时间：2023-04-18 17:45:10
关键词：电子商务档案管理；智能化；发展
中图分类号：F71336文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）03-0193-02
随着电子商务的不断发展，以往电子商务档案的管理模式满足不了电子商务的需求。目前，电子商务档案的内容具有多样化、复杂化的特点，具体表现形式有电子邮件、电子收支款项、电子账单等。[1]为了将这些复杂、大量的电子商务档案更加条理化、系统化，那么相应的管理模式需要智能化。因此，客观角度上，电子商务产业取得的重大成就推进了电子商务档案管理向智能化方向发展。
一、电子商务档案的特点
第一，电子商务档案具有虚拟性。因为电子商务产业的进行使处于网络环境中，它具有同网络一样的虚拟性质。那么，电子商务档案也同样具备虚拟的特征。具体表现为，电子商务活动和交易都是在网络平台上完成的，这些活动或交易所产生的一切信息都是虚拟的，包括交易的内容、物质信息，另外，交易时买卖双方采用的支付手段是网上银行或其他的金融服务，这些信息也同样具备虚拟性的特征。
第二，电子商务档案具有复杂性的特征。电子商务的一切活动和行为的存储方式都是通过数字技术来存储，这些信息的获取需要通过编码解译，并不能直观获取到这些信息，因此，电子商务档案也愈加复杂化。
第三，电子商务档案具有集成性。和传统的纸质档案相比，电子商务档案在信息存储上具有集成性的特点。目前的电子商务档案不仅存储的有文字等单一性的信息，还包括一些图像、视频信息，电子商务档案存储的信息多元化，较纸质档案更为方便。
二、电子商务档案智能化管理的发展趋势
（一）电子商务档案存储的智能化发展
电子商务档案的管理有三项具体内容，分别是存储、信息检索和应用。整个电子商务产业是在计算机和网络平台上进行的，而且档案信息的存储也同样需要依靠计算机。因此，电子商务档案存储的智能化发展必须依靠计算机来完成。
电子商务档案存储的智能化，是指通过计算机的运算和控制功能应用到存储设备上，也就是说让存储电子商务档案的设备本身拥有等同于计算机存储系统的运算控制功能，让存储设备智能化，让存储设备能够自发存储电子商务档案。并且在此基础上，对电子商务档案进行备份，保证电子商务档案的安全性，对电子商务档案进行分级存储。如果电子商务档案采用智能存储的方式，具有非常明显的效果，对比原来的存储方式，智能存储在信息安全和保密两方面上有着更大的优势。具体来说，智能存储更加全面具体地监控信息存储设备的内部情况，包括文件数据的读取、写入。此外，在发现存储系统问题和故障上，智能存储技术可以及时发现并采取相应的措施来解决问题，保证存储信息的安全完整以及存储设备的继续使用。电子商务档案智能存储除了软件上的智能化，也就是存储管理管理的智能化之外，还需要硬件上的智能化。对于电子商务档案的安全性来讲，智能存储可以保证档案信息的完整性和安全性，另外，智能存储中的信息备份管理可以避免信息丢失带来的麻烦和困扰。而且，当电子商务档案存储系统出现问题时，可以进行修复，给电子商务档案的管理提供了有利条件。[2]
（二）电子商务档案信息检索的智能化发展
科技的发展给人类的生活和工作带来了翻天覆地的发展，电子商务档案信息检索智能化应运而生，是不可逆转的发展趋势。计算机技术的发展已经取得了很多的成就，其中在信息检索方面，发明了图文信息智能检索，计算机信息检索技术的发展为电子商务档案信息检索智能化提供了一定的帮助。
电子商务档案存储的信息具有复杂性和集成性：信息存储形式和格式多样化，信息的表现方式多样化，信息的加密情况不一样，包括存储信息的设备不同，面对复杂的信息，对信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息检索智能化具有非常深远的影响力和意义。
将商业、客户信息等内容和搜索词的关联度作为基础，以包含信息的重要性作为考察指标，对这些包含的信息进行排序，提高搜索的效率。而且，产业的进步必然会带来更多更复杂的交易信息和客户信息，传统的信息搜索方式只会加大用户搜索的困难度和工作量，而为了方便用户更加快速地搜索到自己想要查询的商业信息等内容，就必须智能搜索信息。
现阶段的人工智能技术取得较大程度的进步和发展，技术上的成熟为智能信息搜索提供了便利条件。[3]而且，依托快速发展的人工智能技术，智能化信息检索越趋于高级阶段发展。
（三）电子商务档案应用的智能化发展
企业需要将档案所包含的信息作为依据预测商情、设计营销方案、处理客户关系。目前，对档案信息的应用已经成为推动电商产业进步的一项重要途径。为了实现最优目标，研究如何实现档案应用的智能化成为现阶段电子商务研究的主要内容。
企业对电子商务档案的应用主要在预测商情、设计营销方案和处理客户关系三个领域。档案存储的信息包含客户档案。在电子商务活动开展过程中，企业和客户之间的交流方式和以往的传统交易模式有很大的区别，因此，客观上要求企业经营管理者必须正确处理新型的客户关系。当前阶段将客户作为中心、重视客户的商业模式要求，必须管理新型客户关系，而且管理新型客户关系是企业树立以客户为中心理念的重要实践。企业将客户关系管理系统进行智能化，形成新型的客户关系管理系统，企业通过这种管理系统来加强和客户之间的联系，更好地服务客户，增添客户对企业工作的满意度，达成企业经济效益和竞争力提升的目的。此外，企业还可以通过管理系统深入了解客户的需求，研究电商产品的市场需求以及完善度，发现并解决企业在管理上存在的问题，吸引更多优质的客户，将利润最大化，从而实现提高企业的竞争力，优化企业管理能力的目的。
针对企业的商情预测需要智能化发展。随着电子商务的发展，电子商务档案存储的客户信息、商业信息是非常复杂且多样，面对如此复杂和多样的电子商务档案信息系统，是需要一个智能化的数据分析处理系统来进行高度的分析和处理。[4]而智能化的商情预测系统，它所依据的思想和技巧分别是数据挖掘和数据仓库管理，采用的营销策略是一对一的方式，并且采用个性化的售后服务，在此基础上满足客户的需求。以此实现企业的盈利。另外，智能化的商情预测系统除了满足现有的市场需求之外，还需要不断的发展和更新，以适应不断发展的市场，满足不断变化的客户需求。
三、电子商务档案管理智能化发展方式
电子商务档案管理实现智能化需要通过两个方面来完成。第一，硬件上，管理档案必须依靠先进的计算机技术，这是电子商务档案管理实现智能化的基础和客观要求。现阶段，很多企业在硬件上的落后严重阻碍了智能化管理的前进路程，因此，在未来的发展中，企业必须对硬件的更新投入资金和精力上的支持，实现硬件和存储设备的匹配，再匹配相应的软件，使之具备实现智能管理档案的前提条件。
第二，智能管理档案的实现除了依托技术因素之外，还需要人为因素的支撑。因此，企业需要提升相关工作人员的知识和技术水平，引进先进的全面型人才，开发智能化电子商务档案管理系统，让员工能够准确地掌握管理档案的职能和技术。另外，电子商务档案管理系统需要保证信息的准确性和安全性，对此，相应的管理系统可以通过设置权限，不同职位员工的操作权限不尽相同，相互制约，为电子商务档案的准确性和安全性提供保障。
四、结语
网络时代的到来带来了信息爆炸，电子商务的不断发展必然会产生多样且复杂的交易信息和商业信息，对于存储信息的电子商务档案的管理必须智能化，才能保证电子商务档案的完整性、准确性和安全性，才能为企业在开展电子商务活动和交易时掌握准确完整的信息来进行商情预测、设计营销方案和处理客户关系，成为企业发展的有力支撑，为企业在激烈的市场竞争中取得优势地位做出贡献。
参考文献：
[1]张冬青.电子商务档案管理的智能化趋势[J].档案学研究，2011（06）：70-73.
[2]孙万彤.电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J].黑龙江史志，2014（20）：102.
随着电子商务的不断发展，以往电子商务档案的管理模式满足不了电子商务的需求。目前，电子商务档案的内容具有多样化、复杂化的特点，具体表现形式有电子邮件、电子收支款项、电子账单等。[1]为了将这些复杂、大量的电子商务档案更加条理化、系统化，那么相应的管理模式需要智能化。因此，客观角度上，电子商务产业取得的重大成就推进了电子商务档案管理向智能化方向发展。
一、电子商务档案的特点
第一，电子商务档案具有虚拟性。因为电子商务产业的进行使处于网络环境中，它具有同网络一样的虚拟性质。那么，电子商务档案也同样具备虚拟的特征。具体表现为，电子商务活动和交易都是在网络平台上完成的，这些活动或交易所产生的一切信息都是虚拟的，包括交易的内容、物质信息，另外，交易时买卖双方采用的支付手段是网上银行或其他的金融服务，这些信息也同样具备虚拟性的特征。
第二，电子商务档案具有复杂性的特征。电子商务的一切活动和行为的存储方式都是通过数字技术来存储，这些信息的获取需要通过编码解译，并不能直观获取到这些信息，因此，电子商务档案也愈加复杂化。
第三，电子商务档案具有集成性。和传统的纸质档案相比，电子商务档案在信息存储上具有集成性的特点。目前的电子商务档案不仅存储的有文字等单一性的信息，还包括一些图像、视频信息，电子商务档案存储的信息多元化，较纸质档案更为方便。
二、电子商务档案智能化管理的发展趋势
（一）电子商务档案存储的智能化发展
电子商务档案的管理有三项具体内容，分别是存储、信息检索和应用。整个电子商务产业是在计算机和网络平台上进行的，而且档案信息的存储也同样需要依靠计算机。因此，电子商务档案存储的智能化发展必须依靠计算机来完成。
电子商务档案存储的智能化，是指通过计算机的运算和控制功能应用到存储设备上，也就是说让存储电子商务档案的设备本身拥有等同于计算机存储系统的运算控制功能，让存储设备智能化，让存储设备能够自发存储电子商务档案。并且在此基础上，对电子商务档案进行备份，保证电子商务档案的安全性，对电子商务档案进行分级存储。如果电子商务档案采用智能存储的方式，具有非常明显的效果，对比原来的存储方式，智能存储在信息安全和保密两方面上有着更大的优势。具体来说，智能存储更加全面具体地监控信息存储设备的内部情况，包括文件数据的读取、写入。此外，在发现存储系统问题和故障上，智能存储技术可以及时发现并采取相应的措施来解决问题，保证存储信息的安全完整以及存储设备的继续使用。电子商务档案智能存储除了软件上的智能化，也就是存储管理管理的智能化之外，还需要硬件上的智能化。对于电子商务档案的安全性来讲，智能存储可以保证档案信息的完整性和安全性，另外，智能存储中的信息备份管理可以避免信息丢失带来的麻烦和困扰。而且，当电子商务档案存储系统出现问题时，可以进行修复，给电子商务档案的管理提供了有利条件。[2]
（二）电子商务档案信息检索的智能化发展
科技的发展给人类的生活和工作带来了翻天覆地的发展，电子商务档案信息检索智能化应运而生，是不可逆转的发展趋势。计算机技术的发展已经取得了很多的成就，其中在信息检索方面，发明了图文信息智能检索，计算机信息检索技术的发展为电子商务档案信息检索智能化提供了一定的帮助。
电子商务档案存储的信息具有复杂性和集成性：信息存储形式和格式多样化，信息的表现方式多样化，信息的加密情况不一样，包括存储信息的设备不同，面对复杂的信息，对信息搜索也造成了很大的不便。因此，信息检索智能化具有非常深远的影响力和意义。
将商业、客户信息等内容和搜索词的关联度作为基础，以包含信息的重要性作为考察指标，对这些包含的信息进行排序，提高搜索的效率。而且，产业的进步必然会带来更多更复杂的交易信息和客户信息，传统的信息搜索方式只会加大用户搜索的困难度和工作量，而为了方便用户更加快速地搜索到自己想要查询的商业信息等内容，就必须智能搜索信息。
现阶段的人工智能技术取得较大程度的进步和发展，技术上的成熟为智能信息搜索提供了便利条件。[3]而且，依托快速发展的人工智能技术，智能化信息检索越趋于高级阶段发展。
（三）电子商务档案应用的智能化发展
企业需要将档案所包含的信息作为依据预测商情、设计营销方案、处理客户关系。目前，对档案信息的应用已经成为推动电商产业进步的一项重要途径。为了实现最优目标，研究如何实现档案应用的智能化成为现阶段电子商务研究的主要内容。
企业对电子商务档案的应用主要在预测商情、设计营销方案和处理客户关系三个领域。档案存储的信息包含客户档案。在电子商务活动开展过程中，企业和客户之间的交流方式和以往的传统交易模式有很大的区别，因此，客观上要求企业经营管理者必须正确处理新型的客户关系。当前阶段将客户作为中心、重视客户的商业模式要求，必须管理新型客户关系，而且管理新型客户关系是企业树立以客户为中心理念的重要实践。企业将客户关系管理系统进行智能化，形成新型的客户关系管理系统，企业通过这种管理系统来加强和客户之间的联系，更好地服务客户，增添客户对企业工作的满意度，达成企业经济效益和竞争力提升的目的。此外，企业还可以通过管理系统深入了解客户的需求，研究电商产品的市场需求以及完善度，发现并解决企业在管理上存在的问题，吸引更多优质的客户，将利润最大化，从而实现提高企业的竞争力，优化企业管理能力的目的。
针对企业的商情预测需要智能化发展。随着电子商务的发展，电子商务档案存储的客户信息、商业信息是非常复杂且多样，面对如此复杂和多样的电子商务档案信息系统，是需要一个智能化的数据分析处理系统来进行高度的分析和处理。[4]而智能化的商情预测系统，它所依据的思想和技巧分别是数据挖掘和数据仓库管理，采用的营销策略是一对一的方式，并且采用个性化的售后服务，在此基础上满足客户的需求。以此实现企业的盈利。另外，智能化的商情预测系统除了满足现有的市场需求之外，还需要不断的发展和更新，以适应不断发展的市场，满足不断变化的客户需求。
三、电子商务档案管理智能化发展方式
电子商务档案管理实现智能化需要通过两个方面来完成。第一，硬件上，管理档案必须依靠先进的计算机技术，这是电子商务档案管理实现智能化的基础和客观要求。现阶段，很多企业在硬件上的落后严重阻碍了智能化管理的前进路程，因此，在未来的发展中，企业必须对硬件的更新投入资金和精力上的支持，实现硬件和存储设备的匹配，再匹配相应的软件，使之具备实现智能管理档案的前提条件。
第二，智能管理档案的实现除了依托技术因素之外，还需要人为因素的支撑。因此，企业需要提升相关工作人员的知识和技术水平，引进先进的全面型人才，开发智能化电子商务档案管理系统，让员工能够准确地掌握管理档案的职能和技术。另外，电子商务档案管理系统需要保证信息的准确性和安全性，对此，相应的管理系统可以通过设置权限，不同职位员工的操作权限不尽相同，相互制约，为电子商务档案的准确性和安全性提供保障。
【关键词】大数据技术 高校档信息 服务应用
1 论“大数据”技术在高校档案发展的必需性
2010年，英国数据科学家维克托.迈尔.舍恩伯格教授提出了“大数据”理念，特别是他对“大数据”阐述的全新见解，引发了全球各方面人士的关注和热议。“大数据技术”是指为了更经济地从高频率获取的；大容量的，不同结构和类型的信息数据中获取价值，进而设计的新一代架构和技术。正如：高校档案馆（室）所拥有的档案信息数据量规模已变得巨大且快速变化，档案信息数据存储，差孙，分析的形式与方法变得异常复杂，特别是针对原来相对较较小量的，静态的，结构化的“小数据”而存在的传统的数据处理和应用方式，显然已无法应对海量数据发展之需，必须尽快找到适应新环境；新需求的解决方案。
2 “大数据”技术使高校档案管理智能信息服务化
大数据技术运用于高校档案信息资源发掘。在校园的大数据时代，信息应用服务及师生用户的客观需求引领着高校档案由常规分析向广度、深度分析转变。人工智能、机器学习、知识图谱等一系列大数据技术能够从海量档案信息资源中分析潜在价值。未来，利用大数据技术进行档案的数据挖掘及其分析，也是高校档案管理信息服务化的主营业务。大数据技术更是推动高校档案馆（室）实现智能信息服务夙愿的发展方向和必由之路。
3 “大数据”技术在高校档案信息服务中的应用价值
“大数据”技术是“云计算”技术发展的必然产物，两者相辅相成、相得益彰，且智能化服务是它们共同的追求目标。从两者发展的成因与趋势发展来看，“大数据”与“云计算”的技术发展是紧密关联、相得益彰的，没有“大数据”的信息资源沉淀，则“云计算”的计算能力再强大，也难以找到用武之地；没有“云计算”的处理能力，则“大数据”的信息资源沉淀再丰裕，也终究只是海市蜃楼。高校档案馆（室）如若能将这两种技术紧密结合，“云计算”的强大计算能力将为“大数据”提供有力的工具与用途，可更加迅速的处理高校档案“大数据”的丰富信息资源，并更方便地提供档案信息资源检索，利用等各类智能化、个性化服务；而应用“大数据”技术对档案业务需求的考察论证，则可加速推动“云计算”技术在档案领域落地。
4 高校档案信息服务运用“大数据”技术的策略方法
毋庸讳言，当前还处于迈向“大数据”时代的早期，在应用“大数据”技术的方式和规模上，与现实需求存在很大的差距。高校档案馆（室）若想在信息海洋中做到游刃有余，就需向熟悉水性一样用好海量信息数据，尤其要密切关注“大数据”技术的发展走势，早日把概念性的东西变为可应用的“实体”，并通过不断改善和提升服务手段和技术性能，使服务定位能够更精准，让实时分析和响应用户互动诉求等技术支持能够获得新的突破和创新。
4.1 要运用“大数据”理念探寻挖掘档案信息资源使用价值的创新思路
当前，正处在步入“大数据”时代的早期，掌握敏锐的思维方法和领先的技能优势是最具有价值的竞争力，但这仅是具备了“采矿”的先进手段，最终大部分的价值还必须从档案信息数据之中去发掘。高校档案馆（室）坐拥丰裕的信息数据宝藏，必须充分意识到自己所拥有的宝贵财富。
4.2 要建立内部档案信息“数据资源集成库”
运用“大数据”技术，对高校档案馆（室）现有的“小数据”，通过一系列的科学方法，进行收集、整理和深度挖掘分析，想滚雪球般建立自己的档案信息“数据资源集成库”。
4.3 要建立档案信息“数据资源精加工车间”（即核心资源数据模块）
在搞清高校档案用户信息需求的基础上，从“小数据”应用开始来累积经验，并通过整合优化内外部信息资源的数据构架，从源头上为建立核心资源数据模块夯实地基，使之能够尽快投入到高校档案信息智能服务平台的实际运营中去。
5 结语
随着高校数字校园、智慧校园建设的逐渐深入，未来将会有更多的信息技术融合到高校档案信息管理中。如云计算与云存储服务，将会解决高校海量档案信息资源存储不足问题，同时借助于云架构模式实现档案信息平台互联互通及档案资源共享，而大数据技术更会引领高校档案界从狭义档案资源观向大档案观里程碑式地发生转变。
参考文献
[1]陈锋，孙森洋.大数据在高校档案信息管理中的应用研究[J].中国教育信息化，2015（07）.
[2]张倩.大数据技术在高校档案信息服务中的应用探索[J].档案与建设，2014（03），
[3]于晖.大数据及大数据技术与高校教师档案管理[J].宝鸡文理学院学报（社会科学版），2015（04）.
[4]张文元.大数据技术与档案数据挖掘[J].档案管理，2016（02）.
关键词：新形势；机关档案；管理工作；问题；对策
一、机关档案管理工作的意义和作用
档案产生于机关单位的工作实践。机关档案来源首先，我国国家机关、社会团体在行使国家职能完成工作任务时，a生并保存下来的大量档案文件资料。同时，一些国家伟人、名人以及一些家庭、家族在实践活动中产生的文字资料，用以作为历史记录并保存下来的资料。此类资料不仅是档案管理工作的对象更是档案管理工作的基础、是我国社会发展中重要的参考资料、是经济建设与发展的重要基础、是我国教育事业发展的重要资源，总而言之是社会发展的宝贵财物。同时，档案还具有更为重要的参考作用。一方面，档案是历史事件或信息的积累，是实践活动产生的经验，以史可以明鉴，对当今社会的发展同样具有参考作用和指导意义；另一方面，由于档案具有高度的客观性，不仅是对于社会发展与建设具有参考和指导作用，对于个人的发展同样具备上述功能，尤其是名人事迹具有榜样力量。
二、新形势下机关档案管理工作的改进建议
（一）树立科学的机关档案管理理念
机关档案管理工作传统的理念比较墨守成规、因循守旧，缺乏科学的管理理念。随着我国政治体制的改革、经济的发展、社会的进步、科技的不错断发展，机关档案管理面临新的种种问题，缺乏与时俱进、高度创新的发展理念，稍有不错慎便与时代脱轨。同时，在社会经济高速发展中部分单位与个人责任意识发生了较大变化，诸多机关单位对于档案管理工作的重要性认识不足，工作之中得过且过，责任心较低。此外，虽然档案的价值较高但是利用率相对较低，由此导致部分机关单位在档案管理工作上的懈怠，未能及时跟上时展的步伐以提升工作质量与效率。当今社会已经进入到了信息化时代，信息化与网络化技术已经在各行业中得到了普遍运用，在档案管理工作当中，信息化是当前与未来发展的必然趋势之一，这是时展的新形势，更是档案管理工作面临的必然挑战。基于该形势，电子档案已经被广泛运用，迫使机关单位不得不寻求改变，转变档案管理的理念以提升档案管理工作的效率。就当前的发展，一方面是基于信息化技术与网络技术广日益普及而催生出来的智能化设备广泛运用，电子档案的运用能够提升用户与管理者使用的便利性；另一方面，在绿色、环保、低碳意识的推动下，传统纸质化的档案管理无疑是资源的极大浪费。为此，对于档案管理单位而言，必须要充分认识到时展的趋势，进而转变档案管理工作理念，以信息化发展为前提，改变现有的管理模式以提升档案管理工作的质量与效率。
（二）创新的管理方法和管理技术
当前，信息化技术日新月异且各类设备更新换代的时间日益缩短，在档案管理工作当中必须要保持顺应时展的脚步，基于自身优势与不足的基础之上不断引进新技术以推动档案管理工作的可持续化发展。就目前当前，应当这对档案管理工作的特性建立相应的管理制度乃至是法律法规，以规范档案管理工作。首先，成立专门的档案管理工作部门，实行责任制、问责制，将责任落实到每个人身上，提高工作人员责任感；做到分工明确，各司其职，提高工作有效性；加强各单位组织之问的沟通与协作，及时了解掌握各单位的实际情况，提高工作效率；其次，在各个单位内部可以制定相应的竞争机制与奖惩制度也即绩效考核管理制度，在激发管理人员积极性的同时使之认识到唯有不断提升自身的综合素质，才能顺应时代与工作发展的需求，否则必将被社会所淘汰。在此过程中，唯有通过竞争才能最大程度上的调动起积极性，但要控制好“度”避免引发负面影响；再次，档案管理工作的顺利开展需要一定的经费保障。为此，档案管理相关部门要根据具体情况制定相应的经费管理制度，以确保各级单位能够及时改善档案管理工作的条件，进而实现提升档案管理工作质量与效率的目的。最后，在互联网与智能化设备日益普及的前提下，以往以人工为主的纸质化档案管理模式已经处于被社会淘汰的边缘，不仅造成了资源的极大浪费而且增加了工作人员的工作量。在新形势下，唯有深刻认识到信息化、大数据、智能化等技术的价值并将之运用到档案管理工作之中也即创造出一种适合自身发展需要的集现代化、网络化、数字化于一体的档案管理方式，才能在未来发展中提升档案管理工作的质量并将档案的价值最大化。
（三）重视管理团队建设，提高工作人员综合素质
当今，信息化技术与设备更新换代越来越快，在提升社会工作与生产效率的同时亦要求相关单位增加对信息化技术运用的投入。对于档案管理工作而言，企业与政府应当结合时展趋势增加相关技术与设备的引入，以改善档案管理工作的条件。首先，要强化档案管理现代化人才的培养；其次，注重人才的培训以提升其档案管理工作的经验与实际技能，同时要建立相应的绩效考核管理机制以激发其培训的积极性；再次，加强档案管理工作团队建设，选拔一些专业技能强、责任感强、综合素质高的工作人员，进行相关培训，组建优秀的档案管理团队，最后，还可建立相关的薪资激励制度，以调动工作人员的工作主动性与积极性。
参考文献：
[1]肇丽凤.浅谈机关档案管理工作[J].《兰台世界》，2011 （S1）：40-40
【摘 要】伴随“互联网+”时代的到来， “互联网+”对档案和档案工作带来的影响是深刻和持久的。基于“互联网+”思维，我们提出“互联网+档案”的建设策略，以实现档案行业的价值转型。
【关键词】互联网+ ；档案；机遇；价值转型
在2015年的政府工作报告中首次在中提出了“互联网+”模式的发展战略，随之“互联网 +”迅速渗入到了各行各业，给传统行业的发展带来巨大冲击。档案行业应探索如何以“互联网 + ”为方向，构建“互联网 + 档案”新模式，实现档案行业新的价值转型，为社会提高高效、便捷的档案服务。
一、“互联网+”给档案行业带来的机遇
（一）“互联网+”的含义和特征
“互联网+”指的是以大数据、物联网、（移动）互联网、云计算为代表的信息技术，实现互联网与传统产业的联合，以优化生产要素、更新业务体系、重构商业模式等途径来完成经济转型和升级。①在此含义下，一方面，“互联网+”通过互联网与传统产业进行融合发展，弥补传统行业的不足；另一方面，其通过对传统产业的互联网化完成现代产业升级。“互联网+”正在通过大数据、云计算的分析与整合，改造传统产业、增强经济发展动力，从而促进国民经济的整体发展。
目前，我国大多数的传统行业都正在实现“互联网+”的转型。随着“互联网+”时代的发展，每年都会产生大量的电子档案和大量的信息数据，这给传统的档案行业带来巨大的冲击和挑战，如何应对互联网时代带来的机遇和挑战， “互联网+”给档案和档案工作带来了直接而深远的影响。
（二）“互联网+”给传统档案工作带来的机遇
1.以往的档案管理工作是通过人工工作形式完成档案的管理过程，但这种档案管理依赖个人经验并且需要投入大量的人力物力，档案工作的准确性也得不到保证。互联网技术为档案管理提供了现代的的管理手段，减少信息管理的难度，加强了档案之间的关联性，提高了档案管理的准确性。
2.以往的档案工作占用大量空间和空间成本，也带来管理上的不便。“互联网 +”运用计算机技术使档案管理不再仅仅局限于纸质形式，而是通过电子信息形式将电子档案存储在计算机系统中。计算机系统可以随时调阅信息，还可以提供远程服务，从而打破了时间与空间的限制，极大拓展了档案管理的服务空间。
3.如果档案的信息不能及时更新，档案就会失效。传统纸质档案管理需要极强的时效性和针对性，否则难以满足现代管理的需求，这对档案工作人员的要求极高。“互联网+”将电子信息技术与档案管理有机整合，最大限度地提升了档案管理的敏感度，能够实现档案的实效性，并保证了档案管理的交互性与动态性。计算机的信息处理技术的运用可以最大限度提升档案管理的工作效率。
4.现在全国各地正如火如荼开展智慧城市的建设，档案作为城市记忆的重要载体，在智慧城市建设中起到重要作用。“互联网+档案”可以实时采集城市运行数据，以大数据分析技术为支撑深入挖掘城市数据运行背后的规律，进而高效高速调配社会资源，以达到城市智能管理、科学运行的目的。档案馆应深化职责内涵的认识、扩展职责外延的范围，将档案馆构建为智慧城市的数据交换中心枢纽，实现全市信息的共建共享。
二、建设“互联网+档案”，实现价值转型
“互联网+”的内涵是“突破、开放、创新”，面对新机遇与诸多挑战，我们基于“互联网+”思维，提出“互联网+档案”的建设策略。
首先，依靠“云计算”建设“一站式”档案服务
云计算是一种根据需求量向云端计算机提供共享的软硬件资源和信息的计算方式。运用“云计算”技术，档案工作可尝试打造“档案云”，即将数字档案在存储“云端”，应用虚拟化技术分配计算能力和存储空间。将分散独立的档案通过“云”联结起来，整合各类档案资源，构建公共查档平台，提供“一站式”档案服务。
其次，应用物联网，对实体档案实现智能感知
物联网是运用计算机技术，通过连接信息传感设备，将实体物品与互联网连接，最终实现电子识别、监控、管理的一种网络信息技术。物联网技术在档案管理工作上的具体应用可以体现在如下方面：其一是智能控制。例如，使用物联网控制技术对场馆建设的灯光照明等设备进行远程控制，及防盗、消防报警等；第二是定位跟踪。比如档案进出库房，无论档案实体出现在档案馆哪里，计算机都能显示档案的位置；第三是数据采集。计算机通过传感技术，把档案实体变成使得计算机可以识别、读取、处理、传输的图像；第四是信息识别。采用物联网的传感识别系统对档案馆的门禁系统、人员管理、电子考勤、查档利用中的用户身份识别等。
三是利用大数据，深度挖掘利用档案
大数据技术，与云技术和物联网的关系密不可分。是互联网技术发展到现今阶段的重要特征。简言之就是对海量资料在一定时间内进行挖掘、处置、并整理。对传统行业而言，如何运用大数据是能否赢得未来发展的重要一环。大数据处理不仅包括拥有大规模的数据、多样化种类的数据集，更重要的是对这些数据集进行采集、处理与分析以提取价值的技术架构与技术过程。
档案行业应用大数据应首先明确档案管理的需求和模型；其次，根据用户需求对海量数据进行筛选，为数据的进一步挖掘提供信息资源；然后对已有的数据模型进行训练，根据模型训练结果对参数和数据规则进行调整以进一步优化数据模型；最后，根据优化后的模型对档案中的关联信息进行数据挖掘分析并预测未来的趋势，更好地发挥档案在服务公共体系建设中的基础性作用。
四是运用移动互联网，打造“指尖上的档案馆”
智能手机、平板电脑等智能移动设备的迅速普及使得移动互联网正在悄然改变现代人们的生活生产方式。档案部门也应随势而起，紧紧抓住移动互联网，以需求为中心，以服务为途径，打造各类移动服务平台，提供更加方便快捷的档案服务。具体做法，一是以开放包容的姿态积极融入的移动互联网产业，改变过去“查档必须到档案馆”的观念。二是设计自主平台或移动APP应用，开放服务，拓宽查档途径。三是可将老照片、老新闻、老资料、馆藏精品珍品等文化资源在网络平台上，借助媒体力量宣传，提高公众关注度。四是做好网络安全工作，保障档案数据安全，采用先进的互联网信息安全技术，防止用户隐私泄漏。
参考文献：
[1]姬雯 浅析“互联网+’’时代的档案管理[J].品牌，2015， 8
[2]付亚南.企业档案管理的信息化建设[J].现代企业，2015，09
[3]邱迎莹.供电企业文书档案现代化管理探究[J].劳动保障世界，2015，12
[4]程结晶，周，王齐.大数据时代档案编研的SWOT分析[J].档案学通讯，2015，05
[5]杨金莲.“互联网+”形势下历史档案管理的新思考[J].岳阳职业技术学院学报，2015，04
关键词：文档一体化；档案信息化发展趋势；测绘档案信息化建设；
1引言
测绘成果档案是广大测绘工作者劳动和智慧的结晶，是国家的宝贵财富，是国家科技档案的重要组成部分，保证测绘科技档案的完整、准确、系统、安全和有效地利用，使馆藏测绘科技档案充分发挥其在经济建设中的作用，是我们档案工作者的职责。为尽快使我区测绘档案成果管理工作适应国家要求，实现馆藏测绘科技档案的现代化、信息化管理，是我们档案工作者当前的一项重要任务。
2档案信息化特征及发展趋势
2.1档案信息化特征
伴随着时代及科技发展，测绘档案馆的发展形式为：文件资料室、传统档案馆、数字档案馆、虚拟档案馆。数字档案馆是未来档案馆发展的高级形式，虚拟档案馆最终将发展成为国家综合信息网络系统的一个子系统。
档案现代化与信息化特征是将时代科技发展成果，全面地运用于档案工作的各要素。具体内容体现在：
（1）硬件建设：基础设施标准化、技术设备现代化、信息资源数字化。
（2）软件建设：载体管理规范化、档案管理自动化、信息传递网络化、档案服务社会化。
2.2档案信息化发展趋势
档案信息化发展趋势反映在以下几个方面：
2.2.1档案与相关信息管理一体化趋势，工作者一般都以“归档”环节作为档案形成工作和档案管理工作的界限。归档工作的质量好坏，决定着档案工作的质量。随着信息技术和办公自动化的发展，文书档案管理工作一体化，已成为档案现代化发展一个必然趋势。
2.2.2档案、图书、情报在管理的基本方法上有许多相似之处，将其综合管理并联合开发，可以发挥三者在特性与功能上的互补，并实现信息资源共享的目的。
2.2.3档案工作的智能化趋势
（1）档案管理智能化：档案工作由简单管理到复杂管理的发展变化，导致了档案工作由经验管理发展为科学管理。运用信息资源管理方式管理档案；建立档案法规体系，运用法规手段管理档案；建立健全档案工作标准体系，推行档案管理标准化等。
（2）档案技术设备的智能化：以计算机为中心的先进技术手段，表现为运用计算机实现档案管理的自动化，档案缩微与档案保护水平的提高；运用现代通讯技术和计算机及其相关技术，实现文件及档案信息资源的数字化及档案信息传递的网络化。
（3）档案机构的智能化
档案机构的智能化是档案工作的智能化发展重要趋势之一。突出的表现形式是数字档案馆及虚拟档案馆。
“数字档案馆”就是运用当代信息技术，数字档案信息资源进行管理，以网络化方式相互连接和提供利用，实现资源共享的信息系统。
“虚拟档案馆”通过网络技术和特定软件，将时空上分散的档案馆、室连接为一体，使之成为一个有机的信息系统。
数字档案馆与虚拟档案馆的区别：从在线的数字化档案信息资源和用户的角度讲，两种方式没有本质区别。从馆信息资源结构上看，虚拟档案馆的信息资源主要来源于网络上，而数字档案馆的信息资源还有储存于本馆的信息资源。从技术发展角度看，数字化先于虚拟化，档案馆只有解决了数字化，才能进一步发展到虚拟化。
2.2.4 档案信息资源数字化趋势
未来归档的信息资源表现形式会由纸质为主转变为数据或多媒体为主。原有资源将被转变为数据资源形式。档案信息资源数字化给档案工作带来的变化有：
（1）使档案馆能够摆脱库房式管理方式，档案排列完全虚拟化。
（2）妥善解决珍贵档案文献的保护和利用问题，提高档案信息内容的使用效率。
（3）有助于信息资源的整理加工和有序组织、及时获取和有效利用。
2.2.5档案信息服务的社会化趋势
档案信息服务的社会化是指档案部门在保证国家和公民个人的根本利益不受损坏的前提下，最大限度、最大范围地向社会各方面提供档案信息。
随着社会的进步和人们认识上的深化，社会对信息资源共享的要求越来越强烈。许多国家已明确规定档案馆是科学研究和文化事业性质的机构，允许更多的利用者走进档案馆，使之与社会各方面建立起广泛密切的联系。
档案信息服务的社会化主要表现在：
（1）有明确的面向社会的工作宗旨。
（2）有便于社会的档案政策。
（3）有完善的服务手段和较高的服务水平。
3测绘档案信息化建设
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。加速管理现代化，加强信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，是提高档案信息服务水平的必经之路。
3.1 测绘档案的特点
测绘档案资料按一级分类有：TD1 综合类、TD2 大地测量类、TD3 摄影测量，遥感测绘和其它方法地形测量、TD41 地图制图与地图印刷类等共14大类的档案资料。
测绘档案的载体介质种类多、形态多、馆藏量大。从清代到现代各历史时期的测绘成果档案、图纸、图册。丰富的馆藏档案资料是国家的宝贵财富，加强测绘档案资料管理，充分挖掘和发挥测绘档案在社会主义现代化建设中的作用是今后一段期间的一项重要任务。科学有效地抡救并长远保存地图档案资料，方便快捷地提供使用已成为档案资料管理的燃眉之急。
3.2测绘档案信息化建设策略
3.2.1 加强内部档案的整理工作
加强内部档案的整理工作，是实现测绘档案现代化、信息化的前期工作，对馆藏档案进行全面彻底清理，做到帐清物符。使之有规可循，有目可查。
3.2.2大力开展测绘档案基础性建设，实现档案的规范化管理
积极开展测绘档案基础性业务工作，对馆藏的测绘档案资料进行鉴定工作，有些随着时间的推移失去了保存价值档案资料，经过一定的审查和批准手续可进行剔除销毁，为减轻库房负担，降低档案管理成本，方便有价值档案的管理和检索。
改善库房和设备的基本条件，提高档案管理业务水平，尽可能地延长档案的寿命，防止意外事故的发生。
测绘档案数量多且复杂，按标准重新组卷，重新建立分类目录。对档案的有关状况进行数量的登记、统计和分析研究。并对案卷目录和文件目录进行计算机录入,建立档案的案卷级目录和文件级目录，建立档案检索体系，初步实现档案资料的规范化、标准化管理。
3.2.3测绘档案信息化建设步骤
完成测绘档案资料的数字化；测绘档案资料数据库建设；测绘档案资料信息综合管理系统开发，实现开放式的档案管理业务信息化；建设测绘成果数据库异地备份库”。是当前测绘档案工作的主要任务，其建设应从以下方面开展工作。
3.2.3.1数字档案资源建设
（1）档案数字化工作。馆藏测绘档案资料的数字化，是档案信息化工作的重中之重，根据档案载体介质的不同情况，采用不同的扫描仪进行扫描数字化。同时本着“利用优先、分步实施”的原则，对馆藏测绘档案资料按类型、按项目进行扫描（或数字摄影、复照）数字化。形成数字栅格文件。为珍贵历史地图档案资料长期保存和提供利用、数据库建库、自动化管理奠定基础。
（2）加强档案资料的接收、收集整理工作，对新接收资料及时组卷、归档。并做好档案资料的备份工作，归入数据库管理。利用磁盘阵列建立实时在线库，通过相应的管理系统进行数据的调用和管理。
3.2.3.2 档案信息管理系统建设
（1） 测绘档案信息化基础设施建设
档案信息化基础设施主要部分是局域网，局域网的硬件一般由服务器、用户工作站、网卡、传输介质、网络连接设备等组成，局域网的软件一般包括服务器操作系统和工作者操作系统。测绘档案网络建设分为档案日常业务运行的网络系统和档案信息服务网络系统。
（2）测绘档案技术设备建设；
测绘档案技术设备建设包括：软件系统、 硬件设备。
软件系统。档案信息化管理需要通过档案管理软件来实现。随着信息技术的发展和档案管理需求的增加，档案管理软件应具备有数据管理、整理编目、检索查询等功能。要从测绘档案信息化建设的整体角度出发，统一档案数据结构，以确保档案数据的传输和使用。
硬件设备。随着数字档案信息量的不断增加，海量存储技术和设备成为档案信息化建设的一个突出问题。对这些海量数据进行有效的组织、管理、共享和利用，构建一个合理的存储体系来适应不断增长的信息数据量。
通过对档案的数字化处理，不断形成内容丰富和完善的档案数据库，是实现档案信息化的重要过程。同时，满足数量要求和配置要求的设备，是能否开展并实现档案信息化的基础。如:PC台式计算机，高速光盘刻录机，磁带机，大型数据存储设备（磁盘阵列，磁带库），各种类型服务器，条码打印，识别设备，专业地图轻印刷系统等。
4实现档案信息化的保障措施
一是全体测绘档案工作人员增强忧患意识，充分认识专业测绘档案工作落后和滞后于国家空间基础地理信息系统建设的状况。各级领导应加强重视，国家相关部门应加大测绘档案业务监督、管理、指导的力度。
二是机制保障。档案信息化工作需要有一套完整、健全和长效的机制予以保障。
三是制度保障。在档案信息化建设过程中，要从实际需要出发建立相应的管理制度。包括：馆藏档案数据录入责任制度、接收外部数据责任制度、档案数据安全管理制度、网络运行安全制度、计算机主机房管理制度等等。
四是人员保障。要优化档案馆人员专业结构，不断更新现有人员的知识结构。要从建设的实际需要出发，培养和引进专业人员，建立和完善复合型、多层次的档案专业人员队伍，以适应档案信息化建设工作的需要。
五是测绘档案管理部门应加强与档案和测绘两个专业的行政和业务主管部门联系，积极争取他们的支持和业务上的指导。积极开展系统内和行业间业务联系与资源交流，推动档案信息资源的共享，为今后建立局域和广域虚拟档案馆创造条件。
关键词 电子健康档案；卫生机构；可持续发展；对策研究
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1671-7597（2014）20-0153-02
《中共中央国务院关于深化医药卫生体制改革的意见》把卫生信息化建设作为“新医改”的四梁八柱之一，要求建立实用共享的医药卫生信息系统，大力推进医药卫生信息化建设，整合资源、加强信息标准化和公共信息平台建设，逐步实现统一高效、互联互通平台。文件中同时指出要加快医疗卫生信息系统建设，以建立居民健康档案为重点，构建乡村和社区卫生信息网络平台。
鄞州区作为宁波最大的市辖区域，通过四年多的探索实践，完成了鄞州区卫生信息平台，实现了区内80多万常住居民的包括健康档案和检验检查在内的健康信息的实时采集、存储交换、管理和在区内各医疗机构的授权交换共享。全区居民电子健康档案建档率达98%以上，规范化居民电子健康档案建档率达到80%。该平台于2012年9月通过国家级验收的区县级卫生信息平台，被业界定义为卫生信息化建设的“浙江鄞州模式”。
本研究就鄞州区居民健康档案系统建立、管理、应用等现状开展了实际调查和研究，以期发现存在的问题，分析问题的原因，并提出可持续发展的对策。
1 相关概念
1.1 区域卫生信息平台
区域卫生信息化平台，是连接规划区域内（医疗卫生机构、行政业务管理单位及各相关卫生机构）各机构的基本业务信息系统的数据交换和共享平台，是让区域内各信息化系统之间进行有效的信息整合的基础和载体，多元化子系统整合的一个综合业务平台。
1.2 电子健康档案
电子健康档案（health records）是记录居民健康状况的系统性文件，是以居民个人健康为核心，贯穿整个生命过程，涵盖各种健康相关因素、实现多渠道信息动态收集，满足居民自我保健和健康管理、健康决策需要的信息资源。
2 电子健康档案平台运行现状及存在的问题
2.1 电子健康档案平台运行状况
2.1.1 系统功能较完善
被业界称为“鄞州模式”的区域卫生信息平台，在建设初期就站在高起点上，把“提高管理水平，提升医疗质量，增进人民健康”融入到实际行动中。通过实时性、协同性、针对性、互动性、再造性、可扩展性，充分体现鄞州卫生信息化发展模式。目前该平台主要包括：社区卫生服务管理系统、基础医疗服务管理系统、综合卫生信息管理系统。
2.1.2 平台覆盖范围广
鄞州区域卫生信息平台，以居民电子健康档案为重点的区域卫生信息平台建设，辖区内已互联2家综合性公立医院、3家专科医院、24家社区卫生服务中心、284家社区卫生服务站及2家公共卫生机构，覆盖了几乎全部医疗卫生机构和部分民营医疗机构，并且实现信息共享和互联互通。
2.1.3 平台应用效果突出
通过四年多平台运行效果看，该项目建设是利用信息技术方便市民在医院、社区卫生服务中心就诊，提供居民健康管理质量，提供卫生行政部门监管力度。社区居民健康档案的重要性已经得到了广大卫生保健工作者，尤其是基层卫生工作者的认可，不仅带动区域性的社区卫生信息化的建设和发展，同时也带来较好的社会效益。
1）提高社区卫生服务管理效率。
通过该平台的运行，实现全区社区卫生服务信息化管理，实现居民健康保健管理流程的优化，帮助社区卫生服务中心规范社区保健服务流程，简化社区卫生服务中心信息录入方式，切实提高社区卫生服务的管理效率。
2）提升医院和社区卫生服务质量，服务居民。
利用信息化手段，优化现有管理流程，实现居民电子健康记录共享，实现医院和社区卫生服务中心之间的信息互动，从流程上彻底解决管理不连续、信息采集不准确的问题，为居民提供一站式的服务，提升医院和社区卫生服务的质量，真正做到服务于民。
3）有助于开展社区卫生服务效果评估。
动态连续的居民健康档案信息收集， 能反映社区卫生服务的实施过程，为经济和社会效益、居民满意度等服务效果评估提供信息支持，改善和提高卫生服务能力提供基础信息，以便最大限度地满足社区居民卫生保健需求， 实现卫生事业的可持续发展。
2.2 平台运行中存在的问题
2.2.1 建档率较高，但仍存在部分档案不规范，更新率较低
在国家提出对电子健康档案建档率后，鄞州区卫生部门结合实际情况，提出高于国内平均的建档率目标。单从建档率来看，全区居民电子健康档案建档率达98%以上。但这种过分强调建档率的同时，建档人员所建的健康档案中部分只有人口学特征和血压记录，或者只有一次性的体检记录，未能达到科学的健康档案基本组成的要求，导致部分健康档案建档不规范，档案利用率低，可靠性较差。
2.2.2 功能模块可深度整合，共享范围亟待扩展
该平台运行中发现，有多条业务是相互独立的，基本医疗服务、妇幼保健和免疫预防信息系统还未整合，另外目前该平台数据，只局限在鄞州区范围内互联互通，健康档案可以共享。然而宁波市域较小，优质医疗资源集中海曙、江东、江边，鄞州区市民就诊时经常跨区就诊，这样就没能发挥出鄞州区域卫生信息平台的作用，该区域卫生信息平台有待在宁波市范围内尽快共享，才能发挥出其信息平台共享的优势。
2.2.3 市民参与意识薄弱，智慧医疗成果有待推广
该平台建设之初，主要面向医疗卫生机构和管理部门，用于提高管理和开展卫生服务的效率。系统平台数据接口只面向医疗卫生机构和管理部门开放。多数市民只有到医院就诊才会去了解个人健康信息，市民主动参与意识薄弱，未能充分利用当前信息技术发展优势，做好个人健康信息素养普及，智慧医疗成果有待进一步推广。
2.2.4 系统稳定性较好，但安全性有待改进
电子健康档案包含个人既往病史等隐私信息，在安全性问题也会随之而来。在全区实现98%以上建档率，卫生管理部门，因各系统之间信息是高度互联的，平台的稳定性至关重要。另外，目前社区医院基本没有专业人员可以独立解决系统平台出现的问题，出故障主要依靠软件开发商来解决系统运行中出现的问题，从一定程度来讲，平台数据的管理存在安全隐患。从鄞州区域卫生信息平台运行情况看，系统平台本身和系统平台数据的安全性都有待改进。
3 平台可持续发展对策分析
3.1 政府持续投入，协调好各利益相关者
电子健康档案的建立在规范医疗行为、提高医疗质量、控制医疗费用等方面具有重要意义。应该积极鼓励有条件的地区逐步建立电子健康档案，鼓励多种方式筹集资金发展电子健康档案，加大政府投人，稳定资金来源。系统平台的建设是一项系统性工程，其稳定运行，不仅需要卫生部门持续的投入，每年安排专项经费用于维护和升级，而且需要卫生行政管理部门协调好各利益相关者的关系，只有这样才能保证各个利益相关者形成合力推动区域卫生信息平台发展，发挥出应有的优势。
3.2 实现全市范围内信息共享，突出平台优势
应积极推进区域共享平台的建立，促进各级医疗机构的服务联动，提高服务效率和能力，减少重复检查和过度诊疗。只有在全市范围内，建好市级区域卫生平台，并且在全市范围内都可以共享，这样才能最大限度的发挥出电子健康档案的作用。有条件的省市应该积极探索建立省级区域卫生平台，形成区域卫生平台优势。
3.3 推广智慧医疗，开展相关便民服务
政府在建设智慧城市时，要加快智慧医疗的建设，发展医疗相关便民服务，鼓励市民积极参与，让市民共享智慧医疗成果。对公众开放健康档案数据接口，建设初期可以优先开放慢病患者数据，让市民养成利用健康档案的好习惯。开发建设一批市民喜欢的智能APP应用，整合健康教育，预约挂号，实时医疗资源动态，在线咨询，医疗费用查询等功能，培养用户使用习惯。使用户从重视单纯的关注医疗服务，向健康管理和健康促进转化，由被动参与到主动关注。
3.4 夯实信息安全基础，保证系统稳定运行
系统平台的稳定运行离不开安全保障，系统平台安全性可以从技术、管理和法律手段入手。技术上不断采用最新的防火墙、防病毒软件、数据备案技术确保数据安全；管理上要加强信息化人才引进，明确职责，由专人负责数据安全，杜绝安全问题过于依赖软件开发公司；法律上积极制定与电子健康档案相关的法律法规，确保有章可循，有法可依。
4 结书语
综上所述，在当前大数据背景下，要解决好电子健康档案的建设、管理和维护，地方政府在加大政策保障和资金投入，确保系统安全，同时应遵循科学发展的思想，要根据实际情况，做到统一规划，加大数据共享范围，鼓励市民参与，推广智慧医疗应用，使之成为居民健康管理和健康促进的重要工具和手段，共建健康鄞州，健康宁波。
基金项目
2013年宁波卫生职业技术学院校级科研课题“宁波市鄞州区社区居民健康档案运行状况及提升策略研究”（课题编号：201309）。
参考文献
[1]沈剑锋，张中华，汪崴，等.浙江省电子健康档案建设的状况和展望[J].中国卫生信息管理杂志，2012（6）：84-88.
[2]朱叶飞，朱立国，丁小磊，等.江苏省居民健康档案建设现状与对策研究[J].中国全科医学杂志，2013（3）：811-844.
[3]顾文钦，郑东鹏，林其意，等.上海市徐汇区社区居民电子健康档案现状及对策[J].中国实用医药杂志，2011（6）：249-251.
[4]吴思静，郭清.国内外电子健康档案的应用现状与发展困境[J].中国全科医学，2011，14（2）：226-228.
[5]刘德香，马海燕，郭清.我国电子健康档案建设面临的问题及对策[J].医学信息学杂志，2010，31（6）：1-5.
【关键词】高校档案管理服务模式；信息时代；创新
信息化技术的发展影响到了千家万户，人们对其带来的变革进行着不断的适应，同时也享受着由此带来的便利。高校档案管理服务工作作为我国社会主义文化建设的重要组成部分之一，也深受信息化技术的影响。高校档案管理工作在教学中有着重要的作用，是学校进行行政和教学工作的推进剂。
1.高校档案管理的发展特点
随着时代的发展和科技的进步，互联网在当今的生活和工作中得到了广泛的应用，人类进入了信息化发展时代。高校档案管理工作在这样的背景下面临着新的挑战，一般来讲，高校档案管理具有如下两个特点：一是档案管理的智能化。受到信息化科技的影响，新的检索工具不断被开发和利用，高校档案管理工作有了很多的便利，比如信息的收集和检索等更加简便，档案管理越来越向着智能化的方向发展。二是档案管理的信息化。当前，高校档案管理中最显著的特点就是管理的信息化。网络中的一些先进技术比如城市云等都可以运用到高校档案管理中，使得档案管理工作越来越趋向于无纸化和集中化。
2.高校档案管理中存在的一些问题
随着信息化技术的发展，高校档案管理工作进入了发展的新时期。在管理的质量和水平上有了很大的提高，同时对社会和高校的发展都发挥了积极的作用。但是仍然存在着一些问题，这些问题的存在对于高校档案管理的发展起到了严重的阻碍作用，具体如下：
2.1需要进一步加强进行档案管理的主动服务能力。
对于高校来讲，当前的档案管理工作能够达到适应发展的需要，但是在服务上却还是处于相对被动的局面。这种被动与社会的发展和高校的发展需求差距较大，从而将档案管理工作的效力进行了严重的影响。如何将高校档案管理工作中的被动局面彻底打破，是高校当前的重要课题，也是其档案管理服务工作发展的趋势。
2.2惯性思维仍然存在在档案管理中。
传统思维对高校的档案管理工作影响深远，且长期以来，我国高校档案管理工作一直受其影响。在这样的背景下，我国的高校档案管理工作发展较慢，处于小步前进的状态。所以，当前高校档案管理工作的重点就是要将这种传统的思维模式进行打破。
2.3档案管理工作无创新性。
高校档案管理工作大多无创新性，这也是高校档案管理工作中存在的重要问题。通过对高校档案管理工作的调查发现，创新力不足是大多数高校存在的问题。造成创新力不足的原因是多方面的，比如现有体制对其的束缚；高校档案管理人员缺乏强烈的创新意识等，这些都造成了高校档案管理工作缺乏创新。
3.如何创新信息时代高校档案管理服务模式
当前，我国处于社会发展的高速时期，社会进入了发展的信息化时代，如何在这种形势下将高校档案管理工作的效用充分发挥出来是当前各高校的重要难题。
3.1将档案管理工作进行服务提升的关键是提高服务意识。
对于高校的档案管理人员来说，只有将自身的服务意识进行提高，才能更好地做好本职工作。提高档案管理工作的服务意识，首先要求档案管理人员能充分认识到在新形势下进行档案管理工作服务的必要性和重要性，只要将其重要性和必要性进行充分的认识，才能在实际工作中做到对工作高度负责，并充分重视自己的本职工作。其次，要提高档案管理人员的工作重视度，对于高校来说，档案管理工作与教师和学生及学校息息相关，在信息化时代，更要加大对档案管理工作的重视度，做好自己的本职工作，从而更好地适应新形势下工作的角色转变。
3.2将档案管理的效力通过信息化手段进行提升。
在信息化时代，档案管理工作比传统的管理服务具有科技化、智能化和信息化的优势。档案管理人员要将这种优势充分发挥出来，将信息化的技术和手段进行灵活掌握。通过相关的信息化技术培训，根据本校的档案管理实际，灵活应用，使得档案管理工作具有更加的灵活多样性。同时还要对管理过程中的成本、时间和效能等进行考虑，使得档案管理工作能切实发挥到效力，从而更好地为现代化社会发展做出贡献。
3.3提高高校档案管理人员的综合素质。
要想将高校档案管理的服务模式进行创新，首先要做的就是将档案管理人员的综合素质进行提高。档案管理人员的素质高低对创新力的提高具有决定性的作用。要想对档案管理人员的综合素质进行提高，首先要让他们充分树立起积极进行服务的理念，做到努力“走出去”，提高自己的竞争意识。其次，要加强他们的专业技能培养，让相关的档案管理人员掌握良好的专业技能，对网络技术、信息技术和多媒体技术进行深入学习，这样才能在工作中做到得心应手，从而塑造出高素质的档案管理人员。
3.4将高校档案管理服务手段进行创新。
对档案管理服务手段的创新是高校档案管理服务模式中的重要环节，其作用不容忽视。积极创新传统的服务管理手段，使其能适应信息化时代的发展需求。各高校将推进档案管理信息化建设的进程作为首要任务，在具体的档案管理中引进一些先进的高科技，形成以现代科技管理手段为主、传统管理手段为辅的格局。随着档案主体的增多，还可以建立相应的数字化档案馆。数字化档案馆的优势在于能将海量的数据进行存储，同时保证存储不受时间和空间的限制，从而实现资源的最大化利用。
小结
信息化技术的发展使人们受益良多，如何在信息化时代实现高校档案管理服务工作的创新性是各高校当前面临的重要课题。只有将档案管理服务工作的效力充分发挥在教学和教育工作中，才能更好地保证高校的各项工作顺利开展。
参考文献：
[1]韩雪.试析信息化背景下的档案管理工作创新[J].东方企业文化,2013,(16).
[2]李剑虹.谈对高校档案利用服务能力提升的对策[J].科技视界,2014,(18).
关键词：档案管理系统中小银行知识管理知识化升级
随着金融电子化的推进，银行档案管理越来越依赖信息系统，但档案管理系统单一化的保存功能极大地限制了银行知识管理水平的提升。为改变这一现状，大型银行利用其在资金与管理上的优势，不断推广知识管理，特别是直接引进成熟的知识管理系统，极大地提高了知识资源的开发利用率，但中小银行在资金与管理上的劣势使其在知识管理推广及知识管理系统建设方面仍处于落后局面。因此研究中小银行档案管理系统的升级问题对提升知识资源的开发利用水平具有重要意义。通过文献研究发现，对中小银行档案管理系统研究的文献不仅数量少，而且研究方向局限在普通档案管理系统的设计与应用方面，并没有关于档案管理系统升级问题的研究，致使中小银行档案管理系统的升级缺乏理论支撑。基于此，本文提出了“知识化升级”模式，知识化升级是指运用知识管理与系统集成原理对组织现有系统进行升级改造以提高知识资源利用率的过程，一方面为中小银行档案管理系统的升级提供理论支撑，另一方面为中小银行推行知识管理提供有效切入点。
一、中小银行档案管理系统知识化升级的必然性与可行性
（一）中小银行档案管理系统知识化升级的必然性分析
中小银行档案管理系统的知识化升级具有内部推力与外部拉力的双重动力。内部推力因档案管理系统对业务的支撑力不足而产生，分散于各业务部门的档案管理系统由于档案资源的封闭性，在开发利用上没有很好地开展横向协作交流，[1]仅仅发挥了档案保存的功能，没有为银行转向服务型组织提供有效支撑。外部拉力因知识管理系统对档案管理系统的比较优势产生。知识管理系统具有功能全面及互动性强等优点，可充分发掘档案资源的内在价值，而不仅仅是被动保存档案。
（二）中小银行档案管理系统知识化升级的可行性分析
1.档案与知识的内在联系是知识化升级的逻辑前提。一方面，档案具有知识属性，无论是实体档案还是电子档案均蕴含丰富知识；另一方面，知识具有多样性，档案是知识的重要子集，银行知识资源的日益增多，迫切需要功能更加全面的知识管理系统。
2.档案管理与知识管理的内在联系是知识化升级的理论基础。档案管理正处于由“分布式”“实体化”向“集中式”“电子化”模式转变的阶段。“集中式”使各业务部门的档案有了横向交流的机会，“电子化”则为档案的知识挖掘提供了数据支撑，两者促使银行的档案管理模式开始转向“档案知识管理模式”。[2]档案知识管理不仅可以提升银行档案管理的知识化水平，还可以使银行逐渐形成简单的知识管理，从而在循环中不断提升银行的管理水平。
3.档案管理系统与知识管理系统的内在联系是知识化升级的技术依据。维娜?艾莉的知识“波粒二相性”理论认为知识既具有实体性，又具有过程性。传统的银行档案管理系统，侧重从实体视角管理知识，主要管理可编码化知识。但强调知识共享与创造的过程视角更加符合银行日益复杂化的业务需求，知识管理系统则为过程视角的产物。
二、中小银行档案管理系统知识化升级的基本原则
（一）坚持集成化的设计原则
银行的各项业务会产生不同类型的档案，档案管理、知识管理与业务流程管理具有密切联系，为使三者紧密结合，“档案知识管理”系统应与企业各种业务系统有机融合、充分集成，而不是作为一个单独的、专门的系统存在。[3]
（二）坚持以业务为驱动，以流程为依托
流程导向模式（BRK模型）认为档案资源对业务流程存在全过程的支持，[4]而中小银行的档案管理系统又内嵌于各个业务流程中，因此知识化升级必须坚持以业务为驱动，以流程为依托。
（三）坚持以用户为中心，以需求为导向
档案管理系统的知识化升级必须坚持以用户为中心，做好需求分析，在集成档案管理系统的基础上，逐步增加知识共享、知识推送等模块，并坚持在后期运行中不断进行系统优化。
（四）坚持以编码化为主，人性化为辅
银行业务具有高度标准化和稳定性等特点，积累了大量易于编码的显性和隐性知识，因此以知识编码化为切入点，逐步推广人性化的知识管理理念是中小银行有效实施知识管理的蓝图。
（五）坚持自主集成为主，软件外包为辅
随着集成技术的日益成熟，软件的集成成本与难度不断降低。由于资金劣势，中小银行较为可行的方式是以坚持自主集成为主，在集成各类档案管理系统的基础上，逐步添加一些简单的知识管理功能模块，特别复杂的模块则可外包给专业软件公司。
（六）坚持开放性与安全性并重
银行档案具有高度机密性，所以系统必须建立严格的权限制度规范档案开放，但知识管理的有效实施依赖于知识共享，只有充分共享各类知识资源，知识管理才会成为有源之水，因此系统升级必须坚持开放性与安全性并重。
三、中小银行档案管理系统知识化升级的路线与关键技术
中小银行具有组织层级少、人员规模小、业务种类少等特点，所以现有档案管理系统基本能支撑其业务活动，高跨度或直接引进的升级模式并不适合中小银行，因此笔者提出了渐进式的升级路线，即首先运用集成技术对现有的档案管理系统进行无缝化连接，然后根据需求分析添加相应的知识管理模块，同时逐渐推广知识管理理念，并结合系统运行中出现的问题不断改进现有系统，最终建成高效益、多功能、人性化的知识管理系统。在升级过程中，技术选择至关重要，因此笔者根据知识化升级的实际要求，总结了档案管理系统知识化升级的关键技术。具体如下： （一）中间件技术。中间件技术是最成熟的集成技术之一，广泛应用于信息系统的集成领域。中间件介于应用系统和系统软件之间，可衔接网络上应用系统的各个部分，同时屏蔽了底层操作系统的复杂性，降低了程序设计的难度。[5]
（二）Web2.0相关技术。Web2.0相较于Web1.0的优势在于更加以人为本，体现了人人参与的互联网精神，这与知识管理的分享理念十分契合，Web2.0技术可极大提升组织的隐性知识管理水平。中小银行适合采用以下技术：
1.Blog技术。Blog是一种在网络上自由发布个人日志的网络交流方式，其他用户可以对相关日志进行评价，从而促进知识互动。
2.Wiki技术。Wiki是一种社会互动式编写形式，不同用户可以自由编写与完善相关类目，最终形成一个可不断更新的知识目录。
3.RSS技术。RSS可以聚合多样化的信息来源，并可自动过滤无用甚至有害信息，用户可通过RSS订阅自己感兴趣的知识。
（三）J2EE技术。J2EE是Sun公司为企业级应用推出的标准平台，它把各类不同的组件、服务架构及技术的层次包含其中，使得依循各种J2EE架构的不同平台之间存在良好的移植性、兼容性。
（四）PHP技术。PHP是由Java语言和C语言混合而成的语言，具有极强的兼容性与可扩展性，可以实现系统的跨平台操作，具有开放的源代码，易于系统的不断完善和升级。
四、中小银行档案管理系统知识化升级的具体策略
（一）普及知识管理理念
档案管理系统的知识化升级不仅是技术的升级，更是管理理念与方法的升级。因此在升级过程中，要不断宣传知识管理的理念与方法。
（二）盘点知识，评估现状
知识化升级的目的是帮助中小银行建立科学有效的知识管理体系，在系统升级之前，必须要对包含档案资源在内的知识资源进行盘点并评估组织的知识管理现状，以便有效支撑知识化升级的持续推进。
（三）统筹规划，协同推进
中小银行档案管理系统的知识化升级是需要各部门配合的系统工程，因此应建立相关领导小组负责知识化升级的统筹规划，并制定部门间的协调机制以推进知识化升级工作。
（四）突出重点，全面推进
中小银行应根据自身情况，坚持以档案管理为重点，形成良好的档案管理制度，实现组织知识的高度编码化，并以此为切入点，全面推进知识管理。
（五）增强系统柔性
档案管理系统的知识化升级是一项持续性工作，必须树立长远观念，在知识化升级过程中合理增强系统柔性，提高系统兼容性，为今后档案管理系统的持续升级打好基础。
（六）选择适合的升级技术
技术选择是知识化升级成功的重要因素，因此在选择技术时，不能仅考虑技术的先进性，还要充分结合成本、功能需求以及系统兼容性等因素，坚持以最优成本完成知识化升级。
五、档案管理系统知识化升级的发展趋势
档案管理系统的知识化升级与信息技术和档案理论的发展密切相关。一方面，由于档案管理正经历由实体管理向电子管理、知识管理的转变，所以未来的档案管理系统必将融合更多的知识管理功能；另一方面，随着大数据、云计算以及物联网等信息技术的深入发展，档案管理系统将不断融合最新的信息技术以提升其知识化水平，如可设计一种基于RFID技术的智能档案管理系统，实现对档案的自动化、智能化管理；[6]在大批量电子文件的鉴定方面则可引入大数据技术以实现文件鉴定的智能化操作；通过云存储技术实现档案资源的异地存储等。
注释及参考文献：
[1]张玉芬.银行档案管理的问题与对策[J].浙江金融，2007（7）：63.
[2]徐拥军.企业档案知识管理模式―基于双向视角的研究[J].档案学通讯，2007（5）：50-53.
[3]徐拥军.“档案知识管理”系统构建的原则与策略[J].档案学通讯，2009（2）：58-62.
[4]安小米，朝乐门，徐少同等.知识管理方法与技术[M].南京：南京大学出版社，2012：107―112.
［关键词］献血者；档案管理；信息化
随着我国医疗事业发展，逐年增长的采供血量和不断完善的献血工作信息化制度使采供血业务过程产生海量信息，衍生出的大数据逐渐改变了献血者档案管理模式。为加强新时期档案管理工作，南京红十字血液中心研发建立了献血者纸质及电子档案双轨管理体系，保证献血者个人信息完整可用，提高了献血者服务效率和质量，也探讨了管理工作中存在的问题并提出改进建议。
1献血者档案管理现状
1.1献血者档案的发展变化
献血者档案是参与合法献血的公民个体在献血过程、对应的血液采集、检测、制备和发放过程以及献血者血液用于（或没有用于）临床等活动中，直接和/或间接形成的对献血事业和输血安全具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录［1］。作为集血液采集供应、教学和科研等职能为一体的公共卫生机构，血液中心负责收集和管理的献血者档案包括献血者登记表、健康征询表、血液检验筛查记录、采血过程记录、血液制备记录、血液入库保存发放记录等，内容包含献血者的关键信息，也是对献血全过程的记录，在献血服务、内部质量管理、献血者用血费用报销和全国无偿献血奉献奖申报等方面发挥着重要作用。根据国务院于2016年印发的“健康中国2030”规划纲要，在新时期要加强健康医疗大数据应用建设，建立跨部门跨领域密切配合、统一归口的健康医疗数据共享机制。针对献血工作相关部门信息不能互通和献血者用血费用报销不便等问题，2017年江苏省人大常委会批准的《南京市献血条例》明确规定：市卫生计生行政主管部门应当建立全市统一的献血工作信息平台，实现采供血、用血调配和费用核销、应急用血管理信息化；应当建立献血预备人员信息库；血站应当向献血工作信息平台录入献血者及其亲属姓名、献血时间、献血量等信息，作为献血者及其亲属用血时核销相关费用的依据。新时代的发展要求扩展了献血者档案的内涵、增加了献血者档案的数量、丰富了档案公共服务的内容，并对档案管理工作提出了更高要求。
1.2血液中心档案智能化管理的实现
南京红十字血液中心利用“基于网络的采供血业务档案智能化管理系统”项目，研发了基于网络的数据兼容技术接口，利用射频识别条形码等技术形成集档案信息浏览和多方式检索等功能于一体的智能化档案管理系统，并通过局域网与所在区域献血工作信息平台实现互联互通。档案智能管理系统于2016年1月正式投入使用，开启了档案管理的新模式。各业务科室设置兼职档案员负责上传本科室形成的献血者档案相关数据，遵照ISBT128标识系统在每次献血时形成唯一的条形码，扫描上传图像信息，并为其编制条目、关键词等索引从而形成电子档案，档案室专职工作人员负责后续统计等管理工作，年均形成约10万人份的献血者档案。中心利用“南京市无偿献血者服务体系构建和优化研究”市级课题，对2016年之前的纸质献血者档案开展数据化工作，已转换完成6万多人次献血者的纸质档案，基本实现了献血者档案的数据化管理与利用。借助智能化档案管理系统，工作人员可以快速完成信息录入、核对、编辑、统计和管理，不仅实现了档案信息的高效管理，更在全市区域内实现了档案全数据智能化管理服务。1.2.1保证血液质量，不断优化流程。在献血流程管理、质量控制、全国无偿献血奉献奖申报和献血关爱措施落实等各个环节中，档案管理都起着重要作用。智能化档案管理简化了查询核对等流程；血液制备和检测等形成的业务技术档案有助于开展系统全面的业务工作审查，确保采供血流程安全可控；档案保证信息可追溯，出现问题可以立刻调取档案资料实现倒查，从而保障质量安全［2］。1.2.2保障献血者利益，促进无偿献血。献血者免费用血是我国鼓励无偿献血的重要政策，以往采取的方式是用血后凭相关材料到献血的血站进行费用报销，异地用血则需要来回奔波。在卫生行政管理部门和医疗机构的努力配合下，血站信息管理系统功能的不断提升推进了用血费用报销问题的逐步改善。献血服务质量的提升切实保护了献血者利益，献血体验的改善有助于维持和激发献血热情，从根本上促进无偿献血。本中心自2016年启用智能化档案管理系统至2021年底，通过献血预备人员信息库，献血者接受再次献血的邀请，完成了7万多人次的应急献血，帮助缓解供血紧张。回顾2016年-2021年的数据，6年共协助7514名献血者进行用血费用报销，协助9305名无偿献血者成功申报全国无偿献血奉献奖，其中248人获终身荣誉奖，1978人获金奖，1838人获银奖，5241人获铜奖；相应的，年总献血人次和献血量呈现出逐年稳步上升的趋势，分别是84163人次/25.08吨、88893人次/27.01吨、95314人次/29.30吨、102784人次/31.50吨、106814人次/32.80吨和113257人次/36.37吨。
2献血者档案管理存在的问题
对照中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《十四五规划》），目前献血者档案中存在的问题主要包括以下三点。
2.1档案信息资源共享不足，影响档案利用服务能力
《十四五规划》要求加快档案信息化建设，推进档案信息资源共享平台建设，要求深入推进档案利用体系建设，充分实现档案对国家和社会的价值。根据胡伟等的最新统计，目前我国大多数血站信息化建设处于系统内集成阶段，血站根据自身情况各自研发或引进档案管理系统，缺乏统一软件体系和档案管理标准［3］；只有长三角地区、山东省等区域借助不同技术平台，部分实现了跨机构、跨系统、跨区域的信息共享，利用档案实现异地费用报销和献血间隔期查询等服务［4，5］。
2.2档案信息化管理体系不完善，档案质量有待提升
相比于卫生行业其它系统已取得的《全国医院信息化建设标准与规范》和《电子病历应用管理规范》等国家级信息标准研制成果，采供血行业目前尚未能形成统一的标准与规范，仅有浙江省等地区形成了《血液信息系统基本建设规范》地方标准。在档案质量管理方面，现行的《血站质量管理规范》是2006年印发并开始执行的，适用于独立数据库，在区域信息平台方面没有做出有关规定。
2.3档案安全保护工作存在短板
档案安全体系建设是平安中国的档案安全防线，采供血机构所有员工都不同程度能接触到各个层次的献血者个人隐私数据，个人的疏忽都可能导致数据泄漏以及数据完整性受损。基于全国44家采供血机构的调研显示，血站信息安全投入逐渐增高，但缺少中长期的规划和稳定的持续性投入，应用系统定级备案和等级保护测评等工作开展不够普及［6］。
3讨论
3.1多方协作，推动档案信息共享和利用
采供血机构、临床医疗单位和卫生行政管理部门有必要参与制定统一的献血者档案大数据发展长期规划，建议通过建立统一平台或借助第三方平台实现采供血、临床用血和卫生监管等相关多方的献血者档案数据互通，推进档案信息共享。自2012年8月1日起，通过初步建成的用血信息全省联网系统，江苏省内各采供血机构已实现全省联网报销血费，献血者可以就近选择血站进行报销。本中心自2020年1月20日新启用献血者临床用血费用报销专用网络，陆续实现了南京市61家医院献血者临床用血费用直免。至2021年12月底，医院直报总计1156人/110万余元。还需要继续推进协作，实现以献血者档案信息资源充分共享为基础的血液跨区域应急调配和高危人群献血屏蔽等重要功能。血液中心要立足自身业务，充分考虑献血者的需求，积极使用新技术新方法强化档案智能化数据挖掘和分析功能，基于信息共享平台加强档案利用。工作人员通过档案管理系统以手机短信和电子邮件等方式向献血者告知血液检测结果、发送生日及节日祝福以及活动［7］，维护献血者队伍。在出现血液偏型或突发事件紧急需求时，工作人员可以基于档案信息迅速筛选血型和献血时间等合适的献血者并直接发出献血邀请［8］。
3.2建立健全适应献血者档案智能化管理的体系
《全国血站服务体系建设发展规划（2021—2025年）》提出，要制定血站信息系统功能规范，统一建设标准。血站要积极落实上述标准规范并及时修订和完善血站的具体管理制度。明确兼职档案管理员等新责任人的岗位职责和考核奖惩制度，树立员工责任心，加强《档案法》和《中华人民共和国网络安全法》等法律法规制度学习，切实做到“依法治档”［9］。确立员工培训制度，提供大数据、智能管理平台、数据挖掘等专业培训，培养具有采供血机构专业特色的信息管理团队。
3.3构筑档案安全防线
关键词：智慧城市智慧型档案馆信息化
物联网、云计算及相关技术的迅速发展推动着全球智慧地球和智慧城市的出现，智慧城市的发展以其独有的魅力为我们展现了一个智能化的动态世界。技术的革新催生了智慧的进步，智慧城市将会给档案馆发展带来新的契机和深远影响，转型发展中的档案馆开始走向智能化，智慧型档案馆的探索将成为档案馆创新发展、可持续发展的新理念和新实践。
一、智慧城市的内涵
（一）智慧与智慧城市
智慧（Smart），顾名思义就是聪明，对事物能迅速、灵活、正确地理解和处理的能力。智慧城市（Smart City）则是以物联网为技术基础，实现智慧化的城市服务和管理，是21世纪初以来的在全球开展的未来城市的新实践。
2008年11月，IBM公司正式提出“智慧地球”理念，2009年1月“智慧地球”成为美国国家战略的一部分。2009年8月，总理在无锡视察，表示要在无锡建立中国的“感知中国”中心。2009年，迪比克市与IBM合作，建立美国第一个智慧城市。2010年，IBM正式提出了“智慧的城市”愿景，城市由关系到城市主要功能的不同类型的网络、基础设施和环境六个核心系统组织（人）、业务/政务、交通、通讯、水和能源组成，并以一种协作的方式相互衔接。在中国“无线城市智慧生活”论坛上，国家信息中心信息化研究部首席工程师单志广讲述了我国智慧城市发展现状以及所面临的问题：据统计，截止到2012年2月底，我国提出智慧城市建设的总数量已经达到了154个，计划投资规模超过11万亿元，直辖市中北京、上海、天津均提出了智慧城市建设。
（二）智慧城市的特点与构成
智慧城市定义为“是新一代信息技术支撑、知识社会创新环境下的城市形态，智慧城市通过物联网、云计算等新一代信息技术以及维基、社交网络、Fab Lab、Living Lab、综合集成法等工具和方法的应用，实现全面透彻的感知、宽带泛在的互联、智能融合的应用以及以用户创新、开放创新、大众创新、协同创新为特征的可持续创新。伴随网络帝国的崛起、移动技术的融合发展以及创新的民主化进程，知识社会环境下的智慧城市是继数字城市之后信息化城市发展的高级形态”。从定义上看，21世纪的“智慧城市”，能够充分运用信息和通信技术手段感测、分析、整合城市运行核心系统的各项关键信息，从而对于包括民生、环保、公共安全、城市服务、工商业活动在内的各种需求做出智能的响应，为人类创造更美好的城市生活。概括来讲，智慧城市包含三个方面的特点：
首先，无处不在的网络环境。任何时间、任何地点、任何人、任何设施、任何内容的信息获取，互联网作为智慧城市的“神经网络”，极大增强了智慧城市信息实时获取、实时反馈以及智能服务的能力。
其次，无所不包的海量数据环境与共享。整合城市的所有数据资源，统一管理，融合服务，数据来源于各管理部门的业务实体，并能通过智能融合技术实现对海量数据的存储、计算与分析，提升决策能力，充分实现信息共享。
最后，无所不容的业务管理和服务模式。通过系统接口，把城市所有的系统管理、服务平台、信息查询等系统模块进行兼容，实现一站式管理与服务，智慧城市利用各类随时随地地感知设备和智能化系统，继而实现与外部世界互相交流，互相感知，促进城市各个关键系统高效地运行。
智慧城市包含着智慧技术、智慧产业、智慧（应用）项目、智慧服务、智慧治理、智慧人文、智慧生活等内容。对智慧城市建设而言，智慧技术的创新和应用是手段和驱动力，智慧产业和智慧（应用）项目是载体，智慧服务、智慧治理、智慧人文和智慧生活是目标。具体说来，智慧（应用）项目体现在：公共服务、社会管理、安居服务、文化教育、健康保障、信息综合管理等诸多方面。
智慧城市建设对档案部门的发展是一次极好的机遇，同时也是一种前所未有的挑战，档案馆应顺势而为，建设智慧型档案馆成为未来档案馆的必然趋势。
二、智慧型档案馆的探索
（一）智慧型档案馆的提出
在智慧城市发展中，图书馆学界已经开始了“智慧图书馆”的研究，多从建筑、技术、模式等角度进行探讨。在档案领域，实践先行。2011年，南京档案馆提出了“智慧档案，快乐档案”理念，以服务创新科学发展，青岛市档案馆则提出了智慧型数字档案馆的建设，另外还有档案馆提出“智慧宝库”的说法。纵观关于智慧型档案馆的实践主要围绕技术、服务等领域，反映了国内档案馆对此领域的关注和前瞻性，但同时看到目前智慧型档案馆尚处在理念提出阶段，档案学界也仅限于云计算、物联网等技术领域的关注，因此智慧型档案馆无论是理论还是实践层面有待于探索。
笔者认为，智慧型档案馆（smarterarchives）就是以服务城市建设、服务社会、服务大众为方向，以深化应用、优化服务为核心，以资源整合、业务协同、信息共享为主线，打造高效、智能、统一的管理服务平台和信息服务平台为重点，在前期数字化档案馆建设和发展的基础上，以技术为依托，全面提升信息化应用和服务水平。具体来说，智慧档案馆=档案馆+物联网+云计算+智慧化设备+智能馆舍+信息资源+人力资源。它以一种更智慧的方法，通过利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，提高档案馆服务的灵活、准确、便捷，进而实现智慧化服务和管理的档案馆模式。也就是说，一个档案馆既注重信息技术的应用，重视档案信息资源的智能管理，又关注用户的信息与互动服务，同时兼顾对历史公共文化传播的社会担当，并综合以上要素来共同推动档案馆的可持续发展就可以称其为智慧型档案馆。
具体来说，智慧型档案馆具有以下特点：
第一，沟通感知智慧化。物联网是智慧型档案馆的技术基础，互联则是其核心要素。利用物联网实现内部及外部信息交换，构成一个基于物联网的通信智慧系统。通过物联网实现档案工作人员与档案、档案与用户、档案与馆舍、档案与设备、工作人员与用户、用户与用户无所不在、无时不在的沟通与感知，从而实现用户、档案、设备等之间快速、便捷、无障碍对接，利用物联网技术实现更大范围的信息资源共享，实现用户最大范围的信息获取。
第二，资源管理智能化。资源是档案馆的生命，档案资源不仅包括纸质文档，还包括数据库、多媒体等电子形式，以数字资源为基础的智慧档案馆可以将所有的档案资源进行智能化控制、组织和管理，并对档案信息资源进行共享和。同时在后台建立起跨系统的应用集成，以此实现跨部门的信息共享、跨库网的互通、跨馆际的服务与管理。
第三，建筑设施智慧化。环保、安全、绿色、智能等要素构成智慧型档案馆馆舍的发展目标，也是要对档案馆内部的各种设备实行智慧化管理，构成智慧化系统，对阅览设备、视听设备、视频会议等进行动态调度分配，对消防系统、温湿度控制、照明等各方面自动调节，智慧系统能使档案馆各种设备运行、保养、维护趋于智慧化，优化人力和物质资源的配置，降低成本，有了数字化、网络化、智能化的基础设施，无论是物理空间还是网络空间会为用户带来更多的方便。
第四，服务创新智慧化。以人为本，高效服务是智慧型档案馆的灵魂。通过物联网进行信息交换和资源共享，构建一个具有分析事物、处理事务、管理和决策能力的智慧服务系统。在泛在的感知与互联前提下，智慧型档案馆会以全新的智能馆舍与设备，无论是传统纸质文件还是数字信息，无论是检索还是编研成品，无论是文字还是多媒体，无论是传统的查借阅、信息咨询还是用户业务分析，都可以通过手机、互联网及微博互动等信息手段，开展不受时空限制的检索、咨询、信息获取等服务，智慧型档案馆给用户带来丰富多彩的新途径和新境地，构成了服务与管理的新形态。
（二）智慧档案馆与数字档案馆的区别和联系
档案部门早期开展的信息化管理，从最初由用计算机进行编制档案目录到单机版档案管理软件的开发，到网络版的档案管理系统，再到资源数字化、管理电子化、人员智能化以及整体数字档案馆的建设，都是档案部门的有益尝试与探索，大大扩展了档案馆的内涵和服务性。但简单通过将档案实体信息数字化而构建的数字档案馆存在着服务程度不高、数字系统智能不够等缺陷，无法满足全方位提供智能化综合档案信息服务的要求。
数字档案馆具有“馆藏数字化，传输网络化，管理自动化，资源共享化”的特征，而数字档案馆建设基础上加上具有全面感知、可靠传递、智能处理等特征的物联网就是智慧档案馆的雏形。二者都具有数字化、网络化的特征，智慧型档案馆是数字档案馆发展延续和升华。智慧型档案馆聚焦于信息技术的支持，更注重高品质管理和优良的服务，并提升管理与服务的智慧，从数字信息切入到可持续发展的管理和以人为本的服务，这也是其智慧发展的根本转变。
1.更迅速互联：这种互联是档案馆馆舍、设备的互联，是单个档案资源间的互联，是工作人员、读者的互联，是馆际间的互联，是物理空间的互联，是网络空间的互联，是人与物的互联，人与人、物与物的互联。
2.更智能全面：应用物联网技术，把档案信息孤岛与工作人员、用户个体互联，建立其间全面的智能连接，并从全局角度分析数据解决问题，改变整个档案馆运作方式。从档案资料、数据资源到运行状态、用户需求等任何信息，都可以迅速获取并迅速采取应对措施。
3.更个性主动：智慧型档案馆是服务质量、形式、内容更具品质，智能化程度、个性化服务以及与用户互动更为积极主动的档案馆，微博、网站、电话、短信、导航站、预约等借助于智能化的技术的利用形式更赋予了个性化服务新的内涵。智慧就意味着以用户为中心组织信息与服务，从内容、方式、界面等提供“按需定制”的更优良个性化服务。
三、智慧型档案馆的建设
随着技术的发展，数字城市已经开始过渡到智慧城市的新型阶段，档案馆应抓住智慧城市建设的契机，加大智慧型档案馆建设的实践探索，使档案信息化、数字化水平不断提高。
（一）提高智慧型档案馆建设意识，加强宣传力度
档案部门要加大宣传力度，提高领导的智慧型档案馆建设意识，争取领导对档案工作的重视和支持，主动地向领导宣传智慧型档案馆建设的意义，并汇报智慧型档案馆建设工作的进程，要使智慧型档案馆建设与智慧城市建设的整体发展同步进行，使智慧型档案馆的机构设置、库房建设、人员配备及现代化所需的经费、技术、装备等落到实处。同时，借助媒体主动宣传，以“智慧档案”为理念，以民生为本，以智慧服务为新的时代内涵，开启“智慧城市记忆之门”，打造文化精品，营造档案文化教育氛围，重点编研精品工程，深入基层，提升档案事业的教育文化功能，增强爱国主义情怀的服务场所，延展档案公益性宣传展览服务，让档案资政育人的影响力传播到千家万户。
（二）建立完善的智慧型档案馆建设的标准和规范
标准和规范是智慧型档案馆建设的重要基础工作之一。档案管理系统与其它信息系统的对接，档案信息资源的有序组织和共建共享，关键在于标准化的建设。面对智慧城市的发展，面对数字资源的差异性，相关技术不断发展、变化的特点，档案馆要结合建设内容，发挥自己作为档案资料利用中心和政府公开信息查阅中心的作用，在充分调研的基础上，根据国际标准和通用标准，推出具有操作性的实施细则，并形成本部门智慧型档案馆建设的标准规范体系。
标准规范的制定应能够做到在智慧型档案馆建设中少走弯路，节约成本。智慧型档案馆建设的标准规范必须与智慧城市建设标准相一致，以保证信息资源的畅通，跨库查询的实现及馆际交流和合作。标准规范包括管理、业务和技术三个层面，其中最重要的是制定技术性标准规范和业务性标准规范。技术性标准包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、数据存储压缩格式规范、数据长期保存格式规范、网络数据传输规范等。业务性标准规范最主要是电子文件管理规范、电子文件元数据标准、电子文件鉴定标准等以及电子邮件公文管理规范等。
（三）加强智慧型档案馆建设人才体系构建
人才是社会发展最重要的资源，是最宝贵、最有决定意义的资本。作为档案馆，首先要积极适应智慧型城市发展的新变化，树立科学发展新理念，围绕“大档案、大服务、大安全”的宗旨，将智慧型档案馆建设与档案部门的制度改革管理理念紧密结合，使档案部门建立起适应本部门发展的管理理念、管理机制、工作流程和组织结构，创建有利于优秀人才脱颖而出的体制机制。
作为档案工作人员，要积极主动适应智慧型档案馆建设的要求，除了具有过硬的政治素质外，必须具有较强的业务素质和时代意识。所谓的业务素质就是档案人员履行工作职责应该具有的知识水平和实践能力。它要求档案人员不仅掌握档案理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化、理论与科学技术以及档案记载内容有关的背景知识。所谓的时代意识就是档案人员应具备与时展相一致的思想观念，包括信息意识、服务意识、现代化意识等。
智慧型档案馆的建设，需要大量“专”与“博”相结合的新型人才。这种“专”是跨学科的“多专”，而不是以前的“一专”。这种“博”是随着智慧城市发展的“动态广博”。档案管理人员不仅应是文献史料的管理者，更应是文献信息的开发者，档案工作人员必须由管理型向知识型、技术型转变。
（四）加强智慧型档案馆建设过程中的交流和合作
档案部门要密切关注智慧城市建设进程，适时向负责智慧城市建设的领导提出自己的业务需求，同时要深入到各业务部门进行调研，听取各部门对智慧型档案馆建设工作的意见和建议，以用户需求为导向，对档案业务进行全方位的整合与集成，发挥整体功能，丰富业务需求的内容。
另外，档案馆际之间也要加强业务交流。结合智慧城市建设对智慧型档案馆建设共同探讨提出可行性的建议。档案部门要打破档案利用上的空间概念，改变过去那种“事不关己，高高挂起”埋头业务的形象，致力于搭建档案信息共享平台建设，在馆际档案馆、专业档案馆及社会上的信息服务机构之间建立联系与协作，实现更大范围、更多种类的信息资源共享，在心理上树立交流和合作意识，以敏锐的职业洞察力和前瞻性目光把业务建设工作向前推进。
如果说智慧城市可以带给我们更美好、便利的生活，更快速发展的经济和可持续发展的和谐的自然、社会环境，那智慧型档案馆带来的则是更优质的服务、更高效的管理，更具文化内涵的熏陶，智慧型档案馆模式也必将推动着档案馆在新的技术环境中催生出新的附加值，新的服务形态和多元化的系统机制。
参考文献：
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[2]严大虎，陈明选.物联网在智慧城市中的应用[J].现代教育技术，2011（6）：123-125.
在信息化发展的今天,图书馆,特别是大学图书馆不仅要对信息进行简单的数字转换和管理,更要对新兴事物网络进行档案化管理和归档,包括文档、文字翻译转换、图片资料、声像资料、多媒体远程会议等。所以网络档案化管理,成为当今图书管理的必然趋势,这就必须对档案化管理的技术和法律相关问题进行深入阐述和探讨。
所谓数据挖掘(Data Mining),就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中,提取隐含在其中的、人们事先不知道的但又是潜在有用的信息和知识的过程。这些数据可以是结构化的,如关系数据库中的数据,也可以是半结构化的,如文本,图形,图像数据,甚至是分布在网络上的异构型数据。发现知识的方法可以是数学的,也可以是非数学的;可以是演绎的,也可以是归纳的。发现了的知识可以被用于信息管理、查询优化、决策支持、过程控制等,还可以进行数据自身的维护。数据挖掘借助了多年来数理统计技术和人工智能以及知识工程等领域的研究成果构建自己的理论体系,是涉及数据库、人工智能、数理统计、机械学、人工神经网络、可视化、并行计算等的交叉学科,是目前国际上数据库和决策支持领域的最前沿的研究方向之一。
一、数据挖掘的功能
数据挖掘通过预测未来趋势及行为,做出预测性的、基于知识的决策。数据挖掘的目标是从数据库中发现隐含的、有意义的知识,按其功能可分为以下几类。
1、关联分析
关联分析能寻找到数据库中大量数据的相关联系,常用的一种技术为关联规则和序列模式。关联规则是发现一个事物与其他事物间的相互关联性或相互依赖性。
2、聚类
输入的数据并无任何类型标记,聚类就是按一定的规则将数据划分为合理的集合,即将对象分组为多个类或簇,使得在同一个簇中的对象之间具有较高的相似度,而在不同簇中的对象差别很大。聚类增强了人们对客观现实的认识,是概念描述和偏差分析的先决条件。数据挖掘的数字档案信息管理研究,聚类技术主要包括传统的模式识别方法和数学分类学。
3、自动预测趋势和行为
数据挖掘自动在大型数据库中进行分类和预测,寻找预测性信息,自动地提出描述重要数据类的模型或预测未来的数据趋势,这样以往需要进行大量手工分析的问题如今可以迅速直接由数据本身得出结论。
4、概念描述
对于数据库中庞杂的数据,人们期望以简洁的描述形式来描述汇集的数据集。概念描述就是对某类对象的内涵进行描述并概括出这类对象的有关特征。概念描述分为特征性描述和区别性描述,前者描述某类对象的共同特征,后者描述不同类对象之间的区别。生成一个类的特征性只涉及该类对象中所有对象的共性。生成区别性描述的方法很多,如决策树方法、遗传算法等。
5、偏差检测
数据库中的数据常有一些异常记录,从数据库中检测这些偏差很有意义。偏差包括很多潜在的知识,如分类中的反常实例、不满足规则的特例、观测结果与模型预测值的偏差、量值随时间的变化等。偏差检测的基本方法是寻找观测结果与参照值之间有意义的差别。这常用于金融银行业中检测欺诈行为,或市场分析中分析特殊消费者的消费习惯。
二、数据挖掘在建设现代化高校档案馆中的应用
1、资源类数据包括馆藏档案经过数字化加工而产生的各类电子档案、电子文件中心中存储的各类电子档案、档案软件收集的信息、档案信息网建设和维护信息。我们从研究大学档案用户的信息需求出发,数据挖掘为大学档案馆全面掌握和准确理解档案用户的信息需求提供了方法。
(1) 利用Web访问信息挖掘技术发现其中的关联模式、序列模式和Web访问趋势等,构建多维视图的用户兴趣模型。从而可以确定档案信息或服务受欢迎的程度,发现用户访问模式和用户需求的趋势,从不同侧面来研究用户的信息需求,为优化档案馆的档案信息资源建设提供了科学依据。
(2) 收集大学档案网web服务器保留的用户注册信息、访问记录,以及有关用户与系统交互的信息等原始数据,经过清洗、浓缩和转换形成便于统计分析的用户查阅数据库、日志数据库、用户定制信息库、用户反馈信息等各种数据集合。
2、从建设大学档案馆馆藏信息资源出发,数据挖掘为大学档案馆提供了选择一条科学发展道路的重要依据。
(1) 利用档案网和档案管理软件访问信息的挖掘分析出档案资源的利用率,将利用率高、需求量大的传统载体档案优先数字化。例如:通过对档案信息的访问记录、检索请求中用户请求失败的数据进行分析,按类统计档案拒用集和频繁利用集,结合聚集算法发现馆藏资源的缺漏,有针对性地补充和丰富档案信息资源。
(2) 在大学档案馆藏管理过程中利用文本挖掘,运用关联、分类、聚类等方法,从海量档案信息中按照相关专题进行挖掘、分类、加工、整理和有序化重组,构建特色档案信息库及各类专题档案信息库等。
3、从做好大学档案馆信息管理工作的角度出发,数据挖掘为优化馆藏信息和对未来工作的预测发挥重要作用。
(1) 在提供利用环节中,对用户每次借阅的信息进行关联分析,发现各类档案信息之间的关联规则或比例关系,这样可以进一步优化馆藏信息。
(2) 开展大学档案馆馆藏信息文本特征的建立、特征提取、特征匹配、特征集缩减和模型评价工作,实现对大量文档集合的内容进行总结、分类、聚类、关联分析、分布分析,通过归纳与总结,发现的知识可以为未来档案工作的趋势进行预测。
三、数据挖掘在管理类数据中的应用
大学档案馆的管理类数据包括:智能监控系统、
消防系统、温湿度控制系统、智能密集架、数据管理系统、数据利用系统等在日常工作产生大量的管理类数据。我们得用数据挖掘工具在这类看似无用的数据中提取有价值的知识并运用到大学档案馆工作中,并在大学档案馆的现代化建设中发挥作用。
