时间：2022-12-02 22:25:12
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇数字档案论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【摘要题】数字信息化
【关键词】数字档案馆/问题
【正文】
随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生，数字档案馆的研究和建设成为我国档案界关注的热点。数字档案馆与传统档案馆相比，有着丰富的数字化资源、海量的存储、便捷的检索、快速的传输、高度的开放、信息的共享等优点，使传统的档案馆望尘莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我们应该清醒地认识到数字档案馆存在的缺陷，数字档案馆的建设还存在着诸多的难点和问题亟待深入研究解决。如果对存在的问题视而不见，或掉以轻心，必将给未来的档案事业留下巨大而无法弥补的遗憾。
1数字档案的凭证价值问题
档案的基本价值有两方面，凭证价值和参考价值，而尤以凭证价值最为重要，虽然，“目前人们对数字化档案具有参考价值这一点已无疑义，然而，由于一系列技术和立法问题还未解决，数字化档案目前还不具备法律凭证效力”[1]这无疑使数字档案的作用大打折扣。因此，确认数字档案的凭证价值就成为数字档案馆建设中无法回避的难题。目前，主要存在以下几方面的问题：
1.1认识上的问题。数字档案不具备“白纸黑字”的直观性，必须依赖特定的计算机设备加以解读。数字档案完全脱离了以往人人对档案“原件”的认识，从而引起人们对其原始性、可靠性的怀疑。而且，有些数字档案即使载体保存完好，内容亦可能在无形中丢失，它不像纸质档案那样载体与内容“一损俱损，一荣俱荣”。数字档案与以往其他载体的档案都不一样，从甲骨档案到简牍档案再到纸质档案，只是载体的耐久性有差别，并没有改变其直观性，而数字档案的非人工识读性与其他载体的档案有着质的区别。要确认数字档案的凭证价值，恐怕不仅仅是改变观念的问题，要真正认识数字档案，确认其凭证价值，可能还需要走很长的路。
1.2技术上的问题。数字档案是高新技术的产物，它给人们带来极大便利的同时，也给人们留下了困惑与难题。其一，数字档案具有易复制、修改、删除的特点，使得档案“原件”的概念变得难以确认。其二，计算机硬、软件技术不断更新换代，迫使数字档案必须不断适应新的“生存环境”，不断地变换载体、格式，因而无法通过载体、格式的鉴定来判定其原始性。其三，数字档案不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将其输出，传统的字迹鉴定技术无法分辨数字档案的原始性。其四，数字档案对背景信息和元数据具有很强的依赖性。“电子文件的背景信息常常与文件内容信息相分离保存，一旦失去背景信息，文件的内容即便仍有意义，但也不再具有凭证价值。元数据是电子文件、电子档案所特有的，“元数据由于其隐含性而易被忽视，而元数据一旦丢失或破坏，电子文件的原始性就会改变。”[2]
1.3管理制度上的问题。“传统档案之所以具有凭证价值，在一定程度上取决于严格的管理制度”，而目前“从电子文件的生成到归档都缺乏十分规范的程序化管理，缺乏严格而科学的标准体系和业务管理制度，一些标准、制度虽已制定，但全面推行尚需时日”[3]而且也有一定的难度。
2数字档案信息的长期存取问题
数字档案信息的长期存取问题是数字档案馆建设的一个具体而又棘手的难题。“据报道，美国航空航天局在20年前发射的‘海盗’号火星探测器上的计算机中，已经有20%的数据完全丢失，还有大约4000卷的统计数据因存储的格式模糊无法读出，程序员也无法保证将其恢复”。[4]数字档案信息长期存取所面临的主要问题有：
2.1存储的介质材料。“现代介质的存储设备还不可能解决计算机数据存储问题”。[5]一般说来，磁盘的寿命是3～5年，光盘也不过30年左右，与能保存千年以上的纸质载体相比，其寿命相差甚远，而且它还要受到温度、磁场、记录存储格式、硬件配置等多方面的影响，10年前还经常使用的5.25英寸的软盘，现在已经没有一台普通电脑可以读出来。
2.2机读语言格式。“计算机语言平均每三个月就会问世一种，而语言之间的互换大部分存在问题。很难想象，若干年以后，我们用现行的机器语言描述的数据，还能百分之百的还原”。[6]
2.3对设备的依赖。数字档案必须依赖于计算机设备才能读出，这个特征对其长期存取带来很多问题：“如设备发生故障、系统瘫痪，电子文件就读不出来；电子文件对其它设备环境的不兼容性，使其只能在某种设备上处理，而不能在其它设备上处理；不同软件环境形成的电子文件存贮在载体上，有时难以互换；电子文件加密后，不解密就无法识别；技术设备更新时，不及时解决格式转换问题，也无法读取等等”。[7]
3数字档案的失真问题
“档案数字化工作的生命线在于其能够保持档案原貌”。[8]然而，“就目前的研究水平而言，还难以保质保量地完成馆藏档案数字化的任务。如已研制出的OCR扫描输入技术，其平均识别率是95%。这对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命弱点”。[9]数字化的主要方式是扫描加工，在这一过程中造成数字档案失真的原因还有以下几个方面：其一，技术参数选择不当。针对不同色调、纸质和字迹，有时需调整不同的技术参数，如分辨率、明暗度、对比度等，选择不当会直接影响扫描的质量，造成信息丢失、图像模糊或产生额外信息，客观上造成档案原貌的改变。其二，工作失误。档案扫描是大量的重复劳动，难免有时失误。如扫错档案或打错顺序，或存错，或在建索引时链接错误等，如不及时发现，将直接导致数字化档案失真。其三，转换过程中的失真。在进行数字档案的迁移或在提供利用时，往往需要将扫描后形成的图像文件转换成另一种格式的文件，如果格式选择不当，同样会导致数据发生变化。
4数字档案信息的安全问题
安全问题是计算机网络世界最为头痛的难题，也是数字档案馆中的重大难题之一。数字档案馆虽然被称之为“馆”，但它的存在更仿佛是一个巨大的没有警察的自由市场，给不法分子带来可乘之机，主要表现为：其一，计算机病毒。网络信息安全的最主要的敌人就是计算机病毒。“国外有人估计，现在计算机病毒的传染每两个月增加1倍。网络病毒的泛滥已对计算机网络系统构成严重的威胁”。[10]其二，计算机黑客。由于网络的加密性和匿名性，使入侵者难以被发现。黑客对信息资源的攻击，不仅仅是好奇和自我挑战，程序设计高手可以篡改系统控制参数。其三，有窃取行为的间谍活动，窥视其机密信息进行复制或扩散。其四，有意破坏，摧毁系统的信息处理功能或破坏电子通讯装置。其五，人为或偶然事故造成的威胁。如工作人员操作失误而产生的不可预知的事件、网络系统软件硬件的故障、电子系统故障引发的系统问题等，所有这些，都使数字档案信息的安全变得十分“脆弱”。
5数字档案馆建设的诸多技术问题
数字档案馆完全是高新技术、电子设备和计算机网络技术支撑起来的产物，离开了高新技术的支撑，就没有了数字档案馆。但是高新技术也给数字档案馆带来了致命的弱点，真是“成也萧何，败也萧何”。诸多的技术问题成为制约数字档案馆建设的难点。
5.1数字化设备技术条件。网络系统中的硬件技术之一是必须有足够的带宽，以保证快捷地传输文本、语音、图像、影像档案，以便实现多网互连、高速互访，实现跨平台、跨系统、跨语种的互相转换和链接。毫无疑问，足够的带宽条件和用户对网络信息传输的需求将一直是一对矛盾体。
5.2技术难题。数字档案馆是以信息源、网络、数据库为基础的，其相关技术是较复杂较先进并且不断发展的，它几乎囊括了计算机网络技术所需要解决的所有问题，技术密集。如数字化图像的存储与压缩、数据组织技术、信息检索技术、多语言平台互换互访技术、海量信息存储与调配技术等，既是计算机网络技术的难关，也是制约数字档案馆建设发展的难题。此外，“数字档案馆的建设和运行需要解决一些特殊问题，为此必须开发应用一系列新技术，如：身份认定、智能检索、信息隐蔽、数字水印、电子签章、操作跟踪、信息加密等，其中有很多技术有创新性”。[11]这些技术也都是不容易解决的问题。
5.3技术过时问题。在飞速发展的IT业中，电脑硬件、操作系统、应用软件及存储载体等不断地被新产品所替代，IT产品是真正的“短命鬼”。虽然绝大多数新产品承诺向下兼容，但其兼容的“代”数在跨越若干年后，旧的数字信息就很难被新的硬件设备和软件系统读出。“技术过时”的阴影一直会笼罩着数字信息。专家们提出的解决方案是数据迁移，但迁移却存在着一个致命弱点，就是每次迁移总会丢失一定的相关信息，这些丢失的信息积累起来会造成数字档案信息无法准确恢复原貌。
6数字档案馆建设的标准化问题
数字档案馆建设的目的是要使地区档案馆、全国档案馆乃至全世界的档案馆连成一个整体，以实现档案信息资源共享。这个整体性的数字档案馆事实上是一种基于网络环境下的数字化档案信息资源共享的社会档案馆系统，是一个面向对象的分布式的网状结构模式，是由一个个相对独立的数字档案馆实体组成的。要对这分散在各地的数字档案信息资源进行组织控制，就必须要有彼此兼容的硬件环境，要有一致的文件格式、统一的著录标引标准、数据描述标准、元数据标准、全文数据库标准等等，这些标准也仅仅是几个主要的标准。“而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前的一个迫切需要解决的新问题”。[12]然而，要解决这个问题并不容易，我们面临着很多问题：其一，一个严峻的事实是我国档案信息系统没有相应的具体标准可遵循；其二，有些标准规范要超出档案工作的范围，如综合数据处理格式就需满足跨行业、跨部门的要求。如何统一是一个很麻烦的问题；其三，与整个档案工作的标准相衔接的问题；其四，与国际通用标准的接轨问题；其五，由于计算机技术更新速度非常快，每次技术设备的更新，都会对原标准产生相应的影响，因而必须不断适时修订标准。
7数字档案馆建设的投入与产出问题
数字档案馆建设存在着投入与产出不协调的问题。如果我们把数字档案馆与数字图书馆作比较，会对这个问题看得更清楚。数字档案馆建设投入的费用是巨大的，而且它的建设费用要远远高于数字图书馆的建设费用。由于图书有复本，许多图书馆保存的图书都一样。因而国家图书馆和省市图书馆的部分图书数字化后，其他图书馆特别是中小型图书馆完全可以坐享其成，不必再花费资金重复建设。而档案馆则不行，全国各个档案馆保存的档案几乎都是孤本，因而档案馆在用于档案数字化的费用上要比图书馆多，如，仅档案馆进行数字化档案目录的“工作量约是图书馆的35倍”。[13]但是档案馆的利用人次与图书馆读者的人数相比却少得多，“以北京市档案馆和国家图书馆（原北京图书馆）为例，前者年利用人次约四五千人，后者一年的读者数不少于二百万人”。[14]两者相差400倍。“即使一、二史馆和中央档案馆三个国家档案馆的年平均利用人次也不过5960人次”，[15]三个馆加起来与国家图书馆相比仍相差100多倍。档案馆的利用长期处于低谷已是不争的事实，就是建成数字档案馆后，这种情况也不会改变多少，因为档案信息有保密和时效的限制，有利用者的限制，并不会增加太多的利用者，更不可能赶上数字图书馆的读者人数。事实上，传统档案馆本来就存在着投入与产出不协调的问题，只不过未引起人们的关注，但是，数字档案馆的建设却拉大了这种不协调的距离，使这个问题凸现出来。它也成为摆在数字档案馆建设面前很难解决的问题。
8数字档案中的经济问题
与其说数字档案馆是高新技术支撑起来的，不如更实际地说是由巨额资金支撑起来的，因为所有的高新技术和设备都将由资金来兑现。数字档案馆的建设与利用，不论对于档案部门还是利用者，都有很重的经济负担，经济问题可能是困扰数字档案馆建设的根本性难题之一。
8.1档案部门方面的问题。
8.1.1数字档案馆建设的费用问题。数字档案馆的建设费用是巨大的，开发一个稍具规模的数字档案馆系统，不论是购买软件和硬件，还是开发专用软件，还是馆藏档案的数字化工作，都需要花费可观的人力、财力和时间，这些都需要有强大的经济实力做后盾。而数字档案馆的建设说到底，仍是以政府投入为主。但国家的综合国力不可能在短期内发展到较高的水平。因此，资金短缺是建设数字档案馆的最不好解决的难题。档案馆是公益性和社会性的部门，也不能走“以文养文”、“以馆建馆”之路，即便是想走此路也走不通，正如上文所述的数字档案馆存在着投入与产出的巨大反差，即使对利用者收费，数字档案馆也根本不可能收回投资成本。数字档案馆建设的巨额费用对于本来就经费紧张的档案部门来说是有相当难度的。而对中西部欠发达地区的大部分市、县档案馆来说，连维持日常工作的经费都成问题，建设数字档案馆恐怕在相当长的时间内都是可望而不可及的。
8.1.2数字档案馆的使用和维护费用问题。虽然数字档案馆的建设费用巨大，但它并不是一劳永逸的。它的维护和使用的费用并不少于初建的费用。数字档案馆就像一个“无底洞”，需要不断地投入大量资金来维持其正常运转。
8.1.2.1平时正常的使用和维护费用。数字档案馆是靠技术支撑起来的，平时正常的使用和维护也需要很大一笔资金才能维持，如通信费、数据使用费和设备维护费等都需要不断地支出，且费用不低。
8.1.2.2设备更新费用。现代信息处理技术发展迅猛，其软硬件更新非常快，而在市场经济利益的强大动因驱使下，更加快了这种更新速度，“录制、存贮信息的设备、方法及软件随着新产品、新方法的问世，正以5-9年的周期更新，新产品、新方法的不断问世，必将导致原有设备及软件的淘汰”[16]。数字档案馆要维持正常使用，也必须不断地更新设备和软件，但要更新设备和软件，却又要花费大量的资金，而且是每隔几年就要又投入一次。
8.1.2.3数字档案信息长期存取使用的费用。正如上文所述数字档案信息长期存取是数字档案馆的一个具体而棘手的难题。而数字档案馆又必须使用数字档案信息，专家们给出了一个不得已而为之的方案，就是不断地使数字档案信息迁移转录。但是迁移转录的费用是相当可观的和不可预知的。一般档案馆能否承受这不断迁移转录所需的费用，也是一个既不可预见又不容易解决的难题。
8.1.3向利用者收取数字档案信息利用费的问题。档案法规规定档案馆向社会提供利用档案，可以收取费用。数字档案馆建设投资大，收取一定的费用也是应该的。但是，如何制定收取利用费的收费制度，如标准、数量、缴纳程序等，也是数字档案馆建设的难题之一。
8.2利用者方面的问题。利用者的经济承受能力，也是影响和制约.数字档案馆建设发展的问题之一。数字档案馆需上网阅览，从目前我国上网所需资费来看，每小时的费用是发达国家的10多倍，而用户的平均收入又低于发达国家的若干倍。我国80-90%的用户认为网络收费过高，通信费难以承受。再一点是下载档案信息的打印费用，尽管并不是要将所有下载的档案信息打印出来，就是部分打印也需要承受可观的打印费。如果再加上数字档案信息使用费，这些费用加在一起，将会相当高。必将影响利用者对数字档案馆的使用，也将使数字档案馆的建设失去应有的作用和意义；
9数字档案馆法律法规方面的问题
数字档案馆建设中会涉及到许多法律问题，而这些法律问题恰恰又是亟待解决而又难以一时解决的问题。
9.1档案法规方面的问题。面对数字档案馆产生的新情况、新特点.档案法规中的一些内容已不适应，而要解决起来仍有一定的难度。如对利用者的身份认证问题，在网上进行借阅限定和身份认证不仅增加技术难度，而且还要增加开支。而对外国利用者来说，由于限制得更严格，在网上操作更加困难。数字档案馆是开放的，是不受国界限制的，数字档案馆建设的初衷就是实现档案信息的社会共享。但如果取消身份认证，那么就等于中外利用者都一样没有限制。因此，真要修改完善档案法规，兼顾到方方面面，还是有相当的难度。
9.2著作权、知识产权、隐私权的保护问题。在数字档案馆的环境下，由于档案信息通过网络进行传递，它极容易被获取、被复制、被传播，对利用者控制的难度加大。原来意义上的著作权、知识产权、隐私权的保护方式对权利人已无法提供有效的保护，著作权、知识产权和隐私权很容易被侵犯。因此，如何对档案著作权、知识产权和隐私权进行有效保护成为数字档案馆建设面临的一大挑战。从技术上说，真正切实可行的保护技术，目前尚属于极其薄弱的环节。从完善相应法律法规方面说，目前进展缓慢，尚有许多难题不易解决。
9.3数字档案的法律效用问题。对于数字档案的法律效用问题，它是数字档案馆建设中一个不能回避的特殊难题。要想让它得到法律的认可，恐怕还需要相当长的时间。而“如果电子档案的法律凭证问题得不到解决，数字档案馆的数字化馆藏也就失去了利用的价值、存在的意义”。[17]
10数字档案馆的基础理论问题
数字档案馆的建设必然要受到数字档案馆理论研究的影响和指导。目前，对数字档案馆的研究还处于起步阶段，许多认识不相同，统一尚需时日。而且有关数字档案馆的一些基础理论问题，都是一些不易解决的难题。
10.1数字档案馆的概念问题。自从数字档案馆概念出现以来，“关于数字档案馆的认识并不统一，其定义就有数十种之多，势必会造成对数字档案馆建设方向把握上的不一致”。[18]观点不一样，建设的数字档案馆就不一样，建设的难易程度、工作流程、服务功能、配套措施、系统边界和社会影响等等也都会截然不同”。[19]而统一认识或基本统一认识都非一日之功。但这个问题不解决，将对数字档案馆的实践产生不利影响。
10.2数字档案馆的系统边界问题。“数字档案馆支持以网络连接的相关档案部门的数字化馆藏，能够提供分布于不同地区的档案信息。然而信息网络的一个重要特征就是链接，这种在技术上可以无限链接的情况下，就涉及到了系统的边界问题”。[20]数字档案馆系统边界的界定决定着数字档案馆所拥有的功能特性。同时也决定着数字档案信息在信息中的地位。然而，“在图书馆情报学界，人们讨论数字化图书馆时有种倾向，认为因特网就是一个数字图书馆，任何人都可以到这个无所不包的图书馆中查阅文献、学习知识、合作交流甚至著书立说。这就把数字图书馆的地址空间和信息资源空间定位很广，其系统边界也无所不包。它不仅包括了书目文献管理、信息网络信息资源的组织与作用，甚至包括档案馆和博物馆的信息内容，因此建设规模异常庞大”。[21]数字图书馆的这种“扩张”，使本来就处于“弱势”地位的档案信息的地位更加岌岌可危，如果不对数字档案馆的系统边界给以恰当的界定，并采取相应的技术措施，那么，在不久的将来，数字档案馆将会消失在数字图书馆的海洋里，成为数字图书馆的一部分。
10.3数字档案的概念问题。数字档案是数字档案馆生存的基础。但是目前对数字档案概念的认识却并不统一和清晰。其一，对数字档案概念的研究并未引起档案界太多的关注；其二，一些对数字档案概念的认识，大部分都是以传统的档案概念为基础的，仍旧把数字档案当作电子文件的转化物来认识，无非是传统档案概念在数字时代的翻版。这里暂不说传统的以文件为属概念的档案概念本身就有许多可商榷的地方。单说在数字信息时代文件的概念、档案概念和其他信息的概念都会受到影响而发生变化，它们之间有互相融合的趋势。如何区分它们将变得越来越困难。在数字时代的信息网络环境下，数字文件、数字档案、数字图书、数字情报、数字资料、数字文献筹有什么不同？如何区分它们？如果不能把数字档案从这些其他数字信息中区分出来，那么数字档案的概念的存在就将走向消亡，而在数字档案概念基础上建立起来的数字馆大厦也将随之倾覆。因此，必须把数字档案概念从其他数字信息中区别出来，数字档案馆才能生存。但这是一道摆在我们面前的并不容易找到答案的难题。
【参考文献】
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8吴志宏.数字化档案的隐忧：数据失真.北京档案，2002;12
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1016范开宏.数字图书馆之忧思.图书与情报，2002;1
11邱晓威.数字档案馆及其建设模式.中国档案，2001;10
12段荣婷.我国数字档案馆的研究与建设.中国档案，2002;6
13刘东斌.数字档案馆与数字图书馆的比较研究.档案管理，2003;2
14求实.档案馆与图书馆利用对比分析及对策.北京档案，1999;9
15国家档案局综合科教司.从统计数字看1991年度全国档案事业的发展状况.档案学研究，1993;1
17谭zhēng＠①培.数字档案馆建设面临的问题及其对策.浙江档案，2002;3
18朱蒙生.传统档案馆向数字档案馆跨越所面临的问题.中国档案，2003;3
关键词 数字档案馆 信息资源 质量管理
中图分类号：G270.7 文献标识码：A
我国在数字档案馆信息资源研究的方向上，具有以下特点：
对数字档案馆的理论研究主要是关于数字档案馆信息资源、资源建设、资源管理、资源服务、资源共享、信息鉴定、知识产权等，但是对数字档案馆信息资源的质量管理却鲜有涉及。
一、数字档案馆信息资源建设。
（一）数字档案馆资源建设概念。
张志云认为：数字档案馆信息资源具有狭义和广义之分。广义意义上的数字档案馆是指纳入数字档案馆建设范畴的一切信息资源，包括数字化的档案信息资源、其他相关信息网络上的档案资源以及与数字档案馆相关的人员信息、技术信息、信息系统等；狭义意义上的数字档案馆信息资源仅指数字化的档案信息资源及与之相关的其他信息网络上的档案信息资源等。从国内已有的研究成果来看，大部分学者采用广义的数字档案馆信息资源概念。
（二）数字档案馆实体资源建设。
一般认为，数字档案馆信息资源的来源主要包括馆藏传统档案的数字化、电子文件的归档和网络信息资源的采集三个方面，张立新，刘雁则提出：还应包括专业的数字档案馆信息资源库产品。
（三）数字档案馆智能信息系统建设。
张志云主张采取超媒体数据库方式进行数字档案馆信息组织，且认为信息组织的内容包括信息资源的描述、信息资源的序化和信息资源的整合。康粟丰、何嘉荪则认为：对集中式和分布式存储的具有多样性、异构性的电子文件进行集成管理并且确保其长期有效；数字档案馆还应具备强有力的、能够建设专题档案信息资源库和进行管理的编研工具；对电子文件保管处置的业务流程进行智能化处理；实现对分布式、异构信息资源的跨库检索；以用户为中心的网络信息服务。总之，数字档案馆应是具备“收集、管理、存储、利用”等功能的数字档案智能信息系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。
二、档案质量管理的定义、特点及内容
国内学术界对质量管理在档案领域的研究主要集中在传统档案方面，对于档案质量管理的定义和特点、档案质量管理的内容等方面论述较为丰富。
（一）档案质量管理的定义及特点。
档案质量管理，是全体档案人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案管理。
档案质量管理的特点已取得一定共识，一般认为包括全体人员参加、全过程控制和科学的手段三个方面。
（二）档案质量管理的内容。
档案质量管理应包括档案质量策划、档案质量控制和档案质量改进；同时应包括提前介入机制、事中控制机制和竣工档案的编制与验收。
三、数字档案管理的现状
从这些现有研究成果来看，尽管对数字档案馆信息资源质量管理的研究已经有一些零散的研究成果，但从总体上来看，目前国内外在此方面的研究仍处于探索阶段，尚未形成系统的数字档案馆信息资源质量管理思想、理论和方法，具体表现在：
（一）数字档案馆信息资源建设重视了量的积累，忽视了信息质量建设。
数字档案馆的的最终目的就是通过信息资源共享，为用户提供高质量的信息服务，它将通过数据整合、加工、信息服务项目创新等最终为用户提供服务，故需要提高数字档案馆的信息质量，加强质量控制的手段和方法，使合适的信息在合适的时候以合适的方式传递给合适的用户，从而最终实现信息价值。否则，数字档案馆信息资源只能是一堆信息垃圾。
（二）数字档案馆信息资源质量控制环节薄弱，缺乏有效信息资源质量管理机制。
尽管我国数字档案馆信息生产已具备了一些严格的采集、标引、录入管理规范，但尚没有信息质量管理机制，缺乏统一的数据交换标准、规范、质量控制和信息服务体系。另外，在实际工作中，由于缺乏标准化和数字化的处理和相应的传播手段，造成信息资源的准确性、可靠性差，使大量的信息资源无法被用户便捷获取，从而影响了数字档案馆信息资源的有效利用。
（三）数字档案馆信息资源建设的法规制度建设滞后，缺乏信息资源质量管理的执行依据。
数字档案馆信息资源在数据生产过程中确实信息质量指导的政策法规，数据产出的形式及容差别很大，导致信息资源质量良莠不齐，许多重要信息资源不能得到有效处理、整合，造成数据资源共享难、集成难。因此，有必要对数据公开与保密、采集、与储存、共享交换、信息质量监督等方面制定相关管理法规和制度，缺乏这些操作层面的规则容易使信息资源建设无法可依，缺乏信息质量控制的执行依据，影响信息质量监督实施效力。
参考文献：
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[4]潘连根.数字档案馆信息资源建设的原则.兰台世界.2006（1）
[5]吕元智.数字档案馆信息资源建设管理研究.武汉大学硕士论文.2004
[6]唐艳芳，温献英. 数字档案馆信息资源研究综述.档案学通讯.2011（3）
关键词：档案学；生态学；档案生态研究；述评；展望
20世纪90年代末，档案界开始关切档案生态研究，尝试从生态学角度分析档案系列问题，初步提出了相关命题，开了档案生态研究的先河，为后期档案生态研究奠定了学术基础。今天，生态学普遍应用在人文社会科学研究中，成果凸显。在图书、情报、档案领域，利用生态学理论分析专业问题也不再陌生，相关概念如图书馆生态、信息生态、情报生态及档案生态、档案信息生态系统、数字档案馆生态系统等被不断提及并被学术界持续关注，同时，国家各层次相关社科基金也纷纷为此研究立项，支持学术界持续、深入地开展相关研究。为此，本文将在文献综述基础上，梳理并分析档案生态研究现状和发展趋势。
1档案生态研究发轫
单纯从生态学融入人文社会科学的角度观之，环境问题是人文社会科学引入生态学理论的重要基点。正是在全球化的浪潮中，全球环境问题、地区环境问题等成为人们关注的焦点，生态学思想也恰好进入了人们的视野。由此，环保问题、生态安全问题、转基因问题、物种问题等，成为生物学家和社会学家共同关注的问题。在此基础上，相关的交叉学科不断涌现，相关的交叉研究层出不穷，相关的交叉成果琳琅满目。档案界也正是在此背景下，在信息生态的关注中开始关注并研究档案生态问题，提出了档案信息生态、档案文化生态、数字档案馆生态系统等研究命题，为档案生态研究开了先河。
1.1生态研究及其应用。生态学（Ecology），是德国生物学家恩斯特•海克尔于1866年定义的一个概念：它是研究生物体与其周围环境（包括非生物环境和生物环境）相互关系的科学。英语ecology是由希腊语词汇“Οικοθ”（居住在同一家庭中的人）和“Λογοθ”（学科）组成，意思是“研究居住在同一自然环境中的动物的学科”，目前，已经发展为“研究生物与其环境之间的相互关系的科学”。[1] 20世纪40年代以来，生态学发展迅速，应用广泛，研究对象与领域不断拓展，相关分支学科不断涌现。[2]生态学发展至今，其内涵和外延都有了变化，尤其是随着全球人口猛增，环境问题和资源问题不断凸显，促使当今生态学研究日益从以生物为研究主体发展到以人类为研究主体，从自然生态系统的研究发展到人类生态系统的研究，因此，生态学的定义应当反映这种变化，把研究人与环境的相互关系包括在内。为此，在集成众多生态学研究成果的基础上，邹冬生、高志强认为，当今生态学可以定义为：生态学是从系统的高度，研究生物与其环境之间相互作用关系的科学，其中的生物包括人类、动物、植物和微生物，而环境则包括自然环境、人工环境以及社会经济环境；[3]曹凑贵认为，生态学可定义为“研究生物生存条件、生物及其群体与环境相互作用的过程及其规律的科学，其目的是指导人与生物圈（即自然、资源及环境）的协调发展”。[4]
20世纪80年代以来，随着全球化的推进，生态问题成为全球问题之一，生态学也从诞生时的生物学范畴衍生到政治、经济、文化、社会领域，尤其是在政治学与经济学领域，生态学的应用可谓百花齐放，各类成果不胜枚举。笔者认为，生态学由自然科学进入人文社会科学，最大的功效是为人文社科提供了思维导图，使人们尝试运用生态学理论从观察自然界转移到观察社会生活，如企业生态、政治生态、社会生态以及文化生态等。其中，生态位理论尤为明显，生态位概念揭示的是生态个体、种群和物种生存与竞争的普遍规律，该理论20 世纪80 年代开始被引入社会科学研究的领域，成为研究人类社会巨系统中的一个分析工具。[5]
1.2档案生态研究。档案生态问题，不言而喻，正是借用生态学理论和思想，参考其他人文社会科学的研究成果，积极地将生态思想引入档案学研究领域的专业学术研究，根本目的，是在拓展档案学研究视野基础上，为档案事业的发展出谋划策或者是提供思维导图。而如何去实现，如何去选择生态学的理论，怎样使得生态理论和思想与档案研究之间取得关联等，这便是档案研究者、档案从业者需要面对和思考的直接问题。随着生态学知识在图书情报档案界的应用，除图书馆生态、信息生态、情报生态研究外，档案生态研究也业已初步展开，并取得一定成果。据笔者通过中国知网以“档案+生态”为关键词，以“题名”为限定条件进行检索统计，截至2011年8月，显示相关文章98篇，与档案生态研究直接相关文章近20篇，其中，有关档案信息生态系统研究最能体现档案生态研究之思想，不仅积极引用借鉴生态学知识思考档案问题，在此基础上，提出了档案信息生态系统理念，为学术界认识和研究档案问题奠定了基础。据统计，在目前有关档案生态研究的文献中，明确提出“档案信息生态系统”的有3篇，分别为薛春刚《档案信息生态系统的平衡与档案事业的可持续发展》、种金成《档案信息生态失衡问题研究》 [6]及葛翠玲的《档案信息生态失调原因探析》[7] ，其中，薛春刚一文[8]对档案信息生态系统进行了初步界定：它是指以实现档案信息的产生、积聚、传递、开发、利用等为目的，具有特定的结构和秩序的由各种要素组成的相互关系的总和，其组成要素有人、信息、设备及指导其运行的档案学术理论等。并指出，理想的档案信息生态系统应该是平衡的、稳定的系统，是“人造系统”、“开放系统”以及“动态系统”，突出强调人、信息传递、环境变换在档案信息生态系统中的表现。
目前，生态学理论和知识在学术研究领域得到广泛应用，成为跨学科研究的典范之一。借鉴生态学知识开展专业研究，不仅适用于历史学、经济学、社会学等传统人文社会学科，也同样适用于新兴社会学科。尽管档案生态研究业已开展了初步研究，但不可否认的是，档案生态研究仍然处于起步状态，但研究的问题深度不够，成果不多，有关专著更是鲜见。为此，笔者以为，摆在档案生态研究面前的首要问题，是进一步推动档案生态研究的开展，使得档案生态研究在广度与深度上同时得到提高，即有更多的人参与档案生态研究，更多的成果体现档案生态研究，更多的问题驱动档案生态研究。
2档案生态研究现状
通过“档案生态研究发轫”的论述，我们对档案生态研究的主题有了基本把握，也对档案生态研究的前因后果有了初步认识，为今后档案生态研究提供了参照。接下来，笔者将以传统文献综述的方式详细分析档案生态研究现状，为档案生态研究的未来提供系统的文献梳理和问题导向。
2.1文献回顾。档案作为社会存在一分子，档案工作作为社会工作的重要组成部分，档案与生态有自然的内在关联，实际上，我们从传统档案管理实践来看，作为档案管理重要内容之一的“档案保护”问题，其实，涉及诸多自然科学知识，尤其是生物学知识和传统生态理念，这在《档案保护技术学》这门课程上得到鲜明体现。同时，告诉我们，利用生态学知识开展档案保护工作，也是档案事业建设与发展重要手段之一。前文中，笔者通过中国知网检索统计，截至2011年8月，显示相关文章98篇，其中，与档案生态研究直接相关文章近20篇。而在国家社科基金立项层面上，金波教授《数字档案馆生态系统研究》课题、卞昭玲教授《信息生态学理论与我国居民电子健康档案管理研究》课题，分别在2008、2010年度获得立项研究。通过分析检索出的文章，我们发现，档案生态研究起步于20世纪90年代末期，其中，《利用农业科技档案为生态农业建设服务》[9]一文，是档案界最早从生态角度开展档案研究的专业论文，作者从档案的角度，分析了农业科技档案为生态农业建设服务的系列问题，尽管，不是我们所说的档案生态研究，但对我们后期开展档案生态研究具有启发意义；而《档案信息生态系统的平衡与档案事业的可持续发展》[10]一文，应是档案生态研究的开山之作，该文旗帜鲜明地从生态学角度探讨档案信息生态问题，并首次从生态系统的高度，认识档案事业可持续发展问题，诚如其文所说，意在“着重探讨影响档案信息生态系统平衡的诸因素，及保持和恢复档案信息生态系统平衡的途径”。
新世纪以来，在上世纪末研究基础上，生态思想进一步被档案学界借鉴和引用。有人撰文提出建立“生态档案馆”，[11]当然，这纯粹是从建筑生态的角度认知档案馆建设低碳、环保问题，是传统档案保护技术研究的传承；有人提出，要关注“档案生态位”， [12]分析了档案作为社会信息群中的一个子系统，在社会信息系统中独树一帜的原因，指出，“档案，作为社会信息群中的一个子系统，……以它的真实性、开发性、系统性、滞后性等特点，区别于其他信息，而在社会信息系统中独树一帜，并由此，形成它独特的‘生态位’――司法工作的凭证，战略决策的依据，科学研究的参考，宣传教育的凭据等”，虽然文章较短，但“标题党”效应明显，明确地将处于生态学核心理论之一的“生态位”理论引入档案学研究，并提出“档案生态位”问题，至今不乏参考意义。事实上，这已经涉及档案与其他事务之间的生态生存问题，可以说，已经很“生态”了；有人提出“生态式思想与档案馆管理制度”，[13]此文已经将生态思想贯彻深入到档案管理制度层面，具有一定的研究深度；还有提到“我国档案业务工作环节的生态学考察”，[14]此文引入生态式管理理念，可以弥补传统“科学管理”的不足。生态式管理追求管理的整体功效，向一切等级制挑战，它使人生发新的潜能，使档案工作可持续发展，这已经从档案业务环节内部开始了档案生态考察，为我们全面认识档案管理工作开启了新的分析视角；同时，将文化生态有关理念引入档案学研究，也成为新的研究增长点。《从文化生态学视角看档案文化市场的构建》[15]、《文化生态与中国传统档案文化》[16]、《文化生态对中国传统档案文化的影响》[17]以及《试析档案文化的社会生态系统属性》[18]等文，这些研究，已经集中体现了档案文化生态研究的初步成果。《数字档案馆生态系统的建构》[19]一文，通过生态学的理念，全面引入到数字档案馆的研究中，把数字档案馆作为一个有机的生态系统，系统分析数字档案馆生态系统各生态因子及其相互关系，建构数字档案馆生态系统结构模型，为数字档案馆建设与研究提供参考。而本文也正是作者主持国家社科基金“数字档案馆生态系统研究”（编号08BTQ040）的项目成果之一。而作者近年来以课题为支柱，已经指导多篇有关数字档案馆生态系统研究的硕士学位论文，有数字档案馆生态系统环境、结构、保障机制、运行机制以及评估等系列研究。南昌大学张东华则在《数字档案馆信息生态平衡及其策略研究》[20]一文中，论述了保持数字档案馆信息生态平衡的意义，分析了数字档案馆信息生态失衡的表现及原因，并提出了保持数字档案馆信息生态平衡的应对策略。
2.2研究述评。纵观上述文献回顾和分析，我们看出，目前，档案生态研究还处于起步阶段，相关研究成果还不是很多，尤其是专著除了传统档案保护技术学教材外更是鲜见。从国家社科基金的立项来看，反映了档案生态研究在档案学学术领域受到重视，且相关课题也被提到国家层面，需要开展深度研究以解决实际问题。从已有的成果分析来看，我们认为，主要研究突出表现在初步的借鉴层面，缺乏深度的专业研究且研究层面比较分散，呈现零星研究状态，缺乏系统深度研究层次。可喜的是，近年来，国家社科基金已持续关注档案生态研究，相信随着这类以课题为中心的档案生态研究，将会呈现出不一样的成果。
笔者以为，借鉴生态学理论研究档案问题、探索档案发展等，这其实是涉及学科嫁接这一基本问题，不算创新。若想提升至创新层次，迫切需要直面“如何选择、如何关联”问题，进而回答“如何实现”，即通过学科嫁接或者理论嫁接抑或思想嫁接，最终是“为我所用”，使生态理论为档案事业作“嫁衣裳”。虽然，档案生态问题客观存在，但实际上，档案生态却仍是个新生问题，相比相关学科而言，我们的交叉研究刚刚起步，我们的专业关注还很薄弱，我们的专业视野还很狭窄。为什么说客观存在？我们知道，生态问题与环境之间息息相关，档案与环境之间关系也很密切，相关的研究也很多，但缺乏理论深度和社会高度，生态学的问世及应用为档案与环境研究提供了理论视角和思想路线。作为新生问题，只缘从生态学视野关注、研究档案问题的太少，已经提出的档案生态问题声音太弱，迫切需要档案人开始高度关注，积极研究，充分应用相关研究成果，形成档案生态理论和思想，促进档案工作发展。
3档案生态研究展望
档案生态研究，尽管在20世纪90年代末业已开启，在新世纪初得以全面展开，并在国家社科基金立项课题层面进入深入研究序列，可见，生态学与档案学之间的关联研究，业已获得了国家层面的认可。但从目前的研究成果来看，相关深度研究仍然缺乏，其研究空间仍然广阔，需要学人在前期研究基础上继续深入研究，不断拓展档案生态研究的广度和深度。笔者以为，在未来档案生态研究层面，可以从以下诸角度开展研究。
3.1档案事业生态环境研究。目前，档案事业发展迅速，特别是在信息网络技术驱动下，档案事业发展呈现诸多新特点，如新领域的开拓（数字档案馆的建设与发展所带来的系列专业问题）、新环境的呈现（档案事业发展环境需要直面信息网络技术驱动下的网络社会现实环境）、新问题的困境（档案事业在“传统与现代化”的转型历程中出现的各类问题，如档案信息化、档案信息资源组织、电子文件的采集与长期保存、数字档案馆等结构与功能等）等，所有这些新领域，均可归结为档案事业发展的生态环境问题，需要学术界有针对性地开展专题研究，一方面，从生态学的视角分析档案事业建设与发展的新问题，另一方面，通过跨学科的介入拓展传统档案学研究的范围。
3.2数字档案馆生态系统研究。实际上，数字档案馆生态系统理念的提出，是基于生态系统的角度观察与分析数字档案馆系列问题，而提出的跨学科性研究课题。该课题，在金波教授主持的国家社科基金课题推动下，目前，已经取得初步成果。就数字档案馆生态系统研究课题本身而言，我们认为，数字档案馆生态系统理念的提出，是建立在生态系统理论对数字档案馆建设与发展的战略影响的前提下提出的全新概念，这也是近年来，生态学理论与生态系统理念在人文社会科学领域具体应用的进一步发展。面对未来，数字档案馆生态系统的培育与发展问题至关重要，这不仅涉及数字档案馆的进一步可持续发展问题，且关切到中国档案事业在政治、经济、文化、社会等各领域的全面推进与发展。我们可以从生态系统理念的角度，提出数字档案馆生态系统理念，并从战略上规划数字档案馆发展，为数字档案馆生态系统的培育与发展指点迷津。可以预见，随着数字档案馆建设投入的加大和相关研究的深入，该课题将会面对更多新情况，需要学人持续跟进，从生态学、系统学角度进一步研究和分析数字档案馆生态系统相关的各类问题。
3.3档案文化生态研究。目前，文化生态研究是人文社会科学领域的重要研究内容，据百度百科解释，文化生态核心思想有三：[21]①广义指人类在社会历史实践中所创造的物质财富和精神财富所显露的美好的姿态或生动的意态；②狭义指社会的意识形态以及与之相适应的制度和组织机构；③泛指人类在社会历史实践中所创造的物质财富和精神财富的状况和环境。档案作为人类文明的承载，它自身蕴含着丰富的文化特性，通过文化生态的引入分析档案文化生态问题。目前，档案界在档案生态研究成果中已有初步涉猎，有涉及档案文化市场研究的，如《从文化生态学视角看档案文化市场的构建》；有从中国传统档案文化角度分析的，如《文化生态与中国传统档案文化》与《文化生态对中国传统档案文化的影响》以及《试析档案文化的社会生态系统属性》。这些研究，已经集中体现了档案文化生态研究的部分成果，但还有待于进一步展开系统深入研究，从文化生态学视角，深度探讨文化属性层面的档案及档案文化与“大文化”、“文明”等关联命题。从档案自身文化属性以及文化生态研究趋势来看，系统从生态学、文化学等角度，分析档案文化生态课题具有广阔的空间，它不仅有利于拓展档案学自身研究的领域，而且，可以提升档案学研究的深度，也是传统档案文化研究的升华。
3.4档案生态管理研究。生态管理（ecosystem management，也有学者称之为“eco-management”），20世纪70年代起源于美国，20世纪90年代，成为研究和实践的热门。由于自身的复杂性，生态管理无论是作为理论还是实践至今仍处于发展中。生态管理的理论基础非常广泛，它跨越了生态学、生物学、经济学、管理学、社会学、环境科学、资源科学和系统论等学科领域。[22]生态管理思想是生态管理理念的集中体现，认为“生态系统是自然-社会-经济复合而成的系统，对于它的管理与调控，必须在遵循生态学原理的同时，受到社会、经济规律的调节和制约”，需要通过生态管理思维达到“维持依赖于自然资源的社会经济修通之间的一种平衡”。 [23]鉴于生态管理在社会领域的广泛应用，作为从生态学、系统学等多学科角度综合提出的档案生态研究命题，生态学自然对其影响深远，不仅是此概念提出的直接动因，为其进一步发展提供了动力源泉。传统档案学学科体系中，档案管理学处于核心地位，这与档案管理活动的实践性以及档案学起源于档案管理实践密不可分。在生态思维大力引入管理实践的今天，作为管理性特征突出的档案管理实践来说，引入生态管理思想具有逻辑的合理性。我们认为，在未来档案生态研究中，引入生态管理思想渗透入档案管理实践具有必要性，借鉴生态管理理论研究档案管理活动具有实践的可行性。
档案生态研究尽管已经起步并有诸多成果问世，但学无止境，档案实践也在不断地变化发展着，需要学界同仁持续跟进，进一步探索档案生态研究的前沿课题，不断拓展档案生态研究领域，为档案事业建设与发展提供理论指导。
注：本文系国家社科基金项目：“数字档案馆生态系统研究”（08BTQ040）成果之一。
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关键词：档案图像；恢复算法；档案图像信息系统
中图分类号：TP391.41 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2013） 24-0000-02
一、引言
随着计算机的普及和Internet的发展，档案的数字化要求越来越强烈，档案数字化已成为档案管理工作的历史必然趋势[1]。在档案管理和老照片保存的过程中，由于时间过长，经常会出现缺损的现象，档案图像质量的好坏直接影响到档案图像信息系统的质量。因此，在档案和老照片的恢复中，图像恢复技术有着极其重要的作用[2]。
二、档案图像的特点
（一）档案图像与自然图像的差别：档案图像对文字的空间分辨率要求较高，对色彩分辨率要求较低，而自然图像则正好相反。如图1所示，图1（a）和图1（c）分别是档案图像和自然图像，图1（b）的空间分辨率为图1（a）的1/8，图1（d）的色彩分辨率为图1（c）的1/4。可以看出，档案图像中的文字越来越不清楚，自然图像的灰度级越来越少。反之，则对原始图像的视觉效果影响很小。
（二）文字档案图像的特点：1.文字档案图像存在许多空白区域，即非文字区域；2.文字档案图像中的符号会重复出现，存在大量冗余信息；3.文字档案图像中的文字笔画之间存在大量形态相关性；4.文字档案图像中，文字符号占用的空间位置相等，行之间距离以及段落之间距离固定不变。
三、文字档案的倾斜校正
（一）图像结构分析
六、结论
通过对档案图像固有特点的分析，针对不同档案图像提出了具体的恢复方法，并在实际档案图像中对恢复方法进行了测试，对实验结果进行了分析。实验结果表明，提出的档案图像恢复方法具有较好的有效性，进而体现出其实际应用价值，为今后的档案图像信息系统应用研究奠定了基础。
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21世纪 ，计算机在档案馆的普遍应用将会取代传统的手工作业 ，网络环境将会打破时空限制与隔阂 ，而档案信息资源的网络上传输 ，将会使档案馆的形态发生根本性的变化。借助于发展迅速、日益先进的信息技术，传统的档案馆也将转变为现代的数字档案馆，但是，我们必须清醒的认识到数字档案馆的建设还存在着许多迫切需要解决的问题，这些问题的解决程度将决定数字档案馆的建设水平与运行状况。因此，在大规模建设数字档案馆之前，对有关问题进行研究是当务之急。只有这样才能更好地促进我国数字档案馆理论研究与实践建设的发展。
一、什么是数字档案馆？
由于数字档案馆是一个新生事物，处在发展之中，因此，出现对数字档案馆的不同认识是必然的。总体上反映出，现阶段人们的共识是：数字档案馆本质是“档案馆”+“数字化”+“标准化”。
我们可以给它下这样一个定义，“数字档案馆”就是“以数字资源为主要采集对象，实施档案的数字化存储、管理与维护，及提供数字档案信息的网络传输、利用服务，并架构于一个完整的标准化体系基础之上的档案馆。” “数字档案馆”概念的外延则是所有以数字化档案为主要处理对象的档案馆的总体。如果我们用一个公式表达就是：数字档案馆 =“档案馆”+“数字化”+“标准化”。
可以从以下三个角度理解：
（一）数字档案馆的归属档案是原始信息，具有凭证价值，而图书是非原始信息，不具有凭证价值，由此数字档案馆与数字图书馆二者在所采用的标准和技术规范等方面就必然有所不同。所以，“档案馆”是数字档案馆的归属，在研究与建设数字档案馆时，应该始终坚持“档案馆”的属性，否则，就会偏离方向。
（二）数字档案馆的运作形态 “数字化”是“数字档案馆”的主体运作形态，即通过应用数字化网络和通信技术，将数字形态的档案作为数字化档案馆的主要采集、整理与处理的对象，从而构成数字化的馆藏资源以提供利用。“数字化”是一个动态的过程，其内涵具有两个层面，一是档案信息资源的数字化及与之相适应的管理手段、职能实现与服务方式的数字化；二是数字档案馆的阶段过渡性，即它对传统档案馆具有继承性，二者具有互相依存、互相补充、互为促进的关系。也就是说，在研究与建设数字档案馆时并不排斥传统档案馆。
（三）数字档案馆标准化—— “生命线”
数字档案馆没有“标准化”就没有现代化，所以在数字档案馆定义中， “标准化”是数字档案馆的生命线。通过“标准化”这一定义要素，将其他两个定义要素“档案馆”与“数字化”有机地联系起来。一方面，由于数字档案馆具有其自身的标准化体系，这是其他如数字图书馆的标准体系所不可替代的；而另一方面，无论在标准的体系性、先进性方面，还是在其科学性方面，数字档案馆的标准化程度都是传统档案馆所无法比拟的，这就使得标准化在未来数字档案馆中的地位与作用更显重要。
从概念中，我们不难发现构建档案数据库标准体系的必要性和重要性。
二、标准体系的重要性
标准体系是为了使一定范围内的标准建立起协调的秩序， 并达到规定的功能所应当具备的、具有内在联系的标准的有机整体。档案数据库建设的核心内容是档案信息资源， 也是档案信息系统的中心模块， 全国以及各地方的档案信息化规划中都将档案数据库建设作为其重点内容。但现有标准规范对档案数据库建设的支持比较缺乏， 主要表现在标准配套性能有限、约束范围狭窄、尚未形成标准体系。尤其是标准体系的缺失导致了目前档案数据库缺乏统筹、设计盲目、逻辑结构缺乏规范、质量不容乐观等问题。
随着档案信息化的不断发展， 标准化对象的复杂度日益增加， 系统之间的联系也越来越密切， 许多系统本身就是复杂的对象。如档案数据库系统，系统内外活动的复杂性必然要求在各组成要素在自我表达、交互作用、信息传递等诸多过程中采用约定的标准进行联系， 同时要求体现诸多标准之间的相互关系， 这就要求建立结构优良、功能齐全的标准体系。
目前在档案数据库建设的过程已经积累了大量的标准规范。其中包括数据库建设规范、各级各类档案信息资源的描述规范、档案数据库功能规范等； 包括国际标准、国家标准、行业标准、地方标准、部门标准等各种层级的标准规范； 包括管理标准、技术标准、管理标准等标准类型。
通过构建合理的适用于档案数据库建设的标准规范体系， 发挥系统论中“1+1>2”的系统优势， 不但能够对这些性质各异的标准规范进行有机组合， 切实指导档案数据库建设， 还能够为确定未来相关标准的发展趋向， 为信息资源管理和信息共享提供坚实的规范基础。
三、标准体系的结构
标准体系内部标准应按照一定的结构进行逻辑组合， 而不是杂乱无序的堆积。标准体系实质上是标准的逻辑组合， 是为使标准化对象具备一定的功能和特征而进行的组合。由于标准化对象的复杂性，体系内不同的标准子系统的逻辑结构可能体现出不同的表现形式。主要有以下两种：
（一）层次结构。层次结构是表达标准化对象内部上级与下级、共性与个性等关系的良好的表达形式。层次结构类似树结构， 父节点层次所在的标准相较子节点层次的标准， 更能够反映标准化对象的抽象性和共性， 反之， 子节点层次的标准能更多地反映事物的具体性和个性。层级深度如何， 也体现了对标准化对象的管理精度。标准层次结构的完备性， 标志着标准体系的灵活与弹性， 是标准体系适应现实多样性的一个重要方面， 像档案著录标准子系统、交换格式子系统等都可以用层次结构来进行表达。
（二）线性结构。又叫做程序结构， 是指各标准按照过程的内在联系和顺序关系进行结合的形式。该结构主要体现了标准化对象在活动流程中的时间性， 比如档案数据库的设计过程、档案数据库应用系统的开发都有比较严格的流程控制， 它们都是由若干阶段前后相继完成的， 前一阶段的标准是后续阶段标准得以实施的前提， 如档案数据库设计过程中需求标准与逻辑设计规范之间就是线性结构。
四、档案数据库建设标准体系的构建原则
（一）开放性。所谓开放标准是指那些知识产权明确属于公共领域、采用开放语言和标准格式描述、有可靠的公共登记和持续的维护机制、有可靠的开放转换和扩展机制、公开详细技术文件并可公共获取的标准规范。在档案数据库标准体系构建过程中， 应优先考虑采用那些已经被广泛接受和应用的开放标准， 一则可以避免重新编制已经存在的标准带来的重复劳动， 二则能够保证比较高的标准水平， 有效降低建设风险。积极采用国际标准就是开放性的一个重要表现。国际标准是由国际标准化组织所制定的标准， 是由世界各国的专家参与制定的， 它含有大量科技成果和成熟的管理经验， 代表着当代科学技术和生产管理水平。国际标准优先的原则也是我国标准化工作倡导的主要原则。尽量采用国际标准、国际范围内通用的行业标准或者先进国家的国家标准， 根据本地需求按照国际标准的逻辑框架可以进行定制和扩展本地标准。对于档案数据库这类以资源管理为主的项目， 尤其应当注意与国际有关信息资源管理标准的接轨， 为扩大档案信息资源的共享利用范围提供标准保障。就我国档案资源开发实际情况而言， 大量采用有关国家公共标准也是标准体系开放性的重要体现， 像行政区划代码、文献保密等级、语种等相关标准只需要直接引用就可以了。
（二）系统性。系统性是构建标准体系的一个主要出发点。在一个标准体系中， 标准的效应除了直接产生于各个标准自身之外， 还需要从构成该标准体系的标准集合之间的相互作用中得到。构成标准体系的各标准， 并不是独立的要素， 标准之间相互联系、相互作用、相互约束、相互补充， 从而构成一个完整统一体。根据系统性原则， 在构建档案数据库标准体系时必须注意：
1、注重构成标准体系的各标准之间的各种联系， 做到互相联系、互相协调、互相适应。标准之间应当避免互相矛盾、自话自说。
2、标准体系是建立在一定数量的标准基础之上的， 因此需要积极发展和积累有关的标准规范。
3、从更大范围看， 档案数据库标准体系是档案信息管理等标准体系的子系统， 因此也要注重与其他有关标准系统的一致性。
4、制定标准时必须明确其在标准体系中的地位， 充分考虑到该标准在系统中所起的作用及其与其他标准之间的关系。许多标准在其“引用标准”说明中都会对有关标准进行引用说明， 从标准体系的角度看可以认为这些标准都是其支撑标准， 代表了一定的系统性。如《档案著录规则》内容说明中就对引用的“GB/ T3792.1- 1983 文献著录总则、GB/ T7156 - 1987 文献保密等级代码GB/ T9704 -1988、国家机关公文格式GB/ T15418- 1994 档案分类标引规则、GB/ T3860- 1995 文献叙词标引规则、DA/ T1-1992 档案工作基本术语、DA/ T19- 1999 档案主题标引规则”等作了说明， 这些标准对于著录规则标准作用的发挥起着基础支撑的作用。
5、构合理。标准体系的结构是指标准系统内各标准内在有机联系的表现方式， 合理的标准体系结构要求具备合理的标准层级、时间序列和数量比例。具体到在构建档案数据库标准体系时， 应注意在如下方面搭建标准体系的结构。
（1） 合理的标准层级结构。要求对国际标准、国家标准、行业标准、地方标准等标准层级进行合理搭配。从理论上说， 层级越高的标准抽象性、基础性较强， 尽量采用高层级的标准有助于提高构建的档案数据库的稳定性和通用性。层级较低的标准的具体性和专指性更强，能够保证档案数据库的实用性和可操作性。在构建时应当仔细研究分析各层级的标准， 通过合理的结构实现不同层级标准之间的继承和互补关系， 为标准体系系统性能的发挥奠定基础。
（2） 技术标准、管理标准、工作标准结构合理。从档案数据库建设的影响因素分析中可知， 档案数据库不是简单的静态信息资源， 其建设过程中包含大量管理和工作程序内容， 在标准体系构建中将这几类不同性质的标准进行综合考虑， 是获得高质量的数据库和有效管理的基本保证。
（3） 注重各专业标准结构。档案数据库的建设是涉及多个专业的综合性项目， 包括档案、数据库工程、相关行业业务等专业内容， 因此需要为数不少的相关专业标准的支持， 特别需要注意涉及多个专业的综合性标准。
（4） 功能结构合理。在标准体系的构建中， 要考虑到各种功能实现标准的合理配置。包括数据著录、数据交换、数据管理、数据库设计、质量控制等功能标准的合理组合。
（5） 兼顾多种标准规范形式。作为标准体系， 其组成对象尽可能采用正式标准， 但在实际构建过程中， 特别是鉴于目前正式标准缺失的状况， 可以将工作中采用的其他规范形式纳入标准体系的范畴。
6、可维护性。为保证标准体系的有效性， 标准体系需要开展持续的维护工作。标准在大多数情况下只是某一时期技术水准、管理水平和经验的反映， 具有一定的先进性。但随着各方面情况的发展， 标准对象的变化、技术或者管理水平的提升都要求制定或修订相关标准， 这就要求对标准进行可持续的维护， 包括修改、修订、废止等操作。对于标准体系的维护， 除了标准个体的维护之外， 还需要从系统的角度出发， 保证体系内标准之间的协调一致。
7、立足现实。标准体系的构建是一个长期的过程， 一个理想的标准体系是在相对完善的单个标准的基础之上对这些标准实施组合、协调的结果。但事实上， 像档案数据库建设这样一个具有动态性的标准系统， 与其相关的很多信息标准还处于较大的变化之中， 有的标准甚至尚未完全形成， 在此基础上要建设一个比较完善的标准体系是存在先天困难的， 因此在建设过程中必须考虑到现实的约束条件。特别是由于我国档案界目前的标准化水平还比较落后， 国家级别或行业级别的正式标准数量并不是很多， 与档案数据库建设有关的就更少了， 在进行标准体系的建设时对参与标准体系建设的标准形式可以采取灵活的选取策略， 充分考虑现实应用的基础情况。
五、在数字档案的建设中，我国数字档案馆已有的标准体系
（一）《ISO Z39.50检索协议》标准。该标准是国际标准化组织制定的应用于开放网络信息检索的服务定义和协议。该标准主要可用于解决数字档案馆远程异构系统之间目录信息数据的可互操作性与透明检索问题，从而实现档案目录信息资源共享。
（二）《标准通用置标语言》（简称 SGML）标准。该标准是国际标准化组织于1986年10月的信息处理标准。它是一种对数字化文献进行描述和处理的元语言，可以有效标记元数据的所有元素；同时它又是用来定义文档逻辑结构的语言标准，因此，数字档案馆采用SGML 语言标准的文档便于计算机识别和处理。
（三）《可扩展置标语言》（简称XML）标准。该标准是国际互联网联盟制定的用于定义处理元数据的置标语言标准。从语法上说，它是国际标准SGML语言的一个子集，是一种最新的电子文件格式化通用标准语言；从功能上说，由于其格式的通用性，它使机器之间交换数据及网页的搜索和分析过程都大大简化，准确性也大为提高。在数字档案馆中应用该置标语言可以跨平台地描述结构化数据，便于更精确地描述内容并具有更有意义的搜索查询能力。
（四）《标准置标著录》标准（简称EAD）。该标准是专门用于网上电子检索工具置标著录的最新标准。它是模式化表达档案检索工具内容、形式等各部分结构的一种规范形式，以此规则编码的档案检索工具可在任何计算机平台上进行查询、检索、显示与交换，因此345的实质是&-./在档案中的具体应用。该标准还吸收了档案机读目录格式的长处———著录性编码及其公共性，其突出优点是具有跨平台及可提供档案目录信息的全文置标与检索。
（五）《档案机读目录格式》（简称MARC AMC）标准。采用该标准有利于实现档案信息管理与利用的自动化与网络化，从而为数字档案馆的建设奠定基础。与EAD标准相比较而言，MARC标准是对档案目录信息的概略性著录，而EAD标准是对档案目录信息的全文著录，两者互相兼容，互相补充。因此，在数字档案馆标准化建设过程中，应积极探索将现有MARC数据与新生成EAD数据整合存储与处理及交换使用。
（六）元数据标准。在数字档案馆的建设中，对信息资源进行存储、组织管理和发现利用是十分重要的。数字化信息的描述和标引是数字档案馆的关键，这涉及到元数据的制作。在档案领域元数据特指用于电子文件管理系统的元数据，同时也能起到补充著录的作用。具体来讲，元数据在数字档案馆中的作用是说明、描述数据的形式与内容，从而实现对数据的查询、检索利用和科学化管理，最终有利于信息利用率的大大提高。因此在建立数字档案馆之初就应该制定一个详细全面的元数据标准，将庞大的信息和数据处在严格的控制之下，为数字档案馆的规模化发展奠定良好的基础。
（七）资源描述框架标准。资源描述框架标准（简称RDF），它为XML提供元数据编码定义。这种体系结构通过对通常意义上的语义、语法和结构的支持，从而提供了各种不同的元数据体系之间的互操作性。
以上列举的仅仅是对数字档案馆建设起重要作用的几种主要的标准，还有许多标准本文尚未涉及。而实际上，在数字档案馆建设中，标准化是一个体系，是一个系统，因此对于我们来说，如何结合我国实际，迅速建立起一个适合我国数字档案馆建设的标准化体系是摆在我们面前一个迫切需要解决的新问题。
参考文献：
[1]张晓霞、王宇晖、王萍，数字档案馆：21世纪档案馆的新发展，《兰台世界》，2000，（1）
[2]刘永，数字档案馆若干问题，《档案管理》，2001，（2）
[3]傅荣校，认识数字档案馆———兼论数字档案馆与虚拟档案馆的区别，《中国档案》，2001
[4]曹淑芹 ：《21世纪的档案管理现代化》，《档案》 1999年第 1期。
关键词：档案管理；档案信息化；推进
档案信息化是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。本文从档案管理现状出发，主要就档案信息化推进问题，谈几点初步认识。
档案管理现状及档案信息化的必然趋势
（一）档案信息化的前提是基础工作的规范化和标准化。当前，档案信息化处于档案标准化、规范化滞后状态，这些都影响了系统整体水平的提高。由于传统档案管理存在业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案信息化工作尚无统一标准，给档案工作带来了极大的不便。
（二）档案信息化建设制度和规范滞后，档案信息资源共享程度低。在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。
（三）档案信息化技术研究和开发缺少整体规划和统筹协调，档案管理应用软件缺乏通用性。档案部门使用各自开发的软件由于不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，造成各单位之间不能互调，不能使公司与档案局保持同步发展，这制约了档案信息化的进程。
（四）硬件设备不齐全，硬件的功能并没有得到充分发挥。软硬件基础设施是档案信息建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。但是进行数字化扫描必须购置相应的硬件设备，就目前大多数档案部门的现状来看，此类设备严重短缺，且技术配置也不高。
（五）档案工作人员的知识结构和技术能力相对欠缺，难以适应档案信息化建设的需要。开展档案信息化建设，要求档案管理人员据百较高的知识层次和一定的技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏档案和信息处理复合型的人才。尽管引进了数字化设备，仍不能充分发挥作用，档案信息化建设缺乏应有的人才素质保障。
推进档案信息化建设的策略
加强对档案信息化建设工作，迫在眉睫。结合全省电力系统的实际，我认为当前重点应当抓好以下工作：
1、根据国家档案局8号令及省电力公司的有关规定，为了便于各单位准确地划分档案保管期限，使保存的档案既能反映企业的历史面貌，又便于保管和利用，应抓好《南通供电0-5大类档案分类表及保管期限规定（试行）》的贯彻实施，提高档案管理业务基础工作的规范化和标准化水平，为推进和完善档案信息化建设奠定基础。
2、按照信息集中集成的要求，实现在数字档案馆环境下以电子文件归档；实现文书、科技、照片档案电子文件和实体同时归档；开展重要历史档案的数字化处理工作；完成统一身份论证，抓紧数字档案馆的全员开放使用，有利于利用者及时查询利用档案信息；实现数字档案馆与办公自动化系统的无缝连接；实行工程档案离线客户端管理，提高档案管理现代化水平。
3、提高技术含量，增强软件适应性，完善配套硬件设施，加快推进档案信息化进程。构建档案内部局域网，并接入外网，是信息化建设得以进行的必要基础。由于种种原因，各单位的档案软硬件平台的不同，这给集成档案数据库造成困难。档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，提高系统的综合能力，这样才能发挥整体优势。硬件设施也是档案信息化建设不可缺的基本条件，加强档案信息化硬件设备的配备。
4、加强档案工作人员信息意识的培养和信息技术应用能力的培养，不断提高档案工作人员在工作中积极运用信息资源管理理论和现代信息技术的技能，造就一支高素质的复合型档案干部队伍，实现档案信息资源的科学管理和有效开发利用。人才是档案信息化建设成功的关键所在，各级领导要关心档案人员，保持档案人员的相对稳定，切实解决档案队伍青黄不接的问题，为档案信息化建设提供人才保障。
三、结语
档案信息化建设的发展，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。档案信息化建设的最终实现将意味着，可以通过网络在任何时间、任何地点查阅利用档案，为人们敞开了便利的大门。让我们为这些目标而努力。
参考资料
韩杰同志在全省档案工作会议上的报告《团结奋进 开拓创新 又好又快地发展档案事业》，《档案与建设》2007年第2期
笔者所在的国有大型企业研究所，研究范围涵盖了制造业铸锻、机加、化工、装备自动化等12个专业，在其新材料，新工艺、新技术、新装备开发研制及推广应用中，积累了大量科研档案，特别是近年来承担完成了十余项国家“863”计划、国际科技合作专项、国家科技重大专项等。目前已拥有106项专利授权，制定颁布实施的国家、行业、企业标准近百个；年发表科技论文200余篇，在推动企业工艺水平提升、制造技术进步及行业科技发展过程中以每年产生50余项科研项目档案递增，传统的面向文字图纸信息的结构化关系型数据库已不适应多媒体、网络化技术发展，作为数字档案馆信息资源组成部分的电子文件、电子图纸等新型载体的出现，在特性上也与传统档案有着根本改变。基于此，在借鉴企业档案管理先进技术和管理经验基础上，探索建设企业数字档案馆、构建项目管理和档案信息化管理于一体的PLM 项目管理系统，使科研全生命周期中产生的科技档案的管理日趋科学化、规范化。
2技术架构
2.1 构建企业数字档案馆建设平台。制造业档案信息集成已成为势在必行的发展趋势，在科研环境下，产品生命周期管理（Production Lifecycle Management，PLM） 自?Q生之日起就扮演着企业数字档案馆管理平台的角色，成为企业追逐的焦点，而企业数字档案馆是适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用计算机技术与手段，以电子档案为对象，进行采集、加工、存储、管理，实现网络档案收集、整理、保护及信息共享的管理系统。通过PLM信息化网络平台以期实现企业研发全过程管控与档案信息资源协同共享的无缝集成。
2.2实现以纸介质管理中心向电子数据为中心管理的转变。以PLM为平台建立企业科研项目BOM管理中心，通过计算机网络和数据库技术，以科研项目为核心，应用项目结构与配置管理把与之相关数据及档案信息资源和过程集成统一管理，使档案信息资源在其生命周期内保持一致、完整和安全，建立企业数字档案馆技术数据管理中心，提高档案信息资源的重用度和通用性。
2.3通过工作流管理系统体现其特性
2.3.1扩展性。通过柔性、开放的平台化建设和多层分布体系结构，将数据、业务逻辑与使用者界面分开，并根据技术需求集成相应的应用系统。系统集设计、仿真、管理于一体，在提供较完善的设计管理功能基础上进行二次开发与集成，开放通用规范的API接口。项目资源可方便使用动态权限管理。在设计过程中使用分布式资源数据库架构，实现资源库动态扩充，借助平台API接口，将设计、仿真数据统一管理。
2.3.2有效性。系统自动记录项目档案资料生命周期状态以及所处阶段，并按照系统流程自动保存历史版本和记录并有序地动态变化。可确定档案来源的真实性、合法性，并可追溯。通过系统完整性检查功能设置及规则制定，确保档案资料完整和没有被有意或无意地篡改。
2.3.3安全性。从技术、管理和标准法规等方面，以积极防御和动态保障为原则，以等级保护制度下的风险评估为手段，保障系统安全的持续性。根据权限设置，使非合法授权者不得使用。可随时进行各种数据备份功能和快速系统重建、数据恢复功能。
2.3.4 协同性。使不同阶段不同参与角色在相同平台下进行协作，构造单一研发管理和协同平台，协同笔记簿和线上讨论功能支持项目成员合作建立新的文档，实时获取/交换团队相关的意见、记录、评论、链接和文档，促进知识共享与创新效率。
3创新实践
3.1搭建PLM系统运行环境、基本模型、流程、制度、权限。针对科研项目实施过程中形成的档案资料设置文档大类，规定图档录入方式、图纸变更、下载申请等技术规范，制定PLM图文档管理、录入、系统权限划分、审批流程等相关使用规范。
3.2管理推进
3.2.1图档管理。建立电子数据库，采用树形管理结构，安全、高效进行项目档案资料的存储、创建、浏览、编辑、修改、备份等操作，保证数据存放合理、主次分明、浏览有序、结构清晰，图档数据由原来保存在个人电脑上统一至服务器上集中管理。浏览文件格式为主流二维AutoCAD、三维格式（ugnx、Pro-E等）、工艺仿真分析、虚拟制造、office各版本、txt、各种图片格式、pdf等。
3.2.2版本控制。根据需求自动生成保留版本和临时版本，并对修订版本进行简短修改说明，实现档案资料交换与追踪。
3.2.3借用引用功能。在原有图纸基础上可进行借用、引用操作，保持和原有图纸一致。
3.2.4图文档查询。根据查询条件，对系统管理文档进行快速查询，减少信息定位时间，提高研发效率。
3.2.5清单管理。完成设计后系统可直接从CAD中提取产品BOM清单信息，并可添加CAPP等工艺信息和工艺仿真信息，为以后的信息化项目辅助制造CAM、数字化制造DNC/MES等提供准确的产品原始数据。
3.2.6流程管理。根据工作流程实行电子数据电子化审批。可在各种格式文件中进行红线批注功能并自动归档、永久记录审批过程意见，实现无纸化审阅文件。PDM流程满足多人中任一人审核即可通过的能力。
3.2.7编码管理。对进入系统的各类档案资料，按其属性自动进行编码，保证系统内文档做到一物一码。
3.2.8日志管理。提供对系统的运行状态和所有用户的操作进行细致完善的记录，可以对系统进行实时监控，同时建立安全事故有据可查的证据。
3.2.9权限管理。权限控制分为通过角色直接赋权、对文档属性进行设定、在工作流程中权限设置三种模式。不同人员工作桌面及产品树不同，互相屏蔽，针对不同人员分配权限，并进行工作记录以杜绝非法操作。
3.2.10过程控制。通过过程中产生的文件审批流程控制和生效档案资料的更改、项目完成后权限重置、项目归档流程控制形成整体闭环。
3.2.11使用规范。系统审批流程的使用规范按照项目及图文档检入后的校对、批准审核等相互关联、衔接有序的工作方法，设定项目、图纸、文档、图文档下载申请、图文档打印五类审批流程。
4实施效果及突显特性
4.1实施效果。经过近5年的努力，档案人员协助对该所科研项目及其成果（专利、奖项、论文等）进行了PLM系统的应用实施，将所内图文档分成8大类69个小类以及基本流程8个，建立系统用户和注册用户132人、系统角色36个、各类项目100项、项目资料9706件、业务流程模板12个、运行审批流程107个。并以此形成了以项目为龙头、以纸介质管理中心向电子数据为中心管理的转变，实现了基于业务规则的科研协同和电子数据自动分发，在线查询，推动了档案信息化管理模式创新及信息功能发挥，使科研环境、档案信息资源保障环境发生了改变，档案管理工作转移到基于需求、基于科研过程、基于知识发现与集成形态为利用者档案信息服务的学科化。为档案信息资源的科学保管和开发利用共享平台创造了技术条件，推动了档案安全保障服务体系由注重档案实体静态安全向档案实体动态使用安全与档案信息安全并重的转变。随着科研项目档案管理的有序推进，PLM系统也在不断完善。
4.2突显特性
4.2.1共享与网络化。根据系统权限设置可全程资源共享，支持多途径、多角度检索和利用方式，满足各类查档需求。系统可运行在网络环境下并保证数据的一次存储，支持在网络环境下产品工艺数据的共享和各不同层次人员网络环境下的项目协同。
关键词：高校信息化；档案资源数字化；管理过程智能化；档案服务信息化
2014年9月，国家档案局局长杨冬权就指出：“在今天这样的信息化时代，档案决不仅是‘故纸堆’，而是宝贵的信息。档案部门也决不仅是保管重地，而是档案信息管理与的重要职能部门。档案工作者要有现代的眼光和思维，牢固树立信息化是档案事业发展的必由之路的思想，以档案信息化推动档案管理工作的现代化。”高校档案工作有着自身发展的特点，高校内拥有各类专业背景人才，在信息化技术和创新服务理念方面有着得天独厚的优势，更容易做到与时俱进。
一、高校档案信息化建设的必要性
高校档案承载着“记载校史校情，传承大学精神”的重要使命，同时也是维护学校和师生根本利益的重要依据。随着高校办学规模的扩大，高校馆藏档案案卷数也在逐年增加，同时，随着国家的发展和社会的需求，每年各类人才流动、户籍变更、留学、移民的人数也在逐年攀升[1]34。以同济大学档案馆为例，馆里保存着建校一百多年的档案27万余卷，案卷每年以2万余卷递增，每年前来档案馆办理各类档案证明的达8000余人次，然而档案馆的工作人员不增反减，人均工作量不断增长，势必会在每年的毕业季等一些特殊时段形成业务量堆积的现象。针对这些问题，大力推进高校档案信息化建设工作已经成为亟待解决的问题。
二、高校档案信息化建设的基本思路探索和应用
高校档案信息化建设是提高档案工作水平的重要途径，它的建设是一项庞大的系统工程。根据高校档案的具体情况，归纳总结为三方面，即档案资源数字化、管理过程智能化、档案服务信息化。
1.档案资源数字化。主要指直接归档的数字档案和对馆藏各种载体档案的进行数字化加工工作。（1）数字档案的归档。数字档案也可称为“电子档案”。电子文件是指依托计算机及网络技术等现代化办公条件和设备，存储于磁带、磁盘、光盘等载体的文件，而具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件就被称为数字档案，它必须依赖电子设备进行阅读和处理。在高校档案形成过程中，会产生很多的数字档案，比如电子公文(俗称OA文件)就属于此类档案。电子公文是指通过学校协同办公系统处理公文后形成的具有规范格式的电子数据，对学校和社会具有相当重要的保存价值。同济大学在进行电子公文归档的实际应用中，创新提出在档号编制规则中增加部门代码，使同一部门的档案相对集中，便于查找和利用。整个归档过程依旧采用电子数据和纸质档案“双套制”归档模式，即在协同办公系统中将电子公文数据通过接口传输至档案管理系统自动归档，同时还须将已办结的电子公文制成纸质公文，与电子公文一同归档，电子公文与纸质公文互为镜像，实现了文档一体化。(2)馆藏档案数字化加工。长期以来，档案馆所存放的档案大多是纸质档案，档案利用也都是采用手工翻阅纸质档案来进行。而如今信息时代的数字信息管理模式，已开始深刻地影响着档案管理全过程。为了能迅速、方便、准确地提供档案利用，共享可公开的档案信息资源，更好地满足社会各界对档案利用的需求，就必须进行档案的数字化加工工作，将纸质档案转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本，真正实现对馆藏档案进行现代化管理。同济大学的馆藏档案数字化加工采用数字化外包的方式进行。项目实施前，档案馆工作人员需要对档案的种类、数量、案卷质量以及档案的整理方法、著录方法、档号编制方法等进行详细了解，制订出一系列操作规范和规章制度，选择综合实力雄厚、拥有一定资质的档案数字化加工专业公司作为承包方。项目实施过程中，针对“调卷整理扫描还卷质检著录总检挂接备份”等流程及加工环境，对照国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》逐条检查，全面管理。
2.管理过程智能化。主要包括部门立卷网络化、库房环境自动化和档案管理智能化三大方面。（1）部门立卷网络化。部门立卷是指由档案材料的形成部门在档案管理部门的指导下，具体完成档案从收集、整理、组卷、录入管理系统、著录目录到系统，并定期移交归档的全部工作。立卷工作可分为平时立卷（预立卷）和年终立卷，两者是相辅相成的。预立卷为年终立卷打下了基础，年终立卷又可以检验预立卷，以便根据工作的变化及时调整类目，为新的一年编制立卷类目提供根据。同济大学档案馆使用的管理系统采用浏览器/服务器结构，部门档案员只要有一网的计算机就可以登录到系统中，使用系统的各种功能进行操作，档案馆工作人员可以同步实时监督部门档案员的立卷过程，发现问题及时指出和修改，降低了归档的错误率。
3.库房环境自动化。档案库房是永久保管档案的基地，加强档案库房管理是保护档案的重要途径。随着信息技术的发展，通过智能设备和信息技术进行交互和控制，克服了传统库房管理存在的弊端，减少了人工工作量，提高了管理效率。同济大学档案馆在库房环境自动化建设中，先后在库房中更新安装了红外视频监控系统、门禁———照明联动控制系统、温湿度自动控制系统、空气净化系统、七氟丙烷自动灭火系统，以及变频控制电梯设备等。其中红外视频监控系统通过在库房内安装双头红外摄像头对库房进行24小时全面无死角、不间断图像监控。库房管理人员可以通过回放，调取任意时间段的库房监控录像[2]51。门禁———照明联动控制系统，一改传统的铁锁把门模式，通过门禁管理系统根据不同的时间段和工作需要，针对每一个库房房门对不同的人员进行授权，做到了库房管理权限精细化。每一个进出库房的人必须刷卡才能打开门禁进入库房。通过刷卡，系统自动记录每个工作人员的出入信息，有力保证了库房的安全。温湿度自动控制系统和空气净化系统，在库房营造了一个恒温恒湿的档案保护环境，最大限度延长档案寿命。当库房温度不在14℃—24℃之间，空调就会自动开启；相对湿度如果超出45%—60％，除湿机就会自动开始运作，进行除湿工作。空气净化系统定期自动开启，有效提高全封闭的库房空气清洁度。同济大学档案馆历来就是学校的重点安全保护单位。因受到档案馆库房层高的限制，库房安装采用了造价相对较高的七氟丙烷气体灭火系统。七氟丙烷是无色、无味、不导电、无二次污染的气体，具有清洁、低毒、电绝缘性好等特点，是一种灭火效率高的洁净气体灭火剂。如果库房层高能满足排设管道的高度，可安装具有造价低、性能稳定、安全性高等优点的高压细水雾灭火装置。（3）档案管理智能化。一个功能无比强大的档案管理系统是档案信息化的核心。随着计算机技术在档案管理中的广泛运用，档案管理软件日臻成熟完善。各个立卷部门，依托计算机和局域网进行登录系统，对档案案卷进行案卷和文件的著录、修改、删除、检索、统计汇总、打印案卷目录和卷内文件目录，一次录入多次输出，将原来案卷的检索功能交给高效的计算机，提高检索率和利用率。同济大学档案管理系统基于TCP/IP（网络互联协议）协议，系统用户不受地域限制，不需要安装客户端软件就可操作。该系统不仅可以进行全文自动著录与标引、全文管理与全文检索，还可以对图像、录音等多媒体档案，通过网络远程上传至系统，并可以对各类档案信息资料进行灵活统计。档案的存放离不开密集架。同济大学在新置智能电动密集架的时候，要求可通过计算机系统实时检测密集架的各种状态，并进行操作控制，同时要求做到密集架管理控制系统与计算机智能连接，通过网络，在电脑上直接对密集架进行操作，实现档案密集架的智能化管理。
4.档案服务信息化。目前主要是指在线提供档案信息和远程办理档案证明两部分。（1）在线提供档案信息。信息技术的发展，使互联网逐渐成为人们日常生活的一部分，在高校在数字校园大环境下，上网用户越来越多，在线提供档案信息，不仅可以为广大档案利用者提供便利，同时也能更好地提高了档案利用的效率。同济大学档案馆通过档案系统开放数字化档案资源。需要在线查阅学校档案信息者必须是通过学校统一身份认证平台认证的部门或个人，档案查阅者首先向档案馆提出查询申请，并签订《同济大学档案电子信息查询安全协议》，经审核通过后，系统管理员根据查阅者的工号开设查询账户，根据不同级别、不同权限予以授权。授权后，查阅者即可在线查阅相关档案信息。（2）远程办理档案证明。远程服务又称RAS服务,是指让用户可在局域网以外的地方用自己的电脑去访问位于局域网络中信息资源的技术，它被认为是“以人为本”的服务。基于服务对象的需求这一外因，和提高工作效率这一内因，同济大学档案馆于2013年11月正式开通网上“档案服务利用系统”，此系统为国内高校首例[3]。同济大学“档案服务利用系统”，突破了身份认证和财务收费两大瓶颈难题，通过前后台的网上互动，将电子商务的理念应用到档案的服务利用过程中，为档案利用者提供一站式远程在线服务。用户可根据需要随时在网络环境下进行注册、登录、申请办理相关的档案业务，通过档案馆人员后台审核后，用户可用网银、支付宝等相关渠道支付所需费用，并根据需要选择快递或至档案馆窗口自取已制作完成的档案证明文件。此系统彻底打破时间和空间的限制，避免了利用者奔波之苦，真正做到了全天候的档案服务，使“被动服务”演变为“主动服务”。系统开通至2015年4月，已由最初的13项出证业务增加到21项，汇总数据显示，受理业务人数和数量快速增长，并持续保持在较高水平上。高校档案信息化建设作为一个新鲜事物，在实施中可能还会有一些意想不到的困难和问题出现，伴随着档案信息化建设的深入，以及对档案服务方式创新的不断探索，高校档案工作也一定会随着信息技术的发展而不断改进和提高，更好地为社会服务。
参考文献
[1]尚红伟.高校档案服务实行网络预约登记管理系统探索[J].兰台世界,2013（4）.
[2]辛炜.档案库房安全保护管理[J].同煤科技，2013（12）.
信息与技术服务中心档案室主要负责保管行政档案，而学生考试试卷、考试成绩、财务档案则由信息与技术服务中心记录室负责管理，图书馆特藏档案室以及游乐档案室主要负责管理学生论文和手稿，在其游乐档案室中，其馆藏范围是面向全英国，而不局限于谢菲尔德市或者谢菲尔德大学，收藏有大量文件、报纸、期刊、图书、画册、图片、海报等，其中有的还是19世纪留存下来的游乐档案。在谢菲尔德大学的档案管理中，其各个档案管理机构之间不存在任何隶属关系，也很少有业务往来。虽然英国高校中采取分散式档案管理体制，但是分散的档案管理机构并没有直接影响到高校档案资料的收集保存，而且各个档案管理机构管理有序、分工协调，确保各类档案的完整性和齐全性。
二、英国高校档案管理资金来源
和高等教育经费来源一致，英国高校档案管理经费来源渠道较为多元化，主要来自于社会捐赠和政府财政拨款。据统计，英国各个高校在2008年至200年度共收到5.32亿英镑的社会慈善基金，其中剑桥大学和牛津大学受到的社会捐赠数量最多。和剑桥大学、牛津大学等一流名校相比，一般高校受到社会捐赠数量就较为有限，甚至是杯水车薪。英国高校社会捐赠大部分来源于校友捐赠。在政府财政拨款方面，自从其联合政府上台以后，为了进一步削减公共支出，就对高校经费进行大幅削减，直接造成英国各个高校办学经费日益紧张，其档案管理经费同样面临着经费不足的问题。谢菲尔德大学虽然规定每年有7000万英镑的研究经费，但是在档案管理方面没有进行明确规定。在政府财政拨款办学经费不断削减的前提下，各个高校财政投入档案管理经费也在不断缩减，以至于一些高校不得不考虑将学费上涨，呼吁更多校友和社会人士捐赠，使其有更为充足的办学经费。
三、英国高校档案保管制度
在英国，曾经涌现出许多著名文学家、艺术家、科学家等，其珍贵书稿基本上都保存在高校图书馆中。例如在英国剑桥大学图书馆中，就藏有牛顿大量关于万有引力、光学、微积分、运算等方面的珍贵手书书稿，还有哈定、克鲁、鲍德温等人论稿、学位论文、手稿等。在爱丁堡大学的图书馆中，珍藏着达尔文亲手书写的《物种起源》非常重要的一页，这一页曾经一直被夹在了音乐图书馆中的一部书中，直到一位图书管理员发现了它。在格拉斯哥大学图书馆中，收藏着著名物理学家爱因斯坦的许多手稿，曼彻斯特大学图书馆中基本上收集了所有领域学术论文、研究专著，甚至还有从公元前3000年至今的100多万部的档案和学术手稿，伯明翰大学图书馆中收藏了大约300多万份的档案和手稿，诺丁汉大学图书馆收藏了大约100多万份的期刊和各种书籍，在伦敦大学的图书馆中收藏着100多万册、4000多种语言价值连城、珍稀手稿、地图、重要档案等。
四、英国高校档案管理技术
英国高校档案管理技术十分先进，主要体现在以下几个方面：第一，英国高校档案管理在技术上十分注重实用性。特别是在信息化时代，数字档案无疑已经逐渐取代传统纸质档案，传统档案管理原则和思想在指导数字档案建设过程中已经不再适用。英国高校档案管理人员十分重视数字档案建设，更多选择现代技术保存档案，不仅有效保护了原始档案，而且还可以对档案资料进行有效利用，提供网上档案查询，实现高校档案管理的良性循环。第二，英国高校档案管理的开放性。英国人力成本较高，促使其档案管理必须要进行现代化建设，其档案网站建设就证明了。英国高校档案管理网站网页较为简洁，主要内容就是提高档案资料的查询，高校师生都有可以查询的账号，在中央服务器上有自己的安全控件，不仅在校内可以查询，校外同样也可以对档案资料进行查询。第三，英国高校档案资料的共享性。为了有效实现档案资源共享、档案原件保护，加强档案利用，英国许多高校积极实施了高校档案数字化建设。目前，英国的150多所高校，参与到了国家档案资源共享合作计划。在实施这个计划以后，就可以实现档案管理资源的共享和著录标准的统一，为实现档案管理资源共享奠定了基础。例如，在英国的格拉斯哥大学中，其所建立的苏格兰高校档案信息资源整合门户网站，对苏格兰地区的十多所高校档案信息资源进行整合，以数据库和检索工具为支撑，为英国高校的学生研究以及公众档案信息资源的查询提供更为便捷服务，促使高校档案资源共享。而且在一些高校档案管理工作中，博物馆、档案馆、图书馆、大学之间进行交流合作，共享各自档案资源，具有很强的开放性特点。
五、英国高校档案管理的服务性
1.英国高校档案管理的休闲。英国著名档案管理学者库克认为，整个社会都应该把档案馆看成是一个文化机构，甚至被贴上了文化娱乐或消遣的标签也是无可厚非的，而且档案馆与图书馆、博物馆一样，虽然和纯粹的娱乐机构有着更为严肃的地方，但是它都属于根据个人兴趣活动，由社会建立起来的公共机构。在英国的一些高校档案管理机构中，不仅提供一些档案的复制品或原件查询，而且还有档案展览、网上指南等二次档案信息，查阅者可以在阅览区边休息边查看。
2.英国高校档案管理的亲民。英国许多高校的档案馆都有专门为残疾人准备的轮椅等设施，而且可以为查询者免费提供纸笔等。为了始终保持档案馆内的安静卫生整洁，档案馆内禁止任何人大声喧哗和随意走动，甚至还有一些用墙壁隔断的会议室，供档案查阅者进行讨论交流，只是这些会议室数量较少，需要提前预定。
3.英国档案管理的便捷。在英国的许多高校档案馆内，都设有专门的计算机或者缩微阅读器供查询者使用，而且还可以通过电子邮件、信函、电话等多种方式与高校档案馆取得联系，查询相关档案。高校档案管理人员也会给予详细解答，并且在法律允许的范围内提供联系人联系方式或者邮箱，便于双方的进一步沟通联系。
4.英国档案管理的平等。在英国所有高校中，无论档案利用人员的国籍、年龄、种族、身份、地位如何不同，只要他们能够提供合法证件，在档案查询中填写档案查询理由，都可以直接进入到高校档案馆的公共浏览区域或开放的档案室内进行档案查询利用。
5.英国高校档案管理的合理。在英国的许多高校中，都有规定，在允许范围内进行复印、翻拍档案，对于那些特别珍贵的档案需要由档案馆管理人员亲自复制，而那些非珍贵档案则可以由查询者个人翻拍复印，但是必须是有软镇纸、托板等，严禁使用闪光灯。而且在高校档案馆内复印、翻拍、查询档案，除使用档案馆内的器材设备需要收费以外，其他一律免费。
六、英国高校档案的借阅管理规定
关键词：社会信息化；档案管理；背景
随着网络应用人群的逐步增加及通过网络获得信息的便捷，人们渴望通过快捷的方式获得所需要档案资料的意愿也逐步增强，如何更有效、更便捷、更安全的为人们提供与之生活相密切的社会管理与社会服务功能成为目前需要解决的主要问题。如何使档案信息更有效、更广泛的为人民群众服务，更为便利的、系统的为社会发展提供便利，在这一过程中相关的档案管理部门及工作人员应抛弃传统的档案实体管理模式，发展传统档案管理与信息化档案管理相结合的档案管理模式，在发展信息化档案管理的过程中要注意对各系统档案资料的整合，通过以各级综合档案馆为主，各类内部档案管理机构为辅，使档案资料覆盖文化、教育、历史、科技等不同系统、不同行业。本文主要围绕在信息化社会背景下深入研究档案信息化管理改革的内涵，探明社会信息化档案管理的改革的根源，明确信息化背景下档案管理改的路线及策略，促进我国档案管理工作及档案事业的发展，从而提高档案管理部门为公众提供档案信息服务的效率及服务质量。
一、社会信息化背景下传统档案管理改革的含义
1、档案管理信息化改革第一步就需要档案信息资源整合，传统的档案信息管理是档案归属于当地所在档案馆或相关档案管理机构内，各档案馆之间信息流通较少，造成了档案信息的蔽塞，不利于发挥档案信息服务社会的作用，另外也很难为群众服务。根据国家的相关规定，我国县级以上的综合档案馆接收范围只接收所属一级机构的档案和有代表性的二、三级机构的档案，这就造成很多的二级、三级档案无法进馆，从而这些档案很难被群众所检索到，更难被利用到。信息化背景下的档案管理是在网络技术快速发展的背景下，以数字化的传播手段，结合档案馆、系统内、企业、社会等多方的档案信息资源，以数字档案馆为信息平台，使该平台成为档案信息的汇集，从而为社会、公众提供全面、便捷的档案信息服务。
2、档案的信息化管理不仅仅是指通过计算机、网络、存储器等软硬件设备构成的数理化档案管理实现档案信息的高效管理与利用，而忽视传统的实物档案信息的收集、整理、归档、保存等管理职能，信息化背景下的档案管理改革，各级、各部门、各单位的档案管理机构应在履行传统的档案管理工作的基础上，利用便利的互联网技术，搭建信息平台、信息交流平台，丰富网络档案信息的查询手段，建立不同类别的档案信息数据库，拓宽服务渠道，满足公众对档案信息的需求，同时要注意确保档案管理系统的安全性。
二、信息化背景下传统档案管理工作改革的原因
（一）适应社会信息化发展的需求
进入新世纪以来伴随我国经济的快速发展，我国大力建设网络及通信等基础设施，目前我国网络普及率达到50.3%，过半数中国人已经接入互联网。网络基础设施逐渐完善，移动网络的速度也在提高，截至2015年12月，手机网民中通过手机无线上网的比例高达90%。因此公众通过网络所获得信息的方式将成为一种新的生活方式和生活习惯。
（二）扩大档案信息利用范围的需要
传统的档案信息查询只能是查询者到档案所在的档案馆或相关资料管理部门查询，在实际的应用中档案的需求者可能与档案所在馆距离非常远，因此不能给档案需求者提供便利的查询、利用条件，档案利用范围非常有限。信息化背景下档案管理改革就是要通过信息技术手段不断实现档案信息的便利化、数字化，同时档案资料在进行数字化、信息化的过程中，同样要遵守档案资料保存的保密制度，在数字信息平台所公布的档案信息一定是在保证档案信息资料安全的前提下进行的，通过网络传输技术将分散在各个档案馆、各地、各部门、各单位的档案信息汇集到专门的档案信息查询平台上，便于公众查询、使用。
（三）便于档案资料信息的整合
如何将分散在各地、各部门的档案信息整合到一起，各档案部门首先要进行的就是档案信息的数字化、信息化建设，在档案信息数字化建设的过程中首先就是要保证档案信息的安全性，同时规范档案资料的分类、效益等。在进行档案资料数字化、信息化的过程中不能一味的追求速度，应在保证资料信息的真实性的前提下逐步将档案资料信息化、数字化。传统的档案信息在档案室保管阶段档案的信息是按照问题集中，移交档案馆后按照全卷宗整理，不同部门、机构的档案管理部门按照自己的管理方式进行档案管理，从而造成各个部门之间的档案信息的不流通性。信息化档案管理模式要求各级、各档案管理部门在符合保密和开放的前提下，根据社会及公众的需要采用以数字化、网络化等形式对各级、各部门的内部档案管理机构的档案信息进行整合，做到对档案信息的相对集中管理、查询，从而为社会、公众提供便利的档案信息查询工作。
三、社会信息化背景下传统档案档案管理改革的原则
（一）信息技术应用与档案资料资源整合相协调
在信息技术背景下，通过网络信息技术将各个档案馆的档案资料进行信息整合，这样不仅有利于各类信息的分类统一管理，也有利于加强各档案馆及管理机构之间的联系，建立相关的查询平台，便于公众查询。随着网络技术的快速发展，信息间传递的速度越来越快、传递时间越来越短，在此背景下国家档案馆、省档案馆或相关档案管理部门应首先对目前各自的档案保管情况的相关信息进行相互交流，并对如何构建合理的资源平台进行探讨，对各自的档案信息化平台进行统一的规划建设，并使各系统平台之间能够顺畅的进行信息交流，最终达到以点带面，逐渐形成一个档案馆群，形成一个互利共赢的公众服务机构。
（二）择优分类与循序渐进并重
在对档案信息信息化、数字化的分类过程中，档案信息的分类应按照保密程度、公众需求程度、社会反响等方面进行有针对性的分类，对于公众与社会需求较大的档案信息资料，应优先对这部分资料进行信息化、数字化分类，便于公众查询利用。另外，在进行数字化信息化分类的过程中，档案管理部门也应该对所有档案资料进行预测，对将来一段时间可能需求量较大的档案信息进行优先分类。在档案资料信息化的过程中要明确纸质档案的信息类型，由于档案都是原始数据或信息的最真实凭证，在提供利用时要保障其完整性和真实性。
（三）区分缓急与先易后难兼顾
档案数字化最大的优点之一就是查询电子版的档案资料信息可以有效保护原版档案资料，通过查阅电子档案减少对原版资料的查阅次数，从而减少人为的对档案原件的损害。因此在进行数字化档案的初期，就应该先对珍贵的资料进行数字化。对于原来就是数字化的档案资料，在经过前期的整理、归档鉴定、保管等步骤后，符合保密制度便于向公众开放的数字化信息资料可通过网络上传到相应的查询平台供用户查询、使用。而对于纸质、胶片、声像等档案就需要先进性数字化转换。在转换的过程中就需要各级根据档案信息转换的难易程度分别进行上传，对于较为容易上传的资料，应优先上传。对于不同类别的档案资料要根据其类别逐步实现数字化、信息化。
四、信息化背景下传统档案管理改革策略
（一）正确运用与档案管理相关的法律法规，可以有效地促进各档案管理部门间的协调发展
就目前来看，各级部门、各系统内的档案管理部门分别属于不同的系统、部门，对档案资料的管理有着不同的管理方式及特点，在工作中正确、灵活地运用相关法律法规可以有效的协调各部门、系统间的档案交流工作，并可以及时调节他们之间的矛盾。不断健全与完善法律、法规是信息化背景下档案管理改革的的重要保障。
（二）制定统一的档案信息化、网络化管理制度及执行标准
在档案资料数字化、信息化的发展初期，难免会出现诸多的问题，究其根源就是大家在数字化、信息化建设的过程中没有统一的建设标准。据相关数据统计，目前已经建成使用的档案网站中竟然有将近30%的网站无链接。因此，制定统一的档案信息化建设标准是目前档案信息化工作的重中之重。目前各级档案管理部门就档案管理也制定了相关的规章制度及执行标准，但制定的各类制度与标准都是其系统内自己的标准，就执行标准来看，各档案管理部门的档案管理制度和标准之间还存在着很大的矛盾，如果这种情况还继续存在，档案数字化信息的统一管理就无从谈起了。因此，制定统一的、规范的管理制度及执行标准不仅有利于档案资料的管理，更有利于促进各部门、单位间档案资料的有效共享利用，从而最终提高档案的利用效率。
（三）逐步构建数字档案信息服务平台
数字档案信息服务平台包含高速的网络传输功能、健全的安全保障体系、先进的软硬件设施等，利用各网络站点的信息互联技术将各个站点的档案信息资料进行汇总，以国家档案馆和地方综合为整合主体将各部门、单位内的档案资料进行汇总，用户即可以通过该平台进行信息查询、信息浏览、信息下载等。
（四）提升档案工作者的信息技术应用水平
随着科学技术的快速发展，对档案管理工作者的工作提出了新的要求，他们不但要熟练掌握传统的档案管理专业知识外，还要熟练掌握一定的电脑操作技术、信息管理技术等相关信息化知识。如在对电子文件进行资料管理的过程中就需要档案管理工作者掌握数据库及网络知识等，在进行信息化档案管理的工作中需要档案管理工作者不断地提升自身的信息应用技术技能，利用信息化技术提升档案管理水平。随着科学技术的迅猛发展，档案作为社会信息资源的重要组成部门，必然要融入到数字化新媒体当中，档案目前也以多种载体形式呈现在大众的面前，无线传输技术、快速扫描技术对档案网络管理也提供了极大的便利。因此，档案工作者在工作的过程中要不断地加强学习，不断地提高自身的信息化素质，在工作中要敢于创新，敢于尝试新鲜事物，敢于突破自己，只有这样，档案管理工作者才能更好地提高自身的专业素养，从而更好地做好自己的本职工作。信息化背景下的档案管理改革势必会经历一个漫长发展的完善过程，在这一过程中不仅需要国家相关部门对档案管理工作的重视与帮助，也需要档案管理部门自身在改革与发展中充分认识信息化档案管理改革的必要性，积极推动档案工作的信息化建设。
作者:许长春 单位:山东省体育训练结算中心
参考文献：
[1]张锐.档案信息资源管理社会化建设模式,作用绩效与措施对策[J].山西档案2007．
[2]刘洪洲.档案信息资源社会化管理对策[J].黑龙江档案,2011．
我来竞聘，是因为我具有以下优势： 第一，善"学"。七年来，我善于学习和思考，并不断地自我提升。工作给予了我学习探索的动力，学习赋予了我工作的激情。我的硕士毕业论文研究方向是多媒体技术和数字图象的水印算法。照片盗版的泛滥是当前声像工作中的一大困扰。我以城建档案馆的标志作为水印，设计了一个新型算法，嵌入到数字图像中，作为版权的保证。实践证明算法是相当可行的。学有所用，用有所成，那一刻，我充满了激情。我的论文在答辩中被评为唯一的优，不久又被第十一届全国多媒体学术会议录用。工作和学习的互相促进，使我找到了自我提升的价值。
除了善学、会管、能写、够专，我还具有反应快，容易接受新鲜事物的优势。这一点，也是多媒体工作室主任应有的素质。
我来竞聘也有两个不利因素。第一是我的性别。由于摄影工作对体能的高要求，人们也许会认为这一职位应由身强力壮的男士来担任。但是，我认为，除了身体条件好以外，还应有过人的魄力。这两点，我都具备。我年轻，我的字典里面，没有娇滴滴三个字。外出拍摄，不管多累多苦，我都不会因为自己是女性而退缩。曾经两次，我随林市长外出视察，由于我的突出表现和善于抓拍，在一群身材魁梧的摄影记者里面,林市长都唯一地注意到我,并亲切地询问我的单位。当我自豪地说出城建档案馆时，我不再感到，性别会成为影响我工作能力的障碍。
第二是我的性格含蓄，不爱张扬，不大善于在人面前表现自我。为了克服这个缺点，我决心工作上要多向馆领导汇报，在领会上级精神的同时让领导知道自己的想法，同事之间多作沟通和思想交流；生活上学会推销自己，化被动为主动。
假如我竞聘失败，那说明有很多地方我做得还不够。我将总结经验，改进方法，积极愉快地工作；假如我竞聘成功，我会全力以赴，实现心中的蓝图。我的工作设想具体有A、B、C、D四大计划：
A计划（Accumulation）是集腋成裘计划。主要内容是多途径、多渠道地搜集声像档案。首先要依靠自己，主动出击。继续跟踪拍摄一批重点工程；积极配合规划局和建委完成重要会议活动的拍摄；完整系统地搜集规划专项工程例如番禺南沙开发区、生物岛、城中村改造的声像素材。第二，开辟声像档案搜集的新途径，逐步加强多媒体工作室对声像档案业务指导的功能。改变"单枪匹马闯天下"的方式，制定声像档案的接收标准，依靠基层网络单位，征集声像档案。"集腋成裘，聚沙成塔"，我相信，A计划能够及时而有效地丰富我馆声像档案的内容。
B计划（Business）是商业运作计划。我馆声像档案忠实地记录了十多年来广州城市面貌的变迁，是在座各位共同拥有的宝贵财产。B计划是凭借已有的素材，运用多媒体技术，开发集声音、图像、文字于一身的多媒体产品，并借助商业运作的模式，开展有偿服务。B计划利用馆藏声像档案的不动产，创造具有市场价值的多媒体产品这一流动资产，将为我馆带来源源不断的财富。
C计划（Cooperation）是跨部门合作计划。横向交流，纵向合作是C计划的宗旨。首先要密切与本馆内各部门的合作。近期来说，对内合作计划有三个内容：第一，与编研部合作，编辑一条专题片，宣传档案馆建馆20周年。另外，提供编研部编辑画册和筹备网站所需的声像资料；第二，与监督指导室合作，增强声像档案的业务指导职能，在网络单位征收声像档案；第三，与技术开发部合作，参与数字档案馆中数字多媒体信息管理系统的开发，向我馆和市规划局的相关用户提供城建声像档案的多媒体查询系统。合作计划的另一方面是加强对外合作。第一，强调主动服务的观念，与市建委、市规划局合作。积极配合政府决策部门，制作规划方案和国际招标所需的电视专题片。第二，讲求互惠互利，各施所长的原则，与电视台、报社等大型媒体机构合作。利用媒体优势和本馆资源，开展宣传策划活动。第三，以平等互利，资源共享为原则，和城建系统的兄弟单位合作。通过举办摄影作品展览、多媒体信息交流的活动，加强与兄弟单位的联系，保证跨部门工作的顺利开展。
D计划（Digitization）是数字化计划。概括地说，D计划有两方面内容：其一，多媒体信息的建库工作。多媒体建库方案将运用当前先进的数字图像采集和压缩技术、数字多媒体安全技术、光盘海量存储技术、网络技术、数据库技术，将我馆现有的城市建设声像资料转换成电子文件，建立城建声像数据库，服务政府决策部门和社会公众，最终实现资源共享。其二，多媒体信息安全工作。运用信息隐藏和信息加密技术，在数字图像中嵌入数字水印或电子签名，以此作为多媒体信息在网络传输中的版权保证。由于本人有了一定的研究基础，我相信我馆的多媒体信息安全工作能在同行业中走得更快更好。
随着世界向信息时代的迈进，信息已同人、财、物并称为当今社会的四大资源，成为人们决策的依据。能否及时、有效地开发、利用信息，直接关系到决策的败。在众多的信息源中，档案已成为一个巨大的软科学信息资源宝库。它以其原始凭证性、不可再生性及可重复利用性日益受到人们的关注。但目前，丰富的档案资源和偏低的档案利用率的反差还相当大，造成了巨大的资源浪费，档案的信息价值未能得到充分发挥，因而使这个博大的信息资源库没有受到应有的重视。这一方面说明全社会对档案信息这种“看不见的资源”的价值缺乏了解，档案意识尚有待提高；另一方面，档案人员的素质也是其中的一个重要原因。因为档案人员的素质直接决定着档案管理质量的高低，而管理质量的高低叉决定着档案的利用率，所以，档案人员的素质至关重要。特别是现在许多档案馆已引进了现代化技术，正向电子档案馆、数字档案馆方向发展，与传统档案馆相比，现代档案馆是以信息资源网络化、业务管理自动化为主要特征，所有这些都对档案人员的素质提出了更高更新的要求。
一、信息时代档案人员必备的素质
所谓素质是指人们通过学习、训练和内化过程而形成的相对稳定的、内在的、人的整体质量水平。从某种意义上说，素质就是具有复杂结构的身心各方面的能力及品质特征的总和。档案人员从事的虽然是一项业务性强而又极其平凡的服务性工作，但就其深远意义来说它又是一项功在当代、利在千秋的伟大事业。随着信息化、网络化的发展，档案人员只有不断提高自身的素质，特别是信息素质，才能适应信息社会的需求。那么，信息时代的档案人员应当具备怎样的素质呢?笔者认为有以下几个方面。
1．档案人员的信息素质
在信息时代，档案人员首先应具有信息素质。信息素质作为人的整体素质的重要组成部分，它是人们在信息社会生存的基本条件之一，也是人们在信息时代必须具备的能力。这一概念最早出自于美国信息产业协会主席波尔(PaulZurkouski)在1974年向全美图书馆学与信息学委员会提交的一份报告中，并被概括为“利用大量的信息工具及主要信息源使问题得到解决的技术和技能。”此后，这一概念不断得到发展。1997年，纽约州立大学图书馆馆长将信息素质定义为：“能清楚地认识到何时需要信息，并能确定、评价、有效利用信息以及有利用各种形式交流信息的能力。”笔者认为，信息素质是人们对信息与信息活动的认知能力和对信息综合利用能力的一种体现。它是信息社会的人，特别是信息人员(图书馆员、档案馆员等)的基本能力。固然传统档案馆员也需要具有很好的信息素质，但是在信息时代，数字档案馆人员与传统相比，其所具有的信息素质在内容上和程度上都有很大的不同。从内涵上讲，现代档案人员的信息素质应包括三个方面：信息意识、信息道德和信息能力。
(1)信息意识
良好的信息意识是具有较高的信息素质的前提，同时也是信息资源开发和利用的强大动力。档案馆是各类文献信息的集中保管基地，档案人员担负着准确、快速地收集档案信息，有效地提供档案信息的重要职责，因此要求档案人员必须具有强烈的信息意识。档案人员的信息意识应包括两层涵义：Bp一般意义上的信息意识和特殊的档案信息意识。一般意义的信息意识是指人对信息的敏感程度，是人们对自然界和社会各种现象、行为、理论观点等从信息角度的理解、感受和评介。它是特殊的档案信息意识的基础。档案人员的档案信息意识是指其对档案的信息属性、对档案信息组织、开发、传播、利用的一种内在的、专注的心理倾向。这种信息意识具体表现在：
a．充分认识到信息的重要性，认识到有价值的信息可以在生活和工作中起到非常重要的作用，有时甚至是决定性的作用。档案信息是社会的宝贵资源和财富，应当并且能够在社会上流通，而且应当认识到，档案工作者在信息社会发挥着重要的作用．肩负着传播档案信息为大众服务的重任。
b．对信息具有分析鉴别能力。一是对所接触的信息，能判断出属于哪种类型，产生于哪个领域，主要服务对象是谁。二是能判断出此信息是否有价值，并能估测出价值大小。
c．充分认识到信息社会信息量的膨胀程度以及信息流动速度和更新速度的快捷性。
(2)信息道德
信息道德习惯上也称为信息品德，从广义上讲，信息道德是指在整个信息化活动中调节信息创造者、信息传播者、信息使用者之间相互关系的行为规范的总和。作为档案信息管理者，其信息道德又有其特定具体的内涵，它与职业道德密切相连，可以说是职业道德在信息社会的拓展与延伸。档案人员的信息道德，就是指档案工作者在档案信息的管理、开发、传递和利用服务等活动中，其思想与行为所应遵循的信息规范和伦理准则。档案人员在工作中，应该兢兢业业地为用户服务。及时、全面地向用户提供信息。这里除了一般的职业道德问题外，还需特别指出的是关于知识产权的保护问题，由于在网络环境下，往往缺乏社会有关机构的监督和管理，而且数字档案馆本身也要进行档案信息的数字化工作，所以这个问题在信息时代就显得重要、复杂和敏感。
(3)信息能力
这主要是指档案人员获取、鉴别、组织和开发档案信息的能力。
a．对档案信息的获取能力。在信息社会，由于数字信息产生和传播的特点，信息的密集程度，信息分布的复杂程度以及更新程度都是工业社会不可比拟的。所以档案人员必须熟悉各个数字馆藏的内容及查找方式、各种商业数据库的内容以及获取方式，各种搜索引擎的有效利用等等，及时收集各类档案信息，以丰富馆藏。
b、鉴别档案信息的能力。这是档案人员的一项基本信息素质。对档案信息的鉴别包括对其原始性、真实性的判别和档案价值的评估。确定档案信息的真伪，是一项十分重要的工作，特别是在信息社会．产生了大量的电子文件和数字档案，其真实性的判定就更为重要，难度也更大。这就需要有比较专业的信息鉴别能力。对档案信息价值的评估和鉴定，区分其价值的大小，是在确定了真实性后的又一个重要工作，是档案信息开发利用的基础。
c．档案信息的组织开发能力。档案信息组织开发己成为信息时代档案工作的核心内容，各类档案信息必须按照一定的方式进行组织整理，形成各种专题数据库，并能根据用户需求对信息进行深层次的开发，形成二次文献、三次文献等。而档案信息开发的深度和广度，以及档案信息开发的时效性，则依赖于档案人员的信息开发能力。组织开发能力决定着档案服务的质量和社会用户的档案信息利用程度，影响着档案事业的发展进程。要求档案人员有一种对档案信息的职业敏感性，能及时了解用户的需求热点，有效地组织档案信息并向社会传播。因此．档案信息组织开发能力是档案人员信息能力中最主要、最核心的内容，居于信息能力的最高层次，是具有创新性质的能力。
2、其他各项基本素质
这些基本素质是对传统档案人员素质的继承，也是形成和提高档案人员自身信息素质的基础，涉及的范围较广，包括政治素质、业务素质、心理素质、身体素质等等，这与传统档案人员的素质要求大致相同，在此不作赘述。下面主要强调一下在信息社会必需的几项基本素质。
(1)掌握档案专业基础理论与方法
作为一名档案工作者，首先必须掌握档案专业知识，了解档案信息的收集、整理到利用的全套理论与方法，并能将这些档案学理论与现代信息技术相结合。
(2)掌握现代信息技术
21世纪是信息高速发展的时代，现代档案信息管理与传统上有很大的不同，需要既懂档案学又掌握了先进的信息技术的“复合型”人才方可胜任。这里的“现代信息技术”主要是指计算机网络与通讯技术、声像技术、多媒体技术、数据库技术、数据存取技术、人工智能技术等。信息数字化和网络化为用户提供了在更大范围内查阅信息的机会，但同时也把用户带入了一个陌生的数字信息海洋，这就要求档案人员能尽快地适应信息环境，能根据用户需求及时通过网络系统快捷地获取档案信息，并把分散的片断信息组合整理出新信息提供给用户，成为用户信赖的咨询员。
(3)较好的外语能力
随着国际交往的加强，熟练地掌握一种外语已成为迫切需要的工作能力。一是因为档案馆是对外交往的窗口；二是档案馆的职能也要求馆员外语能力必须加强，这不仅是因为外文信息在馆藏中占有重要比例，而且随着网络化程度的加强、联机检索的需要、资源共享的扩大，档案人员只有熟练掌握一门以上的外语知识才能更好地为用户服务。
(4)具有丰富的科学知识和科学管理能力
档案专业人员，除具备档案专业知识外，还应具有比较全面、系统的文化、理论、科学技术知识，才能更好地胜任自己的工作。
档案信息管理是一项实践性很强的工作，档案管理、流通借阅、藏用关系等都是档案工作中值得研究学习和实践的问题。一个好的档案馆员不仅要掌握档案馆的管理知识、运行规律，还要了解各业务部门之间的内在联系。
二、目前档案人员的素质现状及培养途径
在信息社会，档案作为一种“原生信息”或“信息资源”，其重要意义不言而喻。无论是发达国家还是发展中国家，都在积极地发展其档案事业。而是否拥有充足的、高素质的人才资源已成为档案事业能否持续发展的关键所在，人才资源的开发必然涉及到档案专业的教育培训问题。
1、档案人员的知识结构状况
近二十年来，随着档案学教育的发展，档案专业人员的素质有了明显的提高。接受档案专业教育的人占总档案人员的60％以上，而且教育程度也呈上升趋势。大中专教育已不再是培训的主体，而是转向本科生教育，国家也加大了档案专业教育的投人力度。但问题在于，一是档案专业人员的总体教育程度不高。据统计，从业人员中，大部分只接受过专科或在职短期培训，具有本科学历的约占5％，有研究生学历的更是寥寥无几，仅占0．5％左右。仍有不足4o％的档案人员未接受过任何专业训练，并且年龄大都在35岁至5O岁之间，这些人很难胜任信息时代的档案工作。这是一个十分严峻的现实，解决这个问题是中国档案教育最迫切的任务。二是档案专业教育尚未走出传统的桎梏。首先是专业设置过窄，培养目标过专，为档案馆(室)机构外壳所束缚；再者，课程设置不合理，未能反映出信息社会发展的趋势，学生知识面狭窄，且缺乏必要的实践技能；三是在职教育以“针对性教育”为模式，培训不系统，档案人员信息素质问题未能从根本上解决。
2、提高档案人员自身素质的途径
以学校专业教育为主体，大力发展在职继续教育，以全面提高档案人员的素质，具体地说应从以下几个方面进行。
(1)完善档案专业的教育体制，发展本科教育，积极探索研究生教育，在教育方针上坚持“大档案学”的观念，既把档案学放到信息学和管理学的大系统中，而不要只局限于档案学。在课程设置上要增加现代信息技术的内容，从而扩大学生的知识面和综合能力，其中着重培养其信息素质。使未来的档案工作者成为具备良好的信息能力、合理的知识结构、掌握现代信息技术的高素质“通才”。
(2)对在职人员开展“多元化、全方位”的在职继续教育模式。可以从以下几个方面着手：首先，档案馆可以在经费允许的惰况下有计划地组织培训，使档案馆员能够尽可能多地掌握新知识、新技能，提高其业务素质。另一方面，可聘请信息专业教授、专家有针对性地举办一些专题讲座。为促使档案馆员自觉地学习新的技能，还可将计算机、信息网络技能的考核与馆员的提拔、使用、晋级、聘任等挂钩，并使其制度化，以此调动档案人员参加继续教育的积极性。
(3)培养自学能力
