部门的兼职档案员对档案工作的积极性不高，往往应付差事，人员变动快，不能保证档案工作的稳定性。
二、高校档案信息资源整合的新策略
当前高校档案信息资源整合需要对症下药。元数据的出现，能够让档案部门克服电子档案管理过程中的这些困难。元数据通过对电子文件的内容特征、载体的环境特征以及电子档案形成过程中的环境和背景信息的描述，记录电子档案的相关属性和背景信息。元数据本身是一个系统，它在电子档案管理中所存储的信息与电子档案的信息内容、背景、结构等是一一对应的，是电子档案的原始状态的纪录。研究基于元数据基础的信息资源整合方案，更新观念意识，加强部门间协调，持续提高人员培训和能力，形成与各项业务协同推进、考核激励机制健全、队伍能力持续提高、管理手段丰富、技术手段与时俱进的档案信息管理新局面，应从以下几项措施入手。
⒈加强对档案信息资源整合和利用的高度认识，提高档案工作地位，做好基础工作
档案信息资源整合是对现有档案资源空间布局和组合方式的调整，目的是使档案资源的布局更合理、结构更优化，更有利于保存、开发、利用，使档案资源效益的最大化。整合档案资源是加强资源管理的需要，是提高利用效率的需要，是确保档案安全的需要，是强化综合档案功能、提高综合档案地位和职能的需要。因此，高校应充分认识档案信息资源整合和利用对高校整体发展的支撑作用，将档案信息工作提高到与其他业务同等重要的地位，加强档案信息整合的基础工作，主要应从以下措施入手。
（1）全面核查，去粗存精，提高档案加工的效度。由于归档阶段的不规范，或因历史背景的变化等原因，有些档案信息资源是重复的或者失去保存价值的，这些信息资源在整合中应该首先剔除，以免在档案信息资源整合中再次形成浪费。
（2）重新梳理、分类、组卷，提高档案信息的规范程度。对档案信息重新梳理，分类逻辑不清晰的要重新分类，案卷组合不规范的、组卷过厚、内容混杂的应进行重新组卷，尽可能将相互存在联系的文件组合在一起，对无标题或无页码的重新加工填写。这样不仅可以实现纸质档案的高质量保存，同时也为下一步档案信息整合打下良好的基础，提高整合利用的效率。
（3）加强各部门归档质量，从源头上提高档案信息资源整合质量。加强对高校各部门兼职档案管理员的培训，执行规范统一的收集、整理加工、分类、归档标准，使各部门的档案信息形成统一、标准的接口，增强信息的共建共享利用程度。
⒉建立档案信息资源整合的协调机制，利用元数据方案解决“信息孤岛”问题
（1）破除信息资源整合的壁垒，形成档案整合联动机制。加强部门间档案信息资源整合的协调机制，建立一种联动机制，改变档案信息资源整合和利用工作由单一的档案部门进行的现状，使档案部门的管理工作向业务部门延伸，加强对于业务部门开展档案工作的指导，与业务部门联合进行档案信息资源的整合与开发，实现互惠互利和优势互补。
（2）档案信息整合工作前移，实现前端控制。档案工作应有前端控制思维，提前介入，防止出现各类业务系统与档案系统的割裂，减少档案信息的壁垒。应对各业务部门的信息工作进行指导、参与、评价与验收，从信息整合的源头上把关，形成规范、统一的档案信息，增强档案的规范性。
（3）利用档案数字化信息元数据方案，消除信息孤岛的技术壁垒，收集各系统内相关元素。为了打破档案信息的“孤岛”问题，高校研究制定档案数字化信息元数据方案，利用已的元数据标准制定出高校文件实体、管理信息、流转信息等元素的元数据方案，作为捕获档案数字化信息元数据内容的重要依据。开发档案数字化信息元数据封装功能，对收集到的元数据内容进行批量封装。
（4）利用元数据作为信息检索媒介，应建立起一定规模的联机档案信息检索系统。元数据由于其对著录信息的改善使得著录的信息更加丰富和全面，同时，元数据是在电子档案的形成、使用等过程中形成的，所以元数据在电子档案的管理过程中具有动态的功能。元数据可以通过相关元素建立关系，丰富了电子档案的检索途径。检索功能的增强会给档案用户查找和利用电子档案节约成本，并且提高查准率和查全率，使电子档案的利用更加优化。以往各个业务系统形成的档案信息有一个相对独立的检索界面，有一组适合系统又简捷的检索命令，有一定的检索入口。通过元数据媒介，可以把高校的各自独立的业务系统中的档案信息整合起来，实现利用率最大化的目标。
⒊强化档案信息资源整合的主动服务意识，让档案工作深入一线
为了加强档案信息资源的整合力度，档案管理工作部门应切实改变“坐等上门”的意识，强化主动服务观念。对于业务部门的重要工作和项目，应于启动之初即开展主动咨询、指导和督促，加强对各项工作在策划阶段的档案工作部署，抢先一步，稳占先机，增强档案工作的主动性;对各业务部门的信息系统建设，应于立项时即介入，确保该系统中档案信息生成、保存、收集、上交等功能的全面实现，增强信息系统与档案信息系统的对接，形成业务信息与档案信息的共建共享;加强对各业务部门原始档案的收集收缴，定期督促，及时归档;加强档案信息利用的主动服务工作，对重要工作、重要项目要主动向业务部门提出档案信息查询和借鉴建议。通过这些措施，让档案信息实现共建共享，真正走进一线。
⒋建立和完善档案信息资源整合的考核考评激励机制，让档案工作由“要我做”变为“我要做”
为了促进档案信息资源整合，高校应逐步建立和完善档案信息资源整合的考核考评及激励机制，增加档案信息工作人员的动力和成就感。为此，高校应将档案信息资源整合工作纳入到半年、年终绩效考核指标中，加强对各部门、档案管理员的考核力度，并形成退出机制，及时更换不称职的兼职档案管理员。同时，要强化激励措施，以奖为主，提高档案信息资源整合的积极性与主动性，让档案工作由“要我做”变为“我要做”。
⒌加强档案信息人员培训，促进档案信息资源整合技术手段的与时俱进
1.高校合并整合后档案管理工作所存在的问题
1.1立卷归档的问题
各所高校在合并整合之前已进行了归档的立卷，而且因为有相应的管理制度或管理人员的保管，基本不会出现太大的问题。而关键是在于合并整合期间，涉及到很多部门还没有立卷归档的文件材料，再加上人心的一些变动，部分正常工作无法根据规定进行办理，这样就会给档案资料收集带来不小的问题。一些具有责任心的工作人员会将未立卷的材料进行收集、整理、安全储放，但一些不具责任心的工作人员可能就不会对工作进行处理，给档案的完整性造成影响。导致这些问题出现的原因有：合并整合时期组织在管理上的不足；部分档案工作人员无责任心；由于合并整合所要涉及事务过多，对档案工作有所忽略。
1.2档案集中管理问题
根据相关规定，为了方便各项工作的开展及档案的积极提供，学校各个部门以及类别的档案要统一进行集中式管理。这样就要求合并整合后，高校要将档案集中管理。但是，实际情况却是合并高校的组成学校因为在地理位置上的不同，再加其他多种原因，几乎无法做到统一的集中管理，仍是采用分校区管理的方式。在这样的情况下，合并整合高校面临教学硬件配备、学生住宿保障、资金管理等很多问题，所以档案工作更会被延后。
1.3构建档案网络的问题
高校合并整合之后机构会进行重新的调整，人员的划分也有了变化，原来档案分管领导以及工作人员可能会随着合并后出现岗位变动。同时，在合并之前经过努力构建的档案网络也变得没有用处，新档案网络构建因并校后分校办学、管理分散等原因无法一时促成。造成这问题原因在于学校地址的分散再加上档案工作不受到重视所引起的。
1.4档案排序及重新整理的问题
合并高校多数是2个或以上规模相近的、类别接近的院校所合并而成。但因为学校间创建时间或从属关系的不同，每个学校的职能都具不同之处。各个学校之间的档案类别的设置、编制、排号等也不同，这样就导致了档案在排序和重新整理上存在一定的问题。此外，合并整合后，档案管理也存在着体制不统一和手段多样性的问题。例如，原各个校区的档案有的是执行集中式管理，而有的则是分散式管理；有的校区档案部门已配有管理软件，而有的还是手工管理等等。这些问题都给合并整合后高校档案管理工作开展带来很大的问题。
1.5档案工作人员素质参差不齐
因为在合并之前，每个学校的情况不一样，存在着档案工作人员业务水平、工作能力、思想情况上的区别，这样会给档案管理工作带来一定困难，同时制约并影响了其整合、创新。档案包括自然、人、社会，包括了过去、现在、将来，所以，档案管理人员只有档案专业的知识是远远不够的，同时还要掌握好例如文献学、历史学、编研学等学识。整合合并之后的高校非常缺少这类综合型的档案人才。
2.高校合并整合后档案管理工作的三步骤
2.1浅层整合
在高校进行合并早期主要在行政管理部门的指导下实现学校的机构、制度、财务、领导、规划的统一。此时期的特点在于参加到合并的高校仍是独立办学体，在干部职级、从属关系、人事关系等都保持不变。档案管理工作的浅层整合指的是参加合并的高校为独立实体，职能未有变化，所以仍是以自身为单位进行管理。
2.2深入整合
实质性合并阶段的特点指的是参加合并的高校其相对的独立性被瓦解，统一由高校主管部门进行领导，取消原来各个高校的法人地位。合并整合后，新学校对于全校的人财物执行统一管理，校长是学校的唯一法人代表。原各个学校职能从全面管理转变成单一科研、教学。档案管理工作的深入整合主要批指的是原合并前的各个高校不具有立卷成档的条件，由新合并学校取代，同时形成新的档案全宗。这一时期的改革力度是是非常大的且工作量重，还会影响到全校各部门以及所每一个人，这种变化是内部机构调整及人员方面的变化，学校基本职能未生根本性改变。
2.3核心整合
核心整合主要指的是面对新管理形势与学习的规模进行档案管理工作的管理观念、组织、制度、方式上的创新与调整。针对合并整合高校特点，档案整合时要注意对实质性合并阶段所产生的问题进行处理（包括全宗调整、检查错漏、重归等）。同时，还要注意组织档案的馆藏，以全宗作为基础单位进行分类、编目、上架。
3.加快并促进合并整合后高校工作的实质性融合对策
3.1明确新档案管理思想
（1）构建科学档案管理思想。档案管理思想是高校管理工作的精神表现，主要体现在档案活动的工作主体对管理工作规律的掌握，但这并不是完全不变的，是一个时代价值反映，不单起到指导档案工作，同时也表明了今后档案工作的发展方向。对合并融合后的高校来说，档案管理思想所要遵守的以事实说话，以促进发展为原则。在高校档案管理工作的发展过程当中，要以事实为基础，吸取合并之前各学校的优点，除去糟粕，重新明确自己管理思想与理念。
（2）以人为本促进管理融合。合并融合后的高校档案部门需要明确新的管理思想，档案人员要经过几个阶段的适应。这也是因为人思想的需求多样及复杂性。如果过于强硬的融合可能会造成工作人员的人心不拢聚。所以档案部门管理者要构建起以人为本思想，努力创造人与工作的适应性，充分调动员工的积极性，尽可能排除各类因素干扰，提升人员的合作意识。此外，档案工作人员还需要提升对高校合并认识，自觉接受新管理思想，在相互理解、接受、适应中找到认同感，达到思想和感情上的融合，用主角的态度来处理学校档案工作，也只有这样才可让合并整合后的高校档案工作更加健康的发展。
3.2加快档案业务工作融合促进实质性的融合
（1）加快档案管理方式融合。档案管理方式融合一般要通过比较分析、交流、重新再造三个阶段。比较分析指的是发掘各校档案管理方式的优势，通过分析融合可行性；交流融合是采用有效措施分离各校档案管理方式的不合理部门进行初步的融合；重新再造指的是最困难也是最高阶段，指的是不断进行改革、创新，与时代相适应。所以需要打造出一个不同思维模式、不同需求与工作方式的工作氛围。通过新管理理念、管理技术，让各校区档案管理方式形成统一整体。构建以学校档案部门为主及各处、系兼职档案员为辅助管理网络。规模小的可采用统一管理，规模大的可采用统一与分散管理结合的方式，在院或各系构建起档案二级机构。
（2）对档案业务标准进行整合。合并整合后，高校要根据国家档案的法规、法律以及教育部门所颁布的《普通高等学校档案管理办法》及《高等学校档案工作规范》来拟定新的方法与分类方案，这也是实现新档案管理业务标准的一个重要保证。要在充分论证基础上构建起科学的管理体系。首先需要对馆藏和全宗进行实质性的论证和调查，正确明确档案全宗的划分，统一各类档号设置、编研材料的选题和实体排架标准，充分考虑适应档案现代化管理的发展、要求。这些制度和规范是新高校档案管理体系科学、有序进行的保障，同时让新档案管理体系得到原有的制约与导向。
（3）促进档案信息资源整合。物力资源整合是一种简单行为整合，而档案信息资源整合是非常复杂的行为式整合，是合并高校档案管理工作实质性整合的关键。这要有利于合并高校档案管理目标以及任务的实现，让高校档案信息资源在合并之后达到新的扩张状态，方便档案信息资源整合所追求的效能。所以，一定要加快档案场所的建设，合并整合高校需要根据学校的规模来增加档案馆的用室，让其可与学校的规模相配合。这是做好档案信息资源整合的一个物质基础。同时，高校档案部门要抓住机会，加强信息资源的开发工作。还要做好合并后高校档案的编研荼，围绕学校中心工作，结合教学、科研等工作开发档案信息资源。
3.3优化档案人才团队的建设
不难看出，档案工作的主体是人，所以人对于档案工作而言起着决定性的作用。所以，构建起一支忠实事业、业务突出、结构合理的档案人才队伍是档案工作走出困难的重要根本。因为，一定要构建好档案馆的团队，保证一定数量的专职档案人员，同时在团队的年龄结合、专业水平及结合上进行合理、科学配比，充分发挥整体作用。同时，还要加大档案网络的构建，充分发挥各部门的实质性作用。
[关键词]地方高校；区域经济；人才档案；信息整合
1. 概述
随着知识经济时代的到来，高校已经步入社会的中心，成为促进社会发展的源动力。高校通过向社会输送高层次人才来展示其为地方经济社会服务的功能，同时地方高校的办学条件和毕业生就业也严重依赖并受制于区域经济发展水平。通过整合地方高校培养人才档案信息，可以使高校与地方人才供求形成互惠互利的良性循环，既提高了高校毕业生就业率和就业质量，促进了高校人才培养和教育教学水平的提高，也缓解了地方政府和企事业单位用人难的困境，帮助用人单位节约了背景调查的成本，规避了用人风险。因此，地方高校培养人才档案信息的整合，对于实现区域经济的快速、高效、健康发展具有重要的作用。
2. 地方高校人才培养与区域经济发展
2.1 地方高校培养的人才是区域经济快速健康发展的重要推助力量
当前，由于各区域经济体的不平衡发展以及气候、环境等种种因素，使得许多相对落后的区域难以吸引和留住外来的高等级人才，因此，地方高校培养的人才，成为这些地方区域经济体获取人才的主要来源。相对于河北省来说，其发展速度与实力强于一些中西部地区，但其核心竞争力相较于沿海发达区域经济体还显得比较弱小。从这个意义上说，其高级人才的获得途径仍然以河北省地方高校培养的应用型人才为主流。与此相应，地方高校大多以培养应用型人才为立校之本，大量输送符合社会需要的应用型人才。相较于发展水平相近的其他地区，由于毕业生联系就业和用人单位招聘的便利，大学生在学校驻地就业的概率大大高于外地。近年来，驻张家口高校平均每年为社会输送逾万名各类学科人才，其中大部分留在了张家口或河北省其他地方，为区域经济建设注入了大批优质的人才资源。
2.2 办学及就业压力迫使高校关注人才供求趋势
随着我国高等教育体制改革的不断深化，高等学校将逐步走向社会，在市场经济优胜劣汰的竞争机制中，高校面临着极大的办学及学生就业压力。区域经济的健康、快速发展可以为地方高校的发展提供更多的物质基础，提出更高的人才要求，从而促进地方高校的结构调整、质量和效益的提高乃至规模的扩大，缓解地方高校的生存压力。因此，地方高校必须主动参与区域经济发展，充分了解经济发展对高等教育人才的需求状况，密切关注人才供求趋势，从而及时调整人才培养的目标和方式，形成有效的教育产品供给，实现教育的供求平衡，提高毕业生的就业率和就业质量，为地方经济发展不断注入活力。
3. 整合地方高校培养人才档案信息的必要性
3.1 高校人才信息供给现状
目前，用人单位获取高校培养人才信息的主要渠道是查阅毕业生档案。高校学生档案是国家人事档案的重要组成部分，它作为大学生个人综合信息的记录，是各级机关和企事业单位选拔、聘用人才的主要参考和重要依据。
3.1.1 人才信息供给渠道不畅。由于档案管理机制、网络技术、档案信息的私密性等原因，高校学生档案的利用仍以传统方式为主，学生档案信息不流通，无论是学生本人还是用人单位都不可能轻易接触到，造成查询困难。
3.1.2 高校学生档案内容单一。高校学生档案形成周期较长，变动性很大，加上材料比较分散，很容易造成材料不齐全；高校学生档案的归档内容仅涉及“高校招生录取材料”、“学籍成绩”、“党团材料”、“奖惩”、“政治表现”等僵化单一的内容，不能完全或如实反映学生的综合素质和个性特长。
3.2 高校人才信息供给不足导致的问题
3.2.1 高校学生档案起不到应有的作用，加上现代企业用人观念的变革，使人、档分离，造成了档案管理部门对于学生工作的疏忽和大学生档案意识的淡薄，不少毕业生主动或被迫成为了“弃档族”。学校学生管理部门积压了大量无人领取的毕业生档案，很多毕业生工作几年了仍没有转走其个人档案，直到因为出国留学、移民、退休等不得不提供档案信息的时候，才想到来学校寻找或补全其个人档案。另一方面，学生档案造假现象日益严重，有的假造成绩单，有的假造教育背景。由于没有可靠的人才信息来源，越来越多的用人单位为了规避用人风险，需要付出高额成本对求职者进行背景调查，浪费了大量人力、物力和财力。要解决这对矛盾，就需要我们对高校培养人才档案信息进行整合，建立高校培养人才信息查询平台，为人才供求双方提供更周到、细致的服务。
3.2.2 高校人才培养结构与区域经济发展不协调。一方面，长期的信息不对称导致高校缺乏对所培养人才的市场调查、行业分析与就业前景预测，在专业设置、课程安排、教材使用、教学实训等方面与用人单位的要求不一致，人才培养结构与区域经济发展脱节，对地方经济的发展起不到有力的支撑作用；另一方面，由于无法对就业形势与用人单位需求实施持续跟踪，地方高校的教育成果与与行业、企业结合不紧密，使得行业、企业缺乏参与和支持高等教育的积极性，从而制约了地方高校的生存与发展。为打破这一僵局，就需要我们整合高校培养人才档案信息，收集齐全、丰富的高层次人才供求信息，加强高校人才培养的针对性和服务社会的能力。
4. 进行高校培养人才档案信息整合的内容构架
对高校培养人才档案的信息资源整合，要以现代信息技术和相关法律法规作为依托，聚合高校、地方政府和社会的力量，将分散的大学生实体档案、电子档案和离散信息等资源进行融合，多渠道、多层次采集信息，实现高校培养人才档案信息齐全完整、高效利用和社会共享的目标，从而达成高校、地方与用人单位的“三赢”，有力推动地方经济社会发展。
4.1 建立地方高校培养人才信息数据库
4.1.1 创新学生档案管理机制
（1）抓好高校学生档案管理和评估。高校要把大学生档案管理工作当做一项重要任务，制定相关制度，积极主动地收集、归档和利用，对学生档案施行动态管理，定期进行评估；（2）培养学生建立档案的意识。从新生入学开始，向学生宣传个人档案的重要性，对学生进行档案意识的培养；（3）转变档案服务的模式。高校学生档案不同于其他类型的档案，有效利用才是高校学生档案的价值所在。把传统的信息不流通的档案服务模式转变成开放利用、高效能利用的新模式势在必行。
4.1.2 丰富高校学生档案内容
用人单位和毕业生不重视学生档案的原因之一是它能提供的信息过于单一，满足不了用人单位的需要。因此，必须在现有的基础上，根据地方经济发展的需求，多渠道、多层次采集高等教育人才信息，丰富学生档案的内容，要全面反映学生在校期间的各项表现和个人综合素质。
（1）增加学生专业学习方面的内容，包括课堂笔记、作业、考试试卷、论文、获得的奖学金等；（2）增加学生科学研究方面的内容，包括实验报告、发表的科研论文、获得的专利及科研成果；（3）增加学生社会实践方面的内容，包括参加社团、社会服务、实习实践、组织策划活动和校内外兼职等情况及评价；（4）增加学生个人能力方面的内容，包括外语水平、计算机水平、劳动能力、文字能力、个人特长、各类证书和表彰奖励等内容；（5）增加学生身心健康方面的内容，包括健康体检卡、体育课情况、团队协作能力、责任意识、敬业精神、心理测试和职业测评结果等；（6）增加学生诚信方面的内容，包括违纪情况、助学贷款偿还情况等。
4.1.3 建立毕业生跟踪反馈档案信息库
目前的高效学生档案只是单纯归档了大学生在校期间的表现材料，缺乏毕业生走向社会后的跟踪反馈材料信息。建立毕业生跟踪反馈档案信息库，通过联合社会力量，建立有效的反馈机制，持续跟踪毕业生走向社会后的职业发展状况和社会评价情况，使地方高校了解其所培养人才是否符合社会需要，从而提高培养人才的针对性，改革和完善人才培养模式，输送更多“适销对路”的高层次人才。
毕业生跟踪反馈档案可以包括如下内容：
（1）就业率。包括一次就业率和年终就业率；（2）就业质量。就业质量是反映学生就业实际情况的重要指标，包括就业环境，就业单位规模、实力，薪资水平，福利待遇，发展前景等；（3）供需比。指社会的需求数与学校提供的专业对口毕业生数的比例，可以反映出社会对学校的认可程度和学校学科专业设置的适用性；（4）就业结构。主要包括重点单位和企业对口就业，自主创业，继续深造和一般就业及待业情况。（5）社会评价材料。指毕业一年后用人单位反馈的评价信息，包括工作态度、专业知识、动手能力、创新能力和诚信情况等方面的评价。
4.1.4 建立高级人才信息库。与社会及用人单位合作，每隔3-5年对毕业生职业发展情况进行追踪调查，选取有代表性和高等级的专业技术人才，建立高级人才信息库。
4.2 建立地方高校培养人才信息共享平台
在计算机技术的支持下，借助互联网络，整合校内外资源，通过校企合作，建立功能强大的高校培养人才信息网络管理平台，实现地方高校培养人才信息数据库的网络共享，最大化信息平台的作用和效率。
4.2.1 完善基础功能。这一网络共享平台应该具有如下基础功能：（1）有储存提取和及时更新人才与职业需求信息的功能；（2）后台可以根据使用者的不同身份设定访问权限，提供相应的服务。如学生本人可以实名制登陆，查询个人所有信息；用人单位可以按照学生本人或学校的授权查询相应信息等。
4.2.2 拓展延伸功能。（1）人才信息专项检索服务。根据重大项目人才、企业应用人才、基层实用人才等不同需求，开展人才信息专项检索服务；（2）实现学生档案的转移接收功能。可以根据学生本人和用人单位的要求，通过网络把学生档案转移到用人单位或人才市场，方便快捷；（3）数据统计和分析功能。可以根据需要进行数据的综合统计分析和分类统计分析，为高校和用人单位提供参考。
5. 实现地方高校培养人才档案信息整合的条件保障
5.1从领导层面（包括地方和高校两方面）高度重视这项工作，充分认识到这项工作的重要意义，投入相应的人力、财力和物力，加大对人才档案信息管理的宣传和保障力度，协调各职能部门，各司其职，齐抓共管。
5.2建立功能强大、便捷、高效的计算机管理平台是实现地方高校培养人才档案信息资源整合的硬件基础。
5.3建立存储数据量宏大的人才电子档案信息是实现地方高校培养人才档案信息资源整合的软件基础。
5.4培养高素质的专门档案管理人才是实现地方高校培养人才档案信息资源整合的人才基础。
5.5实现地方高校培养人才档案信息资源整合需要学生本人和用人单位的积极配合，主动及时提供及更新信息。
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[关键词]信息时代；高校档案信息化；数字资源建设
信息化时代已经以惊人的速度推动着人们生产、生活和传播方式的变化，在历史发展过程中，作为具有承载信息、记录高校在教育、教学、科研、建设等工作进程的高校档案也在悄然朝着信息化管理方向发展。
档案信息资源建设的档案信息化建设的关键，在信息时代下，档案数据势必具有新的特点，正是如此，对信息时代下档案信息资源建设的探讨关系着档案信息化建设事业的前途，意义非凡。
1、档案信息资源建设的内容及重要性
2002年12月25日，国家档案局通过的《全国档案信息化建设实施纲要》中将档案信息化建设内容概括为6部分，即：档案信息化基础设施建设、档案洗洗资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化标准规范建设、档案信息化人才队伍建设和档案信息化标准规范建设。其中，高校档案信息资源建设是高校档案信息化建设的关键和核心。
高校档案信息资源建设主要内容包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。
高校档案信息化建设的主体即为档案资源，只有将档案资源准确的、高效的、有机的建设起来，才能高水平的完成档案信息化建设。高校档案信息化建设如果没有丰富的、合理的、有机结合在一起的、优质的数字档案信息资源，那么，档案信息化建设就会成为“无本之木、无源之水、无米之炊”，档案信息化建设的目标和作用就无法实现，失去了档案信息化建设的意义。因此档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心内容，是档案信息化建设的“内在货源”保障，关系到档案信息化建设的成败。
2、信息时代档案数据特点
信息时代的变革减轻了手工劳动，规范了工作流程，其使得多种人工劳动发生了质的变化，同时影响着人们的思维方式。高校中的各业务也在这一时代中发生了翻天覆地的变化，均拥有着各自的业务系统为之服务。作为在高校教学、科研、党政管理以及其他活动中形成的归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式的、历史的原始记录，是学校各种业务数据的终点，档案数据势必呈现出了新的时代特征。
（一）数据量大，增长迅速
高校档案记录着学校在教学、科研等各种活动中直接形成的、清晰的、确定的原始信息。在信息时代下，学校各业务部门的业务系统不断增多，进而产生大量数据，这些数据、信息有很大一部分属于归档范畴，直接导致档案数据量增大；同时档案数据种类也不断增多，不仅包括传统的文档，还包括图片、视频、音频、网页、日志等。再者，档案信息化资源建设还包括将馆藏档案进行数字化，这部分也是数量众多的部分。另外随着工作的推进，在信息时代下，档案资源还包括在纸质保管年代，因条件所限未能很好保存的数据信息，例如：浏览轨迹、访问日志、操作日志等。因此，在信息时代下，档案数据量将会以高速的速度增长。
（二）分布广泛，多源异构
学校各业务系统业务侧重点不同、开发工具不同、开发人员不同、采用数据库类型不同、上线时间不同，直接导致在此过程中各系统间产生的数据多样性增加，同时数据不可避免的分布在不同的业务系统、不同的数据库中。由此可见，在信息时代高速发展的今天，数字资源将广泛的存在于诸多不同的业务系统当中，作为众多业务系统数据终点的档案数据势必会带有明显的异构性，呈现出结构化信息、半结构化信息和非结构化信息融合的态势，形成分布广泛的大量异构数据。
（三）真实可靠、准确度高
信息时代，数据来源变得庞杂，对于学校各业务系统产生的过程数据及结果数据，利用者更需要精确的信息来源，而并非在众多庞杂的数据中寻求自己的需求数据。档案信息资源建设就是一个将众多庞杂的数据按照一定的规则、格式进行组合，是对原始数据的保存，同时也对原始数据重新整合，当使用者根据外部环境进行数据选择时，可精确的将所需档案信息进行锁定。因此，在信息时代，档案数据必将得到更大关注，因为它“是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”。具备真实可靠，准确度高的特性。
3、信息时代下档案信息资源建设面临的改变
高校档案信息资源建设主要包括：高校馆藏档案的数字化、电子文件的采集和接收档案信息资源建设。
（一）高校馆藏档案的数字化：是档案资源建设的很重要一个基础部分，主要包括目录录入、档案数字化加工。就高校来说，档案信息的数字化主要包括：纸质档案数字化；照片、底片、图纸等纸质档案数字化；录音录像档案数字化。
在信息时代下，这些原本的纸质文件本身是由业务系统中的电子文件进行了纸质化处理，因此，一部分数字化工作可以省略，例如：冲印的数码照片无需进行数字化加工，只需留存电子版即可。
（二）电子文件的采集：是档案资源建设的主要内容，主要包括将各业务过程中产生的最终的电子文件进行收集整理，电子文件的采集首先要求的是积累那些经过审批的“最终版本”的电子文件。
在信息时代下，无纸化办公已经成为常态，诸多归档的文件本身即是由业务系统生成的报表，在进行收集时需按照固定格式将报表生成电子版并转化为档案固定不可修改格式进行保存，同时收集方式可以采用网络在线接收和介质移交接收。
（三）接收档案信息资源建设：各种具有档案性质的行业、专题资源库。各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是档案馆数字资源建设的重要采集内容。
在信息时代下，可通过网络在线采集网现有的各种信息资源库，也可以根据使用需求，采购一些全文光盘数据库补充档案馆数字资源建设的不足。
4、信息时代下档案信息资源建设的实施策略
信息时代背景下，档案信息资源建设必须考虑到时代的特征性，充分利用时代特征，以建设精准、丰富、有机的档案信息资源为目标，进而圆满完成档案信息化建设工作。
（一）有序、规范、有机的进行数字化加工
信息时代下对档案数字资源建设分为“增量档案电子化，存量档案数字化”，对存量档案的数字化加工，首先应该有原则、有顺序进行加工，例如根据利用率高低进行数字化，根据档案保存难以程度进行数字化，根据档案重要程度进行数字化等等。
信息时代下档案数字化加工更应该遵守统一的标准。数字化加工是一个技术性、规范性工作，应该严格遵守数字化加工的标准规范。目前用于档案信息资源建设的标准规范由如下有《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.2―1999）、《电子文件归档及管理规范》（GB/Tl8894―2002）、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31―2005）、《中国档案机读目录格式》（GB/T20163―2006）、《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47―2009）等。
信息时代下，有机的完成数字化加工工作。数字化加工绝不是简单的将非电子数据经过计算机、扫描仪等电子设备转化为非结构化数据进行简单存储，更为重要的是要与目录数据库的结构化数据相结合，结构化数据与非结构化数据有联系、有对应、有组合，只有形成一套完整的、系统的结构化与非结构数据的有机整体，才是真正的数字化。
（二）整合资源，统一数据
信息时代背景下，学校各业务部门均有自己的业务系统，产生的业务数据在本系统内有统一性、规范性，不同系统间却有多样性。例如学校办公室OA系统、教务处成绩管理系统、科研处科研成果管理系统、财务处财务报表系统等采用的可能是不同的数据库，可能有Oracle、Informix、SQL sever、mysql等数据库，在尚无一个标准的数据接口下，可开发不同的转入工具使得不同数据库通过各自转入工具转化为统一的数据格式，分别与档案系统做借口，将各业务系统内需要归档字段与档案系统的字段做统一对应，则可完成数据高效利用，一定程度上消除信息屏障。另外，需提前做好调研，档案工作前端化，通过前端控制和全程管理，对其产生、使用、失效等过程进行有效管理，做到工作上主动性和前瞻性。
（三）以目标为导向，理清数据逻辑
档案的重要目的是利用，构建档案系统，完成信息化建设的首要思考问题应该是此系统的使用目的。由此根据理清数据间的关系进而去完成系统的设计与构建，“盘活”已有数据，最大限度优化系统。
例如在外语外贸类院校中出国学生比例较大，成绩翻译是档案利用工作的很重要的一个内容。采用手动录入、手动翻译当然可以解决问题，但是增加了劳动，重复建设数据，为此，可直接利用在务处成绩管理系统中已有学生的中文成绩，但是需与其中文成绩库做英文成绩库对应，理清其中学生学号、课程号、分数、课程的逻辑关系后，就可以很轻松的完成成绩英文翻译工作。
在完成中英文数据库一一对应之后，一份中文成绩单便成功翻译成了一份英文成绩单。
5、今后工作展望
（一）加强信息安全管理
信息时代背景下，数据是重中之重，访问系统首先要建立IAM（身份和访问管理）和隐私保护系统，实现统一身份认证、单点登录和访问权限控制，达到用户安全集成管理目标；其次，通过数据加密技术保护档案数据安全；再次，要建立完善的备份机制，提高系统容灾能力；最后要加强安全意识培训。
（二）加强标准规范建设
信息时代背景下，多样化业务系统、多样化数据已经成为常态，要消除信息孤岛，实现信息资源共享与整合就要协调各方利益，建立兼顾实用性、稳定性和国际性的档案数字资源整合的标准体系，完成不同协议、标准、规范的整合。
（三）加强人才队伍建设
信息时代的快速发展，迫使档案从业者要加强自身素质建设，在档案数字资源整合中承担起专家的角色，成为档案数字资源的提供者、组织者和领航者。要求档案从业者不仅具有过硬的档案专业知识，更要具备信息技术，不断学习跟随时代，才能做好档案资源建设，最终完成好档案信息化建设。
参考文献
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[3]孟歆.大数据时代档案数字资源整合的难点及对策分析[J].山西档案，2015（1）.
电子政务是现代信息技术与政府机构建立信息资源共享的重要平台，既包括信息化资源、信息网络、信息化人才，也包括政府信息化建设中的各类法规标准体系等。在今天，信息资源已经成为现代社会发展的重要战略资源，档案信息资源尤为关键。就当前的档案信息管理而言，主要有档案原件以及基于档案的可利用的信息成果。电子政务环境下档案管理综合运用，主要体现在两个方面：一是从档案管理的内涵及外延上，其包含的信息不断增多，并呈现社会化趋势；二是电子政务对档案管理的综合运用涉及面更广、更深。作为现代档案信息资源开发的有效平台，电子政务环境是利用网络技术来整合各个信息孤岛，以实现对各个孤立的档案资源进行跨库连接、信息共享。对于该平台的运行及发展，需要从保障信息资源畅通互动中，促进各档案管理机构间的互补、吸收。同时，借助于档案信息平台，利用现代信息技术对档案信息进行检索、整理、阅读、输入、输出以及综合加工，从其开发及应用上来满足社会对档案信息的多种应用。如利用4G网络技术来完成随时随地的接入，实现快速检索及应用。传统的纸质档案及以手工为主的档案管理方式，局限于区域性、部门内的使用，且在互联互通管理上需要花费更多的时间和物质成本。电子政务环境下突破了时空局限，并从信息资源、技术资源和人力资源的协同开发上提高了档案信息管理综合效益。
二、电子政务环境下我国档案信息综合运用现状
档案信息是人类智慧的结晶，汇聚着认识世界和改造世界的丰富历史记录。在电子政务环境下，我国档案管理综合运用工作也取得了一定成就。一是对于数字化档案管理框架基本形成，自1999年开展“政府上网工程”以来，经过多年的发展，对于电子政务环境下的信息资源整合已经初具规模，特别是随着政府机关职能转变和深化机构改革中，各级政府在信息化资源综合运用中提高了管理的透明度，提升了办公综合效率。当前，98%的政府机关建成了网络办公平台，并在政务内网与外网的协同发展中，最大化地整合了各类业务资源系统。如在宏观管理上，金税、金卡、金财、金盾、金审、金农等12个业务系统建立了关联，以统一化信息平台规范了我国电子政务各业务系统的有效对接。二是在政府与公众之间的沟通与互动基本实现，以档案管理信息化服务为主体的电子政务环境，将网络信息、政府信息公开等档案资源进行了分层开发，特别是对政府网站，从对公众的开放上，逐步形成了机构政策条文、公告等窗口，这些窗口不仅为公众提供了档案信息咨询机会，也从档案信息服务中加强了政府与公众间的互动。可见，电子政务环境下档案信息综合管理，应该从构建良性的、满足政府与公众双向互动的有效平台，并借助于现代网络技术和信息化平台，最大化地满足公众对档案信息资源的需求。如在个人交税、护照办理、车牌办理等档案信息查询中，提升了档案资源管理的便捷性和效益性。
三、电子政务环境下档案信息综合运用中的问题及改进方向
电子政务环境为实现档案信息数字化资源整合创造了基础条件，但在档案信息整合与电子政务信息资源互联互通上，还存在一些问题。一方面从信息资源的内容上来看具有重合性，特别是传统政府机构在中对各类文件的存储与记录，既有法律法规等政策性文件，还有涉及各项具体业务的统计类信息，这些信息在数字化过程中又产生了更多信息衍生资料，在鉴定其政务信息价值上增加了难度；另一方面在信息互通中面临共同的数字化难题，随着政府信息化建设及各类档案馆信息化建设的加快，其信息资源都面临着数字化的共同难题，如数据库技术、数字化扫描技术、数据压缩技术，以及纸质文件与声像图文文件的归档问题等等，这些系统化资源在重组及编制上因数据源的差异性，还存在较多的标准化难题；再者，对于政务信息与档案信息在信息化分层管理上，依据全宗理论，对于隶属不同信息部门的档案信息资源需要结合时间、价值、内容等不同标准进行归类，从而实现信息资源共享的智能化管理。另外，电子政务环境下数字化档案信息网络建设中，由于经费等因素的影响，整个建设进度较为缓慢，对于已经建成的档案类网站，其互通能力受到影响，特别是一体化建设规划缺乏明确性，多数档案信息网络采用相关站点的简单链接，以致于分散性、孤立性较强。对于档案信息数字化规范及转换标准的制定相对混乱，其因素源自社会各档案信息所有者，未能从建设伊始就加强数据结构的统一化管理，以致于档案信息结构模式较多，格式不统一，如异构数据库现象严重、对于各档案信息网络体系建设缺乏有效的规范，也加剧了档案信息资源重组整合的难度。随着网络化、开放性互联环境的形成，对于电子政务环境下的档案信息资源管理中的安全问题尤为突出。开放的网络环境使得档案信息收到更多的网络安全威胁，如病毒、黑客入侵、各类间谍行为等，对于档案信息资源的破坏及窃取行为的打击是确保档案资源安全稳定的关键。从我国档案信息管理综合运用实践来看，需要从三个方面加以应对。一是做好数字化档案信息资源的有效整合，特别是从法律、制度、规范等方面进行整合，优化电子政务环境下档案资源管理需求配置不均衡问题。如对于数字化档案信息特点及作用的明确，从数字化档案信息管理中构建统一的信息资源交换平台，切实从分散异构的档案信息资源库中进行技术优化，实现有效组合和衔接，增强档案信息资源的可控性、动态性和可持续性；针对档案信息资源与社会其他信息的集成问题，要从信息资源配置体系上，积极协调各档案信息管理部门间的融合，利用统一用户界面及检索方法，实现各类用户随时随地获取有效信息，发挥数字档案信息的服务效益。二是注重对档案信息部门与图书、情报信息的融合，对于数字档案信息资源在统一建设中，不仅要从自身进行整合，还要兼顾电子政务环境下，图书、情报信息的资源整合，以构建政府行政与档案信息一站式服务格局。同时，针对信息资源整合中，政府档案信息与档案馆、各级档案管理机构、档案信息服务机构以及图书、情报机构间数字化信息的非统一现状，要强化各部门间的互通与交流，着力从信息收集、整理、分工、协同、统一中，强化信息交换，构建畅通的信息资源共享机制，以便于各类档案信息数据库的有效融合与集成。三是要强化对数字档案网站与政府网站的衔接与整合，随着各级档案机构自身网站建设的推广，在对外进行档案信息服务的同时，应该多与政府网站建立信息共享，特别是在提供政府信息服务及网络办公方面，要从现阶段政府网站与数字档案网站的有效对接中，提升民众对档案信息资源的便捷、快速、有效检索的水平。
四、以某高校为例来探讨档案信息管理的综合运用对策
在进行档案信息资源开发及综合运用上，高校凭借其自身信息技术优势及电子政务信息化发展契机，通过多方调研和利弊分析，逐步形成了多层次、多任务、高效率的档案信息管理模式。其主要举措表现在五个方面。
（一）注重专业队伍建设，深化校企合作
2008年江苏盐城师范学院档案馆通过参观考察等活动，立足自身档案信息化管理实际，从构建高效数字化档案资源建设中，积极组建专业队伍，并成立了由馆长为首的数字档案管理开发与建设小组。一方面组织人员参加专业培训，强化对信息化档案业务知识及技能的学习，提升团队的业务水平；另一方面注重与软件公司及政府档案管理部门建立协作，通过技术服务来优化工作重心，促进整个档案数字化建设工作的有序进行。
（二）积极组建软硬件平台，创造档案信息化管理综合运用环境
档案信息资源综合管理工作离不开先进的软硬件平台环境的支撑，在硬件平台建设上，该院档案馆全面分析当前档案管理业务需求，配置了2台HP服务器，1台Juniper防火墙，3台Cisco路由器，高性能计算机8台，多功能一体机3台，A3、A4扫描仪各2台，复印机2台，为全校档案信息化建设提供了硬件保障。在软件建设上，结合当前高校档案管理实际，从软件的先进性、灵活性、可移植性等方面开发了新系统，使其体系结构更加开放，系统维护更加安全、可靠，特别是在功能模块设置上，以现代数字化信息管理综合运用为指导，涵盖档案的采集、处理、归档、存储、利用和管理，并支持文件批量处理，PDF格式转换与利用，以多字段为检索条件的模块化结构设计，既兼顾了传统用户的使用习惯，又可以满足未来用户的自定义需求。
（三）档案信息数据库建设与实施
依据全宗管理理念，对于档案信息资源的数字化建设流程进行全面优化，特别是针对全宗馆藏档案信息进行清理与统计，借鉴各兄弟院校的档案管理成效和对策，结合自身实际来进行灵活运用。如针对历届新生录取名录进行逐年扫描与统计，对历届毕业生的学习成绩、登记表进行扫描与统计，对相关文件的索引目录进行扫描与统计，完成数据的衔接与管理。在信息检索上，借助于档案信息数据库技术，可以实现模糊查询。如输入学生信息上的某一关键词，将会显示与之相关的录取名册、毕业登记表及成绩等信息。对院校相关的各类重要文件、项目文档等资料进行扫描并统一管理，便于各部门管理人员进行快捷检索与应用。需要强调的是，在新数据库建设上，针对旧数据库中的信息与馆藏纸质文件的对照与核实，依据《高等院校档案实体分类法》要求，分别对相关数据库资料进行数据迁移和转换，特别是对于原馆藏资料中未录入的纸质案卷，重新进行整理与核实，以实现馆藏信息资源的全面数字化。
（四）实现档案信息管理应用与学校OA系统的在线对接
档案管理系统软件平台建设，在与院校OA系统的拓展与对接上，更好地实现了档案信息资源的共享与开发。利用网络技术来实现与OA接口的开发，并通过构建中间库来满足校园内外其他系统对档案信息资源的检索与访问。特别是中间库技术的应用，便于档案管理员从定期采集的档案信息临时库中进行筛选，直接存储到档案管理信息库中。新软件系统平台在提升档案资源利用效率上，更好地将各类信息资源进行了全面整合，突破了传统采编人员低效、重复的工作强度限制，利用计算机辅助技术可以实现对档案信息的选题、材料加工、利用，为整个编研工作节省了时间，降低了劳动量，提升了工作效率。
（五）构筑安全、可靠的网络数据库平台
一、“碎片化”整合现状
在网络信息资源整合的过程中，由于大学生思想政治教育网络信息资源的品种、门类相当广泛、丰富，这就要求资源整合的过程要分类详细、体系完善、技术成熟，不能丢三落四、挂一漏万。目前，许多高校大学生思想政治教育网络信息资源开发、整合的程度尚浅，没有认识到各个整合要素之间的内在逻辑联系，也没有很好利用整合平台，资源聚合度不高，呈现“碎片化”状态。“碎片化”整合现象的表现如下:
1．整合要素不集中，网络信息资源分散。各高校之间、高校内部获取大学生思想政治教育信息资源的渠道不畅通，网络信息资源管理主体较多元化、资源要素不集中，各资源版块与教师、学生、家长、社会之间缺乏合作，形成网络信息资源的各自独立、分散、不链接状态。在市场经济的指挥棒下，资源早已从“平均分配”走向“按需分配”、“效益分配”。许多高校最新的大学生思想政治教育网络信息资源主要掌握在专职学生辅导员、班主任、团委、学生干部手中;而教务处、党校、宣传部、专任教师等通常掌握的是传播后的思想政治教育信息的二手资料，不能及时、迅速地把握信息。在这种情况下，资源丰富的部门如果不能与资源匮乏的部门在整合系统中策略一致，协作互补，则直接影响工作效率。例如:在大学生就业市场中，网络信息资源配置不均，会直接导致大部分学生涌向大城市和热门行业，造成这个行业和城市的门槛越来越高。而相对冷门的城市、职位无人问津，形成就业市场的“冰火两重天”现象。因此，大学生思想政治教育网络信息资源占有与配置的失衡、整合要素的不集中，就会影响教育合力作用的发挥。
2．整合结构不合理，低水平重复建设。有的学校内部大学生思想政治教育网络信息资源的重复建设率很高，横向、纵向沟通少，不少网络信息资源类似、雷同、过时、乏味，缺乏系统性、规范性。高校各部门、各学院、各年级各自为政、各自为网，学校资源大量的低水平重复建设，费时、费力、费钱。而真正有用的网络信息资源少之又少。大学生思想政治教育网络信息资源在整合的过程中，不仅要内容丰富、详实，更要有一定的广度和深度，获取有质量、有价值的资源，提升学生的审美鉴别力，拓宽知识面。如果仅仅只是对网络信息资源在数量上的简单搜集、罗列、粗加工，整合时没有进行深度开发、提炼，没有开拓性、前沿性的资源，那么这些思想政治教育资源将变成无水之鱼、无本之本，久而久之，会失去生机和活力。
二、大学生思想政治教育网络信息资源整合路径
网络给大学生思想政治教育工作带来了一定的“冲击”和“整合机遇”。互联网的全球性特征，对大学生的道德观念、价值观念产生影响和冲击。信息的多元化、开放性会让一些学生迷失在网络中，受一些错误思想的引导。然而，互联网也带来了整个高等教育思想、模式和方法的深刻变革，并为现代教育的发展提供历史机遇。网络这个具有潜力的兼容性大平台给大学生思想政治教育信息资源整合带来了很大机遇，大大拓宽了大学生思想政治教育主体素质的开发途径，改变公共信息资源占有不均的现状。由于“冲击”与“机遇”并存。因此，我们在整合中要充分挖掘与整合全社会资源体系中与大学生思想政治教育有关的各类网络信息资源，构建一个科学高效的逻辑结构系统，切实增强实效。
(一)“量”的聚集，建立“网络信息资源库”要占领大学生思想政治教育的至高地，首先要建立最吸引学生的“大学生思想政治教育网络信息资源库”，在“库”中可建立各大“版块”。例如:“就业创业”、“心灵鸡汤”、“时政热点”、“国学精粹”、“学术论坛”等。在建立网络资源库的过程中，调动教育管理者多主体、汇聚多渠道的主观能动性，将分散的资源形成各力;以改变网络信息资源“量”上的良莠不齐和“质”上的聚合度不高。我国自古就有“和则一，一则多力，多力则强，强则胜物”的说法。对大学生思想政治教育网络信息资源进行系统整合，建设成内容丰富、运转高效、载体多样的资源库，将为学校节约很多成本，节省人力物力。通过各学校的内网平台，思想政治教育工作者可以及时各类信息、召开各项活动、宣传各种思想、进行各种引导。学生还可以从资源库里下载有关思想政治教育的学习资料、专业文献、PPT、应用文书等等，不仅省时省力，更有助于大学生开阔视野、互通有无。别是每个学术活动、每年的就业季到来时，学生辅导员将各类就业招聘信息每天更新，即时在思想政治教育信息平台上，会给学生带来机遇。面对庞大、分散、虚幻的网络信息资源，在整合的过程中，有必要对各类资源进行系统的、专业的去粗取精、去伪存真。一些有害信息会对大学生的世界观、人生观造成不良影响。例如:一些煽动颠覆国家政权、破坏宪法和法律、煽动分裂国家、破坏祖国统一、煽动民族仇恨、宣扬民族歧视、破坏民族团结的网站，甚至，应该迅速清理，予以屏蔽。中国科学院已于2005年开发“互联网有害系统实时过滤报警系统”，将它运用于大学生思想政治教育的资源整合中，有效避免青年学生接触到互联网上的各类不良信息，避免教师和家长对学生上网的担忧。还可以跟踪每个用户的上网记录，分类邮件，分别查找，提升效率。因此，只有先设计好高效、便捷、安全的思想政治教育的信息资源整合体系，才能获得最大收益。
(二)“质”的改变，打造科学高效的大学生思想政治教育网络信息资源运转体系整合后的大学生思想政治教育网络信息资源库的“高质量”体现在运转速度快、专业性强、知识覆盖面广、知识含量高。同时，融知识性、理想性、趣味性、生动性、服务性于一体，呈现出一个稳定协调的大学生思想政治教育网络信息资源整合数字环境。因此，我们在整合、配置时，要巧妙规划，合理布局，规避零散;整合时要比较客观地把握各种思想政治教育信息资源的性质、特点及内在关系，充分考虑到整合的时间、空间、成本、功能、效率等因素，依据“人尽其才、物尽其用”的原则，相互比较，相互链接。及时增强网络信息资源的系统性，改变学校内部各资源体系间各自为政、重复建设的局面，对不同层级、不同区域的大学生思想政治教育网络信息资源加以整合和配置，达到效益最大化。科学高效的整合体系，会促进整合质理的不断提升、资源与知识的不断融合、创新与发展。
(三)技术的提升，将“物联网”等新科技运用到大学生思想政治教育网络信息资源整合中物联网的兴起大大推动着人类社会生活方式、学习方式、工作方式的变化。“物联网”是指物品通过各种信息传感设备如射频识别(RFID)、红外感应器、全球定位系统、激光扫描器等信息传感设备，按约定的协议，把物品与互联网连接起来，进行信息交换和通讯，以实现智能化识别、定位、跟踪、监控和管理的一种网络［3］。物联网智能化地将“物”与“网”联系在一起，便于控制、管理。例如:清华大学、南京邮电大学在国内高校中率先将物联网技术运用到大学生思想政治教育资源整合的过程中，如学生档案管理、就业信息、师生网络交流互动、远程控制教室、宿舍等等。它将创新网络大学生思想政治教育的服务功能，促进网络大学生思想政治教育资源整合和环境建设，并将变革教育模式和学习模式。在物联网这个庞大的“资源池”(又称“云”)中，它能够使各类应用系统根据需要获取相应信息、存储空间、计算能力。通过“云计算”，大学生思想政治教育工作者可以整合海量而零碎的国内外大学生思想政治教育网络信息资源，并进行分类、评判、查找、过滤、排序、建库……学生则可以根据自己的需求，通过轻松的鼠标点击，向资源库申请各项服务。例如:南京大学2013年大学生“挑战杯”课外创业作品竞赛活动，充分发挥信息资源、信息手段的优势。以往都要将作品印制成册再提交，声像作品、“微电影”的成本都较高。因此，校团委特别开辟了一个“挑战杯”版块，参赛者将不同类型的作品分类提交、分类展示。在效果上图像生动、公开透明、方便浏览，学生参与的积极性很高。运用信息手段处理比赛结果，科学统计，方便投票，这也是响应建设“节约型社会”的要求，节约活动成本，提升青年大学生的创新精神和实践能力，是开展大学生思想政治教育工作的创新形式。
(四)拓展资源渠道，合理引导诉求不同的群体有不同的诉求，网络已成为当代大学生的一种主要诉求渠道和平台。并且，大学生在网络上的各种诉求呈多元化发展态势。要提高网络信息资源整合效应就必须要拓展大学生群体利益表达和政治参与的渠道。为此，需要我们做到:一是建立大学生思想政治教育网络信息资源整合的参与机制。将大学生政治参与民主化、制度化、法制化。二是加强大学生基层民主建设，加强老师与家长、老师与学生之间的对话和沟通，切实了解、关心、解决大学生的实际问题。三是对大学生群体在网络上的公民政治参与合理引导，提高大学生政治参与的理性程度，即引导他们以理性、合法的形式表达利益诉求，并在政策制定上能够充分考虑到他们的合理要求。综上所述，整合大学生思想政治教育网络信息资源任重而道远。当前，我们要加强大学生思想政治教育网络信息资源“质”、“量”、技术、平台的全面提升，努力发掘和整合更为广泛的大学生思想政治教育网络信息资源，从中凝练整合出新的特色领域，进一步提升整合水平，为高校全面实现人的自由和全面发展贡献力量。
作者：钱晓田陈赟畅单位：苏州大学政治与公共管理学院南京邮电大学社科处
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随着人们对档案的重视程度不断提升，档案信息资源开发利用的形式不断增多。主要表现在以下几个方面：
1、进行档案编研。在档案管理工作中，档案人员通过原始档案信息，从繁杂的信息中进行精心提炼，使其以出版物及内部参考等形式编撰成编研成果，这对于档案利用者可以有效的节省时间，提高了利用效率，而且也使档案的利用有效的体现出来，充分的体现了档案保管工作的重要意义。
2、加强档案室的服务功能。利用档案室为使用者提供利用服务，这是档案管理工作是最为传统的工作方式，也是档案部门最为基本的工作之一。
3、利用当前互联网的便利性，来为使用者提供档案信息。这是网络普及以来档案信息资源开发的新形式，也成为当前档案服务方式的主要形式。
4、建立现行文件查询利用中心。这是近几年档案部门在档案开发利用方面的重要举措，而且也受到社会各界的广泛好评。
5、利用档案展览来加强对档案的宣传，以档案原件或复印件为材料，利用展览的形式将信息进行传递。
二、档案信息开发利用工作中存在不足之处
1、编研成果存在信息衰减和质量参差不齐现象
由于编研成果自身要小于档案原件信息，而且编研过程中编制人员的专业水平和素质高低也存在着差异，所以目前编研成果存在着信息的衰减已是特别普遍的问题。
2、档案室在提供档案信息的服务上，由于缺乏服务意识，所以在服务方式上存在着不科学的地方，导致服务效率低下，不利于查找及保存，特别是对档案原件的安全性带来较大的隐患。
3、网站虽然作为一种新兴的档案服务方式，但其实质是编研成果的另一种利用方式，无论是建立和后期的维护工作都属于编研工作的利用形式。
4、文件查询利用中心的时效性较差，因为从收集到利用需要一定的时间，所以对档案部门现行文件的利用必然存在着滞后性。
三、加强档案信息资源开发利用的具体建议
1、通过合作来加强档案资源的开发利用
由于档案开发人员存在着专业素质不高的问题，所以通过外引内联来加强档案的开发利用。同时还要使档案工作与社会各方面加强联系和沟通，使其更好的贴近于社会，采取奖励的方法来调动档案开发利用优秀的单位和个人开展档案信息利用的积极性，从而使广大档案工作者积极的投身于档案资源的开发利用工作中。
2、加快档案数字化建设
档案数字化建设工作是一项长期的系统性工作，所以为了使其能够更好的提供网上服务，则需要建立健全数据库数据质量控制体系，以数字的信息技术为基础，通过向用户提供档案信息、档案信息加工产品及咨询等网上服务。同时在当前各类档案网站广泛建立的情况下，需要将档案同站服务有效的开民起来，这将是一种新型的档案利用方式，具有非常好的发展前景。另外，作为档案管理部门，还南要充分的利用高校及科研院所的资源，使档案网站更具广泛性、交互性，为用户提供更好的档案信息服务。
3、结合政务信息公开工作
加大档案开放力度随着我国经济、社会的快速发展.档案利用的范围、利用者的成分都呈多元化趋势。在继续坚持开展现行文件阅览中心工作同时，还要加大档案的开放力度。分期分批向社会开放档案信息。并同时公布开放档案的目录。要严格执行《档案法》，使形成满三十年的档案及时向整个社会开放。正确处理档案开放与保密的工作.制定合理、科学的档案开放、保密范围。要正确把握好档案开放、保密工作.档案馆的工作人员应当着重培养两种能力，一是科学管理档案的能力。二是阅读和解析档案文本的能力和习惯。我们应吸取国外档案工作较为成熟的经验，配备一定数额的高级职员专门负责解读档案文献，为档案开放工作服好务，把好关。
4、加强资源整合
计算机技术运用于档案信息资源管理，实现了档案信息资源数字化，进而实现档案信息资源的集中化，提高了整个社会对档案信息资源的利用程度。在进行档案信息资源数字化转化的同时，应进行档案信息资源整合。所谓档案信息资源整合，就是围绕特定的主题，对分散形式的档案进行信息资源集中.以集中反映某一领域或对象的基本情况。档案信息资源整合包含传统式和数字式两方面的整合内容。这种整合可以更加提高开发利用档案信息资源的水平，并可为将来建立数字化档案馆打好基础。
5、全面提高档案人员的综合素质
档案员的角色之一就是在浩瀚的信息和各类用户之间充当信息中介，担负组织管理和信息传播的重要职能。因此，要提高档案员的自身素质。作为信息时代的档案工作人员，要使自己成为一名“杂家”。
6、要加大档案工作的服务创新力度
档案部门要根据不同时期的工作重点，加强与其他行业的联系，走出“孤独”，了解各行各业对档案信息和档案工作的需求，积极主动地提供优质服务。
关键词：高校科技档案 利用 水平
高校科技档案作为高校科研的重要组成部分，反映了高校的综合实力，对高校教学和科研工作的可持续性发展起着重大作用。特别是在现代化过程中，随着我国高等教育改革的日益加深，高校科技档案管理也发生了巨大的变化。虽然各个高校都逐步规范了科技档案管理制度，实现了专人管理，但是科技档案的利用水平仍然不高。究其原因，主要是信息化水平不重制约了科技档案的利用水平。
一、高校科研档案利用水平的现状。
（一）信息资源综合建设方面。目前，虽然大部分高校档案馆已实现业务网络化，但许多档案馆没有把丰富的网络资源整合于信息系统之中，没有把网络信息和档案馆的文献资源建设结合起来，没有把网络信息、资源服务和信息服务结合起来，缺乏对网络资源的有效筛选与统一整合。
（二）信息技术方面。虽然大部分高校科技档案已引进了相对先进的信息服务技术，但整个档案馆信息化服务的实现依赖于成熟稳定的技术支撑，而目前大部分档案馆的信息技术工作人员结构不甚稳定，或者信息技术知识更新缓慢，无法适应日新月异的信息技术变化，一定程度上影响了档案馆的信息化服务与整体信息化进程。
（三）服务观念和管理理念方面。传统的档案馆工作主要是对文献信息进行收集、整理、保存、传播，往往只能为读者提供同一层面和同一标准化的信息或产品的“粗放型”服务。大部分工作人员的服务观念和管理理念也仅仅停留于此，没有对信息时代高校科技档案馆的发展趋势及发展前景进行系统的分析与探讨，这在一定程度上阻碍了高校科技档案发挥其应有的功能和作用。
二、提高高校科技档案利用水平，推动档案工作迈上新台阶。为更加有效的发挥科技档案的成果性、资料性的作
用，使科研工作少走弯路,产生巨大的经济效益和社会效益。针对科技档案领域存在的问题，科技档案管理工作必须创新理念，在提高高校科技档案利用水平上面狠下功夫。
（一）树立科学发展观，推动高校档案馆信息化建设的全面协调发展。
1、制定科学的信息化建设的目标及发展规划。信息化建设的重要意义是实现信息资源的共享，要实现高校档案馆信息化的可持续发展，就需要一个统一的规划。由于在都档案馆信息化建设中涉及各个部门，他们之间计算机水平参差不齐，且现代化的程度千差万别，从而产生了各部门信息资源如何共享的问题。这就要求制定科学的建设目标和发展规划，重点推进，分布实施，分工合作，以避兔重复建设、资源浪费现象的出现。
2、因地制宜，发挥自身优势，加强特色信息化建设。高校科技档案的信息化建设必须因地制宜，发挥自身优势，形成自己的特色，有特色才能形成优势。信息化建设要充分考虑针对性、有效性等因素，在信息资源的采集时要结合读者的实际需求，充分考虑当前需求与潜在需求，针对用户群进行有组织、有目的地搜集信息，做到有的放矢，突出特色信息资源的优势。
（二）与时俱进，推动高校科技档案的现代化建设进程。信息化时代，信息的更新与变化一日千里，只有树立与时俱进的现代化理念，及时高效的与先进的信息平台接轨，加强现代化建设，才能为读者提供特色先进的信息，发挥科技档案应有的功能与作用。
1、努力实现高校科技档案管理自动化。目前，我国档案馆工作人员的计算机管理总体水平还比较低，缺少高水平的技术人才，计算机和网络中心的整体功能得不到发挥，还有的档案馆仍停留在手工为主的管理阶段。因此，要提高高校科技档案现代化建设水平必须加强基础硬件设施建设，努力实现科技档案管理自动化。
2、努力实现高校科技档案信息网络化。网络的发展使档案馆之间、档案馆与其他信息机构间的信息资源共享得以实现。网络化建设首先需要在服务区域内部实现局域网的共享，读者可以随时登陆图书馆的网上主页、进行图书信息查询、资料下载，还可以通过链接其他图书馆和一些其他信息资源网站，并且可以自由下载网站中提供的数字图书资源，这样既最大限度地发掘了资源的共享，同时又节省了档案馆自身许多不必要的重复建设。同时也是信息交流的平台，为读者之间，读者与作者之间提供了交流和相互学习的场所，更大限度地发挥网络化的作用。
3、努力实现高校科技档案信息多媒体化。档案多媒体化和多元化是信息社会发展的必然趋势，其特点是存储量大、传播速度快、信息表现形式灵活多样、检索方便、成本低廉、普及性强等。随着网络化进程的加快和电子出版物的迅速发展，高校科技档案应该逐步建立和完善多种媒体汇集的电子阅览室，使读者可以获取文字、图像、语音、视频等多种媒体效果，有效地实现信息服务现代化。
（三）以人为本，打造专业个性的服务团队。加快高校科技档案信息化建设，必须努力建设现代化信息平台，发挥科技档案的特色优势，更好地为读者提供信息服务。信息化的特点是大量使用各种新技术，而这些新技术必须要有专业的人员来操作。因此，馆员只有具备了精湛的信息技术，实现了自身的专业现代化，才能有效地开展现代化信息服务。高校档案馆需要加大馆员继续教育和技能培训的力度，使馆员在熟练掌握计算机、网络技术、外语翻译等高科技知识的基础上，进一步了解掌握图书情报学的专业知识。
最后，高校科技档案馆还应当积极建立馆员与读者之间交流和沟通的桥梁，虚心听取读者的意见和建议，并以此作为改进工作的重要依据，不断改进和完善自己的工作，推动高校的档案馆建设乃至高校的整体发展。
参考文献：
[1]江微高校科研档案管理信息化建设[j] 黑龙江科技信息 2010年
[2]李桂霞高校科技档案的规范化管理[j]哈尔滨学院学报2008年
【关键词】网络环境；档案管理；信息资源共享
高职院校是高素质技能型人才的培养摇篮，同时也是我国岗位实践领域信息的重要来源。高职院校的档案管理工作作为日常管理工作的一部分支撑着学校教研工作的顺利进行，辅助着人事工作的正常开展，对于高职院校信息化发展具有十分重要的意义。尤其是在网络科技高速发达的现在，高职院校档案管理工作更应顺应形势作出积极的变革，以更快捷、更优质、更准确的信息服务助力院校发展。
一、网络环境下的高职院校档案信息资源共享模式
（一）校内共享模式。校内共享模式要求高职院校档案部门建立局域网实现档案信息在线共享与服务网络化。从建设基础条件上讲，高职院校要协同网络通信专业人事与档案管理工作者成立平台建设队伍，在充分考虑院校地理布局、楼层结构、组织状况、档案信息资源现有状况、计算机设备使用状况等诸多因素的情况下开展平台建设。从实现手段上讲，高职院校档案信息校内共享平台的开端与基础应为院校档案馆或档案办公室，平台将以此为信息源借助通信软件和网络连接校内其他计算机终端，从而实现校内网络档案资源共享与信息快速传输。从共享类型上讲，校内共享模式是典型的网络拓扑结构，设计前院校可依据网络建设费用、系统灵活性要求从星型、环型或是总线型三种拓扑结构中选择一种，以满足高职院校的实际需求，通常总线型符合大部分院校档案局域网情况，应用最为广泛。
（二）校际共享模式。高职院校档案信息校际共享模式是借助校外网络实现不同高职院校之间档案信息资源共享的一种模式，其依据地缘因素与高职院校类型不同又可具体分为两种模式：1. 同一区域内高职院校共享。如省级教育部门以及档案管理部门可以对区域内所辖高职院校档案进行联网统筹管理，搭建覆盖全域的档案信息资源共享平台，促使院校间的互助合作。2. 同类高职院校共享。可由省级主管单位尝试将医学类、计算机类、机械类、护理类等同一类型高校档案信息进行整合，方便同类院校间档案资源共享。无论是上述何种类型的校际共享模式均需依托省级主管机关电子政务平台作为依托，利用电子政务网为各高职院校提供信息通道和网络资源，实现档案网络信息主干通道功能。
（三）社会共享模式。社会共享模式是指在高职院校档案部门联网基础上，利用云技术等先进理念，以专业档案网站为节点向用户提供档案资源的服务模式。这一模式是档案信息资源共享模式的最高层级，其能够突破时空与地域限制向任何拥有权限的用户提供档案资源，具有共享主体多、应用范围广的优势，但其也同时具有档案资源安全风险大、实现方式复杂等劣势。具体来讲，档案资源的社会共享模式需要以档案网站为核心站点，所谓档案网站则是指档案局、档案协会、学院内部档案机构在互联基础上建立的公共信息站点，其以主页的方式提供相关信息和服务，是整个平台的信息来源。整个模式以档案网站为核心，将高职院校档案联通到一个服务器上，组成档案集群式网络系统，从而实现用户与档案信息网站之间、档案部门与其他部门之间的互动与沟通。
二、高职档案信息资源共享策略研究
（一）构建高职院校档案信息资源共享的实现机制。网络环境下高职院校档案信息资源共享机制，主要是指借助现代化的信息资源和科技手段来避免不利因素，以顺利构建起信息资源共享机制，从而实现真正意义上的信息共享。具体而言，高职院校档案信息资源共享的实现机制主要包括以下两个方面：其一，运行保障机制。运行保障机制是最基础的实现机制构成要素，它能够确保高职院校档案信息在现代化网络环境下的持久、有效、健康、有序运行。“标准规范机制”“法律法规机制”以及“利益平衡机制”是运行保障机制的三大核心要素，它们相辅相成、缺一不可。其二，合作与激励机制。网络环境下的档案信息管理工作虽然解放了不少劳动力，但对成员的合作意识要求却越来越高了。高校档案信息资源虽具有一定的公共性，但并非可以自由获取，需要借助一定的规章协议以及合作机制来明确各个成员、组织的权利和义务。同时，还要确定相应的激励机制，促进成员之间的合作交流、学习，激发成员的积极性，从而为共享机制的形成奠定良好的基础。
（二）加强高职院校的档案信息资源建设。网络环境下高职院校档案信息资源共享模式十分强调档案信息资源建设，其主要包括两方面内容：第一，特色数据库的建设，即建立起具有学校特色、资源合理配置、利用率较高、使用较为便捷的高职院校档案信息数据库，然后将这些数据存储在信息系统中，并设置不同类别的检索词。第二，对特色资源进行整合，即对高职院校的特色数据库、特色资源进行科学地整理组合，将分散的资源逐步统一到一起，这便于资源的共享和利用。特色资源的整合是一项较为复杂的过程，其包含多个层次的内容，既包括硬件环境整合，也包括软件环境整合、人力资源整合等方面的内容。
（三）建立档案信息标准体系。在现代化的网络环境背景之下，档案信息标准体系的构建是档案信息资源共享模式的重要内容之一，其属于档案信息化顶层建设，包括档案信息基础标准、采集标准、技术标准、管理标准等多种构成形式。在建立档案信息标准体系的过程中要注意遵循以下几个原则：首先，要做好信息标准体系的顶层设计，严格按照科学的模型进行构建，以确保档案信息的规范性和科学性。其次，要立足于我国国情，与国际接轨。作为我国教育教学事业的重要组成部分，高职院校在促进我国整体教育水平方面发挥着重要的作用。鉴于此，高职院校档案信息的标准化体系要充分借鉴国内外相关经验，取其精华、去其糟粕，这样才能够加快高职院校档案信息资源建设步伐。
（四）加强档案信息立法工作。我国高职院校档案信息资源共享建设起步较晚，很多方面尚未成熟，相关的法律法规还不健全，加之网络这一特殊的环境，亟须我们加快档案信息立法工作进程。一方面，我们要对现有档案信息资源的法律、法规、政策等进行清查，废除不符合当今网络社会现状的方针政策，对有关网络环境下信息资源建设的法律法规进行修改完善。另一方面，根据现代网络环境，重新制定一些档案信息资源整合方面的法律法规，重点解决信息垄断、信息犯罪、信息污染、信息泛滥等方面的问题，推动档案信息资源建设与现代社会的同步发展进步。
三、结语
在现代网络环境之下，高职院校档案信息资源的共享与构建是一项较为繁琐的工程，其涉及到多方面的问题，不可一蹴而就，需要相关工作人员和学者的共同努力。本文中，笔者在潜心研究前人研究成果以及实践考察的基础之上，对高职院校档案信息资源建设进行了深入的剖析和论述，并提出几种有效模式与保障策略。鉴于学识有限，研究中可能存有一些不足之处，希望大家能够及时提出指导意见，以共同促进高职院校档案信息资源建设。
【参考文献】
[1]程焕文，潘燕桃.信息资源共享[M].北京：高等教育出版社，2004.
当人们刚刚适应信息时代的工作生活方式时，“大数据”时代已经以其山呼海啸的速度改变着人们的生产、生活和思维方式。大数据是近年来随着云计算、物联网、社交网络、移动互联网等技术的发展而产生的新的科技名词，他已经在商业、学术、科技等领域得到了应用。作为真实记录学校在教学、科研等活动并且是各业务数据终点的档案数据，也迎来了档案大数据时代，档案管理工作也面临新的变革。面对大数据的机遇和挑战，将“大数据”与高校档案工作有机结合，满足师生、社会的需求，提升档案利用价值，是高校档案管理部门应该面临的重要任务。
一、大数据与大数据特性
“大数据时代”最早被麦肯锡公司提出的，自2012年开始，“大数据”一词被越来越多的人提起与应用，人们用它来描述信息爆炸时代的海量数据，近年来已经在商界、科技界广泛应用。但是理论界尚未对“大数据”形成统一的定义，但是一致认为大数据不是简单的对数据量大小的描述，而是在数据量巨大，数据种类庞杂的信息中通过数据处理、数据分析来获取有效信息的一种观念、技术和方法的统称。
与“大数据”定义不同，大数据的特征普遍得到业界共识，即大数据一般归纳为4V：数据量巨大（Volume），从TB级跃升到PB级甚至ZB级，而且在不断增大；处理速度快（Velocity）主要表现在数据流和大数据移动性，此特性要求必须在第一时间处理数据；数据种类繁多（Variety），数据种类不仅包括文档、图片等传统类型，还包括视频、音频、网页、电子邮件等；数据价值高（Value），此特性是大数据运用的真实意义所在，其价值具有稀缺性。
二、大数据时代下高校档案工作的新特性
大数据时代的来临，使人们对信息资源的认识更进一步，同时也提出了新的需求，在大数据时代的大环境下，学校各个业务部门均上线各自业务系统，作为这些业务数据的终点数据，档案数据也有了新的变化，同时对档案管理工作也有了新的发展特征。
1、档案数据量巨大
高校档案记录着高校在教学、科研等各种活动中直接形成的、清晰的原始信息。在大数据时代背景下，学校各业务系统（例如公文系统、财务系统、学生成绩系统）每时每刻都在产生着数据量，这些业务系统产生一切的具有保存价值的文件、音频、视频、图片均属于档案收集范围。因此，档案数据量将大的惊人。同时，科技的进步直接导致各种数码设备的普遍使用，形成各部门各种活动的照片视频等，也构成很大一部分数据量。
另外，档案数据还包括档案本身的数字化建设数据，人工方式生成的数据。最普遍的就是将馆藏实体档案通过数字化技术转化为档案数据，例如扫描、拍照，近几年档案数字化成都不断增强，此部分档案数据也在呈几何级的速度增长。
2、档案数据多源异构
高校档案涉及高校内的众多业务，包括教学、科研、活动等，这些业务部门的不同业务和不同业务系统直接导致产生的档案数据是各不相同的，形成了档案数据多源异构的态势。如文档、图片、照片、音频、视频等，形成非结构化数据、半结构化数据、结构化数据共同存在的现象，而这些数据之间也并非毫无关联，存在一定的内在联系。
3、利用档案需求多样化
大数据时代，高校各业务系统既是档案数据的产生者也是档案数据的利用者，在利用档案数据方面设计教学管理、科研管理、校园文化等各个方面。首先，广大师生对学校的政策、规定等信息的需求正在不断增加；其次，作为不断发展的高校，高校的宣传活动必不可少，而宣传活动中用到的历史档案、名人档案和特色档案也在不断增多。由此可见，大数据时代不同使用者对各种类型档案的需求产生了多样化的态势。
4、高校档案价值更加高精尖
大数据真正价值在于对海量数据的分析、挖掘，得出真实可靠的信息。高校档案是记录高校从事教学、科研、管理等活动直接形成具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是最真实、最可靠、最权威的的信息。并且在大数据时代背景下，各业务产生的各种中间数据、重点数据均是利用者可利用数据，因此，在对这些数据进行分析、挖掘之后产生的档案数据变成了高精尖的档案数据。
三、大数据时代高校档案面临的挑战
大数据时代的到来，使得档案数据变得数量巨大、多源异构、需求增多、数据高精尖化，给档案发展带来了机遇，同时也给档案工作带来了新的挑战。
1、大量数据存储挑战
档案大数据化，使得高校档案的数据必须具备大容量的存储。对如此海量的档案数据首先要将其保存下来，同时考虑到数据多源异构的特性，应该将档案数据存储在不同类型的数据中，另外存储的数据并不是简单的存放，应该彼此有关联有机的进行融合，因此不同存储空间应该有合理“连接器”。
2、档案服务内容、方式需革新
大数据时代下的档案利用，走向了结论化、知识化和智能化，应该改变以往简单查阅、复制等利用方式，档案利用者也不仅仅是对档案信息本身的需求，更希望从大量数据中经过挖掘，得到自己想要的档案信息。例如，随着出国留学人员的日益增多，学生有了将中文成绩单翻译成英文成绩单的需求，而并不是简单的对中文成绩的复印。
3、档案信息安全受到威胁
大数据时代背景下，档案数据的安全受到了很大的威胁。各个业务系统的上线，并未遵循统一标准，但是均需要与档案系统进行对接；同时，档案数据价值变得越来越高，越容易受到各种不法分子的共计；另外，在对结构型数据和非结构型数据进行融合时，可能会对传统档案信息安全体系带来较大冲击。
4、对档案从业人员提出较高要求
在大数据时代背景下，档案的收、管、用方面均有了新的时代特征，新的档案管理业务对档案从业人员提出了更高的要求，不仅要通晓档案业务，更要具备计算机相关知识，并且具备较高的学习能力，才能不断跟随时展，做好档案工作。
四、大数据时代档案管理工作思路
大数据时代，高校档案工作要有新的工作思路，充分整合利用档案资源，以服务为宗旨，不断改进工作方式，适应时展要求。
1、建立数据规范，整合资源
高校各业务部门间的业务系统可能采用不同的数据库，而产生不同格式的数据，大量异构数据形成信息孤岛，建立标准化、规范化的体系，消除信息孤岛，形成资源共享是大数据时代背景下首要解决的数据问题。
对结构化数据和非结构化数据合理整合，结构化数据和非结构化数据合理整合，努力实现对结构化数据和非结构化数据的合并管理，云计算、大数据技术的运用才能成为可能，分析挖掘海量数据才能成为可能。
2、改善工作模式
大数据时代背景下，各业务系统的建立，各业务数据的归档，对传统的收、管、用，均提出了新的要求。
档案的“收”要做到贯穿全流程，做到前端控制，提前做好各个业务系统的调研，要针对不同数据类别采取不同的处理方法，与档案系统建立接口；档案的“管”要做到全技术支持，大数据时代背景下，档案管理已经不可避免的涵盖了计算机知识，同时海量的档案数据处理也需要计算机技术处理，在档案安全方面也需要做到备份与系统日志管理；档案的“用”要做到全智能服务，大数据时代，档案数据不应该是简单的存放在那里的“死”数据，应该“活”起来，而“活”即是对数据的分析与挖掘，应该具备智能化的服务，真正为档案利用者服务。
3、增强档案信息安全管理
大数据时代档案安全性不言而喻，高校档案工作需特别强调档案信息安全。首先要以技术为支撑，加强档案信息安全全程管理。包括身份认证、单点登录、密码技术给数据加密、设置权限、做好备份机制、保留操作日志等。其次，要建立安全规章制度，确保各项工作有章可循。特别要做好档案开放标准和保密制度，在信息安全的前提下实现数据共享利用。
4、建立高质量的人才队伍
大数据时代下的档案工作，已经不是简单的把档案收集起来，装装订订，档案利用也不在是简单查阅、复印，档案从业人员应该以大数据的思维去管理档案。这就对档案从业人员提出了更高的要求，要具备专业的档案知识，还要有数据分析能力、数据建模分析能力和处理数据能力，最重要的是要具备较高的自学能力，紧跟不断出现的时代要求，才能更好的做好大数据时代下的档案工作。
参考文献
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[4]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案，2015（1）.
[关键词]专利信息 专利文献 高校 共享平台 图书馆
[分类号]G255
1449年，英国亨利六世授予彩色玻璃制造方法发明者以专利，此后经过500多年的发展，专利已成为当今世界技术创新的重要标志之一。专利文献中包含了大量的技术信息、经济信息、法律信息，几乎涉及了人类生产活动的全部技术领域，其量约占世界每年科技出版物的1／4。据世界知识产权组织(WIPO)的研究报告，全世界最新的发明创造信息，90％以上首先通过专利文献反映出来。专利作为自主技术创新的重要标志，体现了一个国家科技成果的核心和最富经济价值的部分，是技术创新的重要信息源。
高等学校是我国基础研究、高新技术研发的主力军，发挥着知识供给、创新和传播的核心作用，其整体科研水平高，是专利信息资源的主要使用用户。由于长期的学术积累和人才储备，高校知识产权创造能力不断提升，形成并拥有的自主知识产权总量不断增加，截至2008年底，我国高校共获授权专利7万多件，专利授权量年平均增长率为23.8％，对我国自主创新能力提升作出了重要贡献。
由于专利自身的特点，从社会需求、课题立项、文献调研、科技查新、课题跟踪到申请、转化实施、归档等各个环节，专利需要一系列信息服务。目前，我国高校专利信息服务较单一薄弱，服务部门分散，服务部门之间缺乏必要的沟通协调，跟不上高校日益增长的自主创新对专利信息的需求。本文提出整合高校专利信息的设想，把高校各个部门从事的专利信息服务整合在一个信息平台上，为用户提供一站式专利信息服务。
1 高校专利信息服务状况
1.1 专利信息服务在高校不同部门展开
高校专利信息服务由学校的科研管理部门(以下简称科研处)、图书馆、档案馆提供，一般而言，用户的专利文献检索、专利数据库使用培训等方面问题由图书馆提供服务，专利申请、转化等有关问题由科研处提供，科技档案管理由科研处或档案部门负责。图书馆开展的业务工作如科技查新、课题咨询部分涉及专利信息服务，专利使用培训、专利检索、专利网站链接是完全针对专利信息开展的服务，一般高校图书馆均不同程度地开展以上各项信息服务。科研处承担对本校师生专利申请及转化的相关工作，专利档案有的高校归科研处管理，有的高校归档案部门管理。综观我国高校专利信息服务，管理相对松散，部门之间缺乏必要的沟通和衔接，这种状况不利于专利信息服务工作的有效展开。
1.2 图书馆的专利信息服务没有得到教师重视
高校图书馆是学校教学科研的文献保障基地，是学生自学的第二课堂，它负责收集、整理加工和提供文献信息服务。随着高校自主创新对专利信息需求的增强，高校图书馆也日益重视专利信息服务，如购买专利数据库、整合专利网站并提供链接、提供专利查新、开展专利数据库使用培训等。但一项针对高校教师专利利用情况的调查显示，表示没有使用过图书馆专利数据库的教师占94.5％，认为图书馆没有必要开设专利数据库培训的教师占71％。这表明图书馆还要加强专利信息的宣传，提高教师对图书馆专利文献服务重要性的认识。
1.3 专利转化困难
申请专利不是最终目的，转化实施才能发挥经济效益。专利实施困难，不仅不能实现产业化并带来经济收益，甚至相当一部分连研发和实施成本也难以收回。对接企业的科研成果转化步履艰难，有数据表明，我国高校每年取得的科技成果在6 000项至8 000项之间，但真正实现成果转化与产业化的还不到十分之一，远低于发达国家60％-70％的转化水平。
2 高校专利信息整合的必要性
2.1 专利信息资源庞大，需要整合
提供专利信息服务的网站数量众多、资源庞大，需要链接、甄选、数据转换等一系列整合，才能方便用户使用。经过整合的专利信息资源，可为用户节省许多甄选资源、数据转换的工作，可提供一个标准化的查询准则，可将不同数据源中彼此联系的信息整合在一起，从而方便用户对信息资源的深层次挖掘，促进信息资源共享。
2.2 用户一站式检索的需求
目前高校专利信息服务部门分散、资源分散，不便于用户从企业需求、课题查新、数据库查询、申请、实施等方面获取专利信息。而自主创新活动要求专利信息服务以系统化、数字化的信息资源为基础，实现分布异构的网络资源、本地资源同一检索，用户希望获得综合化、系统化、集成化的知识信息，要求服务者能够针对他们的需求，量身定做提供全程性、全方位灵活多样的一揽子信息服务。
2.3 节约科研经费，避免无效劳动
专利文献技术覆盖范围广泛，几乎囊括了人类应用技术领域的一切发明，记录了科学技术从无到有、从低级到高级的发展历史，清晰直观地反映出技术发展的动向和趋势；在科研申报中，人们如果首先从调查专利文献人手，在前人已有技术基础上再进行新的创新，可避免重复劳动、提高科研起点、节约科研经费。据世界产权组织研究表明：全世界最新的发明创造信息有90％～95％是通过专利文献反映出来，在专利研发过程中充分利用专利文献信息可节约40％的开发时间和60％的研发经费。
2.4 便于用户了解地方企业需求信息，为专利实施提供便利
专利实施困难其中一个重要原因，是高校科研和地方需求、企业自主创新需求严重脱节，高校教师在课题立项时就缺乏了解地方企业需求，因而在课题结题申报专利时，导致专利实施困难。整合高校专利信息资源可以让高校用户方便了解地方企业需求，有针对性地开展科研工作，使科研成果直接转化为生产力，促进地方经济发展。
3 整合高校专利信息资源的总体思路
目前高校专利信息服务部门分散，导致资源分散，即提供专利信息服务的部门主要有科研处、图书馆、档案馆，它们按职能提供相应的服务，有时会重复服务，更多时候服务不到位，因而需整合才能有效开展服务。整合涉及多个部门的资源和服务，规划、协调、管理很重要，需要专门机构具体负责，笔者认为这个专门机构有图书馆来担当较合适：①图书馆本身就是高校文献信息保障基地，整合资源也是其保障资源工作的一部分；②“用户第一，服务之上”的理念在图书馆已深入人心，“用户服务是图书馆发展战略的核心，是重中之重”，鉴于发展的需要，图书馆对于用户信息资源需求的关注度、与用户的交流、反映用户使用特性等方面都优于其他部门；③图书馆是高校文献信息管理和服务中心，在长期的实践中，锻炼了一批熟悉信息服务、数据库资源建设和管理的专业人才，能承担起整合、建设和维护高校专利信息资源的责任。
具体的整合思路为：将图书馆、科研处、档案馆提
供的专利信息服务整合在一个平台上，实现信息流互通有无，服务分工清楚明了，用户使用一目了然。围绕专利数据库使用、文献提供等相关问题，图书馆负责专利数据库链接、使用培训、课题跟踪查新及参考咨询等；科研处负责相关政策信息、地方企业需求信息、项目制定、专利申请转化等服务；档案馆负责专利归档和加工宣传等相关事宜。各部门负责的信息随时维护，实时更新，在这个平台上，图书馆工作人员可以方便了解学校科研状况、科研难题，及时提供文献保障，用户可方便了解学校专利信息，获取专利文献，得到专利申请、实施帮助及使用指导等信息，如图1所示：
4 高校专利信息共享平台整合建设的内容
4.1 图书馆负责专利文献宣传、提供、培训等服务功能建设
图书馆负责的内容建设分两个层面：①数据资源层，提供与专利相关的信息资源，主要解决专利信息来源和专利信息组织问题，实现专利信息资源导航、专利数据库检索、专利说明书提取等服务功能；②知识服务层，满足用户个性化需求的信息服务功能，主要解决专利信息的利用问题，为用户提供数字参考咨询、在线培训、个人定制与信息推送、专利分析与跟踪等服务，如图2所示：
4.1.1 馆藏专利书目数据资源 整合本馆的专利相关信息，提供与专利相关的法律、专业方面的图书、期刊、专利说明书目录、专利公报、专利数据库资源目录，向师生揭示馆藏专利资源。
4.1.2 专利数据库集成检索系统
・专利数据库集成检索系统。专利数据库一般有两种类型：一种是各国(地区或组织)政府建立的官方数据库，如SIPO专利数据库、USPTO数据库、EPO数据库、JPO数据库、WIPO数据库等；另一种是商业性的专利数据库，如Delphion数据库、Derwent数据库、IN-PADOC数据库等。官方数据库一般是免费提供给用户使用，而商业性的数据库都是收费的，其检索系统较一般的官方数据库在功能上更强大，其检索结果也较一般的官方数据库更准确。高校图书馆要尽量多地收集免费专利数据库，制作成网页，提供详细的简介、使用说明，同时有条件的适当购买商业性的数据库，以方便不同层次用户的需求。图书馆把免费的专利数据库和购买的收费数据库整合为一个检索平台，以满足用户单库检索和跨库检索的不同需求。
・专利说明书全文获取系统。专利检索的结果是要获取专利说明书全文，这个系统包括免费下载系统、付费下载系统，并链接文献传递系统(如国家科技文献中心、中国科学院国家科学图书馆等)，为读者提供多途径的全文获取方式。
4.1.3 使用培训 相比其他科技文献，专利文献的格式统一而规范，对发明创造的揭示完整而详尽。但它也存在一些问题，如著录复杂、符号繁多、文献重复性大等，从而使得专利文献检索成为一项复杂的专业工作。一般用户对检索手段不熟悉，会造成通过网络检索专利信息的不充分，而图书馆服务人员具有专业的检索技能，可以帮助用户提高检索能力，因而图书馆要经常举行专利数据库使用培训，为广大师生使用专利数据库提供便利。根据不同院系需求，图书馆在培训页面定期公布举办专利数据库讲座培训通知，内容包括各种数据库使用、收录范围、说明书下载格式等，并把课件制作成在线培训，供用户自由下载学习。
4.1.4 参考咨询服务 专利信息集法律信息、技术信息、经济信息于一体，对专利信息的咨询，除了涉及专业知识、检索技巧外，更多涉及法律、市场等方面知识，对咨询人员的综合素质要求较高。图书馆应联合相关专业的教师进行合作咨询，或加入到高校虚拟参考咨询服务网，为用户进行虚拟培训和指导，帮助他们掌握查找和利用信息的方法、途径和技巧。
4.1.5 个人定制、信息推送服务 为用户提供个性化的服务，用户可根据研究需要或感兴趣的专题定制专利信息。
4.1.6 专利查新 这个页面设置查新简介、对象、范围、步骤等。查新需经授权才具有查新资质，不具查新资格的高校图书馆可联系有查新资格的图书馆为其查新，为本校师生专利申请、课题立项提供便利。
4.1.7 专利信息统计分析 专利分析是指对有关的专利文献进行筛选、统计、分析，使之转化成可利用信息的方法，即对专利说明书、专利公报中大量零碎的专利信息进行分析、加工、组合，并利用统计学方法和技巧，使这些信息转化为具有总揽全局及预测功能的竞争情报，从而为企业的技术、产品及服务开发中的决策提供参考。本页面介绍国内外相关专利分析软件的优缺点，整合一些重要主题的专利分析文档，将它们集成到平台中，帮助政府、用户开展专利情报研究及专利情报分析，实施正确的专利战略。
4.2 科研处负责相关政策信息、项目制定，搭建专利转化平台
科研处是高校科研活动的组织、管理和服务的职能部门，负责有关专利的政策信息、本校科研奖励方案、专利知识培训、专利项目申请与管理、推广转化等内容建设。
4.2.1 政策信息这个页面主要国家和本省等有关知识产权、专利方面的法律法规、政策信息等，如科技部、发展改革委、教育部、财政部《2004―2010年国家科技基础条件平台建设纲要》，科技部、教育部《关于充分发挥高等学校科技创新作用的若干意见》(国科发政字[2002]202号)，教育部、国家知识产权局《关于进一步加强高等学校知识产权工作的若干意见》(教技[2004]4号)，国务院关于《国家知识产权战略纲要》(国发[2008]18号)的通知等法律法规及政策信息，以及本省的专利发展情况、战略布局、本省市关于专利申请的相关扶持政策等，本校的专利管理实施细则、专利基金管理试行细则等。
4.2.2 科研规划 本校的学科重点建设内容、近期科研任务、中长期科研规划，本地区工农业特点、特色，存在那些待解决的问题等。
4.2.3 有关专利的基础知识 主要包括专利的基本概念，申请专利的重要性，专利种类及特性，专利申请的途径和原则，专利审批程序，专利纠纷、假冒及处理，专利侵权及其法律责任，专利职务发明和非职务发明的区别。
4.2.4 专利知识讲座 这个页面主要讲座信息，整理讲座课件，以满足师生的不同需求。科研处应经常邀请一些知识产权方面的专业人士、专利人、专利奖评审专家等，请他们为本校师生举办讲座，例如关于学校专利侵权案例及其对专利申请的启示，关于知识产权及其主要内容，知识产权的重要性(和国内外形势)，知识产权战略的运用等。如2010年6月，中山大学科学技术处举办学术报告会，题为“专利侵权案例及其对专利申请的启示”，2011年5月又有题为“美国药物专利的实践和操作指导”的报告会；2010年6月，广东石油化工学院举办学术讲座，主题为“创新――将全世界联系在一起(知识产权专题讲座)”。这些讲座增强了学校师生员工的知识产权保护意识，增强了他们的知识产权运用能力，促进了学校自主创新的良好氛围。
4.2.5 搭建产学研合作平台 高校具有丰富的人力资源和技术资源，是科技成果的主要发源地，但不是科技成果的吸收者，而企业既是高校科研的投资者，又是科技成果的吸收者。科技处要搭建高校与企业合作平台，以设立产学研合作办公室、合作基金、联合研发机构等多种形式，积极与地方政府及企业紧密合作，收集企业需求信息，组织专家、教授研究企业难题，提出解决方案。同时，及时提供学校和国内外最新科技成果信息，让企业了解本校的科研情况，加强双方合作，建立科研院所、高校和企业之间长期稳定的产学研用合作关系，指导高校教师在进行科研时多考虑市场因素，针对企业需要进行技术、产品开发，以科研成果的产业化为目标，在科研项目选题、申报及项目研究过程中密切高校与企业的合作关系，提高科研成果的转化率。
4.3 档案馆
专利档案是科技档案的一部分，而专利档案管理属于知识产权战略中的“科学管理”范畴。要想在竞争中处于有利地位，高校必须发挥自己的科研优势，合理使用和保护本单位、本行业的尖端技术和科研成果。
4.3.1 及时将专利归档 专利一般是科技人员在完成某一科研项目之后，又据此进行更深入的研究，将科技成果再度扩展、修改、完善后而申报专利，这就使得申请专利后形成的这部分文件材料，如果不重视管理，容易游离于已归档的科研成果材料之外。档案管理人员要重视这部分科技档案的管理，及时归档，方便本校师生查询。
4.3.2 加工专利档案信息，促进专利转化 将归档后的专利文件加工、宣传，让专利技术、专利产品进入市场，使科学技术转化为生产力，促进高校形成自主知识产权。
5 平台整合建设中的几个问题
5.1 平台的管理中心应设在图书馆
图书馆是高校文献信息管理和服务中心，又是专利信息资源整合的协调管理机构，平台的管理中心应设在图书馆，由图书馆统一维护和管理，其他部门按各自的分工与职能，分担建设、更新和维护工作。
5.2 平台的整合应遵循统一标准规范，体现先进性和易用性
平台建设应使用有利于长远发展的标准规范，尽量采用通过认证的软件平台和系统，在数据格式上应以国际和国内标准为依据，遵照数据交换协议和数据加工整理所采用的标准规则。平台还应严格控制数据质量，不同类型和不同层面的应用系统遵循统一标准规范，采用相同的加工规则来建设符合数据质量要求的资源，使其具有兼容和互操作性，用户界面友好易用，确保读者能够准确、完整、迅速地检索到所需信息资源。
5.3 平台应提供尽可能多的检索功能
平台的一大优点是集成了数量众多的专利数据库，因而需要建立一个友好的用户界面，实现跨库检索功能，免除用户一个一个数据库检索的繁琐。与此同时，平台也要保留单库检索功能，因为跨库检索的实现必须以牺牲单个数据库的某些检索功能为代价，使得跨库检索的结果往往不尽如人意――事实上，仅有部分免费专利数据库可以实现跨库检索。因此，平台建设应保留单库检索功能，为用户提供尽可能多的检索便利，同时链接文献传递系统，以方便用户获取全文。
