时间：2023-04-20 08:34:24
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇采购合同管理规范，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：电力物资；采购合同；合同风险防范；合同风险管理；电力企业 文献标识码：A
中图分类号：F426 文章编号：1009-2374（2016）28-0183-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.28.091
随着社会经济的迅猛发展，我国各行各业都得到了快速的进步，电力企业作为国家基础行业，更是受到了社会各界的广泛关注。从本质上来看，人们最关心的就是电力企业的内部管理情况以及电力的供应情况，物资管理作为内控的重点，是企业发展的核心，物资采购中的任何一个疏漏都会影响工作的顺利进行，特别是其中存在的合同采购风险，严重的时候甚至会造成整个企业无法正常运转。现如今，电力企业领导者的法律意识已经有了明显的提高，对合同制定的重视度也有了增强。但是由于传统观念的束缚，导致企业在物资采购中还存在很多不足，合同制定没有规范化的流程作指导，常常发生合同风险，防范管理也不到位。本文就从电力企业物资采购的实际情况入手，简单阐述一下如何做好合同风险的防范工作，并强化内部管理，制定健全的管理规范，保证合同的履行，为电力企业的进一步发展奠定坚实的基础。
1 有关电力物资采购合同风险的概述
1.1 合同
合同是基于两大主体构成的协议，主要是指平等的自然人、法人或其他组织之间设立的被双方接受的协议，具有一定的法律效力，违反合同的行为涉及违规操作，其中的一方有权提出上诉赔偿。
1.2 电力物资采购合同
顾名思义，电力物资采购合同的主体是电力企业，是企业在生产过程中对所需物资进行采购而设立的协议，当买卖双方就合同达成一致意见的时候，就会签署合同。常见的电力物资采购合同具有多样性，包括设备采购合同、销售合同、办公室家具买卖合同等。
1.3 电力物资采购合同管理
合同管理是对协议进行的有效的把控，一般而言是指当事人在实现自身合同规范要求的过程中进行的一系列具体管理操作，也是在合同法规定的要求之上做出的内部制度管理规章，属于合同订立、履行、变更的概括。电力物资采购合同管理是电力企业内部控制的重要环节，只针对电力企业开展的合同管理工作，它必须遵守国家的法规制度，与企业的内部控制相协调，对于减少物资花费具有积极的意义。另外，加强电力物资采购合同管理还能够防范企业面临的风险，提高合同的法律效力，促进电力企业的良好经营。
2 电力物资采购合同风险类别
电力企业物资采购涉及到的环节众多，任何疏漏都会影响物资采购合同风险，具体风险类别主要有以下五个方面：
2.1 品质风险
品质风险是针对电力企业电力供应情况而言的风险之一，判断电力企业物资采购是否成功的根据，就是能否准时收到物资以及所接收物资的品质和数量是否达标，所以物资品质对电力企业来说至关重要。如果电力企业所采购的物资品质不佳将会对企业的生产造成严重影响。
2.2 存货风险
电力企业在购买物资的过程中，由于前期分析或判断的失误，难免会多购进一些物品，一旦存货过多或由于市场价格变动引起物资价格的下降或是存货出现问题，都会造成企业资金的浪费，导致供应链受阻，从而引发存货风险。
2.3 服务风险
服务是企业的无形资产，良好的服务能够增强企业的信誉和形象，一旦物资采购过程中存在服务不到位的问题，就有可能引发一系列风险，例如因物资供应商服务质量不佳所造成的风险以及采购无形服务所引发的风险等。
2.4 交期风险
物资采购都会涉及到交款、交货的时间问题，严格按照规定在确定的日期进行交期，能够保证企业不会因为供应不足而引起问题。相反，一旦交期后延，就很可能导致企业生产链条的断裂。只有严格根据规定，按照合同依据，在规定的时间段完成物资交付，才能降低风险，保证企业的正常运转。
2.5 弹性风险
电力物资采购最常见的风险之一包括弹性风险，企业为了保证生产的顺利性，往往会在采购物资之前做出预测，对一段时间内所需的物品进行核查，并根据预测的结果向供应商提交订单。然而因某些外在因素甚至出现紧急插单等现象，供应商因自身产品供应的弹性问题会引发一定的风险，此外还存在采购方在拿到产品后因进行价格调整、产品修正等而引发的弹性风险。
3 电力物资采购合同风险的防范与管理
从上述内容中，我们已经直观清晰地认识到了电力企业物资采购合同风险与管理的概念，明确了采购风险表现出的各种类别。想要提高物资的购买能力，降低资金的消耗，最大限度地防范合同风险，就必须加强合同管理水平，做好内部控制工作。
3.1 重视合作，强化采购合同创新管理
电力物资采购合同涉及到购买双方的利益，与彼此之间的合作关系息息相关，无论是企业供应还是电力采购机构都要言出必行，坚持诚信经营，重视彼此的合作，只有这样才能实现长期合作，达到双方共赢的目的。电力企业在物资购买的过程中以及签订合同的时候，要保证供应的物资不间断，不会影响电力的持续性。从某种意义上而言，采购合同是电力企业与供应商之间的合作协议，受到法律的保护，也关乎彼此的利益，对整个工作的顺利开展具有十分重要的作用。创新合同的签订内容，确立内部的细则，可以最大限度地降低采购中的风险，提高供货的效率和质量。当然，电力企业还要不断完善自我，强化自我监管，制定健全的采购方案和计划，从根本上创新制度，在需要购买物资过多的时候，要分清采购的主次，精准做出市场定位，判断价格涨幅，确保物资供应不会出现断裂的情况，从而将合同风险降到最低。
3.2 灵活制定合同，加强合同弹性
合同是维护双方利益最有力的保障，但是电力物资采购过程中由于外部因素的影响，经常会出现各种各样的不确定性。因此供应商和电力企业在合同签订的过程中应该将这些不确定因素纳入考虑的范畴，适当增加合同的弹性，以保证双方的利益。具体问题具体分析，根据具体情况适当对合同进行变更，将风险和双方的利益损失降到最低。无论是电力企业还是供应商都要加强自身的应变能力，以合同中适度的弹性来保持双方合作的最佳状态。良好的合作关系是保证双方工作顺利进行的前提，无论是电力企业还是供应商，都应该重视合同的作用，不断完善合同管理体制，优化合同条款，确保双方能够真正做到利益分享和风险的共担。
3.3 健全采购合同内部控制制度
“没有规矩不能成方圆”，电力企业采购部门必须重视合同的内部管理工作，不断健全相关体系，发挥出合同管理的作用。首先，电力采购物资工作要按照不同的购买环节做出具体的人员分配，落实岗位责任制，从而更好地强化监管，提高工作的效率，避免分工不当导致的互相推诿；其次，对物资采购的各个环节进行明确的分工和一定程度上的责任限制，保证购买工作的合理性，确保物资质量符合标准；最后，要不断完善内部控制管理者的综合素质，对电力企业的相关人员进行培训，组织他们开展集体学习，培养他们树立工作责任感，切实完善合同管理，为企业贡献力量。
4 结语
总而言之，电力物资采购作为电力企业经营发展和内部管理的重要环节，其重要性不言而喻，合同的管理和制定直接影响着电力物资的持续供应，与供电质量也密切相关。对此，电力企业必须明确采购合同可能存在的风险，做好防范与管理工作，制定管理制度，确保电力企业更好地发展。
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关键词：高校；合同；风险；管控
改革开放以来，伴随着高校办学体制和管理体制改革的不断深入，高校办学自主性不断增强，高校经济活动日益复杂，对外合同行为日趋频繁。因此，防范高校合同风险，对于维护高校合法权益，促进高校科学发展显得极为重要。
一、新时期高校合同风险管控的重要性
所谓高校对外合同行为，是指高校基于自身发展需要对外实施的一种旨在确立各自权利和义务的法律行为。高校合同风险管控则是高校对合同立项、谈判、起草、审查、签订、履行、变更、解除、终止、争议的解决处理等环节予以规范和审查监督的行为。合同风险管控存在于合同立项到合同履行完成整个过程，一旦其中任何一个环节出现问题，都极有可能使高校出现法律风险或陷入合同纠纷，蒙受不必要的经济损失。加强高校合同管理，提高高校合同风险管控能力，不仅促进高校规范化管理，而且将有助于高校在对外经济交往中避免经济合同纠纷的出现，最大限度地维护高校的利益。
（一）高校合同类型的有限性
高校参与对外经济活动所签订的合同在内容上具有鲜明的高校特色。高校主要是围绕产、学、研等方面参与经济活动，合同内容主要涉及基本建设、招标采购、技术研发转让、招商引资、学校日常设施修缮和维护以及房产租赁等方面，对外合同主要包含上述几大类，在合同类型及内容上较易于把握。这种较为封闭的、有限的合同类型为高校合同签订及合同的风险管控提供了便利条件。
（二）高校合同签订涉及部门多
高校合同从立项、签订到履行整个过程往往不是某一部门能独立完成的。对单一合同而言，往往有多个部门的参与。就笔者所掌握某高校招标采购合同签订流程来看，通常要经过使用部门、采购部门、财务部门、审计监督等多个部门的会签，重要合同还要提请法律顾问审核把关，最后由学校法定代表人或授权人签署才能得以实施。而实施的主体一般表现为需求部门与相关主管部门配合完成，在整个过程中涉及到学校多个部门。所以，可以看出在高校合同管理过程中牵涉的部门多，管理程序性强以及合同的审签与合同的履行的分离等诸多特点。对高校合同的风险管控不应只停留于合同文本的签订，而应该结合高校对外合同的自身特点，加强合同履行的动态管理，以期达到风险管控的目的。
三、新时期高校对外经济合同风险管控中存在的问题
（一）从业人员法律意识淡薄，对风险管控意识不强
高校合同风险管控是指以高校自身为合同主体即合同当事人的合同的立项、签订、履行、变更、终止等行为的审计、监督和控制的完整的动态行为。这就要求高校相关从业人员应当具有较强的法律意识以及管控法律风险的能力。然而，现实情况是，目前高校部分管理人员受计划经济观念的影响，工作思维与市场经济要求不相适应，对合同管控的重要性认识不足，法律意识淡薄，风险意识不强。以采购合同为例，实际签订和履行合同部门往往把签订合同看做包袱，只为应付审计监督部门，草率签订合同。实际履行中也存在不按照合同约定行为，更看重传统人情、习惯等，以人情、习惯做法代替合同约定条款，将合同束之高阁情况较为普遍。在整个合同的签订和履行的过程中，管、办及监督各部门多流于形式，走过场，使得高校合同风险管控面临真空化，得不到实际落实。
（二）合同签订形式化，合同内容不严谨
合同行为是规定当事人之间权利与义务的具有法律效力的法律行为。在签订合同时，当事人双方应该在合同文本中明确合同标的、数量、质量、价款、履行期限以及履行地，履行方式、违约责任、争议解决途径等主要条款，防范因合同内容不严谨、用词不当等导致合同纠纷的发生。时下部分高校在对外经济合同的签订过程中采取形式化，对合同内容把关不严，用词不专业现象比较普遍，这都给高校带来极大的合同风险。
（三）合同内部审计监督不到位
对高校的经济合同的风险管控涉及高校利益的维护，更体现为对国有资产流失的防范。高校经济合同由于其自身特点，合同涉及部门多，时间跨度大等因素影响，容易在合同签订以及履行过程中损害高校利益以及滋生腐败等问题，特别在一些大型基建工程及物资设备招标采购等方面更易出现。因此，加强内部审计监督力度，是防范高校合同签订及履行过程中腐败滋生、防止国有资产流失的有效利器。但实际情况是，尽管我国高校在对外经济活动中多从制度上引入了监察审计，但是由于多是从宏观制度层面引入，缺乏相应的审计监督实施细则。使得审计监督部门在合同签订和履行过程中的位置相对尴尬，缺乏对合同的实施的有效干预，对合同履行情况难以做到完全掌握。
（四）合同缺乏有效归档管理
当前，高校在合同管理层面普遍存在没有专门的合同档案管理部门，合同管理混乱。各个部门各自为政，对本部门负责的合同进行管理，例如，基建后勤部门管理基建项目合同、各种采购合同则分散由各采购或使用单位进行管理。这样的分头管理，各自为政的管理方式，不利于学校领导和管理部门从宏观上对学校的对外合同的掌控，不利于学校领导了解学校的整体运行情况，将会给高校带来潜在的经济合同风险以及存在合同纠纷的隐患。
四、强化高校合同风险管控的对策
（一）建立和完善合同管理制度体系
无规矩不成方圆，任何工作如果缺乏制度的完善都不会顺利开展。对高校合同风险的管控也是如此，要使合同管理规范化、科学化和法律化，首先就得从制度的完善着手，加强高校的合同管理制度建设，以规范高校的合同管理行为。
1.高校合同管理实施细则
高校合同具有自身的鲜明特点，应依据《中华人民共和国合同法》制定切合高校实际的合同管理实施细则。在实施细则中应明确合同的管理机构及其职责；合同的立项、订立、审查、会签、合同的签署、履行、合同变更、解除、终止以及纠纷处理机制等；同时也应该适应市场经济需要，设立合同专用章制度；合同归档制度以及相应的处罚规定。高校合同管理实施细则的出台将会改变当前高校合同管理上各自为政的混乱局面，将会有助于高校合同行为的规范化运行，降低高校合同风险。
2.高校合同的会签制度
会签制度是高校相关部门参与具体合同管理的有效方式。会签制度对于高校对外合同行为具有防火墙作用，对于杜绝违纪，维护学校利益以及保障合同行为程序合法性上具有相当积极的意义。例如一项采购合同，采购职能部门要负责合同项目的可行性研究及合同对方资信情况审查，对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责；财务部门要对资金使用是否符合财经法规和财务管理规定、合同款项支付是否有经费来源保障等进行审查，对合同标的价格、结算方式、票据等方面进行审查；监察审计部门要审核合同签订程序和内容是否合法、合规，参与审查对方的资信情况，负责从合同立项到合同履行全过程监督，参与重大合同项目的论证、考察、招标投标、合同谈判，负责审核涉及办理结算审计的合同内容等。合同的会签审批制度，应该制定统一格式文件，按照合同涉及管理部门逐一进行审查提出意见，实行流程式审批，以实现合同行为的实体合法和程序合规。
3.合同主体资格审查及信用管理制度
当前高校对外签订合同在主体上最容易出现的问题在于未对合同对方的主体资格进行审查。应当在制度上明确在签订合同前，由相关部门对合同对方的主体资格、履约能力以及对方以往的信用进行全面的调查，并对相关履约情况和信用记录登记在案；逐渐完善高校的信用登记评价体系，以期使学校在对外交往中与信用优良合作伙伴进行长期合作，降低学校的合同风险。
4.建立授权委托制度
在我国民法上，高校作为整体对外实施民事法律行为。也就是说，高校对外开展经济活动只能以学校名义进行，学校法定代表人是学校对外签订合同的法定签约人，任何二级单位及个人未经学校授权均不能对外实施合同行为。因此，必须建立授权委托制度，学校法定代表人可以签发《授权委托书》委托学校副校长、职能部门主要负责人为委托人签订合同，《授权委托书》必须载明具体的人、事项以及期限，委托人不得将事项擅自委托他人，签订合同时不得超越和滥用权限。
5.完善合同监督体系
合同监督管理是一个动态过程，贯穿于合同的订立、履行直至终止全过程。建立和完善合同跟踪监督体系对合同行为的合法性以及维护学校利益、防止国有资产流失具有积极意义。针对高校合同行为的具体特点，笔者认为，应该充分发挥高校纪检监察审计部门的优势，除对合同文本条款进行合法性和合理性审查外，在合同履行过程中也应该进行实时监督，对用款情况等进行跟踪审计，保证合同在预算内进行，最大限度地维护学校利益。
高校对外开展经济活动具有典型高校特点，对外合同行为类型上易于把握，因此，应该积极推行高校对外合同格式文本化。以国家相关部门的合同示范文本为基础，根据自身特点进行修订，形成高校自身的合同示范文本，将有利于避免由于合同管理人员法律专业水平不足带来的合同风险。
（二）合同相关从业人员的培养
1.培养提高合同管理人员法律意识
高校应该加强对法律的宣传和普及，提高教职员工的法律意识。特别针对合同管理人员及合同参与人员更应该进行法律普及，增强他们自觉按照法律规定办事的意识。合同行为是法律行为，合同管理人员应该牢固树立把《合同法》及相关法律法规作为合同行为的依据的意识，摒弃那种不看合同文本，将合同束之高阁，一切以人情和习惯作为办事依据的想法。
2.提高合同管理人员的业务素质
高校合同管理牵涉到方方面面知识，如法律、审计、财会、基建等专业性相当强的学科知识，从业人员如果没有过硬的知识储备将很难完成工作。因此，学校应该采取措施，如定期培训，招聘专业人员充实队伍等诸多形式，改善合同管理队伍业务水平现状。有了更加专业的合同管理人员队伍，高校合同管理才能更加高效、专业，高校治理水平才能真正得到提高。
总之，合同行为是一种法律行为，合同关系也是一种法律关系。任何合同相关事项都应该在法律的框架下进行。以法律作为基石，合同管理相关制度作为指引，全面提高合同管理人员的法律意识和业务素质，才能真正提高高校合同管理水平，防范合同风险的出现，实现对高校合同风险的全面管控。
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关键词：企业合同；合同档案；档案管理
Abstract： As an important link of maintaining the market order and social relations， contract is not only the important document of economic activities of enterprise， also the important evidence to solve various disputes. Therefore， it is particularly important to manage the contact archives and bring its role to effect under the modern enterprise system. Basing on analyzing the existing deficiency of managing the contract archives， the article describes several methods to improve the management.
Key Words： Enterprise contracts； Contract Achives； Achives Management
1 引言
在现今社会大环境下，企业为了维护自身的权益，都越来越重视合同的签订。合同作为维系市场秩序和社会关系的重要纽带，不仅成为了企业进行经济活动的重要文件，也是解决各种事务纠纷的重要凭证①。正因如此，注重企业合同档案的管理，发挥其在现代企业管理体制下的作用，就显得尤为重要。据此，本文根据合同建立的必要性，结合目前企业合同管理中存在的问题对企业合同档案的管理进行阐述。
2 企业合同档案建立的必要性
企业合同是指该企业合同承办部门为了实现某种经济目的，依照合同法及其有关法规和规定，代表该企业与平等民事主体之间签订的设立、变更、终止民事权利与义务关系的书面协议。企业合同档案是企业在经济活动中为合同的签订、履行、终止而形成的、作为原始记录保存起来，以备查考利用的文件材料②。提高企业合同档案管理水平，保证合同档案的完整性及保密性，有利于保障企业合法权益，防范法律风险。作为一家核电企业集团下的二级子公司，涉及的合同大多数是以核电技术服务合同为主，与核电厂的运行和服务工作都密切相关。因此，做好本企业的合同档案管理工作，其重要性是不言而喻的。
2.1 外部环境的影响
随着经济的迅速发展，全球大环境日新月异，市场竞争力的日益增强，近年来，国家提倡大力发展核电，对本企业的发展势必带来重大影响。国家引进、消化、吸收AP1000和发展CAP1400第三代核电，作为承载着第三代核电任务的本企业，管理层在顺应时展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，处理国际关系时，需要取长补短，汲取精髓，遵循规则，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益， 在生产经营，提供技术服务时会签订许多合同协议。众多的合同文本需要保存， 势必会产生合同档案， 因此，企业需建立完善科学的合同档案管理机制③。
2.2 内部发展的需求
企业每一项经济活动都离不开合同的签订，合同是由签约双方或数方根据国家法律和行政法规，遵循平等互利、协商一致的原则，为实现一定的经济目的和明确相互间的权利义务而订立的一种契约，它只适用于合同当事人，对合同当事人之外的任何单位和个人都不具有约束力，也不受任何限制④。本企业的合同主要以技g服务为主，当然也有采购合同，租赁合同、劳动合同等其他合同种类。不论是哪类合同，一旦出现任何纠纷或问题，当事方都需要通过利用合同档案进行处理和解决。为此企业要发展，要保持稳定，遵照合同规章履行相应条款，必须要建立合同管理办法⑤。
3 企业合同档案管理中存在的问题
3.1 合同收集归档不及时
目前，企业合同中技术服务合同是由负责商务活动的部门进行管理，而采购合同是由业务需求部门自行负责。基本上，合同审批流程是由合同承办人负责，在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。这样，合同文件管理就相对比较分散，且在走流程时所花的时间不确定，周期长短不一，易出现文件遗失或保管不全等现象，从而导致后期合同文件收集归档就比较困难。企业合同归档是是由合同管理部门按年度向档案部门进行移交的，但往往移交归档不及时，甚至发生两年后才归档的情况出现。
3.2 合同档案的管理不规范
现国家对合同档案的管理没有制定专门的管理规范和办法，也就是说，对企业的合同档案的管理缺乏相应宏观性的依据文件和具有指导性的工作指南。企业对合同档案的管理范围、内容、要求及开发利用工作等没有形成明确的规章制度，企业现仅对合同文本进行了管理，而且归档的合同文本也是各式各样，有正本，有副本，还有的加盖了印花税，究竟应该归档哪个文本，没有明确的说法。至于与之相关的合同前期谈判文件、合同审批文件、要约书、意向书、承诺书、担保书、抵（质）押书、资质证明书、法人授权委托书、合同书、鉴证书、公证书、合同变更、转让、终止文件材料及合同的调解书、判决书、执行书、会议纪要、信函、备忘录等这类文件，尚未进行收集整理归档，也就是合同档案的完整性还远远不够。
3.3 合同档案质量有待加强
现阶段，企业对文件的管理没有专门的机构进行把控，虽然企业有设置质量管理机构，但其职责并不对企业的文件模板、格式、内容进行负责。部门里设置的质量工程师岗位，是兼职身份，而且其职责范围和工作要求企业没有文件对岗位进行明确描述。所以，部门里形成的文件，有的是五花八T，书写不规范、格式不齐全，合同编号出现重复等现象，也使得合同文本生成质量大打折扣。
4 深化企业合同档案管理的工作思路
4.1 建立完善的合同档案管理制度
企业合同档案管理是企业生产、经营和管理等各项活动正常运转的重要保障，也是当事人重要的法律凭证⑥。企业根据档案相关规定，需制定一套与本企业相符合的合同档案管理办法和实施细则，构建和完善企业档案管理体系，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理规定需明确合同文本格式、所包含附件清单、合同编号原则和合同档案归档范围、合同档案归档要求等，以保证企业合同档案收集完整性、规范性和准确性。
按照国家对档案工作实行“统一领导、统一管理”的基本原则，把合同档案纳入到综合档案管理的轨道，实行集中统一管理⑦。合同档案不仅是合同管理活动的原始记录和凭证，更是企业的宝贵财富，是体现企业技术水平、经济实力、资质、信誉的有力证明和充分反映。通过建章立制，使合同档案管理有章可循，有据可依，明确合同档案收集范围、归档要求、提供利用等要求，使之成为企业文档管理体系中重要组成部分，不断完善规范。
4.2 规范企业合同档案科学管理
现企业里的合同档案是作为企业档案中的一个专门的独立类别来管理，对已要求归档的合同文本要加强质量把控，明确文本格式和归档符合规范要求外，还需要加强管控合同前期谈判文件，审批文件等一系列与合同有关的附属内容，以确保合同档案的成套性、内容完整性和准确性。
在需要得到企业领导大力支持时，档案部门也要因地制宜采取有效措施，确保合同档案的齐全完整规范，并能有效利用，使管理层认识到企业合同档案的重要性。在实际工作中，若在发生事务纠纷或问题时，通过利用合同档案时，使其合同档案的特性能充分发挥出来，能为企业在维护自身权益时起到关键性的重要作用，也就能让领导管理层体会到合同档案管理好坏所带来的意义和结果会大不相同。为此，需要企业档案管理部门对合同档案的整理、保管和利用等规范化，有明确的管理要求和保障措施，以便需要时，能准确、快速查找和安全利用⑧。
4.3 加快信息化建设，提升合同档案管理的网络化和信息化水平
“信息的价值正在于传播，而不在于储藏。”在信息化快速发展的今天，通过档案信息化建设，把分散的信息以信息化的形式存储起来，实现档案信息处理计算机化、信息存储数字化、信息采集实时化、档案利用网络化、使信息接收、传递、存储和利用一体化。以这种标准化的方式进行管理，利用网络连接手段提高资源利用率，实现信息资源共享。同样，在企业合同管理工作中，采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作都实现网络平台的在线处理和管理，完成实现合同管理一体化的目标，保证合同档案信息的齐全、准确，也有利于合理开发和利用合同档案⑨。
企业在办公平台上纳入了合同管理系统，从合同准备、订立、执行和合同关闭等都实现了文件追踪查询，但其基础信息录入还待加强，合同变更或取消后，引起的一系列变化，都要进行更改；另外，对纸质文件也要按照合同管理要求同步管理。
4.4 加强宣传，树立档案意识和法律意识
近年来，企业加大了对部门兼职文档员和档案人员的培训力度，但对企业合同档案方面的培训相对比较少，争取在今后的工作中，增加合同档案方面的培训。一方面可以让大家了解合同档案的重要意义，掌握相关的法律知识和签约技巧，增强企业经营合同档案管理人员的合同法律意识与工作责任感；另一方面加强业务部门经办人员的档案意识和法律意识，为企业合同档案的管理奠定良好的基础。除此之外，努力推进档案宣传的常态化，将宣传渗透到日常工作中。
4.5 处理好合同档案利用与保密的关系
《合同法》规定：当事人在订立合同中知悉的商业秘密，无论合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正当地使用该商业秘密给对方造成损失，应当承担损害赔偿责任。许多合同档案不可避免地会涉及当事人的一些重要机密，如商业秘密、技术秘密、资金秘密，对合同档案中这些信息，要根据法律法规或交易规则，自觉遵守保密原则，严格履行合同档案利用的审批权限和正确界定合同档案的利用范围，在此基础上大力开发合同档案资源，服务于企业的各项工作⑩。
5 结束语
在经济快速发展的新背景下，合同管理有助于信用档案体系的形成和完善。加强重视企业合同档案管理，建立完善的管理机制，增强企业经营合同管理人员的效率意识和效益意识，才能有效提高企业经验合同档案的管理水平，最终提升企业业务纠纷法律抗风险能力。如果纠纷一旦发生，我们可以及时运用合同档案记载的内容和原始依据，依法维护企业的合法权益，将企业发展壮大。
参考文献
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[关键词] 工程项目；物资管理；质量保证；过程控制
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2015 . 21. 060
[中图分类号] F273 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2015）21- 0117- 03
物资管理就是通过用料申请、审批、采购、运输、仓储、保管、领用等活动，解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种以及价格和质量等方面的矛盾，衔接好生产中的各个环节，确保生产的顺利进行。目的是通过对物资有效管理，降低生产成本、加速资金周转，保证企业的收益并提升市场竞争能力。航天型号产品用元器件管理实行“五统一”管理原则，即：统一标准选用、统一组织采购、统一监制和验收、统一补充筛选和到货检验、统一失效分析；航天型号产品用材料管理实行“四统一”管理原则，即统一选用、统一复验、统一认定、统一失效分析。型号产品物资配套管理需要开展全流程的物资管理工作。
1 物资选用控制
新研发单机需进行物资选用审查，需编制元器件选用清单、材料选用清单。
根据物资选用情况，需完成的专项审批包括：目录外元器件和目录外材料审批、首次选用进口元器件审批、元器件的不一致情况审批。元器件和材料的选用应按照型号选用元器件、材料质量保证要求的规定，在选用目录内选用，选用目录外的元器件和材料，要上报物资中心，经过主管所领导审批后方能选用。如型号任务有特殊要求，应在型号任务指定的选用目录内选用元器件、材料。
首次选用是指在引进元器件选用目录或型号指定的引进元器件选用目录范围内首次选用的在上天产品中无使用经历的进口元器件，对于品种规格相同但生产厂家变更的，也视为首次选用；对于选用超出选用目录或型号指定的引进元器件选用目录规定的进口元器件按目录外管理办法执行。首次选用进口元器件按照规定填写首次选用进口元器件审批单，上报物资中心经过主管所领导审批后实施。
元器件在使用等过程中出现的与标准规范及相关型号元器件保证要求规定存在低等级、不合格、超出最长存储寿命仍需使用等不一致情况时，按照管理要求，需填写元器件不一致情况审批单，上报物资中心经过主管所领导审批后实施。
新品物资的各项技术指标，要紧密结合型号任务的需要，既要跟踪世界先进水平，又要考虑国内的基础，不能脱离实际。新品物资应按照需求论证、申请立项、签订研制合同、研制过程管理、鉴定定型等过程进行项目管理。新品物资必须经过定型鉴定和适用性验证，确认满足产品要求后，方能应用于型号任务。满足型号使用要求，由型号承担单位或型号承担单位与元器件生产厂一起设计，其加工、制造、生产的部分或全部在型号承担单位或元器件生产厂的元器件属于专用元器件，其按照专用元器件管理办法执行。
外协产品中的新研发单机需进行物资选用审查，供方编制元器件选用清单、材料选用清单提交外协方。外协方组织相关人员进行物资选用审查，形成选用审查意见，并明确需提交专项审批的项目清单，供方向外协方提交专项审批的审批单。供方在型号研制过程中，新增物资选用品种时，应将新增部分提交外协方进行物资选用审查，选用变更后的选用审查程序同首次选用审查进行控制。
2 物资采购控制
包括由自行采购元器件、材料的组件研制、通用单机、定制单机类任务和自行采购材料的零件机加类任务。
采购物资申报根据型号或产品任务需求编制配套物资需求清单，并同时明确或编制采购物资的订货技术要求和验收要求。应组织对采购申请文件进行审查，确保所规定的采购要求是充分与适宜的，并留有记录。采购信息除了包括有关产品的要求之外，适当时包括对供方的产品、程序、过程和设备提出有关批准和鉴定的要求，还包括对供方某些岗位的人员的资格和技能提出要求、对供方通过质量管理体系认证的要求，必要时可提出审核的要求。
航天型号产品用国产和进口元器件的采购工作由物资中心统一组织管理，负责采购并对采购过程进行管理，进口元器件也可委托有资质的物资中心负责采购和管理，元器件集中采购流程如图1所示。
应建立配套物资合格供方管理办法，编制合格供方名录，采购物资的供方应在合格供方名录中选择。应对供方提供的物资进行质量监督，发现问题及时向供方反馈，并对合格供方名录进行动态管理。
采购合同或订单要以批准的采购文件为依据，应符合采购信息的要求，符合产品或型号质量保证的要求，采购物资的供方应在批准的合格供方名录中选取。采购合同或订单要写明订购物资的名称、型号（牌号）、规格、供应状态、技术条件、包装、交货日期、验收方式等内容。对需要下厂监制和验收的物资，要在采购合同或订单中明确。采购合同或订单除了对采购物资的要求，适当时还应包括对供方的其他控制要求，采购合同管理流程如图2所示。
3 物资质量保证
包括自行采购元器件、材料的组件研制，通用单机、定制单机类任务和自行采购材料的零件机加类任务。
元器件（含线缆）应送有资质认定的元器件可靠性中心进行质量验证；凭开具的合格证入库、装机使用，经补充筛选或复验不合格的元器件应及时隔离和处理。根据采购物资的质量验证要求，材料由具备质量验证资质的单位和人员进行质量检验，需要时进行现场监制验收。
采购物资到货后，应将物资放在“待复验”区域，采购人员和保管员应及时根据采购合同及订单，核对采购物资的名称、型号规格、数量及质量证明文件等，检查物资的包装及外观。经质量验证合格的物资，由质量检验人员开具检验合格证明并交保管员，对质量验证不合格的材料，执行不合格品审理程序并及时通知采购人员。凭质量验证合格证明办理入库，入库时保管员要对采购物资的实物和质量验证合格证明的一致性进行核对，有效期或油封期符合有关规定。产品研制中出现的元器件和材料失效，按照元器件及材料失效分析管理办法，将失效元器件送可靠性中心进行失效分析，根据失效分析报告的结论采取处理工作。不合格品审理后，不能使用的物资应做出“禁用”标识，并随禁用物资附禁用记录，包括型号任务、单板或零组件编号、物资型号规格、批次号、禁用原因、填写日期等。禁用物资应采取隔离措施，在产品的元器件清单备注栏应填写“更换”字样。禁用物资应定期进行回收处理，从生产现场清除，确保不发生禁用物资误用。
当接到元器件、材料质量问题举一反三的通知后，应依据元器件质量问题和材料固有质量问题处理管理办法等管理要求，开展举一反三的检查和处理工作。物资发生质量问题后，要按规定进行不合格品审理，根据审理结果完成后续工作。经失效分析判定为批次性质量问题的，应及时将信息报送外协方，并开展举一反三工作。应根据元器件和材料使用常见多发问题及风险控制要求，加强元器件、材料使用过程的质量控制。
4 物资领用控制
包括带料加工的零件机加类任务，委托采购元器件的组件研制、通用单机、定制单机类外协任务，由外协方提供元器件的电装固封类外协任务。
应明确专人负责物资的领用工作，领用人员依据领用凭证领用物资，负责对领用物资和领用凭证的一致性进行复核，负责接收物资的实物管理，负责实物标识的有效转移，负责将质量证明文件有效传递到下一个工序。应对领用航天型号产品用元器件的人员进行防静电专项培训，确保领用人员在领用和转运元器件时采取有效的静电防护措施。
带料加工的零件机加类任务，依据带料加工申请表领用材料；委托采购元器件的组件研制、通用单机、定制单机类任务，填写元器件领用清单，清单中明确元器件的型号规格，质量等级、数量等，依据元器件领用清单领用元器件；由外协方提供元器件的电装固封类任务，按照提供的蓝图和配套元器件清单领取元器件。
5 物资仓储管理
包括零件机加、电装固封、组件研制、通用单机、定制单机类任务。
采购物资应按性质、类别、型号、规格、炉（批）号等分别贮存和保管。入库物资应及时建账、建卡，将标识置于醒目位置。贮存采购物资的场所应满足物资的贮存要求，型号产品配套使用的元器件、金属和非金属材料以及机电材料等应分别贮存在清洁、通风、无腐蚀性气体的仓库内，专人保管。贮存配套物资的场所还应满足物资其他的特殊要求，如防静电、磁屏蔽、湿度、油封等。保管员应每年对库存物资的外观情况进行检查并保持检查记录。对有贮存期要求的物资应该及时检查，对已到有效贮存期的物资应加明显标志隔离，并及时通知有关人员按规定复验或转库。
发放物资的型号 、规格、炉（批）号、技术标准、质量等级、供应状态和数量等，应与配套元器件清单或零件材料明细表等发放依据性文件的内容一致，并符合有效贮存期的规定。保管员应根据物资发放的依据性文件定额发料，并如实记录发放物资的数量、批次号、复验合格证号等信息。物资不能混批发料，发放物资的批次号信息应记录在物资领用单据中，并随发放物资一同传递，物资库存管理流程如图3所示。
6 物资配套风险控制
包括通用单机、定制单机类任务。
要对存在配套风险的物资进行有效识别，编制风险物资清单，并制定针对性的解决措施。要及时统计型号物资配套进展信息，不能满足产品生产、交付计划要求时，要及时将配套风险、风险等级及采取的相关措施报送外协方。要按照型号配套物资信息上报要求，完成型号物资配套信息的报送工作。
7 结 语
总之，在科研院所航天型号项目管理中，对物资的控制管理有着十分重要的作用。这样不仅可以对项目成本进行有效的控制，还保障了科研任务的进度和质量，促进科研单位的总体竞争能力得到不断提升。但是，从当前物资管理工作的实际情况来看，还存在着许多问题，这需要勇于进行大胆的实践和探索，完善和优化物资管理流程和控制程序，巩固用户、物资中心及供应商之间的协作关系，形成以用户为导向、内部管理规范、供方支撑有力的航天型号物资供应链体系，不断提高科研管理创新能力和管控水平。
主要参考文献
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建筑施工标准化应该坚持真实性、规范化和信息化原则。需要详细收集项目工程建设资料，确保资料真实、全面反映工程建设基本情况。真实性是指数据资料能准确反映工程施工基本情况，完整记录项目建设基本内容。规范性是指施工技术资料在填写、整理和使用时，与技术规范标准相符合。信息化是指要重视计算机技术应用，构建数据库，做好数据资料整理、分类和归档工作，方便资料查阅和使用，为建筑施工提供参考。
2实现建筑施工标准化的意义
落实标准化施工理念，严格遵循建筑工程建设基本要求，能有效指导现场施工，对建筑项目工程建设的作用是不言而喻的，主要表现在以下几点。有效指导工程施工。落实标准化施工理念，实现合同、资料、质量和安全的标准化管理，能规范建筑施工各项活动，有效促进施工活动顺利进行，为工程建设创造条件。确保施工质量和安全。根据现场施工安全和质量管理需要，构建施工安全和质量标准化管理体系，能推动施工顺利进行，防止质量和安全隐患发生。进而降低不必要损失，有效保障施工质量和安全。促进建筑施工效益提升。落实标准化施工理念，能有效规范现场施工活动，实现对资金使用的科学化与合理化。同时还能有效安排工程建设各项活动，避免不必要的损失出现，保证工程质量和安全，防止索赔现象发生，有效提升资金利用效率，促进建筑工程取得更好的效益。
3实现建筑施工标准化的创新策略
为有效规范现场施工，让建筑工程建设取得更好的效果，结合工程建设基本情况，可以采取以下创新策略，实现建筑施工标准化。施工合同标准化的创新策略。建筑施工合同类型繁多，包括项目经理负责制合同、分包合同、租赁合同、采购合同等。在标准化管理中，施工单位应该明确自身职责，根据自身实际和项目工程建设基本情况，对施工合同进行有效管理。可以立足于项目经营收益这一目标，分析合同的履约风险、安全风险和质量风险，然后有针对性的采取预控措施，明确各方权利和义务，保证各项条款得到落实，实现合同管理规范化。施工资料标准化的创新策略。重视建筑施工现场资料收集和整理，将水泥、砂石、外加剂、钢筋、防水材料等做好检测和验收工作，认真记录，然后录入标准化管理资料库。认真审核建筑施工技术方案、施工组织设计方案、技术交底方案等，对存在的不足及时改进。将编制的施工技术文件下发给施工单位，进行技术交底，明确施工要求。建立现场资料标准化管理数据库，做好编码工作，方便查阅和使用。施工质量标准化的创新策略。提高思想认识，建立施工质量管理体系，推动质量管理标准化进程。明确质量控制目标，建立建筑施工质量管理标准化体系，规范现场施工质量控制各项活动。落实建筑施工质量控制责任制，让施工人员明确自身职责，有效规范现场施工各项活动。施工人员要增强责任意识，明确质量控制目标，推动现场施工顺利进行。建立工程质量标准化激励考核机制，激发施工人员主动性。落实文明安全施工理念，确保建筑现场施工质量达标。施工安全标准化的创新策略。落实施工安全标准化建设理念，完善安全管理制度，推动安全管理制度化和规范化。建立施工现场管理控制制度，明确安全管理目标和流程，更好约束各项活动。建立安全事故预警机制，重视施工现场巡视和检查，定期和不定期开展安全检查监督，及时排除安全隐患，保证建筑施工安全。
4结语
整个建筑工程施工中，通过加强施工标准化建设，不仅能更好约束和规范现场施工人员的各项活动，还能保证施工现场秩序良好，有效满足工程建设要求，推动工程建设顺利进行。并且还能保证施工安全，提升建筑工程质量，提高资金利用效率，促进建筑工程项目施工效益提升。
作者:刘艳 单位:沈阳标准化研究院
参考文献
关键词：高校 合同管理制度 意义
高校为保障学校各方面工作有序运行，制定了一系列制度，在对制度落实的过程，进行对学校的管理。管理是否有效在于制度的落实，制度再好，落实不到位，也难以发挥出应有的效力。相反，即使一套存在缺陷的制度，如果能够认真落实不断改进，也会最终完善成一个合理的制度。
一、合同管理制度的含义及其重要性
制度也称规章制度，是国家机关、社会团体、企事业单位为了维护正常的工作、劳动、学习、生活的秩序，保证工作的正常开展，依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的应用文，是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。现代高校的业务往来以及教职工的管理等活动，主要通过合同形式进行，合同是高校开展业务的基础，是高校运行的保障。合同管理的内容包括：合同的订立、履行、变更、解除、转让、终止。合同管理的本质是要求高校规范化、标准化管理。高校要想实现合同管理工作规范有序，必须形成合同管理制度。通过制度化建设，提高管理的科学化，可以避免因为合同纠纷给学校造成的不良社会影响和经济损失。
二、合同管理制度的建设背景分析
合同管理制度是一种约束机制，其产生实际效力依赖于被执行、遵守的程度。虽然高校制定了一系列的规范，保障合同得到科学的管理，但是由于在制度落实过程中，存在着一系列主客观因素，造成制度并没有得到有效落实。只有充分了解了目前的状况和存在的问题，才能真正去建设一个科学的合同管理方式和合理的合同管理制度。
（一）合同管理制度化水平不高
纵观合同管理制度运行的情况，可以发现学校制度本身原则性规定较多，但也存在着操作性不强、标准不统一和细化不够等问题。主要包括：一是合同行文格式不规范，不同部门制定的合同内容格式不一致，部分合同管理制度以工作通知、便函等形式出现；二是合同管理制度中缺乏制定目的、适用范围、解释权归属、施行日期、监督与考核等形式要件；三是合同管理制度暂行（试行）时间过长；四是应急性制度比较多，宏观制度不足。五是不同制度间相互矛盾的现象还很突出，制度和流程数量众多，格式多样，详略不一，关系复杂，存在重复、冲突、缺失、冗余及描述不清晰的问题。这些现象削弱了制度应有的科学性和严肃性，使制度的权威性大打折扣，也使制度的作用得不到充分发挥。
（二）合同管理制度系统化不够
高校在发展过程中不断地引入并应用各种先进的管理理念和方法，这些理念和方法的引进一般都以项目实施的形式展开，并随着项目的结束以各种制度和流程文件的形式给单位留下一套套管理体系。这些项目通常是以一个或几个部门为单位展开的，职能部门由于职责分工所造成的边界效应也进一步加剧了所谓“管理体系孤岛”的形成。“管理体系孤岛”给高校造成的直接问题就是使职能部门的边界不清楚，业务界限不太清晰、部门间沟通不够通畅，管理链条过长等诸多问题。同时，合同主管部门分散，每个部门自行制定合同管理规范，权限、分工不明晰，造成部门之间、工作人员之间责任不明、推诿扯皮，各行其是。合同管理制度作为制度管理的重要内容，更应该系统化，使合同管理带有自己的工作特点，自成一体。
（三）合同管理制度落实方式不完善
合同管理过于依赖人去执行。工作人员的业务素质、领悟能力、熟悉程度、工作自觉性、执行规章的原则性等等，都会影响到制度执行的准确性、全面性和及时性。同时工作人员执行制度意识不强，缺乏责任心和持久执行的韧劲，使合同管理制度落实不彻底。同时，由于手工操作具有一定的随意性，使流程在实际操作中容易出现偏失，从而使合同管理制度实施的效果受到影响。另外，由于缺乏高效的合同管理程序，合同经办人员和管理部门在合同签订和审核过程中无法按一定的方式、时间和顺序进行工作，致使办事效率降低；而合同签订后没有一定的传递、监督程序，使合同的执行处于无序状态，影响合同的正常履行。
（四）缺乏专业的合同管理人才
由于没有成立专门的合同管理机构，合同管理人员大多不专业，造成制定的合同条款不规范，合同签订不严谨。合同管理的意识差，管理的技术含量相对较低，思想上不够重视。合同法制观念淡薄，缺乏合同法律的相关知识，风险意识不强。签订合同时缺乏了解对方当事人，对方的履约能力不了解，没有严格审核对方的营业执照、资质，不能认真根据国家法律和学校文件制定合同，对合同的主要条款没有认真推敲，随意草率地签订合同，致使在履行合同过程中时常出现纠纷和违约现象，给学校造成了不良的社会影响和不必要的经济损失。
三、合同管理制度的构建
文章在总结本校合同管理制度、借鉴国内外高校与其他单位合同管理制度的基础上，认为科学的合同管理制度应该包括以下要件：
（一）合同管理的全生命周期管理
确定制度的生命周期。合同管理制度的全生命周期，可以概括成从部门内部最初的确定管理机构和明确职责开始，经过合同订立依据、合同谈判组织、合同审批，到合同授权、合同签署、合同生效，再经过合同履行与合同终结，对合同运作全过程进行逐步改进与优化，形成整个单位的合同管理制度。
首先，从组织上采取措施，实施规范化、制度化、标准化的合同管理，制定一整套合同管理的有关工作制度和规定，对合同管理的组织、合同管理的程序以及合同的起草、谈判、审查、签订、履行、检查、清理等每一个工作环节均作出明确规定。
其次，实现全过程、动态的合同跟踪管理。对合同实施过程中的变更、调整、补充等的管理，保证合同履行的统一性和连续性。重视合同变更处理的程序和依据，发生重大变更时，应同时进行合同变更；发生与约定不符的情况时，要及时协商，签订补充协议，并明确相应作废的条款、协议，以便对建设项目合同管理进行动态控制，真正实现全过程管理。
（二）合同管理业务处理制度化
制度是管理的基础、业务操作的规范。针对合同管理，建立一套严密的合同管理工作制度，建立“统一领导，分级负责”的管理体制，制定工作发展所要求的新机制、新规范，并通过政策来保障制度的运行。
首先是合同管理制度标准化设计。合同管理标准化，对合同管理程序体系建立、合同流程规范化、合同管理模式、合同形成、合同内容、合同有效执行等所做的标准化规范。结合管理实际，对制度存在问题进行复核，提出对原制度改造、整合、拆分或废止、增删等建议，对常用合同进行文本格式化和通用条款要约优化等工作。合同订立的依据参考，是否符合国家法律法规和上级的有关要求，根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国招标投标法》等法律法规和学校合同管理办法，制定合同。确定合同权限管理，对不同文本、不同金额、不同类型等合同明确合同权限，例如用人合同、采购合同等审核的权限。
其次，完善单位合同管理岗位责任制。主要目的在于对于合同管理的主办部门、协办部门以及主管部门的职责和合同管理人员的日常工作的责任明确，建立完整清晰的权责利关系，监督合同管理人员认真完成工作范围内的管理工作，明确职责分工，形成完善的合同管理体系。学校合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。校长全面领导合同管理工作，分管校领导、有关职能部门依照岗位和部门职责履行相应的合同管理职责。
（三）合同管理制度内容表式化
为能更好地理解和掌握合同管理制度的内容，更加形象化的浏览合同管理制度，将合同管理制度进行表式化，用表格化的方式展现内容。一是对合同内容进行汇总简化，认真设计表格行列格式和内容，确保表格简单化和美化。一张张简单明了的表单，以直观的图形或简洁的文字将文字制度执行中的关键节点以表单的方式予以体现；二是确定合同管理标准件，全省采取统一的填写格式或者审核格式，确保工作的可行性和有效性。照表单中项目和步骤执行，就是遵章实施的过程。实行表单化管理，员工“照单执行”，避免了由于对文本制度理解上的差异，大大降低了员工的执行成本。员工作业时，只需要严格执行表单，照表单既定的步骤和内容执行就可以了，不需要靠记忆和对文本制度的理解执行，使复杂问题简单化，能够得到“想违章”都难的效果。例如合同审核表、合同履约单和合同终结表。三是表述合同管理权限，对合同管理制度中明确的不同合同审核权限具体明确，并运用表格的形式确定。固化审批业务流程和审批权限，明确审批责任，杜绝人为偏差，使操作流程更加规范化，真正达到依靠制度规范牵引。
（四）合同管理制度的表式内容流程化
各种制度和流程之间的关联直接决定了整个管理体系是否有效衔接，也决定了其运转的效率及效果。业务流程管理就是对业务流程的执行、管理、监控以及优化的过程。通过进一步固化流程，让制度更广泛的“落地”。制定在线审批流程，合同签订后，按照系统预先固化的步骤和权限，在起点开始传送带式自动在线流转，在预先设计的控制点自动停留，等待处理。
本节点人员审批处理完成后，自动向下一节点流转，直至业务流程终点，不受人为干扰。借助信息系统平台，将合同涉及的各部门活动固化到信息系统，实现在线流转。将所有与合同相关的制度、岗位职责、权限指引通过业务分类与流程进行一一关联，并全部固化到系统中。通过对内容的流程管理，使合同的运行情况一目了然。
（五）流程内容信息化
以现代通信、网络、数据库技术为基础，对合同各要素汇总至数据库，将合同过程数字化，并加工生成新的信息资源，提供给各层次的人们洞悉、观察合同业务中的一切信息。信息化管理使合同制度在横向和纵向上集成，展现出完整的端到端的流程，真正实现所谓管理的“横向到边，纵向到底”。
合同管理模块的各部分，如合同订立、合同审核会签、合同签署、合同履行、合同终结等要件，全部数字化，合同概况信息可查询、检索，合同内容可在线浏览、全文检索；合同与业务部门的应用实现数据级的共享交换；合同与业务部门的工作流程实现应用级的互联互通。
借助现代信息化技术和手段，将业务流程、审批控制点和权限在系统中进行格式化固定，实现网上区分业务，流程自动流转，审批控制点不可逾越的审批模式，如果超出权限，则系统会发出业务预警。通过建设授权机制，明确不同级别流程的管理权限，部门与合同类型的对应；合同类型、合同金额与合同权限的对应；合同履行与合同审核对应；合同结算与合同履行对应；合同终结与合同履行对应，从而使合同管理更加有效。信息化管理能动态跟踪业务活动的信息，实时提供历史数据，可以有效掌握合同活动过程。这样可提高合同审批的效率和透明度，谁拖而不办流程就会停止在谁那里，责任显而易见。
四、合同管理制度建设的意义
经过对合同管理制度的实行，从效果上来说，既能保证合同不折不扣的被严格遵守，还取得了不少其他成果。
（一）实现半纸化、无纸化办公
充分利用OA系统和综合处理系统，启动半纸化办公。实现了从订立、复核、履行和终结等一系列程序，基本取消了纸质审批。从有纸化到无纸化办公的转变，这不仅节约了办公成本，促进了厉行节约，建设节约型机关，还极大提高了办公效率，提升了信息化工作水平。
合同管理系统可实现远程业务处理，改变过去以人力携带纸质资料逐环节办理业务的审批方式，业务审批依托网络自动流传，审批流程透明，审批速度加快。减少纸质凭证的人工传递，免除了业务人员在各办公场所区间的往返，使审批业务由固定场所、固定时间的审批，转变为任意场所、任意时间的审批，解决了因内控流程复杂、审批流转单据多，数据量大而造成的管理成本高、效率低的问题，实现“无纸化、无腿化、省钱化”办公。
（二）节省费用
合同管理系统的运用，节省了物力和人力资本，直接结果是运营成本的降低，由于减少了事故的发生，也节省了因不当操作带来的损失。在工作实施中，每一步都精确标明，或文字或示图。该项工作的开展，只需按照表单的说明一项项操作就可以顺利完成。传统的审判方式是固定时间、固定场所、固定人员的审批方式，这种方式使业务操作人员因审批者开会、出差等原因造成无法及时审核而增加工作量甚至影响业务开展，而在线的管理方式则消除了这种弊端，利用网络优势，实现远程控制，使内部控制及审批业务，由固定场所和固定时间的审批，转变为随时随地的审批，有利于提升工作效率，节省了办公费用。另外，加强单位的合同管理可以更好地提高合同的履行率，在很大程度上能够避免一些不必要的经济损失。
（三）制度无形执行
实施信息化的管理系统，将其固化在信息系统中，让员工不得不按既定的制度和流程办事。制度的执行按程序进行，各部门各负其责，使制度运行合理，使员工养成遵守制度，遵守章程的好习惯。合同管理制度成功推行后，员工们感受到制度落地带来的便捷和成就感，会自然而然地认同并习惯这些制度。在这种基础和环境下，顺势陆续推行其它制度就会更加顺利。同时充分发挥员工的首创精神，鼓励员工结合实际大胆地探索一系列行之有效的合同管理方式，并及时总结经验、予以推广。
让员工自觉树立按流程办事的观念和流程管理的思想，改善了培育遵章习惯的途径，提高了生产人员的工作效率。由于标准一致且执行过程不因人而异，工作成果的不确定问题得到控制。由高调高压式靠人推行管理，转变为静悄悄靠系统践行自我管理，形成“制度至上”的单位文化。
（四）有效避免事故的发生
关键词 基本建设 投资项目 代建制
中图分类号：F283 文献标识码：A
1军队基本建设投资项目实施代建制的模式分析
（1）集中代建模式更符合现行军队管理体制的需要。军队各项建设正处于新军革的重要机遇期，军事工程建设任务极为紧迫；军事工程建设的军事时效性，也要求军队各级部门在保证工程建设质量的同时，加快工程建设速度。因此，需要代建单位很好地贯彻军队建设意图。虽然这样做存在一定的问题，但我们必须要正视现实。在现行的军队管理体制之下，由于许多军事工程项目前期工作严重不足，没有严格执行基本建设程序，仓促上马，“三边”工程仍然存在，分散代建模式必然阻力重重，委托人、代建人之间容易引起经济纠纷。
（2）分散代建模式的发展由于缺乏配套的法律法规而受到严重制约。相对于集中代建模式，分散代建模式委托人和代建人存在较大的相对利益关系，其行为的规范性显得尤为重要。但目前“代建制”既规避了原有的法律调整，又没有新的法律规定出台。由于有关法规建设滞后，对代建人的管理以及代建行为，没有一套完整的管理规范。在这种情况下，集中代建模式由于具有一定的行政委托性质，反而容易协调相关当事人的利益关系，并且集中代建单位还具有一定程度上的建设单位职能，受现行的建设法律法规所规范。
（3）集中代建模式有利于加强建筑市场监管。目前建设工程项目招标投标市场还不够规范和完善，特别是对于缺乏专业人才的军队单位，分散代建模式难以做到择优选择代建企业。在分散代建模式下，一方面代建企业承接军队基本建设投资项目透明度不高，难以避免“暗箱操作”等人为因素；另一方面代建企业之间从自身利益出发必然会出现盲目压价或严重围标串标等现象，给军事工程项目管理者造成消极影响，再加上作弊的方法和手段更加隐蔽，监管难度比没有实行代建制更加大。相对而言，集中代建模式具有一定的行政委托性质，受到军队行政监督和民主监督力度比较大，监督方式更直接，确保了权力在阳光下运行，有效地从源头上预防和治理了腐败的发生。
2军队基本建设投资项目实施集中代制模式的具体运行程序
2.1军队基本建设投资项目立项审批
可行性研究是一种系统的建设决策分析研究方法，是项目建设决策前，对拟建项目的所有方面（工程、技术、财务、环境等）进行全面的、综合的调查研究，对工程项目从技术的先进性、功能的可行性、建设的可能性、经济的合理性等进行比较评价，从中选出最佳方案的研究方法。方案论证，是工程前期准备工作的重要内容之一，是工程建设的基础性工作。工程建设的主要方案有：总体建设方案、设计方案、施工方案等。以上各种方案论证的质量，对提高工程质量，满足部队使用，优化整体规划，控制军事工程投资等都起着极为关键的作用。在可行性研究、方案论证的基础上，可以对军队基本建设投资项目进行立项，并批准代建单位组织军队基本建设投资项目建设。
2.2确定代建项目管理机构
代建项目管理机构，主要是指代建单位，对于军队基本建设投资项目，其代建单位是依托各军区、各军兵种而设置的军队基本建设投资项目管理机构。其应承担的工作及职责主要是根据使用单位的要求，编制设计任务书，组织设计招标、评标，筛选最佳方案供上级机关及使用单位审定；由代建单位内各专业的技术人员与设计单位配合完成初步设计、组织初步设计及投资概算审核工作，报上级审定。再根据批复精神，与设计单位密切配合组织施工图设计；负责全部合同管理工作，签订设计委托、施工总承包与专业分包合同，以及合同文件的准备，标定合同文本的增减条款。代建单位必须配备熟悉有关法律法规的法律工作者参与并审定各项合同文本。
2.3代建单位组织实施建设管理
一是招标投标。代建单位接到上级军队基本建设投资项目建设任务后，按照军事工程相关内容，组织招标投标。二是物资供应。组织军队基本建设投资项目物资供应，应注意把握好供货单位、供货方式、物资筹措价格、物资采购合同等几个环节。三是工程财务。在军队基本建设投资项目中，凡是涉及到经费、投资、财务效益等问题，都要有军队财务部门参与研究，征求财务部门意见。军队财务部门要对代建单位各项财务活动实施全过程管理，切实发挥基建财务监察的作用，把工程财务工作的重点由工程经费请领、拨款、决算、结算管理转变到抓投资效益管理上来。四是现场管理。全面建立施工现场管理网。实行领导现场监督、监理现场监督、质检现场监督、现场工程师监督以及施工单位管理相结合的多级管理网，相互制约，加强协调，共同做好施工现场管理工作。
关键词：内部审计；内部控制评审；新常态；管理
中图分类号：F239 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2015）005-000-02
一、开展内部控制评审的意义
内部控制评审是指审计人员通过调查了解被审计单位内部控制的建立和实施情况并进行相关的测试，来对其健全性和有效性作出评价，据以确定实质性测试的范围、重点和规模的过程。其最终目的是确定被审计单位内部控制的健全性、有效性和风险水平，从而决定对它的依赖或信赖程度，确定采用抽样还是详查，以及抽取样本的规模和数量。强化内部控制制度建设呈现全球化浪潮，在日益倡导向风险管理转变的现代国有企业，内部控制评审得到越来越多的关注。特别是为适应我国经济发展的新常态，国有企业重新审视和开展内部控制评审具有重要意义。
首先，内部控制评审是现代审计的基础，现代审计与传统审计的一项重要区别就在于现代审计能够通过对内部控制的了解、检查、测试和评价来确定进一步审计的方向，从而提高审计的工作效率，降低审计成本和审计风险。
其次，内部控制评审是保证内部控制体系健全、有效的重要手段和途径。内部控制制度就如一个项圈，环环相扣、紧紧相连，如果哪个环节有疏漏，就会给企业带来不同程度的资产流失。越是优秀的企业，规范管理越有无形的作用。企业经营好比一湖清水，管理规范好比千里长堤，水从堤转，才能因而得福，如果大堤本身千疮百孔就会显得十分危险。由此可见，内部控制评审对于保证国有企业内控体系健全、有效的意义非同小可。
第三，通过对企业内部控制的评审，还可以发现国有企业经营管理中的漏洞及薄弱环节，有利于防范和控制国有企业经营风险，实现企业的规范化管理，从而保证企业整体效益的实现。因此，加强内部控制的监督和评审对国有企业自身生存和发展意义重大。
二、开展内部控制评审的背景和依据
内部控制评审在全球多数国家和地区的独立审计中已很好的开展，我国目前也进行了积极有益的探索。内部审计作为企业内控体系的重要组成部分，其突出特点是具有监督的功能和相对独立的地位。因此，内部审计应当充分发挥在国有企业内控评审中的优势和监控性、服务性作用，通过对内控制度进行评价，深入分析制度中存在的问题和缺陷，提出改进意见、建议和措施，并在后续审计中重点关注相关内控制度的整改情况，达到完善内控体系建设的目的。
为了进一步加强企业内部控制，提高企业经营管理水平和风险防范能力，我国财政部、证监会、审计署、银监会、保监会于2008年5月联合下发了《企业内部控制基本规范》的通知，通知要求自2009年7月1日起在上市公司范围内施行，并鼓励非上市的大中型企业执行。通知明确要求企业应当对内部控制的有效性进行自我评价，披露年度自我评价报告。2010年4月上述五部委又根据《基本规范》印发了《企业内部控制配套指引》的通知，规定自2011年起在境内外同时上市的公司施行，自2012年起在国内主板上市公司施行，并择机在中小板和创业板上市公司施行，也鼓励非上市大中型企业提前执行。因此，企业当前开展内部控制评审工作显得尤为紧迫和必要。
根据《企业内部控制基本规范》的规定，企业内部审计机构应当结合内部审计监督，对内部控制的有效性进行监督检查，对监督检查中发现的内部控制缺陷，应当按照企业内部审计工作程序进行报告；对监督检查中发现的内部控制重大缺陷，有权直接向董事会及其审计委员会、监事会报告；企业应当结合内部监督情况，定期对内部控制的有效性进行评价，出具内部控制评价报告。内部审计如何有效发挥“免疫系统”的基础防线作用，目前来看，最有效的途径就是开展内部控制评审，通过发挥内部审计确认、监督和咨询、评价等服务，能够及时发现企业管理的不足和内部控制的薄弱环节，有针对性地提出改进意见和管理建议，进而规范企业的内部控制，优化业务流程等，提升企业的内部控制水平，有效化解风险，应对风险，达到促进企业提高效益，为企业增加价值的目的。
三、开展内部控制评审业务的具体做法
内部审计部门开展内部控制评审业务应遵循内部审计业务操作规程，按计划分阶段组织实施。通常要根据公司的业务特点，制定内控评审工作计划，明确了各个层面以及各个部门的职责，确定评审范围，尤其要关注重要会计科目和预算指标、重要经营场所和分支机构、重要业务流程和工作场所、关键控制点和风险点等，并组织实施评审。
（一）了解并描述内部控制制度评审内部控制制度，首先应了解内部控制制度。一般来说，任何一个企业，无论规模大小和生产经营特点如何，其内部总是有一定的内控制度，存在的差异主要表现为其内部控制制度的健全性、有效性在程度上的不同。了解内控制度主要应作好以下两项工作：1.搜集资料和进行初步调查。搜集资料指收集有关内部控制制度的文件、管理制度、规章制度、图表、规程等书面的或尚未成文的规定。
（二）实地测试内部控制制度通过搜集资料和了解描述，我们对一个企业的内部控制系统的基本情况就已初步掌握。但内部控制系统是否有效，仅靠书面资料或初步的调查是难以作出判断的。审计实践经验证明：再好的内部控制制度，哪怕写在纸上，贴在墙上，如果有关工作人员有章不循或者阳奉阴违，都将直接影响内部控制系统的控制效果。因此，内部控制系统必须进行实地测试。实地测试内部控制制度一般有两种方法：1.抽查有关资料进行实地测试。这种方法是针对所要审查的某一内部控制系统，抽取一部分资料进行审查，看其对经济业务的处理是否符合内部控制系统的原则。2.实地观察。实地观察就是深入现场，根据前述经济业务的传递程序，到各个环节进行实地观察、验证。
四、开展内部控制评审面临的主要问题及应对措施
（一）开展内控评审面临的主要问题
虽然内控评审在内部审计中应用广泛，但由于认识误区、操作不规范和人员知识结构不合理等原因，部分国有企业在内控评审方面还没有充分发挥其应有的作用，主要表现在以下方面：
第一，内控评审随意性强，内控评审缺乏操作规程。虽然审计项目要求审计人员对被审计单位内部控制的健全性、合理性和有效性进行综合评价，如何进行内控评审在一些理论书上也有所阐述，但在实际操作过程中，审计人员却感觉指导性不强。内控评审应该如何具体操作，缺少可依据和遵循的标准。
第二，评审人员知识结构欠佳，难以适应内控评审需要。审计人员对业务流程及相关法律法规不够熟悉，理解不深不透，评审经验欠缺，与内控评审相关的审计技术方法应用还不熟练；同时，内控评审涉及面广，专业性强，涵盖了计划、生产、销售、配送等多个方面的业务。目前，一些国有企业审计人员对内控评审存在肤浅认识，认为内控审计项目比较简单，无非是看看资料，查查制度，把方案中拟定的业务流程简单的穿行测试一遍，打打分数，对内控评审项目的重要性认识不足，没有真正把内控评审项目同其他常规项目同等看待，只是对问题的查证停留在表面，没有下功夫去揭示内部控制背后的深层次管理问题，影响了内控评审质量的提升。
第三，对内部评审发现的问题缺乏后续跟进措施。内部评审只是内部控制完善的第一步，其根本目的是被评审部门根据审计部门发现的内控缺失及改善建议，对相关内部控制进行完善。但在现实工作中，部门企业重视前端内部评审而忽视后端的改善跟进，对发现的问题束之高阁，未能达到内部评审的真正目的。
（二）优化现阶段内控评审的有效举措
第一，注重理论研究，深入加强内控评审理论学习，制定内控评审操作规范。要解决内控评审操作不规范的问题，关键是制定一套科学、适当的评审办法，从评审原则、程序、内容、方法等方面做出具体规定，使评审工作做到有章可循。
第二，完善内部控制评审底稿。完善内部控制评审底稿，可以按照如下步骤进行：1）将被评审企业的业务按照内容划分为若干相关关联的循环，如采购与付款、销售与收款、生产与存货、货币资金、合同管理等；2）将每个循环划分为若干流程，如采购与付款循环可以划分为需求计划、采购计划、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收入库及付款等；3）针对每个流程识别出该流程的控制目标、风险属性（主要风险还是一般风险，财务风险还是合规风险以及风险的归属部门）以及控制属性（如标准控制活动、控制类型、控制方式以及执行频率等）；4）针对每个流程的控制目标、风险属性以及控制属性，设计相应的评审程序（如盘点、细节测试、分析性程序等）
第三、将内部控制缺失的改善纳入考核体系。为保证内部控制评审发现的问题能够及时有效地跟进，可以将被评审部门对内部控制缺失改善的及时性、有效性，纳入公司考核体系，以保证公司内部控制的持续改善。
第四，优化审计人员知识结构，提升评审队伍综合素质。在内部审计中较好的应用内控评审，要求审计人员必须具有丰富的知识，在掌握财务、统计、审计知识的同时，还需熟识国家的法律法规和经济改革的方针政策，掌握现代管理、工程技术、法律法规等综合知识，具有敏锐的洞察力和判断力。因此，应改善内审人员的知识结构，配备精通财经、企业管理、信息技术、法律、工程、项目管理相关专业的人才，并且对原审计人员进行多渠道、多层次、多形式地立体培训，提升评审队伍综合素质，促使审计人员知识结构满足内控评审的需要。
参考文献：
[1]陈海清.内部控制评审主体研究[J].审计与经济研究，2002，06：9-11.
