时间：2023-05-04 08:42:24
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇企业档案规范化管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
当前我们处于信息化时代，档案不仅数量不断增加，其种类也开始向多样化和复杂化方向发展，所以需要做好各类档案的保存、管理、开发和利用工作，则需要加强档案信息的规范化管理，实现档案保管的系统化和案卷的完整性，从而实现档案资源价值的最大化，使其更便于开发和利用。通过档案管理规范化的实现，能够更好的加快档案资源的开发利用，两者之间存在着非常密切的联系，在实际工作中能够相互促进和共同发展。
1 做好档案资料管理工作的意义
在当前经济发展及社会进步的新形势下，档案作为国家、社会、企事业单位及人具健康、快速发展的必要依据，对其管理规范化管量，可以有效的确保企事业单位工作效率和工作质量的提升，有利于更好的维护历史和个人的真实面貌。企业档案管理规范化的实现，可以有效的推动企业的健康发展，有利于企业总体业线的提升，档案可以为企业的快速发展提供信息支持，是企业在市场竞争中提升其核心竞争力的关键所在。同时通过档案信息资料的规范化管理，企业领导者可以更好的对企业的发展实际情况及运营状况进行有效的掌握，从而制定出科学的经营策略，确保企业更快、更好的发展，使企业取得良好的经营成果，为其可持续发展奠定良好的基础。
2 规范企业档案资料信息管理的措施
2.1 更新观念，提高档案信息资源服务的主动性
在档案资料信息管理工作中，需要树立起良好的服务观念和市场观念，从而进一步加强对档案的开发利用工作。首先，需要树立起主动服务的意识，特别是档案管理部门的工作人员更在档案工作中具有主动服务的观念和自觉服务的行动；其次，在具有开放的观念，档案管理人员需要从传统的封闭式档案管理工作中走出来，使档案更好的融入社会的发展中来，对社会发展中对档案的需求有一个明确的了解，从而加快档案信息的开发；再次，档案工作者要具有良好的竞争观念，具有较强的忧患意识，从而加快对档案信息资源的开发；最后，在当前市场经济环境下，档案工作者需要树立市场观念，时刻以市场需求为导向，使档案管理工作能够更好的与市场的发展要求相适应，主动提供档案信息资源的服务，从而加快推动档案资源的利用。
2.2 丰富馆藏，深层次开发档案信息资源
通过多渠道和多层次来对档案资料进行收集，特别为了更好的丰富馆藏和提高馆藏的质量，则需要加强对科技、经济和具有地方特色等资料的征集和收集工作。在档案信息开发工作中，需要进一步对其开发规模进行扰展，对各级档案馆的馆藏档案信息要系统的加以开发和利用，对经济活动过程中的档案资料要进行深入研究，并形成一定的研究成果，为各行业的发展提供必要的参考。在档案信息资源开发过程中，还需要针对当前社会的热点问题，对馆藏信息和现实信息进行汇编整理，从而使档案信息资源在地区经济发展过程中更好的发挥其重要作用。
2.3 扩大科技档案的利用范围
需要加强对科学档案的利用，将科技档案的开放范围进一步扩大，加快对科技档案信息的交流和成果推广工作，通过建立科技档案信息中心，积极推动科技成果的转让工作，使科技档案成果能够加快转化为现实生产力，为社会经济的发展提供良好的服务。
2.3.1 加强建设网络环境，实现档案服务手段的创新
加强建设档案信息的网络环境，网络化档案信息，促进资源的共享。建立专门的网站管理档案，开展网上查询等服务。对上网信息和数据进行组织整理，通过网络可以查询档案信息。把网站作为基础，加强档案信息的数据库建设，实现其数字化和数据库化。
2.3.2 横向联合，共享信息资源
现今是一个信息资源高速发展的时期，人类的各种知识和信息都在飞速的进行增长，单独的文献部门无法收集、整合、利用、保存所有的知识和信息。因此，包括档案管理部门在内，需要建立一个完善的信息整合系统，把目录联合在一起形成网络，使资源可以进行共享，既可以为更多的信息利用者提供信息，还可以使获得的信息更广泛，从而满足各个社会阶层的需求。
2.4 提高业务素质，更好的编研档案
要想更加规范化的管理档案，那么工作人员首先需要做的就是提高自身的业务素质。通过业务培训、参观学习等方式逐渐的提高业务知识和基本理论知识。另外，现今形势下的一个新任务就是让档案管理人员掌握一门外语。越来越多的部门都加快、加大了对外开放的力度，因此不可避免的在一些档案管理部门中出现了外事档案，但是若档案管理人员不会这门外语，相应的就无法认识管理对象，阻碍了工作的正常开展。
档案管理人员还应该努力学习相关的计算机知识，学会通过计算机对档案进行管理。随着办公环境的现代化，档案管理部门中有了更多的现代化办公设备，并且逐步替代了传统的工具，若工作人员不会使用这些工具就无法进行正常的工作。因此学习使用现代化的设备就变的至关重要。档案就业数量多、内容广、利用率高等特点，因此传统的手工管理无法适应现今的发展形势，需要通过现今的科技手段和计算机技术，系统的管理档案，自动化的实现档案信息的输入、利用、检索等，从而使服务质量和工作效率得到提高。
2.5 文案一体化，做好文书工作
文档一体化指的是统一的管理现今各个机关中独立、分散的档案和文件，使其成为一个有机整体。文件中心是处于档案馆和文件形成机关之间的一种过渡性的文件管理机构。由实践可知，文书处理工作和档案工作具有不同的工作任务，且相对独立，但是档案是文书的归宿，文书的档案的来源，文书和档案是文档工作中不可分割的两个环节。
【关键词】事业单位；档案；规范化；管理；对策
一、事业单位档案管理中存在的问题
（一）对档案管理工作的认识不足。受传统理念的影响，当前我国事业单位领导者对档案管理工作的内涵与重要性认识不足，将档案管理工作简单看作一个储存性质的工作，资金投入较少，管理方式与管理理念较为落后，相关设备不够齐全，档案管理制度流于形式，或过分依赖信息技术，无法正确处理人工管理与信息化管理之间的关系，从而导致事业单位档案管理效率低下。（二）相关管理人员素质较低。随着社会的不断发展，事业单位档案管理逐渐向着规范化、科学性和信息化的方向发展，对相关管理人员的要求越来越高。但是，我国当前事业单位档案管理人员的专业知识与业务素质较差，缺乏档案意识，服务意识较低，责任感较差，管理方法与管理理念陈旧落后，无法满足当前档案管理的需要。（三）档案管理的规范化程度较低。据了解，虽然我国当前已经建立了档案管理制度，但是相关制度还不够完善健全，未对档案管理程序等进行具体明确的要求，某些归档材料不够准确，档案的考核与鉴定无法反映相关人员的真实情况，档案管理的规范化程度较低。此外，电子档案的出现为传统的档案管理工作带来了一定的挑战，但是我国当前现代化设施还较为落后，现代化管理手段的应用水平较低。
二、提高事业单位档案规范化管理的对策与措施
（一）加强对档案规范化管理重要性的重视，加大投资力度。单位领导者应当注意提高自身的思想认识，加强对档案规范化管理的重视，充分认识档案规范化管理在事业单位发展中的重要作用，加大对档案规范化管理的宣传力度，营造档案管理重要性的宣传氛围，加强督导与检查，提高相关负责人员的档案意识与责任感，更新相关管理人员对档案管理工作的定位与认识，提高事业单位档案管理的效率。相关单位应当注意加大投资力度，按照档案管理规范化的标准来进行基础设施建设，完善档案柜、阅览室、陈列室、档案微机室以及电脑、打印机装订机等相关设备，添置灭火器、防潮箱、除湿机等相关设备，尽可能地改善事业单位档案管理的工作条件，加强档案的开发与研究，真正解决档案管理中存在的问题，促进我国事业单位档案规范化管理。（二）创新档案规范化管理方法，完善档案规范化管理体制。相关管理人员应当注意创新档案规范化管理方法，建立科学完善的档案管理网络，严格档案管理制度，明确档案管理工作人员的职、责、权，科学制定档案管理计划，做好档案分类工作，严格档案整理工作，充分运用现代化的管理手段，认真分析当前档案管理工作中存在的问题，采用更加科学的管理方式，提高档案管理的质量。相关单位应当注意完善事业单位档案规范化管理体制，从管理机制规范化、工作程序规范化和工作交接规范化三个方面入手，加强规章制度建设，建立科学合理的档案管理制度，统一档案工作标准，坚持档案管理的基本原则，有计划地开展档案管理工作，尽可能地保证档案的安全与完整。此外，相关管理人员在离岗和离职时应当注意最后按照企业的相应程序做好移交准备工作，明确相关责任。（三）提高档案管理人员素质，转变档案管理模式。事业单位档案管理工作具有一定的保密性，对相关工作人员的要求较高。因此，相关企业应当注意加强培训工作，通过开展学习与培训工作来提高相关管理人员的专业知识与业务技能，增强相关工作人员对档案管理规范重要性的认识；相关管理人员应当注意树立终身学习的理念，不断优化自身的知识结构，改变自身的工作方式，提高自身的责任感，以满足新时期事业单位档案管理工作的需要。随着信息技术的不断发展，电子档案发展迅速，传统的纸质档案已经无法满足当前社会发展的需要，事业单位档案管理工作的内容与范围发生了很大的改变。因此，相关管理人员应当注意依据当前实际情况调整档案管理的工作重心与管理模式，树立服务意识，开发多种服务渠道和服务方式，尽可能地满足不同群体的需要，促进我国事业单位档案管理的规范化。
三、结语
当前我国事业单位档案管理中还存在对档案管理工作的认识不足、相关管理人员素质较低以及档案管理的规范化程度较低等问题。因此，相关单位应当注意加强对事业单位档案规范化管理重要性的认识，加大投资力度，创新档案规范化管理方法，完善档案规范化管理体制，提高档案管理人员素质，转变档案管理模式，提高我国事业单位档案规范化管理水平。
作者:王秋菊 单位:黑龙江省农业机械试验鉴定站
【参考文献】
[1]陈俏丽.机关事业单位档案规范化管理工作强化策略探讨[J].科技展望,2016(15).
一、扎实推进社会保险档案规范化管理的必要性及重要意义
首先，扎实推进社会保险档案规范化管理过程，是实行社会保险改革的需要，伴随着社会保险企业的业务改革过程，以往传统的“单位人”逐步转化为了“社会人”，这就要求社会保险企业或者机构不仅仅要履行社会保障职能，而且还要都对退休或离职人员的社会化服务与管理职能，所以，这就使得保险机构的业务系统变得十分的庞大，如果其业务无法实现准确的个人资料的记录，就会导致保险业务保障存在风险，也会对社会保险业务改革造成一定的影响。
其次，实行社会保险业务档案工作，是社会保险机构开展业务的要求，每一个参保人都会在保险机构留下详细的个人档案记录，进而便于以后社保机构针对离退休人员进行办理保险关系以及相应的资金转入和转出，因此，社会保险业务档案管理直接影响着参保人今后所享有的社会保险待遇，可以说，社会保险业务档案管理的好坏，直接的影响着参保人的自身利益。
再者，推进社会保险档案规范化管理，能够保护职工的权益，随着国有企业的不断重组和兼并，造成了很多的职工离职或者下岗，这就引起原有的劳务关系发生破裂，进而造成多数参保人多年断保后要求续保，但是由于前些年我国对于社会保险业务档案管理的不重视，引起，多数参保人的权益无法得到保障，进而造成了很多的问题和冲突产生，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
二、社会保险业务档案管理存在的问题
虽然我国近些年已经意识到了社会保险业务档案规范化管理的重要性，但是，还是存在着很多的问题，这直接的影响了实现扎实推进社会保险业务档案规范化管理的目标。本文举例如下。
2.1业务档案资料不齐全
在我国社会保险业务档案资料的不齐全，直接影响着参保人身份的真实性，例如一些企业和个人进行参保的过程中，首先没有进行一式多份的参保单填写，其次，是参保资料填写过程中，没有留下参保日期、公司名称以及核实公章，这在很大程度上直接影响着养老保险的真实性和可靠性。
2.2没有进行档案资料的核实
目前，我国很多社会保险机构的管理十分的不规范，其为了谋求自身的利益，根本不对参保人的资料进行细致的核实，很多档案中的姓名、身份证、电话号码等有存在着明显的不符，这些错误有的是录入打印错的，有的是书写错的，甚至在很多资料的填写中用各种颜色的圆珠笔进行填写，这种不规范和不真实的档案信息，社保机构根本很少对其进行核实，所以，导致如今，参保人与社会保险机构的纠纷时有发生。
2.3保险业务档案借用人事档案
对于一些有过工作经验或者正在工作的参保人，很多的社会保险机构，会直接的借用其人事档案作为自身的业务档案，这在很大程度上严重的影响了参保人的今后再就业问题，因为，这给参保人在今后调用和移交档案过程中带来了很多的不便，既影响了业务档案的管理，也影响了参保人人事档案的使用。
三、如何扎实推进社会保险业务档案规范化管理
3.1建章立制，统一规范
要想扎实推进社会保险业务档案规范化管理，必须要对社会保险业务档案管理进行，建章立制，统一规范，在进行业务档案管理过程中一定要严格的遵循《规定》中的要求，与此同时，要严格的履行《社会保险法》，进一步明确和确立由社会保险经办机构承担建立社会保险业务档案、记录个人权益数据和妥善保管相关数据资料的职责。从而，使得社会保险业务档案记录更加标准和规范，严格杜绝以人事档案代替业务档案情况，做到从根本保障参保人的自身权益。
3.2对档案信息进行严格的核实
在进行参保业务的过程中，一定要规范业务办理的制度，使得参保机构以及个人要严格的填写申报表，同时，要对信息进行核实，确保参保人员以及企业的真实性和合法性，参保企业和个人，要严格的填写申报的时间日期，并出示相应的公章和身份证，同时，在档案录入后要进行二次审核，保证录入信息的准确性，只有这样才能够确保参保人和社会保险机构双方减少纠纷的产生。
3.3强化档案管理人员的素质
社会保险机构或部门应当积极的对档案管理人员进行相关的业务培训，提升其自身的专业技能和业务素质，进而使得每一个人档案管理人员够能够根据《社会保险业务档案管理指南》一书上的标准开展业务，同时要经常举办了档案管理现场交流会、业务档案达标验收人员专题培训等活动。进而打造出一个优良的社会档案管理团队。
关键词新形势；档案管理；规范化对策
目前中国处在新时代背景下，现代化信息技术普遍运用于社会的生产和生活中。特别在档案管理工作方面，逐步在健全信息化管理体系。现代化信息技术给档案管理工作带来发展新机遇同时，仍然遇到了大量的问题。如何在新形势下，加强档案管理工作，促进档案管理工作的规范化，这是值得我们研究的重大目标。
1在新形势下档案规范化管理遇到的问题
在新形势下，为档案管理工作注入了新活力，促使我国档案管理工作取得了一定的成绩。但是不容忽视的是，我们同时也遇到了一系列的挑战性问题，导致档案管理工作存在着很多的隐患，并不能适应我国档案事业改革发展的要求。
1.1不重视档案管理工作
在新形势下，档案管理工作的内容比较多，具有一定的复杂性，对档案管理者有了更严格的要求。加强档案管理工作，保证档案管理工作更加规范化具有重大的意义。但是据了解，有部分档案单位管理者，还没有意识到规范化管理的重要性，不仅还没有编制完整的制度，规范和约束档案管理工作，并且档案管理方法存在一定的落后性，鉴于此情况下，导致档案管理工作存在很多的隐患，并不能适应现代化档案管理工作的要求，严重影响了档案管理工作的效率和质量。以此同时，大部分企业比较重企业经济效益，而忽略档案管理工作，使得在档案管理方面，投入力度严重缺乏，致使资源配置工作具有局限性，职工的责任心不强，并缺少健康进取思想，档案管理工作达不到新形势创新的要求，经常沿用以前的方式，档杆管理工作难以规范化的发展。
1.2档案管理体系不健全
随着社会和经济飞快的发展，促进了国内多数企业的发展，企业的管理制度逐步的健全。然而关于企业档案管理工作，依然缺乏健全的档案管理制度，致使档案管理者操作缺乏规范性，并且档案管理工作在落实的时候不规范；相关资料显示，目前有部分企业尚未针对已有的档案管理制度进行创新，不符合在新形势下档案管理和运用的要求，还是在使用过去的档案管理体系，这样导致档案管理工作，发生激烈的矛盾，档案管理工作效率降低，档案管理工作很难实现规范化。
1.3管理方法落后、信息化程度较低
目前我国的计算机技术、互联网技术、现代化信息技术都得到飞速的发展，这些高科技广泛运用于人们的工作和生活中，在促进社会发展中起到重要的作用。通过将先进的技术应用于档案管理工作中，符合新形势对档杆管理工作的要求。但是现阶段技术和管理有效地结合，仍然存在缺陷，还没有创建网络管理平台，在档案管理方面，信息化程度比较低，一般采用的档案管理方法，就是纸制以及手工登记方法，导致档案缺乏完整性和准确性，不利于档案的利用，降低了档案管理工作的质量和效率，还没有构成档案和现代化技术结合的关系。具体的来说，目前国内的网络化和信息化水平明显地上升，但是在档案管理企业，由于受到了人为或外因素的影响，大多数企业还没有将先进的信息化技术应用到档案管理中，难以使信息化技术起到突出的作用，导致档案管理工作存在很多的隐患，信息化以及规范化程度待提高，致使档案管理工作产生低效化以及低质量现象，不利于企业良好的发展。
1.4档案管理员素质参差不齐
在新形势下，要求档案管理工作更加规范化和信息化，所以对档案管理员，有了更严格的要求。不仅要档案管理员具备专业化知识，还要求掌握现代化技术。但是现阶段档案管理员的素质参差不齐，有部分专业化程度较低，特别是计算机的应用和先进管理软件的应用，有一些档案管理员还没有掌握，只是归纳和整理相关档案资料，缺乏自主地采集档案资料的认识，并且档案管理人员缺少培训，知识和技能难更新，导致有部分档案管理者无法突破传统管理模式的束缚，从而不能很好地适应信息化和规范化档案管理工作的需求。
2在新形势下档案管理工作规范化的策略
2.1重视档案管理工作的规范化
对于档案单位的领导者而言，他们应及时更新理念，充分地认识到档案管理工作的重要性以及必要性。首先单位领导者要明白档案规范化管理的作用以及意义，在档案管理工作中，合理的分配规范化档案管理的人力、设备以及财力等资源，从而为企业更好更快的发展打下坚实的基础，帮助企业获得更大的市场竞争力。具体的来说，作为档案单位领导者，不仅要重视档案管理工作的规范化，还要求在档案管理工作方面，加大投入力度。例如说，在档案管理工作过程中，对那些运作时间长，经常要维修、并且较落后的计算机，有必要进行淘汰掉，对计算机进行更换或者是更新，增加全新型具有良好性能的计算机，同时要安装最正版、最新出、较有名的信息管理软件。另外在档案单位内部，还可以设立维修部门，招收具备专业化计算机知识和技能的人员，定期对计算机设备展开检修和保养，对软件实时更新、对病毒进行查杀，以此保证档案管理工作更加规范化和信息化。
2.2健全档案管理体系
从客观的视野来分析，在新形势下开展档案管理工作，要求在各方面采取有效的处理，不可以存在任何的隐患。从纵观全局的角度分析，档案管理工作经常产生诸多的问题，少不了相关规章制度的影响。所以在档案管理工作中，不仅要构建完善的档案管理体系，还应当针对现有的档案管理制度进行创新和改革，从不同的方面处理好健全档案管理制度的问题，弥补制度存在的一些不足之处，本质上改善档案管理工作的质量。首先是细节方面的制度，有必要坚持贯彻落实。我国人口数量大，所以档案的数量也很大。鉴于此状况下，全部的档案，都应当健全细节管理工作，包含了编号处理工作、录入处理工作、取出管理工作、转移处理工作等。在进行每一项工作的时候，都需求进行具体的记录，而且将相关的责任落实到负责人，让档案管理员清晰自己的职责，防止存在模糊问题。其次是整体方面的制度。目前的档案管理工作，已经获得了广大人们群众的关注，不论是哪一个方面发生了问题，必然会构成一定的影响。只有对档案管理制度进行阶段性更新和改革，对制度内容结构加大优化和弥补力度，才可以确保档案管理工作的规范化开展，实现有据可依的目的，最后创造出很高的社会价值。
2.3优化档案管理的方法和技术
在新形势下，企业档案管理工作加快了发展的步伐，过去的档案管理技术和方法，已经难以符合规范化档案管理的要求，特别遇到差异性明显、类型多样化、形状不统一的纸制档案资料，要想实现档案规范化管理，具有一定的难度，过去落后的人工管理方法，不仅要投入了大量的精力和时间，而且有可能效果却不佳。鉴于此，通过将先进的新兴电子技术和信息化技术，有效运用到档案管理工作中，使得计算机操作档案管理工作，更具便捷性和高效性。但值得我们注意，在档案管理工作过程中，使用先进的科技，即便获得较大的机遇，同样会面临极大挑战。首先要加强现代化技术的实效性，在档案管理员努力下，了解新形势下档案管理工作具体的要求和存在的问题，将管理和技术有效地结合，研发出符合企业实际需求的信息化和现代化档案管理系统，从而使现代化技术在档案管理工作中起到有效的作用。与此同时，将现代化技术融入到档案管理工作时，要十分重视安全防范工作，保证档案具有规范性和保密性，避免档案由于技术工具使用不合理，而发生档案泄漏或者丢失的现象。所以还需要强化加密系统建设，对于电子档案系统进行定期性检查，对电子档案具有的登陆功能加以完善，保证电子档案更具安全性。除此之外，在提升单子档案信息化水平的时候，应当摈弃过去人工管理方法，可以给各份资料创建一个电子档案，例如针对全部人工记录资料，通过用扫描仪，将资料扫入到计算机里面，进而生成电子档案，并且保证日后录入档案都是以电子档案为主，通过相关档案管理软件，把全部档案资料根据类型和时间实施归档好，还应当创建专业的电子档案目录，便于日后查找和翻阅，提高档案查找的效率，节约人力的时间的投入，进一步提升档案管理工作的质量和效率。
2.4培养档案管理者的素质
在新形势下，要求档案管理工作更加规范化。由于档案管理工作的内容比较多，信息量比较大，管理具有复杂性和难度，对档案管理工作人员要求比较高，作为一名档案管理者，一定要具备良好的综合素质。但是据了解，目前企业档案管理工作人员的素质良莠不齐，有些档案管理员并没有达到相关岗位的要求，特别是不擅长运用信息化技术。所以说，有必要培养档案管理者的整体素质，企业可以了解市场环境，结合档案管理者的具体情况，从而制定出培训计划，并且针对性加强培训教育，帮助他们丰富档案管理知识，提高他们运用信息化技术的水平，并且规范档案管理员的行为，增强他们的责任心，从而提高档案管理工作的效率，保证多项档案管理工作更加规范化进行。
3总结
在新形势下，企业的档案管理工作获得了一定的发展机遇，同时受到诸多因素的影响，也存在极大的挑战。传统的档案管理模式，已经不能适应信息化和现代化管理的要求，要求档案管理工作更加规范化。这就要档案单位充分地意识到档案管理工作的作用，结合企业的实情，构建完善的档案管理体系，通过先进的管理方法和技术，提升档案管理的信息化水平，并且做好人才培养工作，从而推动档案管理工作的规范化。
参考文献
[1]姜春丽.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].现代经济信息,2014.22:74+76.
[2]杨燕.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].中国高新技术企业,2015.5:173-174.
[3]娄微微.浅析新形势下档案管理工作的规范化[J].赤子(上中旬),2015.7:186.
近年来，随着社会科技及信息化的发展，企业档案规范化管理的要求也越来越高。2009年，国家档案局颁布了档案行业标准《企业档案工作规范》（DA/T42），对企业档案业务工作、档案信息化建设和档案工作设施设备配备等方面提出了方法和技术指南。为更好地贯彻《企业档案工作规范》，2010年9月福建省档案局在全省范围内开展企业档案规范化管理评估工作，进一步推动企业档案工作规范化、科学化建设。同时，随着供电企业信息化建设步伐的加快，办公自动化系统和档案管理信息化系统等技术手段在供电企业得到广泛应用。如何有效提升档案工作人员的业务技能和素质，适应企业信息化发展和档案工作规范化的要求，成为企业档案工作人员需要深入思考和认真面对的问题。
1 加强县级供电企业档案专业培训的必要性
为有效发挥企业档案信息资源在服务信息化企业建设中的作用，龙岩电业局在档案“国家一级”标准基础上，对照《福建省企业档案规范化管理评估指标体系》要求，紧紧围绕档案工作组织与制度、档案业务、档案信息化建设、档案工作设施设备四大基础工作，率先在全省供电系统内开展企业档案规范化管理评估工作，通过专业垂管带领县级供电企业开展档案规范化评估工作。如何更好的开展企业档案规范化管理工作，档案管理工作如何以新理论、新知识、新技术、新方法为主要内容，紧密结合企业技术创新、技术改造、技术进步和产业升级，从组织建设、制度建设、培训手段、硬件设施等方面全面开展档案管理工作，这些都对县级供电企业档案管理工作人员的业务能力和专业培训提出了更高的要求。
面对高标准、严要求的企业档案工作规范，只有高素质的档案管理从业人员才能够满足岗位需求，《企业档案工作规范》对企业档案工作人员提出了具体的要求，其中档案人员应定期接受档案业务培训是要求之一。因此，供电企业档案管理专业培训要充分考虑现有档案工作人员结构特点基础上，注重加强档案业务培训教育的针对性和实用性，加强信息技术和网络技术运用，不断提高档案工作人员的业务能力，适应企业信息化发展要求。
2 现阶段县级供电企业档案管理专业存在的问题
档案管理专业培训是企业在职继续教育的重要内容之一，是把企业相关专业人员培养成为管理专家的一项重要手段，也是加速企业技术创新、技术进步的重要途径。目前大部分县级供电企业已认识到企业档案管理的重要性，客观上受县级供电企业档案管理人员业务技能水平的限制，县级供电企业档案管理规范化和标准化建设步伐已远远落后于地市公司，也成为影响信息化企业建设的短板之一。
由于县级供电企业管理较为粗放，以及结构性缺员问题的影响，县级供电企业的档案管理存在着诸多问题，主要有：相对于安全生产、电网建设等专业，档案管理专业并非供电企业的主营业务，在人员配置、培训安排等方面存在明显的弱势；且绝大多数县公司档案管理人员身兼数职，档案管理专业知识掌握不深不透；档案管理人员素质参差不齐，部分人员年纪较大，学习的积极性和主动性不够；除上岗取证培训外，档案管理人员培训力度远远低于其他专业培训，造成档案管理人员很难跟上企业信息技术快速发展需求。面对这些问题，笔者从县级供电企业档案管理人员现状出发，结合多年档案管理的经验，提出针对县级供电企业开展档案管理培训的有效途径。
3 县级供电企业档案管理专业培训的有效途径
在企业培训工作总体要求下，档案管理培训应结合县级供电企业档案管理人员现状及工作特点，采取灵活的培训方式，开展实用性、针对性强的培训，在实践基础上学习培训，使档案工作人员能克服工学矛盾，有效提供业务技能水平。
3.1 开展专业集中培训
结合七个县（市）公司档案管理工作实际情况，在全省供电系统率先开展档案专业技术帮带，采取集中培训的方式，通过每年定期举办档案管理培训班，学习和强化各类载体档案的收集、整理、分类、期限划分等基础理论知识，掌握数字档案的操作与运用，各专职档案管理人员通过理论培训与现场实践相结合的方式，现场学习取长补短互为所用，提高各档案管理人员业务素质。开展集中培训，可以合理集中利用人力物力财力资源，一次性将大量人员集中起来统一培训，在学习培训的基础上相互沟通、探讨，增强档案工作人员学习的系统性、专业性。
3.2 采取个别针对辅导
结合集中培训人员的学习成果情况和新任职档案管理人员业务盲点的情况，采取一对一的个别指导的培训方式，组织业务能力强的教师给集中培训结束后有疑问的档案管理人员进行单独答疑和指导，并在后期工作中做好经验总结。各县级供电企业新任职档案管理人员到供电公司综合档案室进行跟班培训，学习国网公司、省公司有关档案管理标准和各类档案整编规则，做到手把手的传帮带，培训各类载体的收集、整理、分类、组卷、编目及数字档案馆系统的实践操作。引导新任职档案管理人员独立完成文书、单项基建工程、全宗卷等档案整编工作。根据整编结果进行点评，汇总存在的问题及改进工作的对策和方法，短而快的提高新任职档案管理人员的理论和实际操能力。
集中针对全体档案管理人员进行短期综合培训，辐射面广，但是却不能兼顾到每一位档案管理人员，此时，个别指导的培训方式就显得尤为重要。同时，当有极少数新任职档案管理人员参加到工作中时，个别指导比组建业务学习班级来得更高效和更经济。所以个别指导也是档案管理专业培训的一个重要手段。
3.3 实时在线及时答疑
电脑和网络技术的发展，对档案管理是一个新的机遇和挑战。合理利用数字化档案管理系统来培训档案管理人员，是当今档案管理培训的必要手段。根据全省供电系统统一采用《国家电网档案馆信息系统》的信息平台优势，开展定期和不定期的在线数字档案检查、指导和督促，及时解决、梳理县级供电企业在日常档案工作存在的难点、疑点、定期通报各公司档案工作完成情况，在线指导各公司专职档案管理人员在数档系统中完成文档、科档、会计、照片、实物档案的整理与归档，提高归档率、准确率和完整率。
3.4 以查代培整体提升
每年定期组织各县公司专职档案管理人员开展档案互查工作，各专职档案管理人员检查兄弟单位各载体档案年度归档整理情况及归档及时率，部门立卷制度和档案月度绩效考核执行情况等。通过互查平台，了解各县公司档案管理现状，协助做好诊断分析，有针对性地开展业务对接指导，发挥基础较好的县公司的辐射示范作用，以先进带落后的方式开展县公司之间的帮扶，带动管理基础较弱的县公司快速提升档案规范化管理水平。在检查基础上，为档案管理人员提供沟通交流机会，形成比学赶超、取长补短互为所用的良好氛围，真正达到以查代培整体提升的效果。
3.5 上下协同夯实基础
充分利用外部资源，采取“走出去”的培训方式，组织档案工作人员参加国家档案、省市档案局、省电力公司等上级单位举办的档案业务培训，通过培训使档案工作人员及时了解档案工作新动态、新方向，掌握档案规章、标准和规范等，为档案专业工作奠定坚实的基础。
关键词：养老保险社保业务档案管理
1维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
保定市社保经办机构还要求对社保业务档案进行统一集中清理。各社保经办机构按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的办法集中清理，要求每位职工将橱柜的所有原始资料、文件集中起来，进行鉴定整理、组卷归档。
关键词：养老保险 社保业务 档案管理
1 维护社会保险档案，保护职工权益
随着群众养老保险意识的不断提高，沉寂多年的历史缴费日益显现出其重要性，断保多年要求续保的参保人员越来越多。由于社会保险历史缴费记录档案管理的不完善，一些参保人员的缴费权益无法得到保障，并在实践中产生了不少争议。
我市自1987年就开始实行养老保险统筹工作，由于当时技术手段比较落后，加上对业务档案管理工作重视不够，参保人员原始缴费记录存在很多不完善的地方。保定市社保所在开展企业参保职工缴费工资和缴费年限确认工作的过程中，对一些缺少以往缴费年限和缴费基数记录的职工档案，通过查询企业职工花名册、企业职工养老保险卡、补缴缴费分解表、历年缴费记录表等相关材料，确定缴费事实，重新整理、归集参保数据，真实记录每位参保人员的参保历史，保障了参保人员的养老保险权益。
随着国有企业重组兼并、倒闭，职工下岗、中断劳动关系、中断缴费情况大量出现，如何记录、保存每一位参保人员的缴费资料显得尤为重要，如果不及时开展社保业务档案管理工作，就会形成一种被动的工作局面。
1980年参加工作的李桂兰，今年已经46岁。1980年11月，李桂兰成为保定市水泥厂的一名正式职工。按照有关规定，1987年1月李桂兰参加了当地的养老保险。1998年李桂兰离开保定去了新疆打工。2009年，李桂兰从新疆特地赶回到保定市社保所查询以往的养老保险缴费情况。离开企业十几年，社保资料会不会遗失？社保所这里是否完整保留自己过去的参保记录？李桂兰的心里忐忑不安。来到保定社保所，档案员根据李桂兰的身份证输入名字后，几秒钟就查到记载李桂兰详细缴费情况的职工养老保险卡。李桂兰一直悬着的心终于踏实了下来，心里有说不出的高兴。保定市社保所依据李桂兰的养老保险卡，重新为她补办了养老保险手册，恢复了缴费情况。
2 社会保险业务规范化管理
在保定市，类似李桂兰的情况非常的多，在养老保险手册丢失的情况下，保定市社保所通过历史资料的查询，为他们补办养老保险手册，保证其继续参保。
社保业务档案对参保人员十分重要，但是业务档案管理工作对社保经办机构来说还十分陌生。没有现成的样板，保定市社保经办机构只能摸着石头过河。通过抓库房建设、文件材料收集、归类、整理、立卷，使业务档案整理和立卷从不规范到规范，社保档案库房从无到有；业务档案内容由简单到丰富；并把业务档案管理工作列入长远规划、年度计划及有关人员的岗位职责中，把业务档案工作作为社保管理的一项重要内容纳入年度目标，与业务工作同部署、同组织、同考核。短短几个月的时间，档案目录全部实现电子化管理，从而使社保业务档案管理工作发生了巨大的变化。
为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，根据《中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令和河北省人力资源和社会保障厅、河北省档案局《冀人社发2009（11号文件）》要求，我市社保所出台了《社会保险业务档案管理办法》，同时对业务档案进行规范管理提出了明确要求，推动社保业务档案管理工作进一步开展。
社保业务档案的规范化管理，不仅确定了社会保险事业发展的基础，而且有力地维护了参保人员的权益。保定市纺织厂等7家企业，由于在改制前欠缴职工养老保险费多。改制时，职工强烈要求其补缴历年欠缴的养老保险费，通过查阅历年职工养老保险缴费分解表，社保机构为职工提供了这些企业历年欠缴的准确数字。企业补缴了历年欠缴的养老保险，企业职工的合法权益得到了保障。
3 社会保险业务档案管理的统一与标准化
社保业务档案是全面系统记录参保单位和参保个人缴纳社会保险费、计发社会保险待遇的重要凭据。实现社保业务档案的规范化管理，保证社保业务档案的完整、安全和有效使用，直接关系到参保单位和参保职工的合法权益和切身利益。社保业务档案规范化管理的关键在于实现管理的统一与标准化。
3.1 统一业务档案管理工作制度。根据我市社保所下发的《社会保险业务档案管理办法》等七项业务档案管理工作制度，结合我所业务情况的实际需要，业务档案主要采取分级管理、便于查询、集中保管、确保安全的原则，做到有章可循、有制可依、有底可查，统一了业务档案管理工作制度。
3.2 统一档案室标准。档案室是社保业务档案的“家”，统一档案室的标准至关重要。为此，保定市社保所建立了一个具有防火、防光、防尘、防盗、防潮、防高温、防污染、防有害生物等“八防”功能的档案室，基本实现档案库房、档案查阅、办公三分开，并配置与档案数量相适应的档案柜和档案密集柜、灭火器、温湿度计、空调、计算机等专用设备。
3.3 统一规范整档。根据《人力资源和社会保障部、国家档案局》第3号令，结合本所业务职责，社会保险业务档案共分六类三十八项，以此规范全市社保经办机构业务档案的收集、积累、整理、保管、应用、查询服务工作。
客户档案在供电用电双方的业务来往中和供电一方的岗位管理者中产生，在进行供电用电双方纠纷协调、纠营行为评判中具有重要作用。首先，电力营销管理工作中客户档案的规范化管理是避免供电一方经营风险的前提和基础。从我国《电力法》出台以后，我国公民法律责任和意识不断增强，通过用电一方提出的相关电力诉讼案件不断增加，因此供电企业需要保全证据，按照法律实施维权工作，而客户档案的规范化管理是证据保全工作的有力保证。其次，客户档案的规范化管理能够促使供电企业工作人员的个人责任不断落实。
2、电力营销工作中客户档案准确化管理的重要性
2.1电力营销管理中客户基本信息的作用
电力营销管理工作中客户的基本信息包括客户的联系电话、户号和户名等，是供电企业进行客户确定并和他们建立稳固的供电用电关系的重要根据。如果客户基本信息中户名出现错误，供电企业和他们所建立的相关供电用电关系就会出现纰漏，倘若产生法律诉讼纠纷，在缺乏相关法律依据的情况下，供电企业的管理工作会显得非常被动，有可能使得供电企业的利益遭到损失破坏。如果客户基本信息中的联系电话出现问题，在一些紧急时刻，当供电企业需要将相关供电情况告知客户时，用电客户无法及时、直接的收到信息，如此会对客户形成很大的不便，使得客户对供电企业的相关优质服务无法享受，对供电企业的电力营销管理质量造成影响。
2.2电力营销管理中客户电源信息的作用
电力营销管理工作中客户的用电信息包括供电线路、供电容量、电源数量、电源相数、供电线路的产权分界点、供电电压的等级等等。如果客户用电信息中的供电线路出现名称错误，及时不会对电费计算造成影响，由于在实际供电线路中不能统计该供电客户所使用的电量，供电线路中的实际售电量将会出现误差，使得供电线路在计算线损率时准确性不够。同时，由于供电线路名称问题，供电公司的合同管理人员在没有核实的情况下就在合同中草率应用错误的线路名称，如此一来合同中的产权分界点和供电线路会出现错误，一旦供电用电双方在合同上签字，会发生一系列严重的问题。如果用电供电双方由于产权责任问题而出现纠纷，本来应该具有法律效力的合同在此时却不能发挥原有的效力。如果供电企业需要进行客户用电线路的检修而必须停电时，需要对用电客户提前通知，电力工作人员没有经过核实而直接查阅相关的客户线路信息，有些不属于停电线路的客户接到通知，而应该被通知的客户没有接到信息，如此使得用电客户无法完成停电准备工作，导致各方的巨大损失。如果供电公司需要进行客户档案中的相关错误电路的停电检修时，按照电力营销管理中的相关错误信息来判断客户所属的供电线路，通知客户停电信息，客户完成停电准备工作，而其所属线路并没有停电，也会导致用电客户的损失，对供电企业的信誉造成影响。一条供电线路的错误信息能导致一系列的业务错误。
2.3电力营销管理中客户用电信息的作用
电力营销管理工作中客户用电信息包括用电容量、合同容量、客户类型、用电类别和用电地址等。用电类别是用来对各种用电客户进行区分、保证电价正确实行的依据。如果电力企业的工作人员由于失误而使得非工业用电变为农业用电，原本应该实行的非工业电价只能按照农业电价来实行，那么电费的计算就会出现相关错误。
2.4电力营销管理中客户计量信息的作用
电力营销管理中客户计量信息指的是计量点信息、失压仪信息、互感器信息、电能表信息等供电企业进行客户用电正确计量的设备信息。客户用电的计量要完整遵守公正、公平和公开的原则，所以电力计量设备的相关参数要保证其准确性，计量点的设置和计量方式的选择应该科学合理，从而促使供电用电双方能够互惠互利、公平交易，不然的话会导致计量纠纷的产生。如果互感器的变比存在登记错误，会导致客户电量的严重异常，如果电能表表号存在登记错误，会使用电客户对自己所使用电量的准确真实性发生质疑。
2.5电力营销管理工作中供用电合同信息的作用
供用电合同信息能够对供电用电双方的义务和权利进行明确，使得双方的法律责任清晰化，因此合同的条款应该明确化、内容应该准确化。供用电合同作为供电企业收费的根据，是相关客户按时缴纳电费的有力保证。倘若供用电合同出现错误，用电供电双方的义务和权利相应的会出现变化，会导致双方的法律责任不够明确，对于供电方进行电力市场的开拓、社会服务质量的提高等产生影响。
3、电力营销工作中客户档案完整化管理的重要性
电力营销工作中客户档案资料的齐全化和完整化能促进供电企业各种营销工作的顺利实施。如果某个用电客户具有两台250kVA的电力变压器，而由于电力工作人员的疏忽，在电力档案上只进行了一台变压器的登记，那么就根据档案上的一台变压器来进行电量和电费的计量，使得电量和电费出现少计，导致电力企业的利益造成损失。就算是相关检查人员经过现场检查及时发现并纠正了档案信息，通过电费的补算使得损失挽回，但实际上在此期间，该台电力变压器没有得到有效的监督管理，客户也没有得到电力企业全面优质的服务。目前供电企业在进行客户业务的扩大、用电变更等业务的办理时，需要客户进行有效身份证件的提供，相关法人要提供法人有效身份证件、企事业单位代码证以及营业执照等，经过验证没有错误后保留复印件，为的是能与用电客户进行有效持久的供电用电关系的建立。由此说来，电力营销工作中客户档案信息完整的填写和收集，是现代电力营销管理工作精细化规范化的要求，客户档案资料信息的全面完整存储，是电力企业提高工作效率和服务质量、增强电力需求侧管理、促进营销市场的拓展的有力保证。
4、结语
【关键词】社会保险；业务档案；管理现状；规范化
2009年7月23日中华人民共和国人力资源和社会保障部、国家档案局联合颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》，2010年开始在全系统开展了社会保险业务档案管理达标考评活动。2013年福建省社会保险业务档案管理系统上线，福建省社会保险业务档案管理逐渐步入正轨。然而，档案管理是一项实践性很强的活动，特别是专门档案的管理需要在实践中逐步完善。所以，社会保险业务档案管理也需要在实践中逐步完善，进一步提高规范化管理水平。
一、社会保险业务档案的概念
《社会保险业务档案管理规定（试行）》第三条规定：“本规定所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。”从这一条款中我们可以得知社会保险业务档案的基本含义有以下三个方面：
（一）社会保险业务档案是社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中直接形成的。
现行社会保险经办机构主要包括养老、医疗、工伤生育、失业、机关事业、农村养老保险经办机构，这些机构在业务过程中都会逐渐积累形成社会保险业务档案。因为每个机构所管理的业务是不一样的，因此各机构所形成的档案也不尽相同。但为了对社会保险业务档案进行更加规范的管理，《社会保险业务档案管理规定（试行）解读》将社会保险业务档案分为以下几个类别：社会保险管理类、社会保险费征缴类、医疗保险待遇类、失业保险待遇类、工伤保险待遇类、生育保险待遇类、社会保险稽核监管类。
（二）社会保险业务档案是具有保存和利用价值的专业性文件。
在社会保险业务活动中形成的文件是各种各样的，只有那些具有保存和利用价值的文件才能称之为社会保险业务档案。对于社会保险业务档案来说，具有保存和利用价值就是指对参保对象的权益记录、待遇享受等内容具有重要作用。
（三）社会保险业务档案内容的记录方式和载体是多种多样的。
目前，社会保险业务档案的载体主要以纸质为主，只有少部分的电子文档，图表、声像等载体还很少涉及到。
二、社会保险业务档案的管理现状
（一）各地基础设施建设极不平衡
随着全系统社会保险业务档案管理标准化活动的推进，各地社会保险经办机构档案室从无到有，设备也不断的投入。但是，由于各地经济发展水平不一致，领导重视程度不一致，导致各地基础设施建设极不平衡。有些社会保险经办机构根据国家和部省的有关规定高标准的建立库房、办公室与阅览室分开的档案场所，购置档案专用立式双轨道密集架，配备空调、计算机、温湿度记录仪、防磁柜去湿机等专业设备，并严格按照防盗、防火、防虫、防湿、防尘、防高温等要求完善基础设施建设。然而，有些社会保险经办机构由于没有经济基础的保障，可能连最基本的档案库房面积的要求都达不到，基础设施可能极其简陋。
（二）管理人员队伍建设相对比较薄弱
全国档案管理人才本就稀缺，能够投身社会保险事业的档案管理人才更是少之又少，各地社会保险经办机构很难在短时间内建立起自己的档案管理专业化队伍。从目前情况来看，省市级社会保险经办机构都基本配备有专业的档案管理人员，有些机构可能还建立有专业的档案管理团队。但是，各地县级社会保险经办机构大多都不具有专业的档案管理人员，有些机构甚至是经办人员兼职管理档案。从档案管理人员素质来看，大多数社会保险业务档案管理人员还不具备档案管理的专业知识，档案管理的经验不足，还不能够对社会保险业务档案进行专业化、规范化、现代化的管理。
（三）保管方法有待进一步改进
档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重要的影响，甚至在一定的条件下具有决定性的影响。档案保管的好，就为整个档案工作的进行提供了物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。反之，如果不能有效地延长其寿命，或者甚至损毁殆尽，那就会是整个档案的工作意义，影响整个部门的工作秩序。从目前情况来看，我省各地的社会保险业务档案保管方法还存在以下问题：1.大多数社会保险业务档案仍然只采用纸质线装保存，没有结合现代化技术进行数字化管理。2.归档入库不及时。3.无关人员随意进出档案库房。
（四）利用服务效率低、方式单一化
我省社会保险经办机构从2009年底进行社会保险业务档案标准化建设，2010年开始进行达标验收工作。从验收的结果来看，目前我省大多数社会保险经办机构只对2007年以来的档案进行了整理，整理形式也仅仅是装订成册、编制电子档目录。整理的水平决定了利用服务的方式，对于2007年以前的社会保险业务档案只能单纯的靠管理人员一本本一页页地翻找，费时费力，效率低；对于2007年以后的档案，虽然已经进行了整理，但是，在利用时也只是通过电子档目录查找到卷数和月数，最后仍是需要通过手工查阅纸质档案。随着参保人数的不断增加，社会保险业务档案的数量也逐年增加，手工查阅的利用服务方式已不能满足社会发展的需求。
三、对社会保险业务档案规范化管理的几点建议
（一）着力完善规章制度，构建科学管理长效机制
制度建设是档案工作的基础，做好社会保险业务档案的管理应加强制度建设，严格依制度做好档案工作，是新形势下对社会保险业务档案管理工作的迫切要求。从我省2009年底进行社会保险业务档案标准化建设以来，各级社会保险经办机构陆续建立起自己的社会保险业务档案的管理规范制度。但是，这些制度毕竟是在没有多少实践经验的基础上确立起来的，需要在实际的档案管理工作中逐步地完善和改进。各地社会保险经办机构应当在结合实践的基础上针对档案管理工作的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用、统计环节，逐步地完善和改进之前已经建立起来的规范制度，更好地促进社会保险业务档案规范化管理。
（二）打造专业化管理队伍
档案管理人员的素质直接影响到社会保险业务档案管理的水平，只有建立起专业化的档案管理队伍才能够更好地促进社会保险业务档案的管理规范化。要打造专业化的档案管理队伍，首先应当重视档案专业人才的配备，专业人员的配备是社会保险业务档案管理规范化的基础。其次，要建立对档案管理人员长期有效的培训，促进档案管理人员素质和管理水平的不断提升。再次，重视社会保险业务经办人员对档案管理知识的学习。社会保险业务档案是在办理社会保险业务过程中直接形成的，经办过程中经办人员对文件材料的收集整理直接影响到档案的管理水平和利用服务水平。
（三）清理积压，为民所用
从目前对社会保险业务档案的利用需求来看，参保人员对于社会保险经办机构成立以来至国企改制之间的档案的利用需求相对比较大。由于社会保险事业成立初期，各企业社会保险经办人员对企业职工的社会保险不是很重视，造成许多早期参保人员的社会保险缴费的混乱以及档案的遗失，参保人员急需通过社会保险经办机构来确定自己的缴费情况和找回自己的档案。但是，就目前我省来说，各地社会保险经办机构对该期间的社会保险业务档案的管理不是很规范，有些机构甚至对这期间的档案没有进行整理。这就需要各地社会保险经办机构尽快清理积压的档案。只有将积压的档案全部完整地整理，才能使保管的档案全宗完整，才能更好地为领导决策服务，为参保人员服务，为社会服务。
（四）全面推进现代化管理
随着社会保险事业的快速发展，业务范围的不断扩大，经办工作中形成的档案资料也大幅度增加，纸质档案已不能完全适应新形势发展的需要。为此，我们需要通过创新理念、创新服务平台，在抓好纸质档案建设的同时，积极探索建设电子档案的新路子。2013年我省社会保险业务档案管理系统正式上线，2013年6月底前全省各县市陆续将2007年至2012年的档案案卷目录和卷内目录导入系统，实现了最基本的计算机检索。但，我们不能仅仅满足于此，我们还应当加大档案信息化建设的投入，实现对信息资源的自动输入、浏览、查询、全文检索、统计、报表输出的无纸化办公，实现了档案查询与窗口岗位服务的有效对接；我们还应当积极建设数字化档案，充分利用现代化手段，把文件档案通过缩微扫描，实现数字化管理，为查询者提供优质服务。
（五）利用服务方式方法的多元化
档案管理的目的在于应用，立足服务，积极扩宽社会保险业务档案服务领域，充分发挥社会保险业务档案服务民生的重要作用，形成全方位、多层次的服务体系。首先各地社会保险经办机构应当建立专门的阅览场所，为人们提供舒适的查档环节。其次，各地社会保险经办机构还应当积极建立更加便捷的利用模式，如提供电话预约查询、网络查询服务等。
四、社会保险业务档案的规范化管理的前景
社会保险业务档案是对参保单位和个人权益的真实记录，是确定参保人员享受社会保险待遇的重要依据，是实现参保人“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”目标的必要条件，是研究社会保险事业运行轨迹和发展规律的重要史料。因此，实现社会保险业务档案的规范化管理，是社会保险经办机构未来的一项重要任务。相信在人力资源和社会保障部以及国家档案局的重视和支持下，在各级社会保险经办机构的积极努力下，对社会保险业务档案的管理一定会越来越规范化、标准化。
（作者单位：永定县医院医保科）
参考文献：
[1] 孟昭喜.社会保险业务档案管理指南[M].北京：中国劳动社会保障出版社.2009.
[关键词]科技档案；管理和利用；规范化
科技档案是在各项生产、基建、科研设计、工程勘察和测量等科研过程中直接形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件资料，记载了相关内容的基本构思方案和设计方法。其种类较多，如工程技术档案、基建档案、设备档案、科研档案、测绘档案等。它具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。科技档案的有效管理和设计方案、实验开发及项目研究之间存在一定的联系，其管理内容具有多样性，在实践中必须以科学技术为依托，重视科学信息技术的利用，达到提升档案管理与有效利用之目的。
一、科技档案的特点与重要性
科技档案具有专业性强、种类多样、成套性、现实性的特点。首先，不同专业形成的科技档案管理体制、整理分类各不相同；其次，专业门类繁多、类型复杂，多样化特点鲜明；第三，科技档案围绕一个科研项目进行，有规律地形成一系列成套的相关科技文件资料；最后，科技档案具有较强的现实使用性，它记录和反映着科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然有很高的利用价值。
在生产领域、科学研究、工程设计、基础建设、或企业管理中，科技档案在整个档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。它是科技发展的催化剂，是知识形态的生产力，同时它也是一个单位实力的重要组成部分，是项目成功的金桥。
二、科技档案规范化管理的内容分析
根据科技档案管理的特点，在实践中必须明确任务要求，从科技档案规范化管理的内容着手进行分析。
1.建档管理规范化
科技文件材料归档管理对提升管理的有效性至关重要。由于材料自身的形成规律各不相同，为了达到有效管理，必须按照科技材料的形成过程、积累量和信息资源的开发条件对其进行规范化管理[1]。
2.科技档案信息资源的应用
不同的归属部门间涉及到不同的管理内容，必须保证信息资源的内容面向社会和大众，所有的服务方式都必须重视科技档案的开发和利用建设。根据实际情况，积极为利用者提供信息资源，并做到及时发现问题，总结问题，进而达到档案管理的规范化[2]。
3.管理岗位与制度规范化
科技档案管理除了包括常规性信息资源管理外，档案管理岗位必须明确，只有责任落实到人，才能做好管理。不同单位受自身发展因素和外部因素的双重影响，频繁的对人事进行调整，有些科研项目资料收集了一半，换了人员，前后若衔接不畅，则容易造成资料缺损。又比如在进行电子化档案管理过程中，人员操作不规范，信息录入不全面，没有统一标准，也没有校对，则又会使科技文件资料出错。为了提升管理的有效性，必须遵循在规范化的发展理念，提供内容真实、详尽的科技成果材料，从而推动科技成果转化。
二、科技档案的管理方式及利用服务
规范的管理目的在于更好地提供利用服务。重视科技档案管理，加强利用服务，从而促进科技生产活动。
1.加强业务建设
科技档案业务建设是根本，档案开发利用的效果直接反映了档案资源规范化管理的水平。要从管理根源入手，提升管理的有效性，涉及到收集、整理和归档等方面，针对基础性业务的重要性，要求相关工作人员做好日常管理工作，禁止出现内容单一、管理不规范的情况，要不断丰富馆藏，扩大进馆档案范围，并保证档案材料的齐全、准确和完整[3]。
2.提升管理人员的素质
科技档案管理现代化是规范化管理的前提，管理人员应接受专业的培训后再上岗。在当前管理实践中，有些管理人员对档案管理的规范制度欠缺了解，有些科研人员对档案意识淡薄，资料保存不全。或者只重视科研活动的过程和科技成果的鉴定与报奖，而忽视科技文件材料的保存和积累，为了减少此方面的不良影响，要求档案管理人员必须灵活应用现代管理学方面的知识，在最短的时间内，优化自身知识结构和能力水平。同时要积极学习计算机和网络技术，将电子化、网络化现代办公技术和档案管理结合起来，进而达到优化管理形式的目的。
3.创新服务方式
科技档案管理也需要不断创新，与时俱进，提供服务利用更要充分体现以人为本、以最大化利用为目的，利用现代信息技术建立档案管理中心，充分利用网络技术、实现无纸化科技档案管理，可设置专业的控制中心，并将全部的电子档案集中纳入电子档案数据管理中心，通过电子档案数据中心对其进行分类处理，进一步提高科技档案管理效率和实现档案信息资源的共享。可根据实际情况，设计信息访问权限，设置免费电子文件的查找形式。该方式不仅能为相关科技人员提供丰富的在线资源，同时提升了单位时间内利用效率。通过可实行的在线服务方式来提高档案资源的利用服务，从而实现档案资源管理上的创新，并不断扩展应用领域，把科技档案管理工作提高到一个新的层次。
4.扩大服务领域
随着信息技术的不断发展，信息技术在各个领域中有关键性的作用，包括工作、学习和生活中，档案管理最大的作用是为人所用，因此在实践中必须不断扩大服务领域。科技的方案管理已经逐渐渗透到各个领域，在社会中的作用也越来越明显。如果仍然采用原有的单一性的管理模式，会在很多程度上限制各个服务领域的发展需要。在知识经济的发展背景下，为了实现信息化管理，必须建立实体管理中心，将档案管理落到实处，使档案管理更好的面向社会服务。
结束语
科技档案管理正逐渐渗透到各个领域，为了突出其本质作用，在实践中根据其发展情况，对资源进行有效的利用和分析。在信息化技术的影响下，实现档案管理创新是摆在档案管理人员面前的重要难题，必须发挥档案管理的功能，实现资源共享，进而推动科技档案管理事业的可持续发展。建立规范的科技档案管理流程，为后续管理保留较大的空间，档案工作人员要立足于实践，从现有的发展趋势入手，不断突破，不断扩展科技档案的应用范围，充分利用档案信息的指导性作用，让大家及时了解动态进展。科技档案的有效管理与利用，将对社会发展起到推动化作用。
参考文献
[1]汪志远.浅谈科技查新档案的管理与利用[J].青春岁月，2012（2）：255-256.
2016年上半年，县档案局围绕市档案局工作目标，在县委、县政府的正确领导和市档案局的指导下，明确“严规范，重管护，出亮点，力争先”的工作思路，进一步夯实业务基础，以档案信息化建设、文化产品开发、档案宣传为重点，创新档案利用机制，以依法治县为契机，努力推进档案工作法制化，为__县科学发展、跨越发展提供了有效服务。现将上半年工作总结如下：
（一）服务为先，着力抓好档案资源建设。
提供多样化的档案服务，半年共接待档案查阅者550人次，提供档案2100余卷，复制档案1350余页；积极开展全文数字化工作，认真清理馆藏，以民国档案、民生档案为基础落实档案全文数字化工作的全宗和案卷。
（二）强化规范管理，夯实档案业务基础。
1、4月1日，召开了全县档案人员61人参加的档案工作业务知识培训会，并按上级主管部门要求分别送4人次到省档案局档案系统业务培训。
2、强化目标任务落实。按照市局2016年工作要求，结合我县档案工作实际，县政府与全县所有乡镇和县级相关部门签订了责任书，并制定了年度目标考核细则，实行层层落实，分类考核。
3、抓实档案行政执法工作。制发了__县档案局《关于开展档案工作行政执法检查的通知》，对全县机关、企事业单位共24个档案规范化管理单位和2个市级重点建设项目单位进行档案行政执法检查。
4、全面督查，加强档案规范化管理工作。制发了__县档案局《关于2016年档案工作规范化管理复查工作的通知》，从4月起，对全县规范化管理复查单位档案工作上门进行了全面督查、指导，并作好规范的指导记录，截止5月底已全面完成24个单位的复查督导指导工作。
（三）立足档案事业，服务经济社会发展。
1、服务全面深化改革工作。根据市局文件精神，结合__县实际：一是制发了《__县档案局加强机构改革中档案管理工作的意见》文件；二是对新组建和重组单位的档案如何规范管理和在全面深化改革中如何做好档案处置和提供利用工作进行上门督查、指导；三是完成新组建和重建单位按照国家档案局（第8号）令的要求，对《机关文件材料归档范围和档案保管期限表》的编制和报审、备案工作。
2、服务经济建设。对辖区内1个国有企业贯彻实施国家档案局10号令，完成宜宾天池金堂煤业有限责任公司《企业文件材料归档范围和档案保管期限表》的审查、备案工作；分别对辖区内金堂煤矿、__县玛斯兰德商务酒店建设项目等市、县级重点建设项目档案工作进行专项督查。
3、抓好农业农村档案工作。进一步加强和规范乡镇、村（社区）档案工作。编写了《__县农村土地承包经营权确权登记颁证档案整理归则》，并对确权登记档案进行指导、检查。
（四）重视档案安全，强化档案保管保护。进一步完善档案保管、保护规章制度，对档案保管、保护实行不定期巡查。半年来，由主要领导带队检查安全4次，切实做到责任到人，措施到位；在注重档案实体安全的同时加强档案信息安全管理；对馆藏档案进行全面清查，分门别类制订抢救计划。对发生虫霉的馆藏档案进行冷冻杀虫处理，防止虫霉蔓延，今年共杀虫1500余卷，以确保档案安全，库房日常管理得到加强，九防措施到位。
（五）爱国主义教育功能进一步发挥。及时更新网上爱国主义教育基地展厅内容，不断完善和丰富爱国主义教育素材。开展中小学档案教育社会实践基地创建活动，利用国际档案周开展爱国主义流动展让档案深入人心。
（六）档案宣传和档案文化产品开发工作再上新台阶。
1、认真开展“七五普法”普法、普法教育、依法治理工作、法治文化建设等工作。一是利用“6.9”国际档案日，结合我县实际，举办“档案馆开放日”活动，并邀请退休老馆长刘乐华为前来参观人员作讲解；二是发放宣传资料等多种形式开展宣传，面向社会大众，传播档案文化，展现档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”的重要作用；三是开展档案法律法规下乡活动，将档案法律法规送进乡村、社区、学校、企事业单位，共发宣传资料2000余份。
2、深度挖掘档案文化产品。做好1965年__县籍赴滇戍边人员档案资料的收集、整理工作，《走进1965，__县热血男儿赴滇戍边记忆》的编著工作已经完成送出版社，联合县党史（地方志办）开发相关档案文化产品。
（七）以人为本，抓好干部队伍建设。
1、积极推进“精准扶贫”工作。推行“一线工作法”，安排一名机关干部到玉峰村任“第一书记”，同时，还组织全局职工深入仁义乡玉峰村，进村入户，走访贫困户，了解村情民意，倾听群众心声，制定帮扶措施，为贫困户脱贫搞好规划，确定增收项目和脱贫目标。采取“送政策、送思路、送信息”等措施，帮助解决贫困户的生产生活困难，切实做到“精准扶贫”。
2、党建工作上新水平。积极创新党建工作机制，以保持党员队伍先进性为核心，以促进党员自觉实践党的宗旨、充分发挥先锋模范作用为目标，以创新活动方式为手段，建立“一套管理机制”（即党支部领导下的组织“目标管理”和个人“设岗定责”机制），实行“五步工作法”（即民主决策、任务分解、公开承诺、组织实施、考评奖惩），引导和激励党员在各自岗位上自觉践行党员先进性要求，努力打造一支“为民、务实、廉洁、高效”的档案干部队伍，为全面完成各项任务打下坚实基础。
3、努力践行“三严三实”，深化领导班子创“四好”活动，严格落实党建工作责任制，认真落实党风廉政建设“两个责任”。
4、按照“两学一做”工作要求，认真开展学教活动，充分发挥党员先锋模范作用。
1、上半年已完成260万页的馆藏档案扫描工作，5月上旬馆藏部分档案全文数字化查询进入试运行。该项目拟于7月底全面完成，8月份可望实现__县档案馆馆藏档案全文数字化查询利用。
2、首创《档案在行动》季刊，提高档案工作知晓率和营造各级关心重视档案氛围，受到市局领导高度肯定。
（一）存在不足
1、综合档案馆建设滞后，严重影响__县档案事业发展；
2、干部队伍适应信息化建设所需的知识和技能有待提高；
3、重大重点项目档案规范管理部门配合有待加强。
（二）下半年工作打算
1、认真贯彻中、省、市、县《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的通知》文件精神，为开拓__县档案事业全面发展奠定良好基础。继续加大贯彻落实国家监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局《关于档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部令第30号）力度，努力营造全社会重视档案、关心档案的浓厚氛围；
2、加速推进档案全文数字化工作，力争提前实现馆藏档案全文数字化利用查询；
3、档案规范化管理再上新台阶，按照档案管理要求，提供优质服务，严格标准，从严把关。全面完成档案规范化复查、新增和晋升任务；
2007年是湖南省益阳市实施后发赶超战略的重要之年，档案工作要紧紧围绕中心、服务经济，面向基层、服务群众的目标，突出加快发展和科学发展两大任务，着力抓好建设、服务、创新三个重点，努力发挥档案工作在加速益阳经济发展、构建和谐社会中的特殊作用。2007年，益阳档案工作总的思路是围绕大局，夯实基础，突出重点，整体推进，着重落实“三三工程”，即切实在三大基础性建设上有新的进展，在三项服务水平上有新的提升，在三个工作方式上有新的创新。
第一，重点抓好三大建设，取得新进展。一是以市级新馆建设为突破口，着力推进档案馆库建设进程。抓住益阳市档案馆、沅江市档案馆等建设项目纳入“十一五”计划的契机，加快建馆进程。市馆建设要力争年内资金到位，年内开工建设。二是以特色品牌打造为核心，着力推进档案资源建设。继续按照“一县一品牌，一行业一特色，一社区一优势，一家庭一亮点”的思路，加大名人、名企、名牌、名胜档案和声像档案的征集力度，从特色上改善馆藏结构，使档案馆成为弘扬湖湘文化的重要窗口。要加强档案资源的源头管理和规范化建设，继续实施档案工作规范化管理评估和年度登记工作，推进各项基础业务建设上台阶、上水平，加大“三重档案”、到期档案的征集接收力度、抢救重点濒危档案，促进档案资源的多元化。三是以档案法制建设为保障，着力推进依法行政。全面落实省局两年一度的行政执法考核任务，确保整体推进。按照省、市档案工作“五五”普法要求，抓住《档案法》颁布20周年契机，借势借力宣传档案法律法规，扩大社会影响。进一步完善法规体系建设，规范执法行为和执法程序，健全行政执法责任制度，提高依法办事能力。
第二，着力抓好三项服务，提升新能力。把服务作为档案工作永恒的主题，以服务大局，满足社会需求为目标，着力提升社会化服务能力。一是要加大“三重”档案规范化管理力度，出台“益阳市档案征集办法”等规范性文件，为中心工作服务。二是规范民营企业、社区建档工作，加强企业特别是改制企业档案处置工作，为经济工作服务。三是要继续推行现行文件服务中心，努力实现档案工作与社会的“零距离”接触，为社会公众服务。
第三，大力抓好三大创新，取得新成效。一是要更加注重发展理念、发展模式、发展质量的突破和创新。二是要加大档案信息资源整合的调研力度，创新档案管理新体制，探索建立新模式。三是要在档案工作服务社会主义新农村建设领域想方设法创新服务机制，完善服务手段，拓宽服务领域，为建设社会主义新农村服务。
