时间：2023-04-24 08:54:04
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子合同归档管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】信息化建设 系统建设 企业业务
1 实施背景及目标
合同作为经营管理的手段，是企业与外部进行物流、资金流、信息流交换的基本形式，是企业从事经济活动取得经济效益的桥梁和纽带，同时也为企业带来了各种各样的法律风险，如何通过信息化手段提升合同法律风险管控能力，提高质量及效率，为企业生产经营保驾护航是本文研究的重点。
2 传统合同管理中存在的问题
培养专业的法律人才队伍，健全法律规章制度、增强法制观念，这些都是提升公司合同管控水平的重要手段，但是传统的全靠人工审核的合同管理模式，仍存在以下问题：
2.1 合同履行监控情况难以掌控
传统的合同管理模式更侧重于合同签订前对合同重要条款的审核，而合同已经履行到什么程度，是否按照合同签订的进程有序推进，这些都是法律部门管控的难点及薄弱环节，难以真正实现对合同全生命周期的管理。
2.2 风险管控能力有待提升
风险管控是合同管理的重要内容，如何确保合同文本内容的规范性及真实性、合同对方主体的合法性、财务付款合同与正式签字确认合同的一致性，降低合同倒签率等等，以上问题只靠人工审核都难以解决。
2.3 查阅、统计不便利
金额、对方供应商等合同信息全靠人工登记台账，工作量大、易出错、且统计维度单一，无法满足管理层多维度的决策、分析要求。
3 解决对策
基于以上现状及问题，企业可以借助信息化手段，将标准的合同管理流程、条款和范本等业务管控模式通过信息化系统进行固化。实现对合同规范、标准的统一管理。详细功能模块如下：
3.1 合同审批表模块
合同审批表是贯穿各项功能的纽带，也是业务审核的重点。通过合同审批表，将合同中最重要的内容进行突出展现，同时提示各类合同的审核注意事项。包括合同基本信息、合同金额、对方主体、签章信息等内容。
合同基本信息：包括合同编号、合同名称、合同承办部门、合同履行时间、合同业务大类、合同业务小类、合同主要内容、风险提示、审核规范、审核职责规范等；
合同金额：包括合同币种、合同价款、合同税款、合同总金额、付款条款等。
对方主体：包括对方主体名称、银行账户名称、开户行名称、开户行账号等。
签章信息：甲方签字人、甲方签字日期，乙方法定代表人、乙方签字人、乙方签字日期等。
3.2 合同审批流程模块
合同审批流。主要是将合同审批业务流程固化在系统中，实现电子审批。主要流程包括：合同审批、授权、归档。履行、变更、移交、解除、作废等。
3.3 合同统计查询模块
支持用户通过合同名称、合同编号、对方当事人、合同金额、合同起草人等信息，快速定位到用户需要查询的单个合同。
提供多维度报表查询及统计功能，包括倒签率报表、签订及时率报表、合同归档统计报表、结算合同报表等。用户通过在系统中选择报表类型、期间等查询条件，系统可快速、直观、精准展示统计结果。
3.4 合同履行监控模块
从相关财务系统中获取所有合同的报账及付款情况，给相关业务用户直观展示合同的付款进程；通过系统定期向相关业务部门发送合同履行监控单，请业务部门主动报送各合同执行情况并通过电子流程流转到法律部门。法律部门可以逐不出户就清晰了解每个合同的付款及履行进程，对存在风险及时洞察并采取相应措施，防患于未然。
3.5 合同档案管理模块
对于已经审批完成的合同进行电子归档，按照纸质合同归档规则，系统建立相应的合同编目、案卷。建立电子的借阅审批流程，电子流程审批通过后，系统会给申请人赋予查看相应借阅合同的权限。
3.6 多系统协作办公模块
通过打通与手机办公、财务报账平台、文档安全等系统接口，实现各系统基础数据的一致性、办公的高效性以及安全的管控性，主要如下：
3.6.1 与短信平台接口
当审核人收到待审批合同时，系统会促发短信，提醒审批人及时审批合同；当审批人处理时间超过企业要求的处理时限后，系统会自动发送催办短信给审批人，提升合同处理的及时性。
3.6.2 与文档外发系统接口
合同审批完成后，系统自动加盖水印，并留痕控制，任何人无法再对合同的任何信息进行修改，只能查看和打印，且打印的合同会显示某某企业名称的水印，避免合同在前期商定妥当，且已履行完内部流程后，被对方主体恶意篡改。
3.6.3 与财务报账系统接口
将合同编号、金额等基础信息同步到财务报账系统，用户报账时，需要在报账平台选择合同编码，合同相关的金额、供应商等信息自动带出且不可修改，当报账金额大于合同金额时，报账单无法提交。通过上述手段，确保合同履行的规范性及合法性，避免报账人恶意篡改付款单位，或付款金额大于合同订金额的违规业务。
一、合同订立
(一)合同分类。根据合同性质不同，建设项目合同主要分为以下三类：1.建设项目施工合同，包括土建、施工、安装和装饰装修合同等。2.技术服务合同，包括建设项目中的勘察、设计、监理、中介、技术咨询和服务合同等。3.物项采购合同，指设备、材料、办公用品等采购合同。(二)将归档要求纳入合同条款。建设项目中，最为重要的档案就是竣工图。竣工图是项目实体最终真实情况的具体反映，是今后项目改扩建、运行维护的重要依据和凭证。因此，在项目建设初期，建设单位首先应以合同形式约定竣工图编制和提交的责任。具体情况有：1.由施工单位编制竣工图的，应在施工合同中明确施工单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求及违约责任。另外，也可与施工单位另行签订竣工图编制合同。与此同时，在设计合同中，应明确因修改增加新图的责任，明确留作竣工图用的施工图套数。2.由设计单位编制竣工图的，除纸质竣工图外，应明确是否需提交电子版竣工图以及竣工图纸的审核方式。3.监理合同中，应明确监理单位对竣工图和竣工资料的审核以及向建设单位提交监理档案的责任。4.物项采购合同中，应设立专门条款，明确供方需要提交的文件材料清单及份数等要求。针对非标设备采购加工，还应约定提交质量计划、原材料质量证明、相应人员资质、检验检测报告、竣工图、完工报告等。厂家提交归档的文件材料应约定为原件，确实无法提供原件的，应明确要求由形成单位加盖与原件等效的有效标识或出具有效证明，并说明原件存处。(三)合同审批。为防范风险，根据合同类别、金额大小和重要性不同，签订合同之前应履行一定的审批手续，必要时需召开合同评审会议。合同审批表、合同会签单及合同评审专家意见，作为合同审批记录文件，需与合同一起归档。(四)合同登记编号。为便于合同日常使用和管理，每份合同应及时登记编号，并在建设单位计划合同或法务部门予以备案。合同编号由签订合同的年份、承办部门代号、合同等级、合同类别、流水号等组成。每个合同编号是唯一的，流水号应避免断号。
二、合同履行
合同履行过程中签订的补充协议、往来重要文件和会议纪要等，特别是涉及合同内容变化的，应及时收集，与合同一起归档，并且要求是原件，签字盖章手续完备。传真件或其他形式复印件，需加盖受控章予以确认。对于设备采购合同，重要设备的源地验收或到货开箱时，必须要有档案管理人员参加，依据合同条款，检查验收设备随机文件、完工报告、竣工图纸等是否符合归档要求。对于设备监造过程形成的质保大纲、质量计划、不符合项等质量记录等也应收集归档。对于技术服务合同，合同承办部门应会同档案管理人员一起检查乙方提供的技术报告、检验和测试记录等是否符合相关要求，并及时完成验收记录的整理归档。对于施工合同，重点检查竣工图编制质量和套数是否符合要求以及施工资料的完整性、准确性、系统性。
三、合同归档
(一)归档范围。合同档案一般包括：合同书原件（即：合同文本及其附件）,与订立合同有直接关联的其他材料,合同相对方的资信材料,可行性分析报告,国家行政机关的相关许可文件,技术协议,有关合同往来的文书、信函、传真、电话记录,营业执照复印件,授权委托书以及其他相关凭证的原件。技术服务合同中，与履行合同有关的技术背景资料、可行性论证和技术评估报告、项目任务书和计划书、技术标准、技术规范、原始设计和工艺文件以及其他技术文档是合同的重要组成部分，同样缺一不可。如果确因数量庞大，划归技术档案，应予以详细说明或标注链接。(二)归档要求。合同档案的整理，一般先区分合同类别，按年度（时间顺序），编制文件归档目录，按件或按卷进行装订。合同档案保管期限的划分，一般根据合同本身的重要性、合同金额以及合同标的物和项目原因等综合考虑。保管期限一般分为永久、长期、短期三种，也可直接标识具体年限。建设项目一般投资金额较大，应编制一份完整的合同清单放入合同档案。
四、合同管理的其他环节
谈判记录、招投标文件和评标文件及中标通知书等，作为签订合同的前奏，一般作为项目管理文件，不纳入合同档案范围。合同纠纷形成的书、答辩书、判决书、调解书、裁定书、裁决书等法律文书则按专门档案进行整理归档。合同档案的借阅需由相关负责人进行审批。五、常见问题在以往建设项目合同档案收集、整理和归档过程中，经常发现合同文本的规范性方面还有待进一步提高，比如：第一，签订合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，却没有收集授权委托书。第二，合同章用单位行政公章代替。第三，签字人身份或职级与合同管理要求不符。第四，合同签订日期空白。第五，合同签订份数太少，或因保管不当，合同原件丢失。第六，合同附件，如：技术规格书、图纸等技术资料未同时收集归档，链接标注不清晰。第七，合同档案保管期限划分不妥，过长或过短。第八，合同中未提及文档管理要求，需要相关配套文件时没有依据，局面被动。
综上所述，作为建设项目业主方，在合同管理方面，应设置专门岗位，建立科学合理的工作流程，改变手工粗放的管理模式，提高信息化水平，积极关注合同的动态管理与后评价工作；在归档工作中，坚持“通过合同控制加强工程档案管理”的理念，做好内部自身形成文件材料归档工作的同时，对外部多用合同约束建设项目相关方，加强档案工作监督、检查和指导，注重协调与沟通，为今后建设项目管理全面留存更多的依据凭证，积累更多的宝贵经验，从而促进企业又好又快发展。
作者:王继荣 单位:中国原子能科学研究院
参考文献：
为推进合同管理相关制度落实，进一步规范行政执法行为，区政府将组织区监察局、区法制办、区政务督查室于8月中旬在全区开展本年度行政执法集中检查暨合同管理专项检查活动。现将有关事项通知如下：
一、检查范围
区政府各部门、区直各单位、各街道办事处以及各直属企事业单位。
二、检查内容
1、行政执法检查的主要内容包括：贯彻落实国务院《全面推进依法行政实施纲要》和执行我区年度依法行政工作要点的情况；规范行政许可和行政处罚行为的情况及相关法律文书；规范行政处罚裁量权的情况；重大行政处罚决定备案情况；行政执法队伍建设情况等。
2、贯彻落实《区机关单位合同审查规定》及区机关单位合同层级审批制度、合同风险预警报告制度、合同争议处理制度、合同档案管理制度等四个制度的情况及合同归档整理情况。
三、检查形式
本次检查活动主要采取实地检查和案卷评查等形式。
（一）填报行政执法案卷及签订合同统计表
各部门、各单位应认真统计年度形成的一般程序的行政处罚和行政许可案卷及年11月以来对外签订的所有合同，分别填写《行政处罚案卷登记表》、《行政许可案卷登记表》和《签订合同统计表》，于年8月13日前将电子版通过金宏网报送到区法制办。
（二）实地检查
从8月中旬开始，区监察局、区法制办、区政务督查室将组成联合检查组对各部门、各单位进行实地检查，听取汇报，查看相关档案资料。各部门、各单位应对本年度依法行政工作开展情况及贯彻落实《区机关单位合同审查规定》及其配套制度情况进行自查，形成自查报告，同时整理好合同档案备查。具体检查时间另行通知。
（三）案卷评查
凡是具有行政处罚和行政许可主体资格的行政机关（组织）都要参加案卷评查。各部门应从本年度形成的一般程序的行政处罚和行政许可案卷中分别选出行政处罚和行政许可案卷各20宗，于年8月13日前报送到区法制办（不满20宗的全部报送）。
四、相关要求
（一）开展行政执法检查活动是规范行政机关执法行为的重要举措，特别是根据区政府有关领导要求，将对合同管理相关制度的落实情况作为本次检查活动一项重要内容。希望各部门、各单位高度重视，认真整理好档案，充分做好迎检准备，并认真对待执法检查过程中提出的监督意见。
【关键词】合同管理;财务风险;防范措施
一、高校合同管理系统
高校合同管理系统包括:合同准备、审批、执行、控制、结束等合同全生命周期的管理，提高合同履行管控的力度。通过查询、统计分析和预警提醒等多种手段实现本单位的业务管理，帮助本单位把资金计划、合同进度、合同审批、合同变更、相关发票、合同资料等管理得更具条理性和统筹性，更使合同管理从繁琐混乱的状态中解脱出来变得轻松、愉快;使收付款管理从各种复杂的人事当中解放出来，减少腐败的风险，从繁多拖沓变得及时。此外，多种形式的合同、收付款数据等统计图表，也为单位日后的发展和决策提供强有力的数据支持。
二、制定合同管理流程
公司合同管理流程一般包括如下几个环节。(一)前期准备。1．立项。项目立项是本单位为推动某个项目上马，根据本高校中长期规划或学院管理过程中涉及的生产、生活的实际需要而提出的框架性的总体设想。按照本单位的审批程序经相关职能部门批准。立项报告包括项目实施前所涉及的各种由文字、图纸、图片、表格、电子数据组成的材料，主要内容有项目投资建议的主要依据、资金来源、项目达到的要求等。2．合同起草。根据合同的具体形式选择相应的合同格式。高校合同的主要类型有承包合同、采购合同、维修合同。(二)合同签订。第一，经办人按照本单位的管理流程将合同文本底稿报送相关职能部门批准、审核。第二，本单位的需求部门、财务部和经办人应当从合同涉及的替在风险方面共同审核合同初稿，并提供建议，供主管领导参考。从维护公司经济利益出发，尽量做到在法律允许的范围内避免或减少公司可能发生的经济损失。第三，严格按照国家规定的招投标程序进行招投标。(三)合同的履行及归档。合同以双方当事人签名盖章生效后，专人负责监督合同的履行。在合同履行期间，经办人或合同履行监督人负有下列责任。一是收集保管合同履行中形成的所有相关资料;包括合同底稿、合同变更原因及变更内容、资金支付等情况。二是合同履行结束应及时归档、分类，供以后同类合同作参考。如有可能，应该对每一项目合同及时进行总结。提高工作效率及资金使用效能。
三、合同管理的核心
合同管理是高校管理的重要内容之一，高校应当重视本单位的合同管理工作，着重从合同管理模式、机构设置、人员配备、管理制度等方面建立符合本单位实际需要的合同管理体系，减少风险发生频率及程度，提高资金利用效能。做好合同管理的工作，需要做到以下几点:第一，依据学院的管理体系结合合同的一般流程制定出相应的合同管理制度，如:合同评审会签制度、合同变更管理制度、合同履行管理制度及合同文件资料归档保管制度等，借鉴国际先进经验，加速建立和完善市场经济需求的新的合同示范文本。第二，依据合同的不同类别进行分类，可以用文件夹存放，再根据需求分门别类;对合同实行专人专项管理，并且类别制定相应的管理标准。加大合同管理力度，保证合同的顺利履行。第三，推行合同管理人员持证上岗制度。不断提高管理人员的业务水平，减少潜在的主观风险。第四，加强政治学习，提高相关管理人员的思想觉悟和服务意识，预防潜在的主观风险的出现。任何完善的制度最终产生的效能决定于执行人员的素质。
四、当前高校合同管理存在的财务风险问题
(一)合同管理制度不完善。不论是前期的谈判工作及日后的监管任务，管理工作的复杂程度决定不可避免地会产生主观或客观的财务风险，这就需要相关领导不断完善管理制度，最大限度地减少财务风险的产生机会。(二)合同管理人员专业水平和法律意识不高。合同管理人员专业水平和法律意识不高，对签订合同的关键点把握不足，都会不同程度地导致财务风险的产生。不能严格按照章程及规范开展工作，也会导致潜在的主观和客观财务风险。(三)高校管理不同部门缺乏沟通。高校不同职能管理部门缺乏有效沟通，或在工作中没有充分考虑到其他部门的意见也会诱发财务风险。(四)履行阶段也是一个重要的合同风险来源。合同监管人员不能认真履行监管义务，承担监管责任，都会将合同潜在风险转化为实际的法律风险和主观风险。同时，在合同救济阶段，由于救济措施和后续工作跟进乏力，造成胜诉案件执行不力从而产生财务风险。
五、合同管理中财务风险的控制措施
关键词：水电站；运行管理；生产合同
中图分类号： TV 文献标识码： A
引言：合同管理是水电站管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于水电站在进行经济活动的开展以及相关经济利益的取得，都具有一定的积极作用。各级相关的领导干部、一些法人委托人和一些其他相关的人员，不仅要严格遵守制度，还要进一步的切实执行本制度。各相关的一些部门一定要互相配合，共同努力，搞好水电站以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。
1.水电站运行生产合同管理总则
一是为规范公司所属水电站合同管理工作，保护公司合法权益不受侵害，依据《中华人民共和国合同法》及相关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本办法。
二是水电投资股份有限公司（以下简称“公司”）所属发电企业的合同管理工作均适用于本办法。
2.水电站运行生产合同管理类型
一是本办法所指合同均采用书面形式，有关涉及合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分。
二是本办法所包括的合同类型有：购售电、水力机械、设计、监理、电工、水工建筑物、加工制造、培训等方面的经济与技术合同。
3.水电站运行生产合同管理过程中的职责及权限
公司所属各水电站的生产技术部门为合同事务的归口管理部门。
3.1合同管理职责
（一）水电站合同立项前的申报工作；（二）公司负责合同金额在（规定金额）以上的合同审查、合同谈判、会签及签约，合同归档工作； （三）公司所属水电站负责合同金额在（规定金额）万元以下的合同审查、合同谈判、会签及签约，合同归档工作，并在合同签约后十日内上报公司相关部门备案；（四）合同执行过程管理和重大事项需向公司报备；（五）各水电站应建立相关合同台帐及统计资料。
3.2合同权限划分
（一）年度购售电合同：经公司法人授权委托后，各水电站方可与电网公司签订。（二）合同金额在（规定金额）万元以下合同，按物资采购程序审批流程报公司审批，经审核批准后，由公司负责人授权，委托水电站人签订。
（三）合同总金额在（规定金额）万元以内合同，经公司法人授权，由委托人签订。
（四）合同总金额在（规定金额）万元以上的合同，执行上级《发电企业所属公司招标管理办法》，合同经公司法人授权，由委托人签订。
4.水电站运行生产合同的审查和履行
4.1合同的审查
4.1.1合同受委托订立前，根据签订合同金额大小，公司或各水电站合同负责部门，应组织（或委托法律顾问）对合同内容进行审查，并根据律师的审查意见进行其修改、补充。
4.1.2合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。
4.1.3合同应包括以下内容：
（一）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人、人姓名、联系方式、单位账号、税号、开户行；（二）签约的依据和合同标的；（三）数量和质量，包括检测标准和方式；（四）价款或酬金，包括支付方式；（五）经济合同还应包含定金、抵押等担保条款；（六）履行的地点、期限和方式；（七）变更或解除条件（八）违约责任；（九）争议解决方式；（十）法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；（十一）正副本份数及存放地点；（十二）生效的时间和条件；（十三）附件名称；（十四）签约的地点、日期；签约各方开户银行及账号；（十五）签约各方合同专用章；（十六）法定代表人或由法定代表人授权委托的人签章。涉外合同的内容按有关法律规定确立。
4.1.4法定代表人授权委托人签订合同时，必须签署授权委托书。授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止使用“全权”一类的文字。
4.1.5 合同用印鉴的管理：公司签订的合同应使用合同专用章；各水电站签订的合同使用本单位合同印章。
4.1.6 合同文件的存档工作：为满足有关部门检查、监督、管理合同及公司档案室存档等工作需要，各水电站可根据合同管理需要确定合同文件份数。一般情况下，应不少于肆份。
4.2合同的履行
4.2.1合同依法订立后，即具有法律效力，应当真实全面地履行。
4.2.2 合同管理部门应根据合同编号各自建立合同台账，每一合同设一台账，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
4.2.3 合同履行中遇履约困难或违约等情况，应及时以书面形式提出意见，并向公司主管领导汇报。
4.2.4 合同履行过程中合同管理人员应妥善管理合同资料。合同中的有关技术资料、图表等重要原始资料不得外借，以保证合同的完整性。
4.2.5合同执行中，向合同对方发出的文书、图表等材料，应经公司审查后方可寄出。
4.2.6合同支付：由实施项目的水电站合同管理部门核实合同条款提供支付依据，实施项目的水电站提出计划申请合同资金，经公司主管部门审核，提交主管领导和总经理同意签字后，财务审计处支付。
5.水电站运行生产合同的变更和解除
5.1 变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。
5.2变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定的期限内做出。
5.3变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。
5.4 变更或解除合同，必须先提出申请，说明需变更或解除合同的理由，然后依照合同的订立过程，经法律顾问、合同管理部门、财务部门、主管领导和公司总经理审核通过后执行。
5.5 我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并经审核加盖公章或专用章。
5.6 变更或解除合同的通知和回复，应在法定和约定的期限内提交，应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收。挂号或签收凭证作为合同组成部分应存档。
5.7变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分与原合同具有同样法律效力，纳入本合同管理办法规定的管理范围。
5.8 合同变更后，合同编号不应改变。
6.水电站运行生产合同纠纷的处理和附则
6.1 纠纷处理
一是合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。
二是合同发生纠纷时，合同管理部门应迅速收集下列有关证据（一）合同文本，包括附件、变更或调解的协议、有关电传等材料（二）有关的票据、票证；（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；（四）证人证言；（五）其他有关材料；
三是调解书、协议书、裁决书、判决书应与合同一并由公司档案室存档。
四是对合同纠纷文本应妥善保管。
6.2附则
一是违反本合同管理办法的签约合同项目，各水电站印章主管部门不得用印确认，财务部门不得支付或报销。造成严重后果的，要追究有关人员的经济和法律责任。
二是合同管理部门应将履行完毕或不再履行的合同、资料，包括文书、图表、传真件等按合同编号整理，交公司相关处室存档，不得随意处置销毁、遗失。
三是本办法由制定公司负责解释；自发文之日起执行。
总结：针对上述，对水电站运行生产进行合同管理，具有着一定的积极意义，不仅会促进水电站的发展，还会在一定的程度上带来有效的经济效益。
参考文献：
[1]高山. 大岗山水电站合同管理系统设计与实现[D].电子科技大学,2013.
【关键词】施工合同；合同履约；合同审查；归档管理；信息化管理
建设工程施工合同是建设项目管理的核心，任何一个建设项目的实施，都是通过签订一系列的承发包合同来实现的。通过对承包内容、范围、价款、工期、质量标准等合同条款的制定和履行，承包人可以在合同环境下调控建设项目的运行状态。通过对合同管理目标责任的分解，可以规范项目管理机构的内部职能，紧密围绕合同条款开展项目管理工作。因此，合同始终是建设项目管理的核心。
一、目前建设工程施工合同管理中存在的主要问题
1、 合同文件存在合同双方权利、义务不对等现象。从目前实施的建设施工合同文本看，施工合同中绝大多数条款是由发包方制定的，其中强调了承包方的义务，对业主的制约条款较少，特别是对业主违约、赔偿等方面的约定不具体，也缺乏行之有效的处罚办法。同时，由于目前建筑市场的激烈竞争和不规范管理，大量的施工队伍与建设规模严重失衡，致使业主在建设工程承发包中提出一些苛刻和不平等的条件，将自身的风险转移到承包人身上。
2、 建设工程施工合同履约程度低，违约现场严重。如：在工程建设中业主不按照合同约定支付工程进度款；建设工程竣工验收合格后，业主不及时办理竣工结算手续，甚至部分业主已使用工程多年，仍以种种理由拒付工程款，形成建设市场严重拖欠工程款的顽症。
3、 合同管理手段落后。不重视合同归档管理，管理信息化程度不高，合同管理手段落后。一些建设项目合同管理仍处于分散管理状态，当事人对合同的归档程序、内容、标准等没有明确规定，合同履约过程中缺乏监督控制，合同履约后没有全面评估和总结，合同管理粗放。很多单位合同签订仍然采用手工作业方式进行，合同管理信息的采集、存储加工和维护手段落后，合同管理应用软件的开发和使用相对滞后。
二、加强建设工程施工合同管理的方法
1、 做好施工合同实施准备的策划工作
对于发包人的合同决策，承包人常常必须执行或服从。如招标文件、合同条件常常规定，承包人必须按照招标文件的要求准备投标文件，不允许修改合同条件，甚至不允许使用保留条件。但承包人也有自己的合同策划问题，应服从承包人的基本目标，即利润的取得和企业的经营战略。
（1）投标方向的选择。投标方向的确定要能最大限度地发挥自己的优势，符合承包人的经营总战略，如正准备发展、力图打开局面，则应积极投标。承包人不要企图承包超过自己技术水平、管理水平和财务能力的项目，以及自己没有竞争力的项目。通过对上述情况进行分析，可以预测中标的可能性，选择中标可能性大的工程投标。
（2）加大合同审查力度。合同审查是为合同谈判和签订服务的。承包人通过合同的详细审查过程，发现待签订合同中存在的问题，在此基础上形成合同审查表，成为合同谈判的最主要依据文件。对于合同审查阶段发现但合同谈判阶段确实解决不了的问题，承包人应尽早制定相应的对策和措施，确保工程合同实施过程中自己一方的损失降到最低。
（3）通过合同谈判实现目标。争取改善合同条件，谋求公正和合理的权益，使承包人的权利与义务达到平衡。澄清标书中某些含糊不清的条款，充分解释自己在投标文件中的某些建议或保留意见。利用发包人的某些修改变更进行讨价还价，争取更为有利的合同价格。
（4）认真执行合同交底。合同交底是项目部技术和管理人员了解合同、统一理解合同的需要。项目部全体成员必须首先熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，以避免不了解或对合同理解不一致带来工作上的失误。由于项目部成员知识结构和水平的差异，加之合同条款繁多，条款之间的联系复杂，合同语言难以理解，因此难以保证每个成员都能吃透整个合同内容和合同关系，这样势必影响其在遇到实际问题时处理办法的有效性和正确性，影响合同的全面顺利实施。因此，在合同签订后，合同管理人员对项目部成员进行合同交底是必要的，特别是合同工作范围、合同条款的交叉点和理解的难度。
2、做好施工合同体系中各个合同之间的协调工作
在工程项目中工程合同体系中各个合同之间的协调是十分重要的。要保证项目的顺利实施，就必须对此进行周密的计划和安排。在实际工作中，合同之间关系的安排及协调通常要做好合同范围、技术部署、分包价格、分包计划、合同管理组织等几个方面的协调。如果整个合同体系的安排、协调做得比较好，会大大提高工作效率，避免不必要的管理内耗，节约时间和成本，这对整个项目的顺利实施是非常有利的，承包人更易于有条不紊地完成工作履行合同，从而实现项目的总目标。
3、做好合同的归档管理工作
合同文档管理要求合同管理人员尽可能地将项目实施过程中的各种文件，以某种有形的，能清楚表现其所载内容的形式表述出来，具体包括一般的书面形式、录音影像制品、电子邮件、信件、数据电文等形式，并进行有效的保存。在此基础上，对所有收集、整理的合同文件资料进行系统地分析和总结，以得出工程合同实施过程中的经验和教训；将所有的合同分析、总结资料，尤其是工程合同实施过程中的经验、教训总结资料在全企业范围内进行推广，以期实现逐步提升、持续改进的目的。
4、注重工程合同信息化管理的执行工作
（1）在工程实施过程中，合同管理主要是对工程承包合同的签订、履行、变更和解除进行监督检查，对合同双方争议予以调解，以保证合同依法签订和全面履行。这就要求合同管理人员必须对各类合同的条款进行仔细、认真地分析研究，根据合同约定采用合理、有效的方法，在工程实施过程中进行动态地监督检查，并通过有效的途径将各种合同信息及时、准确地反馈给领导及项目相关人员，以便领导决策；同时便于项目管理人员按照合同约定及时处理工程实际问题，达到全面整合项目资源，有效控制项目成本与进度，提高项目收益，全面、正确、顺利履行合同的目的。
（2）设计一个以合同为核心的信息流结构来规范合同管理业务流程，建立一个高效率的合同协同及内部沟通平台，包括建立合同目录、编码和档案，建立完整的合同信息管理制度以及包括会议制度在内的科学、高效的合同管理信息系统，对合同管理过程中输出的各种信息进行收集、整理、处理、存储、传递和应用，以便及时、高效地发出各项正确指令，对企业实现全方位的工程项目合同管理，提高企业统计分析能力，实现合同管理的实时动态监控，控制并优化合同履约进度，保证合同管理工作质量，实现企业合同知识和经验的积累和沉淀，提高企业决策分析能力，提升企业核心竞争力是非常有意义的。
结束语
总之，承包人要不断地提高施工合同管理水平和有效地控制合同执行情况，合同管理人员应持续地对合同实施准备工作进行细化，并强有力地执行各合同协调及信息化作业，不断总结经验，严格把关，努力维护自身合法权益的同时达到项目利润最大化，进而保证企业的经济效益。
参考文献
[1]赵来彬.建设工程招投标与合同管理[M].武汉：华中科技大学出版社，2014.
[2]丁晓欣，宿辉.建设工程合同管理[M].北京：清华大学出版社，2015.
一、项目主流程：
二、项目流程说明
1、项目可行性研究。
（1）概念定义：在投资项目建设前期，通过对项目相关“市场”、“资源”、“技术”、“社会”等方面的问题，进行全面的分析、论证、评价，从而决定投资项目“可行”或者“不可行”，并且在可行的几个投资方案中如何“选择最优方案”。
（2）考虑要素：a、符合国家宏观经济调控的方针政策和法律。
b、市场预测。
c、技术把关。
d、资源储备。
（3）适用范围：各需求室经理、项目负责人对项目的立项考察，杜绝不合适的项目立项。对于10万元以上项目希望提出可行性研究报告。
2、项目团队的建设。
（1）项目经理的选择标准：从知识、能力、品格三方面进行衡量，具体可从以下三个方面考察。
a、调查候选人与项目环境相关的资质：知识储备、相关的技术、市场和客户参与、产品应用。
b、调查领导能力、技术专业知识、计划和控制、管理技能等。
c、调查所需的项目管理技能。
（2）适用范围：各需求室经理由此选择合适的项目负责人人选，保证项目的顺利实施，“合适的人干适合的事”。
3、供应商选择的标准
4、招标工作流程。
（1）招标人成立招标机构、确定招标方式；
（2）招标人编制投标资格预审文件和招标文件；
（3）招标信息（招标公告或投标邀请书）；
（4）发售资格预审文件；
（5）按规定日期接受潜在投标人发售招标文件，并按规定将招标文件向行政主管部门备案；
（6）组织购买招标文件的潜在投标人现场勘察，召开标前会答疑；
（7）在规定时间和地点，接受投标人的投标文件；
（8）组织开标会；
（9）组建评标委员会评标，评标委员会委员在中标结果确定前保密；
（10）在评标委员会推荐的中标候选人员中，确定中标人；
（11）向行政主管部门提交招标投标情况的书面情况；
（12）发中标通知书，并将中标结果通知所有投标人；
（13）进行合同谈判，并与中标人订立书面合同。
5、项目需求书及项目请示书写规范。（范文见附件一，备注：各室以word形式报送综合管理室审阅和存档）
（1）引言：对全篇项目需求书做一个大纲性统筹，简要介绍该需求书的目的。
（2）活动背景：包括市场状况；所遇问题；过往经验；项目的必要性。
（3）活动方案：包括时间、内容、风险控制、保障措施等。
（4）可行性研究及效果分析。
（5）成本预算：包括预算依据，费用列支项目等。
6、评审准备
（1）准备评标时间和场所，随机抽取评审委员。（严格保密状态）
①时间：每周三下午三点，其他时间不安排选型会议。
②地点：暂定长训楼三楼图书室，如需进行项目展示，请申请培训室进行。
③评选委员：按照《关于成立客户服务(东莞)中心选型、采购竞赛评选委员会成员分类库的通知》（附件二）要求具体执行。
评选委员专家库：根据项目的大小、评选委员的专业方向建设，具体安排如下：
a、按照项目费用标准划分：项目总费用在50万元及以上，评选委员人选在室经理以上人员中抽取；项目总费用在50万元以下，评选委员在所有人员中抽签决定。
b、按照项目属性划分：（选择其中一人作为项目专家参加）
综合类项目：
业务类项目：
培训类项目：
体验类项目：
宣传类项目：
基础管理类项目：
（2）项目经理须让评标委员会成员知悉招标情况。
a、招标的目标；
b、招标项目的范围和性质；
c、招标文件中规定的主要技术要求、标准和商务条款；
d、招标文件中规定评标标准、评标方法和在评标过程中考虑的相关因素。具体而言比如各供应商的背景资料、过往经验、时间进度、产品质量、费用控制；我中心的需求、所要达到的目标；风险控制，出现纠纷如何解决等。
（3）制定评标细则。（范例见附件三和附件四）
参照选型评分表，根据项目细项进行修改和分数调整；参加选型会时需提供5份打分表和1份汇总表，请注意打分表和汇总表的题目及监督员的编制。
7、详细评审。
（1）商务评审内容：
①将投标报价与标底价进行对比分析，评价该报价是否可靠合理。
②投标价构成和水平是否合理，有无严重不平衡报价。
③审查所有保函是否被接受。
④进一步评审投标人的财务实力和资信程度。
⑤投标人对支付条件有何要求或给予招标人以何种优惠条件。
⑥分析投标人提出的财务和付款方面的建议的合理性。
⑦是否提出与招标文件中的合同条款相悖的要求，如重新划分风险，增加招标人责任范围，减少投标人义务，提出不同的验收、计量方法和纠纷、事故处理方法，或对合同条款有重要保留等。
（2）技术评审内容：
①投标文件是否包括了招标文件所要求提交的各项技术文件，它们同招标文件中的技术说明或图纸是否一致。
②实施进度计划是否符合招标人的时间要求，这一计划是否科学严谨。
③投标人准备用哪些措施来保证实施进度。
④如何控制和保证质量，这些措施是否可行。
⑤组织机构、专业技术力量和设备配置能否满足项目需要。
⑥如果投标人在正式投标时已列出拟与之合作或分包的单位名称，则这些合作伙伴或分包单位是否有足够的能力和经验保证项目的实施和顺利完成。
⑦投标人对招标项目在技术上有何保留或建议，这些保留条件是否影响技术性能和质量，其建议的可行性和技术经济价值如何。
8、项目请示写作规范（范例见附件五）
（1）引言：简要介绍该项目的背景及需求。
（2）项目合作期限。
（3）项目选型过程：
①合作商邀请；②供应商方案报价；③评选委员评分汇总；
④评选委员评议：对参选供应商做公正客观的评价，选型的目的在于“优中选优”。
（4）合作建议；
（5）附件。
9、合同审批流程
流程 工作细则/要求
1． 主办人在合同管理系统起草合同，对于需要洽谈的合同组织洽谈完毕后附上立项相关文件（上级发文、会议纪要或请示等）、选型相关文件（询价、竞赛、招投标的必要文件和请示），以及对方当事人的营业执照、资质证书、法定代表人证明书、授权委托书等资质材料（电子版）文件，提交室经理审批。
2． 承办部门审核指各区域中心负责人或省中心本部各室负责人审核。
3． 合同预算审核部门指中心本部综合办公室，由负责财务工作的项目经理对预算、内控风险等进行审查。
4． 合同归口管理部门指本部综合办公室，合同通过审查后，由中心本部综合办公室报送中心领导签字。合同送签时除合同文本外，还需要附上合同审批表及合同审查过程中的所有附件。
5． 根据中心领导分管情况，合同将分别送交主管领导审批，对于30万元以上的合同必须送交中心总经理审批。
6． 各审核环节应尽快出具审核意见，各环节原则上不超过2个工作日。
10、项目实施阶段。
（1）范围控制：项目经理实施项目管理的首要问题就是确定项目目标与范围，也就是明确为什么实施该项目，项目要达到什么样的结果，如何实施该项目，项目工作的具体内容是什么，以及如何定义项目完成。确定项目目标与范围是为项目的实施指明了方向，为项目划定了具体的活动范围。
对于各种具体项目而言，范围主要为以下三个方面：
①产品范围，即确定产品或服务中应包含有哪些功能和特征；
②项目范围，也就是为了交付具有一定特征和功能的产品或服务所应做的工作，简单讲，就是项目要做些什么、如何做才能实现项目的目标；
③产品规范，即项目产品或服务所包含的具体特征和功能。
（2）进度控制：指为确保项目按时完工所做的一系列管理控制活动。其目的在于：保证按时获利以补偿已经发生的费用支出；协调资源；使资源在需要时可以利用；预测在不同时间上所需的资金和资源的级别以便赋予项目以不同的优先级；满足严格的完工时间约束。
（3）费用控制：关键在于经常及时地分析成本绩效。至关重要的是尽早发觉成本差异和低效率，以便在情况变坏之前能够采取纠正措施。
费用控制的主要依据有以下四方面：①项目成本基准计划；②项目成本管理绩效报告；③项目的变更要求；④项目成本管理计划。
（4）质量控制：项目质量的形成是一个系统过程，即项目可行性研究质量、项目决策质量、设计质量、施工质量和竣工验收质量，可由下图表示：
可行性研究质量（确定质量目标与水平的依据，体现“能否做”）
项目决策质量（确定质量目标与水平的依据，体现“做什么”）
项目质量 项目设计质量（使质量目标与水平具体化，体现“如何做”）
项目施工质量（形成实体质量，体现“做出来”）
项目竣工验收质量（体现达到目标水平的程度）
影响项目质量因素主要有人、设备、材料、方案和环境等五大方面。
质量控制的具体操作步骤：
①优先考虑内部开发项目；
②制定项目目标；
③将项目目标分成分目标；
④制定里程碑计划和责任制图表；
⑤对每个项目部分进行评价；
⑥评价整个项目。
11、文件验收：项目的不同阶段，形成文件的范围与内容也不同。
（1）项目概念阶段应验收、移交、归档的资料主要为：
①项目机会研究报告及相关附件；
②项目初步可行性研究报告及相关附件；
③项目详细可行性研究报告及相关附件；
④项目方案及论证报告；
⑤项目评估与决策报告。
（2）项目规划阶段应验收、移交、归档的资料主要为：
①项目背景概况；
②项目目标文件；
③项目范围规划说明书（包括项目成果简要描述、可交付成果清单）；
④项目范围管理计划；
⑤项目工作结构分解图；
⑥项目计划资料（包括完整的项目进度计划、质量计划、费用计划和资源计划）。
（3）项目实施阶段应验收、移交、归档的文件主要为：
①全部项目的采购计划及工程说明；
②全部项目采购合同的招标书和投标书（含未中标的标书）；
③全部合格供应商资料；
④完整的合同文件；
⑤全部合同变更文件、现场签证和设计变更等；
⑥项目实施计划、项目安全计划等；
⑦完整的项目进度报告；
⑧项目质量记录、会议记录、备忘录、各类通知等；
⑨进度、质量、费用、安全、范围等变更控制申请及签证；
⑩现场环境报告；
⑾质量事故、安全事故调查资料和处理报告等；
⑿第三方所做的各类试验、检验证明、报告等。
（4）项目收尾阶段应验收、移交、归档的文件主要包括：（报告格式见附件六）
①项目竣工图；
②项目完成报告；
③项目质量验收报告；
④项目后评价资料；
⑤项目审计报告；
⑥项目交接报告。
12、付款流程
流程 相关文档 工作要求/细则
1、付款通知书由对方单位开出，非必须项目
2、经办人员在预算管理系统填写付款申请基本信息，路径：登陆系统－》报帐管理 －》日常报帐，对于有合同的必须在审批表上填写合同名称、合同编号、合同内容、合同总金额及合同已付款
3、经办人员收集付款所要求完整附件（详见第三章：报帐指南），粘贴在付款申请基本信息表后，同时在预算管理系统内提交付款审批记录，付款申请在预算管理系统内进行电子流审批，无需再进行纸面审批，审批路径：登陆系统－》待办工作
4、部门审核环节，各区域中心：经办室负责人、专业审核人员及区域中心领导在预算管理系统内审批。
本部各室：经办室负责人在预算管理系统内审批
5、公司预算员对预算项目及预算审批情况进行审批，审批路径：登陆系统－》待办工作
6、财务会计、财务经理在预算管理系统内审批付款信息，根据我中心各级领导审批权限设置及领导班子工作分工情况，各级别付款分别由不同的领导审批结束，审批路径：登陆系统－》待办工作
7、中心领导根据分工不同分别审批不同的支出项目付款情况，审批路径：登陆系统－》待办工作
8、除报帐人填写报帐单需进入预算系统外，其他人员审批任务都已直接推送至“portal其他待办任务”列表中，也可以进入预算系统点击待办任务进行审批操作
13、项目后评价
项目后评价是指对已经完成的项目（或规划）的目的、执行过程、效益、作用和影响所进行的系统的、客观的分析；通过项目活动时间的检查总结，确定项目预期的目标是否达到，项目或规划是否合理有效，项目的主要效益指标是否实现；通过分析评价找出成败的原因，总结经验教训；并通过及时有效的信息反馈，为提高未来新项目的决策水平和管理水平提供基础；同时也为后评价项目实施运营中出现的问题提出改进建议，从而达到提高投资效益的目的。
项目后评价的结果——后评价报告写作要求：
（1）项目后评价是评价结果的汇总，应真实反映情况，客观分析问题，认真总结经验；另外，后评价报告是反馈经验教训的主要文件形式，必须满足信息反馈的需要。
（2）后评价报告的内容包括：
①项目背景：项目的目标和目的、项目建设内容、项目工期、资金来源与安排、项目后评价；
②项目实施评价：简单说明项目实施的基本特点，对照项目评估找出主要变化，分析变化对项目效益影响的原因，讨论和评价这些因素及影响；
关键词：企业上市；档案管理
企业要想上市，必须先按照上市公司的要求来规范自身的各项经营活动，其中就包括档案管理的规范性。更重要的是，企业在上市过程中，需要通过真实、准确、完整的信息批露，如招股说明书及补充年报、半年报，来证实公司在以往的经营中符合证监会对拟上市公司的要求。信息批露依据的是详实、完整的公司档案，包括文书档案、工程档案、研发档案、财务档案、设备档案到荣誉奖项档案等，几乎覆盖了企业发展过程中所有重要的档案。另外，上市过程中，证监会还会责成其派出机构对拟上市公司核查，上市核查以查阅档案原件为主。由此可见，企业上市过程是对档案真实、准确、完整性的综合考验。
1企业上市过程中档案利用的特点
1.1档案利用集中、借阅量大
上市筹备机构一般都是临时性机构，各项工作会由各部门配合完成。上市筹备阶段工作时间表是根据既定的上市计划制定的，每项工作必须在规定时间内完成。作为公司文件集中管理的部门，档案室承担的任务较为繁重。上市筹备部门将资料准备的任务按照业务归口分发给各部门，各部门要在特定的时间内完成资料准备工作，于是就出现了多个部门同时向档案室调阅大量文件的情况。按照证监会相关要求，拟上市企业需要最近三年主营业务没有发生变更，最近三个会计年度净利润也要达到一定的要求，才有资格上市。为了验证企业能否达到上述要求，券商和会计师事务所需对企业上市基准日前三年的主营业务和收入支出情况进行核验，主要的收入类合同和支出类合同是核验重点。如果是工程类公司，会涉及工程总承包合同、工程分包合同、设备材料采购租赁合同、厂房、土地、办公用房租赁合同，研发课题合同、咨询服务类合同等。产值确认文件，如工程量确认单、结算单、支付凭证等，也在查验范围之内。另外，人工成本是支出的重要部分，会涉及到工资、社保、公积金、奖金、商保、劳务等相关文件。再如，证监会要求“发行人的内部控制制度健全且被有效执行”。需查验企业内部控制制度、投标审批、合同审批、结算审批、财务费用报销审批、档案证照借阅审批、用印审批、人员招聘审批、岗位薪酬变动审批等。三会文件、总经理办公会文件、党委会文件、高管及部门职责分工、人事任免等文件也都是衡量一个企业内控是否健全有效的重要组成部分。上市过程中，档案利用集中，借阅量大是突出特点。
1.2档案重复利用率高
拟上市企业要分别接受会计师事务所、律所、券商的多次查验，大量档案会被重复利用。重复利用率比较高的文件有：大额收入合同、大额工程分包合同、大额材料设备采购合同、土地房租租赁合同、商标专利、资质商誉、工商档案、三会文件、工程项目竣工验收文件、结算文件、企业纳税及税收优惠、财政补贴相关文件等。即使是同一时间接受同一家中介机构的核验，同一份资料也有可能被重复利用多次。例如，某项目与业主签订的总承包合同，会作为收入项来查验，总承包合同连同招投标文件、中标文件、施工文件、竣工验收文件、结算文件，会成为查验项目真实有效的一个点。该合同连同合同审批单，用章申请等，又会作为企业内控项查验。如果企业被抽签抽到证监会核查，之前提供给会计师事务所、律所、券商的所有重要文件都需要重新查验。如果企业上市遇到障碍，需重新申报，可能会面临变更会计师事务过、律所、券商，中介机构变更，所有的资料又需要从头准备。还有的企业上市历程比较复杂，先是在深圳证券交易所申报，后来转向上海证券交易所，再后来又转战港交所，由于上市规则不是完全相同，查验资料的角度也会有些差别，上市资料需要重复组合和利用。
1.3对档案准确性、完整性要求高，档案利用内在逻辑性强
上市过程中查验资料，是以问题为导向的，围绕合规性，按照一定的逻辑顺序进行查验。查验过程中，中介机构认为某一环节存疑或存在不严谨性，会随时扩大查验范围。如查验主营业务收入时，为了从侧面验证业主合同的真实、准确性，需查看招投标文件和中标通知书。合同中约定的工期、合同额、工程量、签约时间等是否与招投标文件和中标通知书一致。如果不一致，要有合理的解释和证明材料，如与业主洽商变更的书面记录等。同时，招标与投标文件、中标通知书之间也会互相比对，看是否合乎逻辑和常理。如果合同的签约方是两家以上单位，还要核验联合体协议中双方权利义务的约定与合同的约定是否一致。从多个维度相互印证，形成一个个完整的闭环，是上市查验资料中常用的思路。这就需要我们提供准确、完整、详实的档案。
2拟上市企业需提前做好档案管理基础性工作
企业上市筹备和上市核查过程，对档案管理工作提出了严峻考验，准备上市的企业应重视档案在上市过程中的重要性，提前布局，把档案管理的基础性工作做好。
2.1高素质档案专业人才
档案员除了需要具备扎实的档案专业知识，还应该有全局意识和管理思路，熟悉公司整体运行；具备一定的证券、财务、法律素养，了解上市规则；要思路清晰，思维敏捷，有较强的逻辑能力，做事情条理性强；身体健康，能应对较强工作压力。
2.2坚持档案集中、统一管理，在档案完整性上早下功夫
档案集中、统一管理是企业上市筹备和上市核查顺利开展的必要条件。只有落实好集中统一管理，才能从根本上保证档案的完整性和档案利用的便捷性。实际上，在企业初创时期，有些档案容易存档不全，如合同审批表、投标审批表、给上级单位的请示、财政补贴类上级来文、联合投标协议等。准备上市的企业，至少要提前三年在档案齐全完整性上下功夫，条分缕析，区分价值，辨别版本，查缺补漏。通过几年时间的努力，做到档案齐全、完整、规范。
2.3档案数字化
中介机构查验资料，证监会上市核查，采用档案原件和扫描件结合的方式，上市年报和补充年报，以扫描件为主。应提前做好重要档案的数字化工作，如与主营业务相关的合同、招投标文件、中标通知书、开工令、施工方案、第三方出具的检测报告、工程量确认单、竣工验收文件、公司资质证照、专利、奖项荣誉、三会文件等。档案数字化也是应对上市过程中档案重复利用率高的有效途径。
2.4档案信息的关联
上市查验资料以问题为导向，要求按照事物内在逻辑，形成完整的证据链。而平时档案管理中，我们更侧重于文件形式。我们要在档案系统中按照事物内在联系，提前做好信息关联。这样在上市核验时，才能更便捷地查找资料。如某股东会决议，内容是关于设立某子公司，我们除了把这份文件放到三会文件中管理，还要与该子公司的档案作关联。如某项目的一份分包合同，除了要放到该项目中管理，还要与该分包商在其他项目中签署的分包合同作关联。
3上市过程中档案利用应急措施
3.1结合实际采用灵活的借阅方式
除保密级别较高的文件，可以采用开架借阅，每天下班前检查文件排架及卷内文件顺序，发现问题及时纠正。开架借阅前，最好先对各部门资料对接人员做培训，讲明档案室的布局，各类文件排放顺序等。
3.2与各部门主动对接，提前获知下一步所需资料
主动与上市筹备部门沟通，提前知悉上市查验资料的总体进度，做好整体规划。与商务、财务、工程等借阅档案量大的部门提前沟通，提前准备资料。
3.3与图文快印公司签约
在复印、扫描需求量大时，交给快印公司协助完成。这样可以提高效率，还能让档案员腾出时间专心服务于查询调阅工作。需要注意的是，要提前与快印公司签好保密协议。
3.4暂停档案移交
在上市资料准备期间，会发现资料没有及时归档的情况。最好先将资料暂时留在原来的部门或项目部，由他们负责扫描、复印，大家能够分担工作，有利于提高效率。等阶段性的核验工作完成后，再连同扫描件一同归档到档案室。
4结语
上市筹备和上市核查，既是对档案管理规范性的检验，也是进一步健全、完善企业档案的契机。借助企业上市，能发动全公司的力量，查缺补漏，进一步提高档案管理的规范性、完整性。如历次年报、半年报、上市核查形成的完整的电子版文件，是公司档案资料的重要组成部分。子公司及股东方工商档案、财务报告、三会文件等，也要及时补充。
参考文献
[1]刘辅忠，《企业上市前的准备》，《中国公共安全:政府版》2007.
[2]张仕元，《券商,为企业上市把脉》，《中国医药技术经济与管理》2010-06-28.
关键词：测绘工程；工程管理；信息系统建设
一、引言
在科技水平的引领下，我国已经进入全面的信息化技术时代，在市场竞争力如此激烈的环境中，企业如果想得到稳定发展与脱颖而出，就必须要有坚实的技术手段作支持，能够充分认识到信息数据的重要性，并且对信息数据进行有效管理，完全发挥出其具有的实际价值。我们建立测绘工程管理信息系统的主要目的，是为了提供一种强大的信息数据管理服务，在推广大数据共享时代的影响下，提高企业管理水平，加强计算机信息技术的应用，可以促进企业运营效率与经济效益的提高。这种技术的实现能够为测绘行业带来更全新的一面，促进自动化管理策略的开展。目前，我国城市化发展与项目建设都需要测绘工程作为基础保障，这样才能够确保项目的安全与准确，测量工作最为主要的就是信息数据的精准，如果要确保测绘数据具有有效性和持久性，就需要相应的管理系统来辅助。现代化测绘工程管理信息系统已经成为测绘工作中必不可少的一部分，积极进行结构策划以及系统优化，是目前我们要积极进行的重要策略。
二、系统功能规划
1、开发前期的准备工作
在对测绘工程管理信息系统建立前，需要组好相应的准备工作，根据目前测绘工作在实际应用中的管理流程与各环节特点进行分析，进行设计和开发工作，要确保系统建设的各个环节能够符合测绘工作成产管理的具体操作。首先，我们要了解系统建立的目的，明确系统定位，比如：规模大小、所在位置、实际作用等方面，并根据收集的数据进行全面的分析论证。其次，结合日常的工作需要，对于经常出现的工作模块进行设定，主要有：合同管理、生产管理、资产管理、查询统计、系统维护等五个功能，另外还需要设置相应的其他管理功能。上述工作完成以后进行详细的系统建立与操作，制定合理的维护方案。在原有系统功能和性能的基础上提高更高效的拓展功能，结合环境变化与实际使用需求，满足用户的使用条件，增加新功能，实现自动化操作。
2、合同管理
实现对测绘工程合同方面的全面管理，主要包括合同的签订、合同的操作流程、合同归档等，并对于后续的使用记录跟踪信息进行科学管理。
3、生产管理
落实企业生产运营中的各个管理流程，充分发挥信息系统的高效优势，做好各环节之间的相互协作，提高工作效率，对生产过程中产生的所有信息进行全面的、透明的管理工作。针对生产管理中各个子模块进行有效分析和建立，比如：项目受理、项目实施、项目审核、质量检查等等。
4、资产管理
加强对测量设备的管理，促进设备经济效益的充分发挥，降低设备占用率，对跟踪设备、测绘仪器等使用情况进行详细了解和掌握。做好相应固定资产的统计与管理工作，做好对日常消耗用品以及设备使用的记录。
5、查询统计
将所有测绘信息以及工作流程等方面进行汇集，实现各种条件、各种类型数据的查询、分析、统计、报表等功能，为管理人员提供有效地汇总信息和工作量情况，及时了解工程进度掌握项目发展。
6、系统维护
做好系统的维护建设，对信息系统使用者日常用户添加、删除、修改密码等方面进行设置，通过现代化的身份认证，按级别划分权限，做好系统内部的日志记录，了解用户在系统内的操作。
三、测绘工程管理信息系统建设设计
1、生产流程结构设计
生产流程结构设计是确保管理信息系统有效利用的基础所在，按照相关的管理流程进行这方面的有效结合，主要包括：第一，任务登记，这要是能够按照项目进行划分，并且进行具体环节的管理工作，将各个环节中的管理重点，落实到具体的工作中。第二，技术设计，通过对技术展开分析和研究，落实技术的具体作用，确保其在管理系统中充分发挥实际效益。第三，任务落实，根据登记上的内容进行相应而工作安排，严格按照流程步骤进行操作，提高整体信息系统的目的性。第四，质量检测，对生产流程和运行效果进行检测，提高整个生产流程的运行和质量提升。
2、客户需求结构设计
根据客户的具体要求进行结构设计，了解客户的实际需要，首选，客户的移交，在测绘工程进行中，结合实际工作需要不同的部门进行管理和处理，随着工作的进一步深化，相应的管理部门也不相同，所以，进行有效的客户移交，可以有效的提高工作效率，根据客户的不同需求，实现科学化的管理，以客户的需求为基础实现客户与相关资料的交接，确保没个环节的工作都能够满足用户需求。
3、用户结构设计
和诸多的信息系统一样，测绘工程管理信息系统也需要建立完善的用户结构，这是系统中的重要组成部分，用户结构设计中以实际需要相结合可以分为用户管理、历史记录、个人信息等几个部分。用户管理主要是对测绘工作的用户基本信息情况的掌握，能够促进测绘单位对需求者的了解。历史记录主要是在管理系统中应用的查询和检索记录。另外，在用户界面的设置中，还需要增加检索方式的设计，这样能够更方便用户对所需信息进行查找和分析，提高管理效率和服务质量。
四、管理信息系统在工程测绘中的应用
1、数据采集
测绘工作开始前需要了解现场的具体情况，能够以客观的角度看待测绘范围内的物象，但是在系统运行中GIS数据系统，通常会采用矢量和格栅的方法对数据进行存储。矢量存储其实是比较普遍的一种技术，通过图形中点、线、面的操作对客观事物进行可视化的表达，随着科技水平的提高，3D、4D等技术越来越高科技，测绘技术也得到了很好的发展。另外，格栅主要是通过将地面划分成不同的网络格栅来进行数据确定的，能够分为行、列的存储单元，这种存储具有一的特点，都是唯一的。与传统的数据相比较，这种数据信息更具有可视化的特点，通过数据的分析、处理，利用二维、三维等形式构建现场立体模型。
2、数据处理
数据处理是利用计算机信息化技术的一种优势所在，通过专业的系统软件将测绘工程的准确数据上传到系统中，然后系统按照一定的规律对数据进行编辑和处理，利用数据建立可视化的数据模型，通过数据的叠加和反复计算进行科学的分析。其次，还可以利用信息系统软件对数字化空间数据展开分析，了解测得数据的实体信息，根据数据之间的关联，建立具体的可视化模型，利用数据转换功能进行重新构建，将其他形式的数据转换为系统可以识别的数据信息，确保测绘数据的准确性和相互兼容。在进行测绘的过程中，有预测目的不同，数据的属性以及作用也存在一些差异，如果要进行有效的数据分析，就必须要做好相互之间的转换，化解数据间的差异性特点。目前系统应用中主要以矢量数据和栅格数据另种，在进行信息系统管理过程中，通过会根据地形的特点，划分为多个层次，最终将所有信息汇集到地图上形成叠加效果，组成整张地图，在进行处理的时候，可以根据相应的土层进行更改或者调整，避免对所有数据造成变动，提供处理效率。
3、数据分析
测绘工程进行过程中，必须要充分认识到信息系统数据分析的重要作用，能够通过计算机信息系统对数据进行分析、传输、获取，提高测绘工程过程中的准确性，为图形测绘工作提供精准的数据基础。另外，还能够通过信息系统对数据进行详细计算，相比之下这种计算机系统的计算精准度和效率要远远高于传统的计算方法，利用精准的数据，借助系统中的制图功能，提取数据，自动生成可视化的绘图空间。通过利用系统中密度计算、坡向提取、等高线、数据分析等功能实现测绘工程空间数据的了解。掌握测绘区域范围内水文、坡度、地形、地貌等现场实际情况，确保地形图绘制的完整、准确。
五、结语
综上所述，在信息化建设的影响下，进行测绘工程管理信息系统的建立具有重要意义，加强对管理信息系统的设计工作，提高内部框架优化，对系统基本内容进行研究，了解过程中所应用到的关键技术，以用户所需为基础前提，促进管理信息系统的全面建设。研发一款全新的勘测工程管理系统，是实现测绘生产信息化、网络化、现代化的重要体现，系统界面的友好、快捷操作，能够大大提升测绘信息管理的效率，为项目建设提供坚实的技术支持，以此为基础不断的进行完善，这也是目前我国测绘工程管理工作的发展趋势，更好的向着科技化的方向不断前进。
参考文献：
[1]朱菡.测绘单位设备管理信息系统建设及应用[J].科技创新与应用,2014,18:287.
