时间：2022-11-12 11:20:29
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇教师档案管理系统，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词:Visual Studio2005;SQL Server2000;数据库;档案管理
中图分类号:G271 文献标识码:A文章编号:1007-9599 (2010) 11-0000-02
Design&Implement of University Teachers’Archives Management System Base on WEB
Xie Zeqi,Zhang Huimin
(Sias International University of Zhengzhou University,Zhengzhou451100,China)
Abstract:In order to achieve a more scientific and efficient library management,meet the needs of teachers and allow the administrators to operate the system easily,we build this Archives Management Information System.We use Visual Studio2005 and SQL Server2000 database development platform.This system allows teachers to isearch and manage and other multiple functions related to the management.It can be applied to all small and medium university has a good promotion and basically to achieve a dynamic information management.
Keywords:Visual Studio2005;SQL Server2000;Database;Archives management
高校教师档案管理系统是教育单位不可缺少的部分,对于学校的决策层和管理层来说都至关重要,所以高校教师档案管理系统应该能为用户提供充足的信息和快捷的查询方式。在此之前,高校使用传统的手工方式管理文件档案,这种管理方式存在这许多缺点和漏洞。例如:效率低、保密性差,另外时间一长,将产生大量的文件和数据,这给文件的查找、更新和维护都带来了不少的困难,高校教师档案管理系统能有效地解决了这一难题。
一、系统需求分析
(一)需求分析
根据实际调查,要求本系统具有以下功能:
1.要求系统具有良好的人机界面。
2.要求有较好的权限管理。
3.要求能分类显示教师的相关档案信息。
4.要求能方便数据查询,并支持多条件查询。
5.要求本系统操作数据方便简单、数据稳定性强。
6.支持打印功能。
(二)系统功能
本系统主要有前台用户管理模块和后台管理员管理模块两大部分组成。
1.前台功能模块
主要包括登录模块、基本档案信息模块、科研档案信息模块、学术档案信息模块、教学业务信息模块、师资队伍列表和强大的搜索功能等模块。
2.后台管理模块
主要包括管理员登陆模块、教师基本信息管理和权限设置等功能模块。
(三)系统性能要求
作为高校信息化建设的一部分,要求系统总体性能不仅实用、先进、高效和具有较好的可扩展性与可维护性,而且要求系统能够跨平台可靠运行的能力和较好的保密性与安全性。
二、设计与实现
(一)系统开发环境
本系统后台数据库采用Microsoft SQL Server2000,该数据库系统在安全性、准确性、运行速度方面有绝对的优势,并处理数据量大,效率高;前台系统要求安装IIS及其相关组件,采用Microsoft公司的Visual studio2005作为主要的开发工具,可与SQL Server2000数据库无缝连接。
(二)系统数据库设计
本系统的数据库中数据库名及其对表的命名采取英文缩写加下划线连接的命名规则。数据库命名为db_TFM,其中有6张表,分别是:系统配置表dbo.tb_config、学术档案信息表dbo.tb_ academic、科研档案信息表dbo.tb_reserch,基本档案信息表dbo.tb_basic,教学业务信息表dbo.tb_teaching,用户信息表dbo.tb_userinfo。
(三)功能模块的实现
1.WebConfig配置
为了方便对数据的操作和限制,本系统在web.config文件中配置参数,主要是数据库的连接字符串,具体配置如下:
2.功能模块实现
由于系统功能模块较多,下面仅以基本档案信息模块为例,说明本系统功能的实现。档案信息模块包括基本档案信息模块、学术档案信息模块以及科研档案信息模块,每个模块又由不同的页面组成,实现不同档案的管理。由于各个页面实现的具体操作大致相同,这里只给出基本档案信息模块中的后台功能代码。当页面加载时,在事件Page_Load中调用自定义gvListBind()方法,显示用户的教育背景,并根据用户的操作权限显示或隐藏控件。gvListBind()方法代码如下:
if(Convert.ToInt32(Session[“Admin”])= =1)
{
SqlCommand myCmd=Obj.GetSRICmd();
//调用PersonRecordClass类中的自定义方法GetSRICmd,获取SqlCommand对象
Obj.GVBind(myCmd,gvlist,”AResume”);
//调用PersonRecordClass类中的自定义方法GVBind,获取数据绑定到GridView控件
}
else
{
SqlCommand myCmd=Obj.GetSRICmd(1, Convert.ToInt32(Session[“UID”]);
Obj.GVBind(myCmd,gvlist,”Aresume”);
}
3.疑难问题分析与解决
3.1存储过程中实现多条件查询
为了方便用户的快速查询,大多是提供详细查询功能即多条件查询,其方法是在程序代码中利用“if-else”语句编写,但是这样编写将导致代码比较繁琐。本系统通过在SQL Server中创建存储过程,然后在网页设计过程中直接调用实现。在创建存储过程中,首先利用declare语句声明变量,然后利用set语句为声明的变量指派值。
3.2解决SQL注入式攻击
SQL注入式攻击是指利用设计上的漏洞,在目标服务器上运行sql命令以及进行其他方式的攻击,动态生成sql命令时没有对用户输入的数据进行验证,此为sql注入攻击得逞的主要原因。
检查用户输入的最佳途径是通过存储过程实现。存储过程可以在SQL Server中创建,也可以通过C#语言创建。本系统是通过在SQL Server中创建存储过程,然后在网页设计过程中直接调用实现的。
三、结束语
本高校教师档案信息管理系统测试成功后,在本单位进行使用,证明该系统可明显提高人员管理的效率,实现了预期功能;此外,本系统的一个重要特点是广泛的适用性,即可经过简单的模块处理以及后台数据库的修改,转化为其他信息管理系统,如学生信息管理系统等,具有较广阔的发展空间。
参考文献:
[1]张跃廷,韩阳,张宏宇.C#数据库系统开发案例精选[M].人民邮电出版社,2007
[2]李容.Visual C# 2008开发技术详解[M].电子工业出版社,2008
关键词：高校；档案管理；云平台；大数据
一、引言
随着信息技术的发展，我国高校教育信息化已日趋完善。高校每天从各个信息管理平台产生了大量的电子文档，特别是教学平台产生的大量音频视频文件，日积月累，将给高校各信息系统的正常运行和档案管理带来巨大挑战。以前针对大量的电子文档一般采用措施是：增加硬盘存贮空间、提高硬件性能或只保留规定年限内的，其余删除。目前，有一种新的解决方案：引入“云平台+大数据”技术。云平台可通过对大量普通PC机的集群，实现存贮空间的以快速低廉的成本进行扩充。大数据是以海量的信息、多种数据类型、知识密集度低等特征为高校档案信息资源实现数据分析与数据挖掘提供技术上的支撑。
二、高校档案管理现状
目前高校档案管理主要存在如下几方面的问题：1、由于历史原因，档案管理信息系统一般都独立存在，如：教师信息有教师信息管理系统、学生信息有学生信息管理系统、图书馆有图书馆信息管理系统、教学有专门的网站等，系统之间数据基本独立。2、由于技术的限制，目前一般的信息管理系统都采用关系型数据库存贮数据，对结构化数据信息存取比较方便，但对非结构化电子文件，如文档、表格、网页、音频视频等存贮比较困难，所以目前这些非结构化文件在档案处理过程中，很多高校依然采用纸质或统一以普通文件存放，造成管理不全面。3、目前国内高校档案管理中普遍存在“重馆藏轻利用”的现象[1]，档案管理员对馆藏数量比较重视，但对如何提高档案信息的利用率及应用服务不够重视。
三、高校档案的特性
与一般档案相比，高校档案有其自身的特征，大致可归纳为如下几个方面：
1、档案形式广泛、内容多样。高校档案包括教师个人档案、教师教学档案、教师科研档案、学生个人档案、学校行政档案、各分院行政档案、资产档案、图书资料档案等。如果将目前网络教学平台资料、学校OA平台各类文件、各分院网络平台资料也归入档案进行统一存贮管理，内容将更全面、丰富。
2、档案存贮形式多样。由于高校档案来源广泛，势必造成有多种存贮形式，如教师个人档案、学生个人档案、资产档案等以结构化数据存贮为主；但对不少教学资料档案、行政档案、图书资料档案、各类教师学生获奖证书等，大多还以纸质形式存贮，或以电子扫描文件存贮；网络教学平台、学校OA平台等发送的文件，一般以文档、音视频文件等形式存贮[2]。
3、档案调用频繁，利用率高。高校档案大多都需要频繁调用，如学生每学年的评优、每一届毕业生的调档；教师每年晋升职称查档；上级主管部门的教学评估和学校内部教学质量检查调档；学生转专业、教师人事调动调档等。
4、档案价值密度较大。由于高校档案资源主要来自校内已有的信息系统，从这些系统中获取的资料格式规范、内容完整，其档案信息的价值密度较高。
四、云平台+大数据的应用
云平台分公有云和私有云[3]，主要用于解决大容量存贮问题。公有云目前常用的有阿里云服务器、腾迅云服务器、百度云服务器等，可通过租赁的方式获取云空间。私有云目前常用Hadoop框架进行搭建，相对公有云，私有云的优势在于采用自主管理，在扩充存贮空间方面相对比较方便，并能对数据、安全性提供有效控制。
大数据技术是在合理时间内完成海量数据的采集与处理，最后将处理结果反馈给用户，给用户决策提供帮助。大数据有4V特征，分别是：数量（Volume），即数据巨大，从TB级别跃升到PB级别；多样性（Variety），即数据类型繁多，不仅包括传统的格式化数据，还包括来自互联网的网络日志、视频、图片、地理位置信息等；速度（Velocity），即处理速度快；真实性（Veracity），即追求高质量的数据[4]。
根据高校档案的特性，采用云平台+大数据技术可以很好的解决目前高校档案管理中存在的问题。图1是结合“云平台+大数据”的高校档案管理系统设想。在该图中，通过建立Hadoop私有云平台，在该平台下，采用HDFS和Database相结合的数据库存贮方式，将结构化数据和非结构化数据进行分别存贮，根据需要由大数据引擎的数据处理层进行调配。HDFS和Database相结合的数据库处理方式有利于充分发挥关系型数据库和非关系型数据库的优势，使系统的处理效率更高。数据来源通过对已有的不同信息系统建立相应的接口进行处理，通过在休息时间由系统自动调用接口，更新高校档案管理系统数据库。在应用层，通过不同的业务访问档案管理系统时，可通过应用接口层访问数据库处理层，再由数据库处理层访问到HDFS/Database数据库。
五、结束语
通过结合“云平台+大数据”的高校档案管理系统，由于将高校各种档案管理或教学网站等信息系统的数据库集成到一起，不但能解决目前高校档案管理各自为战，信息不全，且查询不方便的问题，而且如果能引入大数据中的数据挖掘技术，还可找出档案信息之间、用户之间以及档案与用户之间潜在的逻辑关联规则，从而能够为学校教学、学生综合素质评价提供帮助与决策。
参考文献：
[1]李小晨. 大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013.6：48-50.
[2]陈峰，孙淼洋. 大数据在高校档案信息管理中的应用研究[J].管理信息化，2015.7：54-55.
关键词：档案管理；信息化；构建
1 高校档案信息化管理体系构建的意义
1.1 高校档案信息化管理能大幅提高档案管理工作的质量和效率
体系的构建使得高校档案管理的各个环节得以简化，包括档案资料的收集、归档、保存阶段，还包括在使用阶段对档案的检索、查询阶段等。不再局限于纸质版资料的查询，而是将档案电子化，简化工作流程的同时提升了相关人员的工作效率。
1.2 使高校档案资料中的科研成果实现共享
高校档案中含有大量的学术、科研等成果。建立高校档案信息化管理体系后，通过建立学术、科研研究成果的平台，使资料共享，同时网络信息的传输亦方便教师及学生查阅、检索，促进高校学术科研活动的发展。
1.3 降低了高校档案管理的工作量
高校档案信息化管理体系的构建，通过使用信息网络技术，将原有的工作模式改良为通过应用简单的操作系统而进行档案资料的管理，使档案电子化，通过网络检索平台快速的找寻到所需资料，因此档案管理的工作人员最重要的任务就是将档案资料的信息录入正确，减少了原有的冗余的工作程序，降低高校档案管理的工作量。
1.4 构建环境友好型、资源节约型社会的基本要求之一
档案管理的信息化，不仅降低了工作人员的劳动量使档案资料的电子化极大的节约了纸张，保护了环境，同时虚拟化的存储方式为高校节省了大量空间，缩减了档案管理的各项开支，因此高校档案信息化管理体系平台的建设是构建环境友好型、资源节约型社会的基本要求之一。
2 高校档案信息化建设现状
近些年，虽然我国高校在档案管理信息化平台的建设上有长足的发展，但相比于高校信息化的程度依然差距较大，建设的过程中仍然存在一些问题。
2.1 高校档案管理之间具有差异性，档案管理系统未能形成统一的标准，使信息化平台的可用范围降低
各高校间管理方式有差异导致了档案管理工作的要求和标准也各不相同，因此建设高校共享的统一平台的难度较大。同时，随着信息技术的不断发展，网络系统的风险也随之而生，有些高校往往忽视了网络系统安全会给高校的档案管理带来巨大的问题。此外，系统升级所需的技术要求较大，必然的要求高校投入更多的资金给予支持。
2.2 受传统案案管理模式束缚，忽视档案信息化系统
高校档案管理工作普遍由年龄较大的教师担任，这类教师的思想受传统档案管理模式所束缚，忽视档案信息化系统的使用，使原本简单的工作程序变复杂。随着信息技术的发展，高校构建档案信息化管理的平台就是为了转变原有档案管理的工作模式，随着时间的推移，高校学术工作的开展，使得档案管理工作的难度增加，档案的数量增加，档案的材质等为档案管理工作都提出了新的要求，因此相关工作人员应当从传统的档案管理模向信息化的管理模式进行转变，以适应不断变化的档案管理工作要求。
2.3 片面追求档案资料数量会间接造成档案信息化管理系统的浪费
高校档案信息化管理为了应对学校或上级主管机关的检查，通常会追求档案的数量而忽视其质量，对高校档案信息管理系统缺少分析和研究，这样就会造成学校网络信息资源的浪费，应用较高的档案管理系统却未真正的将其效能发挥出来，是一种间接资源浪费。
2.4 检索功能未落到实处
即使高校档案信息管理系统投入到日常工作中，但是多数高校仅仅是实现了档案资料的电子化，将目录、内容进行扫描和上传，重要的检索功能却未落到实处，在查找使用方面还未处分的体现出高校档案信息化的管理。实际上如果检索功能未落到实处，在人们使用该档案管理系统时，亦不便捷、易操作。
2.5 当今社会处在风险社会，高校的档案信息管理系统也受到威胁
系统的设计并非毫无漏洞，若一旦被不法分子识别或被人进行恶意操作，那么高校的档案将会面临巨大的破坏危险，且这种破坏很难补救，因为档案资料上传后由于其的电子属性，代码被篡改或数据被改变，那么该档案资料就很难进行修复，因此如何对高校的档案管理系统进行维护是风险社会对体系构建提出的又一难题。
3 高校档案管理体系信息化建设措施研究
3.1 强化高校档案信息化管理基础设施的建设
系统基础设施的建设是构建高校档案管理信息化体系的基础，基础设施包括硬件设施和软件设施。硬件设施是：计算机、显示器、显示屏、存储器、复印、扫描等。软件设施包括：编程、代码的维护、系统的升级等。不论是硬件设施还是软件设施，都需要高校投入大量的人力、物力、财力。
3.2 完善高校档案资料信息化的网络建设
高校档案管理系统的信息化的最终目的是简化档案工作流程，便于档案资料的查阅，实现档案资料的共享。因此，为了提高高校档案资料的使用以及实现资源的共享，就应当不断的完善高校档案资料信息化的网络建设。具体而言，将高校档案管理系统主要分为三个部分：档案数据库管理系统，档案查询（检索）系统，档案管理维护系统。这三个部分就是综合了存储、查询、维护于一体的高校信息化管理体系。
3.3 实现高校档案管理信息体系建设的标准化
工作的开展应当履行一定的规范，管理系统的建设亦不能例外，高校的档案资料管理，国家档案局制定了相应的《电子文件归档与管理规范》、《公务电子邮件归档与管理规则》以及《磁性载体档案管理与保护规范》等规范，各高校都应当严格履行，其次高校收集的科研、学术类的档案资料较多，也应当遵守教育部对电子档案管理而制定的相关规范，以实现高校档案管理信息体系建设的标准化和档案资料的共享。
3.4 加强高校档案信息化管理的师资队伍，对高校档案管理的教师进行专业化的培训
档案管理信息化意味着相关的工作人员既能负责档案资料的收集整理，又能熟练的使用信息化管理系统，在面对系统的漏洞时，能作出及时而必要的维护，从而防止高校电子档案的不可挽回的损失，因此在档案信息化管理体系下，对档案工作管理人员提出了更高的要求，在上岗之前进行必要的培训是不可或缺的。
4 结束语
高校档案信息化管理体系构建是实现档案资料共享的关键，各高校应当给予充分的重视，实践中，高校档案信息化管理体系还存在一些问题，针对相对应的问题，做好档案信息化管理的基础设施建设，对网络系统的风险做好必要的预防措施，按照相关部门的规定履行档案管理工作从而实现工作的标准化。提高档案信息化管理的师资队伍建设，上岗前进行必要的培训等等，以此来不断地加快高校档案信息化管理体系构建的进程。
参考文献
[1]刘薇.浅议信息技术与中职会计教学整合[J].教育学研究，2013（6）.
[2]刘常鹏.信息技术与高职会计课程的整合[J].群文天地，2012（22）.
关键词：电子档案；高职院校；整合管理；路径
中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1002-4107（2013）08-0089-02
经过计算机处理的档案所呈现出的文件形态就是电子档案，电子档案不仅具有二进制数字计算的信息处理方式，还具有整合信息资源的能力，同时还表现出管理学生档案的能力和特色。电子档案在数字化处理信息时，超越了传统的管理纸质文件方式，把档案内容如图像、文字、数字等编写成信息符号，进行信息融合，形成学生档案信息的要素，从而使档案信息不仅能提供单一性查询，还具有管理能力，即进行个性化记录和信息共享能力。电子档案在国内外档案机构和企事业单位专项管理中早有运用，新时期，我国高职院校引入电子档案管理系统，不仅是高职院校教学改革的需要，也是文件数字化管理的必然要求。
一、高职院校电子档案管理存在的弊端
（一）管理方式封闭，缺乏共享观念
各高职院校在各自的档案管理上仍以封闭式管理为主，缺乏档案信息资源的共享和沟通管理观念。基于此，电子档案信息资源的建设属性没有得到充分发挥，仍然处在形式转变或被忽略的误区中，一方面造成信息资源流失现象严重，另一方面造成信息资源存档重复，浪费资源现象严重。
（二）技术差异，成为资源共享的障碍
领导重视程度的不同，各高职院校电子档案管理水平也随之不同。有技术支持的档案信息资源建设，可以直接与企业进行技术签约并共同开发；而没有经费或缺乏技术支持的高职院校档案管理的状况会怎样我们可想而知。因此，各个高职院校的电子档案整合管理的实现必须有后台技术的大力支持，而技术水平的差异，造成校际之间的技术对接的难度。目前各高职院校存在的信息孤立现象尚未弥合，造成校际间的信息无法链接，难以实现电子档案的整合。
（三）割据管理，无法满足社会需求
高职院校的学生和教师在参与社会各项活动中，他们所涉及的出国、推荐、评奖等方方面面，无不需要母校给予档案资料的提供。而高职院校档案资源的割据性、独立性和分散管理，尽管已经实行电子档案管理，但仍不能使用户的社会需求得以满足。例如，高职院校学生的成绩档案，在学生参与就业、留学、考研等方面可以通过信息查询而提供真伪证明的价值和依据，其应用频率极高。
二、高职院校电子档案整合管理的现实意义
2003年7月28日，国家档案局的第6号令《电子公文归档管理暂行办法》中，对电子公文归档管理工作的实施办法和基本条例规定的非常明确，阐述了档案数据库和电子公文录入与共享的合理前提。《中华人民共和国电子签名法》于2005年4月1日正式颁布实施，突破性地阐述了电子签名的法律效力，并提出了电子档案管理的改革依据。因此，在政策的指导下，新时期加大电子档案整合力度，实现信息资源广泛共享。
（一）电子档案的整合管理是档案信息安全的保证
在高职院校成绩录入系统和学分制选课系统中引入互联网技术，为学生成绩档案的电子管理创造了得天独厚的条件。考试前由教务员把学生进行门类划分，划分标准是选修课、基础课和必修课等，然后通过后台录入各门课程的基本信息，考试后，任课教师经批卷获得成绩数据。在成绩提交存档之前，由教务员――教务管理终端来制定限制更改的权限，来限制教师和学生更改成绩，从而确保学生成绩档案保存的真实性和客观性。
（二）电子档案的整合管理是推动信息资源共享的重要前提
使用档案是档案管理和保存的最终目的。各高职院校由于存在技术上的差异，所以各校的电子档案数据库的保存形态各不相同，如大多处于全文数据库、条目数据库和多媒体数据库三种形态，从而造成院校间对接难，用户的社会需求服务难以满足。新时期，电子档案要实现整合管理，可以建立档案联盟委员会，各高职院校间的电子档案管理进行统一调配，实现统一的技术，优化信息资源，从而提高高职院校电子档案的服务能力和利用率，推动信息资源共享。
（三）电子档案的整合管理有利于提高档案教育与培训的针对性
各高职院校培养的档案人员就业以后，在岗的档案人员培训大多培养教育各单位的骨干群体。由于各高职院校档案管理人员的实际管理能力和学历水平存在差异，其培训层次和内容往往无法完全满足档案人员的不同需求。然而电子档案整合管理后，档案管理人员的岗位、学历背景、工龄的差异就清楚的呈现在我们面前，这样，档案培训机构在确立培训方式和培训选题时就更具有针对性，从而使档案人员的客户应对服务能力提高，提升电子档案管理的管理水平。
（四）电子档案的整合管理有利于档案的开放利用
档案保管的核心和根本目的就是利用。要实现档案信息资源的合理共享和有效配置，最有效的做法就是实现高职院校档案信息资源的网络化建设。当前各高职院校档案馆都存在各自为政现象，数据库标准化程度低、规模小、不规范、又缺乏整体性，其利用率受到严重影响。当前高职院校档案馆建立的数据库多数是条目数据库，极其缺少多媒体数据库和全文数据库，用户的个性化需求无法满足。
三、高职院校电子档案整合管理的路径
当下，纵观国内外档案管理的先进经验，档案管理的信息化模式不外乎分散和集中两种管理模式。我们当前主张的整合管理类似于集中管理模式，整合管理对电子档案的负载形式不做任何要求，只对电子档案的数据标准和形态做要求，电子信息资源的联系是通过档案机构的控制和组织能力来实现[1]。美国一直以来以运行集中式电子档案管理为主，美国政府将州政府与中央政府之间的关联数据运用集中式管理的方式来整合，然后通过保管、归档的方式建立数据源并统一口径，建立直观形象的搜索引擎供社会用户使用，实现灵活多样的个性化档案服务。
（一）构建档案协调管理机构，实现电子档案整合管理
电子档案实现整合，就要在各高职院校间建立关联，然而要实现服务能力的社会化，并非是某个院校能解决的问题。究其原因，必须由教育主管部门方能解决这个问题，授权一个能制定政策、调配资源、协调院校的永久管理机构。具体实施办法是，由教育部下达指示，各高职院校响应组建成员机构，重点院校建立永久组织机构，促进高职院校网络服务和电子档案资源体系的构建。依据我国高职院校当前情形，具有档案专业学位授权和教育的高职院校，不仅能进行档案培训，还能召开和承办档案会议，这种具有资深调动和协调能力的院校应成为电子档案整合管理的中心，应以此为基础，构建权益和职能明晰的各级档案管理机构。
（二）加强技术研发，构建电子档案整合管理系统
电子档案管理系统是一种计算机网络系统，其功能是具有接收电子文件归档、变动通知档案、组卷整理、电子查阅复制、档案检索编目。能自主使用的多元化的电子档案管理系统，其技术水平必须是较强的。电子档案管理系统一般由多个互相联系的子系统构成，在其数字化过程中还包含知识产权保护、文件的格式标准等问题，并综合运用文字识别技术、计算机网络技术、档案管理技术[2]。高职院校应依托计算机网络与本校校园网连接，架构高职院校电子档案局域网，对外部和内部数据库实施全面管理；并加大技术研发力度，构建高职院校档案信息交流平台――电子档案管理系统，实现收集、整理、统计和利用电子档案，其系统技术包括档案文件存储格式兼容技术、OCR 实现技术，海量数据储存技术、加密技术、数据安全和数据呈现技术。
（三）树立社会化服务理念，实现电子档案整合管理
要从档案的内涵上真正明确电子档案的服务方向和价值，信息资源自身优势是确保电子档案集中管理的重要条件，从高职院校在科研和教学中应用电子档案的过程中体会到电子档案的作用和价值，由此把高职院校档案管理传统思维打破。传统上认为，高职院校档案的作用是在学生就业、离校和调动单位等方面时需要查询使用证明，然而，实际上，在知识产权认证和各类公用文书等方面的使用与归档，对科学研究和教学上的辅助作用是很大的。现在以职业院校为例，师生的发明和科研经由国家的质量标准认证以后，往往形成书面的证明材料就马上归档，其他教师即使在同一个学校如果联系不密切是无法知道这个信息的。各高职院校教师的科研成果、教学改革、课题方面大多都是如此，所有取得的科研和教学成果都会在各自院校的档案管理数据系统中孤立保存，这些成果对社会普通用户来说是无法使用和调用的，也不利于相同领域科研、教学的交流和提高，这就为电子档案集中管理提出了迫切要求。为此，高职院校应树立社会化服务理念，建立校园网，实现电子档案的整合集中管理[3]。
（四）加大经费投入，提高电子档案系统安全防护能力
档案在进行数字化、电子化的过程中，来自互联网的安全问题很多，不光是高职院校的成绩档案，只要有网络共享和信息服务的行为产生，就会有非正规渠道获取信息的行为出现。可以建立对抗病毒入侵的防火墙、对教务网络、软件和数据库进行加密，采取系统跟踪维护和计算机系统杀毒来进行安全防护，但这些都是目前高职院校在电子档案管理上十分缺失的。在档案管理中，高职院校应加大经费投入，确保档案系统的安全防护，由此引发我们对高职院校档案管理工作是否重视的思考，高职院校的教学和科研的确重要，经费开支自然向教学和科研开绿灯，而学生成绩档案与教学、科研关系密切，也是一个重要环节。因此，高职院校应充分考虑教学和管理的结构平衡，加强电子档案系统的安全管理，提高系统防护能力。
参考文献：
[1][美]G.Briam Burke；邵熠星译.美国政府数字信息管理 与保存[J].档案学研究，2008，（6）.
（一）系统调查
1.现在许多学校基本还是依靠文本这一类纸质介质来处理相关信息，不仅工作效率不高，对于档案的管理也不科学。
2.系统的维护功能不强，可以通过增加一些适当的项目来弥补。
3.数据比较容易丢失，安全性还不高。
4.各个部门之间的交流相对较少，这样对于开展工作是不利的。综上所述，可以通过建立起完善的学生档案管理系统使得学校的档案管理更加科学化，提高工作效率，便于以后查找数据，提高档案系统的安全性，一个完善的数据管理系统对于提高教学质量是至关重要的。
（二）系统可行性分析
1.技术可行性。就现在的情况来看，计算机技术高速发展，可以说每个学校都有计算机，这就为设计这个系统提供了很好的硬件环境。在建立了校园网之后，校园网在学校的基本场所都有所覆盖，比如，教学楼、图书馆、学生宿舍、教职工宿舍等等，这些都可以作为信息通道。同时，其他部门的一些系统也在不断建立起来，比如说教务管理系统、财务管理系统等等，在这一系列的系统建立之后，也在一些方面为设计档案管理系统提供了或多或少的帮助。
2.用户可行性。在应用该系统之后就可以在极大的程度上提高工作效率，一旦数据输入到网络数据库之后就可以实现资源的共享，也可以快捷的完成查询工作，这样不仅提高了工作效率，也保证了工作的准确性。与此同时，工作人员也都可以熟练的应用计算机技术，在使用新的系统之后，他们也可以比较迅速的进入工作状态，开始新的工作。在使用新的系统之后，学生可以更加便利的查询相关数据，在操作方面也更加简单，只需要按照页面的提示，选择自己所需要的功能，就可以查找到需要的数据，而至于系统的结构以及运行也不是使用者将会关心的事情。对于管理者来说，该系统的操作也并不复杂，管理者只需要将需要的数据录入到系统中，在平时负责一些简单的管理工作即可。而这些功能都是可以再以后的操作过程中实现的，也就是说，该系统在使用可行性方面上不存在问题。
3.经济可行性。在使用这种新的学生档案管理系统之后，不仅仅可以提高档案管理工作的工作效率以及工作质量，并且还可以极大的节约人力物力，节约资源，在加快处理学生信息之后，对于学校的教学质量也将会有极大的提升。
（三）功能需求
学生档案管理系统主要就是为了实现高效科学管理学生档案的目的，该系统还可以对学生的个人信息、课程信息以及试卷情况等等这一系列的信息进行整理和维护。学生在这个系统的帮助下也可以随意地浏览所需的资料，并且还支持下载以及打印功能，这对于学生来说无疑会有很大的帮助。而系统管理员对于班级、成绩、学生、教师、毕业设计选课、试卷、公告及留言信息等等可以进行统一管理。
（四）性能需求
在设计系统的时候就应该考虑全面，不仅需要考虑到现在系统的“标准性、安全性、兼容性、高效性、保密性、可维护性”，更加需要为以后系统的升级考虑，同时还需要注意系统在什么样的环境下使用，所以系统还需要具备以下几个功能即全面性、可靠性、安全性、兼容性、高效性、可维护性。
二、高职院校学生档案管理系统设计的关键技术和工具
（一）ASP技术
在这个信息技术高速发展的社会，社会大众对于信息技术要求越来越高，同时Web页面技术也在不断的发展，增强了Web站点的功能性，供给大众使用的功能也在增多。从HTML、ClientScript到CGI,再由JAVA到ActiveX,Web页面设计一直在受到冲击，微软公司对之前的设计作分析讨论，从新出发，设想Web页面设计的真正目的，最后，设计出了Ac-tiveServerPages(ASP)来替代CGI(Com-monGatewayInterface，通用网关接口)的技术。
（二）ODBC技术
ODBC（开放数据库互连，OpenDat-aBaseConnectivity）是Microsoft公司开发的一套开放的数据库系统的应用程序接口规范，这样一来的话就可以更好的规范该软件可以使用的环境，在ODBC操作技术的开发进程中，最常使用到的就是ODBC接口、SQL语言，至于另外的一些操作的话可以借助数据库的一些相关驱动来帮助实现。这样一来的话就使得应用程序有着更加全面的功能。
（三）B／S模式
B/S模式已经采用了新型的MIS系统的平台模式，以WEB技术为模板共同完成对于系统的任务。B/S模式的客户端对于客户端的简化工作有着很大的帮助，不但可以免除许多的硬盘存储的问题，还可以保证整个网络系统的灵活性和简便性。B/S使得传统的MIS的功能有所扩大，其中最主要的特点就是网上信息的工作，可以大大的提高了工作的效率，减少了人力和物力，提高了经济效应。
（四）SQLServer2005
SQLServer2005具备两种重要的特性，一方面能够以强大的数据库服务器进行有效地工作，另一方面，数据库引擎也可以用于本地的存储独立数据库中，进行数据的快捷运行和提高工作效率。
三、高职院校学生档案管理系统的总体设计
（一）系统模块设计
1.系统管理模块
系统管理模块主要分为以下几个部分：系统登录设计、用户账户管理、系统权限设置和系统维护功能。
2.学生信息模块
学校对学生资料都需要进行详细的登记，而这些重要的资料也是以后学生参加各项活动的基础，一定需要进行定时的维护。主要信息有学生的专业、学号等等。
3.学生成绩模块
在每个学期期末的时候都会将学生的成绩录入到系统中，以便于学生查找自己的成绩，对于考试没有提高的学生来说也可以尽早做好准备，报名参加补考，而老师要做的就是将成绩汇总到教务科。
4.公共管理模块
在这个模块中主要有留言管理、通告管理等等。如系统功能模块图1：
（二）系统数据流程图
数据流图由以下元素组成：数据流(DataFlow)，处理(Process)，数据存储以及数据源。数据流(DataFlow)：为有名称以及流向的数据，一般通过箭头表示。处理(Process)：对已有的数据进行相关的处理，表示方式为矩形。输入的数据将指向已有的数据，输出的数据则指向相反的位置。数据存储：以文件方式或者通过数据库存储方式保存的数据，主要的表示方式也是借助于箭头。数据源以及数据终点：主要的作用就是为了表示数据的去向，在一般状况下只在起点或者在终点出现，它还可以被叫做外部实体。该系统数据流图如图2：
（三）系统E-R图
数据库概念概念结构设计要建立在需求分析的基础之上，然后设计出可以满足客户需要的实体，这样也可以为接下来的逻辑设计打下坚实的基础。所谓的E-R模型之间的联系主要是建立实体之间的联系。在需求分析之后，便需要对不同的实体进行相关的考察，然后才能够发现其中所存在的联系。这样一来的话就能够的出实体之间是以1:N，M:N，或者是1:1。在此之后还需要进行一项工作，就是需要考察一个实体，两个实体，或者是多个实体之间存在怎样的联系。E-R图为实体-联系图，可以用来表示实体型的属性以及联系。这也是用来描述显示世界的概念模型。在E-R图中表示方法如下所示实体型：可以通过矩形来表示，在矩形内输入的实体名；属性：用椭圆表示，要将实体连接起来的话就需要用到属性。联系：用菱形来表示，可以在菱形内输系名，并且还可以和实体连接起来。与此同时在旁边标明联系的类型（1:1，1:n或m:n）。“学生档案管理系统”的全局ER模式：见学生档案管理系统的全局E-R图3
（四）数据库设计
在充分完成对学生管理系统的分析以及对数据流图、E-R图的研究之后就可以得出数据库的相关数据项以及相关数据结构。学生信息表见下表1：在该表中主要涉及到的有以下一些数据：学号、姓名、民族出生日期、家庭情况、入校成绩、进入学校的政治面貌、实际住址、相关专业、邮政编码等等类似的信息。不仅如此还需要收集学生家长的相关信息，其中就包括：父母亲的工作岗位、父母亲的具体职位、父母亲的文化程度、父母亲的具体联系方式。表名称标识：student
四、高职院校学生档案管理系统的实现
（一）系统管理模块的实现
（1）系统的登录设计
在登录设计的过程中，一般分为两个小的模块，分为管理者登录以及学生登录两种。管理者想要进入系统中的话，在登录界面需要先选择登录用户的类型，然后按照具体要求输入正确的用户名以及密码之后就可以进入系统。
（2）用户账户管理
系统的管理员一般可以凭借对用户的管理实现对新用户的注册，或者是删除等等相关操作。
（3）权限管理功能实现
在单击界面菜单之后，通过“用户管理->权限管理”就可以进入权限管理界面，根据界面的提示先需要输入用户编号，之后可以借助界面中间的两个向左向右键，帮助选择权限，最后在操作基本完成之后只需要点击“确定”键即可完成全部操作。
（二）学生信息模块的实现
对于学生信息窗体来说，其功能就是可以对学生的信息进行一定的操作。只需要点击录入按钮，然后于光标所在地添加需要的信息。
（三）学生成绩管理模块的实现
学生成绩管理模块主要包括以下几个模块，考试课程信息的设置，考试成绩查询，考试成绩录入及考试成绩的统计汇总等等。需要查询成绩的是时候可以通过进入系统的“成绩管理”然后点击“学生成绩查询”菜单项，然后就会出现一个对话框，我们可以依照需要查询的范围，输入需要的信息，就可以查询到所需要的成绩了。
（四）公告管理模块的实现
一、大学生心理健康档案的建立
2004年，教育部曾要求在直属高校秋季入学的所有大学新生中都建立心理档案，到目前为止，全国很多高校都为学生建立了心理健康档案。但是，这其中也存在一些问题，比如：学生的心理健康档案在学生入学的时候建立起来，保存一些学生的基本信息，之后便成为一个无人问津的“死库”等等，这些问题使得学生的心理健康档案有名无实，浪费了人力、财力、物力资源，却没有发挥应有的作用。笔者认为，要想对大学生心理健康档案“才尽其用”，首先是要建立起完善的大学生心理健康档案。
在建立大学生心理健康档案的过程中，首先涉及的一个问题是“由谁建”，也就是由谁牵头的问题。一般来讲，学生学习生活在班级、学院、学校这样一个三级体系之中，在这个体系中的每个层级，都会产生学生的心理健康档案。而且，从目前情况来看，很多学校都成立了专门的心理机构，解决学生的心理问题，这个过程中又会产生大量的心理健康档案。学生的心理健康档案虽大量形成，但却散乱在不同的层面上。要想解决这一问题，首先必须确定一个主体，把这些散乱的档案集中起来。各学校应根据自身的实际情况来确定这一主体，比如，对于学生比较多的学校可以以学院为主体，对于心理机构比较完善的学校则可以以心理部门为主体。
其次面临的问题是“怎么建”。从目前情况来看，多数学校是以心理档案系统为依托的。现在大学生心理档案管理系统很多，如教育部牵头开发的“中国版”学生心理档案管理系统、安人大学生心理档案系统、北森大学生心理档案系统等等，各具特色。值得注意的是，在大学生心理档案管理系统中，除了需要包括在线形成的以及直接生成的数字化的档案信息外，还要注意对其他载体（比如纸质等载体）档案信息的数字化，这样建立起来的档案管理系统才是完整的、合理的。
二、大学生心理健康档案的管理
对大学生心理健康档案的有效管理是心理健康档案发挥作用的必由之路，管理工作的优劣直接决定着档案发挥作用的大小。在对大学生心理健康档案的管理过程中，首先，要确保大学生心理健康档案的齐全、完整。如果档案残缺不全，档案发挥作用将无从谈起。当前的大学生心理健康档案，主要包括学生个人的基本情况、家庭背景、心理健康测评及结果等等各种反映学生心理健康状况的记录。这些记录形式多样，其形成有些是定期的、有些是不定期的，但无论是哪种类型的记录，都将为做好大学生心理健康工作提供必要的依据和凭证。所以，要及时收集整理各种形式、各种载体的学生的心理健康记录，及时更新和维护学生心理健康档案管理系统，使之处于一种动态状态，从而确保系统的活力，为这些档案发挥作用打下良好的基础。这里也有一个需要注意的问题，强调档案的齐全完整，并非要求有“文”必档，玉石不分，所有关于学生心理的记录一并入库，而应根据实际情况，根据工作需要，有选择的入库。
其次，在对大学生心理健康档案进行管理的过程中，要及时对档案信息进行分析整合。大学生心理健康档案纷繁复杂，对于其的管理，不仅仅是把这些数据集中起来，更重要的是要使这些数据产生1＋1>2的效果，并直接作用于大学生的心理健康工作，这就离不开对档案的分析整合。比如，大学生心理健康档案系统保存了大量的学生心理测试量表，在管理过程中，把这些量表集中起来并不难做到，但是，应该考虑到，对这些量表进行什么样的“加工”，才能使利用者利用起来更直观、更方便。所以，在整理的过程中，可以从纵横两方面来考虑，一方面，保证一定时期一个学生各类量表的连续性，另一方面，应该力争使其能够体现在同类一量表中，不同学生的比较，只有这样，才能更有利于利用者全方位的做好学生的心理健康工作。
当然，在对大学生心理档案管理的过程中，不免会涉及很多心理学的知识，需要心理学专业人才的配合，但档案工作者凭借自身的专业知识，在这其中所发挥的重要作用是不可代替的。所以，笔者认为，大学生心理健康档案能否发挥出其应有的价值，与我们档案工作者有直接的关系。
三、大学生心理健康档案的利用
第一，重视对大学生心理健康档案的利用，有利于促进学生的全面发展。首先，从学生个人角度而言，在大学校园里，很多学生往往对“我是谁”“我究竟是一个什么样的人”等问题感到困惑，学习和生活中会出现过于自信或自卑的现象，诸如此类问题都根源于学生对自己没有一个很好的了解，对自己的心理特点没有一个准确的认识。学生通过对自己心理健康档案的利用，能够更好地了解自我、认识自我、正视自我，并能够有意识的调节自我，使自己的心理状况沿着健康的道路发展。其次，从学校的角度来看，大学生心理健康档案是教师管理学生的重要依据。每个学生的成长经历和生活环境的不同，造就了学生不同的心理特点，不同的心理特点使得教师在教育过程中不可能有一把“万能钥匙”，而必须做到“一把钥匙开一把锁”，心理健康档案恰恰为教师提供了这样的捷径。教师根据学生的心理健康档案，可以对学生有一个全方面、相对真实的了解和认识，便于教师因材施教。比如，我校的心理健康档案管理系统，记录了学生成长中对其影响最大的事，我们了解了这些“大事”，便不难对本不理解的学生的想法和做法做出更好的解释，便可以更好的和学生进行交流，更合理地引导学生，做到防患于未然。
第二，关于大学生心理健康档案利用中的开放与保密。大学生心理健康档案，涉及学生的很多隐私。所以，心理健康档案工作者必须要做到尊重学生的隐私，为其做好保密工作。在利用过程中，对于不同的用户，开放的程度和内容也应根据实际情况而定，要严格做好对用户身份和权限的验证。比如，学生只可利用其本人的档案；对于班级的辅导员，其有权查阅本班学生的档案；专门的心理机构，根据需要，其可以对全校学生的心理健康档案进行查阅，等等。对于在一定范围内利用学生心理健康档案的任何人，都必须做好保密工作，尤其不可将学生心理健康档案的内容当作谈资，否则带来的危害是难以预料的。
第三，大学生心理健康档案应成为高校学生档案的重要组成部分。目前，多数高校学生档案主要包括政治表现方面（如入团、入党的申请书、政审材料等）、学籍和学习成绩方面（如各种成绩单、学位证书等）、身体健康状况方面（如入学体检表、毕业体检表）等内容。我们可以看到，学生的身体健康状况记录是学生档案必不可少的一部分。在现代社会，身心健康同样重要。将心理健康档案作为学生档案的重要组成部分，不仅对学生、学校有重要作用，对学生走上社会，立足社会，为祖国和社会做出应有的贡献更具有重大意义。比如，现在很多单位在招聘的过程中都加入了心理测试环节以更加全面地了解学生，心理健康档案无疑更好地满足了招聘单位的这一需求，用人单位通过学生的心理健康档案能够更加全面、具体地了解学生的心理特点，可以更好地判断出学生是否适合某职位。对于学生，这就是在帮助其找准位置，找到一个适合自己工作，有利于减少今后走上工作岗位后的诸多不适应；对于整个社会，这是人尽其才，才尽其用的一种有效途径。
参考文献：
1、吴桂敏：《高校建立大学生心理健康档案的理性思考》，《广西教育学院学报》2007年第3期。
2、杨孝：《大学生心理健康档案的建立与利用研究》，《咸宁学院学报》2006年第10期。
3、李开平：《关注大学生心理健康建立心理健康档案》，《档案与建设》2006年第1期。
4、河北大学心理健康教育中心，
关键词：广播电视大学 招生档案 规范化管理 档案信息资源
“一个国家如果没有档案，它将失去历史而变成传说”；档案的重要性不言而喻。招生档案是招生工作的真实记录，是录取结果的重要依据，也是存档凭据的有效证明。随着电大招生改革的逐步深化以及互联网应用的深人和发展，广播电视大学已经建立了一个以数据库服务器为核心，以现代网络通信技术为依托，覆盖全国电大系统的、科学可行的、方便灵活的、通过网络操作的招生管理平台。实现了网上远程录取、电子档案、无纸化办公、工作效率极大提高等飞跃。作为基层电大，如何尽快适应新的招生形势、开拓创新电大招生档案的管理是摆在电大人面前新的课题、是电大招生人员的当务之急。
1 招生档案的重要性
1.1 为电大的科学管理提供决策依据
建好学生招生档案，能为学校的科学管理提供依据，它可以及时准确地掌握和了解学校的招生规律、特点及发展趋势。如可以从个体档案中探寻出学校教育、管理的方法；可以为实现电大因材施教目标提供科学、全面的参考消息；还可以为丰富课外活动、满足学生的个体需求提供决策依据；可以采取恰当的方法进行教育与管理工作，有助于教师客观地了解学生在道德认识和道德情感及行为上的发展水平；为社会上评价电大的教育水平提供科学的评估系统；可以帮助教师有效地了解学生在特定社会环境下的政治态度、思想问题和意见要求等。
1.2 为教师的教学科研提供原始信息
教师要提高教育教学质量，必须了解学生个体间的差异；学生招生档案的建立有助于教师更好地贯彻因材施教的原则。能为教师提供学生的相关信息，可以使教师全面了解每个学生的能力差异、个性特点、学习欲望等，为教师科学地管理和教育学生提供直接的方法，从而使教师在教育工作中做到有的放矢，减少盲目性，提高针对性，进而提高教育教学质量。同时，它有助于教师了解学生的个性特点个别差异；有助于教师发现和诊断学生个人或班集体存在的问题。同时，学生招生档案还可以揭示教师教育教学工作中的问题，反映学生的发展轨迹，能促进学校和教师更新教育观念、转变教育思想、改革教育方法、创设良好的学校环境，进而通过各种手段去进行教育和训练，提高学生的品质，促进学校的发展。
1.3 为学生的健康成长提供监测手段
学生可以通过档案了解自己的各个时期发展状况及整体成长轨迹，建立学生招生档案为学生当前健康发展乃至整个学习期间与将来的职业规划提供十分重要的依据。如在发现自己有心理问题时，就可以积极寻求心理辅导和咨询，学生通过档案的原始记录比照自己的心路发展过程，它对每位学生个人的心智成长和潜能开发可以提供相应的帮助和重要保证，更加有利于帮助学生了解自己的性向、兴趣、能力以及所处的环境，有利于学生充分发挥自己的主观能动性，同时协调自己的学习行为，以达到自我发展的目的，在这个过程中，可以及时发现和化解自己在发展过程中的障碍。
2 电大招生档案管理的措施
2.1 完善招生档案管理系统
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分，它的内容对于学校的决策者和管理者都至关重要，学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。学生档案管理系统能够为用户提供充足的信息和快捷的查询，它的内容对于学校的决策者和管理者都至关重要，它是一个教育单位不可缺少的部分。一是换挡提速，效果明显。如能够为将来学校评估、上网做好准备；可以迅速查到所需信息；只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；存储量大，可以存储历届的学生档案，确保安全与高效。二是立足创新，开拓进取。要善于运用现代先进的技术与工具，彰显手工管理无法比拟的优点，使用计算机对学生档案信息进行管理，这些优点能够极大地提高学生档案管理的效率，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等方面。它是学校科学化、正规化管理和与国际接轨的重要条件。三是深刻剖析，扬长避短；知己知彼，百战不殆。要充分剖析和查找过去使用传统人工方式管理学生档案中存在的缺点，它们给储藏、查找、更新和维护都带来了不少的困难。最常见的就是，时间一长，将产生大量的文件和数据，经常出现效率低、保密性差等问题。
2.2 把握建档信息主要内容
招生档案是揭示或了解到的有关学生状况、特点等的材料。学生招生档案的内容，应尽可能全面反映学生的特点，从而为学校教育提供可靠准确的信息。学生招生档案一般包括两大方面：一是影响学生招生发展的基本资料，亦即学生基本情况，包括个人基本情况、家庭生活情况、学校学习生活情况及对个人生活有影响的重大社会生活事件等。二是反映学生状况和特点的资料，包括智力水平、个性特征、健康状况、学习情况、职业能力等。如学生基本情况中包括个人简介、家庭生活环境、个体身心健康状况等。再如能力状况及其教育建议包括学生的智能水平、言语概括、言语推理、解决问题的能力、能力倾向鉴定及创造力测量等。
2.3 依照招生平台规范管理
一是试行报名一张纸。改变过去招生简章、报名表、承诺书相对分立的做法，试行报名一张纸（即在一张A4纸的正面印制电大招生平台录入中必填的相关信息及承诺书，在反面印制我校的招生简章；学员入学前在正面张贴1张照片的同时把相关信息一次性填好，反面直接粘贴身份证、毕业证、学历认证报告等复印件，生源介绍人及我们招办人员当场在核对无误的情况下签字把关）。既节约纸张、避免散发和传递过程中的零乱和丢失，又节省过去要求学员交两张照片的成本和整理过程中的忙中出错机会，还可减少网上录入时因过多无用信息干扰可能导致的失误。二是认真填写登记表。在收取核对无误的一张纸后，招办人员认真填写招生登记表，并按照专本科分开的办法将一张纸装入相关的资料袋。尤其是在填写招生登记表时宁慢勿乱，填后认真核对学员信息，确保准确无误。三是搞好网上录入。网上录入是注册之前的最后一道工序，也是电大招生工作中最严谨、最细致、最准确的工作，它关系到上级电大的注册、录取与审核，更关系到后续教务系统和班主任管理工作的需要。做到在录入前认真核对学员报名一张表和招生登记表，环环相扣、万无一失。必须以“零失误、零差错”的原则和服务宗旨确保网上录入精准无误。采取及时性录入办法，避免注册前夕因事务过多造成的“忙乱慌和打烂仗”。在到省电大注册前将所有录入后的网上信息打印后一一核对。
参考文献：
[1]杨凯.《新时期高校档案管理工作研究》《科技信》2008.23.
关键词：多媒体设备；设备维修；档案管理
0 引言
随着现代信息和多媒体技术的飞速发展，多媒体教学设备已成为各院校日常教学的必备工具。[1]多媒体教学设备是将基础设施、软件资源结合为一体的现代化教学设备，是教育教学现代化的一种手段。科学技术的突飞猛进，尤其是物联网技术的飞速发展，使得现代教育装备产品呈现智能化、网络化、微型化、集成化、芯片化等特点，以上特点也决定了高校多媒体教学设备的维修工作将更趋复杂化和个性化，由此对教学设备的维修工作提出了更高要求和严峻挑战[2]。
多媒体设备是教师上课展示和讲解多媒体课件的平台。多媒体设备的管理得当与否， 密切关系着教师的课堂教学效率和学生的学习效果。[3]多媒体设备的使用是教育教学改革发展的趋势，多媒体设备管理的核心是维护好设备，服务于教学。多媒体设备的管理是一项繁纷复杂的工作，多媒体管理员在设备的管理和维护工作中起着很重要的作用。[4]
因此，分析高职院校教室多媒体设备维修档案存在的问题，建立多媒体设备维修档案管理系统，对于减少设备故障、加强教室多媒体设备管理和维护以及学校的教育教学工作将起到很好的推动作用。
1 高职院校教室多媒体设备维修档案存在的问题
高职院校教室多媒体设备档案主要由设备购置、安装调试、运行记录、维护保养、检修、报废等各个阶段的资料、说明和记录数据等组成。其设备维修档案是在教室无课时，对设备进行检查、维修和维护后，将故障时间、原因、现象、运行正常时间和状态的文字、图表等科技资料记录归档。目前，教室多媒体设备使用档案在建立过程中主要存在以下几个方面的问题：
1.1 设备使用记录漏记、不完整
设备使用人员不重视设备使用记录的填写，有时太忙或忘记了，存在漏记情况，有些项漏记或有些内容漏记。
1.2 设备日常管理记录漏记、不完整
由于记录工作每天重复且单调，管理员没有给予足够的重视，设备日常管理记录存在漏记情况，即使记录了有的内容也不完整。
1.3 维修和维护记录内容不完整
有的维修和维护人员的注意力只在机器上，而忽视记录机器发生故障的时间、原因、现象、运行正常时间和状态等，造成维修和维护记录内容和设备检修存档不完整。
1.4 记录堆积
设备使用人员和管理人员不能及时地将记录进行整理和存档，经常发生档案不及时移交的现象，造成原始记录堆积。
1.5 维护资料归档不及时、不规范
有些档案部门存在"你交我存，你来我借"的情况，新购设备的使用说明、故障判断等验收资料收集不到位，造成在设备检修期间，常发生现用现找，现场混乱现象。
以上所述使用记录存在的问题、日常管理记录存在的问题、维护资料等归档不及时、不规范方面存在的问题均是教室多媒体设备维修档案管理方面应改进的问题。
2 加强教室多媒体设备维修档案管理的应对策略
目前学校配置的一种教室多媒体设备主要有，计算机、DVD、 中控、音响、功放、投影、扩音系统、实物展台、教师显示器等。[4]。针对这些设备开展维修、维护及管理工作需要采取的措施是：
2.1 成立面对全校的多媒体设备维修档案管理组
该小组负责教育技术理论指导和技术支持，并制定相关规章制度，同时落实到专人负责。尤其是对任课教师及相关教室管理人员进行培训和宣传工作，使接触到多媒体设备的人员清楚自己在使用和管理多媒体设备的工作中应承担的责任和所尽的义务，做到责任明确。
2.2 制定相关规章制度
根据国家有关规定，制定相关规章制度，如：《教室多媒体设备管理方案》、《教室多媒体设备的操作流程》、《教室多媒体教学设备管理和使用规定》、《教室多媒体设备故障登记簿》和《教室多媒体设备使用记录簿》
2.3 培训教师和管理人员
在每学期开学之前对教师及管理人员进行培训，包括：宣传《教室多媒体设备管理方案》、《教室多媒体设备的操作流程》、《教室多媒体教学设备管理和使用规定》等文件，讲解多媒体设备各部分是如何工作、如何连接在一起的，哪些地方容易出现问题，应如何解决，举例说明教室多媒体设备故障登记和使用记录的正确填写等，为规范教室多媒体设备维修档案管理打下良好的基础。
2.4 建立简单易查找的使用手册
将常见故障处、解决方法，找管理人员的方法总结成小册子，简单易查，降低设备故障发生率，特别是人为使用不当所带来的损失，减少设备维修和维护人员的工作强度，延长设备的使用寿命。
2.5 及时收集和归档
对教室多媒体设备故障登记和使用记录及时整理归档，对设备的故障原因进行分析，对设备的故障登记和使用记录可通过网上的教室多媒体设备维修档案系统完成。
3 建立教室多媒体设备维修档案系统的必要性
目前，计算机数据库技术应用非常普遍。利用Microsoft公司推出的 Access数据库，建立高校多媒体设备维修档案数据库，促进多媒体设备维修管理信息化工作的开展，不仅可以提高设备维修档案的管理水平，而且还能及时保存维修数据，缩短设备的维修周期，使各类设备的故障具有可参考性、对比性和统计性，使维修人员可以随时了解设备的常见故障和使用状况，尤其是对大型设备的跟踪监控。这样有了先进的教学设备，再加上具有高技能的教育技术人员和先进的管理模式，就可对多媒体设备的正常运行起到良好的监督作用，减少设备故障率，提高教师利用多媒体教学的积极性。
多媒体设备维修档案管理信息系统的建立目标是：通过实时记录设备及其维修的基本情况，使工作记录成为维修人员的工作参考， 由此进行的积累和总结，将成为今后制定维修和改进计划的主要依据。
4 结束语
目前，教师利用教室多媒体设备开展教学活动已成为一种常态。随着各院校对多媒体教学设备投资规模的不断增大，加强教室多媒体设备的维修档案管理和建立统一有效地档案管理系统迫在眉睫，这对于减少机器故障率，提高教室多媒体资源的利用率，维护正常的教学工作将有重大意义。
参考资料
[1]焦军宏.高校多媒体设备管理与发展[J].教师探索，商情，2014（36）：214-215.
[2]杨再明，张凯，王志怡.基于RCM理论的高校多媒体教学设备维修工作探析[J].中国现代教育装备，2015，（17）：4-7.
关键词：高校；档案；信息化；管理
随着信息技术的不断发展，各行各业已经开展了关于信息化管理模式的改革。在档案管理中，运用信息技术可有效提高单干管理效率及质量，而进行档案管理信息化建设又是国家信息化战略提出的要求。面对这样的趋势，高校档案管理进行信息化建设已成必然趋势。
1 当前时期下高校档案信息化管理存在的问题
1.1 档案信息化管理基础设施较为落后
档案信息化管理需要一些基础设施的支持，如计算机等，而现阶段，很多高校并没有加大档案信息化管理基础设施建设力度，使基础设施较为落后，满足不了现代档案信息化管理的需要，具体体现在以下几点：（1）很多信息化基础设施并没有配置，如用于进行档案信息化管理的服务器等。同时，很多基础设施都已经使用了很多年，如计算机还是“大头机”，打印机、复印机也相对落后。（2）很多高校并没有实行网络化的档案管理模式，如档案管理用的计算机并没有连入网络，很多办公软件还是单机版本。（3）有些高校档案管理虽然在原先的基础上连入了局域网络或互联网，但各方面设置并没有进行系统的完善，使其存在很多缺陷，无法用于现代化的档案信息化管理中[1]。
1.2 高校档案信息化管理缺乏规范性
高校档案信息化管理缺乏规范性具体体现在以下几个方面：（1）档案信息化管理的规范并没有进行统一，这就导致在实际工作过程中，工作人员没有一个完整的标准作为行为的依据。同时，存在多档案管理系统生成的数据无法兼容的现象，这就导致在数据的转换时，可能出现信息失真问题[2]。（2）在实际操作中，档案信息化管理系统还应该和高校其他类型的管理系统存在联系，如教学管理系统、学生管理系统等，这些管理系统生成出来的数据最终会流入到档案管理系统中。但由于这些管理系统又相对独立，所生成出来的数据标准不一，无法有效的完成与档案管理系统的对接。
1.3 档案信息资源质量不高
大多数高校档案信息资源存在以下几点现状：（1）很多高校的档案信息资源只是记录了各类档案的目录，而并没有档案全文数据。（2）在高校进行档案资源整理时，只考虑档案的数量，没有对档案资源的有用性进行合理分析，这就导致高校档案信息库存在大量毫无作用的档案，不仅占用了档案数据库的库存，同时还增加了管理成本[3]。
1.4 信息化管理人才专业素质不高
高校档案信息化管理最终还是需要人来进行基础操作，而在这一过程中，工作人员的素质直接决定档案管理的质量及效率，很多高校没有认识到这一点问题，没有加大这方面的资源及精力投入力度，这就导致档案信息化管理工作人员的素质普遍不是很高。具体体现在以下几点：（1）很多档案管理人员还没有掌握现代信息化档案管理的相关技能，不能顺利使用计算机进行各类档案管理操作。（2）信息技术人员对档案管理相关知识了解较少，不能有效的把信息技术运用到实际的档案管理工作中[4]。
1.5 缺乏有效的安全保障措施
在档案信息化管理系统下，存在很多安全风险。如因工作人员不正当的操作导致的数据信息遗失、损坏等问题，如因黑客及不法分子攻击导致的系统瘫痪或数据信息失窃等问题。而高校缺乏有效的安全保障措施取决于高校领导这方面意识的匮乏，认为档案不具备直接经济效益，所以不会发生安全风险。很多高校档案管理系统都没有配置相应的杀毒软件等安全防范措施，甚至没有对工作人员进行安全教育，从而使工作人员样成了很多不良习惯，加大了安全风险发生的几率[5]。
1.6 馆藏档案信息数字化发展步伐十分缓慢
目前，我国大多数高校开始了一项这样的工作，即：将原本纸质版的档案转化成为数字化的版本进行保存、馆藏，这也是高校档案信息化的一项基础性工作。众所周知，对日常科研以及教学、行政管理等文件直接生成电子版过程比较容易，然而若将高校数十年甚至是百余年的所有纸质版的档案资料转化成为数字化版本，并将其存于光盘或者硬盘之中，构建全套的档案全文数据库，那么这就需要花费大量的时间与代价，这就相当于一个非常大的宏伟工程，需要大量的人、财、物等的支撑。当前时期下，各个高校在该方面的工作进展十分缓慢，且投入不足。
2 改善高校档案信息化管理问题的对策
2.1 加强档案信息化管理基础设施建设
高校想要做好档案信息化管理，首先需要加强档案信息化管理基础设施建设，具体可从以下几点出发：（1）加大资金投入力度，高校应该在力所能及的范围之内，不断扩大基础设施购买的经费，并合理利用资金，不断提高资金的利用效率，把每一笔资金都花在“刀尖”上[6]。（2）加强高校档案信息化管理系统的开发力度。可聘请外界专业的制作团队，结合高校实际档案管理需求，设计出功能齐全、操作简便、安全性能高的信息花冠里系统。（3）在建设好硬件和软件之后，高校还需要建立档案信息化管理专用网站，通过网站来收集、整合各类数据。同时，还应该加入检索和咨询功能，档案使用人员只需要通过该网站就可以获取所需要的档案数据，从而提高档案利用效率。
2.2 建立统一的档案信息化管理标准
建立统一的档案信息化管理标准，可有效规范各项管理操作，提高管理效率和质量。具体如下：（1）制定一套完善的电子档案、文件、数据信息的生成标准，如数据编码、信息转换等。这样就可以解决过去阶段中，各类数据转换无法兼容的现象。同时，格式统一的各类数据信息，可提高转换效率，便于档案信息化管理工作的开展。（2）做好档案信息化管理系统和校园其他管理系统的对接工作。一方面，加强各管理系统之间的协调，尤其是员工工作上的配合。另一方面，数据信息标准要进行同意，从而使各类数据信息在不同系统间有效传递[7]。
2.3 优化档案资源管理，提高档案资源质量
目前，我国很多高校档案资源数据库只是单单的目录库，针对这一现象，高校可在目录库的基础上增加档案资源全文数据库。而优化档案资源管理的对策如下：（1）做好电子文件的收集工作。一方面，高校其他各类管理系统中生成出来的数据及时进行整合，使其规范化后再纳入档案数据库中。另一方面，非管理系统文件的收集可在纸质文件的基础上，提出收集电子文件的需求，即各管理部门在上交纸质文件的同时，还需要上传电子稿。这种机制下，可有效减轻档案资源整合的负担。最后，还需要重视对非文字资料的收集，如图片、声音等，这类非文字文件可单独建立一个特殊数据库进行归档，以便今后需要时快速取出。（2）对档案数据进行数字化加工，如一些社会价值高的档案。同时，还需要对高校档案数据库进行清理工作，一些没有实质用处的可及时清理，避免这类文件占用数据库库存，同时也减少管理成本。数字化加工工作可以打包给外界先进的数字化制作团队，这一做法可缓解高校档案信息化管理工作人员的工作负担，同时也提高数字化加工的质量[8]。（3）高校还可以把一些尚未被纳入到档案信息库且对高校管理有用的数据进行规整，并纳入到数据库中，以备将来的不时之需。如教师方面的业绩数据，高校科研成果数据，学生考试成绩数据等。
2.4 加强人才队伍建设
加强人才队伍建设也是高校做好档案信息化管理的关键所在，只有一直专业素质过硬、作风优良的管理团队，才能促进高校档案管理水平的提高。高校领导应该改善传统观念，不断提高对高素质人才的重要性认识，并不断加大人才队伍培养的精力、资源投入力度。首先，建立岗位责任制度，明确在档案信息化管理中各工作人员的职责，并以职责来约束工作人员的行为。改善用人机制，实行“能者上、庸者下”的岗位任免机制，摒弃过去“讲资历、论辈分”的思想。其次，建立长期的、系统的培训机制，定期开展信息化知识、技能的培训工作，培训内容要从现代先进的档案信息化理论、技能中筛选。同时，还需要帮助管理人员树立终身学习思想，倡导员工加入到继续教育，通过不断的学习来提高自身专业素质。再次，建立激励制度和奖惩机制，每月对员工绩效进行考核，并科学评价考核结果，分析出员工上一阶段的工作情况，并以此作为依据实施奖惩措施，从而提高员工工作的积极性，最后，加大对外界先进人才的引入，尤其是现代档案信息化管理需要的复合型人才。提高高校档案管理岗位的薪资待遇，优化工作环境，从而吸引人才并留住人才[9]。
2.5 做好安全风险防范工作
做好安全风险防范工作可从以下几点出发：（1）建立保密制度，即档案管理人员不得在任何时间以任何形势来泄露高校档案信息，从而避免一些管理人员为了利益而泄露高校机密的行为发生。（2）健全档案管理人员行为规范，并树立安全意识，改正工作人员不良的操作习惯。（3）做好高校档案信息化管理系统的安全防护措施，引入先进的系统安全保护软件，定期开展杀毒工作，避免病毒潜伏在管理系统中。（4）对档案数据库进行定期备份，从而避免数据丢失无法找回。（5）信息系统管理人员要结合实际工作需要，来设定各岗位和档案使用人员的访问权限，对于系统核心及最重要的文件，应该是除管理员以外不允许任何人访问的。（6）对档案管理过程进行实时监控，建立风险预警系统，在发生危险操作时，及时提醒员工或管理人员，使其在第一时间制止风险，防止风险扩散[10]。
2.6 加强硬件和数据库建设
档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要的浪费[11-12]。
3 总结
当前形势下，我国高校档案信息化建设中任然存在很多问题，这些问题不仅影响了档案管理的效率及质量，还降低了各类数据资源的利用效率。只有不断加强档案信息化管理基础设施建设，建立统一的档案管理各类标准，并优化档案资源管理提高档案数据质量，同时还要加强人才队伍建设，做好安全风险防范工作，才能有效解决现阶段高校档案信息化管理存在的问题，并提高高校档案管理水平。
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【关键词】 学生档案管理 信息技术 高校 影响
【中图分类号】 G47 【文献标识码】 A 【文章编号】 1006-5962（2013）02（b）-0242-01
学生档案是人事档案的重要组成部分，是记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的文字、表格及其他各种形式的历史记录。随着科学技术的不断提高以及互联网技术的日渐成熟，人工管理档案的手法效率低、保密性差以及不便于查找、更新和维护等问题日益暴露，面临着改革和更新。现代信息技术的发展和普及促使高校学生档案管理从传统的纸质档案向现代化的电子档案转变。高校为了适应这一转变，强化了档案管理队伍的建设，并改革档案管理模式，促使档案管理工作的观念、手段和方式出现了重大变化。
1 提高了对高校学生档案管理的重视程度
现代化信息技术更新了高校的档案管理技术条件，档案管理理念也随之而逐步完善。国内越来越多的高校改变了“档案管理只是辅工作”的传统观念，把学生档案管理等工作作为学生管理体系的重要组成部分。同时，信息技术管理复杂性的提高促使高校针对档案管理工作，建立了一套较为健全的培养、考核机制，完善了档案管理的配套设施。在这一系列条件和机制的影响下，档案管理人员更加认识到档案管理对促进学生全面发展、完善高效人才培养制度、促进学生就业择业等方面的重要作者用，提高了重视程度。此外，现代化信息技术转变了学生档案管理工作的思路，增强了工作人员的创新意识。各高校为了适应电子档案管理的需要，提高了对人员的专业素质考核，要求管理员具备灵活操作电子档案管理系统的能力，并切实履行工作职责。工作条件和工作要求的变化促使管理员调整管理理念，适应档案来源、工作方法、档案载体等方面的变化，从而提高了管理员对工作的重视程度。
2 强化了高校学生档案管理工作的规范化程度
档案管理工作对细节有着极为严格的要求。管理员不仅要对学生的学籍信息、学历材料、处分记录、毕业成绩等进行归类整理，而且要在保存、维护、传递等环节中都要注重细节性操作，确保档案信息的准确无误。这些细节要求在纸质档案管理中容易出现混乱，即耗费大量的人力，又难以保障信息的准确性。而利用信息化技术建成的电子档案则能够很好地弥补纸质档案管理的不足和弊病，可以在建立学生的档案的时候即进行信息的有效筛检，并在系统中归类、保存信息，创建检索词条，提高信息筛选、查找的速度和效率，最大限度地减少人为翻找的所耗费的人力和时间，使得管理工作规范化、科学化。同时，现代信息技术的发展扩大了高校学生档案建立和管理的范围。具备技术条件的高校可以从学生人校时便发给新生入学登记卡，由学生本人填写过、院系鉴定审核后进行归档，把学生的档案信息直接录入管理系统中，从根源开始加强高校学生电子档案的建立工作。此外，高校还可以通过建立电子档案来扩大信息的存储量，记录更多的学生信息，如活动记录、考场记录、宿舍情况、毕业生信息反馈等，使得档案信息更全面、更规范。
3 增加了高校学生档案的时效性和安全性
信息化的高校学生档案管理不仅可以实现档案信息的规范化，而且可以在一定程度上增加高校学生档案的时效性，提高档案的利用程度。相关管理员可以运用信息技术及时、快速地输入学生的信息，并借助发达的互联网技术实现同时传播和分享，使得其他管理员、教师、学生等不同身份的人员能够在第一时间获取有用信息，真正发挥了高校留存学生档案的作用。此外，现代信息技术还能完善高校的档案管理模式和制度，并通过信息技术的落实来提高学生档案信息的安全性，维护学生的隐私权。管理员依照工作规范，凭借专业素质和安全管理意识，努力完善学生档案的存储、利用环境，能够最大程度地减少因粗心等因素而造成的信息错漏现象，提高档案的管理效率。
4 打破了高校学生档案管理的时空限制
信息技术实现了档案信息的扩大化，突破了传统人工档案管理的时间、空间限制，最大程度地促进了信息的时空交流和共享，实现学生档案信息利用的最大化。电子信息技术分离了传统的纸质载体和档案内容，为档案管理中的分别管理奠定技术基础。这将减轻高校的信息管理压力，促进电子档案馆中的内容进行丰富及更新，以实现资源需求者对于资源共享的要求。同时，信息技术还消除了传统纸质档案的管理障碍，如档案管理工作太过零碎、难以及时更新管理等。目前我国部分高校的学生档案信息仍通过学生处等社团机构来收集、上报，并由学院辅导员负责整理。信息的收集是档案管理的开端，具有十分重要的意义。但这些工作一直没有得到院系的充分重视而匆匆完成，甚至到了学生毕业之际才以突击的方式进行信息收集整理。这样的工作方式和态度往往使得高校学生档案管理工作变得十分仓促，档案混乱且容易出现缺失遗漏问题。现代信息技术的应用则能够很好地克服这一问题。档案管理员需要根据电子档案的特征来逐步建立数据库，在格式规范下逐步填写具体的信息内容。此外，电子档案管理系统的时间能够避免和杜绝各院系工作人员以突击整理的方式上报学生信息，要求各院必须在固定的时间内汇总学生的相关信息。这些工作的落实能够最大程度地保证了高校学生档案管理工作的顺利进行，为档案信息的时空交流奠定基础。
5 结语
现代信息技术在高校学生档案管理工作上的应用能促进管理员对工作的重视程度，提高档案管理工作的规范性、时效性和安全性，并打破时空限制，扩大信息交流共享的范围，实现档案信息利用的最大化。高校应充分重视档案管理的信息化，通过引入先进数据库技术、提高人员素质、改革管理模式等途径，全面实现档案管理的数字化，促进高校人才培养系统的完善。
参考文献
大学生是一个特殊的社会群体。大学生年纪轻轻，却被家庭和社会寄予厚望，这种厚望也许能成为学习的动力，也许让其不堪重负。此外，一些大学生还面临贫困、就业、情感等问题困扰，心理问题较为严重。不健康的心理必然会导致不健康的行为。有的学生沉迷于网络，有的学生与老师、学校甚至社会对抗。甚至于，有的学生产生罪恶的念头，最后走向犯罪的深渊。因此，对大学生进行心理疏导实属必要。如果能够加强对大学生心理档案的管理，就容易发现问题和解决问题。目前很多高校都设有心理咨询室，但大多是学生有了问题自己去找老师。大多数高校仅在新生人校时对学生进行心理测评，之后就将心理档案束之高阁，不再对资料进行更新，测评结果缺乏系统性。这种管理具有粗放性和随意性，使得发现问题和解决问题滞后，很难针对问题采取一些预防措施，做到防患于未然。很多高校也建设了大学生心理档案，但这些高校建立心理档案的主要目的就是排查出有心理问题的学生，而忽略了绝大多数正常学生的心理需要。大学生心理档案应该是普适的，如果过于重视大学生心理档案的诊断功能，就可能忽视大学生心理档案的预测价值，忽视正常大学生的心理发展，忽视对大学生心理档案全面的、有价值的、有效率的研究和开发。
二、完善大学生心理健康档案的可行性
(一)高素质师资队伍为心理档案的建立提供专业知识保障2005年教社政1号文件及时提出了对大学生进行心理健康教育的意见和建议。文件要求各高校要建设一支高素质的大学生心理教育和心理咨询工作队伍。这种要求反映了高校扩招的实际和高校自身建设和发展的需要。如果不及时解决大学生心理健康问题，高校的质量和声誉将受到影响。目前绝大部分高校都建立了大学生心理咨询室，有专业的心理咨询老师，高素质的专业化师资队伍已初具规模，这为大学生心理档案管理的完善和发展提供了可靠的专业知识保障。
(二)计算机与网络的发展为心理档案提供技术支持随着科技的不断进步，计算机、多媒体和网络技术已经融入社会生活的各个领域，并不断发展壮大，这为进一步完善心理健康档案的管理系统，提高其使用效率提供了技术支持。档案管理的现代化程度不断提高，各种各样的心理档案管理软件得到开发应用。目前出现的心理档案管理软件一般分为单机型和网络型两种：单机型仍然依赖纸笔测试，将所得的团体数据输入计算机，然后通过软件进行分析，并将统计分析结果存储在计算机系统中；网络型是通过计算机与网络技术来实现个人及团体的心理测验、分析统计与评估工作。
三、完善大学生心理健康档案的建议
(一)加强相关师资队伍建设
1．扩大师资规模一定的专职师资规模是加强心理健康管理的保障。在发达国家，学校心理服务人员一般都占一个较高的比例。为了解决学生心理问题，加强学生心理研究，日本国立大学专职心理咨询老师与大学生的比例是1：5000—1：10000，而私立大学则为1：30O0～1：50O0。我国高校一般只有1～2名心理健康管理人员，与学生的比例约为1：15000，但是高校为数不少的思想政治辅导员应当成为心理健康管理队伍的强大后备军，根据《教育部关于加强高等学校辅导员班主任队伍建设的意见》中“专职辅导员总体上按1：200的比例配置”的要求，经过近l0年的发展，高校辅导员队伍已形成规模，而且他们直接面对学生，容易与学生建立友谊和加强沟通，更有利于了解学生的心理问题。
2．强化专业培训大学生心理健康管理人员需要具备专业的心理学、教育学、管理学、统计学、档案学等相关知识，掌握心理咨询、统计归档、跟踪服务的技巧和方法，因此强化心理健康档案管理人员的专业知识和技能，才能保证心理健康档案管理的准确性和有效性。在美国，心理辅导人员必须符合美国人事指导协会制定的标准，一般要求学校心理辅导人员具有硕士或者博士学位，要在心理学和教育学两方面都受过专业的训练。
(二)加快大学生心理健康档案系统开发
1993年北京理工大学开发出单机版学生心理档案管理系统，2000年王建中开发了心理测验与统计软件系统，目前应用比较广泛的是2004年开发出的金海大学生心理档案系统，这些都是单机版的大学生档案管理系统，便于档案的统计与分析，但建档和管理不方便。北京心知章文化交流有限公司1999年出版发行“心海学生心理档案管理系统”和北京安人测评技术有限责任公司2003年发行的“京湘学生心理档案系统(安人软件)”都是网络版，但这些系统重点在心理测试上，不便于高校心理健康工作者的归档、管理和操作，且在同时段测试人数过多时，容易出现瘫痪。2008年南昌大学硕士罗亮亮采用Application+XML缓存机制，以XML作为数据的传输格式，开发了一套网页版的大学生心理健康档案管理系统，但这套系统还没有得到充分的实践检验和推广。大学生心理健康档案系统的开发仍是一件任重而道远的工作。
(三)深入挖掘大学生心理档案的应用价值
建立心理健康档案的目的是为了更好地使用它，而目前许多数高校对心理档案的利用仍停留在诊断和筛查有心理障碍的学生层面，而忽略了绝大多数正常学生的心理需要。心理学家认为，心理疾病的形成大致经历心理危机、心理障碍、精神疾病、心理衰退四个阶段。心理危机是心理疾病的肇始，详尽、准确的心理档案资料，能够帮助心理健康工作者及时了解大学生身边发生的危机事件，有助于及早开展心理危机干预，防微杜渐。除此之外，心理健康档案还有更多使用价值。如法国，学校心理档案的利用更趋于综合化，把实践的重心放在三个方面：定向、预防、综合。心理健康专家通过建立学生心理档案了解和分析学生的心理状况，以帮助教师和管理者确定未来的教学方向，给家庭提出建议，帮助学生ca我评价。德国学校心理档案除用于特殊教育、行为矫治和学业指导外，还在学生的职业指导和定向工作中发挥巨大作用。这些国家的学校心理健康档案管理经过长期摸索，逐渐成熟，为我们提供了颇有价值的参考。
(四)建立成长性心理健康档案
关键词：中学档案；档案信息化；信息化建设
随着信息技术的迅速发展，传统的中学档案管理模式已经不适应新时代的要求 ，因此中学档案管理工作的信息化改革迫在眉睫，这不仅是时展的趋势，也是学校管理工作不断发展的客观要求。然而中学档案信息化建设给我们带来便捷的同时也带来了挑战，如何解决这些困境成为我们思考的重点。
1 中学档案信息化建设的意义
档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。
档案信息化建设相对比传统模式有以下意义：（一）、便于管理，有效提高中学档案管理的工作效率。档案信息化建设的过程中，所有档案信息的存储都依靠数据库来实现，存储形式可以包括文字、图像、音像等多媒体形式。利用数据库来进行管理可以有效提高工作效率。（二）、便于利用，有效提高中学档案的利用率。档案的信息化管理通过数据库来进行检索查阅，方便快捷，改善了纸质档案利用受时间地点限制的缺点，大大提高了档案的利用率。（三）、便于存储和共享，有效降低存储空间和有利于档案的二次利用。档案信息化后存储的时间相对传统档案更为长久，从存储空间上来讲，也更加有效降低存储空间。同时电子档案也便于共享，促进档案的二次利用。
2 中学档案信息化建设过程中面临的困境
（一）、中学档案管理观念落后，对档案信息化管理的认识程度不足。在学校的日常管理中，档案管理工作一直是一个无足轻重的角色，目前许多学校虽然有建立综合档案室，但是由观念不强，重视程度不够，导致档案室成为一个保管资料的仓库。学校管理层领导对档案信息化管理意识更是欠缺，使得档案利用率不高，成为制约档案信息化建设发展阻碍因素之一。
（二）、中学档案管理投入资金有限，硬件设施陈旧落后。档案信息化建设离不开对硬件设施的大力投入，目前中学管理工作的重心主要集中在教育教学及学校的整体发展，对档案管理需要的现代化设备投入是相当有限，有些单位连综合档案室配备的基本要求都难以达到，更别提要满足相关设备（比如刻录机、扫描仪、档案管理软件等）的更新换代。
（三）、高素质档案管理专业人才匮乏。目前，中学人员编制紧张，档案管理员多半是“身兼数职”，没有经过业务培训直接上岗，兼职管理员的教师日常教学任务繁重，根本无暇关注这个岗位。即使学校招聘专业档案人员，极少是档案管理专业，也缺乏业务的实际经验，同时档案管理人员也需要兼职其他任务教辅工作，导致档案管理员这个职位形同虚设。档案信息化管理人员，首先要具有档案专业知识和管理经验，掌握多媒体等信息技术，同时具备以上条件的高素质档案管理专业人才可谓是少之又少。
（四）、档案信息存在保密及安全风险。在档案信息化实现资源共享的同时也面临档案信息保密和安全问题的挑战。一是人为因素，档案管理人员档案保密意识和安全意识不强，导致档案泄密。二是技术因素，档案管理系统容易出现漏洞，极可能感染病毒或遭受攻击，存在安全隐患，这对档案工作造成威胁。
3 加强中学档案信息化建设的策略构建
（一）、强化档案信息化管理意识。首先学校管理层领导要加强档案管理意识培养，意识到档案信息化建设的意义和重要性。首先要成立档案建设工作领导小组，并将档案建设工作纳入学校工作计划和目标管理中。同时，建立档案建设工作网络，形成以副校长挂帅，档案室具体负责，各部门协助抓的三级档案建设网络。
（二）、加大对中学档案信息化管理建设的资金投入。档案信息化建设需要软件及硬件设施的大力投入，这需要上级主管政府拨款还有学校管理层领导的大力支持。有了资金保障，学校才能拥有规范的综合档案室，才能采购相关的硬件及软件设备。要实现档案信息化，不仅仅是基础的软硬件设施，还要跟随电子信息技术的不断进步，对网络、档案管理系统、安全防火墙等进行升级，对电子产品更新换代，使之适应信息化时代的发展。
（三）、引进和培养高素质档案管理专业人才。学校要设立档案专业管理人员岗位，招聘引进具有档案管理专业的人才。档案管理人员同时要具备强烈的责任心、良好的职业素养和服务意识等职业要求。学校也要提供档案管理人员外出培训学习的机会，更新档案管理理念，掌握多媒体等信息技术，使其不断提升专业技能和信息化知识，将档案管理人员打造成具有双重知识机构的高素质档案管理专业人才。
（四）、加强档案信息化的安全管理，建立完善的安全管理制度。档案管理的最终目的是要实现其利用的最大化，实现资源共享。为了杜绝安全隐患，必须制定一套完善的安全管理制度，从每个环节保障档案信息的安全。第一要建立保密制度，如电子文档借阅审批制度、档案管理网络系统使用权限制度等等。第二要设置电子文件借阅权限。在制作电子文件时要保证借阅人只能以只读方式查看，以防被篡改或误操作，造成文件失真或损坏。第三要对定期对电子文件进行异地备份，避免因人为、自然灾害等因素造成档案丢失。第四要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，保持温度和湿度，防止存储介质的磁化。第五要升级计算机服务器和数据库的硬件设施，保证档案信息数据库在保存和运输过程中稳定、安全。
4 总结
综上所述，中学档案信息化建设是今后档案管理的趋势，要成功推行，需要政府部门、单位拥有高度赞同的态度，相互配合，上下一心，克服困难。逐步实现中学档案信息化建设的科学发展和创新进步。
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