时间：2023-04-20 08:34:31
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇退休人员人事档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】新时期;离退休人员;档案管理
近年来，随着国企改革与退休年龄的提前，离退休人员的数量越来越庞大，新时期离退休人员人事档案管理工作越来越重要。离退休人员档案管理是企业档案管理中的一个重要组成部分，本文研究了新时期人事档案对于离退休人员的重大意义，对于离退休人员档案的管理和服务不容我们忽视，针对目前我国离退休人员档案管理问题进行了分析，离退休人员档案管理是一项综合性管理工作，在实际的管理工作中存在一些问题，有待于在今后的工作中加以解决。新时期企业体制不断改进，社会对档案管理领域要求的不断提高，因此必须引起我们高度的重视，本文对新时期加强离退休人员人事档案管理措施进行了具体的研究，更大幅度上提高企业退休人员档案的管理水平。推进企业离退休人员社会化管理服务工作，有助于完善我国的社会保障制度，减轻企业负担，促使企业实现健康、长期、稳定的发展。
1新时期离退休人员人事档案管理的现状
当前我国离退休人员档案管理的发展不平衡、没有建立合理完善的管理制度。在新时期离退休人员档案管理的重要意义越来越明显全国各地都在开展社会保障档案工作，但是在实际的管理过程中仍然存在一些不足，地区发展不平衡影响了各地管理制度的建立。有些小城镇没有建立起相应的档案管理制度，细节规定不明确，对离退休人员的资料收集不完整。各地档案管理制度标准不统一，影响了退休人员档案管理的整体发展，发达地区离退休人员档案管理状况明显优于不发达地区，档案混乱现象突出。离退休人员人事档案的移交接收管理比较混乱，管理不规范。有一些人事档案管理负责人员专业水平达不到要求，导致退休人员档案材料不齐全。合格的人事档案管理人员除了专业知识外还应该掌握国家的相关法律规定和社会保险内容，但是有一些人员在实际的工作中并没有掌握相关的内容，忽视离退休人员的档案管理，甚至将档案随意堆放，没有及时的分类整理。档案的移交不够规范，经常出现缺少关键材料的问题，影响了离退休人员档案的利用，甚至因为缺少重要的材料而导致纠纷的情况。除此之外，由于目前离退休人员数量多、档案利用量大，离退休人员档案管理工作面临着非常复杂的情况。企业注重经济发展与财务管理，管理意识比较淡薄，更重于形式，导致离退休人员的档案没有得到有效的保护。企业档案管理中经常出现资金不足的情况，没有为离退休人员建立一个专门的档案库，没有把人事档案同自身利益结合在一起。导致离退休人员的档案利用率低下，需要时对其查阅比较困难，阻碍了档案管理工作的正常发展。
2新时期加强离退休人员人事档案管理的重要意义
新时期加强离退休人员人事档案管理是我国档案管理发展的需要，国家越来越重视离退休人员的档案管理工作，出台的多项政策，体现了对于离退休人员社会保障的重视。新时期加强离退休人员人事档案管理十分有必要。人事档案是全面反映员工的文件材料，是真实反映退休人员的材料依据，是记录企业发展状况的一种凭证。离退休人员人事档案可以为企业以后的人事资源管理提供依据，有助于维护离退休人员自身的合法权益，为离退休人员的未来提供良好的保障。新时期，我国离退休人员人事档案的重要性越来越突出，档案作为退休之后参加社区养老保险的重要凭证，与退休人员享受社会保障有很大的联系，有效的保障退休人员的合法权益。合理规划离退休人员退休后的生活。离退休人员档案包括其个人经历、工资水平、职业能力、参加社会保险等方面的文件材料组成，加强离退休人员档案管理工作，明确离退休人员档案管理的条件、人员职责、岗位设置、档案材料保管、档案利用流程，是完善社会保障体系建设的需要。建立社会保险服务对象人事档案管理服务机构，是实行社会化管理的基础，建立并完善社会保障体系的重要体现。加强离退休人员档案管理是经济社会发展的客观要求，有利于促进企业轻装发展。建立公共的社会档案管理机构，有利于破产企业退休人员的人事档案管理，有利于建立完善新时期企业制度，实现离退休人员的社会化统筹管理，减少社会和家庭带来的压力，保障社会经济、政治的稳定发展。新时期打破了传统的人事管理观念，有效降低企业经营管理成本，促进企业经营发展，保障退休人员的切身利益。
3新时期加强离退休人员人事档案管理的有效措施
3．1建立科学合理的离退休人员人事档案管理体系
在新形势下，加大经费投入，加强退休人员档案管理科学体系建设，企业设立离退休人员专门的人事档案管理库房，配备符合新时期需求的现代设备，将退休人员人事档案的内容编入计算机。随着新时期计算机技术飞速发展，离退休人员人事档案管理的信息化是必然的趋势。对离退休人员人事档案采用计算机辅助管理，可以大大的提高工作效率。健全完善的符合新时期发展的离退休人员档案管理机制，提高档案的利用效率。
3．2认真负责做好离退休人员档案移交接收工作
新时期市场竞争越来越激烈，大型企业离退休人员的数量越来越多，离退休人员档案移交接收非常的频繁。要重视离休人员档案移交工作，安排专业的档案管理人员负责，建立专业的退休人员档案管理队伍。为档案工作人员提供相关的专业培训工作，进行职业道德教育，熟练掌握相关的法律法规。在档案移交接受的过程中根据规定将相关的材料补充完整，做好详细的记录。
3．3转变传统的档案管理观念，全面提高离退休人员档案管理的正确认识，加强企业离退休人员档案社会化服务
加强相关法律法规的宣传力度，让退休人员了解到人事档案与自己切身利益息息相关。做到人人学习法律，人人懂法律，充分利用社区资源，开展公益活动。离退休人员的档案管理与服务是一个整体，建立离退休人员学习档案管理知识的长效机制，进一步实现更好地服务于广大离退休人员。
4结语
我国对于人事档案管理的研究起步较晚，所以，在很多因素的影响下，人事档案所面临的主要问题就是很多档案找不到主人，就是我们称之为的“弃档”现象，这种现行严重的影响了人事档案管理的工作，根据不完全的统计，全国有将近65万的人事档案至今无人问津，这还不包含远离家乡外出打工的学生族。从这些“弃档”的现象中，我们不难发现我国传统人事档案管理所具有的弊端，在传统人事档案管理中，档案是要跟随人员的调动而转走的，就是所谓的“人档不分离”，这种管理模式严重的与如今信息化社会相互矛盾，同时，在传统人事档案中，提供个人思想教育、家庭背景以及社会关系方面的内容较多，而对于工作的能力、经验以及特长等方面内容涉及的很少，总的来说，传统人事档案管理中，重学历、资历，轻能力、业绩；重历史，轻现实；重抽象，轻具体。因此，要想适合我国干部人事制度的改革以及市场经济的发展，就必须要创新人事档案管理制度与模式。
二、创新制度人事档案管理制度应遵循的原则
1.人事档案在职能上，要以确立服务机制为主要原则，人事档案的记录内容要以单位管理为出发点，不仅要具备个人的自然信息，也要具备相关的工作信息，这就要求人事档案的管理要符合市场流动人才的使用、管理和流动。
2.人事档案的内容要具备一定的完整性，档案记录的内容一定要做到详实和准确，因此，新型的人事档案记录的内容，一定要完整、全面和丰富，能够真实的反应一个人真实的精神面貌，从而，为社会提供一个准确的档案存档。
3.人事档案管理一定要实现通用的原则，实现通用的人事档案，首先，就是要确保人事档案的标准化，这种标准化要根据国家的相关法律法规以及地方人事档案的编制规则进行。其次，就是要实现人事档案的规范化，就是要保证档案的内容要实行统一规范，最后，就是要求人事档案的制定还要符合网络化的要求，从而便于人事档案的流通。
三、变革人事档案管理的模式
1.美国人事档案管理的制度与模式。在人事档案管理模式和制度中，不同的国家，由于人事管理制度的不同，其档案管理模式也存在着不同，本文以美国人事档案管理的特色进行分析，以此探究符合我国的管理模式。在美国人事档案管理系统大体分为两种，一种是公立系统，一种是私立系统，在公立系统中，人事档案的管理是由人事部门和档案管理机构相互配合进行的，这种紧密的联系，在很大程度上便于人事的调动和流动。在私利系统中，其管理的特点是进行“人档分离”，这种管理将就职人员与退休离职人员的档案进行分开管理，就职人员的档案有就职单位和有关部门进行保管，离职和退休人员的档案则由另例的其他部门进行统一的管理。此外，在美国档案管理机构中，还存在着一个较为权威的机构，就是社会保障署所建立的社会保险号和人事档案记录表。这些保险号和档案记录表成为了美国公民的另一种身份的象征，通过保险号，很容易查看人员是否存在一些违法和违纪的行为，因此，这种档案形式，成为了很多企业用人审核的标准和依据。
2.建立社会化、开放式的人事档案管理的新模式。由于我国人事档案管理方面的不足，本文建议借鉴国外一些先进的档案管理模式，建立一个社会化、开放式的人事档案管理新模式。实现我国人事档案管理的社会化，就是要强化建立具有社会性质的档案管理机构，从而解决一些人员档案无法保管的问题，在原来很多企业和机构都是保管自身单位人员的档案，这就造成其他一些待业者和退休人员的档案无人保管，建立社会档案管理机构，在很大程度上会解决这种矛盾。同时，实现我国人事档案管理的开放性，就必须要采用现代化管理手段与方式管理人事档案，同时，在保障安全的情况下，实现人事档案的网络化共享，积极的促进人事档案网络管理的形成，这样可以从传统单一的人事档案管理手段中，解脱出来，实现一个开放式的管理模式。
四、结语
【关键词】人力资源管理 退休 档案管理体系
一、办理退休申报过程中出现的现象
（1）档案模糊致使出生日期难以认定。在山东省相关人员来油田鉴定退休职工档案过程中出现过以下的情况：例如某一退休职工的出生日期不好认定，2010年省相关鉴定人员认定该退休职工的退休日期应该为2011年的某月，但是到了2011年审查退休档案时，该退休人员的退休日期又被认定为2010年的某月，前后认定的出生日期不同，该职工的退休时间也出现了不同，这样对于单位和职工来说都造成了麻烦，与职工的协调工作不好做。
（2）档案资料不全工作时间不好认定。由于档案管理不善，部分职工的人事档案中缺少相应的资料，例如每年办理退休时都会有一些退休职工的工作时间不好认定，多数发生在赤脚医生、下乡知青、民办教师等拟办退休职工身上，这些都是发生在几十年前的事情，原始资料很难找到的，这就造成了部分职工本人到处去寻找材料而未果的情况发生。
从以上两个案例来看，档案管理工作是关系到职工切身利益的大事，记载不清或者档案却是都会给职工、单位造成不必要的麻烦。完善档案管理工作是一份长期而艰巨的任务，现在做得好不好有可能要到几年甚至几十年之后才能体现出它的效果。
二、申报退休遇到问题的原因分析
（1）表象原因。一是由于历史原因导致的职工的档案不全，或者丢失档案。遇到这种问题是比较难解决的，因为职工工作期间，或多或少的都有过工作单位变动情况，有些单位档案意识淡薄，档案材料收集不齐，不能及时补充新材料，职工的档案在岗位跨单位调动时极易导致部分档案材料内容不完整，跟不上个人经历变化，职工个人接触到自己档案的可能性不大，所以即使丢失了档案也不知道，等知道档案丢失时也就到了退休的年龄，而岗位变动是几年甚至是几十年之前的事情，要找回档案几率微乎其微，这就导致了职工的出生日期和工作时间难以断定或者和职工本人的认定不同。二是职工人事档案记载不清。大多数单位没有专职人员分管人事档案工作，档案长期无人整理，没有经过严格鉴定，个别职工的档案有涂改现象，人事档案中工作经历记载前后不一致，部分证明和档案记载又有差异，增加了档案审查鉴定工作的难度。
（2）本质原因。在办理职工退休中出现的各种现象只是一种表象，除了历史原因造就外，追根溯源是档案管理环节严重不规范所导致的结果。过去将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却不重视，档案意识薄弱，没有建立良好的档案管理体系，档案管理人员的文化素质和业务水平不高，个人档案意识更是薄弱，“弃档”现象严重等原因导致了人事档案出现各种问题，并且这一现象仍然还没有彻底改变，可见人事档案管理仍然需要关注，建立全局意识的人事档案管理体系是必要的。
三、建立人事档案管理体系
（1）加强档案管理工作重要性的认识。档案是职工退休时的基本依据，对于每一位职工来说都是非常重要的人生资料，如果保存不善就会导致职工的切身利益无法得到保障。因此要提高各单位组织、劳资等人事管理部门对档案管理重要性的认知程度，配备符合规定的软硬件设施，按照档案管理相关规定确保人事档案管理的规范性、提高档案的质量和档案信息的安全性。
（2）建立专职档案管理队伍。当前油田部分单位档案管理不规范，受到缺员的影响没有专门的档案管理人员从事职工人事档案管理工作，大多数职工人事档案管理人员是组织干事、劳资干事兼任，档案管理工作成为了工作的薄弱环节。材料入档不及时，借档、查档程序不规范的现象时常存在。因此各单位配备专职的人事档案管理人员成为保障档案管理的条件之一。
（3）加大档案管理的培训工作。各单位档案管理队伍状况、素质参差不齐，专门学习档案管理专业的人员不多，因此油田应该适当的组织档案管理人员进行适时培训，提高各单位档案管理人员的基本素质，在油田范围内建立一支专业的档案管理队伍，为高质量的档案管理提供基本的人力保障。
（4）建立职工知悉人事档案的相关机制。长期以来，人们认为人事档案属于保密内容，除了负责保管和收集人事档案的管理者能接触到档案外，个人可能一辈子都不知道自己的档案里有什么材料。人事档案作为职工个人经历和德才能绩的客观记录，应当对职工公开、透明，每个职工也都有权利知晓自己档案的内容状况和保管状况，让职工及时知道档案中缺少了那些材料，及时补救，可以避免事后很多不必要的麻烦，同时也提高了档案管理的质量。因此积极探索增加人事档案透明度的方法，建立相关职工知悉人事档案的机制可以有效的提高人事档案的完整性和高质量，避免出现十几年之后才发现档案缺失的现象。同时应该重点考虑确保人事档案的安全性，杜绝人事档案造假等问题，以及维护职工的隐私权，有条件的开放部分相关信息，
（5）建立人事档案监督检查机制。人事档案管理工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，必须要有一个多层面、立体化的监测考评制度，检查机制可以起到督促作用，是高质量人事档案管理的辅助工具，因此周期或者不定期的对各单位档案进行检查、抽查，可以确保人事档案管理的及时性和规范性，提高职工人事档案的质量，狠抓落实。
【关键词】人事档案；信息化管理；创新；策略
高校对人事档案的信息化管理，是当今时代人事档案事业发展的必然趋势，是办公自动化系统不可缺少的重要环节。随着计算机、网络技术的普及，按照《全国档案信息化建设实施纲要》的要求，各个高校干部人事档案管理信息化建设工作都依据各自实际情况，取得了一定的进展，但在实施过程当中还存在着一些问题。
一、高校人事档案的内涵及特征
（一）人事档案的概念。人事档案是机关、单位准确记录和反映一个人成长历练、学习、工作经历的文件材料，是个人信息的储备库，并且能够给用人单位、组织部门提供人事、劳资、工资、学历、职称等方面的原始记录，为考核每一个人提供最有利依据。
（二）人事档案的基本特征。人事档案具有全面性、现实性、流动性、机密性四个特征。
1.人事档案的全面性特征。人事档案是与任何一个社会人的行为极为密切的一种档案。包括员工的学历学籍档案、专业学习情况、工作履历表、自传、年度考核表、职务任免决定、评优决定、职称评聘材料、入团入党申请书，因此具有全面性特征，它既能如实记录每个员工的个人信息，又能从侧面概括出员工工作经历及全貌。
2.人事档案具有现实性特征。人事档案是由各级人事、组织、劳动各部门，在现职人员和离退休人员为单位建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成，人事档案始终依据个人岗位职责的现实分工，真实记录员工在工作、学习过程中所产生的现实状况，按档案管理要求和规范组建个人档案材料，在用人单位提拔、任免、职称评定方面及时提供和反映真实显而易见的情况，凸显人事档案的现实性特征。
3.人员档案兼具流动性的特点。人才市场是流动的，人才也是流动的，人事档案更具有流动性的特点。如今高校人才流动频繁，对人事档案的管理和利用也要顺应时代的步伐，按照人事档案的管理原则，不管人员调动到何处，档案一定要同随调人员一道，转入到新的主管接收单位，在职人员到规定退休年龄、或者有去世的人员，档案的保管部门也会相应发生变化，因此在保管过程中一定要严格按照档案管理的规范要求进行整理收集。
4.人事档案管理内容的机密性。人事档案对于个人和各个单位都十分重要，具有机密性特征。因此对于从事人事档案工作的人员必须具备高度的责任心，还要恪守档案的保密制度，对涉及到个人和单位的人事档案的内容，不管在任何场合都要按照档案保密制度做好保密工作，对于确因工作需要必须查阅人事档案的，要严格按制度规定审批和登记程序，对查阅事项办理登记手续。
二、研究高校人事档案信息化管理的必要性
高校人事档案信息化管理是实现档案科学化管理人才的重要手段。一个学校的人事工作水平的高低直接关系到是否能够合理、公平选拔任用人才，通过人事档案工作对预选人员进行有计划地筛选、调配、考核、聘任直至对其委以重任都起着举足轻重的作用。高度重视高校人事档案信息化建设是今后人事档案工作的重点，信息化建设既能为高校选用人才提供准确的信息依据，又为加强高校的教学与科研工作提供优质服务。
传统人事档案主要以手工操作与纸质管理为主，由单位专门人员对所需表格、资料进行手工填报、整理，为今后提供服务利用，随着现阶段档案信息量的急剧增加，还继续沿用传统的方法进行管理不仅劳动强度大，而且效率低，还容易造成差错率的增加。为适应形势所需，需要运用现代信息技术方法，创新人事档案管理工作方法、转变管理理念，提高人事档案工作质量和效率，及时将原始人事档案材料通过扫描、刻录，逐一录入计算机人事档案管理系统，并建立相应的个人档案文件夹、目录，实行个人人事档案的网络化管理，对今后的及时查阅提供便利条件，充分发挥信息化管理的优势，提高档案的利用率，更好地促进对高校人事档案的服务利用。
三、人事档案管理存在的弊端
高校的人事档案信息管理工作都会大量运用到计算机，但由于目前所建的人事档案系统还没有统一规范的标准，数据库功能各有不同，很难实现真正意义上的信息资源共享。
（一）高校档案管理采编方法落后。档案事业的发展对原始的档案信息采编方法是一个较大的冲击，落后的采编方法并不能适应人事档案事业发展的要求，都需要得到进一步改进。学校领导对人事档案管理工作重视程度不高，加之从事具体事宜的档案人员个人业务素质和责任意识都不是很高，因此会造成对档案信息工作采编整理不规范和不完整，造成较多的缺陷，不能适应社会对人事档案的查阅利用。
（二）人事档案管理领导重视不够，基础较为薄弱。大多数单位的人事档案工作领导都不够重视，在此岗位上工作的人员很难做出显著的成绩，领导对此项工作不太重视，对档案管理工作的投入就会极少，基础设施也得不到有效的改善，会直接影响档案工作人员的工作积极性和档案管理水平的发挥。
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【关键词】人事档案；信息化；问题及对策
人事档案管理工作的关键是建立科学合理健全的人事档案管理制度，大体可以分为人事材料归档制度、查验核实制度、档案资料传递制度、保密制度和统计制度五部分。这其中的每一个环节都对人事档案管理工作起着至关重要的作用。其中，最为重要的查验核实制度不仅仅是指对于人事档案资料真实性、完整性的核查。人事档案信息化管理能够提高管理效率和档案使用，具有重要的研究意义。
一、现阶段人事档案管理分析
（一）人事档案管理存在的问题。从事人事档案信息化建设和管理的工作人员不仅应具备较高的档案管理技能，同时对于计算机及网络技术的要求较高。现实中从事档案管理的人员多数并不是档案管理相关主业出身，虽然在长期的档案管理过程中积累了一定的档案管理能力，但是计算机技术多数仅限于简单的应用，缺乏专业的技术支撑。由此导致在建设信息化的人事档案过程中，不能快速准确地完成信息的检索和录入。信息化建设过程中的安全风险是难以规避的存在，这也是进行档案管理所必需承担的风险。在信息化人事档案的建设中，一旦发生信息泄露，将造成更为严重的后果。现阶段对于人事档案管理中的安全风险认识不足，存在的安全隐患较多。体制机制问题是制约人事档案管理工作的客观原因。良好的制度是人事档案管理工作高效运行的基础，但是，目前条件下相应的保障制度不完善，人事档案管理工作设施环境得不到保障，现代化的管理手段欠缺，管理模式落后，管理信息不通畅，这些因素都导致了人事档案管理工作无法高效运行，不能为单位和组织发展提供积极动力。在制度建设层面，虽然《档案法》和《全国档案系统信息化建设实施纲要》已经颁布并实施了一段时间，但是落实不足，也没有相关的档案管理细则以供参考。因此很多单位内部并没有形成一套完整的成体系的制度，在没有具体实施细则指导的前提下，人事档案信息化建设长期停步不前，多数单位的人事档案信息化建设停留在口号中并没有落实在具体的实践上。
（二）人事档案信息化管理的优势。纸质档案管理是传统人事档案管理最主要的方式，显然这样的档案管理方式已经不能满足新时期发展的需要，纸质档案管理和保存难度大，而且更新不及时，人事调整，人员成果不能及时反映到纸质档案上，导致人事档案陈旧，信息准确性不高，而且难以对纸质人事档案进行全面监控管理，一些人员私自更改人事档案资料的现象难以杜绝。实现人事的信息化管理，不仅可以及时更新人事档案，提高人事档案的准确性，而且可以提高档案管理的安全性。传统纸质档案查询、检索效率低，而且反复查阅还会造成对纸质档案的损坏，增加了档案保管的难度。而实现人事档案信息化管理，建立相应的人事档案信息库及检索目录，可以大大提高医院人事档案管理工作效率，节省人力、物力。传统的纸质人事档案对于工作人员的能力分析作用甚微，不能快速完成人员的比对与分析，因此，纸质档案的作用在人力资源的管理中经常被忽略。但是经过信息化建设的档案管理能实现快速的信息筛选和分类对比，完成多个角度的工作人员能力分析，从而为人员工作岗位调整和人力资源配制提供依据。与此同时，在建立信息化的人事档案的过程中，通过人事部门和其他部门的协调工作可以有效地提高整体工作效率，对于提高资源的整合能力具有突出作用。
二、人事档案信息化建设措施分析
（一）增强安全管理。信息化人事档案的安全管理可以从以下几个方面入手：首先，严格控制档案信息的访问权限。其次，无关移动存储器不能与信息存储计算机链接。再次，安装杀毒软件并进行定期升级。最后，内部网络特别是存储管理网络不得与互联网链接，建立物理隔离。具体来看应制定详细的档案管理规章制度和惩罚手段，明确具体负责人的责任和义务，落实安全责任制。
（二）重视系统的定期维护。人事档案的信息化管理是一个动态的过程，在此过程中需要对其进行定期的维护和更新，需要做到以下几点：首先，信息录入完整详细，数据的完整性是后期管理的基础。其次，培养数据定期更新意识，委派专职人员对数据库进行信息更新和系统维护，人员变动和成长都是一个不断变化的过程，只有将最新的信息录入系统才能保证系统在使用中的可靠性。
（三）重视人事档案的利用。人事档案信息化建设主要包括以下几个部分：人事信息收集和统计、数据日常维护、信息检索和统计分析。在信息收集和统计过程中应对工作人员按照工作性质进行分类，并按照姓氏和编号分类，然后依据人事部门和组织部门在人员入职、培养和工作中的具体表现建立个人电子档案，主要包括学历、社会关系、业务能力和奖惩情况等。便于在后期的工作人员职称评定和升迁中进行比对、同时在离退休人员办理手续的过程中也能提供全面详尽的信息。
三、结语
人事档案的信息化进程不是一蹴而就的，需要各级单位负责人提高认识，同时在管理的体制机制上进行创新，增强安全性、重视系统维护、充分开发利用等是今后人事档案信息化建设的重点领域。
【参考文献】
[1]唐书怡.人事档案信息化建设探析[J].黑龙江科技信息，2015(22).
一、高校人事档案的内涵及特征
（一）人事档案的概念。人事档案是机关、单位准确记录和反映一个人成长历练、学习、工作经历的文件材料，是个人信息的储备库，并且能够给用人单位、组织部门提供人事、劳资、工资、学历、职称等方面的原始记录，为考核每一个人提供最有利依据。
（二）人事档案的基本特征。人事档案具有全面性、现实性、流动性、机密性四个特征。
1.人事档案的全面性特征。人事档案是与任何一个社会人的行为极为密切的一种档案。包括员工的学历学籍档案、专业学习情况、工作履历表、自传、年度考核表、职务任免决定、评优决定、职称评聘材料、入团入党申请书，因此具有全面性特征，它既能如实记录每个员工的个人信息，又能从侧面概括出员工工作经历及全貌。
2.人事档案具有现实性特征。人事档案是由各级人事、组织、劳动各部门，在现职人员和离退休人员为单位建立的，由专门反映员工个人情况的文件材料所组成，人事档案始终依据个人岗位职责的现实分工，真实记录员工在工作、学习过程中所产生的现实状况，按档案管理要求和规范组建个人档案材料，在用人单位提拔、任免、职称评定方面及时提供和反映真实显而易见的情况，凸显人事档案的现实性特征。
3.人员档案兼具流动性的特点。人才市场是流动的，人才也是流动的，人事档案更具有流动性的特点。如今高校人才流动频繁，对人事档案的管理和利用也要顺应时代的步伐，按照人事档案的管理原则，不管人员调动到何处，档案一定要同随调人员一道，转入到新的主管接收单位，在职人员到规定退休年龄、或者有去世的人员，档案的保管部门也会相应发生变化，因此在保管过程中一定要严格按照档案管理的规范要求进行整理收集。
4.人事档案管理内容的机密性。人事档案对于个人和各个单位都十分重要，具有机密性特征。因此对于从事人事档案工作的人员必须具备高度的责任心，还要恪守档案的保密制度，对涉及到个人和单位的人事档案的内容，不管在任何场合都要按照档案保密制度做好保密工作，对于确因工作需要必须查阅人事档案的，要严格按制度规定审批和登记程序，对查阅事项办理登记手续。
二、研究高校人事档案信息化管理的必要性
高校人事档案信息化管理是实现档案科学化管理人才的重要手段。一个学校的人事工作水平的高低直接关系到是否能够合理、公平选拔任用人才，通过人事档案工作对预选人员进行有计划地筛选、调配、考核、聘任直至对其委以重任都起着举足轻重的作用。高度重视高校人事档案信息化建设是今后人事档案工作的重点，信息化建设既能为高校选用人才提供准确的信息依据，又为加强高校的教学与科研工作提供优质服务。传统人事档案主要以手工操作与纸质管理为主，由单位专门人员对所需表格、资料进行手工填报、整理，为今后提供服务利用，随着现阶段档案信息量的急剧增加，还继续沿用传统的方法进行管理不仅劳动强度大，而且效率低，还容易造成差错率的增加。为适应形势所需，需要运用现代信息技术方法，创新人事档案管理工作方法、转变管理理念，提高人事档案工作质量和效率，及时将原始人事档案材料通过扫描、刻录，逐一录入计算机人事档案管理系统，并建立相应的个人档案文件夹、目录，实行个人人事档案的网络化管理，对今后的及时查阅提供便利条件，充分发挥信息化管理的优势，提高档案的利用率，更好地促进对高校人事档案的服务利用。
三、人事档案管理存在的弊端
高校的人事档案信息管理工作都会大量运用到计算机，但由于目前所建的人事档案系统还没有统一规范的标准，数据库功能各有不同，很难实现真正意义上的信息资源共享。
（一）高校档案管理采编方法落后。档案事业的发展对原始的档案信息采编方法是一个较大的冲击，落后的采编方法并不能适应人事档案事业发展的要求，都需要得到进一步改进。学校领导对人事档案管理工作重视程度不高，加之从事具体事宜的档案人员个人业务素质和责任意识都不是很高，因此会造成对档案信息工作采编整理不规范和不完整，造成较多的缺陷，不能适应社会对人事档案的查阅利用。
（二）人事档案管理领导重视不够，基础较为薄弱。大多数单位的人事档案工作领导都不够重视，在此岗位上工作的人员很难做出显著的成绩，领导对此项工作不太重视，对档案管理工作的投入就会极少，基础设施也得不到有效的改善，会直接影响档案工作人员的工作积极性和档案管理水平的发挥。
（三）人事档案网络化管理严重滞后。由于档案管理网络化建设在大多数单位得不到领导层的重视，加上在基础设施方面资金投入少，往往会出现对人事档案管理方面计算机技术的严重滞后，档案系统硬件设施、应用软件设施都没有严格按照国家档案管理标准进行添置和操作，设备标准化程度达不到统一标准，今后的档案网络化建设发展也有一定的盲目性，会给今后的档案资源建设带来工作上的阻碍。
（四）缺乏专业性管理人员。高校的人事档案业务工作水平提高缓慢，与缺乏高素质、高技术的专业性管理人员有直接的关系。目前，信息化管理程度的极速发展，对这方面的人才需求量也会供不应求，急需要解决的就是培养具有较高素质和专业技术的人才，才能适应当前档案管理工作的需要。
四、人事档案信息化管理的创新策略
（一）加强领导意识，确保基础建设的实施。高校领导要加强对此项工作的重视，加大对档案工作的经费投入，从经费上严格保证，对档案工作基础设施严格按照国家档案管理标准进行添置和操作，设备标准化程度严格按照档案规范的统一标准予以实施，这样，基础设施能够得到较大的改善，为今后更好地开展档案管理工作打下了良好基础。有了好的设备和设施，能够提高档案管理的工作效率。
（二）提升制度规范意识，建立健全人事档案管理规范制度。没有规矩就不成方圆，一个单位人事档案工作水平的高低，取决于制度规范程度。强硬的制度才是搞好人事档案工作的前提条件。要根据高校自身工作实际情况制定出合乎学校发展的人事管理规章制度，确保人事档案在采编、收集、整理等过程中的全面性和完整性，并对相关材料进行真伪的有效鉴别，保证其档案资料的真实可靠程度。
（三）加强人事档案信息化建设，必须注重对档案管理人员进行专业素质的培养。信息化管理程度的极速发展，对档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。从事人事档案管理的工作人员必须具备良好的思想素质、熟练的计算机网络技术、专业的档案知识、较高的文字采编能力和综合分析能力。高校领导要把培训人事档案管理人员作为常规性的工作任务，制定出相应的培训人才的计划，定期对这些档案管理人员进行专业素质的培养，使他们成为能熟练掌握档案管理现代化技术、精通档案业务管理的复合型专业人才，迅速推进高校人事档案管理信息化建设发展。
（四）建立人事档案网络化管理系统，创新人事档案信息化建设。为了提高对人事档案的服务利用，更好地提升工作质量和工作效率，建立人事档案网络化管理系统，利用网络平台系统、为组织、人事部门提供全面、高效、快捷的利用服务，充分发挥人事档案的应有作用，为推进高校的发展提供优质服务。
作者:史桂湘 单位:益阳广播电视大学
参考文献:
[1]敬文杰.李敬国.试论新形势下的干部人事档案管理工作[J].黑龙江电力,2003(3).
[2]张培枫.如何实现档案管理信息化[J].发展,2007(05).
[3]焦德.浅谈如何做好新时期档案信息化建设工作[J].黑龙江科技信息,2008(19).
[4]缪洪达.谈网络环境下档案信息管理创新[J].黑龙江档案,2009(03).
[5]2006—2020国家信息化发展战略[DB/OL].
[关键词]医院；人事档案；计算机
[DOI]1013939/jcnkizgsc201707180
1 引 言
随着时代的发展进步，现代科学技术事业的迅猛发展，有力推动了我国医疗事业的创新与发展。然而，我国现行的医院档案管理机制过于老旧，与现代化机制相悖，在一定程度上阻碍了我国医疗事业的发展，因此对于医院人事档案管理的改革刻不容缓。医院人事档案管理应摒弃传统模式，积极应用计算机管理系统，形成一个完善的人事档案管理系统，这有利于医院的人事档案管理系统更为便利地进行高效服务。并使得管理系统储存的信息内容更为广泛，利用管理系统查找信息更为迅速，信息保密工作更为严谨，以此来推动医院的人事档案管理工作的现代化变革。
2 医院人事档案管理在我国发展的现有状况
根据我国现有的医院人事档案管理发展状况可知，我国绝大多数的医院依旧采用传统的人事档案管理机制，计算机网络下的医院人事档案管理系统没有得到大规模的普及应用。
我国现有的医院人事档案工作存在着管理工作人员管理意识不强，准确度不高，工作效率较低及管理人员自身素质有待提高等问题。之所以档案工作人员对于医院人事档案管理工作的管理意识较低，是因为人事档案管理与医院的最为关键的职能――治病救人有直接的区别，医院在治病救人时，患者需要给医院付取一定的金钱费用，然而医院的人事档案管理属于医院的内部管理机制，不能为医院带来显而易见的经济效益，有极大一部分管理工作人员对人事档案管理工作重要性的认识程度较低，严重忽视了人事档案管理工作对提高医院医疗水平的作用，从而导致医院档案管理工作人员对自身工作不重视的观念；之所以对医院人事档案管理工作的记录内容准确度不高，是因为传统的医院档案管理的程序一般是由工作人员手工录入相关信息到纸质档案中，并用档案袋的形式，按照一定的顺序存入或调出档案室，如此浪费了大量的人力和物力，还有可能发生不必要的工作失误，酿成大错，后果不堪设想，并且医院档案管理记载的内容主要是医院工作人员的学历、职称和工资，但是随着医院工作人员职位的变化，工作的调换，绩效考核等有许多信息需要更新换代，这就需要医院人事档案管理工作人员再次整理档案，在这个过程很容易产生数据错误，而且还容易丢失或毁坏档案，从而导致医院人事档案管理的准确度不高；另外，医院人事档案管理人员的工作效率不高，是因为传统的医院人事档案管理都是人工手写，录入相关纸质档案中，需要工作人员依次填写，耗时耗力，并且在查找档案时也会浪费很多时间去搜寻所需的档案信息，从而导致了医院人事档案管理人员的工作效率不高；除此之外，从事医院人事档案管理工作的人员自身的综合素质不高，是因为医院对于医院的人事档案管理重视程度不够，在人员的配备上没有专门聘用拥有专业档案管理能力的人员，并且没有为工作人员安排在职培训，为在职人员进行专业知识更新，从而导致医院的人事档案管理人员拥有较低的自身综合素质。
3 计算机管理系统在医院人事档案管理中的内容及应用 医院利用计算机管理系统进行人事档案管理的主要内容分为三类：第一类是医院工作人员的基本信息，例如，医院人员的姓名、性别、出生年月、学历和现有职称等信息；第二类是人事档案的材料目录，这类内容主要是由文字和表格的形式显现，主要包括医院工作人员的个人履历信息、家庭状况，例如，有无婚姻、绩效考核、政治信息，例如，是否入党，入党时间等和先进事迹等材料；第三类是医院在职人员的工资账单和退休人员的养老金账单，并对历年医院工作人员的工资进行整理。这三类大内容由工作人员逐一分别建立相应的数据库并进行统一科学的管理。
计算机系管理系统广泛应用在医院人事档案管理中，便利了人事档案管理工作人员的工作，主要包括档案的转出和转入的管理、档案的检查阅览管理以及档案的目录和其他相关材料的管理、档案内部信息的统一管理及档案信息的查询管理。其中档案信息的转出和转入管理主要是指对于医院内部工作人员调职信息进行记录，并进行分类汇总，只要在查询页面中输入某个时间段，就可以看出在这一阶段有调职的医院工作人员，极大地提高了医院档案工作人员的工作效率；档案信息的检查阅览管理主要是指医院在进行日常工作时，会需要某个医院工作人员的某些档案信息，因此就需要利用计算机管理系统查阅相关档案；档案的目录和其他相关材料的管理主要是指按照某一条件，例如收到材料的时间、材料的名字等建立目录表，使档案管理更加便利，对于其他材料的管理，统一纳入到一个目录中进行管理；档案内部信息的统一管理主要是指利用计算机管理系统对医院工作人员的档案信息、工资信息和职务变动信息等相关信息进行统一整理，使其与现实相一致；档案信息的查询管理主要是指对医院工作人员的信息进行统一的录入管理，方便以后的查询汇总工作。
4 计算机管理系统对于医院人事档案管理的意义
在我国医院人事档案管理中计算机管理系统发挥着重要的作用，有力推动了医院内部管理机制的创新与发展，在我国医院的人事档案管理中大力推行计算机管理系统有以下三点意义：一是提高了医院档案管理工作人员处理档案信息的工作效率，工作人员利用计算机管理系统记录医院工作人员的各类档案信息，摒弃了传统的手工录入方式，更便于汇总信息，使以后的信息更新和信息的查询更加快捷，并且极大减少了档案管理工作人员的工作量，避免了不必要的劳动力消耗；二是延长了档案信息的存储年份，以往传统的医院人事档案管理使用纸张进行录入，纸张的保存年限有限，超过一定年份极易损坏，并且字迹也会随着时间的流逝而模糊，然而计算机管理系统则没用这个缺陷，它可以将数据信息完整准确地保存下来，使医院工作人员档案信息可以长久地保存和利用；三是有利于提高医院工作人员档案信息的利用率，计算机管理系统使医院的档案信息的录入、查阅、查询变得简单，为其他工作提供具有即时性的信息，使相关工作更倾向于先查询医院工作人员的相关档案信息再做处理。
5 结 论
当今世界，任何一个行业每时每刻都在不断地发展变化，只有顺应时代的发展潮流，走在时代的前沿，才有发展的机遇。因此，医院等医疗领域应顺应时代的发展潮流，摒弃传统的医院人事管理档案模式，将医院的人事管理档案与计算机管理系统相结合，实现医院人事档案管理的现代化进程，促进其发展创新，提高医院档案管理工作的工作效率，从而促进医院整体医疗水平的发展。
参考文献：
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一、与时俱进，认真学习业务知识
能够认真学习政治理论。时时处处以党员的标准严格要求自己，在档案管理繁杂琐碎的工作中，做到了任劳任怨、埋头实干，时时处处以工作为重，培养起了良好的职业道德。作为中心的一名工作人员，其工作职责就是为领导决策服务、为基层工作提供服务，服务工作最重要的是服务质粮。为了能给领导决策、为集团、为基层提供高质量的服务，使自己的思想和知识能够适应新形势发展的需要，在工作中，我始终坚持政治理论和业务知识的学习，不断充实自己，积极参加政治理论学习，除此之外，我还结合自己的业务工作，认真学习了《档案法》及相关规定。阅读了有关档案管理方面的书籍，在工作中还坚持向实践学习，向有经验的同事学习。在实践中逐步丰富了自己的业务知识，提高了自身素质，为提高工作质量奠定了良好的基础。
二、强化职责，做好各类档案材料归档与整理
自2008年走上工作岗位后，就一直从事各类档案材料的整理管理工作。
（一）文书档案归档管理。2008年进入通道街办事处负责文书档案管理工作以来，我们依照《档案法》和国家档案局第8号令等法律、法规，不断强化档案管理工作，2009年开始，我们加大社区档案建设工作，推进档案业务指导和监督力度，开展文书立卷“当年清”工作。制定了《文书档案综合管理办法》、《档案管理人员岗位职责制》、《档案管理制度》、《保密制度》，等工作制度，档案室钥匙由专人管理，查阅档案需办理严格手续，做到了严格管理，规范使用，保证了档案管理工作的正常运转。同时，我们坚持社区档案工作的监督和指导，与社区主任签订档案工作责任状，坚持“四个统一”，即明确统一的档案盒、统一的档案袋、统一编码和代码、统一档案柜，通过这些手段强化社区档案工作。截至2014年底，档案室总面积60平方米，配有档案柜5套、档案箱12套。档案室库存有文书、科技、实物、人事等4个门类和载体的档案，其中文书档案66卷，科技档案25卷，实物档案25件，人事档案32卷。
（二）图片档案归档管理。为进一步完善对单位档案资料的管理，2011年开始，对记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片按照《照片档案管理规范》和要求进行了整理归档。建立照片档案管理的立卷、归档、保管、查阅和销毁等照片档案管理制度，保证照片档案的妥善保管。建立健全照片档案管理的制度是规范照片档案管理的基础，结合实际，从照片档案的收集、归档、保管、保密、利用等方面入手，制定一套完整的照片档案管理的制度。如《照片档案管理工作人员职责》、《事业单位照片档案阅利用制度》等，制定照片档案资料的收集、整理、归档、保存、备份、利用和照片档案管理的安全措施。使照片档案管理工作有章可循，促进了单位照片档案管理工作的规范化。
三、立足服务，突出档案管理两项作用
保存档案的根本目的在于信息的查阅服务和开发利用。2010年开始，我们在注重管好档案的同时，也注重档案的利用，作为档案管理员，我坚持为单位和个人提供查阅条件。仅2013年，借、查阅的档案19人次，共计利用档案45件。查阅的主要档案有：一方面是涉及党政各项方针，政策性、法规性、指令性的文件以及机构设置、人事任免、表彰先进、会议纪要、工作规划等方面的内容，为单位各项工作的开展提供了大量、真实、可靠的档案依据，发挥了档案的凭证作用；另一方面，在街道工作期间，由于街道的特殊性，涉及“五七”厂档案查阅量很大，提供了原企业职工正当享受相关权利的依据，也为街道妥善处理遗留问题提供保障，为建设和谐社会作了应有的贡献。
四、做好人事档案整理工作
（一）做好档案核查整改工作。2014年进入回民区人才服务中心工作，主要负责人事档案管理工作。在干部人事档案审核整理过程中，本着对组织负责、对个人负责的原则，2018年，对中心管理权限范围的单位的个人档案进行核查整改，认真检查、核对每一本档案。在“三龄两历”认定上突出一个“准”字，对收集上来的归档材料都要严格审查、核对，经过审查凡有疑点的全部以档案记录为依据，根据政策进行审核认定。截至目前，已对22家单位涉及1340本人事档案进行了复核认定。
（二）做好退休人员档案审核认定工作。为确保全区机关事业单位养老保险待遇发放工作顺利进行，2018年，我们对全区508名2014年10月及以后退休的人员的档案进行了核查，重点对出生年月、参加工作时间以及工龄进行了重新认定。通过档案工作，大幅度提高了机关事业单位养老保险参保人员参保信息的准确性。
五、树立良好形象，提供优质服务
进一步完善了档案利用工作机制，指定专人做好现行文件接收、整理、保管、提供利用等服务工作。在提供利用服务时，注重树立良好形象，始终坚持“四好”要求，即文明讲好每一句话，热情接待好每一个人，认真调阅好每一份档案，准确解答好每一个问题，为利用者排忧解难，尽最大努力满足利用者的需求。
六、加强档案管理，保护档案的安全
（一）进一步加强人事工资管理工作
1．做好工资正常晋级、晋档的统计上报核算工作。一是认真领会工资晋级、晋档相关文件政策精神，把好标准关；二是认真统计符合晋级、晋档条件人员，确保不漏报、错报；三是积极指导县（区）地税局人教部门工资正常晋级、晋档工作，保证按时、按质完成上报核算工作。
2．抓好退休人员的工资信息管理工作，确保退休人员的工资准确、按时发放。
3．及时办理申请提前退休、正常退休、晋升职务、新录用、转正定级、安置、技术等级晋升等人员的工资核算、上报工作。
4．按时完成人事处安排的各项临时性工作任务。
（二）进一步做好人事档案管理工作
1．做好新录用人员、安置人员的档案整理、收集装订工作。
2．对涉及工资变动、职务变动等人员的表格，及时进行归档装订。
3．进一步加强对在职干部职工、退休人员等的档案规范性管理工作，并做好查缺补漏。
（三）进一步加强干部人事管理工作
1．严格落实党组中心组理论学习制度。一是结合年度工作实际、理论学习的相关要求，认真制定好党组中心组理论学习计划；二是根据计划安排，做好相关学习材料、资料的准备工作；三是做好党组中心组理论学习记录、统计工作。
2．认真落实干部职工政治理论学习制度。一是制定好干部职工政治理论学习计划，并依据计划安排，组织好各项理论学习；二是做好干部职工政治理论学习的痕迹管理工作。
3．组织好年度专题学习教育和“五五”普法教育工作。一是按照年度专题学习教育方案、严格落实规定的阶段、方法、内容、实践及步骤，并结合实际，创造性组织开展好专题学习教育活动。二是利用干部职工政治理论学习日，组织好“五五”普法教育工作的落实，并结合实际，组织好“五五”普法教育的专题讲座，培训及考试工作。
4．进一步加强对《中华人民共和国公务员法》、《公务员处分条例》、《领导干部任用工作条例（试行）》等人事管理法规性文件的学习，在吃透精神、把握标准、规范程序上下功夫。
5．认真做好公务员录用审批、登记；干部安置、工作岗位调整、职务变动、干部任用、人员调动等各项工作。
6．按照省局人事处的安排，及时做好各项人事管理、统计、上报、审批工作。
（四）做好年度人事、工资报表和公务员、机关技术工人的年度考核工作。
1．根据省局的安排，及时组织好年度人事、工资、机构编制报表的统计、汇总、上报工作。
2．根据《公务员年度考核管理办法（试行）》的规定，按照权限认真抓好在职公务员、机关技术工人的年度考核管理工作。
二、相关要求
关键词：人事档案信息化；医院；人力资源信息系统；设计与实践
进入信息化社会以后，我国某一线城市医院充分运用了信息化社会带来的各种契机，在发展医院人事档案信息化与数据化的过程中建立了一套完整的人事档案信息化管理系统，成为了该一线城市医院进行开发和使用档案信息系统的前提以及重要工具。随着当前对人事档案信息系统开发力度的加大，要求在今后必须要进一步提高人事档案信息系统的标准性与规范性。本文就是以我国某一线城市医院的人力资源信息系统建设经验为基础，对以人事档案信息化为基础的医院人力资源信息系统设计与实践展开了分析。
一、医院人事档案信息化的实践过程分析
在开发研制人事档案信息化的过程中，该医院所采取的思路包括四个方面，分别如下：
1.分析信息化系统的需求
实行人事档案信息化的一个重要目的就是为了对档案进行更加合理地利用。通过档案信息系统采集到的信息，可以为实际工作需求提供有效的依据，并使社会的相关需求得到满足。
2.设计人事档案信息化系统软件的思路
在设计人事档案信息化系统的时候，采取的是面对单一技术与对象的思路。在此过程中，要对其进行有效的封装与保存，确保信息的保密性与隐藏性，从而使其使用效率得到提升。同时还要对软件的性能以及软件功能所具有的扩展性加以重视，为软件的进一步推广、升级和使用等留下充足的空间。
3.管理人事档案信息
网络数据化人事档案信息化系统的作用并不是单纯地为了将其变为数字输入，而是要选择输入系统中的有限信息，采取合理规范的合适对其进行统一输入，在此基础上形成一个完整的数据库，为之后的信息数据管理提供便利。
4.保证档案录入信息的准确性以及做好质量控制工作
在人事档案系统管理中，最基本的一点就是要保证人事档案信息系统数据库信息的准确性。人事档案信息是否在社会中得到了有效合理应用，对工作人的切身利益有着直接影响，也影响到医院管理决策的准确性与合理性。
二、医院人力资源信息系统具有的优势
1.转变过去的纸质管理方式，在电子管理下更加快捷方便
过去人事档案都是采用纸质材料制作而成的，虽然可以保存很久的时间，但是查阅起来不方便而且非常容易丢失。在建立了医院人力资源信息系统之后，可以将过去全部的原始档案信息纳入到数据库中，不仅提高了人事档案的利用率，而且使得档案查阅工作进行起来更加快捷方便，并且还节省了大量的人员与纸张管理费用。
2.使工作效率得到了显著的提高
在设计应用医院人力资源信息系统之前，虽然纸质档案可以进行比较完整的保存，但是由于信息量巨大，要想找到某个档案需要花费很多的时间与精力，而且还存在着档案管理缺乏完善性的问题。在应用了医院人力资源信息系统之后，明显提高了医院信息档案索引效率，起到了事半功倍的效果。
3.为医院的决策提供了许多帮助
在医院应用人力资源信息系统之后，首先使得录入与查找信息的工作更加方面，为医院财务与人事等部门的工作提供了许多便利。其次，人力资源信息系统还具有非常快的运算速度，运算功能十分强大，可以将信息与数据及时提供给相关部门，为医院的决策提供了更有效的依据。最后，借助医院人力资源信息系统，医院各个部分之间可以充分实现信息资源共享，管理起来更加方便，而且还为医院的科学研究活动创造了便利的环境。
三、医院人力资源信息系统的具体结构
该一线城市医院人力资源信息系统采取的是C/S架构，是一种将新型计算机技术作为基础而建设的具有众多模块的系统，主要包括人事管理模块、业务晋升管理模块、薪酬发放管理模块等。所有在该医院从事工作的人员，包括离退休人员的全部档案信息都涵盖在这个系统之内，这样一来为医院其他部门的相关工作提供了很多方便，大大提高了医院各项工作的效率。在将医院的职工档案信息录入到人力资源信息系统中的时候，由于医院职工的信息具有很大的不同，包括具体的岗位职务、学习经历等，这些都是需要纳入到人力资源信息系统数据库中的内容，所以工作非常耗时、复杂。在医院进行了一段时间的集中收录之后，大大提高了搜索职工信息的效率，使医院职工的相关信息能够更快更方便地被需要者搜索到。
四、医院人力资源信息系统实践过程中存在的重难点及解决措施
1.团队的专业技能与整体素质
要想使一个设计理念得到良好有效的运用，就必须确保人员配备的充足。医院人力资源信息系统是一个技术含量非常高的工作，没有专业人才的支持是难以让其得到具体应用的，因此也就需要有一批具有高素质与高计算机技术专业技能的队伍来为其奠定人才基础，只有将具有高素质的专业性人才的作用充分发挥到人力资源信息系统的开发管理过程中，才能够让医院人力资源信息系统的应用达到最优化。因此，针对医院人力资源信息系统的设计与实践而言，要选拔具体从事人员的时候要先进行上岗培训工作，确保其熟练掌握了相关的规章制度与法律法规，特别要保证人员熟练掌握医院的档案知识与管理知识。同时，对于从事医院人力资源信息系统设计与实践工作的人员来说，其自身也要加强相关方面理论与技能的学习，不断提高自身的知识储备量与职业素质，对于新的科学技术加以及时了解与掌握，从而才能够为医院的更好发展与建设作出贡献。
2.医院人力资源信息系统和数据的维护与更新
计算机信息系统需要进行定期的更新与维护才能够保证性能的正常运用。在对医院人力资源信息系统与数据进行维护与更新的过程中，必须格外注意以下几点：首先，确保所有录入到系统中的信息都是绝对准确的，避免因为信息录入错误导致系统无法进行正常使用。其次，确保信息录入的完整性，避免因为一些必要数据的缺少导致后续操作无法得到顺利进行。最后还要对数据进行定期更新，在更新的时候要注意录入信息的正确性，并对信息进行全面检查，避免发生数据更新错误问题。这样一来，就能够使数据录入的完整性与准确性得到全面的保证，提高了医院人力资源信息系统的正确率与利用率。
3.双轨制的具体管理
在医院人力资源信息系统中，双轨管理是指将纸质档案与电子档案有机结合起来使用，从而实现提高信息保存率的目的。但是在实际的人力资源信息系统管理工作中，纸质档案仍旧还占有重要地位，发挥的作用十分重要，因为电子档案管理保存的一些信息并不需要常常进行更新，因此也就可以直接采取纸质保存的方式。
4.系统的安全性问题
一般来说，档案管理都不是公开的，需要在保密状态进行。因此在设计与实践医院人力资源信息系统的过程中，还要做好数据安全管理方面的工作，需要建立一个完善健全的安全体系，确保人力资源信息系统的安全性。同时，还要提高工作人员的保密意识，加强训练工作人员的保密性，防止因为人为因素引起档案数据泄露的问题，影响到医院人力资源信息系统的安全性。综上所述，随着社会现代化建设步伐的不断加快，人力资源信息系统的出现是必然的，也是研制开发系统的最高目标。医院作为社会的基础设施，具有为社会公众提供医疗服务的职责，其人事档案管理的水平与效率作为影响医院服务质量的一个重要因素，必须要严格保证医院人事档案管理工作的质量。这也就要求要进一步完善医院人力资源信息系统，做好医院人力资源信息系统录入数据的工作，加强管理系统录入人员，不断提高系统录入人员的主动意识与服务意识，并借鉴西方发达国家先进医院人力资源信息系统的相关知识，结合我国医院的实际情况，对人力资源信息系统加以创新，实现我国医院整体实力的上升。
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二、实行企事业单位改制后续审计期间经营绩效奖惩挂钩。由原经营管理层受让国有产权的改制企事业单位，对后续审计期间有盈利的，按净利润（剔除财政补贴等特殊项目）的一定比例奖励给经营者，具体数额由市国资办提出初步意见报市政府审定。对出现严重亏损的企事业单位，要查明原因，凡属人为责任的，要取消经营者购买资格，并追究有关人员的经济、法律责任，具体办法按《关于加强国有企事业单位改制后续审计期间资产监管工作的通知》(资委办［］33号)执行。
三、明确国有企事业单位历年工资、福利费结余的处置办法。改制前国有企事业单位的历年应付工资、应付福利费结余，不得量化为职工股，视企事业单位净资产状况区别处置。净资产为负数的，结余部分用于冲减净资产负数。有净资产的，应付工资结余计入企业净资产一并处置；应付福利费结余由改制后的企业承继，专项用于解决企业离退休人员有政策规定但改制时尚未提留的有关费用，具体办法由企业职代会制定实施。
四、改制企事业单位土地资产处置方式及土地出让收益的分配。企事业单位改制时，国有划拨土地应以出让方式为基本处置形式。企事业单位改制时土地由划拨转为出让的，按出让总额计缴契税，在资产中予以剥离。对资不抵债的改制企事业单位，经市改革工作领导小组批准后可用土地出让金冲减净负债，冲减后仍有结余的部分上缴政府；对有净资产的改制企事业单位，按经确认的评估标定地价的60%缴纳土地出让金。
五、改制企事业单位“退二进三”土地收回价格的确定。对按城市规划可实施“退二进三”的改制企事业单位的土地，以及改制后的企事业单位需“退二进三”的土地，由市国土资源部门在收回土地使用权后挂牌出让变现。按城市规划可单独挂牌出让的“退二进三”土地，对改制企事业单位按原用途评估并确认后的土地价格进行补偿；对改制后已取得出让土地使用权的企事业单位按改制时土地评估价减去已使用年限的土地价格进行补偿。按城市规划可改变为商住用途但须成片开发不宜单独挂牌出让的改制企事业单位的土地，以及企事业单位改制后需“退二进三”的土地，经原用地单位申请，由市土地储备中心提出方案，经市国土资源局审核报市政府批准后收购储备。对改制企事业单位可按原用途评估确认后的土地价格的80％补偿；对改制后已取得出让土地使用权的企事业单位可按改制时土地评估价减去已使用年限的土地价格后的80％补偿。补偿后的余额，待收购储备的土地变现后，扣除相应成本返还给企业。
六、职工安置费的提取、管理和使用。市直国有企业改制时，解除职工劳动关系的经济补偿金标准按照职工实得基本工资计算。改制后的企业以及其它企业计算经济补偿金的标准，应严格按照国家、省有关政策规定执行，即经济补偿金的标准按照解除劳动合同前12个月劳动者的月平均工资计算。
原企业提取的职工安置费，不属于改制后企业的法人资产，作为专项应付款留在改制后的企业，专门用于支付职工经济补偿金。为确保这部分资金的安全，改制后的企业必须用对应的实物资产（首先是土地资产）作担保，担保的资产不得再抵押给其它任何金融机构以及其它部门，并与财政、国资、劳动保障部门签订资产保全和资产变现分期解缴协议。财政、国资、劳动保障部门、总工会联合成立资金监管小组，负责监督管理这部分资金。
改制企业与接收安置的原企业职工解除劳动合同，或劳动合同虽到期但未终止仍继续履行劳动合同，后又终止劳动关系的，应按职工改制前后合并计算的本企业工作年限和《省劳动合同条例》的相关条款支付经济补偿金。
劳动合同到期按法定程序终止劳动合同的，如果是企业提出不续签劳动合同、双方协商一致不续签劳动合同或因企业违犯劳动合同约定而导致职工提出不续签劳动合同的，企业应按职工改制前在本企业的工作年限支付经济补偿金。
按照上述规定支付的经济补偿金在改制时提留的职工安置费中列支，其不足部分由改制后企业承担，在企业成本费用中列支。
七、离岗休养及协保对象的确定。企业整体改为民有民营企业，要求受让方接受安置原企业所有职工的，对距法定退休年龄不足5年或工龄满30年的老职工，不得安排下岗和分流，不再办理离岗休养手续。但对年6月11日前已经下岗、工资打折发放，且符合政办发［］41号、政办发［］74号文件规定要求的职工，可按原文件精神执行，办理离岗休养手续。破产、歇业的企业仍按原文件精神执行。对距法定退休年龄超过5年不足7年，达到退休年龄时，养老保险缴费年限满15年的，经本人申请企业同意，可在解除劳动关系时，不享受经济补偿金，由企业按离岗休养人员的标准一次性预缴养老、医疗保险费至法定退休年龄，职工到达法定退休年龄时，按有关规定办理退休手续，享受养老、医疗保险待遇。
事业单位转企改制，在审批改制方案时，对提前离岗休养要从严从紧掌握。各单位可从自身实际出发，经过职工大会或职代会讨论通过，采取适当降低生活费标准等若干办法，控制提前离岗休养人数，以降低改革成本。
八、离岗休养干部生活费及劳动保障费剥离。企业改制时，干部劳动保障费用剥离及生活费的处理，按省、市有关文件规定执行。离岗休养干部与其他离岗休养人员按同一标准测算剥离费用，按企业干部解困政策确定的标准发放。若有差额，其差额部分从当地政府多渠道筹集的解困金中解决。
省、市政府文件规定，困难企业军队转业干部距法定退休年龄不足5年的，经本人申请可以办理提前退休手续。企业在改制测算剥离费用时，凡军队转业干部本人提出书面申请，要求提前退休的，劳动保障费用按实测算。对未提出申请的干部以及其它企业离岗休养干部均应测算至法定退休年龄。
九、离休干部费用的提取。企事业单位改制时，应按市政府年第114号会议纪要规定计提离休人员有关费用。同时，还应在综合标的中明确，今后如上述费用调整，调高部分由新企业承担。已改制没有净资产的和已歇业或破产的企业，离休人员有关费用由主管部门统筹调剂。
十、职工档案管理及退休人员社会化管理问题。改制企业的职工档案需要由劳动保障部门代为管理的，退休人员、企业内部退休人员、离岗休养人员中经劳动保障部门认定为工伤的人员、协议保险人员、60年代精简下放享受定补人员、供养直系亲属等人员的劳动人事档案可委托市社会保险中心管理；其他离岗休养人员以及与企业解除或终止劳动合同的人员，劳动人事档案可委托市劳动就业中心管理。其中，失业人员的档案由市劳动就业中心免费代为保管。
改制事业单位人员，按“老人老办法”的规定，由市人才交流服务中心实行人事，费用按标准计提。
退休人员社会化管理服务费的提取，在市劳动和社会保障局、财政局、物价局《关于核定企业退休人员社会化管理服务经费筹集标准的通知》下发前改制的企业，凡实行成建制、承债式改制的，退休人员社会化管理服务费由新企业负担，歇业企业的退休人员社会化管理服务费仍由原企业负担，在歇业清算时列入清算费用。文件下发后改制的企业，无论实行何种形式改制，都必须足额剥离退休人员社会化管理服务费。
十一、退休、离岗休养人员医疗保险费预提。今后，改制的事业单位退休、离岗休养人员按个人实际退休金和生活费为缴费基数预提医疗保险费。凡破产、歇业、改制的企事业单位，在剥离退休、离岗休养人员基本医疗保险费的同时，增加剥离大额医疗互助金（退休人员互助金标准为72元/年·人×10年＝720元/人，离岗休养人员还须加上距法定退休年龄期间的互助金），一次性缴纳给医疗保险经办机构，实行专户管理，但不纳入基金专户。单位有资产的从资产中剥离，无资产或资产不足的，由主管部门在系统内统筹解决。企事业单位提取了大额医疗互助金后，其超出基本医疗保险最高封顶线的医疗费用和特殊医疗费用，原应由单位负担的部分改由医疗保险经办机构支付。
十二、事改企人员养老保险的缴纳及关系续接。事业单位转企改制后，按“老人老办法”继续参加机关事业养老保险的，由参保人员、参保单位与市机关事业养老保险中心（以下简称社保经办机构）按有关规定签订参保协议，实行协议管理。在养老保险缴费上实行“单基数”。缴费比例按市直机关事业养老保险“双基数”换算确定。
关键词：事业单位；档案管理；信息化；制度；更新
中图分类号： G271 文献标识码： A
事业单位档案管理的范畴
（一）行政档案管理
这一部分档案中涉及到上级下发的文件，本单位发出的文件，各部门的工作计划、总结等，还有一些信函、会议记录等，这一部分的档案属于行政范围，是事业单位行政工作的主要内容。
（二）人事档案管理
这里面的内容是每一个在编人员的全部档案，包括在编人员的基本信息，在编人员受到奖励处分等信息。人事档案是对每个人来说最重要的物品，个人要晋职称、转调或者一些行动都需要个人档案作为支撑。如果没有个人档案，或者经查有不属实的地方，这些行为都将视为无效，所以个人档案也受到每个人最大程度的重视，以至于很多时候当我们说起档案，一部分人仅认为是个人档案。
（三）财务档案管理
事业单位不同于行政单位，所以财务管理档案也与行政单位有着很大的差别，财务档案中包含有日常的财务支出凭证，每一次财务支出的目的、用途、金额等内容都要做好全面的记录，也要有相关的发票等作为支出用途的依据；还有各种财政收入，每一笔款项从何而来都要做好详细记录；对年度预算、预算调整、决算等工作做好存档，是下一阶段开展财务总结预算工作的依据；年度季度的财务分析报告也是财务档案的重要内容，通过财务分析了解财务使用效率，还有诸如缴纳的各种社会费用、收支的立项计划和执行情况等，总之，单位的一切财务支出由财务部门进行的整理分析都是事业单位的财务档案。
（四）业务档案
这里主要内容就是业务学习、业务考核、业务会议记录等内容，像现在每年都会进行的事业单位招考就属于业务范围，考试所使用的大纲、教材、参考资料等都是业务档案，还有单位组织进行的业务培训，因业务需要采购的图书杂志等这些资料、材料都是业务档案管理的重要内容，这些属于业务范畴的工作内容，有关资料的记录就是以后类似工作的一个依据参照，所以这类资料同样属于档案管理的内容。
事业单位档案管理中存在的主要问题
（一）事业单位对档案管理工作的没有足够的重视
虽然先进的档案管理工作对于事业单位的工作效率和迅速发展有着显而易见的重大作用。然而档案管理的工作性质，注定了这不是一个受人关注的工作，他无法直接为事业单位创造明显的利益。这种忽视是表现为两个方面的。一方面，是事业单位的领导干部的忽视；另一方面，则表现为事业单位的档案管理工作人
员对自身这份工作的轻视。
（二）事业单位档案管理无法及时更新到位
档案管理的更新，同样体现在两个方面。一是离职退休人员的档案无法及时归纳整理，另外封存；二是新的档案无法及时更新到档案库。在人动的过程中，如果档案管理的工作无法及时交接妥当，更新到位，就会导致大量的档案变成“死档”、“弃档”，即增加档案整理的信息量，更增加了寻找档案的工作量，不科学，更谈不上工作效率。
（三）档案管理的科学化、信息化程度不高
随着科学技术手段的不断更新，档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在档案管理中广泛运用，有的单位是把个人信息、档案目录输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。
（四）档案利用工作水平较低
其作用尚未充分发挥出来。对档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，其目的在于利用。就目前而言，档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是自然情况、简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理轻服务的现象，使档案的利用价值低，功能越来越弱化。
三、加强事业单位档案管理的对策
（一）加强对档案管理重要性的认识
档案管理工作并不仅仅是档案管理人员的工作职责，而应该是单位所有工作人员都要注意和重视的工作内容，尤其是单位领导更应该注意到这一点，加强对
档案管理人员的配备与管理，建立一定的档案管理制度体系，实行奖惩制度，以提高档案管理人员的工作积极性。
（二）加强制度化管理，促进事业单位档案管理的有序发展
制度是任何单位正常运转的保障之一，没有规矩不成方圆；同样的，要保证档案管理的有序进行也必须进行一些制度化的管理控制。
首先，对在职人员的档案管理应该认真整理，按照单位的要求根据不同的类别分类整理，方便以后查找，对于一些新进人员的档案应该及时记录，对于一些将要退休人员的档案应该按照程序整理归类。
其次，对于一些转调人员的档案，应该制定严格的提取档案，转走档案的转接制度，保证档案在转接过程中没有中间漏洞，不会因为中间环节没有监管到造成档案的遗失。档案整理应该按照编号分类放好，对于一些借出的档案应该记
录清楚，对借出时间、归还时间做出整体细致的记录，归还后应该按照原来的分类检查清楚后放回原处。
再次，档案归还时应该检查好档案内容，对于一些私自涂改方案的行为必须追究法律责任，用严密的管理制度和严格的法律规范，规范档案管理行为。
（三）增强档案管理的科技性，让档案管理与现代科技接轨
应该注意让事业单位的档案管理入网，并且单位之间可以结成全部事业单位的整体档案网络，这样也可以避免一旦档案遗失造成的一切工作不能运行的问题，也让档案有一个备份，这样也可以方便单位之间的人事调动档案转接。类似条码扫描、影像扫描之类的仪器设备都可以根据实际应用在档案管理中，为档案管理提供健全的设备仪器，方便档案管理也增加管理的科学性和严谨性。比如，现在很多企业投资让云技术进入档案管理领域，为档案管理提供了一种新的管理方式，大大提高了档案管理的科学性和效率，这为我们档案管理提供了一个新的借鉴，科技进入档案管理是一个发展趋势，只有把科技与档案管理良好的结合才能促进档案管理的优质发展。
（四）及时更新事业单位的档案
事业单位，尤其是规模较大的事业单位，人员的变动，档案的更新都是一份工作量非常庞大的工作，档案的管理人员要及时收集新的档案完善档案库，对于废弃的档案另作封存，才能更好的提高事业单位的工作效率。
（五）提高档案管理人员素质，提高档案管理质量
管理人员的素质是档案管理好坏的重要决定因素，如果一个单位派遣专门的人员管理档案，加上完善的制度，档案管理自然也就成为单位上下重视的问题之一。 在招聘的时候，事业单位应该注意档案专门人才的招聘，只有用专门人才才能保证档案管理的专业化。
另外，单位人员在安排岗位时， 要认识到档案管理的职位不是随便一个人就可以胜任的，要选择接受能力强、逻辑能力强的人管理，只有这样才能保证档案管理的有序运行。比如说，档案一般是纸质的形式存在于档案馆内，我们在进行档案管理的时候要注意室温、防潮、防虫，这些工作都应该由专业人员从事，明确了解用量、用度保证档案的质量和安全；如果用一般人员从事档案管理，很有可能会忽视这些情况，造成档案损失，因此提升档案管理员的素质是十分必要的。
（六）合理有效的利用现有的档案库
合理有效的利用现有的档案库中的资源，为自己的工作开展提供信息，是档案管理工作开展的最大意义，也是事业单位领导重点关注的原因。只有当科学化的档案管理能大幅度提高事业单位的工作效率，才会引起越来越人的重视，才会让档案管理人员有更高的荣誉感，才会让领导愿意投入更大力度来发展档案管理的工作，才是一条可持续发展的道路。
结语
综上，事业单位对于信息量的需求日益增长，普通传统的档案管理模式已经无法满足事业单位日渐繁复的需求和先进的管理模式。在具体的工作中，不论是从档案的收集整理或者管理应用中，都必须要本着为单位发展服务的原则进行档案管理，不断改革完善档案管理制度，促使事业单位更好发展。
参考文献
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