时间：2023-04-18 17:45:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案整理规范，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
本合同须加盖甲乙双方骑缝章有效
合同
委托方：**(以下简称“甲方”)
受托方：** (以下简称“乙方”)
甲、乙双方在平等、自愿、合法的基础上，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律的规定，双方达成如下协议，共同遵守。
序号
项目
规格/单位
数量(预计)
单价（元）
小计（元）
备注
1
120
盒
元
其他规格档案盒折合成4cm计算；
包含需归档纸质文件全流程规范化整理归档（如编件号、盖归档章、保管期限鉴定、档案盒信息完善等）。
2
库房基建档案整理
4cm/盒
500
/盒
元
其他规格档案盒折合成4cm计算；
档案整理总计：元
一、合同价
二、开工日期：2021年 月日。
三、工作地点：甲方指定的工作地点。
四、服务周期：甲方完成需进行规范化整理档案完整收集并移交乙方后4个月内。
五、工作内容
1、文书档案整理：；
六、付款方式
甲方开票信息：
单位名称：
税号：
公司地址：
开户银行：
电话：
账号：
七、质量保证：
乙方必须按甲方对人员、系统及设备的要求，按时按质按量完成本项目合同约定的所有工作。
八、项目验收：
1.文书档案整理必须符合国家档案局、****相关档案整理规定。
2.乙方在完成相关工作并提交工作成果后向甲方提出验收申请，甲方在5 个工作日内组织验收。
3.如需要，甲方可委托第三方机构进行验收，乙方须全力配合，因委托第三方机构所产生的费用由乙方承担。
4.如验收未能达到甲方要求，乙方须进行自检，并在在甲方规定的时间内按甲方要求完成整改，以达到验收要求。
5.相关工作验收合格后，由甲乙双方共同签字确认。
九、甲方的权利及义务
1.甲方负责向乙方介绍、解释本项目相关工作的基本情况。
2.甲方负责向乙方提供工作场所以及住宿。
3.甲方应按合同的约定的方式按时支付合同款项。
4.甲方应负责协调项目涉及到的相关部门。
5.若无质量及使用问题，甲方应按时组织验收。
十、乙方的权利及义务
1.乙方按照本合同确认的内容，严格按要求完成项目的工作。
2.负责指派专门的技术人员按时按需按质完成项目，在项目实施过程中向甲方解释所使用的技术问题。
3.乙方有责任保证各门类档案整理工作达到预期目标。
4.如由于乙方的原因造成工作的损失或者延误，由乙方承担相应的赔偿责任。
5.乙方有权按本合同约定对甲方收取款项。
6.乙方须按合同要求对工作过程中接触到的所有文件和信息的内容保密。
十一、售后服务
1.乙方提供的服务成果必须满足档案整理要求，对达不到要求者，根据实际情况，经双方协商，可按以下情况处理：
（1）重做，由乙方承担因重做所发生的全部费用，并赔偿甲方损失。
（2）修改，由乙方承担因修改所发生的全部费用，并赔偿甲方损失。
十二、保密
1.双方应当对本合同的内容、因履行本合同或在本合同履行期间获得的或收到的对方的商务、财务、技术、产品的信息、用户资料或其他表明保密字样的文件或信息的内容(简称“保密资料”)保守秘密，未经信息披露方书面事先同意，不得向本合同以外的任何第三方披露。资料接受方可仅为本合同目的向其确有知悉必要的雇员披露对方提供的保密资料，但同时须指示其雇员遵守本条规定的保密及不披露义务。双方应仅为本合同目的而复制和使用保密资料。
2.除非得到另一方的书面许可，甲乙双方均不得将本合同中的内容及在本合同执行过程中获得的对方的商业信息向任何第三方泄露。
3.本保密义务应在本合同期满、解除或终止后仍然有效。
十三、违约责任
1.若乙方因自身原因未按时完成项目，乙方须按300.00 元/天的标准向甲方承担迟延履行违约金，甲方有权直接从合同金额中扣除，迟延履行违约金总额不超过本合同总价款的 5%，同时甲方有权单方解除本合同，本合同因此解除的，乙方应返还甲方全部已付项目合同费用。
2.在乙方已完全按以上要求完成了乙方的义务和责任，并在各阶段内按时提交合格的阶段目标成果后，甲方无故终止合同，将视甲方为违约，乙方有权利向甲方提出经济赔偿要求。
3.如乙方提供档案整理不符合合同约定要求，乙方应无偿返工，并按约定承担逾期完工的违约责任，若还未达到甲方要求，甲方有权终止合同。
4.合同履行期内，若需变更、终止本合同的，须双方签字代表协商一致后签订补充协议。
十四、合同变更及终止
1.本合同签订后，经双方当事人协商一致，可以对本合同有关条款进行变更或者补充但应当以书面形式确认。上述文件一经签署，既具有法律效力并成为本合同的有效组成部分。
2.任何一方终止合同，需提前10 个工作日书面通知对方，并说明正当终止理由，由双方签字代表协商一致后终止合同。
3.因不可抗力或者国家政策调整，使得本合同的履行不可能、不必要或者无意义的，任一方均可以解除本合同，双方均不承担责任。待条件恢复后，由双方协商确定合同变更内容。
十五、争议解决
执行本合同或与本合同有关事项发生的一切争议，应由甲乙双方通过友好协商解决；协商不成或不愿协商的，应提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼解决。
十六、不可抗力
如因战争、严重火灾、水灾、台风、地震、政府法令变更等不可抗拒因素造成的合同中止和其他经甲乙双方认可的不可抗拒的因素，导致工期延误，甲乙双方均不负违约责任。经甲乙双方友好协商，另行商定解决办法。
十七、合同生效
1.本合同自双方法定代表人或授权人签字并加盖公章或合同专用章之日起生效, 本合同一式陆份，双方各执叁份，均具有同等的法律效力。
2.本合同于年月日在**（详细地址： ）签订。
3.本合同附件：
附件一、项目保密协议
甲方（盖章）：
地址：
电话：
开户银行：
账号：
联系人：
甲方代表签字：
日期：
乙方（盖章）：
地址：
开户银行：
账号：
联系人及电话：
乙方代表签字：
日期：
年月日
应对声像档案的载体完整性、信息可读性、运行技术环境等进行检验，市级各部门档案机构在接收声像档案时。合格率达到100%时方可接收。市级各部门在向市档案馆移交档案时，应按规定将声像档案和其他门类档案一并移交进馆。
市级各部门认真组织实施，磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-95市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）等声像档案业务标准、规范实施以来。取得了一定成绩，但也存在一些问题。如有的单位档案意识还不够强，对声像档案的收集归档重视不够，声像档案收集不够齐全；有的单位声像档案整理不够规范，声像档案所反映的人物、时间、地点、事由等要素揭示不清楚，不便于声像档案的利用；有的单位声像档案安全保管条件很差，影响到声像档案信息的读取。为进一步加强声像档案管理，现提出如下要求。
一、进一步提高对声像档案重要性的认识
人类在社会实践活动中直接形成的历史记录，声像档案作为一种专门档案。反映一个单位主要职能活动和基本历史面貌的重要史料，国家档案的组成部分。与其他门类档案相比，声像档案具有载体特殊、内容直观、形象生动等特点。市级各部门要进一步提高对声像档案重要性的认识，建立健全声像档案收集、整理、保管等工作制度，明确声像档案的归档责任部门和责任人员，切实加强声像档案的管理。
二、加强声像档案的收集
任何单位或个人不得拒绝归档或据为己有。同时应明确声像档案的归档范围，市级各部门应明确由拍摄录制承办机构或拍摄录制人员负责收集、整理并向档案机构移交声像档案。公务活动中形成的声像档案。凡是反映本机关主要职能活动、基本历史面貌和重要工作成果的声像档案，均应收集归档。当前特别要加强对“唱、读、讲、传”活动和“五个”建设工作中形成的声像档案的收集归档工作。收集照片时，对反映同一内容的若干照片，应选择具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点的照片归档，照片、底片、说明应齐全。数码照相机拍摄形成的数码照片应保证未经编辑，像素不低于300万，数码照片同时要冲洗出纸质照片归档。收集录音录像档案时，应简要说明录音录像内容、主题、录制时间等信息。
三、加强声像档案的规范整理
逐张编号、拟写照片题名并编制目录，声像档案的整理应严格执行国家和市的有关业务规范标准。照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》要求。使用的装具（照片册、底片册和芯页）必须符合规范标准，禁止使用普通影集、相册整理照片档案。录音带录像带按照《磁性载体档案管理与保护规范》要求，录音带应简要说明讲话内容、讲话人姓名、职务、录制时期、录放长度、密级等；录像带应简要说明该录像的主要内容、制式、规格和录制日期、放映时间等；录音带、录像带应分别逐盘（盒）编制目录。数码录音笔、数码摄像机等数码设备摄录形成的录音录像档案按照《电子文件归档与管理规范》GB/T188942002市电子文件归档与管理细则》要求整理，录音文件应统一转换为WAVMP3格式，一个录音文件刻制一张光盘，并贴上标签，标注讲话内容、讲话人姓名、职务、录制时间、密级等；录像文件应转换为MPEGAVI格式，一个录像文件刻制一张光盘，并贴上标签，标注该录像的主要内容、制式、规格和放映时间等；刻制的光盘应逐盘编制目录。
四、加强声像档案的保管与保护
改善和规范声像档案的保管条件。各单位应配备防磁柜，市级各部门应严格遵循有关业务标准。以达到声像档案恒温、恒湿保存要求。要定期对声像档案保管状况进行检查，发现问题及时整改，确保声像档案实体和信息安全。
关键词:工程档案;整理;模式
中图分类号:C93
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)13-0172-01
大型工程的档案资料,是工程在规划、勘察、设计、施工、验收等工作中直接形成的,具有保存价值的文字、图表、数据及声像等资料,是工程建设过程和建设成果的真实反映,加强对这些资料的收集整理,具有很强的使用价值和现实意义。
1 大型工程档案收集整理特点
大型工程档案的收集整理工作具有“五多两少”的特点:一是参建单位多。大型工程是在市场经济条件下,依托社会力量进行建设的,参与工程建设的施工、监理、物资供应单位较多。二是大型工程项目分类多。大型工程大多是综合性的工程,有土建工程项目、安装工程项目等。三是参与大型工程的各个单位收集整理工程档案的标准规范多。有国家标准、企业标准、行业标准和地方标准。四是技术复杂、需攻克的科研课题多。大型工程为适应新时代社会的需要,建设质量要求高,会有许多新技术、新设备、新材料被应用,且施工工艺复杂,操作难度大,有很多不确定因素,因此,工程的设计变更可能较多,科研课题较多。五是大型工程文件资料表现形式的多样性。工程的复杂性决定了工程文件资料表现形式的多样性,这里的工程文件资料表现形式是指参建单位产生工程文件资料的式样,如:文件、图表、联系单、报验材料和电子声像资料等。参建企业根据每个工程项目特点和国家行业规范,在以往的工程档案工作中已形成了固定的模式,如:大型国企一般使用国家标准规范;民企一般使用省级制定的地方建筑标准规范;特殊行业使用行业标准规范,经过我们对这些标准规范进行深入研究后,发现他们都有很强的适用性和合理性。因此,大型工程文件资料的表现形式没有必要统一到一种标准规范中来(实践证明这也是不可能的),是可以呈现多样性的,但应符合省部级以上的建筑标准规范。六是竣工移交时间紧、收集整理档案资料的时间少。大型工程一般都有精确的时间节点,竣工后应尽快向使用单位移交,这也要求竣工时必须完成工程档案的整理归档工作。通常越是大型的工程,工程档案工作的时间节点越是紧迫(如奥运工程)。七是专业人员少。大型工程的文件资料和各种图纸数量和种类多,工程档案的收集整理工作相当繁重。而建设单位的档案工作人员数量一般较少,有的单位没有图档专业人员。
2 大型工程档案收集整理的方法措施
施工单位普遍存在着重施工、轻档案管理的观念,有些单位没有专人负责档案管理工作。为此,我们反复强调,承建单位必须强化二个管理,一个是施工管理,要交一件合格的产品;另一个是档案管理,就是交一份合格的档案资料。为此,我们主要采取了以下措施:
2.1 明确大型工程档案收集整理责任分工
用合同约定各单位收集整理工程档案的责任。在与参建单位签订合同时,明确规定各单位收集整理工程档案的条款。一是参建单位务必按照相关要求收集整理本单位负责的工程档案。工程档案同工程实体一样,是工程竣工验收的一项硬性指标。二是收集整理工程档案必须参照相应的标准规范。三是工程档案工作的时间约定。一项大型工程建成,与之配套的工程档案收集整理完毕(工程验收产生的资料除外),该项工程才能申请验收。因此,工程档案要边施工,边收集,边整理,确保工程档案工作与工程建设的时间节点相吻合。
2.2 合理地划定立档单位
通过合同的约定,工程文件资料的分类,建设单位的各部门和各参建企业顺其自然地被划成了若干个立档单位。只不过这些立档单位是人为指定的,是阶段性的,他会随着大型工程竣工验收而自然结束。
2.3 科学地将工程文件资料进行分类
根据大型工程档案工作的实际情况,将大型工程的文件资料分为三部分:一是建设单位产生的工程文件资料(含工程设计文件资料)。二是施工单位产生的工程文件资料(竣工文件资料)。包括施工组织设计文件;编制的预算文件;施工中间的经济签证;分部、分项工程验收记录表;分部和单位工程质量评定表;隐蔽工程验收、评定资料;工程的主要材料、构件、设备的检验单、试验报告和出厂合格证;工程的设计变更资料;本单位产生的与建设单位、监理单位来往的施工管理联系单、会议纪要等文件;工程的竣工验收资料及质量等级评定资料;工程竣工图;工程竣工报告;编制的工程结算文件;施工情况总结;工程的质量保修资料;工程质量事故报告和处理情况报告;施工日志;工程的声像资料等。三是监理单位产生的工程文件资料(监理文件资料)。包括监理规划书;监理细则;本单位产生的与建设、设计、施工单位来往文件;监理工作日志;监理通知书;停(复)工通知单;会议记录(纪要);监理工作月报;材料抽验单;工程质量抽验单;工程质量事故处理记录(报告);专题报告;工程质量评估报告;监理工作总结报告等。
2.4 采取多种方法收集大型工程档案
多种方法收集,是指各立档单位从自身的实际出发,千方百计地全面收集与大型工程有关的所有工程文件资料,这是保证每个工程项目归档文件资料的真实、齐全和完整的基本要求,也是保证工程文件资料安全保密的需要。对全面收集来工程文件资料,一是按照职责分工的范围,对号入座,组织鉴定。二是对于不在本单位整理范围内的文件资料,交建设单位的档案部门处理,重新鉴定后或归档,或统一销毁。
3 统一归档,规范录著,实现信息自动化管理各立档单位将表现形式多样的工程文件资料,采用多种方法收集齐全完整后,一定要遵照《大型工程档案整理技术规范》的标准进行整理,做到外观整齐化一、内容真实完整,实现数据电脑管理、检索快捷便利。为此,可采用以下措施:
(1)根据《大型工程档案整理技术规范》的有关规定,结合本工程项目的实际情况,制定下发《工程档案整理实施办法》(此文件的内容要与工程合同的有关条款相符),使工程档案整理工作有章可循。
(2)对立档单位的工程档案人员进行标准化培训。各立档单位的工程档案人员,有的是一直使用其它标准规范进行整理的;有的是从其它部门临时抽调的非专业人员,从未接触过工程档案的整理工作。对他们进行有效的培训是十分必要的。同时,建设单位的档案部门最好能制作出工程档案的标准样品。从卷盒、案卷封面、卷内文件目录、到备考表逐一做出样品,供各立档单位参考比对。通过培训,使档案人员从各种工程档案整理标准规范的差异中统一起来;通过制作样品,使档案人员,特别是初次接触工程档案标准规范的人员,有更直观的认识,更快地进入正规状态。
(3)用工程档案信息管理系统进行管理。各个立档单位所使用的档案管理系统有所不同,给参建企业下发统一的工程档案信息管理系统。验收后的工程档案移交给建设单位后,使用统一的工程档案信息管理系统将所有档案信息录入计算机,实现信息数据化管理。这样,才能保证利用工程档案自动化查询服务。
综上所述,这种工程档案管理模式就是科学地利用了多种工程档案收集整理规范,进一步明确责任分工,将繁重的工程档案收集整理工作分摊到各参建单位和建设单位的各部门,使他们各司其职,各负其责,最后由建设单位的档案部门统一进行验收、归档和交付使用。始终使工程档案工作与工程竣工验收以及交付使用保持同步发展。
关键词：档案管理；规范化；标准化
一、前言
众所周知，档案管理的现代化是包括管理思想的现代化、业务规范的标准化、管理人员的专业化以及信息服务的高效化等四个方面的内容，其中最为重要的就是要保证各类的实体档案信息得到最为妥善的保管和存储，以求能够发挥其最大的价值和作用。在信息爆炸的当今时代，各类信息的存储显得越来越重要，需要整理的档案数量也极速增长，各类行业、各个单位都将档案的搜集、整理和存储摆在更加重要的关键位置。根据相关的数据显示，就目前情况而言，我国各类档案馆以及市级以上的需要保存的档案已经远远超过3亿卷，并且这个数字还在持续的攀升。此外，随着档案的载体和记录方式的日益丰富，档案的形式和存储的方法也日益多样化，所有这一切需要现代化的档案管理模式来与之匹配，档案管理工作的标准化和规范化就显得尤为迫切。
二、当前档案管理工作存在的问题与不足
近年来，随着我国档案管理事业的不断发展、人们搜集、整理和存储信息和资料的意识明显增强以及现代化的设备和专业化人才的不断投入，我国档案管理的现代化建设确实取得了许多骄人的成绩。然而，细究之下仍然可以发现许多的问题和不足，具体而言，主要包括以下几个方面：
1.档案管理的重要性认识不够。虽然现在的档案管理意识相较于之前已经有了很大程度的增强，但是与西方发达国家相比，我们实际工作中对其重要性的认识仍然不足，许多单位对档案的整理和存储也陷入一种程式化、机械化的模式当中，只片面的注重实体资料的整理，相关的电子信息的存储非常不到位，工作方法也迟迟没有更新。更为重要的是，许多单位的档案室面积狭小无法满足日益高涨的存储需求，相关的基础设施也亟待更新，现代化的设施配备不足，多媒体的技术没有得到最大程度的利用和最大价值的发挥，所有这一切都可以归咎于其对档案管理的现代化重要性认识不足，意识不强。
2.档案管理的专业化人才匮乏。毋庸置疑，人力资源是各类行业、各个单位最为活跃和最能创造价值的资源，档案管理工作自然也不会例外。然而，就目前情况而言，许多单位从事档案管理工作的人员都不是正规的科班出身，没有接受过这方面系统完善的教育，齐专业化素质以及相关的学科理论知识和素养已经越来越无法满足当前档案管理工作的需求。更为重要的是，由于单位对档案管理工作规范化和标准化的认识不足、落实不到位，其档案管理的工作人员并没有得到专业化和系统化的入职培训，定期的学习和职业技能的提升更是无从谈起，这也是导致目前档案管理工作遭遇瓶颈期的重要原因。
三、推动档案管理规范化和标准化的相关对策
档案管理工作因其具有信息量大、操作复杂、耗时长等特点，需要一整套的规范化和标准化的工作流程以及高效边界的管理制度和原则，从小处入手、从细节抓起，全方位多角度地展开工作，保证档案数据资料的价值不会有一丝一毫的受损，及时进行档案卷宗的监督和管理，如此才能将档案管理的标准化和规范化推向新的发展高度。具体而言，可从以下几个方面入手：
1.严格细化公文制发的各项标准。所谓档案，通俗来讲就是各类公文资料的统称。因此，档案管理的标准化和规范化首先需要做到的就是要严格细化公文执法的各项标准，将其纳入统一化、规范化的轨道之中。首先，要保证公文制作和发出的高效率，这也是衡量档案管理质量的重要指标，因此在进行公文的制作之前，要对纸张、尺寸、排版形式、装订方式等进行细化的规定；其次，在不违背国家相关标准和原则的基础上，制定符合本单位发展情况的公文签发制度，保证其从标题到内容再到各项格式的正确无误；最后，文体的选用、书写的规范以及拟制的形式等都要确保无误，这可以交由具体的相关签发人员负责。
2.推动文档一体化建设。在实际的档案管理工作中，若能保证各类文档的一体化那将不仅会提高档案管理的高效和便捷，更为重要的是可以将整个单位的文书整理、文件归档和存储纳入统一化的管理之中，最大程度地减少中间重复环节，改变当前各个部门就档案的管理各自为政的现象，M行各类档案的同步管理，以求能够将错误归档、遗漏归档以及重复归档的可能性降到最低，提升档案管理工作的现代化水平，保证其规范化、标准化、高效化、精确化的实现。
3.杜绝重复立卷和无序归档现象。众所周知，在档案管理工作中重复立卷和无序归档的现象历来层出不穷，这也往往被视为是推动档案管理标准化和规范化向着纵深方向发展的重要掣肘，因此，为了确保档案管理的精确性和安全性，必须全方位多角度的采取措施杜绝这种现象，近年来也不断有研究者提出“以我为主、立卷归档”的标准化操作流程，笔者认为在市级的档案管理工作中可以将其视为一种整理和存储的指导原则，这就需要我们做好以下几个方面的工作：
首先，在对各个部门的各项工作进行档案的搜集和整理时，一定要能够确保所归档的文件资料能够体现出本阶段本单位各项工作的完成情况和实施细节，如此来保证相关文书资料的时效性，也可方便日后备查。其次，档案整理过程中，要注意分门别类，区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料，突出重点和核心，降低相关资料的重复操作和整理，保证各项工作的高效性、便利性和有效性。最后，在确立档案整理的重点的同时，还要注意区分主次，在保证档案存储完整性的同时，也要有所侧重，既要防止档案管理中内容和形式的遗漏和缺失，也要突出立卷归档工作的核心，形成一套系统完整的全面性、重点幸兼而有之的现代化的档案管理系统。
四、结语
在实际的档案管理工作中，标准化和规范化历来是我们不变的追求，在具体的操作过程中从公文制发到文档的一体化再到立卷归档的指导原则和具体的操作方法，这其中无一不需要我们对文件资料进行质量的审核以及形式的审查，既要保证档案的完整和全面，也要明确重点核心，唯有如此，才能真正实现档案管理工作的现代化、标准化和规范化。
参考文献：
[1]李琳.现代信息化视阈中的档案管理研究[J].中国社区医生，2015.
一、档案规范化管理存在的问题
（一）个别单位领导对档案规范化管理工作认识不到位，存在敷衍的态度。单位工作中，领导重视程度直接关系到该工作的地位和发展。档案工作作为一项基础性的工作，已经有越来越多的单位将档案工作列入了目标考核，对档案工作的重视程度前所未有，但仍有少数单位为应付考核，完成规范化管理示范认定要求，采取聘用临时人员和借调下级单位人员来完成档案工作。聘用和借调人员本来是机关企事业单位工作中常见的一种方式，有利于锻炼交流干部，提高工作能力，但档案工作有其特殊性，且有长期性和基础性的特点，需要工作人员日积月累的熟悉掌握，才能将工作做好。突击性工作虽能解决暂时需要，但由于他们不掌握档案工作的基础业务知识和技能，不熟悉单位各部门工作情况和文件形成状况及相互之间联系，加之不同的工作态度，无法保证档案收集、整理、归档等立卷质量，必将对以后档案工作带来很多缺陷。（二）部分单位档案归档立卷制度贯彻不到位，未实现部门归档立卷。部门归档立卷制度是指在机关档案工作中，各所属部门必须自己收集、整理、编目本部门所产生的各门类载体档案，并按时向机关综合档案室移交的制度。《中华人民共和国档案法实施办法》和《机关档案工作条例》中都明确规定应当归档的材料必须由业务部门或文书部门（也就是文件材料形成部门）收集，并完成整理立卷工作，然后交档案部门集中统一保管。机关企事业单位在履行职能工作活动中形成的大量具有保存价值的文书档案、电子档案、声像档案、实物档案等不同载体形式的档案，以及会计、人事、基建、纪检等专业档案，都要要求由单位文书部门或业务部门兼职档案员进行整理和立卷，再移交档案室。而实际工作中，我们发现，相当一部分单位未推行部门归档（立卷）制度，专职档案员大量精力和时间都花在与各处室索要档案以及档案整理、编目、录入、扫描、装盒等具体工作上，往往去年的档案刚刚整理上架完毕，又要开始进行今年的档案收集、整理工作，突然某个部门又送来往年的档案材料，专职档案员每年陷入收集档案、整理档案、再收集、再整理的无限循环工作中。而省级单位的档案部门还负有对市（县）同系统机构档案业务工作的监督和指导职责，省直机关专职档案员对自身单位的档案工作都疲于应付，自然没有时间和精力对下级单位进行指导和监督，对本机关档案进行宏观管理，易造成系统整体工作水平的下降。（三）多数单位档案管理制度不健全，无法满足档案工作发展需要。机关事业单位处科室数量多，但专职档案员人数少，兼职档案员具有人数多、流动快的特点。仅靠业务主管部门日常的几次培训很难提高其业务水平，依靠专职档案员进行手把手的一个个教也不现实。因此，将档案业务技能编制成业务文件进行指导能有效解决这个问题。在众多的业务文件中，《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《归档文件整理规则》以及《档案分类方案》、《各门类档案整理工作流程》、《档案室基础业务工作手册》等是机关企事业单位档案工作的基础，是指导专兼职档案员在档案规范化管理中做好档案工作的必要知识。但在实际工作中，我们发现，许多单位的专兼职档案员不仅没有按照上述规定执行并制定适合本部门档案管理工作的相关业务文件，甚至对以上文件的具体内容规定都不掌握，又如何来指导和做好档案工作。（四）档案利用手续繁琐，难以满足服务社会的需要。目前利用档案的方式主要有案室现场查阅、电话查阅、网络查阅，而机关事业单位保管的文书档案、民生档案、电子档案、专业档案、科技档案、知识产权档案等等，涉及的种类和专业涵盖各个领域，各种不同门类的档案都有各自的利用范围、法律效力、保密规定及利用权限，如何正确有效的提供利用是摆在各部门目前亟待解决的问题。（五）档案信息化管理程度底，未实现文档一体化要求。随着办公自动化（OA）系统的推进，电子政务系统形成的电子档案的收集、整理、保管、利用等也给档案工作带来新挑战。一方面新的电子政务推行，产生的大量电子数据，这些电子数据俗称电子文件还不是严格意义上的电子档案，他们怎么区分、如何归档、标准要求是什么等等都需要在实践工作中不断探索研究；再加之实际上，各部门机关电子文件格式与档案数据格式不统一、办公自动化（OA）系统与档案管理系统数据接口不一致，无法实现无缝对接，文档一体化要求无法实现，电子文件收集、加工、整理、保管、鉴定、利用等环节新问题层出不穷，导致档案信息化建设严重滞后于现实社会需要。（六）档案专兼职人员素质不高，队伍不稳定，缺乏创新意识。由于受工作本身在单位内部实际地位、作用影响，以及单位领导主观意识认识等影响，在挑选档案专兼职人员和安排经费时，仅以能保管好档案不至于丢失泄密为目的，导致档案专职人员队伍年龄偏大、知识老化，工作方式理念陈旧，进取心和创新能力不强，缺乏计算机等专业知识，难以适应新形势下的档案工作管理需求；而兼职人员队伍虽然年纪轻，知识结构层次较高，但不熟悉档案工作基础知识，流动性快，思想不稳定，难以静下心来钻研业务，造成档案工作服务水平偏低，档案工作进一步被边缘化，综合档案室成为弱势阶层。
二、解决问题的对策
（一）进一步完善档案工作机制，加强档案工作制度建设，用机制和制度来保障和规范档案工作人员、编制、经费、项目、设施设备和数字化建设等的投入，确保开展档案工作所必需的人财物不因领导意识的不重视或是领导的更替而影响，同时创新档案工作的激励机制，让热爱工作的人有劲头、有奔头。（二）重视档案专兼职人员的队伍建设，稳定档案干部队伍，加大基础业务和现代化技术知识技能培训力度，使培训制度化、专业化，着力培养和储备专业人才队伍。机关事业单位必须采取措施，稳步提高档案工作人员的待遇，关心他们的成长，统筹解决涉及他们切身利益的职务级别等问题，不能让埋头干事的档案员吃亏，着力提高他们的政治素质和业务素质，充分调动工作的积极性和创造力，以适应档案工作的新常态新形势，从而提高工作和服务水平。（三）认真贯彻执行部门归档（立卷）制度，积极推行文档一体化要求。单位应该建立主要领导或分管领导负责制、各处室负责人对各自处室档案负总责，各兼职档案员负责档案收集整理和移交等具体工作的一系列配套制度。将文件材料归档工作列入各处室目标责任并签订目标责任书以强化责任意识。同时要使档案人员不但要熟练掌握计算机专业知识，而且要通晓电子文件的收集、整理、传输和归档工作要求，实现机关档案文档一体化要求。（四）要根据国家档案局出台的相关档案工作规定及行业技术标准，制定适合本部门档案工作发展需要的业务制度。要注重平时归档立卷工作，应对档案收集过程、整理结果提出明确要求，在文件制作的质量、文件处理的程序化、制度化等方面提出要求，建立文书处理流程、归档范围、保管期限、分类大纲、保管利用、安全管理等方面的规定、制度和办法，通过业务文件进行指导，能减少培训时间，节省人力、物力和财力，即使兼职档案员流动较快，也能迅速让新从事档案工作的档案员尽快掌握基本的档案业务技能。（五）在机关档案信息化进程中实施标准化、规范化、科学化管理，加强软件和硬件建设力度，建立健全机关档案信息安全保障体系。必须严格执行国家相关技术标准，满足数字档案资源数据和格式规范统一，数据共享安全等要求。目前国家档案局已正式出台《电子文件元数据方案》、《电子文件长期保存格式需求》和《基于XML的电子文件封装格式》三个档案行业标准，为信息化建设打下初步基础。办公自动化（OA）系统以及档案管理系统应该在前期开发时就应该以这些标准为依据，从数据的最前端规范，让档案专业人员参与OA系统开发，按档案管理要求和特点提出系统需求，真正实现办公自动化（OA）系统与档案管理软件的无缝对接，实现文档一体化。（六）要加强档案工作创新服务，强化档案服务意识，提高档案工作为机关各项重点工作服务的能力。档案工作者只有转变保守思想，开拓档案工作利用新方式，创新积极服务观念，充分利用档案网络快捷、方便的优势，积极开发网络利用、自助査询等新模式，充分发挥档案的信息作用，保证档案信息及时、有效地为领导及机关各项重要工作服务，才能体现档案工作的核心价值竞争力。
作者:周知勇 单位:云南省档案局
参考文献:
[1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009（1）
[2]熊莉萍.浅谈机关档案开发利用工作现状和对策[J].城建档案，2012（12）
[3]吕海梅.机关档案管理工作中的问题与对策[J].山东档案，2010（08）
一、《归档文件整理规则》的出台
对高校档案整理工作的影响
《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）于2001年1月1日起实施，为立卷改革提供了解决方案。它没有全面否定传统做法，而是在借鉴传统立卷方法合理性的基础上，对归档文件整理工作的原则和具体方法做出规定。《规则》推行文件级整理，取消了案卷，让档案人员从繁重、复杂、主观随意性大的立卷整理工作中解脱出来，简化了整理工作程序，提高了工作效率，达到了“简化整理，深化检索”的目的。
《规则》实施后，高等学校档案整理工作也发生了变化，试行立卷改革。部分高等院校在整理党群、行政类档案时执行《规则》标准，其余类仍按立卷方法整理。只有部分院校试行全面实施《规则》标准。高等学校没有完全执行《规则》标准，主要原因是高等学校档案包含了文书档案和科技档案，而《规则》的适用范围是文书档案。那么，高等学校档案整理工作能否执行《规则》标准？又该如何施行？笔者在《规范》的基础上，比较《规则》标准，发现高等学校档案十大类归档范围中均包含“应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”，其中党群、行政、教学、外事、财会等五大类的引用标准是GB3792.5-85《档案著录标准》、GB9705―88《文书档案案卷格式》、《文书档案案卷质量标准》。这五大类的各种纸质文件材料，应作为文书档案保存，可参照《规则》标准执行整理。余下的五大类即科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版的适用标准虽然是《科学技术档案案卷构成的一般要求》，但是《规范》在每一类档案的二级类目中均设有综合类。这一类档案的归档范围包括上级有关文件材料，学校有关工作的规章制度、规划、计划、总结、统计报表等。这部分管理性的文件也应属于文书档案的范围，因此可以参照《规则》标准执行。这五大类的其他二级类目，其归档流程、分类编号、编目、排架、保管、鉴定和销毁等，同前五大类是完全一致的。科技档案与文书档案比较，前者突出成套性、系统性，归档文件比较集中，查找利用也较方便，实施《规则》比文书档案还要简化。因此，笔者大胆对高等学校档案实施文件级整理，并利用计算机辅助管理。经过近几年的研究和实践证明，高等学校在《规范》的基础上实施《规则》标准，既不影响高等学校档案的科学性、适用性和稳定性，又能达到“简化整理，深化检索”的目的。本人在实践基础上撰写《高校档案实施〈归档文件整理规则〉的研究与实践》和海南大学黄天明同志撰写《高校档案也适用〈归档文件整理规则〉》的文章，获2006年中国档案学会第五次档案学优秀成果档案学术论文类三等奖。由此可见，高校档案实施《规则》标准整理档案，是受到档案同行专家的认可的，实践也是可行的。新时期高校档案工作者渴望立卷改革，《规范》已不完全适应高校档案工作的需要，有修订的必要性。
二、《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》高校可参照执行
2006年12月18日，国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），文件的施行，对正确界定文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，以及开展档案价值鉴定工作等都具有重要意义。它改革了文书档案保管期限的划分方法，将原有的“永久”、“长期”、“短期”的保管期限划分方法修改为“永久”、“定期”，定期中又分为30年、10年；突出了立档单位的主体特色，机关文件材料归档时体现以本部门为主的思想；加大行政管理力度，将原来的“备案制”改为“审批制”，即“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。《规定》的施行，明确了机关文件材料归档范围和文书档案保管期限改革的发展方向，是向建立科学合理的档案价值鉴定体系、系统完善的档案保管期限体系迈出的重要一步。
《规定》高等学校可参照执行。笔者认为，《规范》的十大类档案中的党群类、行政类、外事类的文件材料归档范围和档案保管期限可完全按《规定》标准执行；其余的教学类、科学研究类、产品生产与科技开发类、基本建设类、仪器设备类、出版类、财会类等文件材料归档范围和档案保管期限必须修订后才能执行。此外,《规范》中档案保管期限也存在明显偏长或偏短的情况，如财会类档案将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间过长应修订；再如，教学类档案中的新生录取名单，是学生进入高等学校的重要依据，也是学生毕业后回访、查阅利用率最高的档案，如毕业证丢失，需补办毕业证明时，必须提供录取名单；用人单位验证核对时，也需要录取名单，等等。录取名单、在校学生名册、学生成绩总册、毕业证签领册等构成学生在校学习的全过程记录，应相辅相成。然而，“录取名单”的保管期限为“长期”，其他那些档案则为“永久”。笔者认为“录取名单”的保存期限应与其他档案一致。总之，《规范》中的保管期限划分需要修订。
三、《规范》存在不合适的方面需要修订
（一）档号结构、模式，不便于“插卷”,应修订
档号是存取档案的代号，排架的依据，也是反映高等学校档案的分类体系和物理位置。《规范》中的档号结构、模式为：年度号+分类号+案卷号。分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。案卷号是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由此可见，档号结构不考虑保管期限，因为分类中最下位类包含有永久、长期、短期三个保管期限的案卷，案卷号是顺序编码，具体操作时把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号。这种跨保管期限的大流水号编制方法不便于插卷，没有充分扩展余地。笔者经过研究和实践，认为合适的档号结构、模式应修订为：年度号+分类号+保管期限号+案卷号或件号，即在编定档号时，将分类号中最下位类不同保管期限的案卷,按永久、长期、短期分别顺序编码。这样既能方便插卷，又能解决跨保管期限大流水号编制问题，同时也能与《规则》协调，同时保证了档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求。
（二）一个卷内有不同保管期限的文件材料，不便于统计,应修订
《规范》在考虑了高等学校档案的归宿、它的成套性特点、它们彼此之间的有机联系之后，“大胆在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列。将来鉴定时，只需把该销毁的部分清出来即可，这样既方便插卷调整，又不缺号，不空档”。把不同保管期限的文件材料放在同一个案卷内，其优点是保持同一事由文件材料的集中。但其缺点也是很明显的，如档案统计时，这个案卷是归哪个保管期限？当插卷材料比较多而原卷又装不完，需要另立卷时，如何编卷号？鉴定销毁时虽不缺号、不空档，但如何修改案卷封面内容等。笔者认为，不能把不同保管期限的文件材料装在同一个卷内或一个盒内，应分别装盒。同一事由的文件材料按不同保管期限分别装盒，并不影响其成套性，如本单位的党代会文件材料：会议文件是永久保管，会议工作人员名单、工作证、代表证、列席证及选票式样等材料是短期保管，将其分别装盒，不会影响其提供利用效率，也不会拆散其成套性，因为不同的保管期限的档案分别装在不同的盒内，但其排列均在同一类目内。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位财务的重要史料和证据。目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：
一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
编者按：本栏目今年将推出“地方档案法规集萃”，旨在为各地搭建制订、实施地方档案法规的交流平台。请各地档案部门将近期出台的有特点的档案法规推荐给我们，本刊将有选择地进行介绍。本期介绍的是《青岛市专门档案管理规范》。
青岛市档案局2006年9月出台了《青岛市专门档案管理规范》(下称《规范》)，对专门档案的管理做出了明确规定。《规范》分为总则，专门档案的积累、整理与归档，专门档案的保管和统计，专门档案的利用，专门档案的鉴定销毁，档案的移交，附则等七章，共计二十八条。现将有关条款介绍如下：
《规范》第二条对专门档案的含义做出明确规定：专门档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织(以下简称“单位”)，在从事某些专业性较强的活动中，为了实现相关职能目标而形成和使用的，具有查考、利用和保存价值并按照专门的管理办法整理归档的各种载体形态的历史记录。
对专门档案的形成、积累、整理与归档，《规范》是这样规定的：
第六条各单位应根据有关规定，确定落实本单位专门档案的种类及其归档范围，建立健全专门档案文件材料的形成、积累和归档制度，确保各种专门档案的齐全完整。第七条专门档案的整理，应按照上级业务主管部门、档案行政管理部门统一制定的标准进行；没有标准的，应会同同级档案行政管理部门，制定本单位专门档案管理规范。第八条专门档案应分别保管期限编制案卷流水号，案卷号到“999”自动终止，重新从“1”另编。实行以“件”为单位整理的，分别保管期限每年从“1”编制流水件号。第九条专门档案应由形成部门进行系统整理，编制相关目录，经形成部门负责人审核后。于每年六月底前将上年度整理完毕的档案向本单位档案部门归档。第十条档案人员应对归档的专门档案案卷质量进行检查，对符合标准的予以接收。第十一条各单位档案部门应采用青岛市档案行政管理部门认可的档案管理软件，实现专门档案计算机管理。永久、长期保存的专门档案应逐步数字化。以方便利用，提高效率，为实现专门档案信息共享奠定基础。
对专门档案的利用，《规范》第十七条规定：各单位应对需要保密的专门档案标注保密等级和保密时间，未标注的视为无密级；专门档案移交进馆后。对形成将满30年的档案，原档案形成单位认为仍属国家秘密的，应当自该档案形成届满30年之日前的6个月，通知(以文书形式)同级档案行政管理部门：逾期未通知延长保密期限的，由有关综合档案馆按照《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》，进行开放审查，依法向社会开放。
对专门档案的鉴定销毁，《规范》第十九条规定：各单位应根据上级业务主管部门、档案行政管理部门制定的专门档案保管期限表确定保管期限：上级无规定的，应会同同绥档案行政管理部门制定本单位专门档案保管期限表。第二十条对已超过保管期限的专门档案，应由分管领导、办公室负责人、有关业务人员和档案人员组成鉴定小组，逐卷审查、鉴定，提出存毁意见。 《规范》第二十三条还对属于进馆范围的专门档案的移交做出了明确的移交规定。
《规范》最后以附件的形式，公布了专门档案的名录和形成单位。第一批列入名录的专门档案包括：档案、纪检监察案件档案、市管干部档案、民主人士档案、诉讼档案、行政复议档案、勘界档案、地名档案、涉外婚姻登记档案、国有资产产权登记档案、国有资产评估档案、审计档案、招投标档案、会计档案、事故处理档案、户籍档案、统计档案、普查档案、科技成果档案、职称档案、社科优秀成果档案、税收征管档案、企业法人登记档案、商标档案、测绘档案、房地产档案、土地档案、银行业务监管档案、仲裁档案、行政处罚档案、环境监测档案、社团登记档案、民办非企业单位登记档案、拆迁档案、文物档案、社会保险档案、公积金贷款档案、公证档案、教学档案、学籍档案、艺术档案、病案档案、出生档案、律师业务档案等44项。
(《青岛市专门档案管理规范》由青岛市档案局 刘朋云提供)
关键词：城市建设；档案整理
城建档案在提供公共服务、维护城市安全、社会管理、保障城市正常生产生活秩序以及应对城市突发事件等工作中起了重大作用，城建档案就是城市建设的真实记录，是城市发展不可或缺的重要资源，为建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监督和执法监督提供了重要依据。因此，保证城建档案的整理工作顺利有效进行必须进行合理优化，完善城建档案管理系统。
当前城建档案整理工作中存在的问题
城建档案管理体制落后
随着城市发展越来越迅速，城建档案的管理难度也随之提升，要想保证城建档案的管理工作顺利稳定进行必须完善城建档案的管理体制。而当前城建档案的管理仍然是按部就班的进行着，不能推陈出新即不能创造出更高的价值。城建档案整理速度缓慢，查找困难，遇到紧急情况不能及时解决，管理人员落实不到位即体现出了当前城建档案管理体制的滞后情况，我们应从实际出发改善落实城建档案管理体制的改革。
城建档案队伍整体素质不高
工欲善其事，必先利其器。城建档案队伍是整个城建档案管理系统的核心人员，城建档案队伍的职业素质好坏将直接影响到档案整理的效果。然而，城市建设的速度不断提升，城建档案整理系统起步不久，跟不上城市建设的进度，再加上城建档案队伍的职业素养得不到专业提升，在城建档案的整理过程中必然做不出好的成果，更有人利用职权之便做出腐败渎职行为，产生了不少“小金库”，因此提升城建档案队伍的整体素质迫在眉睫。
城建档案整理不够规范
城建档案的开发利用在当今城市发展中取得了显著的经济效益和社会效益，但城建档案的整理还存在着不少问题，档案资源结构失衡，信息化建设步伐缓慢等等已经限制了城建档案整理体系的发展。城建档案的整理是需要很多环节的，包括城建档案的收集、接收工作等等，在这一系列的环节中如果不能保证城市建设项目的完整性、安全性，那么城建档案的整理就是多余的，起不了作用整理了也没用，所以城建档整理一定要规范。
完善城建档案整理工作的具体措施及应用
切实加强对城建档案工作的领导，完善城建档案管理体制
各级建设行政部门应该重视城建档案的整理工作，将城建档案事业的发展纳入到城市建设事业的发展规划中，列入日常工作职责范围，定期听取档案整理的工作情况汇报，实时了解城建档案的发展动向，及时研究和解决城建档案整理工作中存在的重大问题。设立监督小组，对各个城市建设项目设立监督小组，督促该项目的城建档案整理工作，及时向领导汇报情况，保证城建档案整理过程能及时有效完成。深化城建档案机构改革，强化城建档案的机构管理职能，推进信息化建设的进程，为城建档案整理的顺利进行提供必要的保障。
加大教育培训工作力度，注重人才培养
我们应针对目前国内的城建档案整理团队进行一些必要的教育培训工作，提升城建档案事业的发展进度。首先，开展多层次的教育培训，定期召集城建档案整理人员进行业务知识教育，如有条件的可以举办培训班，定期举办档案业务、现代化管理的相关知识讲座，建立起一支集专业知识和现代化管理为一体的先进城建档案整理团队，拉动其他人共同进步。其次，加强新生代档案事业的人才培养，年青人的接收能力比较强，积极发展高级职称人员的数量，保证档案事业紧跟时代不落后。最后，多次开展业务交流和专题学术研讨及专业岗位业务观摩等活动，介绍先进管理方法和手段，提高领导和业务人员的管理水平。
加强业务建设，规范城建档案，提高现代化管理水平
整理城建档案，质量是关键。加强业务制度建设，做好城建档案的收集、接收工作，进一步规范工程档案验收、建设工程档案保证金退款、档案利用等一系列重要事宜，使这些工作有理可据，防止出现腐败渎职行为。采用高新科技智能化现代管理软件，对城建档案进行系统的归类，将城建档案做的井井有条才能保证城建档案的质量。就拿南通市来说吧，2006年即迈入了档案数字化、信息化的新阶段，经过3个多月的的加班加点，将以前的工程档案进行了著录，共著录建设工程规划档案6583个项目，建设用地规划档案4442个项目，整理完后对档案信息的集中统一管理提供了方便。对于纸质版的档案整理应当更加重视，置放纸质版城建档案的室内应保持空气流通，并做好防火防潮的相应措施，以免产生不必要的损失。
总结
总而言之，城建档案是城市规划、建设及管理的真实记录和重要依据，是城市可持续发展的重要条件，城市建设离不开城建档案的管理，完善城建档案的整理工作对城市发展有着重要意义。我们只有完善城建档案管理体制、注重人才培养、提高现代化管理水平才能不断优化城建档案的整理工作，更好的为城市建设服务。
参考文献：
[1]王传雷;李大心;祁明松;;地质雷达技术在城市基建特殊工程地质问题勘察中的应用[A];1995年中国地球物理学会第十一届学术年会论文集[C];1995年.
1．1管理制度不健全
制度建设是档案管理工作的保障，建立健全档案管理制度能够保障档案资料及时、准确与完整地归档。个别水土保持部门没有建立健全的工程档案管理制度，致使在档案管理过程中原件资料丢失与损坏现象时有发生。
1．2档案管理不规范
规范的水土保持档案管理必须做到及时、完整、准确、系统，归档的资料首先经过分类整理，并按照要求组成案卷，再按档案管理规定的原则和方法，将有保存价值的资料系统整理并编制目录，最后经过详细核对后装订成宗卷。部分地区的水土保持工程档案资料缺少统一的编码管理，致使个别地区档案资料调阅、调集或查询的难度增加，降低了档案信息利用效率。
1．3个别地区无“专人专屋专柜”管理
个别地区水土保持管理人员不足，做不到水土保持档案的专人管理，致使部分应归档材料未能及时完整地归档。个别地区档案没有专门的档案存放地点和书柜，致使档案资料无处存放，或保管过程中丢失、破损。
1．4管理人员素质亟待提高
档案管理人员的业务高低直接决定了档案管理工作的好坏，特别是信息化和数字化的深入发展对档案管理人员在信息化设备操作能力方面提出了更高的要求。目前，个别地区档案管理人员传统的业务知识和操作能力没有得到及时的更新和提高，不能很好地适应信息化档案管理的新形势和新要求。
2建议
针对目前档案管理工作中存在问题，在总结已有的成功经验的基础上，结合自己参加档案管理工作的实践，谈谈加强水土保持工程档案管理工作一些体会。
2．1领导重视，统筹安排
为了确保水土保持工程档案资料完整、准确与系统地归档，水土保持部门应成立由领导班子组成的档案工作小组负责日常工作的组织协调。在日常管理过程中，将档案管理工作视为内业管理的重点，并从经费投入和制度建设等方面上保证日常管理的需要。加强与专业档案管理机构的交流，探索水土保持信息有偿服务反哺档案建设等事宜，从而不断提高水土保持档案管理水平和档案利用率，使档案管理过程得以顺利实施，为建档工作的顺利开展创造良好的组织保障。
2．2建立规章，规范管理
近年来国家制定了完整的档案工作规章制度与标准规范，对归档文件材料的整理原则和具体做法做出了明确的规定，辽宁省很多地区也都结合本地区的特点制定了细化与可操作性较强的管理制度。如朝阳市水土保持局不断的探索过程中，规范了包括收集﹑整理﹑分类与归档等环节的任务和要求，从而规范水土保持工程档案管理工作的各个环节，使档案管理工作有章可循。在档案管理过程中，针对档案本身的特点和档案管理工作的特殊性质进行科学安排，合理归类。建立完备的借阅制度，做到借阅登记，归还签字，避免丢失，充分保证全部档案资料安全有效地服务于各项工作。
2．3统一标准，科学管理
日常管理严谨细致，统一编号。按年建档，严格分类，认真整理，及时归档，定期整理，确保所有重要资料能够及时归档并妥善管理。规范操作流程和分类标准。首先将全部档案分类:文书档案、业务档案、会计档案、电子档案、声像档案和特殊载体档案7大类。每一类又分为若干小类，例如，业务档案又分为:小流域综合治理规划设计、建设项目水土保持方案、坡耕地治理实施方案、水土保持监测、“四荒”资源出让与治理和水土保持行政执法等7类。每一小类再按照年度细分，同年度的再按照“永久、长期、短期、10a和30a”等5类保管期限分别整理。先录入软件，再打印目录，装入标准的档案盒，盒外按统一格式贴好标签，按照顺序存入档案柜。
2．4专人负责，全员参与
各类档案资料分别由各科室分类整理，待资料全部齐全后移交给档案专管员统一保管。移交时双方分别签字，落实责任，实行层级负责制。各类档案均齐备后移交档案专管员，专管员负责登记、归档，录入档案软件。在档案由专人负责的基础上，每个人将代表单位参加的重要会议材料等资料及时收集、整理、分类、归档，形成了人人参与、人人有责的制度。档案管理时充分发挥单位职工专业技术特长。技术档案及重要技术资料均由多年从事水土保持专业的技术人员负责收集、整理。文秘档案、文件资料及音(影)像资料由办公室人员负责收集、整理。图片和照片由擅长摄影技术的专业技术人员负责收集、整理。电子档案(备份资料)一应俱全，由微机室专门技术人员随时整理，随时归类、存储于专门电脑，并加设密码，严格执行保密制度，其他人员禁止使用。
2．5加强培训，完善设施
加强档案管理人员的现代信息处理技能培训，提高档案管理工作的技术含量。不断补充和完善信息规范化技术采集数据，形成纸质档案库、计算机数据库及查询系统为一体的互动管理模式，逐步实现水土保持档案管理信息化，并根据实际情况和工作利用的需要实时更新档案总目录、编制必要的检索工具。加强基础设施建设，完善档案存储条件，设立专门的档案室，增添电子信息设备，安装档案软件，装备布置档案室，使空调、温湿度计、灭火器等设备齐全，落实防火、防盗、防潮、防尘、防虫等措施，有效改善档案室的软硬件条件。
3结语
我校创建于年，是一所专门招收外来民工子弟的民办学校，建校至今已8年，年至年我校处于筹建阶段各项工作不规范，对档案工作不了解，所以未能收集档案资料，只留存一些教师业务和照片资料。年市区学校成立后，，档案资料收集也不完整，整理不规范。逐年积累了学校的档案资料。由于学校在档案管理上缺乏经验和标准要求，在类别的保管期限上模糊不清，不分主次地一概收集、整理、组卷，没有组卷的散乱成堆，对上级文件也是如此，不分保存价值，一律收集，永久保管，而且按学年装订成册。
年2月校长参观了实验学校、学校档案工作后，看到学校档案工作的瘫痪现状，十分着急，先后几次召开班子会议进行研究，并把档案工作列入学校的议事日程，安排以余春千为分管领导，组织力量进行全面的收集、整理、立卷工作。
二、整理后档案的分类及要求
1、从原来的三大类到目前的九大类：党群类，目录号1号；行政类，目录号2号；教学管理类，目录号3号；学生学籍类，目录号4号；教师业务类，目录号5号；基建类，目录号6号；设备类，目录号7号；会计类，目录号8号；特种载体类，目录号9号。
2、以“件”的形式整理装订
（1）把建校以来所有原先不分保管年限的各级各类文件以年度为单位分为永久、长期、短期三类进行归档装订。
（2）把建校以来所有的教学管理类材料，以学年为单位，按问题排列分为永久、长期、短期三类进行归档装订。
（3）基建类、设备类、照片类从文书档案中抽出单独编目录号。
（4）完善和充实教师业务类、特种载体类。
三、体会
1、认真领会有关文件精神，熟悉档案业务知识，对我校年来的档案资料进行重新整理，使我校现有档案更加规范化、标准化。目前的档案根据不同的类别，编写目录号，分柜安放，改变以前封面标题的随意性，注重作者、时间、内容、文体四要素完备。
2、学校领导的重视，教师的支持和上级主管业务部门的指导是搞好档案工作的保证。在这次档案工作的达标过程中，学校领导充分认识档案工作的重要性，并召开会议成立档案领导小组，校长任组长，副校长任主管，制订计划，专人整理，增添设备，并提出高层次的要求。还在教师会议上强调搞好档案工作的必要性。所以在建立教师业务档案时，要求教师把应归档的证书，各类评比、比赛中获奖的荣誉证书复印件上交，由于教师们配合支持，使这个工作完成较快。
学校档案从开始到结束，教育局老师、档案局老师来我校指导工作，同时也得到档案局监督指导科老师的多次指导，使档案工作逐步趋于规范化、标准化。
一、会计档案的定义和内容
会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：
（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证；
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄；
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；
（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册；
二、会计档案管理中存在的问题
（一）会计档案保管不规范
有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管，而是由会计人员自行保管；有些单位没有成立综合档案室，各类档案分别由具体工作人员保管；有些单位虽设有专职档案管理人员，但未接收会计档案；有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》，要求会计人员自行保管会计档案；还有个别单位由于档案箱不足，将会计档案装入纸箱中，放在会计室的柜顶上或任意堆放。
（二）会计档案立卷不规范
有些单位会计凭证装订后没有封粘，或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章，会计凭证装订封皮项目填写不全；有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置，活页账簿没按统一标准填写封面，会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点，没有移交清单，没有按照永久、定期两类分别保管，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。
三、会计档案管理存在问题的解决措施
（一）加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制
由单位档案机构统一管理的会计档案，应严格按照会计档案整理的有关规定，明确会计档案的所有权是单位，单位会计机构将会计档案整理规范，在会计机构暂保管1年，期满后编制会计档案案卷目录，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。
（二）规范会计档案立卷
装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮，封粘装订线，并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案（凭证）盒中，必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账，活页账簿必须将空白账页取出，已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”，与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘，由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。年度终了必须将会计报表逐页编制序号，分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表”。
（三）规范会计档案保管
已建立综合档案室的单位，财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续，将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位，会计档案暂由财会部门妥善保管，但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员，其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管，不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门，其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人，应立即办理移交手续。
（四）规范会计档案保管的期限管理和销毁管理
各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时，由本单位会计档案管理部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查后，编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁；企业单位经企业领导审查，报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出另行立卷，由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时，应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应认真清点核对，销毁后，应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告单位领导。
（五）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量
会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训中，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
（六）完善会计档案管理的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续
实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》，结合实际，制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续，并加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。
（七）加大会计档案的监管力度
结合实际，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
参考文献：
[1]《中华人民共和国档案法》.
[2]《中华人民共和国会计法》.
