时间：2022-12-29 06:49:07
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子文件论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作;或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪;笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。
一、电子文件归档方式和途径的选择
纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：
(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。
(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。
无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。
二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。
纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。
电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。
清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。
与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗 透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间，但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法，而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎证证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其它档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
1对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。
2对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
3对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
一、载体寿命的差异
纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5—15年。
二、环境条件影响的差异
1、温湿度影响的差异。不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为14℃—24℃，相对湿度为45％—60％，而保存电子文件的理想温度为16℃—20℃，相对湿度为40％±5％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2、灰尘影响的差异。灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。
3、外来磁场和机械震动影响的差异。磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
4、光线和有害气体影响的差异。光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。三、技术寿命的差异
纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准����麱?|銂ODA／ODLF，IRDS……，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
四、信息保护的差异
论文关键词：互联网，OA，归档
OA是指以现代信息技术为核心，结合各种现代办公技术与设备形成的系统，目的是迅速、准确地处理各种信息。随着互联网的发展，OA为搜集、存贮、使用与日俱增的大量信息也采取了互联网的手段，这给文件与档案归档管理带来更高的效率，使归档管理的费用也大幅度降低，但是互联网的自身的一些缺陷也给OA电子文件归档带来了巨大的挑战。为此需要开展相关研究，寻找网络环境下OA电子文件归档的恰当策略。
一、互联网环境下OA电子文件归档面临的主要问题：
1归档信息来源无边界：随着互联网的发展与普及,企业内外的'边界'正在消失，员工在办公室或家里处理的文件是同样的效力。由于'网络边界'的消失，OA系统所依托的的互联网安全随时随地都会受到威胁。从某种意义上讲论文范文，方便快捷传递的档案信息都会随时受到挑战。黑客们可以轻而易举地拦截网络上传递的信息，进行各种工业间谍和其他破坏活动。这种全新的挑战，是档案归档管理前所未有的问题。
2归档信息的脆弱：整个信息系统是由资源子网和通信了网构成的,无论是传输网络还是保存档案信息的磁盘都安全性。在信息化社会,整个企业犹如一部由计算机网络连接起来的巨大机器。数字化机器具有的绝好的精密性与连通性，使得部分零件失灵而殃及全局的现象屡见不鲜。对计算机网络的恶意破坏往往是在没有任何先兆的情况下突然发生，而且会迅速蔓延到其他部分。
3归档信息丢失的隐蔽：在互联网环境下归档信息通常由计算机自动完成，黑客可以植入病毒，在不留任何'痕迹'的情况下窃取归档信息，隐蔽性极强。
二、互联网环境下OA电子文件归档面临的策略：
1、归档管理应该配备独立的服务器和防火墙等安全措施
档案的最终目的是利用档案中的信息。电子文件形式的档案可以通过计算机能进行全文检索，使用比较方便。但是档案信息一般属于正式文件，有些甚至属于机密文件。可见，档案信息的查询利用必须有一定的限度，不同的人员查询使用档案信息应该有不同的权限，并且防止黑客窃取档案文件。因此，档案部门应该单独设立服务器，并且配置防火墙等安全措施。
上述方法是电子文件的归档管理为工作对象，其目的是为了利用互联网提高工作效率，同时防范互联网的负面效应，便于档案的保管和利用。电子文件不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便更好地保管和利用论文范文，进一步快速有效地发挥档案的作用。
2、电子文档应以生效时间为归档时间
由于电子文件在利用上的优越性，使归档工作发生了根本性变化，而互联网环境使得OA电子文件归档发生了一系列的变化：①由原来事后归档，可以变为电子文档生产的同时进行归档。电子文件要快速方便得多，除非有特殊需求一般不需要再查看原件。在归档文件由单一纸质的形式改变为同一归档文件既有纸质又有电子的形式。电子文件归档应当与实物上的归档。电子文件的归档，这是档案保管过程中必不可少的环节。文件归档的条件是：①必须是已经生效的文件；②必须有完整、齐全的电子签章；③必须具有一定的保存价值，并严格按照不同的保管期限分别立卷，在存储其中排列，分存储器保管。文件立卷的标志是：必须经过相应的归档程序，履行必要的归档手续，由原来文书部门或业务部门负责管理的文件，按照档案室的整理要求和技术规范，编目，移交给档案室集中保存。这种管理权限的移交，也是文件与档案材料在形式上的区别。就载体而言，文件与档案是同一体的两个不同阶段，因而没有任何差别，从本质上讲，文件材料经过人的整理之后．有意识、有目的的集中保管，这就是档案了。这样一来论文范文，归档的标志应该是电子文档是否进入专门的档案管理系统，进入档案管理系统，那么就已经归档，否则就没有归档，
3、电子文件立卷方式为保存在独立存储器中
电子文件能够从不同角度同时展示文件的相关内容，任意组合成各种文档档案的查找和利用。立卷是从保管的角度来看档案信息的。OA系统形成的电子文档一般属于正式文件，虽然需要借助专门的设备读取，但是为了保证电子文档的保管安全，一般要求电子文档以不依赖OA系统软件的、不参与日常办公事物的独立存储器中。电子文档的立卷直接以独立存储器为保管单位，集中保存在各个档案库，并且每个存储器最好做1个以上的备份，备份存储器放置于另一独立地点。
因此，电子文件的整理就可以由保管和利用为目的转向单纯以保管为主要目的进行整理。件在形成过程中有着一种自然联系，突出表现在来源上，产生于某个机关和机关内部机构。在时间上，产生于某个特定的年月日。因此，在整理的线索上，立卷是为了便于保管和利用而要尽可能地保持文件之间的自然联系，最好以来源时间联系为主要方式。这种变化可以看成是立卷的一种简化，变多种交叉联系为一种简单的、自然的但却十分清楚的联系论文范文，以适应电子文件的管理。在整理的对象上，彻底改变了原来的案卷级方法代之以文件级为基本保管单位，档案以独立电子文件为单位进行整理编号，装盒排架，使档案盒仅仅成为一种装具。
我国是一个发展中国家，各方面技术都处于发展阶办公自动化新技术也正日益发展。随着网络、检索、阅读、复印、复制、端微等新技术的发展，电子文件档案将会越来越多，这变化又会促使档案工作的理论和实践发生变化。由于科学技术的迅猛发展，对于在档案工作中已经引起和将会引起的变化，必然是一个历史发展的过程。随着科学技术的发展和档案工作者科学技术知识素养的提高，认识过程中的缺陷，是完全能够克服的。
参考文献
[1]邹德军，电子商务时代信息伪过剩及其对策．内蒙古：北方经济，2009.4．
内容摘要：电子公文是通过网络传送的。用于政府机关相互之间联系事务的专用电子文件,其传送和接收是在高度自由的网络环境中进行的,自然会涉及到信息遗漏、电脑病毒以及黑客等安全问题。为此,有必要建立包括密钥使用规范、数字签名制度、政府证书管理制度等相关法律制度,以确保电子公文系统安全有效地运作。
一、子公文及其特点
电子公文是指以电子形式表现的并通过网络传送的,用于政府机关相互之间联系事务的专用文件。电子公文的特点是基于电脑和互联网联网的特性而产生的,因为电子公文的制作、发送及接收都需要通过电脑和互联网这两种媒介来进行。首先是电脑,它的最大作用是将政府公文中所有具体的信息都进行了数字化的改变,这里所说的数字化是指电脑将输入的具体信息以“1”和“0”来进行存储和运作,这不像传统的政府公文是以具体的书面形式来表示的。其次是互联网,互联网将电脑里的数字化信息在各个政府机关之间迅速地传送。互联网本身有其特殊性,即公开性和全球性。所谓公开性是指任何人都可以自由地进出互联网,而全球性是指信息在互联网上的传递是没有边界障碍的。根据上述分析,较之传统的政府公文,电子公文有以下几个方面的特点：
(1)电子公文是一种数字化的、虚拟化的文件形式;(2)电子公文的传送是在公开环境下,通过互联网进行的;(3)电子公文的传送可以在各个地区、国家乃至全球范围内的政府之间进行;(4)电子公文的广泛应用能够极大地提高政府的办事效率。
显然,信息技术的发展给政府机构带来了一场深刻的变革。传统的公文传送方式使政府机构背负着沉重的时间负担和经济负担。传统公文在这一场变革中受到了电子公文这一新生事物的强有力的冲击。电子公文的制作、发送和接收可以突破时间和空间的限制,给人们以快速和便捷。可是电子公文毕竟是近年来才开始出现的新生事物,很多技术上的问题还有待解决。特别是,由于电子公文刚刚开始启用,有关电子公文的法律纷争还颇为鲜见。就世界范围来说,还没有专门的法律规范,也无强制性的原则可以遵循。可以说,其中还有很多值得研究的问题摆在我们的面前。
二、电子公文应用中存在的安全问题
目前,电子公文应用中出现的安全问题主要有：
1.黑客问题。黑客入侵网站的消息在近年被频频报道。以前黑客们往往挑选美国国防部和雅虎这些安全防范体系堪称一流的硬骨头啃。而随着各种应用工具的传播,黑客已经大众化了,不像过去那样非电脑高手不能成为黑客。如果安全体系不过硬的话,黑客便可以肆意截留、毁灭、修改或伪造电子公文,给政府部门带来混乱。
2.电脑病毒问题。自电脑病毒问世几十年来,各种新型病毒及其变种迅速增加,而互联网的出现又为病毒的传播提供了最好的媒介。不少新病毒直接利用网络作为自己的传播途径。试想一个完整的电子政府体系中某个环节受到病毒感染而又没有被及时发现,电子公文系统全面瘫痪,那将会产生怎样的后果?病毒的感染会使一些电子公文毁灭或送达延误,整个电子政府将会指挥失灵、机构运作不畅。
3.信息泄漏问题。目前,各大软件公司生成的网管软件使网络管理员拥有至高无上的权利,可以方便地对网上每个政府用户的各种使用情况进行详细的监测。此外,网络中存在不少木马程序,如果使用不慎,就会把公文中的重要信息泄漏给他人。而某些大公司生产的软件或硬件产品所带的后门程序更可以使这些公司对政府用户在网上的所作所为了如指掌。对政府而言,信息泄漏将会给其工作带来麻烦,甚至会危及到国家的政治、经济及国防利益,有关的政府工作人员会因此被追究法律责任,这是绝对不能接受的。而对这些大公司的法律管制,对于在信息产业中处于弱势地位的国家来说是根本无法解决的难题,但光靠处于优势地位的国家也是不行的,必须在国际范围内形成管制的合力。
三、电子公文安全体系法律制度建构
1.科学的密钥使用制度规范。密钥是一种信息安全技术,又称加密技术,该技术被广泛应用于电子商务和电子政务中。它包括两种技术类型,即秘密密钥加密技术和公开密钥加密技术。其中秘密密钥加密技术又称对称加密技术。倘利用此技术,电子公文的加密和解密将使用一个相同的秘密密钥,也叫会话密钥,并且其算法是公开的。接收方在得到发送的加密公文后需要用发送方秘密密钥解密公文。如果进行公文往来的两个政府能够确保秘密密钥交换阶段未曾泄漏,那幺,公文的机密性和完整性是可以保证的。这种加密算法的计算速度快,已被广泛地应用于电子商务活动过程中。公开密钥加密技术又称为非对称加密技术。这一技术需要两个密钥,即公开密钥和私有密钥。私有密钥只能由生成密钥对的一方政府掌握,而公开密钥却可以公开。用公开密钥对公文进行加密,只有用对应的私有密钥才能解密。用私有密钥对数据进行加密,只有用对应的公开密钥才能解密。此二种技术相比,显然第二种技术的安全系数更大一些,但这种技术算法速度较慢。我们可以根据各种公文的秘密等级,采用不同的加密技术。对于一般的公文往来数量大且频繁,不宜采用非对称加密技术,还有秘密等级较低的公文亦可采用对称加密技术。而对那些重大的通知及秘密等级较高的公文则必须采用非对称加密技术。凡违反上述技术性规范的要求造成公文泄密或是公文的完整性受到损害的,需追究其法律责任。
2.完善的政府证书管理制度。公文传送过程中数据的保密性通过加密和数字签名得到了保证,但每个用户都有一个甚至两个密钥对,不同的用户之间要用公开密钥体系来传送公文,必须先知道对方的公开密钥。公文传送中有可能发生以下情况:用户从公钥簿中查到的不是对方的公钥,而是某个攻击者冒充对方的假冒公钥;或者公文互换的双方在通讯前互换公钥时,被夹在中间的第三者暗中改变。这样的加密或签名就失去了安全性。为了防范上述风险,我们可以仿效电子商务中的做法,引入数据化证书和证书管理机构,建立完善的政府证书管理制度。这里所说的证书是指一份特殊文档,它记录了各政府机关的公开密钥和相关的信息以及证书管理机构的数字签名。证书的管理机构是个深受大家信任的第三方机构。考虑到电子政务的特殊性,电子政务系统中的根目录证书管理机构最好由一国的最高政策机关设立的专门机构出任,其它各级目录分别由地方各级政府设立的专门机构去管理。在我国,根目录的管理工作可由国务院信息办来承担,其它各级目录分别由地方各级人民政府设立的专门机构进行管理。各政府机关须向相应的证书管理机构提交自己的公开密钥和其它代表自己法律地位的信息,证书管理机构在验证之后,向其颁发一个经过证书管理机构私有密钥签名的证书。政府出面作为证书的管理机构,其颁发的证书信用度极高。这样一来将使电子公文的发送方和接收方都相信可以互相交换证书来得到对方的公钥,自己所得到的公钥是真实的。显然,电子公文系统的安全有效运转离不开完善的政府证书管理制度的确立。
3.有效的数字签名制度。在电子公文的传送过程中可能出现下列问题:(1)假冒,第三方丙有可能假冒甲机关给乙机关发送虚假公文;(2)否认,甲机关可能否认向乙机关发送过公文;(3)伪造,乙机关工作人员可能伪造或修改从甲机关发来的消息,以对自己有利。这些问题要靠数字签名来解决。数字签名在电子公文传送中的应用过程是这样的:公文的发送方将公文文本带入到哈希函数生成一个消息摘要。消息摘要代表着文件的特征,其值将随着文件的变化而变化。也就是说,不同的公文将得到不同的消息摘要。哈希函数对于发送数据的双方都是公开的。发送方用自己的专用密钥对这个散列值进行加密来形成发送方的数字签名。然后,这个数字签名将作为公文附件和公文一起发送到该公文的接收方。公文的接收方首先从接收到的原始公文中计算出消息摘要,接着再用发送方的公开密钥来对公文的附加的数字签名进行解密。如果两个消息摘要相同,那幺接收方就能确认该数字签名是发送方的。通过数字签名能够实现对原始公文的鉴别和不可抵赖性。目前数字签名在电子商务中已得到了广泛的应用,日本等国政府已通过专门的立法对数字签名的法律效力予以确认。在电子公文传送中引入数字签名也是必然的选择,只是我们要从法律上确认数字签名的效力,建立相应的制度规范,努力设法从技术和制度规范入手不断提高安全系数。以数字签名只有相对的安全性来作为反对其应具有法律效力的理由是站不住脚的,因为任何所谓安全保障都是相对的,橡皮图章就经常被不法之徒伪造。
[关键词]OAIS 电子文件管理 生命周期
[分类号]G27
电子文件管理系统(electronic record managementsystem，ERMS)是在政府机构内部使用的，包括技术、管理、法律、标准、人员等相关因素在内，以实现文件、档案的科学管理和高效利用为目的的信息系统。根据“我国电子文件管理国家战略的基础理论与框架体系研究”课题组的调查数据，可以看出绝大多数ERMS开发缺乏成熟通用的模型支持，因此存在功能不完善、开发不规范、维护不标准的问题，并不能算作真正意义上的ERMS。
ERMS最重要的一个功能是对电子文件的长期保存，而在国际信息资源领域受到广泛关注的开放档案信息系统参考模型(The Reference Model for an OpenArchival Information System，简称OAIS)正是一项基于数字信息长期保存与获取的标准模型，其目的与电子文件全生命周期管理是基本一致的，应该可以成为电子文件管理实践的参考模型，实际上0MS完全可以成为电子文件管理实践的模型。由于0AIS专注于概念与术语，主要是一个概念模型，不完全是一个逻辑模型，直接用其来指导电子文件全生命周期管理的实践还具有一定的难度，需要对其进行拓展。本文通过对国外0AIS研究现状的分析评述，尽可能分析其对我国电子文件管理的启示。
1 OAIS研究现状
国内外关于OAIS的研究深入、全面，既有理论方面的论述，更多的是和实践结合的项目研究，许多研究是对OAIS的延伸。以下结合0AIS的核心内容，从几个方面进行总结。
1.1 OAIS功能模型的实体扩展
OAIS将其功能模型的6个功能实体分解为二级模块，对二级模块的功能也做了明确的说明，但对这些功能怎么实现、实现时与其他模块的功能交互与数据交换却没有进一步的说明，这也是一些研究者抱怨OAIS可操作性不强的主要原因。针对这一问题，一些学者开展了富有意义的研究。
ERPANET(Electronic Resource Preservation andAccess Network)设计了摄取(Ingest)的工作流图，认为摄取策略的关键目标是流程的自动化，对于摄取的标准、方法论与技术、法律与政策、人员做了初步分析。Kevin Glick和Eliot Wilczek将OAIS参考模型摄取实体的功能具体化为两个部分：协商提交协议、转移与确认。然后将这两部分又分为87个步骤，对摄取实体工作流进行了详细描述。
1.2 文件格式管理
OAIS参考模型中文件生成者向OMS提交信息包，生成者需要和OMS协商好提交的形式和内容，文件的格式管理是一个很重要的内容。Grauer M J、How-ley L K、Kopena J B和Regli wC等人认为文件格式管理是OAIS参考模型中的一个基本内容，提出一种基于RDF的文件格式管理方法。Stephan Strodl、AnderasRauberd等人认为需进一步对保存规划实体进行细化，将保存规划与摄取实体的相关功能紧密结合起来，修改OAIS预定的文件保存格式，允许接收新的文件格式。
1.3 信息模型与元数据
国外数字资源长期保存项目的元数据格式一般都建立在严格的理论框架和细致的研究过程基础上，比较详细地定义了用于描述数字信息长期保护的元数据元素和子元素集合，这个理论框架最常见的就是OAIS，许多机构或学者提出的元数据方案与OAIS信息模型的组织方式一致，如CEDARS、中文元数据方案、NEDLIB等。即使有不完全一致的，也会声明参考了OAIS，并做到了与OAIS信息模型的完全映射，如NLA，没有明显采用OAIS模型，但表示从OAIS中得到启示，宣称其元数据可以准确向OAIS信息模型映射。
1.4 OAIS模型的实现
Helen Hockx―Yu认为，OAIS可用来对不同类型的数字存储系统进行规划和设计，但不是所有的OAIS设计功能都需要在一个单一存储系统中得到实现，即可以对OAIS模型进行分解，而不一定要把OAIS作为一个整体来实现。
Jaqueline Spence提出了OAIS―SIMPLEX的观点，机构可以根据自己的可用资源与建设存档系统的动机(incentive)来决定实施OAIS的复杂性、OAIS角色的分配以及建立映射以遵循OAIS的层次。
1.5 数字存储仓库(digital repository)的研究
数字存储仓库是一切基于OAIS系统的核心。Perla Innocenti、Andrew Mchugh、Seamus Ross与RaivoRuusalepp等人提出了数字存储仓库的10个特征：维护数据对象；组织适应性；法律和制度；有效的政策；收集和摄取标准；完整性、真实性和可用性；起源；分发；保存规划与行动；适当的技术基础设施。他们进一步分析了信息数字仓库应具有识别风险与优先考虑风险、减少风险发生的可能性、建立有效的应急机制以减轻发生风险影响的能力。
1.6 其他相关问题研究
OAIS参考模型的主旨就是为了数字信息的长期保存，涉及到多个学科，内容广泛。许多学者从不同角度对其进行了研究。
Paul Wheatley在OAIS框架下从成本核算的角度对数字保护的生命周期进行研究；LaPlant Lisa、Zwaard Kate等人对基于OMS的系统进行了信息内容真实性与完整性的研究；Nancy MeGovern从组织、技术、协作等方面对基础设施与OAIS的一致性进行了研究；Dirk Roorda研究了OAIS框架下如何将电子文件迁移到XML格式。
2 OAIS研究评述
2.1 起步较晚，发展迅速；成果很多，问题不少
国际上，学界对OAIS的研究起步比较晚――从1995年NASA的CCSDS推出0AIS算起，不过只有十几年的时间。而国内对于OAIS的研究更晚，最早能查到的公开发表的论文是图书情报学界张晓林教授2001年发表的关于数字信息长期保存问题的文章，而国内档案界最早研究OAIS的文章则发表于2007年。
国外对OAIS的研究较多，既有相关组织对OAIS的系统解读，对OAIS功能模块、信息模块的扩展研究，也有学者对OAIS相关内容的深入研究，取得了较为丰硕的成果，一些基于OAIS的系统、元数据方案陆续出
现。国内最初对OAIS是引进介绍、全面解读。近一两年，对OAIS的研究开始深入、具体，出现了一些论文和基于OAIS的系统，如李春旺与张晓林关于可信工作流的研究、中国科学院档案馆系统、国家图书馆的数字保存系统等。
但问题依然存在。从国外看，对OAIS的研究存在很大的拓展空间，如OMS功能模块各功能实体以及模块可操作性的延伸、OAIS对于电子文件凭证价值的作用与实现、可信的基于OAIS的系统框架等。国内对OAIS的研究更多还是在研读阶段、不够深入，研究成果可操作性不强，难以直接对实际工作进行直接指导。电子文件管理项目没有通用功能需求，没有通用的功能模型，受软件开发商主导因素影响太大，一些号称是基于OAIS的电子文件项目仅仅套用了OAIS参考模型的外形，并没有实现OAIS的功能，电子文件管理系统的开发还是沿用普通的软件开发模式。这种软件生产商主导的模式，限于其对档案与电子文件前沿理论的理解，其模型构建必然局限于现有工作的实际，映射出的实际系统也必然是现实档案工作的反映。OAIS模型必须有更深入的研究与扩展，才会有较强的对实践的指导意义。
2.2 研究重心向实证倾斜
近年来，学界对OAIS的应用展开了相应的研究。一些学者提出了基于OAIS的系统建设框架、基于OAIS信息模型的元数据方案，尽管某些研究离OAIS的功能还有一定差距，但这些探索是有益的，为将来基于OAIS的电子文件管理项目开发奠定了基础。
对于电子文件管理的研究也是如此。电子文件管理是一个全生命周期管理的过程，其基础理论研究是上世纪电子文件管理研究的主流方向。2000年以来，电子文件管理基础理论基本明确，研究重点迅速向实际问题倾斜。冯惠玲教授在电子文件管理国家战略中提出的“国家数字档案馆计划”是研究向实证倾斜最有力的一个例证。
2.3 研究呈多学科发展趋势
多学科发展是指研究领域多学科交叉、渗透、互联。OAIS的研究呈现多学科发展的趋势，通过论文前述的内容可以看出，0AIS研究者有档案学者、信息管理学者、计算机专家、经济学家、管理学家等。
电子文件管理也是一个涉及到档案学、计算机科学、信息管理学、公共管理学、经济学、法学、行政管理学等领域的跨学科的研究领域。“国家数字档案馆计划”要从管理体制、制度、技术、方法等方面为全国电子文件管理体系奠定基础，必然需要不同学科学者的共同努力。不同学科对OAIS的研究必将促进国家数字档案馆的建设。
2.4 研究力量的多元化
在国外，有不同性质的研究机构包括国际性组织和非政府的民间组织，积极参与电子文件管理与OAIS的研究工作，取得了丰硕的研究成果。InterPARES就是一个众多国际专家参与的国际性项目，前两期成果集成了各国许多优秀实验基地的经验，制定出一系列电子文件管理的原则、方法、指南、模板、功能需求等，这些成果在全球产生了广泛的影响，成为美国ERA等许多项目研发的重要基础和指南。
3 对我国电子文件管理的启示
3.1 加大对电子文件管理项目开发与设计的方法论研究
传统信息系统的开发遵循从现实手工系统的工作流着手，通过实际工作业务调研、向工作人员询问等方法，描绘出其业务流程，通过对业务流程的抽象建立其逻辑模型，再用软件工程的方法将逻辑模型转化为物理模型，最后经过编程与试运行，新的信息系统开发就算成功了。这个过程的前提是现实系统(手工系统或计算机系统)的工作流比较清晰，工作人员对业务需求比较明确。实际上现有的档案管理软件正是这样一个开发过程。
但这样的开发过程对于我国电子文件管理系统并不完全适用，原因就是档案管理人员对于电子文件管理业务的需求不清晰，尤其是基层的档案工作人员由于计算机与电子文件管理知识结构的不合理使其无法提出相关的功能需求，而我国电子文件管理系统通用功能需求规范尚未出台，这种情况下开发出的电子文件管理项目必然会有很大的盲目性与功能的欠缺。
因此，我国的电子文件管理项目的实施必须要有方法论做指导，目前我国这方面的研究基本为空白。基于此，从电子文件管理系统的建模出发，引入OAIS，致力于构建一套适合我国电子文件管理系统实施的方法论，是十分必要的。
3.2 拓展对OAIS的研究
2002年OAIS成为ISO国际标准以来，许多专家从各自的角度对OAIS进行拓展，使其更加具有可操作性。笔者于2011年6月对中国期刊全文数据库以OAIS为主题进行检索，得到学术文献79篇，以OAIS为篇名进行检索，得到文献39篇。在检索得到的研究文献中，真正对OAIS参考模型进行拓展研究的不过数篇。
从国外的研究看，一些基于OAIS的研究或项目都是在OAIS的框架内或对其6个功能实体进行细分，或对其元数据模型进行具体化。国内相关研究很少，尤其是OAIS功能模型的6个功能实体的细分几乎没有，这在很大程度上限制了OAIS参考模型的实际应用。
考虑到国内外电子文件管理体制、方法等的不同，应在对国外相关研究梳理的基础上，尝试根据我国电子文件管理的实际对OAIS参考模型进行拓展，对OAIS功能模型各个实体的子功能再进行细分，直到分解到不可再分的操作为止，尤其是对起关键作用的摄取(ingest)实体(即“收集”)进行细分，使其成为一个适合我国电子文件管理实践的真正的逻辑模型。对于OAIS的信息模型也需要实例化，细化出电子文件的元数据模型。这将对我国电子文件管理项目的实践起到指导作用，对于我国电子文件管理通用功能需求也有一定的参考价值。
3.3 构建基于OAIS的可信电子文件管理项目框架体系
电子文件管理项目虽然在我国出现了数量上的井喷，但很多是低水平的重复，一个很重要的原因是既没有通用的电子文件管理系统功能需求规范，也没有一个可以作为示范甚至借鉴的电子文件管理项目。
电子文件管理系统建设是一项复杂的系统工程，是由一系列相互关联、相互作用的各种因素的集合。基于电子文件生命周期和OAIS参考模型，构建一个基于OAIS的可信电子文件管理项目框架体系，重点关注综合档案馆电子文件管理系统的开发，通过软件系统的开发来实现其规范化要求，从标准体系、制度、技术、方法等方面为综合档案馆电子文件管理提供一个可操作的解决方案。该框架体系应该包含可信电子文件库、可信电子文件管理流程、通用公共服务、标准等。
可信的电子文件库是一个能在现在和将来对其所保存的电子文件向用户提供可靠的、长期访问的文件存储库，类似于国外数字存储仓库，是ERMS的数据存储基础设施；可信的电子文件管理流程是电子文件长期保存的保证，可信流程是对原有管理流程的优化与重组，删除错误的流程、改进低效的流程、增加缺失的流程，它和可信的电子文件库一起组成了ERMS的物理核心，实现系统的功能，通过流程重组建立可信的流程，实现电子文件的长期保存与提供利用；通用公共服务提供一系列功能和机制为系统生成可信的环境，同时提供多种工具识别，增强电子文件的真实性、完整性与可读性；标准和政策是系统设计与实施的依据。
参考文献：
论文关键词:档案管理 信息化建设 电子文件
论文摘要:档案管理向信息化发展，是时代的必然，信息技术的应用给繁杂的交通运输部门档案管理提供了许多方便，节省成本，减少工作量。本文针对档案信息化的应用提出了电子文件的管理方法，最后结合笔者的工作经验，探讨了档案管理信息化建设过程中应采取的具体措施。
引 言
随着社会的现代化发展。档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。尤其现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面，在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件，如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。
一、档案信息化建设的主要内容
(一)信息化的基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。
(二)档案信息资源建设
档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设取得实效的关键。
(三)档案的标准和规范建设
标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等，逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。
(四)档案信息化的应用系统建设
这是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。信息技术应用工作量大、涉及面广，关系档案信息化建设的速度与质量，集中体现了档案信息化建设的效益。
(五)信息化人才队伍建设
这是档案信息化成功之本，对其他各个要素的发展速度和质量起着决定性的作用。在“信息化”的时代的今天，信息技术快速发展，掀起了以数字革命为特征的信息技术浪潮，改变了人们的时间和空间的概念以及思维方式。信息技术的快速发展和广泛应用，对经济和社会的发展产生了深远的影响。档案管理工作也不例外，同样需要现代化。目前，我国各级档案管理部门也纷纷加强信息技术建设。加强信息化条件下的档案管理工作，是适应时代和社会发展的必然选择，是加快档案现代化管理的客观要求，也是提高服务水平的唯一途径。 转贴于 二、加强档案管理信息化建设的对策
(一)建立网络档案系统
在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。
(二)加强电子文件的管理是做好档案信息化建设的关键
1.电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。
2.电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。 三个部门的职能应用于相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。
3.做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
4.解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。
总之，加快档案信息化建设的步伐，是提高交通运输管理水平的重大举措，在改善交通运输状况，发展经济方面发挥着重要的作用。
参考文献:
主题词：电子文件软件系统归档功能
当人们都认识到、能做到利用计算机形成电子文件的时候，当单位几乎找不到手写文件底稿（会议记录除外）的时候，电子文件归档给档案部门带来了巨大的压力，电子文件弃之可惜留之困难成为档案工作者的普遍共识，有保管价值的电子文件怎样转化为电子档案并发挥其应有作用成为人们重点攻关的世界性课题。可喜的是：中办、国办〔2009〕39号文件和颁布执行DA/T46、DA/T48标准，预示着电子文件真正转为电子档案契机的到来。
但是，面对多种网络环境、多个形成系统、统一整理规则等现实问题，在实践层面上电子文件归档管理与利用还是缓慢前行。
一、网络环境与系统环境的差异
来源网络环境分析：立档单位在不同网络中形成电子文件，包括保密网、局域网、政务内网、政务外网、互联网。
来源系统环境分析：立档单位运行在不同网络上配置不同的电子公文系统、OA系统，多网络、多系统给保证电子文件真实性、完整性、可靠性带来极大的困难，影响电子文件元数据归档的自动捕获，降低了自动化程度，在实践层面上增加了文档人员归档的工作量，使之不情愿、不主动去做。
二、软件系统与标准要求的差距
我国在线运行的数以万计的办公自动化系统往往没有档案人员深度参与按标准要求进行功能设计，缺乏自动化程度高的电子文件归档管理功能。我国在实施国家档案局《文书类电子文件元数据方案》等三个标准以前，无论是电子文件管理系统还是档案管理系统，这些软件在形成和管理电子文件、电子档案方面，功能设计有缺陷，流程设计不规范，格式不统一，相互不兼容，难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，严重影响着电子文件归档和电子档案作用的发挥。
三、规则规定与网络系统的冲突
纸质与电子文件归档同步的整理规则：一个立档单位、一个年度、同一保管期限、同一个流水档号。必须在一个年度应归档的全部文件（本系统形成的需要归档的电子文件、导入其他系统归档电子文件、纸质归档文件目录及数字化全文）集中到一个网络及OA或归档系统中，按DA/T46、DA/T 22要求给每个归档文件分配唯一的档号后，再按DA/T48要求进行封装，在文件归档这个节点上要同时贯彻执行国家三个标准，几乎所有矛盾都集中在这里体现。
四、电子文件归档系统功能设计的方法
电子文件归档系统采取什么样的方式获取OA系统中的电子文件及元数据，无非是这样几种方法：第一种方法是在相同或不同的网络上，OA系统按《DA/T46、DA/ T48》做EEP封装包，电子文件归档系统在线或离线接收，解析后完成电子文件归档及二次封装；第二种方法是在相同网络上OA系统按《DA/T46》要求把该系统一份电子文件及元数据再统一制作新表提供给电子文件归档抓取，分配档号后进行电子档案的封装；第三种方法是在相同网络上OA系统对电子文件归档系统直接开放数据表，便于电子文件归档系统直接抓取元数据和电子文件，分配档号后进行电子档案的封装。
五、OA系统与电子文件归档系统功能最佳结合
OA系统前端控制功能的完善，按照文书处理程序规定设置功能的基础上，依据《文书类电子文件元数据方案》规定，使之规定的元数据齐全并与责任人有机关联，完成元数据在任何节点形成赋值，自动捕获的优化设计和功能实现，并做到与电子档案系统的无缝衔接，最大限度提高电子文件向电子档案转化的自动化程度。依据《基于XML的电子文件封装规范》等规定，全面采用信息包技术，以该技术为基础进行数据处理、存储、增加、移交、流转、利用、备份，并把处置过程的元数据最大限度实现自动捕获，使长期保存的归档电子文件摆脱对“存取软件”的依赖，对系统软件的依赖程度降到最低。
按照上述第三种方法是在OA系统中设计预归档功能模块，在同一网络中对电子文件归档系统直接开放电子文件及元数据数据表，便于电子文件归档系统直接抓取元数据和电子文件，分配档号后进行电子档案的封装。这里需要把国家档案局出台的《文书类电子文件元数据方案》、《基于XML的电子文件封装规范》、《纸质档案数字化技术规范》、《归档文件整理规则》等新标准的要求融入OA与电子文件归档软件系统。与其他标准贯彻执行的最大不同是，标准的每一个条款都与电子文件形成、归档系统的功能设计有关，也就是说，贯彻标准的前提条件是要它成为软件系统功能。完善软件系统功能设计，首先是按照文书处理程序和电子文件管理相关的标准规范，构建电子文件与电子档案一体化管理逻辑体系结构，按照《文书类电子文件元数据方案》的要求，在保证电子文件元数据齐全完整的前提下，依据国家文书处理程序规定重新确定相关元数据的形成节点，在OA系统电子文件形成的各个环节中，真实记录电子文件的背景、内容与结构；确保电子文件的真实性和凭证价值；确保电子文件的完整性；确保电子档案能够长期保存、方便查询和利用。
对于要归档的电子文件、纸质文件同步设计归档流程与功能，纸质文件按《文件归档整理规则》和《纸质档案数字化技术规范》要求扫描全文归档，最大限度地发挥计算机辅助归档的作用。用户可以按上级规定结合个性需求，分别自定义多个数据库字段结构，灵活、可调的档号自动生成规则，使归档的纸质文件与其扫描件档号一一对应。对OA系统产生应归档的电子文件，按照事先设置好的归档规则，文件库与档案库的字段对应关系，由用户指定目标档案库，将文件库中相关元数据捕获批量引入档案库相应字段，自动形成相关的信息，如文件题名、责任者、文件日期、文件号等，整个年度全部归档文件目录数据齐全后即可按设定的档案排号规则，系统自动给出每份归档文件唯一的档号。在文书人员操作和管理制度的约束下，通过PDF等版式文件的格式转换，既保证归档电子文件与档案扫描件有同等效用，又避免有电子文件还扫描全文的重复劳动，完成电子文件归档管理的第一阶段目标，为归档电子文件具备法律效力打下基础。
关键字 电子文件 归档 管理 问题 策略
人类进入信息化时代，随着办公自动化的普及、电子政务、电子商务的广泛应用，以及国家机关和企事业借助计算机和互联网开展各项工作，电子文档大量产生，改变了过去以纸质文件为主的状况。由于电子文件的接收、储存、传递的文件数量庞大，类型繁多，因此如何将电子文件进行归档管理，是个十分关键的问题。电子文件具一定的特性，因此在归档的过程中常常存在一些易被忽视的问题，只有解决了电子文件的归档管理中存在的这些问题，才能更好地保障信息资源的真实、完整、规范和安全。
一、电子文件的特性
1.电子文件因其是在计算机设备上生成的，因此具有易更改性。易更改性包括删除文件，更改内容和其操作等。
2.电子文件的类型和格式众多，例如文字、图标、音频、视频等因此电子文件具有多媒体集成性，其组成内容比纸质文件更复杂。并且保存文件的载体不同，给管理带来麻烦。
3.电子文件具有非实体归档的可能性。因此无论文件存放在什么位置，都要做到不改变其物理储存的情况下对其进行归档。实际上已经归档的文件可能分布在计算机网络的各个位置，接受来的文件只是文件的一个存放途径，很可能真正的文件并未归档，一旦所存放的网络出现故障，很可能造成文件永久性丢失。
4.电子文件还具有非直读性，非直读性指的是我们能够在显示屏上看到的不同格式的电子文件只是其某种输出形式，无论是传输或是储存等处理，电子文件在计算机内部都是以数字编码存在的，不可直接被识别和利用。
5.电子文件的物理结构和逻辑结构比较复杂，往往两者并不是一致的。因此在对文件进行归档时应当保持两者关系，让文件不被破坏。
6.电子文件的信息与载体是分离的，文件可以存放在不同位置和载体，但是文件的内容可以不发生变化，但这并不影响电子文件的使用，电子文件同样能够传递其信息。
二、电子文件归档过程中存在的问题
（一）文件内容易变化
电子文件的内容容易变化，且很容易被篡改。目前虽已出现一些防止伪造和篡改的软件和技术，但是还是无法完全避免文件内容被修改或是发生变化。一些不法分子更是会非法截取文件进行修改。
（二）难以界定原件
由于电子文件的制作过程时利用计算机操作的，因此并非每一份文件都能够制作出一批原件，有时候许多信息和内容都是在某个软件的窗口内进行制作，而这个窗口中的内容能够被复制或拷贝到其他计算机上，因此很难分辨出究竟哪一份才是原件。
（三）字迹不固定
因电子文件的字体都是利用计算机进行编辑，因此没有固定的可分辨的自己。人们根据不同的字体和字迹输出电子文件，但不能够从字迹上分辨文件的原始性。
（四）电子文件签署技术不成熟
因目前还未能够普及电子文件签署技术，因此还无法借助签署来判断文件是否为原件。
三、电子文件归档管理的解决对策
（一）加强电子文件归档的组织领导
各级行政管理部门按照《电子公文归档管理办法》（国家档案局2003年7月28日第六号令）的要求，结合本单位实际情况制定电子文件归档管理的规章制度，明确好归档工作程序、内容和要求，让电子文件归档按照程序进行，才能够最大程度地保留文件的真实、完整性和有效性。
（二）文档一体化管理
联合软件供应商，让文件的管理软件与办公自动化系统能够结合起来，形成真正的文档一体化管理。文档一体化管理利于档案部门与电子文件形成部门更好地协调，落实好管理文件的责任，将责任落实到具体负责人身上，按规章制度进行检测和考核。文档一体化管理让文件形成到归档整个过程具有连续性，有利于文档的管理。
（三）制定分类方案
按照中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的相关要求，并且结合本单位的实际要求制定出分类方案，更好地管理电子文件，又能够有效地利用文件资源。
（四）辅助管理
使用了文件管理系统的单位可以再对各类文件进行归档时在目录中增加“文件稿本代码”、“文件类别代码”及“载体编号”，等辅助管理的编码，让电子文件归档的顺序同纸质文档一致。减轻了归类和登记的麻烦，减少了工作量，提高了工作效率。一些非文字的文件也可使用此类方法，提高检索效率和准确性。
（五）建立长期可读的保障机制
对于一些要长期保存的电子文件，要保证在长期保存的过程中电子文件的可读性，应当定期检查和维护电子文件储存设备，做好文件的备份。
四、总结
总而言之，因电子文件涉及的问题范围很广泛，也存在许多问题，首先应当加强对电子文件归档的组织领导，按照档案管理部门制定的相关电子文件的法规及标准制作电子文件，并进行归档管理，并建立起长期的保障机制，只有才能够确保电子文件及电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性，更好地发挥电子文件的作用。
参考文献：
[1]孙爱华，杨晶.电子文件归档管理的问题及对策[J].商业经济.2006（05）：117-118
关键词：“去档案化”；中国档案学；学科发展
学科是以其研究对象和范围分类的，每一门学科都有自己独特的研究对象和任务。吴宝康在建设档案学科初期指出：“任何一门科学都有自己独特的对象与任务。任何科学如果没有自己独特的对象与任务，那么，它的产生、存在和发展是不可能的。”[1]中国档案学也不例外。胡鸿杰教授认为：“我们所研究的学科是中国档案学，这个学科同其他学科一样，有着自己特定的研究对象和逻辑起点。不论研究者有怎样的研究视角，都不可能离开‘中国’与‘档案学’这两个最基本的立足点。”[2]然而，进入后保管模式以来，中国档案学研究出现“冷热不均”。电子政务、电子文件管理、档案信息化等进入“井喷期”，而档案保护技术、科技档案管理、档案事业管理等档案学传统理论则成为“研究冰点”，导致中国档案学的“档案”元素不断褪色。
所谓“去档案化”，是指档案学科发展过程中，由于过度引进西学理论和移植、嫁接其他学科科研成果而使中国档案学科渐渐失去档案“元素”的一种趋势。“去档案化”源于我们对中国档案学缺乏“界定”，是中国档案学理论与“外来”理论博弈的产物。其出现又一次暴露我国档案学“家底”薄，原创理论少，难以扭转目前学界出现“档案泛化”危机。同时，也说明部分档案学者做科研时存在浮躁心理，过于追求“功利”，对整个档案学科的发展缺乏责任感。
1. “去档案化”的表现
1.1 档案学本科课程设置分析。档案学本科教育是中国档案学教育的主体，直接反映档案学科的发展状况。作为档案学专业教育，理应以档案学的课程为主。然而，据笔者对中国人民大学、武汉大学、南京大学、云南大学、中山大学五所高校档案学本科专业课程中含有“档案”二字的课程进行统计分析（如表一）发现，档案学专业课程中含“档案”的，分别占25%、25%、30%、61.5%、11.1%。其中，南京大学只有科技档案概论、科技档案管理学、档案管理学三门，却有四门属于信息类、计算机类学科，即信息分析、Internet实用技术、信息传播技术、数据库原理与应用。虽然，只凭对部分高校课程的调查和对含“档案”二字课程的统计不能完全说明问题，但不争的事实是，大学本科课程出现“去档案化”倾向。
表一 本科课程设置统计表
1.2 研究生入学考试科目分析。研究生（含硕士和博士）教育是中国档案学教育中真正意义“精英教育”。研究生入学考试科目直接反映档案学学生继续接受深造的基本素质要求，然而，通过笔者对中国研究生招生信息网（.cn）2011年档案学硕士研究生可报考的24所院校（如表二）和5所博士研究生院校的初试科目进行统计（如表三）发现，有13所档案学硕士研究生入学考试初试科目为一门档案学类、一门非档案学类，即约占57%，而中国人民大学、中山大学、南京理工大学三所学校则完全不考档案学课程，“去档案化”明显；博士研究生入学考试科目总体来说，比较重视对档案学理论和实践的考查，但从中国人民大学和南京大学发展趋势来看，也出现“去档案化”。
1.3 档案学博士毕业论文主题分析。档案学博士是中国档案学理论研究的主力军，其毕业论文主题分布一定程度上反映未来一个时期内我国档案学研究发展的方向。随着档案学理论宽度、深度的变化，考虑到档案学基础理论方向相对难以出成果、所受资助也少，越来越多的博士研究生选择易出成果的交叉学科或边缘学科作为研究方向，更甚者，直接在毕业论文上抛弃“档案”。根据《2005年～2009年中国档案学博士学位论文的主题分布统计量》，电子文件与电子政务、信息资源管理方向的分别占29.03%和24.19%，而档案保护技术（4.83%）、历史文献与档案编撰（12.9%）、档案学研究（3.22%）加起来也只占20.95%，博士论文题目不见“档案”二字趋势明显。［3］
1.4 学术研究关键词分析。随着社会进步和科技发展，档案学研究热点在不断发生转移。研究热点变化是适应时代需要，然而，这种变化主要体现在档案信息化、电子文件等方面，档案学基础理论发展缓慢。据笔者对2006年～2010年《档案学通讯》、《档案学研究》论文的主题分析（如表四和图所示），“十一五”期间，我国档案学研究主题主要集中在档案信息资源开发（15%）、电子文件（11%）、档案法规与标准（9%）、档案管理（10%）、档案史志与文献编纂（11%）上，而对档案学科、档案学研究、档案学理论、档案事业管理进行研究得较少，加起来也只占16%。从纵向比较来看，五年来，对电子文件、档案信息资源的开发、档案法规与标准的研究呈明显上升趋势，并逐渐占据主流；对档案保护与技术、档案史志与文献编纂的研究比较平稳；对档案学理论、档案教育的研究热度明显下降，并逐渐被边缘化。
2“去档案化”出现的原因分析
论文摘要:为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。以犯罪行为心里学为理论指导，以安全事件过程管理为主线，实现事前预防、事中控制、事后审计的安全管理。
现在大家谈论到信息安全，首先想到的就是病毒、黑客入侵，在媒体的宣传下，病毒、黑客已经成为危害信息安全的罪魁祸首。然而，对计算机系统造成重大破坏的往往不是病毒、黑客，而是组织内部人员有意或无意对信息的窥探或窃取。从技术上来讲，内部人员更易获取信息，因为内部人员可以很容易地辨识信息存储地，且无需拥有精深的IT知识，只要会操作计算机，就可以轻易地获取自己想要得资料，相对而言，黑客从外部窃取资料就比较困难，首先，他们要突破防火墙等重重关卡，然后，还要辨别哪些是他们想要的信息。
FBI和CSI对484家公司进行了网络安全专项调查，调查结果显示:超过85%的安全威胁来自单位内部，其中16%来自内部未授权的存取， 14%来自专利信息被窃取， 12%来自内部人员的欺骗，只有5%是来自黑客的攻击;在损失金额上，由内部人员泄密导致的损失高达60，565，000美元，是黑客所造成损失的16倍，病毒所造成损失的12倍。这组数据充分说明了内部人员泄密的严重危害，同时也提醒国内组织应加强网络内部安全建设。
1 电子文档泄密途径主要有以下几点
1)通过软盘驱动器、光盘驱动器、光盘刻录机、磁带驱动器等存储设备泄密;
2)通过COM、LPT端口、调制解调器、USB存储设备、1394、红外线等通讯设备泄密;
3)通过邮件、FTP等互联网方式 泄密;
4)接入新的通讯或存储设备，如:硬盘;
5)通过添加打印机、使用网络打印机将资料打印后带出;
6)通过便携式电脑进入局域网窃取信息，带离单位;
7)随意将文件设成共享，导致不相关人员获取资料;
8)将自己的笔记本电脑带到单位，连上局域网，窃取资料。
此外，还有很多其他途径可以被别有用心的内部人员利用以窃取资料。
2 传统解决方案的弊端
传统方案一:“我们已经部署了防火墙或专网”
防火墙或专网可以防止外部人员非法访问，但不能防止内部人员有意或无意地通过邮件或者移动存储设备将敏感文件泄露。
传统方案二:“我们给文档设置了访问口令”
口令并不能从根本上解决问题:先口令可以随着文档一起传播;
其次即使设置了口令只能简单的区分用户是否可以访问该文档，而不能限制用户对该文档的操作权限(如复制、另存和打印等操作)。
传统方案三:“我们安装内网安全管理系统封住电脑USB接口、拆掉光驱、软驱、内网与外网断开、不允许上互连网络 ”
文档的原始作者泄密;文档在二次传播的过程中失、泄密。
3 电子文档安全有效控制方案
为了更有效防止文件的非法访问和输入、输出。就需要一套合理有效的电子文档安全管理方案。
以犯罪行为心里学为理论指导，以安全事件过程管理为主线，实现事前预防，事中控制，事后审计的安全管理。
3.1制定周详的事前预防策略
1) 控制信息传递途径，如通讯设备、存储设备;
2) 通过网络接入保护，限制外来电脑接入局域网;
3) 报警策略能够提示非法接入;
4) 互联网信息传递阻断策略能够阻断非法信息传递。
3.2 对泄密行为事中记录和控制，并及时启动控制和报警策略
1) 对泄密过程进行屏幕记录，方便现场查看，事后回放;
2) 详尽的电子文档操作痕迹记录，包括访问、创建、复制、改名、删除、打印等操作，便于信息泄密事后追查;
3) 集中审查终端共享，防止共享泄密行为。
3.3 详尽的日志信息，提高了事后追查的准确率
1) 进行电子文档操作及屏幕记录;
2) 对互联网信息传递进行记录，便于信息泄密事后追查;
3) 审计系统用户日志。
4 电子文档安全系统功能及技术阐述
1)禁用设备
程序功能:可按某台、某组或整个网络禁止使用哪些设备，包括:存储设备、通讯设备、打印设备、新加入的设备及其它属性。
管理作用:根据风险评估，制定事前预防策略，根据策略对相应的设备进行禁止，预防文件泄密。可以灵活的开启，不影响正常使用。
2)报警规则
程序功能:设置某个或某类文件的各种操作报警规则。
管理作用:对泄密者添加泄密设备(如:闪存、移动硬盘等)实现及时报警，对相应的文件或某个类型文件的操作实现及时报警，为安全事件发生后进行及时管理提供帮助。
3)网络端口管理(接入保护)
程序功能:通过设置禁用139和445端口，控制共享端口。
管理作用:可根据需要灵活的设置外来计算机跟网内计算机的通讯方向。
4)网络共享
程序功能:可以及时查看和删除网络内任意计算机的网络共享文件夹。
管理作用:员工往往因为工作需要设置共享文件夹，却容易被别有用心的员工或外来计算机窃取。
5)文档操作
程序功能:可以详细的记录每个员工在本机及网络上操作过的文件，包括访问、创建、复制、移动、改名、删除、恢复以及文档打印等记录。
管理作用:让泄密行为的痕迹得到监控，为泄密行为的事中发现，事后追查提供了帮助，弥补了电子文档安全管理中的最薄弱环节。
6)锁定计算机
程序功能:可以锁定网络内任意计算机的键盘和鼠标操作。
管理作用:若发现网内计算机有非法操作，可及时控制，挽回损失。
7)邮件、FTP和MSN监控
程序功能:记录通过POP和SMTP协议收发的邮件正文内容及附件，如:Outlook、FoxMail等，可记录通过web方式、FTP收发的邮件、传输的文件目标去向及名称。
管理作用:实现互联网传递信息的安全管理，实现邮件备份管理，提高事后追查的便利性。
8)上网限制
程序功能:通过多种策略规范员工上网行为，比如:收发邮件、浏览网页、FTP、使用其它连接。若外发数据超过一定数值，可阻断此类行为。
管理作用:方便管理者对网络行为进行集中控制，避免通过互联网进行信息泄密。
参考文献
[1] 綦科，谢东青.网络电子文档安全管理研究[J].计算机安全，2006(10).
[2] 祖峰，熊忠阳，冯永.信息系统权限管理新方法及实现[J].重庆大学学报:自然科学版，2003(11).
[3] 邹伟全.文档一体化理论依据新探[J].北京档案，2002(3).
笔者从因特网上浏览了2000年来全国一部分省（直辖市）和市、地区、县以及某些专业系统的档案网站，对其刊登的关于档案继续教育的内容作了些简单的梳理。国内档案继续教育的主要内容可分为如下几大类：
一、计算机、信息技术与电子政务、电子文件与电子档案管理
这部分内容是完全适应社会和档案工作发展需要的。由于档案工作在国家信息化系统中有一定的地位，档案部门必须紧跟国家信息化建设的步伐，为了落实国家档案局信息化建设纲要，各地、各系统的档案部门近年来十分重视信息化建设；同时随着计算机、网络技术在各单位行政工作、业务工作中的普遍应用，电子文件与电子档案在各单位形成和使用的文件中所占比例越来越大，电子文件与电子档案管理在档案管理工作中的地位与重要性也日益显现；计算机与信息技术发展快、更新快；为此档案工作人员必须不断学习，更新知识，才能适应形势发展、满足工作需要。
二、国家及档案系统对档案工作的新标准与新规范
随着社会的发展，档案工作也有了相应的发展，为了适应档案工作的发展以及满足档案工作的实际需要，国家档案局了相关的标准与规章。而这些新的标准与规章既是以往教材中未曾包括的内容，又是在现实档案工作中必须遵守或具有指导意义的内容，因此在档案工作人员的继续教育中应该将它作为必学内容之一。
三、档案鉴定理论与实践
档案鉴定是档案工作中具有特殊重要地位的一个环节，因而档案价值鉴定也就成为我国档案学中一个具有较高难度的理论与实践问题。随着社会的发展，先进的科学技术手段与管理理念也为档案工作所不断吸纳，档案工作信息化成为档案工作的重要任务，而我国现有的传统意义的档案鉴定工作目标仅针对档案存毁，已不能适应档案工作发展的需要，必须进一步研究与探索能适应档案工作发展所需要的档案鉴定理论与实践。在现实中一方面是档案工作者（主要是具有初级或中级职称的档案工作人员）面对大量的文件、档案很难仅以以往十分简略的《归档与不归档范围》、《档案保管期限表》来进行鉴定工作；另一方面是许多档案理论工作者与实际工作者对档案鉴定进行了不断深入的研究，发表了不少专著与大量的论文，这些论著中有创意的观点应该到实际工作中去验证、有价值的内容应该推广。继续教育是这两者连接的桥梁，将档案鉴定理论研究成果通过继续教育的途径向档案专业人员介绍、推广。档案鉴定理论与实践作为档案干部继续教育的内容除上海市，在湖南、浙江、江苏等省和全国环保等系统均有采用。
四、档案工作新动态、发展趋向
社会和科学技术的发展势必会影响和推动档案工作的发展，档案专业人员应该对影响档案工作发展的环境与各种因素有所认识与了解，更应该了解档案工作自身发展的情况。只有这样，才能正确把握自己的前进方向、改进自己的工作、激发自觉的学习愿望，真正做到与时俱进。
五、与资格证、职称考试相关的内容
有些省市将与资格证、职称考试相关的内容也列入档案干部继续教育的学习内容。
笔者曾先后给上海市档案专业人员继续教育做过3个专题讲座：《<国家行政机关公文处理办法>介绍》、《<国家行政机关公文格式（国家标准）>介绍》、《档案鉴定新论》。在教学过程中，体会最深的是继续教育的内容从宏观方面看应该是“新理论、新技术、新方法、新技能、新信息”,而在此前提下，具体的教学内容应做到：来源于实际需要、与实际工作关系紧密、能满足档案专业人员工作直接需要。超级秘书网
