时间：2023-04-10 11:03:54
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇人事管理工作流程，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、多校区多法人人事信息管理系统设计的特殊性
1.多地域性
多校区高校会使教职工更加重视信息系统建设，但多校区的特点也使得教职工在使用人事信息管理系统时更加困难。比如，在网络不能覆盖的地方将无法使用信息管理系统。再比如，人事信息系统的设计不太适宜于选择成本较高的点状布局，而是需要采用适应网络化需要的C/S和B/S架构设计。同时，多地域问题使得信息的搜集、整理、处理、分析都要考虑不同地域的特殊性。
2.多类型管理模式
多法人意味着多种类型的管理模式，这会对人事信息管理系统设计造成困扰。比如，字段的设计，不同法人之间对相同的字段可能存在不同的含义，在人事日常管理，如人员调配、培训、年度考核、薪资发放等过程中，各法人之间存在着不同的工作流程，会给人事信息系统的统一使用带来困难。同时，各法人之间对人事政策的掌握不一致，对信息系统中字段的理解不一致，可能会导致分析数据失真，给决策带来影响。更严重的困难在于，如果多法人管理体制正处于巨烈的调整期，各法人学院责权利发生变化，这会对人事信息系统建设带来困难。
3.复杂性
多校区、多法人两种因素相互联系相互影响，会使人事信息系统建设更加复杂。多法人分布在多个校区，各校区功能相对完善，都有相对独立的人事话语体系，这将会使学校的人事管理工作更加复杂。再比如，多校区分布在不同的地区，在处理人事仲裁、社会保险等与所在区域较为紧密的业务时，可能存在着流程不一样、政策不一致的问题，这为人事信息系统设计及人事数据的统计与分析带来困难。同时，多校区多法人的组织体系，使得我们在系统架构设计时，可能会使我们更加考虑系统设计易操作性，放松对安全性的要求，在组织架构设计过程中，校级机构院级管理等情况可能会使得人事信息统计等存在困难等等。
二、北京联合大学人事信息管理系统的设计与建设
北京联合大学是1978年全国高考制度恢复后，由北京市提供办学场地，由北京大学等30多所高校分别提供师资，建立所属高校分校，1985年后，经北京市政府批准，这些分校联合成立了北京联合大学。由于各分校均为独立法人，且均依托原有高校的相应学科，因此，在分校合并后，各法人学校之间存在着机构设置重复（如各法人学院均有独立的人事处）、学科重合的情况，需要根据高等教育发展需要和学科发展不断调整。目前，北京联合大学共有13个校区，6个法人学院，分布在北京的5个区，其中6个法人学院分布在北京市的3个区。针对以上情况，北京联合大学人事信息管理系统的设计与建设情况主要是按照以下的原则和方案设计的。
1.人事信息管理系统建设的原则
（1）着眼于人的发展为系统建设的核心。高校人事信息系统建设应从高校实际出发，着眼于高校中长期发展为目标，以人力资源管理工作业务应用为核心，以信息资源开发利用为主线，以人事信息管理为依托，建成以人员管理处为中心节点，形成一个资源布局合理、业务体系完备、运转协调高效、安全保障有力的人事管理网络平台。把人的发展作为系统建设的着眼点设计和建设，对多校区多法人人事信息管理系统建设具有更加重要的意义，它可以绕开学校多地域、多种管理模式造成的困扰，重视人的唯一性，具有科学性。
（2）着眼于多校区、多法人的特殊办学体制。多校区的办学特色决定了高校人事信息管理系统不太适合采用成本较高的点状布局，而较为适合采用基于网络式的开放式布局。这样，多校区人事信息系统就不太适宜于采用C/S架构，而应该采用B/S和C/S相结合的架构。这样，既可以降低客户端成本，又可以便于信息的采集，同时，同在各校区设置客户端的点状布局相比，这种架构方式减少了各法人学院系统集成的环节，便于实时采集数据，提高了工作效率。
（3）把握事业单位人事制度改革大势。高校人事信息管理系统的设计和建设要给后续事业单位人事制度改革留出空间，这要求高校人事信息管理系统要有较大的二次开发空间。同时，人事信息系统的再造过程实际上是对高校人事工作流程的再梳理过程，这同样为高校人事工作提出了要求。多校区多法人人事制度改革力度相对较大，调整较为频繁，因此，其人事信息系统建设要伴随着学校人事制度的改革与推进，相得益彰，互相推动，才能提高效率。
2.系统框架及模块设计
（1）采用B/S与C/S架构。B/S与C/S各有其特点，B/S最大优势为建立在广域网基础上，不必是专门的网络硬件环境，客户端免维护，适用于用户群庞大、分散地域或客户需求经常发生变化的情况。北京联合大学有3000多名在职教职工，还有近3000名离退休教职工，用户群体庞大，同时，考虑到其用户需求不同，且系统的使用对象分布在北京市不同的区域，学校正处于快速发展期，人事管理流程不断优化，因此，系统设计采用了B/S与C/S双架构模式。
（2）功能模块。第一，组织管理。实现多维度的组织架构体系构建，提升学校组织架构统一规划能力。支持职位说明书、组织绩效考核管理、干部测评的数据联动。实现全校的编制管理。第二，人员管理。一是人员的日常管理，包括人员花名册管理，人员基本信息、岗位聘用、专业技术职务升、合同管理、薪酬保险管理、数据分析、预警等日常管理等。二是便捷地实现学校内部跨单位、跨部门的人员异动管理需求，提高工作效率。优化人力资源业务流程，同时辅助以丰富的预警与提醒，从根本上确保人力资源业务办理的效率，并对人员总量、人员结构以及人员流动等关键指标进行精细监控。三是整合薪资结构的管理，实现学校对人力成本的规划和控制的管理过程，能够从源头上规范学校薪资发放规则和发放总额的管控。可以对分校实行强弱控制，为人力成本控制提供有效的工具和手段。提供极为灵活、快捷、准确的薪资处理方法。
（3）考核模块和专业技术聘任。第一，按照学校设定的校院二级管理体制，形成符合学校要求的考核指标体系，同时，根据各学院考核指标，由各二级学院自主设置考效指标体系、自主录入考核结果、实现学校对全校教职工考核有效的监控管理。同时，形成考核评价报告，明确教职工工作绩效。第二，专业技术职务聘任模块实现人事管理信息系统与教务管理信息系统、科研管理信息管理的互动，调用数据，并形成人员专业技术职务分析报告。
（4）自助服务。第一，将人力资源管理信息做到全员参与、全员受益。需要让全校职工能通过系统了解到自己的信息，积极配合、参与到学校的人力资源管理中去。需要通过在线系统，实现在线学习、在线考核，提高工作效率。第二，支持各级领导通过系统直接、方便、客观地了解掌握自己部门的情况，做到及时掌握第一手资料。支持不同部门的领导参与到学校统一的人力资源管理工作中来。第三，需要实现功能强大的制表工具，要可以灵活、高效地定制花名册、登记表、统计报表，以满足学校在不断发展中多元、科学的数据统计需求。提供全方位、立体化、动态的人事分析报表，为发展策略提供最有力的支持。
3.信息系统建设的未来规划
在现有人事管理信息化建设的基础上，统筹规划、分步实施，2014年年底完成人事信息系统一起建设，建立完善全校人员基础信息库，实现联合大学人事信息数据统一管理与利用。到2015年年底前，全校人事管理科学化、规范化、信息化水平进一步提高，初步建设完成人事信息系统二期建设；到2016年，校人事管理信息化运行机制顺畅，进一步加强与组织部、离退休干部处、教务处、科研处、财务处信息共享，一体化管理机制比较完善，人事管理工作效率和水平明显提高。
三、系统设计与建设中的几点体会
1.流程设计先行
人事信息系统要求人事工作采用科学规范的流程处理方式，实现流程最优化。因此，在项目立项之初，高校人事部门就要从优化人事流程入手，按照人事工作规律，拟定人事工作流程，并按照工作流程开展系统结构设计。流程设计包括人事工作外部流程与内部流程两个方面，外部流程主要涉及人事部门同教务、财务等部门的配合。由于传统习惯的影响，高校各部门之间职能不同，可能造成系统设计与实际工作不相吻合的情况，这需要人事部门加强同相关部门的协调，做到部门之间相互理解与配合。内部流程关键在于能否按照人事工作的科学规律设计流程。人事工作是科学且有规律的，按照人事科学规律设计流程，系统的开发就会越来越顺利，否则，就会慢慢陷入被动。
2.制定规范的标准，因地制宜地做好信息搜集与分析工作
多校区多法人学院要更加重视系统字段、信息规范的标准化。首先，要形成统一指导、分级负责的局面，学校负责全校人事管理信息系统数据库建设的统一指导、统筹协调推进全校人事管理信息化建设，各副局级学院人事处负责组织实施本学院人事信息系统数据录入、整理及分析工作。其次，要统一人事工作流程，制定人事信息说明书，形成科学规范的人事工作流程，进一步强化各学院以及人事处内各岗位的分工负责与协作。再次，要加强与组织部、离退休干部处、教务处、科研处、财务处等部门联合，共同参与、协同推进，实现数据共享，提高数据利用效率。最后，要不断投入，严格管理，确保系统运行和数据信息安全。
3.结合日常工作做好人事信息系统信息维护工作
人事信息是人事工作的信息虚拟化，是以信息的形式记载传输人事日常工作，为后续工作提供信息支持。因此，人事信息系统的信息维护应当结合日常工作，按照“日常工作谁负责，信息工作谁维护”的原则，做好信息维护工作。可以采用专设岗位负责协调、各岗位密切配合的原则，让每一位工作人员参与其中的办法，确保人事信息系统信息工作不失真，责任明确。
关键词：职业院校；人事管理；业务流程优化
一、职业院校人事管理工作当中存在的主要问题
1.职业院校教学岗位人事管理业务流程中存在的问题
教师不仅是教学工作的主体，同时也是职业院校人事管理的最重要对象，人事管理工作的顺利推进离不开教师的配合与支持。从职业院校目前的管理情况来看，职业院校普遍缺乏竞争机制，教师的工作积极性得不到有效的提升，许多教师认为教师的职责仅在于提高授课水平，不仅对学校规章制度缺乏执行力，亦无心于学校的科研活动，这些都直接导致了学校竞争力的减弱，降低了教师群体的综合素质。加之职业院校的人事管理工作大多着眼于在校教师的行为管理，忽视了教师团队的优化，导致学校的人才补给不及时，学校教师岗位缺乏新血液的注入，使得学校始终缺乏新的教学理念，影响了教学质量的提升。因此，如何在教师岗位管理中引入竞争机制，提升在校教师工作积极性的同时引入先进教学人才，已经成为了直接影响职业院校发展的重要问题。
2.职业院校管理岗位人事管理业务流程中存在的问题
管理岗位人事管理是职业院校人事管理的又一重要工作对象，而管理岗位分工模糊、组织架构不完善已经成为了直接影响人事管理工作开展的重要问题。职业院校人事管理部门依照“分工原则”对管理岗位的职责和工作进行划分，继而实现责任制管理。但是从目前职业院校发展实际来看，许多院校为提高自身工作效率，将具体工作不断细化，甚至出现了多部门从多角度同时接入一项工作的现象，反而降低了学校的工作效率。不仅如此，由于学校各部门机械遵从自身管辖范围完成任务，即便人事管理部门极力细化学校工作内容，但仍难免出现“灰色地带”，形成管理空白，而这类工作的开展需要人事办公室进行临时安排与协调，增强了实际工作的复杂性，造成了不必要的工作阻碍。
二、职业院校人事管理业务流程的优化方法
1.职业院校教学岗位人事管理业务流程的优化
职业院校教学岗位依据资历的不同，可分为助教职称、讲师职称、副教授职称以及教授职称四个等级。以上四类人才占有量以及高等人才所占比例是评价职业院校综合教学能力高低的最重要指标之一，因此人事管理部分应时刻注意学校四类人才的比例与数量，当教师人数无法满足学校扩展要求或人才比例失衡时，应及时应用外界招聘方式来壮大学校教师队伍，同时在教师管理当中引进竞争机制，刺激教师再学习和投身科研的积极性。
具体而言，职业院校教学岗位人事管理业务流程的优化措施有以下几点：首先，人事管理部门应辅助学校改善现有科研环境，同时根据教师的研究类型增加学校科研项目数量，使教师能够根据自己的兴趣及专业投身到学术研究当中去，达到提升学校的科研水平和综合实力的目的。其次，人事管理部门应当实时掌控学校教师资源情况，对其数量及质量有全面的了解，并根据学校的实际及时通过招聘等手段补充人才，为教学发展提供全新的血液。最后，人事管理部门应完善学校内部晋升渠道和教师再学习机会，鼓励在校教师通过提升自身能力达到事业目标，全面提高在校教师的工作积极性，并配合完善的考核制度在教师中营造出公平公正的竞争环境，刺激教师不断改进自身不足，继而不断优化学校师资资源。
2.职业院校管理岗位人事管理业务流程的优化
从整体上看，我国职业院校管理岗位的设置还是比较合理的，但其中的“多头管理”和“无人管理”的两极分化情况还是非常严重。综上所述，职业院校人事管理部门盲目细化工作，导致了管理资源的严重浪费。因此，职业院校人事管理部门应逐渐整合学校资源和类似部门，在合理分工的前提下简化部门配置。除此之外，人事管理部门还应放宽各部门的职能范围，尽量减少“无人管理”的灰色地带，同时设置人事监管和调节部门，及时发现工作漏洞并对其进行处理，从整体上提高学校管理岗位的协调性和高效性。
是否做到了人事管理工作流程的科学化制订，直接影响着职业院校综合竞争力的制订，是职业院校顺利完成规模扩张、赢得社会好评以及达成办学目标的关键所在。因此，职业院校应适时关注人事管理工作现状，不断改进其工作方法，优化业务流程，让人事管理工作切实为学校的发展做出贡献，促进职业院校核心竞争力的提高。本文对职业院校实际人事管理工作中的主要问题进行了剖析，并在此基础上提出了一套优化职业院校人事管理工作的方式方法，相信本次研究能够为今后我国职业院校发展提供一定的理论帮助。
参考文献：
[1]陈晓婷.项目管理方法在高校人事管理中的运用[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2011（05）.
[关键词] 人力资源管理 流程重组 信息技术
当前，人力资源管理工作的有效推进能够促进组织的发展及组织绩效的提高，已得到社会的广泛认同，这使得组织对人力资源管理工作给予了高度的重视，要求在精简人力资源部门编制的同时，实现管理工作高效率，改善质量，加强服务。为了达到这个目的，用简单的减少人员增加工作量的办法很难奏效。需要对组织人力资源部门的工作内容和流程进行重新思考，重新组织，并通过数字化的应用体系予以整合，使人力资源部门能够适应新形势对人力资源管理工作的需求。本文拟从意义、特征、步骤和策略四个方面来阐述人力资源部门如何实施工作流程重组。
一、基于信息技术的人力资源管理流程重组的意义
“人力资源管理工作流程重组”就其本身的含义来看，是为了提高人力资源部门的工作效率和质量，进一步服务组织的战略目标而对人力资源部门的资源、工作程序与流程进行重新设计。但就业务流程重组的步骤，方法及内容来看，又涉及到信息技术的系统介入。这一特点使人力资源管理业务流程重组既具有管理问题，又有“技术”层面的含义。两者互相渗透，高度融合，以服务组织战略目标为指南，建立新的人力资源管理工作业务内容和流程，开创人力资源工作的新局面。具体来说，它有如下意义：
1.建立整体目标导向
在业务流程重组的过程中，通过分析人力资源部门工作的目标，科学地论证作业流程所形成的价值量并以此为基础对细分的工作进行重组，赋予常规的人力资源管理工作新的价值，并使部门全体人员都能从整体上把握人力资源管理工作的全面貌。在以科室为核心的流程方案中，强调的是科室的职能，完成的是“一条线”的工作目标，而通过对工作目标的梳理，数字化系统加以实现的业务流程重组强调的是作业流程所形成的价值链，目标是提升整个流程的价值量。比如人力资源管理工作从以前的主要体现管理的职能到逐渐增添服务的内容，在流程重组的过程中，可以有相应的内容通过数字化的整合予以体现。
2.提升作业效率
业务流程重组的一个重要目标是能提供工作的规范性和高效率。通过建立人力资源信息管理系统，实现信息共享、可以在线分析，便能为各种政策的制定提供更有价值的信息。通过透明的规范化的流程和授权机制对部门的决策体系和执行体系进行调整，推动传统的金字塔式的管理结构向平面网络式管理结构转变。上级主管可以通过网络和系统内部的业务软件直接了解到人力资源管理业务办理的详情和实际进展情况,变层层审批为直接监控,省去了层层上报和批复过程中的大量中间环节,从根本上提高工作效率,使部门的执行力变得更强。同时，在信息系统的帮助下，人力资源部门内部的信息便能快速传递和共享，及时堵住一些因为信息缺乏而出现的漏洞。
3.优化工作过程
计算机应用系统的设计者通过对传统人事指令、报告的单据和报表加以分析，就能明了指令、报告的产生于何处，谁会利用这些资料，其中的环节有哪些，是否会出现信息盲点。特别是发现可能需要共享这些资料的部门其他人员，观察他们利用这些资料的方法，部门的信息流便会清晰地呈现出来。基于信息管理的组织人力资源管理工作业务流程重组通过着手分析人事信息流，找到阻碍组织决策体系和执行体系有效发挥作用的地方，找到那些使人力资源信息流不通畅的环节，便能很好地规划出进行业务流程重组的内容，为部门信息化找到建设发展的入口，从而优化工作过程。
二、基于信息技术的人力资源管理流程重组的主要特征
根据人力资源管理工作流程范围和重组特征，可将人力资源管理工作流程重组分为以下三类：
1.原业务范围内的流程重组
传统人力资源部门的界限清晰的垂直管理体制使较多的管理人员奉命而为，这些管理人员一般只执行一些非创造性的统计、测算、汇总、填表、接待等工作，这些工作很多计算机完全可以取代，而计算机的网络化延伸，可以使一些接待工作失去继续存在的理由。这些垂直体系在糅合了信息技术以后的业务流程重组，使人力资源管理职能机构更加扁平，运作更加高效、透明，使减员增效成为可能。
2.跨业务范围的流程重组
传统人力资源管理工作的划块管理，使得工作分类的边缘非常明确，部门科室之间的业务有时虽然关联程度很高，却分裂进行。比如人员易动后的工资变动，如通过计算机程序的操作，这是瞬间可以完成的工作，但大多数人力资源管理部门还是分头进行，所以就会出现职务变化工资没有变化，人已调走工资还在发这样的现象。跨越职能的人力资源管理业务流程重组就是要进一步打破条块的分割，以更合理的目标为工作导向，以信息系统为基础，将传统工作条块结合，交叉作业，使许多工作可平行处理，从而可大幅度地减少工作环节，改善工作质量，提高工作效率。
3.跨部门的流程重组
人力资源部门和其他部门的沟通，虽然有网络可以联接，但往往协作不够密切，反馈不够及时。特别是有多个分支机构的大型组织，沟通的时效就更低。采用信息化的流程重组，就可以使相关的业务沟通更加迅疾，人为程序进一步简化。
4.形成新兴业务中心
在传统的管理中，强调专业化的部门设置，一切以部门自身运做为核心，而业务流程重组则更加注重观察来自员工的需求和问题，并及时在部门的分工和合作中满足这样的需要。数字化信息系统的利用，使这种业务的生成具有不大量增添人力资源部门人手而高效实现的可能性。比如，在线咨询中心，信息中心，员工数据服务中心，员工自助培训中心等。通过这些新兴业务的生成，促使组织人力资源管理工作由管理型向服务型转变，塑造出一个以人为本的人力资源部门新形象。
由以上四种类型的业务流程重组可以看出，各种重组过程都需要数据库、计算机网络等信息技术的支持。计算机技术和人力资源管理业务的高度组织和结合，是人力资源部门工作流程重组的核心内容。进而言之，一方面，信息系统建设以流程再造为前提，为主线。随着人力资源管理业务流程再造的深入，信息系统不断提高其集成化、智能化,以及网络化的程度。另一方面，面向流程的信息系统建设，驱动人力资源部门的业务流程优化和再造。信息系统的科学规划和建设，使得信息的收集、存储、整理、利用和共享更为方便快捷，使得人力资源管理工作的链状结构的高速贯通或并行结构的顺畅连接成为可能，从而打破了人力资源部门传统的专业化分工，提高工作效率，实现质的飞跃。
三、基于信息技术的人力资源管理流程重组的主要步骤：
1.业务流程战略规划阶段
主要是明确人力资源部门的战略目标，认清人力资源部门的工作发展方向，并在此基础上定义业务流程远景和信息系统战略规划，以保证流程再造、信息系统目标与人力资源部门的目标保持一致，为未来工作的进行提供战略指导。
2.业务流程分析阶段
在系统分析方面的优势使信息技术人员在这个阶段发挥重要作用。在此过程中，信息技术人员和人力资源管理人员，（两者合而为一最佳）的任务是根据上阶段提出的战略目标，将信息技术和人力资源管理业务最大化结合，以标准原则（同一内容的概念给予统一的识别标志），替代原则（技术尽可能替代人员），缩减原则（缩减不必要的操作环节）进行业务流程分析，识别出关键流程,以及流程瓶颈。
3.业务流程重构阶段
在流程分析的基础上分类由这些流程所产生、控制和使用的数据，对这些数据进行标准化编码，消除数据的冗余与不一致。并以系统总体逻辑结构规划和设计的形式对人力资源管理工作流程进行进一步优化，重组相关业务内容和程序。
4.对新的业务流程实施试运行
新的业务流程必须实施试运行，在试运行过程中对部门员工进行信息化知识和新业务流程内容的培训。同时在实施过程要进行及时评价，评价以管理上存在问题的解决程度作为标准，建立新流程的完善机制。
人力资源管理业务流程重组和信息化实现是人力资源管理工作面临的一次质的飞跃。这个过程不可能一蹉而就。上述四个步骤也是基础和提高互动，核心和全面互动的过程，这个过程可以分成两个层次：
第一层次以人力资源管理工作战略目标为依据，建立和优化满足日常工作需要的人力资源管理流程和信息平台。这个层次的重点工作是以现有人力资源部门各专业分类工作为基础,以人事战略目标为导向,对部门工作进行条块梳理,条块整合,条块搭桥,并同时搭建信息平台,建立人员的各类基础信息数据库，即对人力资源部门日常大量的基本信息进行流程化的输入、整理、归类，纳入计算机自动管理,满足日常现代人力资源管理工作的需要。
第二层次是根据人事战略发展的需要，生成新的业务流程，扩大和延伸人力资源管理信息网络的覆盖面，建立一个扁平精干，高质高效，团结合作的团队和人性化、智能型、安全保密的人力资源管理信息系统。
四、基于信息技术的人力资源管理流程重组策略
1.重视信息基础设施建设
基于信息技术的高校人力资源管理流程重组应该是人力资源部门的信息技术建设和工作流程改善同步进行，没有信息技术人员的参与，没有高质量的系统软件的开发，人力资源管理工作流程重构就无法有效实施。
2.取得领导的参与和支持
领导明确的支持能明显提高工作流程重组成功的概率。因为工作流程重组涉及技术设施和技术人力的投入，同时，也是改变人力资源部门模式和人的思维方式的变革，特别是工作流程重组常常伴随着权力和利益的转移或岗位的撤并，会引起一些抵制，如果没有领导的明确支持，则很难推行。
3.建立通畅的交流渠道
从人力资源部门决定实施流程重组开始，部门管理层就要与部门所有员工进行充分交流。要向职工宣传工作流程重组带来的机会和好处，说明工作流程重组对组织机构和工作方式的影响，取得职工的理解与支持。没有部门员工的积极参与，就无法实施这项工作。
4.选择适当的流程进行重组
在一般情况下，人力资源部门有不同的科室，一次性重组所有业务会导致其超出人力资源部门的承受能力。也会影响日常工作。所以要选择好重组的对象。应该选择那些可能获得阶段性收益或者是对实现人力资源部门战略目标有重要影响的关键流程作为重组对象，使员工尽早地看到成果，积极参与变革，促进工作流程重组在部门中的推广。
5.重视人员培训
在信息化流程重构过程中，人力资源部门要对涉及的员工加以积极培训，以便使他们掌握不同程度的技术知识与业务知识，实现流程重构、系统建设和传统工作的完美交接，同时能够独立地使用建成的系统，维护自己的核心数据。
参考文献:
[1]萨师宣王珊:数据库系统概论.高等教育出版社
一、档案工作在医院人事管理工作中的地位
档案的有效性是要经过人事部门相关人员的审核、签字盖章才具备使用价值及证明意义的。例如某医院医生想开份自己的档案证明来用于出国进修，如果没有走人事档案工作的正常手续，该证明是不具备任何效益的，也不能为其出国进修提供相关手续证明。所以，人事档案在一定程度上能够反映出一个人的成长经历，是在最短时间获取有效信息的快捷途径。
在人事档案中，通过对医疗技术人员、后勤、外编等岗位的员工进行分类及管理，便可以及时有效地了解医院人员的变动情况。同时，档案工作在进行对医院员工资料建立管理时，也会对其调职、离职、退休等人动的进行及时更新，这样会让医院人事管理及招聘上能够及时获取相关信息，了解各岗位人员缺失情况及多员情况，及时作出外部招聘或内部调节等措施。例如某科室医生在提出离职申请后，人事管理部门要对其档案进行记录并重新归类，解除劳动关系后，该医生的档案又会成为他下一份职业的入职相关手续的证明。不仅如此，人事档案的完整性还可以避免一些劳动纠纷的发生。以上均可说明，档案工作在医院人事管理工作中占据十分重要的地位。
二、档案工作在医院人事管理工作中的作用
（一）为人力资源管理提供有效信息与数据
人事档案的及时归档，科学化的将人事数据输入数据库，便能够有效掌握医院职工的全职教育、在职教育、培训进修、职称评定等方面的综合信息，为人事部门的管理工作提供有效信息及数据，同时，也让医院相关领导方面对员工的基本情况有一定的了解，掌握医院内工作人员的相关真实信息。例如某科室教授要参与本年度职称评选，人事管理部门就可以通过人事档案所收集整理的资料提供三方证明，用来作为职称评选依据。做好人事档案工作，不仅有利于人力资源的充分利用及挖掘，而且还便于医院人事部门对医院人员结构及工作能力等方面的查漏补缺，例如科室人员分配不均，值班人员安排过少，急诊室人员分配过多等问题。及时发现人事关系漏洞，采取措施补救，加强医院人才实力，确保医院人力资源按需分配。
（二）档案工作为新的人事工作制度改革提供保障
人事档案的整理与收集，包含了员工的学历、工龄、职称、任职时间等重要信息。随着近年来医改工作的不断深入，在医院出现人动以及薪酬改革政策时，人事管理部门便可以迅速的根据档案内建立的信息，方便快捷的对工作人员相关信息进行完整地递交，再由上级部门审核及校对，之后结合实际情况，做出最终决定。只有人事档案建立的完整准确，人事管理的工作人员才能很好地完成此类型的工作。例如当员工因工龄需要调整薪酬时，档案记录资料就是很好的证明材料，医院人事部门可根据档案记录显示的工龄数来给员工制定新的薪酬。并且能够及时与员工进行沟通，发现人事管理上的不合理之处，根据实际情况出台新的人事管理制度。档案工作的完善，为员工福利的提高提供了有效证明，调动员工工作热情，从而使这些转化为医院的最终效益。
（三）为医院人才管理与引进建立良好基础
我国医疗水平的提升其关键在于专业人才的引进。专业化人才对于医院的口碑及社会效益起到很大的影响。医院对于专业人才的引进也十分重视，此方面的人才竞争压力也较大。那么该如何引进专业化人才？什么时候需要引专业人才？等等一些列相关问题的解决方案就需要依据档案工作所提供的有效数据。例如医院在年后要开展医疗人才招聘工作，那么所招聘的职位及人数便可以根据人事档案内统计的数据来确定。这在很大程度上减少了人事招聘工作流程，减少了人事工作人员的工作压力。只有档案工作准备完善，信息及时更新，人事管理才能在医院引进专业人才时，根据医院现有实际人才情况提供人力资源方面的可靠信息。例如某医院要招聘海外归来的医学工作者，人事部门可以根本院的人事档案来招聘相关科室的医疗工作人员，并且可根据应聘者的人事档案来初步判断其是否具备医院任职资格。此时的人事档案所记录的个人完整资料便起到了十分重要的作用。利用好档案工作建立的数据信息库，人事管理工作就会顺利展开，并使管理方便、快捷、高效。人事档案的有效管理，为医院人事管理提供良好基础平台，并且为医院领导决策提供了有效参考。
关键词：人事档案管理;人力资源;信息系统;应用
1引言
人力资源管理系统包括整体的人力资源发展规划、员工的薪酬、员工的绩效考勤情况，以及工作人员的工作基本信息等多方面的内容，信息管理系统将传统的人身档案管理工作借助互联网软件技术发展为现代化、标准化的管理模式，它的应用真实地反应了企业人事管理工作的现状。人事档案管理在传统的工作模式中会出现数据量巨大、档案管理工作人员的工作强度较大、纸质档案不便于保管或者应用等制约性问题，实现信息系统化的管理模式，有效地提升了人事档案管理工作的工作效率，降低了管理工作的人力物力投入，同时实现了对人事档案信息化的传递和应用，能够避免档案丢失或者失真等现象的发生，保证人事档案管理工作实现其工作职能。
2人力资源信息系统在人事档案管理工作中应用存在的问题
2.1人力资源信息系统缺乏标准的规划
在企事业单位的人力资源信息系统应用过程中，普遍存在缺乏标准规划的问题，特别是大型的企业，会设有诸多的下属企业，但是由于企业所涉及的业务范围、人员组成情况也不尽相同，使得各企业都会按照自己的工作需求制订和应用信息系统，而企业集团在进行数据信息资料汇总、调查等管理措施时，便会出现数据口径不一致等问题的出现，制约了企业人事档案管理工作的开展。[1]
2.2人力资源信息系统还有待完善
人事档案管理是人力资源信息系统的重要组成部分，其档案信息也是工作人员的工作阅历以及工作表现的最直观反应，但是在信息系统中，还缺乏录入、修改、存储、浏览以及应用等完善的系统服务，很多企业只是将人事档案资料进行了保存，并没有实现动态的完善机制，在工作人员离开企业时，再进行临时性的完善，失去了人事档案对于工作人员的考察和评价意义，使得档案管理工作缺乏真实性和有效性。
2.3企事业单位缺乏高素质的人事档案管理工作人员
人事档案管理工作虽然涉及到的工作内容相对简单，但是环节却相对繁复，人事档案管理工作人员不仅要对人力资源管理工作有全面的了解，同时还要对现代的电子信息技术有深入的掌握，以便于在人力资源管理系统的应用过程中能够应对自如，但是在实际的工作中，很多企业的人事档案管理工作人员却缺乏专业素质和职业素养，消极怠工、工作效率低下等问题普遍存在，严重制约了人事档案管理工作职能的实现。[2]
3加强人力资源信息系统中人事档案管理工作的可行措施
3.1建立人事档案管理的系统化和标准化工作流程
企业在进行人力资源信息系统的应用时，首先要根据企业的实际工作需求，制订相对完善和规范的操作流程，实现系统化和标准化的管理模式，对于人事档案管理的收集、整理、录入以及传递等工作内容都要实现规范性的工作行为，以便于企业能够形成标准的人力资源管理模块，不仅促进人事档案管理工作现代化工作水平的提高，同时也能够促进企业综合管理水平的提升。
3.2对人事档案管理工作进行数据信息的挖掘和整合
传统的人事档案管理工作中，档案信息会随着工作人员的工作阅历不断提高而逐渐增多，大量的纸质档案使得档案信息容易缺乏重点、也不具备明显的应用和参考价值，而信息系统的应用，能够打破传统档案管理模式的局限性，通过关键字等内容便能实现信息的检索，相关工作人员要对档案管理信息进行挖掘和整合，使档案信息能够有内容、有重点，便于其参考应用价值的实现。[3]
3.3加强人事档案管理工作工作人员的职业素质培养
企事业单位要加强对相关工作人员的职业素养培养，开展多种形式的职业培训，使得工作人员在经过严格的培训之后，能够跟随现代化、信息化的管理工作发展步伐，对人力资源信息系统的操作能够应用自如，并通过其个人职业素质的提高，能够强化其工作责任意识，用认真负责的工作态度开展日常工作，保证人事档案管理工作能够科学有序地开展和进行，保证人事档案信息的真实性和有效性，促进其管理职能的实现。
3.4保证人力资源管理信息系统的安全性
随着现代企事业单位管理方式对于互联网信息技术依赖程度的逐渐提高，网络信息安全问题也成为人们关注的重点。企事业单位在进行人力资源管理信息系统的应用过程中，要加强对计算机网络信息安全的安全防护工作，加强计算机的安全性能，并采用分级管理的管理模式，及时对相关数据信息进行备份管理，保证人力资源数据信息以及人事档案数据信息的信息安全，避免病毒感染、数据信息丢失等问题的出现影响企业的人事档案管理工作。[4]
4结论
人事档案管理工作应用人力资源信息系统大幅提升了其工作效率，并且实现了其现代化管理水平的提高。在对其进行应用的过程中，还有很多问题制约其管理水平的实现和提高，相关工作人员要强化其自身的工作责任意识，通过建立人事档案管理的系统化和标准化工作流程、加强工作人员的职业素质培养、进行数据信息的挖掘和整合、保证人力资源管理信息系统的安全等措施，促进人力资源信息系统应用水平的提高，进而促进人事档案管理工作质量的提升。
参考文献：
[1]王蕾.人力资源管理中人事档案管理出现的问题研究[J].吉林广播电视大学学报,2015,(3):9-10.
[2]李宏宽.基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践[J].人力资源管理,2017,(2):175-177.
[3]万琼.企业人事档案管理分析[J].合作经济与科技,2015,(18):115-117.
关键词:人力资源管理;人事保险;工作流程
中图分类号：C93文献标识码： A
一般来说,人事保险就是指有关企业、公司的社会保险工作,它不仅是人事管理制度改革中的重要组成部分,也是企业各项人事管理制度改革的辅助措施。近些年,随着企业管理模式的不断变革和创新,人作为一种资源在企业可持续发展中发挥着越来越重要的作用。以人力评估测试、绩效考核以及绩效工资等制度为核心的人力资源管理在企业日常管理运中有着越来越重要的作用。因此在企业未来发展过程中,只有对人力资源管理进行正确、合理重新定位,才能发挥其在企业管理过程中的真正作用和意义。
一、参与人事保险的范围
所谓社会保险是指政府通过立法等方式对劳动者因病残、年老、失业、死亡等原因永久性或者暂时行丧失劳动生存能力以及失去工作时,给劳动者本人或者是其亲属等提供物质援助的社会保障制度,主要包括医疗保险、养老保险、失业保养等。(1)已达法定退休年龄的工作人员,与原企业或者公司仍保持劳动关系的,由原企业或者公司相关的社会保险费用,个人自理保险费用时应出具同原企业或者公司依法签订的聘任合同以及相关的社保参保证明。(2)与原用人企业或者公司终止或者解决劳动关系且已参保的工作人员,要补齐所欠保险费用之后才能交社保依流程转至新用人企业或者公司的参保地。(3)对于已经签订相应的劳保合同,但又未参与社保的工作人员,应依据国家的相关法律、法规在其参保之日起,开始办理。
二、人事保险工作流程
1.申报要求。用人企业或者公司在通过社会保险费登记审批之后,依据国家有关的法律标准和规定对企事业单位的养老保险、失业保险、医疗保险等各种保险费用进行正式缴纳。(1)缴费比例。各项保险费用的基本缴费基数是由用人企业或者公司上月的实际发放的工人薪资总额同员工上月的实际工资收入依据一定的比例组成的。如果企业员工的每月平均工资要低于去年每月平均工资的60%,就要依照去年每月平均工资的60%进行缴费。此外,如果企业员工的每月平均工资要高于去年同年度平均月工资的300%,就要依据与去年月工资的300%进行相应的缴费。但是因为我国各地方的平均工资标准、缴费比例以及缴费项目等均不相同,所以用人企业或者公司必须相关法律和规定来筹划工资。(2)申报、缴费的时间。每个月月初,用人企业或者公司应依据相关国家法律规定到有关保险经办机构去申报和审批各种社会保险费用。有关机构在进行审核和批准之后,用人企业或者公司应在每月10号之前按照比例缴纳足额的各项保险费用。(3)申报材料。对已经参保的用人企业或者公司如果没有出现人员调动或者增减手续之后,应按时到有关部门机构去申报。同时,企业还需出具当月各项保险费用的申报表以及申报盘表。其中要确保有关报表一次三份,以方便有关保险经办机构进行实时的检查和审核。
2.申报流程。对于用人企业或者公司,在出现更改、注销或者成立的情况之下,应及时到有关部门去办理相应手续。(1)参保登记。对于缴纳费用的用人企业或者公司应在取得营业执照之日起,一个月之内,依据有关规定和标准向保险经办机构正式申请办理社会保障登记,它的分支机构也可以作为一个相对独立、有效的缴费机构,依据当地的基本管理原则去办理相应的社会被保险登记。在办理各种保险登记手续时,缴费企业或者公司必须提供本企业的营业执照,相关证件以及复印证件等,此外也要出具国家质检监督部门颁发的相关代码证书和有关复印件以及其他有关文件和资料,并确保填写保障登记表的真实性。
劳监部门应做好对缴费企业填写的社会保障登记表的检查和审核工作,并依据相关要求,建立登记档案,做好存档工作,在对其审批通过之后,依据程序发放社会和劳动保障证。保险经办机构对已经审批通过的缴费企业、公司设立相应的登记档案,明确该企业、公司的参保时间以及参保类型,并依据相关标准对其进行检查和核对,通过之后,按照要求发放社会保险登记证。
2.变更登记。缴费企业或者公司在需要变更以下资料时,必须要按照标准和规定向原保障登记机构进行变更办理申请:变更企业名称;变更企业地址或者通信地址;变更企业法人或者负责人;变更企业类型;变更企业代码;变更上下级隶属关系;变更参保类型。缴费企业或者公司应在公司部门办理变更登记一个月之内,填写相应的变更登记报表,同时出具营业执照、变更登记报表、相关执照以及相关批准证明等文件到原保险登记机构进行社会保险变更登记。此外,社会保险办理机构需要对相关企业填写的变更登记报表进行检查和审批,变更其有关材料,在回收原有的保险登记证之后,发放变更之后的保险登记证。
3.注销登记。当缴费企业或者公司遭遇破产、倒闭、重组、解散时,在依法停止缴纳社会保险费用的同时,向原经办机构申请依法办理注销登记。
三、缴费方式
对已经参与社会保险的用人企业或者公司的缴费方式可以是现金、银行卡、支票等,征缴部门在确认参保费用缴纳完成以后给予相应的发票,用人企业或者公司凭票到企业或者公司财务部门报销。
【关键词】人事管理；沟通；运用
在公立医院深化改革和事业单位人事制度改革不断深入推进的大环境下，公立医院人事管理存在着诸多难点和困扰，比如如何全面宣传、贯彻人事政策法规，如何有效落实规章制度，如何切实高效完成人事管理目标任务……总之是人事工作效率和成效有待提高。究其原因主要是各级人员对人事政策法规及规章制度不了解、不理解，或理解不一致、贯彻不彻底等。如有些人事政策沿用时间长，新人不知道，老人已忘记；有些政策更新变化快，需要理解、适应的过程等。作者在实践中加大了沟通在人事管理工作中的深度和广度，运用沟通作为桥梁，助力解决人事管理中的难点和困扰。
一、扩展人事沟通的广度
人事管理的重点是人力资源的开发和利用，需要医院自上而下、自下而上地参与。沟通是人事管理者的重要工具，从基层员工、班组到院方，都是人事管理流程中的不同环节。通过沟通，既宣传了政策法规要求，又充分调动科室、员工参与人事管理工作。针对不同的沟通对象，采取不同的沟通方法，意义和作用各不相同。
（一）与单位领导的沟通。通过口头或书面请示汇报，让领导了解人事工作的内容范畴、向领导宣传政策法规。除认真办理领导批复，还要找机会向领导进一步介绍具体情况，与之交换意见和观点，让领导了解员工的真实信息和想法，同时帮助自己更好地领会领导的意图。有些工作不仅要向分管领导汇报，还要主动向其他领导通报信息、征求意见、寻求指导，以获得理解和支持。
（二）与其他部门的沟通。征求各科室对人事工作的评价、建议和需求，提出人事管理方面的合理要求。主动与其他部门沟通有利于实现资源共享，去除因渠道不同、信息不对等而造成的信息失真、理解偏差等不利影响，从而对人事政策法规的认识理解趋于一致，对人事管理目的达成共识，形成彼此相互理解和支持的局面，提高工作效率和质量。
（三）与拟引进人才的沟通。马斯洛的需求层次理论指出，大多数人都存在着较高层次的需求。人才正是有条件达到较高层次需求的群体。了解拟引进人才的行为动机和高层次需求，坦陈本单位的优劣、未来战略发展和目标，有针对性地进行沟通。人事部门既要代表院方的意志和利益，同时要搭建桥梁，向有意向人才和院方反馈各自的需求，以求一致，沟通尤为重要。
（四）与专业技术人员的沟通。专业技术人员是医院的一线主力军，他们思想、情感的波动、职业生涯的规划实施，与医院的发展有着重要的关联。与专业技术人员，特别是高层次专业技术人员的沟通交流要以加强联系、协调关系、情感交流为主，关心他们的工作，主动帮助他们解决如事业瓶颈、职称晋升等问题，调动他们的积极性、主动性、创造性。
（五）与普通员工的沟通。沟通时要做到平等、真诚，注意聆听，尽量给一些具体指点、要求，能够切实指导他们的日常工作。通过沟通让他们感受到被关注、被尊重，获得归属感、存在感。
二、扩大人事沟通的深度
沟通的关键是要确保沟通对象全面、正确接收到人事部门要传递的信息，认同并有所反馈。通过使用多种沟通方式和技巧，反复宣传，扩大人事沟通的深度，取得较好效果。
（一）上传下达，当面指导。事业单位人事政策法规很多、很复杂、也很敏感，人事工作者首先要读懂政策，结合医院实际情况拟定执行的方案或提出相应的建议，贯彻执行情况做到公开透明，上传下达。社会保险政策、劳动合同法对事业单位人事管理具有较强的约束力，令基层管理者感到诸多不适，执行的主动性不高；有些新任职的管理者对政策法规的要领掌握不到位。人事部门采取会议集中传达、布置，会下单独沟通指导的方式，结合基层实际情况，解读政策、指导操作。如此上下联动，基层管理者得到服务和帮助，完善了工作机制，人事管理的质量相应得到提高。
（二）组织培训，广泛宣传。除干部培训、岗前培训，还要组织如考勤员培训等专题培训，通过培训，反复宣传相关政策法规、规章制度、工作流程，提出人事管理的要求和标准。
人事管理工作计划一
时光荏苒，20xx年即将过去，回首过去的一年，内心不禁感慨万千……时间如梭，转眼间又将跨过一个年度之坎。回首望，虽没有轰轰烈烈的战果，但也算经历了一段不平凡的考验和磨砺。对于我们每一个追求进步的人来说，免不了会在年终岁未对自己进行一番“盘点”，也算是对自己的一种鞭策。
行政人事部是公司的关键部门之一，对内管理水平的要求应不断提升，对外要应对税务、工商、药监、社保等机关的各项检查。行政人事部人员虽然少，但在这一年里任劳任怨，竭尽全力将各项工作顺利完成。经过一年的磨练与洗礼，行政人事部的综合能力相比2014年又迈进了一步。
回顾2015年，在公司领导的正确领导下，我们的工作着重于公司的经营方针、宗旨和效益目标上，紧紧围绕重点展开工作，紧跟公司各项工作部署。在管理方面尽到了应尽的责任。为了总结经验，继续发扬成绩同时也克服存在的不足，现将2016年的工作做如下简要回顾和总结。
年行政人事部工作大体上可分为以下三个方面：
一、人事管理方面
根据部门人员的实际需要，有针对性、合理地招聘一批员工，以配备各岗位。
规范了各部门的人员档案并建立电子档案，严格审查全体员工档案，对资料不齐全的一律补齐。
配合采购和财务部门，严格把好促销员的进、出关。
有步骤的完善培训机制，不断的外派员工学习并要求知名公司来培训员工，同时加强内部的培训管理工作。
二、行政工作方面
⒈办理好各门店的证照并如期进行年审工作。
⒉和相关职能机关如工商、税务、药监、社保、银行等做好沟通工作，以使公司对外工作更为通畅。
⒊联系报刊、电视台等媒体做好对外的宣传工作。
⒋对内做好办公用品的采购，严格审查各部门的办公用品的使用状况，并做好物品领用登记，以节约降低成本为第一原则，合理地采购办公用品。
三、公司管理运作方面
⒈顺应市场的发展，依照公司要求，制定相应的管理制度。完善公司现有制度，使各项工作有法可依，有章可寻。在日常工作中，及时和公司各个部门、门店密切沟通、联系，适时对各部门的工作提出些指导性的意见。
⒉逐步完善公司监督机制。有一句话说得好：员工不会做你要求做的事情，只会做你监督要做的事情。基于这个原因，本年度加强了对员工的监督管理力度。
⒊加强团队建设，打造一个业务全面，工作热情高涨的团队。作为一个管理者，对下属充分做到“察人之长、用人之长、聚人之长、展人之长”，充分发挥他们的主观能动性及工作积极性。提高团队的整体素质，树立起开拓创新、务实高效的公司新形象。
⒋充分引导员工勇于承担责任。以前公司各职能部门职责不清，现逐步理清各部门工作职责，并要求各人主动承担责任。
人事管理工作计划二
作为行政人事部负责人，我充分认识到自己既是一个管理者，更是一个执行者。要想带好一个团队，除了熟悉业务外，还需要负责具体的工作及业务，以身作则，这样才能保证在人员偏紧的情况下，大家都能够主动承担工作，使公司各项工作正常进行。
新的一年意味着新的起点、新的机遇、新的挑战。随着大参林、北京同仁堂的进驻，对我们来说，既是压力也是动力，我们决心再接再厉，迎接新的挑战。××年行政人事部将从以下几个方面着手工作：
一、完善公司制度，向实现管理规范化进军。
成功的企业源于卓越的管理，卓越的管理源于优异、完善的制度。随着公司的不断发展，搞好公司管理制度无疑是其持续发展的根本。因此，建立健全一套合理而科学的公司管理制度便迫在眉节，为了进一步完善公司制度，实现管理规范化，年工作将以此为中心。
二、加强培训力度，完善培训机制。
企业的竞争，最终归于人才的竞争。目前公司各门店及部门人员的综合素质普遍有待提高，尤其是各店长及部门负责人，他们身肩重责。需根据实际情况制定培训计划，从真正意义上为他们带来帮助。另外完成新员工入店手册。
三、协助部门工作，加强团队建议。
继续配合各门店及部门工作，协助处理各种突发事件。年是百姓拓展并壮大的一年，拥有一支团结、勇于创新的团队是为其发展的保障。所以加强团队建议也是年行政人事部工作的重心。
其实正所谓“天下难事始于易，天下大事始于细”。只要我们工作更加细致点、沟通多一点、责任心强一点，我相信百姓会越做越强。
人事管理工作计划三
(一)充分深入地了解公司情况。
我要了解的公司信息主要包括公司的愿景、发展战略、管理理念、企业文化等，公司的主营业务、各项工作流程、组织结构等。获取信息的方式如下：
1、在征得人力资源部经理批准的前提下，从文件档案室调阅有关公司愿景、发展战略、管理理念、企业文化、公司的主营业务、内部管理流程、组织结构等的文件资料。
2、在征得人力资源部经理同意的前提下，到企业内刊主管部门查阅企业重要内刊及最近一段时间的内刊文章，进一步了解企业的愿景、发展战略、管理理念、企业文化、公司的主营业务等。
3、查阅公司所在行业协会的重点刊物和外界相关主要媒体对公司的报道，来了解行业发展情况、企业在行业中所处的地位以及媒体公众对企业的看法等。
4、通过公司的新员工入职培训等培训活动来获取信息。通过公司的新员工入职培训，我可以对公司的企业文化、管理制度等有初步的了解。
5、请教老员工，与老员工交流。通过和老员工的交流，可以了解公司的发展背景、发展路径等，熟悉公司的发展脉络。
(二)深入认识和领会自己的工作职责。
了解了公司的基本情况后，我还需要了解人事主管这个职位在公司的职位序列中所处的位置。
1、在征得人力资源部经理同意的前提下，查阅人事主管的职位说明书，并就其中载明的相关职责、权力、工作汇报关系、沟通方式等和人力资源部经理进行沟通。
2、同时，还需要了解下属的职位说明书，并就下属职位说明书中载明的相关要求和其日常工作方面进行充分的沟通。
3、查阅人力资源管理的相关制度和工作流程，进一步明确自己在工作中的主要职责。
(三)在以上两方面的基础上，找准自己的工作定位，进而制定工作目标和工作重点。
在了解了公司的愿景和发展战略等基本情况、深入领会了自己的工作职责的基础上，对自己的工作进行定位，按照人事主管职位对公司的重要程度来明确工作重点，并就这些工作重点制定工作计划方案和备选方案。
(四)具体业务开展。
1、在征得人力资源部经理同意的前提下，找文件档案室领取人事主管的职位说明书和前任人事主管的离任工作交接清单，对照职位说明书对人事主管的日常性工作进行熟悉，对前任人事主管已经完成的各项工作计划进行了解，对其未完成的工作计划按照其工作计划方案来进行完成。
2、对照人事主管的职位说明书，就人事主管工作范围内人力资源管理工作中某些环节发现的问题，按照轻重缓急进行分等，对最重要的、需要迅速解决的问题拟定提案，和人力资源部经理进行沟通，征得人力资源部经理的同意。
3、根据上述提案制定多项工作计划方案，包括计划目标、计划对象、计划的参与人员及各人员的工作分配、计划时间表、计划中可能出现的问题及其解决办法、计划是否达到目标的评估标准等。
4、和下属沟通这些工作计划方案，对这些工作计划方案的各个环节进行讲解并征取下属的意见，修改完善这些工作计划方案，获取下属的支持。
5、和人力资源部经理就提案涉及的多项工作计划方案进行讨论，并征求其意见，征得人力资源部经理对其中某一方案的批准。
6、召集下属开会，在了解其各自职位说明书的前提下，明确各自的工作任务，及其在人力资源部经理已批准工作计划方案中所扮演的重要角色、工作的时间表等，共同推进工作计划的实施。
7、对该工作计划方案的实施过程中出现的各种问题进行反馈，及时调整修改工作计划，记录下属员工在工作计划实施中的工作表现，并向人力资源部经理汇报工作进度。
8、对该工作计划方案的实施成果按照事先制定的评估标准进行评估，并将评估报告上报给人力资源部经理审阅。
9、对该工作计划方案进行总结并形成书面报告提交给人力资源部经理审阅，批准通过。
10、进行下一个工作计划。
注意：在实施上述工作计划的过程中，该人事主管所负责的各项日常工作以及其下属负责的日常工作都要照常进行。
(五)定期总结和改进工作。
1、对上述的各项工作计划按照先后顺许进行工作总结，并提交给人力资源部经理审阅，充分听取其对工作的各项指导意见。
2、按各项工作计划的具体进度审阅下属的工作计划，审阅报告报备人力资源部经理，听取其对报告的指导意见。
(六)注重与上级、其他部门以及员工的沟通。
人力资源工作在公司内部属于一项服务支援性工作，对主要的业务流程提供人力资源规划、招聘配置、培训开发、薪酬管理、绩效管理、员工关系管理等方面的支持，保障主要业务流程顺利进行，实现公司的保值增值。
1、注重和上级领导的沟通，深入了解上级领导对自己各项工作的看法，让上级领导对自己的工作多多提出意见，让自身工作中尽量少范错误、不范错误。
2、注重和公司内部其他部门的沟通，充分听取各部门对人力资源部门各项工作的意见，有则改之，无则加勉。
3、注重和下属以及中基层员工的沟通，了解他们对公司的看法，对人力资源工作的各项看法，让他们多提意见、多提建议。
人事管理工作计划四
一、人员调配管理
本年度重点做好新兴工业园投运期间的人员调配工作。
1、根据公司新的体制设置及人员定编，抽调部分优秀管理人员及生产骨干到工业园工作，使技改项目投运后，能够正常的安全经济运行。
2、根据公司各部门、单位人员岗位定编、缺编情况，随时作好调配工作。及时、准确下达人事调令和人事指令，力争使人力资源达到最佳合理配置。
二、劳动合同管理
做好劳动合同的签订、解除及劳动合同档案管理等工作。本年度重点做好xx年6月30日194人劳动合同到期员工的续订工作。针对本次续签工作，在今年劳动合同管理工作的基础上，需进一步运作新的管理办法，对生产工人及其他工作人员拟采用中期(2年)、短期(1年)合同，对部分人员采取不再续签合同的管理办法。
三、人事考核评价
为进一步加强对员工在一定时期内工作能力等方面的评价，正确把握每位员工的工作状况，建立公司正常、合理的人事考核评价制度，从而为员工的奖惩、晋升、调整等提供客观依据。根据公司目前生产经营状况，制定人事评价制度，进行人事考核评价。对不合格人员实行在岗试用、待岗培训或转岗，以保证员工队伍的高效率、高素质。
四、奖惩管理
结合公司实际，对在生产、科研、劳动、经营管理等方面，成绩突出、贡献较大的，分别给予奖励。对有违反劳动纪律，经常迟到、早退，旷工;完不成生产任务或工作任务的;不服从工作分配和调动、指挥，或者无理取闹，聚众闹事，打架斗殴影响生产秩序、工作秩序和社会秩序等情况的员工，分别给予行政处分或经济处罚。
五、人才储备工作
根据公司现状，结合先进企业的管理经验，参加全国性或区域性的大型人才交流洽谈会，直接引进高层次、高学历人才获得技术过硬、品德优秀的人才队伍。拟在xx年招聘应届大学本科生10名左右，专业主要有：热能与动力专业5-7人，电气专业2-3人，化学专业2-3人。
六、员工职称评定、职业资格证年审工作：
随着对人才资源的进一步重视，职称评定等项工作已得到社会的普遍承认与重视。
1、做好xx年度公司员工申报职称工作的办理，重点做好申报初级及中级职称人员的手续办理。
2、做好公司员工职业资格证书的年审与办理工作。按照劳动部门要求，做好职业资格证书年审工作，同时根据实际适时做好职业资格证的申报及办理。
七、其他人事管理工作：
1、做好员工季度劳保及劳动用品发放及管理工作，及时做好员工劳保用品的补充及相关制度修订工作。
关键词：人工考勤；考勤机；刷卡记录；考勤管理
中图分类号：TP319文献标识码：A文章编号：1672-7800（2013）006-0045-03
基金项目：广西高校科研项目（201204LX409）
作者简介：韦庆进（1974-），男，硕士，河池学院物理与电子工程系实验师，研究方向为电路系统设计与计算机应用。
0引言
随着现代科学技术的发展，越来越多的公司和企业对员工考勤实行了信息化管理，使用计算机系统代替复杂的手工方式来管理考勤事务。人事管理系统结合考勤机可以有效地管理公司员工的出勤情况，规范人事制度管理，保证公司的正常工作，是人事管理的重要组成部分。因此，研究人事管理系统与考勤机接口的设计与实现有着十分重要的意义。人事管理系统与考勤机的结合使用，最终使得从读取员工的考勤信息、当日考勤结果整理直到考勤结果统计的一系列操作能够顺利完成。对比传统考勤统计方法，可知它对提高企业工作效率有着重要贡献。
传统考勤管理一般采取手工签到的方式，这种方式一方面存在很多缺陷，比如：补签、代签、漏洞、签到数据不准确、不真实等问题，数据的准确性和真实性依赖于员工的自觉性；另一方面，对考勤数据进行统计处理增加了考勤管理人员的工作强度。人事管理系统与考勤机接口实现增强了考勤管理的准确性、公开性和公正性。用户根据员工上下班在考勤机上的刷卡登记记录，结合员工的基础信息进行匹配和处理，最后形成员工的考勤管理表，用户可以批量统计员工的迟到、早退和缺勤情况，也可以查看指定员工的考勤信息。解决了公司和企业人事管理中考勤管理工作强度大的问题，也解决了手工签到管理中的代签、补签及签到时间不准确等问题。
1系统考勤管理功能分析
1.1考勤管理功能结构
基于越来越多的公司和企业对员工考勤管理的需要，要实现员工的日常考勤管理，人事管理系统与外接的考勤数据要有数据接口，实现数据的共享与交互式应用。通过指纹式或人脸识别等类的外接考勤设备采集到用户的考勤信息后，形成考勤信息数据库。系统设计时要建立数据接口，能够识别和处理员工的考勤数据信息，完成员工的日常考勤、加班信息、出勤信息、请假信息等的编辑、统计和打印输出报表，实现数据共享。同时提供查询功能，根据员工的姓名、编号、部门等信息，实现信息查询。
1.2考勤管理工作流程
考虑到用户在考勤管理工作中的一般流程和需求，基于系统上位软件的设计，考勤管理工作主要分3个层次：采集层、管理层、数据层。第一层次负责考勤机采集数据；第二层次是将考勤数据下载到人事管理系统软件上，主要包括数据处理模块、数据查询模块、报表生成模块，这三大模块是考勤管理模块的核心，实现了考勤管理的主要功能；第三层次主要由数据库管理系统组成，完成各类考勤数据的管理工作。具体管理流程如下：系统用户进入考勤管理界面后，切换到签到明细表页面，点击【导入】按钮，用U盘下载存储考勤机采集到的数据，把U盘插入电脑中，导入U盘里员工的考勤记录表，双击某个员工记录，进入“考勤信息编辑”窗口，这里用户只能编辑员工的考勤类型、考勤制度、入职日期、出生日期、联系电话等基础信息，而对签到时间、部门、编号、卡片号码不能进行修改操作，从而确保了考勤数据的公正性、准确性、透明性进而使整个人事管理系统实现高效、准确地管理目标。其总体流程如图1所示。
1.3用户界面
从人事管理系统软件如何获取处理考勤机采集的数据角度进行分析，设计用户界面如图2所示。用户界面采用标准工具栏设计方法，使用户能够很容易地看清楚考勤管理结构，工具栏列出了系统的主要功能，使用户很方便快捷地进行操作管理。通过用户界面窗体，用户在查询框中输入姓名、编号或者部门后，在员工考勤表中即可快速显示所查找的员工考勤信息，也可打印输出报表。
2系统考勤管理功能模块设计
2.1数据处理模块
此功能模块主要是对原始考勤数据的维护和处理。因考虑到数据安全性，原始考勤记录只能增加信息不能删除和修改原有数据。从指定或全部考勤机采集员工的考勤原始数据，可为考勤处理提供数据基础。由于考勤原始数据随着时日的增长其数据量会变得非常庞大，为了加快系统的考勤处理速度，需要将已经处理过的考勤原始数据进行存档备份，清除已处理过的数据，在需要时可以从备份数据重新调出进行处理。根据采集的考勤原始数据、员工证件号、角色、识别模式和对员工指派的考勤方案对采集来的考勤数据进行加工处理，生成员工的出勤情况表。
2.2报表生成模块
可以查询一定时间内员工的正常上班、迟到、早退、缺勤情况并输出报表，以供人事管理部门对员工进行考核，为发放工资提供依据及参考。也可以对全部员工或指定部门的员工进行查询并打印输出报表。
2.3数据查询模块
所有用户都具有对统计处理后的考勤数据进行查询的权限。用户可以查询指定时间内本人的出勤情况，并导出报表；可以指定日期范围进行查询，可以对全部员工或指定部门的员工进行查询。查询指定员工在一定时期内的考勤数据，该功能主要为员工对出勤情况有异议时提供数据帮助，可以按日期时间输出详细的考勤打卡记录。
3系统考勤管理功能模块实现
3.1数据表设计
从用户需求及人事管理系统与考勤机接口实现角度考虑，对需要保存的信息进行分析，然后设计出合理的表。其结构如表1所示。
3.2可行性分析与实现
系统的一个难点是如何对员工的指纹登记和日常出勤记录进行筛选、如何进行出入刷卡记录的匹配以及如何从大量刷卡数据中高效、快捷地提取数据，即如何对考勤数据进行筛选、匹配算法和统计处理。系统首先批量导入刷卡记录，按工具栏的【统计】按钮，将自动在表单框的最后追加“备注”一列，并计算出员工的出勤情况，标明是迟到、早退或缺勤。其主要算法设计思路如下：适用于上下班（两个时间点）的公司，例如：9：00上班，开始考勤时间为7：00，18：00下班，结束考勤时间为23：00。上班后超过10分钟签到记迟到，上班后超过60分钟签到记缺勤，下班前提前10分钟签退记早退，下班前提前60分钟签退记缺勤。
该系统的另一个难点是如何解决与考勤机硬件的接口问题，即如何通过考勤机的USB接口直连电脑，将考勤数据下载到人事管理系统软件上。系统采取了彩屏指纹考勤机的标配通讯方式（U盘下载），使用U盘导入员工信息，具体实现如下：
（1）把U盘插入考勤机，按考勤机上的MENU进入考勤机菜单，选择3或通过方向键把光标移至【U盘管理】进入U盘管理下级菜单，选择1或是【下载数据】、【下载最近出入记录】、【下载历史出入记录】或是【下载全部登记数据】，下载成功后U盘自动生成“UserData”和“LogData”文件夹。
（2）把下载好员工信息的U盘插入电脑。
（3）登录人事管理系统，点【日常考勤】按钮进入考勤管理界面。
（4）点【导入】按钮，打开U盘下载全部登记信息，打开文件夹，选择文件名为NewGlog_0001_20130130082302、HisGLog_0001_20130130或是UserList，将员工登记信息批量导入到人事管理系统软件中。
（5）编辑员工信息并保存。可双击需要编辑和保存的登记号码，在弹出的窗口编辑用户基本信息，比如用户姓名、性别、默认考勤等。
（6）编辑保存后的信息会保存到本数据库的考勤管理表中，点【刷新】按钮，会在员工考勤表界面窗口显示。对于经过处理过的考勤数据，用户可以打印输出报表，也可以对全部员工或指定部门的员工进行查询。
系统从符合操作简便、界面友好、灵活、实用、安全的要求出发，完成了考勤管理的全过程，包括考勤数据统计处理、报表生成、数据查询等管理工作。系统实现了读取指纹考勤机的考勤记录，并按照管理者设定的考勤规则进行了统计处理，生成了考勤统计报表。人事管理系统与考勤机接口的实现，关键在于利用指纹的唯一性，以杜绝员工上下班代打卡的行为，保证了考勤数据的准确性和安全性，也树立了良好的企业形象。
4结语
长期以来，繁琐的考勤记录整理、统计、查询等工作，一直困扰着企业行政部门的工作人员，可以说考勤管理在生产管理过程中充当着重要角色，考勤管理的效率对企业工作效率的提高起着举足轻重的作用。随着现代化科学技术的发展，越来越多的公司和企业对职员的考勤管理都实行了信息化管理，使用计算机系统代替繁琐的手工方式来管理考勤事务。基于此，开发一套能够与考勤机进行接口实现的人事管理系统，不仅能够管理员工考勤信息，也能更好地提高企业的工作效率。
参考文献：
[1]高春艳，李俊民，刘彬彬.Visual Basic数据库系统开发案例精选[M].北京：人民邮电出版社，2006.
[2]张，王虹.Visual Basic6.0中文版高级应用与开发指南[M].北京：人民邮电出版社，2002.
[3]李玉林，马军，王岩.零基础学Visual Basic+SQL Server[M].北京：机械工业出版社，2008.
关键词：简政放权；高校行政管理体制；学术权力；行政权力
目前，一些高校面临办学自主权落实不到位、高校与政府的关系不协调、社会经济发展与高校教育活动联系不紧密等问题，因此，高校行政管理体制的“简政放权”已成为高校改革的主要方向，也是推动高校“双一流”建设的必经之路。同时，多个省份的教育厅也制定、颁布了高等教育领域简政放权的相关指导文件，高校办学的自主性大为增强。在此背景下，高校如何提升管理效率、提升办学水平成为备受关注的问题。
一、现阶段高校行政管理存在的问题
（一）学术权力行政化
高校大部分资源都掌握在行政管理部门，内部权力多集中在行政群体，学术群体的正常权力受到了不同程度的束缚和压制[1]。与此同时，行政人员越来越热衷于参与职称评定、课题申报、教学任务、科研工作等学术事务，学术组织无法行使学术自主权，造成学术权力行政化，这就严重制约了高校的有序发展。
（二）组织运行效率低
简政放权背景下，高校二级管理结构逐渐成形，一些日常性的管理事务逐渐由基层院系包揽，无形中增加了广大教职员工肩上的压力。如今，各大高校招生数量逐年递增，各种考核评估和材料申报工作日趋烦琐，加大了学校管理工作压力。由于院系一级管理的工作重心大多放在教学方面，行政管理人手相对不足，很多事务不能在第一时间得到处理，造成组织运行效率下滑。
（三）人事管理机制不健全
目前，高校在人事管理制度方面存在一些问题，特别是在职级设置、编制管理、用人机制等方面的问题较为突出。多年以来，高校在人事管理制度方面一直沿用政府机关管理模式，虽然在选拔、引进、辞退和评选人才等方面都履行严格的人事管理程序，但是缺乏相应的人才退出机制，不少教职员工都抱有一定的“铁饭碗”心理，严重缺乏工作自主性和创造性[2]。此外，高校的人事管理分配机制僵化，没能充分考虑学校自身的实际情况，导致人力资源得不到充分有效的利用，高度控制、僵化的人事管理制度也对高校教育与社会的衔接造成了严重影响，导致高校活力不足。
二、简政放权视角下高校行政管理体制的优化策略
（一）妥善处理党、政、学之间的关系
首先，学校应实行党委领导下的校长负责制，明确划分党委和校长的职责权限，利用权力清单的形式使权责关系更趋规范、具体、法治。其次，正确处理学术权力和行政权力的关系。高校在加强行政管理的前提下，也要逐渐地将行政事务从学术事务中剥离开来，彰显高校以学术为主的办学原则和特色，凸显学术人员在高校发展中的主导作用。最后，完善高校章程治校机制。高校应依法制定章程，章程应当切合学校实际，并明确赋予其法定地位，还应定期对章程执行情况进行检查，以章程统领高校的治理体系。
（二）优化内部管理组织结构
第一，精简组织机构。高校应大力推动组织机构改革，提高组织运作效率。在此基础上，高校还应加快行政机构设置的统一化、精简化，把管理职能相似、业务相近的部门整合，并通过合理设置机构、结构性调整，使高校后勤、机关和教辅单位的职能责任、机构设置更加合理。第二，科学处理院系与学校的关系。高校主要从大方向上把握学校发展的战略、规划等，学院承担科研和教学职责，系重点负责学术管理，落实科研和教学目标。院系级教学单位要不断优化工作流程，并采取与之配套的机构设置，妥善解决机构扁平化与垂直化之间的矛盾。
（三）加快人事管理体制改革
在学校人事管理方面，高校应全面落实自主权，结合自身战略定位和发展实际管理人力资源，按照实际情况制定和调整学校内部组织岗位设置、机构设置、考核评价和人员聘用等有关的制度和政策，构建灵活的、动态的人员调整和人才流动机制。对于高校人力资源配置和机构编制管理方式，可推行教职员工岗位聘任制和教师分类管理制度，还要加强职业化导向，积极探索不同类型职员的发展通道[3]。
三、结语
在简政放权视角下，高校要通过妥善处理党、政、学间关系、优化内部管理组织结构、加快人事管理体制改革等措施不断优化行政管理工作，提升高校行政管理工作水平，使高校行政管理工作更适应社会发展的需要。
参考文献：
[1]问卷调查组.简政放权:高校有哪些期盼[N].中国教育报,2014-05-04(9).
关键词：人事档案资料；创新；高职院校
在数据信息重要性日益提升的今天，当前人事档案管理工作虽然受到了更多的关注，但也同样存在着很多的不足与缺陷。因此，要想让人事档案资料在高职院校人事管理活动中发挥出更大的作用，未来就必须要对人事档案管理工作展开全面创新，而针对高职院校人事档案管理创新意义与路径的相关研究，自然也同样是十分具有现实意义的。
一、高职院校人事档案管理的创新原则
（一）服务性对于高职院校来说，人事档案资料既是对教职工人员自然状况的抽象记录，同时也是开展人事管理工作的重要依据，其实际应用价值是非常强的，但从目前来看，由于很多高职院校对人事档案资料的认知存在偏差，未能正确认识到人事档案的重要性，因此在开展人事档案管理时，往往只是为了应付上级要求或是盲目效仿其他高校，对于人事档案管理的实际作用则并不关注，而人事档案管理本身也因此变得缺乏实效。针对这一现象，未来高职院校对于人事档案管理的创新还需坚持服务性原则，高度重视人事档案资料本身的应用价值，以满足人事管理实际需求为目标，对人事档案资料收集、归档、保存、查询等工作进行完善，保证每一项人事档案管理工作都能够发挥出应有的作用，并为高职院校人才使用、管理与流动提供支持。另外，由于人事档案资料与教职员工的个人利益直接相关，因此高职院校人事档案管理同样也要加强对教职员工个体的服务，坚持人事档案信息的适当公开原则，对非保密性档案资料予以公开，这样既可以发挥外部监督作用，保证人事档案信息的真实性，也能够为教职员工的个人应有权益提供保障。
（二）继承性从高职院校长期发展的角度来看，当前国内高职院校在人事档案管理方面虽然存在着很多普遍性问题，但由于以人事档案资料为基础的人事管理模式已经建立起来，因此在实际工作中仍然有着很多可取之处。例如很多高职院校虽然未能充分认识到人事档案管理工作的重要作用，但对于人事档案的保管却比较严格，能够有效保证教职员工个人隐私信息的安全；有些高职院校的人事档案虽然真实性不足，但对于人事档案资料的应用却比较多。这意味着高职院校对于人事档案管理的创新不能盲目推翻原有管理模式与制度体系，而是要坚持继承性原则，以现有人事档案管理模式为基础，针对人事档案管理中的实际问题展开深入分析与创新改进，在继承当前工作优点的同时，将更加适合人事管理需求的新模式确立下来，这样才能够取得更大的创新成果[1]。
（三）技术性在信息时代下，现代档案管理工作得到了非常迅速的发展，而各种先进科学技术在档案管理工作中的应用也都比较广泛，并发挥出了十分关键的作用。因此对于高职院校来说，针对人事档案管理的创新还需顺应时展趋势以及档案管理行业的信息化趋势，坚持技术性原则，对大数据、移动互联网等各类先进技术进行积极应用，并借助这些先进技术来展开工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的创新，使人事档案管理能够在先进技术的支持下实现工作效率、工作质量等多方面的有效提升。例如通过对现代办公软件的应用，可以大大提高人事档案信息归档整理的效率，减少档案管理人员的工作量，而对大数据技术的应用，则可以将海量人事档案信息以数字文件的形式分类存储起来，保证档案信息的安全性。
（四）开放性当今市场经济环境下的人才交流已经变得十分密切，无论是专业人才的流动，还是现有职工的任用与管理，其复杂性都随之大大提升，而高职院校作为专业人才需求较大的用人单位，自然也同样需要迎合市场经济下人才市场的发展趋势，主动寻求与政府教育部门或其他高校进行合作，对人事档案信息进行开放共享，这样既可以为高职院校专业人才引进提供更多的数据信息，适应当前的人才流动趋势，同时在激烈的人才竞争环境下，也能够促使高职院校加强人事管理工作，为更好的留住优秀人才而展开持续创新。
二、高职院校人事档案管理创新的有效策略
（一）关注档案信息安全开放式的人事档案管理模式虽然能够有效提升人事档案信息真实性，适应专业人才流动频繁的时代特点，但在复杂的网络环境下，也同样会引发一系列的档案信息安全问题，如果高职院校未能做好对电子化人事档案资料的保护工作，那么就很可能会导致丢档、档案信息泄露等情况，进而对学校人事管理及教职工个人隐私安全造成影响。因此在针对人事档案管理的创新中，高职院校虽然需要坚持开放性原则，建立开放的档案管理模式，但也同样需要重视对人事档案信息的保密、保护，而不可为了加强档案信息交流而盲目进行人事档案资料的传输、共享。从具体措施上来看，高职院校一方面需要从网络信息安全防护入手，将防火墙、数据加密、数据备份等信息安全技术应用到档案信息系统中来，对电子化的档案资料进行严格防护，避免信息因黑客攻击、病毒入侵等问题而出现遗失、泄露问题[2]。而在另一方面，则需要强化对人事档案管理人员的培训教育，提高其信息安全意识，并对日常档案管理操作加以规范，以免因操作不当而引起档案资料信息的丢失、泄露。
（二）加强主动用档意识人事档案管理的主要作用并非是对人事档案资料的归档整理或分类存储，而是在完成一系列档案管理工作后，能够为人事管理提供重要数据信息支持，如果缺少了对人事档案的应用环节，那么即便归档、整理等工作环节完成的再好，也都是毫无实际意义的[3]。因此，当前高职院校的人事档案管理工作必须要转变被动的工作模式，树立主动用档的工作意识，在日常工作中，即便人事管理部门或角质员工不需要对人事档案进行应用，也同样需要经常性的展开查档、用档，通过现实考察与档案内容分析相结合的方式，找出真实性、完整性或是内容格式存在问题的档案，并围绕问题档案进行责任追究与档案信息修正、补充，这样既可以避免“不考察不查档”、“不提拔不用档”等工作现象的出现，提高档案应用效率，同时也可以保证人事档案信息的真实性、完整性，为人事管理工作提供重要参考。
（三）规范档案管理要求高职院校人事档案管理具有着较强的专业性，对于各方面工作细节的要求通常都十分严格，因此为保证人事档案管理工作质量，高职院校还需在工作创新过程中提高档案管理要求的规范化，将档案收集、档案整理、档案查询等各环节的具体要求细化明确下来。例如在档案收集与归档管理工作中，需要将工作职责落实到人，各部门教职员工在人事档案管理中的责任都要加以明确，一旦档案收集、归档程序出现问题，都需要立即进行责任追究。而基础设施方面，则要明确软硬件设施的建设要求，并建立标准化的设施管理尺度，保证打印机、计算机、数据库等各类设施都能够得到严格的管理[4]。
（四）重视档案内容建设从目前来看，由于当前人事档案在高职院校中的用途发生了改变，因此高职院校在主动用档的同时，还要坚持多样化的用档原则，根据实际用档需求来对不同类型档案的收集、归档整理等工作展开创新，以满足多样化用档需求。例如对于教师与行政管理人员，由于其工作性质与工作要求不同，因此在档案信息的记录上，就自然就需要作出相应的调整[5]。个人人事档案中除了要记录学历、职称、思想、工作表现等常规信息，教师应更多的记录其教学科研成果与学科专业素养，而行政管理人员则要更多的记录其工作表现、工作失误情况、是否存在违法乱纪现象等。这样的人事档案内容更加全面、客观，能够充分反映出教职员工的实际工作情况，而学校在进行人才选用、培养与管理时，自然也就会更加作出更为合理的决策。
本文作者：胡旭亮 单位：湖南师范大学
高校人事管理信息化建设的必要性
高校人事管理信息化建设是工作实践的现实需要尽管经过前一个时期的建设，我国高校的信息化程度获得了一定的提高，但由于种种原因，高校人事管理工作的信息化建设依然存在一些问题：第一、人事信息的管理存在部门分割化现象.。如教师的教学任务信息则由学院教务办负责具体维护，汇总统计到学校教务处，而其科研业绩归属科研部门管理。由于各部门对信息库维护的标准不一致，掌握的各项关键数据互不共享，导致了人事基础信息的多头建立、标准化程度低和信息管理的零乱，严重影响了人事信息管理的工作效率和信息的准确率。第二、人事部门内部各职能科室之间资源共享程度不够。目前大多数高校的人事管理部门均依照业务划分各职能科室。职能科室分工负责各自业务相关信息项，管理权限不同，数据变化更新频率不一致，实现人事信息管理的系统化的标准不明确，使得各个科室各自为政，数据通用性能低下，资源分散，重复劳动。第三、信息技术的日益更新和不断优化使得原有管理软件逐步落后于工作需要。大多数普通高校目前自行开发或主管部门颁发推广的管理信息系统软件的使用对人事管理工作发挥了一定的辅助作用，但也存在不足之处，比如，职称评审专用申报系统依旧为单机系统，各二级单位之间没有集成，数据不能共享。各类信息管理系统并存且种类繁杂，数据在不同系统中重复冗余，不能有效地发挥信息共享的价值。
高校人事管理信息化建设的基本内容
随着人事制度改革的不断深化，作为事业单位重要组成部分的高校也不断完善自身人事管理制度和管理手段。人事管理信息化建设向着科学化、专业化、集成系统化方向发展。工作职责范围明确，内部分工合理，组织机构逐步发展完善。高校人事业务范围主要包含以下几方面内容：人员公开招聘和考察、人员调离及退休、机构编制的核定，岗位类别及数量的科学设置，校内人员的调配及考核，师资队伍的建设培养，专业技术职务聘任，工资福利待遇的管理，职工保险缴纳，人事纸质档案管理，各级各类报表的统计上报。针对高校人事管理信息化建设的现状和人事管理信息化的主要内容，必须建立统一的数据交换平台，整合在一个高效的信息化系统之内。数据资源应规范、标准、通用性好、项目齐全的，可实现各部门应用之间的共享集成。高校人事、财务、教学科研等部门要从更好地服务于学校的总体战略发展目标的角度出发，协助配合、资源数据共享，力促人事管理信息化建设与财务管理系统、教学管理系统，科研申报系统之间的无缝兼容。这样，高校人事管理信息化建设不仅可以提升人事工作的水平，使工作效率大大提高，而且可以极大地促进财务、教务、科研等相应领域的信息化建设。加大投入，重视基础网络、数据软件、硬件设备的建设，依托现有校园网络平台，建立人事管理信息化基础数据库。传统的单机系统的数据库维护已不再适应日益复杂的高集成度的人事管理信息，并且容易出现数据分散、多头数据采集等问题。为此，构建网络化的通信平台，建立可靠稳定的数据库服务器，大量的数据存储、后台管理任务由服务器完成，而终端客户机则运行各类应用程序，运行完成前台任务，将数据处理与应用程序相互分离，解决单机系统的网络瓶颈。
建立完善、系统、科学的人事管理信息化功能。人事管理数据分类复杂，人员种类多样，工作流程严格，为实现系统目标，系统必须具有以下基本功能：系统管理：系统初始化和系统备份;系统用户的访问权限管理，确保信息不被非法使用及修改；系统主要操作的日志管理。人员公开招聘及内部调配：人力资源开发办公室使用。主要操作是新增教职工的基本信息采集、在职人员信息更新管理、辞职调离人员的删除，离退休教职工的管理，可以根据动态的组合条件查询各种相关信息，进行各种常用项目的统计分析。专业技术资格聘任管理：职称改革办公室使用。主要用于专业技术资格的评审工作:汇集申请人信息，统计分析各项教学科研考核指标，生成评审时所需的各类报表，建立评审专家库，实现分学科评议，搜集并分析专业技术资格聘任的现状。薪酬及绩效考核管理：劳资办公室使用。接收人事部门各相关办公室的信息通知，进行薪酬变动、校内津贴调整、绩效考核量化等。院系人事管理：各院系人事秘书使用。用于查询本单位人员的人事信息、向人事处提交人事信息的变动情况等。辅助决策管理：处领导使用。查询统计全校教职工的信息，掌握决策时所需要的参数，预测分析决策结果。整合各部门资源优势，统一协调基础数据的采集，最大限度的实现数据共享及信息交互。人事管理的信息化，并不是封闭的、孤立的，必须要服务于高校的总体战略发展目标，同时，财务部门、教学科研部门等各职能科室要根据业务分工划分相应管理模块，职工所有数据维护。因此，人事管理信息化还必须考虑跨部门数据采集的问题，使各相关部门能从自己部门的数据库中定制数据并生成文件供人事处使用。
高校人事管理信息化建设的措施
高校人事管理工作的信息化建设是一个长期积累、循序渐进的过程。从长远来说，加强高校人事管理的信息化建设又是必然趋势，将新兴的云计算技术、3G通讯技术、射频识别技术等手段引入高校的人事管理领域是前景广阔的。从人事管理工作服务者的视角，可从如下方面进行改进：更新观念，深刻理解“信息化”的内在涵义及作用。信息化建设是一个技术需求，更是人事管理理念和高校发展思路的革新。由于区域经济发展不平衡、人员技术水平差异，我国高校将来很长一段时期将处于手工操作与信息化管理交织并存的局面。原因在于传统的手工操作及纸质方式，具有长期或永久保存的效用，“白纸黑字”，也有较强的法律效力。然而随着存储介质的多样化和电子政务方面的立法逐渐推进，电子媒介将日益融入人事管理的方方面面。信息化并不是以“技术”为其特征。信息化是技术变革与制度变革以及用户需求等各种观念变化有机结合。既然是各种观念构成的体系，就必须要求管理者更新理念，创新手段，构建多元的管理体制。以人事档案信息化为基础，依托现有网络平台，大力加强人事管理数据库建设。“欲求木之长者，必固其本；欲求水之远者，必浚其源”，无论技术手段如何先进，没有扎实可靠的原始数据准备都无从谈起。以人事档案信息化为突破口来启动整个高校人事管理工作的信息化建设，实现：原始纸质档案——》人事信息数据库——》人事管理信息化——》数字化校园网这一发展模式。以各个高校现有的校园网络为基本的硬件平台，建设学校的公共数据库，在硬件设计时考虑如下几个方面的问题：①存储容量设计及长远的升级扩容;②服务器对并发访问量，吞吐量，最大延时要求等各种具体指标的设计;③访问安全和系统管理控制方面的考虑。#p#分页标题#e#
系统软件平台的核心是数据库软件。由于高校人事信息管理系统建设在应用中的数据类型较复杂，数据种类丰富，数据的标志性、延续性要求高，因此在数据库选择方面应考虑以下要求①支持并行技术;②支持多CPU、多机Cluster（集群）结构;③透明、完全分布式数据库技术;④市场份额最大的成熟产品。为满足这些要求，我们可以采用基于B/S的体系结构设计（支持SQL标准）。B/S结构，即Browser/Server(浏览器/服务器)结构，与C/S结构相比，它大大简化了客户端，客户端只要装上操作系统、网络协议软件以及浏览器即可。这时的客户机成为瘦客户机，而服务器端则集中了几乎所有的应用逻辑，开发、维护等工作也都集中在服务器端。同时，所有的操作只需要针对服务器进行，从而减轻了系统维护与升级的成本与工作量。3）必须严格保证人事管理数据资料的保密性和安全性。信息化建设为人事管理工作提供了快捷、高效的管理手段，但也给人事数据的保密与安全带来了隐患。电子数据具有易复制，易迁移，易网络化扩散等特性，而存储介质及载体材料又有易损毁、易受电磁干扰、可隐蔽移动等特性。这都给人事管理信息化建设提出了挑战。
为保障信息的安全，一方面建立科学、严格的信息化管理制度，从制度层面防范信息泄密事件；另一方面，要提高信息管理人员的职业素质，严格操作规程，采取分散多人负责的模式，实行信息管理人员任期轮换，从技术层面上保证数据的安全性及保密性。比较普遍的安全访问控制方式有以下两种：①登录验证：人事管理信息化系统必须提供了权威的身份认证机制，用户密码必须在数据库中进行了转换加密，远程访问任意内部文件服务器上的数据文件也必须是加密的私人访问，确保WEB应用的可靠性。②权限级别验证：人事管理信息化系统的使用者不仅仅是人事部门的人事工作者，还广泛的包含校级领导、其他相关职能部门、广大教职工等等。针对不同的用户，必须合理的配置访问权限。合法的用户登录系统之后，只能看到自己权限范围内的信息。并且按照组织机构进行划分，下一级用户不能看到上一级用户的信息和资源，给系统的保密性提供安全保障。
