时间：2023-04-19 08:31:53
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇办公室档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、办公室档案管理原则及要求
档案管理工作必须遵循服从、严谨、高效以及合作的相关原则，才能够准确客观和及时地完成相关工作，更好地发挥档案管理工作职能，为办公室的其他业务及管理打好基础。
（一）准确，客观地记录办公室相关内容。档案管理工作是办公室经营管理作业链中的纽带，档案管理如果不能够准确地收集、整理办公室关键信息，也就无法为单位领导等提供决策帮助，则档案管理工作就不能很好地发挥纽带作用。做到档案管理工作的基本要求，则档案管理必须具备全局观念，具备责任心并正确地理解办公室的经营战略与发展策略，不偏不倚地对资料进行整理、对会议内容等进行记录，确保信息真实有效，才能够合理地协调下级部门及人员工作，进而促进办公室管理的更好实现。
（二）严谨，一丝不苟精准服务。现代办公室管理强调效率，档案管理工作需要对多元化的信息进行记录、传达，并协调相关部门及人员完成相关工作。在这个过程中，档案管理工作必须严谨认真，遵循严谨性原则，一丝不苟地完成相关工作，才能够更好地服务办公室管理。要想做到档案管理工作的严谨性原则，就必须关注细节。办公室管理关注精细化或精准化管理，档案管理工作同样如此。合格的档案管理，必须关注细节，并且及时准确地根据管理层要求对相关工作进行辅助、协调，以确保档案管理工作职能得到合理发挥。现代办公室档案管理在工作中必须保持警惕，对工作中的细节进行充分地记录与分析，见微知著，并在动态环境中寻找规律，才能够不断提升档案管理的胜任力。此外，办公室档案管理工作人员必须坚持严谨的原则，对办公室的内部信息及资料等进行妥善保管，对文件进行保密管理，不对任何人泄露文件信息，并在本职工作范围内严格地按照档案管理工作原则与办公室要求从事相关工作，不可以越权行事，也不可以利用职务便利谋求不正当利益。
（三）利用信息手段提升档案管理效率。在办公室档案管理追求信息化与高效率的背景下，档案管理工作必须做到高效率，才能够满足办公室档案管理者与其他业务的需求。由此可见，高效原则是档案管理工作的重要原则之一。要想做到档案管理工作的高效原则，档案管理需要较好地掌握现代档案管理工作的基本技巧，灵活运用现代化信息技术及其他管理工具，进而提升档案管理工作的效率，更好地促进其职能的发挥。这就需要档案管理工作人员持续保持学习意识，对档案管理工作相关的知识与技能进行不断地积累与运用。全面了解办公室档案管理工作的特性与具体要求，并正确恰当地运用相关技术，更高效的完成档案管理岗位工作。
（四）合作，正确传递合理协调。档案管理不是被动地接受文档并保存，而是需要与其它科室进行沟通、文件收集并最终完成归档。在这个过程中，办公室档案管理人员必须与其它科室的人员进行沟通与合作，确保档案管理能够了解内外部信息，并协调相关工作顺利地进行。要做到档案管理工作的合作原则要求，档案管理人员必须保持合作意识，并加强人际交往与沟通能力，以客观的立场和态度，对档案管理相关工作进行处理。
二、 办公室档案管理存在的共性问题
（一）归档不及时。办公室档案归档不及时，与办公室及其他科室的相关业务进度等脱节比较严重。甚至在部分业务完全结束后，办公室（档案室）才会收录全部的医疗服务信息，而没有在进行中不断地更新档案。特别是一些急救档案存在信息缺损或不完全等情况，后续也很难补齐，则出现医疗纠纷等很难提供完整、准确的有效文档。在这个阶段已经无法找到完整的文档资料，这不仅影响档案管理的效率，还会影响信息的完整性。建立在档案管理基础上的一些办公室研究、分析等也就会因此出现一定问题。
（二）档案管理不规范。办公室档案管理质量不高，包括资料不全、资料内容混乱。甚至，非常多的办公室档案管理中，档案管理人员由办公室人员兼任，他们往往只是简单地对文档进行整理、编号后保存，而不具备对资料进行分类的档案管理能力。例如，在某办公室的档案管理中，档案室并不上锁，单位其他科室工作人员等都可以自由进入。这就使得档案混乱不堪，并且经常出现编号错乱、丢失等情况，严重影响档案管理效果。
（三）权责不明。办公室档案管理中，权责不明确。办公室工作人员或者其他科室人员都可以随意借调办公室相关文档，其后的归还等也并不及时，这就影响了办公室档案完整性，同时也可能造成文档信息外泄，这也是非常严重的问题。甚至出现档案中机密信息泄露的情况，然而部分医疗机构内部并不具备调用档案的医护人员，患者等可以拍摄或者影印档案，这是严重违反档案管理保密性原则的。而由于档案管理责任不明确，责任的追究与处罚就会出现新的问题。
三、改善办公室档案管理效率的方法建议
（一）改善档案管理组织设置。办公室档案管理应该设置专门的办公室档案管理部门与岗位，分别由不同的人员进行档案信息的收集、归档、录入、核对、更新、修改等工作，提升档案管理的及时性。同时，还需要对档案管理制度进行完善，对于借调档案资料等具体情况，进行授权约束，避免档案管理中的机密信息外流等。
督促建立一个上下贯通、左右衔接的档案收集工作网络体系，明确主管领导、档案人员的职责范围，保证档案收集工作层层有人管。明确将档案收集工作纳人办公室责任人岗位职责、工作计划和工作程序中，让负责人支持和理解工程档案的收集工作。明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，保证档案齐全、完整、准时地移交档案部门。
（二）不断提高档案管理者业务素养。档案管理者可以通过职业培训班参加专业技能培训，提升对档案管理工作原则性与灵活性认知的同时，为更好地做到两者统一创造内在条件。档案管理者需要不断提升个人素质和职业胜任力，更灵活地完成档案管理工作。这就要求档案管理者真正做到正确认识岗位工作及职业要求，针对自身素质存在的不足进行及时的改进，确保档案管理者能够在较好的胜任力基础上从事本职工作。同时，档案管理者需要因时而动，灵活应变，在动态环境下，更好地尊重职业道德，运用工作技巧，恰当地处理相关工作，发挥岗位职能。档案管理者工作胜任力的培养，还应该兼顾档案管理职业道德与档案管理业务处理、人际关系、协调能力等综合素质建设。
（三）增加现代化技术手段的运用。针对当前办公室建设的档案管理效率差并且有效性不突出的问题，本文认为符合办公室立体化、动态化的特点，办公室档案管理中也需要借助信息技术手段进行改进。在一般单位的档案管理中，可以在原始档案基础上，进一步建立数字档案编号制度，将档案关键信息或者关键词录入其中，方便后续管理。在档案归档中，如果发现手工记录的档案信息不完整、字迹不清等，则需要及时核查，在档案库中对信息进行补充登记，确保信息完整。
【参考文献】
[1]刘淑仙.关于如何提高办公室档案管理工作效率的思考[J].人力资源开发，2015（12）.
（一）文书档案主要是以纸质或其他载体
记录发生的事件、过程记载、物品存档、关键文件为管理对象文书档案的管理重点主要在于收集和保存资料。分门别类的存放，此阶段的工作重心应放在收集、管理、编目编册、保存等方面。
（二）文书档案载体的多样性
文书档案涉及方面众多，是单位发展进程中的真实反映和记录，行政管理、科技档案、新设备档案、会计档案等都是文书档案所涉及的内容。由于文档内容丰富多样。所以文书档案的保存载体也具有多样性。例如：照片、录音、录像、协议、合同、责任书各类文件以及各种电子档案等等。
（三）文书工作与文书档案之间的联系
文书工作包括文件的整理收集、立卷和归档，文书档案的管理包括文件的书写材料、文件的格式、是否及时归档等。文书工作可以说是档案工作的基础和前提条件，文书工作的全过程也是办公室文书档案形成的过程。
二、关于医院办公室文书档案管理中存在的问题概述
（一）医院文书档案管理的投入过低
由于医疗用房的紧张，医院存放档案的地方也十分有限；医院文书档案职责不明,管理不完善，医院文书档案与医疗病历档案的存放于档案库房的存放相混合，与档案管理的标准相差甚远。医院文书管理的信息效率过低。
（二）医院办公室文书档案意识薄弱
长久以来医院多偏重病案档案，医院文书与文书档案相对于病案档案来说,医院文书档案的相对重要性缺乏到位的宣传。很多人都认为文书档案没有存在的价值,相关的科室对于文书档案也是只保存不利用,有效资源的利用率下降，浪费程度极其严重，不能达到预想的可观状况。
（三）医院在文书与档案工作中存在的不规范现象现下的档案管理模式下存在这许多的不规范现象。例如：版记不全、文件使用不当、分类不明确、用纸不达标、办理程序不规范、原稿文件缺损、装订不规范等现象。
（四）医院文书档案管理工作人员的专业素养有待提高
目前，我国的档案专业人员队伍在理论水平、文化水平、专业素养等方面参差不齐。有些档案管理工作人员缺乏文书档案管理方面的必要专业知识，责任心主人翁意识的缺失。造成案卷的混乱和收集保存不齐全等现象，不符合办公室文书档案管理的规范准则。
三、针对医院办公室文书档案管理工作的一些优化措施
（一）强化医院文书档案管理工作的规范衔接实现文书、档案工作一体化，要求文书人员严格把好文件纸张大小、文件格式、笔支选取等等原始一手资料的质量关，实现标准化和规范化，在公文办理完毕后，应及时整理立卷及归档。
（二）提高医院文书档案管理人员的专业技能和管理意识医院办公室文书档案管理工作人员需要不断地积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，充实和提高自己的档案管理专业知识。做到与时俱进，办公现代化是社会发展的必然趋势，信息社会必然导致大量的电子文件的出现。实现医院文书档案管理的现代化。文书档案管理人员则需要努力成为管理型、复合型和技术性的专业办公室文书档案管理人才。
（三）提高医院文书档案管理工作人员的积极性
健全相关的规章制度，加强档案整理工作的检查与监督，全面提高思想认识，促进文件材料的收集工作。把握好人员的变动和调入关，增强文书档案管理工作人员的责任感。充分调动办公室文书档案管理人员的工作热情，提高实事求是的工作态度，及时对从事相关文书档案管理的人员进行相关的待遇到位。
（四）建立医院文书归档的制度
具体到一个立档单位，不仅要真实、客观，要有归档的时间、范围、要求，保证文件的完整。文书档案整理的内容：档案的系统化（档案的分类、案卷的排列、档号的编制）和基本编目（编制案卷的目录）。
四、结束语
一、加大硬件投入，扩大软件推广
目前数字化档案管理工作存在硬件建设低下、软件重复开发的问题。具体体现在大部分单位的还停留在低水平的建设上，机房、网络设备和安全设施存在诸多问题，档案网络建设滞后；许多单位为了率先实现数字化管理，纷纷与软件开发公司定制档案管理系统，导致档案管理系统质量参差不齐，数据类型不一致，数据库之间不能转换，信息共享受限，浪费资源。因此，必须有计划有步骤地进行微机硬件配置、网络设备更新和安全设施添置，尽可能取得财政支持，营造最大限度的档案硬件环境；随着信息时代的到来，档案管理数字化已成为时展的必然趋势，因此软件选择是档案管理数字化中尤为重要的一点。好的档案管理软件，不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。因此在软件开发方面，建议尽快建立一套档案数字化管理方面的软件设计方案，迫使粗制滥造、不符合实际的软件退出市场，并将优质的、符合现实需求的软件推广出去，建设一个相对统一的软件环境。
二、加强数据库建设，建立档案网站
配置了完备的硬件和软件之后，要本着资源利用最大化的原则，建立和完善数据库建设。其一，为了降低电子文件种类的繁复性、确保电子文件的长期保存，应尽可能选择少数几种比较通用的文件格式，这一点可以通过立法来达到目的。其二，为了保证电子文件的真实性和可靠性，还要对与电子文件相关的系统要素进行规范设计和控制，例如流转环节的规范和控制。最后，为了避免对通用信息的存在形式形成依赖，还要对软硬件进行备份，分离数字信息的语义形式和格式形式，从而延长载体材料的使用寿命。目前，我国和组织机构的档案网站正在不断兴建和完善，社会各界从网站上获得了越来越多的信息资料，实现了档案资源共享，解决了许多实际问题，在此基础上，我们还要继续加快档案信息网络化建设。
三、规范数字化建设，制定统一标准
档案工作的标准化、规范化是实现数字化的必要前提和基础，但目前我国电子档案的标准化、规范化程度却不高。首先，没有形成统一的硬件环境，具体体现在计算机的型号各异、档次参差不齐；软件方面，其开发也缺乏整体规划性，严重降低软件使用的广泛性和实用性。其次，档案信息本身也没有形成一个完善、统一的分类编码，降低了信息的规范性。最后，在技术方面，仍然没有形成一个完整的集网络技术和系统管理为一体的技术支持系统，进而导致业务性、管理性和技术性标准不统一。这些标准的不统一在不同程度和范围内影响着信息交流的质量，阻碍着档案管理数字化建设的步伐。因此，必须规范数字化建设，制定统一标准。具体做法是档案管理部门必须遵循标准化原则，严格按照统一的标准，规范收集、编目及检索等基础性工作。此外，国家还要加强立法工作，出台系列相关标准，为档案管理数字化的标准化提供法律依据。
四、提高人员素质，增强业务水平
提高人员素质，增强业务水平要从两个方面努力。一方面是加强组织领导。具体措施是成立以主要领导为核心的工作领导小组，增强决策落实力度；明确分工，落实任务和责任；锐意进取，不断开拓，凝聚各部门合力，从而提高科学决策、处理问题的能力，从而确保任务完成。另一个方面是加强人才队伍建设。人才队伍的建设分两个方面，一是给组织内具有扎实专业知识功底和发展潜力的人才提供施展才华的舞台，并对已经确定的重点培养人才加强培训，促进其业务素质的提高；其二是根据档案管理数字化的需要，组织还要积极引进具有技术专长并熟悉档案管理的工作人才，为办公室的档案管理输入“新鲜血液”。
五、结语
信息时代背景下，办公室档案的数字化管理已是大势所趋，是一项全面、长期而具体的工程，需要充分调动各种资源，与档案管理人员一起，加快档案管理的数字化进程。
作者：李盼 单位：陕西延安市第二社会福利院
关键词：互联网；办公室；档案管理；新思路
当今，互联网迅猛发展，电子信息技术也蓬勃发展起来，对人们的生活和工作带来了极大的方便。在办公室档案管理工作中也开始运用网络电子技术，使档案管理工作更加快捷、高效和科学。毕竟互联网是一种新生的事物，在办公室档案管理中需要一段时间的适应，办公室档案管理工作受传统模式的影响很深，在运用互联网技术过程中，会存在很多问题。因此，积极探索办公室档案管理工作新思路成为一种必然。
一、互联网下办公室档案管理出现的新特征
（一）逐步向信息化转变
随着互联网技术的不断发展，信息化程度不断提高，传统的档案管理模式已经跟不上时展。传统模式都是使用手工，工作量非常大，而且工作非常繁琐，都是重复性工作，容易出现错误，工作人员面对繁琐工作没有工作热情，效率也不高。随着网络化的不断发展，已经深入到每个方面，办公室档案管理已经广泛运用先进设备。办公室都普遍建立起先进的档案管理机制，开始向信息化档案管理转变。
（二）服务模式更加多样化
这种多样性主要体现在：办公室档案管理逐步走向信息化，与传统的进行比较，不但档案管理的范围逐步扩大，而且办公室档案管理转向智能化和多样化。比如，以前的档案都是手动进行登记和汇总，现在引进了管理软件，对其进行电子操作，功能更加齐全，而且非常便捷。
（三）载体有了很大发展
传统的档案管理就是用纸张进行记录，而现在档案都是在电脑上进行登记，实行的是电子档案，解决了传统档案的很多弊端，使档案的信息存储量更加丰富。
二、面临问题
（一）管理人员缺乏
信息化的推动之下，计算机和互联网普遍运用到档案管理中来，已经成为主要办公手段。然而，新的技术需要高素质的人才，但是很多的管理者都是从传统的管理工作人员向现代的管理人员过渡，虽然经过了培训，但是计算机和互联网技术不精通，一知半解，所以，运用起来就显得非常生涩。这就决定了在档案管理上需要注入新的活力，需要引进一批计算机精通的管理人员，改变管理人员缺乏现状。
（二）组织不得力
很多机关办公室都没有结合自身的实际特点建立起独立的档案管理机制，在很大程度上依赖于领导的意图，自己没有创新意识和主动性，这就不能够从根本上做好档案管理工作。虽然，建立起档案管理组织，但是并没有真正发挥作用，没有得到足够重视。
（三）安全意识缺乏
信息时代之下，互联网技术广泛运用到档案管理中，虽然实现了高效化，但是也不能够忽视档案管理的安全性。一些非法分子利用互联网的缺陷，对档案进行窃取，窃取各单位的机密。因此，档案管理存在很大的不稳定因素，需要加强安全防范意识。
三、创新思路
创新是发展的根本，也是推动发展的动力。对于创新，一定要重视起来。要抓住互联网这个新生事物，抓住互联网的新特征，针对互联网下出现的问题，对档案管理工作要找出新思路。另外，要把数字化管理工作融入到档案管理中去，是办公室档案做到数字化，实现办公档案管理的新思路。
（一）管理模式要进一步健全
第一，办公室要对档案管理机制不断健全，而且要逐步完善，在标准制定上一定要严格，要实行高标准。对档案管理工作要进行全面监督，做到档案的规范化管理，使管理工作得到有效落实。第二，要重视人才的作用。要面向社会，引进一批科技人才，对信息管理非常精通，而且对计算机和网络技术也相当熟练，给办公室档案管理注入活力。还要对现有的管理人员进行培训，使他们在思想上跟上时代的步伐，逐步接受新鲜的事物，对计算机技术和网络技术要不断加强培训，使他们熟练掌握，尽快投入到信息化潮流中来，为档案管理改革做出一份贡献。
（二）进行数字化和信息化管理
通过先进的电子技术，把纸质的档案和电子档案有机结合在一起，建立起一套完整的数据库和信息库，然后，进行数字化存储。另外，对档案管理上，要做到层次化，从低到高，层层进行管理。
（三）建立档案信息资源管理系统
把各种纸质的档案信息逐渐录入电脑，转化为数字化资料，然后，把这些电子资料存储在档案管理系统中，这样就可以进行高效传输、检索和共享。另外，在进行档案管理过程中，要充分认识创新的重要性。在了解自身情况的基础上，紧紧依托互联网，对档案管理系统不断进行调整和更新。
总之，在信息化潮流的推动之下，互联网和数字化技术运用到了很多地方，尤其是在办公室档案管理中运用的更加广泛，推动了档案管理从传统管理向现代管理转变。档案从纸质开始先电子化转变，实现了档案管理的便捷高效，为档案管理工作开辟了新的途径。在档案管理中，要紧跟形势，要充分利用互联网的优势，把互联网融入到档案管理中去，促进档案管理工作的晋档升级。当然，在运用互联网的过程中，需要一个非常长的过程，需要不断的去探索，去契合，使之与互联网充分融合在一起，促进档案管理更好更快发展，使档案管理工作向着更加宏伟的目标迈进。
参考文献：
[1]王红利，郭连锋.对办公室档案管理的几点建议――由某企业发现档案“缺失”引发的思考[J].重庆交通大学学报（社会科学版），2013，3（04）：194-196.
1.秘书工作与档案管理工作存在的问题
伴随着科学技术的发展，特别是计算机技术的快速发展，档案管理日益朝“一体化”的方向发展，实现了“文档一体化”。所谓“文档一体化”，指的是从秘书工作和档案管理的角度出发，公文从生成、制发到归档管理的过程中，需要通过运用计算机管理系统，实现文档的生成一体化、利用一体化、规范一体化以及管理一体化，实现秘书工作与档案管理信息资源的共享。但是在具体的工作过程中，秘书工作和档案管理运用的是分块管理制度。虽然其具有一定的科学性，但是也存在一定的缺陷，从某种程度来说，加大了秘书工作与档案管理的距离。因此，通过对目前秘书000工作与档案管理存在的关键问题，也就是公文的格式与处理方法等方面存在着一些不足。
1.1纸质档案的标准与装订规范问题
我国相关的规范标准对公文的规定为：公文所运用的纸张定量在60g/m2～80g/m2范围内的胶版状态的印刷纸或者复印纸，纸张的型号为国际上通用的A4纸；在装订时，要求从左侧装订，不能出现漏页、坏钉、散页或者脱落的现象，并且还要确保后背平整等。但是通常情况下，公文所使用的纸张不会着重于关注克度的要求，进而容易造成纸具有质量差、耐折度低的特点，最终导致公文的纸张保存时间不长，就出现发黄的现象。除此之外，公文在进行印刷和装订的过程中，还容易出现掉页、压字、钉脚不齐以及漏页的现象，进而导致公文不具有美观性和严肃性、档案信息不具有完整性。
1.2公文版记设计与附件要求规范问题
公文版记的规范有利于促进“文档一体化”，实现秘书工作和档案管理部门的互相衔接。但是在日常工作中，秘书往往对其没有足够的重视。例如在公文中存在着有主题词内容，却没有表明抄送和抄发单位；由于主题词自拟自编、选用不准确，给文件的归档管理、写案卷标题等方面带来麻烦，加大了“文档一体化”操作的难度。在我国的相关规范标准中，对于公文的附件也做出了相应的规定，但是在目前的公文制发过程中，还存在着部分单位企业没有对其进行正确处理的现象，例如，部分公文的附件字样标志不恰当，正文与附件的名称、序号等信息不相同。另外，在对附件进行单独装置时，没有对正文的字号、排列序号进行正确的标识，这对于公文的规范立卷、规范归档，进行档案管理具有一定的阻碍影响。
1.3档案的规范程序与文种利用问题
我国的相关规范规定的公文档案有13类，但是在实际的工作过程中，秘书人员容易将“决定”和“意见”、“通知”与“通告”等意思相近的词混淆。其中，混淆率最高的两个文种是“请示”与“报告”，在应该使用“请示”的情况下，使用了“报告”；在应该使用“报告”的情况下，使用了“请示”，严重者还出现将这两个文种互相结合的现象，例如“请示报告”。一系列的文种错误，不仅给公文的受理机关造成了不便，而且还对公文文件的归档管理带来了影响。公文办理程序是一个具有严密性特点的体系，但是在日常工作中，越级行文、签发，公文的有校对无复核以及没有登记就进行印发的现象却屡屡存在，不可避免，就会给公文的档案管理工作留下一定的隐患。
1.4公文原稿与规范编号问题
对公文进行处理的过程中，进行原稿的收集和整理工作是其中最重要的环节。在公文办理的过程中还存着公文的办理过程规范，但是在进行归档时，只有公文的定稿，没有原稿或者修改稿。从某种程度上来说，修改稿，特别是经过领导批示的具有很高的存档价值。另外，还存在着归档材料没有进行复印，就对其进行存档，在短期时间内字迹容易变模糊，进而给公文的质量造成影响。
2.秘书工作中对档案管理的处理措施
以上针对秘书工作的档案管理关键问题进行分析，为了有效的避免这些问题，需要采取以下几个方面的措施进行解决：
2.1秘书对档案管理要树立质量管理意识
为了做好秘书工作和档案的管理工作，首先，秘书要对档案管理工作树立质量管理意识。在对待档案工作的每个环节，管理档案的工作人员都要树立在档案管理上，档案的管理质量窑器必须是第一的思想观念，对自身的档案管理工作岗位、责任和义务要进行明确。
2.2秘书对档案管理要制定规范的质量标准
在我国的相关法律规范中，例如《档案法》、《办法》等规范，对于我国的机关公文进行处理时，需要遵循相关规范所制定的公文格式、原则、收发程序、行文规则以及公文管理的要求和归档工作等内容。要求秘书000工作人员要认真的学习，并熟练掌握。
2.3公文档案管理要建立组织机构
实现公文的全过程管理，要通过理顺管理体制，健全组织机构以及建设优秀的队伍等方式来加强管理。秘书000工作和档案管理要求工作人员必须具备专业性和技术性，建立一支优秀的工作队伍。
2.4公文档案管理要制定严格的公文办理程序
通过建立严格的管理制度和工作程序，确保工作人员依据严格的标准规范来对公文进行办理。所制定的公文办理程序，要具有细化、简捷以及操作性强的特点。为了有效的执行公文的行文规则，要对审核签发制度进行严格规范，例如公文在印制前所办理的审核手续是否规范、附件和格式是否齐全、规范等。除此之外，在对公文的用纸方面，例如纸质、纸型、纸张尺寸、字体字号、分布规范以及装订要求等方面进行严格的把握。
2.5公文档案管理要运用先进的设备技术
目前我国已经进入了信息化时代，先进的科学技术的得到了越来越广泛的应用。以往的公文文件设备和档案管理工具已经不能适应现代社会的发展潮流。因此，通过充分利用先进的计算机技术，使档案管理实现电子化，并配置相应的先进设备工具，对秘书工作人员进行定期的培训，使其能够熟练、规范的操作设备。
一、我国医院办公室档案管理工作中存在的问题
尽管我国大部分医院领导部门对办公室档案管理工作都给予了高度重视，并采取了一系列措施提高管理水平，但整体结果却显得有些不尽人意。究其原因，主要是因为当前档案管理中仍然存在一些问题尚未解决，这些问题归纳起来，大致包括以下几个方面：
（一）档案管理工作缺乏足够重视
从我国医院办公室档案管理工作的整体水平来看，较之一些发达国家相比，仍然有很大差距。究其原因，主要是因为部分医院领导部门对办公室档案管理工作缺乏足够重视，
（二）医院办公室档案管理现代化水平不高
随着我国科学技术飞速发展，越来越多的先进设备和技术被引入到医院办公室档案管理中，但由于对这些设备和技术缺乏充分利用。从而导致当前我国医院档案管理工作的现代化水平仍然相对较低，档案管理机构的设置较为混乱，导致档案管理工作中盲目性以及随意性较强，没有明确的档案管理工作目标以及管理手段。此外，也没有结合医院的实际情况制定标准规范的档案管理模式，而且对于档案资料的开发利用也相对较为薄弱，这些问题造成了医院档案管理工作水平得不到有效的提升。
（三）管理人员素质参差不齐
就我国目前医院办公室档案管理人员的素质现状来看，很多人员的业务技能和管理能力都无法满足档案管理的根本需求，尤其是一些乡镇医院的档案管理人员，无论是专业水平还是文化程度，都相对较低，甚至还有些管理人员是从其他部门转借来的，这类人员往往身兼多职，无法将全部精力放在办公室档案管理上，从而导致档案管理水平等低下，档案利用率不高。除此之外，医院发展对办公室档案管理人员素质要求的不断提高，但对员工的培训工作却并没有得到有效开展，从而使得员工的业务水平和技术能力落后，在开展管理工作的时候显得力不从心，无法提高档案管理的整体质量。
二、医院办公室档案管理工作中问题的对应策略
办公室档案管理工作中存在的问题直接影响了医院整体管理水平的提升，同时对企业可持续发展目标的实现也会在一定程度上造成阻碍。所以，结合医院发展的实际情况，采取针对性的措施将问题解决非常重要。
（一）完善医院档案管理制度体系
任何一项管理工作都需要有健全的制度作为支撑，办公室档案管理也不例外，越是完善的规章制度，对档案管理水平的提升越有利。所以，医院若想要从根本上提高办公室档案管理水平，就需要结合医院发展的实际情况和根本需求，制订科学完善的管理制度体系，并确保各项制度能够在实际工作中得到切实落实，做到责任明确，量化到人，实行绩效考评和工效挂钩的考核机制，以此来对员工日常工作的实际情况进行全面了解和掌握，对工作中存在的不足之处进行不断完善，以此来确保办公室档案管理工作有序、高效的进行，最终达到促进医院良性运作的根本目的。
（二）强化办公室档案管理意识，提高档案管理信息化水平
随着我国科学技术的飞速发展，管理信息化也成为了办公室档案管理的一个必然趋势。为了顺应时代的发展潮流，必须注重档案管理信息化的实现。首先，医院应该从办公室档案管理的内容出发，加大对先进设备和技术的投入力度，将计算机技术和网络技术充分利用起来，实现各项管理工作的自动化、数字化。同时，要强化办公室档案管理意识，从管理者到基层员工，都要从根本上认识到办公室档案管理的重要性，从而在工作中不断对档案管理工作进行完善。
（三）提高管理人员的综合素质
提高档案管理人员的综合素质也是提高办公室档案管理工作的一项重要措施，随着我国医院发展脚步的不断加快，对办公室档案管理人员的综合素质也提出了更好的要求，企业若想要从根本上实现档案管理人员综合素质的提升，一方面要加强档案管理人员的专业素养培训工作，提高工作人员的专业知识和业务水平，另一方面则是要建立健全的奖惩制度，以此来提高档案管理人员的工作效率，促进企业的可持续发展。
关键词 办公室人员 文书档案 解决策略
文书档案管理是机关事业单位办公活动中对实际工作进展情况的真实记录，是确保单位持续稳健发展的重要依据，有助于规范单位业务行为，提升单位服务水平，同时也可以实现“古为今用”，更好地指导单位现实工作的开展。其重要性不言而喻。因此，办公室人员必须要从思想层面上意识到文书档案管理工作对单位发展的重要性。然而，在当前的文书档案管理工作开展的过程中，依旧存在一些制约管理水平提升的因素。如何才能有效地提升办公室人员的文书档案管理水平，是当前办公室管理工作亟待解决的问题。
一、文书档案管理概述
（一）文书档案管理的含义
文书档案实际上就是反映行政或者党务等活动的档案，主要包括布告、命令、信函、指示、决定、通知、简报、会议记录、批复、计划和总结等。而文书档案管理则是将已经发生过的事件及其具体过程记录下来，并以电子文件或者纸质形式载体加以储存，具体主要包括对这些文书档案信息进行收集、整理、检索、坚定、统计、利用以及保护等工作。同时，这些工作环节之间大都有紧密的联系性，特别是利用环节更是文书档案管理的核心。
（二）文书档案管理的特点
文书档案管理工作的特点包括“一体化”和“综合性”两个主要特点。其中的“一体化”特点是指文书档案整理是在文件搜集、运转、催办和承办基础上所进行的一个文书档案管理环节，二者相辅相成，共同决定着文书档案管理工作的质量。而“综合性”特点是指文书档案管理工作除了负责管理文书档案工作外，也涵盖了会计、人事以及科技等方面档案的管理，内容比较丰富、复杂，所以综合性很强。
（三）文书档案管理的重要性
在现代企事业单位管理中，文书档案管理也是管理中一个重要的环节。文书档案管理不仅是确保事业单位工作质量和效率得以提升的重要条件，同时也是衡量事业单位管理水平的关键尺度。而就文书档案管理工作重要性的具体内容而言，其主要包括两个方面：一方面，文书档案的凭证作用，其可以记录下企业的真实发展情形，具有一定法律效用，同时由于其大都是当事人的声音文件、影响文件或者亲笔手稿，所以真实性比较强；另一方面，文书档案的参考作用，其是企业以前发展过程的完整记录，也是企业发展的第一手资料，所以可以为企业未来的发展提供必要的参考数据，具有重要的作用。特别是随着信息技术的迅猛发展，企业每天的发展过程中均会产生大量的文档信息，加之人们对于文档服务的质量提出了更高的要求，所以文书档案管理工作亟待完善、创新和改革。
二、当前文书档案管理工作中存在的问题
（一）管理制度有待完善
在当前大多数的企事业单位工作中，文书档案管理工作大都在行政办公室中的综合档案室内来进行，行政办公室负责的工作任务比较繁重，没有将其分散给其他部门或科室的文书档案资料来进行合理归档；或者部分办公室人员为了办公方便而没有将那些使用完毕的文件进行及时的归纳；又或者部分办公室人员没有从思想层面上意识到档案归纳的重要性，所以在使用后随意放置而造成丢失问题等等。这些问题均可以归根于管理制度不完善。
（二）人员素养有待提升
目前，部分企事业单位大都没有充分意识到文书档案管理工作对单位事业发展的重要性，具体主要表现为企业内部的办公室人员的管理水平、文化程度、理论水平以及专业素质等参差不齐，同时他们所具备的管理意识、知识储备量、知识结构以及工作效率等已经无法满足新形势下现代企事业单位业务开展的需求，所以相关的企事业单位文书档案管理人员的素养有待提升。
（三）部门协作有待加强
基于上述所述，文书档案管理工作本身具有“一体化”和“综合性”等特点，要求办公室人员必须在具有较强档案管理意识的基础上统筹单位各部门的工作，以确保文书档案管理工作的质量。然而，在当前的文书档案管理工作过程中，办公室人员大都对各部门间的业务不熟悉，所以他们无法科学、准确地确保文书档案管理工作的质量。
三、当前文书档案管理工作中存在问题的解决策略
（一）完善档案管理制度
文书档案管理制度是办公室人员开展文书档案管理工作的行为准则和标准，可以规范办公室人员的管理工作，提高管理的水平，所以在平时的文书档案管理工作中，相关单位领导要结合单位发展的实际情况来不断完善档案管理制度，从而促进档案管理工作向现代化管理方面发展，同时还要为办公室人员提供良好的工作环境和条件，以使他们可以安心地进行档案管理工作。
（二）提升档案人员素养
办公室是文书档案管理工作的主体，直接关乎文书档案管理的整体质量，所以必须要切实提升办公室档案人员的管理能力。文书档案管理看似重复、枯燥、无趣、乏味，但是其内容却与各项业务的办理过程息息相关。所以，办公室人员必须要对文档管理工作有充分的了解和认识，以帮助他们更好地开展文档管理工作。另外，要从思想层次上帮助办公室人员树立牢固的责任意识，使他们可以自觉、认真地做好文件资料的收集、归纳、整理和保管工作，以便于后期更快捷、更便利地查找和利用，从而全面提升文书档案管理的水平。
（三）加强部门协作管理
办公室文书档案管理工作实际上与其他各项业务直接大都有紧密的联系，其质量直接关乎办公室的整体业务质量和效率，同时也会影响文书档案管理工作开展的效率。但是办公室文书档案的种类比较多，所以为了确保企事业单位所用档案信息的质量，办公室人员必须要加强部门协作管理，切实做到“三勤”，即嘴勤、脚勤和脑勤。其中的嘴勤实际上就是要求办公室人员要积极主动去了解各业务部门所拥有的各项新工作、新进展；脚勤是要求办公室人员要积极主动地到各个业务部门去了解有关的信息；而脑勤则是要求办公室人员以自身单位的工作实际情况来思考围绕单位中心的工作，切实加强部门间的协作与沟通，以确保档案信息收集渠道的畅通性。
正所谓：“机遇与挑战并存。”在信息技术快速发展的新时期，文书档案管理工作在遇到了前所未有的发展机遇的同时，也面临着严峻的挑战。因此，为了提升文书档案管理工作的质量和效率，办公室人员必须要从思想层面上意识到文书档案管理工作对于单位事业发展的重要性，不断提升自身的管理水平，切实做好文化工作与档案工作之间的衔接工作，同时要加强各部门间的协作管理，从而切实提高文书档案管理的质量，确保单位建设的顺利开展。
（作者单位为国网吉林省电力有限公司经济技术研究院）
参考文献
[1] 甘少华.浅谈新时期如何做好文书档案管理工作[J].卷宗，2014，8（11）：62- 63.
[2] 李国斌.做好文书档案管理工作的几个条件[J].时代报告，2015，27（10）：30- 31.
【关键词】医院；办公室文书；档案管理；缺陷；对策
文书档案管理是指以书写文件的形式对医院的日常工作及管理活动进行记录，包括认识管理记录、财务管理记录、业务管理记录等。其工作难点在于文书档案的收集整理和分类保管。
一、医院办公室文书及文书档案管理的现状及存在缺陷
（一）文书档案管理制度不完善。文书档案管理制度不完善或管理制度不贴合实际管理工作需要，是各大医院在文书档案管理工作中普遍存在的现象。文书档案管理工作的重点和难点是文书档案的收集整理和分类保管。需要制定明确的规范制度，对需要进行收集的文书档案进行规定，避免重要文书档案被遗漏，也需要明确地整理分类办法，保证档案文书的妥善保管，方便日后调用。但各大医院目前的状况是缺乏详细的文书档案管理制度。
（二）文书档案管理工作缺乏重视。在医院也加入市场化经营的当下，医院的工作人员普遍存在重视业务效益、轻视档案管理的意识。也有部分工作人员认为文书档案管理工作可有可无，意义不大。其工作内容没有什么技术含量，只是比较繁琐。档案文书被收集整理后也很少被调用，利用价值低。在这一系列观念引导下，文书档案管理工作缺乏重视，工作质量得不到保障，由此造成的档案缺失、混y的现象不在少数。
（三）管理人员整体素质有待提高。医学知识和医疗技术是医院招纳人才的主要衡量标准以及日后培训的主要内容，医院的文书档案管理人员通常不是档案管理的专业人才，只是由其他科室临时抽调组成的管理团队。可想而知，这样的文书管理团队缺乏专业的文书管理办法，只是以生活经验和传统的管理思想进行文书档案管理工作，难以实现文书档案的规范化管理和高效调用。医院文书档案管理人员整体素质有待提高。
二、文书档案管理工作整改策略
（一）建立健全文书档案管理的规章制度，提高对档案管理工作的重视。建立健全文书档案管理的规章制度、对文书档案的收集整理规定，严格制定文书档案等级划分标准，明确每一等级的文书档案的处理办法。对文书档案实施分类存储，根据其内容性质保管到相应部门。同时制定相应的人事管理制度和考核措施，将文书档案管理的职责落实到个人，在工作过程中实施监督，其考核结果与绩效挂钩，不能达到标准的要采取相应的处罚措施。通过文书档案管理制度、人事管理制度与考核制度的全面落实，提高工作人员对文书档案管理工作的重视，保证文书档案管理的工作质量。
（二）加强管理人员的素质培训工作，提高文书档案管理能力。在制定文书档案管理制度的同时，要积极开展管理培训工作，提高管理人员的工作能力，使其能达到考核制度中的工作标准。首先要提高领导干部对文书档案管理的重视，加大文书档案管理工作的宣传力度，带动中层干部、基层职工积极开展文书档案管理培训工作。文书档案管理确实不能给医院带来直接的经济效益，但只有做好文书档案管理工作，才能给医院其它工作的正常开展提供保障，同时也对医院工作进行记录，日后可以有档可查。在文书档案管理培训中，要注意先进管理理念和新管理办法的引入，通过开展培训切实提高文书档案管理人员的整体素质和工作能力。
（三）改善文书档案管理的硬件配置。医院要加强文书档案管理工作的资源投入，不仅是人力资源投入，还包括引进新技术和新设备，采用现代化的管理办法和设备进行档案管理。在技术上包括采用信息技术和电子技术等，实行文书档案的信息化管理，提高档案利用率。在设备上可以采用先进的电子设备，丰富文书档案的形式，实现文书档案的音像化和影像化。另外对文书档案的存储保管要格外注意，做好防火、防潮、防虫等工作，同时加强信息安全管理，防止档案失窃造成重要信息泄露。
三、结语
医院办公室文书与文书档案管理是医院管理工作的重要组成部分，医院领导和相关工作人员应加大对文书管理工作的重视、建立健全管理制度、提高管理人员的素质能力、优化管理设施，全面提高文书档案管理工作的质量和效率。在文书档案管理工作过程中积极总结存在的问题和不足，随时更新管理理念和管理办法，让医院文书档案管理工作跟得上医院的发展需要。
【参考文献】
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[2]张冀红. 医院文书档案管理存在的问题及对策[J]. 档案天地，2012（08）：53.
一、做好办公室文书档案收集和归档工作的重要性
（一）有利于办公室其他各项工作的顺利开展。办公室文书档案是对办公室工作的重要记录，因此办公室中收集和归档文书档案是非常重要的一项工作，也是办公室的重要职能。通过做好办公室文书档案收集和归档处理，能够使办公室各项工作有序开展，对提高办公室各项工作的效率具有非常重要的作用。
（二）?录各单位发展历程。通过对办公室文书档案资料进行收集、记录和归档，更好地记录单位的发展历程，科学和规范地对单位运营中产生的书面材料进行整合，能够为单位相关人员对资料的查阅和使用提供更多的便利条件。
（三）便于管理者进行决策。办公室文书档案记录了单位的发展情况，能够为单位各项决策提供重要的参考，而且通过办公室文书档案能够更好地了解和掌握单位实际运营情况，并与单位的发展方向有效结合，从而为单位发展计划的制定及各项重要事件决策提供重要的依据。
二、做好办公室文书档案收集和归档工作的措施
（一）加强文书档案收集和归档的宣传工作。通过对文书档案收集和归档工作进行宣传，可以为后续工作的开展奠定良好的基础。在文书档案管理工作中，可以采用多种方式来强化档案收集和归档工作的宣传，努力提高档案管理人员的档案管理意识和工作积极性。同时单位管理层也要充分利用多媒体宣传手段，加大对文书档案重要性的宣传力度，进一步对文书档案管理方法进行规范，强化文书档案核查力度，进一步提高文书档案管理的质量。而且通过做好宣传工作，可以使员工对文书档案的重要作用有一个深入的了解，从而在日常工作中能够更好地协助档案管理人员做好档案的收集和归档工作，提高文书档案的真实性和完整性，确保办公室文书档案收集和归档水平的全面提升。
（二）完善文书档案的收集和归档工作管理制度。为了更好地做好办公室文书档案的收集和归档工作，需要对文书档案收集时间、保管期限、归档范围和注意事项等进行细化和明确，针对单位实际情况进一步对文书档案的归档范围进行明确，制定合理的职责分工制度，实现办公室文书档案的统一集中保管。同时各单位还要根据自身发展的实际需要来对文书档案管理制度和管理方法进行更新和改进，从而更好地满足文书档案收集和归档的需求。
（三）加强临时性档案文件材料的收集。在部分人员调动或是离职过程中，会有少量文件遗留在这些人手中，导致文件资料无法及时归档，甚至出现丢失的情况。因此文书档案管理人员要定期对上一年度的文书档案进行收集和整理，特别要重视日常工作中临时性档案资料的收集工作。在人员调动或是离职时及时做好文件材料的移交和接收工作，并将收集完整的档案文件打印移交清单和移交目录，移交人与接收人签字，确保文件材料及时归档，为档案文件的后续利用奠定良好的基础。
（四）全面提高文书档案管理人员的素质。做好办公室文书档案的收集和归档工作，需要构建完善的管理体制，同时还要努力提高文书档案管理人员的整体素质。通过定期培训和继续教育，努力提高档案管理人员的专业知识水平和管理能力，全面提升文书档案管理人员的自身素质，增强档案管理人员的责任意识和使命感，使档案管理人员能够全心全意地做好办公室文书档案管理工作，努力提高文书档案管理水平，为文书档案工作的顺利开展起到积极的促进作用。
三、结束语
在办公室文书档案收集和归档工作中，由于受到传统文书档案管理工作的制约，当前办公室文书档案收集和归档工作中还存在许多不足之处，如管理人员自身素质不高、档案管理意识和材料收集意识不强，这些问题的存在都给办公室文书档案收集和归档工作带来了较大的影响，造成办公室文书档案工作质量下降，影响了办公室文书档案的利用效率。因此单位管理人员要提高对办公室文书档案管理工作的重视度，强化文书档案管理人员的培训工作，使其在工作中端正态度，充分的利用先进的技术和手段来提高办公室文书档案收集和归档的质量，为文书档案的利用打下坚实的基础。
关键词：办公室；档案文书；管理对策
办公室作为管理机构的一个重要组成部分，扮演着上传下达的角色，不仅是上下级部门之间沟通的桥梁，也是处理各类事件的主要部门。这就对办公室档案文书管理工作提出了更高的要求，能否做好档案文书的管理，将直接影响到整个办公室的管理水平。不断的创新办公室档案文书管理工作方式，提高其工作效率，对于实现组织的长期发展有着至关重要的作用。
一、办公室档案文书管理工作的特征概述
办公室档案文书管理工作主要具备以下几个特征：第一，收集相关资料，并完成存档工作；第二，相关类的文书档案的形成与管理工作；第三，工作内容繁琐复杂。以下是针对三个特征的具体分析。
（一）资料收集与存档
办公室档案文书管理工作通过记载过去所发生的事情的信息，保存好第一手资料，为以后资料的引用提供了很好的借鉴价值。同时，档案的管理对于资料的安全性以及完整性有着更高的要求，必须要将事件发生的详细过程以及涉及到的相关人员都进行详细的记载，再通过相关的纸质档案呈现出来，紧接着安排相关人员进行分类处理，并做好存档工作。档案文书管理工作主要包括的流程为：资料的收集、编辑成册、分类保存、提供借阅。
（二）相关类文书档案形成与管理工作
该特征主要包括以下内容：第一是对相关的较为分散的文件来进行收集与整合；第二是根据文件的等级来进行分类；第三是对文件的实施进行计划与监督；第四是对文件的落实进行督促；第五是在末期进行文件的整理与归档。一方面，档案是从文书中产生的，另一方面，档案也能够反作用于文书。所以，文书与档案的质量是相互影响的。
（三）工作内容繁琐复杂
档案的文书管理工作相对于一般工作而言都会更加的复杂，因为档案的内容较多，也较为繁琐。如果想要将相关的信息能够真实完全的记载，完全依托于人工是无法完成的，还需要借鉴相关的现代化技术，来实现科学化的管理。同时文书档案的形式也较为丰富，不仅有相关政府以及上级所下达的红头文件，也有单位内部的合同、责任书与协议书等等文书资料。
二、加强办公室档案文书管理工作的对策建议
现代化发展对于办公室档案文书管理工作的水平、效率与质量都提出了更高的要求，在整个办公室的管理中，档案文书管理是一个极为重要的组成部分，它能否顺利的完成直接关系到办公室能否正常运作，进而直接影响到整个单位的发展。正如上文所分析的，档案文书管理工作内容繁琐复杂，要进行合理科学化的管理存在着一定的难度。如何能更好的提高办公室档案文书管理工作的水平与效率，以下作出具体分析。
（一）科学化的档案文书管理系统的建立
在现有的管理体系中，分别由两个部门来进行档案和文件的管理，这样的管理模式在操作中存在着许多的不便，不仅难以进行文件的前期管理，而且给档案文书后期的整理工作也带来了许多不便。所以建立一个更加科学化、规范化的管理体系在档案文书的管理中显得尤为迫切。首先，安排档案的专门管理者来进行文件的前期收集，这样才能保证责任到人，利于文件的系统形成，并且给查阅带来很大的便利。其次，将管理程序安排的更加规范化和科学化，将管理的流程也安排的更加细致化。最后，还要严格遵守国家和公司相关的法律规定，以及已经制定的审核和签发制度，避免出现肆意滥发无用文件的现象。这样才能保证整个档案文书管理工作系统化的形成，便于进行统一协调的管理。
（二）不断提升档案文书资料的收集能力
相关档案文书资料的收集是进行档案文书科学化管理的首要基础，所以要提升档案文书的管理水平与质量，就必须着眼于提升档案文书资料的收集能力，其具体的提升对策表现为以下几个方面：第一，对档案文书按照标准进行分类，其中格式必须保证统一规范，分类的层次清晰明朗；第二，规定相关的收发文书的具体程序；第三，对已经收集到的资料进行相对应的编号，保证入库资料的完整性。这种过程中，特别值得注意的是针对那些保存价值较大的公文、会议资料、图表、音频和照片应在使用完毕后，进行综合整理归档，进行统一管理，以保证有价值资料的保存效率。
（三）加强相关工作人员的专业水平
档案文书处理工作是办公室管理的一项基本工作，要建立一个完善的档案文书管理体系，只是单纯的依靠制度和规定的约束是不够的，必须不断的加强相关工作人员的专业水平，提高工作团队的整体素质。在现实工作中，存在着部分工作人员并无相关工作经验，同时给人也未经过专业的培训，对档案管理的相关知识并不熟知，使得工作人员的素质与岗位的要求存在着较大的差距。所以，必须从以下几个方面来提升工作人员的素质：第一，要保证工作人员态度上的重视，使其认识到档案文书管理工作的重要性，在必要的情况下可以采取一定程度的激励措施；第二，要不定期的举行相关的培训，不断的丰富工作人员的专业知识，可以加强计算机知识的学习，将现代化的技术引入到档案文书管理工作中，例如防止病毒入侵对档案的安全性产生隐患。
结束语
办公室作为管理机构中的一个重要组成部分，其工作内容丰富多样，不仅需要处理部门内部的本职工作，还肩负着上传下达、统筹协调的职责，这样也就提升了办公室档案文书管理工作的复杂度。因此在现实的管理工作中，重视科学技术的引进，使之能在管理模式和管理形式上到一定的创新，才能紧跟时代的步伐；同时相关工作人员素质的提高也是刻不容缓的，人力资源是基础，只有保证了人员的素质，才能更好的健全办公室档案文书管理体系，不断的提升其管理水平，进而促进单位长久健康的发展。
参考文献：
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够帮助煤矿企业做好综合办公室工作。【关键词】煤矿企业；综合办公室；工作；研究
随着社会经济发展的不断加快，煤矿企业在发展过程中，也面临着严重的挑战和机遇。在煤矿企业中，综合办公室工作的开展能够更好地协调煤矿企业，所以我们必须真正地认识到综合办公室工作的重要性，并采取措施做好综合办公室工作，推动煤矿企业更好地进步和发展。
一、煤矿企业综合办公室工作开展的实际情况
（一）管理制度不够健全和完善。在煤矿企业中，综合办公室往往是煤矿领导直接领导的，所以，平时工作的时候，事情比较繁琐，并且必须保证每一件事情都考虑到企业全局，从而给企业各项工作顺利地开展奠定良好的基础。现在，很多煤矿企业已经进行了综合办公室规章制度的建立，但是完善程度并不够，没有将其作用真正地发挥出来，对综合办公室工作的开展非常不利。所以煤矿企业必须从制度上出发来进行完善，做好综合办公室管理工作。
（二）服务意识比较差，并且服务人员本身的素质没有保证。在煤矿企业中，办公室人员必须进行大局服务意识的树立，给其他部门更好的服务，从而推动煤矿企业更好地发展。但是就现在而言，煤矿企业的综合办公室人员，在开展各项工作的时候，畏惧那些繁重和艰难的工作，自身的大局服务意识比较差，并且自身素质也没有保证，给其工作更好地开展造成了很大的影响。
（三）增强团队意识。煤矿企业综合办公室负责的工作是和企业有关系的接待工作，也是对外展示煤矿企业的一个窗口，这便要求办公室人员注意自身的团队形象。但是现在很多煤矿企业的综合办公室仅仅重视平时的工作，没有根据需要做好团队的建设，这也给煤矿企业的形象造成了一定的影响。
（四）档案管理工作开展的时候，系统性以及完整性严重缺乏。煤矿企业的综合办公室平时的工作都比较复杂，比如说进行会议记录、归档重要文件和管理重要文件等等。但是现在煤矿企业综合办公室在进行档案管理的时候，完整性以及系统性存在很多的问题，必须加强这方面的工作。
二、煤炭企业加强综合办公室工作的策略
随着社会经济的发展，不但给煤矿企业发展带来了机遇也带来了挑战，这便要求煤炭企业必须根据需要不断完善综合办公室工作，帮助煤矿企业真正实现跨越式的发展。
（一）完善综合办公室工作制度，切实提高工作效率。首先，应该完善办公室制度，通过制度来切实提高工作的质量，这便要求在制定办公室制度的时候，必须根据实际需要进行，并根据制度来提高工作的实际质量，推动煤炭企业更好地发展。其次，煤炭企业应该根据需要对配套制度进行完善，不断细化各项规章制度，保证管理手段的科学性，优化资源，这样能够让办公室工作更加科学化和规范化。
（二）重视办公室工作人员素质的提高，不断提高服务意识。在综合办公室开展工作的时候，必须认识到办公室工作人员素质提高的重要性，并有针对性地采取措施加强工作人员素质。首先应该做好宣传工作，通过宣传，真正让办公室人员认识到服务的重要性，提高其大局意识。其次，应该提供更多的机会，给办公室人员更多接受培训的机会，不断提高其业务素质和综合素质。最后，还应该重视办公室人员工作的主动性和积极性，这样能够让其更好地为煤矿企业服务，推动企业更好地发展。
（三）重视团队建设。团队建设对于煤炭企业综合办公室而言是非常重要的，要求企业必须重视综合办公室工作人员自身团队意识的增加，不断的提高团队合作的效率，将其真正打造成一个团队。
（四）进行档案管理方式的创新，保证办公室工作运转的高效性。在煤炭企业中，办公室人员应该根据需要进行档案管理方式的创新，逐步从以往的手工管理、经验管理转变成为电子管理，在管理的时候将现代信息技术使用进去，保证档案管理的有效性。此外，信息技术的使用不但能够保证档案管理的有效性，还能够更加精确地归档，切实实现资源共享，给领导的查阅提供一定的方便。
三、结语
煤炭企业想要运转的井井有条和综合办公室人员的工作情况是分不开的，办公室工作情况，会影响煤矿企业的实际运转效率。所以，煤炭企业必须真正认识到综合办公室工作的重要性，并根据企业的需要做好综合办公室建设，提高其工作效率，让其更好地为煤炭企业服务。
参考文献：
[1] 吴志鹏. 对煤矿业综合办公室工作的若干思考[J]. 东方企业文化，2014（22）：218.
在进行学校管理工作时，最基础的工作就是管理档案，此项工作反映出了学校管理水平的高低。随着信息时代的到来，各高校对档案的管理工作做出了改革和创新。采用信息化的方式进行管理，采用电子介质管理档案，管理的方式逐渐自动化，逐步实现改革创新。面对此类管理方式与当前时代特点，创新管理档案的工作也变得尤为重要。针对当前我国各类学校办公室的档案管理工作来看，管理档案的相关设备被更换成了符合当前社会条件的技术设备，为创新管理档案方式提供了有利条件，但是档案管理因为传统观念的限制无法实现创新，这明显已经跟不上时展的脚步。
一、信息时代高校档案管理工作存在的不足
（一）信息风险意识差
受到信息时代的影响，高校逐渐改变了传统的档案管理工作理念，档案管理工作的环境更加透明。但是随着互联网技术的发展，黑客等危险因素的增加，使高校档案管理的信息风险也随之增多，直接导致了信息安全受到威胁。上级部门文件、各机关部门政策方针等此类信息文件都属于办公室档案管理的重要部门的重要文件。此类文件分为学校、省级等文件，其特征是单一性与保密性较高。目前参与办公室档案馆的工作人员大部分是兼职，特别是档案管理的内容较多，强度较大，这就使得工作人员不重视信息安全管理。另外，就算是管理人员按正常信息保存和管理，但是由于受到了技术与能力的限制，不能很好地保护信息安全，不具备完整的风险意识，容易泄露档案信息。
（二）信息化管理人员素质不高
计算机在信息时代背景下逐渐被应用与普及，提高了高校办公室档案管理的水平与质量。但是如果管理档案的方式是用现代化技术，那么专业的理论知识与全面的管理方法也是非常重要的，逐步实现对知识的管理，使信息管理更加智能化、科学化、自动化。比如说，管理人员在管理档案的过程中必须依靠专业技能建立和管理数据库。由于目前管理档案的人员大都不是本职工作，当遇到技术水平高的管理要求时，其本身的综合素质就限制了信息化管理的进步与发展。
（三）管理组织不健全
通过调查各高校档案管理工作发现，行政部门成为了高校档案管理的主要部门，没有建立独立的管理组织，而且不具备完整的制度体系，岗位责任制也形同虚设，就算是某些高校设立了此类独立的组织，但往往也是形式使然，不关心内在管理的重要性。由于不具备完整的管理组织，使档案管理工作缺乏保密性，容易使资料流失，降低了档案使用效率。
二、学校档案管理工作创新的现实意义
（一）节约时间，提高工作效率
在传统的档案管理形式与档案信息服务上，手工管理与服务成为了主要形式，此类形式的工作质量与效率并不是十全十美的，也有一定的缺陷。传统的管理方式无法对电子档案产生影响，电子档案也不能实现采集、收集与利用的作用，手工管理与服务相较于电子档案，其速度远没有电子档案快，这就浪费了信息使用者与管理人员的时间，降低了档案管理的工作效率，达不到信息使用者的要求。改革创新档案管理工作，不仅增加了学校档案信息的利用率，而且提高了管理工作的透明度，使档案信息资源得到充分利用与合理分配，增加了档案管理工作的质量与效率。
（二）档案管理事业发展的必由之路
很多现代化的设备在信息时代的发展下也逐渐被普及应用，使学校在管理档案时更加方便。采用新设备与技术来进行档案管理工作，为档案管理带来了新的面貌，促进了其事业的发展。在学校的实际使用过程中，即使很多新设备被制造出来，但是并没有得到普及，信息使用者还是使用传统的方式来查阅，难度大，效率低。随着互联网的普及，数字化档案出现在了人们面前，网络检索为档案管理带来了很大的帮助，档案管理工作必须进行创新来适应信息技术的发展与服务对象的多元化，这也促使了档案管理事业向更便捷更有效的方向发展。
（三）促进资源共享，更好地为信息使用者服务
目前，计算机网路逐渐得到普及，网络信息技术不仅应用于科研，学校教学也开始使用此类技术，其先进的技术与网络环境逐渐改变了学校档案管理的工作中心。信息技术能搜集和整理档案信息，使其具有共享性，档案管理部门通过校园网可以将学校的档案文件、信息与服务全部提供给使用者，信息使用者不再用传统的查阅方式，档案信息共享为使用者提供了更为便利的条件，使服务质量得到很大程度的提升。值得注意的是，必须加强管理某些保密的档案信息，保证能安全有效地进行资源的共享。
三、信息化时代下学校档案管理工作创新路径
（一）创新管理机制
完善的管理机制是改革传统办公室档案管理工作最基本的保障机制。完整来说就是制定出一套统一的规范和标准，使办公室档案建设的更加标准，监控和管理档案材料的全过程，即材料的形成、收集、积累、鉴定、归档等过程，逐步实现更加标准的管理方式。另外，综合档案室是否达到规定标准也是非常重要的，标准的综合档案室能合理地存放硬件设备与归档信息材料。
（二）创新服务理念
档案管理也能为使用者提供服务，因此创新档案管理必须创新服务。档案管理人员必须有一个正确的服务理念，创建的服务体系更为科学性，服务机制更具创新性，提供让使用者更为满意的服务水平。第一步就是更加专业地提供信息服务，根据不同的专业领域来提供不同的信息服务，逐步增加服务的质量，确保使用者能满意。第二步，除了专业服务外，应提高服务的个性化，根据不同用户对信息的不同使用习惯，提高检索的性能与功能，让使用者有更多的方式来进行信息查询，使信息服务更具个性，更符合使用者的要求。由于使用者在使用信息的过程中所处的环境与所需信息不同，档案管理者通过对信息进行采集和管理，搜索捕获内部信息，跟踪搜索外部信息，分出不同的知识体系，然后根据这些信息进行管理提供服务，创建出一套服务方式来管理各类知识，使用户能检索得更为便利有效。
（三）人才队伍建设
办公室管理人员的专业一般为计算机或是非档案专业的，没有很高的积极性来参与档案管理工作。在当前信息时代背景下，档案管理人员的使命感与责任感是非常重要的。因此可通过学习交流、教育培训与学术研究等方式来提高办公室管理人员的整体素质，优化其知识结构，提高办公人员对信息安全、重要保密材料等的重视程度，增加对新技术与知识的渴望，全面提升人员的职业素质与业务水平，从而完善管理体系的建设。
