时间：2023-04-21 08:15:27
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理中的合同管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：合同备份；档案管理；工程管理；创新
中图分类号：G271 文献标识码：A
一、建筑工程管理中创新模式的发展及应用
1.1 建筑企业工程管理的创新观念
时代的发展，科技的进步推动了建筑行业的高速发展，为了顺应时展的潮流，建筑企业就应不断改革创新管理模式，采用最新的项目管理体制，确定现代化的项目管理目标，包括质量管理、成本管理、进度管理、安全管理四大目标[1]。管理过程中应该充分落实合同中的条款，确保四大管理目标得以实现，并且通过先进的项目管理思想合理的协调好四个目标之间的关系，可以通过集成管理、范围管理来进行，并借助网络计划技术、挣值法等来进行控制。目前天津市在进行建筑工程管理时已经开始使用项目管理技术来进行有效的控制，并取得了显著效果。
2.2 不断创新建筑企业管理体制
为了提高企业的核心竞争力，采用科学的工程管理方法，并且在项目管理过程中应该建立明确的责任制度。合理协调工程各利益相关方之间的关系，不断深化改革传统的管理模式中的不足之处，不断使用先进的、创新性的管理模式。除此之外，建筑企业还应加强合同管理和企业内部管理，采用SWOT分析法来提高企业自身的核心竞争力[2]。通过管理模式的创新来提高建筑企业的核心竞争力，降低工程成本、提高工程质量、缩短工期、降低风险。
2.3 建筑企业的技术创新管理
科学技术的不断发展推动了建筑施工技术的改革创新，建筑企业为了更好地进行工程管理，就应不断推进信息化管理模式来不断提高企业的工程管理效率和质量。目前，天津市的许多建筑企业已经开始使用project软件、梦龙软件等信息技术来进行项目管理。因此，建筑企业应该大力使用先进的网络技术和信息技术来促进建筑工程的信息化管理。这就要求建筑工程管理人员应不断加强学习，在提高技术能力、管理能力的同时应注意信息技术、管理软件的学习，不断提高建筑工程的信息化管理。
二、建筑工程合同档案管理
2.1、提高合同档案管理的重视程度
为了进一步提高建筑工程合同档案的应用效果，首先应该提高领导的重视程度，不断加强合同档案管理意识。这就要求单位各部门的领导不断强化自身的合同档案意识，提高对合同档案管理重要意义的认识程度。并且要求合同档案管理部门认真做好合同档案的归档工作，并将合同档案的归档工作视为首要工作，为建筑工程合同档案管理工作提供良好的条件，不断激发合同档案管理人员的工作热情和责任意识。并将合同档案管理工作提上日程，定期开展汇报工作，从根源上解决在城建合同档案管理工作中遇到的问题[3]。实际工作中，要对合同档案工作做出近期和远期的工作任务，并制定工作计划。
2.2、配备专业的合同档案人员
为了提高合同档案管理效率，应该配备专职的合同档案人员，创建一支专业化、职业化的合同档案管理团队。建立一支高素质水平、高技术水平、高素质职业修养的合同档案管理团队。与此同时，单位领导应该鼓励合同档案人员勤勉务实的精神，为建筑工程创建一支强有力的合同档案管理队伍。我们应当加强对合同档案管理部门专职人员的培训工作。让之有充分的机会学习党和政府部门制定的有关政策与规定、系统的学习合同档案管理工作的方式方法、充分掌握相关的法律法规，以此来提高城建合同档案管理人员的工作水平。用知识与理论来充实自己、提高自己，开阔思维，适应新世纪社会对合同档案管理人员的高要求。在学习知识的同时，也应该培养工作人员吃苦耐劳、乐于奉献、严于律己、认真工作、保守秘密的优良品质。
2.3、 加强对兼职人员的培训和绩效考核
单位应该定期对合同档案兼职人员进行专业培训和教育，确保兼职人员具备合同档案工作的专业技能，并且能够将这些技能运用到合同档案工作中。兼职人员在接管合同档案工作之前应和之前的合同档案工作人员做好交接。除此之外，还应该建立健全责任制度和竞争机制，确保合同档案管理部门充满活力，可以通过建立考核绩效制度来进行，逐步提高合同档案管理人员的工作积极性和创造力。
2.4、为合同档案管理工作提供必要的物质基础
财务部门应将合同档案部门所需经费列入到单位的财务计划中，并将其落实到实处。其次，单位应该抓住拆迁机会，通过合同档案管理来加强硬件设施的配备，将合同档案整理过程中的合同档案库房、阅档室、办公室分离开来，并且在城建合同档案管理部门的城建合同档案库房配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施，从这些方面来落实合同档案的管理工作。
2.5、提高合同档案管理工作的现代化水平
城建合同档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代合同档案管理理论与新技术的运用，开拓创新，开发新手段，加大投入，对城建合同档案实行动态化管理和维护，开发研制城建合同档案管理软件，建立数字合同档案和多媒体合同档案，并实行联网，通过现代化手段建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。
2.6、 加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作
加强对建筑工程业科技合同档案的开发和利用工作是建筑工程业合同档案管理工作的关键环节，可以确保建筑工程业合同档案发挥其重要作用。可以通过配备专职合同档案管理人员并为建筑工程业科技合同档案提供必要的条件，就能不断开发科技合同档案的重要内容，并且通过不断的积累经验，更好进行建筑工程科技合同档案的开发和利用。
2.7、 加快合同档案信息化建设步伐
信息技术的不断发展为建筑工程业合同档案的信息化建设提供了坚实的基础。建筑工程合同档案管理应不断引进先进的合同档案信息资源，建立健全合同档案的科学创新管理机制，并将计算机信息技术应用到建筑工程业合同档案管理工作中，用于合同档案的整理、归档、检索、信息的共享等，建立完善的建筑工程业数据库。
三、合同管理
为了确保建筑工程的顺利展开，目前在进行项目管理过程中不断加大合同管理力度，并将合同管理作为其他项目管理的核心环节[4]。天津市紧跟先进的工程管理发展潮流，不断创新完善合同管理，逐步实现科学化、现代化的工程管理。合同管理是一项具有复杂性、动态性的系统工程，因此在合同管理过程中不应该进行程序化管理，而应该讲究管理艺术，注重管理方式、沟通技巧，采用合适的方式方法来进行合同管理。目前，已经产生了先进的合同管理软件，在进行合同管理时应不断推广使用合同管理软件，促进工程管理的现代化水平。
合同管理贯穿建筑工程管理的全过程，在合同管理的收尾阶段应认真收集、整理、分类、登记、保存、编号、装订和归档备案，确保合同管理的科学性和规范性。除此之外，还应对合同的履行情况进行认真的分析评价，不断总结教训、积累经验，为更好地进行今后的工程管理奠定基础，不断提高合同管理的现代化、信息化水平。
结束语：文章中笔者结合多年的工作经验，对天津市建筑企业的工程管理的创新发展进行了简要的介绍，并对合同管理以及档案管理进行了分析介绍。如有不足之处，望大家批判指正！
参考文献：
[1]李江,赵奕磊,石志超,王媛媛,荆杨轶.建筑工程管理中创新模式的应用及发展分析[J].中国建材科技,2013,03:153-154.
[2]向大强.谈我国建筑业在市场全球化条件下的发展战略[J].山西建筑,2005,01:123-124.
一、通过合同签订会审程序，严把合同签署关
西气东输工程档案管理部门在开展工作之初，就遇到因合同中未包含有关工程资料要求的条款，在要求乙方单位提交相关资料时发生扯皮现象的情况。档案部门及时协调合同管理部门，向他们说明问题，提出在合同签订时加入档案有关要求条款的想法，努力取得他们的支持。开始一个阶段，是合同管理部门在审核合同时，代档案部门审核是否包括档案有关要求条款，但受专业所限，合同管理人员不了解档案有关要求，每次都要与档案部门沟通后才能确定档案有关条款，于是，在合同管理部门修订合同会审程序时，就加入了档案部门会审环节，由档案部门自己审核，确保了合同中都加入明确档案有关要求的条款，相关条款主要是以下两个方面：
1.有关项目档案要求的条款。各部门签订的合同中，必须要结合合同内容，编写具体条款，明确合同执行完毕时合同乙方应向甲方提交的项目档案的范围、内容、版本、套数、时间以及对所提交的项目档案的整理、归档责任。这项条款使合同乙方单位在签署合同时，就对档案要求有了概念，也明确了档案的有关要求，避免了合同结束时，就合同执行中产生的资料的归档问题发生扯皮现象。
2.有关档案保证金的条款。在合同中设立有关档案保证金的条款，预留项目档案质量保证金。这笔预留款的多少，由制定合同的各有关部门来确定。施工合同中，档案保证金可与工程质量保证金捆绑在一起，通常在合同价款的10％左右。这项条款加入了经济制约手段，把项目档案的编制和提交作为工程实施的一项内容，不完成就无法拿到完整的工程款，强制合同乙方单位及时认真完成。
通过合同会审流程中加入档案审核的环节，强化了各部门的档案管理意识，在全公司范围内建立了通过合同签订环节控制档案管理的概念，避免了合同资料归档时的扯皮现象，促进了工程档案归档工作。随着公司员工档案意识的不断加强，经协商，档案部门、合同管理部门在修订合同管理程序时，直接将档案有关要求条款写入公司通用合同范本的专用条款中。也就是说，按照公司合同范本，公司签订的每一份合同，都有关于资料要求的不可省略的专用条款，省去了档案部门的审核过程，在简化合同会审流程的同时，达到了通过合同签订环节强化档案管理的目的。
二、强化合同执行过程中的档案管理
工程开展过程中，对工程资料进行及时收集、整理和编制对于保证工程档案的真实性、准确性至关重要，西气东输档案部门注重合同执行中的过程管理，强化过程培训、指导、检查工作，及时了解工程资料产生、收集、编制情况，督促参建单位竣工资料编制工作。
1.加强项目档案编制管理培训工作。根据实际需要，档案部门在工程整体开工前、分段开工前、工程进展中可组织开展灵活多样的各类档案培训。培训中明确项目档案编制要求及各方责任，下发项目档案编制手册、表格模板等，指导项目档案表格的填写方法等。做到项目开工之初，各参建单位就清楚项目档案的编制要求和方法。
2.不定期开展项目档案编制现场指导、检查工作。参建单位因为工期忙、人员紧张等多方原因，项目档案管理工作容易滞后，必须要有外力推动参建单位实现项目档案编制工作与工程建设同步的目标。档案部门积极主动开展工作，将档案指导、检查、督促工作延伸到工程一线。在西气东输工程开展过程中，档案部门开展了大量的沿线竣工资料编制检查、指导工作，通过现场检查、指导，不仅能随时了解各单位档案收集、编制工作的进展情况，发现存在问题使之得到及时纠正和整改，还可提高项目经理对档案管理的重视程度，配备足够人力、物力进行项目档案编制工作，保证项目档案编制进度。
3.通过竣工资料监理周报制度，强化工程档案过程控制。西气东输工程横跨新疆至上海十一个省、市、自治区，工程档案过程监控难度大，档案部门充分发挥监理职能，建立“竣工资料监理周报制度”，要求监理对所辖区段参建单位竣工资料工作定期检查、巡回指导和监督，每周汇总区段参建单位竣工资料编制情况，形成竣工资料监理周报，上报到工程和档案管理部门。通过监理单位对参建单位竣工资料日常管理、时时监督，加强参建单位对档案、竣工资料的管理力度，从而实现了档案部门对西气东输全线竣工资料的过程控制。
在合同执行过程的跟踪管理中，档案部门会及时发现档案编制工作严重滞后或忽视项目档案管理的情况，通过协商工程管理部门，采取延迟支付合同进度款措施，强制项目档案管理薄弱的参建单位重视项目档案编制工作，确保工程资料收集及时、编制整理规范，建立了全线竣工资料编制管理工作与工程建设同步的良好局面。
三、通过财务付款程序，严把合同付款关
西气东输档案部门在早期的工程档案管理中发现，部分属归档范围的工程资料没能及时归档，在档案部门催办下，有的文件资料能够催要来但却不能完全满足归档要求，有的文件资料索要困难，由于合同款项已结清，乙方单位归档或不归档完全由他们决定，给归档工作带来困难。因此，档案部门想到了要在合同付款时加以控制。档案部门积极与财务部门协商，向他们说明了这一情况，并提出在合同付款流程中加入档案部门审核的要求，得到了财务部门的大力支持，财务部门在制定财务付款程序时，考虑了档案部门的这方面需求，在付款流程中加入档案部门审批流程，在“合同付款审批单”上加入档案部门审核栏目，落实了档案部门在合同付款中的一票否决权。财务付款程序中要求：每一份合同执行完毕支付最后一笔结算款或工程质量保证金时，要经过档案部门会签。每一份合同执行付款程序时，要将合同付款审批单交由档案部门审核，档案部门首先核实相关资料是否已归档，再签署付款的意见，对于未归档的情况，档案部门即通知合同履行部门督促合同乙方及时归档，直到相关资料归档后，再在“合同付款审批单”上签字。
关键词：建设项目；工程监理；合同管理
工程施工承包合同是施工承包方和业主两方在一定时间内为完成某项工程任务进行签订的契约。工程施工合同管理则是指业主委托监理方对工程施工承包合同进行的管理，工程监理师利用施工承包方和业主二者之间依法签订的合同为准则，使得工程质量得以保证。并且在规定的时间内利用比较低的成本费用达到工程项目建设的目标，同时应用公平、科学、合理的原则处理双方权利和责任之间的关系，对施工项目进行有效管理。这也是施工合同管理的基本内容的体现。
一、简述合同管理于工程监理的重要性
（一）合同具有较强的法力约束效力
工程监理是施工管理中的重要环节，建设单位的业主或者建设单位通过招标的方式对施工单位进行择优录取，将项目管理工作交予其监管。工程承包合同和监理委托合同是监理工程师进行监理工作的依据。委托是一种契约关系，委托是以契约形式存在的一种双方之间的合作关系，而工程监理的管理是以管理性的政府监理经济法律和委托过程中的社会监理经济法律的综合。工程承包合同以国家经济合同法作为法律依据。监理工作的依据是委托双方签订的合同，合同一旦具有法力效力就可以说监理工作受到法律的保护。从以上论断可以看出，合同管理在监理工作中的重要地位。
（二）加强合同管理有助于监理目标的实现
建立目标控制一方面在于采取科学有效的方法和手段，另一方面主要是取决于合同管理和控制的好坏与否。项目施工的行为和过程要满足合同的要求，一方面建设行为要合乎合同规范，施工建设过程要得到监理工程师的肯定，另一方面工程建设效果也要让业主满意。因此，加强合同管理有助于建立目标实现。
（三）加强费用控制是做好监理工作的有效手段
费用控制时间里工作中四大控制内容的核心，也是进行进度控制与质量控制的有效手段。费用、进度、质量控制目标的制定是经过合同形式确定的。因此，合同管理在整个监理工作中是最基本的工作也是重要的手段。监理工程师在项目施工中进行的监理工作其实质上也就是合同管理工作。建立行业在建设市场中作为主体之间参与到建设工程的管理环节中，要想做好监理工作，除了要协调好工程进度、工程质量、以及项目投资外，还要让所有参与工程建设管理的监理人员切实认识到合同管理的重要性。这样才能让建设施工更好、更快的达到预期的建设目标。
二、监理工作中合同管理的内容
合同履行管理和合同文档资料管理都属于合同管理的具体内容。合同履行管理也叫做合同控制管理，即在工程施工过程中，依据合同上所列出的条款规定，对工程建设项目双方的建设行为及过程实行科学有效地控制监督，确保合同得以顺利执行。合同文档资料管理又称为合同档案管理，从属于建立档案管理的一环节。其中包括合同管理、与合同有关的文件、函件、电子信息资料、传真资料、电子邮件、电子数据、各种证明、影像资料、工程纪实和图纸的分析和使用的系统管理工作。
合同档案是工程技术档案的重要组成部分，也是证实合同是否的有效法律证据，这进一步说明合同档案管理的重要性。监理工程师主要在施工阶段进行合同管理工作。合同管理的主要内容主要有以下几个方面：（1）建设工程项目分开承包管理；（2）工程施工变更管理；（3）工程延期管理；（4）合同赔偿管理；（5）协调合同纠纷；（6）管理合同支付；（7）合同档案管理；（8）管理工程各项保险。
三、监理工作中合同管理的措施
（一）管理好合同事件
基于施工合同的履行时根据所有合同事件的处理完结而完成的，因此，监理工程师可以对施工方在编制工程计划的时候提出要按照分项工程来进行合同事件表的制定，实行责任落实到位，工作安排恰当，以便更好的进行合同管理工作。同时监理工程师也必须按照合同事件表实施对合同事务的监督控制和处理。对于正常的一般的合同时间只要做好统计，而存在违约行为的合同事件或者是涉及到工程变更的事件就要严格按照合同条例进行处理。
（二）合同履行的信息管理
合同履行情况的好坏与否要由信息来证实，也就是说要靠客观数据来证明，而不是主观的判断或者概述。文档资料是否全面和可靠很大程度上影响到管理工作的好坏。一个良好的工程监理系统首先都有一个良好的信息管理系统，而且进行信息化方式进行管理。在信息管理系统中要充分做好合同管理子系统与其他各项信息系统之间的相互沟通和联系工作，各子系统输入输出的信息构成合同管理系统的信息结构。比如各项工程的开工时间、工程完成日期、工程质量检测、费用结算、施工安全数据记录等按照工程进度、工程质量、工程造价分别输入并与计划值进行比较，合同事件履行的情况便可一目了然。
（三）合同文件的管理和整理
合同文件作为工程档案资料的重要部分，它与工程中大多数的原始合同都有不同之处。在工程建设过程中会发生很大的变化，有的甚至面目全非。而档案资料仅是原始合同，其作用也就明显了。笔者认为要做好合同管理工作，施工建设工程完结之后要对合同文本进行最后整理，以便日后查证需要。为了减少合同文件管理的工作量，施工单位应该采用计算机信息技术管理方式，在原始合同输入之后可以不断的更新内容，而最终文本也伴随着更新内容的输入自然完成。
【关键词】信息系统构建 信息化 农村土地承包合同档案管理
1 农村土地承包合同档案管理信息化构建概述
农村土地承包合同档案管理信息化就是指利用计算机和网络对农村土地承包合同档案信息的进行收集、传输以及储存的活动。农村土地承包合同档案管理信息化的内容一般分别是指农村土地承包合同档案信息数字化和农村土地承包合同档案传递网络化。农村土地承包合同档案管理信息化是农村土地承包合同档案管理的工具，能积极地推进农村土地承包合同档案管理信息化进程。
农村土地承包合同档案管理工作信息系统的建立有两个好处。第一，农村土地承包合同档案管理内容的信息化同时也系统化了农村土地承包合同档案内容，软件的使用可以最大限度解构农村土地承包合同档案信息本身的价值，提高农村土地承包合同档案信息的使用效率。这有利于加强对农村土地承包合同档案信息的利用和挖掘。第二，农村土地承包合同档案管理信息化的一大特点是农村土地承包合同档案信息易复制、所占存储物理空间小、传输快捷，降低了成本的同时也极大地便利了农村土地承包合同档案管理工作，使其能服务于更多的人群，有效扩大服务对象范围。
但在工作中，应注意到农村土地承包合同档案管理信息系统本身的不足。便利的农村土地承包合同档案信息管理可以造成极为突出的安全性问题。计算机软件使用和网络的引入在信息化过程中是无法回避的，农村土地承包合同档案信息被窃取的风险就增加了，因此，需要在信息化的同时做好软件及网络安全工作，保障农村土地承包合同档案管理工作的顺利进行。
2 新时期加强农村土地承包合同档案管理信息化的策略
2.1 加强软硬件建设
实现农村土地承包合同档案管理信息化，首先要加大软硬件方面的建设力度。一是硬件设施的到位。农村土地承包合同档案信息化管理中，不仅需要使用到台式电脑，与之配套的dvd刻录设备、扫描仪等办公设备和良好的网络条件也不可或缺。因此，要加大在的硬件购买方面的资金投入，配置完善的硬件环境，完善网络条件，保证将信息使用主体与农村土地承包合同档案管理设备的稳定链接。第二，管理软件要结合实际情况选择，应考虑当地网络、硬件、服务对象范围后，决定软件的使用。另外，很多管理软件的漏洞较多，若不及时升级，会使得农村土地承包合同档案管理平添安全风险。所以应综合考虑软件的各方面情况，根据其成熟性、公司实力、售后服务等方面选择各方面较稳定的软件。
2.2 建立统一的农村土地承包合同档案管理信息化标准
农村土地承包合同档案管理信息化是管理工具，目的是实现农村土地承包合同档案资源利用的最大化。因为，在农村土地承包合同档案管理的各个环节中，由于各地工作条件不一，方法各不相同，在这种情况下，要做到农村土地承包合同档案信息的共享工程量较大。因此，必须有效建立起一套统一的农村土地承包合同档案管理信息化标准，对于农村土地承包合同档案的整理、统计、服务标准等进行统一规定，以此作为进行农村土地承包合同档案管理工作的标准。这种统一的标准的使用，使各地农村土地承包合同档案信息在合并统一管理、查询时无阻碍，大大提高了信息的利用率，对农村土地承包合同档案信息资源的共享与管理十分有利。
3 “3S”技术在农村土地承包合同管理工作中的应用
“3S”技术（GPS、GIS、CIS）在发达国家的各个产业中应用得都相当广泛，而我国在基础测绘、土地利用、城市规划、国防建设等方面也大规模使用此项技术。从国内外目前的使用经验来看，对主要农产品的种植面积、土地流转等农业经济信息的全面采集、管理，完全可以利用“3S”技术带来的便利，为更好地服务“三农”打下坚实基础。
（1）信息采集与整理。首先，需要用GPS获得基础土地数据，之后使用GIS系统，将采集的数据导入，再将相关因子输入。之后，要运行核对、查漏补缺等程序模块。通过此一系列操作，农村土地承包基本资料可以较完整地获取。在后续环节中，底图应选择宗地勾绘图，以方便在计算机上描绘宗地界限，标注宗地内业号。最后，选择比例尺，建立图表关联，查阅经营权证登记申请表，进行出图工作。而宗地位置图、绘制图等无需另外的工序，可以直接生成。
（2）纸质文件相关处理。根据农村土地承包工作的必要程序来看，农村土地承包合同书、申请书、登记簿等纸质文件的填写，在一般情况下，会耗费大量的工作时间和人力资源，且容易出现人工错误。而“3S”技术结合经过一定设计的农村土地承包经营权证书打印设备或系统，各种纸质文件的输入和输出均可准确、快速地实现，不仅保证了纸质文件的统一、规范与完整，还杜绝了承包期间文件被篡改的可能性。
（3）数据库建立。应按照较高标准的要求进行工作，积极引进先进的测量技术和数字化管理平台，将所有采集到的信息数字纳入微机管理，提高合同管理信息的查询效率，为后期的产业发展规划和农业资源保护管理提供有力的技术保障。另外，具体数据库类型的选用要根据各地数据规模、软硬件条件适当选择，在保障工作顺利进行的条件下，注重性能与后续升级服务的便利与成本。
4 结论
总之，信息化农村土地承包合同档案管理是未来农村土地承包合同档案管理的发展方向。为了实现农村土地承包合同档案信息共享，应加强软硬件设施，建设针对的农村土地承包合同档案信息化管理的各个环节，建立统一的管理标准，应用先进的技术，另外，软硬件的选用和数据库的建立要兼顾性能、可持续性等方面。目前，我国的农村经济信息信息化建设的程度并不不一致，各地在推进自身信息化建设时还应结合自身的特点进行。
关键词：建筑工程;施工管理;创新管理;措施
对于任何类型的建筑工程施工项目来说，要想保证施工质量、施工进度以及控制施工成本，首先应该做好建筑工程管理工作，工程管理对象是多方面的，良好的工程管理创新是增强建筑工程单位核心竞争力的举措，所以，必须重视建筑工程施工技术管理的创新管理。
一、建筑工程施工技术管理中创新管理的制约因素
在建筑工程施工技术管理中，有效地融入创新管理，是提升施工管理水平的重要手段。但创新管理并不是一蹴而就的，而是受多种因素制约的。现阶段，建筑工程施工技术管理中制约和影响创新管理的主要因素包括，成本管理、安全管理及合同管理等方面的内容。
1.成本管理不科学制约着创新管理。科学的成本管理能够为为企业实现预期中的经济效益。但是,实际的工程预算成果和工程成本管理并没有实现其价值。因为部分施工单位为了更快的通过工程施工审核而强行降低工程预算结果,在正式开展施工时为了保证工程质量又不断的要求追加自资金投入,这种行为导致工程成本的最终“失控”。当然,出现这种问题不能将全部责任推给施工单位,建设单位不断提高的工程质量要求和不断增加的工程变更以及工程方案设计的不合理等都是该问题出现的原因之一。这种情况制约了工程技术管理的创新管理。
2.安全管理不到位制约着创新管理。工程施工单位的安全管理问题一直都是社会关注的焦点。良好的工程施工单位安全管理不仅能够保障施工人员的人身安全,而且能够保证工程施工进度和施工质量。相反,缺乏高质量施工安全监督管理的工程必然会遇到诸多安全问题。工程安全管理作为工程技术管理创新管理的基础，若是无法保证安全管理，那就无从谈起技术管理的创新管理。
3.合同管理的缺失制约着创新管理。合同则是维持和规范企业合作关系的重要依据。企业合同管理风险已成为导致企业经营风险的重要原因,合同管理风险的存在不仅会造成企业经营的失败,甚至会导致企业的破产。而且，当前我国部分建筑企业根本不重视这种合同管理，在进行具体的合同管理风险规避时，没有有效的贯彻风险规避措施，严重阻碍和制约了技术管理的创新管理。
二、建筑工程施工技术管理的创新管理措施探讨
在建筑工程施工技术管理中，提升成本管理的科学性，强化安全管理的效用，发挥合同管理的重要作用等，都离不开创新管理。在建筑工程施工技术管理中，如果进行创新管理呢？应该注重从以下方面入手。
1.工程技术管理人员的培养。在个性凸显、竞争激烈的今天,传统式、忽略差异性的人事管理方式已不适用,施工单位和建筑企业在追求高效利用施工人员的同时,还追求着吸引人才、留住人才的人才管理目标,若是仍采取以追求一般为核心的传统人事管理方式,那施工单位和建筑企业必然无法实现吸引人才、留住人才的人力资源管理目标。在21世纪竞争的核心在于人才,吸引、留住以及培养人才是当前应对人才竞争所坚持的基本内容。为了实现这一人力资源管理目标,必须采取现代化的人事管理方式,认识到人才对事业单位发展的重要性,采取积极措施去吸引和留住人才并通过一系列的培训措施来培养人才,以此来提高事业单位单位职员的整体素质,在21世纪人才竞争中占据主动地位。现代建筑企业和施工单位在进行人事管理时必须树立以人为本的管理理念和管理核心,将单位职员与单位工具区分开来,以提高职员的创造力、主观能动性以及发挥个性为人事管理目标。
2.制定合理的工程目标，设置专门管理机构。基于工程技术管理的创新管理视角下的管理工作就是在工程任务的指导下对工程技术管理目标进行制定，再将所有的管理工作调整为为工程目标的实现而服务，但是需要注意的是这种管理目标的制定必须保证目标的合理性，在进行工程管理活动调整时要立足于工程管理发展整体，立足于建筑企业整个工程战略目标的实现，而不是单一的项目或者单一的目标。让工程所有成员都能为管理目标的实现而努力，能够让全体职员都为工程战略目标而奋斗，在保证工程技术人寰良好参与度的同时还要保证管理活动的有效运行，为了保证管理组织的良好运行，必须在企业中成立一个专门的管理组织机构为管理组织工作服务。
3.注重优化管理模式，实现作业与管理的有序分工。在建筑工程施工技术管理中，安全管理、合同管理、成本管理中的部分工作人员既是管理人员，也是作业人员，这在一定程度上会分化他们的注意力和精力。为提升建筑工程施工技术管理的水平，落实创新管理的理念，在建筑工程施工技术管理中，应该优化管理模式，将作业部门与管理部门有效划分，避免出现交叉重复，或者管理的空白区域。同时，由于建筑工程具有一定的季节性变化，而且不同工程项目具备不同的特点，因此在具体的管理中，应该根据建筑工程的这些特点，结合建筑工程的现场施工环境，来构建科学的组织管理体系，实现组织管理的创新。
4.注重工程质量和技术资料的管理。档案管理工作的主要目的就是保证工程施工档案资料的全面、完整,对于档案管理工作来说，其是否全面、完整与真实是我们首先要高度重视的问题，同时这也是保证档案管理水平和质量的基础性因素。所以，施工技术档案管理人员要对档案资料和信息的收集与整理予以高度的重视。从工程施工，到工程竣工的进程资料，档案管理人员都要对相关信息进行全面收集，按照流程严格的进行档案管理。对不同类型档案资料和信息进行恰当的归纳与分类。此外,设计变更在当前建筑工程施工中较为常见,但常见并不意味着合理。无论设计变更是否合理,都将导致工程施工成本的增加,导致工程预算和造价管理工作的困难。所以,我们必须尽量避免设计变更的出现。为了避免设计变更,我们要做好工程设计阶段的造价管理工作,因为良好的工程设计造价管理能够减少和避免不必要的设计变更,避免了设计变更多带来的工程成本增加,从另一方面帮助建筑企业和施工单位节省了工程成本。
5.加强合同管理。合同管理工作是一项专业性较强,对管理人员专业素质要求过硬的一项管理工作,这一工作的有效执行对企业合同签订工作的开展有极大的影响,所以,必须提高企业合同管理人员的专业素质,提高聘用人员的门槛并加强对在职合同管理人员的专业素质培训。此外,还要提高企业高层管理人员的法律意识,让法律观念深入人心,当他们做决策时会更加谨慎、小心。此外，法律问题就要交给专业的法律人士来解决,这样才能避免问题的产生。对于合同管理法律风险来说,一个专业的法律顾问是必需的,因为他们更加专业,能够发现一些非专业人士无法发现的潜在法律风险。所以,企业必须聘用法律顾问并加强法律顾问对合同条款内容、形式、法律名词等合同内容的监督,一旦发现存在潜在的法律风险,要及时上报并提出解决措施。
三、结语
建筑工程施工技术管理的创新管理受到多重因素的影响和阻碍，如成本管理、合同管理、安全管理等，但是，只要发现问题并采取相应的措施去解决问题，相信建筑工程技术管理的创新管理目标必然能够实现。
作者:尚晓军 张润嵩 单位:河南三建建设集团有限公司
参考文献：
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[2]王文涛，如何进行建筑工程施工管理创新[J]，江西建材，2014（17）.56-59.
[3]许旭东.浅谈如何加强建筑工程施工管理[J].中华民居（下旬刊），2013（03）：199-200.
西方有句谚语，财富的一半是合同，合同在经济活动中扮演着重要角色。大数据时代下的经济活动具有种类繁多、数据量大等特点，这需要企业的管理者具备更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力，合同管理贯穿经济活动的整个流程，合同管理能力的高低则是管理者流程优化能力的重要体现。合同管理具有两个方面的作用。一是作为商务活动的集合，包括前期考察、调研、谈判、拟定文本、签订等环节；二是对经济活动的监督与控制，是企业风险控制的重要环节，包括对合同履行风险的控制，以及合同各环节的参与者的监督。利用标准化的管理方法进行企业合同管理，可以更为有效地避免签订对企业不利的合同、提高合同管理工作效率。
二、当前合同管理存在的主要问题
1．企业管理者对合同管理的重视程度不够。多数企业管理者重生产、重订单、轻管理，尤其对合同管理不够重视，有的企业没有相关的合同管理制度，有的企业没有专门负责合同管理的部门或管理人员，有的虽有相关合同管理制度及合同管理部门，但管理混乱或无序。企业管理者对合同管理工作的无视或不够重视，造成合同管理工作主题缺失或管理无序。
2．合同审核不严，缺乏风险控制机制。由于很多企业没有专门负责合同审核的法律事务部门或企业法律顾问，有些企业设立了法务部门，但企业法务部门的法律顾问和各有关人员在合同管理中的具体责任和权限的规定不够明确，不能充分或有效地发挥其作用。如在合同谈判和签订时把关不严、合同条款表达含糊、法律或合规性审核不够严格、合同履行监督不到位等问题，将会给企业经营带来潜在风险。
3．合同的管理和履行效率低下。企业缺乏高效、科学的合同管理制度及审核程序，合同的洽谈、起草、审核、签约、履行等环节无法紧密衔接，造成合同管理无序混乱，合同履行效率降低；合同履行过程中缺乏准确高效监督及反馈程序，对企业的生产经营活动产生消极影响。
4．缺乏标准化管理体系。没有制定涵盖合同起草、谈判、审核、签订、履行、监督的合同管理制度和统一的合同编码体系，使合同管理缺乏制度依据；没有按照一定的程序对履行合同条款的能力进行评审，对于企业常用业务合同进行文本格式化和通用条款优化等标准化工作没有开展。
三、合同管理标准化的必要性
合同管理也是一门科学，要尊重其内在的发展规律，在大数据时代下，合同管理亟待建立科学的标准体系，使企业合同管理标准实用可行。
1．推行合同管理标准化是经济和时展的客观要求。各种经济合同客观地反映着生产和流通的现实经济情况，它作为联系原材料采购、生产加工、流通消费各环节的纽带与桥梁，在保障生产生活、经济发展顺利进行，提升企业经营管理水平，促进经济发展方面，发挥了非常重要的作用。随着经济管理体制改革的进行，混合所有制和大数据引领经济发展新时代的到来，企业改革和发展活力不断增强，各经济体之间的联系愈加活跃，经济合同的数量也随之增加，构成了大数据时代经济活动的重要组成元素，社会经济和时代的发展，就客观地向我们提出了合同管理标准化的问题。
2．合同管理的现状是推行合同管理标准化的潜在动力。由于非标准化合同管理带来诸多问题，给经济合同的审核、履行、监督等环节带来很大困难与不便。要做到提升经济合同的履约率，减少合同纠纷，减少合同管理方面所投入的人力、物力，必须实施合同管理的标准化，大力推行合同管理制度化、编码体系的标准化、内容条款规范化，以及合同文本格式统一化。
3．合同管理标准化是降低合同管理沟通成本和提升工作效率的重要手段。通过合同管理的标准化，可把合同管理的各项业务活动内容、业务间的衔接关系、各自承担的责任、工作程序等用标准的形式加以明确，这样可以使合同管理工作规范化、程序化，大大提升合同管理工作的效率。
四、合同管理标准体系的模式
企业合同管理纷繁复杂，在大体上可将标准体系划分为管理和操作两个层面：
1．管理层次包括《合同分类编码体系》、《合同审核管理标准》、《销售（采购）合同管理标准》、《特殊合同类管理标准》等标准，这些管理标准分别对合同分类编码及各类型的合同在拟定、审核、签订及履行全过程中的管理部门及其职责、管理方式及程序等做出明确规定。
2．操作层次包括《合同格式文本标准》、《合同要约推荐标准》等标准，格式文本是企业结合自身业务特点，一般在积累总结经济活动实践经验的基础上逐步形成完善的，完备成熟的格式文本不仅可保护自身合法权益，还能大大提高工作效率。
五、合同管理标准化的具体措施
1．合同管理制度的动态化。制度是基础，没有制度，任何管理工作都是无本之木、无源之水，合同管理工作亦是如此。任何企业都要建立健全适合于自身的的合同管理制度。首先要看有没有合同管理制度，其次要看合同管理流程有没有严格按照合同管理制度执行，最后要看现有的制度是否适应目前的企业合同管理，若不适应，则要对制度进行修改，将合同管理制度纳入动态化管理，合同管理制度要随着合同管理工作的发展、管理范围和形势的变化而改进，不能一劳永逸，更不能让制度成为制约合同管理工作的瓶颈。
2．合同编码体系的清晰化。一个企业的合同的编码体系一般包括合同承办部门的代码、合同签订日期、合同序号、合同分类等，在合同编码体系中，合同承办部门代码和合同分类较为重要，一个能够清晰地表达了合同承办的主体，一个能够清晰地反映合同的类型，合同承办部门代码一般以部门英文缩写或部门在企业的习惯性代号作为编码，合同分类一般按照合同的经济性质分为销售合同、采购合同、技术合同、担保合同等，合同分类看似简单，但直接关系到合同处理的方法，如果处理不好，会为以后的合同管理流程带来很多不便。
3．合同审核流程的层次化。企业的合同管理要有一个明确的合同审核流程，审核流程要分类制定，各审核人员要责权清晰，层次分明，将一般合同、重大合同、特殊合同审核和签订的权限具体化，由于合同履行和监管也大多是由合同审核的参与人负责，通过完善合同审核流程，将合同审核流程层次化，进而明确各层次在合同管理中的权限与职责。
4．合同档案管理的日常化。合同管理中的档案管理工作极为重要，它是一个与合同管理相关数据的归集、整理的过程，在大数据时代，合同数据更加复杂，应当更加重视合同档案管理工作。合同承办人或者合同管理人员要按照合同管理的相关规定主动收集合同相关数据，包括合同签订前的项目审批文件、考察、咨询、谈判会议记录、法律及合规性审核等材料，合同履行过程中的标的物签收、核验、合同变更等材料，合同履行后的经济效果评价、合同总结等材料，形成完备的合同管理档案。合同档案要纳入常态化管理，做到合同管理数据随产生、随收集，做到洽商记录不过夜、合同备案和审核意见表填制不过夜。
5．合同管理相关岗位的互控化。合同管理相关岗位的工作是一个互相衔接、联动的体系，每个岗位虽然分工不同，但对其他岗位都有纠错、互控的责任和义务，这样才能相互促进，提升合同管理的水平。
6．合同文本的格式化。合同文本的格式化首先以合同法为前提，尤其是格式化合同涵盖了法律规定的主要条款，在客观上起到了法制宣传的作用，提高合同参与者的法律意识和履行合同的自觉性，加强合同文本格式化的普及，也可大大减少经济合同纠纷。
7．合同管理的信息化。在大数据时代，信息化是提升管理工作的有效手段，也是促进合同管理标准化的重要保障，要应用现代化信息手段加强合同管理工作，开发适用企业自身的合同管理软件系统，加强合同处理流程的信息化，不断提升合同管理的信息化水平。
六、结束语
[关键词] 合同管理；经济管理；重要性
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2016. 07. 056
[中图分类号] F715.4 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2016）07- 0115- 03
1 引 言
合同是买卖双方通过一系列的洽谈磋商，在意见达成一致后双方共同签订的一种契约，使得双方在合作过程中按照约定的条款进行经济活动，在企业的生产经营活动中合同是必不可少的，所以做好合同管理是也是企业的一项重要工作。合同管理是指企业在合同洽谈、合同条款拟定、合同审批、合同签订、合同履行、合同变更解除、纠纷处理、合同档案管理等环节中进行管控的行为总称。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。良好的合同管理能够为企业获取利润，而不良的合同管理将为企业带来经济纠纷，甚至造成无可挽回的经济损失。所以合同管理是企业经济管理过程中的一项重要的管理过程，是实现企业战略目标的基石。
2 合同管理在企业经济管理中的重要性
2.1 合同管理是企业经济管理的重要组成部分
合同大致可分为以下几类：转移标的物所有权的合同（买卖合同、供用电水气热力合同、赠与合同）；转移标的物用益权的合同（租赁合同、融资租赁合同、完成工作的合同、承揽合同、建设工程合同）；给予信用的合同（借款合同）；提供服务的合同（运输合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同、居间合同）；转移智慧成果的合同（技术合同）；企业与员工签订的劳动合同、保密合同等义务类合同。由此可见，合同涵盖了企业外部所有经济往来事项，也涉及了企业内部所有人员。而各项经济往来是企业是否获取利润，是否能够存续的主要依据；企业内所有人员是完成企业各项生产的根本元素，因为没有哪个企业可以“无人驾驶”。所以任何一家企业都离不开合同，企业若想正常运转也离不开良好的合同管理体制。
2.2 合同管理在企业经济活动中的影响
首先，一份合同代表了一项经济活动，合同从洽谈、拟定到落实执行的过程即是企业实现经济利益的过程，而在这一过程当中企业双方围绕合同产生一系列的竞争博弈，在达成一致后并肩合作，所以合同落实的过程也体现了一个企业的能力，规范的合同管理制度体现了一个企业的内控能力，能够树立良好的企业形象；L公司从事合同管理工作的实践中，在公司系统建立了合同管理制度，始终贯彻、坚持了依法签约和依法履行的原则。不仅取得了较高的经济效益，而且树立了良好的企业形象。目前公司已连续十三年荣获S市重合同、守信用单位和守信企业称号。其次，在合同使用日益广泛的环境下，能够诚实守信的履行各项合同条款不光能够维护本企业的各项经济利益，还能促进双方的合作关系，使合作能够长远、共赢。而稳定的合作关系也是企业减少开支，节约成本的一项有力保障；最后，严格落实合同条款，能够防范企业经营风险，任何的违约行为都有可能造成不可估量的赔偿损失，在企业失去信誉的同时也失去了利益。
3 企业合同管理中存在的问题
3.1 签订合同的前期准备不够
由于企业领导的不重视，合同签订责任人的不专业等原因，导致在合同签订之前所作准备工作不足，比如对对方的资格审查、信誉度调查、企业运转情况、企业内控能力以及资金能力等了解不足，在这种情况下草率签订合同会使本企业面临很大的风险，甚至使企业蒙受经济损失，严重时还会影响企业的正常运转。
3.2 签订合同的严谨性不足
由于责任人的责任心不足、经验能力不足等原因，导致合同条款审查不严谨，合同签订双方都希望本企业利益得到最大化，有些企业甚至使用“暗度陈仓”的方法，打起文字战，比如使用一些模棱两可的词汇，或者故意将合同文本写得很长，或者采用数字陷阱等方法，在这种情况下，如果不是对合同文本咬文嚼字、反复研究就会很容易落入到对方的陷阱之中，合同一旦签订，木已成舟，若不遵守合同条款就要承担违约责任，若遵守了合同条款，就将使本企业的利益蒙受损失，就使企业处于了两难的境地。
3.3 档案、合同章管理不到位
M公司不久前接到了法院的传票，内容是未履行与Z公司购销合同，Z公司一纸诉状将M公司告上法庭，而盖有M公司合同章的购销合同是Z公司的主要依据，更讽刺的是在M公司并未找到已经生效的购销合同！无论是M公司合同章被盗用还是合同原件遗失，这都是又低级又致命的错误，而这种错误在广大企业中存在的几率相当大，由此可见，无论合同谈判如何成功，合同文本如何字斟句酌，若是在合同章和档案管理上出现了问题，所有的功夫都将白费，还会给企业带来不可估量的损失。
3.4 法律意识薄弱
许多企业出于情面等原因，热衷于“君子协定”，认为在合同上过于纠结难免有失大气且伤害了彼此的感情，于是就出现了口头协议、未盖章的书面协议、盖了章但不规范的合同等无用的“合同”，一旦发生纠纷，双方各执一词，所谓的合同并不具备任何法律效力，本来是想实现共赢，结果导致了“共输”的局面。合同本身是用来保障双方利益的，而企业的第一要务就是获得利益，所以在合同签订的过程中万万不可草率行事或受人情限制。企业应当严格按照法律规范来签订合同，比如何处应有盖章，何处该有签名，何处该划线，明确的合同时间，明确的责权利等。如果没有做到这些，合同也不过是废纸一张，待企业蒙受损失之时再来追究已是悔之晚矣。
4 企业加强合同管理对策
4.1 提高重视程度，加强员工培训
现今企业普遍对合同管理的重视程度不够，归根结底是企业管理层的合同管理意识不强，企业领导者应就合同管理组织专门会议，并在日常工作中反复强调合同管理的重要性，再结合奖惩制度，上行下效，以保证合同管理的重要性深植于各级员工心中，以此来杜绝意识上的不重视或者懈怠。再者，光有管理层的耳提面命是远远不够的，在提高重视意识的同时，应当教会员工做好合同管理的方法，这就需要不断的对员工进行合同管理的培训。既有主观上的重视，又掌握了合同管理的方法，这样才能切实落实合同管理。
4.2 建立健全合同管理体制
一份合同从开始到结束可分为以下几个阶段：双方谈判合同条款拟定审查批准合同签订合同履行变更解除纠纷处理，而合同的档案管理贯穿始终，所以企业在建立合同管理体制时应从以上几个阶段着手，各阶段同等重要，制度必须完善。在双方谈判阶段应要求责任人提前了解对方情况，制定谈判计划，做好谈判记录等；在合同条款拟定阶段要求责任人态度严谨、字斟句酌；在审查批准阶段在提交管理层逐级审查之后应再交给企业法律顾问做法律评估；在合同签订阶段应保证合同签订过程公开透明、规范严谨；在合同履行阶段应充分沟通，有理有据；合同档案应交由专人管理等等。
4.3 增强法律意识
由于中国长期受计划经济影响，国内企业中的合同管理和索赔尚未引起足够的重视，这也是企业法律意识薄弱的体现，针对这项问题，企业的首要任务是提高法律意识，并配备专业的律师团队且有效利用，企业并不需要完全懂得合同管理中的各项法律，但必须具备使合同在法律下执行的意识，并且在利益受到损害时能够有效的利用法律手段来解决。其次，企业应具备基本的合同常识，比如合同格式、行文要求、签章要求、签订方法、签订份数、有效时间、权利义务等。并且要在合同正式签订生效之前，将合同文本交予企业法律顾问做最终审核，使得企业权利得到有效保障。
关键词：建筑工程；监理；合同管理
Abstract: In a market economy, property transfer mainly rely on the contract. It is the basis of the contracting parties to clarify the legal relationship and all the rights and responsibility relations, is the main basis for the owner and the contractor all activities in the implementation of the contract. Particularly in the construction project, the big, time is long, coordination, building construction contract plays an important role in construction, effective contract management is to promote all parties involved in engineering construction fully perform their obligations stipulated in the contract, to ensure the implementation of construction engineering objectives (quality, investment, construction period) is an important means.
Key words: building engineering; supervision; contract management
中图分类号：TL372+.2
我国实行建设监理制度，在项目法人与承包商之间引入了建设监理单位作为中介服务的第三方，这种新的建设项目管理运行机为提高建设工程的质量、节约建筑工程的投资、缩短建筑工程的工期创造有利条件。根据本人多年的工作体会拟谈谈建筑工程项目中工程监理工作的合同管理。
一、建筑工程合同管理的依据范围方法
工程监理师监理单位受建设单位业主委托或者由建设单位通过招标竞争方式择优委托监理单位，承担其项目管理工作。监理工程师的监理依据是监理委托合同和工程承包合同。合同具有法律的约束力即可以说监理工作受到法律保护来自于合同，因此仅仅从这一点就足以说明合同管理在监理工作中的地位是至关重要的。合同管理是监理工作的基础，加强合同管理有助于监理目标的实现。
建筑工程合同管理的业务面很广，每项业务都有规定的程序和方法，各项业务之间又存在不可分割的联系。建设工程施工合同管理的业务范围包括：进度控制、图纸和规范、工程施工设备、材料、施工质量控制、施工条件、安全检查、现场会议、合同变更和索赔、工程风险的合理负担、工程验收、劳务和分包合同的管理、仲裁和纠纷的协调处理、档案资料管理等等。
建筑施工合同管理是有重点有方法的，只有突出重点，依法严格执行建设工程合同管理法律法规、普及相关法律知识，培训合同管理人才、设立合同管理机构，配备合同管理人员、设立合同管理目标制度、推行合同示范文本制度、采取科学有效的法律手段，才能做好合同管理工作。
二、建筑工程合同管理的阶段及内容
我国有关法律对建筑工程合同的要求是以要式为原则的。鉴于施工合同的内容复杂、涉及面广，为了避免施工合同的遗漏或条款约定责任不够公平合理，应依据合同示范文本，订立合同时需注意通用条款及专用条款需说明的内容。应遵守自愿、公平、诚实信用和法律法规及公序良俗的原则。
1.合同订立阶段的管理
合同的成立分为要式和不要式；要式合同以书面形式订立，自双方当事人签字或者盖章时成立。当事人采用信件数据电文等形式订立合同的，可以在合同成立之前要求签订确认书。签订确认书时合同成立。其法律依据是中华人民共和国合同法，合同具有法律的约束力，因此，合同管理要自始至终抓住合同这个牛鼻子不放，才能处于主动地位。
2.合同实施阶段的履约管理
合同履约管理亦称为合同控制，就是根据合同条款的规定，工程施工过程中，对当事人的双方的建设行为和工程建设过程进行有效控制和监督，以保证合同顺利进行。在此阶段中，合同管理的主要工作如下；明确管理程序；归口、分级、授权管理；采购与分包的管理；工程变更、延期、索赔管理；合同纠纷的协调；对合同进度、质量、投资进行控制、核对协调管理；对工程保险管理。
三、合同文档管理与协调；
合同文档管理既合同档案管理，是监理档案管理的一部分，是对包括合同在内的，以及合同有关的文件、信函、电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件，各种记录、证明、录像、照片、纪要、报告、图纸以及说明等进行的归类、编码、整理、存放、保管、检索、分析和使用等系统管理工作。合同档案是工程技术档案的组成部分，是合同履行的真实记录和有效法律证据，因此，合同档案管理非常重要。
一般来讲，在建筑市场的竞争中尤其在合同履行过程中，承包人总是处于弱势地位，鉴于此，作为建设工程施工监理单位及其委派的监理工程师更应有根据地维护合同和招投标文件要约条件，正视矛盾、运用不同的合理手段和措施适时处理，做到不积压矛盾；既代表建设单位利益，又要维护承包人的合法权益。就应在履行合同过程中坚持实事求是。
首先建设工程参建各方在合同履约过程中应不断地进行目标一致性的协调。在协调问题上，监理工程师应当主动牵头进行组织。只有经常协调过程中发生或预测将要发生的违约风险点，本着风雨共担、同舟共济的原则，及时化解或消除风险，才能大大降低合同管理中发生的违约现象。
坚持实事求是，就要求合同主体各方应敢于承担责任。建设单位不能一谈到有关自身工作不到位或者社会条件制约因素导致违约责任就如临大敌，视承包人在推卸责任转嫁风险，甚至一提违约索赔就大为恼火，认为是有挬常理的不规范行为。具有真正市场经济头脑的建设单位应该正视和承认违约责任，将之看做甲方与承包人在工程施工管理过程中的一种很正常的经常性经济活动，是工程建设的重要组成部分，应以积极合作的姿态来对待。
坚持实事求是，就是要求承包人加强合同管理，严肃认真地履行施工合同和抓好分包合同及采购加工订货合同的落实。建设工程承包人绝对不应当从中谋取不正当利益，要自觉地用合同约定去约束企业的施工行为，完成合同要求的任务。依据《经济合同法》的原则，履行双方的权利义务是平等的。对于任何一方的违约行为，应是在履约双方之间进行的，如果不执行合同合约而给对方造成损失时，双方有依据合同约定提出合理的索赔要求的权利，要敢于依约据实提出索赔要求。
工程实践中往往会发生建设单位向承包人提出工期和质量问题的质疑，承包人往往会提出许多无证据的理由来回避自身的责任。针对这种矛盾，监理工程师应在监控承包人和建设单位履约过程中，切实加强数据证据和资料的收集整理，用确凿的数据证据来说服各方并作出合理准确的判断。切实做到收集各方违约资料，力求完整，手续齐全，及时确定。既有既成事实，又有责任归属证据，同时还要有判断违约的资料和数据。
在处理承包人向建设单位提出违约要因和索赔要求时，监理工程师应进行充分分析。要在把握事件与合同对照是否出现费用增加或工期延长，是否会对质量和功能造成影响，排除虚拟臆造成分的同时又要甄别分析费用增加和工期延长的因果关系，在此基础上划清责任，按合同约定的程序进行协调处理。
在施工过程中监理工程师应特别重视以下几方面的收集整理工作。
向建设单位索要完整的建设工程招投标文件；
收集合同变更文件或补充协议，要求承包人和建设单位提供完整的分包合同、监理工程师应主动及时收集官方的物价指数和国家法律法规及行政规章等；
收集整理各种会议纪要和往来电函；工程照片和音像资料；
收集整理工程检验资料和各种实验数据；
关键词：合同管理；问题分析；解决对策
中图分类号：F715.4 文献识别码：A 文章编号：1001-828X(2016)015-000032-01
自2001年我国加入WTO以来，我国经济就持续快速增长。现代的企业为更好地发展，追求自身效益的最大化，则需要不断完善自身的经营管理以及加强与外界市场的交流与合作，而合同作为企业与其他企业单位交流合作的一种载体，因而合同管理的好坏就影响着企业经济的发展状况。合同约束了双方的权利与义务，同时合同管理需要实现风险防控、合规、效率三大目标。
一、企业合同管理中存在的常见问题
1.就合同自身而言，合同主体不同，文字不够严谨，这些都属于合同在编制过程中出现的问题。企业在编制合同时，基本上都是从自身利益出发，用合同来行使自己的权利和明确对方的义务。所以，在编制过程中常常出现一些字义不明的情况，含糊其辞。在合同执行过程中，当双方出现一些矛盾向当地人民法院时，这时一份合同的重要性显而易见。2.对签订合同双方的情况不够明确。在签订合同之前，企业对合同相对人的认识较为片面，如对合同相对人的信用情况、资金状况及履行合同的能力等了解不够全面，导致双方在后期对合同的履行情况都不理想，最终可能导致合同纠纷。3.对合同的履行过程和履行结果监管不严。在当代企业，大部分的管理人员对合同管理的重要性认识不够深刻，他们认为合同仅仅是一种形式问题。因此在签订合同之后，双方合作没有完全按照合同规定行使权力和履行义务，所以也不能达到预期的效果。同时，企业的法律顾问对合同的履行状况也是不清不楚。4.企业合同管理制度不健全，缺乏对合同的专业存档管理。由于企业合同管理制度的不健全，在合同管理过程中往往会连带出一些后续问题，可具体表现为在人员安排上，没有专业的人员任职、在职人员缺乏专业素养和法律素养而且其管理职责不明确。其次在后期工作中，企业对合同履行状况的监管机制不完善以及合同专业存档保存制度不健全。出现合同纠纷，未能及时处理，造成合同双方在经济上的重大损失。
二、企业合同管理中常见问题的原因分析
1.企业管理人员对合同管理重要性认识不足。在现代企业中，企业一般以经济盈利为主要目标和动力，一切的经济活动都围绕着盈利展开，所以在企业没有真正体会到合同给企业自身带来的巨大好处之前，企业是认识不到其重要性。所以企业可结合利用合同为本企业获得巨大收益的成功案例，给合同管理人员阐述合同管理的重要性。特别是在出现合同纠纷时，合同的效果就显而易见了。2.企业以及企业员工的合同法律意识薄弱。企业仅仅把合同看作双方进行经济往来的一种形式，并没有从真正意义上了解到合同中所蕴含的法律效力。因而，订立合同的时候也是较为随意，缺乏依法订立合同和签订合同的法律意识，一旦出现问题局对企业造成巨大的损失。3.企业内部部门分工不明确，而且缺乏关于合同管理方面的专业人才。由于我国的合同法律业务起步较晚，发展较慢，导致现在许多企业并没有为合同管理分配一个独立的部门，而是与其他部门一起办公，所以有时和造成分工不明确、相互推卸责任的问题。同时，由于合署办公，许多人都是身兼数职，对于合同管理事务来说，属于兼职人员，专业性差。4.企业合同管理制度不完善。制度的不完善可以说是根因，这让合同从编制、修改、签订、履行等过程中，都没有一个较为规范的范本，主观性较强。
三、企业合同管理中常见问题的解决对策
1.明确企业内部部门的分工，可设立单独部门来进行合同管理，提升合同管理的地位。职责清晰、分工明确才能确保每个人员在自己的岗位上履行自己的职责，而不是相互推卸责任。2.招聘专业的合同管理人才，并进行定期的培训。合同管理人员最直接接触合同的，因而，合同管理人员的素质高低直接决定着合同质量的好坏。企业应该招聘较为专业的合同管理人才，并对其进行岗前培训。在职期间也定期对其培训，让合同管理人员掌握必备的合同法律知识，并对其严格执行年审制度，约束行为，提高合同管理人员的业务能力。3.完善企业合同管理的制度。要从根本上解决合同管理中存在的问题，必须从其制度上着手。完善企业合同管理制度从本质上规范了合同管理、使合同管理更具科学性、法律性，使合同管理人员在工作过程中有章可循。比如在合同的档案管理方面，可先建立企业的合同档案管理制度；再按制度要求对合同进行整理、分类、装订成册等有条理地存档、销毁管理，而不是像以前，纯主观意识上的简单的把合同收集在一起存放及销毁。4.加强与企业其他部门的交流与合作。企业合同并不是一成不变的，企业合同的内容体现了现代经济发展状况与趋势。因而，合同需与社会发展同步，与时俱进。所以在企业的合同管理中，需加强与其他部门的交流与合作，得到较为全面的社会经济信息，为制定合同提供理论依据。
四、总结
综以上所述，企业合同管理中存在不少问题，要解决这些问题，首先要从企业制度上着手，再是企业自身的改进及企业管理人员对合同管理的重视程度。也可增强企业的风险防范意识以及竞争意识，把合同管理与企业的经营管理相结合起来，最终实现合同管理的三大目标以及提高企业的经营管理水平，为企业创造更好的收益。所以，希望本文的探讨结果对企业今后解决合同管理中的问题有一定的帮助和借鉴意义。
参考文献：
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[3]闫红玲.企业合同管理常见问题及对策[J].现代经济信息,2014,16:119.
关键词：合同管理；法律风险；企业经营；风险管控
一、合同各阶段的风险管控
合同管理是企业法律风险管控的重要内容，也是企业管理制度的重要组成部分。企业基于对于安全运营的需求，对这项工作非常重视，企业由单纯重视诉讼管理，转为重视日常合同管理。合同管理各阶段的法律风险，需要切实有效的管控。
（一）合同签订阶段的法律风险控制
1．合同签订阶段的法律风险：合同相对人是各种经济体制、所有制形式以及不同国家的民事主体，企业经营过程中存在大量的“风险交易”。应当警惕从签订阶段就存在的法律风险，从内部看：合同签订出现问题将严肃处理责任人；从外部看，我国刑法规定了签订、履行合同失职被骗罪等罪名，触犯刑律将依法承担刑事责任。签约过程中构成缔约过失责任或签约后出现违约行为，还要承担民事责任。合同签订应当授权专业法律人员管理，全程进行法律风险管控，重视相关法律规范与司法解释。
2．部门联合会签制度：企业内部的联合会签，是法律风险管控的核心制度，各部门依照管理职能紧密衔接、相互制约、独立决策，共同参与合同审批流程。联合会签制度应当科学高效、公开透明，防止出现商业贿赂或谋取非法利益等内部法律风险。结合实践，较为科学的联合会签流程一般涉及：（1）采购或销售部门发起签约申请，提交合同草本、会签单、审核上报相对人资信材料；（2）考核部门审阅价格、进行成本和利润分析，制作经营报表；（3）会签部门依次审批、分管经理批示，例如：技术研发、质量监督、仓库、交接车间等涉及履行部门；（4）财务部门核实应收账款，管理收放款业务，负责资产放行证件；（5）合同管理部门负责全程法律风险管控，办理用印并、负责合同档案管理。
（二）合同履行中的风险管控
1．财务风险监控：合同履行阶段的财务风险监控，包括对资金问题主动调查活动，不是出现经济损失后的消极反应。合同管理部门对财务部进行账目监控，经营业务中的赊销账款等资金使用进行例行核查。发现存在履行瑕疵及时处理，避免履行中出现抗辩权事由而导致法律风险。发现不能按期回款情况，行使抗辩权并及时沟通解决。发现相对人出现严重的资产或商业信誉问题，行使不安抗辩权。按照法律事务管理办法对责任人督办问责，规避企业法律风险，登记履行情况对客户进行信誉评级，依照信用等级分别评议赊销额度和赊销时限。
2．资金动态核查：合同管理按照资金输出和资金输入两个环节核查动态账目。对合同履行发生的资金动态进行账目核查，当天核算、当天公布并记录在案，避免出现随意更改账目现象。由合同管理部门监督制度实施，代表公司实施资金动态监控，发现可疑往来账目尤其是极端账目，及时采取必要的法律措施维护企业利益。监管工作前移至履行阶段而不是在合同争议阶段，履行过程中的资金变化情况，直接反映出履行中的法律风险状况。企业应当立足于资金动态监控，建设合安全、顺畅和高效的风险管控模式。
（三）合同争议的解决
1．合同管理善意原则：维护企业利益是企业风险管控的核心目的，出现合同争议优先采用低成本纠纷解决办法。企业之间依照善意原则处理问题，主动沟通解决，不能直接追究责任或者依照合同法主张维权，使得原本可以协商解决的争议走向极端方式。企业出现经济损失，直接责任人和分管领导因此承担管理责任，应当避免出现损失，遵循善意原则把争议解决在履行过程中或者协商阶段，如果争议出现在责任追究或诉讼阶段将增加企业法律风险。解决争议以考虑经济利益为关键因素，同时考虑社会影响和企业长远利益。
2．避免出现诉讼案件：合同争议的解决应当避免出现诉讼案件，这体现出日常合同管理的重要性，只有实行科学严谨的日常管理，才能有效实现企业法律风险管控。企业参与诉讼活动可能产生经济损失或不良社会影响，尤其国有企业参与诉讼，出现政治影响后企业负责人可能因此失去晋升机会、承担连带责任。即使私营企业也应当考虑企业社会形象，不能滥诉、缠诉。合同管理部门依照合法合理性原则开展法律风险管控工作，满足相对人合理要求灵活处理争议，维护缔约双方长远合作关系。争取用缓和方式解决争议，出现合同冲突，当事人可能采取不合作态度，导致问题陷入尴尬局面。确实无法达成一致的合同争议，先发送律师函通知表示善意提醒。最终决定以诉讼方式处理的争议，委托专业律师提讼主张合法权利。
二、合同管理制度与企业风险管控
合同管理立足于企业法律风险管控，有效的保障了企业发展的稳定环境，保障了企业的经营安全和长远发展。面对复杂多变的市场环境，企业之间依赖合同形式保障各方权利义务，合同管理制度在企业法律风险管控中占据核心地位。提高企业的合同法律风险管理能力会提高企业整体竞争力，为企业带来高利润的回报。
（一）合同管理的法律风险管控体系
1．合同管理制度建设：企业应当先签订合同后办理业务，例外情况依照公司章程的规定办理业务，良好的合同管理能够在法律范围内保护企业合法权益,以免受到不必要的经济损失。企业应当制定适合本单位实际情况的《合同管理办法》、《合同管理流程》、《授权委托管理办法》、《印章管理办法》等制度，进行体系化的法律风险管控。合同管理不是经营业务的附属程序，坚决杜绝事后补办合同行为，业务办理完毕又补办合同手续让整个合同管理制度形同虚设。虽然无纸质合同的实际履行，如符合《合同法》规定也是有效法律行为，但这种情况使企业承受巨大法律风险：对于合同中标的物数量、质量最终认定方式，以及履行时间、地点、方法等方面的约定容易出现争议，没有纸质合同作为认定和主张的依据，这些争议无从确认和查证。
2．资信调查与建立信用档案：合同申办部门负责收集和提交合同相对人资信材料，包括合同履行应当具备的资质证件、营业执照、质量证件或法律文书、专利证书等文件。确认对方的民事行为能力和民事责任能力有重要法律意义，这些因素直接影响出现争议后的法律请求效果。对签约人的授权委托授权书和身份进行严格审核，避免因无权产生法律风险。一些企业没有谨慎考察相对方主体资格，导致合同归于无效或效力待定，或者与无履约能力当事人签订合同导致合同陷入履约障碍。合同签订后全程登记履行情况，建立客户资信档案并进行信用评级。
3．合同条款审核：企业经营合同大多是常见类型，依照《合同法》我国承认各种符合成立和生效要件的无名合同，缔约各方应当诚信履行、善意履行、依照合同目的促成履行。经营过程中使用的格式条款合同，制定十几条主要关键条款反复使用，格式条款不能避免法律风险。条款最终由经办人填写，其中空白项和附则（其他约定）的填写中存在巨大法律空间，经办人在填写时，与签署普通合同有同等法律风险。因此，签署格式条款同样需要严格审核，无论何种类型合同，应当由专业法律工作人员或律师逐一审查合同条款。
4．合同的印章管理：合同印章的使用和管理是签署合同的关键，依照《合同法》规定：约定加盖印章生效的合同，自加盖印章并符合生效要件时生效。企业经营合同一般约定加盖行政章或合同专用章，除非特别约定，财务专用章或部门印章不能用于签订合同。合同印章由专门部门保管和使用，未经会签手续并经分管经理同意，业务员不得随意使用公司印章。需要携带外出的使用的，应当由经理批准按流程使用并及时归还。
（二）联网审批流程的法律风险管控
1．联网审批的监管优势：现代企业采用合同联网审批流程具有监管优势，重视和利用现代科技手段是法律风险管控的发展趋势。在网络系统中上传的合同电子数据长期保留在数据库，系统能立即发现和记载违规行为。这种监控模式提高了企业法律风险管控效率：法务部门网上管理人员可以全程监督合同业务，联合会签部门的办理情况直接在电脑系统显示，避免了各部门相互推诿；在网上可以随时核对合同条款、查阅审批信息，有效减少了工作失误；由于流程的公开性和互动性，经办人对于提交材料更加谨慎。联网审批通过的合同，由经办人确认后上报合同管理部门加盖印章，大幅度提高监管效率。
2．纸质资料的网上流程衔接：纸质合同的签署和监管，是企业法律档案管理工作的一部分，合同档案是司法过程中的重要书面证据，这项工作从形式审查到实质审查都直接关系企业利益。实行合同管理联网管理平台的企业，申报的各项数据应当与纸质合同档案完全一致，签署过程中合同文本在内部网络上传递和储存，经联合审批并上报经理批准后，依照审批情况签署纸质合同，这种公开审批的模式使得决策者更加审慎。各部门有独立的账户和密码，对合同管理全程有效的管控，各部门相互之间配合、相互监督，纸质材料与电子文件相互印证一致。
（三）合同档案在法律风险管控中的利用
1．合同档案的整理利用：纸质同档案属于法律风险管控的重要文件，监管部门审查合同履行全程并立卷存档，合同回收采取统一的编号和归档方法，按照“资本输出类”和“资本输入类”对合同档案进行科学分类。建立合同目录包括（1）合同文本原件，包括补充协议、备忘录等资料；（2）资信档案，包括各类与合同有关的证件、质量文件、专利文件等资料；（3）部门联合会签单，包括经理批示、各部门会签、履行情况备注等文件；（4）财务单据，包括借款单据、赊销单据、银行单据等资料；（5）法律文书，包括授权委托书、履行情况备注等其他法律文件。
2．合同业务的全程督办：依照合同档案进行全程督办，发现违规行为依照合同管理办法问责。对合同履行情况进行监控，顺利履行完毕的合同登记后存入档案；没有合适履行的合同注明原因并及时督办；出现争议的合同，将合同档案上报法律事务部门处理，避免出现超过诉讼时效的情况；进入诉讼程序的合同纠纷，委托法律专业人员或者律师进行维权，建立法律风险档案。通过系统化、全程化的合同管理制度，有效对企业法律风险进行管控。
三、结语
随着我国依法治国工作的全面推进，企业更加重视法律风险管控工作。虽然现阶段有很多工作要进行完善，但令人欣慰的是，我国的合同管理水平正在大幅度提高，企业的法律风险管控工作逐步走向科学化和精细化。市场经济法制化体是社会的巨大进步，也是法律事业蓬勃发展的重要信号。在全体法律人的探索和努力下，基于对于合同管理制度与企业法律风险管控的不断研究和实践，将形成更加规范、诚信、安全、文明的市场环境，促进我国经济繁荣发展。
作者:范晓伟 单位:西北政法大学
参考文献：
[1]李杰利．合同管理规范高效操作规程．中国时代经济出版社．2004．
[2]张雅冰．论企业合同法律风险防范的协同性．经营管理者．2011（19）．
[3]王怀、王正志．公司法律风险防范与管理．法律出版社．2007．
1监理工作中施工合同管理的内容
一般情况下，我们可以将施工合同管理的内容分为两部分，即合同文档管理和合同履约管理。合同文档管理实际上就是合同档案管理，这是监理档案管理工作的重要组成部分，是对包括施工合同在内的以及传真、电报、电子邮件、电传、电子数据交换以及信函等一些与施工合同有关的文件，还有各种录像、会议纪要、报告、照片、记录、说明以及图纸等内容所进行的搜集、编码、整理、保管、存放、分析、监督、检索以及归档等一系列的工作。作为整个工程项目技术档案的重要组成部分，合同档案是各个单位合同履行的真实记录的最重要的法律依据，所以，对施工合同的管理工作是尤为重要的；而合同履约管理工作实际上就是对合同的管控工作，在公路工程项目施工的过程中，在施工合同中相应条款的约束下，对建设单位以及施工单位所采取的施工活动和建设行为进行的一系列的监督和控制工作，从而保证施工合同的有序、顺利的完成。在监理工程师对施工合同进行管理的过程中，其主要的工作都是发生在项目的实施阶段，通常情况下，对施工合同的管理工作主要有以下几个方面的内容：（1）工程分包的管理；（2）合同纠纷的协调；（3）合同档案的管理；（4）工程延期的管理；（5）合同支付的管理；（6）工程变更的管理；（7）合同索赔的管理；（8）工程保险的管理。
2监理工作中施工合同管理的方法
2.1公平公正公开的履行施工合同
在公路工程项目的施工现场，监理单位才是建设单位的唯一管理者，所以监理工作应始终遵循公平、公正、公开、科学、诚信、守法的原则，监理单位的监理工程师应履行好自身的责任、义务和权利，当出现违背施工合同的矛盾和问题时，应妥善的进行处理。在我国的公路交通行业中，有很多问题是彼此矛盾的，其中最突出的就是社会条件和供应商选择的问题，这类违法的问题和违规的现象是时有发生的。这就要求了监理工程师应以公正的态度去处理这些问题，事前预防，采用书面文件的形式提示建设单位防止违约，降低风险，当出现问题时，应立即解决。当产生利益纠纷时，监理单位应明确其责任主体并妥善的解决。通常情况下，在履行施工合同的过程中，承包商都是处于弱势地位的，因此，监理工程师更应积极的维护施工合同和招投标文件的合约，面对矛盾和问题时，应采取有针对性的方法和手段进行处理，在维护了承包商合法权益的同时，也要代表建设单位的经济利益。
2.2实事求是，科学的进行施工合同的管理工作
由于公路工程项目的任务量大、施工时间长，并且涉及的层面也很广，因此在履行施工合同的过程中，每一个参建单位都可能会发生违约的问题，这就要求了在履行施工合同的过程中必须坚持实事求是的原则。首先在履行合同时，应对每一个参建单位都进行目标一致性的协调工作，只有这样才能最大限度的预测可能发生的违约风险点，从而采取相应的措施来消除风险，降低违约行为发生的概率。另外，施工合同的各个主体单位应敢于承担责任，出现问题时不能够逃避责任和转移风险。承包商在思想上也应重视对施工合同的管理工作，在施工的过程中承包人就不能够谋取非法的利益，借助于合同去约束施工行为，完成合同中任务。在工程的实际施工过程中，承包商可能会受到建设单位对施工质量和工期的质疑，出现这种情况时承包商不应回避自身的责任，而监理单位则应做好这些环节的资料和数据的搜集和整理工作，在做出的一切决定和判断时都是用数据和资料来说话的。在处理承包商向建设单位提出的索赔要求时，监理单位也应详细的进行论证，为排除虚拟臆造的成分，应看质量是否得到了保证，工期是否延长了，成本是否增加了，划清责任，从而准确的对合同约定的程序进行妥善的处理。监理工程还应重视以下几个方面的工作：（1）向建设单位索取完整、清晰的工程项目的招投标文件；（2）搜集和整理好所有相关的会议纪要和往来的电函；（3）积累工程计量和结算方面的相关资料；（4）在进行试验检测工作时，也要整理好各类的试验数据和检测资料；（5）搜集工程照片和音响资料。
3结束语
通过以上论述，我们对施工合同管理在监理工作中的重要性、监理工作中施工合同管理的内容以及监理工作中施工合同管理的方法三个方面的内容进行了详细的分析和探讨。在监理单位对工程项目进行管理的过程中，监理工程师必须充分的认识到施工合同管理工作的重要地位，同时还要做好各类数据和资料的搜集、整理和归档工作，真正的做到在履行施工合同过程中的用数据说话，以理服人，保证工程项目施工工期的顺利完成，为承包商和建设单位提供满意的服务，保证整个公路工程项目的施工质量。
作者：裘丽娅 单位：天台交通工程监理所
档案规范执行问题较多
重点工程项目档案资料的整理不够规范，施工控制过程记录(如测量文件、原始记录)不齐全，原材料合格证、复合报告、材料(构件、配件）质量保证书资料不齐全。
监理单位对重点工程项目档案的过程监理与工程报检职责不明
各种随工检查记录中缺少签字，签章手续不全，在工程报验时，工程的相关资料不够齐全、完整、准确。
总包单位责任落实不到位
总包单位管理措施不具体，责任不明晰，没有认真履行对分包单位档案的汇总、组织交付验收等合同规定；没有及时组织有资质的单位进行工程总平面图、工程管线竣工图的编制、归档。工程项目档案存在的问题如得不到有效解决与整治，重点工程项目档案记录的内容就难以反映工程的真实情况，势必会影响到工程的建设，乃至今后的投入使用、维护管理和改扩建。因此必须加强工程项目档案的管理与规范操作，重点做好工程项目档案归档工作，保证工程项目档案的质量。
加强工程项目监控，保证工程项目档案质量
(一)健全规范标准来监控
近年来，国家档案与建设行政管理部门相继制定了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重点建设项目档案验收办法》、《电子文件归档与管理规范》等有关工程项目档案管理的规范性文件和一般性质量标准，使工程项目档案工作有章可循。具体到每个工程项目，应当结合实际，根据工程项目文件形成、积累与归档各个环节的具体情况，针对不同部门分别提出具体标准与要求。不仅要明确归档范围和要求，还要规范工程项目档案材料形成的种类和质量。如果仅仅满足于归档范围，而未对形成过程作出约束，归档就会成为无源之水，无本之木，工程项目档案的齐全完整就成为一句空话。
由于时间紧急或场景特殊，工程建设者往往会忽略以下材料的收集和归档：
1.地基开挖后的情况记录。验基要对该工程地质情况作出简要描述，按规定该签章的个人和单位要完善手续。
2.工程隐蔽记录。凡是在工程施工中上道工序被下道工序所掩盖的重要部位应做好隐蔽记录。
3.质量问题处理记录。工程监理单位对工程活动中发生的质量问题及其处理措施、实施过程、处理后的检测结果和鉴证情况要做好详细记录。
4.主要建材、构配件试验报告。主要建筑材料与构件、配件，必须经过质量检验及技术参数测定，有的是供应厂商提供的试验报告，有的是承建单位委托科研机构进行检测。送检的建材、构配件一定要形成书面检测报告，供应厂商的试验报告也要收集齐全。
5.工程建设情况报告。单项工程和整个工程竣工后，应当撰写一个专题总结或情况报告，将该项工程建设情况及其基本情况，尤其是一些档案材料中没有记载而十分重要的材料，在总结中应加以说明，以备查考。
为确保这些重要档案材料的形成，必须通过工作标准、操作规程等做出强制性规定，并且在收集、整理档案材料的过程中认真加以甄别，鉴定文件材料的真伪，使所有档案材料能够真实准确地反映建设活动。
(二)运用管理制度来监控
严密、科学的管理制度，是确保工程项目档案质量的保证。建设单位在招标、投标以及与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，要特别明确工程项目档案管理的责任与义务。勘察、设计、施工、监理等单位要认真收集和整理本单位所形成的工程档案，及时向建设单位移交。工程监理单位在对工程质量监理的同时，还应将工程档案质量纳入监理的范围，要完成一项审理一项，使工程项目档案质量得到全程控制。
(三)采取跟踪管理来监控
跟踪管理是国家对工程项目档案管理的基本要求，其主要内涵是档案工作要与工程建设开始同步，与工程建设同步，与工程竣工验收同步。实行同步跟踪管理，便于将工程项目档案质量监控机制贯穿于工程建设的全过程。
工程档案的同步跟踪管理要抓住以下关键环节，并明确相应的质量要求：
1.文字材料登记。对进入现场指挥部的所有文字材料，要有专人登记管理，注明文字材料的名称、编制单位、时间、来文单位、签收人签名等，发现来文不符合质量要求的要及时处置。
2.蓝图清点鉴定。蓝图需要逐套清点、鉴定，发现问题，如有缺图、漏项或不清晰、份数不够的，及时向设计部门索取，确保每套图纸的完整、准确。
3.变更设计归类。对设计修改、补充的变更通知单一定要按不同的专业逐份进行分类登记。可将设计变更依据性文件按其产生的来源分为三大类，即设计方编制的设计变更通知单，施工方申报经设计部门确认生效的业务联系单、技术核定单以及建设方产生经各方确认的有效图纸的会审、工程会议纪要等。这三大类文件一般经过设计方签章后即视为生效文件，一定要保证手续完备有效。
4.设备开箱技术文件收集。档案人员必须参加重要设备的开箱，详细填写好“设备开箱资料验收记录表”，作为竣工交付验收档案的凭证。若发现开箱资料不齐全、不配套，要及时反映，向厂家、商家索取，索赔技术文件。
5.声像、光(磁)盘归档。由于形成这些载体的渠道较多，经手人员复杂，稍微疏忽就容易造成档案散失。因此，档案一经形成就要立即收集、鉴定，妥善保管。
6.竣工图编制质量。目前，竣工图的编制主要是以施工图为基础，通过将施工过程中的有效变更依据性文件在施工图上予以充分、准确地反映和标记后形成的，保证了设计变更依据性文件在数量上的全面性与内容上的准确性，同时保证了竣工图的编制质量。这些设计变更依据性文件既是施工变更的依据，也是编制竣工图的依据。
实施工程项目档案管理“三同步”，保证工程项目档案质量
在工程项目档案管理工作中，必须做到“三同步”，即制定工程项目档案收集计划与工程立项同步，工程档案收集与工程设计、施工同步，工程档案验收与工程竣工验收同步。
(一)制定工程项目档案收集计划与工程立项同步这是做好档案收集工作，保证工程项目档案完整、齐全的重要环节。工程档案包括从工程立项到竣工验收期间产生的档案材料，贯穿于工程建设的始终，从另一个角度来看，它又分别产生于建设单位、设计单位和施工单位，而对大的项目来说，设计单位和施工单位往往还不止一个。因此，工程项目产生的档案情况相当复杂，如果没有一个详细的计划，要想最终保证档案的完整齐全是不可能的。因此，作为一个工程项目的所有者，同时也是工程项目档案收集工作的总责任人——建设单位，必须在工程立项时就制定一个详细的收集计划，包括该项工程可能产生哪些档案，分别产生于哪些部门，如何收集，以及质量要求等；同时还应明确专职或兼职档案人员的职责。
(二)工程项目档案收集与工程设计、施工同步这一阶段是工程建设的主要阶段，工程项目档案也主要产生于这一阶段。档案管理人员对于设计、施工过程中产生的工程项目档案，应做到随时收集，对较大的工程，还要对分阶段收集来的档案及时进行整理以防止散失遗漏；同时还要对有关部门进行监督，防止弄虚作假，从而保证档案的完整准确，确保其质量。
(三)工程项目档案验收与工程竣工验收同步以往，有关部门对这一环节最为重视，认为这是一个关键环节，把好这个关口，就能保证档案的完整、齐全并确保其质量。但事实上这样做其实是本末倒置，因为正如同工程质量在工程设计、施工阶段就已经确定了，竣工验收只是“验收”而已一样，工程项目档案的质量，也是在产生的时候就已确定了，这时再抓，显然是马后炮。
当然，也不能否认对工程项目档案进行验收的重要性。对工程项目档案进行验收是将各阶段、各部门产生的工程项目档案进行汇总，并按照有关规定，尽快归档或报送有关部门，以防止散失在无关单位和个人手中，造成“人去档空，不知所终”的结局。总之，工程项目档案管理实行“三同步”有利于杜绝虚假档案，有利于档案行政管理部门职能的发挥，有利于工程项目档案质量的提高，是确保工程项目档案质量行之有效的方法。
加强固定资产投资项目档案管理的措施
(一)强化责任意识，加强对工程项目档案管理工作的组织领导建设单位要根据档案法律、法规的要求，进一步强化责任意识，加强对档案工作的领导，建立健全项目档案工作领导责任制，将项目档案管理纳入部门职责和岗位责任制，与考核挂钩。建立以档案部门为核心，项目各参建部门共同配合的工程项目档案工作管理体系，对工程项目档案管理工作齐抓共管，确保工程项目档案管理的质量。
(二)强化全程受控，加强对工程项目档案工作的计划管理将工程项目档案管理列入工程项目实施网络计划中，实现立项阶段就制定归档计划，确定工程项目档案直接负责人，实行节点和全程控制，保证工程项目档案管理工作与各项工作紧密结合，从而促使工程项目档案的收集、积累与工程项目实施进度同步进行，使工程项目档案文件材料全程受控。
(三)强化合同管理，提高工程项目档案管理的法律约束力将工程项目档案管理的相关要求纳入合同管理，在工程项目委托招标与设计、施工、监理等参建各方签订合同、协议时，设立专门条款，明确对工程项目文件的编制责任、份(套)数、质量、交付时间、违约罚则等内容的规定；也可将有关标准与规范的内容作为合同附件，实行档案交付情况与结算挂钩。
(四)完善工程项目档案管理制度与业务操作规范完善工程项目文件管理程序和工程项目档案管理制度，做到程序化、成体系、覆盖全，职责要明确，要求要具体，控制和考核测试要有力度。根据工程项目具体特点，制定针对性、操作性强的归档范围、归档要求和整理编目规范。在工程项目实施的全过程中，加强电子、声像档案管理，并按有关标准及时整理归档。
