时间：2023-04-24 08:54:11
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理基础，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】基础工作；档案管理；现代化
一、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3、结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。
4、范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
二、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
传统的档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程，其工作量巨大，步骤之繁琐。因为存储量大，档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。随着现代化管理技术和设备的引进，特别是计算机、光盘、缩微、多媒体等技术的发展为档案管理的现代化提供了良好的的客观环境，现代技术促使传统的档案管理模式面临着新的挑战。当前，档案管理工作的重点也应适应数字化管理的需要，从实体档案管理转变为对信息资源的管理，以信息为管理对象，对形成的各种门类的档案进行数字化加工，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源，档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能为经济发展、科技进步、社会繁荣等诸多领域提供更全面、更高效、更快捷的服务；它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国 民经济和社会发展的宝贵战略资源。
2、应建立有效的文件档案管理计算机信息系统，充分、合理、安全地使用电子档案
要实现档案信息化，就必须建立有效的文件档案管理计算机信息系统，为此，人们要做好以下几项工作：首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案熔化管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。
另外，在电子档案使用过程中，我们也应注意到一是电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。二是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少规范化和程序化管理；相当数量的草稿性电子文件处于自生自灭的状况，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
三、结语
在当代信息化迅速发展的今天，在加强档案管理工作时，要根据档案自身的特点，不仅要注重硬件建设，充分利用计算机技术和网络技术，更要注重软件建设，建立健全电子文件及电子资料管理制度，提高电子文件制作及电子档案管理人员的素质，不断加强各个环节的沟通、管理。只有这样，才能顺应时代的发展，准确、快速地向社会提供有利的信息资源，最终做到既能节约开发资源，又能提升信息时代档案管理的层次和工作效率。
关键词：基础工作;档案;管理;现代化
档案管理是一项系统的工作，不仅需要应用先进的管理技术，还需要利用专业的设备，只有对管理方法进行不断的创新，才能提高档案管理的效率，才能提高档案管理的质量，保证档案的合理利用。为了促进档案管理的现代化发展，相关工作部门需要做好基础工作，解决档案管理基础工作中存在的问题，应该建立完善的档案保管系统，提高档案管理人员的服务质量，保证档案分类的合理性，增加档案利用的途径，以提高档案管理水平，推进档案管理工作的现代化。
1 档案管理基础工作存在的问题
随着社会的不断发展，档案馆中的资料越来越多，为了做好档案的存储工作，档案馆管理部门需要做好档案馆的扩建工作，要增加档案馆的容量。我国很多档案馆存储的资料都比较杂，馆藏的数量比较大，案卷的数量比较多，而且时间跨度比较大。但是，一些档案馆采用的管理制度比较落后，有的档案馆仍然沿用的是封闭式的管理制度，很多档案管理人员档案管理任务就是单纯的对档案资料进行保管。很多档案管理员的专业性比较差，没有经过专业的培训，也没有掌握档案管理的技术与技巧，在日常工作中，缺乏创新意识，而且服务热情不高，在工作中以不丢失案卷为工作准则，这使得我国档案基础工作水平比较低。
在很多档案馆中，都存在档案管理不规范的问题，有的档案没有目录号，存在一卷多册的现象，在档号设置时存在不规范操作的情况。有的案卷标题不规范，在制定标题时没有考虑案卷的内容，标题无法准确反映案卷的内容，这些标题一般都存在缺少基本要素或者要素设计不准确的问题。有的档案馆中的案卷缺少目录，案卷的标题无法涵盖档案的全部内容，在检索的过程中，不利于提高档案的利用率，而且会浪费用户较多的时间。有的档案还存在案卷页码不统一的问题，这样很难确定案卷是否存在掉页问题。有的档案馆组卷整理比较混乱，在排列的过程中，没有按照统一的标准进行整理。还有的案卷薄厚不一，美观性不强，而且不利于提高空间的利用率。一般档案馆的建馆时间越长，其馆藏的数量越多，而且存在的问题也越严重，为了改善我国档案馆基础工作较差的现状，管理部门应该引进先进的技术与设备，提高工作的效率与质量。
2 加强档案管理基础水平
2.1 做好普查以及档案整理工作
在对档案馆的案卷进行收集与整理时，需要做好全面的普查工作，要采取去糟取精的原则，对档案馆中没有任何利用价值的案卷进行剔除，要定期对档案进行整理与检查，做好档案的更新工作，避免出现案卷重复或者档案丢失的问题。在对案卷进行普查的过程中，需要做好更新工作，要提高档案的利用率，还要保证档案的价值。
2.2 保证案卷整理的规范性
档案管理工作需要利用先进的设备，在利用计算机技术后，档案整理的效率大大提高了，档案馆的工作人员要定期对案卷进行整理，要做好案卷的重组工作，保证案卷整理与存储的规范性。对缺少明确信息和编码不正确的案卷进行细致的检查，做到案卷的形式规范化。
2.3 统一分类号
在整个档案管理工作中，对档案进行统一分类是非常重要的。工作人员应该在遵守相关的法律法规的前提下，根据实际情况的不同，运用不同的分类方法。这就要求档案管理的相关工作人员对这项工作有充足的认识，加强校正工作的力度，确保档案管理工作能够按照统一的标准。达到相对规范的效果。这也是为以后的计算机录入工作打好基础。
2.4 规范题名
和档案管理工作中的分类号一样，对档案的题名工作也要重视。在具体的工作过程中，一定要规范题名，将模棱两可的档案归到一起进行后期的查证;将题名不规范不全面的档案进行检查和补充。尽量提高案卷题名的规范化要求，保证检索的查准率。
3 推进档案管理现代化
3.1 分清主次
进行档案管理工作的最终目的就是更好地为社会服务，满足人们对档案的查阅和研究的要求。对于庞杂的档案案卷来说，有些是利用率高，保管价值大的案卷，有些则是相对来说不是很重要的案卷。所以在档案管理的过程中就要分清主次、轻重缓急，在应用计算机管理的时候，对重要的档案优先处理，这样才能提高档案管理工作的效率。
3.2 著录分级次
在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录，即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录;对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录;而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。这样既节约了时间、人力、与财力又提高了效率。
3.3 利用好档案原基础
对于那些案卷基础较好，又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引;而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节，大大地提高著录速度。
3.4 使用“关键词”
“主题词”虽然有规范统一的功效，却同时存在着查找繁琐、效率低的弊端;怎样取其利避其弊？我们认为，可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。即从题名或文件主题中，靠思维归纳出提示主题内容的词汇、关键词进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题缩短查找时间，提高效率。
档案管理事业在发展的过程中，需要提高档案资源的利用率，在收集与整理档案资料时，要做好剔除工作，对利用价值不高的档案，不需要将其存入档案馆中。为了提高工作的效率，档案馆部门还需要引进先进的设备以及管理理念，一定要保证档案基础工作的质量，这样才能提高档案馆的现代化发展水平。档案管理人员要重视基础工作，要保证操作的规范性，对传统的管理方法进行创新，以及避免出现档案丢失或者档案标题不明的问题，档案管理人员要加强日常的学习，提高专业技术，这样才能推进档案管理工作现代化建设。
参考文献
[1]王赴京.探析如何做好基建档案管理[J].河北企业，2014（4）.
一、档案管理基础工作的重要性
所谓档案管理基础工作主要包含档案信息的查询、登记、装订、注销和分类。其中档案分类主要是指依据档案管理规范，将档案信息的内容、用途和来源进行分类整理，一般情况下来说，装订档案主要采用三点一线法[2]。档案信息进行登记时，要将常规性的册、单、表等使用在档案整理、利用、进出和保存等方面的记录工作中，从而形成完整的原始档案，并且保证档案的安全性、完整性。在档案管理基础工作中，档案健全管理是非常重要的工作项目，保证档案的完整能够提高档案信息的使用效率，并且能够节约大量的人力，使档案信息的检索更加快速。档案内容主要是指企业和单位活动的过程中所产生的重要记录，其具有时效性、重要性和独特性等特点。有效开发档案管理工作项目能够为使用者提供更好的服务，并且也能够完善档案基础工作，同时现代化档案管理水平也得到提升。将现代化计算机技术和网络信息技术应用到档案管理中，能够有效强化档案基础工作管理，从而使档案基础管理更加完善、全面。也能够减少因为档案检索中的问题，从而提升档案检索的能力。
二、档案管理基础工作中的问题
目前，我国的综合性档案馆数量众多，其中的馆藏内容也较为繁杂，由于档案信息保存的跨度时间较长，所以大部分档案信息均属于封闭式管理状态，主要目的在于保证档案信息的完整性、安全性，同时不同时期的档案管理方式和整理质量均不统一[3]，所以在档案管理基础工作中仍然存在不足和问题，具体体现在以下几方面：
（一）档案信息保存的时间较长，所以部分档案档号不规范，经常会出现无目录的状况，或者存在同一目录号多个档案信息的现象。
（二）档案的全标题书写不规范，部分标题无法反映内部档案的具体内容，甚至部分档案存在无标题的状况。
（三）在档案信息中存在档案标题没有涵盖的数据信息内容，从而产生信息检索困难的问题。
（四）档案信息存在页码标记混乱的问题。
（五）部分档案卷宗存在保存问题，时间上存在混乱，信息的种类和保存等级上也存在严重问题。
（六）档案卷宗在归档后进行保存，但是由于没有规范性，所以造成档案保存没有规律性，从而为日后的管理带来麻烦。
档案馆的建馆时间越长，档案数据量越来越大，则问题就越多，也越严重，所以针对这一现象，加紧完善档案馆的管理系统，并且将计算机应用技术、网络信息技术等全部纳入到档案管理中，从而实现现代化的档案管理，有效提高档案管理效率，同时能够快速解决档案管理信息中所遇到的问题。
三、档案基础管理工作在现代管理中发挥的作用
现代化档案管理中，要促进其完整性，为人们的信息查询工作和搜索工作提供便利，需要将创新理念应用其中，促进档案管理工作在执行期间更为系统、更合理。并且，实现档案的基础管理工作，也能推动档案管理工作的有效进步，从而为其发展提供有力决策。
（一）提高了档案管理的标准
社会经济的发展，促使人们提高了档案管理的要求。随着科技不断更新，现代化档案管理逐步转向标准化、规范化的发展道路。由于档案管理发展的较为迅速，所以在管理过程中工作人员的能力无法满足现代化档案管理需求，则无法让档案管理工作得到发展[4]，所以应该有意识的培养档案管理工作人员的管理意识，使工作人员能够了解档案管理基础工作重要性，并且也要注重培养自身的基本能力，从而使档案保管工作得到科学、全面的监管，并且能够有效保障档案信息的安全性。同时应该制定专业化的管理责任制度，使工作人员能够铭记自身的工作责任，同时能够保障档案管理工作的顺利进行，利用奖罚制度，能够激发员工的工作积极性，有效完善档案管理工作。
（二）档案管理基础工作能够取出杂劣信息
在进行档案管理的时候，经常会因为档案信息未编码、档案信息资料杂乱等等问题而造成档案数据信息检索困难，所以需要进行彻底的档案信息资料重新整理，从而将混入到卷宗内的杂乱内容全部整理出来，有效杜绝出选卷宗过厚、未编页码等现象。如果在重新整理的过程中出现目录、项目号、案卷号、页码、类别号、标题、件号等信息不完整状况，则需要立即进行备注，并且进行重新整理和填写，通过这种处理方式不但能够提高档案信息的使用效率，还能够改善档案数据信息的拓展性，让档案信息容量保持在适度的水平和状态，从而有效实现规范化、科学化的檔案管理。
（三）档案管理基础工作能够促进档案管理规范化发展
现代化档案管理工作要顺利进行，必须要强化管理工作人员的工作技能和职业素养，而管理工作人员如果要想强化自身的管理能力，则需要对案卷要求、归类要求和归档要求等工作内容进行全面完善，从而有效实现档案管理工作的标准化发展。在档案管理工作中如果出现档案信息不正确、档案内容不齐全等问题，即使应用计算机技术、网络信息技术也无法提高档案管理工作的水平[5]。所以档案管理部门应该制定严格的规章制度，并且结合自身的实际情况来规划规章制度的执行标准，并且管理工作人员的日常行为规范，并且严格监管档案管理工作的各项环节，从而保障档案管理基础工作的顺利完成，另外在档案信息归档以后，还需要严格管理档案信息的保存工作，保证档案信息能够及时的归档入库，使数据信息能够得到完整的保存，对以后的档案信息检索和应用都有积极作用。
（四）档案管理基础工作能够使信息检索工作顺利应用
在进行档案信息管理的过程中，档案信息的归档和录入是最基础的档案管理工作，只有掌握基础的档案管理工作，并且能够将档案基础工作执行到极致，才能够进一步提升档案信息的现代化管理水平，保证档案信息的准确性。做好档案基础管理工作，能够为使用者提供完善的检索功能，并且便于使用者查找有效的档案信息[6]。社会科技的不断进步，网络信息化技术不断的应用到档案管理中，从而使档案管理工作更具有公开性，只有不断完善档案管理基础工作，才能够使档案管理工作与现代化技术接轨，并且迅速提高管理的效率和水平。在人们进行数据信息检索的过程中，只有保障数据信息、案卷号等信息准确无误后，才能够提供完善的数据信息检索服务。另外，应该创建专业化的档案信息收集小组，对档案信息进行收集、整理等工作，编制规范化的目录，然后装订成册进行保存，从而节约了档案管理工作人员数据收集、整理的时间。
（五）提升档案利用率
做好档案管理工作，能够自然而然的提升档案利用率。档案管理部门每年都会收集大量的档案信息，管理工作人员依据档案信息的重要性进行分类，将重要的档案信息优先管理，然后在整理其他档案，通过有效的整理不但提高了档案的管理速度，还提升了档案信息的使用效率。利用全新电子技术完善档案信息检索方法，让使用者输入关键词即可寻找到相关档案信息，大幅度提高了档案的利用率，从而有效推动了档案管理工作的发展。
[关键词]档案管理；基础工作；现代化探析
一、档案管理现代化建设的必要性
档案管理现代化是档案工作顺应时展的需要。传统档案管理工作，主要是利用人工对档案实体进行精细的收集、整理、保管、利用等，在科学技术突飞猛进、社会发展日新月异的今天，电子政务、电子商务日益普及，政务公开全面推行，对档案管理工作提出更新更高的要求，传统档案管理方法弊端已凸显。加快档案管理现代化步伐，适应时代需要，成为现代档案工作的一项重要内容，也是档案部门顺应时展的必然趋势。
档案管理现代化是社会主义和谐社会的要求。和谐社会建设要求档案部门既要为政府各项工作提供基础服务支撑，又要成为党和政府连结广大人民群众的桥梁纽带。要求档案管理工作与时俱进，服务社会，在社会主义新农村建设、社会保障体系建设、和谐社区建设等各个方面，发挥服务效能。
档案管理现代化是档案事业自身发展的必然选择。档案事业在改革开放和现代化建设中具有十分重要的地位和作用。在档案工作的外部条件和内部需求都在发生深刻变化的情况下，档案管理现代化无疑是奠定档案事业基础性地位、实现自身发展的必然趋势，可以促进传统档案管理理念的转变，有利于新一代管理体制的建立和完善，促进档案事业持续、协调、有序发展。
近几年，档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道，从整体情况看，档案工作本身还存在以下几方面的问题：
（一）案卷标题不规范
有的案卷有标题，但不能反映主题内容；有的案卷缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍；有的案卷档号不规范，没有目录号，一卷多册；部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用；许多案卷未标页码，如果在使用中掉页很难发现。
（二）档案利用主体受到限制
长期以来，档案利用主要是为各级领导决策、为机关各部门工作参考服务，而为科研服务则相对较弱。由于受到某些陈旧的思想观念和档案制度的制约，一些档案利用主体的正当利用要求无法得到充分满足，或者需要办理大量复杂繁琐的手续才能得以实现，从而大大影响了档案的利用效率。
（三）馆藏档案门类不全，档案利用效率受到限制
据调查，目前不少档案馆馆藏门类不全，内容单一，主要以党政、科研、财会类档案居多，其他档案门类不全，数量有限。例如，照片档案、声像档案、实物档案等严重匮乏，特色档案寥寥无几，这就使档案利用面变得非常狭窄，不能满足各个层次档案利用主体的需求，直接影响了档案的利用效率。
（四）档案开发利用受到限制
以往的档案查阅主要是靠手工翻阅档案目录，档案管理人员经常会遇到查询人员对档案的形成时间、题目弄不清楚的情况，查阅起来特别困难，既耽误时间，又浪费人力。目前多数档案利用方式基本上仍停留在传统的手工层面上，游离于先进的信息技术之外，虽然档案馆已普遍配备了计算机，但使用范围仍局限于文档目录的录入，档案利用的无纸化、电子化、网络化程度不高。这种档案管理工作的滞后，严重影响了档案的利用效率。
二、档案管理基础工作的标准化、规范化
要想提高档案管理的水平，就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行。
（一）全面普查案卷，去粗取精
实现档案管理标准化、规范化的第一步是普查案卷，去粗取精。因为，一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
（二）重新组合案卷，实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，而且也可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
（三）结合实际，规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作，也是直接影响输入计算机数据与信息准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。档案规范著录应该以《档案著录规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合著录工作的著录细则。
（四）统一分类号，保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再制定出一些具体细则。在分类的过程中加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。应尽量做到统一认识、统一标准，前后标引一致，从而达到标准化和规范化管理。
（五）规范题名，保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率，但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准。而题名准确可以保证检索的查准率。因此，在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们纠正计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种(必要时加上人名、地点和时间)等要素都填写完整。如果题名要素不完整则要补齐，如果题名冗长则删除多余的贺词。还要统—文种，题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”，凡不要求批复的文件则写“报告”等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
三、推进档案工作现代化管理
面对当今社会电子档案文件数量急剧增加，网上利用档案文件信息的要求越来越高。为适应国家信息化建设档案事业发展的需求，应以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标。加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续、快速、健康发展，为改革开放和现代化建设服务。
（一）加快档案信息化基础设施建设
推进运用计算机管理档案，提高档案馆(室)计算机和网络技术的应用程度，进一步提高档案信息化水平。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实行计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率，提高社会利用的效率。
要实现档案管理现代化，首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案，纸制档案，照片底片档案，录音、录像（视频）档案等各种载体的档案和现行文件行数字化处理和存储，即进行数字化档案馆馆藏建设。其次要分级次著录，既省时，省力，即在著录过程中可以将案卷分为二个层次进行。将那些反映问题单一或变化值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及相同内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。
（二）加强档案目录数据库建设
数字档案馆最核心的问题是信息资源库的建设。资源库应成为档案资料存储中心和档案资料处理中心。充分运用计算机技术，加快档案数据库建设，提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时，要尽量做到同时移交机读目录。
（三）积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设
有条件的档案馆应通过接收电子档案，对各种类型档案进行数字化管理等方法，积极建设相关的全文数据库和多媒体数据库，尽快实现档案全文信息查询、不断提高服务效率和质量。
综上所述，档案管理工作是永无止境的，档案的现代化管理建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。只有不断探索新路，做好档案管理基础工作，找准档案工作的切入点，适应新时期档案工作的需要，才能推进档案工作现代化管理。
参考文献：
众所周知计算机作为一种高效处理庞大复杂信息与数据的现代先进工具的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必须是准确和科学的否则输入的数据与信息是“垃圾”输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机管理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的基础工作使其充分满足计算机工作的技术要求。那么我国档案管理基础工作究竟在哪些方面不足和较差呢哪些方面尚不能迅速适应计算机管理的要求呢，总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来一直处于封闭式管理之中档案管理仅以保管为目的以案卷不丢失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等情况形成了档案基础普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面一是档号不规范没有目录号一卷多册现象较多二是案卷标题不规范有标题但不能反映主题内容或标题缺少基本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍三是大部分案卷缺少卷内目录以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用四是许多案卷未标页码如果使用中掉页很难发现五是组卷混乱现象比较严重如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越大的存在的类似问题就越严重。从以上情况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机管理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。
二、实行标准化、规范化的工作程序和方法，提高档案管理基础工作水平
从科学与经验中都可以获知要想提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
1、全面普查案卷，去糟取精
这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。
2、重新组合案卷实现案卷规范化
将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。
3、结合本馆实际规范著录工作
著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们根据这一原则制定了《北京市档案馆著录细则》从目前实施的情况来看已经起到了提高基础工作水平的作用并对我馆实行档案计算机管理工作有很大的促进。
4、统一分类号保证检索查全率
计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。
5、规范题名保证检索查准率
档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。如北京市计划委员会简称为市计委北京市计划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种必要时加上人名、地（下转70页）（上接68页）点和时间）等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。所以我们便规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
另外我们还利用计算机一次输入多次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作《人名目录》等检索工具打下了基础。
三、加快数据准备推进档案现代化管理进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作
不仅量大而且复杂如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据准备不足而无法使用甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录、对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率
[关键词]基层单位；档案；管理
我们知道，档案学是探索档案、档案工作的发展规律，研究档案信息资源的管理、开发的理论、原则与方法的学科。而它的应用，则有助于提高档案事业管理和档案管理的科学水平，更有效地开发利用档案信息资源，为人类社会的进步服务。
基层的档案建设工作是整体档案的最基本的要素之一，把基层的档案工作做好做实，才能使档案基础理论、档案史、档案管理、档案资源开发、档案应用等五个方面更加的完整，才能更有效地发挥出其应有的作用来。那么，从我们农场来说，档案管理基础工作究竟在哪些方面有其不足和需要大力加强的呢?哪些方面尚不能迅速适应现代管理的要求呢?
档案学告诉我们，档案学是以档案和档案工作为研究对象。其基本任务是：在研究档案和档案工作发展规律的基础上，提出档案工作的科学理论、原则与方法，指导档案工作实践。提高档案管理的科学水平，以便充分实现档案的价值，为各项社会实践服务。总体来讲，我们农场的档案工作是一种综合性的，其大多内容庞杂，案卷数量繁多，时间跨度长，且由于多年来一直处于封闭式管理之中，档案管理仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则。再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同，整理的规格不统一等情况，形成了档案基础普遍较差的局面。
主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不规范，没有目录号，一卷多册现象较多；二是案卷标题不规范，有标题但不能反映主题内容，或标题缺少基本要素，甚至没有案卷标题等现象较为普遍：三是大部分案卷缺少卷内目录，以至于部分未被案卷标题涵盖的内容永远无法检索而难以利用：四是许多案卷未标页码。如果使用中掉页很难发现；五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五六百页纸一类一卷。
总之。像农场这样的基层档案管理工作，其综合性较强，内容十分庞杂，档案征集的时间越长，藏量越大，其存在的问题就越多。从以上情况来看，农场的这种综合性档案的管理工作需要尽快地、科学地加以解决这些，尤其是要解决好基础建设问题。为此，引龙河农场领导高度重视档案工作，农场党委全面加强了档案的管理工作，并成立了由场领导亲自挂帅的领导小组，配备了专门的人员和设备，实行了标准化、规范化的工作程序和方法。提高档案管理基础工作水平，并严格要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。
一是全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以，我们首先剔除一些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。二是重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中，还对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写以保证全部案卷更加规范。三是结合农场实际规范著录工作。著录是实行计算机管理的一项重要基础工作。也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。四是统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们检索的需要。为了确保检索的完整性，我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。在分类的过程中，我们还加强校审力度，以便及时校正分类人员的错误，并且还应经常组织大家统一认识，统一标准，尽量做到前后标引一致，同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。五是规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准。因此。在著录时，我们统一规范题名。我们认为规范题名应掌握的原则与要点是，在填写题名项过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。我们还结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种及必人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整，则要补齐。如果题名冗长，则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现以免影响检索的准确率。所以，我们规定凡是要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件，则写“报告”等等，这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。
由于我们在推进档案管理现代化的进程中。通过实行标准化、规范化的工作，提高了档案管理基础工作水平，并初步建成了计算机检索体系，为实行计算机管理打下了扎实的基础。
一、加强人事档案管理基础工作的意义
高校人事档案管理工作是高校人事工作的重要组成部分，是一项集政治性、政策性、专业性、技术性为一体的工作，涉及集体和个人双重利益，在学校人事管理工作及学校发展中起着重要的作用。随着国家人事制度改革的深化，人才市场的不断扩展，对人事档案管理规范化要求更加迫切，人事档案基础工作规范化，是实现干部人事档案管理规范化、信息化的前提，能真正使档案在组织人事工作中达到“观其卷，知其人，用其长”之效果，为高校的人才选拔和人才交流提供祥实的信息，进而有利于高校干部人事管理工作的顺利进行。基础工作的规范能提升干部人事档案的价值，人事档案作为“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了组织人力资源信息，又是管理的核心，是“人”的历史和现状的一个真实反映，二十一世纪的竞争是人才的竞争，真实准确、完整系统的人事资源信息，有利于进一步与社会接轨，加快人才流动频率，提高人们的就业自由度。
二、做好高校人事档案基础工作的方法
1.健全和完善人事档案工作的各项规章制度
按照干部人事档案管理工作的条例、规定，结合实际制订和完善本校干部人事档案工作的规章制度，如《高校干部人事档案管理工作实施办法》、《高校干部人事档案材料收集归档规定》、《高校干部人事档案整理工作细则》，制定材料的审核、档案的保管和保护、查（借）阅、转递等工作的规定、办法、制度，实行依法治档，依法管档。
2.规范人事档案材料的收集工作
人事档案材料收集要做到完整、齐全。在具体收集工作中要明确人事档案材料的形成来源，理清收集渠道，这是做好档案材料收集工作的前提条件。材料形成来源有组织人事部门形成的，有个人形成的；基层单位形成的，上级机关形成的；本部门形成的，其他部门形成的。档案管理人员要根据《干部人事档案材料收集归档规定》，尽可能将各级层、各部门、社会群团组织等形成的材料，如：干部履历表、年度考核表、晋升工资审批表、干部调动审批表、干部转正定级审批表、职称评审呈报表、教师资格审批表、优秀教师、教育工作者登记表、（离）退休审批表、教师公开招聘录用、聘用干部、续聘解聘、辞职、干部任免、入党入团、政审、公派出国、出境、各类奖励、处分、学历学位、教育、教学、科研材料，以及记载干部个人德、能、勤、绩、廉等各方面材料。这些方面材料形成量大，有规律，时间性强，档案管理人员必须抓住时机，第一时间收集齐全，成套材料必须保持其完整性，不可缺头少尾，对于因历史原因而无法收集完整的材料要按规定写出书面说明。要建立人事档案材料收集工作网，确保档案材料收集的保障性，各部门在材料形成之日起一个月内及时归档，做到随办、随收、随审、随归。所收集的材料数量要精选，内容质量要好，有一定保存价值。
人事档案材料收集要真实准确。人事档案材料必须是由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合档案人的客观实际，材料内容没有涂改造假，没有模棱两可的语言。凡头尾不清、来源不明，又查不清或对象不明确的材料不能归档。
收集的人事档案材料要规范，手续要完备。收集的材料必须是办理完毕的正式材料，凡规定需由组织盖章的必须有组织盖章，审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议、年度考核和干部考察中形成的综合性材料，要求本人签署意见者，本人必须签署意见或由组织注明本人已阅知。任免、评审等之类的审批表须注明任免或评审职务的批准机关、批准时间及批准文号。出国出境审批表须注明出去的任务、目的和往返时间等。
3.做好人事档案的整理工作
首先，整理人事档案时要根据材料形成的历史条件、主要内容、用途，辩证唯物的甄别材料的真伪和保存价值，并确定其是否属于归档范围。其次，对鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订六个步骤，严格遵循《干部档案整理工作细则》，严格把关，既不能整“欠”也不可整“过”，做到严格审核、准确分类、排列有序、目录清楚、装订整齐。
档案材料审核鉴别工作必须以《干部档案工作条例》和《干部人事档案收集归档规定》等有关规定为依据。
一是审查档案材料是否齐全、完整。对原已归档且历史上形成的材料可维持原状，对新归档的材料属于成套的必须齐全，属于单份的必须完整。凡时间、来源和对象不明确或查不清的材料，一律不得归档。
二是审查材料手续是否完备。凡不符合归档要求或手续不完备的材料不可归档，要审核登记后统一到材料形成部门补办手续后方可归档。
三是要审查鉴定档案中的材料是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的内容。有同名异人、张冠李戴者，及时纠正调整。有不属于归档范围的内容和重复的材料，要清理出去，并在《剔除档案材料登记表》中登记后，按照销毁规定集中销毁，不得擅自处理。
四是审查人事档案归档材料的载体和记录材料是否符合档案保护要求。按照《干部人事档案材料收集归档规定》，归档材料必须统一使用16开规格的办公用纸，字迹材料应是耐久或比较耐久的，不得使用圆珠笔、复写纸、红墨水、纯蓝墨水及铅笔书写，不采用喷墨打印件、传真件归档，应选用激光打印件或静电复印件归档，归档材料采用原件，一般不得使用复印件。对历史上形成的且已归档的有保存价值的材料，可在维持原貌下进行必要的裱糊或复制。
干部人事档案分为十大类，即：履历；自传；考核鉴定材料；学历学位、职称、职业资格、个人科研学术水平、培训材料；政审、三个时间认定；党、团组织材料；奖励；处分；工资待遇（转正定级、招聘、任免调动、退（离）休、、辞职、退职、出国（境）、党代会、人代会、政协、派、群团会议等形成的审批表、登记表）；其他材料。排列顺序为：干部（专业技术）职务变动表、目录、档案材料、备考表。而每类档案材料要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料形成的时间排列顺序。一般情况下第一、二、三、四、七、九、十类适用于按时间排序，但特殊情况可特殊处理，如第四、九类中含有不同性质的材料，采取二级分类法排序，先将性质相同的材料集中后，再按时间顺序排列。而第五、六、八类适用于按材料内容和材料之间内在联系排序。分类是档案整理工作的重要一步，要做到认真鉴别，准确归类。
技术加工即对一些字迹材料不符合要求或纸张破损，以及纸张不规则或卷角、折皱等的档案材料，在保持其原貌状态下采用复印、扫描、拍摄、拆剪、补粘、折叠的方法进行复制、加工。在技术加工过程中不得损毁文字、照片，不得涂改、圈划、污损、撤换。
4.规范高校人事档案的日常管理工作
人事档案的日常管理是档案基础工作的环节之一。如档案的传递、接收、保管和保护、查借阅、档案检索等，要严格按照干部人事档案管理八项制度操作，实行依法管档，科学管理。
档案归档入库后排架是一个重要环节，科学合理的排架有利于档案管理人员快速准确的查阅到档案，提高工作效率。目前高校人事档案均根据各自实际选择其排架方法，常用的有：部门+姓氏笔画排架法、籍贯+姓氏笔画排架法、姓氏拼音排架法、汉字结构排架法、新的拼音排架法五种方法。笔者单位总结各方法利弊后采用的方法是：部门+姓氏编码排架法，即以学校各学院或部门划分为类区，再采用四角号码对姓名进行编码，取每字四码中的任意码组成一组x位数的号码（依习惯而取），用阿拉伯数字表示，两字姓名用0补齐，从0—9的顺序往下排。重名重姓者可通过部门区分，另外可在档案盒脊附上标签，除编码、姓名外，再加上籍贯，查阅起来更加科学方便快捷，此方法简单明了，只要掌握四角号码编码口令即可，案卷间不必预留空余，易于随时增加或减少，便于Excel下操作。
【关键词】疾控中心；档案管理；弊端
疾控中心档案管理工作任务量大、工作复杂、内容多样、保管周期长，做好疾控中心的档案管理工作并非易事，需要大量人力、物力和精力的投入。虽然我们疾控中心档案管理工作经过实践检验已经取得了丰硕成果，但面对时下瞬息万变的疾控环境，我们的疾控中心档案管理工作在很多方面做的依然不到位，我们必须重视当前疾控中心档案管理工作中存在的问题，并想方设法的予以解决。
一、当前疾控中心档案管理工作中的弊端
（一）基础设施建设不足
一方面，疾控中心档案管理工作中硬件设施建设不足。疾控中心承担着较多的疾病防控职能，每年所要开展的工作难以计算，每年所要积累下来的档案资料十分可观，要做好疾控中心的档案管理工作，必要的硬件设施的建设是必不可少的。但从当前地方疾病防控中心档案管理工作开展现状来看，大多数的疾病防控中心硬件设施建设方面远远难以满足现实档案管理工作的需求，比如档案柜的缺失导致许多档案资料随地丢弃，比如缺少除湿设备导致各种档案资料返潮损坏等。
另一方面，疾控中心档案管理工作中软件设施建设不足。如果说设备是疾控中心开展档案管理工作的硬件设施的话，那么制度就是开展疾控中心档案管理工作的软件设施。地方疾控中心的档案管理工作，更多的是依附在办公室日产办公业务下开展的，没有制定针对性的档案管理规章制度，造成疾控中心档案管理工作秩序混乱。
（二）档案管理人员综合素质较低
档案管理岗，是一个需要有专业技术资格的档案管理专业毕业人才来担任的，但是就目前档案管理行业现状来看，没有像会计岗位那样对于从业者有着硬性规定，准入门槛偏低。在一些地方疾病防控中心，档案管理岗多为领导干部子弟，或者是由办公室、财务室的相关人员兼职任职，这些人员都是半路出家，缺少档案管理专业知识，对档案的分类管理、分类存放及档案检索等一窍不通，造成疾控中心档案存放混乱，使用难度大等。
此外，档案管理人员不仅仅要求有档案管理专业知识，同时还应该具备良好的沟通能力，良好的心理素质等，这样才方便档案管理室为其他各科室开展工作提供高质量资料。
（三）档案管理信息化水平低
信息技术在生产生活各个领域内的运用所取得的成功为我们疾控中心档案管理工作指明了未来发展方向，国家卫生部、档案局在《卫生档案管理暂行规定》中提出：“档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化、不断提高档案的现代化管理水平”。信息化建设，被看做是档案管理现代化的一个象征，更是提高疾控中心档案管理工作质量的有效途径。当下，对于信息化建设认识不足、信息化基础设施建设不足、信息化人员队伍建设不足等问题的存在，地方疾控中心档案管理信息化建设步履维艰。
二、解决疾控中心档案管理工作中现存弊端的出路
（一）加快疾控中心档案管理基础设施建设
基础设施建设是开展疾控中心档案管理工作的基础，也是决定疾控中心档案管理工作工作质量的决定性因素，正所谓巧妇难为无米之炊，没有完善的基础设施做后盾，我们疾控中心档案管理工作就很难真正满足日常疾控工作开展的需要。
一方面，加强疾控中心档案管理工作的硬件设施建设。既要加强基础的用于档案保管的设施的建设，如档案储藏架、档案摆放台等，满足最基础的档案保管所需，又要加快对于档案管理配套硬件设施的建设，比如除尘设施、通风设施、除湿设施等等，保证保管的档案资料不会由于属于维护而发生损失。
另一方面，加强疾控中心档案管理工作的软件设施建设。具体来讲，就是要加快疾控中心档案管理工作的规章制度，确保疾控中心档案管理工作的有序开展，保证档案资料的真实性。
（二）全面提升疾控中心档案管理人员队伍素质
人员队伍是做好疾控中心档案管理工作的基础，只要提高了疾控中心档案管理工作人员的整体素质，才能够把这份平淡的工作做成伟大。
一方面，要提高疾控中心档案管理工作岗位的准入门槛。尽管当前行业范围内没有对疾档案管理工作岗位提出明确的从业资格要求，但是疾控中心作为一个关乎群众健康的敏感部门，必须认真负责做好每一个环节的工作，这就要求疾控中心应该建立自己的档案管理岗准入门槛，专业对口、人尽其用。
另一方面，提升档案管理人员的综合素质。要对档案管理人员开展综合培训，既要提高他们的专业技能，也要提高他们的交际能力、计算机能力和心理素质，满足未来档案管理岗位的时代要求。
（三）加快推进疾控中心档案管理工作的信息化建设
加快推进疾控中心档案管理工作的信息化建设，是疾控中心与时俱进的开展各项工作的具体体现，也是做好疾控中心档案管理工作的时代要求。加快推进疾控中心档案管理工作，首先就是要加快信息化建设的基础设施建设，配套信息化所需的计算机网络设备等；其次就是要加快信息化队伍建设，每个部门都应该对从业人员开展信息化培训，确实提高全单位工作人员的信息化素养，方便参与信息化档案管理；最后，建立系统内部的信息流通机制，与系统内其他疾控中心合作，共同开发系统信息共享软件，将一些可供本单位外部使用的信息放置在平台之上，这就实现了1+1>2的信息共享理念。
参考文献：
[1]万蓉.设备档案在疾控中心档案管理中的重要性探讨[J].职业卫生与病伤，2013（05）
【关键词】档案管理；基础工作；现代档案管理
引言
档案是企业重要的资料，在社会发展，网络信息技术高度普及的形势下，档案管理也逐步实现了现代化，网络技术的引入大幅度的提高了档案管理的工作效率，但是与此同时，企业管理部门以及工作人员，对于档案管理的基础性工作也不能忽视，做好基础工作，才能够更好的促进现代化的实现，将现代化建设与基础工作相结合进行，才是目前企业现代化管理的正确途径。
一、档案管理基础工作现状分析
1.目前很多单位中，有一部分领导对于档案管理工作不够重视，并且根本没有意识到档案资料对于单位发展的重要性，可以说档案资料是单位信息资料的重要来源，对于单位的文化的发展与继承都有着非常积极的意义。但是单位档案部门与其他部门相比来说，往往得不到足够的重视，因此常常会其他部门兼并，甚至还有可能被撤销，即便是有负责档案管理的人员，数量上也往往不够，并且流动性很大，对于档案管理方面的专业知识也不够丰富，待遇也不高，工作人员的工作积极性不高，综上所述内容就是导致我国机关单位中档案工作开展效果一直不理想的主要因素。
2.档案的管理模式落后。目前的很多机关单位中，通常档案部门都是先对封闭的，并且工作状态都会是处于中无序的状态，另外，还有一部分的管理人员管理知识并不丰富，也没有经过正规的训练，因此在管理工作中，一旦遇到问题，处理起来也会比较苦难，档案管理通常采用的就是信贷式，这样的管理模式非常不利于其他工作人员的对于资料信息的查阅和使用。
3.档案管理科学化水平低下。在各个领域都相继进入信息化的趋势下，档案管理也需要实现办公自动化，这样才能够顺应时代的发展以及要求，而目前从我国档案管理的状况来看，其科学化，自动化的程度还不高，很多工作依旧是人工进行，因此工作效率与质量都无法得到有效的保障，信息丢失的问题也时有发生。因此，构建信息化的档案管理系统已经成为目前档案管理工作者所面临的重要课题。
二、档案管理基础工作完善措施
1.提高档案管理工作人员素质
档案管理基础工作质量与工作人员专业性有着直接联系，所以提高工作人员的整体素质是必要的。首先从管理人员队伍的年龄结构调整入手，积极接纳年轻力量，注入活力，年轻人干劲足，精力充沛，最为主要的是年轻人基本是大学毕业，掌握着现今的管理思想以及管理技能，因此会给档案管理质量提供更大的可能性。同时也不能忽视队伍中老员工的力量，要鼓励这些老员工积极参加培训活动，主动学习现今的管理经验，并且要发挥其带头作用，在行动上给予年强人示范以及引导。另外，还要组织员工进行管理知识以及信息技术的学习活动，以科技促发展。
2.加强档案管理工作
首先，强化档案管理，是促进档案基础工作质量得以的有效手段，管理的目的在于规范，规范员工行为，同时也明确了领导的责任，确保将监督工作落到实处。企业内部必须构建专业化的管理体系以及管理机构。然后，需要从实际情况出发，具体问题，具体分析，将档案管理的各项环节和内容进行明确，进而达到强化管理的目的。
3.加快档案基础工作的现代化步伐
计算机信息技术在档案基础管理工作中，具有重要的作用。尤其是在档案检索中，极大地提升了档案基础工作的效率，可以通过与档案号编制、档案关键词提取、档案目录编制等基础工作的配合，通过目录、索引、关键词检索等方式，进一步提升档案管理工作水平。加快档案基础工作的现代化步伐，首先，应该将数字网络技术引入档案管理中，提高工作质量和效率，然后是不断引入多元化的计算机信息技术，实现不同案卷的分类和储存，建立以计算机检索为核心技术的档案信息化管理系统。
4.重新组合案卷，实现案卷规范化
重新将所有的档案整理和分类，进行组卷，进行的原则就是将有联系的档案规范在一起，将缺少目录，标题或者标题不清楚重新填写，整理，规范。确保管藏的规范性，完整性。在利用的时候，能够顺利找到。借助信息化的手段，建立信息化档案，构建电子文档和目录，做好备份，确保档案管理安全性。
三、结束语
提高企业档案管理的效果和力度，首先就应该从基础性工作入手，以基础促发展，企业内部管理部门以及管理人员不断提高自身的综合组织，借助信息化的手段，全面提高档案管理工作的质量，才能够有效推动企业现代化档案管理工作的发展与进步。
参考文献：
[1]黄仕平.谈谈现代档案管理的工作素养[J].改革与开放,2012(10).
[2]姜静,常鹏,司晓琨,尹志杰.浅析计算机在现代档案管理中的应用[J].职业时空,2012(06).
[3]许荣杰.简述现代档案管理的发展趋势[J].商场现代化,2013(17).
（1.赤峰学院 科技处；2.赤峰学院 学报编辑部，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：高校档案管理信息化建设，是如今高校管理中必不可少的一个部分。本文就高校档案管理信息化建设进行分析，通过对其内涵的阐述，根据其面临的问题，有针对性地提出相应的解决措施，力求为提高各大高校档案管理信息化建设作贡献，实现高校可持续发展。
关键词 ：高校档案管理；信息化建设；相关对策
中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1673-260X（2015）03-0155-03
随着社会的发展，科技的进步，办公自动化逐渐普及到各大高校，这也在一定程度上改变着高校档案管理的方式，由原本的传统化逐渐向信息化演变，这不仅给高校档案管理带来更大便利，还能与时俱进，使其不被社会淘汰，促进高校档案管理的可持续发展。因此如何高效、合理地将信息化建设利用到高校档案管理中去，成为各大高校管理员的主要任务。
有效的档案信息化管理，不但可以增加档案资源的可利用率，而且能提高管理者的工作效率，减轻他们的工作量。但是，由于目前的高校档案管理信息化建设还面临着不少的阻碍和问题，因此有针对性地对这些问题进行相应地解决很有必要，这也是本文论述的重点。
1 高校档案管理的基本概念及内涵
1.1 基本概念阐述
高校档案管理是高校管理中必不可少的一部分，它对高校管理的可持续发展起决定性作用。高校档案管理主要由教学档案、招生活动、科研管理档案等部分组成。它将生动形象的事物变成抽象的图表和文字等等，方便保存，且可供恒远流传。高校档案，是学校历史的完整记录；是学校教育的实时写真；是校园活动的纪实。它既可以帮助学校的教育教学积累丰富的经验，还能最大程度地为学校的可持续发展奠定基础，贯穿于学校的每一项工作中，具有深远的意义。
高校档案管理信息化的含义是，在进行高校档案管理时，将档案管理信息化，利用网络等技术化手段将高校档案资料进行合理分类、利用、开发，实现其社会共享的目的，提高其可利用价值。高校档案管理信息化利用现代化技术手段，将高校档案资源进行整合、分类、管理、二次利用，实现资源共享。
高校档案管理信息化蕴含丰富的内涵，具体内涵如下：
（1）它的实现可以充分收集高校各类档案资源，把数字、网络化技术作为载体，实现高校档案管理数字化。
（2）采用计算机、网络等技术，实现高校档案一体化、自动化管理。集阅览、记录、储存、传递、搜索等管理功能于一体。
（3）运用计算机、网络等技术，实现资源高度共享，充分体现高校档案资源的价值。
（4）它是一个将信息技术进行高度应用和推广的过程；是一个将高校档案信息、资源进行开发和二次利用的过程；是一个实现信息服务最大化价值的过程。
2 高校档案管理信息化建设的作用和必要性
随着社会的进步和科技的发展，高校档案管理建设面临着不少的问题和挑战。由于数字化、信息化时代的到来，计算机、网络等技术影响着人们的日常生活，逐渐成为人们生活、工作以及学习的重要工具。而为了实现高校档案管理的现代化，进行高校档案管理信息化建设很有必要，它不仅能够记录学校的历史演变过程，还能对学校活动进行纪实，这在一定程度上全面、真实、客观地体现了学校的发展历程和教育成果，及时进行档案管理和保存。同时还能够提高学校的管理效率，对学校教育具有深远影响和意义。
3 高校档案管理信息化建设面临的问题分析
随着高校档案管理信息化建设的普及，高校档案管理得到不断进步和发展，但是在高校档案管理信息化建设的过程中还面临着不少问题。其问题主要体现在如下几个方面。
3.1 基础设备不完善
高校档案管理信息化建设的基础是齐全的档案管理设备，但是根据高校现状来看，大部分高校的档案管理设备不够齐全。一套完善的高校档案管理设备是由硬件、软件设备两个部分组成的，其中硬件设备包括计算机、网络、扫描仪、打印机等，软件设备包括数据库、信息处理系统等。
在高校档案管理信息化建设中，由于相关档案管理人员对其缺乏认知，且重视度不够，导致高校档案管理信息化建设的基础设备无法及时更新，这种情况的出现，阻碍了高校档案管理信息化建设的发展进程。
3.2 高校档案管理信息化建设发展进度缓慢
由于受传统化档案管理方式的影响，导致无法进行系统的信息化管理。在信息化管理普遍应用之前，我国都是采用纸质管理的方式进行档案保存，因此难以适应信息化管理的进程，加之我国进行高校档案管理信息化建设起步太晚，缺乏基础建设，基础设备不足，这在一定程度上阻碍了高校档案管理信息化建设的进程。
3.3 缺乏有针对性的系统管理标准
信息化管理系统标准作为高校档案资源高度共享的基础前提，由于高校档案管理缺乏有针对性的系统管理标准，且没有完整的管理规划，造成档案管理人员存在盲目性，这对高校档案管理信息化建设产生直接影响，使之无法实现资源共享，从而阻碍其发展进程。
3.4 专业人才不足
在高校档案管理信息化建设的过程中，专业人才作为必不可少的一个因素，是促进其发展的关键部分，而专业的档案管理人才不仅需要具备扎实的基本知识，还需要拥有熟练的计算机操作技能。但是就目前的高校人才现状而言，他们在专业领域存在太多不足，不仅基础理论知识认知度不够，还缺乏相关专业技能，无法将基础理论与专业技能进行巧妙地融合，阻碍高校档案管理信息化建设发展进程。
3.5 领导认知度不够
就目前大多数高校而言，档案管理作为高校管理过程中的一部分，缺乏高校领导的重视，他们认为不需要在档案管理上特意花时间、花精力，应该顺其自然，按照以前的传统管理进行即可，不愿意将资金花在档案管理上。由于他们对档案管理信息化建设缺乏认知和了解，造成上述现象的发生，影响了高校档案管理信息化建设的发展。
4 高校档案管理信息化建设的有效措施
综上所述，高校档案管理在行信息化建设的过程中面临着不少的问题，其中主要的问题包括，基础设备不完善、发展进度缓慢、缺乏有针对性的系统管理标准、专业人才不足、领导认知度不够等，为了使高校档案管理信息化建设有效进行，本文针对这些问题，提出了相应的解决措施。
4.1 加强基础设备建设
4.1.1 基础设备的组成和作用
高校档案管理信息化建设的基础设备分为网络系统和数字化设备两部分，网络系统主要包含计算机、路由器、服务器等等硬件设备，数字化设备主要包含数据库管理系统、操作系统等等虚拟化信息资源。计算机网络设备是基础设施的核心内容，它是实现资源共享、进行档案传输、信息交换的基础。所以，建立一个高效的信息化档案管理具有重大意义，它不但能够有效地进行资源共享，还能将档案信息化的优点充分体现，实现档案管理价值最大化。
4.1.2 以完善局域网为前提，实现基础设备价值最大化
为了让高校档案管理信息化建设有效进行，高校需虽其原有的局域网进行高度完善和修改，且做到与相邻高校或者其他的高校实现资源共享、进行联通，进一步优化原有的网站内容和模式，提高网站信息量和网络服务能力。同时，根据学校基本情况，进行资源整合、规划，在原有设备的基础上，购置全新的软件设备，包括系统软件和硬件设备两部分，前者包含网络服务、文档一体化等等，后者包含文件服务器、扫描仪等等。
4.1.3 完善高校档案管理信息数字化建设
高校档案管理信息数字化建设，依附于网络教育平台，而这个平台是全省统一的，为了完善高校档案管理信息数字化建设，需先建立全省高校档案信息网，实现各大高校网络信息资源共享，使高校信息网成为成为全省信息网的一部分。
4.1.4 资源设置建设
（1）建立档案信息数据库，方便档案信息化查询，这在一定程度上能够有效地提高档案管理的工作效率和服务水平，达到资源共享的目的。
（2）采取电子文档形式进行文档的保存，提高人们的信息化意识，常常举办相关讲座和培训，提高相关人员信息化技术水平，推动高校档案管理信息化建设的发展。
（3）加强档案管理信息化意识，从工作入手，加强电子文档的收录、分类等工作，并保证其准确性，促进高校档案管理信息化建设的快速发展。
4.2 提高相关人员认知性
4.2.1 提高领导对高校档案管理信息化建设的认知度
根据高校的具体情况，制定高校档案管理信息化建设的可行性方案，让高校领导意识到档案管理信息化的必要性和重要性，让高校档案管理信息化建设顺利进行。因此高校领导对档案信息化的认同和支持是高校档案管理信息化建设的关键，也是其有效进行得保障。
4.2.2 提高高校相关部门的认知度
这就需要在一定程度上消除各相关人员对档案信息化建设的认知偏差，营造正确的认知氛围，提高所有人员的积极主动性，配合档案管理者的基本工作。档案管理信息化工作的职责，不仅仅局限于档案管理人员，它也是整个高校人员的职责所在，在此过程中需要每个成员利用不同的方式去进行宣传，达到提高档案资源、信息可利用率的目的。在宣传的过程，为高校营造积极主动的工作氛围，同时提高学生、老师们对档案管理信息化的认知意识。
4.3 培养专业人才
档案管理工作人员是高校档案管理信息化建设过程中的重要部分，它是维持档案信息及时传递给用户的桥梁，它是档案管理信息化建设的操作者。随着社会的进步、科技的发展，社会的人才需求越来越大，对人才的要求也越来越高，因此，在高校档案管理信息化建设的过程中，管理人员的素质高低，决定他在高校的地位高低。若他们无法与时俱进，依旧以原来的管理方式和思维方式去进行相关工作，那么他们终究被该行业所淘汰。所以，档案管理工作人员应随着时代的变化而变化，将其自身的专业技能进一步强化，适应信息化的进程，采用全新的思维方式积极主动地投身于新型管理模式中去。
为了促进高校档案管理信息化建设的可持续发展，需培养较多的专业人才，而人才的培养工作应做到如下几个部分：
4.3.1 加强专业知识的培训
完善高校档案管理工作人员相关培训制度，开展进一步强化培训课程，把计算机、网络等技术与现代化管理知识相结合，并列入培训课程，提高档案管理人员的专业技能。
4.3.2 定期组织学习交流会
高校应进行定期的学习交流会，与其他高校进行信息、知识交流，取长补短，引进先进的思想和学习方法，提高人员的专业水平。
4.3.3 设置绩效考核制度
将高校档案管理人员的培训状况加入考核内容，调动档案管理人员在培训过程中的积极主动性，为整个团队树立良好的榜样，同时提高整个团队的专业水平。
4.3.4 培养集管理、技术与一身的人才
高校档案管理相关部门，需通过不同渠道招揽优秀的计算机网络人才，之后，开设专业的档案管理课程，对他们进行相关的管理培训，培养集管理、技术于一身的高质量人才。
4.4 制定合理的系统管理标准
（1）根据国家档案局的相关准则，严格进行高校档案管理信息化建设，在此基础上，根据高校的实际情况制定符合学校发展的系统管理标准，对对高校档案管理进行规范化和系统化。
（2）高校档案管理部门需积极配合，主动参与到系统管理标准相关规范的研究和制定中，加快研究进程，提高相关规章的制定效率。
4.5 高校档案管理信息化资源设置建设
4.5.1 完善信息数据库建设
档案管理信息化建设，有利于实现档案查询的信息化，这样可以提高档案管理人员的工作效率，减轻他们的工作负担，实现资源共享。
4.5.2 强化电子文档保存意识
电子文档较纸质文档而言，保存性更久，查询更方便，阅览更直观。因此，提高高校人员电子文档保存意识很有必要。可以通过采用培训和讲座的方式，提高高校人员的信息化技术水平，实现档案管理信息化。
4.5.3 从档案管理部门人员开始，逐一进行信息化培训和讲座，提高全员的档案管理信息化水平。
4.6 建立健全的安全保障体系
随着信息化建设的不断发展，档案管理信息化在各大高校得以普及，然而越是受到普及的事物，越容易存在安全漏洞。因此，建立健全的安全保障体系很有必要。
由于高校档案内容包含学校的完整信息、资料和即时动态，有些信息甚至处于高度机密状态，对学校的发展有重大意义，其安全性显得尤其重要。因此在档案管理信息化建设的过程中，高校档案管理必须做到以计算机管理为主，以人工管理为辅，两者相互结合，进行同时管理力求保障所有档案信息的安全，促进高校档案管理的发展。
5 结束语
根据全文论述可得，高校档案管理信息化、自动化已经取代传统的纸质管理方式，逐渐成为高校档案管理的主要管理方式。因此，高校档案管理信息化建设很有必要，为了提高档案管理者的工作效率，实现高校档案管理的可持续发展，让高校的管理实现最大价值化，需对档案管理信息化进行不断完善和改进，根据其现状存在的问题，提出相应的解决对策，力求高校档案管理信息化建设的有效进行，促进高校档案管理的管理科学化，加快高校的整体发展进程。
参考文献：
（1）陈程。高校档案管理的信息化建设探析[J]。魅力中国，2014（13）。
（2）姜翠娥。高校档案管理信息化建设研究[J]。商情，2013（46）。
关键词：传统档案管理；现代档案管理；利与弊
一、档案管理基础工作在现代档案管理中的意义
做好档案管理基础工作有利于提高档案管理的整体工作效率，将档案管理的工作水平提升到新的层次。通过对档案管理基础工作的不断完善，加快建立完整有效的现代档案管理机制，能够提升档案管理事业的整体水平。
1.帮助建立更加标准和规范的档案管理机制。规范化、标准化和现代化是档案管理工作的重要目标。高效率的档案管理基础工作使查（借）阅者能及时且高效率、精准地进行档案查找，这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升。
2.确保档案搜索的准确性。档案的收集、整理、分类、录入、归档是档案管理中的基础工作，加强这些工作的细节管理和操作，可以有效地避免错误信息的出现，提高档案管理工作的效率。
3.提高档案利用价值。提升档案管理基础工作水平对于提高档案利用效率有着重要意义。在对档案进行分类整理、录入、归档等基础工作时要注意区分档案内容的程度级别。档案分类按照来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案有层次的区分，并组成一定的体系。根据涉及到借阅档案的重要程度，按照审批流程，对于内容重要的、急迫的档案优先处理，优先整理使用，这能有效地增强档案的使用频率，提高档案的利用价值，达到档案使用价值的最大化。
二、传统档案管理与现代电子档案管理的对比研究
传统档案能表述为以图表、文字等多种形式的存在，且具有保存价值的历史记录，传统档案管理所储存的主要是纸质资料；电子档案管理的储存介质为计算机光盘、硬盘，电子档案不仅可以在计算机中进行储存，还能通过计算机网络实现资料处理与传送，电子档案的表现形式是电子文书、电子信件、电子图表等，随着社会的飞速发展，人们对档案管理提出了更高的要求，传统档案管理很大程度上不能满足当前的需求，一方面，计算机网络与现代人们的日常生活密不可分，电子档案管理将是大势所趋，另一方面，传统档案具有不可替代的优势，有必要加强对电子档案管理与传统档案管理双方利弊的综合探究。
（一）电子档案管理与传统档案管理的特性分析
1.电子档案管理与传统档案管理的共性。
（1）两者的基本原理共通：以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，电子档案是传统档案管理发展的成果；
（2）电子档案的存在与传统档案不可分离：传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，传统档案资料就是电子档案真实性的重要保证；
（3）子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大：电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性。
2.电子档案与传统档案管理上的差异。
（1）管理方式不同：电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个具有唯一性的档案号，并对档案类型进行标注，而传统档案管理的工作量相对较大，每一步都需要人工完成。
（2）保管方式不同：电子档案进行信息存储的载体往往会老化，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不用承担病毒或网络风险。
（3）归档方式不同：电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
（二）电子档案管理的利与弊
1.电子档案管理的优点。
（1）电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展。电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。这样不仅减少了资金的投入，还有利于环保事业。
（2）电子档案管理提高了传统档案管理的效率。档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
2.电子档案管理的弊端。
（1）电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机，如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
（2）企事业单位在进行电子档案管理时，由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
（3）电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险，例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
（4）虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高，且国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结语
相比传统档案管理来说，电子档案管理模式在很多方面都有了提升，表现得最直观的就是效率，电子档案管理方式的出现也有利于环保事业的开展。但是传统档案管理也有着它不可替代的地方，在现阶段和将来的一段时间里，电子档案管理与传统档案管理两者会相互协调着存在，因为电子档案管理暂时还不能完全取代传统档案管理，档案管理工作人员应该充分利用二者的优势，来提高档案管理质量。
参考文献：
关键词：档案管理；企业发展；优化创新；策略分析
当前，企业在市场竞争日益严峻的情况下，若想保证自身的长足发展与科学创新，注重完善企业档案管理工作十分必要。因此，注重企业发展中创新完善档案管理工作的重要性，在践行注意事项的基础上，打造管理新策略是当前企业发展需注意的重点，亦是本文研究探讨的课题。
1企业创新完善档案管理的必要性
为保证创新完善档案管理工作，率先了解企业创新完善档案管理工作的必要性十分重要。对此，站在企业发展的视为视角之上，以提升工作效率，确保工作开展进行讨论，明确档案管理工作创新完善的必要性包括以下两点：其一，档案管理工作创新完善可增加档案管理的科学性。企业不断发展的过程中，资料档案的留存至关重要，其是企业发展的证明，亦是企业规划设计发展之路的重要参考。因此，科学有效的管理与规划相应资料，妥善保管与留存重要文件至关重要。完善与优化档案管理工作，可确保档案管理科学留存文件，为企业未来发展需求而妥善报关文件。其二，有效提升档案文件的利用及处理率。档案管理工作不仅对档案的留存与保管起到了至关重要的作用，同时也可用于提升档案的利用率与处理率，以便协助企业工作效率提升，保证企业在发展中可尽快制定发展方案，以便促进企业的科学发展。总体来说，提升档案利用率与处理率，对推进企业发展有良好作用，对改善档案管理效率也有至关重要的作用，是档案管理发展优化的必然选择。
2企业创新完善档案管理的注意事项
认知企业创新完善档案管理的必要性基础上，若想开展科学的创新完善档案管理工作，应注意以下注意事项的科学践行：首先，优化档案管理意识。确保档案管理创新完善的基础是是扭转现阶段档案管理的思维意识，将传统的档案认知彻底抹杀，以全新的思维视角，定位档案管理价值，将其作为提供企业发展所需资料的关键部门，敦促其加大利用档案资料，科学管理档案资料，有效提升资料利用率，才能确保档案管理工作完善创新，真正符合企业发展的实际需求。其次，加大档案管理投入。确保档案管理意识的优化基础上，企业管理者在档案管理的投入中也不能吝啬，不仅是优秀人员的选拔，技术人员的聘用，在相应的数字硬件设备上也不能马虎，选择稳定且质量上乘的服务器系统，优质的硬盘及品牌主机，以便档案管理的数字管理环境稳定，档案的保存与调用科学。
3企业创新完善档案管理的科学方案
科学践行档案管理创新完善注意事项的基础上，拟定科学的创新完善档案管理方案，可从以下两方面进行考量：第一，借助数字技术思维完善管理档案。当前，随着数字科技的不断完善，许多原本需要人工处理的工作都可以借助数字技术完成，其不仅大大降低了人工成本，而且也使信息储备与调用变得十分科学。对此，现代企业发展要创新完善档案管理工作，应注重数字设备的应用。利用数字设备归类整理企业资料，确保企业资料按照关键词、日期、重要程度分类留存，并根据资料的重要程度分档管理，根据资料的执行到期时间设置定时通知，可大大提升档案管理效率，并保证档案内容的利用率。此外，根据关键词进行档案内容标注，有助于不同部门人员调阅相关档案内容，并以此为基础开展相应的进一步工作，对不同部门应用管理档案也能起到良好帮助。当然，以上所有的档案处理与调用方式都可以通过数字网络的无界性与交互性完成，档案管理人员可定期维护档案，其他普通员工也可利用网络传递契约、工作内容及设计资料等文件，共同丰盈并充实档案库，减少档案管理人员工作负担，提升档案管理效率。第二，立足于资料保密的档案安全维护。数字技术固然是档案管理的创新方法，但为保证档案资料的有效留存，创新完善档案管理工作在创新的基础上应注重对于档案管理工作的完善处理，即备份重要文件，维护档案管理系统安全，注意增建防火墙、定期查杀病毒，并维护档案管理系统安全。也就是说，档案管理虽然可借助数字技术加以优化，但为确保重要文件不会丢失，在数字网络储备资料的过程中，档案管理人员应定期备份重要文件，包括其他网盘备份与纸质文件备份，以便现有服务器受损时重要文件不会丢失。目前，在备份档案资料时，除硬盘备份外不能忽视的备份形式便是纸质文件备份，其是在数字设备无法起到作用的情况下能够继续保证重要资源留存的方法。因此，在进行纸质资源保存之时，要结合数字资源的整理方式，以关键字进行标识，并按照资料成立时间进行整理，并对到期时间进行科学标注，以便在数字资源无法调取之时，可通过传统方法来尽快获得资料信息。总体来说，保密及维护档案管理内容是在日常服务器维护与定期的病毒查杀的科学践行下，筛选上传文件内容，确保上传文件安全，科学有效的维护数字档案管理系统。在此基础上，注重备份方式的多样化，做到利用电子设备但不依赖电子设备，从而保证在关键时刻可更高效的利用资料信息，真正科学有效的提升档案管理应用率。综上所述，现代企业发展中完善创新档案管理工作的重要手段是利用数字技术来优化档案管理工作，但在此基础上，针对数字设备的定期维护及相关资料的科学备份也十分必要。目前，科学利用数字设备，但不依赖数字设备是现阶段企业档案管理创新完善的关键。因此，保证档案管理系统的科学构建，日常安全维护的有效开展，纸质资料的备份与管理，才能实现档案管理工作的科学完善，辅助现代企业长足发展。
参考文献
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[2]胡庆华.新时期企业档案管理的创新性分析——基于当前企业档案管理工作中存在的问题[J].科技资讯,2015,32:151-152.
