时间：2022-04-02 07:45:46
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
高校档案管理部门必须要重视电子档案管理技术的应用，保证可以提升电子档案管理工作效率与质量，逐步解决电子档案管理中存在的各类问题，少其中存在的各类问题，逐渐提升其发展效率，增强高校档案管理工作效果。
1 高校电子档案分析
当今时代，科学技术迅猛发展，在信息化、现代化建设步伐加快的今天，办公自动化和电子政务已应用到各个行业领域中。无纸化办公掀开了电子文件与电子档案管理工作的新篇章。目前各高校基本已普及运用办公自动化系统，电子文件的产生已然是高校政务信息的主体，也是高校办公过程中的主体。电子文件对传统纸质文件的大量取代，给高校档案管理工作带来了新的挑战。如何应用现代的科学技术，做好电子档案的管理，成为我们面临的新课题，亟待我们在实践工作中不断研究、探索和总结，本文就此做一探讨。高校电子档案是按照相关规范对凭证信息或是高校历史背景等进行把偶才能，利用电子形式对其进行处理，生成电子文件。电子档案与电子文件不同，电子文件在实际储存的额过程中，可以完全代替纸质的档案，并且与电子档案共存。
2 高校档案管理中电子档案管理问题分析
目前，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，还存在较多难以解决的问题，无法提升电子档案管理效率与质量，难以提升高校档案管理效果。具体表现为以下几点：
第一，工作量较大。一是档案工作人员需要对大量电子文件进行鉴定，只保留有价值的文件进行保存，在实际工作期间，会耗费大量时间和精力；二是因缺乏相应的电子档案管理数据库、服务器等设备，大部分高校的电子档案管理沿用传统的物理存储方式，保管方式落后，整理强度大，不利于检索利用。
第二，电子档案管理信息化程度较低。我国高校档案管理人员开展相关工作，经常会出现电子档案管理信息化程度低的现象，无法利用高效便捷的方式开展相关工作，导致电子档案信息数据利用效率降低[1]。
第三，电子档案标准程度不足。目前，部分档案管理部门在开展电子档案管理工作的过程中，还没有制定完善的标准化管理制度，不能积极应用各类方式提升档案管理标准化程度，难以增强高校电子档案管理效果，甚至会出现一些难以解决的问题。同时，在高校电子档案管理期间，相关工作人员不重视电子档案管理技术的应用，无法提升其工作效率与质量。
第四，电子档案远程传输频繁，存在安全隐患。目前，高校大学生的入学量较大，并且信息量较多，在实际工作过程中，需要档案管理人员做好就业与入学等档案管理工作，这就需要档案管理人员利用远距离传输的方式提升其工作效率，然而，在远程传输频繁的情况下，高校档案信息的流动率逐渐提升，导致出现安全问题。
3 电子档案管理在高校档案管理中的应用措施
在高校?子档案管理过程中，必须要制定完善的管理制度，保证可以提升高校电子档案管理工作效率，增强其管理效果。
3.1 制定安全性管理制度
高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要制定完善的安全管理制度，保证可以提升确保电子档案的安全性。例如：定期对电子档案进行维护与检查，无论是硬件设施还是软件设备，都需要建设完善的网络安全管理体系，保证可以增强其安全性。同时，还要建设网络安全管理人才队伍，使其可以更好的对电子档案安全性进行管理[2]。其次，各高校要高度重视档案管理人员思想政治建设工作，阶段性的开展多种形式的档案安全培训工作，让档案管理人员树立牢固的安全意识。
3.2 树立正确的管理观念
高校档案管理人员必须与时俱进，要树立正确的电子档案管理观念，保证可以提升档案管理人员的思想素养，要有创新的观念、改革的精神、发展的眼光看待电子管理工作中存在的问题与缺陷，在完善管理制度、改进管理方式等方面作谋划。利用电脑及现代信息技术建立电子档案库，利用网络管理等方式和途径，为电子档案管理现代化铺平道路。，逐渐提升其发展效率。首先，档案管理人员利用电子档案技术，保证可以提升电子档案技术的应用效率，增强其发展效果。其次，档案管理人员必须要重视电子档案思想政治建设工作，阶段性的开展安全培训工作，利用各类方式为电子档案管理人员树立安全操作意识，使其可以在一定程度上，熟练掌握操作技巧，进而达到预期的管理目的。
3.3 创新电子档案服务手段
首先，通过各种学习培训，使档案管理人员能熟练掌握电子档案管理业务知识，掌握电子档案管理技术，进一步提升电子档案的应用效率。其次，高校档案管理人员在应用电子档案管理技术的过程中，必须要创新电子档案服务手段，保证可以提升其工作效率与质量。一方面，需要档案管理人员做好电子档案整理工作，对于不合格的电子档案，需要予以重新加工处理。另一方面，档案管理人员需要重视电子档案应用质量，构建媒体与信息整合的服务体系，进而提升其工作效率与工作质量[3]。
3.4 加大电子档案的投入力度
高校电子档案管理工作要实现高效率的信息化管理，就必须加大档案管理资金的投入力度，配备先进的档案管理软件与硬件设施。硬件方面要配备计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机等现代办公设备；软件方面要配备先进的档案管理软件与档案信息利用平台，切实满足电子档案管理工作的相关要求，实现档案存储介质的多元化发展，有效保障电子档案管理工作的稳定性与便捷性。
高校档案管理人员在应用电子档案技术的过程中，必须要加大投入力度，逐渐提升档案管理工作质量与工作效率。在此期间，高校档案管理人员必须要制定完善的电子档案投入制度，逐渐创新其管理方式，进而提升高校档案管理工作效率与质量，加大资金的投入力度，为其后续发展奠定基础。
1.1与纸质档案长期互相并存
纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。
1.2电子档案管理体系尚未健全
目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。
2目前企业电子档案管理中存在的问题
2.1企业电子档案管理规范缺失
一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。
2.2电子档案对载体的依赖性较大
传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。
2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足
目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。
3企业电子档案管理的有效措施
3.1完善企业电子档案管理制度
制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。
3.2整合电子档案与纸质档案同步管理
电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。
3.3采用先进的电子档案管理系统
采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。
3.4注重硬件系统的管理和维护
为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。
3.5注重加强档案管理人员队伍建设
1.电子档案载体的保护
传统纸质档案的载体材料是纸张，而电子档案的载体主要是磁性物质材料，如磁带和光盘等。因此，两者对载体的保护有很大区别。对电子档案载体的保护最重要的是要提供符合磁、光介质的保存环境，电子档案所需的环境温度为17℃-20℃，相对湿度为35%-45%，而纸质档案保存所需的环境温度为14℃-24℃，相对湿度为45%-60%；要避免阳光直射，以免电子档案载体材料发生氧化反应，造成信息丢失；远离磁场，存放电子档案的柜架或金属盒要有抗磁性，以免发生消磁或磁化现象；要避免机械震动，以免破坏数据信息的完整性；存放电子档案的库房内还应配有防腐蚀性有害气体的设施和设备，定时进行机械通风，保证环境通风良好。另外，存放电子档案的档案室要配备防腐、防潮设备，远离释放有害气体的工厂，要定时进行室内通风，保证档案室内拥有良好的空气质量。纸质档案的耐久性可以持续几十年甚至上百年，与纸质档案相比，电子档案载体材料的寿命比较短，一般仅为5-10年。因此电子档案应每5年进行一次有效的安全性检查，包括外观检查和逻辑检查。外观检查，即检查表面是否有污垢、损坏等现象；逻辑检查，即用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验，以便进行有效的修正或更新。电子文件不同于直观的纸质文件，需要借助现代化的办公设备才能读取，其中计算机是十分重要的工具，电子文件的显示、拷贝，电子档案的整理、鉴定、利用等都是在计算机上完成的。因此，为了保证归档电子文件的有效识读，要注意对计算机及其软硬件加强维护和更新。硬件包括计算机、扫描仪、打印机、复印机等；软件包括压缩处理的软件以及电子档案所依赖的计算机技术和数据参数，如音频设备文件等。在电子档案归档时应注意收集其属性标识和相关软件，用视频设备获得的动态图像文件还应注意收集其压缩算法和软件。
2.电子档案真实性的维护
由于电子档案的形成快速便捷，在归档的时间上比较自由，可以在文件处理完成后立即归档，也可以在某一时间周期内归档。为了保证电子文件在传输、处理过程中准确无误，防止信息失真，电子文件在形成过程中要随时进行签名、信息验证和身份验证。由于电子档案是由一套特定的数字代码程序组成的，凡是能接触到电脑的人都可以对其进行修改，为防止非法访问或随意改动电子档案，对电子档案的修改、存储、传输等操作要进行实时登记，并以密码形式防止删改，以保证电子档案的真实性。对于需要签署的文本，可以采用声音批示，以弥补单纯的手迹签名的不足。有时为了保证电子文件不被非正常改动，应采取更严格的安全措施，如开发专门的安全保护软件或者编写安全程序；同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对重要的电子文件制作纸质文件加以保存。将电子档案中的电子文件设置为“只读”状态，也能够保证从计算机上读取到信息而不做任何的改动。每一份电子档案都有自己的相关背景，不仅是业务方面的，也包括相关的政治、经济背景。在保存电子档案时需要将这些背景信息一并保存，这不仅能够有效地帮助以后的利用者了解电子文件所包含的信息内容，也有助于证明该电子档案的真实性。
3.电子档案完整性的维护
在保存电子档案的过程中，为保证档案的完整性，需要把电子档案与其他档案的相互关系、相对位置等元数据一并保存，相关的应用软件也需一并保存，包括电子档案的相关电子图像。随着电子档案数量的不断增加，其所占用的存储空间和时间也随之增加。为保证电子档案的完整性，必须做好相应的备份工作。首先要对所有电子档案进行完整的复制，在以后每次复制时，只需针对上一次完全复制后新增加的数据或修改的数据进行备份复制即可。这样能够避免因每次都备份所有数据信息而造成的存储空间和保存时间的浪费，保证电子档案在保存和恢复时的完整性。由于电子档案依赖于计算机和计算机网络而存在，所以要保证电子档案的完整性必须在这两方面做到万无一失，即将同一电子档案保存于两台以上的电脑中，以防止一台计算机出现故障造成电子档案不完整；同时需将同一电子档案保存于两种以上的网络中，防止某一网络被毁坏，造成电子档案失去完整性甚至永久丢失。正是因为电子档案在载体保护、真实性维护和完整性维护方面存在诸多要求，且比较依赖相关成熟的技术，而纸质档案则可以真实、直观地再现文件的原貌。因此，在一定时期内电子档案不会完全取代纸质档案，两者形成并存发展、相辅相成的依赖关系。同时在档案管理工作中也需要二者相互配合，充分发挥电子档案的效用。
4.加强电子档案安全性的防护
网络的普及极大地促进了电子档案管理工作，因此加强网络安全不容忽视。加强电子档案安全防护主要有两点：一是用法律保护电子档案的信息安全，增加法律意识；二是要创建档案安全管理系统，确立基于角色的访问控制模式，充分利用现代信息安全技术，保障信息的完整性及保密性。只有在安全管理制度完善落实，电子档案数据库安全建设，电子档案管理系统安全运行和与相关信息安全技术结合运用的基础上，电子档案的安全性才能够得到保证。
5.加强电子档案管理人员的培养
论文摘要：本文将从学校的角度分析电子文件的整理、归档和保护。
随着以计算机技术为基础的现代科技的普及和发展，以及学校运用计算机技术解决管理问题的迫切需要，将使得学校利用计算机技术辅助各类工作过程成为必然与可能。如今，绝大多数学校都是采用网络系统来管理本校的各类信息资源，因此产生的大量的电子文件。在对待电子档案的管理上我们还需要进一步的加强学习和探讨，如何对这些电子文件进行整理、归档和保护？我将在本文中谈谈自己的一些经验和看法。
一、电子文件的整理
1、基建、设备等电子文件的事理。
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。而对于设备档案的管理，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
2、财务电子文件的整理
（1）工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
（2）账簿。学校会计账簿内容一般已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统一，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。
3、学校其它电子文件的整理
现在的学校一般都建有计算机信息管理系统，如行政信息管理系统，包括教学、科研、人事管理等内容；教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、课表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。对这些电子文件该如何进行整理呢？计算机与信息中心接收这些数据后，应进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
二、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：DBF、DOC、TXT、EXE等文件，然后档案人员根据档案的密级和保管期限，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，录入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，各院校都设立了计算机与信息管理中心，由他们利用网络技术建立校信息管理系统。计算机与信息管理中心成为了电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件，由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无疑是最佳归档途径之一。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘。
三、完善电子文件归档制度
1、电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。
2、“两套制”归档的必要性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质
与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。
四、电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件是用光盘保存，因此，对当前归档电子文件载体要制定保护措施。
1、规范排放和使用。
2、保持良好的温度、湿度环境。
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
关键词：电子档案；大学档案；管理；应用
中图分类号：G647 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）025-000-01
电子档案管理的应用不仅仅在大学档案管理中很重要，它在企业档案管理中的应用也有着非常重要的地位。在学校中，它能很便捷的存储学生的大量信息，方便其他人查找、管理，为学生后续就业提供了便捷服务，使档案的传递更快速，高效，在企业中，电子档案管理的高效、有序，使得各个部门的管理里工作衔接紧密，企业的发展更加迅速，从而促进了社会的发展。
一、大学档案管理现代化的现状及意义
全国教育的不断发展，各个大学的招生人数不断增加，数以千万计的数据存储，变迁，使得大学学生档案管理的难度增加，学生档案如实的记录了大学生的德、智、体、美、劳及大学生在大学中的一切发展，为学生以后找工作提供了重要的依据，所以大学学生档案管理是学校所有工作中最为重要的。
大学档案管理现代化的现状是学生数量多，数据多，电子档案管理的工作量大，数据传递次数频繁，档案管理不规范等。所以我们要提高大学档案管理的工作效率。
大学档案管理现代化的意义：第一，大学学生档案管理在学生的思想教育方面很重要，学校在对学生进行思想教育工作时，可以根据学生档案的如实反应针对不同的学生采取不同的教育方法，让每个学生都能成为有道德修养的人，学生档案提供的信息是学生工作能否顺利执行的保障，电子档案管理的建立提高了档案的利用率，陪养了学生的积极性，提高了他们的竞争意识，让他们在竞争中不断进取，电子档案管理的便捷查询服务使得学校能够很容易了解到优秀人才的全部情况，有利于学校优秀人才计划的培养，学生档案管理的建立为学生的素质培养提供了保障。第二，大学档案管理为大学发展提供了服务，学生档案管理又是学校管理工作中最为重要的，学校可以从学生档案中提取很多有用的信息，并且能够从学生档案中发现学校教育中存在的问题，电子档案的管理方便学校及时发现问题，找到解决问题的方法，从而提高学校的教学质量，推动学校教育全面发展。
二、大学档案管理应用中存在的问题
随着科技的发展，档案管理也在逐步向现代化发展，电子档案管理的出现为大学档案管理提供了方便，但同时也存在着很多问题，大学档案管理中存在的问题分为以下两个方面。
1.电子档案本身存在的问题
（1）电子档案存储的安全性，网络安全问题时有发生，电子档案有高速读写功能，一旦被盗取，它将会泄露大量的信息，对个人造成严重伤害，对学校造成难以挽回的损失。
（2）电子档案易缺失，纸质档案出现错误，容易被人发现，容易改正，电子档案出现错误会对后面的大量数据都有影响，且不易被发现，容易造成严重的后果，电子档案不及时维护更新，容易造成数据丢失，有些重要的信息一旦丢失，会对学校的工作造成严重影响。
（3）电子档案不具备长期可读性，科技在不断发展，计算机的发展更是迅速，电子档案对新的设备会产生不兼容问题，容易造成数据丢失，使得电子档案不能长期使用，为学校档案管理工作增加难度。
2.管理制度存在的问题
（1）大学学生档案管理人员对自己的职责不清楚，管理人员未经过专业培训，对档案收集、整理、归纳的内容不清楚，从而使收集的内容有重复，导致收集工作量大，效率不高。
（2）大学学生档案管理意识不强，学校对大学学生档案管理不太重视，在开会过程中没有反复强调，造成管理人员的不重视，开始出现懈怠情绪，导致管理工作中出现各种各样的问题。
（3）没有确立专门的审查监督机制，导致管理松懈，出现学生档案泄露等问题，对学生未来的发展造成影响，管理人员对自己的工作不仔细，不认真，在学生档案的编辑过程中出现错误，可能对多个学生造成影响。
三、大学档案管理应用的改进措施
1.电子档案的安全改进
加强电子档案的设备及网络安全，存储电子档案的计算机只用来存储档案信息，不能再作为其他设备使用，以免造成数据丢失，对设备定期检查、维护，以免设备损坏造成数据丢失，对存储的数据要进行备份，一旦数据损坏，还可以使用备份的数据，不至于造成严重损失，通过网络防火墙等安全措施加强对网络安全的管理，避免在数据传输过程中出现丢失、损坏等问题。
2.增强电子档案的长期可读性
延长电子档案的使用时间，对存储设备及时更新，保证存储环境的稳定性，管理人员不能私自让其他人员查看存储的信息，以免其他人对其进行删改，确保大学生档案管理的私密性。
3.提升工作人员的素质
大学档案管理中要加强工作人员的素质培养，学校要对管理工作人员进行思想教育培训，提高他们对大学档案管理重要性的认识，只有具备良好的思想政治素养，才能明白自己的职责所在，在以后的工作中，才能更好的发挥自己的作用。
4.规范管理的操作流程
大学档案管理要规范操作流程，确立专门的审查监督机制，对工作人员的工作及时检查、监督，防止工作人员在工作中出现各种失误，不能及时发现改正，影响后续工作的进度，审查监督机制还能对工作人员的行为进行监督，一旦工作人员有不良的行为习惯，审查监督机制能够及时发现并制止该工作人员的行为，从而使管理制度更加完善。
大学生档案对大学生今后的工作和生活尤为重要，所以大学档案管理在大学管理工作中有着及其重要的地位，随着信息化时代的发展，电子档案的建立，大学档案管理的工作要更加规范，避免出现失误，否则会对学生以后寻找工作带来困难，学生档案是学生大学生活的真实写照，这就要求学校对大学档案管理更加重视，加大大学档案管理力度，使档案管理工作与学校其他工作同步发展，提高学校的管理质量，加强学校建设，使得学校在未来能有更好的发展。
参考文献：
[1]栾玲.浅谈电子文件档案管理系统后评估研究[D].北京邮电大学，2013.
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[3]周茂玉.浅谈电子档案在档案管理中的作用[J].办公室业务，2016，14：103+138.
1.1提供拷贝
电子档案在使用的过程中，第一路径便是拷贝，也就是向使用档案的人员提供档案最为初始的一个状态，保证其可以充分利用这个档案。档案部门向使用档案的人员提供载体进行拷贝的过程中，可以直接将文件转换成为通用格式的存储内容，再让档案的使用者自主通过软件和硬件平台对内容进行显示和处理。而当使用档案的人员不拥有一定的软件和硬件平台的条件下，可以要求档案管理部门直接提供相关档案的打印件。
1.2通信传输
通信传输这一途径能够解决档案使用者无法直接来到档案地的问题，同时能够省去很多的人力、物力和财力。通信传输的含义是不同档案管理部门可以通过互联网或者数字通信技术实现点对点的档案传输，实现电子档案的利用。电子档案在利用的过程中，经常会通过通信传输这一方式被相关人员进行使用。
1.3直接利用
直接利用便是通过档案部门的计算机在部门的网络中直接对电子档案进行查询。可以保证比较多的使用者在同一时间得到同一份电子档案，能够为使用电子档案的人员提供一定的技术支持。
2电子档案的重要性
对于现阶段我国大部分的单位和工作部门来讲，电子档案依然是一个全新的事物，而电子档案在档案管理中又处于一个比较高的地位，拥有很大的重要性。下面便针对电子档案的重要性开展深入的分析和研究。
2.1电子档案可以节省人力、物力
通过大范围的使用电子档案，能够省去了传统档案查询过程中的繁琐步骤，加快档案立卷归档的速度，为档案工作人员减轻了很大的工作负担，提高了档案归档整理的质量，有利于节省大量的人力物力，极大地增加了档案管理的工作效率和工作水平。
2.2电子档案可以提高档案服务水平
实施档案管理工作的目标便是为使用人员提供相对快捷而便利的档案服务，强化电子档案管理工作，实现电子化的档案管理，能够进一步提高档案的服务水平和质量。实施电子档案管理，能够将大部分的原始档案直接储存于计算机当中，利用互联网或者是数字通信技术实现众多用户对于档案的查询和筛选。
3提高电子档案管理水平的建议和措施
电子档案的利用途径有很多种，并且也对于技术手段存在很大的依赖性，所以在进行电子档案管理过程中存在很大的问题和复杂流程。在强化电子档案管理工作的过程中，应当通过多个方面的有机协调，全面地开展电子档案管理工作，提高电子档案管理水平。
3.1构建档案管理制度，加强电子档案安全性管理
想要充分发挥档案管理工作的作用，首先就应当构建一个相对完善的档案管理制度，规范计算机条件下档案管理的相关步骤，进一步适应电子档案管理的要求；其次，在电子档案使用的过程中，存在着一定程度的安全患，由于计算机技术的快速发展，网络技术也随着得到了巨大的发展，这样一来黑客和计算机病毒便会随时侵入档案管理的计算机系统当中，所以在实际工作当中，一定要针对这些网络安全漏洞进行及时修复，安排专业人员定期检查档案管理网络，保证网络的安全系数在一个合理的水平，进而保证电子档案管理工作的有效开展。
3.2规范档案利用方式，防止不可挽回损失的发生
在档案使用的过程中，经常会出现档案丢失或者是信息泄露等问题，为了防止这些问题的再次发生，应当规范档案利用方式，要求在对电子档案进行利用之前，相关使用者需要得到档案主管的同意，才能够对电子档案进行查询和使用。另外还应当构建一个相对完善的档案利用管理制度，通过相关的网络技术加强电子档案的收集工作，对电子档案进行实时更新，保证电子档案信息的实效性。
3.3加强档案工作人员的管理，提高档案保护意识
一、电子校务背景下，卫校档案管理面临的挑战
1.档案信息化和电子校务的发展脱节。从上世纪开始，计算机已经开始在我国得到广泛的应用，各卫校也开始逐步的将计算机技术与自身的需求结合起来，开发了不同的信息系统。不同的职能部门由于各自工作的特点不同，其所建立的信息系统也不相同。这也就造成了多类信息共同发挥作用的局面。许多卫校也建立了网络版的档案管理系统，但是，不得不承认大部分的电子档案都存在扩充性、灵活性以及开放性较差的问题。电子档案无法与其他部门的管理系统协调，也就形成了信息沟通不畅，甚至是无法沟通的窘迫现状，不仅限制了电子校务的统一规划和发展，而且浪费了很多的人力、物力以及财力。所以怎样实现电子档案与学校其他部门的档案管理系统的有机结合，以求达到信息的互通有无是许多卫校所面临的一个巨大挑战。
2.档案的管理水平有待提高。电子校务的发展也带来了另一个问题，如何实现校务的公开，快速便捷的查询各种所需的档案信息，这就要求对电子档案有更高的管理水平。一般情况下，档案的信息化内容可以分为两个层次，档案目录的数字化以及全文信息的数字化。现在许多卫校的电子档案只是停留在目录信息的数字化，只是简单的将档案的目录输入电脑中，只能实现简单的目录查询，这种状况无疑影响了整个学校信息化的过程。
3.档案的安全问题突出。档案安全问题是电子档案管理中的一个重要问题，电子校务的发展实现了档案部门与其他的学校部门甚至是外界系统的信息交流，有效提高了学校档案部门的工作效率，但是随之而来的是档案的安全得不到保障。网络中的各种因素比如操作问题或是人们比较担心的网络黑客入侵，都在威胁着电子档案的安全。这须引起各个卫校的注意，在注意到电子档案安全的同时也要注意档案原件的安全，一旦大量的档案的流失，造成的损失将无法挽回。
二、卫校电子档案管理的发展策略
电子校务的发展不仅为档案管理带来了机遇而且也提出了新的要求，这就需要卫校工作者进一步提升自己的能力。
1.加强信息资源共享。电子档案的数据来自于不同的业务系统，内容包括教学、人事、科研、学生等。这之中，校园电子档案与其他档案系统的对接问题是实现资源共享的重点。目前，卫校应当推出与电子校务相适应的一种体系，以此来健全各种档案服务系统，从而进一步实现资源共享。在各科室的共同协调下，实现档案的统一化管理，可以有效地提高学校教职工的工作效率。
2.加强档案信息化建设。在现阶段，各个卫校的档案中，只有一少部分在文件的形成阶段就采用了数字化的记录的形式，大部分的档案还仍然是纸质的。实现档案的信息化，可以进一步实现对卫校档案的管理，还可以提高档案服务的深度，这是实现电子档案信息资源共享的关键环节。卫校的档案众多，不同类型的档案的信息价值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立数字化档案的花费依然很高，这些都是卫校电子档案管理的难点。针对这些问题，学校应该有所选择，尽量选择价值高并且社会需求很大的档案先进行数字化，再逐步普及到全校，进而建立高质量的数据库。
3.增强安全防御能力。信息安全问题一直备受人们的关注，电子档案的安全更是如此。为了确保电子档案的安全，可以从以下方面进行：一是严格管理制度。好的管理，才是系统安全的根本保障。卫校的档案业务繁忙，这就要求档案管理人员尽职尽责，分工合作，负责好档案工作流程中的不同部分。建立严格的网络管理系统，并在档案工作的全过程中进行管理。可以通过采取防火墙、个人身份鉴别、建立数据库备份系统、权限设置等技术性措施，构筑安全防范体系。二是加强技术保障。过硬的技术是消除档案安全隐患的重要途径，通过建立完备的安全防范体系，达到保护档案安全的目的。卫校的档案人员还应该注意文件的前期管理，从源头便开始控制文件的质量，以保证电子档案的安全以及完整。
总之，卫校电子档案的恰当管理，可以保证档案的完整性，促使档案发挥其应有的重要作用。各个卫校应该抓住电子校务发展的机遇，加强自身的网络化、信息化的建设。关注电子档案管理的最新策略，配合档案管理者的工作，切实保障卫校电子档案管理水平的提高。
关键词：纸质档案；电子档案；管理
随着信息化技术的快速发展和应用普及，档案管理工作也发生着深刻的变化。数字化工作的推进使得电子档案大量产生，这在对管理工作带来便捷的同时，也对传统的纸质档案造成了冲击：经过数字化的纸质档案是否还有保存的必要，电子档案是否需要再传化为纸质档案是值得档案工作者思考的问题，而鉴于纸质档案与电子档案并存的管理模式正逐步形成，如何处理好二者的关系也成为了电子设计企业档案工作的重要课题。
1纸质档案和电子档案的特点
纸质档案、电子档案都是对人类经济社会发展的原始记录，具有相同的本质属性，只因有不同的载体形式而在管理方式上存在差异，二者既有共性又有个性。1.1纸质档案的特点纸质档案是以纸张为载体的档案，由于其是由办理完毕的具有保存的价值的文件直接转换而来、不易被篡改，也最大限度的保证了档案的原始记录性。纸质档案的优点在于载体稳定，使用了符合要求的纸质载体、书写材料后，在合理的保存环境中，使用寿命较长，并且因其客观记录了原始情况，能够为企业生产经营与发展提供充分的查考依据。在优点突出的同时，纸质档案同时有其自身的劣势：在保存方面，纸质档案占用库房面积大，易受外界环境的影响，反复使用会造成纸质档案的磨损，而现有的正本副本同时入库的管理模式也造成了库容的增大以及纸张的浪费；在利用方面，在同一时段，纸质档案只能供一个对象使用，信息资源不能共享，降低了使用效率。1.2电子档案的特点电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合，通常以案卷为单位。由于电子档案是通过计算机磁盘等设备进行存储，在保存环境等与纸质档案有差别的同时，其也具有自身的特点。第一，处理便捷。电子档案可通过计算机直接处理，对电子文件的信息进行分类、汇总等，将这些信息转换成所需的形式，省去了传统档案工作中的手工操作环节。第二，易于共享。电子档案不受时间与空间限制，可实现异地网上信息检索查询、案卷借阅，网上全文信息的检索、浏览和下载，可满足多人同时在线共享使用，打破了纸质档案利用排它性的局限，使其重复利用率及共享性高。电子档案的缺点在于，存在对技术的依赖性、载体的不稳定性和面临多重安全风险，虽然借阅了保存的空间，但对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
2电力设计企业纸质档案和电子档案管理现状
在实际管理过程中，由于纸质档案的内容和载体的紧密结合使其充分体现了档案的原始记录性这一基本属性，并保证了档案可以成为一种真实可信的法律凭证，在电力设计企业的生产过程中，纸质档案充分的发挥了为工程验收、决算等工作提供真实的凭证；在发生工程事故时提供分清事故责任的最佳证据等多种价值。纸质档案的大量存在也造成了管理效率的降低，笔者所在的电力设计企业每年约入库设计图纸约30余万张，案卷15000余卷。纸质档案的接收、整理、编目、归档、入库上架的全过程，均需手工操作，耗时长，效率低。而对于电力设计企业而言，同类型的工程设计图纸参考、套用的频率很高，同时，在线浏览、异地查阅的需求量很大，仅靠单一的纸质载体无法满足使用需求，电子档案的存在是必不可少的。同样以笔者所在的企业为例，同类型工程设计图纸套用率大多在15%以上，使用人工调晒底图，平均4min/1张，而使用计算机辅助下载电子档案，现有技术已实现按项目、专业以及案卷批量下载，约2.5s/1张，且直接发接至蓝(白)图打印机出图，大大提高了工作效率，节省了大量的人力与时间。
3纸质档案和电子档案并行管理的思考
从纸质档案和电子档案特点和在电力设计行业档案中的作用中不难看出，两种档案形式各有优点和存在的价值，既有相对性和独立性，又有统一性，二者相辅相成，优势互补。电子档案的产生和发展并不意味着纸质档案的淘汰和否定，二者之间存在着很多关联。首先，根据目前我国档案管理工作的现状，纸质档案与电子档案的不同属性和特点，两者互相依存、相互兼容、协调发展的状况将持续相当长的一段时期。档案的本质属性是原始记录性，电子档案因其便于修改、拷贝和难以防伪的特点，现有技术无法支撑环境通过数字证书、电子印章等先进技术来保证电子档案的不可抵赖性及其凭证价值，而纸质档案的原始性更具有说服力。因此，在线收集的电子文件不能成为生产经营、经济纠纷、事故责任认定的凭证，在线流传的文件及签批流程应转化为纸质文件一并归档管理。其次，笔者认为在现有技术条件下，电力设计企业从自我保护的角度出发，应采取“两条脚走路”的模式，即电子档案与纸质档案并存。也就是同一类档案信息，既要保存电子档案，又要保存纸质档案。一方面将需要永久、长期保存和需要维护归档的电子档案，及时转化成纸质档案作常规保存，继续用传统的档案形式来保持其原始性、参考性和凭证性；另一方面以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，以满足企业信息资源共享的需求。再次，我们在全面推广使用电子档案，享受科学管理档案便利的同时，也应清醒的认识到电子档案管理中的难点，如电子档案对存储条件、使用技术条件、网络安全的要求较高等等，这些给档案管理工作的信息化建设发展带来了诸多问题，档案管理部门应主动加强计算机管理系统的开发，构建优质的档案管理平台，为档案进行加密存储与管理，对电子档案的使用者权限进行限制，采用先进的网络技术和病毒防御技术，确保数字档案馆数据库的安全等，力求建成信息资源共享、主页美观、界面友好、检索方便、数据安全的知识型数字档案馆。
4结语
电力设计企业档案记录了中国电力设计水平及电力设计企业发展的历程，因其历史性、直观性，使其不仅成为了电力设计企业的重要资源，还为电力设计发展及科学研究提供凭证和参考，因此更应该提高档案的信息开发和服务水平，使让电力设计企业档案信息不仅能够安全可靠，而且也要方便使用，这就需要纸质档案和电子档案在电力设计企业档案中优劣互补。在实际管理过程中，必须通过合理的应用方式，充分发挥纸质档案和电子档案的优点，让电力设计企业档案不仅只是停留在参考的层面，更进一步的开发其中的信息资源，使其成为一个平台，让企业的资讯与知识，通过获得、创造、分享、整合、记录、存取、更新、创新等过程，不断的回馈到知识系统内，形成永不间断的累积个人与企业的知识成为企业智慧的循环，在企业组织中成为管理与应用的智慧资本，为电力设计企业的生产经营发展提供更加全面、便捷的服务。
参考文献：
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摘 要 随着电子技术的快速发展，电子档案成为了一种重要的档案类别。考虑到电子档案自身特点，要想提高电子档案管理的实效性，就要立足电子档案管理实际，从管理理念、管理模式和人员培训等方面入手，确保电子档案管理取得积极效果。
关键词 电子档案 管理理念 实效性
一、前言
随着电子档案资料的增多，如何提高电子档案管理质量，成为了档案管理的重要内容。基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。
二、电子档案管理过程中，应不断创新管理理念
对于电子档案管理而言，由于电子档案是一种全新的档案形式，不但在档案保管方式和档案形式上与传统档案不同，在其他管理方面也存在较大的差别，为了最大程度的满足档案管理需要，提高电子档案管理的实效性，在电子档案管理过程中应积极更新管理理念，具体应从以下几个方面入手：
（一）电子档案管理应认真分析电子档案的特点
在电子档案管理中，只有认真分析电子档案的特点，才能保证电子档案管理工作得到有效开展。结合电子档案的应用和管理实际，电子档案具有存储空间小、存储信息量大以及管理过程简单等特点，在实际管理中对保管条件要求不高。
（二）电子档案管理应把握正确的档案管理原则
考虑到电子档案管理的实际难度以及电子档案的自身特点，在电子档案管理过程中，只有掌握正确的档案管理原则，才能提高档案管理实效。为此，电子档案管理应把握高效性、全面性和准确性原则，保证电子档案管理取得积极效果。
（三）电子档案管理应善于利用现代化的管理手段
基于电子档案的自身特点，以及电子档案对管理手段的需求，在电子档案管理中只有积极应用现代化管理手段，才能提高电子档案管理的整体效果。为此，我们应根据电子档案管理的实际需求，合理选择电子化和网络化管理手段。
三、电子档案管理过程中，应优管理模式
（一）电子档案管理应合理优化管理模式
由于电子档案与传统档案有着较大差别，在具体的管理模式上，电子档案与传统档案存在必然差异。基于这一认识，电子档案应根据自身特点，对现有的档案管理模式进行优化，改革现有档案管理模式，使其满足电子档案管理需要。
（二）电子档案管理应积极创新管理方法
电子档管理过程中，采用电子化和网络化管理方法，已经成为了电子档案管理的重要选择。基于电子档案快速发展的特点，创新电子档案的管理方法，并积极采用现代化信息化管理手段，构建健全完善的档案管理体系，对电子档案管理而言具有重要意义。
（三）电子档案管理应提高管理模式的针对性
在电子档案管理中，考虑到电子档案的特殊性及其自身特点，电子档案在管理模式优化中必须要做到根据电子档案的特点选择管理模式，并达到突出电子档案管理目的和提高电子档案管理水平的目的。因此，提高管理模式的针对性是十分必要的。
四、电子档案管理过程中，应提高管理人员素质
电子档案作为一种新的档案管理形式，与传统的档案管理有着较大区别，为了提高电子档案管理的整体效果，档案管理人员需要具备较强的专业水平喝素质。基于这一认识，电子档案管理要想提高实效性，就要不断提高管理人员素质，具体应从以下几个方面入手：
（一）增加对档案管理人员培训，提高其专业技能
在电子档案管理过程中，档案管理人员的素质对档案管理效果有着直接影响。基于这一现实需要，电子档案管理应增加对档案管理人员的培训，不断提高其专业技能，使档案管理人员的整体素质得到全面提升，最终满足电子档案管理需要。
（二）正确分析电子档案特点，提高技能培训的针对性
在档案管理人员技能培训中，只有正确分析电子档案的特点，并根据电子档案管理的实际需求进行技能培训，才能确保电子档案管理取得实效。因此，在具体的培训中，应突出管理手段的应用以及管理理念的更新。
（三）根据电子档案的管理需求，对档案管理人员的正日素质进行合理评价
基于档案管理人员对电子档案管理的重要性，在电子档案管理过程中，应根据电子档案管理的特点和需求对档案管理人员的素质进行合理评价，对不能满足惯例需求的管理人员进行相应业务培训。
五、结论
通过本文的分析可知，基于电子档案的特点以及电子档案发展的快速性，做好电子档案管理对满足档案管理需要和提高档案管理水平具有重要意义。基于这一特点，在电子档案管理过程中，要想提高管理实效性，就要从管理理念更新、优化管理模式和提高管理人员素质入手，为电子档案管理提供有力支持，保证电子档案管理效果满足实际需要，最终提高电子档案管理的整体性和实效性。
参考文献：
[1] 李明丽.浅谈企业科技档案管理创新[J].安徽科技，2014.08.
电子档案主要是利用计算机来对档案信息进行记录，并将其制作成为能够供人们阅读、传输和处理的电子文件。相较于纸质档案来讲，电子档案在安全性方面还存在一定的不足之处。但由于电子档案的便捷性和高效性，有利于为人们提供更优质的档案服务，因此需要对档案管理电子化给予充分的重视，并对档案管理电子化实施过程中存在的问题进行有效解决和完善，从而使档案工作能够更好的服务于人们的工作和生活。
一、档案管理电子化实施中存在的问题
（一）没有统一的档案管理系统。当前我国档案还处于纸质档案和电子档案共存发展的局面下，在当前档案网络建设过程中，还没有统一的档案管理系统，不仅建设标准缺乏统一性，而且没有数据交换的机读目录档案系统，这就对档案开发、服务和共享等工作的开展带来较大的制约影响，无法真正意义上实现档案资源的共享。
（二）不具备通用性。长期以来我国档案一直采用纸质载体的管理模式，档案管理电子化起步较晚，在建设过程中还存在许多问题，不具备通用性，各单位不仅使用的计算机型号和规格不统一，而且所选用的档案管理软件也存在较大的差异，这就导致各单位之间的资源在共享过程中面临着较大的难题。另外，当前档案管理系统软件开发存在一定的滞后性，当前还没有开发出来一个能够共同完成文件检索和管理所有文档档案信息的软件，不利于档案信息管理中快速编辑的实现，也给我国档案管理电子化的发展带来了较大的阻碍。
（三）档案管理缺乏标准性和规范性。档案管理电子化的实现，需要从强化档案管理标准化和规范化的工作入手。但当前档案管理中，长期以来对纸质档案管理缺乏重视，这也使档案管理整体质量不高，缺乏规范性，各类档案著录细则缺乏相容性，而且系统软件移植性也较差，不同的档案管理系统都是针对自身的需求来对档案信息进行归纳管理，从而导致档案管理缺乏标准性和规范性。
（四）档案管理人员的素质有待提高。在档案管理电子化实施过程中需要由具有较强综合素质的档案管理人才的支持。档案管理人员不仅要具备专业的档案管理知识，而且能够对计算机进行操作，掌握各类先进的技术。但在当前许多档案管理部门中，档案管理人员整体技术水平较低，复合型人才缺乏，部分人员对接技术接受能力较差，因此即使配置了现代化的档案管理设备，也无法有效的发挥出设备的重要作用，这对档案管理电子化的实现带来了较大的影响。
二、档案管理电子化实现的路径
（一）加强档案管理的标准化、规范化。在推进档案管理电子化的过程中，主要问题不是硬件设备的不完善，而是软件的功能与单位的实际工作不一致，使用中有许多不便的地方，存在档案标准化、规范化滞后和应用软件太多太乱等问题，对整体应用水平的提高带来了较大的不利影响。要推进档案电子化建设，必须考虑档案工作的各个方面和细节，做到档案标准化、规范化，才能发挥系统的作用。
（二）建立电子档案的资源共享平台。建立统一、完善的电子档案管理制度的目的，是为了使电子档案信息能够更好地被人们所利用，能够更好的进行资源的共享。因此，建立电子档案的资源共享平台就成了目前电子档案管理工作迫在眉睫、亟待解决的问题。例如，可以在单位内部的局域网服务器上建立一个专门的区域，为电子档案的共享提供平台，并按部门或者档案的类型对其进行分类、整理，并按分类的结果编写档案目录，把相关的档案放在相应的目录之下，并对不同等级设置不同的访问权限，在为查询者提供便利、提高工作效率的同时，还能够确保资源的安全性、准确性及可靠性。
（三）重视档案信息数据库的建设。档案管理电子化实施过程中，需要以档案信息数据库作为重要的核心和基础。通过构建档案信息数字库，形成档案信息数据集合，以此来推动档案管理电子化的实现。在具体实施过程中，档案管理软件开发人员需要加强与档案管理人员的沟通和联系，对档案数据收集来源进行我，并针对不同档案信息的来源和类型来对档案进行数字化处理和归档，为后续档案的开发利用奠定良好的基础。另外，在档案信息数据库建设过程中，还需要针对当前计算机软件和硬件平台的快速发展变化情况，做数据库内容结构的完善工作。
（四）加强对电子档案管理人员的培养。在档案管理电子化建设过程中，对档案管理人员提出了更高的要求。这就需要积极引进即懂计算机技术又懂档案专业知识的复合型人才，同时加强对现有档案管理人员的培训，加大培训的投入力度，努力提高档案管理人员的计算机专业技能，增强自身的专业知识的积累，能够熟练操作各种先进的档案电子管理的设备，加快推进档案管理电子化目标的实现。
（五）做好硬件设施的维护、更新工作。由于科技的不断进步，计算机也在不断地更新换代，因此，对于电子档案管理工作所依赖的计算机技术和软件技术也要紧随时代的脚步，才不至于落后被淘汰掉，因此，做好硬件设施的维护和更新工作是相当重要的。
[关键词]电子档案；存在问题；解决对策
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）08-0211-01
前言
电子档案管理工作应顺应时代的步伐步入信息网络管理时代，具备方便与高效的同时，也迎来了一系列的安全问题。电子档案的安全问题是目前面临最大的挑战。以下就笔者根据多年工作实践，对电子档案管理中存在的问题及解决对策进行阐述。
一、当前电子档案管理存在的问题
笔者结合多年的电子档案管理工作经验，通过分析及总结，发现当前电子档案管理存在如下问题：
（1）领导对电子档案管理重视不够。
就某企业建设管理处电子档案管理工作而言，存在问题：一是没有人员配备。一个大型单位成立了，没有配备专业的电子档案管理工作人员，只就这方面说，可以看出领导不够重视电子档案管理工作。如果没有专业人员对档案进行管理，就很难保证文件材料收集的完整和系统，导致整理编目时的不规范，增加利用工作的难度，查找起来很费时费事。二是档案室设置不合理。就该企业建设管理处电子档案管理室来说，将档案室设置在最顶楼，无法保证档案的安全保管，隐患较多。还有档案室里没有齐全的档案设施配置，如说要求安装空调，让档案室的温度一般控制在14-24°，但是没有配置空调，不能保证室内的温度。
（2）部分职工对档案管理工作不够理解。
因为部分职工不了解档案在一个单位中所起的作用――档案有着凭证和提供信息的作用。部分职工向管理人员借用档案资料，在需要他们签字办理借阅手续时，表现得非常不满意，认为都是自己单位的职工，借用一下资料之类的都还要签字，是不是不信任或是小题大做，表现得非常不情愿。从这些现象中，可以看出大部分人员是不了解档案的重要性的，从而也淡化了自己所承担的责任（不想签字就是一种逃避责任的行为，签了字就意味着必须归还档案，就不能随意的处理档案）。还有的职工会将一些重要的文件随便放置，等到要用到时才到处去翻找，有时就会有找不到的情况，这样就会使一些重要的档案或文件资料遗失。
（3）电子档案管理风险大。
由于电子档案管理涉及到网络信息，所以会受到外界的干扰多，常常会有风险存在。稍微做得不够好不够保密，档案资料就可能受到外泄或损失等。
二、解决当前电子档案管理存在问题的对策
根据电子档案管理存在的问题，要求我们要如何采取措施，解决当前电子档案管理存在的问题呢？办法是：
（1）领导要高度重视电子档案管理工作。
单位领导要关注电子档案管理工作，要将此项工作纳入单位管理的一个重要范畴。在人员配置上，一定要配备专人进行管理，并对电子档案进行规范归档，保证档案资料随要随时可以查找查到，并配备配齐有利于档案管理的相关设备设施。
（2）加强单位职工对电子档案管理工作的理解。
单位领导在要单位全职会上，强调档案管理工作的重要性，教育单位职工借阅档案要按时归还，不能想怎么样就怎么样，要认识到电子档案管理在管理方面的重要作用。如企业哪里出现问题，要及时查到找建设时的各种档案资料，根据档案资料及时进行分析总结，查找出现问题可能存在的原因。
（3）加强电子档案管理人员的计算机技能培训。
电子档案管理人员的计算机水平直接影响着电子档案的信息。因此电子档案工作人员要不断提高自己的技术水平，要让自己掌握新技术，学会设置密码保护等外，还要学会一些先进的防范措施和技术，减少外界因素带来的干扰。
（4）制定电子档案管理制度。
为了保证电子档案管理信息的安全，单位要根据管理方案制定严格的管理章程，做到制度严格而起到预防事故发生、信息机密外泄、档案程序混乱等。在制定制度的过程中，可以授权给具有档案管理技能的人员根据实际情况制定。如规定不需要查找资料，没事的人员不能随便进入档案室。除档案直管人员外，不得动档案管理系统的电脑等配备。需要查阅相关资料，应由档案管理人员直接操作。
（5）做好消除风险的准备。
由于电子信息档案主要载体是电脑，而电脑本身就存在许多风险，所以时时做好消除电子档案的风险准备是很有必要的。特别是在计算机维修的时候一定要做到全面监控，做好防范，能备份的一定要备份，尽量把风险降到最低。如有些系统对计算机的异常反应比较敏感，就要采取有效的策略来预防和应对潜在的问题，尽量清除风险，做到安全防护，保护数据完好。如何做好消除风险的办法呢？一是让风险及时得到分散。因为电子档案信息具有系统性、网络性和抽象性。在档案受到风险侵袭时最好及时转移风险，通过分散法把风险降到最低。如建立联机配置模式，通过共享或备份而转移电子档案信息，也可以实施购买安全可靠的保修，跟建立系统的服务商签订合同等来分散电子档案风险。二是建立电子档案硬件一定要牢固，价值要高，特别是与网络供应商立下可靠协议，让他们提供的计算机等配备一定要符合电子档案管理的需要。如安装专用的档案管理软件，让工作人员轻松查找和组织被关注的文档信息，根据OAIS（开放档案信息系统）提供数据结构、档号组合、信息展示、报表、统计方案等一系列信息平台定制特性，快速实现新的档案信息应用模式，并建立SIP（提交信息包）、AIP（存档信息包）、DIP（分发信息包），将元数据、数据结构、内容、规则信息组合形成档案信息包，帮助实现数据交换、统一检索与长期保存。 将归档的范围、元数据、格式标准前置于前端信息生成系统，形成完整、符合标准的SIP（提交信息包），调用Web Service服务，启动归档信息合法性校验、电子文件格式转换及归档审批流程，确保归档信息符合档案标准，实现真正意义的前端控制与文档一体化管理。并通过OAIS提供强大的文字编辑及插入图像、音视频、Flash技术，结合全文检索在线提取素材，在线编研，减少专题信息整合的时间和难度，提高主动、定向服务的能力。采用Flash 3D技术远程动态展示库房全貌、档案位置、排架空间、批量上架、数量统计、立体浏览，从而全面提高工作效率。
三、结束语
总之，电子档案管理是企业建设和其它工作顺利完成的有效保障，管理建设单位要顺应时代的要求，尽量把电子技术用于档案管理过程中，为管理单位的信息改编、储存、查阅等提供方便。同时，作为电子档案管理工作人员，必须提高电脑掌控技术，加强业务学习，学会分析电子档案管理中存在的安全风险，并采取有效的措施来提高电子档案管理的安全保障。
参考文献
