时间：2023-05-04 08:42:16
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇企业档案管理分类方案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
一、企业多元化发展格局对档案工作产生的影响
1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。
2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。
面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。
3煤炭资源整合后矿井的档案管理问题
由于煤炭资源整合的需要，*集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。
4外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题
*（集团）公司引进外资、对外投资，合作项目不断扩大，范围涉及文化事业、煤炭资源、电力、建材、医疗卫生、高科技产品开发等多个领域，形成了跨地区、跨行业的以煤炭为主业、多种产业并存的大企业集团。随之而来，集团公司的档案管理门类、档案全宗，也将体现多载体、多专业行业。如与美国合资建设的2×135MW综合利用热电厂，档案分类就要按照电力行业的分类方案进行整理。档案门类的新构成，档案分类规则的不同，事实上已形成了煤矿企业档案管理的“一企两制”。即：按照国家电力行业分类大纲整理电厂档案。这就要求我们学习、掌握电力行业的分类方案，使档案管理工作更加适应电厂的生产建设。又如*四矿与泰国万浦集团合资组建的中泰公司，在组建过程中，签定了一系列的中、英、泰三种文字对照的合同、协议、章程等，档案工作者应及时收集整理好这些资料。中泰公司成立后，泰方委派专人入驻公司，公司的生产经营状况均受泰方监管，在今后的生产经营过程中，这些资料都是双方友好合作的前提和基础。再如，出资参股豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目，由于*不是控股方，档案管理就以合作方为主要管理部门，作为参股方面的档案管理人员应积极与对方沟通，及时收集有关生产经营方面的档案资料，确保集团公司投资的根本利益。以往国有企业占主导地位，现在煤炭企业实施战略重组，与外资企业、其他行业企业合作，建立了控股参股、投资主体多元化的股份公司，其结果必将决定着公司的档案所有制（档案的有形资产和无形资产）形式的多元化，即从以往独有的国有企业档案，逐步新增了国有企业与其他行业企业、外国企业合资的联营经济档案、国有控股经济档案、参股经济档案等门类。档案所有制发生的改变，客观上决定着档案工作性质发生的变化。比如：档案部门在改制后的隶属关系、档案的形成和归档、档案的科学管理、档案信息资源开发、改制前后企业档案管理的新旧衔接、档案人员专业素质的再培训等。
二、新时期*（集团）公司生产经营格局的显著变化
近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，*煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。*四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立*中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135MW综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、*兴鹤发电有限责任公司2×600MW火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设*煤电十一矿；整合了*市*振兴煤矿、*王河煤矿、*井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。
在这种新的企业（公司）管理运作模式下，档案工作应重新定位，依照国家的政策、法规和现代化企业制度去摸索和实践，学习新知识，借鉴其他行业的管理办法，建立和健全一套新的行之有效的管理体系。
【关键词】企业档案；管理体制；新体制
一、在新体制下企业档案管理模式建设的方案策划
经过认真的调查研究，我们向各个分、子公司提供可供选择的三种档案管理体制方案。
（一）集中统一管理模式
档案管理机构的基本构成是：
1.设立文件、图纸资料制作的文印室，配备电脑、打印机、复印机、扫描仪、工程复印机等硬件设备及相应软件，采用联网打印方式，承担企业所有纸质文件制作及分发、传递任务。
2.设立资料档案室，配备库房、文件柜和联网电脑，统一管理企业的现行文件、半现行文件和各类档案。承担企业全部或者大部分纸质版本、电子版本文件材料的接收、分类、管理、提供利用、版本有效性管理任务。
（二）大分散，小集中管理模式
按照"谁产生，谁管理"的要求和统一的制度、标准，将现行文件、半现行文件与档案分开管理，制作、传递、保存、管理等环节分开管理，不同种类的文件、档案在不同的业务部门安排人员专管或者兼管，形成档案、信息管理各个环节互相配合、互相监督的管理机制。
档案管理体制的基本构成是：
1.技术文件和经营文件的制作、分发业务，分别由相关业务部门根据情况指定人员专管或者兼管，因为图纸的复制分发工作量大，在技术部门可以设专人管理。
2.现行文件、半现行文件和档案均由产生文件的部门予以相对集中，指定人员负责管理。其中图纸资料由于涉及版本有效性管理，可以在车间设立资料室，由专人负责管理，其他文件、档案由相应单位指定人员兼管。
3.各部门业务工作中形成的应当长期保存的文件，由各部门分别指定人员兼管，负责收集、立卷、每年定期送公司办公室归档保存，其它种类的档案由形成部门相对集中管理。
（三）建立在少纸化办公基础上的"分散+集中"管理模式
全力推行"少纸化"、"无纸化"办公。信息传递尽量在内部网络进行，运用专门软件做好电子信息的归档保存工作。
纸质文件集中管理，电子文件由计算机系统管理。在企业的综合管理部门如办公室派人兼管纸质档案和电子档案，在生产车间设专人管理图纸资料。
除产品、人事、基建、设备、财务、实物（营业执照、资格证书等）档案以外，所有的档案一律以电子信息保存，在条件许可的情况下，产品、人事、基建、设备档案也可逐步转化为电子档案保存。
（四）三个方案的优劣比较
经过分析、研究、比较，首都航天机械公司新建、扩建、迁建的分、子公司根据自身的情况，分别采取了不同的管理模式。如首都航天机械公司采用了第一种模式，天津分、子公司采取了第二种模式。怀柔分、子公司则由母公司直接负责其档案信息管理工作。总之，无论采用何种方式，都是根据分、子公司的具体情况确定的，目的是使这些企业的档案信息管理工作一开始就走上"规范、明确、高效"的轨道。
二、在新体制下企业档案管理模式建设的制度准备
（一）以档案法规为依据
档案管理工作的法律依据，不仅有《档案法》，还有《知识产权保护法》、《会计法》等专业法律法规，此外《保密法》等法律法规，也是档案管理工作不可缺少的法律依据和保证。
（二）以国家标准和行业标准为指南
经过几代档案工作者的不懈努力，我国已经建立起由国家标准、行业标准组成的档案信息管理标准、规范体系。特别是我们航天系统的信息管理制度《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等，都是我们建立档案管理规章制度体系的依据性文件。
（三）重视法规、标准、制度的执行情况考核
这是在企业档案管理规章制度体系建设中非常重要，又很容易被忽视的问题。要解决这个问题，一是母公司要担负起对分、子公司档案管理工作的监督管理职能，二是分、子公司自身要确定法规、标准、制度的执行情况检查考核的责任单位，明确责任内容，三是分、子公司要建立法规、标准、制度的执行情况，检查考核的具体操作办法，其基本要求是简便易行，四是分、子公司要把检查考核结果与奖惩挂钩，保证管理标准、制度的有效性。
经过各级档案工作者的共同努力，首都航天机械公司所有的分、子公司均相继建立了较为健全的档案信息管理规章制度体系。
表1三个方案的优缺点比较
比较/方案1方案一1方案二1方案三优点11.便于专业化操作。11.专职人员数量减少。11.管理人员数量减少。12.易于规范化。12.环节减少，效率提高。12.有利于管理规范化。13.责任明确，减少扯皮。13.资源分管，责任分担。13.有利于提高管理效率。14.对管理条件要求最低。14.对管理条件要求最低。14.大幅度减轻管理工作量。缺点11.人员数量较多。11.影响管理的规范化。11.对管理条件要求高。12.管理效率受到影响。12.人员数量似减实增。12.管理起点高。13.对形势变化适应性不强。13.不利于信息共享。13.管理的规范化不易保证。
参考文献
[1] 虞亚梅. 新时期，档案信息资源的管理和利用[J]. 档案学通讯，2009，1.
[2] 刘守华. 新时期，需要我们转变的八个观点[J]. 中国档案，2002，1.
论文关键词：技术档案；管理：服务；供电企业
档案管理是企业管理不可分割的重要组成部分。在供电企业加快实现“一强三优”现代企业的进程中，如何促进档案管理水平全面提升，实现档案工作由“事务型”向“参谋型”，由“传统型”向“开拓型”、由“被动型”向“主动型”的“三个转变”，是档案工作者义不容辞的职责。笔者认为，在信息社会化和社会信息化不断发展的今天，作为供电企业的档案工作者，首先应该增强档案为企业中心工作服务的意识，紧紧围绕企业的需要，各部门的需要和职工的需要，主动开发档案信息资源，并对档案信息资源进行综合加工、深度开发，为企业的科学发展提供经过提炼、深层次高质量的档案产品，创造档案信息服务的新形势，开拓档案信息服务的新领域，实现档案信息服务的新目标，归根结底一句话，就是要把技术档案管理放在首要的位置上，并以此服务企业的中心工作。
一、技术档案管理是企业档案管理的主要业务
档案最简单的定义是“直接形成的历史记录”。所谓“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，所谓“历史记录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、法律性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性。档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。
企业档案的内容性质可以分为行政档案、人事档案、技术档案等等。在以往很长的一个历史阶段，企业档案管理往往被认为只是单纯的人事档案管理，由此被遮上了一层一般人不便问津的神秘色彩，而所谓的技术档案仅仅当成了资料管理。改革开放以来，特别是进入市场经济以来，由于人力资源实行了广泛流动，企业员工基本上摆脱了人事档案的束缚，技术档案越发受到企业的高度重视，并成为企业档案管理的主要业务。
一般而言，技术档案是指企业在生产经营活动中形成的，有具体事务的技术文件、图纸、图表、照片和原始记录等等。详细内容包括任务书、协议书、技术指标、审批文件、研究计划、方案大纲、技术措施、调查材料、设计资料、试验和工艺记录等等。技术档案一般为内部使用，不公开出版发行，有些有密级限制，因此在参考文献和检索工具中极少被引用。
创造最佳的经济效益，促进企业科学稳定持续发展，是市场经济条件下企业的中心工作，也就是我们常说的“经济工作是企业的中心工作”。技术档案尽管不是企业的核心经济业务，但是它对于企业的核心经济业务却有着不可或缺的促进作用，特别是在市场经济的大环境中，管好用好档案，对资源开发的作用尤为明显。企业的档案管理工作要想更好地服务于企业的中心工作，就得把技术档案管理摆在首要的位置上。
笔者在本文中就加强技术档案管理，服务企业中心工作这一课题，并结合编制供电企业输变电工程档案管理导则的实际，做以下阐述。
二、编制供电企业输变电工程技术档案管理导则课题的提出和运用的技术手段
近年来，供电系统电力建设尤其是输变电工程项目日益增多，在供电企业技术档案管理中占据头等地位，受到国家相关部门和国家电网公司的高度重视。《国家重大建设项目档案验收办法》、国家电网公司输变电工程达标投产考核办法、国家电网公司优质工程评选办法，都将档案工作列为工程验收和评比的重要内容。同时，电网建设、生产运行以及依法维权等工作中对工程项目档案的需要也日益提高。实现工程项目档案的规划化、标准化管理是保证在项目文件的齐全、完整和及时归档，提高建设项目档案管理水平，最大限度地满足各方面需求的重要途径，归根结底还是要实现为企业经济发展这一中心工作服务的根本目的。
编制电网建设工程技术档案中包括输变电工程管理档案导则，对该导则采取以下三种技术手段。
1.丰富完善工程项目档案文件的归档范围
一是以电力企业档案分类表为纲。《电力企业档案分类表》按工程建设的不同阶段，设列了应归档文件的类别名称和部分文件名称，虽然不完整、不详细、不全面，但结构上还是较为合理的。收集工程项目文件的归档范围和内容时，以分类表为大纲，充实相关内容，有利于编制工作的有序开展，同时避免大的漏洞。
二是以《国家重大建设项目文件归档范围》为基础。《国家重大建设项目文件归档范围》是面向全国各行各业各类建设工程的文件归档范围，具有普遍指导意义。编制技术档案中的输变电工程管理档案时，必须以此为依据，充分利用已有的成果，补充电网建设工程技术档案特有的文件材料，同时，剔除电网建设工程项目中不可能产生的文件类型，使其既具有丰富性、完整性，又具有简便性、实用性。
三是以建设部管理规定、规范和标准为依据，丰富完善电力建设工程项目文件归档范围。这些文件主要是指《电力建设施工质量验收及评定标准》、《电力建设工程质量监督检查典型大纲》、《建设工程监理规范》、《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》、《国家电网公司输变电优质工程评选办法》等等，依据这些文件全面收集工程建设管理、施工管理、监理、质量监督、验评等各项活动中形成的各类文件材料，确定工程项目文件的归档范围，丰富归档内容。同时在编制过程中吸收档案业务骨干、工程管理人员、施工技术人员、监理人员、兼职资料员参加，发挥其了解各类管理范围和标准，了解建设过程及需求的优势，使归档范围的制定更加符合电网建设工程项目的实际情况。
2.明确类目设置
电力工业企业档案分类表制定于1991年，由于历史的局限有些类目设置不科学，很多文件无法判断其类属；加上随着电力建设的发展，形成很多新类型的文件，其无法归入原来的类目中，在整理建设工程项目文件时给建设、施工、监理等单位兼职档案员造成很多困扰，影响了工作效率。为解决这些问题，可以在研究电力工业企业档案分类表的类目设置情况的基础上，掌握类目设置的思想、原则、方法，根据其按工程的建设阶段为主线，结合文种进行类目设置的情况，在不违背分类方案基本原则和分类体系的基础上，依照档案分类学的原理，调整不合理的类目设置，增加个别类目，明确新增文件类型的归类方法，使新的类目设置结构更加科学合理、内容更加完善。
3.确定整理方式
按照尊重文件形成的规律，保持文件内在联系，保证归档文件完整、系统的原则，设计工程项目文件的整理方式，达到便于操作、便于查找利用。如工程项目质量验评文件，按照工程项目质变过验评标的结构设置单位工程、分部工程、分项工程、检验批的结构层次，设立各层次应归档文件名称，在整理案卷时，按照检验批文件、分项工程文件、分部工程文件、单位工程文件的顺序依次排列，实现结构层次清晰、排列有序、不漏文件。同时，尊重文件材料的形成规律，保持层次文件之间的有机联系，保证归档文件的完整、系统，从而使操作便利，也有利于归档文件分类检索和查找。
三、供电企业输变电工程技术档案管理的突破及其实施效果
1.工程项目文件的归档范围
国家档案管理部门出台的相关规范是面对全国各行各业的各类工程档案的，具有普遍的指导意义。但是，所列文件归档范围不能满足电力建设工程项目特别是输变电工程的实际需要。所以我们应该编制从立项审批、前期准备、施工建设、竣工投产到验收检查各阶段产生的各类应归档文件内容和项目文件归档范围，从而解决建设项目产生哪些文件，哪些文件需要归档的问题，为项目文件的齐全、完整和系统提供保障。
2.工程项目文件的分类方法
编制电网建设工程项目档案管理导则，明确所有应归档文件的分类号，解决《电力工业企业档案分类表》中因类目设置不规范造成的分类不统一、不明确的不足，提高电网建设工程项目文件整理的规范化、标准化水平。
3.工程项目文件的整理方法
编制电网建设工程项目档案管理导则，按照分类号、文件顺序号的结构，详细排列所有电网建设工程项目文件，为整理项目文件提供依据，为项目文件的齐全、完整提供保障，使项目档案的分类编目更加科学合理，有利于日后的检索查找，从而提高建设、施工、监理等单位整理项目档案的效率。
电网建设工程项目档案管理导则的实施，受到各单位专职档案员、施工管理人员、监理人员、兼职档案员的欢迎。导则实施后，项目文件的收集更加齐全、完整，整理更加规范，归档更加及时，查找更加方便快捷，为档案专项验收、达标投产验收和创优检查的顺利通过提供了方便条件，为日后的查找利用奠定坚实的基础。
四、供电企业输变电工程技术档案管理的应用范围及其效益
电网建设工程项目档案管理导则适用于输变电工程项目法人单位、建设管理单位、施工单位、监理单位、设计单位、设备制造单位、试验单位等。
它为企业带来了直接、间接经济效益和社会效益：
第一，提高了劳动生产率。电网建设工程项目档案管理导则的实施，提高了项目文件归档的工作效率，以往，一个变电工程项目完成收集整理工作大约需要12人30个工作日，而现在用15个工作日即可完成，劳动生产率提高100%。
1 新时期__（集团）公司生产经营格局的显著变化
近年来，随着企业改制进程的不断深化，企业发展步伐的加快，特别是为落实省委、省政府关于煤炭资源整合和实施煤炭企业大集团战略指示精神，__煤业（集团）公司依靠煤炭资源优势，引进国内外资本和战略合作伙伴。__四矿以改扩建为主要项目与泰国万浦集团合资成立__中泰矿业有限公司；与美国新能源投资公司签定战略合作意向书和2×135mw综合利用热电项目意向书；出资参股了豫鹤同力水泥有限公司日产5000吨水泥熟料工程项目、__兴鹤发电有限责任公司2×600mw火电厂项目。围绕做强做大煤炭主业，加强外部煤炭资源整合。与香港富拉尔等四家公司合资成立“河南华安煤业有限责任公司，共同建设__煤电十一矿；整合了禹州市浅井乡振兴煤矿、荥阳王河煤矿、巩义谷山井等。这些工作，对公司矿井接替及煤炭主业长远发展具有重要意义，企业的资产结构也逐渐形成了多元化格局。
2 企业多元化发展格局对档案工作产生的影响
2.1煤炭资源整合，需要对资源整合矿井进行探矿权、采矿权的变更，需要进行矿区勘查和矿井的扩能技改。这就必然形成大量的地质勘测资料和煤炭基本建设资料，如何管理好这些档案资料，是我们当前档案管理工作的新课题。
2.2引进外资及对外投资合作建设新项目，企业的资产结构逐渐形成了多元化格局。企业资产结构的多元化格局，带来了企业档案管理工作的多元化。企业档案工作内容、档案管理体系均发生了新的变化。档案工作如何适应新形势、新任务的要求，成为目前档案工作者的当务之急。
面对新形势，我认为应从以下几方面予以关注和重点解决。
2.2.1 煤炭资源整合后矿井的档案管理问题
由于煤炭资源整合的需要，__集团要向新整合矿井委派大批矿井管理人员和技术人员，对整合矿井办理探矿权、采矿权变更手续，对矿井进行改扩建。由于煤炭地下作业的特殊性以及五大自然灾害隐患（瓦斯、煤尘、顶板、水、火），决定了煤炭档案对煤炭生产安全有着特别的重要性。所以，整合矿井档案管理工作应当做在其他工作的前面，即从双方开始签定合作协议之日起，就应指定专门领导负责此项工作，设立档案室，配备档案管理人员负责对档案资料的收集整理。这样，才能保证资料的齐全完整，科学规范，为今后矿井顺利通过竣工验收打好基础，为矿井投产后的安全生产和可持续发展提供有效的参考依据。
2.2.2 外国投资企业、出资参股企业的档案管理问题
（一）在进行档案信息化建设初期阶段，对其调研力度不足。
目前，我国建筑施工企业普遍存在在开展企业档案信息化建设工作前期，对档案信息化建设调研不充分的问题。因此，如果企业对档案信息资源进行合理科学的分类、整合、进行检索以及编码工作，就可以很容易形成一套有效的管理企业信息档案的规章制度，从而从真正意义上形成数字化档案信息管理库，做到真正的利用电子计算机进行档案信息的管理，实现档案信息化。有数据显示，目前我国只有2%的企业能够使用计算机进行企业档案信息等相关数据的管理。由此可见，建立数字化的档案数据库是建筑施工企业实现现代化的前提。档案信息化建设的成功更有利于企业更好的收集、处理、积累具有信息价值的庞大的档案数据。因此在档案信息化建设初期，要加强对其调研。
（二）对档案信息化建设重视力度不够，针对性不强，档案从业人员业务水平参差不齐。
在我国建筑施工企业中，档案信息化建设受到很多企业内部因素的影响，比如高层领导不够重视，导致协调沟通不到位，又如档案人员对档案的管理能力不够好，对档案信息化建设的重要性认识不足，单纯认为档案管理工作只是简单的对工程档案进行收集、整理、归档、保管，因而不需要太专业的知识和专业人才，导致档案管理人员专业知识水平不高、业务水平偏低、来源杂乱，这对档案信息化管理建设有很大的阻碍作用。
（三）档案信息化的探索、开发和建设传统化。
目前国内大多数建筑施工企业档案信息化的开发都流于“表层化”，仍然以比较简单的介绍、汇编和存储为主。比如在数字化的扫描或者目录录入方面，只是由传统方式转变为数字化的网络化的保管，在建立开发的工作中，更多的是改变了档案信息存储方式，没有从根本上改变，没有实质上的突破，甚至有一些企业的档案管理人员从不进行档案的编研及相关的检索工作，至于具有综合性、专题性的档案信息化的调研更是少之又少，甚至没有。
二、关于解决建筑施工企业档案信息化管理的方案
（一）通过几种手段提高建筑施工企业的信息化，加强对企业档案信息化的管理。
加强对档案信息管理人员的培训。对工作人员的培训，要有针对的根据建筑企业档案的实际情况进行，要着重于计算机、网络与应用系统等方面的相关知识与操作的培训。同时也要加强企业档案信息化软件系统维护人员的培训，这其中包含：数据的管理、各个业务模块使用权限的控制以及意外事故的处理等。加强建立档案移交、管理分类方案。对于工程项目竣工档案，集团公司档案管理部门要形成一整套的收集、整理、移交规范。对企业档案、文件的分类以及其组卷原则，都要有统一的要求。
（二）从顶层设计入手，同时培育复合型人才，积极建设并完善企业档案信息化管理。
将档案信息化管理规划到企业的发展中去，依照国家及行业的规划，同时结合企业自身档案信息化发展现状，制定切合实际的的发展档案信息化发展规划。总体规划要从信息化现状、建设目标、系统构架、行动路线、与企业信息化的关系等方面出发，既要有短期要求，又要保证档案信息化工作的长期目标，使档案信息化不盲从、杂乱。要加强基础理论、业务技能的培训，提高对企业档案管理人员学历要求、专业对口性要求。加强对相关人员现代化信息技术方面的培训，在恰当的时机引进专业人才，增强团队实力，为企业更好地服务。
（三）在档案信息化建设中引进新的方法，用应用来促进档案信息化管理的建立。
改变企业档案一归档、保管工作为主的局面，注重档案的应用、扩展范围，提高员工参与档案管理的比例，形成全员参与的好局面。同时应用更加专业档案管理方法，充分利用IT新技术。
三、结束语
（一）知识管理在企业档案中的作用
作为企业活动的记录者，隐性知识是企业档案管理的主题，也是企业知识资源的核心组成部分，有助于企业档案共享传递。当知识有了传递过程，才有应用价值。随着知识应用范围扩大，档案价值也随之扩大。如：发生知识产权纠纷时，企业档案可以有效保护知识产权。同时，企业档案反应出整体企业文化，不仅具备一定的知识框架，也成为企业价值观和企业战略的一部分。
（二）知识管理是企业档案工作心方向
顺应经济时展要求，档案管理工作也要实现以知识经济为主的现代化技术管理体系。作为社会系统中占据主导地位的知识管理，有提升企业核心价值和竞争力等优势，知识管理从促使企业档案管理创新，在一定程度上使传统操作方式向现代化技术转换，为企业深度发掘知识价值。（三）知识管理是企业档案管理必然趋势企业档案管理拓展实现智能化服务，也能看成是知识管理的重要组成部分。档案人员的身份也从保管员向知识保护者咨询者转换。因此，企业档案管理者应积极投身于优化馆藏资源的工作中，合理利用数字化手段，完善档案馆数字化建设。对于现今企业档案管理技术来说，信息化发展是不然之路，实现智能化服务可以通过知识导航、知识库建设实现。同时，工作人员素质也是提升档案分析处理能力的关键。
二、知识管理视角构建档案管理模式
（一）构建档案知识资源管理目标
随着信息化发展，档案管理者思想也要不断改变，其目的在于档案知识资源信息化、资源化，更有利于搜索、查询、分类保存。充分分析管理决策过程，设立订阅机制，对未来知识型文档设计模板，方便员工收集获取知识资源。同时，构建并配备支持员工考试及事务工作相对应的分类知识库，使员工充分了解制度形式和制度环境。依托网络资源，实现分等级的访问权限。
（二）集中化构建知识资源库系统
知识档案管理的目标是集资源库收集、资源库委托、应用功能系统等功能与一身。知识资源管理方案可以设计为知识资源管理中心和知识资源管理团队，推进和完善知识资源管理体系。
（三）企业实施档案知识资源管理的必要条件
由于档案知识资源管理步骤明确，包括制度调查、软硬件完善以及技术资源和人才资源，首先要制定实施目标，以一定的网络基础设施作为核心前提建立保障体系及档案知识管理机制。
三、结束语
关键词：档案管理；转变；规范；对策
中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007-9599 （2012） 20-0000-02
图档资料是电力系统保存设计信息的重要手段，也是管理和检修设备的重要依据。随着信息技术的快速发展和大规模应用，人们生活的各个方面发生了巨大的变化，电力设计院在正常运转过程中，产生的CAD或公文性电子文件越来越多，资料所在空间越来越大，为了缩小档案保存空间，快捷传递交流信息和实现信息共享，必须提出切实可行的、符合新环境的解决方案。
1 现代的档案管理工作的转变
1.1 档案存储载体的转变
随着信息化程度不断提高，电子文档以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件，电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现，通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，同时节约了成本，提升了便捷性。
1.2 企业档案的分类变化
新环境下，传统分类方案将被打破，取而代之以电子档案管理，在电子档案管理过程中，一份完整的档案信息可以分散在几个管理系统中，信息系统依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目，尽管各企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是电子档案管理过程中档案分类更能贴近管理的需要，分类也将更详细、更科学、更规范。
1.3 档案保存方式上也有所改变
在信息系统中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去，则很难接触到档案。
大量的电子图纸不可能最后归档，管理者必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家相关政策制定出电力设计院的《电子文件管理办法》，要求电力图档系统使用者在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等电子档案管理内容。使用者可以在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，也要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性。
2 电子档案目前面临的问题
2.1 档案的真实性有待确认
电子文件与纸质文件不同，其特性决定文件很容易被第三方修改，且很难追踪修改信息。计算机创建文件并不像传统文件的一样签字、笔迹容易辨认，创建者可以随意更改电子文件创建者的相关信息。
2.2 档案安全性问题突出
由于互联网、3G网络的普及，电子文件很容易分发出去。此外，一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题，带来了极大的威胁。
2.3 档案保存时间性问题
随着OA的不断深人，很多设计院将会实现无纸办公，日常业务中所有的情况、决策、信息存储在网络中，使用者只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序，也方便了利用，但是一旦网络突然瘫痪或被毁，如出现“黑客”问题，遇到病毒问题或其它方面的故障，电子文件可能会在一瞬间同时消失，造成难以弥补的损失。
2.4 档案内容的一致性问题
软件的兼容性和拓展性会造成电子图档的统一性问题，计算机软件研制大大落后于硬件的发展，远不适应各方面存储的需要。档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件，势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
3 建议采取的对策
3.1 加强对电子档案人才的培养
合格的电子档案管理人才不仅应该精通业务，同时对计算机操作和电子档案的特性要熟悉。目前计算机技术飞速发展，OA、CRM、HR等大型管理软件日益普及，电子档案的管理必须经过专业培训才行，企事业单位应送出员工到先进的IT企业和信息管理咨询企业进行进修和学习，使得操作人员在熟悉业务的同时，精通计算机操作和信息管理。
3.2 完善电子档案相关的安全法规
在信息系统中，所有的安全策略实施过程中最主要的因素是人，因此完善员工对电子档案操作的规范，强调安全的责任意识显得尤为重要。电子档案在形成和归档的过程中有众多环节，每个环节的工作人员都有不同的职责，对电子档案的都有一定的操作权限，即使有比较先进的信息安全技术，但在人为操作层面仍有漏洞，因此，只有通过完善制度最大限度降低人为造成的安全漏洞，才是提升电子档案系统安全性的根本途径。
3.3 建立健全电子档案的工作标准
电子档案在业务系统中的流转是一个标准的过程，要有和业务系统向配套的电子档案工作标准，严格控制档案从创建、保存、上传、审批各个环节的操作步骤，从源头上降低任务误操作造成的风险，形成一套科学、规范、严格的电子档案管理规范。
3.4 构建一套统一标准的档案管理系统
电网系统的档案安全涉及到国计民生，必须集中一切优势资源来研发电网档案管理系统，建议由国家电网策划、组织和实施电网档案管理系统的研发工作，利用国家电网的优势人力、物力和管理资源研发一套高可靠、高效率、高兼容性、具有严格标准的档案管理系统。
4 典型案例分析：通用图档管理系统
该类系统一般采用最新的WEB技术，实现图档全程无纸化流转，系统中采用的先进的工作流机制，对图档创建、共享、审核等各个环节进行严格的权限控制，保障的图档的一致性，提升了图档修改、查询效率，在大大提升工作效率的同时，保证了图档安全，同时系统中还内化一些科学管理理念，确保电网系统的安全、稳定运转。
系统特征：采用微软.NET等开发平台，构建系统表现层；采用B/S架构模式，客户端浏览方便安全，数据完整可追溯；所有类型用户的权限统一集中管理。
系统功能：系统具有对设计图档（Auto CAD）、一般图档（扫描图片、文字资料等）集中管理、综合查询、浏览、在线打印、批量下载等常用功能，数据库系统采用SQL Server或Oracle系统。可提供签入、签出、自动归档功能，流程清晰简捷，便于修改和删除。
系统版本：分布式版本可以进行分布式部署，适用于省市级电力公司对下属分公司的图档进行集中控制和管理；集中式版本适用于各级电力公司、电厂、电站等，系统可以对图档进行科学规范的管理；普及版本主要强调对图档的管理，适用于所有的CAD设计机构、设计院、电力或工程设计公司等，价格相对较低。
关键词：电力企业；会计档案；分析
中图分类号：G271 文献标识码：A
我国电力企业对国家经济发展起着支柱的重要作用，电力企业的会计事业可以说关系到国计民生。因此，加强电力企业会计档案管理迫在眉睫。在强化电力企业会计档案管理的工作中可以根据过去的会计档案管理方法进行对比分析，并根据问题采取针对性措施，从而提高会计档案管理工作的质量。但是，由于我国大部分电力企业在会计档案管理工作上投入不足，导致我国电力企业会计案管理质量和效率都不高。
1电力企业会计档案管理的现状
受传统计划经济体制的影响，多数企业只重视对事业收入、经费支出、资金的管理利用，而对会计档案资源利用却没有引起足够重视，很少利用会计档案来分析经济管理过程中的各项活动，在一定程度造成了会计档案资源的浪费。同时，由于电力企业会计档案管理制度中或多或少地存在过分强调保密的问题，对利用会计档案人员的身份和利用目的作了严格的限制，导致一批现实的会计档案用户被拒之门外，潜在的会计档案用户得不到转化，会计档案的史料和参考作用难以最大限度地发挥。
2电力企业会计档案利用的意义
2.1掌握整个企业的整体资金状况。企业管理者随时都能方便地对会计档案目录、数据进行查询，实时、动态、完整地掌握整个企业范围内的整体资金状况，包括账户基本情况、交易记录、余额信息，提高分析和驾驭市场的能力。
2.2监控资金动态。防范风险、堵塞漏洞。利用会计档案可方便地随时监测异动，加强对投资、融资、担保和汇率等方面的风险管理，为企业减少风险；同时，可方便随时摸“家底”，查问题，找原因；对症下药，堵塞漏洞，完善各项管理制度和内控制度，提高管理水平，为企业的改革和发展奠定坚实的基础。
2.3提高资金的使用效益。利用会计档案，实时掌握企业可支配的资金总量，可以向商业银行争取较高的协议存款利率，可以在公司内部调剂余缺，可以尽量利用自有资金、减少财务费用，向资金要效益，提升企业价值。
3加强电力企业会计档案管理工作的措施
3.1进一步完善企业会计档案管理制度实施细则。制度是保障公司和单位稳定和高效运行的根本，当然电力企业的会计档案管理机构也不例外，只有明确档案管理各方的具体职责，并建立健全相关制度，使得档案管理得到细化和明确，才能从更大程度上提高电力企业会计档案管理的管理水平。在会计档案管理的管理制度中要明确档案保护和档案管理的重要性，尤其是相关会计数据档案的保护和储存也是极为重要的，它对会计档案管理的业务水平提高有重要影响，因此，对会计档案的保护与管理应该受到电力企业高层的重视，有关的工作人员应该自觉、主动地增强自身的档案管理意识与理念，对档案进行定期的、仔细全面的检查与核对，一旦发现不合理的地方应该立即报告相关处理机构，进行快速有效的处理。另外，在当前日新月异的社会发展中，会计档案管理制度的完善必须要有对档案管理工作充足的认识，这不仅包括管理人员和工作人员，更包括领导和上层部门。加强对档案管理的计划方案设计和未来发展规划的制定，这对档案管理工作的未来发展方向有着极为重要的指示作用。
3.2加强会计档案管理的硬件投入。会计档案管理工作具有很强的系统性、综合性，管理起来是相当复杂的，在管理过程中极容易受到众多不确定性因素的影响和制约，除了对档案保管人员的个人能力与素养有较为严格的要求外，相应的硬件设备也是比不可少的。电力企业应该增加对会计档案管理工作的支持力度，包括人力、物力和财力三个方面，积极购进先进的硬件档案管理设备，淘汰旧有的档案管理设施，购进的硬件管理设备应当具有防尘、防电磁干扰以及防潮等特点，而且还需要进行相应的计算机硬件病毒防火墙的设置，防止病毒入侵造成的档案信息泄露和丢失，只有这样才能从硬件上保证会计档案管理工作的顺利进行。
3.3加强组织领导，提高会计档案管理水平。要想从根本上提高档案管理的水平就必须提高管理人员的管理意识，因为意识是行动的基础和先导，若想提高事业单位档案资料的管理质量，首先要加大对档案管理知识的宣传力度，只有让事业单位的内部人员都对档案管理有了正确、充分的认识，才能用心做好档案管理工作，才能增强档案管理意识，明确自己在档案管理方面应尽的责任和义务，为提高档案管理水平和质量贡献出自己的力量。另外，要想加强会计档案管理的水平，就必须加强对会计档案管理人员培训，提高能力。对档案管理人员的培训是必备工作。档案管理人员要着重增强其专业知识、专业技能，提高业务素质，既要精通档案管理工作，又能熟知技术领域，保证档案管理工作的规范化。除了提高相关人员的自身素质之外，还要提高档案管理从业人员的资格准入标准与门槛，保证引进的管理人员具有很高的工作能力和技术水平。其次，就是要加强相应制度和规范的建立，健全制度，落实责任。
3.4加强会计档案利用工作。伴随着我国社会和经济环境的不断变化和发展，我国电力企业会计档案管理将会更加信息化和科技化，并且对会计档案的利用也将更加便捷化、人性化和自由服务化，在进行电力企业会计档案的利用时要注意保证利用的信息化、高效化和联合化，而且利用时应该注重利用形式的制度化、利用的合理化以及档案信息的保护等。在进行会计档案利用时，要转变传统的观念，建立超前意识、加强自我观念、创新利用服务形式以及加强信息资源共享等，这些都是提高会计档案利用质量的关键所在。另外，对会计档案的利用要围绕整个电力企业的发展目标、方案、生产经营形式等，这样能够保证会计档案利用的根本目的是企业的未来发展，而且，利用时要对企业内部人员进行分职权性的信息开放共享，从而加强会计档案信息的保护。
结语
总而言之，电力企业会计档案管理工作不论对于电力企业而言还是社会而言都是一项重要的工作，而且会计档案管理工作对于电力企业的未来健康发展起着极为关键的作用，所以，会计档案管理的形式应该力求适应社会和公司的发展，不断创新会计档案管理的管理形式，采取针对性的措施进行管理缺陷和问题的解决，并注入符合时代潮流的新的元素，最终实现会计档案管理的经济效益和社会效益。
随着社会保险制度改革的深入，社会保险覆盖范围逐渐扩大，参保人数不断上升，由此产生的大量档案信息资料，是劳动者依法享受社会保险待遇的原始依据。鹤岗市社会保险事业管理局主管全市近10万企业职工的养老保险工作，每年收缴养老保险费1.5亿元，发放养老保险金1.4亿元，每年新增参保职工6000人，新增退休人员3000人，由于养老保险的综合性，工作的全面性、收缴情况的复杂性等，决定了社会保险档案的规模大，种类多，内容繁，全市社保档案形成6大门类，总数达40余万份。因此，用科学、规范的方法加强社会保险档案管理势在必行。档案行政管理部门在档案服务民生工作中不断更新理念、创新思维、创造条件、加大对社保档案的工作力度，有针对性地提供指导服务。
一、突出重点，强化社保档案业务指导
一是鹤岗市档案局主动与市社会保险事业管理局协调，多次召开座谈会，研究社保档案工作中出现的问题和面临的形势，提出具体的解决方案和办法，并与市劳动和社会保障局联合下发了《关于做好社保档案工作的通知》，去年就这一文件的贯彻落实情况，联合对市区进行了检查。工作中，注意典型引路先后抓了鹤岗市社会保险事业管理局和鹤岗市地税局这两个典型，在全市树立了典型，使新社保档案人员学有榜样，赶有目标，在系统中营造了一种良好的工作局面。二是整章建制，形成规范的社保档案管理制度。依据《档案法》、《黑龙江省档案管理条例》和有关业务规范标准要求，积极指导各社会保险经办单位建立健全本单位各种档案的管理办法，保管期限表以及档案登记、借阅、保管、保密鉴定销毁等各项管理制度，狠抓规章制度的落实，对于没有照章办事或者制度落实不力的单位进行批评甚至通报。帮助指导鹤岗市社保局制定了《文件材料整理及归档办法》、《各类档案分类方案》、《文件材料归档范围及保管期限表》以及保管、借阅、利用、鉴定等10余项制度，进行了有效的指导和严格审核，形成了一整套监督制约机制，指导社保局将社保档案工作纳入了各科室的岗位责任制和年度目标考核，责任到人，有效地保障了社会保险档案工作的正常开展。
二、加大对社保档案管理的资金投入，同时提升管理人员的综合素质
大力宣传社保档案工作的重要性，积极引导社保系统加大资金投入，加强社保档案的保管条件，取得了明显成效。市社保局克服了办公条件紧张，资金短缺等困难。想方设法为社保档案工作开展提供了硬件基础和必要保障，按着档案管理基础设施建设的有关要求。一是调整了档案库房，改变了过去库房狭小，条件简陋的状况。二是为各档案管理机构配备了计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、空调机、除湿机等现代化设备。三是安装了一套10组的密集架。四是加强培训，不断提高社保档案管理人员综合素质。抓基础，要求凡有档案管理的部门，都要配备一名专职档案人员，确保档案管理人员素质，必须兼职人员不可兼职过多，应以档案管理为主，保证档案管理的工作时间。抓培训，通过举办各种不同类型的档案管理人员培训班，来不断地更新观念，更新知识提高业务水平，同时鼓励档案管理人员不断地学习档案管理工作的积极性和主动性。
三、指导社保局提高社保档案现代化管理水平
一是调入两名计算机专业人员充实到社保档案数据库建设工作当中，利用网络信息技术和数据库技术，对利用频率很高的社保档案优先进行数字化加工和数据资源整合，建立社保档案专题目录和全文数据库，为当事人提供快捷方便服务。二是电子档案的管理由局信息科负责，统一将收集到的大量基础信息，录入计算机形成电子档案，由信息科授权，各业务科室使用，并建立新产电子档案，这一作法，显示出了电子档案使用迅速快捷的特点，大幅度提高了工作效率。其次档案错误的修改，由档案管理委员会主要领导掌握，这样作的目的是保证信息的准确性，杜绝了不良档案信息的产生。同时根据工作需要建立了一整套的工作流程，使电子档案的建立健全、使用都在一条良性的轨道上发展。三是文字档案的管理采取当年文字档案由各使用科室分类管理，方便了档案使用，保证了文字档案的完整。四是接收人事档案由个体科分管，由专管人员按接收日期将并轨转制人员档案编号入柜，同时使用计算机建立档案索引目录，并将档案索引信息，自动由计算机生成保管接收单据发给档案所有人，这样在保证档案安全下，最大限度的缩短了档案查询时间，统筹安排，分类管理这一作法，目的是电子档案保证最快速的使用这些档案的基础信息，提高工作效率，文字档案保证了信息的历史性和连续性，接收档案方便了使用者的查询。
当今社会正在创新各种社会服务和信息化的道路上高速前行，档案管理的电子化已经成为大势所趋。目前企业管理之中信息管理系统和计算机技术的应用已经十分普遍，这要求档案管理要尽快进行科学化建设和创新化建设。所以档案管理工作亟待创新，利用科学规范的档案管理工作实现其对企业价值的提升，这是当前企业管理者和档案管理工作者需要解决的首要问题。
一、企业档案管理存在的主要缺陷
（一）企业对档案管理重要性没有足够的认识。当前很多企业的档案管理工作显得相对陈旧，缺乏科学性，造成这种现象的根本原因在于企业往往将档案管理工作边缘化。一些企业的管理者将管理的重点放在经济效益的获得上，但是却没有意识到档案管理在提升企业经济效益上的推动作用，导致了很多企业档案管理工作浮于表面、流于形式。企业的不重视导致了企业工作人员对档案管理工作也不重视，他们对档案管理工作缺乏热情和责任感，通常档案管理工作没有专人负责。这种企业上下觉得档案管理无用的观念导致了企业发展严重失衡。
（二）企业缺乏完善的档案管理制度。企业缺乏制度化的档案管理模式，主要表现为以下几个方面：首先，档案收集过程不规范。企业没有专门的档案收集制度，部分企业虽然设置了相应的规章制度但也只是流于形式。其次，企业档案收集过程不规范。企业内部一些档案管理人员专业知识浅薄，尤其是一些新入职的工作人员缺乏相应的工作经验，由于档案管理人员素质良莠不一，档案将会在立卷中会出现很大的问题。一次立卷现象的出现不仅仅会影响档案查询，还违反了事毕立卷的工作原则。最后，企业档案管理综合力度不强。当前很多企业档案管理采取的是班组管理模式，这种管理模式在行政管理上的权限有限，在档案管理的重大问题上不可自主决定，需要向上级主管汇报，而上级主管通常并不是档案管理专业人员，他们很难完全顾及档案管理工作，这导致了档案综合管理存在一定的障碍。
（三）企业档案管理信息化建设不足。虽然很多企业在内部管理上已经大力推行了信息化建设，但是档案管理在文件传输和资料输入上仍然信息化程度不高，这导致了档案管理质量一直难以提升。由于企业没有建立完善的档案管理信息系统，难以给予大力的技术支撑和强力的系统保障，这也是档案管理信息化不足的一个重要原因。一些企业虽然建立了档案管理信息系统，但是却和档案管理工作实际状况相去甚远，使得档案管理效率低下，导致档案管理科学化、创新化一直受到阻碍。
二、促进档案管理科技建设和创新的对策
首先，企业要转变档案管理理念。企业的领导者和档案管理工作人员应该意识到档案管理的重要性，将管理的重点扩展到经营管理之外，把档案管理工作纳入到企业管理体系之中并将之作为管理的重点，充分意识到档案管理工作对于企业价值提升的重要作用，企业的管理者应该加大宣传力度，让员工意识到档案管理的重要性，各级领导要以身作则，与时俱进，积极运用现代化的管理手段和相应的科学技术来完善企业内部档案管理工作。档案管理工作效果的提升需要资金的支持，企业应该加大力进行档案管理的基本设施建设，使得管理设备逐步完善，让档案管理体系走向创新化、科学化、信息化和现代化的道路。另外，档案管理人员要不断进行专业素质的提升，和其他工作人员进行交流和沟通，吸收先进的工作经验和方法，在工作中责任感强烈。
其次，企业要建立完善的档案管理制度。高质量的档案管理工作需要健全的档案管理制度作为依托，档案管理欲实现科学化和创新化就必须在管制度的完善上努力。企业应该遵循《中华人民共和国档案法》、《档案管理整理规划》等法律法规，并在此基础上建设档案管理相关的制度，档案管理制度一方面要切合企业实际，另一方面则要达到国家的制度要求，符合国家标准。另外，档案管理制度要考虑企业生产服务的需求，企业各个部门的领导者和档案管理人员要切实沟通，商讨档案管理需求和要点，全面讨论之后起草档案管理方案。企业制度好的档案管理制度应该采取首先试运行，在个别部门进行试点，在运行中发现不足之处可以及时进行针对性修改，使得档案管理走向创新和科学的道路。
最后，档案管理应该走电子化道路。网络化和数字化已经成为当时社会的时代特征，这为档案管理工作的创新和科学提出了新的要求。档案管理模式也应尽快从传统的管理模式转变为电子管理模式，传统模式下以可视记录识别为主，电子管理模式下以机器识别代码为主，我们通常所说的电子档案就是机器识别代码型。电子档案中的文件是由档案工作者直接书写在磁盘之上，文件被录入或者修改之后，即时存储到办公的信息数据之中。在这个过程中档案人员和技术人员实现了信息的共享，这使得文件和档案的界限渐渐变得模糊。在企业生产经营的各项管理活动之中，电子文件正在取代纸质文件，以其精确、快捷的特点覆盖企业管理全过程。即便是复杂的图纸也可以实现电子化，并且利用计算机和辅助工具设计出的电子图纸更形象和具体。传统企业档案中将档案划分为文书、声像、科技、会计、人事和基建等部分，电子档案管理模式下企业信息集成系统将信息划分为各个管理模块和流程，电子档案管理使得系统之中各个管理模块的档案信息能够随时进行调动、调整并设置分类方案。所以，新时期的档案管理工作应该推行电子档案和电子文件管理，形成科技化、信息化、数字化和创新化的发展趋势。
结语：企业高效运作和安全发展离不开良好的档案管理工作的支持，新时期档案管理工作要做到与时俱进，向着规范、科学、创新的方向发展。企业应该转变档案管理理念，建立科学的档案管理制度，实现电子档案管理，促进档案管理发挥最大效用，实现企业价值最大化。良好的档案管理能够促进企业可持续发展，为经济发展做出巨大贡献。
关键词 档案；档案信息化；数据；保护
中图分类号G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2015）138-0075-01
随着现今社会的信息普及程度越来越高，档案数据的信息化也是一项高效的档案管理手段。实体档案往往会占用较大的空间，并且在使用时手续较为繁琐，十分的不便利，通过档案的信息化能很好地改善这些情况。然而正由于电子档案在存储过程中有数据密集、传播快捷等特点，导致电子档案一旦失效、丢失、泄漏，将会带来很大的损失与风险。本文主要探讨如何在如今信息错综复杂的环境下对档案以及其信息化的数据进行保护，对档案管理制度提出了一些改进办法。
1 档案的大致分类
档案是对一些事实和过程的纪录文件。可以说明文件的原始性也保存了文件的记录性，是再现事实的一个重要依据。其中个人档案可以说是个人的生命轨迹轮廓，用人单位可以通过其来了解所需要招收的人才情况的重要途径，在进行竞选等政治活动时也是必不可少的部分。为了工作与生活，每个人都需要和社会上的单位、部门等进行交流和接触，由于工作以及社会、生活的需要而必须建立起的个人档案，其重要性绝不可忽视。没有档案的人不便于被单位或企业所了解和认识，对于个人生存十分不利。除了属于个人的个人档案之外，档案还大致包括：民生政务类档案（包括企业政务公开、部分公民在参与选举或者进行申诉等方面）；社会保障类档案（包括个人在单位就业、获得职称、工资福利情况、收入情况、生育保险、养老保险、技能培训等方面）；国企转制类（包括国企转制后企业的资产评估、流向以及职工安置等各方面处理事项的记录）；教育卫生类档案（包括教育收费、学生的学籍管理和招录信息，居民健康、居民医保、患者处理、食品药品安全管理等方面）；工商管理类档案（包括企业及个体各工商户在登记注销等方面）；民政司法类档案（包括婚姻情况、军队入伍退伍情况、收养情况、残疾人、低保、法律援助等方面的档案）。这些档案和广大居民群众的自身利益关系匪浅，是构件和谐社会的基本条件。
2 现今档案管理中存在的问题
2.1 对档案管理的重视度不够
档案在管理过程中，由于本身数量较大，导致管理工作量较大，并且工作环节十分繁琐。并且相关管理人员对于档案的管理过程并不重视，管理单位也容易出现缺少相应的管理设备和软件、管理人员分配不足、经费下发不到位等情况，使得档案管理难以保质保量地进行。
2.2 管理机制不畅
部分档案在各类问题上涉及的方面较为广泛，由于不同类别的档案需要部署到不同的管理部门进行管理。就现行的管理机制而言，不同的管理部门对档案的管理方法各不相同，使得相关部门沟通困难，在进行档案整合等工作时很难顺利进行。
2.3 档案管理制度尚未完善
根据目前档案管理管理的基本手段，大部分类别的档案管理方式由各自的主管部门所指定，导致不同类别的档案收集范围和保护形式、保管期限都各不相同。在群众对档案需求时，不同类别的档案的数字化程度和获取方法都各不相同，导致在取用档案时产生很多繁琐的程序。
2.4 档案数据标准不一
目前，档案数字化进程中存在着大量的问题，例如在对档案目录进行数据录入时，部分案卷目录和该卷内的文件目录无法正常对接，对日后案卷的检索调阅工作带来很大的阻碍；在对档案进行扫描存档时，由于设备问题导致保存像素过低，产生的图像模糊不清的情况，让档案在提取后无法正常使用。另外，数字化档案的管理缺乏统一有序的标准。在档案管理部门中，对于档案的管理包括处理各机构所上传的电子档案文件，需将其分类归档管理，并对部门内部已有的档案进行整合。在对各机构所上传的档案进行管理时，最好的方案是对电子文件采用自然归档，使其和文档进行一体化的管理，而大部分管理部门的管理系统分为办公自动化和档案管理两套系统，并且不同单位的管理系统也各不相同，由于这些因素而产生的各类差异导致档案数据在传递时难以转换，这样一来对电子文件进行归档时就会出现相关的难题。
3 相关管理手段与对策
3.1 对实体档案加强管理
将相关单位的档案管理机制和档案管理软件进行统一，实行整体有序的管理方式，实现档案管理由管理型工作向服务性工作转变，保证群众在使用档案和提取档案时能够更加方便快捷，便于日常生活的使用。同时在对档案管理过程中，加强管理的规范性和标准性建设，采用相应的制度将不同档案标准不一的现象彻底改善。档案行政管理部门通过自身对责任的传达与分发，督促各部门在档案的形成、整理和保管的过程中按照相应的制度进行操作，使得档案的管理过程能够有序统一，管理规范，形成良好的档案资源整合共享环境。另外，在对相关部门管理制度方案进行统一后，对于档案管理要做相应的宣传，争取上级各部门以及政府对于档案管理工作有相应的重视与支持，能够加大资金投入量，解决在档案管理过程中产生的更换落后设备，新建库房等资金问题。
3.2 重视档案信息化加工工作
实体档案由于数量巨大，在管理过程中所消耗的时间也较多，通过为这些档案建立电子档，能够很快捷地将这些档案方便地送到需求人员手中，这些电子档案在接受检查时的全面率和准确率高达99%，不仅精确方便，也便于档案的存储和归类，所以在后续的工作过程中，档案数字化应该作为保护与利用档案的重心来完成。
3.3 加强档案数据的保护
由于档案的信息化设计的专业面广、过程较为复杂，在实施时有一定的难度。外联工作的保护是其重要的第一步，从立项起，通过选择国内知名度高有实力且诚信的外包单位来对档案进行管理，能够很好地保证档案的安全性。由于目前档案信息化的形成度不高，社会中各机构和各部门对信息化档案的认知程度各不相同，而档案部门若不实行相同的体制，就会导致档案在管理过程中出现数据资源和业务流程差异过大，无法形成完成的互联状态，从而出现管理漏洞，造成档案信息的外流的情况。此外，相关部门还需要加强档案管理内部的整体性，对管理部门内部的资源进行整合，优化内部管理网络、资源结构和相关设备，满足档案需要被大量利用的特点。
电子档案在存储过程中有数据密集、传播快捷等特点，导致电子档案一旦失效、丢失、泄漏，将会带来很大的损失与风险。对此管理部门应当要在档案管理方面贯彻未雨绸缪的思想，在处理高密度，大规模的档案信息管理时，对管理技术要严加监督，保证资源的安全，同时和政府部门、各档案所属社区都保持一定的联络，形成严格的管理机构对档案的安全进行管理。最后，加快完善相关管理制度和规定，强化管理人员的责任心，制定相应的技术措施，对各种突发事件做好预防，提高抗风险能力，使得整个档案管理过程处于可控制状态。
参考文献
[1]朱娴.从个人信息保护标准到档案信息伦理的思考[J].兰台世界，2013（8）：19-20.
[2]王瑞芳.档案信息化及其服务过程中个人隐私权保护问题[J].科技创新导报，2012（27）：251-251.
[关键词]科技档案；管理和利用；规范化
科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。
一、科技档案的特点与重要性
科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。
在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。
二、科技档案规范化管理的内容分析
根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。
1.建档管理规范化
科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。
2.科技档案信息资源的应用
不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。
3.管理岗位与制度规范化
科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。
二、科技档案的管理方式及利用服务
规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。
1.加强业务建设
科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。
2.提升管理人员的素质
科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。
3.创新服务方式
科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。
4.扩大服务领域
随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。
结束语
科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。
参考文献
[1]汪志远.浅谈科技查新档案的管理与利用[J].青春岁月，2012（2）：255-256.
