时间：2022-11-10 10:53:26
关键词：商务英语写作，电子邮件，写作方法
1．国际商务电子邮件与传统的函电结构对比分析
传统的国际商务信函一般由信头、日期、封内地址、称呼、信文、结尾敬语、签名七个基本成分构成。论文参考网。与传统的商务函电相比，商务电子邮件的结构趋向于更加简单明了且重点突出。原商务信函中的信头和封内地址演变为发件人和收件人的电子邮箱地址，而发信日期则由系统自动生成，不需另外添加。主题栏的作用得到强化，其位置不再位于称呼的下面，而是被提到了收件人的电子邮箱下面，显得更加突出和重要。论文参考网。国际商务电子邮件一般仍然采用较正式的称呼， 如：“Dear
Ms. Johnson”， “Dear Mr. Smith”。但如果对方是多年的业务合作伙伴或老客户，则可以省去“Dear”， 直呼对方的名字， 如：“Hello，Victor”， “Hi， Jenny”。若不能确定具体的收件人，仍可以用“Dear Sirs”或“Ladies and Gentlemen”来称呼对方。在邮件的结尾部分，传统的结尾敬语如“Yours faithfully”，“Sincerely yours”等已很少用，现在人们多用bye， best regards，cheers等来作结束语，反映出网络时代人际沟通轻松随意的特点。署名可以使用邮件程序中的自动签名功能，把发信人的签名、公司名、电话和传真号码或其他联络方式自动添加到邮件的结尾处。
2.国际商务电子邮件的写作原则
为了使贸易双方达到预期的沟通目的，增强邮件的有效性，电子邮件的写作和信函的写作一样，要遵循七个C原则，即简洁（Conciseness）、清晰（Clearness）、礼貌（Courtesy）、完整（Completeness）、具体（Concreteness）、正确（Correctness）和体谅（Consideration）。
2.1简洁（Conciseness）
简洁被认为是邮件写作最重要的原则。一封邮件应精辟清楚地表达发件人想要表达的观点和内容。因此，在书写电子邮件时，应长话短说，尽量使用常用的词汇、短语、结构简单的短句，避免使用难词和陈词滥调，不用长句或从句。
2.2清晰（Clearness）
清晰是邮件的主要语言特点之一。清晰是指作者思路清晰，行文明了，邮件内容不会被对方误解。要清楚地表达邮件的要义，必须避免使用意义上模棱两可的词语和句子，注意修饰语的位置、语义的连贯性和邮件全文的逻辑性。例如：“The steamer is sailing directly from Shanghai to Los Angelesbimonthly.”在此句中，“bimonthly”这个词就要避免使用，因为它既有“两个月一次”的含义，又表示“一个月两次”。
2.3礼貌（Courtesy）
礼貌是指发件人在措辞和表达方式上通过使用虚拟语气，委婉语气等方法及运用一些语用策略，婉转、迂回、和缓地表达观点，提出要求，从而给收件人留下有知识、有修养、素质高的印象，使对方容易接受一些请求并愿意进行合作。例如：句子“We did request that you send us by registered mail.”就比“You forgot to send us the report by registered mail.”要更加礼貌。
2.4完整（Completeness）
完整是指发件人要对收件人提供其需要的所有信息，答复其提出的所有问题并争取满足其提出的一切要求。同时，还要注意在格式上邮件的基本组成部分缺一不可。例如买方在表示接受卖方的报盘时，要详细说明接受条件并引述受盘的依据，如报价单，产品目录、宣传册或某日的邮件内容等。
2.5具体（Concreteness）
每一封邮件都应有一个具体、明确的主题，尽量避免含糊、笼统、抽象的表述。必须强调具体的事实、数据和时间，以使收件人阅件后采取具体的行动，解决具体的问题。例如对某一商品报盘时，必须详细地说明品名、价格、数量、包装方式、支付条件、装运时间、装运港等具体的交易条件和发盘的有效时限。
例如：
Hi，Johnson:
Wehave received your mail of April 6 and now we are in a position to offer youwoolen blankets as follows:
Quantity:“Peacock” Brand Woolen Blanket
Size:66 x 78inches
Weight:6 lbs
Color:Red and Brown
Quantity:5000 pcs
Price:US $ 30 each piece CIF Montreal
Shipment:During August to September
Termsof Payment: Draft at 30 days under irrevocable L/C
Thisoffer is firm subject to your immediate reply reaching us not late than the endof this month.
Bestregards，
Linda
Director
2.6正确（Correctness）
由于商务电子邮件涉及到商务活动双方的权利和义务关系，因此，其准确性对双方的沟通至关重要。具体而言，不仅电邮的内容要叙述准确，其格式、语法、标点符号和拼写也要做到准确无误，以免引起误会，造成纠纷。校对很关键，尤其是日期、数字和收件人的信箱不能弄错。
2.7体谅（Consideration）
起草邮件时，一定要设身处地为收件人着想，考虑他们的感情、希望、要求和利益等，给收件人留下好感和深刻的印象，从而极大地提高邮件的有效性。应尽量以积极的态度，从“对方角度”来进行表达。例如：“We feel sure that you will be entirely satisfied.” 就比 “We do not believe that you will have cause for dissatisfaction.” 态度上要显得更积极；“You earn a 3% discount when you pay cash.” 要比 “ We allow you a 3% discount for cash payment.” 显得更易被接受且更富有人情味。
3.商务电子邮件的写作注意事项
3.1设置电子邮箱时，最好包含发件人的具体姓名，方便收件人辨认信件的来源，把重要的或正期待的邮件与垃圾邮件区分开来。
3.2邮件的标题应当简洁明了。邮件的标题是邮件主要内容的浓缩， 简明的标题可起到内容索引的作用， 决定了收件人浏览邮箱时是否阅读邮件，便于收件人在大量的邮件中去寻找需要的信息，可以极大地提高收件人处理邮件的效率。因此， 为了确保收件人能及时阅读邮件， 邮件的标题一定要引人注目并争取用最精练的语言概括出邮件的要旨，以满足收件人对邮件的合理预期。标题通常用名词短语或动名词短语来表示，这是为了使邮件信息清晰具体、一目了然，例如：“Your Meeting in New York”， “Your Order No. 933”， “Complaints about PoorPacking” 等。
3.3邮件内容的主流书写格式是平头式（或叫齐头式）。平头式是指邮件内容的各部分都从每行的最左边开始， 不需空格。由于商务人士每天要处理大量的邮件，采用这种格式写作，便于提高打字速度和办公效率。
3.4正文的写作。正文是电子邮件的核心部分， 通常由两三个或三四个简短的段落构成。每个段落只表达一个主题。表述内容时一定要完整清楚，得体自然，尽量多用英语主动语态，少用被动语态。另外，可以适时、适量地使用商贸行业常用的缩略语。例如，S/C（销售合同)、 B/L (提单)、 ASAP(尽快)、C/O（原产地证）、LCL (拼箱)等。在内容较为严肃或是文体较为正式的电子邮件中，应避免使用表情符号。
3.5附件的应用。由于篇幅的原因，难以在正文中包含的内容最好放在附件中来发送。用于附件的文档应该选用WORD、EXCEL等广泛使用且功能强大的文字或图表处理软件，避免收件人在软件兼容方面出现问题。
3.6邮件的回复。论文参考网。由于人们交流频繁，每天可能会处理数十封乃至上百封邮件，不可能清楚记得所有邮件的内容。回复邮件时，发件人应利用“回复”功能将对方发来的邮件附上，方便对方回忆相关邮件的内容，从而节省时间，提高效率。
4.结语
商务英语写作课程的教学目标就是要提高学生的应用写作水平，让学生写出高质量的商务电子邮件，在将来的涉外商务交流中给对方留下美好的第一印象。商务邮件的写作要遵循七个C的原则。得体、规范的电子邮件，有助于交易双方建立和巩固良好的国际商务合作关系，对最终取得交易的成功将起到重要的推动作用。
参考文献
[1]廖瑛，莫再树. 国际商务英语语言与翻译研究[M].北京：机械工业出版社，2005：21-53.
关键词：电子邮件键友活动；英语写作
中国分类号：G633.41
随着信息技术的发展，因特网应用已逐步普及并渗透于英语学科教学之中。 写作是英语的四项基本技能中中国学生较薄弱的一项技能，而电子邮件作为一种新的信息交流方式，为学生提供了很好的真实和自然的交际机会。近年来，虽然有人把E-mail应用于写作教学并取得了成效，然而对E-mail应用于高中英语写作教学缺乏研究。本文对运用电子邮件键友活动（key-pal）促进高中英语写作教学进行了多方面的探讨，对活动中遇到的困难进行了分析，并对进一步开展此活动提出了一些建议。
一、 研究方法
（一） 研究问题
本研究围绕以下问题展开：
1.电子邮件键友活动在多大程度上促进了学生写作能力的提高；
2.学生在电子邮件键友活动中遇到的困难有那些；
3.关于顺利开展电子邮件键友活动的建议。
（二） 研究对象
研究对象是温州市某高级中学高二年级学生共100人。
（三） 研究工具
本研究采用调查问卷、访谈，前后两次写作测试。其中问卷的回答采用五级选项。两次写作测试我们采用SPSS12.0进行统计分析，进行相关样本平均数差异的显著性检验。
（四）数据收集及分析
数据收集从2012年8月开始到2014年3月结束，问卷调查和写作测试使用SPSS 12.0进行描述统计分析，对访谈和电子邮件进行了适当记录和多方面分析。
二、结果与讨论
（一）电子邮件促进了英语写作能力的提高
实验组作文前测平均分（M=60.53，SD=10.23）低于对照组（M=62.28， SD=9.75）， 而后测成绩（M=79.8， SD=6.9）高于对照班（M=70.9， SD=7.8）。 对前后两次写作测试的成绩差进行相关样本平均数差异的显著性检验， 发现两班之间的差异达到极其显著程度（p
对实验组的前测、后测作文成绩进行相关样本平均数差异的显著性检验结果显示，后测中的作文成绩与前测中的作文成绩有极其显著性差异。也就是说经过近一年的电子键友活动，实验组的英语写作水平有了显著提高。
（二）学生在电子邮件活动中遇到的困难和问题
根据问卷和对学生的访谈，学生在电子邮件键友活动中遇到的困难和问题有以下几个方面。
1.英语写作能力不足
与国外键友的交流需要双方都比较熟练地掌握英语。在这次活动中，写作能力不足是学生遇到的主要困难。另外，在访谈中，有几位同学提到，由于词汇量缺乏，他们不能清楚地表达自己。在他们的电子邮件中也发现了许多的Chinglish（中文式英语），单词拼写错误及表达错误。
2.键友不回信或不及时
键友活动中学生遇到的另一个常见困扰是键友不回信或不及时。学生每星期都要去检查信箱，如果多次都看不到回信，他们会灰心。
3.计算机邮件写作可能会浪费学生的时间
邮件方式进行写虽然能激发学生写作积极性和培养独立的写作能力， 但可能会花去学生更多的时间。
4.文化差异
文化差异也会影响键友之间的交流。谈访时，有学生提到他们的键友不理解我们中国学生挑灯夜战，备战高考，也会奇怪中国学生被学生家长和学校管教得如此之严。也有一位同学对他的美国键友的行为感到奇怪。这位键友虽然只有18岁，但他在外租房，有女朋友，边学习边在外干活，每月有很多的社区活动等。
5.邮件中的“网语”会影响学生的规范写作
出于快捷之考虑，在电子邮件写作中很多英语国家学生甚至教师经常使用一些不规范表达形式，其特点是多种字符混用。 如2=to，u=you，ur=your， cuz=because， 4ever=forever， r=are， gr8=great等。“网语”的泛滥使学生因此形成不规范的措辞习惯。因此教师应提醒学生不要盲目追求时尚， 注意不同形式语言在不同场合应用的适当性问题。
三、关于电子邮件交友活动的几点建议
1.扩大词汇量，提高阅读量，从而培养学生写作能力。多阅读是学生增加接触英语语言材料、接受信息、活跃思维、增长智力的一种途径，同时也是培养学生英语思维能力、提高理解力、增强语感、巩固和扩大词汇量的一种好方法。
2.使用E-mail辅助写作教学，首先要在网上建立通讯目录（ List ） 或USENET 新闻组。前者也称为班级通讯目录，它是一种较为简单和常用的辅助教学手段。 另外，教师可为某个班建立USENET新闻组，它的优势在于所有讨论的信息可按论题编辑，而且内容均可存在主机里，供学生随时查阅。
3.正确解决文化冲突带来的困惑。学生在与键友的交流中，由于文化背景、意识形态和价值取向等方面的差异，会感到冲突和困惑。 教师要引导学生分析两种社会背景的差异，学会鉴别和批判地学习，逐渐提高跨文化交际的技巧和能力。
4.注意电子邮件的语体特征。它的语体介于书面语和口语之间，它的语言随着不同的语境而灵活变化。现代生活的快节奏和电子邮件的高速度决定了它的文风的简洁性。一个邮件应紧扣一个主题， 把重要的内容放在前面，做到短小精悍、言简意赅。提醒学生在网络交流中要注意网络礼节和跨文化交流问题。
5.由于电子邮件辅助的教学比传统的课堂教学范围更宽广，内容更丰富， 方法更灵活，更具综合性，要求教师要有一定的跨学科知识。另外教师自身的语言素质、电脑基础以及对语言学习理论的掌握程度会影响实验的实施和成功。
电子邮件作为英语写作教学的一种辅助教学手段，它给学生创设真实的写作环境，为实现合作学习和以学生为主体的先进教学理念提供了一个新的平台， 学生的写作因此成为一个发现、 思考、 探索、 创造和兴奋不已的过程。因此对于英语教师而言，电子邮件在整个英语教学中的应用无疑是一个有价值的研究课题。
参考文献：
关键词 中美学生 电子笔友 英语写作 英语词汇
中图分类号：H315 文献标识码：A
Effect of E-pal between American and Chinese
Students on Improving English Writing
HE Yanliu[1]， GUO Yin[2]， CHENG Wenhua[2]
（[1] Department of Foreign Languages， Shijiazhuang University， Shijiazhuang， Hebei 050035；
[2]Qingdao University of Science and Technology， Qingdao， Shandong 266033）
Abstract This paper studied ten Chinese students participate e-pals during the period from November to December 2012. Compared with Writing Classes， this paper finds new information from word frequency and surveys to further support the idea that e-pal will improve Chinese students' English writing.
Key words American and Chinese Students； e-pal； English writing； English vocabulary
如何提高学生的英语写作水平，曾有老师利用电子邮件辅助教学进行探索并取得一定成效。笔者对此也进行了探究，其作法如下；
1 研究方法
（1）人员组成：有十名中国大二学生和十名美国Saint Ambrose大一学生组成电子笔友进行邮件交流。（2）交流内容：基本随意，但一般不涉及隐私和社会忌讳。（3）交流时间和频率：双方在自然、自愿的状态下畅所欲言。（4）交流结果：研究期间，八名学生与笔友交流次数为8～10次，平均每周一次；其他两名为5～7次。交流内容初期多为个人情况、两国文化、教育体系；后期有的学生涉及较深层次的话题，如：探讨如何让父母接纳自己的男朋友等。（5）研究工具：交流结束后，笔者以调查问卷的方式，对参与者进行测评，并用Lexical Tutor软件对其写作课上的作文以及电子邮件的内容进行测试分析。通过对K1、K2、AWL以及Off-list单词百分率的研究得出相应结论。
2 实验结果及分析
2.1 问卷调查结果及分析
（1）提高了学生学习英文写作的兴趣。电子笔友交流给中国学生创造了与真实语言交际对象进行交流的机会，因此学习英语写作的兴趣大大提高。问卷中大都有类似的表达——“笔友交流大大激发了自己英语表达和写作的兴趣”。
（2）学习兴趣带来强大的学习动力。在写作课上学生写文章，用词大都是常用词汇，遇到想不起来的单词或表达方式，“一般都是刻板地套用写作模板，而不是大量查阅词典和网络”；在笔友邮件中，“许多表达方式更自由，但经常害怕表达不对闹笑话 、让对方瞧不起，所以常常查阅词典或网络从而希冀提高表达效果。”这种“理想的压力和焦虑”（Egbert & Jessup， 1996）使学生产生了强大的主动性。
（3）学会了许多地道、轻松、幽默的表达方式。与写作课相比，电邮交流可学到许多地道、轻松、幽默、生活化的表达方式。如：原来表达“选择自己最喜欢的”某物时会说choose，而现在会说“pick a favorite”，并觉得“pick”恰到好处；在交流年轻人平均结婚年龄时，中方学生表达为“the marriage age in the United States is much higher”。在看到对方用“people are getting married at a much later age in our country too”的表达时，感到“age”和“higher”搭配不对，“结婚年龄”也不是简单的“marriage”和“age的组合；在交流独生子女政策时，对方的“You can gladly have any of my siblings.”幽默说法给中方学生留下了深刻的印象。
（4）老师组织的电子笔友交流项目感觉更安全可靠。相对虚拟的国际网友而言，老师组织的电子笔友交流人员来源安全、可靠、年龄相仿，所以彼此交流更轻松、自然。
（5）提高了学生综合国际文化素养。在与笔友讨论美国文化中，我方学生感觉增长了见闻，并学习了变换视角看待国际问题；而当我方学生向美国学生推广中国文化时，对方所表现出来的兴趣使得我方学生有很大的成就感和满足感。
2.2 用Lexical Tutor软件分析研究结果
Lexical Tutor是一款能对英文文章的词汇进行分析的电脑软件。它将英语词汇按照使用频率分为K1（第1～1000个单词）、K2（第1001～2000个单词）、AWL（550个常用学术用语）、Off-list（以上表外词汇）。
2.2.1 软件分析方法
将中美学生的邮件以及中国学生在笔友交流阶段写作课上的文章分别放入Lexical Tutor软件，可以得到中国学生在邮件和写作课上作文，以及美国学生在邮件中对K1、K2、AWL和Off-list单词使用频率的平均值，如表1：
2.2.2 软件分析结果
（1）表中显示，写作课作文中K1为92.70%， 比电子邮件中的83.32%高出9.38%；电子邮件中K2为4.77%，比写作课作文中的3.14%多1.63%，更接近美国学生K2的平均值—4.79%。这说明中国学生在写作课上大都选用熟知或近义词而不积极查阅工具书；而在电邮中反而使用了更多的高级词汇；（2）写作课上AWL为1.52%，比电子邮件中的1.64%少0.12%；Off-list为3.47%，远低于电子邮件中的10.27%。这说明学生在电邮中大量使用了低频词汇。低频词汇率高，学习者产生的词汇就相对更丰富。另外发现中国学生在邮件中Off-list词汇使用率远高于在写作课中的使用率。这说明在电邮时，学生对自己不确定的表达会反复查考，而对自己熟知的词汇或表达却比较放松。
3 结束语
电子邮件作为一种网络通信手段，为教师和学生提供了一个真实的语言交际对象和交流讨论的平台。利用电子邮件辅助英语教学具有鲜明的特色和广阔的发展前景，对学生提高英语写作水平具有明显的优势。但由于本研究仍处于探索阶段，需后者进一步开发和总结。
参考文献
[1] Egbert J， Jessup L. Analytic and Systemic Analysis of Computer Supported Language Learning Environment. TESL-EJ，1996.2（2）.
[2] 邓军，刘喜琴.关于运用电子笔友通讯提高英文写作教学的建议[J].外语电化教学，2003.8（29）：43-45.
关键词：商务英语；电子邮件；写作技巧
中图分类号：TP393.098 文献标识码：A
一、引言
随着全球经济的发展和市场化的运营，商务英语作为国际贸易用语变得越来越重要。尤其是在我国加入WTO之后，我国的对外开放水平越来越高，外贸业务的日益增长，对国际商贸从业人员的商务书面沟通能力提出了更高的要求。
在对外商务贸易沟通交流中，商务英语电子邮件凭借其方便快捷的特点和便于搜索的优势，在现代商务中发挥着重要的作用。但是，一些工作人员因为不重视商务英语中电子邮件的写作注意事项和相应的写作技巧，在无形中给个人和公司的发展带来负面影响，因此规范商务英语中电子邮件的写作尤为必要。
二、商务英语电子邮件写作中存在的问题
1. 主题模糊
邮件的主题应该体现邮件内容的精华。通过邮件的主题来让收件人感觉到邮件内容的价值，让其能迅速做出打开邮件并且阅读的决定。没有主题的邮件或主题模糊的邮件是非常不明智的，一方面这会造成浪费客户的时间，可能会因此失去潜在的客户，另一方面也是对客户的不尊重，很难让客户留下良好的印象，并且主题模糊或不写主题也会让写信人在以后的邮件搜索中遇到很大的困难。
主题模糊或没有主题的情况非常常见，比如，以下两种情况。
第一，Order （订单）。在外贸行业中， order 包括很多种，其中有报价的订单、确认订单、发货订单，所以邮件中必须确定好主题。如果是报价的订单应该写“quotation for order ”；如果是确认订单应该写“confirmation order ”；如果是发货的订单就应该写上“dispatching order ”。主题明确可以让收信人一目了然，否则会造成意思表达模糊的情况，最低可能导致交易失败。
第二，Contract （合同）。同样在国际贸易中，合同也有好多种形式，其中在书面合同、电子合同、口头合同。如果是书面合同应该写明“written contract”；如果是电子合同应该写“electronic contract”；如果是口头合同应该写“parol contract” 。
2. 内容冗长
商务邮件的措辞应简洁明了，若用过多词汇来表达一个或两个词就能表达的意思，显然会使写作的内容拖沓冗长，观点模糊，更会浪费读者的时间。同样，商务英语中有大量的同义词，在商务邮件的写作中应该使用常见的书面词而不是生硬的、陌生的词汇。当人们收到一封长篇大论的商务邮件时，因为花费的时间长加上工作的紧迫性，阅读的兴趣就会降低，相反如果收到的是一封简洁专业的邮件，便可节约彼此的时间，还可以提高工作效率。
例如：With regard to this order， we will recheck with our supplier and revert you later.（关于这票货，我们将和供应商核实，很快回复您的邮件。）
上面的例句虽然能看懂句子的意思，但是with regard to 在商务邮件中不常使用，如果用常用词regarding 代替with regard to就可以很好地表达同样的含义，并且能做到言简意赅，所以以上的例句应改为：Regarding this order， we will recheck with our supplier and revert you later.
又例如：Please make your comment for this charge so we can arrange dispatching accordingly. （请确认此费用以便我们后续安排发货。）
在上面例子中使用了make your comment这个短语，是向客户发出运费请求和确认的表达方式，但是这样的表达不简洁而且有点累赘。这时如果使用confirm 这个单词，就能让收信人较易理解且达到内容简洁明了的目的，所以以上的例句应改为较好：Please confirm this delivery charge so we can arrange dispatching accordingly.
通过以上两个例句的分析，说明在商务写作中应尽量多用简洁的语言，使传达的信息直接并且一目了然，让收信人在阅读信件的过程中能更加快捷易懂。
3. 意义表达模糊
商务邮件写作中，有时会出现一些模棱两可的词或短语，这种表达无疑会使读者产生误解。因此，商务邮件写作的用词应具体化，句型结构应清晰，从而使得内容清楚。但是有些人为了方便常用一些模糊又笼统的词语，造成商务沟通障碍。因而写邮件时应该杜绝使用意思模糊的词汇。
例如：Delivery time is 3 days.（交货期是三天。）
上面这个例句可以看出，写信人给客户报的交货期为3天，但这个3天在语义上就很模糊，因为客户可能会认为是不含节假日的3天时间。如果等到客户给出发货指示的时候写信人再去解释报的是3个工作日的话，就会造成很大的麻烦，所以如果一开始写明交货期是working days，客户就能明白3天时间这是不包含周末和节假日的，所以上面的例句应改为：Delivery time is 3 working days. （交货期是三个工作日。）
4. 词汇大而繁琐
商务英语在用词方面强调简洁而专业，当收到的邮件是词汇大而繁琐时，收件人的阅读兴趣就会降低。因此，在写邮件的时候要注意词汇的选择和使用。
例如：Taking the expensive airfreight cost into consideration， please keep this order in your good warehouse firstly.（考虑到这次海运价格太高，请将此票货暂时保存在贵司仓库。）
该例句中Take into consideration是长且繁琐的短语，在商务邮件中很少使用。如果在商务邮件中出现这样的词汇，不仅说明写信人不专业，还会让收件人产生反感，所以应该使用consider这个高频且专业的单词，也显得语句得体而大方，所以上面的例句应改为：Considering the expensive airfreight cost， please keep this order in your good warehouse firstly.
这里的词汇大指的是可以用一两个词来准确表达而无须用冗长的短语去表达意思。而词汇繁琐是指在商务英语的写作中应该用专业常见的词汇而不是一个单词有多个意思的词汇去表达句子的含义。
又例如：We always provide satisfying service for our accounts.（我们一向为客户提供满意的服务。）
商务英语中account有账目、财务、客户等意思，可能因为对词意生疏，收件人很难立刻明白含义。因此，在考虑对方理解的前提下，应该使用常见的词汇小的简洁的单词，因此以上的例句应改为：We always provide satisfying service for our customers.
在写商务电子邮件时，写信人不能只考虑自己的意思表达，还应考虑收信人的语言文化背景，尽量使用双方都能清楚明白的词汇，以免双方在用邮件交流过程中产生误解。
5. 语法、拼写错误
商务交易中要求业务做到百分百的仔细和精确，这样既可以反映个人积极的工作态度还可以体现公司良好的管理水平。在商务邮件的写作过程做到语言文字的精准，不仅可以提高个人的职业发展，还可以为公司创造更好的业绩和价值。相反，如果在商务邮件的写作中经常出现语法、拼写错误，会对个人的长期发展不利甚至影响到公司在社会上的知名度和影响力。
例如：Dear Mr.Kathrine， you ordered store were well supplied on board， here attached delivery note for your ref.（亲爱的凯瑟琳女士，您的货已经安全及时的供上船，请参考附件中船上的签单。）
一般“凯瑟琳”英文单词是Katherine，而且女士是用Mrs.订单明明是单数却用复数表达，这会让收件人费解甚至误解，因此以上的例句应改为：Dear Mrs. Katherine， you ordered store was well supplied on board， here attached delivery note for your ref.
三、 商务英语中电子邮件的写作技巧
商务电子邮件在商务贸易交流中的作用已被人们广泛的认可，所以我们更加需要知道商务英语电子邮件的写 作技巧，以此来有效、快捷的进行商 务往来，这对商务交易有至关重要的 意义。
1.简洁准确的主题
在国际贸易竞争激烈的当今社会，简洁而准确的商务交流在商务英语电子邮件的写作别重要。商务邮件的主题应该开门见山让对方知道邮件要表达的是什么，是感谢、是道歉、是询价，还是其他的目的。如果主题行没有内容，看起来就像是群发的垃圾邮件的话，接收方就会直接删除。因为收信人对邮件的第一个印象是通过主题来切入的，如果要通过看完整个邮件才能明白邮件的主要意思，这样就会浪费对方的时间。
在电子邮件中正确地使用主题很重要，因此邮件主题应尽量简短、准确、做到一目了然。
以下几个标题在商务信函中就比较容易令人接受，也很好地总结了邮件的内容。例如： “Re： quotation（询价）”“ Re：offer （报价）”“Re： order confirmation （订单确认）”“Re： updating order status （报告货物状态）”“Re： dispatching to Singapore by DHL （发货到新加坡）”，等等。
2. 使用礼貌客气的措词
礼貌用语与适当的措词不仅能体现员工自身的文化素养，还能为公司树立良好的企业形象。在商贸往来中，长期如此，能促进贸易往来并且建立良好的商务关系。
因此，在商务电子邮件中可以使用please、kindly等礼貌词汇。
例如：Please kindly find attached AWB and commercial invoice for your tracking and customs clearance.（货已发出，附件是快递面单和发票，请知悉，以便跟踪和清关使用。）
又例如：Please confirm this charge by revert so we can arrange accordingly.（请确认运费，以便安排发货。）
3.巧用被动结构
被动结构在商务邮件中经常使用，主要是因为它有三个优点：一是被动句是一种有效而委婉的表达方式，它强调了动作的顺利完成；二是避免过多的人称代词作主语，使事情的发生更加客观而非过于主观，更易于收信人接受；三是被动语态比主动语态在结构上更加经济和紧凑。
例如：If we receive your sight draft under a confirmed， irrevocable L/C， we will effect the payment.（只有收到贵司即期、不可撤销的信用证，我们才会付款。）
这个句子让收信人会产生不信任、不尊重的感觉，所以应该使用被动句，因为被动结构可以省略从句，这样可以用更少的语言达到表达同样意思的效果，在结构上还能显得更加经济紧凑，因此以上的例句应改为：Payment is to be made against sight draft under a confirmed， irrevocable L/C.（在收到贵司即期的、不可撤销的信用证的情况下，我方将会付款。）
4.多用肯定句， 少用否定句
在商务英语的写作中要从正面角度谈问题，强调那些积极的、能做到的事情，避免或减少达不到的事实，这样更容易被收信人接受。
例如：We have to deny your payment by cash.（我们不接受现金。）
这个句子的表述过于绝对，容易让对方感觉没有一点商量的余地，在交易中可能因为这个原因失去了一个潜在的客户，所以在商务英语的写作中要多采用肯定的语句、语气去表达某件事，从而让对方感到舒服和被尊重，因此以上的例句应改为We can only accept L/C payment.
修改后的句子同样表达了“我们不接受现金”这个意思，但是达到的效果却不同，这个句话强调了接受的现实， 但弱化了不接受的现实，语气上也更加委婉。
四、 结语
随着国际商务活动的不断发展，商务英语中电子邮件写作的重要性和应用性也日益突出。然而在不断追求效率的现代社会，写作者常常忽视商务英语电子邮件中应有的规范和格式，这就会造成或大或小的问题。因此，在撰写英文邮件时，适当使用一些写作技巧能够达到事半功倍的效果。
参考文献：
[1]何光明.透析商务英语电子邮件写作[J].新东方英语（大学版），2006（Z1）：1-3.
[2]黄马莉.现代商务英语会话[M].西安：世界图书出版西安有限公司，2004.
[3]李 凡，张金涛.商务英语的实际应用分析[J].小作家选刊（教学交流），2014（6）.
[4]孟建国.外贸英语函电[M].杭州：浙江大学出版社，2009.
[5]莫再树.商务英语写作[M].北京：国防工业出版社，2006.
[6]卢 念.商务英语电子邮件的写作[J].现代企业教育，2012（8）.
[7]李同芳.商务英文电子邮件写作特点及技巧[J].知识经济，2014（22）.
[8]陈朝晖.商务英语电子邮件中的合作和礼貌原则[J].商场现代化，2008（33）.
随着互联网的发展,越来越多的公司开始依靠电子邮件来进行国际商务沟通和客户服务。下面是小编为你整理的中文邮件回复范文，希望对你有用!
中文邮件回复范文1关于主题
主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1.一定不要空白标题，这是最失礼的。
2.标题要简短，不宜过长，不要让outlook用~~~才能显示完你的标题。
3.最好写上来自___公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。
4.标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”。
也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”。
5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。
6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“_、!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。
7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE
RE一大串。
8.最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。
主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。
关于称呼与问候
1.恰当地称呼收件者，拿捏尺度
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“_经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“_先生”、“小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自已的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear ___”，显得很熟络。
关于格式，称呼是第一行项格写。
2.Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个“你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。
结尾常见的写个Best Regards，中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为换行顶格写。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待
正文
1.Email正文要简明扼要，行文通顺
若对方不认识你，第一件应当说明的就是自已的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明。
Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐憎。
2.注意Email的论述语气
根据收件人与自已的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论比须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训。
3.Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不过长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。
4.一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自已态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开，如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。
在邮件发送之前，务必自已仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6.合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。
8.不要动不动使用：)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，Business
Email不是你的情书，所以：)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
附件
1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理
3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件
5.如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用
6.如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送
语言的选择和汉字编码
1.只在必要的时候才使用英文邮件
英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。
2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件
如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。
你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。
4.选择便于阅读的字号和字体
中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。
这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。
不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。 结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多
电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内，对私，对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。对于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在outlook中设置多个签名档，灵活调用。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。
字号一般应选择比正文字体小一些。
中文邮件回复范文2尊敬的先生或女士：
我对北京奥组委最近启动的“奥运会志愿者招募”活动十分感兴趣，我认为我是一个合格的人选并且在此向您推荐我自己。
作为一个英语专业的学生，我的汉语和英语都十分流利，而且还会基本法语，因此我非常符合各种志愿者职位的语言要求。更重要的是，我一直以来积极热情地参与各种国际交流项目—这些经历都详细地反映在附件我的简历中—因此，我相信我的交流能力使我能够胜任这个职位。
如果您给我一个面试的机会，我将感激不尽。
您真诚的，
李明
中文邮件格式邮件主题
主题要明确、精练。表达出对方需要了解的信息, 主题要明确、精练。表达出对方需要了解的信息, 而且可以区分对同一事物的不同信息。 而且可以区分对同一事物的不同信息。做到收件人 见到它便对整个电子邮件一目了然。 见到它便对整个电子邮件一目了然。
信件内容
正文一般包括三个部分。
第一部分是开头,需要开门见山地说明写信的原因和目的。如果是写给不认识的人,还要加上原因和目的。如果是写给不认识的人, 个简单的自我介绍。如果是回信, 个简单的自我介绍。如果是回信,还要说明何时 收到对方关于什么内容的信。 收到对方关于什么内容的信。
第二部分是信的核心和主要内容,把开头提出的问题进行充分的说明和解释.
第三部分是信的结尾,通常以礼貌的祝福或者愿望来结束。示例:内容格式 称呼,正文,结束,落款/签名四点要尽量完整。 称呼,正文,结束,落款 签名四点要尽量完整。段落的第一行都顶格写,单边行距。 段落的第一行都顶格写,单边行距。段与段之间空 一行。另外称呼、落款等也都顶格写。 字体:宋体 大小:10 一行最大文字数:不超过30文字写作中文商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。所有您需要做的就是,用简单朴实的语言,准确的表达自己的意思,让对方可以非常清楚的了解您想说什么。围绕这一点,总结了几方面的内容,希望对您写中文商务信函有借鉴作用。中文商业商务信函的写作格式 如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头 开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。
(2)正文 信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括: ①向收信人问候; ②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等; ③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重; ④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾 结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名 署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。
(5)日期 写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。
写作注意事项:
1.邮件的内容应简明扼要。
指在不影响完整性和礼 邮件的内容应简明扼要。 貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。 貌性的前提下,尽量使用简单句子和简短词语。
2.写作要层次清楚,用词准确。
写作要层次清楚,用词准确。
3.语气专业,措词婉转、礼貌。
可以通过使用虚拟 语气专业,措词婉转、礼貌。 语气委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。 语气委婉语气等方法迂回地表达观点,提出要求。
4.如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。
如果有附件,应该在正文处说明附件的内容和用途。
5.电子邮件发送前应仔细检查收件人,抄送人,主题,
本标准规定了公务电子邮件的撰写、传递、鉴定、归档、整理、移交与保管等规范化程序与管理规则。
本标准适用于公务电子邮件的归档与管理，在维护其真实性、完整性和长期可读性的基础上，为其安全保管和有效开发利用提供依据。
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织的公务电子邮件归档与管理适用本标准。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T18894―2002电子文件归档与管理规范
GB/T 17678．1―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理
GB/T17678．2―1999 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构
DA/T 1―2000档案工作基本术语
DA/T 18―1999档案著录规则
DA/T 22―2000归档文件整理规则
国家档案局令第6号 电子公文归档管理暂行办法
3术语和定义
DA/T 1-2000确立的以及下列术语和定义适用于本标准。
3．1 电子邮件electronic mail
由电子计算机生成、处理，并通过电子邮件系统经由计算机网络发送和接收的电子信息。它包括信息文本本身及其附件。
电子邮件可在一机构内部进行传递，也可在政府部门之间或政府部门与公众之间进行传递。电子邮件分为三种：公务电子邮件、暂时性公务电子邮件、私人电子邮件。
3．2 公务电子邮件electronic mail document
国家机关、团体、企事业单位和其他社会组织在公务活动中产生的经由电子邮件系统传输的电子邮件。
3．3 公务电子邮件系统electronic mail document sys-tem
用于产生、传送、接收、阅读和处置公务电子邮件的计算机应用系统。3．4 电子文件管理系统electronic records managementsystem
为了收集、组织、记录电子文件信息并对其进行分类，以利于电子文件保存、检索、使用和处置的计算机应用系统。
4总则
4．1公务电子邮件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。
4．2公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。
4．3应明确规定公务电子邮件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、作数据、检测数据等要求，保证归档公务电子邮件的质量。
4．4归档公务电子邮件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4．5公务电子邮件的鉴定、归档、整理、保管、移交等应纳入各单位公文处理程序和相关人员的岗位责任。
4．6机构内设置的公共邮箱(机构内对个人开放的邮箱，邮箱内设有许多文件夹，分别用来讨论工作中不同方面的问题)或共享邮箱(用来供员工发送疑问或者关于执行的公务某一特定方面的信息，只有一定范围内的人员才能使用的邮箱)必须说明创建的目的或理由、邮箱使用者的范围，并向使用者阐述邮箱的使用方法和要求。公共邮箱或共享邮箱必须明确相关责任人。
4．7系统管理员应设定工作站和电子邮件账户的使用密码，密码应妥善保护，并定期更改。
4．8各单位系统管理人员应为使用公务电子邮件系统的工作人员提供能够自动识别病毒特征的软件系统，并确保工作人员在使用文件或查找信息时，其工作站的杀毒软件和防火墙软件的自动保护功能都能启动。病毒特征库应当定期更新。
5公务电子邮件的撰写与传递
5．1公务电子邮件标题、正文内容的撰写以及署名规则参照相关纸质公文规定。邮件标题撰写应符合邮件主题或公务性质，以保证邮件应用的时效性以及归档、检索利用质量。
5．2各单位应在公务电子邮件系统的公务信箱中发送和接收公务电子邮件，不得使用私人邮箱。邮件一经发出，必须原样保存。应尽量避免公务邮箱用于私人活动。
5．3公务电子邮件应使用专网和专门的邮件服务系统进行发送和接收，并对发送的邮件进行加密处理，同时应对网络环境、服务器、工作站进行安全性验证。
5．4在发送公务电子邮件时应使用真实身份，并根据电子邮件的密级和发送范围，确定是否应进行加密和电子签名。不得在公务电子邮件及其附件中使用扫描签字等易被修改、伪造的签字方式。
5．5各单位系统管理人员或有关人员应保存经由公务电子邮件系统传送的所有电子邮件收发记录，作为指导、监督归档的依据(公务电子邮件发文、收文登记表参见附录A．1，A．2)。
公务电子邮件收发记录应当归档，只有授权人员方可查询。
5．6使用公务电子邮件系统的工作人员不得开启可疑电子邮件，如发现病毒，应立即通知系统管理人员。
5．7公务电子邮件收发日志应备份，脱机保存，定期移交档案部门。
6公务电子邮件的鉴定与归档
6．1鉴定归档责任归属
6．1．1对外发送的邮件由发送者进行鉴定归档；接收到的外部邮件，由接收者进行鉴定归档。
6．1．2内部电子邮件应由邮件的发送者或邮件讨论的发起者进行鉴定归档。
6．1．3公共邮箱文件夹或共享邮箱的邮件由文件夹或邮箱的责任人进行鉴定归档。个人邮箱内邮件的鉴定，由邮箱拥有者负责。
6．2鉴定内容
6．2．1应根据电子邮件的内容确定其是否具有公文性质，是否具有保存价值。对于涉及公务但以个人名义收发的电子邮件应视为公务电子邮件。
6．2．2公务电子邮件保管期限和密级的划分工作，参照国家有关纸质文件材料的保管期限和密级的有关规定执行。
6．2．3各单位档案部门必须对需要归档的公务电子邮件进行真实性、完整性、有效性鉴定。真实性鉴定是指认定邮件是否当时当人收发的，检查公务电子邮件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后是否与收发时的原始状况一致。完整性鉴定是指利用有效的技术手段，检查公务电子邮件的内容信息、背景信息、结构信息等要素是否完备。有效性鉴定是指检测公务电子邮件是否具备可理解性和可用性，包括载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。
6．3归档范围
6．3．1凡是反映本单位工作活动且具有查考利用价值的公务电子邮件均属归档范围。载有相同信息的纸质文件属于归档范围的，则该份电子邮件也应归档。
6．3．2：土务电子邮件归档时，应包括以下部分：
a)邮件发送人、接收人的具体情况(包括姓名、职务、所属部门和公务电子邮箱)；
b)发送、接收邮件的时间；
c)邮件密级；
d)邮件的题名；
e)邮件正文、附件；
f)邮件收发日志；
g)发送、接收邮件的软件名和版本号。
6．4归档要求
6．4．1：办理完毕且具有保存价值的公务电子邮件应及时从原有邮箱中迁移出来，进行逻辑归档，保存到专门的电子文件管理系统中。需归档的电子邮件不可长期保存在公共邮箱内。
6．4．2发送或接收具有保存价值的公务电子邮件后应立即将电子邮件打印成纸质文件，将打印输出存档到纸质文件管理系统中。
6．4．3采用物理归档的公务电子邮件应采用或转换为本标准规定的标准格式(公务电子邮件存储格式参见附录B)，如无法完整、准确地转换，应将相关的应用程序一并归档。
6．4．4一般情况下电子邮件和附件作为整体进行归档。
6．4．5经加密的公务电子邮件应解密后明文归档。
7归档公务电子邮件的整理
7．1归档公务电子邮件的整理按DA/T22―2000规定的要求进行。
7．2归档公务电子邮件以件为单位整理。同一全宗可按类别、保管期限、机构(问题)等进行分类整理，公务电子邮件编号规则应与电子文件编号规则保持一致，有对应其他版本的，应通过档号建立两者之间的联系。
7．3将已整理好的公务电子邮件按顺序存入规范化载体(公务电子邮件存储载体参见附录C)，不同保管期限的公务电子邮件应分别存储在不同的载体上，务必保证电子邮件的真实与完整。
7．4公务电子邮件的著录参照国家有关规定进行。存储公务电子邮件的载体著录内容包括：
a)说明文件，对存储载体内文件及软硬件环境进行描述。
b)类目表文件，说明载体内文件分类信息。
c)著录文件，存放有关文件的目录信息。
d)公务电子邮件夹，存放已归档的各种公务电子邮件。
7．5存储公务电子邮件的载体或包装盒上应贴有标签，标明以下信息：
a)载体编号；
b)立档单位名称；
c)类别(或主题)；
d)邮件起止日期；
e)转存日期；
0密级；
s)文本(正本或备份)；
h)操作环境(硬件或软件)；
i)存储介质的生产日期；
j)保管期限。
8公务电子邮件的移交与接收
8．1各单位文件管理人员应按时向档案保管部门移交已归档的公务电子邮件，移交时应履行规定的程序，并做好移交登记(移交登记表参见附录D)，完全合格后方可移交。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
8．2移交单位和档案保管部门应对归档的载体及其技术环境进行检验，检验结果分别由移交单位、接收单位填入《公务电子邮件移交检验登记表》(参见附录E)。登记表一式两份，移交单位和档案管理部门各保存一份。
8．3归档公务电子邮件移交可以采用逻辑方式或物理方式。的公务电子邮件采用物理方式移交。
8．4无论采用逻辑方式还是物理方式移交，对于需永久或长期保存的公务电子邮件，均应当将电子形式转换成纸质形式或者缩微形式一并保存后移交。
9公务电子邮件的保管
9．1档案保管部门应对各单位移交的公务电子邮件制作备份，一式三套，一套封存保管，一套提供利用，一套异地保存。
9．2归档公务电子邮件的保管要求应符合GB/T18894―2002中9．4的相关规定。
关键词：商务英语 电子邮件 合作原则 礼貌原则
电子信息技术的发展给国际商务往来带来了极大的便利，十几年前还十分普遍的电报、电传通讯方式已逐渐被表达明确、直接快捷的现代通信方式——电子邮件取而代之。作为现代商务交流重要的沟通形式，商务英语电子邮件正起着越来越重要的作用，已经成为国际商务沟通最基本的联络方式。据调查，在商务交往中约有90%的人利用电子邮件来联系业务(何光明，2006)，人们经常需要与不认识的或不甚了解的人打交道，这就要求在传递信息的过程中要尽量避免出现错误和误解, 还要尽可能地缩短发件者和收件者处理这些信息的时间。然而，电子邮件的快速普及往往会让人忽视其应有的规范，在国际商务中，一封不规范的商务电子邮件，不仅会有损公司的形象，也可能会令人费解。若出现信息错误，轻则导致沟通失败，重则带来经济损失。因此，需要建立一种国际间普遍认可的交流原则，让来自于不同文化背景、使用不同母语的人能顺利地进行交流。
礼貌和合作原则是现代语言学中重要的会话理论，它不仅充分体现在会话中, 在书面语篇中也被广泛实施（秦晓杰，2001）。由于电子邮件的往来与面对面的会话交流同样具有真实地、有目的的表情达意的功能，因此，指导会话交流的合作与礼貌原则对这种基于商务电子邮件的书面交际同样适用，在国际商务活动中，如果英语电子邮件的写作者不了解必要的合作与礼貌策略以及相应的语言表征方式，会有引起语用失误，进而破坏双方友好合作关系的危险。
一、电子邮件中的合作原则
美国哲学家Grice（1975）认为在日常交际中人们总是在遵守着一套相互合作的基本原则, 旨在有效地使用语言以达到交际目的。他在20世纪70年代提出了会话的合作原则（Cooperation Principle），其中包括了数量准则、质量准则、方式准则和相关准则等四条基本准则。合作原则要求所提供的信息数量适中、真实可靠、清楚简洁、紧扣主题。遵守了这些准则，交流者就能以最直接的方式和最合适的语言进行交际，达到最佳交际效果。就商务电子邮件而言，由于收信的一方在读信时，寄信的一方不在场，无法像在打电话或面谈时根据对方的反应做出及时的调整，因此，电子邮件往来中双方如何表现出“合作”的诚意，要比在电话交谈或当面会谈中双方如何彼此表示友好更加重要。如：
例1：Thank you for your letter of 12th， July sending us patterns of cotton prints. We find both quality and prices satisfactory and are pleased to give you an order for the following items on the understanding that they will be supplied from current stock at the prices named:
QuantityPattern No. Price(net)
300 yards 7233p per yard
450 yards 8238p per yard
300 yards 84 44p per yard
We expect to find a good market for these cottons and hope to place further and larger orders with you in the near future。
Our usual terms of payment are cash against documents and we hope they will be acceptable to you. Meanwhile should you wish to make inquiries concerning our financial standing, you may refer to our bank。
The National Bank of Nigeria, Lagos
Please send us your confirmation of sales in duplicate。
例2: We are pleased to receive your order of 18th，July for cotton prints and welcome you as one of our customers. For goods ordered we require payment to be made by a confirmed and irrevocable letter of credit payable by draft at sight upon presentation of shipping documents. Please let us know immediately whether you agree to our terms. As soon as we receive your reply in the affirmative, we shall confirm supply of the prints at the price stated in your letter and arrange for dispatch by the first available steamer upon receipt of your L/C。
When the goods reach you, we feel confident you will be completely satisfied with them—at the prices offered they represent exceptional value。
邮件主要功能
1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成。
2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历史档案的功。
3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端。
〖关于邮件拟订、发送原则〗
原则：尊重他人时间。
在职场交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是：只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。
〖关于邮箱名字〗
如果你不用于职场，不用于商务信函，你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流，就不行。如果没有公司统一的邮箱，自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历，我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件，一定不要让收件人猜猜你是谁。
〖关于主题〗
发送邮件要拟订一个主题，让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要，建议：
1、不要空，也不要空洞。比如，有人投简历时要么空起，要么简历二字，这对收件人来讲起不到任何提醒作用;
2、要简洁，不要很长一段话才能表示 ，更不要直接把正文写在主题栏里;
3、要真实反应邮件主题的重要性，不要随便使用紧急标识;
4、一封邮件一个主题，不要大杂烩;
5、千万不要出现错别字;
6、回复邮件太多次时最好修改主题，防止RE：RE：RE：这样叠加盖楼。
〖关于称呼和问候〗
邮件的开头应当称呼和问候收件人，第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议：
1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件，有职务一般按职务尊称，如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的，可以称呼先生/女士，搞不清楚性别可以称呼老师;如果面向多人发邮件，可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件，按西方商务函电规矩进行。
2、邮件的开始结尾一般都有问候，简单来说你好!、您好!大家好!就可以了。出国留学网提醒您，结尾一般简单来说用祝顺利、平安、安好，颂 商祺之类的就可以。
〖关于正文〗
正文很关键，基本要求是简明扼要、行文通顺。
1、根据自己与收件人的熟络程度、等级关系，邮件对内还是对外，选择恰当的语气和语言，防止造成误解;
2、用简单词汇和句子把要描述的内容叙述清楚、表达清晰，最好不要出现晦涩难懂的语句。
3、如果具体内容确实很多，正文最好只做摘要介绍，单独写文件作为附件进行详细描述。
4、如果必要，正文用序号列表，以示清晰明确;合理利用表格、图片辅助阐述更加直观。
5、一封邮件交待完整信息，不要在发出邮件后又想起事情没交待完再发邮件补充，标以更正、补充，容易引人反感。
6、尽量避免错别字或拼写错误。
[关键词] 积极礼貌策略 消极礼貌策略 商务信函 商务电子邮件
由于网络的普遍使用，电子邮件在商务英语中的作用与日俱增，许多商务往来信息都通过电子邮件来传递。而传统的商务信函也仍然在商务活动中起重要的作用。因此研究商务信函和电子邮件中礼貌原则是本文的重点。
中外商人在信函和邮件中积极和消极礼貌策略的使用存在着何种差异，本文试图从跨文化的角度，分析中外商人对于礼貌原则的不同认识，以及因此而体现在信函和邮件中礼貌策略应用的不同。
一、理论背景
面子指的是每一个社会成员的公众形象，Brown and Levinson (1987) 认为许多言语行为本质上是威胁面子的，讲究礼貌就是减少某些交际行为给面子带来的威胁。他们认为礼貌概念本质上是策略性的，通过采取某种语言策略达到给交际双方留点面子的目的。人的面子需求可分为积极面子和消极面子需求两类。积极面子是希望得到别人的赞同和喜爱。消极面子是指不希望别人的意愿强加于己，或自己的行为不受别人干涉、阻碍。积极礼貌策略就是满足听话人的积极面子需求，说话人表明自己与听话人有共同之处，以满足听话人的积极面子需求。同样，消极礼貌策略就是满足对方的消极面子需求，说话人通过承认并尊敬对方的消极面子的需要，不干涉听话人的行动自由来满足对方的消极面子的需求。
二、研究方法
作者首先从一些外贸公司收集到商务电子邮件500封，商务传真件185封，从中挑出中国人和英语为母语人士所撰写的商务函件，将中外两组商务信函各自分为接触阶段信函、协商阶段信函和索赔阶段信函三类，其中接触阶段信函指咨询与回复、订货与提供等；协商阶段信函包括报盘和预定信等；索赔阶段信函包括拒绝信、投诉信、索赔信等；然后从中外两组三类中各任意抽取30封，得商务电子邮件和传统商务信函各60封。作者以这120封商务信函为研究资料，按照积极礼貌策略和消极礼貌策略在措辞中的反映，对中国商人所写的商务信函和电子邮件、中外商人的电子邮件中积极礼貌策略和消极礼貌策略的运用情况进行对比研究。
三、研究结果与讨论
1.对中国商人所写的商务电子邮件与传统商务信函中积极礼貌策略和消极礼貌策略的运用情况进行对比研究,从两组商务函件中礼貌策略的使用频率来看，传统商务信函中礼貌策略的分布比较集中，传统商务信函中的礼貌表达更加程式化、规约化，商务电子邮件中的礼貌表达则更加个性化、多样化；两者使用最频繁的策略种类之差别说明，传统商务信函中的礼貌表达更加客观、正式、以理服人，而商务电子邮件则更强调双方的友好关系、承诺回报。
商务电子邮件与传统商务信函对礼貌的关注程度总体上差别甚微，但又各有所侧重，具体说来，商务电子邮件更注重维护对方的积极面子，重视保持友好合作关系，倾向于采用“以接近为基础”的积极礼貌策略，而传统商务信函则更客观正式，注重维护对方的消极面子，倾向于采用“以回避为基础”的消极礼貌策略。
2.从中国商人的电子邮件与外国商人的电子邮件中积极礼貌策略和消极礼貌策略的运用情况进行对比研究，发现中国商人的电子邮件中积极礼貌策略使用地较多，而外国商人的电子邮件中，消极礼貌策略相对较多。
根据Pilegaard (1997)的研究，商务往来信件是一个动态的发展过程，随着商务关系的确立和发展，积极礼貌策略和消极礼貌策略在信件中的比例是变化的，积极礼貌原则所占的比重会下降，而消极礼貌策略则会逐渐增加。因为随着贸易的进展，买卖双方的距离逐渐缩小，而积极礼貌策略所起的促进双方为共同的利益和义务所起的加速功能逐渐减弱，因此，在贸易的中后期，消极礼貌策略往往比重较大。
在消极礼貌策略的使用方面，以英语为母语的外商在电子邮件中比中国商人的电子邮件多，尽管与Pilegaard所研究的商务信函里消极礼貌策略地采用相比，相对要少。
四、结语
中国商人和以英语为母语的外商在商务信函和电子邮件中之所以在积极礼貌原则和消极礼貌策略的选择上有偏差，有其跨文化的背景。在不同的文化中，表示礼貌的方式方法,以及人们的判断标准都具有差异性。西方人对于赞扬，一般都以“thank you”表示接受，他们认为，欣然接受对方的赞扬可以避免损害对方的积极面子，因而是礼貌。而对于讲汉语的人来说，说话人向听话人表达谢意，等于承认自己欠了别人的情，有损自己的消极面子，又因为“自卑而尊人”是汉文化礼貌中的核心，听话者往往竭力贬低自己，以示谦虚，事实上接受赞扬的听话者往往以牺牲自己的积极面子来挽回说话者的消极面子。西方国家重视个体观念、独立精神，这种概念包括个人的自由、权利、个人的独立等内涵。因此，尊重自由、权利和独立是礼貌的，反之，则认为是不合适的，因为它损害了对方的消极面子。但中国人往往在邀请中有许多坚持的语言，以此来表示自己的诚心，这与英语里消极礼貌策略完全相反，后者往往采用虚词等手段，惟恐表露出把自己的意愿强加于人的意思。我们可以学习外国商人写信时采用的一系列包括语态、情态等语言手段。
参考文献：
[1]Pilegaard，Morten. Politeness in written business discourse: A text linguistic perspective on requests[J].Journal of Pragmatics 1997 (28) : 223-244
电子邮件的使用与―般书面文件没有什么本质的区别。2009年7月，成都某法院审理了一起罕见的网络借款案，判定当事人的借贷关系成立，被告应该根据网上写的借条归还借款。
这其中，最重要的证据就是被告曾经向原告发送的电子邮件“借条”，法院认为双方认可电子邮件的事实和借款关系成立，再次说明了电子邮件是可以作为证据使用的。
也正因为如此，各方面的法律法规都开始对电子邮件的归档提出了明确的要求。
例如，美国的SOX法案就要求上市公司保留所有的业务记录(包括电子邮件记录)，至少保留5年I上市公司和注册会计师事务所必须保留构成审计或评估基础的审计工作报告、文档和证明其结论的信息至少保留7年，即与审计工作报告和财务管理有关的电子邮件通信记录至少也要保留7年。我国即将推行的《企业内部控制基本规范》，也要求国内企业很好地管理和保留所有的电子邮件，以满足未来调阅的需求。
做好邮件归档并不容易：需要满足相关法律法规的要求，需要兼容更多的存储设备和邮件服务器，需要做好索引以便查询，甚至需要把旧的备份文件整合到新系统中……而这恰恰是Softnext守内安信息科技的专业邮件归档解决方案MAE(Mail Archiving Expert)的长项：真实记录数据；高度兼容性；全文检索，精确索引；无痛移植旧备份。
特别的是，守内安MAE与H Ds的内容归档管理系统平台HCAP也有完整的接口整合，使之可以强化数据安全，用户可以通过MAE关控邮件读写权限，又经过HCAP进行Hash加密，获得双重保障。而且，MAE还提供了强大的邮件生命周期管理功能，在邮件进入HCAP系统之前即可对它的保留期进行定义，使存储系统空间使用率更高。
美超微总监陈庆章使用MAE后这样评价道：“MAE性价比极高，导人过程也非常简单，且功能上完全符合我们的要求，在操作界面、客服亲切度、技术支持的专业程度方面也让我们非常满意。”
“事实上，我们做的不仅仅是邮件归档，关注的是整个邮件内容安全领域，在这仑领域已经有了十年的积累，为无数客户提供了满意的产品和服务。”Softnest守内安信息科技总经理刘孟达先生强调。
事实上，守内安正在为客户提供最值得信赖的内容安全管理服务，其主要产品线包括：SPAMSQR垃圾邮件过滤管理专家，首创MySPAM个人化服务，全方位电子邮件管理专家MSE，最专业的全效型邮件审计管理系统，提供实时的邮件内容过滤及审核；电子邮件归档专家MAE，提供最完整的数据库化的解决方案，遵循各种法律法规对电子邮件归档的要求I Content SQR网络内容安全管理专家，可以与微软的AD网域高度整合，管理轻松上手。
关键词：商务英语电子邮件写作技巧
商务信函写作能力直接影响到买家对公司的评估,给客户的每一份信函、邮件或者传真,都代表着公司的形象,显示公司的水平和实力。同时,也可以用这种方式来评估和了解买家。
商务信函写作决定了是否以专业的方式跟买家进行有效的沟通,在业务往来中占据着举足轻重的地位。因此商务信函的写作技巧是国际商务人员必须掌握的一门重要功课。
尽管写作在今天已经被列为商业领域的关键技能之一,但在这一领域接收过全面训练的人还是少之又少的,人们要不就是在几乎无须动笔的课程上学有专攻,要么就是专攻学术写作之道,而学术写作与商务写作不是一回事。
学术写作与商务写作的不同,主要在于读者和写作目的不同。在学术写作中,写作者的目的是要让有限的读者信服自己在专业领域的博学。读者通常也是行业内的专家,他们阅读和评价论文是有报酬的。
而在商务英语写作领域,文章是写给那些可能并不了解写作题材的各行各业的读者看的。商务文章的写作,受到时间和金钱两方面的限制,另外,读者无须,也不想花时间来整理和阅读那些冗长而复杂的文章,因此,今天的商务沟通要求的是一种简洁明了易懂的文风。
因此要符合上述交流的要求,并且树立起专业,以顾客为本和思维清晰的形象,要注意的一些问题如下。
一、读者
了解读者是成功的关键。无论任何交流(无论是文书的还是口头的交流)的首要原则即便是了解听众,一切都围绕着这一原则进行。
二、遣词
简单的词效果是最好的。阅读理解研究的结果显示,如果文章的难度稍稍低于人们通常的理解水平,那他们理解起来就会更快。在生意场上的人,无论是老板还是打工族都没有时间为了看懂生词而去查字典。所以为了确保普通读者正确理解你的意思,尽量挑选短小精悍的简单词汇。这样也就减少了产生误解的可能。
行话仍有用武之地。行话是在特定的团体或行业内使用的专业语言。如果给这样的团体写信,行话就能比平常的语言更清晰更准确的解释某些概念,也有助于于技术人员读者建立起和谐友好的联系。
三、造句
句首、句尾的内容应该得到突出。人们在看电视情景喜剧时也是这样一个情形,他们一打开电视,因为熟悉剧情的发展看到中间就会开溜去看其他频道,然后再回来看结尾。因此别把重要信息埋没在长句的中间位置,这样可能会被人忽略漏看。
商务应用文句子的平均长度为15到18个单词。这是使读者能够快速理解句意的最佳长度。如果超过18个单词,读者看到这种句子要么会跳过中间的细节,要么就会错误的理解句意,因此长度应切成两到三个短句为宜。
最佳的商务信函应该由长短不同地句子组成。太多长句会使人不知所措,太多短句则读起来像是小儿絮语,长短句交错的文章对读者最具吸引力。
标点超过四处的句子令人难以卒读。句子因为太复杂而需要那么多的标点的话,读者是很难读懂的。把这样的长句断成两句或更多的短句,这样有助于有逻辑地清楚明白地表达观点。
表达三个乃至更多观点时使用列表是最好的办法,标题式的列表可以帮助读者迅速掌握要点,而且也留有空白的间隔。
四、分段
信函、备忘录和报告的起始段落与结尾段落的长度不应超过三到四行。从心理学的角度上看,如果段落过长,就可能使读者不愿意花时间继续看下去。结尾段落也应该简短扼要,明白说明读者应该采取怎样的行动。意思表达的越清楚越准确,越有可能得到想要的效果,位于信函、备忘录或报告肢体部分的段落绝不应该超过8行长。今天的读者已经不习惯长篇大论,他们会撇开中间的段落之看第一和最后一句。因此,为了保证读者不漏掉重要的信息,将段落长度控制在8行以内是最好的。超级秘书网
电子邮件中的起始和结尾应该只有2～3行长,主题部分段落长度不应该超过5行。凡事为读者着想起见,尽可能缩短段落。
五、外观
外观是非常重要的。大多数人并不关心文档的外观。然而一封信函,电子邮件或报告的外观如何,在很大程度上决定了收件方是否愿意拆开阅读。如果其书写潦草难懂,那对方可能就会忽略其内容或推迟到以后再阅读。
选择合适的字体和字号。字体应以适宜阅读为标准。现在有了word软件,人们有机会使用多种大量不同的字体,但是如果同时使用多种字体,写出的东西就会获得“勒索信”一样的效果。字号要慎重的选择,太小太大都不利于读者的阅读。
绝不要整篇文档或电子邮件都用大写字母、粗体字或斜体字来写。有些人以为这样可以突出个人的风格或趣味,于是大部分甚至整篇文档都用大写字母、粗体字或斜体字来写。但是这些字体很难阅读,如果不加节制的滥用,反倒使它们丧失了正常的功用——即对某些单词或习语起到强调作用。只在其强调作用时用大写字母、粗体字或斜体字。
参考文献:
互联网上个人隐私遭到侵犯的事件时有发生，最严重的情形，包括信用卡信息被盗用，造成直接经济损失，或者家庭信息联系被人利用，受到骚扰甚至被骗，造成人身伤害等等。当然，在大多数情况下，并没有这么严重，只是个人信息被企业用于开展各种营销活动，这是一种普遍的现象，几乎每时每刻都在发生。
最近看到国外一个网络营销专栏作家的文章，由于他几乎在每篇文章中都留下了自己的Email地址，以便和读者交流，结果现在每天收到数百封垃圾邮件，2002年7月份每天接收的垃圾邮件是一年前同期的6.5倍！笔者也有同样的感受，在网上营销新观察网页上公布的服务邮箱中每天同样收到大量的垃圾邮件，并且一天比一天多，很显然，这些电子邮件地址被一些非法用户所收集，然后出售或者发送商业广告。这些邮件地址一旦被垃圾邮件数据库收录，必定要影响正常的通信，每天花费在处理垃圾邮件上的时间将越来越多，同时真正有效的信息则可能被淹没或者误删。论文百事通电子邮箱地址被他人任意使用便是典型的用户个人信息被侵犯的例子，当然用户关心的个人隐私远不止Email地址一项内容。
个人信息在营销中的作用
网络营销的特点之一是可以有针对性地开展个性化营销，其前提是对用户信息有一定的了解，比如姓名、职业、爱好、电子邮件地址等等，但是，并不是每个人都愿意提供详尽的个人信息，对用户信息了解越少，个性化服务的效果也越低。以Email营销为例，我们可以对比两种情况：
（1）发信人对收件人信息不了解，邮件的开头可能是是：亲爱的用户：本站新到一批电子商务系列书籍，如果您有兴趣的话……
（2）当发件人明确知道收信人的信息时，邮件内同可能是另一种情形：亲爱的冯先生：感谢你在3个月前惠顾本站并购买《电子商务原理》一书，该书的作者最近又推出了……
如果你是邮件接收者，对此两种情况，你是不是觉得在邮件中提到你自己的名字会更加亲切和可信呢？大多数情况下，第2种邮件会得到更好的回应，但其前提是用户愿意向该网站提供有关个人信息并愿意接受商品推广邮件。为了制订有效的营销策路，营销人员期望掌握尽可能多的用户信息，但是，商家过多获取用户的个人隐私已经在某些方面营销到网络营销的正常开展，因为用户对个人信息保护一直比较关心，尤其是涉及到家庭信息、身份证、银行帐户、信用卡号码之类的资料。
用户对网络个人隐私的关注
互联网上的个人隐私问题早就引起了关注，但在有关网络营销的文章中，系统谈论个人隐私的并不多，更多的为法律专家所讨论，其实个人隐私是网络营销中不可低估的制约因素。法律专家研究个人隐私保护往往从现有法律条文的适用性等方面来阐述，而对于个人隐私如何影响经营活动则很少提及。随着用户用户个人隐私被侵犯事件时有发生，用户的个人保护意识也更加强烈。以美国为例，调查表明，用户关心个人隐私的程度一直处于比较高的水平，仅有5.5％的用户表示不怎么关心个人信息。美国互联网用户关心个人隐私的水平（％代表回答者的比例）
2000年2001年
非常关心29.5％23.1％
比较关心61.7％71.3％
不关心8.8％5.5％
Source:UCLACenterforCommunicationPolicy,Novermber2001
个人隐私对网络营销的影响
个人隐私问题如何影响网络营销呢？我们可能会遇到一些网站要求用户登记很详细的个人信息，除非对该服务特别有兴趣，很多人可能会选择放弃注册，对商家来说，也就意味着失去了一个潜在用户。一个典型的例子是，正因为用户对于个人隐私的重视，已经成为企业增加Email营销预算的主要障碍。下面是网络广告公司DoubleClick对于美国营销人员的调查结果：增加Email营销费用的主要障碍（％为回答者的比例）
个人隐私问题38％
顾客为非网络用户30％
效果不明显26％
缺乏资源或实施能力17％
营销效果报告不可信17％
没有足够的内部列表12％
费用太高4％
操作复杂4％
以上都不是11％
N＝190，Source:DoubleClick,June2002
另一种情形是，为了获得某个网站提供的服务，用户不得不填写个人信息时，往往会提供一些不真实的信息，通常又难以验证，这样根据用户在线填写的信息来开展针对性的网络营销服务往往会形成信息的错误传递，造成效果不佳或者起源浪费。这种现象值得引起重视，即根据信息适量原则来保证网络营销与个人隐私的和谐。
个人信息的适量原则
在网络营销活动中，为了研究用户的上网/购买习惯或者提供个性化的服务，往往需要用户注册，根据不同的需要，要求用户提供的信息也有所不同，最简单的如在论坛注册，可能只需要一个笔名和电子邮件地址，而在一些网上零售网站则可能要求填写详细的通信地址、电话、电子邮件等联系信息，甚至还会要求用户对个人兴趣、性别、职业、收入、家庭状况、是否愿意收到商品推广邮件等做出选择，在一些要求比较高的情况下，甚至不得不要求用户填写身份证号码。
但很明显的是，要求用户公开个人信息越多，或者是用户关注程度越高的信息，参与的用户将越少，为了获得必要的用户数量，同时又获取有价值的用户信息，需要在对信息量和信息受关注程度进行权衡，尽可能降低涉及用户个人隐私的程度，同时尽量减少不必要的信息。这就要求在各种注册程序中对于信息选项进行充分的论证，既要考虑到用户公开个人信息的心理承受能力，又要保证获得的用户信息都有切实的价值，对于可有可无的信息，坚决取消，而对于用户关心程度较高的信息，则应采取甚重的态度，只有到非常必要时才要求用户提供，同时不要忘记公开个人隐私保护条款，尽可能减少用户的顾虑。
要求用户公开个人信息越多，或者是用户关注程度越高的信息，参与的用户将越少，为了获得必要的用户数量，同时又获取有价值的用户信息，需要在对信息量和信息受关注程度进行权衡，尽可能降低涉及用户个人隐私的程度，同时尽量减少不必要的信息。
互联网上个人隐私遭到侵犯的事件时有发生，最严重的情形，包括信用卡信息被盗用，造成直接经济损失，或者家庭信息联系被人利用，受到骚扰甚至被骗，造成人身伤害等等。当然，在大多数情况下，并没有这么严重，只是个人信息被企业用于开展各种营销活动，这是一种普遍的现象，几乎每时每刻都在发生。
最近看到国外一个网络营销专栏作家的文章，由于他几乎在每篇文章中都留下了自己的Email地址，以便和读者交流，结果现在每天收到数百封垃圾邮件，2002年7月份每天接收的垃圾邮件是一年前同期的6.5倍！笔者也有同样的感受，在网上营销新观察网页上公布的服务邮箱中每天同样收到大量的垃圾邮件，并且一天比一天多，很显然，这些电子邮件地址被一些非法用户所收集，然后出售或者发送商业广告。这些邮件地址一旦被垃圾邮件数据库收录，必定要影响正常的通信，每天花费在处理垃圾邮件上的时间将越来越多，同时真正有效的信息则可能被淹没或者误删。电子邮箱地址被他人任意使用便是典型的用户个人信息被侵犯的例子，当然用户关心的个人隐私远不止Email地址一项内容。
个人信息在营销中的作用
网络营销的特点之一是可以有针对性地开展个性化营销，其前提是对用户信息有一定的了解，比如姓名、职业、爱好、电子邮件地址等等，但是，并不是每个人都愿意提供详尽的个人信息，对用户信息了解越少，个性化服务的效果也越低。以Email营销为例，我们可以对比两种情况：
（1）发信人对收件人信息不了解，邮件的开头可能是是：亲爱的用户：本站新到一批电子商务系列书籍，如果您有兴趣的话……
（2）当发件人明确知道收信人的信息时，邮件内同可能是另一种情形：亲爱的冯先生：感谢你在3个月前惠顾本站并购买《电子商务原理》一书，该书的作者最近又推出了……
如果你是邮件接收者，对此两种情况，你是不是觉得在邮件中提到你自己的名字会更加亲切和可信呢？大多数情况下，第2种邮件会得到更好的回应，但其前提是用户愿意向该网站提供有关个人信息并愿意接受商品推广邮件。为了制订有效的营销策路，营销人员期望掌握尽可能多的用户信息，但是，商家过多获取用户的个人隐私已经在某些方面营销到网络营销的正常开展，因为用户对个人信息保护一直比较关心，尤其是涉及到家庭信息、身份证、银行帐户、信用卡号码之类的资料。
用户对网络个人隐私的关注
互联网上的个人隐私问题早就引起了关注，但在有关网络营销的文章中，系统谈论个人隐私的并不多，更多的为法律专家所讨论，其实个人隐私是网络营销中不可低估的制约因素。法律专家研究个人隐私保护往往从现有法律条文的适用性等方面来阐述，而对于个人隐私如何影响经营活动则很少提及。随着用户用户个人隐私被侵犯事件时有发生，用户的个人保护意识也更加强烈。以美国为例，调查表明，用户关心个人隐私的程度一直处于比较高的水平，仅有5.5％的用户表示不怎么关心个人信息。美国互联网用户关心个人隐私的水平（％代表回答者的比例）
2000年2001年
非常关心29.5％23.1％
比较关心61.7％71.3％
不关心8.8％5.5％
Source:UCLACenterforCommunicationPolicy,Novermber2001
个人隐私对网络营销的影响
个人隐私问题如何影响网络营销呢？我们可能会遇到一些网站要求用户登记很详细的个人信息，除非对该服务特别有兴趣，很多人可能会选择放弃注册，对商家来说，也就意味着失去了一个潜在用户。一个典型的例子是，正因为用户对于个人隐私的重视，已经成为企业增加Email营销预算的主要障碍。下面是网络广告公司DoubleClick对于美国营销人员的调查结果：增加Email营销费用的主要障碍（％为回答者的比例）
个人隐私问题38％
顾客为非网络用户30％
效果不明显26％
缺乏资源或实施能力17％
营销效果报告不可信17％
没有足够的内部列表12％
费用太高4％
操作复杂4％
以上都不是11％
N＝190，Source:DoubleClick,June2002
另一种情形是，为了获得某个网站提供的服务，用户不得不填写个人信息时，往往会提供一些不真实的信息，通常又难以验证，这样根据用户在线填写的信息来开展针对性的网络营销服务往往会形成信息的错误传递，造成效果不佳或者起源浪费。这种现象值得引起重视，即根据信息适量原则来保证网络营销与个人隐私的和谐。
个人信息的适量原则
