时间：2022-03-12 08:39:41
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案整理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
实物档案是指以物质实体为载体，能够反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品，是一个单位档案全宗的重要组成部分。各单位应将实物档案分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列），纳入综合档案室集中管理。由于实物档案具有分散性、多样性，整理、分类的难度大。保管、开发的任务重，从而使实物档案整理与其他门类档案整理产生脱节。为此，加强单位实物档案整理工作，巩固和扩大档案集中管理工作成果，是提高档案工作管理水平的当务之急。
一、实物档案的分类
分类是实物档案整理的重要环节，将实物按其属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等划分类别和层次，既利于排列、贴签、编目以及组织室藏和排架管理，也便于系统地提供利用。按照实物档案管理的基本规律和要求，实物档案的分类可采取问题、年度、保管期限等分类方法，以实现对实物的有序管理和有效检索。按问题分类就是将实物按其属性内容和形式特征进行分类。采用问题分类法，可以避免和减少同类实物分散的现象，便于按专题登找和利用。实物档案问题分类一般分为奖品类、赠品类、产品类四大类。每类的主要内容如下：奖品类主要有以本单位或本单位内部机构名义在各项比赛、评比、检查、考核等工作中获得的奖状、锦旗、奖章、奖牌、奖杯、荣誉证书等实物；信品类主要有有本单位的证件（法人证书、组织机构编码、营业执照、国有土地位用权证、房屋所有权证等），本单位机构变更、撤消或合并而失效的印章、证书等实物；赠品类主要有上级领导及社会知名人士为本单位的题字、作画，本单位开展的活动中有纪念意义的物品，本单位对外交际交往户收受的礼品等实物；产品类主要有本单位在行使职能活动时形成、制作或收存的模型样品、户试产品、终端成品等实物，如微标（章）、钱币、票证、邮票、纪念币、工装、设备等。
二、实物档案的排列
排列是指按照一定的原则和方法来定位实物先后次序的过程。通过排列，进一步增强实物档案的系统化程度，以方便检索利用。
实物的排列一般遵循“载体原则”，即同一载体的实物应当排列在一起。“载体原则”有利于目录检索和实物存取工作，同一载体的实物存放盒、柜，可以节省空间；同一载体的实物上架、陈列，显得整齐美观。实物的排列，在遵循载体原则下，一般按照实物的制发时间进行系统排列。同一类目内，同一载体的实物，按照制发时间的先后顺序排列，不同载体的实物可以按照制发时间的先后顺序进行排列，也可以按照载体形式进行排列，比如奖品类可按照奖状、锦旗、奖章、荣誉证书、奖牌、奖杯等载体形式依次排列，信品类可按照印章、证书、牌匣等载体形式依次排列，赠品类可按照题词、绘画、礼品等载体形式依次排列，产品类可按照模型样品、中试产品、终端成品等载体形式依次排列。
三、实物档案的贴签
贴签是指将实物在全宗中的位置进行标著，并以标签的形式在实物上进行粘贴。贴签是实物编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过贴签使实物在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作及将来查找和利用时的实体存取提供了条件。
标签如何编制。标签是指在纸张上以表格形式来记录和反映归档实物在全宗中的位置，表格的项目主要有名称、制发单位、获得时间、档号、获得单位、载体等，这是根据实物档案管理工作的基本需要设置。
四、实物档案的编目
编目是指编制实物档案目录。编制实物档案目录，可为实物档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
实物的编目以“件”为单位进行，每一件实物在实物档案目录中只体现为一个条目。实物按照分类、排列、贴签的结果，逐类逐件编制目录，以系统、全面地揭示实物的全貌。实物没有明确标明主题名称和制发时间的，编目时，要拟出名称并考证制发时间。同时，要在备注栏中进行说明。
实物档案目录设置档早、名称、制发单位、获得单位、获得时间、载体、存放地点、参见号、备注等项目，概括了实物的属性内容、形式特征、制作材料、获得时间、保存价值等方面的主要特征，是利用者检索的主要渠道。
五、实物档案的装盒
装盒（入柜、上架、陈列）是指将实物按件号顺序装入档案盒，购置档案柜、密集架、陈列橱的过程，这是实物系统化整理的结果。装入档案盒的实物主要是可折叠的或形体能够装入的，比如：奖品类的奖状（可卷成简状）、奖旗（可折叠平装）、奖章、荣誉证书；信品类的
印章、证书等。档案盒可使用6厘米厚的文书档案盒。盒内设置实物档案目录和备考表，以方便盒内实物的保管、利用、进出核查和填写盒内实物的情况说明。对于奖品类的奖章，证品类的印章，产品类的徽标、钱币、纪念币等.可平放在档案盒里用防酸纸板隔成的“井”字格内，用纸团塞紧空隙以固定实物位置，档案盒盖内侧可贴一张摆放示意图，注明档号，以方便利用。
六、结论
实物档案如何整理，档案行政管理部门还没有统一的标牌和要求，但是，各级档案部门有关实物的收集、整理、利用等工作却做得有声有色、不亦乐乎，相关的报道频频见诸报刊。本文所述实物档案的分类、排列、贴签、编目、装盒（入柜、上架、陈列）的整理流程是通常的整理方法，各单位可根据实际情况来确立合理的整理方法。比如：有些条件好的单位，除按照上述方法整理实物档案外，还可以给每件归档实物拍照，既可以用来展览展示，也可以做为声像资料归档；制作标签的纸张可以是白色的，也可以用彩色纸张，以增加美感。
参考文献：
第一，整理老照片之前要进行调查论证。面对凌乱且破损程度不同、尺寸各异、未经过系统整理的老照片、老底片，如果不了解其中的情况，简直就无从下手。所以，要做好老照片档案的整理工作，首先要对老照片、老底片的基本内容、质量、破损程度等进行摸底调查，才能制定出好的整理方案。从整理老照片档案的初始阶段，就要确立有利于老照片利用和保管的整理原则。
第二，要学习领悟好方法。通过学习好方法、好经验，可以使我们少走弯路，避免错误的做法。例如，可以到照片档案收集、整理和保管经验都很丰富的部门观摩学习，深入研究声像档案管理办法，并重点学习老照片档案的整理方法，从而明确本单位老照片档案整理工作的方向。
第三，要根据实际情况，确定工作方案。经过调查论证和学习，结合本单位工作实际，确定老照片整理工作方案。首先，要保证工作人员到位，可以请了解、熟悉情况的老同志一起进行老照片的整理工作，请老同志回忆历史，为老照片做文字上的注解。其次，提前订购老照片整理过程中所需要的必备用品，提早进行准备，对所需用品精心准备，严把质量关，为老照片的整理工作打下良好基础，不能因为准备工作不足而影响整个老照片的分类整理工作。
第四，要详细鉴定与注解文字。老照片整理工作中一个非常重要的阶段，就是老照片的详细鉴定与注解文字说明。对照片、底片逐一鉴定，并根据其重要程度、画面的清晰度、照片的损毁度决定取舍，对照登记的文字及当事人、知情人的回忆写出详尽的文字说明。老照片很珍贵，但如果考证不清其人物、事件等信息要素，缺乏必要的文字说明，老照片也无从发挥其应有的历史见证作用。因此文字说明是照片档案不可缺少的一部分。如果没有文字说明，许多照片所涉及的出处、事件、人物等因素就无法分辨，更无法判断其价值，也无法规范建档。说明应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等“六要素”。文字要简洁，语言要通顺，表述要清楚，“六要素”缺一不可，否则照片价值也会大打折扣。另外，充分利用现有馆藏的文书档案，也可以为老照片的文字注解起到帮助作用。
照片的文字注解要注意以下几方面:首先，注释的内容要繁简恰当。一组照片的第一张总说明要详细注释，尽量揭示照片所包含的全部内容。其他照片的注释则要求简明扼要，因为主要内容已在总说明中揭示，只要把一组中单张照片的主要内容交待清楚即可。因此，在照片档案注释中要繁简合理、恰如其分。其次，注释的内容要齐全完整，不能随意省略。照片档案的文字说明是由时间、地点、人物、事由、背景、摄影者六要素构成。历史照片档案因时间久远，一些要素残缺不全，全部考证有一定困难，这类照片数量不多，但很珍贵，在鉴定整理时要慎重对待，要素不齐全的要抓紧时间补齐，力求完整。但也不能因为要素不齐全而随意剔除、销毁。只有综合地运用档案注释的六要素，才能客观地揭示照片影像的全部信息。最后，注释时要避免以误传误。照片注释中涉及到的地点、时间、人物等要素必须核实准确。特别是人物的姓名、身份更要准确无误，切忌主观臆断，随意编造。不可靠的注解会给后人研究历史造成假象，导致错误的判断。
第五，进行老照片的分类归档。可根据本馆照片档案的现有分类方法和国家颁布的有关法规，把这些老照片进行先分类后立卷的归档整理工作。在每个类别下，根据老照片档案的具体内容进行立卷排列。例如在外事类照片中，可以组成国际学术会议卷、外国党政官员来访卷、外籍专家讲学卷等，按顺序排列后，归于外事类照片下面排好序，可排成ASX12—6—30、ASX12—6—31和ASX12—6—32等案卷号，其中的ASX12代表照片档案，6代表外事类，30、31、32等代表这些案卷在外事类照片中的案卷号。
第六，老照片档案的数字化。随着计算机网络通信等高新技术的飞速发展，数字技术给传统的文献开发带来了巨大的变革，数码影像技术为这些珍贵的历史照片更好地保管和提供利用开辟了新途径。为此，购进专业的扫描仪和数码相机，将老照片进行扫描、翻拍，可提高老照片的品质，增强老照片的现代化管理水平，保障照片数据库的质量，从而拓展服务范围，满足社会和不同利用者的需求。老照片档案的数字化、规范化管理可以减少老照片档案的调用频率，延长照片资料的寿命。同时，运用数字化管理技术，也大大加快了照片档案的检索速度，简化利用照片档案的程序。对于老照片档案的数字化，可使用扫描仪对老照片档案进行数字化转换，应用计算机图像技术对数字图像进行处理并用各种数字图像的输出手段进行复制。扫描过程是照片档案数字信息转换不可缺少的一个重要环节，扫描仪的分辨率是照片档案数字化转换质量的主要指标，扫描仪分辨率的确定应综合考虑图像质量、存贮空间、扫描时间、还原输出等因素来选取分辨率。而色彩位数和灰级度数值大小与扫描质量成正比，它是数字图像反映颜色精度的重要指标。因为老照片主要是黑白照片，一般来讲，选用300-600dpi的分辨率，16位灰阶，反射稿属性，根据需要把老照片存成TIFF或JPG格式。经过扫描，完成数字化，这将丰富照片档案的利用方式，扩大利用范围，为对外宣传、地域规划等做出不可缺少的贡献。例如可以利用馆藏照片和档案，举办老照片回顾展，从而拉近照片档案与百姓的距离，使尘封已久的照片档案发挥更大作用。
总之，老照片不仅是历史瞬间的定格，同时，它也能够满足人们百闻不如一见的愿望。我们加大老照片整理开发的深度和广度，也是顺应当今社会对照片档案的需求。照片档案同其他载体档案一样，是人们社会实践活动中真实的历史记录，是党和国家的宝贵财富。照片档案的建立，极大地丰富和完善了人们的历史记忆，为人们以更容易感受的方式再现历史，为传承历史文化、弘扬民族精神发挥巨大的历史作用。老照片整理工作是一项艰苦而细致的工作，是一项承前启后的历史性工作，只有发扬锲而不舍的精神，积极努力地进行老照片档案的整理归档工作，才能及时满足本单位和社会的需要，开辟各种类型的特色服务，使老照片档案成为档案馆特色服务的新亮点。
参考文献
1、刘艳丽:《旧照片档案的整理》，《档案天地》，2003年第2期。
2、吕榜珍:《多媒体档案的采集、组织与传输》，《档案学通讯》，2004年第1期。
3、王娟、柳青、纪桂英:《照片档案注释应注意的几个问题》，《山东档案》，2003年第4期。
4、吴艺博、贾玲:《整理老照片的思路与方案》，《兰台世界》，2005年第9期。
5、徐玲玲:《馆藏老照片的收集、整理与利用》，《图书馆》，2004年第4期。
6、张茹:《科学处理新老照片 再现历史鲜活画面》，《档案》，2005年第4期。
【关键词】企业；档案；数据；整理
阿舍勒铜业公司的档案管理一直以规范化管理为工作目标，要求负责档案管理的人员严格按照公司档案管理制度进行档案管理，并在日常工作中，不断地向各部门档案管理人员灌输档案对公司发展的重要性，要求在档案管理的每个环节中，均要求做好书面与电子登记记录，确保档案的安全性，做到万无一失。在档案管理的硬件建设上，按照档案管理工作的要求，2008年一次性投入资金40余万元，为彻底改善各类档案的保管条件，安装密集架150组、底图柜10个、电子文档柜4， 购买了档案管理专用电脑、快速扫描仪、复印机等先进仪器设备。设置了独立的综合档案室和档案人员办公室，安装了铁门、防盗窗、窗帘、配备了灭火器、温湿器使档案室达到了防盗、防光、防火、防潮、防高 、防尘、防鼠、防虫的“八防”要求，做到警种长鸣，宁可千日无事故，不可一日不防范，确保万无一失。为阿舍勒铜业股份有限公司，今后各类档案的管理走向一个科学化、规范化的管理轨道打下一个坚实的基础，让馆藏档案更好地发挥作用。
1. 企业档案管理的重要性
企业档案是指企业在各项生产、经营活动中形成对国家、社会和本企业具有保存价值的各种文字、图纸、声像等不同形式的历史记录。各企业应注意日常工作中，各种文件材料的形成、积累，并按一定要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。
2. 企业档案管理原则
2.1 统一领导，分级管理。企业的内部档案机构要对本企业的档案工作实行归口管理和统一领导，建立统一的企业档案管理制度，对企业的全部档案实施综合管理。
2.2 维护企业档案的完成与安全。维护档案的完整，从数量上说，要保证企业档案的内容上齐全配套；从质量上说，要保持企业档案的系统性和内在的有机联系，在范围上应涵盖企业全部工作、生产及活动所产生的各种门类、各种形式的文书、科技档案，严防对档案人为地加以割裂和零乱堆放。维护企业档案的安全，对企业档案进行很好的管理和保护，要加强保密工作，严防企业档案的丢失和失密现象发生，严守企业档案中所含的事项，保护知识产权，维护企业的合法权益。
2.3 便于企业和社会对企业档案的有效利用。企业档案的利用，既是企业档案工作的基本出发点，又是企业档案工作的最终目的。企业档案管理工作之所以能够延续下来并得到不断发展，就是因为它对社会有一定的利用价值。企业档案的利用惯穿于企业档案管理工作的各个环节和始终，并且是检验档案管理工作质量的根本标准。
3. 加强企业档案管理标准化建设
3.1 明确归档制度。企业的档案属于企业所有，企业工作人员都有建立档案、保护档案的义务，不得裁留档案。行政管理、劳动人事、经营管理、生产技术管理类文件按年度一年归档一次，要在次年的第一季度前归档。项目开发、设备仪器、基本建设、科学研究类文件材料应在项目完成后15日内归档。会计核算类文件由财会部门整理归档，保管一年后向档案室移交。企业人员因公外出学习、考察、开会获得的文件材料，要在会议结束后10日内向档案室移交。对制度的执行情况，档案员要跟踪督办，相关部门和人员要积极配合。
3.2 严格遵守企业档案管理流程。包括管理部门、文件点收、文件整理、档案分类、档案名称及编号、归档与档案清理、保存期限、档卷清理、调卷程序、调卷管理等。
3.3 完善企业档案管理制度。包括档案保管制度、档案保密制度、档案利用制度、档案人员岗位责任制、档案统计制度、文件材料立卷归档制度等。
4. 电子档案的优越性
4.1 电子档案减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作效率。文书归档管理人员以前都是手工直接建档，工作枯燥乏味，自从实现用计算机来处理文档后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档，减轻了工作人员的劳动强度。
4.2 计算机管理有利于防止遗漏文件，达到查漏补缺的目的，用计算机整理归档文件，可随时查漏补缺，使文档不存积，只要打开计算机，轻轻按一下键盘，找到档案目录修改一下就可以了。
4.3 计算机管理有利于文档的保密。过去的档案都是整卷归档，当借阅者想查阅某卷的一份或者几份文件时，需要整卷提供，利用者能够看到整卷内容，这不符合文档管理保密要求。而计算机管理采用按“件”整理归档，借阅者无法看到其他无关的文件，达到了文件保密的要求。
4.4 计算机管理有利于提高档案管理工作质量。利用计算机管理档案，档案工作人员就可以从枯燥乏味的整理工作中解脱出来，可以充分的把时间和精力放在其他工作中，提高档案管理工作效率，使文书档案的管理能够发挥出更好的时效价值。
5. 电子档案管理中存在的问题
5.1 计算机管理电子文件原稿保存的忽视问题。
目前，人们日常办公中，基本上在计算机上起草和制作文件，往往一旦文件被定稿，打印成正式文件后，电子文件作为草稿就被忽视了保存价值。许多单位对电子文件随意进行删改，没有采取很好的保护措施，使电子稿件失去了原始性，从而也就失去了归档保存的意义。
5.2 计算机管理电子文件的信息安全与保密问题。
电子档案利用计算机保存，存在着保存位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性问题，这就使电子档案与载体相分离，使电子档案信息随意被修改、窃取、销毁。当下，互联网越来越广泛的开放于社会，计算机极易被电脑病毒感染和电脑“黑客”闯入，很可能对档案存放载体形成威胁，载体一旦被攻击就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个计算机系统瘫痪。
5.3 计算机管理对电子文件的接收格式问题。
由于计算机对电子文件的管理在全国范围内还未普及，每个档案管理部门使用的档案软件不同，存储档案方式不同，档案文件在转手移交过程中会出现一些困难，从而阻碍了档案管理的正常工作，影响了工作实效。
6. 解决电子档案管理过程中问题的对策
6.1 加强计算机对电子文件的全过程管理。
非常重要的文件应原稿进行收集和积累，草稿性的文件一般情况下可不保留。对起辅助作用或正式作用的文件应及时收集和整理，并与纸质文件之间建立一对一的标识关系。必要时应进行备份或者对文件进行压缩，以免系统发生故障使电子文件信息丢失。
6.2 重视和加强对档案管理人员的培养教育。
档案管理者应具有较高的专业素质。必须具有扎实的专业理论基础，掌握档案工作的方法和规律，精通档案业务，在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。另外，要对现有的档案人员进行专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。
6.3 加强对电子文件所依赖的计算机软、硬件设施管理。
软件管理上，要积极开辟电子档案存储的新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。
7. 工作中的不足和今后打算
7.1 加大专业学习力度，不断提高自己的业务素质。
为贯彻落实《关于进一步加强干部档案管理工作的意见》，按照市委组织部的统一部署，我院对所管的干部人事档案进行了认真的自查，对存在的问题提出了整改意见，具体工作情况如下：
一、自查工作
对干部档案从以下几个方面进行了自查。
1目档案日常管理工作。
济宁技师学院对干部档案管理工作给予了大力支持,建立了专门的库房,购置了干部档案管理必需的设备设施,总投资近20余万元,档案室配备了熟悉档案工作的管理员进行专人负责。档案的利用借阅根据相关规定执行,并在档案借阅登记薄上进行登记,档案的转递须填写转递干部档案材料通知单,对于档案材料及时收集上报。
2 目标化管理工作。
组织人事处认真履行十项职责,建立健全了八项制度,同时制作了相应的簿册。组织人事处下设有档案室负责普通干部和职工的档案管理工作，组织人事处下设的组织干部科安排有专人负责科级干部档案的管理工作。 已提出干部档案管理工作达标申请。
3 档案材料收集归档工作。
对于档案中99年干部履历表、考擦材料、年度考核表、加入组织志愿书、干部任免审批表、“三龄一历”确认登记表等关键材料进行逐一检查，特别是对“一票否决”的现象逐一排查。
对部分干部学历材料缺失情况通过学信网查验并把查验结果入档，对学信网查不到的就到发证机关查验；对部分履历表缺失的情况，通过组织人事处调查并作出说明；对部分合并学校干部缺失干部任免表的通过查找相应任免文件并作出说明，对缺少年度考核材料的通过调查并查找相应文件后作出说明。
4 档案案卷整理工作。
档案整理过程中按照有关规定进行整理，杜绝档案中虚假、错装材料的情况发生。
二、存在问题
对干部的档案按一定比例进行了抽查，发现一些问题，如部分合并学校干部的干部履历表中无组织印章、无本人签名；部分干部的目录个别材料的排序需要调整，个别材料的命名还需更改；技术加工和装订的标准还需提高。
三、 整改意见
对发现的问题，济宁技师学院相关领导批示：立即展开逐一排查、修正；对于该入档案材料及时入档，对于档案的技术加工和装订应进行加工修正，提高加工装订质量。
济宁技师学院
关键词：城管档案；档案管理；档案整理
档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录[1]。随着我国城市化建设进程的不断加快，城市规模的不断扩大，城市管理过程中形成的各类档案增长迅速，已经成为了城管工作中的一项重要工作内容。城管档案是指在城市管理活动中直接形成的具有保存价值的各类形式的城市管理活动历史记录。城管档案在城市管理与发展中发挥着重要的作用，是城市各项管理工作重要的参考与依据，也是反映城市管理水平的重要指标之一。
1 城管档案的重要性
城管档案是对过去城市管理工作和历史情况的记录，完整翔实的城管档案可以为机关工作提供备查依据，对城管档案进行调研，则可以深入挖掘城市管理工作内在的规律，为城市管理工作的发展提供最基础的参考资料。随着我国城市化进程的不断加快，城市人口、规模不断增扩，城市管理工作的难度也不断增加，问题不断增多。城管档案在此种发展形势下，其重要性越发突显，成为我国解决城市矛盾问题、提升城市管理水平、指引城市发展方向的最重要的数据信息来源与依据。
2 城管档案归档整理工作中存在的问题
目前，我国城管档案收集、归档整理工作主要是由城管局来负责进行。城管局是城市管理中负责综合行政执法的部门，是由原事业单位“城管办”、“联合执法大队”演变而来。工作内容繁杂、档案管理意识不强等诸多因素使得城管档案工作一直是城管工作中一项次要性的工作。对城管档案管理工作重要性的认识不足使得城管档案工作在相当长的一段时间内处于被动的局面，在档案收集、归档整理、保管、编研利用等方面存在不足之处，尤其是在城管档案的归档整理方面。
归档整理是档案管理工作的重要环节，也是档案管理工作的基础与起点。档案归档整理工作，就是按照一定的原则和方法，将处于零散和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列与编目，组成有序体系的过程[2]。目前，在城管档案归档整理过程中，存在着诸多问题，包括了档案的装订、分类以及排列等方面，其中，档案分类是问题较为突出的环节。
在档案分类上，没有根据工作实际情况制订合理的分类方案是比较突出的问题，而既使用“机构”又使用“问题” 标准来进行分类是较为常见的问题，这种分类标准的交叉使用，使得档案文件分散归档，对文档的检全率具有较大影响。在《归档文件整理规则》中，归档文件的分类方法有三种，分别为保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度，但在实际的归档文件分类中，采用级次分类法、收文发文分类法、文号分类法等方法的现象多有存在，这些分类方法不是全国统一的分类标准，在反映归档文件间的历史联系、形成规律以及文件内容方面多有不足，容易给文件检索与存取造成困难。
对于归档文件的排列问题，《归档文件整理规则》中有着明确的规定：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。但在实际的工作中，按文号排列、按问题排列或是全部文件都按时间顺序排列的现象十分普遍，给归档文件的存取以及整理造成困难。
3 归档整理问题的成因分析
任何问题的存在都有其产生的深层原因，城管档案的归档整理问题也不例外，只有对问题的成因进行深入分析，才能有效的解决问题。就城管档案管理中的归档整理问题而言，其成因主要是档案工作人员的专业水平与素质因素，当然，更深层的原因也与管理者对档案工作的重视程度有关。
档案管理是一项专业性较强的工作，而档案整理环节，尤其是档案的分类，是最能体现其专业性的地方。目前，城管系统内的档案管理工作大多是粗放型的管理状态，远未达到专业化管理的水平。档案工作人员大多是兼职，设有专职档案员的部门较少，而即便在设有专职档案员的部门，具备档案专业高等教育水平的人才也是少之又少。档案专业人才的缺乏，导致了城管档案管理工作一直滞后于城管部门的整体发展。长时间停留在表面意义上的管理，未能达到专业化的管理水平，对城管档案管理工作向更高层次发展造成了重要影响。
城管档案管理专业人员的缺乏，也使得城管档案管理各项制度的建立与完善缺少了专业指导。如专业人员的缺乏使得档案分类方案的制订无法从单位实际出发来有效规范档案的归档整理工作，导致了分类方法不具体、档案保管期限设置不合理等问题的发生。
4 提高城管档案归档整理工作成效的方法
4.1 加强档案管理专职专业人员的设置与引进
专职与专业人员的设置与引进既是两个方面的事情，同时也是合二为一的。目前，多数城管部门的档案员是兼职，但随着城管档案管理事务的增多，兼职档案员已经无法胜任与满足城管部门档案管理工作的需求，只有设立专职的档案管理工作人员，才能更好的完成档案管理工作的要求，同时，专职的岗位设立也体现了对档案管理工作的重视程度，也是吸引档案管理专业人才的基本条件。而对于专业档案管理人才的引进，要从多渠道、多方面来进行，要从城管部门人力资源战略层面出发来进行。单位应投入更多的资金支持，应提供更多的人才吸引条件，加强人才培训与平台的提升建设，为人才的发展提供上升的空间，只有如此，才能吸引到高素质、高水平的档案管理专业人才投身到城管事业，才能为城管档案管理的长远发展打下坚实的人力资源基础。
4.2 加强现有档案管理人员的专业技能培训
加强对现有档案管理人员专业技能的培训无疑是快速提升档案归档整理工作成效的有效方法。档案管理人员应对《文书档案管理归档文件整理规则》进行学习领会，对实施细则要加强理解。培训内容应以日常工作的常用技能与常见问题进行重点加强，要少理论性多实用性，注重实效。培训应定期举行，可以派员进行外部培训，也可以在单位内部组织，聘请省市档案馆的专业人士进行指导讲座。
4.3 制定科学合理的档案分类方案
档案分类是档案归档整理最重要的也是核心的内容，因此，制订科学合理的档案分类方案对于档案归档整理工作来说是至关重要的。档案分类方案要根据国家档案局2006年公布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要求以及《文书档案管理归档文件整理规则》来制定。档案分类方案要使用正确的分类方法，要正确界定城管局文件材料的归档范围，准确划分档案保管期限，使保存的档案反映本局职能活动情况，维护其历史面貌。
科学合理的档案分类方案，需要专业的档案管理人员来完成，而且还要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。鉴于城管局档案管理的专业水平，可以在档案分类方案的制定时请上级档案管理部门进行协助指导，方案一旦确定，文件的归档整理便可以按照整理规则顺理成章的进行。
5 结束语
档案整理工作的基本任务是建立档案实体的管理秩序，使档案实体有序化、条理化，其意义与价值在于为整个管理工作提供一个严格有序的工作基础。城管档案归档整理工作中存在的问题，除缺乏专业的档案管理人员外，对于档案管理工作的重视程度不够也是重要因素。因此，加强档案管理工作重要性的宣传，强化档案管理意识，也是提高城管档案管理工作成效的重要内容。
参考文献
【关键词】新视角 档案整理
【中图分类号】G272 【文献标识码】A 【文章编号】1674-4810（2014）24-0199-01
档案整理是企事业单位不可缺少的部分，它对保存历史信息，用于工作参考，学习经验等都有重要的作用。在社会科技与文化不断发展的今天，档案整理也需要从新的视角来思考，以适应新技术、新文化带来的影响。
一 目前档案整理工作存在的问题
1.档案整理缺乏认识
由于部分单位对档案整理工作的认识不足，缺乏足够的人力财力投入，导致档案整理工作一直没有落到实处。主要体现在以下几个方面：（1）档案整理人员稀缺，在职人员有的不具备档案整理专业素质，不能高质量、高效率地完成归档的任务，还有的档案整理人员虽然具备一定的专业素质，但是由于上级缺乏重视，引起员工对工作的忽视，出现工作不认真，态度不端正的情况。（2）档案整理从业人员年龄结构不合理，偏向老龄化，缺乏专业技能培训，导致业务水平低下，档案的搜集、归档、数字化、装订等任务均不能有效完成，甚至出现遗漏、误收等现象。（3）由于档案馆大多是办公、保管、调阅为一体，没有很好的区分，对档案馆的服务性产生了影响。
2.档案整理意识薄弱
对单位而言，档案整理往往处于工作的尾端，工作性质导致其不容易出成绩，不受外界重视，甚至被认为是单纯的记录工作，不需要人力、物力、财力的投入。种种不良意识导致档案整理工作的重要性和必要性没有得到充分认识，部分单位还对资料归档工作产生了抵触情绪，这些都严重制约了档案整理工作的有效有序进行。
3.档案整理缺乏方法
由于前文提到的因素，档案整理人员对自己的工作产生了认识偏差，他们认为档案整理不重要甚至不需要进行，只需看好档案即可；同时单位又缺乏足够重视，导致档案整理还是由老一辈员工按照传统方法进行，这在飞速发展的社会与科技面前显得格格不入，档案归档缺少数字化、信息化，也缺少高效实用的整理方法。
4.档案整理缺乏规范流程
规范的档案整理工作，应配备统一、科学、标准的工作流程或操作手册，而目前的档案整理更显随意性、人为性。制度与规范没有体现在工作中，这样容易对档案的实用价值产生严重影响。
二 新视角下档案整理的方法
1.强化档案整理人员的知识技能培训
要让档案整理跟上时展的脚步，其从业人员就应当接受相应的教育，使工作更科学，方法更先进。首先应配置先进的档案整理设备，建立档案信息化系统、档案查询网络、完善档案快速录入设施，并教育员工熟练掌握设备的使用与系统的组成。另外，新视角不仅是档案整理新技术的运用，还是从业人员思想与观念的变革。对于档案的新载体、新种类、新材料，设备的新技术、新功能、新知识，都需要活跃的思想来驾驭。因此，单位还应引进年轻的档案整理人才，实现档案整理工作的知识化、年轻化、专业化转换，使档案整理水平大大提高。
2.新视角下的档案整理信息化
在新视角下，档案的电子信息化已是大势所趋，而要建立一套档案整理的信息化系统，笔者认为可从以下几方面入手：第一，条形码与二维码技术。信息工业的飞速发展使条形码成为验证商品信息必不可少的部分，二维码也在近几年开始流行于网络世界成为信息的重要载体。档案整理也可借鉴这样的先进技术，将每一份档案归入一个条形码或二维码，大大方便日后的查询与管理。第二，数据库技术。目前的数据库技术已相当成熟，这为档案整理的电子信息化提供了重要手段。企业单位可通过建立档案数据库，将档案整理电子化，简化日后的管理与查询。第三，加强档案管理的资金投入。要完善上文所说的设备，就应投入足够的资金。首先，单位应认识到档案整理的重要性，其重要性主要体现在以下几点：（1）保存经济成果，成为日后主张经济利益的凭证；（2）对企业来说，档案是质量的证明和追溯的依据；（3）档案还包含了技术开发的过程与经验；（4）档案的整理也是企业单位文化的积累，一本档案包含了单位发展历程与其厚重的文化底蕴。明确了档案整理的重要性，单位的有关负责人就应保证整理工作有充足的物质保障，要按照国家和行业标准完善档案整理的相关要求。档案人员的编制、档案工作规模、档案数量的定制等都应提上日程。这样，才能完成档案整理的建设与完善，实现数字化、信息化、标准化、规范化的档案整理工作。
三 结束语
综上所述，从加强从业人员培训与人才引进，建立完善的电子信息化档案整理系统，加大档案整理资金投入三个方面下功夫，就能在新时代更好地进行档案整理工作。
参考文献
电子档案的整理和保护随着科技的发展会越来越普遍,对于整理和保护的技术要求也会越来越高,所以,我们应该深入的研究,认真的对待,最好电子档案的整理和保护,为以后的电子档案发展做好铺垫。除了做好对电子档案整理和保护的基本认识和注意事项,我们还要做好相关法规的完善,建立健全合理、科学、严密的制度,只有这样才能更好的规范和维护电子档案的安全。
关键词:电子档案;整理;保护
1前言
电子档案,是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应,相互关联的通用电子图像文件集合,通常以案卷为单位。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体,是将实 体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动,只有引入正确的软件,硬件与足够的背景细节,这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端,以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。现在电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。[1]我们的电子文件现阶段存在着快速的信息爆炸增长的问题,所以我们需要迫切的去对信息资源进行管理,只有整理好了科研、教学、生产以及基建等才能顺利的进行,电子档案的价值也能得到长期的利用,所以我们要认识到电子档案整理和保护的重要性,并对它们进行更加深入的研究。
2电子档案的整理
3电子档案的管理保护
4总结
电子档案的整理和保护随着科技的发展会越来越普遍,对于整理和保护的技术要求也会越来越高,所以,我们应该深入的研究,认真的对待,最好电子档案的整理和保护,为以后的电子档案发展做好铺垫。除了做好对电子档案整理和保护的基本认识和注意事项,我们还要做好相关法规的完善,建立健全合理、科学、严密的制度,只有这样才能更好的规范和维护电子档案的安全。
关键词:工程档案;整理;模式
中图分类号:C93
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)13-0172-01
大型工程的档案资料,是工程在规划、勘察、设计、施工、验收等工作中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据及声像等资料,是工程建设过程和建设成果的真实反映,加强对这些资料的收集整理,具有很强的使用价值和现实意义。
1 大型工程档案收集整理特点
大型工程档案的收集整理工作具有“五多两少”的特点:一是参建单位多。大型工程是在市场经济条件下,依托社会力量进行建设的,参与工程建设的施工、监理、物资供应单位较多。二是大型工程项目分类多。大型工程大多是综合性的工程,有土建工程项目、安装工程项目等。三是参与大型工程的各个单位收集整理工程档案的标准规范多。有国家标准、企业标准、行业标准和地方标准。四是技术复杂、需攻克的科研课题多。大型工程为适应新时代社会的需要,建设质量要求高,会有许多新技术、新设备、新材料被应用,且施工工艺复杂,操作难度大,有很多不确定因素,因此,工程的设计变更可能较多,科研课题较多。五是大型工程文件资料表现形式的多样性。工程的复杂性决定了工程文件资料表现形式的多样性,这里的工程文件资料表现形式是指参建单位产生工程文件资料的式样,如:文件、图表、联系单、报验材料和电子声像资料等。参建企业根据每个工程项目特点和国家行业规范,在以往的工程档案工作中已形成了固定的模式,如:大型国企一般使用国家标准规范;民企一般使用省级制定的地方建筑标准规范;特殊行业使用行业标准规范,经过我们对这些标准规范进行深入研究后,发现他们都有很强的适用性和合理性。因此,大型工程文件资料的表现形式没有必要统一到一种标准规范中来(实践证明这也是不可能的),是可以呈现多样性的,但应符合省部级以上的建筑标准规范。六是竣工移交时间紧、收集整理档案资料的时间少。大型工程一般都有精确的时间节点,竣工后应尽快向使用单位移交,这也要求竣工时必须完成工程档案的整理归档工作。通常越是大型的工程,工程档案工作的时间节点越是紧迫(如奥运工程)。七是专业人员少。大型工程的文件资料和各种图纸数量和种类多,工程档案的收集整理工作相当繁重。而建设单位的档案工作人员数量一般较少,有的单位没有图档专业人员。
2 大型工程档案收集整理的方法措施
施工单位普遍存在着重施工、轻档案管理的观念,有些单位没有专人负责档案管理工作。为此,我们反复强调,承建单位必须强化二个管理,一个是施工管理,要交一件合格的产品;另一个是档案管理,就是交一份合格的档案资料。为此,我们主要采取了以下措施:
2.1 明确大型工程档案收集整理责任分工
用合同约定各单位收集整理工程档案的责任。在与参建单位签订合同时,明确规定各单位收集整理工程档案的条款。一是参建单位务必按照相关要求收集整理本单位负责的工程档案。工程档案同工程实体一样,是工程竣工验收的一项硬性指标。二是收集整理工程档案必须参照相应的标准规范。三是工程档案工作的时间约定。一项大型工程建成,与之配套的工程档案收集整理完毕(工程验收产生的资料除外),该项工程才能申请验收。因此,工程档案要边施工,边收集,边整理,确保工程档案工作与工程建设的时间节点相吻合。
2.2 合理地划定立档单位
通过合同的约定,工程文件资料的分类,建设单位的各部门和各参建企业顺其自然地被划成了若干个立档单位。只不过这些立档单位是人为指定的,是阶段性的,他会随着大型工程竣工验收而自然结束。
2.3 科学地将工程文件资料进行分类
根据大型工程档案工作的实际情况,将大型工程的文件资料分为三部分:一是建设单位产生的工程文件资料(含工程设计文件资料)。二是施工单位产生的工程文件资料(竣工文件资料)。包括施工组织设计文件;编制的预算文件;施工中间的经济签证;分部、分项工程验收记录表;分部和单位工程质量评定表;隐蔽工程验收、评定资料;工程的主要材料、构件、设备的检验单、试验报告和出厂合格证;工程的设计变更资料;本单位产生的与建设单位、监理单位来往的施工管理联系单、会议纪要等文件;工程的竣工验收资料及质量等级评定资料;工程竣工图;工程竣工报告;编制的工程结算文件;施工情况总结;工程的质量保修资料;工程质量事故报告和处理情况报告;施工日志;工程的声像资料等。三是监理单位产生的工程文件资料(监理文件资料)。包括监理规划书;监理细则;本单位产生的与建设、设计、施工单位来往文件;监理工作日志;监理通知书;停(复)工通知单;会议记录(纪要);监理工作月报;材料抽验单;工程质量抽验单;工程质量事故处理记录(报告);专题报告;工程质量评估报告;监理工作总结报告等。
2.4 采取多种方法收集大型工程档案
多种方法收集,是指各立档单位从自身的实际出发,千方百计地全面收集与大型工程有关的所有工程文件资料,这是保证每个工程项目归档文件资料的真实、齐全和完整的基本要求,也是保证工程文件资料安全保密的需要。对全面收集来工程文件资料,一是按照职责分工的范围,对号入座,组织鉴定。二是对于不在本单位整理范围内的文件资料,交建设单位的档案部门处理,重新鉴定后或归档,或统一销毁。
3 统一归档,规范录著,实现信息自动化管理各立档单位将表现形式多样的工程文件资料,采用多种方法收集齐全完整后,一定要遵照《大型工程档案整理技术规范》的标准进行整理,做到外观整齐化一、内容真实完整,实现数据电脑管理、检索快捷便利。为此,可采用以下措施:
(1)根据《大型工程档案整理技术规范》的有关规定,结合本工程项目的实际情况,制定下发《工程档案整理实施办法》(此文件的内容要与工程合同的有关条款相符),使工程档案整理工作有章可循。
(2)对立档单位的工程档案人员进行标准化培训。各立档单位的工程档案人员,有的是一直使用其它标准规范进行整理的;有的是从其它部门临时抽调的非专业人员,从未接触过工程档案的整理工作。对他们进行有效的培训是十分必要的。同时,建设单位的档案部门最好能制作出工程档案的标准样品。从卷盒、案卷封面、卷内文件目录、到备考表逐一做出样品,供各立档单位参考比对。通过培训,使档案人员从各种工程档案整理标准规范的差异中统一起来;通过制作样品,使档案人员,特别是初次接触工程档案标准规范的人员,有更直观的认识,更快地进入正规状态。
(3)用工程档案信息管理系统进行管理。各个立档单位所使用的档案管理系统有所不同,给参建企业下发统一的工程档案信息管理系统。验收后的工程档案移交给建设单位后,使用统一的工程档案信息管理系统将所有档案信息录入计算机,实现信息数据化管理。这样,才能保证利用工程档案自动化查询服务。
综上所述,这种工程档案管理模式就是科学地利用了多种工程档案收集整理规范,进一步明确责任分工,将繁重的工程档案收集整理工作分摊到各参建单位和建设单位的各部门,使他们各司其职,各负其责,最后由建设单位的档案部门统一进行验收、归档和交付使用。始终使工程档案工作与工程竣工验收以及交付使用保持同步发展。
关键词：档案；管理；特点
一、文书档案管理工作的特点及重要性
（一）文书档案管理的特点
1.保密性：因为档案涉及的信息量特别大，大部分都是对一些重要信息进行归档。其中不少信息在一定时期和阶段是不宜公开的，特别涉及到一些核心机密更有严格的规定和要求，所以档案管理工作具有保密性。
2.安全性：档案管理工作无小事。无论是在档案的查阅使用上，还是在建立档案的过程中，都需要建立严格的规章制度并不折不扣地执行，才能确保它的完整和安全。
（二）文书档案管理的重要性
1.为企业或单位正确决策提供经验或借鉴
由于档案中所记录的内容都是是人们走过来留下的脚印，是对历史的客观记载和反映，既包括发展过程的优秀成果和成功经验，也有对往事的深刻反省和教训。但“温故而知新”，“前事不忘，后事之师”。这就为企业或单位决策提供了很好的经验或借鉴，避免再走弯路或少走弯路。
2.为企业或单位继往开来提供条件
任何企业或单位的发展都有它自身的过程和规律，有它的连贯性和延续性，需要承前启后、继往开来。文书档案管理工作为企业或单位的发展提供了最完善的系统资料，方便做出科学合理的分析，是制定科学发展的最好参考资料和基础。
二、文书档案整理保管方法创新的必要性
目前的档案整理与保管工作势必要顺应时代的要求。因为现阶段保管与整理的方法还相对落后，这样就使得工作的效率偏低。同时，在经济体制改革的大背景下，文书档案的整理与保管工作所面临的诸多问题暴漏无疑。所以整理与保管方法的变革与创新就是新的趋势。
（一）现代管理技能必须得到有效应用
社会进人了信息化时代，网络环境要求各项工作都适应其内外环境。在数字和网络社会里，文书档案的管理方法若能和飞速发展的计算机技术有效的结合，势必会提高工作的效率，达到预期的效果。在对文书档案进行整理的过程中，需要注意采取合适的办法给档案进行分类处理，并充分利用现代先进的档案管理技术，以此来提高工作效率。而且，将现代档案管理技术应用在文书档案管理工作中，也是未来文书档案发展的主要方向。
（二）现代整理手段必须得到有效应用
就日前来看，计算机技术的应用大大的提升了工作的效率，文书档案的整理与保管工作也不例外。这项工作中对计算机的运用较以前来说是一项重大的突破。打破了传统的纸质文书档案的整理方法，避免了工作强度大，效率低的缺陷。运用计算机对档案进行整理就会达到事半功倍的效果。
三、如何做好文书档案的整理工作
（一）分类方法
文书档案工作中最常见的三类分类方法，主要分为：年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。
1.年度分类法就是根据形成和处理文件的年度，是通过将全宗内的所有文书档案按照时间为标准进行逐步区分，通过形成年限逐次排开。运用年度分类法，要求根据文件的准确日期将文书档案进行归纳，并且注明其形成的实践，这是确保分类质量和效率的关键，同时也是在当前实际工作中能够合理完善档案分类工作的有效措施。
2.组织机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
3.问题分类法就是按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。
（二）档案装订
档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。
（三）档号章与页码编写
档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的上作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。
四、如何做好文书档案的信息保管工作
通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。当然进行这种方法的时间比较灵活，可以根据工作的进度来实施，可以随时办理，不局限于哪个月或者哪天。首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳人索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。这个过程可以有主要和次要之分。按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录人到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。
五、结论
新时期企业核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的。档案事业的发展离不开创新，档案管理工作是否有序高效直接影响着企业的工作进程。因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投人实践。充分利用现有的网络资源。把新时期文书档案的整理与保管工作推向新台阶。
参考文献：
[1]张玮，许辰弘.与时俱进，更新观念，做好现代企业的文书档案管理工作[J].黑龙江电力，2003（03）.
【摘要】做好企业的档案工作，对企业的管理经营、维护企业自身权益、促进企业可持续健康发展、提高企业竞争能力等有重大意义。尤其是对企业科技档案工作的收集和整理利用，档案数量的不断增加、电子信息化的不断加快，对档案人员提出了更高的要求。
关键词 企业；科技档案；收集与整理
科技档案是供电企业越来越重视的一种档案，在企业生产经营中的地位越来越受到重视，认真做好企业科技档案工作的收集和整理工作，提高对科技档案的案卷质量要求，对企业的科研成果、提高管理水平、降低企业耗损、提高经济效益有非常大的帮助作用，企业应加强对科技档案的收集和整理工作，为档案部门收集、整理科技档案提供方便。
一、科技档案的收集工作
科技档案是档案管理的重要内容，也是科技档案信息资源开发的必要条件。在供电企业的科技档案收集中，科技档案涉及到供电企业的各个方面，不仅为供电企业提供隐形生产力，也为电力企业的发展提供服务。做好企业科技档案的收集工作，首先要明确企业档案部门的指导思想和要求，协调、交接科技业务部门的归档文件，掌握科技档案收集工作的途径和方法，积极开展科技档案的收集工作。按照供电局对工程项目档案管理规章制度，通过以收集、整理的形式进行工程项目资料的收集，保证工程项目资料的真实完整、系统和准确，只有保证科技档案的质量，才能发挥企业科技的有效性。
在供电局的科技档案中记录供电企业的各种活动，电力基础建设以及科研活动，对工程项目的立项及竣工等过程的记录整理，电网生产、运行，改扩建和维修等各种资料形成档案。
档案人员向供电局人员征集科研成果的档案，对本单位各职能部门的科技档案进行收集，移交本单位个人科技档案。
企业档案人员必须熟悉和掌握收集各工程项目档案的渠道和方法，档案人员对科技档案意识的强弱，对档案工作中科技档案的收集有着重大的影响。所以，还要加强档案人员的科技档案收集的意识，做好供电企业科技档案收集的关键是对系统的科技档案和零散的科技档案进行分门别类地收集，既要增强档案人员的科技工作意识，又要把科技思想贯穿到工作当中，根据科技档案收集的规律，对档案人员合理分配工作，科学、有效地进行档案收集。在收集过程中，实行严格的监督控制。在科技档案收集归档前，一定做好对科技档案不完整、收集来源不准确等各种情况的记录和报告，并进行补充和完善。
二、加强科技档案整理工作
供电企业在生产和经营活动中对科技的档案要求越来越高，企业对科技档案的调阅愈来愈频繁，已有的档案管理模式适应不了新环境下档案工作的新要求，加之供电企业的不断发展，电力事业的改革等因素的影响，使电力企业愈来重视科技档案的收集、管理和利用，在提高管理和利用方面，对科技档案工作进行卓有成效的保护措施。
（一）案卷内的科技文件有序排列。在供电企业的所有科研科技档案，应按照时间顺序进行排列。零散的科技档案做到有规律、有目的地排列。对各工程基建项目资料应按照开工时间、材料、设备开箱验收、设备安装调试、运行、维修等一系列的运行制度进行整理，也可按照各自相关联的案卷实行类目排列或单独组卷。
（二）案卷封面制作规范。科技档案的案卷封面要制作规范，符合标准。可在案卷外封面的正表面和案卷内封面上制作。制作时，应简明案卷题名、准确概括案卷内容。对案卷题名应包括名称、代字、代号、组件、部件、阶段的代号和名称。对编制单位，应注明案卷材料的主要单位或负责人。写清楚案卷文件材料的起止日期。按照科技档案要求，对档案的保管年限注明保管期限，并填写保管密级。填写案卷的目录号、分类号和顺序号，以及档案室的代号和编号，对本案卷的定本进行微缩编号的填写。
（三）准确填写页码。对科技档案案卷内的文件材料进行页码编写，对有书写内容的页面进行编号，统一规范单页面在右下角编写，双页面文件材料正面在右下角，背面在左下角进行编写。对于成套、册等科技档案的情况，原目录可代替卷内目录，原页码也可代替卷内页码。若与其他零散科技档案组合一起的，应排在卷内文件材料的末尾，备注中注明总页码即可。
（四）卷内目录编制清晰。对卷内目录的编制应清晰，顺序号按照阿拉伯数字进行标注，文件材料题名、文件编号、责任人、日期、页次等应清晰规范。卷内目录的编制应排在案卷文件材料的前面。
（五）卷内备考表制作。卷内备考表要标明科技文件材料的件数、页数和需要说明的问题，应排在卷内文件的末尾。
三、结语
科技档案工作是企业生产和经营中必不可少的工作，在企业中的利用价值越来越大，特别是供电企业对科技档案的利用率及其在生产经营中的地位越来越高，档案人员要充分认识、认真做好企业科技档案工作的收集与整理，加强对企业科技档案工作的案卷质量把关，为企业有效地服务，使企业的科技档案工作与企业的生产和经营同步发展。
参考文献：
关键词 电子档案 整理 保护
西北油田分公司资料馆主要负责塔河油田钻井地质、钻井工程、地面建设、科研项目、测井曲线、实物等各类资料的录入、整理、归档等工作。目前，资料馆的档案资料大都采用电子档案保存，归档的类型主要有硬盘、光盘、磁带等类型。而如何将种类繁多的各种档案资料进行整理归档，并确保档案资料的保存安全可靠，切实有效的发挥档案资料的功能，电子档案的整理与保护显得尤为重要。
一、电子档案的整理
通常情况下，资料馆接收的档案资料的种类较多，为使资料管理有序，便于查找，应当按照中石化地质资料归档管理办法进行分类整理，然后再进行归档。
（一）基建、科研档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印并使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就要按照档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使用户可以直接检索到每一张图纸资料。
（二）各种钻井地质、钻井工程等等。在引进技术和购置各种设备时，供应商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，产品也逐步实行了CAD设计，而且多数企业的管理也采用了电子化。明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。
在做好以上档案资料分类整理的基础上，再进行资料归档时，应当按照档案的种类、时间、组织机构、保管期限等进行分别归档，要将不同年代、组织机构、保管期限的档案资料进行分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档档案资料的保管寿命。对于同一归档部门的档案资料，还应集中在同一盘上归档保管，以方便利用。同时为了确保电子档案资料组盘统一规范，应由档案部门在接收归档资料时集中完成组盘后，档案人员要以统一的数据库结构和规范命题，建立档案管理信息，如：分类号、档案号、保管密级、保管期限等，并建立盘内文件目录，便于在计算机上对盘内文件进行快速查找。
二、电子档案的保护
由于归档电子档案以脱机方式保存，在实际使用中部分电子档案资料还是用软磁盘保存。而光盘作为新型的存贮载体，比软盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子档案的长期保存，因此，应大力提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，不论是软磁盘还是光盘存储，他们的保护仍是当前归档电子档案保护的重点，都必须制定相应的保护措施。
（一）软磁盘的保护。首先应当统一软盘的规格，使用3.5寸高密盘进行保存，并严把软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。其次要规范保管条件。软磁盘应存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％—50％，温度控制在14—24℃。再次要加强病毒防范。各业务部门都应当加强计算机的病毒检测，确保保存电子档案的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。最后应当做好加密盘的管理。有的电子档案在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。在条件允许时，还是建议将存贮电子档案的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。
1、加强领导,提高认识
居民保档案工作是推广国家社会保障制度,促进社会和谐发展的历史鉴证,是一项政策性、专业性很强的工作,是参保人参保、享受待遇的重要凭证。档案管理质量的高低直接关系到参保群众的切身利益,也影响到广大群众参保的积极性。各级党委、政府必须统一思想,充分提高对居民保档案工作重要性的意识,增强责任感和使命感,把居民保档案工作列入党委、政府工作日程,指定分管领导,做到“有领导管事”。如周宁县、乡(镇)两级均指定一名领导分管这项工作,做到一手抓参保工作,一手抓档案工作。
2.健全机构,完善网络
居民保业务档案数量大,环节多,归档难,必须建立健全村———乡(镇)———县三级档案收集服务网络,明确各级责任,健全各级机构,确保“有队伍做事”。2011年以来,周宁县政府每年与乡镇签订《居民保工作责任书》,要求各乡镇要调整充实劳动保障事务所工作力量,至少配备专职人员2名,并指定一名人员进行业务档案的收集、整理工作。各村委会依托村协理员,做好参保材料的收集整理工作。
3.加大投入,保证运转
要将居民保工作纳入各级财政预算,确保经费投入,一方面需要投入经费购买档案工作所必需的硬件设施,另一方面要适当提高村协理员的待遇,利于调动其工作积极性,做到“有经费办事”。如周宁县居民保中心专门安排一间库房,配置了密集柜、除湿机、电脑、档案盒、灭火器等安全保管设施设备,达到防火、防潮湿、防尘、防虫等“十防”要求,改善了硬件条件,为各乡镇配备了办公桌、计算机、复印一体机、打印纸、铁皮柜(存放业务档案材料)、档案盒,为部分村还配备了传真机,并将居民保经办过程中需要的业务表格及时、充足的送至各乡镇。另外,周宁县在兑现村协理员每月100元工资的基础上,每完成一个居民的参保及档案收集整理工作,给予村协理员2元的补助,一定程度上提高协理员工作积极性。
4.创新方法,提升水平
根据实际情况不定期举办业务档案培训班,加强各级经办人员的业务培训,提升业务档案的管理水平。加强兄弟县市间互相观摩业务档案的管理工作,取长补短,开阔视野,做到“有能力办成事”。自2011年以来,周宁县经办机构举办新农保、居民保动员会、政策业务培训会、座谈会20余场次。在县委组织部开设的“周宁县(社区)党支部书记培训班”上,就如何进一步做好城乡居民保参保和档案工作做了专题讲座,通过学习培训,提高乡镇、村经办人员政策水平和业务经办能力。周宁县经办机构及时派出业务骨干深入各乡镇、村指导业务档案的收集、整理工作,手把手地教会经办人员收集整理材料,耐心解答他们的疑惑,进一步提高了周宁县居民保业务档案整理的规范水平。同时,大胆探索,力求创新,经过仔细研究,摸索出参保人员登记表的全新填写方式:在Excel表格中输入一个公式,然后在参保人员登记表中输入参保人员的身份证号码,就可从数据库中提取参保人的姓名、性别、民族、出生年月、家庭地址等个人信息,并直接显示在参保登记表的对应的栏目中,这样大大缩短了办理居民保业务时间,减轻经办人的工作量,提高了工作效率,也使业务档案材料更加清晰、规范。
5.健全机制,及时归档
当前居民保业务档案工作量大,堆积的材料若未及时整理归档,可能会发生霉变或丢失,为此,县乡(镇)两级必须完善机制,及时规范整理业务档案材料,做到“能及时办好事”。如周宁县利用县、乡、村三级服务网络,要求村协理员每月及时上报参保人员材料至乡(镇)劳动保障事务所,经乡(镇)经办人员审核、录入系统后于次月上旬上交业务档案材料至县居民保中心,县经办机构及时将乡镇上交的业务材料进行仔细的审核,凡图像和字迹模糊、印章不清晰、残缺不全、衔接无序、潮湿霉变等不适合归档保存的业务材料,立即退给经手人整改或者补办,直至达到便于保存要求。最后要严格按组卷的要求及时进行组卷、立卷,并制定详细的索引目录、归档范围,再分门别类编号入库、入柜、入架,确保居民保档案工作有序推进。业务档案具有原始性、真实性等特点及其他任何材料不可替代的依据和凭证作用,它需要我们档案工作者认真对待,严格规范居民保业务档案管理工作,实现对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生”的终极目标。
