时间：2022-12-17 18:38:26
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇文书档案管理制度，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
县（区）级人力资源和社会保障部门不仅要负责单位内部的人事管理工作，而且要负责（参与）全县（区）行政事业单位、学校、医院、国有企业等单位的人事管理，因而其文书档案管理必须规范化、科学化，这样才能达到服务单位、服务全县（区）的目标。
1、人力资源和社会保障部门的发展要求规范文书档案管理。文书档案管理是人力资源和社会保障部门重要工作，规范这一工作，首先，可以为人力资源和社会保障部门决策提供参考，人力资源与社会保障部门的工作特别是决策性的工作需要参阅大量的历史资料，而详实、规范的文书档案管理工作，可以帮助决策主体尽快的获取相关信息，科学的做出决策。其次，可以降低单位管理成本，提高工作效率。规范的文书档案管理工作使得人力资源和社会保障部门在撰写各种文件等行为有模式可以参考，这就避免另起炉灶等增加了工作难度。
2、其他主体的需求要求规范文书档案管理。人力资源和社会保障部门要负责指导、参与全县的人事工作，特别是，县、区一级要出台诸多的文件、政策，如人才引进政策、职称评审政策、工资定级政策等，所辖区域内部各单位都需要参阅这些资料，如果文书档案管理不规范，则在其他单位需要借阅这种资料时容易出现信息获取难、资料借阅手续复杂等问题，相反，如果文书档案管理规范，则可以为其他单位提供高效优质的服务。
3、文书档案工作本身的发展要求推行规范化管理。当前，文书档案工作正遭受信息化等带来的挑战，这种挑战要求文书档案的内容信息化，并积极利用信息化管理工具规范文书档案管理，如开发出文书档案信息化管理软件等，这些工作的开展都要求规范文书档案管理工作。
二、县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理存在的问题
虽然我国县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理工作取得了一定成绩，在分类归档、存储借阅等方面出台了一些制度，但从实践来看也还存在一定的问题，表现在制度体系不完备、管理方法相对滞后，管理人员素质有待提升等方面。
1、文书档案管理制度体系不完备。制度是规范化管理的基础，只有制度完备才能做到管理规范。首先，制度细化不够，人力资源和社会保障部门制定的文书档案管理制度多为一些宏观性的、指导性的文件，如明确岗位职责等，但对于具体如何管理、如何规范缺乏细化的、可操作的制度支持。其次，制度量化不够，现有的制度多为定性的、描述性的管理制度，在定量管理方面支持不够迈入没有定量化的考核制度等。再次，制度实化不够，现行的制度宏观性较强，但缺乏具体的、针对岗位特征的规定，导致文书档案管理中缺乏指导实践的制度。
2、管理方法相对滞后。管理方法是规范化管理的有效工具，只有方法先进才能真正实现规范化管理。首先，从文书档案管理本身来看，部分区县人力资源和社会保障部门没有按照国家档案管理的相关规定科学的对文书档案进行分类，并形成分类保管体系，导致管理不规范。其次，信息化手段的利用来看，部分区县人力资源和社会保障没有充分利用编码技术等管理带来的便利，没有开发相应的软件模块完善管理，仍然依靠传统的人工管理，导致规范中规范化难度大。
3、管理人员素质有待提升。管理人员素质的高低直接关系到规范化的难易程度，首先，部分文书档案管理人员专业素养不高，他们多为兼职的档案管理人员，本身并没有接受过专门的档案管理教育，导致其在文书档案管理中面临很多专业性的困难。其次，部分文书档案人员继续教育缺乏，由于这一岗位工作创新需求少，人力资源和社会保障部门内部对这一岗位的培训投入相对不足，难易为规范化管理提供支持。
三、促进县（区）级人力资源和社会保障部门文书档案管理规范化的思考
文书档案管理规范化是必然的趋势，也是一种必然的要求，县（区）级人力资源和社会保障部门必须高度重视，加强人才培训，加强文书档案规范化管理设施建设，并制定规范化管理制度，确实推动规范化管理落到实处。
1、加强文书档案管理人才培训。首先，要根据人力资源和社会保障部门文书档案管理的要求制定继续教育方案，一方面，要明确文书档案管理岗位所需要具备的岗位技能，包括档案管理技能、信息化操作方面的技能等，另一方，要明确岗位职责，即文书档案需要完成哪些工作，以此指导整个培训工作，避免培训虚化、表面化。其次，要加大投入积极开展培训工作，通过与高校、档案管理部门等单位合作，积极帮助文书档案管理人员获取最新的专业知识，如利用信息化手段进行管理等。
关键词：现代文书档案 工作模式 创新方法 改变措施
一、文书档案的信息化服务体系的建立
在现代文书档案综合管理的过程当中，除了要有相应的工作服务机制外，还要在文书档案综合服务的过程当中来进行管理体系的信息化创新，也就是在文书档案的综合服务体系当中将信息化手段和信息综合服务系统融合当中，实现无纸化档案信息管理，充分的提升文书档案管理体系的服务效率。因此在文书档案的综合服务体系建立的过程当中，首先就要将依据本单位档案信息管理服务状况的不同，建立与之匹配的信息化服务系统，将数据测算、信息存储、信息共享、信息搜索引擎融合到档案信息系统当中，在满足开发者使用的条件下来实现数据化对接，保障档案信息的及时分配、及时传递。从目前文书档案信息管理信息化管理体系的发展的趋势来看维持文书档案信息体系高效率运转的首要因素就是建立行之有效的数据化管理体系实现高效率精准化的档案信息输出服务，其数据化管理模式的主要思路是基于基础数据库平台优萦氲蛋感畔⑹褂枚丝诮行数据化对接，在保障数据化信息共享的前提下将档案进行数据化模型分析，及时的了解信息档案的使用状态，以此来档案信息使用的质量。另外要以大数据运算平台为有效载体，根据数据化的平台预测结果来确定数据产品的产出规模，从而实现对档案信息的有效管理，进行数据化的统筹安排。与此同时，基于档案信息平台的云计算优势来建立档案信息服务的终端，不仅是在相应的信息匹配终端而且还要建立相应的数据系统，集中满足信息定性、定量分析、对档案数据信息进行统一的分类整理和多元存储，建立相匹配的信息交互模式，提升信息使用和查询的效率。
二、文书档案管理制度的创新
在现代互联技术的影响下，现代的文书档案管理体系的建设不仅要引进互联网+的思维来建立统一的档案信息管理系统，还要秉持创新思想对已有的文书档案管理制度进行创新。首先就要创新自身的思想，因为现代的档案信息传播形式已经发生了根本性的转变，只有在创新思想的引领下，才能够实现文书档案管理制度的跨越式过渡。除了要寻求管理结构上的变革之外，还要转变观念，创新思想，以创新思路引导自身管理制度变革；要拓宽思路，在创新和变革的基础上进行档案信息资源的有效整合，在满足管理制度档案信息高效率使用的需求上，对档案信息进行高效率的备案及存储。在档案信息的应用范围上现代的档案管理制度更加注重的是社会公共信息的提供、使用和社会信息关系的运营。首先，在信息管理制度的影响之下，档案信息的网络空间也在进行着多元化的融合，不仅是在技术上众多的网络接口实现了信息的互联互通，更是在网络信息资源方面实现多元共享，可以让信息查询者在不同的时间和不同的地点快速便捷的查询信息，使用信息。另外根据使用者需求的不同在不同的信息使用下，现代的文书档案信息管理制度也要更加满足信息多元化传播的需要，虽然说档案信息具有一定的保密性，但是在不同的情况下基于使用群体的不同也要保障信息的共享性，满足信息实际使用的价值。另外现代档案信息共享性不仅是在同时同步的更新信息，更是呈现爆炸式的信息传播，个体信息资源不断超越时间和空间的局限作用在网络空间当中，不断提升影响幅度和作用幅度实现了档案信息的交叉融合，现代文书档案管理制度不仅要满足信息的实时交互，也要确保档案信息的时间传递性。最后、现代的文书档案信息管理体系更是呈现出了泛关联的特点，在网络的空间影响下众多的档案信息板块彼此形成关联，产生相互联系，因此文书档案管理制度为了满足信息的及时传播要符合文书档案信息系统的特点，保障信息的高价值使用。
三.文书档案的信息规划体系建设
在现代信息化的文书档案体系的建设过程当中，除了要有与之匹配的信息资源实现对接之外，还要在信息资源整合的前提下，建立相应的信息规划体系。因为信息技术作为现代移动媒体的技术支撑，在资源共享性和信息跨度性上与传统的信息交流传播形式有了极大的不同，不仅是信息传播的效率更高、传播幅度更大、能够有效的跨越时间和空间的局限，更是在现代媒体资源的共享方面有了有了较大的容量提升，现代档案信息作为移动信息数字化传播的一种手段，对现代档案信息基础数据处理能力和数据运算能力有着较大的要求、主要注重档案信息的扩展和数据的基础信息集成。现代文书档案信息平台作为新的的移动数据平台有着自身的独特属性、不仅在基础的信息数据处理和运算方面有着极高的效率，更是能有效的满足现代档案信息数据的集成和扩展，具备较强的数据整合性和信息集成性，可以随时随地满足不同媒体信息数据的快速运算和处理，让档案信息的广大使用者便捷的查询信息。
四、文书档案信息的使用规范创新
随着现代现代信息交互程度的加快，数据化的信息共享平台应该更加注重数据链的信息的有效兼容，加强信息的交互性和档案信息的使用规范。其主要使用规范体系的创新应该在基于时间和空间接口上形成融合性的使用模式。交互性的平台数据共享和不同数据资源对接也要形成高度的集成性，因为信息数据的交互不仅是资源的有效整合，在信息的来源分类上也要体现出了平台数据使用的主体性地位。对不同信息资源通过数据化的详加整理来实现资源信息的行业平台共享，在面对多种信息的集中时，档案信息的融合性要更趋向便捷，通过对信息集中进行分类和详细标示让受众群体更加便捷化的接收和分享信息，及时获得信息的有效价值。另外，基于规范性数据收集和数据链类型的不同，对于不同的档案信息数据收集也更加可靠和准确。实现档案信息数据平台资源共享和数据链对接，不断地增强数据化管理供应链的数据交互性和融合性，全方位的提升信息服务效率和信息运算机制的准确性，为使用者提供更有价值的文书档案信息。
结语
在立足多元化档案信息高效使用的前提下，数据化的文书档案平台要更加趋向集中和一体，在有效满足档案信息分类整合的前提下，集中实现档案信息的高度共享，满足不同使用者的具体使用需求，集中的处理文书档案信息、使用文书档案信息、高价值的传递文书档案信息。
参考文献：
[1]文书档案管理的信息化建设分析[J].王晓燕.中国管理信息化.2013（06）
[2]浅谈文书档案管理信息的电子化应用[J].郭玉英.黑龙江史志.2014（03）
内蒙古锡林郭勒盟疾病预防控制中心 锡林郭勒盟 026000
【摘 要】随着社会的不断进步，科技水平蓬勃发展，人们开始越来越注重文书档案管理工作。而文书档案管理工作的好坏也直接影响着机关单位的发展。因此，本文主要探讨如何有效完善文书档案管理，首先对文化档案管理当中所存在的问题进行探讨，其次起初对策。
关键词 文书档案管理；研究；完善
文书档案对一个单位的发展具有重大的意义，文书档案包括单位的重大事件、人事档案、历史、行政档案、签订的各种协议等，文书档案一般一纸质为主，并且还有影响、电子档案、照片等档案记载。而随着文书档案管理的不断改革，文书档案管理人员应当紧随脚步，不断进步。
1 目前文书档案管理当中所存在的问题
1.1 文书档案管理制度以及人员相对落后
文书档案管理的工作人员与档案管理有着直接的关系，同时也决定着文书档案管理的水平。目前，存在一些文书档案管理人员知识缺乏并且只是单一。一方面缺乏专业的管理水平，另一方面缺乏信息化管理的知识，同时许多文书档案管理依旧停留在传统的管理水平上，没有进行创新一级思考，对于新问题的出现，难以作出有效合理的文书档案工作解决方法，致使文书档案管理一直停留在原来的基础上。因此，对于现代化文书档案管理人才的培养十分重要。
1.2 文书档案管理工作不够科学化、现代化
目前，随着科技的不断进步与发展，信息化技术不断应用到各个领域，而文书档案管理同样也应当采取科技技术，使得管理工作更为便捷。由于一直以来，文书档案管理，主要是利用人工的方式对档案实行收集、整理、保管和查阅，需要消耗大量的人力资源与时间，并且工作效率低下。而现在人们生活、工作节奏越来越快，显然传统的管理手法已经无法适应。因此，将信息化技术运用在文书档案管理当中，在很大程度上提升了档案的存储量，并且还减少了人力资源，提升了工作效率，促进档案信息化转换为实际生产力。
1.3 文书与档案工作衔接有待改进
文书和档案管理工作，二者之间有着密切的关系，同时二者之间又存在一定的区别。在实际生活当中，文书工作人员对档案管理不太重视，而档案工作人员对一般情况下不太考虑文书的工作；在文书档案管理工作中，二者需要互相合作。因此，以上所述，是文书与档案之间应当协调和衔接的问题。而这样的问题十分容易致使文书工作人员书写不规范等情况出现。
2 有效完善文书档案管理的对策
2.1 加强文书档案管理意识
应当加强宣传力度，加强文书档案法的学习，增强干部、工作人员的文书档案管理意识。
2.2 重视文书档案管理人才的培养工作
在对文书档案管理人员的人才培训中，可以通过专业培训、知识更新、进修学习等方式，将文书档案管理人员的业务水平提高。加强文书档案管理人员的创新能力，使其系统地了解文书档案的新知识。无论是文书档案专业主体知识还是对于主体知识密切相关的知识都需要进行系统的学习，只有这样，文书档案管理工作才能够得到不断的完善以及创新。与此同时，还需要加强对文书档案管理人员的思想价值观，使得文书档案管理工作能够更加深化。
2.3 加强现在化技术在文书档案管理当中的应用
采用信息化技术，能够使归档的资料格式以及纸张都保持统一的字体。因此，这样能够确保归档资料的格式以及字体等统一，如此一来不需要工作人员进行手写，保证了资料信息的规范、整洁，便于阅读。并且传统的文书档案管理工作都需要在库房进行，从而使得库房的占有量增加，导致浪费许多可以利用的空间，同时由于繁多的文书档案，在需要和寻找时也耗费时间精力，为工作人员带来极大不便。但是利用信息化技术管理，不但能够使得服务器的空间优化，节约人力资源，并且在很大程度上改变了管理的模式，提升了工作效率。
2.4 加强部门合作，做好衔接工作
文书档案管理需要各个部门一起合作才能够得到更好的发展。由于档案的基础是文书，因此对于文书工作人员而言，应当加强档案意识，规范书写，及时记录和查找文件是否有误，及时更改。并且需要文书工作人员主动积极了解各个部门的动态、工作等，获取一手资料。在工作的过程当中要严格遵守规定和程序，将文书和档案工作进行协调和衔接。
2.5 建立完善的文书档案管理制度
首先需要建立有效的文书档案管理的制度，可以根据《中华人民共和国档案法》制定保管规定、保密规定等条款。如此有利于发挥避免出现随意管理的现象，保证文书档案管理工作的健康、持续发展。由于文书案管理工作所涉及到的方面的内容比较多，所以，更需要根据自身的实际情况，建立有效合理的文书档案管理制度，并且在实践的过程当中不断完善管理制度。同时还应该注重收集以及传递和登记制度的设立，一旦发现档案遗失或者损坏，能够第一时间查找和补救，保证其完整性。
3 结束语
目前我国科技水平不断进步，文书档案管理占据着越来越重要的位置。想要进一步完善文书档案管理工作，不仅需要加强文书档案管理意识、重视文书档案管理人才的培养工作、加强现在化技术在文书档案管理当中的应用，还需要建立完善的文书档案管理制度，才能够有助于单位或企业的建设和发展。
参考文献
【关键词】妇幼保健文书档案；管理工作；思考
前言：作为对单位工作的真实记录的档案是各项事业持续发展的重要依据，妇幼保健文书档案关系到妇女及儿童的健康资料，也记录了一个单位的发展历程。但当前我国妇幼保健文书档案工作依然存在问题，这严重影响到妇幼保健机构的发展，主要体现在收集不全面以及收集不规范，管理人员的职业素质较低，管理水平有待提高，因此有必要重视妇幼保健文书档案管理工作。
1.妇幼保健文书档案管理工作中出现的问题
1.1 文书档案管理制度不完善
由于部分妇幼保健院档案管理中由于管理制度的欠缺，使得档案管理不成体系，所以使得妇幼保健文书档案工作中各部门不能协调，特别是非档案管理部门的人员将档案管理只归咎于档案管理部门，认为档案管理职能只能由档案管理部门的人来完成，所以使得各个科室的档案不能很完整的送至档案管理部门，没有主动进行该科室的档案的归档和信息及各种数据的整理，所以档案的信息及数据不全，由于档案工作人员工作量大，且没有协助的情况下，使得部分档案的收集率降低，档案管理人员的工作制度也不是很明确，没有实行责任制，这使得妇幼保健文书档案管理人员之间相互推脱的现象时有发生，这使得部分档案在管理不慎的情况下丢失。由于制度的不完善使得该项档案管理工作不能顺利进行，对档案的质量造成严重的影响 。
1.2 文书档案的归档不够完善
科学技术的发展推动各行各业的发展，随着信息化时代的到来，网络已经深入到各项工作中，其中在档案的管理工作中的应用更为广泛，妇幼保健文书档案逐渐网络化是时展所需，文书档案实现网络化的管理是提高档案管理效率的途径之一，但是在提高效率的同时也带来一定的问题，其中妇幼保健文书档案的立卷衔接出现不到位。当前，妇幼文书档案的归档主要有三种类型，第一种是文字性资料，这些信息不方便查阅，同时随着时间的推移会出现信息的丢失，第二种是通过硬盘存档，这种方式没有进行留底保存，所以容易出现信息的遗失，第三种是整理的网络资料，但是这种方式下并没有对原始资料进行保存，所以使得档案材料不完整。在档案管理的工作中要求档案管理中的归档部门进行档案的归档处理，进行整理、立卷，同时按照档案员收集的档案均是已经整理好的，但在实际的档案管理工作中，档案归档部门没有进行细致的整理，而是对档案资料进行了简单的上交，整理工作却由档案员进行，这使得妇幼保健文书档案工作效率低，且档案员对妇幼保健工作不熟悉，所以使得档案的数量和质量均不高，所以所保存的档案资料不能反映妇幼保健工作的原貌，有时会影响到未来关于妇幼保健的各项政策的制定。
1.3 档案管理人员的素质及业务水平不高
在实际的妇幼保健工作中是按照三级网络进行的，在一些地区，妇幼保健文书档案的原始资料是由当地的村级妇幼保健工作人员负责，由于这些工作人员的文化水平低，且进行档案收集只是其兼职，没有档案收集意识，没有进行过专业的文书档案收集及管理的培训，因此使得妇幼保健工作在立卷时就有资料欠缺，原则不符，要求和方法均不到位的问题。妇幼保健工作人员不能只专注于自身的工作，在工作中形成的第一手原始资料被随手丢弃的现象时有发生，由于缺乏保存意识，原始资料的丢弃是资料整体缺少信息的重要原因。档案管理人员的专业素质，文化水平还需提高，且妇幼保健院只重视医疗人员的专业素质和文化水平，没有对档案管理人员的素质和水平进行重视，且档案管理人员的责任意识有待提高，其对档案管理的业务水平较低，使得档案的查阅困难，且有些数据的真实性有待证明，档案的质量低严重影响档案的使用。
2.对改进妇幼保健文书档案管理工作的建议
2.1 完善文书档案管理制度
鉴于妇幼保健文书档案管理工作的重要性，需要完善档案管理制度，通过制度的明确，让各科室及档案管理人员明确其工作任务，通过各项规章制度，让各科室的人员先明确其本科室的档案如何整理，然后让其对其科室的资料进行完善和信息与资料的整理，然后通过统一上交由档案管理部门进行归档，只有这样才能让档案的信息更加全面，这样有助于提高档案管理人员的工作效率，极大的避免了重复劳动，有利于保障档案信息的完整性和真实性，同时有助于提高档案的利用效率，为了保证文书档案的规范性，需要对其格式、编号、附件等做统一要求，将不太规范化的文书档案进行规范化处理，这样能提高档案的可查阅性。
2.2 努力做好电子归档工作
档案资料实现网络化是档案管理工作适应时代所面临的，许多档案资料是以电子版文档、影视资料、图片等形式存在的，所以为了提高档案资料的可查阅性，需要让电子资料和纸质版资料有效衔接统一，通^归档处理实现电子档案和文书档案的一体化，这样也有利于档案的长期保存[2]。
2.3 提高文书档案人员的职业素养及水平
档案工作人员的职业素养及业务水平是决定档案工作质量的关键，因此需要加强对妇幼保健文书档案管理人员的培训工作，随着计算机的发展和应用，需要对管理人员进行计算机的培训，学会利用计算机进行资料的收集、整理、保存、检索、统计、编辑等，此外还有加强档案管理人员对档案管理知识及方法的学习，增强其责任意识，鼓励相关管理人员在业余时间进行相关专业知识的学习，提高档案管理能力，丰富档案管理知识，能力提高自身的档案管理技能，从而让使档案的质量有所提高。相关单位也要定期进行文书档案管理人员的培训，提高其现代办公能力水平，要按照规章制度进行统一的管理。要提高档案管理人员的积极性，要通过选拔制度，奖励制度的建立，让其承担起应有的责任。相关领导也要重视档案管理工作，要勤监督，促进文书档案工作的发展。
3.结语
妇幼保健文书档案工作的重要性值得关注，其关系到妇幼保健工作的发展现状，对未来妇幼保健工作的各项政策等的制度具有导向意义，所以面对当前妇幼保健文书档案管理工作中出现的文书档案管理制度不完善、文书档案的归档不够完善、档案管理人员的素质及业务水平不高的问题，需要通过建立健全文书档案管理制度，做好电子归档，提高文书档案人员的职业素养及水平。只有这样才能确保妇幼保健文书档案的质量。
参考文献
文书档案记载着一个单位发生事件过程的记载和一个单位的发展史，一般以纸质为主。一般单位文书档案包括：重要手稿、人事档案、行政档案、活动方案及记录、签订的各种协议、上级签发的文件、各种重要时刻的照片等各种形式的档案记载。档案以纸张形式居多，还有影像、录音、照片、电子档案等多种形式的档案记载。文书档案的管理需要有专业的人员去管理。文书档案管理人员需要专业的职业道德和职业素养，现今的文书档案管理工作还需要不断的改进。
1.1档案管理制度及管理人员相对落后
随着科技的不断发展，对于文书档案的管理工作也越来越被人关注，其中有一些问题也随之而来。例如，档案管理制度。如今有一些单位由于资金缺乏、上级领导的不重视所以并没有建立单独的档案室、配备相应的设配、专业的管理人员和相应的管理制度。这些问题虽然小，但是却有可能导致文书档案资料的缺失、损害、借阅人员未定时归还等问题。
还有没有专业的人员，会导致文件遗漏、管理不足和装订错误等问题。而且现在的管理人员已经成为了“保管”人员，管理人员的年龄偏大、专业素质偏低、与现代化记录方法相悖，对统计、记录档案会造成遗漏、存错档、借阅记录有误等问题。档案管理人员对于文书档案管理是很重要的，原因如下：第一、专业的保管人员经过上岗培训。而现今的保管人员只是对文书档案进行看管和外借等表面知识了解，对于专业的上岗知识并不了解。第二、专业管理人员会合理利用文书档案的价值。专业的管理人员可以跟上时代的脚步，用现代化的方法进行工作，并合理运用文书档案的潜在价值。
1.2档案管理工作不够科学化、现代化
现今科技的飞速发展，使各行各业的工作都更加的方便快捷。而文书管理工作也可以采用科学化、数字化的方式进行管理。文书档案管理中可以引入一些现代化的运用，提高工作效率、减轻管理人员的工作压力。一般文件的档案材料都以纸质为主，时间过长纸张就不易保管，容易字体模糊、纸张变脆等。若是在档案管理工作中采用数字化管理，运用一些管理软件做成电子档案，存储空间小、易于整理、分类整理方便快捷而有直观、节省时间，还可以避免图书馆管理人员把档案资料存错档、漏存档等问题。运用管理软件进行文书档案管理工作会使一个单位的管理工作更加的现代化、信息化、数字化。
1.3文书与档案工作衔接有待改进
文书工作与档案管理工作有着密不可分的关系又有着一定的区别。但是，在文书档案管理工作中，文书工作与档案工作需要相互合作。在实际中，文书工作者对档案意识薄弱而档案工作人员通常情况下又不会考虑文书工作，这是文书工作与档案工作当中的衔接问题。这样的问题会导致文书工作者对档案资料格式的不了解、书写不规范等问题。
二、改进文书档案管理的方式
文书档案管理在一个单位中是很有必要的，档案资料中有很多的“红头文件”、合同协议、珍贵的照片等，这些档案都有着重要意义和潜在的价值。对文书档案管理要打破传统模式，增强管理制度、加强领导对文书档案管理的重视、运用科学的方法进行管理。
2.1引起领导重视，加强制度管理
想要完善文书管理工作就必须引起领导对文书档案管理的重视，只有这样文书档案管理工作才可以顺利开展。首先，要设立一个单独的文书档案管理室存储各类档案资料；其次，要进行一次大规模的检查、分类、统计、调查、从整，把档案资料从新整理、分类，从新记录；然后要招聘一些专业管理人员进行管理，要求管理人员专业素质和管理技术过硬、受过专业的上岗培训；最后，要制定一套完善的管理规定，规范每一位管理人员的工作流程和工作态度。从而，建立一套完整的文书管理工作体系。
2.2制定相应的管理规定，完善管理工作
文书管理工作有着专业性和服务性，工作中需要有相应的条令规范管理人员。单位可以依据《中华人民共和国档案法》制定一些关于工作时间及要求、保管规定、保密规定、借调规定等规定。这要的规定可以让工作人员有迹可循，从而让管理人员更加信服、工作更加规范，还可以跟好的开展文案管理工作。
2.3加强部门合作，做好衔接工作
文书档案管理需要各个部门共同合作才能更好的开展。文件是档案的基础，这就需要文书工作者加强档案意识，使用正确的纸张、格式书写文书，及时记录并查找文件是否有误保证文件的准确性，规范文书的质量。要求文书管理人员积极主动了解各个部门的工作、活动，获得一手信息。在工作中严格按照规定流程，对文件进行核实、检查整理、记录在案，完善好文书工作与档案管理工作的衔接，从而达到文书工作于管理工作一体化。
一、医院文书档案管理存在的主要问题
根据我国医院文书档案管理的情况可知，文书档案管理是一项具有较高标准、比较规范和保密性极强的工作，需要不断转变管理模式、管理方法，才能提高文书档案管理水平，从而推动我国医疗事业长远发展。目前，医院文书档案管理存在的主要问题有如下几个方面：
（一）对文书档案管理工作的重视不够
目前很多医院的高层领导不够重视文书档案管理工作，认为文书档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院文书档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。市场经济体制下，各行业迅速发展，在医院日常管理工作中，管理人员只注重企业经济的发展和基础设施的建设，对文书档案管理的认识严重不够，导致管理人员的文书档案管理意识不强，影响文书档案管理的信息化发展。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。
（二）现代化的文书档案管理制度不够完善
由于文书档案管理相关的各种制度得不到有效完善，使得医院文书档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院文书档案管理中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，文书档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合文书档案管理机构的工作，加强沟通和交通、相互协作，才能提高文书档案管理的工作效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效的配合工作，使医院文书档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责文书档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使文书档案管理工作比较滞后，先进的设备和管理方法都没得到合理应用，很多档案资料无法得到完整保存，严重制约了医院的进一步发展。
（三）文书档案管理的信息化程度不够高
随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好的迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进文书档案管理的工作方式，才能真正提高文书档案管理水平，促进医院不断发展。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在文书档案管理的各方面灵活运用，使得文书档案管理的信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效的促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于文书档案管理的工作中，但是因为缺乏既精通文书档案管理，又熟悉信息技术的复合型人才，不能满足文书档案管理的相关实际需求，使得医院文书档案管理信息化发展非常缓慢。
（四）文书档案管理队伍的整体素质不高
目前，大多数医院都存在文书档案管理队伍素质不高、管理人员综合技能不高等问题，导致文书档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院文书档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或是年老的员工放置在文书档案管理的工作岗位上，致使文书档案管理队伍素质普遍不高。随着医院文书档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对文书档案资料进行信息化管理，但是原有的文书档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，故而无法适应新时代文书档案管理工作的需求，造成医院文书档案管理队伍整体素质水平无法快速提升，给医院文书档案管理创新造成严重阻碍。
（五）信息不完整，文书档案利用率低
在漫长的发展过程中，医院文书档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，文书档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成文书档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，文书档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院文书档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使文书档案利用率非常低，失去存在的真正价值。另外，文书档案管理考核标准的不完善，使文书档案管理工作人员缺乏责任感，忽略网络平台的建设和与有关网络信息的收集，从而降低企业其它部门工作人员的工作效率，严重影响医院文书档案管理创新。
二、医院文书档案管理的创新策略
（一）创新管理意识，提高服务质量
我国现代化建设中，医院管理人员要改变观念和经营理念，创新管理意识，提高对文书档案管理重要性的认识，才能确保文书档案管理相关工作得到真正落实，从而提高医院文书档案管理水平。在根据医院文书档案管理的实际情况，制定文书档案管理相关工作考核标准的同时，增强文书档案管理工作人员的服务意识，提高他们的专业水平，可以有效提高医院的服务质量，从而推动医院文书档案管理不断创新。在实践过程中，将文书档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，医院文书档案管理相关工作的不断创新，还必须要加强对文书档案管理工作人员的全面监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院文书档案信息的准确性、可靠性和完整性，才能真正促进医院文书档案管理创新。
（二）创新管理机制，提升管理水平
在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在文书档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的文书档案管理制度，从而保障文书档案管理工作有法可依、有章可循。与此同时，注重先进管理技术的应用，提高计算机应用水平，不断提高医院文书档案管理的信息化水平，才能更好的适应社会发展。另外，在制定文书档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有效结合起来，确保该制度能够有效的协调各部门之间的合作，从而提高医院文书档案管理效用，共同推进医院文书档案管理不断创新。
（三）创新管理队伍，提高整体素质
医院文书档案管理的不断创新，必须要加强文书档案管理人员的培养，注重专业管理人才吸收，才能有效提高文书档案管理队伍的整体素质。在实践过程中，首先，必须要强化文书档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强文书档案管理人员基础知识、信息技术能力、业务能力等方面的培训，以不断提高文书档案管理人员的综合能力。在实践过程中，想要逐步实现医院文书档案管理的自动化、信息化和现代化，医院必须注重全体员工的综合素质能力提升，增强医院的市场竞争力，促进医院社会效益和经济效益不断提升。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院文书档案管理不断创新，从而促进医院长远发展。根据医院实际发展情况，文书档案管理工作人员必须提高服务意识，增强责任感，注重自我综合素质能力的提升，在实际工作中，加强与同事之间的沟通，不断学习新的档案管理知识，熟练掌握和运用现代信息网络技术，才能真正推动医院文书档案管理信息化进程，真正实现医院文书档案管理创新。
（四）创新管理模式，提高信息化程度
信息技术在医院文书档案管理工作中的应用，对于提高文书档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院文书档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，从而大大提高文书档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低文书档案管理工作人员的工作量，使文书档案资料变得更加准确和完整，有效避免了传统管理方式中手动管理造成的各种错误，最终大大提高医院文书档案的利用价值和有效利用率。
关键词：文书档案管理 问题 对策
一、文书管理档案中存在的问题
1.档案工作人员的专业素质问题。大多数的档案工作人员都是持有档案管理上岗证，而真正掌握档案管理知识的确实少之又少，尤其是在文书档案管理中，对档案的立卷、分类等都了解的不够透彻，极易在工作中出现问题，造成档案信息丢失等现象，不利于档案管理工作的顺利进行。而且，随着社会的进步，档案管理工作也在逐渐的发展，档案管理工作也迈出崭新的一步，但是，还依旧有很多档案管理工作人员的专业素质仍然停滞不前，没有得到更好的档案管理培训。逆水行舟，不进则退，仍然保持着传统观念的档案管理工作人员，容易阻碍档案管理工作的顺利进行。就近几年对档案管理工作人员分析，有很大一部分工作人员，由于专业素质差，使得档案管理工作已经偏离了标准化的规范，所以，档案管理工作人员的素质是有待提高的。
2.文书工作与档案工作衔接上存在的问题。文书工作和档案管理工作是相辅相成的，两者之间有区别也有联系，有分工也有统一。从实际工作中，文书工作和档案管理可以说是执行着分块的管理制度，文书工作与档案管理工作应该进行相互之间的配合，通过这样的一种分体式实现档案的管理。但是，如果从某种角度上说，文书工作和档案管理工作产生了间隙，两者之间的衔接渐渐的出现了众多的脱节现象，其造成这样的主要原因在于文书管理的工作人员忽略了文秘的工作。
二、提高文书档案管理工作水平的对策
1.建立有效的工作程序和管理制度，严格按照规范程序办理公文。无规矩不成方圆，文书档案管理中要建立合理有效的工作程序和管理制度。为了避免途中会再次有人员发生误差，在建立工作程序和管理制度时，要详细的说明，使其简捷明确，操作性强。在操作过程中，不管任何人员、任何领导等员工都要严格按照规范制度来执行，尤其是在公文审核签发的制度上，要禁止一切工作人员发无效公文、滥发文件等。在审核公文时，要仔细阅查，文件的文体格式是否符合标准，文件附件是否齐全，签发手续是否完善，都符合签发标准之后，再进行下一个流程，而且，在签发前还需再次复核，以免文件发生问题。如果出现修改文件内容的情况，也应跟之前一样进行严格的复审程序。公文用纸要满足装订要求、排布规则、字体字号、负面尺寸、纸张类型等标准。
2.搞好文书工作和档案工作的规范衔接。档案都是建立在文件的基础上的，而且，文件质量决定着档案管理的质量。所以，没有优质量的文件管理，就没有高质量的档案管理。在执行文书管理的工作人员，一定要具备着较强的档案意识，对于工作中需要的文书材料要做好整合有效的立卷归档，而且，在执行文件处理工作时，还要时刻关注档案管理工作，进一步完善文书和档案工作一体化的效果。做好这些，需要文书的工作人员一定要对文件材料的质量有着绝对的保证。比如：文书纸张的大小、书写的格式、文体格式等要统一化、标准化、规范化等，不能弄得花俏，而且还禁止使用复制纸、铅笔、红墨水、圆珠笔等对文件材料进行批阅、誉印、修改、起草等。另外，对于文件材料要做到有效的收集，在处理文件上要准确、及时，并且，在收发文件材料时，工作人员要做到及时的记录，在发现文件材料缺少时，可以及时的对应查找。尤其是在帐外材料上，一般的领导外出开会都会带一些所需的材料，对于这部分材料，工作人员要做到及时的整理等。
3.加强文书档案的收集工作。文书档案管理的收集工作是一定要做好的，而且，还要在此基础上加强文书档案管理的收集工作。在文书档案的收集中，要把收集范围明确，收集的分类，文书档案载体的字迹要统一规范，利用立卷管理有规范，文书档案的整理、案卷、组卷等都要保证其质量。审核收集过程要严格把关资料是否达到标准。对于标题制作、正文提炼、附件、印发科室、文件选用、发文范围、文号编发、标题字形等都要制作详细的规范流程，工作人员要严格执行相应的规定。除了基本的信息收集工作外，还要借助于计算机网络等扩大搜集材料范围，使其尽早地跨入网络系统化，尽可能收集更多的有效信息，进而来丰富扩充文书档案管理的经验。
参考文献
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[4]成丰.论在文书档案管理中的问题和对策[J].经营管理者，2011（12）.
【关键词】文书档案 档案管理
一、做好文书档案管理工作的重要性
文书档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。所以，要充分认识到文书档案管理工作的重要性。特别是在新时期医疗改革发展中，管好用好文书档案，对医院建设和医疗卫生事业发展起着重要的作用。
1.文书档案具有凭证作用。文书档案是历史的真赁实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。文书档案之所以具有凭证作用，是由其形成的特点和本身的特点所决定的。因为，文书档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了其记录历史情况的客观性。所以，文书档案是令人信服的历史证据。医院文书档案是医院历史原貌的真实反映，其涉及医院在医疗、教学、科研、管理、公共卫生等各项工作及活动情况，包含医院各项工作活动的原始记录，各种规章制度的管理文件，以及上级部门对医院各项工作的规范要求和批复文件，为医院各项日常管理及临床科研提供必要的依据。同时，从文书档案自身的物质体态上看，它保留了当事人的历史真迹，如亲笔手稿、印信等。有些文件还保留了当事人的声音、形象等等，这些都反映了文书档案是确凿的真凭实据。
2.文书档案具有参考作用。文书档案是国家档案的重要组成部分，作为一种历史记录，不仅具备凭证作用，同样也具有广泛的参考作用。在医院建设中医院文书档案的重要作用也突显出来，如编写医院志史、制度汇编、制作活动展板都离不开医院文书档案的查阅，甚至是某些重要决策也提供了重要参考依据。这是因为文书档案不仅真实地记录和反映了社会实践活动的浓度，而且，也反映了实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供了正反两方面的经验。
二、当前文书档案管理工作中存在的问题
1.对文书管理工作不够重视，收集不完整。文书档案工作不易体现其成绩，因此使单位领导不大愿意投入更多和关注，“重医疗、轻档案”的比较突出，仅要求保管好文件，需要时可以提供参考即可。这些想法造成各科室也不重视文书档案工作，在收集文件资料时往往不太配合和协作，一些科室觉得自己留档方便工作，致使文书档案的收集难以完整，进而影响到文书档案管理工作的开展。
2.文书档案管理不够规范。主要表现为档号不规范、案卷标题不规范、大部分案卷缺少卷内目录、组卷混乱现象比较严重等情况。
3.文书档案管理人员专业能力偏低。目前，单位虽然有了稳定而发展的档案人员，但文书档案管理队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入信息化时代以来，熟悉档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。在医院人才培养中，一般都只重视医疗技术人员的教育培训，却忽视了对档案管理人员的业务培训。而有些还是兼职档案员，缺少专业的档案管理知识，严重影响到医院文书档案管理水平的提高。
三、新时期做好文书档案管理工作的对策和措施
1. 加强文书档案管理人员专业素质的提高
文书档案人员的专业素质是提高档案管理水平的一个重要因素。因此加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务，让他们参加各种培训学习，特别是电子档案管理方面，不断增加和丰富自己的知识，学习新技术，学习档案管理的新方法，更新观念，使专业知识得到提高和更新，改变知识老化和知识面较窄的状况尤为必要，这样才能与时俱进地搞好文书档案管理工作。
2.文书规范管理是做好档案管理工作的基础
公文的种类、格式、处理程序是否规范直接影响到档案的管理，尤其在办公自动化迅速发展的今天，这种关系显得更为密切。许多文件归档工作，需提前在文件形成时来做。因此文书工作的处理程序上要注意与档案管理紧密衔接，做到把文书工作与档案管理有机地联系起来。比如平时对文件的鉴定、分类以及归档编号等，在文件形成之初就已经确定并做登记，且档案管理的相关工作都已经完成。这样不仅减少了工作环节，避免了重复劳动，降低了差错，同时也保证了文书和档案的统一及协调，提高了办公效率。
3. 进一步完善文书档案管理制度
档案制度的健全与否关系着文书档案管理工作的发展，健全的档案管理制度是医院开展文书档案管理工作的准则和保证。既要根据形势发展的需要，对已经过时的制度规范进行修订，又要尽快制定补充原来欠缺的档案管理制度。
4.如何做好文书档案管理积累工作和细节工作
平时积累是做好文书档案管理工作的有效途径。档案材料的收集工作是文书档案管理中的重点，是整个文档整理中最重要的第一环节。所以注重平时的收集整理，这对归档工作起到事半功倍的效果。另一方面做好细节工作，主要从订制度、选好人、详记录、分好类、备好案、存好档、易查阅这几方面入手，只要从这几方面把好细节关，才能将文书档案管理工作做好，从而保证文书档案工作的顺利进行。
5. 加快推进文书档案管理信息化和现代化建设
应用计算机技术，加快文书档案管理的现代化、信息化进程。将计算机技术、网络技术充分运用档案信息资源的处置、保存和管理活动中，提高档案管理的信息化、网络化水平。要从以下三个方面进行工作：①要重视各类纸质档案数字化和信息数据的建库工作，确保数字档案格式统一、数据规范、安全可靠、长期管用，为开发利用档案信息资源打下坚实基础；②要在档案资料收集、整理、录入过程中逐步实现计算机管理，提高自动化水平；③要加快医院信息网络平台建设，将各类档案信息纳人其中，构建医院信息中心，进行档案信息的网上数据传输，提高档案管理的信息化水平，为医院各部门提供更加便捷优质的服务。
四、结论
文书档案管理工作是衡量单位管理水平的一个重要标准和重要组成部分，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，在单位管理工作中发挥着举足轻重的作用。因此需要提高医院文书管理工作的地位，切实做好文书工作和档案管理工作的规范化衔接，从根本上切实提高文书档案的利用率，以符合医院文书档案管理工作实际情况的运行模式，采用科学管理的工作方法，才能顺应新时期文书档案管理发展的需要，促进医院和医疗卫生事业建设又快又好地发展。
参考文献：
一、医院文书管理的的特点
医院文书档案是医院重要公文、重大事件活动的资料汇总，是医院历史见证的有效凭据，对医院的管理和发展有重要的作用。医院文书档案管理有三大特点。其一是规范性，文书档案多数都属于医院领导部门的公文，医院文书档案管理的重点就是对该类公文进行管理，它的规范性集中体现在公文的用纸、文种、字迹、检查、传递方面都规定严格。其二是服务性，医院 文书档案主要是为医院领导进行决策或相关部门提供参考资料，只有重视其服 务性，才能进一步优化医院领导工作效率以及文书档案信息化管理，便于患者进行 更好的查询服务。其三是保密性，因为很多的文书档案涉及到医院内部、领导和患者的信息资料，要杜绝 这些信息资料的外泄，以防止心怀不轨之徒理由信息资料做出非法勾当，损害医院的形象与声誉。可信的文书管理工作，是医院实现可持续发展的重要保障。
二、现阶段医院文书管理工作存在的问题
1.文书档案的收集分类存在问题
医院档案是医院历史财富，搞好文件材料收集是 确保档案材料齐全完整的前提和基础。医院档案室的档案主要是通过“接收”的方式进行原始材料积累，没有其他收集途径，存在着较强的被动性。另外，档案的分类是档案管理的基本方法，也是对档案进行科学、系统、有序管理的有效手段。国家档案管理部门对此有明确的规定，但现在的医院普遍不重视文书档案的分类工作，或者他们没有采取合理的分类方法。而且有的医院由于办公用房紧张，没有专用档案室，存在资料多处存放，“八防”配套不齐，引起档案材料霉变、虫蛀、灰尘多，影响档案的美观整洁及完整，造成资料装订不规范、查找困难和丢失的现象。
2.文书管理人员的工作意识淡薄且专业素质水平不高
首先从医院领导来说，一些医院的领导没有对文书档案管理工作给予足够的重视。因此，医院对文书档案管理工作的经费投入低，设备设施陈旧，信息化程度低，严重影响了文书档案管理的现代化进程。由于领导的不够重视，有些医院的文书档案管理人员也未认识到文书档案管理工作的重要性，缺乏档案管理意识和相关法律知识，认为文书档案管理工作很简单[1]。这种不重视就导致医院档案管理人员在专业素质、理论水平和文化程度等方面参差不齐，缺乏责任心，导致文书档案内容不全、装订混乱、页码编排不准确、分类不规范，致使文书档案管理工作相当滞后。远远不能满足现代医院的真正发展需求。
3.文书档案管理的制度不够完善
一些医院在长期运行过程中形成了一套完善的医疗管理制度，但档案管理相关制度却不健全，未明确文书档案管理部门、 人员工作职责，档案管理标准及流程，缺少考核措施，未形成规范的医院文书档案管理体系。这样的档案管理不利于综合开发利用，造成管理松散，使用效率低下，在出 现问题时会造成各个部门相互推诿，不利于医院的管理。
三、加强医院文书档案规范化管理的措施
1.优化文书档案的基础工作
因文书档案牵涉多个部门（ 科室） 。不同部门又有不同的文书档案资料收集任务，所以必须落实好各部门的责任，提高相关科室清理移交档案资料的自觉性，方便专职档案管理人员对各科室的档案收集，提高文书档案的完整性。另外，医院文书档案管理工作主要是为医院领导、相关人员和患者提供相关资料查询、提供方便，随着现代科学技术和计算机技术在医院管理中的广泛应用，医院文书档案管理人员加强自身文化素养，充分利用计算机技术对医院文书档案进行科学管理，在方便相关管理人员和患者查询资料的同时，还能提高医院文书档案管理的效率。加强资金投入、引进现代化的技术和设备是实现档案现代化管理的必备条件[2]。档案管理的最终目的就是使档案得到充分利用，因此，医院档案管理人员要树立服务意识，多途径、多渠道地开发档案信息资源，使医院的档案为临床、医疗、教学和科研工作服务。让档案信息资源在深化医院改革、建设文明行业、提高医疗质量中发挥重要作用，提高档案在医院管理中的地位，为促进医院的可持续性发展服务。
2.提高文书档案管理者的专业素质
档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提。医院 管理者要通过院内培训、业务讲座的形式提高全院工作人员对文书档案管理的认识，增强法制观念，使中层干部、每位员工充分认识文书档案的重要性，自觉形成参与文书档案管理的意识。另外，要提高医院文书档案管理工作的效率，充分利用文书档案管理为医院创造经济效益，就要提高医院文书档案管理人员的综合素质和专业技能。 所以，医院管理人员要加强医院管理人员的培训，全 面提高医院文书档案管理人员的专业技能和综合素质;提供机会让他们外出学习和进修，了解档案管理的最新进展，掌握新理论、新技能;引导他们自学英语、计算机、法律知识，不断拓展知识面，以适应档案管理现代化发展的需要;提高医院文书档案管理的工作效率，促进医院的现代化发展。
3.建立完善的文书档案管理制度
医院各项工作的有序、高效开展必须以完善的规章制度作为保障。医院要以相关法律法规等为依据，结合医院实际，建立健全文书档案管理相关制度，对文书档案材料的规范范围、保管时间进行明确规定， 通过正确界定范围、准确划分管理期限，使 医院文书档案可以准确地反映医院情况， 且保管方面、利用有效。对医院以往的文书档案立档归卷、档案开发利用、保密与销毁、管理职责等进行更为完善的规定。并将制度的落实情况纳入档案工作人员岗位责任进行考核，进一步规范文书档案工作行为，推动医院文书档案管理工作的高效开展。
一、文书档案收集与归档工作的重要意义
文书档案收集与归档在企业的各项管理工作中起到基础性和辅的作用，是完善档案管理工作的前提基础和重要环节。文书档案所涵盖的内容相当庞杂，其中不乏涉及到企业的发展进程和重大事件，这些材料并不是尘封于档案室的陈年旧事，而对于企业的战略发展与重大决策有着重要的参考意义和依据价值。文书档案中的重要文件材料，如计划任务书、审计报告、考核评定办法等，对其进行收集、归档，确保形式完整、内容准确，则会对企业处理日常事务、调整发展战略提供事实依据。因此，文书档案收集与归档工作重要性明显、意义重大，需在日常档案管理中给予高度重视。
二、文书档案收集与归档工作中存在的问题
1.文书档案管理人员管理意识薄弱
文书档案管理在整个档案管理工作中属于基础性工作，地位和重要性毋庸置疑。然而，一方面，文书档案的收集与归档工作并未受到相关部门以及工作人员的重视，主要体现在工作人员综合素养有待提高，缺乏对文书档案的管理意识。如，将文件按级别划分，只关注重要文件，对于普通文件的重视程度远远不够，致使文书档案管理工作的质量大打折扣，维持在低效率运行水平，更为严重的后果是珍贵的档案材料收集不完整，出现缺失和破损的现象，无法确保档案的真实性。
另一方面，文书档案管理工作人员缺乏岗位责任感和工作责任心。工作人员是档案管理的执行者，人员要素出现问题，势必会拉低档案管理工作的质量，文书档案资源无法得到高效利用。如，工作人员在处理档案资料时，并未对档案资料的来源和出处进行核实，真实性和可靠性有待考证，类似于这样的档案资料处理方式，丧失了档案的严谨性、规范性，利用价值更是微乎其微。加之，档案管理人员未能与时俱进、顺应技术变革，及时更新和学习档案管理技术，在识别档案真实性和有效性上缺乏应有的技能和措施，一定程度上阻碍了档案管理的顺利开展。
因此，针对文书档案收集与归档中所涉及的管理问题及实际操作问题，应引起相关部门的重视，并及时采取行之有效的措施，确保文书档案工作的有序开展，进而提升档案管理工作的整体水平。
2.文书档案收集与归档力度不足
就目前的文书档案管理工作而言，需进一步加强收集和归档的力度，从以下几个方面进行探索：（1）流程的规范性。文书档案的收集与归档工作的流程比较混乱，缺乏规范的操作流程，如，在给文书档案归类时，文件资料的处理方式较随意，不按既定规则摆放，不成章法，并存在归档不及时的现象；（2）归档模式的综合性。传统的文字档案运用广泛、历史悠久，目前较多的档案资料都是以文字档案的形式进行存档。而档案管理技术的不断完善，电子文书档案已日渐成为重要的存档形式，而相关工作人员尚未扭转对于电子文书档案的看法，缺乏对电子文书档案收集和归档的意识，经验不足。在实践中，文字档案与电子文书档案相辅相成，互为补充，因而要对这两种归档模式加以综合运用，进一步加强文书档案收集和归档的力度；（3）信息的可靠性。档案资料是对历史信息的统计和记录，只有作为真实信息的载体时，才能发挥应有的参考、备查效用，档案管理实践中仍存在一些篡改档案信息的事件，档案信息的真实性、权威度受到极大的挑战；（4）文书档案的完整性。完整性包括时间的连贯性，页码的连贯与完整等。在文书档案收集与归档过程中，未录入相应的时间，或者缺页，都破坏了其完整性，进而对真实性和可靠性产生负面影响。
3.文书档案的收集与归档不全面
文书档案收集与归档的全面性是衡量档案管理工作效率的一个重要指标。一方面，档案管理工作需要处理的文件数量大、内容庞杂、来源丰富，加之一些文件资料的重要性和唯一性，如果出现遗失和错误归档，将加重文书档案收集与归档的工作量，为后续工作的开展设置了无形的障碍。另一方面，一些文书档案管理人员在进行日常工作时，由于职责划分的模糊性以及个人经验的制约力等综合因素的影响，导致文书档案收集与归档工作无法在既定的轨道上有序运行，往往会出现收集与归档不全面的问题。
三、文书档案收集与归档工作的改进措施
1.提升档案管理人员的业务能力和综合素养
对于档案管理人员的评价，应从两个维度来衡量：业务能力和综合素养。（1）业务能力，包括档案管理人员系统掌握专业领域的管理知识，并能够熟练、灵活的将其运用于日常档案管理实践中，从而将知识与技能相结合，进一步形成档案管理核心能力。优秀的档案管理人员除了要掌握自身领域内的知识与技能外，还应具备档案管理的主动性等职业习惯，充分调动管理人员自身的积极性，确保文书档案收集与归档工作顺利开展。业务能力的实现有赖于内部培训，相关部门主管人员针对档案管理人员的阶段性绩效目标和业务能力指标，制定出相应的专项培训计划，通过培训的方式，促使档案管理人员在较短的时间内，熟练掌握领域内的知识与技能，并于培训结束后进行考核，在培训的终端把握档案管理人员的培训效果。（2）综合素养，综合素养涵盖了工作态度：敬业精神，责任心，使命感；文化修养：学识、文化层次、主动学习的能力；心理状态：积极乐观、热情友善、坚毅果敢；价值理念：奉献工作，热爱集体等。档案管理人员的综合素养是其内在状态，而业务能力是其外在表现，内心状态与外在表现之间是相辅相成，相互作用的，亦即良好的综合素养彰显管理人员积极健康的状态，为业务能力的培育提供良好的素质条件；而过硬的业务能力使得管理人员在优秀的绩效激励下，保持积极进取的内在状态。
2.优化文书档案管理制度
文书档案的收集与归档工作制度的完善，为相关档案管理工作的开展提供了有利的制度保障。（1）归档期限，明确设置归档期限，更便于将不同期限类别的材料分类保管，防止遗失，为档案管理人员收集与归档工作提供了便利，更省时、省力、高效的完成工作，减轻了工作负荷，无形中提高了档案管理人员的工作积极性与满意度；（2）归档范围，科学、合理的归档范围应具有一定的适应性和针对性，以企业的整体发展战略为依据，立足于实际需要，依照相关制度规范、工作职责范畴，综合考量这些因素之后，制定最佳的文书档案的归档范围；（3）制度更新，文书档案收集与归档管理制度如果滞后于现实需求，就失去了存在的意义和价值，甚至会阻滞档案收集与归档工作的顺利开展，因此，相关部门应在考量现实需求和自身发展的基础上，及时调整文书档案管理制度中的不适应性，及时更新制度，来适应不同时期、特定条件下对于文书档案收集与归档的需要。
3.调整文书档案收集与归档工作方式
文书档案收集与归档工作在传统的轨道上积弊已久，多体现为缺乏主动性、档案资料的遗失与不完整性。因此，改变以往的文书档案收集与归档工作方式，有助于档案管理工作取得更高的效率、实现新的突破。（1）问题反馈的及时性，在文书档案收集与归档过程中，最大限度的规避可能出现的纰漏，但问题的出现在所难免，如不及时处理，会造成巨大的管理成本，降低企业的运营管理效率，因此，出现问题应及时反馈并处理；（2）工作的主动性，在档案收集与归档工作中，化被动为主动，相关管理人员主动开启与别的部门的联系，统筹安排档案收集与归档工作的开展进程，定期实行检查，确保档案材料的真实性、可靠性、连续性，主动做好每一个细节工作，满足各部门乃至整个企业对于档案资料的需求；（3）硬件设施的完备性。档案管理人员在进行档案收集与归档工作时，容易因短期内无法克服的人员特质因素，而导致工作失误，如：人员素质、业务能力、工作态度、工作疲劳度等。在信息技术如此发达的当下，充分利用高科技设备，可以有效规避人员特质因素而产生的工作失误和潜在危机，还能节省人力成本，提升文书档案收集与归档工作的效率。
（一）医院文书档案管理的投入过低
由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。
（二）医院办公室文书档案意识薄弱
长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。
（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象
现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。
（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高
目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。
二、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施
（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接
实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。
（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识
医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。
（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性
健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。
（四）建立医院文书归档的制度
具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。
三、结束语
关键词：文书档案绩效考评实践探讨
医院将文书档案管理纳入职能科室的绩效考评体系，对23个职能科室从公文管理、归档立卷、档案开发利用等指标进行考核，切实将文书档案规章制度落到实处，进一步提高对文书档案的重视程度，充分挖掘文书档案的有效价值。
一、健全医院文书档案管理制度
是档案管理绩效考核的基础
第一，做好公文管理工作与档案工作的规范衔接，从源头规范管理公文的水平和质量。医院各类公文是文书档案的来源，同时档案是有效文书的归宿，因此要提高文书档案的完整性、准确性，规范性，必须从公文处理的各个具体环节。我院采取的是相关职能部门负责起草文书，医院办公室统一印发。所有以医院名义形成的向上级单位的请示、报告等以及医院内部形成的公文，均由医院办公室统一归档，确保文书档案完整性和连续性。公文的拟制是公文形成的关键环节，针对各职能部门负责人对公文写作的理解存在差异的问题，我院每年度进行公文管理的培训，对公文格式、公文程序、公文文种、公文内容等严格要求，真正使公文成为文书档案管理的基础和前提。
第二，规范文书立卷归档，严格借阅制度。各职能科室按照文书档案立卷要求，每年8月份前将上一年度的档案进行归档，归档的文件材料应收集齐全完整。归档文件的整理应遵循文件材料形成的基本规律，以“件”为单位，按照年份和保管期限划分，还要保持文件材料的有机联系，便于保管和使用。同时，文书档案的保密性要求严格执行借阅制度。本单位档案室保管的档案主要提供本单位利用。查阅本科室立卷档案，须由经办人填写《档案借阅申请》，部门负责人签字；查阅非本科室立卷档案，须由经办人填写申请，立卷部门负责人同意方可借阅；外单位查阅本单位档案，须持介绍信，经主管领导同意后方可查阅。查阅档案应在档案室内完成，如工作需要外借，借期一般不超过一周。档案查阅者必须遵守保密性，负责维护被查阅档案的完整性与安全性。
二、提高医院文书档案管理意识
是档案管理绩效考评的保障
第一，加强领导的管理意识。医院将档案管理工作纳入“十二五”规划中，与医院业务建设同步规划，同步发展，并作为医院发展及争创全国优质医院的重要内容来抓。本单位档案工作由院领导直接分管，办公室主任主管，院领导充分认识到档案作为信息资源在医院建设中发挥的重要作用，使档案工作有了信心和保障。医院为档案管理配备了专用档案库房和必要的安全保管设施，配备了业务技术强，政治思想好，综合素质好，工作有责任心的党员同志负责，实行职能科室一档案室一主管领导三级管理体制。
第二，提高归档科室的责任意识。医院在综合档案管理专职人员的基础上，在每个职能科室设立一名兼职档案管理员，通过加强宣传、组织业务培训等方式，提高职能科室负责人及兼职档案管理员的业务素质。文书档案管理人员的归档意识和业务能力直接影响着档案管理工作的质量。兼职档案管理人员专门负责本科室档案材料的收集工作，医院档案室专员定期到各科给予业务指导，提高实际操作的业务水平，规范文件归档的每个环节。通过医院院报、医院网站、中层干部例会等渠道，宣传档案的重要性，增强全员档案意识和法制观念。
第三，树立档案专职人员的服务意识。档案专职人员的服务意识体现在要关注医院建设发展大局，主动了解医院各项业务工作，搞清服务方向、服务对象和服务重点，用好用活档案，为医院发展献计献策。档案专职人员要做到医院的中心工作开展到哪里，档案工作就延伸到哪里，服务意识的强弱、服务质量的高低，关系着档案工作自身的发展和档案开发的成效。
三、医院文书档案的开发和利用
是档案管理绩效考评的动力
作为三级甲等肿瘤专科医院，医院注重医疗技术发展的同时，随着电子信息化程度的提高，同时机关单位无纸化办公的推进，对文书档案的管理意识日渐淡薄，档案资料存在散失的现象。如何扭转这一局面，医院着重在档案的利用与开发方面动脑筋、挖潜力，通过展示档案工作的价值，进一步加强对档案工作的重视和认可程度。
