时间：2023-04-26 08:14:37
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇合同管理汇报，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：勘察设计；合同管理；合同评审
中图分类号：F273 文献标识码：A 文章编号：1009-2374(2011)04-0153-02
铁路勘察设计企业，都是从计划经济时期走过来的国有企业单位，不少企业领导和管理人员的思维方式和管理方式以及管理制度都带有计划经济的色彩。在计划经济年代，勘察设计任务由上级下达，按地域分工承担勘察设计任务，采用下达指标，按照实际完成情况清算的方式管理。任务就是命令，一纸任务书形成实际意义上的合同。因此，勘察设计单位只管生产，不讲经营，更没有合同管理。
自改革开放以来，勘察设计行业由计划经济逐步转向市场经济，出现了市场竞争，勘察设计单位已经不只靠上级下达任务，还会独立承揽一些社会项目。他们开始接触合同，引入合同意识和合同管理，但由于处在起步阶段，合同是很不规范的，也没有什么示范文本，合同的内容过于简单和粗糙，甚至有漏洞，并由此引出了不少教训，交了不少学费。
1999年由建设部、国家工商局制定了《建设工程勘察设计合同示范文本》并随之颁布了《建设工程勘察设计合同管理办法》。合同在工程中的重要性已日趋突出。合同确定了工期、质量及价款等工程设计和管理的主要目标，明确了双方在经济活动中的责任、权利和义务，是双方的最高行为准则，是工程建设的核心。
现代勘察设计企业正在走向市场化的成熟阶段，也逐步意识到一个企业的经营成败与合同和合同管理有着密切关系，必须十分重视合同及合同管理。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，贯穿合同履行过程，直至合同失效为止。我们不仅要重视合同签订前的管理，更要重视合同签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理，合同管理不是哪一个部门、哪一个人的事，它是企业经营生产活动的“核心”。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。切不可以为签了合同就万事大吉，把合同束之高阁。要防止由于合同管理不善而遭到的惩罚。
因此，如何设定一套行之有效的合同管理制度，使合同管理工作有章可循，更加规范化、科学化，显得尤为重要，在这里浅谈一些个人设想：
一、签订阶段是合同管理的第一阶段
这个阶段尤为重要，能否防范风险主要在这一阶段。因为在这一阶段要落实合同对方的信誉和合同条款内容。而合同对方是否重信誉，合同条款是否严谨，是合同能否顺利履行和法律风险能否有效控制的保障。
(一) 建立合理的岗位职责
如在合同签订、履行过程中，应由谁负责谈判、签署，由谁履行，由谁督促，由谁决定变更，在制度上作一定的可操作性的规定。它是根据合同金额和合同履行期限进行划分的，是法人授权委托书签发和合同用章的基础，也是日后合同责任追究的基础。
(二) 有明确的合同汇报程序
合同汇报制度是企业透明运作、防止相关人员的有效形式。具体作法是：在工作例会或专题会议上，在合同酝酿阶段，合同业务部门应对拟签订的合同、参与部门和人员及其分工、是否招标等情况进行汇报；在合同起草阶段，合同业务部门和管理部门对合同起草情况进行汇报；在合同谈判阶段，合同业务部门和管理部门对合同谈判情况包括对合同对方主体资格审查情况进行汇报；在合同会签、审批阶段，合同管理部门对合同审批情况进行汇报；在合同履行阶段，合同管理部门对合同履行情况及存在的问题、采取的措施进行汇报；在合同归档阶段，合同管理部门和纪检监察部门就合同履行情况评估和责任追究情况进行汇报。
(三) 大力推行勘测设计合同示范文本
勘察设计企业可根据不同情况，在《建设工程勘察设计管理条例》推荐的合同示范文本基础上编制适合本单位的多种版本的合同示范文本，请法律专家、合同专家审核定稿后作为本企业的合同示范文本，提高合同文本的质量。
(四) 设定合理合同会签及审批制度
合同会签是公司相关部门参与合同管理的有效形式，对于杜绝违纪、维护公司利益、保证程序正当有效具有一定意义。如财务部门要审查付款、贷款条款，技术部门对合同技术条款和对方技术资格进行审查，纪检监察部门对招标过程进行监督，法律顾问对合同中法律条款全面审查。可以会议形式进行，但必须签署，如有异议，应在会议记录或合同会签审批单上标示，作为以后责任追究的依据。
二、履行阶段是合同管理的第二阶段
这个阶段也重要，需要作好内部交接工作，落实担保措施，对合同履行中出现的问题采取措施，来降低对方违约风险。同时可通过评估发现合同在签订阶段存在的问题，反过来对下一个合同的签订和合同管理制度的完善提出依据。
在本阶段，要建立合同履行的监控机制，督促企业内部各相关部门和对方按合同约定全面适当履行，使合同履行中的各种信息和问题能得到有效的搜集和反馈，进一步预防纠纷的发生，并能在纠纷发生前有效预测和报警，使我们在纠纷发生时能及时、有效、从容地予以应对。对履行周期长、标的额大、复杂疑难的重大合同实行计划履行、定期报告制度，及时发现和解决履行过程中出现的问题。企业法律事务机构应全面掌握各类合同的履行情况，及时分析合同履行中的不利因素，适时运用撤消权、变更权、不可抗辩权等法律手段，制定应对措施，指导和帮助业务部门排除履行障碍，防止违约行为的发生。
三、合同履行或纠纷处理完毕，要进行合同管理制度运行情况评估
对于常规和标的额不大的合同，可通过抽查合同文本进行评估，但对于合同履行中出现异常情况的合同和标的额巨大的合同应一事一评估。评估中发现的问题要及时进行汇总，提出解决办法和措施，完善管理制度。反过来可预防纠纷的发生。
在合同履行中或履行后，如发现合同内容或签署程序不合法，应追究当事人的责任。合同内容或签署程序是否合法根据合同履行情况评估报告确定。其中审批人对合同负全面责任，签署人负相应责任。有关部门对其负责的相关条款的合法性、合理性承担相应责任，如已提出异议而未能获得签署人的认同，异议部门就其异议办法内容不承担责任。未按程序和权限签订合同的，追究越权人相应责任。管理部门的当事人未能按程序进行管理，承担相应责任。业务部门的当事人对其上报的情况与事实不符、执行合同中越权承担相应责任。
中心关于《股份公司关于开展防治“小金库”问题自查自纠工作》的报告
公司纪委：
按照公司《xxx股份有限公司关于开展防治“小金库”问题自查自纠工作的通知》要求，xx中心进行认真清理和排查，现将自检自查情况汇报如下：
1、无隐匿收入设立“小金库”的情况。
2、无虚列支出设立“小金库”的情况。
3、无转移资产设立“小金库”的情况。
4、差旅费、接待费报销严格执行公司和xx中心差旅费管理办法和接待管理办法，无违规报销的情况。
5、合同管理方面严格严格执行公司和xx中心合同管理办法，无虚列合同、违规支付等情况。
Xxxx有限公司
Xx中心
2021年3月15日
集团合同管理岗实习上岗记
实习的第一周，周一在从早上五点半起床赶从上海到福州的动车，到在福州人才储备中心的工作人员的热情接待之下安顿住宿中开始。经过一个下午的休息来消除舟车劳顿之后，我在周二开启了我真正的在XXXX集团中的合同管理岗上岗记。
在周二的早上到达公司向人力报到之后，被领到了位于xxxx大楼11楼的合同管理部，而恰逢合同管理部经理张经理正与负责招投标业务的几位同事进行开会，会中张经理询问我的教育经历、工作经历等相关情况，随即从我个人的意愿出发，将我的工作内容确定为半个月进行招投标实习，跟随负责招投标业务的陈副经理学习，而剩下半个月从事房地产项目造价实习。整个过程中张经理的亲和与对于我个人意愿的尊重，使得我心上的石头得以落地。
因此，第一周，我主要是跟随招投标业务的陈副经理进行学习，陈副经理首先让我学习以下几份材料：《工程招标投标管理文件汇编》以及《文件总承包及建筑工业化文件汇编》，并通过公司的实际招投标业务的文件汇编如《XXXX改造工程（施工）招标投标全过程资料》使我对于招标投标业务有初步的理解。而我个人则通过手上的文献资源，例如《建设工程规招投标与合同管理》这一电子书，进行进一步的自主学习，从而得以对招投标工作有更深的理解。
在有了基础理解之后，我接到了对于两份文件进行修改的任务，包括对《关于集团库内招标单位相关事宜的汇报》以及《市房地产行业工程技术与开发运营座谈会相关问题汇总》两份文件。此外，还参与了公司于2021.7.14上午召开的装配式建筑学习会以及当天下午召开的关于公司几个项目的招投标工作及造价核算工作的几个议程的会议。进而慢慢进入了状态，并有了对于工作的一些体会。
我确信在第一周这样的工作基础之上，自己将能够逐渐了解公司招投标及造价的业务，并能够学有所成并能够有所运用。
按照油建公司《关于开展合同管理和体系建设专项治理活动的通知》要求，目前是自查清理阶段，工程技术开发培训中心对各类合同的办理、管理等各方面进行了自查，现将自查情况汇报如下：
一、 合同办理情况
截至到2011年8月底，培训中心今年已签订的A类合同共计5份，；正在办理的A类合同共计1份（已在网上审查通过，待对方签字盖章）。
截至到2011年8月底，培训中心今年已签订的B类合同共计24份，共计金额281.441万元，正在办理的B类合同共计1份（目前正在网上审核中）。
二、 合同办理人员及合同管理情况
培训中心合同办理归口经营管理部，目前，设有合同办理人员一名，负责各类合同的资料收集、申报、办理、归档、及报表等。
按照公司相关文件要求，培训中心内部的合同审查流程分别设有经营管理部、财务资产部、质量安全部、技术部、中心领导，而每个流程均有固定的人员进行审查。按程序经上述人员全部审查完毕后，才送审至油建公司。
三、 存在的问题
根据本次自查清理来看，培训中心合同办理定员合同办理程序较为规范，效率也较高。但仍存在以下问题：
（1）存在合同审查不及时的现象
由于本单位专职合同办理人员只有一名，不仅要办理其他类、采购类及租赁类等各类合同，还要办理单位的各类预算结算工作；工作量较大，在办理合同时大部分时间用在合同资料的收集、扫描、完善手续上面，而有时对合同审查情况没有及时进行追踪，也未能及时通知审查人员按时审查。
（2）存在事后合同的现象
本次自查发现，少数A类、B类合同还是存在事后合同的现象。A类合同主要是由于甲方未能及时签订，而又催促我们先进行培训等工作的原因；B类合同是因为有的科研、工艺试件材料购买、加工比较急，合同审查签订还需要一段时间，而由于现场工期紧张，需要工艺评定报告才能开工，就先做加工再签合同了。
工程技术开发培训中心
2011年9月5日
核心竞争力是技术、人才、品牌或管理。在合同管理中不同行业不同公司的核心竞争力不同，但合同管理对任何公司而言是相同的，即能够稳健公司的运营环境，为企业的竞争保驾护航。
二、合同签订和履行中存在的主要问题及原因
合同是市场的产物，合同产生在合同管理的前期阶段。我国现阶段，市场主体对合同的签订往往高度重视，将签订合同本身看得很重，视为完成任务的一部分，因此，合同签订时的草率引发出的问题大多数产生在合同履行的中、后期阶段，这给合同管理带来诸多不便，并要耗费大量的人力、物力成本。纵观合同签订和履行中存在的问题主要表现在：
(一)合同主体不当
合格主体是应当具有相应的民事权利能力和民事行为能力的合同当事人。既一是虽然具有上述两种能力，但不是合同当事人；二是虽然是合同当事人，但却不具有上述两种能力，同样是合同主体不当。
(二)合同文字不严谨
文字表述不严谨、不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，应当体现双方的真实意思。而这种体现需要靠准确明晰的合同文字作载体。
(三)合同条款不完整
常见漏掉的往往是违约责任。双方避讳讲丑话，而一方当事人一旦发生违约，处理结果往往更难以把握。还有诸如产品质量标准等表述不够详尽，笼统表述为“保证质量”，造成验收无依据。
(四)合同内容应变更的没有变更
在合同履约过程中变更是正常的事情，问题在于不少合同当事人缺乏及时变更的意识，往往导致严重后果。
(五)应当发出的书面通知等没有发
合同中双方的权利义务充分表述下，在履约过程中的操作细节是否执行到位是企业自我保护的一种招数，可惜这一点往往被忽视，结果自然受到惩罚。
(六)应鉴证确认的内容没有办理鉴证确认
履约过程中的鉴证是一种双方约定行为。但有些具体执行人员对此并未引起重视，当发生纠纷时，也因无法举证而败诉。
(七)应当追究的法律责任却过了诉讼时效
我国《民法通则》中明确规定，普通诉讼时效为两年，超过了诉讼时效等于放弃债权主张。
(八)应当重视证据(资料)的法律效力的却没有得到足够的重视
有效的书面证据，应当是原件、与事实有关的、有盖章和(或)签名的、有明确内容的、未超过期限的。不具备法律效力的书面证据只是废纸一张。
三、合同管理的主要模式和应注重的方法、手段
在市场经济条件下，合同管理已成为现代企业管理的核心内容之一。能否实施有效的合同管理、把好合同关，已成为现代企业经营管理成败的一个关键因素。
(一)应建立适合企业发展需要的合同管理模式
首先，合同管理不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，因为合同成立就明确了合同当事人之间的一种民事法律关系，可见，合同本身决定了其涉及大量的法律专业问题，在现代企业中，合同管理应采取企业法务部门归口管理，同时，纪检监察、财务等部门全程参与。其次，各业务部门或下属机构对合同实行分级、分类管理。管理内容主要涉及合同义务的严格履行以及收集和固定相关有利证据，分阶段向法务部门汇报有关合同的执行情况。
(二)应配备相应的合同管理人员
合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，可以有效地识别合同风险，发现问题并及时采取防范措施。
(三)应建立完善的合同管理制度
现代企业的合同管理应是全过程、全方位的管理。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。。
(四)应建立严密的合同管理流程
一、中小企业合同管理现状
（一）合同不充分
在合同调查上没有融入“创新、协调”要求，合同主管部门没有进行认真细致的调查研究，没有将对方基本情况及产品情况了解清楚；有的商业运管企业即使进行了调查，也是“蜻蜓点水”，不深入、细致，特别是缺少相关数据的支持，缺少说服力，而且没有将调查情况形成文字材料，即合同调查报告，造成合同调查工作不够扎实，进而会给正式签订合同工作带来风险。
（二）合同签署不规范
在签署合同过程中，企业没有适应经济新常态对合同管理的要求。一是业务合同没有标准文本，直接照抄其他业务的合同文本，而没有将所需要签订合同的具体内容及要求进行推敲和研究后，再转化为合同内容。二是没有结合实际拟制合同内容，将其他合同电子版“改头换面”后，就完成了合同拟制，这给合同执行容易造成纠纷埋下了隐患。三是没有将签订完的合同进行统一编号，给合同正规化管理带来了不便。四是在合同签订时，只加盖企业公章，而没有加盖合同专用章，并且企业法人或人没有签字。五是在合同谈判或草签合同时，由指定的人全权代表法人负责，却没有出具企业法人签署的“委托授权证明书”。
（三）合同执行力弱
在执行合同中，一是签订合同后，主管部门没有及时按照合同内容要求，将合同明确的任务分解到相关部门，并明确完成的时间节点、责任人员、目标任务，以利于扎实推进合同有效落实和考核验收。二是分管领导没有全力抓好合同的落实工作，致使合同约定的工作任务没有在约定时间节点之内完成。三是合同主管部门没有定期组织对合同执行情况进行全面分析，找出存在的问题，并提出改进的意见和建议。四是经营合同在执行过程中出现了变化，主管部门对需要变更的合同内容，仅以“口头”的方式进行了协商确认，而没有签订补充合同或协议，这样容易在事后出现争端时苦于没有文字依据而陷于被动。
（四）合同验收不规范
在合同验收中，企业按照经济新常态的有关要求落实还不够到位。一是较为复杂的合同在验收时没有组成验收小组，合同验收人员组成不齐全，给高质量完成合同验收带来隐患。二是合同验收时走形式，没有对照标准严格核查，甚至没有形成正式的合同验收文件，有的虽然形成了验收文件但不完整。
（五）合同责任追究不落实
在合同的条款中，基本上都规定了责任追究的具体要求，而在实际中，追究责任的创新办法还不多。有的企业对在合同中失职造成损失的人员，没有进行相应的责任追究，造成合同管理工作有失公平，给企业持续经营带来了很多负面影响。
（六）合同监督不到位
企业没有将经济新常态有关“创新”要求融进监督检查中。一是主要领导、分管领导对合同管理工作检查不够，对存在的问题没有及时进行指导。二是合同主管部门没有定期对所签订的合同管理情况进行监督检查并纠正问题，致使造成了无法挽回的经济损失。有企业一旦合同签订之后便束之高阁，使合同无法实现全过程管理。
（七）合同台账管理不规范
在合同台账管理中，企业创新管理办法不多，停留在原有的管理制度。一是主管部门虽然建立了合同台账，但对于合同签订、合同执行情况、付款情况等没有及时进行更新，没有发挥合同台账应有的功能和作用。二是合同管理没有实现信息化，仍停留在纸质管理上，给合同查询、更新、保管带来不便。
（八）合同管理意识淡漠
企业合同管理意识不强。一是领导层认为只要合同不出现大的方向性问题，由主管部门全面管理即可，就放松了在企业战略上的管理。二是企业管理人员认为合同签订有领导层逐级把关，只要合同主要方面不出问题，至于合同样式、合同有无法人签字并不重要。有的企业没有建立合同管理机制，即使建立但执行也不严格,缺乏合同管理失控责任追究制度,进而就难以进行有效约束。
二、中小企业合同管理对策
（一）提高合同管理意识
要积极适应经济新常态的本质要求，在企业合同管理中要进一步增强创新意识，为企业持续经营发展、提高经济效益打下坚实的基础。企业全体人员，特别是管理人员，要始终将合同管理工作作为本职工作中的重要工作来抓，要充分认识合同管理在企业经营管理中的基础性地位，合同管理只能加强，不能削弱，而且必须正规有序，才能为企业持续经营、提高经济效益打下坚实的基础。
（二）规范合同调查过程
企业在准备对有关经营项目签订合同时，必须做好合同调查工作，目的是将对方有关经营项目情况了解清楚，做到“知彼知已、百战不殆”，将创新、协调发展等要求融入其中，规范合同调查过程。一是成立合同调查领导小组，加强组织领导，由分管领导任组长，合同主管部门、有关部门参加，明确分工、时间节点、具体要求，具体由合同主管部门牵头负责。二是要准备充足，在实施合同调查之前，主管部门要会同有关部门，搜集齐全拟签订合同项目有关的资料，并召开会议专门进行研究分析，准备好相关资料。三是加强合同调查，将合同调查“功课”做足，了解拟签订合同有关调查情况，将各种情况摸清楚、搞透彻，形成的调查报告要切实做到：情况明、分析透彻、建议合理，报企业管理层批准后实施。而需要注意的是，重点把握以下方面：一是对方单位是否具有法人资格、经营权、履约能力及其资信情况，应对被调查对象身份证件、营业执照、资质证明、授权委托书原件进行审查，以确定证件的真实性、合法性。二是对被调查对象进行现场调查，主要包括生产经营能力、技术水平、产品类别和质量等，研判是否具备合同履行能力。三是与被调查对象的主要供应商、开户银行、税务机关等进行沟通，掌握其生产经营、信誉、履行合同能力。四是争取获得调查对象以往交易记录等财务信息，分析其获利能力、偿债和运营能力，研判信用情况。
（三）管理合同签署过程
在合同签署过程中，始终贯彻落实经济新常态的创新、协调等要求，不断提高合同管理水平。一是合同谈判中要重点把握以下关键点：首先，制定谈判策略，熟悉谈判对象的基本情况，并认真研究行业监管、国家政策、同类产品价格等与谈判有关的信息；其次，要突出合同核心内容和关键细节，即合同标的数量、质量和标准，合同价格的确定方式与支付方式，执行合同期限和方式，违约责任和争议的解决办法以及合同变更、解除的条件等；再次，要集智攻关，对于技术复杂的合同，要组织有关技术、法律、财务等专业人员参加，发挥集体智慧，及时总结经验，确定谈判策略；最后，要全程记录，对合同谈判中重要事项、谈判的主要意见，进行记录并归档。二是合同审核中要重点把握以下方面：首先，要对合同文本的合法、经济、可行、严密性进行重点审核；其次，实施联审会签，对重大合同文本，主管部门会同财务、法律以及其他部门进行联审会签，分别把好各自的关口，形成统一准确无误的合同；最后，对审核意见认真分析研究，认为可以采用审核意见，对合同条款进行修改。三是合同签署中要重点把握以下方面：首先，按照规定签署合同，由企业法人或其授权的人签名并加盖印章，其中授权签署合同的，应当出具“授权委托证明书”。如果企业法人不能全程参加合同的起草、谈判会商等工作时，应该指定一名人全权负责合同的签订工作，并向对方出具“授权委托证明书”，即企业法人将合同签订全部授权人负责，当遇到重要事项时人及时向法人请示汇报，以决定合同是否按时签订；最后，按照规定加盖合同专用章，其中合同编号、审批及企业法人或人签署后，再加盖合同专用章，为有效防止合同被篡改，要采取在合同各页码之间加盖骑缝章、使用防伪印记、使用不可编辑的电子文档等措施。需要注意的是，要规范合同文本，对拟签订的合同，如果有标准文本的，要按照标准文本草拟；如果没有标准文本的，以相近业务合同草拟，对有关文字要仔细推敲，使得合同文本逻辑严密，必要时聘请律师审查把关。
（四）严格执行签署合同
在执行合同中，要积极适应新常态，将执行过程中的各种关系协调落实好，才能确保将合同落实到位。一是合同生效后，按照分工分别抓好合同的落实工作。合同主管部门要依据合同内容，对任务进行分解，明确部门责任、完成时间节点、责任人、具体措施。而对于大项以及较为复杂的合同，企业主要领导或分管领导召集会议研究落实合同执行情况，以推动合同项目任务按时完成。二是合同主管部门要根据实际情况定期对合同进展情况进行分析，有关部门对所承担的任务进行汇报，重点研究在合同执行中出现的问题，及时提出解决问题的方案，不断推动合同按时执行。三是严密组织合同验收，签订合同以完成有关经营任务，严格按照合同规定的时间节点和标准对合同标的进行验收，特别是专业性较强且复杂的合同，要组成合同验收小组，吸收有关部门、财务部门、法律部门参加，逐条、逐项进行核验，只有达到规定要求的才能准予通过验收，并形成双方签字的验收文件。对未达到验收要求的不予通过，达到标准后再组织验收，提高合同执行质量。财务部门在审核合同付款时，要将正式验收文件作为必备条件，缺少验收文件则不能付款。四是合同执行中因一些不可抗拒的因素，影响合同的顺利执行，双方要根据实际情况对合同条款内容进行变更。要按照规定要求合同双方进行协商变更，具体由主管部门会同有关部门进行研究，提出解决问题的办法，并拟制变更条款的具体内容，按照签署合同的程序和权限办理签订补充合同或协议，才具有法律效力，而杜绝以“口头”或非正式的手续确定变更合同条款内容。
（五）规范合同登记管理
在合同登记管理上，必须坚持创新的原则，才能为规范管理打下坚实的基础。一是对合同进行信息化管理，研制合同管理软件，方便合同保管、查询、利用，主要模块包括：录入（扫描）、合同原件、合同执行、付款情况、合同验收。应对合同管理实行“二维码”管理，即每个正式合同生成“二维码”，直接打印在合同首页右上角。进入合同管理系统，也可通过扫描“二维码”进入，合同的查询、检索功能通过扫描“二维码”能够实现，同时也便于存档管理。主管部门定期将合同管理信息提供给相关部门，合同执行完毕后及时办理销号以及归档手续。二是为了防止或尽早发现合同文本的丢失以及加强合同信息化管理所需，合同签订后主管部门要进行统一编号管理，其号码由合同主管部门确定，填在合同首页的右上角。三是加强合同保密工作，未经批准，任何人不得泄露合同中的商业机密。
（六）加强合同管理基础建设
在经济新常态下，不断加大合同管理基础建设力度，将创新发展的要求落实到位。一是加强合同管理制度建设。为规范企业合同管理工作，应该根据国家合同管理法规，结合企业自身实际，研究出台企业合同管理实施办法。主要内容应包括：职责和权限，合同调查、合同准备、合同草签、合同执行、合同保管归档。同时，还应该明确合同签订的流程和有关管理标准，以便于增强合同管理的实际操作性。二是提高管理人员素质。合同主管部门和有关部门负责合同管理的人员，应学习管理法规和相关知识，提高合同管理能力，胜任合同管理岗位。
（七）落实责任追究制度
将创新、协调等要求落实到责任追究中，才能取得实效。对于有关领导、管理人员在合同管理中的失职行为，按照规定要求应追究其管理责任，从而确保合同管理的公平、公正和公允，不断营造良好的合同管理氛围。要形成良性的责任导向，避免合同管理流于形式，并以此作为合同管理人员薪酬和职务调整等方面的重要参考依据。
（八）加强监督检查
将经济新常态的有关创新等要求融入其中，确保监督检查工作出成效。一是企业领导，特别是主要领导，要不定期对合同管理情况进行检查，指出存在的问题，提出加强管理的具体要求。二是主管部门，要定期对企业合同管理情况进行现场检查监督，并面对面进行帮助指导，搞好“传帮带”，对好的要进行表彰奖励，对不好的要进行经济处罚，不断提高合同管理水平。
三、结语
电力建设物资管理系统主要包括三大子系统，它们分别是采购管理系统、合同管理系统和库存管理系统。采购管理主要包括采购计划管理和申购计划管理；合同管理主要包括合同签订管理和厂商信息管理；库存管理主要包括出入库管理和材料盘点管理。在电力建设物资管理中，应使用ERP等物资管理软件进行物资管理，以实现管理与现代信息技术的有效结合，并开发真正适合电力企业发展的物资管理系统。电力建设物资管理系统是一种功能全面的管理系统，可实现建设全过程管理。而在电力建设物资管理系统外部，还可通过接口与子系统有效连接，进而实现系统数据共享。此外，电力建设的物资管理系统还可生成采购单，以控制材料的领取，并监控各个部门的费用情况。
2子系统物资管理
2.1采购管理
在电力建设中，采购管理是一种基于供应链的管理模式，是电力企业供应链管理中的重要组成部分。在电力建设采购管理系统中，采购部门应对材料采购的全过程进行控制，并协调好企业与厂商之间的关系；电力项目建设技术部门要根据项目工程的进展和需求，制订适合企业发展的物资供应方案；厂商要定期与电力企业交流和沟通，了解电力企业的物资信息和物资需求，并确定发货时间，从而做到按时发货。此外，还要保证货物的质量和完整性。在电力建设物资采购管理中，必须实现信息交流，降低物资成本和库存，并优化库存管理。因此，在采购管理中，厂商与企业之间的信息交流是必不可少的。物资采购管理中的物资信息交流不仅包括企业内部物资信息的交流，还包括企业外部的信息传递。企业应掌握内部物资需求的变化情况、物资价格的变化情况等，以此制订相应的回复单，发送至物资供应商，并实时更新企业内部的物资量变化信息库。在企业外部信息的传递中，企业要为厂商提供必要的信息和技术支持，还要考虑信息平台的兼容性，并为厂商提供优良的信息平台，从而为加强交流沟通和提高采购管理系统的稳定性提供技术支持。此外，还要与物资供应商签订长期合同，制订长期契约，且明确契约中的条款和规定，从而完善企业和供应商之间的认证制度，稳定电力企业与供应商之间的长期合作关系。
2.2库存管理
电力企业库存管理是物资管理中的主要工作。企业的库存量决定了物资量，由于库存量会不定期变化，因此，在企业库存管理中，应根据不同的实际情况，采取不同的库存管理方法。对于长期给电力企业提供物资的厂商，应按照自身的物资需求在仓库进行长期代储，并在使用物资后定期付款，这种方法主要应用于一类物资；对于二类物资和三类物资而言，可根据电力企业的实际需求，由单位按照计划送货，以实现企业“零库存”；对于企业中第三产业组织生产的产品，应充分利用其优势，遵循“用多少、提供多少”的原则，直接运送至使用单位，运达后再结算；对于供应正常的电力物资，应应用期货合同运送模式，以减少库存量。
2.3合同管理
要想提高合同管理的效率，就要掌握供货合同的具体内容、电力项目建设施工的具体情况和物资生产的运输情况，并将了解到的工程材料的生产和运输情况定期传达至业主；采用先进的管理设备，选取专业的管理人员代保管合同管理；物资管理人员要定期获取真实的合同备料，了解生产和运输情况，定期开展设备管理会议，并将物资信息通报给业主；合同管理人员应及时与厂商取得联系，顺利完成设备的生产和发运，及时统计和整理汇报给业主的相关信息，定期与厂商交流设备的发运情况；根据设备标志选取不同的隔离管理方式，将专业设备和工具隔离存放；加强厂商管理，对供应商进行全面评估，从而建立长期、稳定的合作关系，降低采购成本。
3结束语
关键词：合同概况 体系建立 合同管理 索赔管理
随着对外承包企业在国际工程市场的发展，合同管理能力和执行力成为制约对外承包企业成功的一个关键因素，通过合理有效的合同管理手段，提高项目管理水平和履约能力，可以更好使对外承包企业的在国际工程市场站稳脚跟并成功盈利。本文就博茨瓦纳奥迪应用艺术和技术学院（以下简称奥迪艺术学院）在项目实施中合同管理进行阐述。
一、合同概况
奥迪艺术学院位于南部非洲博茨瓦纳首都哈博罗内郊区（原名Oodi）的一个小镇上，此项目为我公司在此地区第一个规模较大的国际工程。项目总占地面积约25万平方米，建筑面积约3.84万平方米，总造价1.47亿人民币，工期810天，缺陷维修期1年；合同中包含施工内容包括主体、装饰装修、水电安装、门窗安装等分部分项工程，工程条款遵循FIDIC条款，属于单价可调合同。
二、合同管理要点
1、指定分包管理
奥迪艺术学院项目从投标阶段，业主就明确指定各项专业分包，进入指定分包商名单中的分包由我方负责统一管理、调配。经我方考察名单中部分分包商不具备实施能力、资源或资金完成合同规定的工程内容，直接增加了我方对分包商管理的难度。但业主方同意保障我方免于承担因分包商、其人、雇员的任何疏忽或原因产生的责任。
2、可调单价管理
合同特殊条款有明确约定，投标截止日7天前的投标材料及人工费价格将作为合同基本价提交，合同结束前的任意时间的材料及人工费价格都可以参照市场价格进行合理的差额调整。
3、索赔管理
基于指定分包商和可调单价的约定，项目从施工准备期开始，即伴随着索赔管理，此外，工程实施过程中的各项变更，其他方各方可能提出的反索赔，因此索赔管理亦作为本次合同管理的重中之重。
三、体系建立
为保证奥迪艺术学院项目顺利的实施，建立一套完善的合同管理体系尤为重要。项目中标后，项目部立即成立合同管理小组，以项目经理作为责任中心，商务、工程、财务、材料等主要部门组成了合同管理小组，从项目开工阶段至结束实施全过程、全范围的动态监控和管理。
1、项目经理 项目经理作为合同的主要执行者，要对合同条款有准确的理解和把控。组织参与开工前的合同交底及会审，实施施工阶段中的管控与调整，充分利用合同条款与监理、业主及分包的进行谈判。
2、商务人员 主要包括合约、造价和成本人员。合约人员作为合同的直接执行者，在合同管理环节上尤为重要。要重视合同作用，充分利用合同赋予我方的权利，做好合同的管理和实施，如业主追加补充合同时尽量避免或减少其中不合理的或风险性的条款；向其他人员进行合同交底及组织学习；此外，协助项目经理与业主、分包进行合同谈判，监督分包合同履约情况；造价人员采用灵活的报价策略进行报价，优先考虑可能的波动因素，办理工程签证，审核内、外结算工程报表；成本人员控制施工过程的中成本核算，关注阶段成本的核算。
3、工程人员 主要包括项目总工、施工员、技术员。项目总工按照合同条款和施工内容的规定组织项目实施，向施工员、技术员进行技术交底，审核技术方案；将工程变更或与合同量单中施工范围不相符的分部分项工程及时反馈至合约人员处。施工员和技术员了解、掌握施工要点和技术要求，及时与总工汇报现场变更情况，并将相关资料提报给合约人员
4、其他人员 财务人员必须了解财务条款、付款要求，监控项目资金出入流程；材料人员必须掌握合同量单中各项材料品牌、质量、型号规格、材质、产地等要求，及时及与工程人员沟通确认材料设备进出场时间要求。
四、管理程序
2、奥迪艺术学院项目合同主要由条款和量单组成，条款又包括：通用条款、特殊条款、技术条款、商务条款等几方面。建立一套完善、流畅的管理程序是合同管理的必要途小组成员保持密切联系，充分运用信息化手段，做好工程基础数据和信息的收集工作。将收集的数据分类建立数据库，每月通过横向、纵向分析对比发现合同管理中的问题；并将相关数据定期，便于各部门对工程合同执行的情况了解。
3、索赔管理 索赔管理是合同管理的重要一环，也是合同管理小组的主要职能之一。奥迪艺术学院项目实施过程频繁出现中图纸不到位、变更、分包调整、材料价格、人工费浮动等问题，增加了索赔工作的管理难度，因此索赔工作要掌握以下三项原则。
索赔原则 合同履行中要及时发现机会且索赔解决得越早越好。索赔处理阶段的索赔意向通知书递交、证据资料准备、索赔额计算、索赔文件编制并递交、索赔文件的补充和完善等工作要步步跟进，及时沟通。索赔证据中对业主违约或不可抗力行为等事实的认定不但要参照合同，还要与技术条件关联，尽量以单项形式提出索赔，灵活应对。索赔的时机要控制在工程完成之前，与工程进度挂钩是业主能够接受的较好条件。如施工过程中，因为监理提供图纸不到位导致工程进度缓慢，增加工程成本等问题，我方每次都做好相关记录，要求监理针对本次影响的工期和费用进行确认签字，按照FIDIC条款约定时间，分次报给业主确认，给予工期和费用补偿，累计此项索赔工期105天，费用80万普拉。
人际关系 与业主保持良好的关系是索赔得以成功的基础条件。我方在良好履约，按合同规定规范施工，客服困难、保证质量并按期完工，减少业主可能发生的损失，令业主满意。在发生实际索赔时，与业主、监理工程师、设计单位、业主其他代表等多方打交道，必须充分利用各方关系，争取各方的合作和支持，就会有助于索赔要求的实现，同时还能防止业主向企业提出反索赔。如业主指定污水处理系统专业分包不完全具备施工能力，导致工期一拖再拖，由于我方在前期工程施工中一直维护业主的利益，建立了良好的合作关系，通过沟通，其同意由其他具有能力的分包商进场完成剩余工程，并给与我方延长工期6个月 。
关键词：合同管理；风险防范；经济效益
合同是两个或两个以上当事人为实现一定的经济利益而达成一致的协议。市场经济是法治经济、契约经济，合同是商品经济的产物，是商品交换的法律表现形式。现代企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的，在市场经济条件下，企业为实现一定的经济目的，明确相互权利义务关系而签订的合同，企业通过合同所确立的民事关系，是一种受法律保护的民事法律关系，所以通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为，是企业经营活动过程不可避免的行为，因此，合同管理对企业的成败非常重要，是防范企业法律风险的基础性工作。合同纠纷是企业在经营过程存在法律风险的重要表现，法律风险是指企业所承担的发生潜在经济损失或其它损害的风险，防止出现合同纠纷，防范企业法律风险，就要建立科学的合同管理制度。
一、企业的合同管理机构
合同应由企业的专门机构来执行，即由企业法律顾问部门管理。既然企业通过合同所确立的民事关系，是一种受法律保护的民事法律关系，订立合同的行为就是一种民事法律行为。由此可见，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以合同应由企业法律顾问部门管理，企业法律顾问具备专业的法律知识。一方面，企业法律顾问注意学习法律，同时关注市场法律环境的变化，研究法律适用对本企业产生的影响，在学习中培养并不断增强法律意识。另一方面，熟悉企业的生产经营活动，认真总结企业经营管理实践中正确适用法律手段的经验和不依法办事造成损失的教训，学习其他企业依法经营管理好的做法，具有适用法律思考问题、处理问题的能力。设立专门的法律机构来管理合同是企业合同管理的基本条件。
二、企业的合同管理模式
企业的经营规模和企业的组织机构不同，企业选择合同的管理模式也不尽相同，但大中型以上的企业，合同管理的模式应采取企业法律顾问部门统一管理和各业务部门、各单位分口管理的模式，因为其部门分工不同，业务不同。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门(主要有供应、销售、研发、投资等)和所属各单位(主要有分公司、驻外机构等)作为合同二级管理单位，由他们负责本部门、本单位的合同签订和履行，向企业法律顾问部门备案，并定期汇报有关合同的执行情况，法律顾问部门随时检查和监督。这样，企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。同时，应加强对合同管理人员的培训教育。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过学习培训，使合同管理人员掌握合同法律知识和签约技巧，建立合同管理人员持证上岗和年检考核制度，这不但增强了合同管理人员的责任感，也提高了合同法律意识。
三、合同管理制度的内容
要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，建立规章制度，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理制度，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、保存，法人授权委托办法，合同档案管理，合同专用章管理，合同履行情况登记，合同纠纷处理机制，合同定期统计与考核检查办法，合同管理人员培训制度，合同管理奖惩与绩效考核等。企业通过建立一整套规范、科学的合同管理制度，同时，落实各项制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
四、合同管理的具体方法
合同关系自始至终是一种法律关系，所以企业的合同管理也应当是自始至终的全过程的、全方位的管理。根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，合同管理分为：合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的合同管理方式。 （一）合同管理的事前防范
做好企业合同管理的事前防范工作，首先，应当从调查客户的资信情况开始，即了解客户的商业信用、经营情况、资本结构和偿债能力等，对客户的资信进行调查是事前预防的一项重要工作，调查客户的资信状况主要是通过查阅其财务资料、参观其经营场所和访谈其管理人员，核实和验证各种信息的真实性和准确性。同时，通过对客户以外的单位和个人进行调查， 间接了解客户信息，如：向工商行政管理部门调查客户的注册登记和年检情况，了解客户的企业性质、股东构成、经营范围和经营期限等；向税务管理部门了解客户的纳税情况；向房地产管理部门调查作为客户经营场所的房地产的权属状况；向行业协会、消费者组织、与客户有经济交往的其它企业等调查客户的行业地位和商业信誉；等等。另外客户的资信状况不是一成不变的，而是随着时间的推移而不断变化，也不能将客户以往的资信状况视为当前的资信状况并以此作为决策的依据，要及时更新资料，或重新调查后才能对客户当前的资信状况做出准确（下转第63页）（上接第57页）的评价。将客户的各种资料，认真地归档保存，建立客户档案管理。其次，对合同文本的审查，在对当事人资信调查后进行合同谈判，然后起草合同文本，都由企业设立法律顾问办事机构或通过聘请律师担任企业的法律顾问参与，建立合同签订前的审核制度，因为律师和企业聘请的法律顾问拥有丰富的法律知识和法律专业业务能力，在合同签订之前由他们对合同进行审核，企业法律顾问从了解客户的商业信用、经营情况、资本结构和偿债能力等基础上，对合同条款、法律风险等方面提出法律意见和建议，决定选择适用何种方式，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。
2017年在公司和项目领导的支持以及同事的关心帮助下，计划合同部齐心协力，认真负责，顺利完成了公司和项目交付的各项工作。在此，请允许我对计划合同部2017年的工作情况做以总结汇报，汇报如下：
一、劳务队伍选用情况
2017年根据公司相关劳务队伍选用管理办法计划合同部成功组织了6次劳务招标、8次劳务议标，共计选用劳务队伍15家，劳务招标主要涉及项目主体结构及重要措施项目劳务分包工程，劳务议标主要涉及项目非主体工程及小金额劳务分包工程。6次劳务招标合计中标金额比标底价减少199.59万元，8次劳务议标合计中标金额比标底价减少66.23万元，达到了项目劳务成本源头控制的管理目的。
二、合同签订情况
2017年计划合同部办理劳务分包合同签订手续25份，办理劳务分包合同补充协议签订手续4份，涉及劳务分包单位18家，其中2家队伍签订3份合同，3家队伍签订2份合同，4家单位签订补充协议。劳务分包合同金额合计19241.7万元；办理其他合同签订手续26份，办理其他合同补充协议签订手续2份。劳务分包合同、劳务分包合同补充协议、其他合同、其他合同补充协议均已经项目领导和公司审批完成，符合公司相关合同管理规定。
三、对下计价情况
2017年计划合同部按公司相关规定共对24家单位进行了劳务计量，2017年对下计量金额为5494.56万元，开累对下计量金额为5500.18万元，根据2017年年度经济活动分析显示开累对劳务队已完未计金额为1025.35万元，已完未计部分主要涉及路基工程831万元，需验收合格对上计量完成后予以计量，剩余部分为各工班待验收工程金额。
四、劳务结算情况
2017年计划合同部为2家单位办理劳务结算手续，分别为洛阳方坤建筑劳务有限公司、上海中呈建筑安装工程有限公司溧阳分公司，洛阳方坤建筑劳务有限公司结算金额3356893.41元，上海中呈建筑安装工程有限公司溧阳分公司结算金额40万元，结算手续均已按公司相关规定办理完成。
五、对上计价情况
2017年计划合同部完成了对上第2∽10期的计量工作，对上计量已计至2017年12月份，开累共完成10期计量，项目开累对上计量共计185549326元，其中100∽400章实体工程计量136177551元、价格调整2607466元、动员预付款56984609.5元、材料设备垫付款16426978元、扣回材料设备垫付款12768776元、扣留保留金13878503元。已完工未计量金额15792290元，产值计价率为89.6%，未计价部分为计价周期限制所致。
六、项目经济运行情况
2017年项目整体经济运行情况良好，2017年2月底公司对本项目进行了责任成本预算，责任成本预算本项目综合收益率为-13.5%。2017年年度经济活动分析报告显示开累营业收入151969841元，开累责任预算成本162277809元，开累项目实际成本159738137元；开累项目综合收益额为-7768296元，开累项目综合收益率为-5.11%；开累责任预算成本节超额为2539672元，开累责任预算成本节超率为+1.57%。
七、部门管理情况
2017年计划合同部整体运行良好，工作有序进行。在公司和项目领导的支持以及同事的配合帮助下顺利完成了各项工作，包括多种项目日常报表，对上计量，月度、季度、年度经济活动分析，项目经济管理系统数据录入，对下计量，月度施工计划及考核报告，合同起草签订，建立对上计量台账，组织劳务招议标等工作。
八、工作中存在的问题
2017年虽然整体工作情况良好，但也存在一些问题，致使在工作中走了不少弯路，主要涉及工作程序繁杂、数据统计准确度偏低、部门间数据统一性不好，从而导致工作效率降低，数据统计结果失真，返工工作量增加。这些问题的存在不是一朝一夕能够解决的，也非一人能解决的，需要大家齐心协力坚持不懈的以认真负责的态度对待自身的每一项工作，才能更好、更快、更准确、更轻松的完成自身工作事项，从而推动项目整体运行效率，提高项目收益。
九、来年工作计划与总结
西山煤电设备租赁公司是西山煤电集团公司煤炭生产所需租赁设备的业务职能管理部门，受集团委托负责授权范围内的合同管理，主要负责以下三部分业务工作：一是负责集团9个生产矿综采、综掘、岩巷作业设备、移动瓦斯抽放设备的租赁业务；负责设备的固定资产管理、技术选型、更新设备计划申报、与制造厂签订技术协议、生产现场的技术管理和综采工作面的设备衔接；参加租赁设备的招标和设备的出厂验收。二是负责租赁设备的修理，其中大修部分由集团统一计划管理，中小修部分由设备租赁公司按核定检修费指标控制安排使用。三是负责集团9个矿和8个选煤厂机电配件的采购供应；负责各矿、选煤厂配件单耗指标和配件储备资金指标的测算和考核，以及集团的配件信息化管理工作。2007年以前，西山煤电设备租赁公司的合同管理一直采取手工和纸质相结合的非信息化方式，由于标的物种类繁多、业务量十分庞大，传统的手工、纸质合同管理方式不但工作量大，而且无法做到统筹兼顾，难免发生误差、影响决策。为切实提高合同管理的水平和效率，从2007年开始，西山煤电设备租赁公司依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，逐步建立了自己的合同管理信息化系统，2012年对系统进行了技术升级。系统运行模式是，根据集团9个矿和8个选煤厂的配件需求计划，生成对应的采购合同，内容包括配件的型号规格、招标价、入库价、供应商等，系统自动记录合同的履行状态，通过合同台账监测合同的签订、执行情况；系统凭借计划管理、供应商管理、合同台账、验收管理、合同台账、统计分析、队组消耗控制、代储管理等模块和功能，基本实现了合同管理信息化。合同编号、软件开发、网络平台是该合同管理信息系统的三个主要支撑：
1.合同编号。合同编号是合同管理信息化系统的重要基础，直接关系到系统运行的效率，所以采用分级分类的编号形式。《设备租赁公司合同管理办法》第九章规定，所有正式合同必须进行编号，编号规定如下：a、工业产品买卖合同编号为ZL+01+XJ(XG)+年份+合同类别+合同顺序号。其中，ZL代表设备租赁公司，01代表工业产品买卖合同，XJ代表西山集团，XG代表西山股份，年份为签订合同年份的后两位阿拉伯数字，合同类别包括采掘、三机、支架、电器、选煤、泵站等，合同顺序号是合同签订的顺序编号。b、设备修理合同编号为ZL+04—XJ(XG)+年份+合同类别+合同顺序号，合同类别包括大修、中修、不保修、更新等。
2.软件开发。合同管理信息化系统软件以“先进、开放、实用”为指导思想，按照分层设计的思路，采用C++语言开发，通过通俗易懂的人机互动界面，具有良好的扩展性和交互性，使合同与业务部门的应用实现了数据级的共享交换，合同与业务部门的工作流程实现了应用级的互联互通。
3.网络平台。合同管理信息化系统紧紧依托西山煤电集团的配件信息化管理系统，实现了设备租赁公司与各矿、厂机电科网络互联互通。网络平台的布局方式为三层布局：各矿、厂机电科为接入层；各矿、厂信息中心为汇聚层；西山煤电信息中心为核心层。
二、西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效
随着信息化在合同管理中的深入，其优越性逐渐被各矿、厂认可。以信息化为手段的规范化标准化合同管理从合同起草开始，跨越合同评审、合同谈判、合同签订、合同履行，止于结算，并以合同档案的形式归档到系统，形成了一套闭合完整的合同管控资料，改变了传统合同管理的复杂性和随意性。
1.优化管理模式，革新管理理念。推行合同管理信息化，在管理路径上实现了由过去“偏离纠偏再偏离再纠偏”的被动式控制向“调查分析决策落实跟踪总结”的主动式控制的转变；在管理方式上实现了由过去的手工经验式粗放型合同管理模式向以PDCA循环模式为主的精细化合同管理模式的转变；合同管理的工作量和误差明显减少，质量和效率明显提高，促进了企业管理理念革新。
2.信息化确保合同数据真实有效。通过信息化管理，合同数据能够利用网络及时反馈，在加强合同动态管理的同时，拓宽了收集合同数据信息的渠道，确保了合同数据的真实性、有效性，为招标谈判及标后预算提供了详细数据，为企业提升决策水平提供了数据平台。
3.降低管理成本，提高经济效益。合同管理信息化提高了公司对包括各种配件在内的吨煤成本消耗情况的控制和监督效能，降低了库存占用资金，优化了库存结构，加强了对供应商的约束和平衡，促进了公司降本增效。
三、对西山煤电设备租赁公司进一步提高合同管理信息化水平的建议
如何从操作性、事务性的传统工作层面走向管理性、战略性的层面，这是合同管理真正要“管理”的长远问题。西山煤电设备租赁公司合同管理信息化成效明显，在系统日常运行和维护过程中，租赁公司以及各矿、厂机电科工作人员也发现了某些方面存在的问题和不足，主要概括为以下方面：一是管理规范化程度有待提高，表现为部分合同没有严格执行招标采购价格，有的矿、厂业务科存在先使用配件、后签订合同的情况；二是信息化程度有待提高，表现为信息查询、检索功能尚不够完善；三是工作效率有待提高，表现为系统登录、人员操作速度较慢等。以上问题的存在，既有少数工作人员认识不到位、责任心不强等主观方面的原因，也有制度不健全、硬件软件缺乏等客观方面的原因。笔者结合工作实际，对如何进一步提高合同管理信息化水平提出以下建议：
1.严格界定合同审批程序和权限，明确岗位职责，提高管理规范化水平。（1）审批程序：合同由设备租赁公司管理科和签订合同的矿、厂业务科共同办理，严格按照公司合同审批表的流程执行。设备出租合同由管理科审核，设备科复核，公司副经理审批：设备退租合同由管理科审核，公司副经理复核，公司经理审批决定承修单位：产品买卖合同由配件科审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行；设备修理合同由设备科科长、技术科科长审查，管理科审核，公司法律顾问复审，公司副经理复核，公司经理审批执行。（2）审批权限：各业务科科长是本部门合同管理的第一责任人，对所填写的合同内容条款负责，对审查发现不符合要求的合同，有权责令重新填写；管理科除对合同内容进行审核外，主要负责对签订合同对方的企业名称、资质材料、经营资格和合同内容中的价格、数量、履行期限、地点和方式进行把关；公司法律顾问主要负责对合同文本条款内容的规范性、合法性进行复审；公司副经理除对合同内容进行整体复核外，主要负责对合同的价格、质量和产品技术要求进行把关；公司经理负责对全部合同实行监控并签发执行。（3）协调机制：各业务科室负责人，对本单位业务员签订的合同内容，认为不合格不合法，有权退回合同，业务员重新签订；对按照规定属于复审部分的合同内容，认为不合格不合法的，有权组织有关部门进行合同审查，提出意见后，由经理签发；合同业务员在签订合同过程中，对所采购配件的价格或设备修理预算要严格审查，采购同单位、同品种、同规格的配件高于上年的，或者同一承修单位修理同一型号设备且鉴定结果相近、修理预算高于上期的，要在签订合同时附调价说明书，调价说明书需由业务科科长、副经理、经理审批后生效。（4）约束机制：管理科是完成合同盖章生效的最后环节，必须按照法律和专业标准的要求，对合同全部内容进行严格审查，发现问题立即汇报领导，严禁不合格或无效合同的签订：合同的履行，必须由管理科合同管理员核对合同和发票，核对无误后在发票上标注合同编号，加盖审核章，财务科方可结算，未经管理科审核及盖章的原始发票，财务科不得办理结算手续。同时，配件产品买卖合同、设备修理合同要求年履约率为95%以上，对于超过合同有效期的合同，终止履行。
2.完善扩展系统模块，提高信息查询、检索功能。（1）合同进度管理模块：分为合同实施控制子模块，合同变更管理子模块，索赔管理子模块。合同实施控制子模块主要对合同履行进度等方面的信息进行准确分析和实施动态管理，将配件需求计划与合同履行情况对比，找出两者之间存在的差异，从而及时调整工作计划；合同变更管理子模块可根据原合同与变更后合同的对照表，自动生成变更清单，生成变更详情表，计算变更净值和变更费用，并及时反映变更后的总费用变化情况；合同索赔管理子模块包括索赔文件管理、索赔鉴别管理、索赔计算管理、索赔证据管理等，为管理人员提供有关查询、收集有关索赔的各类数据的服务等。（2）合同文件管理模块：进行合同数据的输入、修改、合同文件的检索、查询等，其包含的数据有：招标文件，投标书，中标通知书，配件清单，标准规范和其他有关资料、技术要求等。（3）合同条款检索模块：可对各类合同条款进行检索，以便监督合同的履行，分为有条件检索和无条件检索，有条件检索按使用者所选择的条件进行检索查询，无条件检索按合同条款的自然顺序进行检索；选择条件可分为：合同编号检索、主题词检索、条款检索。（4）合同查询系统模块：分为合同法律法规检索子模块、常用合同范本查询子模块、其它子模块。合同法律法规检索子模块主要功能是对有关合同管理方面的合同法律法规及时更新查阅；常用合同范本查询子模块主要功能是检索查询和调用各种合同格式范本，使合同的生成更加方便、准确、快捷；其它子模块是为了方便系统用户，让用户自己增加功能而留的待开发模块。
一、医院基本建设造价控制的特点
医院建设项目具有建设周期长、单位价值高、专业技术要求高等特点，在预计工期内许多影响工程造价的动态因素会发生变化，工程造价在项目的整个建设周期内处于不确定状态。根据有关规定，医院的建设项目应当进行全过程审计，即从可行性研究阶段开始，到工程造价确认和经济后评价为止的整个建设周期。以建筑设计阶段为中心，以优选建筑方案和设计方案为基础，在建设期间的各个阶段采用各种方法和措施把工程造价控制在合理范围之内。
二、基建财务管理体系的建立
医院在基本建设财务管理首先应委派基建负责人和基建财务负责人，设立专门账户，健全基本建设财务管理制度。基建管理人员加强财务、建筑基础业务培训，熟悉基本的建筑工序、工程预决算基础知识、消耗量定额、招投标管理、合同管理等知识，降低财务风险，提高资金使用效率。
依据财政部《国有建设单位会计制度》、《内部会计控制规范―工程项目》及集中支付的相关规定完善内部控制制度，合理设置管理岗位，明确建设部门、监督部门和决策机构的责任和权利，管理岗位之间应有制约机制。
工程进度款的支付，医院与总包单位签订合同，每月根据施工单位编制的基建项目施工进度报表和拨款申请，经现场监理人员、基建负责人、财务监督人员共同对上报的工程工作量完成进度、工程质量、工程金额等内容审核、签字，全程跟踪审计项目还需审计部门签字，向分管领导汇报后最后交财务审核、付款。医院与设备、材料等供货单位签订的合同，应由监理、收货部门、总包单位、安装验收部门等签字，向分管领导汇报后交财务审核、付款。
组织竣工决算，在竣工决算编制前，财务管理人员应与基建负责人、监理工程师、总包单位或施工企业的预算员到现场实地勘验，对已完工程工作量进行复核，对设计变更和现场签证进行审核确认。在编制竣工财务决算表时，主要审查可行性研究报告，初步设计、投资概算、设备清单是否经审批，各种合同、已办理竣工验收的单项工程的竣工验收资料、施工图、竣工图、设计变更、现场签证、建设项目设备和材料采购库存资料等是否完整；已交付使用资产交接手续的真实性、完整性等；建设资金使用的真实性、合规性；竣工财务决算报表的真实性和完整性。
三、基于财务管理的造价控制关键点
（一）从设计阶段抓起，优选设计方案
医疗建筑的成功首先取决于前期的决策和设计，建筑工程的设计费约占工程额的1%左右，而设计方案对工程造价的影响度在70―80%。医疗单位一般没有建筑专业技术人员，专业知识缺乏，不能只注重设计方案、设计收费，而忽略了建材、层高、功能布局等对造价的影响。我院综合病房楼设计过程中，我们对建筑勘察、选址、项目成本、投资限额等方面进行了充分的调研和分析，对建筑设计院和设计师进行了充分的考察，设计过程中在尊重设计院意见的基础上，尽量满足使用要求，使设计方案达到了高效率、低成本的效果。
（二）组织和管理好招标工作
工程招投标可以解决医院和施工方、设备和材料供给方等信息不对称的问题，为医院和承包商的相互选择创造条件，优化整体的资源配置，有利于确保工程质量，缩短工期，降低工程造价，是造价控制的重要手段。根据建设项目要求和医院集体决策规定投标人的资质要求，从竞争程度和招标范围确定招标方式，根据自身情况自行或委托编制工程量清单，严格招标公告、投标邀请书、招标文件的编制与，严格投标人的资格预审。我院在综合病房楼的招标过程中实行全过程招标方式，将工程的勘察、设计、施工、监理、工程材料、设备等都纳入招标范围。在招标采购前，我们进行了周密的前期考察论证，勘察、设计、施工、监理方及主要的建筑材料、设备的选择，我们都进行了实地考察，充分了解各方实力、诚信、能力，谨慎选择入围厂家和队伍，从周密性和严谨性方面严格审查招标文件，，邀请招标项目我们委托有实力和资质的预算单位编制客观、公正、科学、合理的工程量清单，减少漏项，减少不可控因素，有效提高了施工效率，减少了施工阶段的矛盾和纠纷。
（三）建立合同管理制度，重视合同管理
在工程项目的造价管理中合同确定了工程实施和管理的主要目标，是甲乙双方进行经济活动的依据，是双方经济行为的最高行为准则，医疗建筑周期长，工程价值量大，工程变更、干扰事项多，合同管理是提高工程项目管理水平和经济效益的关键，是项目管理的核心。合同的签订和实施过程中必须在诚实信用的基础上，兼顾双方的利益，公平合理；合同目标的实现必须依靠甲乙双方的真诚合作。应注重合同审核，审查与招标文件和投标文件是否一致，合同条款是否合理、公允，计价依据是否公平，合同价款的确定、调整是否明确、严谨。
（四）科学进行施工组织设计，做好施工管理
严格控制施工组织设计风险，在满足工程质量及设计要求的同时，还要及时全面了解使用量大、随市场行情变动较大的材料价格信息，例如钢材、水泥、沙等，合理测算、控制材料进场量，提高资金利用率。针对风险管理需要，控制工期风险、材料价格风险、施工组织设计风险、自然风险、设计变更风险的控制目标，制定有效的控制方案，动态管理，实时优化。保证工程资金及时到位，高效实用，，避免资金不到位、设计变更、施工组织设计失误造成工期延误等因素对造价造成的不利影响。
