时间：2023-04-26 08:14:34
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理基本知识，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、档案工作人员应具备的素质
第一，档案专业工作人员的政治素质。
档案专业工作人员必须具备社会上各类专业工作人员所应共同具备的基本政治素质，即坚持四项基本原则，热爱党，热爱社会主义，热爱祖国和人民，坚决执行党和国家的各项法律和各项方针政策，讲道德，守纪律，不为名，不为利，不计较个人利益，有献身精神。由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，因此，档案专业工作人员尤应具备守口如瓶、严守国家秘密的政治素质。同时，档案工作的服务性特点还特别要求档案专业工作人员应具有良好的为人民服务的精神。
第二，档案专业工作人员的专业素质。
档案专业工作人员应该安心本职工作，热爱档案事业，有较强的事业心，懂得文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、中外档案史等档案专业基本知识，熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。
第三，过硬的业务技能。
档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁，因此，企业档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，从而保证企业档案管理水平的提高。
二、影响档案工作者综合素质提高的几种因素
目前，我国档案专业人员队伍在文化程度、专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐。部分人员文化程度较低，专业知识老化，知识面较窄，计算机及外语水平不高，思想观念和管理水平跟不上时代的发展。这一现状极大地制约了档案工作的创新与发展。究其根源。首先，有的单位领导档案意识比较薄弱，对档案工作还没有给予足够的重视，从而也未能认识到提高档案人员素质的重要性。有的单位领导只注重专业技术人员的继续教育培训而忽视了档案人员的学习与培训，对档案人员的培训教育没能纳入计划、没能给予足够的支持，档案资金的投入也不足，档案管理设备和技术落后。其次，部分档案工作者对于自身工作所面临的巨大挑战认识不足，或者满足于自己已掌握的知识，在接受新的技能后不懂得如何将其应用于实际工作中，或者缺乏应用的动力，不愿花费时间和精力来整合提高新的技能。
三、提高档案工作者素质
面对新时期档案工作的需要，档案管理人员应如何提高自身素质，本人认为，应从以下几个方面做起。
第一，爱岗敬业，培养良好的职业道德。
做好档案管理工作，爱岗敬业，培养良好的职业道德是前提。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作，忠于职守，在领导和群众心目中留下一个好的印象。
职业道德是同人们的职业活动紧密联系的，具有自身职业特征的道德准则和道德规范。档案工作作为社会主义现代化建设事业的一个重要组成部分，毫无疑问也必须有自身的职业道德要求。档案事业的发展要求档案工作人员各方面素质的全面提高，而职业道德素质的提高应摆在突出的位置。因为没有良好的职业道德素质，再好的发展机遇也会错过，再好的发展条件也会丧失，再好的业务能力也不能很好地发挥作用。
第二，依法治档，完善档案管理的规章制度建设。
做好档案管理工作，严格遵守档案管理各项规章制度是关键。制度建设是档案工作的基础性工作，加强制度建设，严格依法治档，是新形势下对档案工作的迫切要求。根据新形势的需要，我局对已有的档案制度进行了修订，使档案制度能更加完善。我们的制度包括归档制度、保管制度、借阅制度、保密制度、统计制度、文书档案分类编号办法等等。在平时的工作中，严格遵守各项规章制度，使档案工作做到有章可循，按制度办事。
第三，强化服务意识，提高服务水平。
【关键词】 高职院校档案；信息化建设；问题；制约因素；路径与方法。
【中图分类号】G64.21 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2013）22-0-02
档案信息化建设已成为档案管理现代化建设的最主要的内容。因此，加强高职院校档案信息化建设，既是《档案法》赋予档案部门及工作人员的神圣使命，也是信息化社会的必然要求。
一、高职院校档案信息化建设存在的问题与制约因素
（一）档案管理队伍整体素质偏低
大多数高职院校尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。有的学校档案工作队伍中无本科及以上学历的人员，学历普遍偏低；有的人员是从其他行业转入档案管理部门的，不具备档案管理专业的必备知识，知识结构及不合理；有的学校档案管理人员的年龄偏大，“断层”现象严重；有的学校无高级职称的档案管理人员，其职称结构域档案信息化建设很不相称。另一方面，高职院校各部门的兼职档案员几乎都未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能。
（二）基础设施简陋
由于大多数高职院校是在原中专学校基础上升格或由大、中专学校合并组建而成，基础设施薄弱，即使千方百计挤出资金进行基本建设，也只能重点建设与教学、科学紧密相关的项目，无资金投入档案管理的基础设施建设，因而大多数高职院校的档案设施设备十分简陋，少数学校没有专门的档案馆，甚至没有微机、空调等基本设施，档案柜陈旧破烂，库房条件达不到要求，管理手段基本停留在传统的阶段。
（三）管理体制比较乱
“统一领导、分级管理”的档案管理体制在高职院校尚未真正落实。目前，有的地方政府还没有将高职院校的档案管理工作纳入议事日程，政府档案馆路机构除通知学校档案工作人员参加一些会议和培训外，很少过问学校档案工作甚至很少涉足学校进行检查和指导。
（四）数字化建设水平低
大多数高职院校还未将现有的各种载体档案通过与计算机硬件、软件结合而实现数字化管理。没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。同时，有的高职院校档案室虽然实现了内部数字化管理，但未与外界联网，也谈不上真正的数字化管理。
（五）档案利用率极低
大多数高职院校的档案资源未得到充分的开发利用，档案利用率低，档案固有的作用未能很好地发挥出来。据有关人员调差统计，高职院校档案案卷年均利用率仅为20%左右。
二、高职院校档案信息化建设的路径与方法
（一）充分提高认识，切实转变观念
高职院校档案是我国整个档案事业的重要组成部分，是高职院校过去和现在的教学、科研、管理等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录，它具有历史价值和使用价值，并具有查考凭据、参考依据、科学研究、宣传教育等多方面的作用，在高职教育中具有十分重要的意义。搞好档案信息化建设，可以促进高职院校的全面发展。要树立国际化观念、创新观念、服务观念、法制观念，用心的观念指导高职院校档案信息化建设。
（二）明确指导思想，确立相关原则
档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程，在高职院校档案信息化建设中，要坚持量力而行、循序渐进、实用实效的指导思想。同时，要确立相应的原则。一是保障重点的原则，就是在可能的人力、财力条件下，对重要的档案资料进行数字化加工，将这一部分信息化处理后的档案先行提供利用。二是分类建设原则，即依据档案的性质和重要性的不同，按轻重缓急的顺序对档案进行数字化加工。三是技术实用性原则，就是对档案数字化处理要采用最有实用价值的模式，如：文本模式较图像模式的实用性强，高职院校在进行档案数字化处理中，以采用文本模式为优。
（三）增加经费投入，务实物质基础
经费短缺，是制约档案信息化建设的最主要因素。因此，增加档案信息化建设的经费投入，已是当务之急。一方面，各级政府要依法增加对高职教育的经费投入，以便高职院校有可靠的资金投入档案信息化建设。另一方面，高职院校要多方筹措资金，投入专项资金进行档案信息化建设。通过增加经费投入，逐步配置防盗、防火、防水、防震、防潮、防尘、防虫、放有害光、防高温设施和装订工具、复印机、装裱设备等必要设施，装备缩微摄影机、电子计算机、光盘等技术设备，切实务实档案信息化建设的物质基础。
（四）加强人员培训，提高队伍素质
档案管理队伍素质的高低，是关系档案信息化建设的关键因素。因此，要克服对人员培训的舍不得花钱的倾向，坚持全员培训，全面提高队伍素质，要为档案工作人员的培训学习创造良好的条件、出台优惠政策，选拔档案工作人员到本科院校的档案管理专业学习深造，组织档案管理人员外出考察和调研，定期举办培训班和对档案管理人员进行专业培训，拓宽视野和知识面，改善知识结构和学历结构，提高综合业务能力。
（五）建立健全制度，完善管理体制
一是要依法建立健全档案管理制度，包括修订原有的规章制度和制定新的规章制度，使档案管理步入制度化、规范化、科学化的轨道。二是要理顺档案管理体制，真正建立起“统一领导、分级管理”的档案管理体制。高职院校应建立独立的档案管理机构，统一管理档案。只有制度健全、管理顺畅，才能有效地促进档案信息化建设。
（六）搞好总体设计，建立信息网络
建立档案信息网络，实现档案信息管理的网络化，充分融入现代网络世界，是社会对档案事业的必然要求。高职院校要根据人、财、物的实际情况，逐步推进档案信息网络化建设。档案信息网络化建设是一项投资大、周期长的管理技术工程，其建设必须遵循系统规划、协调发展、标准开的和安全可靠等原则，切实搞好总体设计，确定网络的基本功能、建设任务、总体思路、组网模式和发展规划等，然后按计划分步实施。首先要抓好档案网站建设，即采取虚拟主机、主机托管、联通专线等不同的技术方案，按照一定的入网程序建立起高职院校的各自的档案网站，并采取“以网站服务补网站维护”的运营模式。其次是搞好档案馆（室）局域网建设，组成信息网络，在网上资源共享和信息快速传输的基础上实现档案管理和档案信息服务的网络化。
（七）提高服务水平，扩大利用范围
服务水平和服务质量是影响档案利用的重要因素，也是影响档案信息化建设的因素之一，因而高职院校档案工作人员要切实提高服务水平和服务质量。一是要明确服务方向，树立服务思想，要改善服务态度；要开动脑筋，研究利用工作的新情况、新特点，解决利用中的新问题，采取各种方式改革服务手段和方法，主动为社会和学校各项工作服务。二是加强基础工作，提高服务质量。高职院校档案馆（室）必须做好档案收集、鉴定、整理、检索、编研、保管等基础工作，才能使档案利用工作得以顺利开展，才能提高服务质量。三是熟悉馆（室）藏，了解和研究利用者的需要。四是利用多种途径和形式提供档案利用，包括接待查阅、档案外借、制发档案复制本、制发档案证明、开展咨询服务、档案馆（室）藏介绍、举办陈列展览、建立档案目录中心等。
综上所述，人类已进入信息社会，信息化浪潮正以不可阻挡之势席卷全球，信息化水平已成为一个国家强盛的重要标志之一。在这种形式面前，高职院校档案信息化建设势在必行，刻不容缓。
参考文献
[1]刘庚兰等.机关档案管理[M].档案出版社，1991（3）.
[2]湖北档案局.档案法规基本知识[M].中国档案出版社，1998（3）.
[3]湖北档案局编.科技档案基本知识[M].中国档案出版社，1998（3）.
1黄委计算机档案管理工作的现状及发展趋势
随着计算机技术的不断提高和发展,计算机的应用已渗透到各个领域。经过几年的艰苦努力,我委档案部门在计算机的使用方面已具有一定的规模和水平。全河共有综合档案科室160个,保管档案近百余万卷,其中80%以上的档案室都配备了计算机,部分大局院档案科室还建立了自己的数据库,档案工作基本上实现了计算机管理,有些单位还上了内部网。委档案馆建立了“治黄档案信息计算机管理与服务网络系统”,录入档案目录条目20余万条,图书目录库3万余条,期刊全文库有水利及相关专业文献204万篇,初步形成了以治黄信息为主体的覆盖国内水利信息的数字资源体系,并实现了档案信息系统与黄委办公自动化系统的连接,可以自动接收和处理办公自动化系统中的电子文件,这些数字资源已在我委内网上开放,我委办公网络覆盖范围内的委属各单位都可以登录查询。基本实现了档案检索、提供利用、利用统计电脑化,大大提高了工作效率。
黄委档案馆的“治黄档案信息计算机管理与服务网络系统”项目完成后,将在此基础上,应用先进的Intranet组网技术,充分利用委档案馆的馆藏资源,通过国际互联网(Internet)和虚拟专用网络,建立一个覆盖广泛的增值网络服务平台,建成一个虚拟的综合的数字档案馆和全河档案目录中心,为黄委领导及广大职工提供决策支持及信息服务。这样,既可以提高档案的利用水平,增加档案的馆藏量,实现资源共享,又能使档案管理信息化、自动化,提高工作效率。
2黄委计算机档案管理人员的状况
黄委现有专职档案人员218人,兼职档案人员498人,专职档案人员中35岁以下的有73人。据了解,在众多的档案人员中至今还没有一名从事计算机的专业人员,只有部分人员参加了黄委系统内部举办的计算机操作技术培训班。他们经过学习,虽初步掌握了电脑的基本理论和一般的操作技能,但也只能完成基本的计算机管理工作,对工作中出现的电脑硬件或软件问题还不能排除。也有少部分同志通过实践和学习,积累了丰富的经验,能够胜任目前的工作。但是,随着计算机知识更新的加快,硬件设备更新换代的加快,黄委档案的计算机管理将会出现一个崭新的局面。实现档案的网络化管理是我们的目标,这就需要大批计算机管理技术人才,根据档案部门的现有条件,靠引进计算机技术人才是不现实的,因此培养计算机应用人才成为档案部门的当务之急。
3如何培养黄委档案计算机管理技术人才
根据黄委档案的计算机管理发展的需要和档案干部的人员结构,培养计算机管理技术人才要实现长远规划和短期计划相结合,既要满足当前的急需,又要兼顾中长期发展的需求。
3.1利用委信息中心的设备和技术力量,举办短期电脑培训班
可计划在1~2年内举办三期初级班,让40岁以下的档案人员普遍接受一次电脑基础知识教育,初步掌握电脑基础知识和一般的操作技能,使他们能胜任一般的计算机管理工作。然后举办两期提高班,让有一定电脑基础知识和操作经验的档案人员参加学习,提高他们的电脑综合应用能力。
初级班对象:40岁以下并且未参加过电脑培训的档案人员。
教学目的:通过学习,使学员掌握电脑基本知识,掌握操作电脑的基本方法及简单软件的应用。
教学内容:中文录入法、OFFICE办公软件、WINDOWS、电脑著录。提高班对象:参加过初级班学习并且经过一年以上的电脑实际应用的档案人员。
教学目的:通过学习,提高学员电脑综合应用能力,使他们的操作技能得到进一步巩固和提高,掌握电脑维护的一般技能。
教学内容:操作系统及常用软件的安装和使用、多媒体、硬件维护。
3.2委托高校代培档案计算机管理专门人才
短期培训班只能满足当前的急需,随着我委档案管理的现代化和计算机技术的广泛应用,档案部门对计算机技术人才需求会越来越迫切。培训档案的计算机管理专门人才,光靠档案部门的自身力量是不行的,要充分利用地方高校雄厚的师资力量和先进的技术设备,委托他们为档案部门培养专门的计算机技术人才。根据我委档案部门具体情况和对计算机人才的需求,有目的地挑选档案系统中那些德才兼备、又具备计算机基础知识的年轻干部参加学习,经过系统学习掌握计算机专业知识,将来成为档案的计算机管理专门人才。根据黄委档案计算机管理发展的需要,应尽快委托地方高校举办一个电脑应用技术高级培训班。可采取讲授和自学相结合的教学方式,每次集中进行半个月的学习,全部课程在一年半内完成。教学内容应包括:
(1)数据库:数据库基本原理、Foxpro基本知识、运用Foxpro开发应用程序。
(2)网络技术:计算机网络基本概念、局域网的构造、Internet&Intranet、网络综合布线。
(3)主页制作:HTML简介、FrontPage。
(4)计算机硬件;计算机基本组成原理及结构、计算机故障排除方法,(5)计算机安全防护:计算机病毒及防治,计算机网络的安全,计算机日常维护。
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位财务的重要史料和证据。目前，会计委派制下的会计档案管理存在的主要问题如下：
一是有的会计核算中心没有或未及时向委托单位移交会计档案，不符合《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第6条明确指出，“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但其所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
二是纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第7条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第45条规定，“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理”。然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成的大量磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
三是会计工作与会计档案管理脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作之中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视了制定详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
四是财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只强调会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
五是会计档案管理制度不完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制改革给会计档案管理带来的问题，笔者认为应强化以下方面工作：
一要加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
二要加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员岗前培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
三要让财政部门与档案部门共同加大对新会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制定包含新会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作整体性和连续性的检查与监督。
四要完善会计档案管理工作的各项规章制度，严格办理会计档案移交手续。实行会计委派制的地区和部门，除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外，还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》并结合实际，制定出会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等，确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时，交接双方的监交人、会计、报账员、档案员应同时办理交接手续，加盖公章，清点会计档案是否齐全完整、账目相符，案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份，双方单位各自保留一份，存档一份。
一、就业服务领域档案管理人员应具备的综合素质
就业服务人员的信息量比较大，与其他部门的服务性质不同，档案管理工作更加复杂。作为档案的管理人员，即使实际工作的服务价值很难快速得到体现，但高尚的服务意识是大家不可或缺的职业素养，只有这样才能做好内容复杂繁多的档案管理工作。档案管理工作是一项复杂繁琐的工作，但是这项工作系于政治性，同时还有较强的服务性，这就要求档案管理人员在工作过程中要细致、细心，要做到一丝不苟，亲力亲为，做到不出差错，不办错事。因此严谨细致的工作作风是就业档案管理工作者所必须具备的。
二、提高就业档案管理工作的对策
（一）健全档案管理制度，做到有章可循规范操作建立档案管理制度时应按照规范的操作流程，一定要体现其合理性和实际性。建立起来的规章制度必须符合单位特点和档案管理实际，统一了规范和章程后，需要档案管理工作部门领导和我们工作人员的认真遵守，规范正常的操作流程，认真细致地工作。在规章制度的执行过程中，要做到赏罚分明，充分体现制度的权威性。（二）提高就业档案管理意识，严格就业档案管理程序提高工作人员的管理意识，培养其严谨认真的工作作风。还要加强每一个人的综合素质，调动其工作积极，从根本上确保档案材料准确完整性，做到及时归档，只有这样，才能满足现代社会就业档案管理工作的需要。
三、提高就业档案管理人员的信息化素质
随着社会信息化时代的大发展，原有的档案管理受到了现代化信息管理模式的冲击和挑战。传统的档案管理方式已经逐渐被淘汰，就业档案管理人员要不断充电更新知识，适应社会的发展需要。（一）档案管理人员学习现代的计算机、外语知识在实际的信息档案管理工作中，档案管理人员一定要能熟练运用计算机的理论和网络管理的基本知识，还要具备计算机、英语和网络知识等基础综合素质。只有掌握了这些现代化的知识，才能做好现代化的档案管理工作，为人民服好务。（二）培养档案管理人员的现代化创新能力社会在快速地发展，就业档案管理工作也在不断地改革发展，档案管理人员需要从各方面提升和培养自己的创新能力，在工作之余学习更多的档案信息化专业知识，把传统的档案管理与现代化管理理论相结合，更好地做好就业服务工作。
四、结语
本文是我从事就业档案工作多年以来的心得体会。在工作中，我们一定要灵活应用学到的知识，提高就业档案管理工作效率，为就业档案管理的改革工作添砖加瓦，努力做出自己的贡献。
作者：张世梅 单位：武强县就业服务局
社区档案是国家档案资源不可缺少的一部分，科学管理和有效使用社区档案，对建设和谐社区、和谐社会有极其重要的作用。而信息技术日新月异的发展给社区档案管理带来了新的模式和思路，同时也为社区档案工作者带来严峻的挑战。为适应社会发展，实现社区档案管理的信息化发展，社区档案工作者要努力提高自身素质，努力提高档案业务和信息技术素质。
一、提高社区档案工作者素质的紧迫性 社区作为基层部门，其档案管理模式往往存在滞后性的特点，社区业务联系无法做到及时、准确。而且，社区档案管理者多是老、弱、病的女性人员，多存在文化水平低、责任心不强，且多兼职的状况，容易造成档案更新不及时、存在错误以及档案交接不完全等情况。而在信息时代，随着信息技术在档案工作中的发展和运用，社区档案工作也从传统手工式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变，档案资源的信息化管理将成为趋势，档案工作者要承担起社区档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色，要具备一定现代科学技术能力的档案专业人才。同志也曾指出：“现代档案工作者一定要有丰富、广博的知识，政治、经济、文化方面的知识都要掌握一点，还要学习一点外语，这样才能适应新时期，新形势对档案工作者的要求。”
但是目前社区档案工作者的整体文化水平、技术掌握程度距信息时代的要求还存在不小的距离，无论是在档案专业技术程度还是信息工具运用能力，甚至在思想观念上他们都没有跟上信息时代的发展，这样的情况势必影响我国社区档案管理的信息化发展，所以我们在大力开展社区档案资源信息化同时，更要提高社区档案工作者素质。 二、信息化时代社区档案管理人员需提高的新技能 信息社会下，社区档案工作者不仅需要具备档案学的业务知识，还需要具备多方面的素质，如广博的知识结构，英语应用能力，创造性的思维能力，以及现代信息技术使用等能力。
1、分析问题解决问题能力 在当今信息化社会，档案部门的档案信息化建设已成为工作的重点，但社区档案管理的信息化是一个循序渐进的过程，在这个过程中，除了需要现代化技术支持外，还需要在社区档案管理人员在档案业务上不断探索。所以档案工作者必须解放思想，勤于思考，变通思维，大胆实践，切实提高分析问题、解决问题的能力，让社区档案资源信息化工作不断完善，使社区档案信息资源开发、利用工作更加科学、合理。
2、具备一定的外语能力 随着社会的发展，外语的重要性在社区中也日益显著。在信息时代，网络拉近了社区与其他地区甚至是其它国家的距离，档案工作者与国内外同行的交流也日益增多，这为社区档案工作者提供了一条了解国内外社区档案工作，切实提高工作水平的良好途径。这就要求社区档案工作者要具备一定的外语能力。同时，外语也是档案工作者在日常工作、生活中经常遇到的内容，它是档案工作者掌握现代科学技术的重要工具。为了切实把社区档案管理工作做好，档案管理者必须积极加强外语知识的学习。
3、运用现代化信息工具能力
社区档案管理人员在现代化的信息档案工作中，必须能熟练运用计算机的理论和网络管理的基本知识，掌握好计算机、英语、和网络知识等基础综合素质。只有掌握了这些基本的知识，才能更快、更好地为开发现代化的档案管理奠定基础。有了基本的网络管理知识和计算机理论，还要有一定的信息处理能力，能够科学地归纳、分类、鉴别、筛选、分析相关的档案信息；还要有一定的信息问题解决能力，能够切实解决信息时代的一系列新问题，这是信息技术存在和发展的价值所在，同时，也要有一定的信息交流能力，信息交流涉及交流的模式、内容、特别是方法、途径等。
三、如何提高社区档案工作者素质 1、社区档案工作者要再提高认识 社区档案工作者要切实提高认识，真正认识到社区档案管理工作的重要性，切实意识到提高自身素质对社区档案管理信息化发展的关键作用。要全面认识社区档案特别是信息化社区档案的价值作用，摆正心态、树立责任意识，切实找差距、补不足，转换角色应对信息技术带来的挑战，要自觉学习先进知识、信息技术以及现代管理等知识，努力掌握好外语和应用计算机、网络技术的能力和水平，坚持长时间多种类学习，让自己可以顺利应对社区档案管理信息化的要求。
2、在职档案人员培训要再强化
关键词：会计档案 问题 对策
会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。
一、会计档案管理工作中存在的问题
1.对会计档案管理工作的重要性认识不够， 缺乏充分的认识， 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。
2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。
3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
二、完善会计档案管理工作的对策
1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出： “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。
档案作为保存人类资源的重要载体，是人类历史或企业内部发展历程的真实反映，是国家或企业未来发展的重要信息支持。随着我国经济的崛起，国家及各个企业内部的档案的数量激增，因此，在档案管理过程中的专业性和科学性成为考验档案管理人员的重要难题。档案管理人员应不断强化管理意识，运用科学手段提高档案的利用率，加强对新型档案的保存，从而促进企业的健康发展。
一、档案管理人员必备的职业道德
职业道德修养是档案人员必须具备的素质，在提高档案人员对档案编纂、保管技术的同时，必须加强对职业道德的培养，提高档案的真实性和保密性。
1、保护历史真实的面貌
档案是记录历史的真实记载，因此，档案管理人员必须保证所保存档案的完整性和真实性。档案管理人员应避免因利益而出现私自篡改档案，破坏档案等活动，档案管理人员必须保证其公正客观的态度，恪尽职守，保护历史数据。
2、对档案管理事业充分热情与忠诚
档案管理工作较为枯燥、繁杂，档案管理人员应在本职工作中找到工作的乐趣，调节自身情绪，保持对工作的积极性和热情，提高个人的思想觉悟，在日常工作中努力发现错误、改正错误，更新工作方式，创新思维，实现自身的人生价值及意义。
3、具有一心一意为人民服务的觉悟
档案管理作为一项条件性工作，主要是为科学研究以及其他多种工作提供服务的，因而服务性是档案管理的基本特性。所以，衡量档案管理水平的主要标志为是否能将服务置于首要地位。由此可见，在社会主义市场条件下，档案管理人员要想将服务工作做好，应该对档案管理的服务性有充分的认识，形成主动积极的服务意识，努力开发档案的信息资源。
4、形成一定的保密习惯
档案管理人员有责任保守管理档案内容的机密，形成良好的保密观念，同时在档案管理工作中，积极主动地与各类失密、泄密与窃密的行为进行斗争。另外，档案管理人员还应加强对国家安全、集体利益和公民个人隐私的保护，不可以销毁任何有关的档案信息，特别是电子文件信息，他们更容易更新及消除。档案管理人员还应尊重档案形成者和文件涉及的当事人的隐私和合法权益。
5、树立较强的法制观念
档案管理人员必须具有依法、守法的观念和意识，具体地说，也就是档案管理人员不可以损毁、丢失档案；不可以擅自提供抄录、公布属于集体的全部档案；不可以随意涂改或伪造档案等。档案管理人员还应做到把法律意识和观念贯彻到依法处理档案问题过程中，采取法律手段去分析并解决问题。
6、发扬开拓进取、艰苦奋斗的精神
档案作为国家和各个企业内部重要的组成部分，是一项长期的工作。因此，作为档案管理人员必须大胆创新，解放思想，通过日常工作中的不断积累，提高自身的业务水平。同时，继承老一辈革命人的优良传统，充分发扬艰苦奋斗、积极进取的精神，在档案工作中发挥自己的光和热。
二、档案管理人员必备的知识结构
1、要有过硬的业务技能
加强业务培训，提高素质和水平。要结合单位实际设置培训内容，将培训内容与实际工作相结合。在安排上，除加强专业理论知识学习外，还要懂得文书学、档案管理学、档案保护技术学等档案专业知识，熟悉国家有关档案工作的各项法规，熟悉上级档案管理部门的各种业务规定，熟悉自己的业务范围和岗位职责；能把档案管理专业知识灵活运用于自己的工作实际中，做到理论与实际相结合，以达到圆满完成自己的本职工作。
除了要掌握档案学基本知识以外，档案管理人员还要掌握与自己所从事的专业工作相近的其他专业知识，如历史知识、古汉语知识及管理学、图书馆学、情报学等知识，做到触类旁通。同时随着网络技术的发展，档案管理人员还应加强计算机知识的学习，重视网络知识教育，以适应新时期档案工作的需要。档案管理人员在日常工作中时常会遇到这样或那样的问题，因此，档案管理人员应进行不定期继续教育，广泛开展多种形式的相关专业知识教育培训。通过教育培训，完善档案管理人员的知识结构，培养敏锐的档案意识，提高档案技术能力。只有掌握具备了相关的专业知识，才能更好地从事档案管理工作。
另外，应加强档案管理人员之间的沟通交流，通过搭建交流平台，促进各个企业之间的档案管理人员进行业务交流，及时查找自身业务问题，并积极的借鉴好的管理方式，提高业务管理能力，保证企业档案管理的有效性和科学性。
2、档案管理与其他相关学科知识
档案管理作为一项具有很强专业性和技术性的工作，经过多年的实践，其已形成一套非常专业的原则、理论、方法和技术，成为一门不仅包含理论基础也具有业务知识的独立学科。档案管理人员必须精通此专业的理论及技术，并将这些知识熟练地运用到具体工作中。另外，档案管理人员还应学会在实践过程中，研究、总结档案专业有关的理论与技术，从而对历史留给人类的和现阶段产生的各种各样的档案进行有效管理。
3、现代科技知识
在现代科技不断发展的同时，尤其是电脑与数据库等多种技术和一些办公自动化设备在档案管理中的应用，使得档案管理的手段与方法也出现了深刻变革，即由传统手工的管理模式转变为现代管理模式。例如，档案在载体以及记录方式方面表现出了多样化的趋势，而档案管理人员应更及时、更准确地在互联网上查找所需要的档案，同时，档案部门对外提供的利用方式也出现了很大的变化。因此，档案管理人员必须注重电子文件的归档与电子档案的管理、数字档案馆的建立、通过互联网来建立网站并档案信息。所以，档案管理人员应了解并熟悉现代化的科技知识，尤其是计算机技术、信息开发技术以及网络技术。对于档案管理人员来说，他们必须学会运用科学的技术与方法，才可以有效管理档案资源，将有用的档案信息开发出来，从而实现档案管理的现代化。
【关键词】 高职 档案管理 信息化
“十二五”期间，我国各级档案部门根据《全国档案信息化实施纲要》的要求，开展以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件和电子档案管理为重点，以网络建设为基础的档案信息化建设。档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，加强高职的档案信息化建设，逐步实现高职档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为教学、科研、管理服务，为学校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息。
1 职档案信息化建设发展的必要性
1.1 提高工作效率
当今信息时代，计算机网络的广泛应用让我们的生活变得更加丰富和便捷。对于高职档案管理工作也是一样的，不管是建立档案的人还是查阅档案的人，都因为有信息化档案的存在而方便快捷。使用计算机系统通过扫描或者是手动录入，将这些档案信息化，则可轻松地实现对于档案资料的处理，不但提高了工作效率还节省了存储空间。
1.2 改善档案管理工作，检索查询方便
高职档案信息化的实现可使档案管理部门从封闭性管理走向开放性管理，使档案的管理方式从档案保管和档案利用向档案信息化采集、管理和服务转变，实现档案资源的合理配置和科学管理，为学校建设与发展提供高效、优质的服务。学校档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询等查询方式中选择最佳方式，迅速在档案库中检索出需要的档案信息。
1.3 为科研活动做支撑，为领导决策和管理提供支持
科研是学校发展的生命线，科技档案为学校的科研活动和新技术开发提供了可靠的参考依据。作为档案的重要组成部分，科技档案能否被充分利用是科研活动成败的关键，只有充分利用科技档案，才能做好相关的科研工作。高职档案管理的信息化建设能提供完整、可靠的信息，不但使老师可以在自己的计算机上查阅档案资料，提高工作效率，而且，通过对档案信息的综合分析，为领导提供决策支持。
2 高职档案管理信息化建设存在的问题
2.1 思想观念陈旧，管理意识淡薄
当前我国大部分高校自身对档案工作重视程度不够，认为档案工作是一项附带工作，做好做坏无关紧要，对学校的影响不大；缺乏档案管理意识，思想观念落后，没有把档案信息作为一种资源来认识和利用，缺乏战略思维和全局观念，还没有充分认识档案在推进整个学校发展中的重要作用。档案管理工作依然停留在建档、管档、你查我找的水平上，忽视了档案信息资源的开发和利用，许多珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁，不能发挥其应有的作用，造成了资源的极大浪费。
2.2 资金投入不足，硬件设备落后
由于资金不足，高职档案管理工作的信息化建设滞后于现实的要求，档案管理工作仍用手工操作的现象比较多，缺乏信息化的管理手段；在档案管理信息化建设过程中，设备、硬件、软件系统、人员技术等方面的配套，需要投入大量的资金，同时还需大量资金支持维护，资金投入不足已成为制约我国高校档案管理信息化建设的最大障碍。
2.3 网络安全差，数据库建设滞后
由于档案信息本身的特殊性，需要正确处理开放与保密、档案利用与知识产权保护的关系。学校档案信息化加强了档案部门与校内校外的联系，但也相应带来了像电脑病毒、电脑黑客攻击、非法访问窃取信息等造成的安全问题，对高职档案信息安全维护是一个挑战。另一方面，虽然当前高职档案管理部门大都已建成了规模大小不等的档案数据库，但总体来说，大多处于低水平重复建设状态，数据无规范化控制，各自为政的现象比较严重。学校档案管理部门之间并不联网，无法实现有效的信息资源共享，严重地影响了数据库的利用率。
2.4 人员素质较低，专业化程度不高
目前，一些高职学校虽已初步具备了开展档案管理信息化的条件，但尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案
理队伍。有的专职档案工作人员虽专业对口，但学历结构、知识结构、年龄结构都不尽合理；有的工作人员是非计算机专业毕业，掌握信息化技术的能力普遍较差，主要表现在英语水平低、信息技术的专业词汇少，运用信息技术解决档案管理工作的能力不强，使档案管理信息化停留在最简单的录入、查找阶段；还有少部分档案工作人员几乎从未接受过档案管理专业的专门培训，缺乏档案管理及档案信息化管理的基本理论、基本知识、基本技能。
3 实现高职档案管理信息化的若干措施
3.1 加强高职档案管理信息化重要性的认识
随着高职档案事业的发展，高职档案工作已步入规范化的轨道，档案意识得到加强，档案在高职教学、科研中的重要作用也逐渐显现出来。加大宣传力度，营造档案管理信息化工作重要性的氛围。通过宣传提高档案意识，学校领导和档案工作人员要进一步解放思想，更新观念，树立主动服务、主动参与意识，以高度的责任感和主人翁姿态，积极投身到学校档案管理信息化、档案资源开发利用工作中去。
3.2 强化硬件和数据库建设
档案信息化建设的基础是相关硬件和数据库建设。高职档案馆要注重加强相关硬件建设，可根据学校的经济能力，从实际出发，充分利用现有设备，购置适当的技术设备，如配备数据库服务器、图文影像扫描、微缩系统、数字音像制作系统等。
3.3 充分利用网络技术，建立档案管理信息化的运行机制，实现收集整理、查询和检索自动化
目前，许多高职院校都建设了高性能的校园网络系统，档案管理工作应充分利用校园网的基础设备，提高档案管理质量，使高职院校的档案更好地服务于教学、科研和各项管理工作，还可以实现档案资料查询和检索自动化。学校档案管理人员在日常工作中应加强与各部门的协调，要求各部门以电子文件的形式按规定格式上报档案材料，这将有助于加强电子档案管理和建设。
关键词：档案管理人员；档案管理工作；档案学；专业知识；文化素养
中图分类号：G271.6 文献标识码：A 文章编号：1674-7712 （2014） 12-0000-01
档案工作人员的职业素养是从事档案工作人员应当具备的素质和修养。档案工作的好坏、质量的高低，最重要的取决于档案工作人员素养的高低。因此，造就一支高素质的档案管理队伍，是促进档案事业发展的关键。
一、档案工作人员存在的问题
档案人员的素养是政治素养、基本知识、基本技能、管理能力、分析处理问题、信息开发的基本能力等。档案管理工作的质量高低，直接取决于档案人员的素养高低。随着社会的进步，各项社会事业快速发展，档案业务也在不断地更新和拓展，接受新的技能后如何将其应用于实际工作中，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求。只有不断提高职业素养，才能从宏观上把握了解整个社会发展的状况，为高校的教科研提供有价值的信息和资料，得到各级领导及全体教工的认可和重视。
（一）领导重视不够，档案工作人员工作状态懈怠
长期以来，大部分高校领导重视教学管理，忽视档案管理，档案管理工作上存在着一些误区，认为档案员只要能保管好，用时能查到、保管好不丢失就行了，档案人员忙于应付收集整理工作，没有精力做编研工作，领导对档案管理人员的要求也不高，将一些老弱病没有专业知识人员安排在档案管理岗位，使档案管理不够规范化、不够专业化，形成被动服务局面。
（二）档案人员编研业务能力不强，人才匮乏
编研工作是开展档案信息资源的开发，提高利用水平和工作水平的最佳途径，也是各高校当前档案管理工作的薄弱环节。如何创新档案管理工作的新途径，开展好编研工作，提高档案利用率是我们高校档案工作人员要着力解决的问题。目前档案专业人员的综合素质不高，档案管理人员在理论水平、文化内涵、专业素质等方面参差不齐，档案专业的管理人员太少，知识结构不合理，年龄偏大的人多。这些情况已经不能适应新形势的，档案管理人员的素养影响着档案管理的水平。
（三）档案管理工作的保密与安全性比较薄弱
档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，档案信息作为现代信息的重要来源，在管理中最具有保密性、权威性，由于受传统档案管理思想及档案自身保密性、利用滞后性等特点的影响，领导、员工对档案工作缺乏足够的了解和认识。很多高校保密制度不健全，没有制定人员保密守则，也没有对人员签订保密协议，致使出现泄密现象，给学校造成损失。再有高校档案管理库房达不到管理标准，造成档案发霉、虫蛀等现象，使档案的使用寿命缩短。
二、提高档案人员职业素养的主要途径
（一）高校领导要转变思想观念
改变原有的档案员简单保管档案的观念，树立适应现代社会的需求、快捷、优质、高效的服务观念。通过思想观念的转变，明确服务方向，端正服务态度，完善服务方法，提高服务质量，创新服务内涵，主动、热情、及时、准确、全面、周到的为档案利用者服务，这是档案工作的最终目的。
（二）档案管理人员要增强服务意识
档案管理的价值在于为工作决策提供服务，没有良好的服务，就失去了档案管理的价值和作用。档案管理工作是一项重要的管理工作和服务工作，它要求档案管理员有熟练的工作技能和较强的服务意识。档案人员的工作态度、工作效率、工作质量和工作成果是决定档案工作好与坏的根本原因。
（三）提高档案管理人员专业技能
进入电子信息档案管理制度化的今天。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，因此，对档案工作人员在专业知识、文化知识以及计算机操作能力等方面都提出了更高要求。档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥其应有的作用。要加强档案人员对材料的及时归档，提高归档和管理意识，及时做好收集和整理、编目和鉴定，以及保管和统计、检索等相关的工作。
（四）开展编研工作，提高档案利用率
高校档案管理工作迫切需要现代化综合人才，不仅要具备较高的专业水平，还要树立超前服务意识和主动参与意识。学校教科研工作发展到哪里，档案编研工作就延伸到哪里，否则，时过境迁。主动参与学校各项活动，档案部门应抓住各种时机发挥自身优势，充分展示自我，最终达到我要参与为要我参与。编出高质量、深层次的编研成果，为学校教科研服务。
（五）加强档案管理工作的保密与安全性
加强培训，提高档案管理意识，强化职责。由于档案管理工作的重要性，为了防止档案的丢失、泄密要建立健全保密制度，及责任追究制度，加强利用过程中的监督力度，凡是作为秘密及内部管理的档案，要严格履行查问以及审批手续，禁止擅自复制或拍照，利用者应严格遵守相关保密规定，高校要加强档案管理保密工作的措施，要设专门的档案管理人员进行管理。确保档案的安全。
随着档案信息化的发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，档案人员既要有过硬良好的思想政治素质，又要掌握现代化管理技能和服务意识。只有做好科学规范的档案管理，才能坚持与时俱进，适应新形势的需要，为高校的教科研工作做出应有的贡献。
参考文献：
[1]李云清，孙佳.兰台内外[J]，2012.
[2]林言明.档案管理及开发利用[J].承德学院学报，2006.
一、中职院校档案管理工作的重要性
档案管理工作随着社会的发展而发展。现如今档案学已成为一门专业的学科，由此可见，档案管理工作在社会发展中起的作用越来越大，也越来越重到人们的关注。学校的档案管理是整个档案学管理的一部分重要内容，它在整个学校管理中所扮演的角色越来越重要。因为学校档案是全校教职员工教育、教学管理工作的真实记录，是学校管理、教学和教研等活动的结晶；它不仅记载着全校师生员工的德、能、勤、绩等原始资料，同时也反映了学校最基本的职能活动；一个学校的管理水平、办学特色，都可以从档案中反映出来。所以学校档案管理是衡量一所学校管理水平的重要标志之一。
充分有效地开展学校档案管理工作，意义是重大的。无论是在总结教育经验、掌握教育规律方面，还是在维护学校教学、评估学校管理水平方面，都具有非常重要的作用。近些年来，国家教育部出台多项政策，要加强对中职院校的管理，提高中职院校的办学水平。我国的中职学校正面临着重大的变革，档案工作做为中职院校学校管理工作的重要组成部分，也面临着严峻的挑战。适应国家教育形势的新发展，提高中职学校档案管理水平已是迫切需要了。
二、提高中职院校档案管理的对策
（一）健全档案管理制度，完善科学的档案管理机制。制度是工作的保障。高效的工作效率是以完善的工作制度和科学的管理机制为前提条件的。所以要提高中职院校的档案工作管理水平，首先要健全档案管理制度，它是档案工作逐步实现规范化管理的最可靠保证。具体的制度要做到以下方面：一是档案管理制度，包括归档制度、保管、保密、保管、鉴定、销毁制度等；做到归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施等。二是与档案工作相关的制度，包括立卷制度、文书处理办法、档案人员岗位责任制等；做到职责要明确，分工要科学，监察要到位，责任要落实等。其次，要有科学的档案管理机制。在中职院校的档案管理，要实行统一集中管理和各部门科室分散配合的相结合的管理模式。一方面要建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。另一方面，又要充分利用各职能部门档案管理灵活、对档案信息反应灵敏的优点，为其专门配备一名兼职档案工作人员，专门负责收集和职能管理本处室的档案资料；这些就形成了整个学校的档案工作齐抓共管的局面，可以有效的保障学校的各种资料齐全完整。
（二）提高档案管理人员业务索质，改善工作条件。档案工作人员的业务素质直接影响着学校档案管理工作的成效。业务素质是指档案人员履行职责的知识水平和实践能力。因此，必须提高中职院校档案管理人员的包括知识水平和实践能力在内的综合业务素质，首先，创新是进步的灵魂，档案管理人员也不能固步自封，而应当重视观念更新，不断研究新的档案管理理论，多学习多比较其它单位、其它部门的档案管理经验，不断丰富自己的管理水平，这是其提高档案工作局面的关键所在。其次，档案管理人员应当提高自己的业务技能。档案工作从根本上而言，既是一项常规业务性工作，同时又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的档案管理的业务功底，又要有较强的管理水平和服务精神。再次，档案管理人员还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力使专职档案人员成为一专多能的档案工作人才。另外，改善工作条件也是提高管理水平的重要条件之一。档案部门的经费，应列入学校预算。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
（三）实施信息化电子档案建设，实现档案管理的标准化。信息化管理是现代化管理的必然趋势，档案的信息化管理是整个社会信息化发展的一个重要组成部分。要充分利用计算机网络等现代化工具开发信息资源，将手工查询向网络查询转变。档案室要把纸质档案升级为数字化信息，完成档案的数字化工作，加快档案数据库建设，把电子文件档案化和传统档案电子化。学校条件许可时，可开设多媒体阅览室，利用多媒体技术传递文字信息，从而提高档案信息的利用效率和水平。力争达到档案管理的系统化、信息化，从而更好地保护好档案，延长档案的寿命，更有效地保障档案资源的开发和利用。提高档案管理现代化水平后，应该在手工操作的基础上，利用微机、扫描仪、数码相机等设备，运用光、电、声等技术对档案的整理、检索工具的制作、档案的保护等，实现档案管理的信息化。
与档案的信息化相适应，档案的管理也应该日趋标准化。首先，管理上要与时俱进，要正确树立中等院校档案管理理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制、在原纸质档案立卷的基础上，实现档案的电子化升级，并力争做到各个部门之间的档案信息共享；其次，管理上也要以人为本，加强对相关人员的培训。原纸质档案的工作人员经过多年实践，已具备相当的经验，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门也都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。因此，在电子档案的升级过程中，文件管理也要以人为本，要充分发挥原有工作人员富有工作经验的优势，去承担此项工作。电子档案的处理手法与纸质文档不同，需要新的知识和技术手段，现有的工作人员要通过业务学习和技术培训，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件管理工作的重任，要将电子文件管理工作并列入整个信息管理工作程序当中，去实现档案规范化、标准化的管理。
及对策建议思考
随着社会的进步，诸如经济和科学技术的各种发展。在这种情况下，公共机构的发展也有更高的要求，需要进行改革以面对特定的工作管理。在新的情况下，文件管理是重要的任务之一。当前，我国事业单位档案管理工作还处于起步阶段，各种档案管理服务还没有赶上时代的发展，因此，应进行相关工作，以适应事业单位档案管理工作。我们需要改革和创新，要与时俱进。
事业单位的文件管理是事业单位管理系统中的重要系统，它包括事业单位的发展过程和相关功能的演进，是最可靠的记录。它对机构是不可见的。信息时代的到来反映了公共机构管理的缺陷。没有管理利益，我们就无法很好地适应时代的发展需求。必须在其管理中，尤其是在文件管理中，进行必要的改革和创新。只有这样，机构单位才能在未来发展。
一、存在的问题
（一）事业单位档案管理工作属于被动状态
长期以来，公共机构的文件管理一直处于从文件收集，排序和归档到被动管理的状态。这种情况使工作人员始终不知道特别是数据收集的重要性。在相关的文件管理机制不完整的情况下，许多有价值的信息将无法正确处理和存储。对数据收集工作的跟踪不足会导致直接分发已归档的文件数据，这不能为文件管理工作提供足够的好处。
（二）档案管理技术不足
由于信息时代的影响，许多公共机构都引入了电子文件管理模式，但是这种电子文件管理模式的使用率并不高，在许多情况下，传统的文件管理方法仍然存在。这是因为管理员不接受电子文件管理的新事物并且没有接受专门的培训，并且似乎推迟了实际使用，并且无法展示电子文件管理的优点。管理技术水平仍然较低。
（三）档案管理缺乏专门的负责人
公共机构中的文件管理是一项分散的任务，并且由于没有专门的部门或负责人，因此通常是另一部门的兼职工作，这是兼职情况，对管理文件系统没有用处。主要原因是一方面缺乏员工专业知识，另一方面缺乏专业的文件管理技能，这直接导致效率低下的文件管理任务，从而影响整体文件管理的质量。
（四）对档案管理工作的认识不足
实际上，科学的档案管理可以大大提高公共机构的发展速度和工作效率，但是由于其固有的知识，公共机构长期以来一直能够将其所有工作集中在业务服务上。它是他们没有从事相关工作所需的知识，也不了解文件管理的重要性。基于对文件管理工作的理解，大多数公共机构的工作人员都认为文件管理不能给部门带来直接的好处。因此，这种独特的概念和误解导致了公共部门在文件管理方面的人力和物力，而投资不足使文件管理效率低下。而且，文件管理工作非常繁琐和繁琐，并且在几乎没有监督和执行的情况下，文件管理器实际上并没有按照文件管理的相关规则来收集和组织文件，保存和使用文件。人员、财产、材料等缺乏可靠的保护，这限制了档案管理的发展。
（五）管理人员的专业素质不高
文件管理是一项专业而系统的管理任务，需要具备文件管理方面的专业知识，但基本素質是谨慎，清醒和耐心的。但是，许多公共机构中的档案管理员推迟了工作，或者是因为他们基本上有多个工作，或者是因为他们的薪水很低，在这种情况下，档案管理员有些人手不足。有些文件管理器仅基于自己的经验和其他人教的基本工作方法，而没有专门的文件管理知识，文件管理要求，特定文件的文件范围，而且不了解文件管理的基本操作过程。
（六）档案管理手段不科学
在信息技术不断发展下，基于计算机信息技术的文件管理系统开始在公共机构中得到广泛使用。但是，在加速使用计算机信息技术的同时，各种公共机构不允许同步发展电子文件管理来容纳电子文件管理专业人员，计算机，软件和文件管理任务。硬件设备不足，无法运行。该系统缺乏实际文件管理的科学性质，因为作业的文件管理器不知道如何应用它，并且许多高级系统没有得到充分有效的使用。
二、改革内容
公共机构的档案管理必须遵循某些系统建设原则。换句话说，您需要明确职责，增强灵活和标准化的结构，并专注于动态和静态的结合。事业单位档案管理信息化改革的内容主要有以下几个方面。
（一）数字化档案管理模式的建设
当前，典型的数字技术包括数字加密技术，数据库技术，扫描技术和身份认证技术，通过数字技术将文件信息数据转换为数字文件信息可以有效地更新信息数据。作为公共机构的重要无形资产，档案数字化建设可以有效地创造条件，实现单位的社会效益。
（二）体系化档案管理模式的建设
公共部门中档案管理的信息化是一个系统的过程，这与传统的档案管理模型不同，传统的档案管理模型包括档案和文档集成，部门集成和集成以及内部流程集成。基于数据集成技术，数据库机制，数据融合技术等，我们有效地增强了信息数据的多功能性和兼容性。
（三）互动化档案管理模式的建设
在传统的档案管理中，每个档案信息仅对应一条信息，并且缺乏交互性。该机构的档案管理信息管理系统增强了信息的交互性，对提高服务质量和优化系统具有积极的作用。
三、改革创新的措施
在新情况下，公共部门档案管理实践的弊端日益明显，这些缺陷严重影响了公共部门档案管理实践的发展以及公共部门机构的长期发展。它也会产生影响，因此我们需要在新情况下处理公共机构文件。根据行政工作的要求，进行相应的改革，运用新技术，新观念，完善事业单位档案管理制度，使事业单位档案管理真正发挥作用。
（一）提高对档案管理的重视程度
档案业务是机构开展各项业务的重要基础。为了使机构能够实现长期运作，有可能显着提高整体运作效率并有效提高档案管理水平尤其重要。商必须完全了解该文件是单位工作和员工活动的基本记录。此文件可用于有效跟踪和监视单位负责人，员工以及各种工作流程，以进行后续工作评估，决策和补救。实施提供了重要依据。该机构加强对档案管理人员的教育，定期进行业务知识培训，根据档案管理人员和档案管理人员的身份，汲取和吸收其他机构高级档案管理工作的经验。我们需要不断增强我们的责任感和使命。深入分析档案管理工作的新形势，逐步完善自己的工作，引导档案管理工作向规范化和科学化方向发展。
（二）利用信息管理手段来扩大档案服务内容
信息时代的到来为公共机构的管理带来了许多便利，而档案管理就是其中之一。机构必须顺应时展的要求，充分利用信息管理方法，对档案管理进行改革创新。基于信息的档案管理需要由信息技术管理的完整的基于信息的管理。这可以通过几种方式来完成。用于文件管理任务的服务模式，为每个实施链接制定详细的计划，在总体方向上制定实施计划，并确保根据计划执行文件管理服务任务。设立专门网站该网站旨在使公共机构的文件管理能够为人们提供方便快捷的服务。确切地说，公共机构通过本网站向公众提供相关服务。特别是，查询相关档案和材料更加方便快捷，通过有效提高公共机构档案管理工作效率，我们提供了支持社会发展的服务。建立电子文件管理系统，以数字方式收集和整理文件。这不仅可以及时收集和组织信息，还可以使文件存档更及时地运行，从而提供适当的文件数据存储和共享。
（三）重视档案管理人才的培养
商应注意档案管理。可以说，档案管理是机构发展的最基本部分。应注意档案管理的水平，因为它会影响整个机构的工作效率和工作质量。商只有充分了解文件管理对各种任务的影响，才能更好地管理文件管理。这里设置了专门的文件管理部门，以组织和存档整个机构内生成的所有数据。公共授权文件管理任务必须由专业人员执行。也就是说，您必须退出其他部门人员的兼职文件管理模式。准确地说，该机构应注意档案管理员的相关培训，因为档案管理员的专业素质和工作能力直接影响档案管理的效率和质量。机构在选择档案管理人员时要注意工作态度，有意识地引导他们规范档案管理工作流程和制度，建立与档案管理制度相对应的岗位管理制度，确保在科学指导下完成所有档案管理工作。该机构将为档案馆工作人员提供尽可能多的专业培训机会，实际上将提高专业水平，并使用各种信息技术使该机构的档案馆管理更加规范和科学。肯定是有效地促进了在公共机构中使用文件管理服务的过程。
（四）完善档案管理方法
公共事业单位档案管理改革的目的不仅在于实施，还在于改变管理方式，特别是各部门的领导和管理者要起领导作用，遵守严格的规章制度，实行档案管理。应该加强。管理员管理严格地处理文件管理任务。在档案管理部门，员工具有服务意识和创新意识，积极执行档案管理，为需要档案服务的人员提供热情周到的服务，并结合了最新的信息技术来进行档案管理。管理需要有效完成。文件的信息化是一项长期的工作。信息化应该集成到日常文件管理中。相关工作人员需要具有计算机的基本知识和文件管理知识，以便他们可以更好地利用各种信息。用于管理文件的先进技术。
（五）提高档案信息利用率
公共机构档案管理工作的顺利开展离不开各种制度的完善和支持。每个系统的实现都是基于科学发展观的。需要传统的档案管理模型来提高档案信息的利用率。做出改變并创新。完善的文件管理机制是提高文件信息的利用率，帮助文件管理适应公共部门的长期发展，并确保所有公共部门信息的完整性。改善文件管理系统并非一朝一夕的事。要根据时代的发展特点和事业单位的发展，将改革与完善结合起来。这可以有效地提高员工的热情，并帮助员工了解文件管理是他们自己的利益。与确保文件管理平稳运行紧密相关。公共机构文件管理工作中最重要的不可忽略的部分是，所有链接都应被完全忽略，这不仅是为了保护文件存储，而且是为了保护文件服务。文件管理安全性不包含所有方面。将采取相关步骤为社会提供档案资源服务。
