时间：2022-04-11 08:34:34
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇办公自动化，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
实习目的和主要任务
通过办公自动化系列内容的实习，更加深入地提高我们专科生的信息素养以及我们在办公事务中的技能、应用能力。并以此来适应社会的需求,此次实习要求我们能够熟悉办公化方面的有关知识，掌握相关的办公自动化软件设备操作，从而提高应用现代管理工具的基本技能。
实习的主要内容
包括办公自动化软件OFFICE中Word、Excel、Powerpoint等应用软件的常用功能和各种现代办公自动化设备操作的正确操作和一般故障的排除。训练其个人操作熟练程度，如综合运用word和excel做一份个人简历，实际操作办公自动化设备及解决操作中的一些故障的解决。通过此次实习，使我们熟练掌握OFFICE、办公自动化设备操作的相关知识，从而进一步提升了我们的实践能力。其主要内容也可以分为以下几点：
1、熟练掌握办公自动化软件Word 、Excel 和Powerpoint等应用软件的常用功能，具有实现办公自动化的能力。
2、了解如何提高办公电脑的病毒防护能力。
3、掌握各现代办公自动化设备的正确操作。
4、了解各现代办公自动化设备操作过程中出现的一些故障的排除方法。
一、实习的基本情况
实习课程：办公自动化实训
实习地点：商贸实训楼机房、所住地的民营企业
实习对象：文秘专业学生
1月18日开始，我们班级的同学便开始按时到规定的地点组织进行技能培训，培训时间为这一周每天上午8：30—11：30，下午1：30—4：30。上课其间我们有专门的辅导老师来对我们进行专业的辅导，对于我们同学在上课或实训其间如有什么问题，老师会为我们解答，这样的学习方式有利于我们更好的了解办公自动化操作，也使这次实训不在枯燥乏味。
二、实训的收获和体会
通过这次技能培训使得我们得到了很多专业知识，对各种办公自动化设备的操作及操作中一般故障的排除有了一定的认知。如：
打印机
操作：
①连接打印机及硒鼓安装 ②安装驱动程序 ③装纸 ④打印
常见故障出现的原因：
①不送纸：纸张放于送纸器外面
②卡纸：纸张受潮；纸张斜放；纸张摆放不平整；定影膜不正常
③在软件中选择“打印”命令后，打印机不响应：开关没开；数据线没有连接到电脑；连接不正常；打印机或传真不正常
④错误指示灯一直亮：喷墨打印机没有墨；卡纸；没纸或硒鼓的盖子没有盖好
⑤打印机经常吃进多张纸：纸张受潮；卡纸；定影膜不正常；使用全新的纸张，纸张比较密集
扫描仪
操作：①连接扫描仪 ②安装驱动程序及扫描软件 ③放置原稿 ④打开扫描软件进行文稿扫描
常见故障出现的原因：
①计算机不能发现扫描仪：电源线、USB没有连接好；扫描软件或驱动器没有安装好；扫描仪与计算机软件没有连接好
②扫描图像出现网文或辨识后错误较多：文档没有放于玻璃面板正中位置；盖板没有盖好或纸张有倾斜度，进光亮大；分辨率过低
复印机
操作：①开机预热 ②原稿放置③复印机倍率的调整 ④复印机浓度的选择 ⑤纸张规格的选择 ⑥复印份数的设定
⑦复印（暂定）
在Internet应用方面，政府部门已陆续建立了自己的Web服务器和网站，有的还实现了一些简单的网上业务。但由于各相关单位在信息化建设中的技术差异和经验欠缺，电子政务并未在真正意义上得以实现，相反，不少政府站点在规划建设、管理维护以及安全性方面还停留在较低的水平上，各级政府部门还有待建立和完善从页面制作、审批、更新，流程管理，应用开发，安全性保证，与后台应用系统（如OA和业务系统）集成的以及客户支持的一整套行之有效的管理模式、运营方法和技术平台。
电子政务应用与一般的办公自动化系统既紧密相关，又在应用侧重点、用户群体以及采用的技术等方面都有所差异，总的来说，前者在用户的范畴上包含后者，电子政务是更广义上的政府办公自动化或者理解为“面向社会的政府办公自动化”。
一、实施原则
实用性原则；先进性及成熟性原则；可靠性原则；开放性及安全性原则；标准化原则；可扩充性原则；可维护性、可管理性原则；节约性原则。
二、实施步骤
首先，在组织内部构建通信平台（如电子邮件系统、电子论坛等），工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上协同工作。
第二，在组织内部人员的计算机应用水平得以普遍提高，基本建立起网上协同办公的意识之后，考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、信息采集审批与查询，以及各部门的日常业务和具体业务等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。
第三，在Internet上建立公用网站，进行信息采集、，部门间公文交换乃至简单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大到跨行业、跨部委。此时，基本实现电子政务。
在以上过程中，网络信息系统的安全稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强健的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着政府部门信息化建设的成败。
第一部分内部办公自动化系统的建设
三、功能需求
一般来说，政府部门办公自动化系统应以公文处理和机关事务管理（尤其以领导办公）为核心，同时提供信息通讯与服务等重要功能，因此，典型的办公自动化应用包括公文管理、督查管理、政务信息采集与、内部请示报告管理、档案管理、会议管理、领导活动管理、政策法规库、内部论坛等应用，另外鉴于Internet在日常办公中占有日益重要的地位，办公自动化系统应该与Internet留有平滑的接口。
（一）提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求
在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等，可以将电子邮件信箱作为所有这些办公应用子系统的统一接口，每一个用户通过自己的电子邮件信箱就可以了解到需要处理的工作，而不必经常性地来回检查不同的应用系统，办公自动化应用系统以电子邮件作为统一入口的设计思想，可以大大提高系统用户的友好性和易用性，减少培训的工作量。
（二）处理大量的复合文档型的数据信息
办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，因此办公自动化系统是典型的文档处理系统。这些区别于传统数据类型的信息，就是“非结构化数据”、“复合文档数据”或“对象数据”。
一般认为，关系数据库系统（如Oracle、DB/2、SQLServer、Foxpro等）适合传统数据类型（结构化信息）的表示和存储，但是对复合文档数据的处理并非能够完全表达信息和存储效率最高。因此，“文档数据库”或“对象存储”的概念就被引入数据库领域，其目标就是针对新出现的需求，高效率地表达和存储管理“复合文档数据”。当然，传统数据的存储和处理也是办公自动化系统经常不可或缺的。
办公自动化系统由于其对复合文档数据的处理要求，必须以文档数据库为核心建立，同时选择性地结合关系数据库。
（三）包含大量的工作流应用
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。办公自动化应用系统的大多数应用如公文审批、各类申请、会议管理等等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。
工作流程可以是互相连接、交叉或循环进行的，如一个工作流的终点可能就是另一个工作流的起点，如上级部门的发文处理过程结束后引发了下级部门的收文处理过程。工作流程也可是打破部门单位界限的，发生于机关与机关的相关单位之间。
在相当程度上工作流自动化有三种实现模式。即：基于邮件的、基于共享数据库的、基于邮件和共享数据库结合模式（即“群件模式”）的。
从信息技术的角度出发，群件模式结合了“推”、“拉”技术，充分发挥了不同技术的优点，克服了其缺点，是理想的办公自动化流程处理模式，也使办公自动化人员拥有了完整的信息技术工具。
（四）支持协同工作和移动办公
在日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。而这种在群体中互相沟通、合作的工作方式就是所谓的“协同工作”。随着网络技术的发展，异步协作方式如电子邮件、网络论坛等，以及同步协作方式如网络实时会议正在逐渐成为除了人们面对面开会之外的新的工作方式，它们打破了时间、地域的限制，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，大大提高了工作效率。
（五）应有完整的安全性
安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密，以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。
（六）能集成其他业务应用系统和Internet
关键词：办公自动化；办公室管理；应用
一、办公自动化在办公室中的概念
将现代化的办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，称为办公自动化。在现代的办公室工作中，办公室的作用一方面是领导作出决策的场所，但是除了领导机关在此做出决策，指示以及进行文档上的来往之外，另一方面，办公室更深层更实际的工作是信息的收集、存储、检索、处理和分析，然后做出决定，将决定作为信息传达给下级部门或者合作单位，或者是业务关联单位。在办公自动化中，人和机器缺一不可。在企事业单位的日常工作中，是一定会运用到办公自动化的，办公自动化在这些单位的日常工作中是不可缺少的重要部分。同时，办公自动化也是可以不断进行调整和根据自身实际需要进行定制的。一方面，在办公室内，办公自动化可以实现人机互相连接，操作信息采集、查询和统计等方面的工作，便于领导进行管理和做出决策。另一方面，企事业单位在与外界进行沟通的时候，运用办公自动化将事半功倍，员工可以通过办公自动化，通过网络获得需要的资料和信息，也可以与外界进行互动，甚至能够实现远程办公。办公自动化的运用，提高了办公室工作的办公效率和行政管理的有效性，应用办公自动化将更有利于进行办公室管理工作。
二、办公自动化在办公室管理中的发展
在办公室管理的应用中，办公自动化的发展经历了好几个阶段。第一个阶段是起步阶段，人们在日常办公中，运用的是电子信息技术，办公自动化知识用于资料的整理和管理，但是却缺乏沟通、协同和互动等综合处理，因此，这个时候还没有达到真正意义上的办公自动化。到了第二个应用阶段，内部网路、互联网、局域网等网路进入到办公室管理工作中，将网路引入办公自动化中，彻底避免了以往办公室管理工作中存在的弊端，在很大程度上方便了人们的工作，提高了工作效率，并且达到了规范管理和组织模式的目的。在办公自动化的发展阶段中，各种应用软件的发展逐步成熟，从以前的行政办公信息服务，现逐步将使用功能发展到组织内部管理活动的各个环节中。此外，在与外界进行沟通中，随着外界环境的不断变化，办公软件的功能也随之越来越能够满足客户各方面的需求，办公自动化不断扩大和提高自身软件的应用范围和应用技术，为办公室管理工作提供越来越多的便利，使得办公自动化在办公室管理中应用更加广泛。虽然实现数字化办公还需要一定的时间，但是在现代化的办公室管理中，数字化办公是发展的必然趋势。
三、办公自动化在办公室管理中应用的实现条件
在实现办公自动化的过程中，除了需要人、机两大条件，还需要一些其他的必备条件才能在办公室中运用办公自动化。第一，通信平台。通信平台作为内部的邮件系统，通过网站和信息共享软件等为信息和通信的实现提供了便捷、安全和畅通。第二，信息平台。人们在办公中如需对电子公告或者电子文件等类似文档进行，可以借助信息的平台进行，从而使其在单位内部得到传播，使得各个职工能够对单位的工作动态进行及时了解。第三，工作流程自动化。工作流程自动化可以将类似公文处理、收发文件、审批和报告请示等普遍的工作进行实时的监控和跟踪，从而使得各个岗位和部门之间达到协同工作，对规范办公制度提高办公效率非常有效。第四，文档管理自动化。在手工办公的时代，文档的管理和检索是一个比较耗时耗力的工作，难度也相对较大，特别是日积月累的文档尤其不容易找到也容易丢失，自从办公自动化出现后，人们可以使用文档管理自动化，通过word、excel等形式对文件进行保管和分类，便于保存和储存。
四、办公自动化在企业办公室管理中的应用
在企业办公室中，实现办公自动化可以实现办公高效率、低成本，在节省大量人力和实践的同时，最大限度地发挥储存信息的作用，提高了整个办公室的工作效率和工作质量，能够使各个部门和各个员工都达到信息共享、教学资源共享。虽然目前企业在运用办公自动化的过程中，出现了一些问题，比如一些部门的办公室中的办公自动化意识还不够强，人员的素质参差不齐，造成资源浪费，还有一些应用软件不是很完善，不能完全符合办公应用的需求等等，我们仍然要坚持不懈地在现代化的企业办公室中推行办公自动化，面对上述问题我们需要提出解决措施应对。首先，企业要树立“以人为本”的现代化管理理念，企业办公室管理人员是企业办公管理工作的主要依靠力量，加强人才在办公自动化上的培养，不仅能够加强办公室管理工作，同时也是提高办公效率和质量的关键。
企业要为办公室管理人员提供机会，创造条件，不断鼓励和支持他们参加各种培训和自学，提高管理水平和业务水平。其次，企业的领导需要加强对办公自动化的重视程度，企业的办公室管理要充分利用计算机技术和网络技术等现代化技术对企业的管理、研发和生活服务有关的信息资源进行全面的数字化管理，实现办公室管理的自动化。此外，对于各种设备和软件要做到及时更新换代。在运用办公自动化的同时，需要加强企业办公自动化系统的检查和监督，确保系统能够在一个安全、稳定、高效的环境下运行。办公室管理工作是一项复杂而琐碎的工作，需要办公人员具备相关的专业能力，包括科学地进行办公室统计工作和有效地对各类资料进行归类存档等。此外，办公室管理人员还需要具备良好的协调和处理能力面对复杂多变的人际关系。通过办公自动化的应用，不仅给企业员工带来了工作上的便利，提高了他们的工作效率，同时更能够借助其构建起来的网路，减少和化解分歧，实现办公室管理中更加便捷的交流沟通和协作。这是在办公室管理中应用办公自动化的体现。
参考文献：
[1]刘菲菲.浅谈办公自动化及其在办公室管理中的应用[J].科技创新与生产力，2011（08）.
现我校已接入县教育城域网平台，覆盖全校的高速度、高性能的校园网将全面开通，全校将进入全方位的网络环境，这是现代化远程教育工程的重要保障。为加快学校办公自动化建设的深入开展，各部门要充分运用高科技手段，为教学、科研、行政及后勤管理服务，提高办公效率，优化办公质量。现对我校办公自动化管理作如下规定（试行）：
一、总则
办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科，加强和加快办公自动化建设，是促进办公业务迅速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度，扩大其应用的覆盖面和应用能力，是提高办公效率，优化服务质量的有效措施。
加快全校办公自动化建设是当前的一件大事，是十分重要和非常必要的。加快办公自动化建设，首先要进行管理思想的变革，特别是行政干部更要转变观念，力求达到管理的科学性和有效性。
各部门要高度重视，加强领导，将此项工作列入工作日程，立足于现代化远程教育，从自身做起，从身边做起，发挥校园网功能，实现办公自动化、标准化管理。
各部门主要领导负总责，针对办公自动化管理人员技能、素质欠缺的实际，配合学校采取多种形式，加强对办公自动化管理人才的培养、提高，使他们掌握办公自动化的基本知识和技能，成为本部门办公自动化建设的技术骨干，并带动全部门人员掌握办公自动化技术，努力促进全校办公自动化人才培养的现代化，使办公自动化系统应有的效率得到高效发挥。
二、办公自动化范围
㈠日常办公
1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、排板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；
2、能收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理；
3、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；
4、能在网上下载资料、信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。
㈡教学、科研
1、制作多媒体（CAI）课件及数据库的开发与利用；
2、合理使用校园网作为宽带高速的网络平台，开发和利用具有办公自动化功能的应用软件，将办公自动化系统引入学校领导及有关教学、科研、管理部门的办公桌面；
3、充分利用信息技术和发挥校园网的作用，实现全校的资源共享，为全校计算辅助教学和办公自动化系统服务；
4、通过Tnterent实现校园网与各个学校、上级主管部门的互连，实现工作站教学和科研资源共享。
三、安全保密要求
安全是办公自动化正常运行的基本要求，它既是一个技术目标，又是管理目标。保密是电讯、文字储存、传输系统必须保证的工作前提，作为办公自动化主体技术的计算机技术本身包含着不安全因素，这些不安全既有系统自身的，也有人为地，因此全校在办公自动化建设过程中，必须做到：
1、坚持安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密原则，建立办公自动化系统安全保密工作的科学管理体系；
2、学校成立计算机安全保密工作领导小组，加强对计算机、磁盘秘密载体的规范管理，杜绝设备技术故障，消除环境不安全因素；
关键词：办公自动化；应用；管理
中图分类号：TP393 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）08-2005-03
计算机技术的快速发展与广泛应用，推动了以计算机网络技术和数据库技术为基础的办公自动化系统的发展和普及。办公自动化（Office Automation）是通过计算机技术在现代化办公流程中的应用，达到提高企业内的信息沟通效率、增强协同办公能力的目的。
1 办公自动化软件系统
1.1 OA系统概述
狭义的办公自动化即OA，是在企业中采用网络技术，以计算机为中心，结合现代化办公流程，通过快捷信息共享、高效协同办公，从而提高整个企业的办公效率。
关于OA系统的基础构架，可以分为三个逻辑层面。最上层为表示层，主要是向OA的使用者展示界面，通过办公流程和接口完成指令，表示层包含能够显示数据的系统，比如，HTML表单、JPS、java Applet等。中间层为应用层，是OA的使用者通过表示层获取数据需要调用的代码，包括安全系统、应用系统、技术平台等多个部分，可以根据其逻辑的独立性采取灵活的应用设计方案。在技术上主要利用Java语言、Servlet和Beans等，以组件包的形式将抽象功能、逻辑等分别打包，并统一规范为核心API，为表示层的访问提供确切的接口。底层为数据层，主要用于实现统一的数据管理和数据交换。
一直以来，OA技术都在不断发展之中。最初的net+关系型数据库（RDB）技术，其办公平台以简单灵活为主要特点。SUN的JAVA+RDB技术以其平台的开放性帮助OA系统的应用门类迅速扩大。Lotus于 1989年推出的IBM Lotus Domino技术实现了协同办公应用。基于SOA设计理念，以J2EE+Domino搭建的OA平台，在门户型的应用框架中支持实时协同办公，帮助用户实现了一体化决策，极大地提高了工作效率。
1.2 广义办公自动化系统模式
广义的办公自动化系统模式包括办公自动化系统OA、管理信息系统MIS、决策支持系统DSS。在实际运行中，这三个系统是相互渗透、相互支撑的关系。其中，办公自动化系统OA主要偏重于事务性的工作任务；管理信息系统MIS强调以信息为加工对象的人机协调管理；决策支持系统DSS是MIS向更高级应用发展的产物，通过调用信息资源和分析工具，为决策者提供具有智能作用的人机系统。
1.3 工作流技术
工作流是针对日常办公流程中具有固定操作程序的业务提出的概念。工作流管理联盟给出的工作流定义是：工作流是一类能够完全或者部分在计算机的支持下自动和半自动执行的业务过程网。随着工作流技术在办公自动化系统中的繁荣，更多的计算机技术被集成到工作流管理系统之中，比如，数据库技术、网络服务技术、云技术等。从而形成了四种主要的系统模式。一是以文件为基础、以共享文件为主要方式的工作流系统。二是以消息为基础的工作流系统，主要通过电子邮件传递文档信息。三是以WEB为基础的工作流系统，通过WEB服务实现写作办公。四是将上述三种系统通过整合、嵌套，而形成的一个新的完整的应用开发环境。
2 企业办公自动化系统应用
对于广大企业而言，引入办公自动化系统有助于改变传统的纸介质办公模式，提高企业整体的工作效率。企业中办公自动化系统的应用主要在于以下几个方面。
2.1 信息共享
企业可以通过建立信息中心来提高信息传递与沟通的质量，减少因企业内部信息沟通问题对企业发展造成的不利影响。信息中心可以包括内部论坛、下载中心、公告管理三大部分功能。
内部论坛可以为企业内部员工提供讨论交流的平台和新的沟通路径。内部论坛的栏目设置可以灵活多样，以提高内部沟通效率为目的。下载中心包含日常办公中所需要的模板、软件、报表、格式等，有助于快速准确获得标准化的办公信息。公告管理主要用于企业内部的通知和查询。
2.2 文档管理
办公自动化中的文档管理并不是简单的针对工作结果的管理，而是包括工作计划、工作过程和工作报告三大部分。尤其要强调对工作过程的规范管理，从而增强企业内部的团队协作能力、强化对工作过程的控制和监督。
其中，工作计划要求办公自动化系统支持对计划进行进一步再分解的操作，以便于整个团队中任务与责任由总到分的安排与管理。工作过程要求办公自动化系统支持对工作进度的跟踪，以及对工作问题的反馈和查询，从而实现企业内部精准的监控管理。工作报告要求办公自动化系统支持实时提交和反馈，并同时存档，作为对将来工作考评的依据。
2.3 人力资源管理
办公自动化系统支持的人力资源管理主要包含人事管理、考勤管理和培训管理三部分功能。通过借助办公自动化系统，实现企业内部人力资源的优化配置。
人事管理要求办公自动化系统支持对企业员工的档案、岗位变动信息、入职离职信息的查询统计功能，以及对于特定事项的提示功能。考勤管理要求办公自动化系统支持对各类考勤信息的查询，同时有灵活的接口可以实现与其他考勤系统，比如打卡式考勤机的对接。
关于培训管理的办公自动化系统又可以进一步分为培训计划、培训过程和培训结果。培训计划方面需要办公自动化系统支持内部员工的计划提交和计划申请。培训过程重在对培训的日程安排以及监督。培训结果则要求办公自动化系统支持对培训结果的反馈，以及对新的培训计划的修正。
2.4 财务管理
企业利用办公自动化系统进行财务管理，主要包括对资产的管理和对费用的管理两个方面。对资产的管理，从办公自动化的角度，重在对各类资产建立档案，根据不同资产的使用特点，分不同的模块建立资产使用情况登记，并支持统计功能、查询功能和预警功能，使各类资产的使用情况公开化、透明化，从而有效杜绝浪费和资产流失的情况。
对于费用的管理，旨在使企业的各种用款规范化、高效化。因此，需要办公自动化系统支持在线提交申请、审批、用款登记的管理功能。同时提供与计划任务模块的接口，并支持统计、查询功能，对于费用的使用情况、是否超支便可一目了然。同时，也可以帮助降低财务部门在费用报销、用款申请方面的工作强度。
2.5 决策管理
利用办公自动化系统支持企业的决策管理，需要具备数据分析、情境模拟，以及决策过程记录的功能。
在数据分析，以及情境模拟方面，强调企业内各相关部门的协同办公，汇集多方面的数据、设计多因素的情境模拟。在制定决策的过程中嵌入节点设计，便于过程记录，以及后期跟踪。
2.6 秘书领域应用
办公自动化系统在秘书领域的应用主要体现在收发文处理、整理归档、会议组织三个方面。
在收发文方面，主要是利用网络传输，避免传统纸介质办公流程中可能出现的问题，并同时达到节约成本、提高效率的目的。在整理归档方面，除了前文所述的相关功能之外，还需要添加检索、编研的功能。在保存原件的前提下，提升资料调用的速度。在会议组织方面，可以借助办公自动化系统，把人工速记与电子速录相结合，以达到更好的会议记录效果。同时，可以通过网络技术，规避掉传统会议受时间空间限制的缺陷，从而节约会议成本。
3 企业办公自动化系统管理
在企业的日常办公流程中应用办公自动化系统，在为企业增强协同办公能力、提高整体工作效率的同时，也需要针对办公自动化系统的应用加强管理。
3.1 创造良好的应用环境
为企业的办公自动化应用创造良好的环境，首先要在企业培养适宜于办公自动化应用的企业文化。即鼓励企业内部信息共享，改造传统的纸介质办公流程下的企业信息管理模式，建立有利于知识共享的新型企业文化。这也是企业能够在知识经济时代不断发展的关键。具体而言，就是要建立学习型的组织，不仅仅是信息共享或员工培训的形式，而是要强调在办公自动化系统支持的各个领域的日常工作中注重过程学习和团队学习。
其次，是要建立相应的管理基础。引入办公自动化系统之后，企业的办公流程就不再是简单的文档处理或者行政事务，而是要通过信息共享和知识的再利用提高整个企业的协同运作效率。因此，知识管理就显得尤为重要。企业的知识管理意味着企业借助办公自动化系统平台，通过建立知识库、促进员工知识交流、把知识作为资产进行管理。在知识管理框架中，办公自动化系统可以充分发挥其优势，帮助企业提高知识创造和知识转换的能力。
最后，要注重企业的信息积累。信息积累是办公自动化的一个重要基础。通过办公自动化系统的应用，提高企业的决策效能尤为重要。而办公自动化系统处理的对象就是各种信息，因此，要从企业文化和管理基础两方面入手，注重企业的信息积累。除了基础信息、原始信息的积累、归档、统计，还应重视信息分析方法的完善。
3.2 妥善应对系统安全问题
企业在日常办公流程中应用办公自动化系统之后，可能存在的安全问题主要有互联网病毒入侵与传播、黑客信息技术的传播，以及内部信息被窃取。一旦系统出现安全问题，不仅仅会对企业的办公自动化系统造成破坏，更会对企业的运作、甚至经营决策造成风险隐患。
针对这些可能出现的安全问题，首先要对企业员工加强系统安全教育，培养员工注重信息安全的操作习惯，尽量杜绝无意的操作引发的安全风险。提高员工的计算机病毒防治意识，配合硬性的操作规范和有效的监管力度，保证办公自动化系统正常运行。考虑到互联网背景下计算机病毒的快速传播，需要为办公自动化系统安装适用于内部局域网环境的病毒查杀软件。
其次，要在技术上防止非法访问和数据丢失。根据安全级别的不同，对办公自动化系统的表示层、应用层和数据层分级实行安全保护。为此，可以在系统设计时，采取授权控制、数据加密、地址转换等技术，禁止可疑用户访问、在通信节点配备防火墙网关、将可疑的Internet地址屏蔽。在日常的系统管理维护中，要及时为系统打补丁，关闭平时很少用但容易被病毒和黑客利用的服务或端口。同时，要加强数据的恢复功能。在自动化办公系统遭到破坏之后，其数据的恢复程度依赖于之前对于数据的备份。因此，企业的自动化办公系统本身应该制定更为稳妥的数据备份方案，主要包括场点内高速度、大容量自动数据存储、背负与恢复；场点外的数据存储、备份与恢复；对系统设备的备份。
3.3 顺应办公自动化系统发展趋势
随着应用向纵深化发展，办公自动化系统未来的发展趋势将由终端的实际应用来决定。就企业而言，其大的发展趋势是进一步提高企业内部管理效率。具体来说，就是向着便携化、平台化、智能化的方向发展。所谓便携化，就是实现移动办公，在智能手机终端飞速发展的背景下，移动商务已经成为LBS的一大趋势，这与办公自动化系统的未来发展存在紧密的契合点。所谓平台化，即企业内的办公自动化系统会逐渐取消部门间的障碍，最终形成界面统一、账户统一的协同办公平台，使其提高办公效率的特点更为突出。所谓智能化，就是办公自动化系统除了支持传统的信息沟通和信息共享功能外，还支持对信息进行分析、归纳、比较、判断，进而做出相应决策的功能。将管理中“人”的因素融入到办公自动化系统之中。
针对企业中办公自动化系统未来的发展趋势，需要企业在多个方面采取顺应其发展趋势的策略。比如，在办公自动化系统的设计方面，由原来的面相业务的设计思想转变为面向用户的设计思想，使其功能更为人性化。在技术选择方面，选择与世界发展潮流相吻合的技术，以确保系统的负载轻、开放性好、维护升级更为方便。在管理理念方面，要摒弃传统的人际办公的计算机化概念，将知识管理融入办公自动化之中。
4 结束语
办公自动化系统的应用，对于提高企业协同办公的工作效率、实现一体化决策有着基础性的作用，是企业管理信息化的重要组成部分。
在了解了企业办公自动化系统的技术特点以及应用领域之后，加深对办公自动化系统本质作用的理解，进而有针对性的在管理方面进行调整。使企业的管理理念与办公自动化系统的应用环境、应用的安全性，以及未来发展趋势方面相适应。既有助于提升企业管理质量，又可以避免办公自动化系统后期成本居高不下。
参考文献：
[1] 白南石.浅谈办公自动化的现状及发展趋势[J].科技创新，2010（10）.
关键词：工作流；办公自动；Lotus Domino/Notes体系结构；系统设计
中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2011) 03-0000-02
Design of Modern Office Automation System
Deng Na1,Ding Xun2,Tan Xu2
(1.Hunan Vocational and Technical Institute of Modern Educational Technology Center,Changsha410004,China;2.Hunan People's Broadcasting Station,Changsha410007,China)
Abstract:With the demand of nowadays office automation system,completely analysis each key link of the work flow,and chose Lotus the Domino/Notes architecture to be the platform who had the sole construction documents database and the electronic mail system,automated and the standard Web service,the application and development environment.Take some university hypothesized work system as the example,has made the system design and the network topology plan,and finish the office automation system design finally.
Keywords:Work flow;Office automation;Lotus Domino/Notes architecture;System design
一、前言
如今办公自动化系统已经逐渐在各大企业、高校里面普及了，它是整个办公系统信息流通一个重要枢纽[1]，随着社会需求的发展办公自动化系统也在一代一代的更新，目前办公自动化系统已经从最原始的纯的数据处理走向信息处理[2]，信息处理的好处就在于内容包含更丰富，信息量大，而其新的软件平台也提供能很多实时性的操作，所以现在的办公自动化的研究是信息处理向知识处理的飞跃[3]。
在工作流的基础上，并且借鉴许多企业办公的程序，如今各大企业部门信息化发展的速度惊人，一个高效合理的办公系统是一个良好企业的经济保障，一个完备的工作流系统应该具备诸如日历、公文、公文归类、群讨论的功能，Lotus Domino/Notes为平台能胜任开发出一整套适合日常行政办公部门，设计一套虚拟的大学办公自动化系统。
二、办公自动化的概念及其定义
从1993年开始，随着办公自动化的需求和当时的软件开发环境的支持，国际工作流管理联盟同时也成立了，这标志的办公自动化的技术已经开始步入较为成熟的阶段。为了规范工作流产品，国际工作流联盟实施了一个统一的规范，将办公自动化系统相关的术语、体系和结构对应的编程方面的内容制定了一套标准。工作流管理联盟对办公自动化系统的定义是：工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程，它根据一系列过程规则、文档、信息或者任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。图1显示了与办公自动化相关的基本概念及其联。
三、Louts Domino/Notes群件系统介绍
现在的软件开发办公自动化平台的软件主要是Domino/Notes平台，因为它包含了下列几项核心技术：
1.非结构化数据库技术
2.自带开发工具，提供高效开发环境技术
3.完备的电子邮件技术
4.知识管理技术
作为一种先进的独特架构的Lotus Domino/Notes具备文档数据及Email系统，而其为办公自动化提供了标准的Web服务和想对应的应用程序和开发平台，为实现企业级的知识储备管理和信息集成环境提供了基础，Lotus Notes特点就是支持群组工作及群件，同时也能胜任一群人在不同的地区协同操作，被称为开放式的信息共享平台。他的组成包括一系列的基于适应通信基础设施的文档数据库，另外他还同时兼有分布式储存和通信的特点。
四、虚拟系统设计
现在根据我们单位的情况，结合现在办公自动化的需求针对本校建立了一套虚拟的工作流系统，本校的办公设置主要包括二级学院、教育管理、人事、财务和后勤部门，办公自动化系统的目的就是完成部门间的上传下达、公文传递和信息交流沟通，提高整体的办事效率。
本校办公系统的组织结构如图2所示
现在主要从整个系统的可靠性、易扩展性、易管理性和高安全性这些方面制定系统的设计规划，下面是一个初步的方案。
现在设计的整个办公自动化系统都是建立在NT平台之上，结合性能稳定的Windows NT 4.0做网络操作系统，基于TCP/IP协议，系统中的各个节点的IP地址和发送站的IP地址在不同的一网段中的时候，可以经网关路由器激活，将信息包传送到其他的段的地址进行查找。
五、小结
通过对本校各部门的需求收集，采用Lotus Domino/Notes作为整个系统的应用开发平台。Domino本身就是具备集成通讯、群组协同工作及Web相关开发应用服务器的平台；而Lotus Notes提供的是一种非常先进的设计架构，集成了文档数据库，使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息，使得处理公文、邮件、文档等这一类的非结构化信息非常方便；Notes的复制功能是两个服务器之间保持同步；另外，其集成化的开发环境、强大的电子邮件系统也是促使我们选择LotusDomino/Notes作为应用平台的原因。
参考文献：
[1]李长树.办公自动化系统的设计方法与实施策略.计算机应用研究,2000,7:47-50
关键词：办公自动化；计算机技术；应用
社会主义经济发展的稳定发展，为促进计算机技术的进一步发展提供了动力支持。网络信息管理不仅拓展了办公技术的信息应用结构，而且可以提高办公效率，节约办公时间，保障办公质量。对计算机在办公自动化中的探究，将推进我国社会整体办公效率的提高。
一、计算机技术的发展与创新
在20世纪至今的不断变革发展中，计算机技术已经逐步形成了相对完善的技术发展体系[1]。计算机技术一方面建立独立的运行系统，能够进行数据、文字、图片的管理，实现信息资源的综合性处理；另一方面，计算机技术通过以太网建立网络空间，实现不同领域之间的资源共享，提升了信息资源的应用效率，是推进社会交流与发展的动力之一。实现计算机技术在办公自动化中的应用，可以实现办公领域数据存储结构性、系统化管理，是推进我国社会整体模式智能化发展的有效途径。
二、计算机技术在办公自动化中的应用
（一）数据管理系统化
计算机技术在办公自动化中的应用，是新科技手段在社会发展中综合应用的重要体现。实施计算机技术在我国办公领域中的应用，可以推进我国整体办公数据处理系统化发展，计算机信息技术处理采用程序系统进行数据处理，当计算机程序接收到处理信息的“命令”，系统就会从数据中直接进行信息搜索，大大提高了办公数据处理与应用的实际效率。此外，计算机系统化处理，对进行办公处理的相关信息进行暂时性保存和长期保存处理，办公各个部分的交流与处理主要依靠计算机内部程序完成，信息结构的存储与应用的综合性增强，为推进我国办公效率一体化发展提供技术保障，是现代技术提高工作效率的直接体现。
（二）信息资源广泛化
计算机技术在办公自动化中的应用，可以实现计算机信息资源广泛化发展。计算机通过网络系统，建立虚拟信息处理空间，并将网络中相关数据进行处理，完善传统办公自动化控制，解决办公数据应用资源相对狭隘的应用情况[2]，计算机网络结构的拓展，可以实现我国整体经济运行模式的综合性发展，实现了现代办公资源信息结构的自动化更新。此外，推进了现代办公自动化处理的参考资源进一步丰富与拓展，办公管理理念也随着计算机自动化的应用得到拓展。例如：层次化管理理念，绩效管理等理念的综合性应用，为社会办公自动化的深入性提供正确的发展理念的引导。
（三）办公途径多样化
计算机技术在办公自动化中的应用，体现在办公途径多样化发展。传统办公水平的应用管理，是人工管理为主的办公管理模式，办公数据处理的准精确性低，办公的地域性特征明显，这种办公处理模式，是社会办公发展中形成的初级阶段。随着社会生产效率的提高，传统的办公模式已经无法满足人们的需求，实施计算机技术在办公领域中的应用，可以将办公模式逐步实现模式多样化发展。网络络虚拟空间办公等多种形式的办公手段综合性应用，例如：实现计算机技术在自动化办公中的应用，实施办公形式地域性办公与网络办公相结合，不仅大大提高了办公的效率，同时也为现代办公结构自动化管理提供了新的探索发展空间，提高办公的整体效率，为企业的经营与发展提供更加广阔的经济效益空间。此外，计算机技术在办公自动化中的应用，实现了无纸化办公，降低企业运行的经济成本，也符合现代绿色办公，流程化、高效化办公的发展新理念，是现代办公整体转型发展的新趋势。
（四）办公管理科学化
实施计算机技术在自动化办公领域中的应用，实现了现代办公科学化管理，计算机网络结构庞大，在自动化办公中的应用，更是拓展了技术应用发展空间。一方面，计算机技术的应用，实现了办公流程控制与管理的结构性提高，办公内容的科学性发展，提高办公效率，达到计算机技术在自动化应用的作用；另一方面，计算机技术的应用，完善现代办公的制度管理，包括员工日常考勤部分，绩效管理部分都可以在计算机程序中得到完成，推进我国社会办公管理系统自动化控制，大大提高了现代办公的整体协调性。例如：某企业实施办公自动化中应用计算机技术，采用计算机自动管理日常考勤，绩效考核、企业人才培养等领域的管理系统化管理，大大提高了该企业的日常管理的科学性，实现企业办公整体协调性增强的目的[4]。
三、结论
计算机技术在办公自动化中的应用，符合社会整体逐步实现自动化的发展新趋势。结合计算机基本特征，对计算机技术在办公自动化中的应用进行简单分析，优化计算机技术在办公自动化中的应用水平，推进新科技的创新应用。
作者:陆一鸣 单位:石家庄市第二中学
参考文献：
[1]常学洲,朱之红.计算机信息处理技术在办公自动化中的应用研究[J].软件,2014,02:93-94.
[2]李芹娥.计算机技术在办公自动化中的应用研究[J].电子技术与软件工程,2014,11:193.
在网络化和自动化时代中，办公自动化系统的应用为政府部门提高办事工作效率和质量提供了极大地帮助。所以做好政府办公自动化系统的设计和应用工作研究，是政府办公工作的质量和效率进一步提高就成为了我们研究的重要课题。
【关键词】政府部门 办公 自动化系统 设计 应用
随着数字化和自动化技术的不断进步，各类自动化办公系统的使用为企业、各类单位、院校等办公工作水平和质量的提高提供极大地技术支持。特别是在政府工作范围内，自动化系统的采用为政府机关办事效率和水平的发展提供了极大的帮助。所以做好这项工作的设计研究工作，使系统可以更好的在办公工作中得到很好的应用，发挥出更大的效果，就成为了我们的重要研究课题。所以我们必须做好这一课题的研究工作。
1 系统的设计工作要求
在系统的研究工作中，设计研究工作是研究的首要问题。以为好的根据实际工作设计出的系统才能保证工作的顺利完成。只有充分的了解了办公系统的设计目的才可以真正的做好办公系统的设计工作。在现在而言系统的设计主要包括了以下的几点设计工作。
1.1 子系统设计要求
在进行设计研究工作时，首先要进行的是对于办工子系统的设计工作。在这项设计工作中，针对政府办公的特殊要求，在设计工作中除了一般办公自动化系统所具有的设计要求外，系统在子系统设计上还应以下的设计要求。首先是在公文办理的收文子系统的设计工作。因为政府办公工作所需要的公文在实际工作中具有特殊的文件性质。所以在政府系统的收文工作中必须针对公文的不同种类和上行文、下行文、平行文不同行文方向的文件进行自动的分类和处理工作，自动完成文件的收取工作。其次是发文子系统的设计工作。在发文子系统的设计中，要求对于公文从文件根据公文的特殊格式进行成文工作，到文件的会签、登记、签发，最终到文件的印刷、分发等环节的自动化完成。最后是在档案子系统设计中。由于政府办公工作对于档案的特殊要求，所以对于政府系统中的档案子系统的设计要求具体更高的设计要求。
1.2 办公自动化系统的安全设计
在政府办公工作中对于保密性的安全要求是很高的，这是政府部门的工作特点决定的。正是因为这一点，在政府自动化办公系统的设计工作中，对于系统安全的设计要求就显得极为重要了。在系统的安全设计中主要包括了网络防护、电脑防护和保密防护三个重要内容。网络安全防护设计指的是来自于网络的木马、病毒等安全问题的防护设计工作。电脑安全防护设计指的是针对电脑内部的软件、硬件系统的安全问题的防护设计工作。保密安全防护设计指的是针对系统内具有保密性质的文件在防泄密工作中的防护设计工作。只有做好这三项安全的设计工作才能保证自动化办公系统不出现安全问题。而做好这三项安全防护技术就要求安全设计人员必须结合新型的信息安全技术和政府部门的实际情况进行设计。
1.3 办公自动化系统的开发平台和运行环境设计
政府部门在系统要求上应该使用最高级的开发平台和运行环境。现在的政府系统一般都采用的是一个集工作流、通讯、和安全等多种计算机开发技术合与一体的群件系统，是办公自动化解决方案的首选。同时在自动化办公系统运行环境设计时，Lotus服务器端支持AIX，NT等，客户端支持Windows7及更高级的系统 。
2 政府办公自动化系统的应用
在政府办公工作中，对于自动化系统的实际应用工作从1998年前后就开始了试运行工作。在十多年的应用工作中，政府办公自动化系统的管理人员对于系统的应用工作进行了认真而详细的研究。在实际工作中对于办公系统的应用应做好以下的几点工作。
2.1 加强对自动化系统技术的研究和保障工作
在政府系统的技术更新工作中，利用新型技术更好提高政府的自动化能力是做好自动化技术的应用工作的重要内容。所以在政府系统的技术更新工作中，及时的采用新型技术整体的技术发展提供帮助就成为了自动化系统应用工作的重要内容。同时在政府系统的运行过程中，系统运行的技术保障工作也很重要。所以在技术保障工作中，加大政府部门的工作力度，确保自动化系统的正常日常运行就变得很重要了。
2.2 做好资源的投入工作
在政府办公自动化系统的应用工作中，需要政府投入极大的建设资源。这些资源包括了以下的三点内容。一是大量的财力资源。在办公自动化系统的应用工作中，从设计工作开始到建设、使用，维护等一系列的工作都需要政府部门投入大量的财力资源。对于部分政府部门而言，这些财力资源的投入是很大的经济负担。二是优秀的人力资源。在政府办公自动化建设运行工作中，需要优秀的人力资源加入到系统的维护和保障工作中。这些人力资源的投入对于政府部门而言也是极大的一种负担。三是配套资源的建设。除了以上的两项资源投入外，对于与办公自动化系统应用相关的配套工作相关的资源投入工作也是很重要的资源投入工作。如政府部门的局域网络建设、与办公自动化系统配套的新型办公办公软件的开发和引进工作、政府计算机硬件系统的升级工作、配套的制度建设工作等工作的资源投入也是很重要的。
2.3 做好系统管理使用人员的培训工作
在政府办公自动化系统的应用工作中，除了需要优秀的系统维护和管理人员外，对于系统的日常使用者即政府日常工作人员的要求也有所提高。在这种情况下，要做好办公自动化系统的应用工作就必须加强对于系统管理使用人员的培训工作。这种培训工作包括了工作人员的入职培训、在岗的职业技术培训、技术更新后的技术培训等培训工作。培训的内容包括了计算机技术的使用、系统的使用和需要注意的内容、自动化办公技术的理论等内容的培训。只有很好的完成以上的培训工作，才能很好地保证系统的使用和管理人员真正的使用系统，发挥出系统的工作技术优势。
3 结束语
利用办公自动化系统的设计和应用工作，在政府部门内积极地推广办公自动化系统的使用，提高政府部门的工作质量和效率是一件具有实际工作意义的重要工作。所以做好这项工作的理论和实践研究工作，使之真正的发挥出应有的作用，就成为了政府管理工作者和办公自动化研究工作者的重要研究工作。
作者简介
卫旭（1979-），女 ，锡林浩特市人。现供职于锡盟节能监察检测中心，主要从事计算机应用工作。
1 计算机技术发展的历史和现状
1.1 计算机技术发展的历史
1946年世界上的第一台通用电子数字计算机是由美国研制出来的，到了20世纪的60至80年代，政府和科研机构以及一些企业才开始在日常的事务管理中应用计算机技术，因特尔处理器的发明进一步促进了计算机的普及，直到1982年世界上首台个人计算机最终诞生，而且相对于以前成本降低了好多，随后计算机则开始普及到一些小公司或者是一般家庭中。到目前为止，计算机的发展逐渐的渗透到社会生活的各个方面，丰富和发展了人们的社会生活的同时也促进了社会文明的进步。
1.2 计算机技术发展的现状
随着经济的发展和科研技术的进步，计算机技术取得了令人瞩目的成果。计算机的操作系统发展经历了机器语言、程序语言、简单操作系统和Windows操作系统，运行的速度得到了极大的提升。未来的计算机性能逐渐的向着微型化、网络化、智能化和多元化的方向发展，而光计算机、量子计算机、化学计算机和生物计算机目前正处于研制的初级阶段，但是相信有着极高的可期待性。随着科学技术的进一步发展，计算机将向着专门化和综合化、突破性和深入性以及多领域性方向发展，这种新型的计算机技术将会在计算机领域内引起一场新的革命。
2 办公自动化概述
办公自动化是实现办公中的自动化和智能化的重要手段，是建立在计算机信息技术之上的运用现代通讯技术的一种办公手段。办公自动化需要人与计算机信息系统的配合，才能综合的提高办公的效率，节省办公的时间。办公自动化属于一种新型的办公体系，主要包括信息传输、图像、文字处理以及数据的处理和分析等内容，需要人机的有效配合，从而得到一种高效率的状态。
3 计算机应用于办公自动化的意义
办公自动化系统充分的李永乐现代信息技术带来的优势和便利，不断的取得进步和发展，而计算机在办公自动化中的基础作用也随着办公水平的提高而逐渐显现出来。将计算机应用于办公自动化，更好的实现了人机信息的有效处理和有效的结合，极大的提高了办公效益。计算机应用于办公自动化的意义具体体现在下面几方面：
3.1 优化了现代办公的环境
传统的办公环境受到很多的条件限制，其中空间对办公环境的限制尤为明显，而且空间限制容易造成办公室内的工作压力大，气氛紧张。但是计算机应用于办公中就很好的改善了办公的环境，在办公空间上扩展了很多，优化了办公环境，办公人员不再像原先那样需要埋首于大量的数据报表中，也不需要将一封邮件从这个办公室送到另一个办公室。办公人员可以直接通过计算机网络分配工作，在计算机上对数据和报表进行分析和整理。计算机在办公人员之间搭建了一个便利的交流平台，缓解办公中的紧张气氛，提高办公效率。
3.2 降低了人力资本
传统的办公模式中对办公人员有着极高的工作要求，一方面体现在工作量上，另一方面体现在工作能力上。但是随着经济的发展，现代办公的范围在不断地扩大，办公的信息量也在不断的增加，如果仍然采用传统的办公模式，企事业单位为此就需要聘用更多的劳动力成本来满足工作的需要。但是计算机应用于办公自动化，就会提高企业的办公效率，减少企业的成本投资。
3.3 激发办公人员的创造力
计算机应用于办公自动化能够为办公人员提供一个更为开放和自由的办公环境，企业的办公变得流程化、规范化和标准化。传统的办公模式会造成办公人员工作压力大，长期会觉得繁杂、刻板和单一乏味。但是计算机应用于办公自动化，减少了办公人员的工作量，办公人员由更多的时间和精力去完善工作方法，从而提高创新的能力。计算机应用于现代办公自动化中，解放了办公人员的思维，从而激发其工作热情和积极性。
4 办公自动化中的计算机技术应用
办公自动化中的计算机技术应用主要体现在办公自动化中的文字和数据处理技术的应用，比如Word、WPS等计算机编辑排版工具主要用于文字的排版处理、版式设计和复制打印之类的办公活动；而办公自动化中有关数据的处理技术的应用工具主要有Excel，工作人员可以在计算机上直接完成对表格的制作、处理和设计等操作，从而实现了办公自动化中的表格处理环节的自动化；多媒体技术在办公自动化中的应用，主要体现为图像处理、语音传真、综合业务数字网等办公业务；计算机网络技术在办公自动化中的应用，比如视频会议，可以通过多媒体网络进行面对面的交谈进行办公，然后通过计算机进行汇总和打印最终决议的可行性报告，这种方式可以允许一人参与许多不同的会议，那么就会节省很多的费用和时间；综合上面的办公自动化中的计算机应用的情况，都能够极大的提高工作效率。
5 办公自动化进程中计算机技术应用的应对
办公自动化进程中计算机技术应用的应对主要体现在以下几方面：
（1）随着计算机应用领域的不断扩展，各行业为了适应时展的要求，对从业人员的操作计算机水平的要求势必要提高，那么计算机应用的等级就相应的需要提高。在实际工作中要结合社会的需要，将理论与实践相结合，并重进行培训，一方面提高了办公从业人员的素质和工作质量，另一方面也满足了社会进步和发展的需要，促进了整个社会的进步和发展。
（2）由于目前的许多企事业单位的领导和决策者对计算机的应用缺乏足够的认识，加上财力的限制，直接导致了应用计算机软件所产生的效益的滞后性，说明我国目前国内的办公自动化的计算机软件应用方面还存在着不足之处，比如计算机的购买和硬件的投资以及办公人员的培训等都无法满足当前社会发展的需要。
（3）国外的一些商品化的计算机办公软件虽然在开发和实践应用中有着较为先进的优势，但是购买费用昂贵以及其应用环境的差异，进入国内并不能充分的发挥其应有的功能。所以在选择计算机软件时要充分考虑其适用的条件和应用环境以及具体行业的系统性能要求，从而建设完善适用的办公室自动化管理体制。
（4）目前由于现有的计算机人员的素质层次不齐，对于使用计算机软件所需要的计算机理论和操作知识以及外语基础的掌握程度不同，严重影响了计算机技术办公自动化在实践中的应用和推广。为此应该对办公人员进行专门化的培训，使其具备一套先进的适用技术手段，保证办公活动中的业务需求。
（一）连接
通过OA软件将分散在局域网和Internet上的各级组织与个人连接起来，形成一个依托于网络而存在的虚拟集中式办公场所。
（二）沟通
及时进行信息的交流与共享，例如消息提醒、邮件通讯、新闻公告、知识共享等等。沟通是协同工作的基础。
（三）协同
以工作流管理为线索，将人员、信息等各项资源按一定的规则组合起来，共同处理一组事件。同时，建立起各个异构系统之间的关联系统，将各类管理数据进行抽取、转换，参与流转。
（四）监控
工作过程的监督与控制、工作流程状态、处理时限等都是监控的内容之一。
二、办公自动化软件的管理价值
增强管理执行力是办公自动化软件的管理价值体现。从管理学的角度看，办公自动化软件的价值主要是规范流程、加强沟通以增强管理执行力。在实际应用过程中，办公自动化软件的管理价值体现在以下四个方面。
（一）建立内部通讯平台
平台上的员工通讯录、在线交流功能使工作信息得以及时的传递，保障工作的顺利进行。
（二）建立信息平台
公告、调查、讨论的让信息准确无误地传递到各个用户。
（三）实现工作流转的自动化
协同流程的建立根据不同的工作对象灵活使用。
（四）实现文件管理的自动化
通过OA办公平台进行电子公文的，在协同工作中设置专门的流程，在文档管理中建立相应的文件夹进行存档、归档操作。电子公文的实施取代了传统的公文传递方式，不仅是传递方式的变革，还是管理意识的改变；除此之外，文档管理还可以进行文档的共享和借阅，方便地实现了知识的共享。
三、办公自动化软件在公司的应用
（一）连接
就厂区而言，公司下属厂、机关处室地理位置较分散，不方便报告、文件等资料的递送和传阅。使用了办公自动化软件后，将分散在局域网的各个分厂和机关处室的电脑连接起来，在厂区形成了一个依托网络而存在的虚拟办公场所。
（二）沟通
通过办公自动化软件办公平台的在线交流、信急提醒(收到新的协同、有新的公告均会有一个红色的信息提示弹出)功能可以及时地将最新的信息告知该平台的每位用户。及时的信急沟通为办公的顺畅打下了坚实的基础。
（三）协同
协同是网络办公的有力体现。协同工作的要素:流程、事件名称、事件内容。以定义工作流程的方式将事件传送给接受者。在编辑事件内容时，使用者进行文档格式编辑。若文档内容需要修改，办公自动化软件办公系统会自动显示修改痕迹(如修改的内容、时间、修改者的姓名)。
（四）监控
监控是协同工作的有力保证。办公自动化软件办公是通过定义工作流程进行流转的，协同的发起人可以通过查看流程的节点流转情况来监控事件的处理过程。在协同事件建立时可以进行事项跟踪的设置。
四、办公自动化软件的应用体会
首先，使用该软件后使管理工作变得轻松。原因有三:(1)信息流通快，以前两三天处理的一个报告，在平台上可以压缩在1h内完成(2)文件和工作都被自动、有序的流转，在办工作、待办工作清晰明了，相当于给使用者安排了一个虚拟秘书，大大减少了工作量;(3)信息平台使无效会议减少。
其次，协作性、灵活性显著提高。20世纪福特汽车创始人首先倡导的专业化分工的产业模式是一个伟大的创新。但在专业化效率日渐提高的今天，部门和部门、环节和环节之间协作效率高低就成为组织提升整体竞争能力新的驱动因素。办公自动化软件不仅能够帮助企业建设无边界组织，消除企业的信息死角，成为企业上下左右沟通剂，而且提高了企业部门间的协作能力，增强了团队精神。
第三，提高了管理效率。在办公自动化软件平台上，可以了解每项业务、每个职员的进度和状态，了解哪些地方、哪个环节有改善的余地、挖掘的潜力，借此提高组织的工作效率和管理效率。
第四，规范性增强。在办公自动化平台上，人的意志无法改变程序运行，一切都得按照既定规则、公司制度进行。同时，杜绝了越权操作，防范了经营风险，增加了监督性。
最重要的一点是实现了知识管理。文档管理自动化可以使优秀员工的思想技能不断积累；能即时管理、更新每个部门的各种资料(如客户资料)，使企业最大限度地降低人员离职时所带来的人事成本。
五、结束语
第二次浪潮的到来使得对效率的追求正在演变成整体竞争能力的衡量标准。科技的进步使得企业可以借助计算机技术提升效益。ERP实现企业的资源效率，则务软件实现企业的资金效率，办公自动化软件则提升企业的信急效率、协作效率、办公效率和管理效率，成为组织提升整体竞争能力的必需品。
在现在教育的发展过程中，计算机技术贯穿整个办公室自动化的众多环节，为相关校园内的发展起到重要重要推动作用，但就目前我国办公自动化的发展现状而言，仍存在不足之处。本文就办公自动化环境下计算机信息技术应用存在的不足予以阐述，进而提出相应的办公室计算机应用的几点策略。旨在推动我国教育方面办公自动化的不断发展，实现教学效率最大化。
【关键词】
办公自动化；计算机信息技术；存在问题；应用策略
前言：
随着我国信息社会的不断发展，计算机技术被各校园内广泛应用，进而实现办公自动化的全面发展。办公自动化主要是指在办公室中构建完善的自动化信息处理系统，并由教职员工完成对其进行维护、更新、收集等工作，从而对办公室的各项工作环节予以有效连接，这对有效提高校园内工作效率、促进校园内全面发展有着重要意义。
一、办公自动化环境下计算机信息技术应用存在的不足
1.1教职员工素质较低
目前，我国的校园大部分为中小型校园，由于中小型学校园内普遍存在规模较小，资金有限等现象，在其招聘职工的过程中，为节约学校财政支出，对应聘者的综合素质要求较低。因此，大部分教职员工对计算机操作不熟练，这样的情况不但导致计算机功能发挥受限，也使实际工作量增大，校园内办公自动化难以全面实施。同时，有些教职员工的道德素养也有所欠缺，致使校园内部文件流失，对校园内的发展产生严重不良影响[1]。
1.2办公室缺乏科学管理制度
在校园内实现办公自动化的过程中，不仅要求充分应用计算机信息技术，也要求校园内实施科学的管理制度为其做保障。但我国大部分校园内对办公自动化重视度不够，校园内对计算机的运用和管理基本流于形式化，这不仅对制约了校园内对计算机应用的发展，也直接影响了校园内效益的提高[2]。
1.3办公室工作环境差
办公自动化对于工作环境有一定要求，良好的工作环境能保证计算机技术的功能得以充分运用，但就大部分学校而言，其对计算机技术认识不足，导致办公自动化应用的环境较差，校园内工作效率也随之下降[3]。
二、办公自动化环境下计算机信息技术的应用策略
2.1提高教职员工素养
在计算机技术的不断发展过程中，办公自动化也得到了高速的发展。计算机技术在办公自动化应用中，教职员工良好的工作素质是很有必要的，同时也是计算机技术在办公自动化中的核心。提高教职员工的的整体素质，校园内可以采取定期培训的形式，加强教职员工对计算机办公技术的掌握，对办公软件和系统全面且细致的掌握。另外，校园内还可以高薪聘请专业的计算机教职员工，这些专业人员可以带领其他的教职员工中一起努力，为校园内的发展起到了重要的意义，在一定程度上也提升了校园内效益[4]。
2.2强化办公室管理制度
在计算机技术运用到办公自动化的过程中，教职员工应当对计算机技术进行行之有效的选择，并根据实际情况制定完整的办公自动化管理制度，让计算机技术在办公自动化的应用运行中有据可依。校园内要根据计算机的应用形式，从不同的角度充分考虑办公自动化的构建制度，将计算机技术的优势和功能得以最大化的发挥。另外，校园内还可以结合一下国外的先进技术、工作经验和管理制度，以为更好地强化办公室的管理制度[5]。
2.3改善办公室运行环境
想要高效地发展校园内的经济效益，就要先构建良好的办公自动化运行条件。校园内应当结合自身的发展特点和情况，在办公自动化的系统中，适当的安装防火墙和杀毒软件，这样可以对办公自动化在运行的过程中进行全面的管理和检查，为计算机技术的使用创造了良好的运行环境。
三、结论
综上所述，本文对办公自动化环境下的计算机信息技术进行了分析和探讨，根据校园内的时机情况提出了一下建议性的意见。随着我国现代化的不断发展，我国教育事业的发展也出现了新的方向和机遇，因此，在这样的发展状态下，校园内应当重视计算机信息技术的全面利用，将计算机信息技术的功能充分发挥出来，利用多元化的形式，不断提高教职员工的综合素质，构建完善的办公自动化体系，在有效提高校园内发展的同时也更进一步的促进了我国社会经济的发展。
作者：贾宁 单位：日照市卫生学校
参考文献
[1]钟玲.办公自动化中的计算机技术应用[J].信息与电脑(理论版)，2016，(04):64+66.
[2]张洪.基于应用型创新人才培养的实践教学改革探究[J].现代教育技术，2015，(10):119-125.
[3]张永春.计算机信息处理技术在办公自动化上应用策略探讨[J].数字技术与应用，2015，(07):205.
【关键词】办公自动化 信息化处理技术 应用分析
在现代化办公需求下，如何更好地提升各类数据信息处理能力，这已经成为了现代化办公所面临的一个重要需求。在系统化、复杂化的形式和要求下，计算机办公自动化的出现和应用，有效地满足了相应需求，并且对传统信息处理手段进行了改进，在提升效率和效果的同时，也大幅度降低了时间成本、人力成本以及物力成本，是现代化办公体系构建的核心。
1 计算机办公自动化技术的分析
作为当前新的办公方式，计算机办公自动化技术的出现和应用逐渐受到了更多的认可和关注。计算机办公自动化技术的应用，通过构建一套以计算机技术和网络技术为核心的现代化办公体系，实现了对各类信息的存储、传输、操作等多方面的需求。在当前技术不断发展的过程中，计算机办公自动化技术在应用上展现了更多的优势，同时伴随着更多新技术的发展和完善，也实现了更多的功能。通过计算机办公自动化技术的应用，让办公活动的开展更加明朗、清晰、简洁和效率，同时对传统的办公体系和模式进行了优化和调整。
2 计算机办公自动化技g应用
2.1 信息
通过对计算机技术的应用，企业可以依靠一个信息化的平台，结合网络技术来实现对信息的和内部信息的交流。在现代化企业内部办公工作开展的过程中，如何确保信息的流畅、快速、高效、及时流通这是非常关键的。在信息的过程中，计算机办公自动化技术的应用，实现了对相关需求的及时响应。例如，在办公内部的OA系统当中，员工可以在其中自身工作中的一些意见建议，进行技术交流。通过OA系统，企业的管理者也可以对于相关的公告进行。员工也可以通过OA系统来对于企业内部的具体经营情况和动态进行掌握了解。内部信息和交流是办公自动化发展中的重要一部分内容，同时也是计算机办公自动化技术应用的重点。通过对内部信息沟通渠道的构建，可以在企业内部打造一个更加高效的信息交互流程，这样整个内部管理行为就会更加高效、准确，同时对于市场的控制效果也可以得到更好地提升。
2.2 数据的处理
对于办公自动化来说，新技术的应用也从多个角度，对于数据的处理需求进行了实现和满足。例如，在对于数据进行分析的过程中，我们可以利用数据库软件，对于办公中相关数据进行调用、分析、删除、修改、查找等操作，同时也可以结合需求对数据进行输出处理，这样数据既可以实现独立分析，同时也可以满足多方面的应用需求，对于提升办公效率也是非常有帮助的。对于文字处理的需求上，通过计算机系统的相应文字处理软件，可以更加规范快速地进行文字信息内容的编辑、存储、删除以及修改，同时也可以进行打印和发送等操作。相关软件在应用中对办公过程进行了更好地简化，同时操作上也十分便捷，具有良好的工作效率。在对于表格文件的处理上，相应的软件系统个也可以提供支持，同时对于数据采取各种不同更多函数运算，提升了对表格数据的处理能力。
2.3 多媒体处理
计算机信息技术在应用的中，对于视频文件、语音文件、图像文件等进处理上也有着明显的有事。例如，利用图片处理软件，可以对办公中需要的各类图片内容进行处理，利用打印机和扫描仪进行输出输入，实现对纸质文件数字化的转变。
2.4 远程会议
远程会议是计算机办公自动化技术应用的另一个重点和体现，可以对传统的会议方式和内部沟通交流方式进行改变。通过远程会议，可以利用网络来对于不同空间的人进行连接。通过一个远程的网络化平台，不同人员可以在同一时间进行沟通和参与会议。这种技术的应用，突破了时间和空间方面的限制，同时也对于会议成本进行了降低，提升了会议效率。每一个成员都可以利用网络来对自身的意见和简洁进行表达，这样对提升整体办公效率也是非常关键的。
2.5 文件处理
在计算机办公自动化技术应用的过程中，通过对文检工作站进行构建，可以让办公中所需要的各类文件得到更加高效、可靠的管理，对提升办公自动化开展效果也是非常有效的。通过计算机信息化系统，构建一个文件处理平台，再利用网络对工作站进行连接，每个工作人员都可以连接到工作站当中。例如，员工A可以在工作站中对于一份合同材料进行编辑，员工B可以直接在工作站中进行修改和审查，员工C则在确认A和B完成自身编辑修改操作之后，提交进行下一步的审核。这种文件处理方式，也可以让内部工作流程更加透明，同时也减少了个人人为因素对于文件资料的影响，提升了文件资料的安全性。
2.6 协同工作
计算机办公自动化技术应用中，可以构建一个更加高效的协同系统。内部的审核工作、邮件、通知等都可以通过协同流程来进行完成，同时不同权限的人员在不同层级进行处理。办公自动化系统该应用上，也可以让系统的功能得到不断地眼神和扩展，可以适应企业不同业务流程的实际需求。另外，对于流程执行的过程中，也可以实现实时追踪，对紧急事件审核过程可以更好地进行督促，这对于优化内部办公效率，提升协同水平都是非常关键的。虽然每个企业内部的流程都存在着不同的差异，但是通过对计算机办公自动化技术的合理应用，可以更好地满足不同业务流程的需求，让内部协作更加顺利、可靠。
3 结束语
总之，对于现代办公需求不断提升和发展来说，计算机办公自动化的应用已经成为了重要的发展趋势。通过构建信息化的办公环境，可以更加高效、快捷、准确、低成本地完成各类问题的处理，同时也保障了信息的安全性和可靠性。对现代企业发展来说，计算机办公自动化技术的应用，也大幅度降低了内部的经营管理成本，保证了办公效率。
参考文献
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作者简介
崔健（1979-），男，天津市人。大学本科学历。现为天津三星电子有限公司公司助理工程师。研究方向为电子企业办公自动化。
