时间：2022-06-07 11:28:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇馆藏档案数字化，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【 正 文】
近年来，随着信息技术的广泛应用，一些档案馆开始实施数字档案馆计划，或开始对部分馆藏档案进行数字化处理，以便为今后实现档案全文信息网络化查阅作准备，但馆藏数量较大的单位很快都遇到了一个棘手问题：挑选什么档案进行数字化？在确定将某一全宗档案进行数字化时，又面临是否将所有档案部进行数字化的难题？在对馆藏档案进行数字化时，面对着庞杂纷繁甚至“鱼龙混杂”的档案，大家不约而同地感觉到面临一个新的课题：档案在进行数字化前的鉴定。当今之际，档案数字化，虽同高科技、高投入相伴随，但一旦形成共识，摆上日程，其经费和设备等问题似不难解决，然数字化鉴定，却不那么容易，它政策性强，又是劳动和知识密集型工作，至今尚缺乏明确的指导理念，弄得不好即成为数字化的“瓶颈”，拖了档案数字化进程的后腿。因此，从某种意义上来说，档案数字化鉴定能否顺利开展，关系到档案数字化的进程，并最终影响档案信息社会化的实现。现笔者根据近来对此问题的研究和思考。提出一些管见，与档案界同行探讨。
一、数字化鉴定的目的
馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用，特别是远程利用，其中包含较高的制作和运营成本，因此要求提供利用的数字化档案具有相当的“质量”，也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题，档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时，公开和通过网络远程提供利用的数字化档案，要求其内容必须是适合向社会公开的，因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题（已经经过开放鉴定的例外）。一般来说，国家综合档案馆馆藏档案的基础状况，包括每个全宗内档案构成的合理程度，每个案卷的组合质量，参差不齐，有一部分档案组卷质量很高，十分精练简洁，卷内每份文件都具有实质性内容，很说明问题，如果从中剔除任何一份文件，都会感到整个案卷会产生缺陷，对于具有这样质量的档案，除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外，显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的，但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少，特别是上个世纪70年代以前形成的档案，由于历史的原因，这些档案的基础状况多数很不理想，常常是“鱼龙混杂”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，对于这样的档案进行数字化，必须在事前进行鉴定，通过鉴定，剔除那些无关紧要或毫无价值的文件，留下反映历史过程本质的材料，从而使数字化的档案是“货真价实”，真正具有参考和研究价值，能够派用处的档案，
从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发，档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是单纯为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定，它是一种综合性鉴定，既包含对开放鉴定做拾遗补缺的工作，更承担着“去粗取精”、存真留实的责任，其目的就是通过鉴定，提供组合精练、内容充实、没有“水分”的原始档案进行数字化，从而保证了对档案进行数字化处理的高投入能够得到高效率的应用。转贴于
二、数字化鉴定的原则
为了确保能够将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化，必须对馆藏原始档案进行鉴定，在此基础上筛选出可以和应该进行数字化的档案，根据目前已经开展的数字化鉴定的实践，一般而言，在具体进行档案数字化鉴定时应该遵循以下几个原则：
1.精炼原则 数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数码状态，期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技术支撑，在此情况下，为了使这些工作更具有价值和体现效益，要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量，精炼原则即从这一目标出发，要求鉴定人员在进行鉴定时贯彻精炼思想，剔除重复件和无价值的文件，挤掉案卷的水分，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧要和可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典型的例子。当然如果从深层次的专题研究需要出发，某些利用者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿虽然主体内容相同，但在细节上存在差异，因而都具有重要的价值，因为它们从不同的侧面记录和反映了某份文件的最后形成过程。我们并不完全否认这样的看法，但是认为在通常的档案利用群体中，像这样很专业的利用者毕竟是少数，如果都按照这样的要求来进行数字化，则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营成本也相应提高，而在大多数情况下，仅仅利用正本即能满足利用者的需要，因为文件的正本反映了最基本最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的策略考虑，我们显然不能为了个别利用者的特别需求而作几倍的投入，何况原始实体档案依然存在，如果确有需要，利用者还可以专门查阅原始实体档案，以解决其特殊的问题。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化成本出发，同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发，并不包括满足个别利用者的特殊需求，
2.存史原则 提出和要求贯彻精炼原则，其目的是为了使经过数字化的档案消除臃肿，去除水分，构成精炼，而并非为了单纯地达到精炼而将一些有价值的文件也抛弃，为此提出存史原则。这一原则的含义，可以理解为剔除文件时应以是否违背存史作衡量，也就是说，当如果剔除某份文件，是在剔除某种重要的历史记录，从而使某一重要历史情况或细节由此消失，那么对这种剔除必须作慎重考虑。我们在数字化鉴定的实践中遇到过这样的情况：在鉴定某一市级机关档案时，有人将区级机关上报的区情甚至基层情况的文件认为是“水分”，主张将其剔除，其理由一是此类文件在相应的区级机关的档案中会有保存，二是区情乃至基层情况不属于市级机关档案应反映的重点。但是按照存史原则，上述文件恰恰十分真实地记录和反映了当时特定背景下基层所发生的一段生动的历史，对于利用者直接了解这一历史时期的相关历史是很重要的材料，尽管此类文件在区级机关的档案里很可能也保存着。存史原则要求在进行数字化鉴定时不能一味地为精炼而精炼，还必须谨慎考虑不能将那些记录和反映生动的历史过程和历史真实的文件作为“水分”挤掉，从某种意义上说，存史原则也是对精炼原则的制约，贯彻存史原则能够防止因贯彻精炼原则的过头而把那些确实反映历史真实的文件也精炼掉。
3.利用优先原则 这一原则在很大程度上适用于数字化鉴定的组织实
一、档案数字化
档案数字化就是将存储于传统载体上的档案信息进行数字化。它利用扫描、照相及其他数字转换技术、将纸质及其他载体中记录的传统档案信息(模拟形式)转换成可以被计算机识别和处理的数字形式的过程。数字化档案的最大特点是能够通过网络迅速流动，彻底改变档案的利用方式，促使档案管理从档案的保管、利用职能向信息采集、信息管理和信息服务职能转变。
二、档案数字化面临的问题
近些年来，为充分利用现代信息技术为档案的管理与利用服务，档案界对档案数字化进行了理论研究，同时全国各地的一些档案馆也开展了积极的尝试，但是在档案数字化过程中也面临着一些问题。
1.标准问题
数字化标准是数字化建设规范和高效的保障，是稳步推进档案数字化建设的基础。但目前档案数字化标准化建设还处在简单、孤立、单个的状态，还没有形成完整的体系。全国档案数字化无相关数据标准，不同档案部门数据结构格式不统一，尽管可以通过大量的元数据来克服这样不一致的问题，但不利于网络条件下档案信息的高效率共享。档案数字化标准的缺位与滞后，已成为制约档案数字化建设的瓶颈;档案管理软件低水平与数据壁垒现象，已成为阻碍档案数字化发展的阻力②。
2.优选问题
长期以来，受历史档案“片纸只字不得销毁”思想影响，在民国档案接收进馆过程中，采取“有文必收，有档定管”的态度，永久保管。这样，不免将内容极具一般的事务性文件、零散性文件、重复性文件与体现民国时期机关主要职能的业务性文件交织在一起，这种“鱼龙混杂，玉石不分”的馆藏现象，造成了“馆藏的虚肿，内容的庞杂”，影响着馆藏档案的优化管理。在当前档案数字化工作中哪些内容优先数字化，哪些全宗优先数字化，哪些全宗暂缓数字化等，这些问题都很难明确。极端的做法是尽其所能通过键盘、采集卡及扫描设备等将其内容全部数字化③。目前，二史馆共收藏有940多个全宗，计180多万卷档案，排架长度达5万余米，绕南京城墙1.5周④，如果将这些档案全部数字化，需耗时20年。
3.检索问题
档案信息检索是馆藏档案数字化基础工作的重中之重。数字化的馆藏档案，不仅应该是经过系统化整理的，而且是建立了能与全文数字化信息钩链检索的案卷级或文件级机读目录。因此，必须处理好馆藏档案实体整理中的遗留问题，完善案卷级目录的主题揭示和加强文件级目录的编制以及目录数据库的建设。
三、档案数字化对象的界定
民国档案数量浩繁，而资金和人力资源相对有限，档案数字化不可能一步到位。因此，我们应该从实际出发，采取优先原则进行档案数字化⑤。
一是馆藏珍贵档案应优先数字化。各档案馆都有其最为珍贵的“镇馆之宝”，从保护人类历史遗产和抢救的角度出发，这些特藏应该成为数字化的首选对象。
二是濒危、经过鉴定确认具有重要保存和使用价值的档案应优先数字化。此举有利于加快抢救与妥善保存这些反映民国时期历史进程、社会变迁等重大历史事件的濒危档案信息。
三是具有馆藏特色的档案应优先数字化。选择本馆独有、特有的资源进行档案数字化，可以突出自己的特色，实现优势互补和共享。
四是利用率高、需求大、开放的档案应优先数字化。这样不仅可以发挥馆藏档案的社会效益和经济效益，而且有利于对档案原件的保护。
二史馆在长期的馆藏建设中形成了自己的核心馆藏，它们形成时间早、影响范围广、使用价值大、利用频率高。早在上世纪六十年代，老一代档案工作者为适应当时形势的需要，从实体馆藏150万卷，700多个全宗的基础上，精心选出74000多卷重要档案。虽然这些档案不能代表馆藏中极具重要价值档案的全部，却是二史馆馆藏最为核心档案的一部分，成为馆藏档案中利用最频繁和最有亮点的档案。我们应该在尊重前人劳动成果基础上，将这些档案优先进行数字化运作。
四、档案数字化建设
1.档案目录数据库
由于馆藏档案历史跨度大，数量多，早期档案整理编目工作较粗，目录数据库质量不高。例如案卷过大过厚，目录笼统不准确，不能反映卷内内容或只反映部分内容等，造成大量有价值的信息没有被揭示出来，降低了档案利用的效益。2009年4月我馆正式启动馆藏档案数字化扫描工作，先期将教育部全宗和内政部全宗进行整理编目，共计36931条目录，比原来增加了6000多条，解决了部分案卷过厚、标题不准确、档案著录项缺失(如形成时间、责任者不详、事由不清)等问题，使整理后案卷标题规范，主题清晰，能够全面反映卷内文件内容。然后将这些优质目录和规范数据输入计算机档案管理系统，形成的新案卷目录数据库质量大为提高。同时，也为今后数字化全文扫描准确挂接，为档案利用者快速和准确查询提供了重要保证。
2.纸质档案全文数字化
通过扫描仪、数码相机对档案原文进行光学扫描，以图片格式或光学字符进入计算机，形成图像文件。之后可用OCR识别软件，将扫描后的图像文件转换成文本文件。
扫描系统参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。
根据档案纸质的不同，采用不同的分辨率。否则，有的幅面清晰度好;有的幅面则清晰度差。对大幅面的表册和地图等档案资料进行分块扫描，形成的多幅图像，要即时合并为一个完整的图像，避免遗忘，以保证档案资料数字化图像的整体性。
3.多媒体档案数字化
(1)照片档案数字化。可采用以下两种方法进行输入，一种是利用光电扫描仪将照片存贮到计算机中的磁盘上，然后将照片采用压缩文件格式进行缩小，解决因扫描图象占用磁盘空间较大的问题。另一种方法是采用数码相机对照片进行拍摄，图像存贮在相机的磁盘上，再将图像下载到计算机的硬盘或光盘上。对照片档案进行扫描转换，照片档案扫描采用图形格式，一般格式为JPG、TIFF，并且采用较高的分辨率，便于日后冲洗和印刷利用。
(2)声像档案数字化。主要是对录音带、录像带进行数字化处理。声像档案采用视频采集卡和软件进行模数转换，音频数据采用MP3、WAV等格式存储，视频数据采用MPEG、MOV等格式存储。
(3)对数码照相机和摄像机产生的已经是数字化格式的多媒体档案，则可直接进入对应的多媒体档案管理系统。
(4)档案缩微品的数字转换。使用缩微胶片扫描仪进行扫描，直接将缩微胶片转换成数字信号，避免再对纸质原件进行重复扫描。
4.实现扫描文件和已有目录数据库的挂接
通过档案目录数据库和扫描文件的快速挂接，系统就可初步实现对目标档案的全文检索。然而，真正意义上的全文检索，不仅应该构建功能完备的档案全文数据库，而且能够集成数据库检索技术、全文检索技术、图像内容检索技术以及数字化音频和视频信息的检索技术等。由于数字化档案要求必须与档案原件完全一致，然而目前的数字转换、识别技术又不能完全满足这一要求，因此，要实现数字档案全文检索，还有待技术的进一步发展。
5.开展网上利用服务
档案数字化的目的就是要组织数字信息上网，面向应用，建立“活性”，实现档案信息的网上检索和利用，为用户提供更好的服务。
五、结束语
档案数字化是对档案部门的挑战，也给档案工作带来了新的契机。面对新的挑战和机遇，我们要勇于担负起社会使命，以优化理论为指导，以用户需求为导向，以档案利用为目的，加快档案数字化建设的进程，实现“资源共享、保护档案、传承历史”的愿景目标。
注释:
①熊飞，熊艳.城建档案数字化建设[J].城建档案，2009(2):12-13.
②赵宁燕等.档案数字化建设危机[J].兰台世界，2008(10):6-7.
③王素立.档案信息数字化边界问题的研究[J].档案学通讯，2008(4):65-67.
④王俊明.九州图籍归天府——中国第二历史档案馆解放初期接收政权档案纪实[J].中国档案，2009(9):37-39.
计算机网络；档案工作；管理
档案工作包括管理档案实体、开发档案信息资源以及为企业和社会提供档案信息服务等一系列工作。随着信息技术和信息高速公路的发展，信息经济和信息产业已经成为我国经济社会快速发展的强大动力。档案作为一种重要的社会信息资源，档案管理部门作为这种强大信息资源的管理者，如何将计算机技术、通讯技术、网络技术以及多媒体网络技术等广泛应用到档案管理工作中，如何正确认识数字化档案管理的重要性和必要性，构建数字化档案网络，实现档案信息资源有效利用和共享，促进档案事业的发展，成为档案管理部门急待解决的问题。
1.利用计算机网络将馆藏数字化
所谓“将馆藏数字化”是指将传统的以纸张、录音带、录像带为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片文件、声音文件和录像文件，对图片文件可以通过文字识别等技术达到相配于每张图片的科学手段，再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁带库等各种大容量的存贮介质上，并可通过各种方便的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以到局域网、广域网、企业内部网、国际互联网，最终实现“数字化档案”管理网络的新兴的档案管理技术。将档案馆藏数字化的优点：一是信息管理数字化；二是资源管理虚拟化；三是信息资源管理智能化；四是用户使用方便化。
首先，应该引起重视的是档案馆的馆藏正以迅速的速度增加，而大多数是文书档案。这主要是因为档案部门对于移交档案的接受标准过于宽泛、档案人员观念的保守等原因造成的。因此，在开展馆藏数字化工作之前，应该要做好档案的优化工作。限制档案移交部门，控制归档范围，开展鉴定工作。
其次，对馆藏档案的数字化应有选择有计划的进行。不同的档案部门可以根据自身的情况选择不同的标准。如对优化后的馆藏档案目录进行数字化；对馆藏体系进行研究，确定本馆特色档案，并将其进行全文数字化；根据馆藏基础，确定核心档案进行全文数字化；选择利用率较高的档案进行数字化；针对服务对象的需求进行数字化。在确定目标后，运用多媒体技术，对多种载体形式与记录方式的档案进行转化。
2.利用网络进行档案著录、标引等工作
技术的进步使得档案著录可以通过档案管理软件而在计算机上进行操作，著录的内容包括档案的题名、责任者、文本、密级、保管期限、时间、载体形态、档号、分类号、主题词以及内容摘要等方面。档案标引是依据档案分类法和主题法将档案主题概念转换为档案标识的过程，这两项内容为快速查找档案提供了很好的途径。传统的著录是在卡片上进行的，而在计算机上进行著录和标引，使得查找档案十分便捷。
在档案的编目方面，应建立区域性、行业性的档案目录网络中心，积极促进企业单位间档案目录的联网和交流。这项工作是开发档案信息资源的有效措施。通过计算机网络系统，可以建立一个互有联系、互为补充，能够多层次、多角度揭示档案信息，并满足利用者需求的计算机档案检索系统，使档案检索向自动化方向发展。档案的日常统计工作十分繁重，利用计算机代替人工工作，不仅准确且效率高。
3.利用网络对电子文件进行管理
计算机网络给传统的档案工作带来的最大改革应该算电子文件的产生。电子文件是计算机技术运用的产物，从形式上看，它是数字化的，但由于它是通过代码形式记录于载体，它的内容只能通过设备来利用，人们在检索和阅读电子文件时要借助特定的硬件设备、操作系统和应用软件进行解码，才能够获得完整、可靠和准确的文件信息。所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。因此，档案部门应针对单位移交产生的电子文件开展研究，尽快建立健全电子文件归档、电子档案管理的方法体系。
纸质文件产生的时候，文件的内容以及重要的签署意见和印章都会集中反映在纸质文件的实体上。在执行同一项职能活动时产生的彼此具有联系的文件可以通过文件的实体管理加以体现，但是，电子文件产生的自由性和随意性，可能会产生这样的情况，办公室人员应用文字处理软件生成了文件的主体，然后，通过E-MAIL获得了领导的批示，而文件的附件中又用到了机构数据库中的数据。这样一份文件的全部内容信息，必须在文件产生的时候完整的保存下来。
4.利用网络进行档案信息网络开发利用
网络最根本的价值就在于其本身就能提供越来越完善的信息服务。网络信息资源存在着数量大、类型多、范围广、无序化等特点，一般利用者很难准确地找到所需信息，更不用说深层次开发与利用。因此档案部门应做好两方面的工作：一是对相关信息进行有效组织，使之有序化、链接化，以便引导读者快速查找到所需信息；二是根据需求，直接通过网络采集数字信息，然后按照不同专题进行分类、整合，形成可以提供利用的二次数字信息资源。网络信息资源同样存在着采、编、流、藏几个环节的问题，但工作的难度却远大于纸质载体的档案信息。这也给档案信息服务人员提出了更高的要求。网络技术已经开始应用到档案管理系统中。例如，在档案部门通过企业局域网实现办公自动化，企业各档案系统间网络资源共享。
计算机网络技术在档案管理中逐渐使用和快速发展及新技术的革命，对档案工作产生了巨大的影响。由于计算机网络的建立，使不同范围内档案利用者共享档案资源成为必然的发展趋势。凭借网络互联技术，数字化档案管理将逐步建立起区域性、行业性的档案目录中心和真正意义上的档案数字信息中心，从档案实体中分离出来的档案信息惊人地增加，用户更多地将从网络中获取档案信息，而档案实体将会从直接利用中脱身。这样以来，档案管理通过网络向利用者传递信息将逐步成为其重要的工作。
[1]赵治刚.数字化档案管理之我见[J].城建档案，2010.03
为了充分发挥地质资料档案的作用，提高地质资料档案的现代化管理水平，经过多年的试验研究，全国地质资料馆从1999年开始，以项目形式正式开展馆藏重要地质资料档案数字化工作。到目前为止，已经经历了十个春秋，取得了可喜的成果，收获了许多有益的经验。目前，馆藏重要地质资料档案数字化总量已达4.5万种、数据量达7TB，这批成果得到利用者的广泛青睐，服务量成倍增长。为更好地开展剩余地质资料档案的数字化，保障数字化成果的安全，更加深入、高效的利用数字化成果，有必要对十年来的数字化工作进行回顾和总结。
一、数字化工作历程
1986年，原中国地质矿产信息研究院(全国地质资料馆)根据原地矿部领导指示，对馆藏地质资料档案数字化问题开展了研究。首先对缩微技术和数字化光盘存贮技术进行了对比研究，提出：通过扫描对地质资料档案数字化后，进行光盘存贮是解决图文地质资料档案存储、管理和服务的最佳选择。与国内相关行业相比，这时的全国地质资料馆在数字化方面的研究起步较早。
1987-1992年，原地矿部将该研究项目列入部“八・五”计算机应用优选项目，但由于经费问题，项目迟迟未能正式开展。1993年在国家计委国土司的大力支持下，开始进行项目的可行性研究。1995年，原地矿部正式立项，并成为部重点科研项目。1996年年底，项目组解决了在地质资料档案数字化过程中的一系列技术问题，如大型地质图件输入精度、图件拼接技术、旧蓝晒图的消蓝技术、数据压缩技术、资料档案在光盘存储后的组织以及图像文件快速浏览等。与此同时，开发出了适用于地质资料档案数字化存储的地质资料档案图文浏览系统。随后，建立了整个地质资料档案数字化的生产流程，制定了一套与之相适应的工作规范，即《图文地质资料扫描数字化规范》。
由于我国地质资料档案管理是国家和省两级管理体制，为了更好地推进我国地质资料档案行业的整体管理水平，1997年12月，全国地质资料馆向全国31个省(区、市)地质资料档案部门推广和培训了数字化技术，培养了一批技术骨干；并为每个省配备了大幅面黑白扫描仪、计算机、光盘刻录机等基本设备，为在全国范围内开展地质资料档案数字化工作打下了基础。之后，各省地质资料档案部门陆续进行了试生产。
1999年5月，国土资源部科技司组织了项目成果鉴定，专家组对项目研究成果给予了充分肯定和高度评价。同年10月，经过专家论证，国土资源部信息中心在数字国土工程中设立了“图文地质资料数据库”项目，总目标是：将凡具备历史价值和现实使用价值的馆藏资料档案全部实现数字化，完成图文地质资料档案数据库建设。自此，全国地质资料馆正式展开了馆藏地质资料档案数字化工作。
在开展馆藏地质资料档案数字化工作过程中，全国地质资料馆陆续完成了《图文地质资料扫描数字化规范》(数字国土工程工作标准)的编制，数字化成果的查询服务系统的开发、浏览数字化成果的专用电子阅览室的建设等工作。本着“边建设、边服务”的原则，将数字化成果及时对外提供服务，取得了很好的社会效益。
1999年以来的十年中，全国地质资料馆的数字化工作一直得到主管部门的关心和支持，国土资源部多次以部发文的形式对全国地质资料档案数字化工作进行布置，提出要求，为工作开展提供了政策保障。国土资源部信息中心和中国地质调查局发展研究中心在不同时期领导和管理了全国地质资料馆的数字化工作。
2000年，国土资源部发文首次对全国的地质资料档案数字化工作做出了初步部署，要求有关单位充分认识此项工作的重要性，切实加强领导，将其列入工作日程，制定好本单位的工作方案，并在人、财、物等方面给予必要的支持。文件下达后，部信息中心给予了较大力度的经费支持，使全国地质资料馆的数字化工作进入了第一个高峰。
2001-2005年，受机构改革影响，全国地质资料馆的数字化工作经费骤然减少，使数字化工作进入低谷。2006-2009年，中国地质调查局领导认识到该工作的重要性后加大了经费投入，使全国地质资料馆的数字化工作走出低谷进入一个新的高峰。
二、取得的成果和经验
回顾十年来的数字化工作，我们不仅取得了4.5万种馆藏资料档案的数字化成果，更可喜的是积累了许多有益的工作经验，推动了地质资料档案行业管理与服务的信息化水平。取得的主要成果和经验如下：
1 政策支持，经费保障，团结协作是取得工作成效的关键
全国地质资料馆的数字化工作一直得到国土资源部储量司的关心和支持，以部发文的形式向全国进行了布置。国土资源部信息中心直接领导和管理了项目的立项论证、1999-2001年度的项目实施。2002年以后，该工作由中国地质调查局发展研究中心负责组织实施。各省地质资料档案部门密切合作，为完成全国地质资料馆的数字化任务做出了重大贡献。在整个工作开展过程中，全国地质资料馆的项目工作人员和大量外聘的数字化工作人员加班加点对资料数据进行采集和验收，付出了艰辛的努力。全国地质资料馆的数字化工作能取得良好的成效正是因为拥有了这些天时、地利、人和。
2 实施工作分阶段、有重点，使重要馆藏资料档案得到及时、有效的保护
由于馆藏地质资料档案数量巨大，经费又不足以保障在短时期内全部实现数字化，因此我们采用有重点、分阶段的方式，按利用程度及保存价值逐步加以解决，优先对利用程度和保存价值高的地质资料档案数字化，并及时将这些资料档案的数字化成果提供利用，使这类纸质资料档案得到了及时和有效的保护。
3 合作方式重保密、顾大局，全面推动地质资料档案行业的发展
经过细致考虑，全国地质资料馆采取了与各省地质资料档案馆外协合作的方式进行数字化生产，即由全国地质资料馆根据自己的馆藏，整理出与省馆共有的资料档案清单，将其作为数字化任务分配给相应的省馆，同时为该省补助相应的工作经费，提供相应的技术支持。
采用这种合作方式不仅加快了数字化步伐，而且有利于地质资料档案的安全保密，维系和巩固了全国地质资料馆与
省级地质资料档案馆的业务关系，在整个资料档案行业形成了统一的数字化工作标准和数据格式，为行业内部的信息交流奠定了基础。
这种方式得到各省地质资料档案馆的大力支持。他们抓住与全国地质资料馆合作的机会进一步争取各省厅领导的政策和经费支持，在完成与全国地质资料馆合作的数字化任务的同时，按全国地质资料馆编制的规范，分别开展了各自馆藏全部地质资料档案的数字化工作。
通过十年密切合作，不仅明显促进了我国省级以上地质资料档案馆的整体信息化工作水平，而且在全国地质资料馆与各省地质资料档案馆之间形成了良好的合作关系，为今后地质资料档案各项业务工作的开展打下了良好基础。
4 重质量保安全，统一规范
数字化工作是信息化建设的基础之一，其成果将是建设地质资料数据中心或数字地质资料档案馆的重要基础数字资源之一。其数据形式和文件格式的统一，对地质资料档案信息的现代化管理、交流和利用，都具有非常重要的意义。
全国地质资料馆非常重视地质资料档案数字化过程中各项技术规程的科学性、合理性和标准的统一性，积极组织力量编制和完善相关技术规程，形成了《图文地质资料扫描数字化规范》(SZl99900l 2000)，该规范对地质资-料档案数字化的原件处理、扫描、整饰、目录制作、栅格文件(电子文件)命名、组织等各数字化工作环节提出了明确的要求和详细的解说。与此同时，全国地质资料馆还建立了一套科学实用的工作流程，研究开发了相应的软件系统，为规模化开展地质资料档案数字化生产奠定基础。为进一步确保数据质量，全国地质资料馆还建立了严格的自检、互检、抽查、复查等相关制度，对数字化成果100％进行逐页检查验收，以保证数字化成果的质量。
目前数字化成果电子数据量已达7TB，为了最大限度地确保这些数据的安全，规范存储工作，全国地质资料馆制定了稳妥的存储方案，采用光盘、磁带、硬盘等多种存储介质对成果数据进行安全有效的多套备份，同时采取了离线存储介质500公里以外异地保存的方法防止因意外灾难造成的数据损失。此外，全国地质资料馆还购置了大容量的磁盘阵列开展了成果数据的本地保存、提取和加工服务，形成了馆内的存储局域网。
5 边建设边服务，成果显著
全国地质资料馆的数字化工作从一开始就遵循“边建设、边服务”的原则，建立了电子阅览室，为来馆阅者提供数字化成果的电子阅览服务和复制服务。现有统计数据表明，馆内服务量逐年攀升。
按照国家有关规定，地质资料档案数字化成果中多数资料档案属范畴，为了社会公众能及时、方便的使用本成果，全国地质资料馆组织了大量人力对数字化成果进行了解密处理。
从2006年开始，每年都在已有的数字化成果中挑选出2000～3000余种数字化成果，经过保密处理后在全国地质资料馆门户网站(省略)为广大社会公众提供下载服务。
2006年11月，2000余种经过保密处理的数字化成果首次通过Internet国际互联网为社会公众提供浏览下载服务。以后每年都有3000种左右的图文数据上网提供服务。2009年年底，累计有1万余种经过保密处理的数字化成果上网提供服务，上网浏览下载图文数据的人次已接近5万人次。
以上结果表明，社会各界人士对地质资料档案数字化成果的认可度在不断提高，对数字化成果的需求在快速增长，数字化成果的服务在地质资料档案服务中已占据重要地位。“档案信息化建设与档案学研究生教学实习基地”签约揭牌
2010年4月28日，上海交通大学档案馆与上海中信信息发展股份有限公司共建“档案信息化建设与档案学研究生教学实习基地”的签约揭牌仪式在上海交大徐汇校区董浩云航运博物馆隆重举行。上海市档案局局长吴辰、上海交大党委常委兼档案馆馆长李建强、上海中信信息发展股份有限公司总裁华等出席了签约揭牌仪式。
一、档案信息管理的意义
（一）档案信息管理背景
要想实现对档案信息的合理妥善管理，就要明确其位置，这不仅是开展工作的第一步，也是合理开发和利用档案信息资源工作的基础。简单的理解档案工作，它主要有大量的数据、资料、图表、文本等凭证，是作为传统也是最真实的记录资料。档案数量巨大，所涉及的方面也很多，上至国家、政府，下至企业、社区，小到家庭、个人，它是国家的基础资源，也是信息资源的重要组成部分，社会价值是巨大的。合理利用档案资源，使其的价值发挥应有的价值;不然，再细致的管理也无济于事，对经济和国家都没有任何帮助。
（二）档案信息管理现状
将档案资源合理开发利用，进行正确妥善的管理，不仅可以促进经济的增长还能够实现对国家职能的转变，以此满足人民的物质文化需求。但是当前很多地区并没有意识到档案资源的重要性，很多相关部门和机构，对档案的处理依然的是一头雾水;致使各部门地方档案部门虽然收藏了大量的历史文化信息档案，但是，但却处于“只缘身在此山中”的状态。
1.主、客观因素制约
随着社会的不断进步发展，使大部分地区都在重视对文化建设，而我国档案信息资源虽然丰富多样，但是能够认识到它价值的人却很，这些主、客观因素的限制使得档案的利用率普遍很低。而最主要问题就是现代化管理的欠缺，表现形式就是自身的宣传力度不够。与档案管理人员的基础管理工作有很大关系，档案人员在进行档案整理时虽然都做到了相应的工作，但是在利用这一问题上却缺少重视，大部分的档案高高挂起，而随着渐行渐远的也就是它们应有的社会经济价值。传统的档案管理工作缺乏管理途径，如今的管理工作是没有充分利用网络这一载体，因而不能方便、快捷地利用档案信息。
二、档案信息资源开发利用的途径和措施
对于目前档案信息资源丰富，但档案管理方式落后、使用程度低的想象，要从提高档案工作者的素质和优化档案管理机构途径上进行合理改善，以此扭转档案信息资源的老旧局面。
（一）提高档案管理者的素质
为适应现阶段档案信息数字化的发展过程，就要致力培养与现代化发展一致的综合人才，不仅要具备专业水平技术，还要对现代网络技术烂熟于心。纵观目前的档案管理单位，这样的人才寥寥无几，大部分档案人员现代技术水平偏低，有的还存在低级文化现象。很多长期从事在纸质档案管理工作的人员虽然专业水平极高，但是在网络技术上却缺少经验和理论知识。因此，要加大力度提高档案管理者的管理理念，并选择合适的培训方式，对他们进行专业知识的培训。要求从事档案信息管理的人员具备属于自己的知识结构，创建新型管理理念，以此来更好地适应时展要求。
（二）更新档案管理者的理念
随着对信息化的时代要求，档案管理者要满足时代要求的同时，转变原有的管理思维。档案管理者要要在以往实质性档案管理的服务上做到保护档案物质安全，提高安全责任意识，以极高的工作效率为档案管理者提供信息服务，将实现和满足档案需要者作为工作的动力，并且时刻为自己注入新鲜思维和不竭动力。将档案利用率作为衡量自身成绩的标准。对档案管理者的管理理念加以深化就是使其能够理解工作的多种方式，通过与其他相关部门的合作来推动档案信息化的开发利用，实现深入结合。
（三）优化档案工作者的结构
针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生，档案部门应引进部分高科技人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。此外，新引进的人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想。其次，必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训，使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用，壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。
三、优化馆藏结构，提高馆藏利用效率
（一）丰富和充实馆藏内容
丰富和充实馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础。长期来，档案工作者所做的努力，无论是档案的收集、整理、鉴定，还是保管、统计、检索等环节，都为档案信息开发利用打下了坚实基础。丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，也是优化馆藏结构的前提。在充实馆藏工作中，档案工作者要注意档案信息资源的系统性，连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性，应扩大到社会各个方面，注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的档案以及企业生产经营管理方面的档案，包括具有地方特色的历史文化档案。
（二）稳步推进馆藏档案信息资源的数字化
传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等，这些纸质的档案信息资源即使再充实，但未实现数字化之前，它们还将淹没在历史的灰尘之下，无法实现档案信息资源的共享。实现档案数字化建设，就可突破传统档案利用的种种局限，最大限度实现档案信息资源的共享。档案信息资源的数字化分为两个方面进行：
1.对现有纸质档案进行数字化
对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式，主要有两种方式，一为文本录入，一为图像录入。这两项工程都需耗费大量的精力，由于人力、物力、财力的限制，一般情况下应优先考虑具有较高价值的馆藏档案、特色馆藏档案以及利用率高、需求大的馆藏档案，同时兼顾档案原件的字迹质量，尽量选择字迹比较清晰的档案文件。“在具体实施数字化时，要制定电子文件标准，规范电子文件格式，充分考虑与现行电子文件的统一，及数据的共享，避免因重复建设而造成的资源浪费”。
2.加强现行电子文件的收集归档管理
“电子文件只在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。在办公自动化系统逐步成为机关公文处理的平台时，电子文件是各级机关和单位职能活动的历史记录。现行电子文件的收集归档是档案信息数字化的主要内容。针对当前各档案部门所使用的硬、软件系统不同及档案所建的数据库种类繁多而造成的电子文件格式不一，相互间不兼容的现象，档案管理部门应建立严格的电子文件归档制度。“明确电子文件的归档范围、归档要求、归档方法，确保电子文件的归档率，并将电子文件归档工作与归档人的考核挂钩。”
（三）推进馆藏档案的网络化发展
1.升级档案优化配置
“馆藏档案的网络化就是将已经完成的数字化档案资源通过某种方式放在网络上，使得利用者可以通过网络，利用这些档案信息资源。”档案的网络化借助网络的方便性、快捷性和连续性，突破了传统档案管理的限制。但档案网络化是一个复杂的过程。首先要对档案信息进行简单的检索编辑，建设档案数据库，体现档案目录系统的完整性。在数据库建设中，应考虑到用户需求、开发数据库的经济效益及技术问题，功能齐全的档案信息数据库。
2.发挥部门优势
建立有自己特色的数据库，其次，对档案进行分化与有序化，即开展编研工作。“档案编研工作是指以库藏档案为主要研究对象，以社会需求为目的，通过对档案内容的编辑、归档，形成系统的档案信息加工品，主动、直接为社会各方面工作服务的一项工作”。这方面上海档案馆走在全国前列，该馆不仅连续多年出版发行《档案春秋》、《上海档案》杂志，还利用丰富的馆藏档案召开有关学术研讨会，近年还组织成立档案史料研究中心，出版档案史料丛书。
3.扩大社会效益
这种方式不仅有效扩大了社会影响，而且为社会各界提供服务，特别是推进国内外学者对“上海学”的研究做出了很大贡献，受到有关部门和社会各界的好评。编研工作中应突出“馆藏特色”、“馆藏珍品”、“文化功能”和“教育功能”。同时将采用多媒体技术对文字型、图形型、声音型等进行综合处理，形成图文并茂的电子版书籍。电子版书籍融入信息市场进行交流，形成信息市场模式;或利用网络向人们提供各种档案信息，形成网络信息服务模式。
关键词: 信息化 高校档案管理 存在问题 思考
档案工作是一项社会性的信息服务工作,它不是为了管理档案,而是为了开发利用档案并使其在社会生活中实现价值,这是档案工作的根本目的,也是推动档案工作发展进步的内在动力。当今世界的高等教育发展已进入一个以信息技术应用为核心的崭新阶段,在这样的信息化大背景下,高校的档案管理必须主动适应信息时代的发展需要,积极提高高校档案的信息化管理水体,从而保证高校的各项管理能够健康快速地运行。
一、高校档案管理工作存在的问题
1.思想观念落后。
高校档案工作是高校信息资源现代化的基础和重要的组成部分,因此,高校档案工作的内容与形式需要不断创新,不断发展。但有些领导对档案工作的必要性和重要性认识不够到位,还没有充分认识到档案在推进整个学校发展中的重要作用,认为档案工作是一项附带工作,做好做坏无关紧要,对学校的影响不大,因而在行动上表现出对档案工作的重视不够,没有对学校档案事业发展进行规划和总结,对档案工作的支持力度不够,没有养成利用档案开展各项工作的习惯。另外,受传统思想和体制的影响,档案部门只重视对档案的整理、编目、接待查阅等基础的档案管理工作,对如何优化馆藏、提升服务功能等方面没有具体的目标和措施。再者,档案人员素质较低,一些学校把档案管理岗位视作“照顾”岗位,安排“老、弱、病、残”及“关系”人员到档案管理岗位上从事“轻便”工作,而且不重视对档案人员的继续教育、知识更新。
2.工作量大,效率低下。
档案管理是十分繁重和琐碎的工作。由于大多数的档案都是纸质的档案,无论是分类还是校对,都要耗费大量的人力资源和时间,效率很低,而且容易遗漏、出差错。
3.基础设施条件差,装备现代化程度低。
由于资金不足,缺乏相应的信息化设备,造成我国许多高校档案管理工作仍处于手工操作的阶段,大大制约了档案工作的发展。还有一些高校虽然配备计算机来管理档案,但仍然完全或大部分使用人工进行档案管理,现代化的设备只是个摆设。再者,有的高校和有关软件公司虽已开发出了若干档案管理的计算机软件,但由于开发档案管理软件的人员有些是专门从事计算机工作的,对档案管理和分类标准不熟悉,开发出来的软件档案管理涵盖面不全,实用性比较差。
4.资源共享问题。
学校的人事档案、学生档案等分别处于不同的职能部门,往往由于分别统计和校对各自的信息,缺乏应有的信息共享,存在信息反复收集的问题。
5.高校合并带来的问题。
近年,国内许多高校经历过几所学校的合并,由此带来档案管理的一系列问题。主要有:原学校的档案流失;原有的整理标准不一致,导致重新整理归类困难;原来学校的档案管理人员转岗导致档案的交接困难等。
二、信息化背景下实现高校档案信息化管理的几点思考
1.高校档案管理模式的优化。
高校档案的管理模式,分为纳入管理模式与非纳入管理模式两种。纳入管理模式就是将高校各部门的档案划归给本校档案馆,由本校档案部门实行档案业务管理。非纳入管理模式的表现复杂多样,类别不同的各部门档案在高校中的管理模式也是有着不同差别的。例如:高校的人事档案由单位组织部门或人事部门进行管理,学生档案由学生处或教务处管理等。非纳入模式可分进行相对集中管理和按归口部门分散管理模式。
高校档案纳入管理模式和非纳入管理模式相比,其优点在于精简机构和人员,充分利用档案部门现有的保管场所和管理设备,较容易实现各部门档案信息和其它档案信息资源共享。而采用档案纳入管理后,对于收集材料中存在的某些缺点和难点,则可以从其他相关等大类档案中查找补充,直接而又方便。档案部门工作人员在进行编研时,可以使编研的成果在纵向和横向上得到强化。但这需要在档案库房有统筹的安排,档案人员要有合理分工等条件作为保障。这样才能实现档案信息的真正增值,方便档案信息资源的互补和共享,有利于各类档案的保管和利用。
2.实现档案信息的数字化。
档案信息的数字化是实现档案信息化管理的一项重要途径,档案的特点和利用特点要求我们更新思维,采用科学的方法,促进档案信息数字化,从而更好地为高校发展服务。
由于档案信息数字化建设是一项庞大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此,要考虑对现有馆藏档案的鉴定,没必要也不可能对全部馆藏档案都进行数字化处理,因为馆藏档案中真正具有长期和永久保存价值、且利用率很高的档案的数量是有限的。因此,档案部门要组织力量加大对现有馆藏档案的鉴定力度,对馆藏档案中保管期限为长期或永久的、并且利用率较高的、利用能产生广泛的经济和社会效益的档案进行数字化处理,而对那些利用价值不是很广泛、利用率不高的档案暂时不予考虑,从而保证数字化档案信息资源开发利用的效益。
另外,在档案信息的数字化的过程中要根据高校的实际和档案利用的需要,循序渐进地进行档案信息数字化:(1)在对传统介质档案数字化上,可以分两步走,第一步先实现馆藏目录数字化,编制电子目录检索工具,实现目录级数字化管理与检索利用。第二步,有条件的档案馆可以有步骤地实现档案全文信息数字化。(2)要考虑馆藏档案的利用率,将利用率较高的档案进行数字化。(3)要考虑馆藏特色。(4)要考虑本校的需求。(5)对电子文件的接收要权衡费用与价值。
档案信息的数字化工作面广量大,耗时耗财,必须十分讲究数字化工作的效益。应在充分调研的基础上选择最优的档案信息数字化方案,这包括选择最优的工作流程、最合理的技术手段和最适宜的数字化加工设施等。因此,在进行数字化建设的过程中,一定要把握好档案数字化处理的度,通过对数字化处理的成本、所需费用与档案开发利用的价值、效益进行权衡,避免不必要的浪费,减少日后的管理成本。如果不进行成本、效益分析,档案数字化建设所产生的价值就等于或小于建设所需费用,档案数字化建设就没有任何意义,甚至是一种浪费。因此,在档案数字化建设中,要讲究成本观念和效益观念。
3.高校档案信息化管理标准规范建设。
所谓标准规范建设,是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面,制定标准、规范,并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范就如在信息化的高速公路上要时刻遵守的“交通规则”,这些规则对于能够保障计算机管理的档案信息内容和网络运行的安全畅通,具有非常重要的意义和作用。要实现档案管理现代化,首先要统一输入格式、统一项目、统一代码符号、统一代码转换规则。档案信息化建设的重要基础之一就是进行标准规范,是信息化建设中的必要条件。因此,在档案信息化建设过程中,制定与推行相关的标准规范尤为重要。档案信息的标准规范管理分三部分内容:(1)管理性标准规范,包括计算机使用中的安全规定制度及其标准,数字档案信息其资源是否具有合法性等。(2)业务性标准规范,这是对电子文件、档案业务处理的规范,包含电子文件、档案的术语标准及管理规范,还包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。(3)技术性标准规范,包括电子文件、档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。
4.提高高校档案信息化管理队伍的素质。
实现信息化管理的关键是加强档案管理人才队伍的建设,建设一支高素质的信息化管理队伍。我国高校档案信息化管理不仅需要懂档案业务的档案专业人才,而且需要熟悉信息技术的计算机专业人才,以及融合两者的复合型人才。高校档案信息化管理队伍的素质要求应包括以下几个方面:
(1)具有良好的政策水平和思想政治素质,这是档案管理者做好档案工作的重要保证。档案工作既具体又细致,档案要求完整、真实、系统、安全,因此,档案管理人员要有较强的工作责任心。档案工作是一项很具体、琐碎、平凡的工作,只有那些具有高度敬业和无私奉献精神的人,才能踏踏实实地做好档案管理的基础工作,默默无闻、无怨无悔地在纸山字海里穿梭,因此,人事档案管理人员要有正确的荣辱观和苦乐观,思想上以勤奋工作为荣,工作上以高质量、高标准、高要求、高目标要求自己,坚定信念,自觉主动地用职业行为和道德行为规范约束自己,有高度的事业心和责任感,在工作中发展自我,完善自我。
(2)培养信息化管理理念和团结协作的精神,这是做好高校档案管理的关键。首先,档案人员要与时俱进,树立档案管理的信息服务观念。“看摊守摊”等错误思想极大地影响了档案管理工作的发展和改革。高校档案管理者要不断强化创新意识,改变传统老化观念,牢固树立起档案信息服务思想和观念,形成“信息档案、信息服务”的管理理念。其次,档案管理人员要加强团结协作,互相配合,相互弥补技术技能上的不足,齐心协力做好档案管理工作。
(3)掌握现代管理技术和方法,这是高校档案管理工作进一步完善的保障。高等学校档案管理工作是一项专业性和学术性都较强的智力劳动,其运作的技术、方法有其自身的特点。要求管理工作人员不仅要熟悉业务,而且要不断学习提高,紧跟形势的变化。
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关键词：档案数字化；数字化档案；数字档案；概念；辨析
1 涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况
档案数字化、数字化档案和数字档案，是近些年来档案界使用频率很高的三个概念。在许多文章中更是同时出现。笔者对中国知网的文献进行了检索（以下文献数据也均来自知网），表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计。由表1可见，近15年来，期刊文献中涉及这三个概念（不论是单独使用，还是组合使用）的文献数量均呈不断上升趋势。值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升，这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况。因此，有必要对其进行辨析。
2 档案数字化的概念
国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文。截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念。
国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春。2002年，他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息，如文字、数值、（单色的和彩色的）图形、（静止的和活动的）图像、声音等的档案信息数字化，另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息。前者是为了将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。”[1]
之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义。其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。”[2]
对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关；二是将其他载体的档案转化为数字化信息。不同之处：一是数字化过程是否可逆；二是单一转换与综合利用的区别。
3 数字化档案的概念
国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文。截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念。与档案数字化不同的是，在这5228篇文献中，只有4篇对“数字化档案”下过定义。
国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦，2005年，他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案。”并指出：“它从形成开始，就是数字形式。”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息。”[5]
对于数字化档案的定义差别比较大，有认为是“电子文件归档”后的产物；有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”；还有认为前两者都是的。
4 数字档案的概念
国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文。截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念。而对“数字档案”下过定义的只有13篇。
国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩。2005年，他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。……从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。”[6]
何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”。[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称。”[8]
对于数字档案的定义同样差别比较大，有认为是“归档电子文件”的；有认为是“馆藏档案的数字化信息”的；还有认为前两者都是的。这同对数字化档案的定义一样，也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念。
5 对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考
5.1 档案数字化与数字化档案。档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。简单地说，档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案；二是档案数字化的对象是非数字形式档案；三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机，建立档案目录数据库；二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描录入方式，将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。
所谓数字化档案，就是将不同载体形态和记录方式的档案，利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品。也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案，是非数字形式档案数字化后的结果。简单地说，数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果，广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内，档案目录数字化的结果不是数字化档案，而是管理、利用档案的辅助品。
档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段，应用相应的数字化设备，采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程。
档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案。
档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样，是为了使档案利用工作适应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损，保护档案原件，从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势，促进馆藏档案的开发与利用。
5.2 数字档案与数字化档案。所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。
数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案，它是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，它是档案的一种新的形式，并将成为档案的主要形式。数字档案包含着一切档案的要素，它产生于机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人的社会活动中，并且是直接形成的数字历史记录。尽管数字档案存在着信息的非人工识读性，而只有经过计算机特定的程序解码，通过输出设备使它还原再现，才能人工识读；存在着对计算机系统的依赖性，数字档案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现；存在着信息的易变性，数字档案在其生成、处理和管理等过程中，其信息内容极易被修改，等等局限，但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员。虽然数字档案存在着原始记录性和法律效力的认可问题，而随着信息技术的发展和管理措施的到位，采取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力，相信这些问题会得到满意的解决。但这既不影响它的档案特征，也改变不了它的档案本质属性。数字档案是实实在在地地道道的档案。
而数字化档案，正如上文所述，数字化档案只是档案数字化过程中的产物，数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案不是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，它不具备档案的特征和本质属性。档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身，因此，数字化档案不是档案。
对于数字化档案不是档案的认识，我们也可以从对档案缩微复制品的认识中找到相似的答案。摄影技术的发明，为人类社会增添了新的记录形式，也为档案的存储增加了新的形式。在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存储形式在档案存储方面的具体运用。摄影技术为档案增添了新的成员——照片档案，也为减少档案原件（特别是珍贵档案）频繁使用而造成的磨损增添了新复制存储形式——档案缩微复制品。运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录，就形成了照片档案。照片档案包含档案的一切要素，具备了档案的特征和本质属性，是实实在在地地道道的档案。而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了档案缩微复制品，档案缩微复制品是档案的复制件，而不是档案，它并不具备档案的特征和本质属性。对于档案缩微复制品，虽有不少人称其为“缩微档案”，但是，“缩微档案”并不是档案，而且“缩微档案”的说法，只是一种简化不规范的说法，不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案。虽然“缩微档案”是不是档案，也曾有过争议，但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法。在吴宝康主编的《档案学词典》中，就没有“缩微档案”一词，而只有“档案缩微复制品”一词。对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上制成的缩微品。”“一般可以作为档案原件的代用品，有利于保护档案原件。”[9]《中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学》中收录的是“缩微品档案”一词，解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”，“缩微品档案是档案原件的副本”。[10]两者强调的都是档案的复制品。数字化档案也同缩微档案一样，不是档案，只是在新的技术条件下，又增添了一种新的档案复制手段，增加了一种新的档案存储形式，添加一种新的档案复制品。数字化档案确切的称谓应该是“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。
那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆的，也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的；以及那种将数字档案定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称等的认识，都是将档案与档案复制品混为一谈，这不仅不利于认识什么是数字档案，也不利于档案学术研究。为避免概念混乱，建议放弃“数字化档案”的说法，改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。并给“数字档案”正名，将所谓的“数字化档案”——“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外。
5.3 档案数字化、数字化档案与数字档案。档案数字化与数字化档案这两个概念，虽然看起来都有“数字”和“档案”，但是它们与“数字档案”一点关系都没有。数字化档案就是档案数字化过程中的结果产物，档案数字化过程是由档案管理部门主动对所藏档案进行的数字化加工，而在这个由档案管理部门主动做的档案数字化过程中并不产生新的档案（数字档案），数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控，数字化档案仅表示是档案数字形式的复制品。而且，档案数字化不是简单把档案扫描成图片，数字化档案也并非是电子图片，档案数字化和档案信息化等问题还需要进一步探讨。
数字档案的产生则完全是另外一个过程，它是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，是真正档案的形成过程，而不是由档案管理部门加工形成的。厘清它们的关系对于认识什么是数字档案有着积极的意义。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《基于网站集群的公共档案信息资源共享平台管理研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-X-68。
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2002年，《全国档案信息化建设实施纲要》的颁布使我国的档案管理工作以一个全新的姿态在全国轰轰烈烈的开展起来，现代信息化技术也为高校在档案管理工作过程中提供了一个全新理念和全新的管理模式，为了更好的适应社会发展，高校档案信息化管理开始步入一个以信息技术为核心的崭新领域，从而更好的实现自身价值，为师生和社会服务。
一、高校档案进行信息化管理的意义
首先，档案管理信息化可以为知识普及科学研究等方面提供智能化的服务。它缩短了在二次文献中的编著信息时间，提高了档案信息的时效性；通过远程服务实现资源共享，即一次投入，多次产出；其次，可以避免“时空黑洞”现象的出现。由于网络技术的广泛应用，电子政务、电子教程等新型的信息化管理日益普及，档案人员可以通过计算机提前进入到对电子文件和信息管理当中，提出相关的应用文件信息，在使用中发挥信息的最大效能；第三，丰富的档案信息和快速的综合分析对管理工作可以做出及时地决策；第四，档案管理的信息化使档案管理从封闭走向开放，管理职能从只对档案的保管和使用向信息管理、信息采集和信息服务功能转变，使档案信息资源得到更好的科学管理和合理配置，为学校和师生提供了更加高效、优质的服务。
二、高校档案信息化管理的现状
高校档案信息化管理为高校在档案管理工作上展现了前所未有的发展前景。我国高校的档案信息化建设由于起步晚，很多高校对信息化管理还未有足够的重视，对管理工作也未投入更多的资金和技术支持，在信息化建设的过程中还存在很多问题，目前，我国的高校档案管理信息化表现出以下几个特点：
1.我国对高校档案信息化管理首先普遍采用的是管理业务进行试点的建设策略，这使得高校在档案信息管理系统与学校其他工作部门的管理系统没有密切的链接，都是分开独立使用，造成档案信息的“孤岛”局面。
2.在很多高校档案信息的建设状况中，信息化使用不明确，有的档案已通过信息化技术做了新的档案信息并进行了存档和管理，而有的档案如一些陈旧的历史档案还没有完成数字化，档案之间不能有效利用信息化技术完成链接和统一，也使档案管理工作不能顺利进行。
3.高校档案管理信息化在地区和院校之间存在着不平衡性，有的大城市的高校档案管理发展较快，信息化运用范围广，而在一些中小城市的高校档案管理由于学校发展条件有限，档案信息化管理过慢，还不完善和成熟。同时，重点院校和非重点院校的管理进度也不一致，信息化运用有很大差距。
4.很多高校在档案信息化管理中，过度重视基础管理，而忽略了对档案的编制研究，使得档案的利用率没有得到实质性的提高，反而降低了档案地管理效率。
虽然很多高校已完成档案管理信息化的流程步骤，并积极对管理平台进行组建，但由于传统的信息技术已不能适应当下快速发展的信息需求，高校必须及时统一信息化标准，创建一些新的档案管理信息系统，以适应发展需要。
三、高校实现档案管理信息化的措施
实现高校馆藏信息资源的数字化管理是高校档案信息化管理建设的最终目标。要实现档案管理信息化和数字化管理，就要从档案管理信息技术的科学性、安全性、可行性和用户至上的原则进行分析和探索，从而为更好的实现高校档案信息化管理提供理论和技术支持。
1.加强对电子文件的收集和归档管理
电子文件是通过网络技术和数据通信技术对信息进行远程传递和共享的数字化应用文件。但很多电子文件是以代码作为载体进行记录，使用时也要通过特定的设备；同时，现在很多电子文件都是通过纸质档案经过数字化转化而成的，在归档时，就要避免与纸质档案的重复，而且电子文件在信息资源和资金上也存在浪费现象，这些问题对传统的档案管理造成很大不便，因此，要扩大对电子文件的归档范围和馆藏比例。
2.档案的数字化管理核心是信息资源管理
信息资源主要有电子文献、网络信息资源和传统的纸质文献组成。在网络环境下，档案管理在针对这些信息资源建设时就要从馆藏资源的现代化、特色化、精品化和社会性方面考虑进行管理工作。比如在信息资源的特色化建设中，注重对馆藏结构的优化组织，突出馆藏的特点，要形成馆藏信息资源的“核心收藏”和“重点访问”体系，在信息资源选择时，要以特色内容和特色形式作为选择标准，对馆藏资源加强信息互补和共享；在信息资源的现代化建设中，针对当前高校校园网全面覆盖的环境条件下，档案管理系统作为校园信息网络的一个重要组成部分，要集中力量做好校园网提供的网上服务，如参考咨询、联机检索和馆藏介绍等；建立标准化的档案数据库，通过计算机对数据库中的资源信息进行管理、采集，实现资源共享。档案管的自动化、网络化管理，不仅在一定程度上缓解了档案馆库房的压力，也加快了档案数据库的建设效率，有利于馆藏实现档案资源的数字化应用和信息资源的开发利用。
3.不能忽视对纸质档案的管理
虽然目前档案管理的信息化应用是高校档案管理的主要手段，但纸质档案作为档案馆信息资源建设的基础，仍是馆藏的主体。很多珍贵的信息资源都是保存在纸质档案中，它有自己的独特性，是网络信息资源无法代替的，对于纸质档案带给库房的压力也可以通过加强鉴定然后进行销毁的方式来解决，而信息化管理只作为补充和完善。因此，在未来较长的一段时期内，纸质档案将仍是人们获得信息的主要方式。
[关键词]档案信息化 档案信息化建设
一、档案信息化及档案信息化建设的内容
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和 化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的 档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二、档案信息化和档案信息化建设遵循的原则
1.规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。
2.安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制等);信息加密策略;网络安全管理策略等。
3.效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,把那些利用率较高且利用后能产生较大 效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化,提供独具优势的服务。因为从某种意义上说,特色就是优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化。
档案信息化建设需要遵循以下原则。
1.文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2.归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
三、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求
1.前瞻性。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和 机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查, 论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。
2.协作性。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
关键词：文档一体化；档案信息化发展趋势；测绘档案信息化建设；
1引言
测绘成果档案是广大测绘工作者劳动和智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是国家科技档案的重要组成部分，保证测绘科技档案的完整、准确、系统、安全和有效地利用，使馆藏测绘科技档案充分发挥其在经济建设中的作用，是我们档案工作者的职责。为尽快使我区测绘档案成果管理工作适应国家要求，实现馆藏测绘科技档案的现代化、信息化管理，是我们档案工作者当前的一项重要任务。
2档案信息化特征及发展趋势
2.1档案信息化特征
伴随着时代及科技发展，测绘档案馆的发展形式为：文件资料室、传统档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆。数字档案馆是未来档案馆发展的高级形式，虚拟档案馆最终将发展成为国家综合信息网络系统的一个子系统。
档案现代化与信息化特征是将时代科技发展成果，全面地运用于档案工作的各要素。具体内容体现在：
（1）硬件建设：基础设施标准化、技术设备现代化、信息资源数字化。
（2）软件建设：载体管理规范化、档案管理自动化、信息传递网络化、档案服务社会化。
2.2档案信息化发展趋势
档案信息化发展趋势反映在以下几个方面：
2.2.1档案与相关信息管理一体化趋势，工作者一般都以“归档”环节作为档案形成工作和档案管理工作的界限。归档工作的质量好坏，决定着档案工作的质量。随着信息技术和办公自动化的发展，文书档案管理工作一体化，已成为档案现代化发展一个必然趋势。
2.2.2档案、图书、情报在管理的基本方法上有许多相似之处，将其综合管理并联合开发，可以发挥三者在特性与功能上的互补，并实现信息资源共享的目的。
2.2.3档案工作的智能化趋势
（1）档案管理智能化：档案工作由简单管理到复杂管理的发展变化，导致了档案工作由经验管理发展为科学管理。运用信息资源管理方式管理档案；建立档案法规体系，运用法规手段管理档案；建立健全档案工作标准体系，推行档案管理标准化等。
（2）档案技术设备的智能化：以计算机为中心的先进技术手段，表现为运用计算机实现档案管理的自动化，档案缩微与档案保护水平的提高；运用现代通讯技术和计算机及其相关技术，实现文件及档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化。
（3）档案机构的智能化
档案机构的智能化是档案工作的智能化发展重要趋势之一。突出的表现形式是数字档案馆及虚拟档案馆。
“数字档案馆”就是运用当代信息技术，数字档案信息资源进行管理，以网络化方式相互连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。
“虚拟档案馆”通过网络技术和特定软件，将时空上分散的档案馆、室连接为一体，使之成为一个有机的信息系统。
数字档案馆与虚拟档案馆的区别：从在线的数字化档案信息资源和用户的角度讲，两种方式没有本质区别。从馆信息资源结构上看，虚拟档案馆的信息资源主要来源于网络上，而数字档案馆的信息资源还有储存于本馆的信息资源。从技术发展角度看，数字化先于虚拟化，档案馆只有解决了数字化，才能进一步发展到虚拟化。
2.2.4 档案信息资源数字化趋势
未来归档的信息资源表现形式会由纸质为主转变为数据或多媒体为主。原有资源将被转变为数据资源形式。档案信息资源数字化给档案工作带来的变化有：
（1）使档案馆能够摆脱库房式管理方式，档案排列完全虚拟化。
（2）妥善解决珍贵档案文献的保护和利用问题，提高档案信息内容的使用效率。
（3）有助于信息资源的整理加工和有序组织、及时获取和有效利用。
2.2.5档案信息服务的社会化趋势
档案信息服务的社会化是指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损坏的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息。
随着社会的进步和人们认识上的深化，社会对信息资源共享的要求越来越强烈。许多国家已明确规定档案馆是科学研究和文化事业性质的机构，允许更多的利用者走进档案馆，使之与社会各方面建立起广泛密切的联系。
档案信息服务的社会化主要表现在：
（1）有明确的面向社会的工作宗旨。
（2）有便于社会的档案政策。
（3）有完善的服务手段和较高的服务水平。
3测绘档案信息化建设
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。加速管理现代化，加强信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，是提高档案信息服务水平的必经之路。
3.1 测绘档案的特点
测绘档案资料按一级分类有：TD1 综合类、TD2 大地测量类、TD3 摄影测量，遥感测绘和其它方法地形测量、TD41 地图制图与地图印刷类等共14大类的档案资料。
测绘档案的载体介质种类多、形态多、馆藏量大。从清代到现代各历史时期的测绘成果档案、图纸、图册。丰富的馆藏档案资料是国家的宝贵财富，加强测绘档案资料管理，充分挖掘和发挥测绘档案在社会主义现代化建设中的作用是今后一段期间的一项重要任务。科学有效地抡救并长远保存地图档案资料，方便快捷地提供使用已成为档案资料管理的燃眉之急。
3.2测绘档案信息化建设策略
3.2.1 加强内部档案的整理工作
加强内部档案的整理工作，是实现测绘档案现代化、信息化的前期工作，对馆藏档案进行全面彻底清理，做到帐清物符。使之有规可循，有目可查。
3.2.2大力开展测绘档案基础性建设，实现档案的规范化管理
积极开展测绘档案基础性业务工作，对馆藏的测绘档案资料进行鉴定工作，有些随着时间的推移失去了保存价值档案资料，经过一定的审查和批准手续可进行剔除销毁，为减轻库房负担，降低档案管理成本，方便有价值档案的管理和检索。
改善库房和设备的基本条件，提高档案管理业务水平，尽可能地延长档案的寿命，防止意外事故的发生。
测绘档案数量多且复杂，按标准重新组卷，重新建立分类目录。对档案的有关状况进行数量的登记、统计和分析研究。并对案卷目录和文件目录进行计算机录入,建立档案的案卷级目录和文件级目录，建立档案检索体系，初步实现档案资料的规范化、标准化管理。
3.2.3测绘档案信息化建设步骤
完成测绘档案资料的数字化；测绘档案资料数据库建设；测绘档案资料信息综合管理系统开发，实现开放式的档案管理业务信息化；建设测绘成果数据库异地备份库”。是当前测绘档案工作的主要任务，其建设应从以下方面开展工作。
3.2.3.1数字档案资源建设
（1）档案数字化工作。馆藏测绘档案资料的数字化，是档案信息化工作的重中之重，根据档案载体介质的不同情况，采用不同的扫描仪进行扫描数字化。同时本着“利用优先、分步实施”的原则，对馆藏测绘档案资料按类型、按项目进行扫描（或数字摄影、复照）数字化。形成数字栅格文件。为珍贵历史地图档案资料长期保存和提供利用、数据库建库、自动化管理奠定基础。
（2）加强档案资料的接收、收集整理工作，对新接收资料及时组卷、归档。并做好档案资料的备份工作，归入数据库管理。利用磁盘阵列建立实时在线库，通过相应的管理系统进行数据的调用和管理。
3.2.3.2 档案信息管理系统建设
（1） 测绘档案信息化基础设施建设
档案信息化基础设施主要部分是局域网，局域网的硬件一般由服务器、用户工作站、网卡、传输介质、网络连接设备等组成，局域网的软件一般包括服务器操作系统和工作者操作系统。测绘档案网络建设分为档案日常业务运行的网络系统和档案信息服务网络系统。
（2）测绘档案技术设备建设；
测绘档案技术设备建设包括：软件系统、 硬件设备。
软件系统。档案信息化管理需要通过档案管理软件来实现。随着信息技术的发展和档案管理需求的增加，档案管理软件应具备有数据管理、整理编目、检索查询等功能。要从测绘档案信息化建设的整体角度出发，统一档案数据结构，以确保档案数据的传输和使用。
硬件设备。随着数字档案信息量的不断增加，海量存储技术和设备成为档案信息化建设的一个突出问题。对这些海量数据进行有效的组织、管理、共享和利用，构建一个合理的存储体系来适应不断增长的信息数据量。
通过对档案的数字化处理，不断形成内容丰富和完善的档案数据库，是实现档案信息化的重要过程。同时，满足数量要求和配置要求的设备，是能否开展并实现档案信息化的基础。如:PC台式计算机，高速光盘刻录机，磁带机，大型数据存储设备（磁盘阵列，磁带库），各种类型服务器，条码打印，识别设备，专业地图轻印刷系统等。
4实现档案信息化的保障措施
一是全体测绘档案工作人员增强忧患意识，充分认识专业测绘档案工作落后和滞后于国家空间基础地理信息系统建设的状况。各级领导应加强重视，国家相关部门应加大测绘档案业务监督、管理、指导的力度。
二是机制保障。档案信息化工作需要有一套完整、健全和长效的机制予以保障。
三是制度保障。在档案信息化建设过程中，要从实际需要出发建立相应的管理制度。包括：馆藏档案数据录入责任制度、接收外部数据责任制度、档案数据安全管理制度、网络运行安全制度、计算机主机房管理制度等等。
四是人员保障。要优化档案馆人员专业结构，不断更新现有人员的知识结构。要从建设的实际需要出发，培养和引进专业人员，建立和完善复合型、多层次的档案专业人员队伍，以适应档案信息化建设工作的需要。
五是测绘档案管理部门应加强与档案和测绘两个专业的行政和业务主管部门联系，积极争取他们的支持和业务上的指导。积极开展系统内和行业间业务联系与资源交流，推动档案信息资源的共享，为今后建立局域和广域虚拟档案馆创造条件。
【摘要】本文探讨了在数字化时代数字档案馆的信息服务能力应该如何提升，以期为档案馆的创新发展提供建议。
关键词 数字档案馆；信息服务；研究
数字档案馆信息服务主要是以互联网为载体，通过计算机网络信息技术来收集、处理、储存、使用档案信息，从而给用户提供需要的数字档案信息产品服务，为档案用户的档案信息使用需求提供便利。数字档案馆建设响应了我国信息化建设号召，也符合我国档案事业的可持续发展要求。由于互联网的深入发展，人们越来越关注数字档案馆建设，由此引发的信息服务能力提升问题也成为了数字档案馆信息化建设亟需重点解决的问题。
一、构建馆藏档案信息资源服务机制
当前，数字档案馆的馆藏档案信息资源奇缺，这成为了制约其发展的关键问题。形式多元化、结构合理、满足用户个性化服务是馆藏数字化档案信息资源建设的主要内容。基于此，为了提升数字档案馆信息服务能力，应该不断深化档案信息资源的收集方式，做好数字档案信息资源建设。改进档案编研工作，让档案服务方式的层次更丰富，以完善馆藏数字化信息资源。同时，也不能忽视档案信息资源的数字化处理标准建设。需要根据国内外通行的数字化加工标准、网络传输协议、档案文献分类标引等，通过标准化建设提高数字档案馆的信息服务能力。在加工处理馆藏数字档案信息时，应该具体项目化相关信息建设，通过制定处理标准来进行有效的控制。还有就是，要以数字档案馆信息资源区域共享体系建设来提高自身的服务能力。合理选择信息技术，以区域联系共享档案信息资源，科学利用各种档案资源，为档案使用者提供最好的服务。通过信息化管理机制的建设把区域共享信息服务平台进行深入挖掘，通过技术性研发来规避区域网络共享中的各类问题，切实解决相关技术缺陷。数字档案馆应该通过安全保障措施的制定为区域服务平台建设保驾护航，根据用户需求打造服务平台，给跨馆、跨区域的用户提供多样性的共享服务机制。
二、建设档案用户个体系
所谓档案用户个性化服务就是档案用户根据自身的要求来表现对于档案馆的使用诉求，以信息技术及相关系统功能，根据用户需要的信息表现方式、来源途径和特殊服务功能进行一对一的服务。以档案用户为主，满足各类档案用户需求；改变服务界面通用单一化缺陷；开发更多档案用户，拓展其市场；增强数字档案馆信息服务竞争能力是数字档案馆信息定制服务的主要好处。所以，数字档案馆必须要重视信息定制服务，这样才能提高自身的服务能力。随着档案用户类型的多元化发展，档案信息也越来越多，用户很容易陷入“信息迷航”的误区。故而数字档案馆需要从档案用户类型出发，以个性化定制服务给用户提供更加有用的信息，而这也符合数字档案馆信息服务发展要求。与此同时，要加快数字档案馆信息咨询服务建设。通过改进服务形式，扩宽咨询内容来满足不同用户的需求。比如，在网站上提供咨询服务内容，以主页链接的方式寻找“在线咨询”“查档指南”等栏目。这是对过去的馆藏档案内容咨询方式的一种有效发展，有助于增强咨询的知识性，方便用户进行专题检索。还需要重视的就是实时咨询服务的开展。随着互联网时代数字档案馆信息服务质量的不断提升，特别是在同步咨询技术越来越成熟的当前，数字档案馆应该充分运用网络实时交流软件，让用户和咨询专家可以同步交流。数字档案馆应该充分运用网站、手机客户端以及软件来形成多用户语音讲座，对视频、文字、图片、网页链接等内容进行有效的、及时的传递，从而以同步即时交流来提高档案信息咨询服务能力。
三、优化用户反馈网络服务平台
在网络中，档案使用者的信息资源服务被接受之后，可以根据某种方式反馈信息档案服务质量。对于数字档案馆来说，需要和档案用户进行互动交流，认真听取用户对档案信息服务的相关建议，并据此有针对性地改进服务工作。数字档案馆可以利用不同的方法来完善用户反馈机制。例如，将用户反馈窗口设置在网站醒目位置，以服务评价和建议的填写来改进自身工作；以电话回访或者实时网络回访了解用户的意见，及时发现用户在数字档案利用中的服务感受。在优化用户反馈网络服务平台的过程中，也要认真将档案信息定制、推送、咨询等服务进行个性化处理，让用户有一个很好的反馈平台。这不仅是对数字档案用户的负责，更是让他们在接受信息服务以后会有一个良好的效果反馈平台，有助于数字档案馆不断有效地完善自身的工作。另外，也反映出数字档案馆用心打造高质量信息服务的职业态度，体现了以用户为主的服务思想。
四、结语
总的来说，在数字档案馆的可持续发展中，档案信息服务的重要性日益突出。未来，信息服务将成为数字化档案馆必须重点做好的工作。数字档案馆要从用户的角度出发，不断更新自身的服务理念，改进服务方式，提升服务质量，最终才能在互联网数字化时代实现服务的多元化发展。
参考文献：
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[关键词]信息时代；数字档案馆；建设；分析
人类社会已经迈入新的世纪，我们档案界所处的社会、经济和科技环境正在发生着巨大而迅速的变化，也给传统的档案工作以不小的冲击，信息化、网络化、数字化的浪潮席卷而来，“数字地球”、“数字城市”的呼声不断高涨，“数字图书馆”的发展方兴未艾。面对竞争激烈的现实社会，档案界如何才能抓住机遇，迎接挑战，尽快建立“数字档案馆”，是我们档案工作者面临的重大课题，这也是社会发展的要求，时代前进的趋势。
1.建设数字档案馆的意义
21世纪是知识经济的信息社会，信息资源是继物资、能源之后，最重要、最关键的资源。档案信息是信息的一种，是信息体系的重要组成部分。档案信息以其特有的原始性而作为唯一的原生信息资源，是其他信息资源无法替代的，是国家和社会的宝贵财富，其价值将越来越重要。档案工作与社会的发展和政治、经济形势的变化密切相关，了解社会的变化、把握时代的脉搏，是档案工作者的责任和义务。社会需要档案信息资源的深层次开发，实现资源共享；网络化、数字化等高新技术的应用为我们提供了先进的管理手段，建设数字化档案馆将成为社会信息化的必然要求，是21世纪档案馆发展的方向。因此，建设数字档案馆是实现档案信息由传统的封闭管理模式向现代化开放管理模式转变，这是档案事业发展的必由之路，也是信息时代赋予档案工作者的历史使命。
2.数字档案馆的描述
关于数字档案馆的概念，目前还没有一个完整明确的定义。一般来说，数字档案馆是采用现代高新技术所支持的数字化档案信息系统，是档案信息的组织模式，是大规模的、便于使用的、没有时空限制的信息中心。这是一个数字化信息的系统工程，它把档案信息以数字化的形式贮存，以网络化的方式管理。与传统档案馆相比，数字档案馆具有其独有的特征和功能。主要表现在下列三个方面：一是信息资源数字化，无论是何种载体的传统介质资源，如纸张、胶片、录像带等等，都将被转化成数字信息，以数字格式为信息载体。二是信息传递网络化，由于各种形式、各种载体的档案信息资源都进行了数字化，这种数字化的信息资源就可以在互联网上传递、交流，从而实现数字档案馆的开放性和跨越时空性。三是信息利用共享化。随着档案信息资源数字化及其传递的网络化，数字档案馆的信息开发利用就将体现出跨地域的共享特点。用户可在任何地方通过互联网利用数字档案馆提供的信息资源和相关服务。
3.数字档案馆的系统构成
数字档案馆是建立在现代高科技基础之上，由电子计算机技术、通信网络技术和信息处理技术共同构成。
3.1数字化信息系统
数字档案馆是传统档案馆在网络环境下发展起来的，需要对馆藏档案信息进行系统科学地加工整理，运用计算机技术进行数字化处理，以数字形式贮存信息资源。通过文本录入、图像扫描、声像采集等手段，将档案资料全部以数字记录形式存储到计算机的存储器中，完成馆藏实体档案向数字化转化的过程，建立档案信息数据库，这是建设数字档案馆的重要基础工作，也是传统档案馆向数字档案馆过渡较为稳妥的方法之一。
3.2自动化管理系统
建立自动化管理系统，由计算机代替手工完成各项业务工作，改变业务流程，提高工作效率，实现档案数据管理的自动编目、自动标引、自动检索。并要注重数字档案馆的系统安全和信息安全，尤其在网络环境中，更应该注意共享与保密、逻辑性处理与物理存储管理等问题，以防止信息丢失、被非法篡改等，实现档案保护现代化。
3.3网络化传输系统
网络化通信手段是数字档案馆的技术支撑，也是数字档案馆实现高度开放和资源共享的基本条件。通过网络化，能够变“死档案”为“活信息”，以充分开发档案信息资源，高速宽带网络系统将为数字档案馆提供更加广阔的发展空间。
4.建设数字档案馆的思考
随着科技进步和社会发展，档案、图书和情报信息一体化是新世纪信息资源管理的大趋势。数字图书馆已经进入了实施阶段，数字档案馆也应加快实施步伐，这既是社会的客观要求，也是档案馆生存、发展的需要。
4.1更新思想观念，转变工作方式
在数字档案馆建设中，也要注意一些误区。不要认为把馆藏档案数字化，就是数字档案馆了。简单地把馆藏档案电子化、放到网上，不是真正意义上的数字档案馆。我们应当深刻理解和体会数字化的目的及其实质含义，以提供利用为中心，以数字化信息资源服务为目的，才是建设数字档案馆的最终目的。因此，一定要避免“重硬轻软”、“重建轻用”的做法，有的地方耗巨资建设的计算机系统因缺少有价值的信息而成为事实上的“裸机”、“裸网”，搞花架子，看起来信息化建设得不错，办公也实现了自动化，但实际效益却大打折扣。不久前，我上网浏览深圳的一个档案馆网站，看到一个帖子：“人气不旺！”这一个值得档案人思考的问题。
4.2重视基础工作，实现资源共享
数字化档案馆的基础工作包括两方面的内容，即加强数字档案馆的软、硬件环境建设和档案信息资源建设。环境建设主要指网络环境、数据库和网站的建设等，要实现档案信息的网络化和资源共享，必须解决档案数据库的规范化、标准化问题，包括对数据库软件、硬件数据指标、文档格式等实行标准化、规范化。在工作中要不断创新，积极采用新技术，比如应用元数据库技术、全息数字化技术、信息推送技术等等，以提供服务质量和水平。为信息综合开发，实现资源共享奠定坚实基础。
