时间：2022-11-19 19:54:11
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案信息，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
电子文件全文信息的采集
随着高校数字化校园建设的不断发展，学校内各业务部门的电子文件通过校园网广为传递，电子文件已成为高校新产生文件的主体，也是高校校务系统的主体。这些新形成的电子文件本身就是数字化的文件，可直接用于全文检索利用，如不及时采集归档，任其“自生自灭”，会给档案信息化工作带来无法挽回的损失。
1.对高校办公自动化系统及各学院、部处中心网页上形成的正式的电子公文及工作信息电子文件，要及时将其打印出来，完成纸质文件的完整收集。在目前电子文件法律凭证作用尚未得到认可的状况下，严格执行纸质文件与电子文件同时归档的“双轨制”原则，以确保档案实体与信息的安全。
2.对高校OA系统上形成流转的大量公务电子文件以及部处中心、各学院网页上形成的电子文件，有两种方式完成归档。对于0A系统编制完备、实现了文件与档案一体化管理的高校，可以直接采用在线归档的方式，将办理完毕的电子文件直接归入档案馆服务器完成电子文件的全文采集。对于未实现文件与档案一体化管理的高校，可以采用物理归档的方式，由学校网络中心负责将OA系统上形成的全部电子文件信息拷贝到光盘进行归档，完成电子文件信息(包括文件的记录信息、背景信息和元数据信息)的完整采集。
3.对未在校园网上的有保存价值的公务电子文件，由公文拟稿单位专门打印一份纸质版文件，并加盖单位公章，连同相应的电子版信息拷贝归档保存。
对电子文件全文信息采集的优点是；第一，可以直接进行电子文件全文检索，既方便利用又提高了档案的检全率、检准率。第二，省时省力准确率高，电子文件进馆后无须进行人工扫描，就可以完整准确地再现电子文件的原文信息，可以方便快捷地为利用者提供服务。第三，安全高效，使档案“双轨制”得到有效的执行，为档案的安全管理提供了保障，同时电子文件全文信息的采集加快了档案馆数字化建设的步伐。
文件级著录信息的自动采集
目前我国档案界正以极大的热情致力于电子文件收集归档和纸质档案数字化工作。然而我们不能忽略，数字化环境下高校尚有不少的工作信息仍然以纸质文件的方式大量产生，这些文件不仅数量大，而且价值高，及时做好这部分文件的归档与著录数据的自动采集，是确保一个全宗单位档案齐全完整的关键，同时也是推进本单位档案数字化进程的一项得力措施。
在计算机档案管理系统中进行文件数据的著录一直是阻碍广大高校档案数字化进程的瓶颈，而如何实现网络环境下纸质文件著录数据的自动采集，成为推进各高校档案数字化进程的关键。针对传统档案著录过程中著录数据主要靠人工录入、出现数字化进展缓慢、数据质量差等问题，笔者以为高校可以结合目前计算机档案管理系统的特点，以及高校各业务部门归档的习惯，编制一套文件著录数据自动采集软件，有效地解决纸质档案著录滞后的瓶颈问题。
1.参照国家档案著录规范，对学校办公自动化系统之外形成的大量教学、科研、基建、招标采购管理等方面的纯纸质文件的归档要求，做进一步的细化与规范统一，使部门的归档清单附合档案部门著录数据采集的要求。
2.针对目前各文件形成部门通常采用在Word或Excel上登记收发文件的特点，编制一套将扩展名为doc或xls格式的文件转换为txt格式的通用文件著录数据自动采集软件，直接将归档清单的数据批量导入DARMs档案管理系统。在这个方面中山大学档案馆进行了有益的尝试并取得了很好的效果。
纸质文件目录著录数据自动采集的优点是：第一，充分利用业务部门预立卷的成果，通过采集转换软件，快速实现归档文件级目录的自动著录。第二，省时高效，档案部门不用重复录入业务部门已经做好的文件著录项目，避免了手工录入不仅费时费力而且数据准确性不高等弊端，有效突破了档案馆进行计算机档案管理的瓶颈问题。第三，提高了档案的利用时效，文件归档后在较短的时间内就可以完成文件级目录的计算机检索查询，方便了利用者的查询与利用。第四，增加了业务部门继续归档的信心与动力，因为交到档案馆后不用担心找不出来或不方便利用，使档案馆收集难的问题成为一去不复返的过去式。
照片、录音，录像等声像文件信息的采集
1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通过各单位负责拍摄的人员完成。在日常工作中，高校通常由宣传部门负责对学校各项重大活动进行跟踪拍摄和宣传报导。随着数码相机的普及，摄影人员应从每一项活动中的众多数码照片中精选一组有代表意义的照片进行归档，并对归档照片进行文字说明，即填写好照片信息(包括题名、时间、地点、人物和拍摄者)。按照档案馆统一规定的上传方式、单张数码照片分辨率、照片格式等要求，将归档数码照片上传到档案管理信息系统中，还要用一次性刻写光盘刻录两份送档案馆归档保存。
2.多媒体课件文本类、音频、视频类电子文件的采集。各单位电子文件管理员将档案馆印发的《归档电子文件登记表》发给电子文件形成者，由电子文件承办人将表格填好后，将电子文件刻录到光盘上，连同表格一并交给各单位电子文件管理员，于次年6月底前交档案馆归档。在这个领域南京大学档案馆的做法值得大家借鉴。
高校声像文件信息采集的优势体现在：第一，声像档案可以通过静止、动态的画面和真实的声音再现过去发生的活动，具有强烈的空间感和时间感，在宣传、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使档案馆藏结构丰富多样，在传统纸质档案的基础上，集图、文、声、貌于一体，增强了档案服务于民生及休闲服务的能力。第三，声像档案的及时收集，加快了档案馆数字化的进程，强化了档案馆进行爱国主义宣传教育基地的功能。
数据库信息的采集
随着数字化校园建设的推进，近年来许多高校已建成并在网上运行了业务信息管理系统，例如：本(专)科生教务系统、图书馆信息系统、科研管理信息系统、仪器设备和实验室管理信息系统等。这些管理信息系统里的数据一般都比较标准与规范，是档案管理系统中相应业务档案信息的理想来源和数据保障。近年来通过实践，笔者认为应用批量导人式著录方法是快捷高效采集此类专门业务信息的好方法。
将经筛选和处理的业务数据导入通用的临时数据库，例如：Access或SQL Server或Exce1，通过临时数据库将信息导人档案管理信息系统的目录模块中，从而实现档案信息管理系统对业务信息数据库信息的自动采集，这是现代技术条件下一种高效的档案著录信息采集方式。在这个方面华南农业大学档案馆进行了有益的尝试并取得了较好的结果。
[关键词]档案信息化 档案信息化建设
一、档案信息化及档案信息化建设的内容
档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点,向以档案实体的数字化信息这种主要形式向社会提供服务为重心的转变过程。在这样的转变过程中要实现档案信息的数字化和 化;要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化;要实现档案信息高度共享,而这必将引发档案管理模式的变革。档案信息化建设是指是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段,将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的 档案,系统组织成具有有序结构的档案信息库。
二、档案信息化和档案信息化建设遵循的原则
1.规范性原则。制定和实施档案工作标准和规范,是档案工作现代化的需要,是提高工作质量和效率的需要。实现馆(室)藏档案信息化,一方面可以将馆(室)藏的档案通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息,另一方面可以通过接收电子文件进馆,但不管是通过馆(室)藏档案数字化还是接收电子文件,都应该坚持规范性原则,制定相应的标准、规范和法规,如:字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准及数据交换标准。只有这样才能使电子文件的归档,传统介质档案数字化,数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现有序化、标准化和规范化,避免出现各自为政,互不兼容,重复建设等现象发生。
2.安全性原则。随着数字化、网络化、信息化建设的不断深入,网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现出来。因此,我们必须加强网络安全技术的研究与开发,采取有力的安全策略,充分保证档案信息的安全性。在保证档案信息的安全性方面我们可以采取:物理安全策略;访问控制策略(如入网访问控制、网络的权限控制、目录级安全控制、属性安全控制、网络服务器安全控制、网络监测和锁定控制等);信息加密策略;网络安全管理策略等。
3.效益性原则。由于档案信息数字化建设是一项巨大的系统工程,需要投入相当的人力、物力、财力,因此必须要遵守效益性原则,讲究信息化工作的效益,要根据自身的能力,根据馆(室)藏基础,分析用户需求,研究馆(室)藏体系还要考虑馆(室)藏档案的利用率。选择数字化的内容要“经典”,主题要与社会利用“热点”相结合,把重要的,利用率较高的档案进行数字化,把那些利用率较高且利用后能产生较大 效益和社会效益的档案数字化,可以带来巨大的效益。而那些利用率不高的档案则无需数字化,否则浪费大量的人力、物力和财力。还可以根据馆(室)藏档案的特色选择这些档案进行数字化,提供独具优势的服务。因为从某种意义上说,特色就是优势,特色馆藏信息和特色服务往往是赢得用户和创造效益与价值的关键所在。在进行数字化建设时,要以用户的需求为导向,做到按“需”数字化。
档案信息化建设需要遵循以下原则。
1.文档一体化,是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中,与办公自动化融为一体,同步进行。同时,也要求档案人员积极介入此项工作中,提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
2.归档双轨制,是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用,但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计,在较长的时期内,纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求,电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
三、档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求
1.前瞻性。档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆,将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和 机网络的传输,实现档案信息的合理配置与开发利用,最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行,是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入,都需要高昂的费用。因此,在信息化实施过程中,作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下,一定要审时度势,深入调查, 论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。
2.协作性。档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此,只有坚持协作的原则,加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合,主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
关键词：文件信息；档案信息；信息转化
中图分类号：TP391文献标识码：A文章编号：1672-3198（2008）01-0282-01
1 文件信息的有机结构层次
1.1 物质层次
文件信息的物质层次在文件信息的有机结构中处于第一层次，它是文件信息的物质外壳，由载体和信息显现材料组成。载体是指各种载录信息的物质材料。信息显现材料是指附着在载体之上以显示信息内容的物质材料。文件的物质层次是文件的基础构成，它是使文件的表现层次和价值层次得以存在的物质前提，但对文件性质以及文件自身的功能不具有决定性影响。
1.2 表现层次
文件信息的表现层次在文件信息的有机结构中处于第二层次，它是指文件信息内容的表现方式。早期，文件信息主要以图形、文字、符号为其内容的表现形式，随着历史的进步，表现方式也愈来愈丰富，出现了声音、影象等形式。
1.3 价值层次
文件信息的价值层次在文件信息的有机结构中处于第三层次，它是指凝聚在文件上的使文件得以产生独特效用的价值因素。这种价值因素就是载录在文件信息载体上的信息内容。
2 文件信息向档案信息转化前后的价值分析
2.1 文件信息的现行价值
文件信息是人们为参与一定社会活动而制作的信息交流工具。文件信息在社会活动中的运动程序是：制作者将自己对某一社会活动的意志借助于一定的工具物化载录到文件载体上即信息凝结过程，文件接受者运用文件进行某种活动即信息运用过程。文件信息在这整个程序中经历的全部时空范围，称为文件现实运行领域。文件信息在现实运行领域中呈现的价值形态，称为文件信息的现行价值。文件信息的现行价值具有二重性，即文件信息对于制作者来说具有工具功能，对于受文者来说具有依据功能。
首先工具功能，工具功能是指文件制作者借以控制人流、物流，达到参与某项社会活动的目的。制作文件本身不是制作者的最终目的，而是为了达到最终目的而采取的一种手段，是自身自然表意能力的延长。因此，文件信息是被制作者当作工具来使用的。制作者希望文件经过传递渠道，可以在人的自然表意能力难以达到的空间和时间里，明确而又系统地传递某一社会活动的意志，从而对社会活动产生作用。
其次依据功能，依据功能指文件是其接受者处理工作活动的依据或参考。由于文件信息体现了制作者的意图，并表现出制发者与接受者双方在活动中的相互关系和地位，因而使文件接受者执行管理意志或进行活动时，可以反复研究、对比、核实，使动作更加精神并消除“口说无凭”之虑，克服由于“事无凭证”而带来的多种障碍。
2.2 文件信息的潜在价值
首先，文件信息具有社会性，并且这种社会性为信息交流的产生提供了基础。人们利用文件信息参与社会活动，因而文件所载录的信息不是来自自然界的各类自然资源，而是来自社会领域的智能信息，具有社会性。同时，由于每一项社会活动在其进行的过程中必然要同其它社会活动发生各种关系，因此，通过分析凝固在已失去现行效用的文件上的信息，可以了解已结束的社会活动所涉及的各种社会关系，从而更有效地开展现实社会活动，以达到信息交流的目的。
其次，文件信息具有本源性，并且这种本源性使得信息交流在全社会信息交流中获得独特的地位。文件载录的信息直接根源于一定的社会活动，它们自然地积淀在文件载体之上，事后未经修改加工，具有本源性。也正是借助于文件信息的本源性特点，使得人们可以进行广泛的信息交流，并直观地了了解已结束的社会活动的历史面貌。最后，文件信息具有稳定性，并且这种稳定性也保证了信息交流的正常进行。产生于一定社会活动的智能信息被固定在物质载体上，因而它们不是转瞬即逝的信息，而是固态信息，在一定时间范围内具有相对稳定性。信息被固着在载体之后，不仅是自己得到了相对稳定，而且使信息交流可以超越时空限制来进行。
创新理念
福建省公共档案信息共享平台以各级档案馆馆藏档案信息资源为对象，以建设区域性、分布式、规范化、超市型档案信息资源的共享体系为重点，以推动实现档案信息资源的社会共享为目的，充分应用先进信息技术成果，建立适应信息化条件的档案信息共享服务平台，为各级档案馆提供一套实用性很强的应用系统，为档案信息资源社会共享体系的建设打下了坚实的基础。
创新内容
福建省公共档案信息共享平台以推动实现档案信息资源的社会共享为目标，通过认真分析各级馆藏档案提供利用服务特点和发展趋势，总结网络信息服务的基本规律，结合社会公众对于档案信息共享服务的需求，提出了“以福建省分布式档案基础数据库项目建设为基础，以人民群众的利用需求为导向，依托因特网，构建公共档案信息资源的共享平台，大力开发分布式档案基础数据库中的开放档案基础数据库和专题档案全文数据库，实现全省各级综合档案馆开放档案基础数据库、公共档案专题数据库和爱国主义宣传档案数据库的分散与集中利用，初步建立福建省‘网上公共档案馆’，面向人民大众提供公共档案信息服务”的总体建设目标与要求，实现了为广大人民群众提供省市县三级国家综合档案馆馆藏公共档案“集中存储、分布管理”的“一站式”公共档案资源共享服务的模式。
福建省公共档案信息共享平台应用多层体系架构的J2EE技术、智能搜索技术、基于TRS搜索引擎技术基础的智能全文检索技术、数据迁移技术、数字签名技术、身份认定及数据加密技术、可信web service技术以及异构资源的整合等技术手段，实现了公共档案信息的管理与查询。福建省公共档案信息共享平台分为两个子平台：公共档案信息资源管理平台和公共档案信息资源查询平台。
公共档案信息资源管理平台主要是为福建省各级综合档案馆提供一个管理与维护专题数据库及建国后档案基础库、民国档案基础库、革命历史基础库；批量录入(导入)馆藏档案的基础数据和专题数据，提供远程档案录入方式，方便远程小批量录入的用户；以及制作和公共档案专题全文数据库的统一平台，实现全省开放档案基础数据库与公共档案专题全文数据库的统一管理、原文批量自动挂接、专题制作、信息维护、排序、检索、统计、审核和、各类报表的制作及打印等功能；支持各类信息的统计功能，并可对管理平台使用人员的权限进行灵活的定制。公开档案信息资源查询平台主要是为互联网用户提供公共档案信息服务以及广大网友可以上传有价值的文档资料，实现关键词检索(智能搜索引擎)、分类检索、组合检索、跨类检索及全文调阅等功能。
由公共档案信息资源管理平台和公共档案信息资源查询平台共同组成的福建省公共档案信息共享平台，依托因特网构建以各级国家综合档案馆馆藏公共档案信息资源和公共档案专题全文数据库为基础，以为社会提供方便、快捷的档案服务机制为目的，围绕公共档案信息资源获取和创建、存储和管理、查询和动态等功能需求，提供了一整套先进、实用、高效的计算机软件解决方案，全面解决了公共档案信息资源的整合、、管理与查询利用等问题。
效果及影响
福建省公共档案信息共享平台建设项目2007年由国家档案局立项，2010年12月通过国家档案局组织的科技成果鉴定。该项目以“统一规划、服务大众、资源共享”为平台设计建设原则、以人民群众利用需求为导向、以公共档案开发利用为切入点，架构起档案馆、档案工作与社会之间信息服务与共享的桥梁，为档案信息资源社会共享体系的建设打下了坚实的基础。共享平台研究解决“分布式管理、集中式利用”的统一平台共享利用模式，实现区域性、分布式、规范化、超市型档案信息资源的共享利用方式，最大限度地满足人民群众档案信息需求。通过统一的公共档案信息共享平台建设，实现了全省各级综合档案馆开放档案信息资源的分散与集中利用，初步尝试建立起福建省“网上公共档案馆”，面向人民大众提供最为广泛的公共档案信息服务这是信息化条件下档案信息资源开发利用的模式创新，是面向社会推动档案信息资源社会共享的理念创新，也是充分吸收、消化先进信息技术成果在档案领域的应用再创新，对于推动档案事业的创新发展具有重要的示范和推动作用。
医院的档案管理的信息化任务成为艰巨。因为相比医院的基础设施建设现代化、医疗设备和流程的现代化，医院的档案管理信息化底子还很薄，而且没有引起充分的重视，而且由于档案信息化跟不上，由此带来的影响是极为深远和全方面的，会阻碍医院的改革和进步。因此极为必要引入信息化技术，加快医院的档案管理的信息化进程。
完善档案管理，提高档案管理的信息化水平，有助于档案管理工作的质量提高，信息全球化时代，社会档案需求的变化，对包括档案工作领域方面提出的要求更多，国家、省、市、县档案部门及各行业档案部门正在采取多种手段和措施，积极推进档案信息化建设进程。医院作为大众关注、关乎民生的重要部门，更应对档案信息化建设给予高度重视。医院档案工作，不仅面对社会经济、政治、科技、文化、教育等各方面，更要面对社会大众。如今，越来越多的利用者要求及时、准确地获取所需的档案信息，传统的档案服务方式的低效检索状况，显然难以适应这种新的变化。
另外一方面，我国的医疗卫生改革工作也在如火如荼的进行，在改革过程中需要的信息的支持，而这些基础的信息都来自于医院的档案，而且改革本身也应当被记录到档案中去，改革的诸多举措、以及改革效果的评价，也应当被记录入档案，这也将有利于及时发现医疗卫生改革过程中的问题，使改革更加科学、更加合理。医院作为医疗服务部门，其服务质量的好坏关系到人民的生命安全，医院每天服务成千上万的患者，如果管理过程不规范不科学，那么无疑将影响医院的服务质量，医院档案管理工作作为重要基础工作之一，是医院管理工作的重要组成部分，它的作用具有不可替代性。实现档案信息化管理，对加快现代医院建设具有重要的保障和推进作用，不可忽视，不可或缺。
目前的医院信息化建设面临以下的问题：
首先是医院的档案管理基础比较差。在目前的医院管理的各个环节，基本均已经引入了计算机技术，无论是行政办公层面，看病服务方面，医疗检查等各个方面，均已经渗透了信息化，医院的放射科、实验室和局域网等尤其显著。但是档案管理的信息化却没有跟上。在档案管理方面的信息技术参与度远远低于其它的部门和领域。一是表现在医院的信息管理软件没有跟上，有的医院使用的还是最简单的档案管理方法，用手工的登记和整理，这样无疑就影响了医院档案信息的可利用性和可分析性；有的医院即使是有管理信息软件，但是无法实现与其它系统的兼容和共享，不能服务于医院其它方面的管理需要，使得医院管理缺乏可兼容性和可扩张性。很多医院的信息化建设过程中都存在着类似的问题，就是在上信息管理软件的时候不联动，往往是各个部门独立进行自己的，没有办法与其它系统兼容和共享信息。
其次是档案管理信息化的规范性和制度性不强。导致医院档案管理工作无据可依，没有系统性，完全根据自己的意愿行事。我国的医院信息化管理的规范化和标准化方面，还有很多的工作要做。只有做到了规范化，才能为后期的信息化打好基础，做好铺垫。否则档案管理的信息化起不到提高效率、节约人力物力的效果。医院的档案是一个较广义的概念，在不同的部门科室均有不同类型的档案，这些档案多是分部门管理，每个部门的管理规范和习惯都不一样。有的医院即使是有综合档案管理部门，但由于对业务不了解，管理人员的专业知识不到位，所以综合档案管理办公室的工作人员所做的也只是一些基层的收集和整理的工作，并不能更有效地发挥档案的更高信息价值，而医疗方面的档案如病例档案、各种检查影像等，则是属于医务部门管理。由于各管理部门间所采用的工作模式、管理手段的不同，在档案管理权责上也不够明确，使得档案工作集中统一管理原则不能很好地实施，形成多头管理，各行其道。在医院的综合目标管理考核中往往没有将档案工作纳入其中，造成了对各类档案管理的规范化和标准化的困难，进而影响档案管理信息化水平的提高。
第三，医院的档案管理人员的知识水平和知识结构的局限，也制约了医院档案管理的信息化水平。很多人关于医院档案管理的概念还是停留在最传统的档案管理上，而没有任何关于信息化和网络知识方面的考虑。同时医院的人才选择也多是向专业的技术水平方面要求，对档案管理投入的人力资源和物力资源不足，
进而导致档案管理水平不高，缺乏活力。
针对以上存在的问题，从医院的信息化角度来看，领导层面一定要引起充分的重视，在组织领导、规划安排、人员配备、制度建设、场地保障、经费支撑、设备使用上予以大力支持，切实保障档案信息化建设的工作需求。档案管理人员要打破传统的思维定势，确立新理念，了解社会各部门档案管理新动态，解放思想、努力创新，积极应对传统档案管理模式向信息化管理模式转变的挑战。
另外要推进电子归档。电子文件档案是档案信息化管理的重要资源，要按照电子文件归档与管理的要求，规范开展各项工作。首先，由各科室档案管理人员制作整理电子文件后交医院档案室，通过技术处理，将已经归档的电子文件改为“只读性”文件，从而识别和保护文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。同时，把带有归档标识的电子文件统一进行文件格式转化，保证数据的可靠性和通用性，拷贝至医院档案数据库之中，为在更广领域提供利用打下基础。
参考文献
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关键词：档案工作者；信息馆信息传播；信息素养
档案馆是一个时期、一个地域文化的展览处，也是整个国家的社会记忆保存机构，更是一个具有权威性的信息传播交流中心。从历史上来看，由于档案馆曾一度是统治者严格控制的领域，不允许广泛大众使用，所以它被蒙上了一层神秘的面纱。信息时代的到来使得人们开始重新认识档案馆的职能，档案馆仅作为记忆存储机构的职能已经不能再适应社会发展的需求。信息只有通过传播才能得到有效利用，档案信息也不例外，针对当前的信息需求形势，档案馆信息传播行为应运而生。
档案馆信息传播过程中的五个基本要素：档案工作人员、档案信息、四大媒体以及所有的档案网站、接受档案信息的用户和档案信息的传播效果。信息素养主要包括：对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力；对信息的有效检索、评价和使用的能力；独立自主学习的态度、方法和批判精神；强烈的社会责任感和参与意识等。在档案馆信息传播过程中，档案工作者充当着传播者的角色，所以档案工作者信息素养决定着档案馆信息的传播效果。
1 现代档案信息传播不断发生变化对档案工作者的信息素养提出新挑战
1.1 目前档案工作者的信息素养不适应信息技术的高速发展
档案工作者的信息素养是档案工作者根据自身和外部信息环境发展的要求，自觉接受教育和培训而形成的一种对待信息及信息活动的修养和能力。目前档案工作者的信息素养不适应信息技术的高速发展：一是观念陈旧，思想不够开放，对信息的价值认识不足，不了解信息技术的巨大优势，缺乏放眼世界的眼光和敏锐洞察信息的意识。二是一些单位信息网络基础建设水平偏低，档案人员没有机会学习信息新技术。三是档案人员缺乏良好的科学文化基础知识和相应的培训，而信息素养是与科学文化素养紧密相连的，没有一定的科技知识、文化基础知识、计算机知识和外语水平，信息素养就难以得到提高。那么档案工作者在档案馆信息传播过程中发挥不了应有的作用，档案馆信息传播效果就会受到影响。
1.2 现代档案信息传播不断发生变化
信息技术的发展使信息传播方式、传播效果、受众选择等都发生着改变，而信息传播者的信息素养更直接地影响着信息传播的效果。表现在档案信息传播方面，档案工作者的信息素养成为影响档案信息传播效果的重要一环，现代档案信息传播不断发生变化：
1、 档案信息开放性增强
随着社会的发展，公民的知情权在很大程度上得到提高。档案信息的开发更多地关注现实和大众需求，以此来增强对利用者的吸引力。在开发和选题的过程中，档案工作者要有信息意识，应具备对信息真伪进行准确鉴别、区别对待的能力。
2、档案信息传播形式的改变
现代传媒技术的发展使档案信息的传播形式呈现出多样性的特征。原有档案信息的编辑速度不能适应高速的信息传播和应用速度，这就需要档案工作者具备在新的传媒技术条件下对信息的有效检索、评价、使用和传播的能力。
3、档案信息传播手段的变化
现代传播手段给档案信息传播带来了很大的便利，但网络黑客技术、病毒、木马等安全隐患一直困扰着现代人。档案工作者必须树立信息安全意识，在传播过程中，不仅要注意自身的保密工作，更要注意避免不经意地丢失信息造成信息遗漏。
4、档案信息传播客体需求的增加
随着受众的档案意识和信息意识的增强，利用档案信息的用户不再局限于专业人员和政务系统工作人员，因此信息传播内容要具备广泛性与实用性。同时，由于各方面专业人员对信息质量的要求不断提高，信息传播的针对性要求档案工作人员提高信息传播内容的专业性与研究性，满足用户需要。
2 档案工作者应提高信息素养
档案工作者的信息素养，是档案工作者根据自身和外部信息环境发展的要求，自觉接受教育和培训而形成的一种对待信息及信息活动的修养和能力。从传播学的角度来讲，档案工作者充当传播者的角色。传播者的素质会对其他各方面因素产生巨大影响。为了使档案馆信息取得良好的档案信息传播效果，档案工作人员有必要在档案信息传播中提高以下几方面的信息素养。
2.1 提高文化素养
这里的文化素养，是指文化知识、计算机知识和外语知识。档案工作者不仅应具有较高的档案专业知识水平，还要熟悉与档案工作相关的文化与科学技术知识，特别是从事信息开发和编研工作的人员必须以“博才”或“通才”取胜。
1、在档案信息传播前，档案工作者必须对将要传播的信息有充分认识，确保信息传播符合相关原则和规定，对信息内容进行选择、处理和加工。档案传播人员必须具备足够的专业知识和其他文化知识。
2、科技的发展决定了网络传播必将成为今后信息传播的主要途径，作为传播者的档案工作者必须掌握一定的计算机知识。
3、经济全球化发展环境下产生了不同种语种档案。国际间交流产生大量的外文档案，基于识别利用外文档案信息和增进国际档案工作交流来发展档案工作的目的，档案工作者应提高外语水平。
2.2 提高信息技能
信息技能指档案工作者在从事档案工作实践活动中应具备的对信息搜集、理解、分析、处理的能力。这里的信息技能主要指信息处理能力、用户分析能力和新技术的应用能力。
1、信息处理能力
由于工作内容的特殊性，档案工作者需要对档案进行一系列处理才能使其形成档案信息资源，为公众提供利用。档案工作者需要具备的信息处理能力主要包括：信息收集、信息选择、信息加工的能力。应杜绝由于档案信息生产者自身素质等条件限制而造成的档案信息失真，避免造成无意识的信息污染现象。
2、用户分析能力
不同的受众对档案信息有不同的要求，对不同类型受众的需求进行分析，增强信息传播的专指度，将有效提高档案信息的传播效率。
3、对新技术的应用能力
计算机在档案工作中的普及，要求档案工作者熟悉运用计算机软硬件；在网络传播必将成为信息传播的主要途径的环境下，掌握网络应用技术是档案工作者必须具备的能力。
2.3 提高信息意识
信息意识就是档案工作者对档案工作信息的敏感程度。
1、保持对经济建设和档案工作信息的高度关注
作为信息资源的开发者、公众获取信息的重要源头，档案工作者必须时刻关注外界信息，并与当时当地的实际工作相联系，提高对未来信息的预测能力。
2、敏锐地感受社会信息的变化对档案工作的影响
档案工作者及其服务对象都是生活在信息社会中，面对海量信息，档案工作者只有具备强烈的信息意识，才能积极主动地挖掘、搜集、利用各种有用的信息，不断完善档案工作，使档案工作在各方面建设中发挥最大作用。
3、保持高度的信息安全意识
在网络环境下，信息传递存在很大的风险，这就要求档案传播人员需具备一定的网络常识，把风险降到最低。另外，数字化信息的窃取和篡改不易被识别，使信息真伪难辨，一旦信息被人拷贝或篡改，就可能造成巨大损失，所以档案工作者还要注意物理存储系统的安全。
2.4 提高信息道德
档案工作者的信息道德关系到信息素养发展的正确方向，高尚的信息道德是保证现代档案信息行为正确性的保证。当前传播媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态，如果没有一定的道德约束，就很容易产生一些与先进伦理道德相悖的现象。这就对档案工作者的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。
3 结束语
档案工作者是档案馆信息传播的传播者与实践者，提高其信息素养，能使其在档案馆信息传播中发挥发最大效能，使档案馆信息传播效果达到最佳。使档案工作的发展跟上时代节拍，满足社会各方面对档案信息日益增长的需求，有效地促进档案工作健康、和谐发展。
关键词：医院档案信息化建设 档案管理
Doi：10.3969/j.issn.1671-8801.2014.03.598
【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801（2014）03-0385-02
随着科学的飞速发展，信息化管理登陆了各行各业。信息化管理以其极高的管理效率以及人力资源利用率逐渐取代了以人力为主的管理方式，成为了新型管理方法中普及最为广泛的一种[1]。医院档案信息化管理也是在信息化管理方式基础上研究开发的。医院档案信息化管理是以计算机硬软件为管理主体，少量人力资源作为引导，大容量资料库作为支持而建设的，可以为院内日常工作提供大量的便利。本文对医院档案信息化与档案管理细则进行探讨如下。
1 医院档案信息化建设的重要性
医院具有人员流动性大的特点，每天收治以及出院的病患以及家属很多，如使用大量人力资源进行档案管理，不仅浪费了人力资源，还容易因为工作量大而造成人为错误，利用计算机以及相关档案管理软件，对资源进行录入、储存、并提供搜索、管理等功能可以节省大量有限的人力资源，并且档案管理工作信息化整个流程井然有序的，可很大程度上避免人为失误[2]。医院档案信息化建设是跟随时代脚步的必要进程，是具有时代特色的一种先进管理办法，其建设并投入使用具有重要性以及必要性。
2 医院档案信息化建设的优越性
2.1 适应大量档案信息形成的当代医院。当代医院档案信息日产生量十分惊人，笔者分析，其主要来源与两种途径[3]：①医院日常、行政事务。医院属于单位，每日内部产生的档案量很多，来自上级传达的文件、通知、报表等。各科室考勤、评优指标统计，甚至各讲座、研究出席情况、会议文件等都归属于医院日产生的档案之中。②医疗业务流程。每一名患者从入院挂号开始直到病愈出院都会产生形形的档案信息，医院人流量巨大，每日因患者产生的档案信息也非常多。上述两种途径产生的大量档案信息单纯采用传统档案管理方法很难完成，而医院信息化档案管理方法则可以轻松通过计算机将每日复杂繁多的档案信息进行管理，相较于传统档案管理方案具有明显优势。
2.2 医护人员以及患者对信息化管理的需求。信息化档案管理模式的建立不仅方便患者就诊，给院内各部门工作人员也带来了福音，第一方面免去了纸笔档案录入的过程，防止纸质档案容易损坏等问题；第二方面节省档案室空间，大量的书面档案的储存势必占用有限的院内空间，在条件限制之下，必然一些重要性不高的档案会缺失，而档案信息化管理仅需一张硬盘，节省了有限的空间，并取缔了档案留存的限制性。第三方面信息档案随时可以调用，并且检索过程简单易行，界面干净明了，省去了档案人员翻阅大量书面档案的时间，减轻了工作量。医院信息化档案管理不仅是病人就诊所需，也是院内工作人员所需，属于公众需求，相对于传统档案管理，更是具有显著优越性，所以其建设势在必行。
3 医院档案信息化建设以及档案管理内容
3.1 办公自动化以及档案信息化。日常院内信息流通采用计算机网络化，并采用信息化办公方式，即日常工作中按照基本规划化流程，采用办公软件进行自动化档案流转、储存、归档等操作，实现办公自动化、无纸化。并在每日工作结束后，档案人员进行日常档案整理维护，可保证档案库的正常运作，虽然每日需要进行整理，但工作量与以往全年档案整理相比，明显更小，同时也提升了办公效率，节省了人力资源。
3.2 临床病历档案信息化。彻底免去纸张记录患者就诊信息的原始方法，病人进入院内就诊开始，便将该患者纳入院内信息网络，使用计算机网络将病人资料送达院内有需求的各处，在病人就诊结束后，将病人资料自动化归入档案库，将之储存以便利用。
3.3 人事档案管理信息化。日常工作中的各项人事档案都经信息管理系统进行管理，方便进行迅速、准确的查阅，并且可将日常工作分门别类，使用查阅统计、处理报表、变更档案、维护系统等多种功能使工作效率得到提升，并且避免人为错误的产生。
3.4 建立具有医院特色的资料库以及信息交互平台。医院特色的资料库是指结合当地情形以及医院情况建立完善的资料储存系统，例如地方医院及小型卫生单位可将片区居民信息以及工作日常等进行纳入，方便地区工作的开展；综合医院则全面纳入各患者就诊记录、医院研究科室成果、院内知识、工作经验等，方便医院发展。而信息交互平台则是利用多媒体技术以及网络技术，解除地域的束缚，吸收更多的当代新技术项目，与多方进行资源共享以及交流，赢得共同发展。提升全院医疗服务水平以及医疗技术水准，为院内工作人员提供丰富的学习资料。
3.5 档案库、网络安保措施。随着信息化、网络化在管理系统中的深入运用，网络以及信息化档案的脆弱性被逐渐暴露，网络潜在威胁多种多样，加强网络安全措施以及资料库保全措施势在必行，需求不断的技术研发，不断升级安保措施，充分保障信息档案资源的安全。随着医院档案管理信息化的进程加快，未来势必实现信息高度共享，采取必要的隐私保护措施、应用安全措施，访问控制措施以及数据加密措施是必要的。
4 小结
医院档案信息化建设与档案管理是受大势所趋所必须完成的进展性任务，其可大量节省人力资源，提高工作效率，并促进交互[4]。尽管其有诸多优势，但是医院档案信息化管理是一柄双刃剑，在运用时如不采用先进安保措施进行辅助，必将导致严重后果。所以笔者认为，医院档案信息化建设是必要的，但是在建立、完善、使用过程中的安全性问题需要格外谨慎。
参考文献
[1] 厉红霞，张景华.关于医院档案信息化建设的几点思考[J].西部中医药，2012，25（05）：43-44
[2] 胡桂周.关于医院档案信息化建设的探讨[J].中国病案，2012，13（03）：43-44
一、档案信息化建设的基本内含
档案信息化的内容包括狭义上的信息化和广义上的信息化两个方面:狭义上的信息化，即档案自身内容的信息化；广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等多方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，广泛地服务于社会。这两个方面的目标相互联系，相互促进，因为，档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案信息资源，必然与社会发生普遍联系，与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成广义上的档案信息化。
二、改进档案管理方式，推进工程档案管理进程
档案信息化建设，需要科学高效的档案管理为前提，如何切实改进档案管理方式，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息的管理体制，提高工程档案管理水平，从单纯的传统管理方式向综合的现代化管理方式转变，是我们各级档案管理工作人员应当着力思考和着手解决的问题。
1.拓宽档案信息管理思路
档案管理的根本目的是为社会大众提供服务。档案管理部门和档案管理人员要拓展档案信息管理思路，坚持档案为社会大众服务的思想，从传统的档案管理方式转变过来，改变过去那种重保管轻利用，片面强调维护档案完整与安全的管理原则和以档为本的价值取向；扭转那种将本应该提供开放的档案束之高阁的局面和档案发挥作用的范围相对狭窄的局面；揭开档案神秘的外衣，将广大的社会公众迎进档案室的大门。
近些年来，档案管理的方式发生了很大的改变，从过去的手工操作逐步向着现代化管理的方式转变，这就要求我们档案管理人员在拓展档案管理思路的同时，切实掌握相应的专业理论知识和专业技能，从档案实体管理人员向档案信息管理人员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，不能单纯停留在“档案保管员”的层面上。各级档案部门，更应该顺应时代所需，从现实出发，从长远考虑，实现档案从“重藏轻用”到“以藏促用”的转变；从主要向领导或领导机关提供档案转变到为社会大众提供档案服务上来。
2.提高档案信息管理水平
随着先进信息技术的广泛应用和电子档案的加快推进，计算机管理软件为实现档案现代化管理做出了重要的贡献，网络建设和计算机管理在系统开发和档案利用管理过程中发挥着巨大的作用。使得档案管理的重心不断向档案信息化、现代化层面转变，也给档案信息管理水平的提高提出了新的要求。
档案电子文件作为档案信息资源，是经济社会发展过程中一笔巨大的文化财富。档案管理虽然不直接产生经济效益，但可为社会经济效益服务，产生潜在的社会经济效益。随着大量电子文件的生成，如何安全可靠地管理电子档案已成为档案管理中一个不可回避的现实问题。档案管理软件的对象是电子文件，选取合适的档案管理软件，有针对性地进行开发和利用是开展档案信息化建设一项重要的工作环节，档案管理软件，智能、高效、便捷、全面，通过软件的整合和开发利用，形成对档案电子文件功能的有益积累和对档案电子文件功用的有益发挥。从而达到科学、高效、规范管理档案电子文件的效果。
选取先进的档案管理软件固然是档案信息管理工作的重要手段，然而，发挥档案管理人员的聪明才智，提高档案管理水平，是疏通档案信息化管理脉络，提高档案管理工作质量的关键环节，在很大程度上决定着档案管理成效和档案信息化建设的成败。
3.加强工程档案信息管理
工程建设的过程是工程档案的形成过程，决定着工程档案的建立和形成。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施，从客观上增加了工程档案建立和管理的难度，而信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
工程档案管理人员要从传统的档案实体管理向档案现代化信息管理转变。建立多层次、多渠道、重实效的工程档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高工程档案岗位人员的业务素质和工作能力。
工程档案工作人员应全面学习和掌握计算机信息管理知识，参与本单位的软件开发工作，选用适合工程档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应工程档案信息管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便工程单位和部门利用工程档案的条件。
数据质量和容量是计算机管理系统的优势和成败的关键，要严把数据质量关，保证各项数据的全面和准确。利用计算机对工程档案管理，也应着重考虑数据审核制度的建立，在数据录入前进行审核，在数据录入后进行校对。
一、县级档案馆档案信息化建设存在的问题
（一）档案管理制度不完善。在档案收集、分类、归档、利用等过程中，相应制度不完善，难以确保档案的完整性和真实性，加之，工作人员风险意识薄弱，未能认识到电子档案的重要性，所以要全面实现档案的信息化建设还有很大困难。
（二）缺乏信息化建设的投入力度。要实现档案的信息化建设，就必须要有相应的信息化设备，但购买设备需要一大笔资金，对于本就资金缺乏的县级档案馆而言，显然就十分困难了，很难一次性将所需设备配置齐全。此外，对已有信息化设备未能做好定期的保养和维修工作，使得设备在使用过程中容易出现故障，而且也缩短了设备的使用寿命。
（三）未能突出重点工作。在档案信息化建设进程中，县级档案馆的工作没有轻重缓急之分，对于档案信息的收集也没有明文规定，导致很多单位提交档案信息的时候既有纸质档案又有电子档案，档案馆收集起来之后还要对档案进行全面性的整理，从而耽误了工作进程，影响了工作质量。
（四）对人员管理松懈。县级档案馆对工作人员的管理过于松懈，使得很多制度和规定都流于形式，未能全面落实。一方面，对各个岗位工作人员的责任和权限没有十分明确的界定，在工作中遇到问题或困难有互相推诿的现象，工作中的失误也不能第一时间追究到相应的责任人，致使职责不清，工作效率低下；另一方面，缺乏对工作人员的继续教育和培训，导致一些工作人员存在懒惰、安于现状、不思进取等消极的思想，或是在工作中还会出现懒散的行为，有甚者还搞形式主义、个人主义等，工作能力和综合素质难以得到有效提升。
二、县级档案馆档案信息化建设的创新思路
（一）创建科学、完善的档案管理制度。在信息化时代里，制定文件及档案的管理制度和办公业务的信息化管理两者之间是紧密相连的，因此要确保档案信息化建设的顺利、高效、安全、规范，就必须要创建科学、完善的档案信息化管理制度。如《档案信息化工作操作制度》、《电子档案管理制度》、《办公自动化系统应用章程》等，但在创建制度的时候必须要确保跟档案工作的新标准及新要求相吻合。
（二）强化县级信息化基础设备的创建。电子档案管理虽然方便、快捷，但必须要依赖于计算机，因此，要强化县级档案馆档案的信息化建设，就必须要强化信息化基础设备的创建。结合档案馆的实际需求，配备相应的计算机软件设备、硬件设备、网络设备等，采取最科学、最先进的信息化技术，切忌过于追求高级但跟实际不符的技术。此外，还要强化县级档案馆档案管理软件的水准。管理软件不仅能有效完成事务、业务的管理以及档案利用服务的工作，还能跟资源数据库系统有效结合成为有机整体，构成从数据录入———数据管理———数据处理———数据输出完善的应用链条。档案信息化建设的最终目的就是要实现数字化档案馆的建设，把各种档案资料和信息经过处理再传输，确保档案信息得到最科学地配置和最充分地开发与利用，尽可能实现信息资源的共享。
（三）紧抓重点工作，强化针对性管理。县级档案馆在开展档案信息化建设的时候，应该紧抓重点工作，对重点工作进行有针对性的管理。县级档案馆首先要求各个单位在提交纸质档案的时候必须提交相应的电子文件归档，对于办公自动化系统生成的电子文件，要落实办公自动化系统跟数字档案室的有效衔接。档案部门也要遵循档案管理有关标准和要求，强化对电子文件的鉴定、归档等有关工作的监管和指导，确保电子文件的完整性、真实性和实用性。其次，要不断研究电子档案接收、保管及利用的新技术和新方式，创建完善、合理的电子档案管理方式；强化对电子档案的接收工作，从根源上解决各种问题，充分发挥出电子档案的优势，并对档案需求者做好服务工作；要充分借助计算机对档案信息进行处理，实现档案信息的数字化储存，以及信息采集和信息服务的科学化和网络化。
（四）坚持“人性化”管理，强化档案队伍建设。档案信息化建设离不开各种信息化技术和设备，但更离不开人，因此，县级档案馆必须要重视对档案管理人员的“人性化”管理，对档案管理人员展开继续教育和培训，让他们掌握各种先进的信息技术、知识、管理理念以及各种信息化设备的操作规程。首先，要结合档案信息化建设实际对已有档案管理人员进行合理分配，并对他们展开业务培训和继续教育，同时还要不断引进专业的档案管理人才，打造一支高素质、高能力、高效率、创新意识和能力强的县级档案管理队伍。其次，要创造良好的工作环境和氛围，给档案管理人员足够的实践机会、良好的展示平台以及自我挑战和突破的机遇，给予真正愿意工作、有工作能力的人领导岗位，激励他们更加努力地搞好档案信息化建设。
作者:刘小瑕单位:内江市第一人民医院
关键词： 数字档案资源；建设途径；档案信息化建设；管理措施
当今社会已经进入信息时代，数字化与信息化手段日益增多，这也为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。更新原有的管理理念，充分认识和接受数字档案资源，学习和运用高新技术，做好档案信息化建设，创新管理方法，是档案管理在信息化时代迫在眉睫的工作。
数字档案资源与加强档案信息化建设有何联系？
数字档案资源是档案信息化建设的基础和前提。这部分档案资源与传统档案资源在本质上有许多不同点，但最大的不同就是内容数字化，即这种档案资源必须用计算机二进制数字代码来记录和阅读。面对这种全新的档案资源，档案部门需要一个逐渐接纳和全新的管理模式进行改造，在这个过程中需要的第一步就是数字档案资源的建设问题。
1如何实现数字档案资源建设
1.1数字档案资源建设的途径主要有两种：
1.1.1 办公自动化条件下形成的电子文件直接转化而来的数字档案资源。这部分数字档案资源又有两种存在形式：一种形式是办公自动化条件下形成的电子文件转存在一定载体上，以物理形式移交给档案馆；另一种形式是存在于网络上的电子文件，通过逻辑归档移交给档案馆。这两部分是数字档案资源最直接的来源，也是数字档案资源的主体和发展主流。到目前为止，我国对数字档案资源的积累和收集在规模和效益上还远远不够。当务之急是要做好以下两方面工作：一是加强对基层部门有关数字档案形成、保管、收集等方面的工作的规章制度的规范和管理工作；二是对传统档案工作现状进行适应数字资源的现代化改造工作。
1.1.2馆藏档案数字化后形成的数字档案。这部分数字档案资源是整个数字档案资源的补充和丰富。它主要来源于对传统档案馆中开放的且利用效率高的档案进行数字化处理，其目的是使深藏在传统档案馆中的重要档案信息使之充分地为人们所利用。这也是传统档案工作向数字档案工作进行过度和衔接的必经之路。
1.2数字档案资源建设的技术环节
1.2.1 数据库技术：数据库技术是数字档案信息保存和利用的重要技术。档案资源是一种数量巨大、内容类别繁多的信息资源，要把这种浩如烟海的信息有序化便于人们利用，必须加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入、保存，对各种数据库进行资源有效组织。
1.2.2 数字化档案接收：随着OA办公自动化的扩展与提高，接收本身就已是数字化产物的电子档案，必须重点抓好这几个环节的工作：密切关注电子文件的形成和积累，实行前端控制，研究其运作规律，提出质量要求；制定电子文件归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件能按要求及时归档；档案馆接收电子档案要按统一的格式转换数据，并与馆藏档案数字化工作融为一体。
1.2.3 数字档案安全性的保障技术：
a不同安全级别档案的制作和使用：档案信息的开放是有一定限制的。根据档案的保密和开放范围，对数字档案资源利用范围的设置是非常重要的一项技术工作。这方面的技术主要是通过利用权限的设置和传播环境的设置来实现。对不同密级的档案分别采取在线利用和脱机利用；对不同的读者，又可以利用不同的权限来控制对档案资源的获取。
b保障数字档案信息的原始性技术：数字档案不留痕迹的易改性如不加以控制，将使它的原始记录难以保障。人们针对这一缺陷研究出一些改善措施来最大限度的保证档案的原始性。这些技术措施主要有：加密技术、电子签署技术、消息认证技术、身份验证技术、防火墙技术、仿写技术等。这些技术的使用在数字档案设计和形成时就应该成为数字档案内容不可或缺的一部分。
1.3数字档案资源管理环节
数字档案资源建设要坚持规范性原则，统一标准，统一规范，确保电子文件的归档，数字化档案的保管、传递与利用等工作都实现有序化、标准化和规范化。除此之外，还要提高档案工作者的计算机网络保密意识，同时积极构建本部门信息系统主体，及其与外界关联行为约束机制。凡网络一定要与互联网实行物理隔离；定期进行网上信息检查，确保信息不上网。要准确把握纸质档案与电子档案的关系，妥善处理两种不同功能的档案，使档案资源利用取得较好的效益。
2如何实现档案信息化建设
档案信息化与数字化相比，它的概念更为宏观。档案信息化有着极其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，它包含了档案数字化、人员、法律、政策和标准等社会因素。可以说，档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。有了数字化的档案资源，档案信息化的物质基础和技术基础也就有了保障。而处在当前迅猛发展的信息社会，档案信息化建设已成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。
2.1加强档案部门基础设施建设
加强档案管理现代基础设施建设，保证电子文件有效安全运行和归档。档案信息化基础设施是档案信息资源建设以及各项档案应用系统建设的基础和前提，关系着档案信息化建设的成败和整体水平。档案信息化基础设施建设整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络。要在建立档案局域网的基础上与办公自动化、互联网等系统相连接，加快档案目录和档案信息资源数据库的建设。
【关键字】档案信息化；档案管理工作创新；文件中心；档案数字化
引导语：在档案信息化过程中，最具有高瞻远瞩的眼光的是国家档案局与中央档案馆，这两家最高阶层的档案管理机构早在2000年就已经颁发了加快档案信息化建设的通告。但是，不幸的是，13年之后，我国的许多档案馆仍然没有彻底完成档案的信息化，就更别提档案管理工作的创新了。应该看到档案的数字化、电子化、信息化、网络化是档案的新四化，也是档案管理工作必须进行的创新工作。这些创新不仅可以推动档案事业的飞速发展，更可以为国民经济的发展提供基本的信息存放、信息查询等基础设施与必要条件。我国的许多较大的档案馆虽然已经在向档案的四化进程中迈进，但是一则由于其档案的数据的庞大而无法在短时间内快速完成其四化的过程，二则由于其使用的档案四化的辅助软件系统的某些问题，使得这个进程无法实现突破性的进展。档案的信息化过程不仅是一个循序渐进的过程，更应该是一个从量变到质变的过程，好的档案管理软件的作用应该不仅仅是简单机械地录入现有的档案，还要在其内部将已前录入过的所有的档案之间进行有机地架构形成其内部的关联，这就使得任何一个查询某要档案的人都可以在查询完毕该档案的时候在计算机的屏幕上看到与其相关的或者可能相关的类似档案的名称，当鼠标在这些名称或条目上移动时就可以显示出这些档案的摘要与基本信息。这样的档案管理软件才是档案管理所需要的。
一、充分认识到档案信息化建设的紧迫性
1、档案信息化，可改善档案管理工作
档案管理信息化可以使得档案工作获得空前的发展，从纸质化到数字化是一个巨大的飞跃。这种飞跃带给档案管理部门的是从完全的封闭式管理可以走向全面的开放式经营。档案的信息化不仅仅是把旧有的档案变成数字化，而且还可以在互联网的依托之下将所有的传统的档案管理工作的流程完全拿到网络上来，比如传统的档案收集，就完全可以在计算机的辅助之下实现档案收集的自动化。这不仅为档案馆节省了人力物力而且也极大地提高了档案管理工作的效率与效益。
2、形势发展的需要
在信息化的时代，档案的信息化已经被摆在必须改革的突出的位置，在所有的行业都在实现电子化、信息化的现实的推动下，档案管理也必须与其相适应。档案的四化是任何一个企业都必段尽快着手完成的一项基本的企业现代化内容，只有实现了档案管理的四化过程才能使得企业的决策过程、执行过程更在有力，才能使得企业的内部信息流转更加的快捷便利。企业的最为宝贵的资源其实对任何一家企业而言都在档案室里，然而悲哀的是，我国几乎所有的档案室在绝大多数时间里都是大门紧锁，既无人管理更无人问津，档案室中的数以万计的珍贵的资源、宝贵的信息资源就这样被白白的浪费，这既是单位的巨大损失更是单位员工的巨大遗憾。一旦这些信息得以实现信息化，所有的员工都可以通过办公室的计算机方便地查询利用这些资料，那么对于企业提高劳动生产率、提高效益而言是意义非凡的。原始的档案的载体是纸质的居多，后来出现了录像带、录音带等其他的载体，但是不管是档案存放在哪一种载体，只要不能形成数字化、信息化，静悄悄地放在那里就是无用的垃圾。我国绝大多数档案馆目前仍然处理纸质存放、保管档案的最为原始的档案管理工作阶段。在现代化的信息时代，新的形势已经给档案管理提出了新的需要，那就是必须尽快实现档案管理的信息化。
3、企业现代化管理的强烈需求
在这个信息的时代，人们不但生活节奏日益加快，而且工作节奏也变得越来越快，这样的快节奏就要求企事业单位内部的所有职能部门的节奏都必须与之协调发展。然而不幸的是，在几乎所有的单位，档案管理工作都是一项在严重施后腿的工作。尤其是在单位的领导要做出重大的决策之前，当需要某几年的连续的或者类似的资料的时候，这对于档案人员无疑都是极为沉重的负担，因为大浩如烟海的档案海洋中寻找某一年的资料就已经极为困难，当需要在这些档案堆里找出某几年的以及与其相关的资料简直就比登天还难。然而类似的需求在我国的许多企业领导者中都较为常见，不仅领导做出重大决策需要更快捷、准确的参考资料，而且各职能部门工作查考也要求快速及时找到。
二、档案信息化建设实践内容
1、建立档案数据库。从2001年开始，我们把室藏档案的案卷目录、文件级目录输入数据库。截止2009年5月，已输入文件级目录12万多条、案卷级目录1万3千多条，在建立数据库的过程中，可边输入边打印，一方面补齐卷内文件目录，另一方面检验输入的正确性，从而确保档案数据库的真实性、完整性和有效性。
2、建立了档案室（馆）网站。并与市电业局、兄弟单位局域网实施系统内部资源共享。在局域网上向广大电力工作者提供档案信息查阅，并赋予权限允许实现全文下载，逐步实现信息沟通，营造更有利于电力经济发展的良好环境。
3、加强电子文件的收集和积累工作。电子文件是未来馆藏数字档案最主要的来源。以前，移交档案室的文件只需移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进档案室文件全部实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，纸质文件与电子文件一并移交档案室。
4、加强电子档案的整理与保护。电子档案整理：目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。文书电子档案整理对内部文件以年度、组织机构、保管期限进行组盘。
5、加大档案管理软件推广力度。电子文件包括电子文件内容、电子文件载体和电子文件显示、修改的电子计算机软硬件平台的组合。由于种种原因，各进馆（室）单位电子文件所依赖的软硬件平台不同，这给集成到档案数据库造成困难。
三、档案信息化建设创新
1、推进档案信息化，提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息化的现状是档案标准化、规范化滞后和各兄弟单位之间的档案资源不能实现共享，档案人员的业务水平不一，这些都严重影响了档案系统整体水平的提高。
2、信息化建设要着眼于提高系统的整体水平。档案信息化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。
3、有重点地抓好数据库建设。目前，国家电网档案信息化系统从总体上看仍处于由文件处理向数字管理系统的过渡与发展阶段，完成这一步的关键在于数据库的建设与完善。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。
一、深刻认识民生档案信息化建设的意义
民生档案信息化就是以各馆（室）藏民生档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对民生档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使民生档案信息社会化，实现档案资源共享。民生档案信息化中的信息不仅限于民生档案本身的记录信息，还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。民生档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面，促进民生档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播；另一方面，就是将民生档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不是孤立的，而是相互联系、相互促进的。因为，民生档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的民生档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的民生档案信息化。档案工作人员只有深刻认识到民生档案信息化建设的重要性，才会具有强烈的使命感和责任心，才会认真做好民生档案信息化过程中的各项工作。
二、创新民生档案信息化建设工作的途径
民生建设的过程就是民生档案的形成过程，这就决定了民生档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从每一项民生工作的初始，直到此项民生工作结束的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就大大增加了民生档案建立的难度，民生档案信息化管理就是提高民生档案管理效率与效益的有效途径。
1．更新档案信息观念。近年来，一部分民生档案管理系统已经开通了网上查询等一系列网络自动化处理平台。但是普及面还不够广，不能够达到群众的查询利用需求。民生档案部门必须敏锐地感受民生档案信息的变化，积极主动地去挖掘、收集、利用有利于档案工作开展的各种信息。必须创新档案信息观念，变档案整理者、保管者为档案信息开发运用者，从而更好地开展档案工作。通过接收、整理、扫描、录入等方式方法，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，使其实现数字化、标准化、系统化、网络化，以满足普通百姓对民生档案信息的需求。
2．整合档案信息资源。民生档案信息化建设的核心是民生档案信息数字化。没有数字化的档案资源库就是无水之源，没有档案资源数字化，档案智能化服务、档案信息网上传递就无从谈起。它是民生档案信息本身和支持档案信息运动的物质基础。因此，必须积极创新，主动挖掘、收集各种有价值的民生档案信息，敏锐地感受民生档案信息的变化。在量的积累上要达到一定高度，经过整合之后才能普遍应用于民生档案资源建设。民生档案信息不断“数字化”是民生档案工作追求的价值目标，也是创新的基础。要充分利用民生档案管理系统这一平台，加大对民生档案门类和档案资源的数字化进程，实现库存档案的全覆盖。
3．创新档案服务方式。随着档案管理系统这一平台的完善成熟，档案的保管条件逐步改善，利用范围越来越广，服务方式也应随着形势的变化不断创新。一是充分利用网络平台，开展民生电子档案在线查询借阅服务，减少实体档案的取放，增加档案的寿命；二是改变传统的档案利用服务模式，对民生档案信息资源加以分类、提取、分析、加工，实现多途径、多渠道、全方位主动服务，以满足利用者对民生档案信息的不同需求；三是依托现代化设备和手段，实现现行文件与民生档案的无缝对接，缩短民生档案形成期限，做到及时、准确、有效地服务大众。加快推进民生档案资源数字化、信息管理标准化和信息服务网络化的进程。
4．拓宽人才培养途径。要有针对性地培养一批既能熟练应用计算机技术、信息技术、网络技术，又掌握民生档案分类整理的专门人才，使之能熟练运用档案管理系统整理、归档和查询各门类民生档案，用以提高服务效率和质量。档案工作人员要努力学习信息知识，提高信息能力，掌握民生档案工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面的知识。现代的档案工作者，不再是以往的档案管理员，必须具有创新意识和科研能力，创造新知识信息，努力培养自身具有更深层次、更高的综合素质。现代的档案人员，应由一般的管理者变为民生档案信息专家，从传统的档案“保管者”变为民生档案信息资源的“管理者和传播者”。
作者:高东辉 单位:洮南市社区服务管理中心
