时间：2023-04-25 08:21:10
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇干部人事档案管理办法，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、当前医院人事档案管理工作存在的问题
从医院人事档案管理来看，其真实性及个人资料的完整性还有待进一步的确定，且管理制度及理念较为传统、陈旧。不能适应医院的改革发展，在医院内管理人事档案的工作人员其综合素质有待进一步的提升。且大都非本专业的人才。如下对医院人事管理现存问题具体说明。
1、人事档案资料的真实性和完整性不足
人事档案是由医院工作人员的各方面信息组合而成的，收集信息是档案管理工作的重要内容之一，在人事档案的记载过程之中，由于涉及到很多过往的信息，信息的真实性和准确性无从考察，并且在填写的过程中容易由于书写不规范等造成信息的不准确、不完整的现象，使人事档案管理的真实性和可靠性降低。目前大多数档案仍以记载经历性的资料为主，记载的是工作人员的过往，不能完整、客观的反映出工作人员的整体素质，比如医德医风、门诊工作量、工作能力、服务态度等等，这些都需要在长时期的考察中才能得出，并且应该作为医院任贤用能的重要依据，而人事档案中很少有所体现。
2、人事档案管理制度较为陈旧
随着社会的进步与发展，社会对人才的需求量日益增加，人才的流动性也日趋频繁，合理的人才流动有利于医院人才资源的更新，对医院的发展有利，但是受到传统观念的影响，医院的人事档案管理制度较为陈旧，已经不适应人事制度改革的要求。人事制度的改革对人事管理工作提出了新的要求，但是有些医院的人事档案管理制度并没有及时更新和完善，档案管理者没有认识到档案的重要作用，甚至存在随意修改档案的事情。
3、档案管理人员的素质有待提高
在传统的医院档案管理中，人们对人事档案管理认识不清。在对档案的归档及存放管理中，没有意识到其重要性及严谨性。另外在医院的总体管理中对于档案管理人员的任职上，没有过高的要求。这促使整体医院人事档案管理人员的水平参差不齐。但是从档案管理工作实际看，严谨性及重要性都要求非常高。且对工作人员的个人素质、责任心都有一定的要求。综合来说医院现存的人事档案管理人员问题，在实际上对于医院的改革发展有严重的阻碍作用。
二、如何进一步做好人事档案管理工作
综合医院人事档案管理中存在的问题来看要想全面的解决，必须加强对医院人事档案管理工作的认识。并建立科学管理的规范化制度，充分的融入信息技术，将档案管理工作真正的改革创新。
1、加强人事档案规范化、科学化管理医院档案管理是医院管理向制度化、规范化、科学化方向发展的重要标志，是不断提高医院基础管理水平的需要，并在医院建设和医疗事业发展中发挥着越来越重要的作用。
（1）加强档案管理认识增强全员的档案意识，特别是档案管理人员及领导干部的档案管理意识。档案管理是医院管理的重要组成部分，领导要重视档案管理，要把档案管理纳入重要议事日程，与医院业务建设同步规划、同步发展，从人力、财力上积极支持档案管理部门，从根本上消除以往档案管理工作受到的冷遇，提高各级干部对档案工作的认识，使档案工作顺利开展。
（2）建立科学管理制度医院结合实际工作以《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等法律、法规来制定一套比较科学、完整、系统、可行档案管理制度。将医院所有职工的人事档案集中统一保管，用统一的标准和规范系统地分类、整理，建立多种检索方式，以利于医院档案实行规范化、标准化、科学化管理，以利于档案信息资源的开发利用。
2、以人为本，提高档案管理人员综合素质建设的措施档案工作服务质量的好坏其关键在于服务人员的素质。在档案工作不断深入发展过程中，管理人员的素质内涵要不断丰富，才能适应人事档案管理发展的需要。人员素质包括思想政治素质、业务能力素质、职业道德素质。
（1）思想政治素质要求档案管理人员具备的思想政治素质是指其必须具有较强的党性原则，必须具有正确的政治方向、政治立场和政治观点，树立正确的人生观、世界观和价值观，有强烈的事业心和责任感。医院档案管理部门领导应该经常对档案管理人员进行人生观、价值观、荣辱观的教育。人事档案干部在改革开放的新形势下要增强档案意识，充分认识干部人事档案工作在党员干部工作的地位和作用，忠于职守，恪守档案工作纪律。
（2）业务能力素质档案工作是一项专业性很强的工作，档案管理人员应接受专业的教育培训，应掌握档案专业理论知识和方法，才能胜任此项工作。为适应新时期知识、技术日异月新的变化，医院档案管理工作者应树立“活到老，学到老”的终身受教育的理念，不断学习新理论、新知识、新技术，不断拓展自己的知识面，提高学历层次。
3、拓展医院档案服务领域，培养档案管理人员主动意识、创新意识档案管理干部要解放思想，改变过去被动的“等、靠、要”的传统工作模式，向主动管理转变，把干部人事档案工作与医院各项工作联系起来，在主动服务和开发利用上下功夫。档案管理人员要充分利用干部人事档案资源为医院中心服务。在医院进行科室人员编制规划、中层干部竞争上岗、职称评定、人员调整等活动中，干部人事档案及时、准确地为院领导科学决策提供了重要依据。
关键词：人事档案；问题；措施
Abstract: the personnel file is an important carrier of information talents reflect, enterprise or business the unit selects talented person plays an important role. The development of human resources and personnel files to the inseparable relations, is the human resources development of the most important aspects. In this paper, the enterprise personnel file management discusses the existing problems, and puts forward the corresponding measures.
Keywords: personnel file; Problem; measures
中图分类号： G271 文献标识码：A文章编号：
科学技术是第一生产力，是企业长期发展的重要因素，而人才是企业发展的核心力量。人事档案管理作为企业日常管理中的一部分，直接影响着人力资源的可持续发展，研究人事档案工作有着重要的意义。
人事档案是人事工作的重要组成部分，是历史全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息的载体，合理使用人事档案信息，有利于管理者安排各类人才在合适的工作岗位上充分发挥工作积极性、主动性和创造性，是知人用人的重要依据，也是企业改革改制、生产经营、科研开发、人力资源战略开发等方面的重要依据和信息库。
人事档案管理工作是人力资源管理的基础，提高人事档案管理水平是维护企业人力资源管理，促进人力资源可持续发展的重要保障。然而，当前很多企业的人事档案管理出现了诸多问题，阻碍了人力资源健康、持续的发展。现状主要表现在：
1.审核把关不严。社会经济的繁荣使得市场上的人才流动量增大，很多用人单位在招聘员工时并未打算长期聘用，只是为了缓解一时之急。造成了用人单位对于人事档案的审核工作不严，少数企业则直接跳过档案审核，对于档案资料也是抱着可有可无的态度。
2.材料不实或信息不准。人事部门未按规定对材料进行认真鉴别,从而给“造假”行为提供机会，很多求职者为了谋求工作机会，而在自己的档案上填写不真实的信息，这对于企业在今后的人力资源管理上将带来很大的实际问题。
3.管理者素质不高。现行不少企业的档案人员兼职的居多，客观上导致对档案知识的学习、掌握不够，其素质不能适应企业人事档案工作的需要。
4.档案收集不当。管理意识的薄弱使得大多数企业招工时对于求职者的档案资料没有认真审阅，大量的档案没有完全收集到企业的人力资源部门进行保管。而在考察职员工作业绩、能力时，管理者也未能完善人才建档工作，使得档案收集不当，“抛档、弃档”问题严重。
5.人事档案管理手段滞后和基础设施差，保管条件落后，管理水平较低。现代化的管理技术和手段尚未得到有效的应用。计算机在人事档案管理中，只发挥了简单的档案材料目录的录入作用，人事档案管理信息化功能尚未开发。目前，很多部门的人事档案管理还是以传统的手工操作为主，设备简陋，技术落后，耗费大量的时间和精力，还难以完全做到档案完整、精确、美观、实用。
6.人事档案信息资源的开发利用不充分。保存档案的最终目的是为了“用”，而在现实中，由于人事档案强调保密性，档案的利用范围小，利用率低。
目前部分企业单位人事档案的现代化管理水平不高，制约着档案作用的充分发挥，已不适应新形势下企业人事档案管理工作的要求，这就亟需当前企业人事管理部门在档案管理工作上改进和创新。
1.加强领导，健全制度
加强对人事档案管理，要切实从思想意识上提高对人事档案重要性的理解。结合实际情况，在档案管理部门的指导下，制定一套管理办法，如档案的接收、转递、查阅、保管、建立人才库制度。针对档案管理人员的聘用，企业应当通过竞争选拔的方式择优录用，通过竞争环节让管理者上岗就业。
2. 狠抓培训，提高素质
对于档案管理工作者而言，提高自身内在知识水平，积累丰富的管理经验是保证工作顺利开展的前提。这就要求人事档案管理人员积极提升自己的专业知识，实现知识创新，尽可能使档案管理人员专业化。同时，采取“请进来，走出去”的办法加大对管档人员进行政治和业务培训，用新的理论知识武装头脑，开阔眼界，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，并要稳定档案专业队伍，加强人事档案管理人员的思想素质教育，教育他们要坚持原则、严守纪律、严谨认真，要有能吃苦、耐劳，甘于奉献的精神。
3.注重收集，规范管理
在整理人事档案时，要注重收集档案材料，拾遗补缺，发现缺少的材料要及时向交接单位索要或询问本人，如有丢失应主动与单位联系，及时补齐。人事档案内容复杂，案卷内常有材料的收入取出，如工资调整、年度考核、调配录用、职称晋升材料等不得拖延，要及时传递归档，保证归档材料完整齐全，维护人事档案的安全，定期总结经验，研究解决档案接收过程中存在的问题。另外，干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，都必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。
4. 创新手段，大力拓展信息服务功能
1人事档案管理的现状
人事档案是一个组织在人事管理活动中形成的人事文件组成的，其可靠性由该组织的领导及其人事管理部门负责。由于人事档案本身不能直接带来经济效益，所以医院领导对人事档案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人员等方面尚存在许多问题。人事档案管理工作是促进人才合理流动、合理配置和合理使用，保证人才队伍素质的重要措施，是全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据。
1.1人事档案管理制度相对落后随着人事制度的
不断改革发展，人才流动，医疗卫生单位选拔和使用人才的手续不断简化。由于人事档案管理“终身”制，没有得到及时补充和修正，阻碍了人才的流动。2000年，我院引进了数位高级专业技术人才，在整理人事档案时，发现有两名国外留学博士因缺少原始档案材料，无法办理正常调动、派遣手续。之后通过人才服务中心办理了人事，但也不能取得其在国外的人事资料。更由于人事管理制度的不完善(在原单位停薪留职出国留学而扣留了档案)，他们的原始档案至今没有转到我院，造成人事档案材料的不完整，给新录用单位在人事审核、审批工作中带来不便。
1.2人事档案管理方式和手段相对落后人事档案
管理是一项专业性、政治性、机密性很强的工作。人事档案材料需要专人管理，单独存放。我院因办公用房紧张，虽然人事档案材料份数多，资料复杂，多年来档案室一直和人事办公室在一起。由于医院人事管理人员编制不足，人事管理工作量大，人事档案管理都是其他人事管理人员兼管，属于非专业人员管理。在档案管理手段上，因为没有单独的计算机和档案管理软件，管理人员还一直采取手工编辑、检索，致使人事档案材料不能及时归档整理，存在档案资料不完整的情况。
2医院人事档案管理的设想
随着医院规模的不断扩大，分院和经济实体增加，人事制度改革和人员模式改变，给医院带来了人事众多、管理多元化的特点，也给人事档案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的医院人力资源管理系统就体现了医院人事管理(含档案)的整体管理水平。
2.1增强对人事档案管理目的和意义的认识医院
人事档案管理应该以充分开发和利用人力资源信息为基础，转化医院的经济效益。通过档案深层次的开发，提高档案的使用价值，如人才信息软件的开发，人事信息的共享都能为医院的经济发展提供必要的服务。同时档案管理人员要树立服务意识，主动开发人力资源信息，变封闭式管理为开放式管理，将搜索到的人才信息以最快的时间传递给用人科室，为临床、教学和科研工作服务。
2.2加强和完善人事档案管理制度实行人事档案的社会化管理制度，制定《医院人事档案管理条例》和《人力资源信息管理办法》，使档案的管理制度更加完善和行之有效。
2.3加强干部人事档案管理，有效利用人才资源
干部人事档案真实地记载和反映着一个人的经历、能力和品德等，因此是组织工作、人事工作不可缺少的重要依据，在各类人员的合理分配、人力资源的合理利用以及行政、医疗部门结构调配方面都将发挥重要作用。所以加强干部人事档案管理，实行干部人事档案的社会化、开放式管理模式，才能更有效利用人才资源。
2.3.1建立卫生技术人员业务档案建立卫生技术
人员档案，对专业技术人员的管理，特别是在职称晋升、干部选拔方面有着重要的意义。卫生技术人员档案包括:①基础材料:个人基本情况;学历、学位证明;继续教育及专业技术进修证明、证书;专业技术工作总结;参加支边、支农和卫生下乡等医疗、防疫工作。②专业技术资格任职材料:专业技术职务任职资格申请表、申报表、考核表和审批表;专业技术职务资格证书、聘任证书和聘任合同。③卫生技术成果材料:著作专题研究报告，学术论文(分级)，专业技术成果鉴定书，典型病历、抢救成功的病案、手术分析等。④其它材料:“三基”、“三严”考核及医德医风评价材料;参加专业学术会议的证书、证明;优秀医务工作者的材料、证书和奖状;专业技术失误差错材料。卫生技术人员业务档案的建立，为专业技术人员提供了有效的服务，为医院管理提供了准确及时的信息。
2.3.2实行人事，促进人事档案的社会化开放式
管理人事是在我国市场经济体制建立过程中出现的新事物，是在社会主义市场经济条件下产生的一种新型的人事管理方式，是与我国市场经济体系完善相适应、相配套的人事管理体制的重要组成部分。因此，人事有利于促进单位人事管理的社会化、专业化、规范化。随着知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才的流动数量和质量会逐步增强。而随着政治体制的改革与深化，人才将成为一种没有任何政府色彩的产业，人事档案社会化开发式管理模式将成为一种通用的管理模式。
自1999年起，我院开始逐步实行大中专毕业生人事，将人事档案托管给人才服务中心，促进了人才流动，促进了人事档案规范化、社会化、现代化和网络化管理。2.3.3建立以人力资源信息为基础的医院信息管理
系统建立有效的人力资源信息系统是实施医院信息化管理系统的基础，是实现医院行政管理一体化川的根本条件。人力资源信息具有原始性和完整性，是保证信息准确可靠的基础，是有效服务的生命。人力资源信息的收集就是为了充分使用资源，达到一方收集，多方共享。以人事档案信息系统为中心，建立计算机网络分系统，如通过人事信息系统，完善财务工资系统，人事上的工资变动可以直接通过网络系统传发给财务科发放，医疗保健系统可以直接从人事信息上读取职工基本信息，而其它的行政管理系统也可以直接从人事信息系统中收益，如院办、党办、工会、计划生育及后勤、医务、科研和教学更能因此得到众多的信息和帮助。超级秘书网
2.4提高档案管理人员的素质新形式下要提高档
案管理的水平，必须提高档案管理人员的专业技术水平，培养具有“创造型、复合型、协作型”多素质人才。①档案管理人员要有良好的敬业精神，努力学习、掌握档案管理工作的新知识、新技术，了解医院档案管理现代化的具体内容。②倡导以人为本的管理模式，使用科学的管理方法，通过全面的人力资源开发计划和企业文化建设，充分调动和发挥员工的积极性、主动性和创造性，从而提高工作效率，创造新的工作业绩，为企业发展目标做出最大的贡献。③引人竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理岗位上来。④医院要将档案人员的培养纳人医院人才培养计划，关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。
2.5加强人事档案管理的现代化手段图增加资金
投人，引进现代化技术和设备实现档案现代化管理。提高档案管理硬件设备，增加档案库房，购买空调、除湿机、档案密集架和电脑。设置防火、防盗的自动监控系统。引进计算机管理软件，建立人事档案的信息存储和检索系统，实现人事档案资源的合理配置和利用，确保医院在人才培养、职称晋升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用，为医院的可持续发展奠定坚实的基础。人事档案管理作为人事管理的一部分，我们也相应制定了人事档案管理平衡计分卡。通过愿景规划和战略目标的设定，使我们认识到自身工作的价值及业绩。
总之，平衡计分卡通过指标分解让职工参与管理指标的设立，让员工都了解医院的战略规划，认识到自身工作对医院战略及整体业绩的作用，从而提升医院的整体管理水平，增加医院的经济效益和社会效益。
【参考文献】
通讯作者：吴艳丽
【关键词】 新形势； 中医院； 人事档案； 管理
doi:10.3969/j.issn.1674-4985.2012.02.051
在中医院发展和人事制度改革的过程中，人事档案发挥了重要作用。组织、人事部门在培养、选拔和任用干部等工作中形成的个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作实绩等内容的文件资料，是全面、历史的考察、了解干部的基本依据和原始资料，在优化中医院干部选任、完整储备人才信息、促进人才合理流动中发挥了重要作用。党的十七大对中医院人事管理和人才流动提出了新的要求，如何加强职工人事档案管理，为中医院发展乃至中医药事业振兴服务，成为一个新的挑战。
随着我国卫生体制改革的不断深入，中医院管理科学化、规范化的持续推进，中医院人事档案管理出现了许多新情况、新问题，人事档案工作面临不少新的挑战。与时俱进地推动人事管理工作，对中医院更好地引进、开发和聚集人才资源具有重要的现实意义。
1 目前中医院人事档案管理中存在的主要问题
1.1 人事档案收集上存在的主要问题 就目前状况看，多数中医院人事档案均无专职人员管理，档案员身兼数职。造成人事档案材料无法及时搜集补充。人事档案中存在定性的材料多，定量的材料少。许多鉴定和评价材料格调一致，形式雷同，对人的评价简单化，很难体现人的个性特点，更难以体现个人成长进步的历史轨迹。同时，人事档案中普遍存在着材料的片面、陈旧等问题。档案材料中涉及个人政治、历史、家庭、社会关系方面的内容比较多，而反映个人工作业绩、工作能力、专业特点方面的材料比较少，对流动人员、自动离职等人员的档案管理欠缺相应的制度，材料的变化和人的变化不能同步进行，无法及时反映个人最真实的情况。而这些现象是与新形势下的人事管理体制不相适应的。
1.2 履历类档案材料失真 一个人的档案材料是人事档案信息的重要组成部分，是正确反映一个人德能勤绩的主体。近几年来，在人员调动时，发现伪造人事档案的事时有发生。有些人出于个人私利，要求人事部门更改个人档案资料，致使同一个人出现不同的出生年月、不同的参加工作时间、不同的学历。在重复出现的材料中，年龄越报越小，工龄越报越长，学历越报越高。致使一个人的履历不一致，真假难辨，从而使人事档案的真实性和准确性大大降低。
1.3 人事档案开放利用降低 人事档案的收集、管理工作都是为了更好地开放利用档案信息资源，为及时发现人才、积极开发人才、合理利用人才服务，为领导和有关部门提供决策咨询服务。但是长期以来，人事档案管理强调保密性，使用范围很小。人事档案材料仅供组织、人事等少数部门查阅，服务工作处于波动状态，因而无法对单位人才资源开发提供具有前瞻性、参考性的分析材料，很难实现人才资源信息共享。
2 加强中医院人事档案管理工作的建议
为提高中医院人事档案管理工作水平，适应人事改革的需要，更好地为干部人事工作和现代化医院建设服务，有必要加强以下几项工作。
2.1 加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高管理人员素质 配备专职人事档案管理人员，落实档案人员待遇。干部档案管理的基本要求，就是外在形式的规范统一，内容的完整、真实、精炼、实用。要实现这一要求，需要一支热爱档案工作、熟悉档案业务、安心本职工作、具有奉献精神的档案管理队伍。为此，应由档案部门定期对人事档案管理人员进行业务知识培训，使他们了解档案管理的重要性，增强责任心；掌握如何收集、鉴别归档材料，整理、装订档案的技术，把档案管理好，从而使每个环节都有据可依，有章可循。既做到明确责任，又要依法建档，强化档案意识。
2.2 加强人事档案收集与创新档案内容 人事档案材料的收集工作是做好人事档案工作的基础，也是丰富人事档案内容和提供服务的根本前提。在新的时期，要紧紧围绕职工档案的利用价值，认真做好档案材料的收集管理，使其全面反映职工的面貌，始终保持完整和最新动态。在收集职工基本情况的基础上，按照国家相关规定，做好经常性、定期的材料收集和补充工作，及时与各部门联系，要求他们定期送交档案材料。对缺少的材料要做到口勤、脚勤、善于联系沟通，变被动为主动。及时追补和充实新的资料。随着卫生人事制度改革的不断深化，中医院可以尝试推行全员聘用制改革，实行公开选拔、竞争上岗、择优聘任、离岗退养、业绩考核等新举措，归档材料应及时补充，实现动态管理。
2.3 增强责任意识，切实维护人事档案的真实性和准确性 人事档案材料，为组织上全面考察、了解、正确选拔人才提供依据。职工档案的性质规定了收集的档案材料必须真实可靠。档案人员要有高度民主的事业心和强烈的责任感，对收集的材料必须认真细致地做好鉴定工作。仔细审查每一份材料的保存价值和真实性，把真实可靠的材料收入职工档案，对不该归档的、重复的、有虚假内容的材料，进行清理、登记、销毁。人事档案形成后，还要严格依照有关制度进行管理，确保人事档案材料及内容完整、齐全、真实、精炼、实用与安全。
2.4 提高服务意识，实行开放式的管理 坚持“以人为本”，提高服务意识。职工人事档案工作，要从传统“封闭式”、“守摊式”的档案管理模式转变过来，坚持与时俱进的人力资源管理理念，进一步改进管理办法，从宏观角度开发利用人事档案，充分体现改革创新的精神和要求。要做到“死档”活用，充分发挥人事档案的信息作用，尽最大努力帮助用好人事档案资料，提供优质服务，使人事档案更好地为发现人才、选拔人才、加强人才培养、合理配置人力资源服务。实行开放式的管理。一方面，建立职工工作业绩档案，及时将职工的工作情况、工作业绩和重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为实际任用干部提供必要的依据。另一方面，建立职工能力档案，重点收集个人专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料，真实、完整、立体地反映职工的情况，提高决策的水平。
关键词:高校;人事档案;信息化管理
中图分类号:G47
文献标识码:A
文章编号:1672-3198(2010)19-0333-02
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色。高校的人事档案一般分为两类。一类是高校干部人事档案,一般由高校组织人事部门进行管理。它是个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文字材料,并按有关规定进行整理后组合起来的个人档案,直接与个人职务晋升、工资待遇、组织关系等紧密挂钩。另一类是高校学生档案,一般由高校学生管理部门进行管理,是大学生在校期间生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。
1 高等院校人事档案管理现状分析
(1)相关部门及人员的人事档案意识薄弱,对高校人事档案管理的重要性认识不够。
长期以来,高校教师甚至中高层行政领导对人事档案管理工作重视不够,认为与教学、科研工作没有直接联系,不能为高校创造经济效益。只在干部晋升、人员调动或学生毕业时才会被人想起。这就直接导致了人事档案管理工作变得默默无闻,缺乏应有的理解与重视。
(2)人事档案管理制度不健全、落实不到位。
很多高校都没有制定相应的档案管理工作制度规范,只根据国家、省市的相关文件和规定进行具体的实务操作,缺乏针对性。有的高校虽然制定了相应的制度,但由于管理不规范,在工作中无法加以落实,也直接影响了档案管理工作的制度化、规范化发展。
(3)人事档案材料不全面、不真实。
高校的人事档案管理在实际操作中,由于各种因素,往往造成很多材料没有收集齐全。有些职能部门和个人缺乏档案意识且对归档内容的不了解,使一些本应归档的重要材料仍然留在相关部门和个人手中甚至遗失,直接造成档案材料的残缺。另外,有些个人缺乏对自身档案的重视,在填写相关材料时应付了事、马马虎虎。更有些人为了达到某种目的,伪造一些相关的材料甚至恶意地改写档案,而档案保管部门也缺乏相应的监督机制,直接影响了部分人事档案材料的完整性和真实性。
(4)档案保管的硬件条件无法满足要求。
很多高校没有建立专门的档案馆,人事档案库房大都直接采用普通办公用房,有的甚至直接把教室或宿舍当作库房,造成库房的先天不足,使纸质的人事档案长期受到高温潮湿的危害。另外,很多库房都缺乏防火、防光、防盗等设备,造成人事档案安全保管的要求得不到基本的保证。
(5)人事档案管理人员配备不足,素质不高。
由于人事档案管理受重视程度不够,高校人事档案工作大都使用编制外的人员,这些人员往往没有接受过系统的档案专业知识和技术培训,无法高质量的保证档案管理工作的开展。另外,这些编外人员的待遇往往较低,也挫伤了档案管理人员的积极性,造成人员流失情况严重,影响了档案管理工作连续稳定地开展。即使有些高校配有专职的人事档案管理人员,但大都是年纪比较大的教师甚至是工勤人员转岗而来,缺乏基本的知识和技能,其个人精力也无法满足越来越繁重的工作压力。这些都直接导致了高校人事档案管理工作只能在低水平层面上进行,不利于高校人事档案管理工作水平的提高。
(6)人事档案信息化管理水平不高。
目前,很多高校人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立、整理和保管层面上,没有采用先进的科学技术手段特别是信息技术手段加以开发和利用。人事档案管理人员的计算机仅局限于统计档案数目和打印档案目录,无法对人事档案内记录的重要信息进行录入、存储和检索,更无法实现对人事信息的筛选、排序、分类和统计,信息化管理水平较低。这也直接导致了在高校中大量涉及到教职工和学生的统计工作只能依靠手工完成,造成大量的重复劳动和人力资源的极大浪费。
2 高校人事档案信息化建设的实现路径
进入二十一世纪以来,以计算机技术和网络技术为代表的信息技术日益渗透到我们日常生活工作的各个领域。在高校中很多行政教学工作都广泛采用信息技术来提高工作效率和提高教学质量的同时,人事档案管理工作似乎始终游离在信息化的浪潮之外,还停留在打字、打印目录等最基本的计算机操作上,严重制约了档案管理工作的高效和优质,所以人事档案工作的信息化管理显得尤其重要。高校人事档案信息化管理就是将信息技术和成熟的档案管理软件运用到人事档案管理工作中,实现高校人事档案信息的综合管理和利用,提高人事档案管理水平和效率。
2.1 人事档案信息化建设可以提高工作效率
传统的纸质档案无法对信息进行系统地分类和汇总,我们要查询某人相应的人事信息,只能单纯地依靠人工进行翻阅,极大地制约了人事档案管理的工作效率。依靠计算机系统强大的存储、检索、汇总、统计等功能,我们可以将人事档案中关键的信息作为数据录入到计算机中,通过成熟的档案管理软件实现数据的存储、检索和分析。随着条件的成熟,我们可以利用网络技术,开发出具有B/S架构的档案管理系统,对整个学校的人事档案进行系统、统一的管理。各类管理人员只须维护好与自己工作对应的部分人事档案信息,统一存储在服务器上提供全校范围内的信息利用。这必将使档案管理人员从繁重的手工劳动中解放出来,极大地提高职能部门的工作效率。
2.2 人事档案信息化管理可以提高服务质量
传统的人事档案管理主要包括人事档案的接收、保管、传递等流转环节以及纸质人事档案的借阅、复印等利用环节。但由于人事档案中的部分内容涉及到个人隐私,故绝大多数人事档案只提供给组织人事部门人员查阅,服务范围很小。人事档案信息化后,可以将不同的信息分类存储起来,按需要利用档案人员的权限提供查询,供不同需求的人员加以利用,拓宽了服务范围。人事档案管理人员也可以将原来被动的服务变为主动的服务,为部门或学校提供必要的信息支持,提高服务质量。
2.3 人事档案信息化管理可以提高档案自身质量
人事档案信息化管理以后,可以将高校各类人员的基本信息及其在学习、培训、考核、职务变动、工资变动、教学科研等方面的变化情况及时地录入系统,打破了纸质人事档案材料收录范围的限制,进一步丰富了人事档案信息的来源。同时,通过人事档案管理系统的查询、统计功能,可以使管理人员和个人了解档案的缺损情况,及时查漏补缺,提高档案自身质量。
2.4 人事档案信息化管理可以最大限度地保证原始档案的安全
人事档案的信息化管理,改变了原来依靠人工翻阅纸质档案查询信息这一单一的人事档案利用模式。依靠计算机系统的人机操作界面可以直接提供给档案的利用者进行查询、统计、打印等功能,而无需再翻阅原始纸质档案材料,这可以最大限度地避免原始档案的人为损耗,保证原始档案的安全。
2.5 人事档案信息化建设可以为高校数字化建设提供数据保证
近些年来,各高校掀起了建设数字化校园的热潮,人事档案管理工作也应该利用这个机会,把人事档案信息化建设纳入到整个部门的信息系统中。人事档案是个人信息最权威、最具法律效力的来源之一,这就使人事档案信息化显得尤为关键。通过对人事档案数据的采集和存储,可以直接为高校数字化建设提供各类人员最基本的基础数据,保障档案信息化建设与数字化校园同步建设和发展。
高校人事档案信息化管理已越来越受到重视。2008年10月,上海市教委、市档案局联合下发的《关于转发教育部、国家档案局制定的〈高等学校档案管理办法〉的通知》中明确指出各高校要不断推进高校档案信息化建设,对纸质档案材料和电子档案材料同步归档,探索电子文件的集中管理、长久保存和有效利用,开展传统载体档案数字化、基础档案数据库建设,实行文档一体化管理。
高校人事档案管理人员要善于学习新知识、新技能,敢于将信息技术利用到传统的档案工作中,尽快实现高校人事档案管理的信息化,实现高校人事档案管理的根本变革。
参考文献
[1]贺焱.改革学校人事档案管理工作的思考[J].云南档案,2008,(3).
1.创新档案宣传方式，提高全员档案意识
成教生档案归档材料从产生到整套档案流转，整个过程涉及学生本人、各班班主任、各专业成教工作负责人、学生档案管理人员等。建立材料完整、内容准确的学生档案，需要各层面人员充分认识到成教生档案的重要性，进而认真对待每份材料的产生、归档。学校可以根据成教生的学习方式，在新生开学初布置学生填写学籍卡相关内容时给他们组织一次学生档案知识讲座或者发一封信，告知学生档案的性质、价值等相关知识；在学生毕业填写毕业生登记表时再次灌输相关内容，以提高成教生对自身档案材料的重视程度，严肃对待自身档案材料，保证自身所填写材料信息的准确性。对于各班班主任、成教工作负责人、学生档案管理人等学校相关人员，可以请档案部门专业人员开展有关档案工作性质、地位和作用等知识的讲座，从思想认识层面提高其档案意识；将涉及学生档案管理工作的内容纳入个人工作岗位职责，将学生档案工作情况纳入年终考核内容，以制度约束来增强其档案意识；在布置相关工作的同时布置档案材料的归档工作，在日常工作中增强档案意识。
2.修订业务规范，梳理工作流程
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）首次将学生档案纳入高校档案类别，使高校开展学生档案管理有了规章依据，但对具体如何操作并没有明确规定。所以，有必要修订业务规范，以使学生档案的日常管理规范有序。成教生档案最终将充实到个体人事档案中，作为用人单位对毕业生学历进行认定的依据材料，因此，《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发[2009]12号文印发，以下简称《规定》）中的相关规定可以作为修订成教生档案业务规范的主要依据。根据此《规定》，结合学校实际情况修订《成教生档案材料收集归档规定》，明确成教生档案的归档范围及归档时间、载体要求等。成教生档案归档范围：报考登记表或网络报名信息卡、入学考试各科成绩表、学生（学员、学籍）登记表、学习成绩单、毕业生登记表、学位授予材料、毕业证书、学位证书复印件等。为保证归档材料的完整性、维护归档材料的严肃性以及利于整理和长期保管，可以明确如下收集归档要求：①材料产生之日起一个月内归档；②归档材料填写规范、内容真实、手续完备；③归档材料一般为原件，如果是复印件，必须注明复制时间，并加盖档案材料复制单位公章；④材料载体使用16K型或国际标准A4型公文用纸，材料左边留有20-25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。完整的成教生档案管理包括建档和转递两个方面。建档即通过收集、编目等方式，为每个成教生建立完整的个人档案。具体包括以下环节：收集审核材料入袋编目。收集材料，即向各相关人员催收产生的材料；审核即档案管理人员对收集到的材料进行内容、形式等方面的核对，这一环节要求档案管理者将存有错误的材料及时退回材料产生源头，并要求重新完成后移交归档；材料入袋，即将收集到的材料装入相应的个人档案袋；编目，即将放入档案袋的材料名称、份数等相关信息填写到案卷目录纸上。由于成教生在各学习阶段会产生不同的档案材料，所以，“收集审核材料入袋编目”这个过程会重复多次。转递是指通过邮局、快递等物流方式将学生档案移交给毕业生人事档案保管单位，或直接交给学生由其自行带回其人事档案保管单位。需要注意的是：在档案转递前，必须将档案袋封口，即对材料袋进行密封，贴上封条，在封口上加盖骑缝章。在对档案袋进行封口前，要再一次核对所收集到的材料与目录登记信息是否一致，以便保证归档材料的完整性。档案转递工作需要注意转递手续的完备性，填写学生档案转递通知单，并及时查收回执，以方便今后可能出现的档案去向信息查询。由学生自行携带档案时，学校还需向学生强调两点：①为维护材料的严肃性，档案袋不能私自开封；②必须交给本人人事档案保管单位，以充实个人人事档案，为用人单位开展学历认证等工作提供依据材料。
3.明确管理主体，抓好队伍建设
根据来源原则，成教生档案由学生就读院（系）或办班点承担最为合适，有利于对归档材料实现前端控制，有利于归档材料的准确、规范、完整。同时，学生档案在学生毕业时就必须转递到学生人事档案保管单位，由学生就读院（系）管理学生档案，可以减少档案材料转递环节，减少人力投入。但由于现实中成教生档案大多由班主任或者行政秘书等人员兼职管理，且管理人员普遍缺乏档案专业素养，导致档案管理效率相对滞后。在这种状况下，如果成教生档案管理工作缺乏必要的监管，情况往往会更让人担忧，甚至会出现不为学生建档行为。待毕业生及其所在单位需要档案时，问题才得以暴露，给毕业生和用人单位带来不必要的麻烦。因而，在学生档案管理中可以实行分层管理，进行一定的任务分工，明确各自职责。学生就读院（系）或校外办班点负责学生档案的日常管理，高校档案部门要积极发挥管理和业务指导职能，对学生档案管理工作人员开展业务指导，协同学校成教管理机构负责督查落实。学生档案由学生就读院（系）管理，不是采取“放羊式”管理———由各班主任或其他相关人员独立承担日常管理乃至最后的档案转递，而应采取学生就读院（系）或办班点集中管理方式，即根据成教学生数量配备成教生档案管理人员，明确专人负责材料收集、审核、整理，最后完成成教生档案转递。这种管理模式责任明确，有利于激发档案管理人员的工作积极性。在配备成教生档案管理人员时，要注意把好人员入门关，选拔责任心、服务意识强的工作人员承担成教生档案管理人员。对于承担学生档案管理工作的人员，开展上岗培训，使其掌握相关档案管理基础理论、基本技能。另外，要保证管档人员队伍的相对稳定，以利于增强档案管理工作人员的责任意识。
作者：任红燕 单位：常熟理工学院档案馆
（一）进一步加强人事工资管理工作
1．做好工资正常晋级、晋档的统计上报核算工作。一是认真领会工资晋级、晋档相关文件政策精神，把好标准关；二是认真统计符合晋级、晋档条件人员，确保不漏报、错报；三是积极指导县（区）地税局人教部门工资正常晋级、晋档工作，保证按时、按质完成上报核算工作。
2．抓好退休人员的工资信息管理工作，确保退休人员的工资准确、按时发放。
3．及时办理申请提前退休、正常退休、晋升职务、新录用、转正定级、安置、技术等级晋升等人员的工资核算、上报工作。
4．按时完成人事处安排的各项临时性工作任务。
（二）进一步做好人事档案管理工作
1．做好新录用人员、安置人员的档案整理、收集装订工作。
2．对涉及工资变动、职务变动等人员的表格，及时进行归档装订。
3．进一步加强对在职干部职工、退休人员等的档案规范性管理工作，并做好查缺补漏。
（三）进一步加强干部人事管理工作
1．严格落实党组中心组理论学习制度。一是结合年度工作实际、理论学习的相关要求，认真制定好党组中心组理论学习计划；二是根据计划安排，做好相关学习材料、资料的准备工作；三是做好党组中心组理论学习记录、统计工作。
2．认真落实干部职工政治理论学习制度。一是制定好干部职工政治理论学习计划，并依据计划安排，组织好各项理论学习；二是做好干部职工政治理论学习的痕迹管理工作。
3．组织好年度专题学习教育和“五五”普法教育工作。一是按照年度专题学习教育方案、严格落实规定的阶段、方法、内容、实践及步骤，并结合实际，创造性组织开展好专题学习教育活动。二是利用干部职工政治理论学习日，组织好“五五”普法教育工作的落实，并结合实际，组织好“五五”普法教育的专题讲座，培训及考试工作。
4．进一步加强对《中华人民共和国公务员法》、《公务员处分条例》、《领导干部任用工作条例（试行）》等人事管理法规性文件的学习，在吃透精神、把握标准、规范程序上下功夫。
5．认真做好公务员录用审批、登记；干部安置、工作岗位调整、职务变动、干部任用、人员调动等各项工作。
6．按照省局人事处的安排，及时做好各项人事管理、统计、上报、审批工作。
（四）做好年度人事、工资报表和公务员、机关技术工人的年度考核工作。
1．根据省局的安排，及时组织好年度人事、工资、机构编制报表的统计、汇总、上报工作。
2．根据《公务员年度考核管理办法（试行）》的规定，按照权限认真抓好在职公务员、机关技术工人的年度考核管理工作。
二、相关要求
追梦人：这是一个很现实的问题，我们也时常碰到复员退伍军人到档案馆查找档案的情况，在他们的意识中自己的档案应放在档案馆。我认为复员退伍军人的档案应当在一定程度上由档案馆管理，因为一是档案馆在安全保障上比较高；二是业务上，接收回来的复员退伍档案能得到专业及时的整理归档；三是利用上，档案馆环境优越，利用制度健全，能够及时准确地为利用者提供服务；四是声誉上，档案馆在社会上的声誉度比较高，利用者对其比较信任。
杨彬：我曾在某区办实习，对复员退伍军人档案问题有一些了解。复员退伍军人档案一般由专门管理复员退伍军人以及接收复员退伍军人档案的办管理，保管环境挺好的，防盗门窗一应俱全，而且楼道里还安装有摄像头。除了工作人员和复员退伍军人本人，其他人不可查看该档案。另外，档案移交办过程中大多情况下会有军队档案科的人陪同，一方面交接办事方便，另一方面就是怕档案丢失。
谁的半世：复员退伍军人档案的利用大致有三种情况。其一是调走档案。不管是复员退伍军人还是普通人的档案，如果调走档案，必须先去你要调入的人才交流中心或者公司给你开具一个行政工资介绍信，拿着这个行政工资介绍信去你档案所在地址进行调档，如果没有行政工资介绍信，档案保管部门是有权拒绝调档的。其二是查找档案。如果说有公证处或者个人来查阅档案，看所查档案的不同也有不同的应对办法。如果是办理遗产公证等，则需要公证处发一个函交由档案保管部门，另外，还需要一份死亡证明，在档案保管部门的监督下，由公证处进行查阅，最后在他所收集的资料上，盖上档案保管部门的章。其三是档案证明。有些公司等需要你出具一份档案证明，证明你的档案是有人保管或者其他的用途，这个就很简单，每个档案保管部门都有这个证明条。只需要在电脑上查阅后确认你的档案在所在档案保管部门，就可以出具证明。
勿忘心安：我认为，部队可以根据军人入伍时间、所在军区、兵种、服役时间等情况，对军人的档案进行不同的分类，这样有利于对该部队服役的军人有一个整体上的了解。同时，也要重视电子档案的建设，并尽量做到定期更新，这样可以在军人复员退伍前做好档案的核实工作，这在一定程度上有利于保证军人在复员退伍之前档案完整、齐全。复员退伍军人的档案可由其所在区县的办负责收集。复员退伍军人的档案有一部分在专门的档案保管机构，其保密性、真实性、完整性可以得到保障，但另谋职业的那部分复员退伍军人，他们的档案保管就需要多加谨慎了。复员退伍军人档案丢失问题多发于档案从办转到街道办事处或是个人手中。想解决这个问题，就要抓档案保管工作，虽说街道办事处不是专业的档案管理机构，但它与档案的联系是十分紧密的。所以，提升街道办事处的档案保管工作水平也是大势所趋。复员退伍军人档案的查阅与调走，需要开具证明，在档案的利用上必须做到严格把关。
「悅：我认为，复员退伍军人档案不管由哪个部门管理，都应尽可能建立复员退伍军人档案信息库，以方便复员退伍军人快捷查阅相关数据。复员退伍军人档案录入项目应包括档案编号、姓名、民族、出生年月、入党团年月、政治面貌、文化程度、家庭住址、家庭人口情况、入伍前工作单位、入伍时间、入伍地点、入伍后历任职务名称、所受奖励、重大错误和处分、身体状况、残疾等级、退伍优待金、医疗补助费、批准退伍机关、批准退伍日期、退伍后工作地点和单位、备考、兵种、所在军区、退伍时间、生存状态、死亡时间等一整套内容。
亓晓华：我认为，应从以下四个方面加强复员退伍军人档案管理：一是参照人事档案管理相关规定，设计制作专门的档案封皮、卷内文件目录、案卷目录，实现复员退伍军人档案标准化；二是严格审查登记，将复员退伍军人档案按照原有目录逐一审查，并依据复员军人退伍表准确无误地登记个人基本情况；三是细致分类、排序，将退伍军人档案按退伍时间进行分类，在同一年度内按姓氏笔画排序；四是实行双向管理，把区分好的复员退伍军人档案认真填写卷内文件目录、案卷目录，建立退伍军人档案数据库，以方便复员退伍军人档案的管理和利用。
小鱼儿：复员退伍军人档案的管理问题的确值得大家商榷。首先，管理单位应明确。有的地方复员退伍军人的档案在民政部门；有的地方复员退伍军人的档案在人社部门；有的地方在档案馆。上级对这些档案在什么地方保管也没有统一要求，这就给统一标准来管理带来了不便。为保证复员退伍军人档案能够收集齐全、完整，个人认为应明确保管单位，以防查找时互相推诿。其次，由于在实际工作中保存复员退伍军人档案的部门大多不愿让档案部门介入，致使这部分档案整理保管混乱，因此，档案业务指导一定要加强。无论在哪个部门，档案部门都要及时跟踪指导，确保复员退伍军人档案的整理规范有序。最后，最好移交到地方档案馆保管，这有利于查找利用，因为现在大部分老百姓都知道到档案馆来查找相关资料。
白桦：关于复员退伍军人档案管理问题，我特意咨询了一下曾经整理过复员退伍军人档案的同志，一般存放在县武装部或民政局的，都是非安置的、自谋职业或回家务农的复员退伍军人档案。由于管理不规范，硬件、软件不达标，导致复员退伍军人档案受损、缺件、遗失等现象时有发生。为防止档案内容的缺失或档案受损，我认为应改变移交机制，由部队将复员退伍军人的档案以快递加密件直接移交到档案馆管理，省去中间环节（县武装部或民政局），对于县武装部或民政局可将确定复员退伍军人人员信息（比如姓名、性别、军兵种、技术专业、职务等级等）报该单位备案，这样做，不但能保证档案的安全性、真实性，而且也规范了档案的管理，为以后档案的利用奠定了基础。
田润：民政部门不承认个人的“原件”，实际上是一个工作规范的问题，此件无论真假，都不应该在个人手里。据报道称，一些部队对于现役士兵档案管理比较混乱，很多士兵都能接触到自己的档案，甚至能将原件据为己有，修改自己档案现象屡见不鲜。如何保管好复员退伍军人档案，我认为，这个问题首先要从军队档案部门抓起，服役期间的士兵个人档案应该不属于本人操心的事，收集保管好是军队档案部门的职责。士兵复员退伍，应该由军队档案部门携带整理好士兵档案到当地办或者民政部门移交，不足的也由他们负责及时补齐。针对这些情况，地方上应该和军队协商制定相应规定从源头上保证档案的真实完整。复员退伍军人档案移交地方后，档案馆应该积极按照《中华人民共和国档案法》关于集中统一管理国家档案的规定，和民政、人武部门协商，依法实行集中统一管理。复员退伍军人档案移交进馆后，其利用可依照《档案法》及《档案法实施办法》的有关规定进行。
不能不：复退军人档案的转接确实不应由个人进行，应通过组织进行，这与人事档案的管理与交接一样，自己不能携带或保存自己的档案。由部队交到地方的不管哪个部门，都应在这个部门保存一定时间，才交到档案馆。因为，最初交到这个部门，说明这个档案主要或可能是由这个部门负责此复退军人的安置等工作。这个利用期过后，按规定移交到档案馆保存，特别是一些退伍后回农村或没相对固定工作的交到档案馆十分必要，因为相关部门可能已很少用到这部分档案了，且数量会相对很大。我馆实际上是这样的，复员退伍后参加了工作的，绝大部分都与参加工作后的职工或干部档案合并了。现在保存的复退军人档案大部分是农村的，当遇到参加超龄保险或得病还乡定期补助等，就来档案馆查找。这类档案属专业档案，不宜直接交到档案馆，要考虑当事人和安置部门的利用方便。
钱慧娟：大概了解了一下，正常程序来讲，退伍军人档案由本人原部队以机要件的形式寄至军人所在地民政局安置办。安置办进行审查，符合安置条件的，填写安置工作审批表。然后由本人带上自己的介绍信、密封好的档案及其他相关材料到单位报到。一般这种程序走下来，不会存在档案由个人保管或修改的情况。除非个人自谋职业，档案就转至所在地劳动局，此时，可能存在自行保管本人档案的现象。
王建祥：退伍军人档案通常情况下就应该在民政部门管理，它的利用价值就是在国家对退伍军人有特殊政策时备以查考，如果过早地移交档案管理部门，对它的利用价值的发挥并没有好处，因为国家对特殊群体的特殊政策大都是通过民政部门来实施的。
周明明：退伍军人档案，严格说应分为两种情况，一种是给安置工作的退伍军人，其个人档案应保存在所在单位的档案室里；另一种，没有给安置工作的退伍军人，其档案一般存放在当地的民政局。对于退伍军人档案的归档，可以仿照《干部人事档案管理办法》实行一人一卷。其中卷内资料可分为十大类，并编制案卷目录，保管在铁皮档案柜里。不同退伍人员档案可以按照退伍年份结合所在地，按人名的汉语拼音或笔画顺序排序。
关键词：档案管理作用、现状、建议
中图分类号：K206文献标识码： A
学校档案是学校的教职员工在从事教育活动、教学管理和学生学习等活动中生成的具有保存或参考价值的档案资料，它反映了学校在各个历史时期的工作和活动情况，分析利用学校档案，能有效帮助提高教育教学管理水平。做好学校的档案管理，对于学校的工作有着十分重要的作用。
一、学校档案管理工作的重要作用
1、学校档案作为历史的记录，分为干部人事档案、文书档案、教育教学档案、教科研档案、学籍档案、声像档案、照片档案、会计档案、基建档案、设备档案等，真实客观地记录了学校发展的历程，记载着全体教职员工的德、能、勤、绩，汇集着最原始、最可靠的大量信息。对学校具有重要的推进作用，学校档案是学校重要的信息资源，
2、学校档案汇集了学校现有的知识成果，是学校发展和努力的历史沉淀，具有很大的开发利用价值。对学校档案进行综合分析，可以全面掌握学校教育教学工作等方面的延革和演变情况，为新的时期学校工作提供历史借鉴和依据，推动学校自身工作的发展。
二、学校档案管理工作的现状分析
《青岛市中小学档案管理办法》中规定，“学校档案工作是办好学校的基础工作之一，是学校管理工作的组成部分，也是衡量教育质量和管理水平的重要标志。”在工作中，学校已经把档案工作纳入学校整体发展规划和工作计划，列入领导议事日程。但实际情况是，仍然存在不够重视档案工作，档案管理资源不足和管理手段不高等问题，其主要表现在以下几方面：
1、档案管理意识不强，利用率不高。
虽然人们已经认识到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，但是在具体工作中如何合理的利用档案仍有不足，管理工作得不到重视是一个重要原因。
2、档案管理人员业务素质不高，档案管理工作开展难度大。
一般学校没有设定专职档案管理岗位，或有的学校的档案管理人员虽有专人，却是兼职。另外，这些档案管理人员多数不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，缺乏系统培训，档案管理手段落后，严重制约学校档案管理工作的发展。
3、硬件设施不达标，档案资料不全。
一是受学校的校舍环境所限，有的档案室的设立不太符合档案管理的要求。或库房面积过小，或分散保存，有的不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，容易缺失或遭受破坏。
二是档案保管设备不齐全，规格不一，不能满足新时期档案多样化的需要。由于历史原因，有些时期的档案缺失，造成资料不全的现象，也使得学校档案管理工作的开展进一步加大难度。
三、加强学校档案管理工作的一点建议
学校档案工作由各级教育行政部门和有关业务主管部门领导，同时接受国家各级档案行政管理部门的指导、监督和检查。
1.领导重视，完善档案管理工作体系。
学校领导应高度重视档案管理工作，要确定一名校长分管档案工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。各科室派出专人参与档案工作领导小组，建立完善的档案管理工作制度，形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。
2、专人管理，强化档案管理工作基础。
学校各部门要安排一名专(兼)职档案员负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作。实行文书处理部门立卷制度。
专业的档案人员必须具有较高的政治思想素质和职业道德修养，做到精通业务。要加强档案人员自身业务素质建设，积极参加档案业务培训，学习档案专业理论知识；建立档案工作网络，运用现代化管理技术和先进技术设备，提高管理水平，跟上办公自动化步伐。
3、全员参与，增强档案管理工作意识。
近些年，随着各项工作的细致开展，档案材料广泛应用于安全检查、督导检查等学校工作中。以此为契机向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，来提高教职工的档案意识，促使各科室人员都重视并支持学校档案管理工作。学校各科(组、处)室设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。
4、硬件支持，保证档案管理工作质量。
硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。学校要有专用档案库房，添购档案管理设施设备，分类存放，编档管理。档案库房必须符合档案管理要求，做到防盗、防火、防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠。确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
5、实现管理现代化，拓宽服务领域 。
随着社会科技的进步，档案管理正走向现代化、信息化。一方面利用电脑、扫描仪等现代化高科技手段提高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将档案信息及时提供给学校领导、各教研组和各相关部门，提供查阅便利，提高使用利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好档案工作。
一、深化人事管理，促进人事工作创新发展
(一)创新机制，实现人事管理工作新跨越
以提高内部管理水平为重点，积极推进运行机制改革。为逐步建立“能进能出、能上能下、能高能低”的竞争激励机制，人事处结合学校实际，在深入调研、认真讨论、反复修改的基础上，制定了《学院专业技术职务基本任职条件及岗位职责试行规定》、《学院管理、教辅、工勤人员基本岗位职责和内设机构科室工作职责暂行规定》、《学院专业技术职务聘任工作暂行办法》等办法，人事管理工作逐步向“按岗定责、按责考核、择优聘任”过渡，为实现由“身份管理”向“岗位管理”的转变奠定了基础。
(二)理顺体制，推进管理更加科学规范
针对管理体制中存在的问题，通过深入调研，并报党委批准，为七个系更名为学院，对两个专业进行了调整理顺;经上级批准，新增教学、管理机构各一个，使我校中层管理机构达到了39个。
(三)强化管理，不断提高管理服务水平
1、认真做好了岗位设置工作。根据省市关于事业单位岗位设置要求，在充分调研、论证的基础上，结合学校实际，科学编制了管理、专业技术、工勤三类人员设岗方案。
2、完成教职工编制实名制管理工作。为加强教职工编制管理，按照上级要求，对我校在编人员进行了认真清理清查，并将全校编制进行了实名公示，增加了人事编制管理工作的透明度。
3、认真做好了从工人中选拔科级职位工作人员工作。根据《学院工人身份的教职工竞聘后勤产业管理处和保卫处科级岗位管理办法的通知》(泰院发[2007]57号)精神，通过公开报名、资格审查、面试答辩、组织考察等程序，最后报请学校研究同意，人事处会同保卫处聘任四名同志担任保卫处四个副科级职位的管理工作。
4、认真做好了07年度事业单位考核和师德考核工作。严格考核程序、考核办法、考核标准，认真落实奖励政策，做好备案和归档工作。07年共对1126名教职工组织进行了年度考核，对709名教师组织进行了职业道德考核。
5、做好人事档案管理工作。上半年正式接管以来，为充分发挥干部人事档案的作用，在管理中严格做到收集归档程序化、鉴别整理规范化、设施建设标准化、管理工作制度化，确保了档案管理工作合法有序地开展。
二、加强师资队伍建设，落实人才强校战略
(一)新教师引进工作成绩显著。根据学校年初制定的人才引进政策、选聘办法和确定的引进计划，人事处会同教务处配合各教学单位认真做好了新教师的选拔和接收工作，共引进博士8人，硕士研究生36人;学校在职培养的7名博士、13名硕士研究生也学成返校工作。
(二)学生思想政治教育工作队伍进一步加强。人事处会同学工处组织选聘小组按照辅导员选聘办法对系部推荐的12名候选人进行了严格选拔，最后报学校研究同意，选拔4名优秀硕士研究生来校从事辅导员工作。
(三)积极做好智力引进工作。08年聘请兼职(名誉)教授31人。
(四)落实教师培养制度，认真做好人才培养工作。
1、认真做好了教师继续教育工作。根据继续教育规定，与考取的8名博士研究生签定了定向(委托)培养合同;另外，认真做好了我校教职工在职申请硕士学位工作。
2、认真做好了新教师的岗前培训工作。在组织新教师参加省高师培训中心理论培训的基础上，利用周二下午政治学习时间，继续对新教师就如何开展教学、科研工作，如何加强师德修养等方面进行了系统培训。
3、加强了新教师试用期考核与管理。对新教师建立试用期考核档案，实行动态管理，试用期满后对其进行全面考评，考核合格，预以按期转正定级;否则，予以辞退。暑假前共为58名符合条件的新教师办理了转正定级手续。
4、认真做好了教师资格认定工作。按照省教育厅要求和教师资格认定条件，为66名符合条件的教师认定了高校教师资格并办理了证书。
(五)圆满完成了第二批校级优秀教学团队培养对象评选工作
按照《学院优秀教学团队建设工程实施方案》(泰院政发2007【45】号)，人事处会同教务处、科研处按照标准要求，对17个教学院系申报的20个团队提供的材料进行了认真审核，经系院民主推荐、专家评审、学校研究，最后确定七个团队为学校第二批优秀教学团队培养对象。
(六)做好职称评聘及相关工作
1、顺利完成了08年职称评审工作。在学校职称改革领导小组的正确领导和具体指导下，经各级评委会评审，通过教授6名、副教授17名、讲师41名，其他系列副高2名、中级3名。
2、认真做好了07年晋升专业技术职务人员的职称聘任工作。
3、认真做好了职称计算机、职称外语考试的报名组织工作。
(七)积极做好了本科教学水平评估的相关工作。在准确把握评估政策和指标内涵的基础上，进一步查摆问题、分析梳理，科学测算，通过发掘内潜，聘请引进，整体提升等渠道，确保师资队伍建设的各项指标全部达标并不断优化。
三、严格掌握政策，认真做好劳资福利等工作
1、认真做好工资调整发放工作
按照《关于调整市直事业单位人员补贴的通知》(泰纪发[2008]14号)精神，顺利完成了1151名教职工的补贴调整工作。及时办理了全校教职工年度考核正常晋升薪级工资和发放年终一次奖金工作。
及时为新进、转业、职务(学历)变动、离岗等人员办理了工资审核发放及调整手续;及时落实兑现了高层次人才待遇。
2、顺利完成校内津贴调整发放工作
按照泰院政发[2005]22号文件精神，结合各系部制定的校内津贴分配方案，顺利完成了2007年度校内津贴的决算工作，规范理顺了2008年度校内津贴的核算、审核和发放工作。
3、进一步做好养老保险工作
按照市劳动和社会保障局工作统一安排，顺利完成了2007年度1131名在职教职工的养老保险审核工作。不断规范养老保险档案，保证了人手一册、账本统一、数据规范、建档齐全。
4、落实各种福利待遇
配合相关部门做好了教师节、春节教职工慰问金和福利费的发放工作;根据考勤情况，审核发放了加班误餐补助;做好了遗属补助发放和为去世教职工发放抚恤金等工作。
四、认真做好了其他常规管理工作
做好了人事调配、劳动合同用工管理、聘用制干部续聘、考勤、事业单位法人年检、统计报表、技工考核、出具各种证明信等其他各项人事常规管理工作，配合其他部门做好了相关工作。
