时间：2023-05-04 08:42:25
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇合同管理职责，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
2012年以来，我部门按照**关于合同审查和管理工作的整体要求和工作部署，认真学习、贯彻、执行《**合同管理办法》、《**合同管理实施细则》，进一步规范和细化合同审查、管理、监督工作，维护了企业的正常经济秩序和企业利益，促进了企业成本效益年活动的全面、深入开展。
一、今年以来的主要工作
(一)加强学习宣传，提高合同管理人员的整体素质
为适应合同审查、管理、监督工作的高标准、严要求的工作性质，更好地为企业生产经营服务，6月份以来，我公司组织合同管理人员全面、系统地学习了《**合同管理办法》、《**合同管理实施细则》及相关法律法规，强化合同管理人员职业素质教育和职业道德教育，严格规范合同审查工作人员行为，明确合同审查工作程序，依法履行合同审查工作职责，提升了合同管理战线的整体素质，为维护企业的正常经济秩序和企业利益奠定了基矗
(二)细化合同管理，保证了成本效益年活动的全面、 深入开展
按照《公司合同管理办法》、《公司合同管理实施细则》的要求，积极协助合同签订单位依法签订合同，参加重大合同的起草与签订，严格审查合同，所有合同条款、签订手续和形式均由本部门管理，各类合同签订时均经过审查，程序合法，杜绝了不完善和不合法的合同的出现，依法检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同中出现的问题和纠纷，会同合同承办人员办理有关合同文书，建立合同档案，有效制止了不符合法律、行政法规规定的合同行为，并依法监督合同承办人员的工作职责履行情况，依法执行合同审查制度，切实维护了企业的合法权益。
总的来看，今年我公司合同管理工作以依法治企为方针，基本达到了集团公司法律事务处的要求。但客观地讲，也存在一些问题。一是合同管理人员的素质和工作水平相对来说还有待提高。二是组织机构还有待完善。三是合同管理还需进一步细化。这些问题需要在来年的工作中加以解决。
（三）组织起草了多份公司急需的规章制度
我处今年陆续起草了包括：《运输合同模板》、《锅炉安装工程分包管理细则》、《**锅炉辅机设备、大宗材料采购管理细则》、《锅炉、部件委托生产管理细则》等多项公司急需的规章制度，发挥了本部门的作用。
二、明年的工作设想
(一)加强学习，全面提高合同管理人员的素质
按照集团公司法律事务处的会议精神和工作部署的要求，进一步加强和改进学习。重点学习“三个代表”重要思想和合同管理办法、实施细则与相应的法律法规，提高合同管理人员的政治素养和业务素质，强化合同管理人员的职业道德教育和遵纪守法意识，最大限度地保护企业利益不受损失，维护企业改革发展稳定的大局。
(二)完善组织机构，依法履行职责
完善我公司合同管理二级负责制，明确合同审查员和合同承办人员的工作职责，对其职责范围内工作定期检查，发现不符合法律行政法规规定的合同行为，及时制止，并严厉追究其承办人员责任。对造成企业经济损失的违法合同，实行责任追究制度，对涉案人员移交司法机关进行法律制裁，督促合同管理人员依法履行职责。
第一，石油合同管理系统存在风险。在石油合同管理中存在着一种其他合同管理中罕见的风险――合同管理系统风险，造成这种现象的主要原因在于市场波动、政治因素和市场价格波动等因素都在合同的签订过程中起到重要的影响，最终给合同管理系统带来一定的风险。企业应当注意的是合同管理系统风险并不受企业自身所控制，属于不可控制风险、不可预测风险范畴，在全面风险管理中也被称为系统风险。合同管理系统本身存在的漏洞使得石油企业合同签订常常处于无序状态，最终导致了企业合同管理和风险规避的难度都大幅度上升。
第二，石油合同监督方面存在风险。在合同的签订之后，一些石油企业不注重合同的跟踪监督，导致合同的执行和实施得不到有效的跟踪处理，给石油企业的发展带来较大的经济风险和管理风险。部分石油企业的履约意识较差，在合同执行过程中往往还面临着违约风险。在某些情况下，石油企业因为对自身管理不到位导致合同履行难以取得预期的经济效益和社会效益，最终影响了自身的可持续发展和稳定发展。
第三，石油合同签订和管理过程中存在法律风险。石油企业在签订合同或者管理合同时，往往因为条款的合法性和恰当性而给合同带来一定的问题和风险。由于法律上的风险带来的经济利益侵害将会将石油企业带入到合同纠纷的旋涡，最终可能因为经验的不足而导致纠纷问题处理的不当，产生经济利益损失或者名誉损失。
二、规避石油企业合同管理风险策略
（一）完善管理机制，建立清晰的权责关系
首先，要建立合同归口管理部门。石油企业应该完善管理体制和制度，企业领导应该承担起建立合同归口管理部门的职责，积极地进行部门建立和资源分配，对合同档案保管和中大?济合同谈判制定规范的管理制度，明确合同签订专用章，将合同的归口管理落在实处。
其次，要建立有效的沟通渠道，明确各部门的沟通职责。企业要清晰地划分财务部门、业务部门和合同归口管理部门的职责，并在各个部门之间建立起良好的沟通渠道，在合同签订的过程中实时沟通、定期了解。
再次，要完善并落实管理制度。在结合现行法律法规的基础上，石油企业可以针对合同管理各个层面进行职责划分，确定各部门签订经济合同的范围和条件，明确合同审批流程和权限，并对经济活动的关键环节设置详尽的流程以供遵循，在明确要求的基础上坚实地落实各项制度。
最后，要注重合同档案管理。档案管理部门应当定期地进行资料整理和更新，根据合同谈判和签订的进程来收集、整理和保存档案资料，各部门还应该在自身职责范围内建立合同台账。
（二）有效地规避合同管理系统风险
石油企业在签订合同之前要做好市场调研工作，进行国际形势变化预测，从市场经济发展的角度去思考将风险管理和企业管理有效融合的方法和对策。在签订合同的过程中，企业应当在考虑市场现实状况和综合分析自身实际情况的基础上考虑签订事宜，分析合同签订过程中每一个环节可能潜在的风险，及时做出风险评估和预警方案，提升企业应对市场风险的能力和合同管理能力。石油企业应当针对合同管理系统风险形成自己的一套科学化和有笑话的管理方案，让合同管理能够有章可循，使得各个合同管理部门能够明确自身的职责，在无形中加强各部门之间的联系和合作，合同签订的每一个过程都要有明确的记录和记载。除此之外，石油企业还要加强对合同管理相关人员的培训，使得管理人员的专业知识能够在合同管理过程中得到大幅度的提升，以便胜任将来更多的合同管理工作。
（三）进行事前调研、做好源头管理工作
第一，对采购需求进行审查。在实施采购活动之前，石油企业首先应当对采购需求进行调查，论证采购目标的合理性，如果合同涉及到较高的专业技术和复杂的法律关系，还要组织技术专家、财务人员和法律专家参与到合同的签订过程之中来，力求使得采购需求合理合规，避免资源的浪费和重复的购买。对于不同金额和不同重要程度的采购合同，要采取不同级别的立项审批流程。
第二，加强合同订购的前期审查。石油企业需要在签订合同前对对方当事人的资信状况、履约能力、资质情况、是否具备完全民事行为能力进行详尽的调查，论证其是否能按时履行合同、合同履行质量高低以及产品质量保证程度，将合同风险降到最低。
（四）注重合同审查，强化监督程序
首先，要注重对合同的审查。合同的签订应该严格按照程序进行审批，在签订合同前对合同文本、合同约定事项进行严格地检查，避免出现漏洞，留下风险隐患。
(一)存在的问题
1、合同立项阶段的问题
（1）未与科研项目预算有机结合。部分项目在立项前未审核科研项目的预算，存在超预算或无预算的情况。（2）存在分解采购、规避招标等行为。为加快执行进度，或简化采购流程，同一个外协项目被拆解成若干金额较小的项目。（3）采购论证调研工作不充分。部分医院科研外协合同缺少询价比较过程，同时由于缺少专业人员的监督，采购价格无法控制。
2、合同签订阶段的问题
(1)合同无专业人员审核，内容不严谨。科研外协合同无统一模板，多数医院使用对方公司提供的合同，部分合同漏洞百出，内容不完整。（2）授权审批程序不完善，职责分工不明确。（3)倒签合同现象普遍存在。在合同签订过程中，经常出现先履行合同，在需要付款时才签订合同或付款之后补签合同的情况。（4）合同会签流程繁琐，周期过长。（5）合同签订范围不明确，合同用章不规范。
3、合同执行阶段的问题
（1）未严格按照合同规定付款。部分项目由于临近结题，课题负责人为避免资金结余，不按实际执行情况申请付款，资金安全存在隐患。（2）成果验收缺乏有效监控。大多科研外协合同的成果验收仅由课题负责人把关，医院科研处无相关专业人员。（3）合同变更和解除程序不规范。（4）未对合同执行进程进行监控和管理。
4、合同评价阶段的问题
（1）缺乏对合同管理情况的分析总结。大部分医院未定期总结经验，查找合同管理过程中的缺陷和不足。（2）未开展合同管理评价工作。合同签订和执行情况等未纳入医院绩效考核，不利于合同管理水平的提升。
(二)主要原因
（1）医院领导对科研合同管理重视程度不够。目前多数医院领导更加重视医疗工作，没有意识到经济合同管理的重要性。（2）合同管理制度不健全。大部分医院比较重视合同签订和执行环节的制度，而常常忽视对合同变更、解除尤其是对合同监督和控制的相关制度；部分医院合同管理制度过于笼统，无具体细则，缺乏可操作性。（3）合同管理信息化水平不高。目前大多医院的合同管理系统比较简单，合同管理还是采取纸质和人工方式。
二、对医院科研外协合同管理的建议
(一)制定完善的合同管理制度并严格执行
医院要对现行的合同管理制度进行完善和修订，合同管理制度要涵盖合同管理的全过程，包括合同的签订、执行、变更、解除和结束，以及纠纷处理等。明确合同签订的范围和审批流程，以及各审核部门的职责权限。同时合同管理制度要尽可能细化，充分征求各相关部门的意见，使之具备可行性和可操作性。在合同管理过程中应严格按照制度执行。
(二)完善合同管理组织机构，提高人员素质
合同管理人员的素质直接影响到合同管理的水平，医院可以吸收既懂科研业务又懂合同管理知识的复合型人才。要完善培训制度，不定期地组织合同管理人员和相关审批部门参加培训，包括相关法律法规、专业知识等各方面的讲座。同时还可以组织合同管理人员到合同管理水平较高的医院进行交流学习，取长补短。
(三)加大对合同管理信息系统的投入
建立完善的预算合同管理信息系统，合同信息化管理，实现合同网上审批流程，提高合同会签效率，实现合同信息共享。此外，合同管理信息系统要与设备处物质系统、财务核算系统、成本核算系统和人事系统等集成起来，建立人、财、物统一的HRP系统。
关键词 合同管理企业
中国加入世贸组织的十年是中国的政治、经济、文化全面向世界开放的十年。市场经济的深入发展带动法制环境同时发生重大而又深刻的变革,同时法制改革又进一步保证了市场经济的有序持续发展。特别是《物权法》《合同法》的颁布、修订为自然人,法人之间及其他组织的公平交易提供了合法依据。为此,合同作为各项交易活动开展的事前事中事后契约越发受到各个企业、公司决策层的重视。我将从以下两个方面浅谈一下合同在现代企业中的运用及管理。
一、现代大型企业合同管理过程中存在的突出矛盾
(一)合同签订前期必要的签订依据与审批方法问题
合同签订后容易发生合同主体不当,违反法律法规签订无效合同,合同文字不严谨等问题,因此,如何建立前期审核程序与审批机制,使各部门在相应的权限及分工下审阅、处理合同也是当前大型企业所面对首要问题。
(二)合同审核签订的组织机构与审核效率的矛盾
大型企业部门多、人员多,权限职能体系较为庞杂,为了保证做好合同签署前资信、权属、立项依据等问题,必须先确定各个合同审核签订的组织机构权限与职能,但因参与人员多,仍存在如何加快合同速度,提高办事效率的矛盾。
(三)原有OA系统无法满足现阶段的企业发展要求
原有OA系统因权限及流程设置方面功能单一,无法适应合同审批的权限及流程变化的多样性和复杂性,特别是无法根据合同类型或费用类型将要审批合同送至拥有该权限的工作人员岗位上去,因此,急需重新设立信息系统以管理相关工作人员权限和职能。
(四)合同履约结算阶段的控制问题往往不受重视
合同签订后的履约工作往往不受重视,这表现为:1.因合同履行外部情况发生变化,应变更合同的没有及时变更或合同变更后因怕麻烦仅仅达成口头协议而未及时签订书面补充协议;2.合同履行无牵头部门,导致合同约定的权利义务因各种原因无法及时实现,且未保留相应证据。
二、解决企业合同管理中存在问题的对策
我认为在面对合同管理的问题上需要加强以下几个方面的控制:
(一)成立合同管理组织机构
各大型企业公司一般以部门为单位负责相应管理实务,当这种机构设置往往会因过于强调本部门利益而弱化部门间的协作关系,从而造成资源浪费和效率低下。必须使每项工作项目化运作,从建立纵向的合同组织结构入手,明确每项工作从立项、招投标、证件审核、合同文本的确立、授权书的下达、合同签订、合同履约到最终的合同关闭等环节的岗位人员配备,明确部门权责,有条不紊,实现合同管理流程化:
1.建立主办部门主办人负责制
要求主办部门主办人对合同项目的前期谈判及对合同他方资质、诚信调查的可靠性负责,对及时、完整的将本部门经审批且已签订完毕的合同,报备等工作负责,并有义务对合同履行中出现的任何问题上报公司,避免我方违约。
2.合同管理部门的职责
设立专人负责公司的合同管理事务。赋予其职责为:负责审核合同中的法律条款及整个合同内容的合法性合规性;负责审核合同管理制度的制定及机构人员的落实情况;负责监督合同全过程管理的运作情况;负责监督合同签约人负责制、重大合同履行报告制度的实施情况;负责检查对方当事人的资信、资质审查情况。凡合同主体不合格,不具备履行能力及信誉较差的,合同内容和条款违反法律法规的,合同管理部门有权予以否决;负责公司的合同管理,包括合同登记履约台帐管理、审批手续、专用章保管及使用、合同备案以及保密工作等合同管理的基础工作情况;负责并将日常问题记录形成检查表,应用检查表法考核全公司范围合同管理工作。
(二)建立合同管理信息系统
通过建立以上主办部门主办人与合同管理部门相结合的二级合同办理监督机制可以实现合同的全过程管理,从而极大的降低合同履行风险,但仍需要建立一套合同管理信息系统来高效实现以上权限及职责。合同管理系统应至少实现以下几点:
1.界面简洁,操作方便。由于各级管理人员流动性较大,容易造成今天培训完毕,明天该工作人员调离原岗位的情况。必须保证合同上报的界面思路清晰,与其他上报单据存在共同性,以尽快让操作人员上手,不至于耽误工作。
2.较大的附件上传空间。合同不仅仅是合同文本的审核,其对方的相关经营证照及履约能力调查是制定合同文本的最佳参考依据,因此需要合同主办部门上传对方资信证件原件的扫描件,方可实现合同签署前期的尽职调查工作。
3.拥有合同管理台帐查询功能。合同管理系统必须实现合同管理台帐的查询功能,并保证系统台帐与手工台帐账账相符。
4.零活可编辑的流程制定。由于现阶段的合同类型无法实现完全符合标准文本的要求,容易造成事无人管的局面。因此,零活的权限流程设置是保证工作顺利进行的前提。但要注意权限调整工作与合同管理工作的操作不应由同一人担任。
关键词：公路工程；监理工作；合同管理
0引言
随着经济社会的迅速发展，我国交通运输事业上升到了一个新高度。据相关数据显示，截至2017年年底，我国公路总里程已达到477.35万km，高速公路里程已超过13万km，跃居世界首位。公路工程建设耗时长、资金量大、技术性强，进而增加了施工的复杂性。为保证顺利施工，在工程建设管理中必须重视施工合同。合同是市场经济自然人、法人与其他组织之间经济交往的桥梁，合理管理是实现工程质量、投资及进度的根本保障，不仅能够实现工程建设投资效益，还有利于保证工程建设市场有序地运行，在监理工作中合同管理越来越受到重视。现阶段我国公路工程监理工作中合同管理水平普遍偏低，且存在诸多问题，为此，监理部门必须依法加强合同管理，健全合同管理体系，提高工程建设管理水平。
1公路工程监理工作中合同管理的特点
公路工程监理为“三控制、二管理、一协调”，合同管理是工程监理的重点，为做好合同管理工作，需要充分了解其特点，具体如下：
1.1合同管理周期长
由于公路工程属于一个循序渐进的过程，工程建设涉及内容多，施工周期长，合同管理贯穿于整个施工管理过程，进而增加了合同管理的周期。
1.2经济法律关系多元性
在合同签订与实施过程中，监理机构受建设单位委托，对整个过程进行工程监理，工程涉及参建方较多，从而为产生错综复杂的关系，而这些关系如何处理，需要以经济合同为依据。
1.3合同内容繁杂
每个施工阶段、每道施工工序涉及的内容较多，因此，在监理工作合同签订中，必须对所有因素进行全面考虑，防止产生纠纷。
1.4合同多变性
施工设计变更必然会引发合同变更。特别是大型工程合同，修改项多，可达到上百项，为此，必须严格按照变化情况，做好合同调整工作，实现动态化合同管理。
2完善公路工程监理工作中合同管理的建议
合同管理是项目管理的一个新型管理职能，在公路工程项目管理理论研究的基础上，监理工作愈加重视合同管理相关问题。在公路工程监理工作中，如何做好合同管理极为关键，为更好地提升合同管理水平，必须从内、外环境出发，进一步完善公路工程监理工作中的合理管理体系，全面增强公路监理合同管理约束力、完善合同示范文本，根据自身工作情况，合理选择合同模式，积极构建科学的合同监管体系。同时还有内修自身，建立合同管理组织机构，制定合同管理制度，加强合同的信息化管理，从而全面提升合同管理水平。
2.1从外部环境完善公路工程监理工作中合同管理的建议
2.1.1增强公路监理合同管理的约束力
当前，针对公路工程监理合同管理出台了一系列法规政策，但这些法规政策太过笼统，并没有细化，这也是工程建设违法乱纪问题频发的直接原因。为保证一切施工活动有法可依，需完善我国公路监理行业的法律法规体系，扩宽范围，符合市场环境变化需求。只有建立一个良好法治环境，才能进一步规范合同管理，才能做到有法可依、执法必严，才能保证工程项目按照合同按部就班的开展，这也是增强公路监理合同管理约束力的重要途径。
2.1.2完善合同示范文本，选择不同合同模式
合同是工程建设投资控制、质量管理及进度控制的主要依据，在公路监理合同管理中，通过科学、有效的合同管理，监理工程师可保证工程项目投资、质量与进度三大目标的最优实现。为此，必须重视合同示范文本是否完善，必须合理采取合同模式，只有这样才能合理地控制工程变更，正确处理索赔事宜，有效降低双方争议。第一，完善合同示范文本。在国外工程建设中，已实行了较为专业且实施性强的总承包合同文件，如FIDIC颁布的《土木工程施工分包合同条件》等。同时，适用于分包商的合同标准模式，如新加坡的NSC、英国的ICE模式都值得借鉴。合同管理是否有效直接关系到整个公路工程的施工效率与经济效益。为此，应按照国家颁布的合同示范文本，结合公路特点与行内合同管理经验，合理选择适合本工程建设的合同标准文本。第二，选择不同的合同模式。近年来，公路建设规模不断扩大，加剧了市场竞争，工程承包方式也发生了极大的改变。目前，最常见的承包方式为EPC模式，即设计—采购—施工，这种模式有利于处理各个参建单位间的复杂关系。或BOT模式，即建设—营运—移交，这种模式有利于拓宽建设资金来源，有利于缓解建设资金紧缺的困局。有时也可选用多种模式结合的方式，更能实现合同管理的效用。公路项目不同，则选择的合同管理模式也不尽相同，必须根据工程项目实际情况合理地选择合同模式，如总价合同或单价合同，只有做到灵活应用，随机应变，才能满足工程建设需求。
2.1.3完善市场准入制度，构建市场信用体系
公路行业在我国经济发展中一直占据着重要的地位，做好合同管理，有利于完善公路施工中诚信体系建设，加大行业间的约束力。一直以来，我国都在实行“政府监督、业主稽查、社会监理、企业自查”的质量监督管理体系，监理机构是公路工程质量监督的职责部门，针对其资格需做好审查公众，对于那些不符合规定的单位严禁进入工程建设，同时，要规范招标条件，只有这样才能解决市场不良竞争现象。“言不信者，行不果”，诚信为人之本，在行业发展中都应重视诚信。公路工程监理工作是保证工程质量的基础，如监理工程师弄虚作假，不仅会影响检测质量，更会埋下质量、安全隐患，甚至造成严重的经济损失。为此，必须在坚持“守法、诚信、公正、科学”的监理准则下，建立公路诚信体系，推进信用信息平台建设，制定严格的信用惩处机制，净化监理队伍。
2.1.4积极构建科学的合同监管体系
行政监管是政府部门的工作重点，对于公路监理单位来讲，受建设单位委托，依照工程建设监理合同，代表建设单位对施工单位的工程建设进行监控，提供的是一种专业化的服务。在合同签订后，需积极配合主管单位做好工程监督管理工作。科学、有效的合同监管体系与监理单位密切相关，应明确监理单位的职责，以第三方的身份，更好地实施合同监管，更好地履行合同义务。如遇合同争议，监理工程师应本着实事求是的原则，在保证施工顺利实施的基础上，公正、合理地做好双方协商调解工作，不得损害工程质量，偏向任何一方。如需重大合同争议事项，应通过总监反映给监理单位，通过上级领导进一步做好合同双方协商工作，便于及时解决争议。减少对工程进度的影响。定期组织工作汇报，对监理委托合同履行情况进行检查分析，按照合同、监理大纲、监理规划等督促每一个监理工程师认真履行职责，保证实现合同目标。
2.2从内部环境中完善公路工程监理工作中合同管理的建议
2.2.1建立合同管理组织机构，制定合同管理制度
为确保在公路工程建设中，实现合同目标，需设立一个合同管理组织机构。按照组织管理理论，明确各部门工作职责，细化合同条款。根据工程项目特征，秉承“分工协作、精干高效”的原则，提高合同管理效率，加快工程建设进度。按照《合同法》及相关法规，制定科学、合理的合同管理制度，本着“平等互利，风险共担”的原则，明确双方责、权、利，明确划分违约责任，最大限度减少或消除不利于实现合同预期目标的因素。公路工程投资大、施工周期长、施工条件复杂，因此在工程建设过程中强化合同措施，协调参建单位关系，约束各方行为，是做好监理工作的根本。为此，必须进一步健全合同咨询、协商制度，定期做好各个施工阶段检查工作，以达到公路工程建设目标。
2.2.2加强合同的信息化管理
随着信息时代的到来，计算机网络技术得以全面普及，将新型项目信息管理理念用于公路工程建设意义重大。加强合同信息化管理，实现信息电子化、数字化处理，可充分提高合同管理效率。当前在无纸化办公中，常用的工程应用模型为“BIM”，这种建筑信息模型可实现知识信息资料共享，在工程建设全寿命周期内，通过BIM各参建方可及时提取或修改获取的信息，更好地履行各参建方的职责，确保各方能够互相协作、友好合作。在合同管理中，同样需要加大信息化管理力度，提高管理水平，为监理工作的顺利开展贡献一分力量。
（一）合同管理是市场经济的必要条件
在市场经济条件下，尽管企业是自主经营的市场主体，但是，合同管理是与企业的活动同步进行的，是企业活动中重要的一部分内容。另一方面，合同是实现市场正常、合理、有序运作的主要手段和措施，没有合同的约束和规范，市场运作会出现混乱，只有在合同的约束和规范下，企业就会合理经营，市场才会正常运转。
（二）规范的合同可以树立企业的良好形象
随着市场经济的逐步完善，合同的作用愈来愈凸显，依法签约，依法履行是在市场经济条件下开展的诚信活动的重要内容，它不仅提高企业的经济效益，也会树立良好的社会风气。
（三）认真履行合同可以有效防范经营风险
企业在经营过程中，及时检查合同的履行情况，这也是合同管理的重要内容。也就是说，企业需要及时跟踪和监督合同的执行情况，及时解决合同履行过程中遇到的问题，确保企业的经济利益，避免一些潜在的风险发生。
二、市场经济背景下合同管理存在的问题
合同是市场正常运行的一个重要依据，但是，在现阶段，合同管理还存在诸多问题：
（一）合同管理意识淡薄
合同管理在市场经济中起到如此重要的作用，但是企业却往往忽视合同管理，对合同的管理意识比较淡薄，主要表现在：一是缺少合同管理的专门人才，没有专门负责管理的部门，从而造成合同管理比较混乱。二是负责合同的领导意识淡薄，造成合同执行过程不够细致。例如，订立合同中对方资质的审查，合同履行的监督等不到位都会对企业造成巨大的经济损失。
（二）合同管理制度不完善
合同从签订到履行，从履行到监督都需要应对的程序和制度作为保障。但是，在很多企业，合同管理的程序和制度还不健全，在合同管理方面还有一些漏洞，这些漏洞将是企业承担风险的一个重要因素。合同管理虽然在市场经济条件下具有如此的重要意义，但是还存在一些问题，这些问题也仅是普遍问题的一部分而已，针对这些问题，关键是我们如何解决这些问题。
三、合同管理的措施
（一）建立健全合同管理机构，从形成合同管理体系
合同管理体系的构建是一个系统的工程，主要包括：一是加强合同管理机构建设。谁都可以签合同，谁都可以管理合同，这种情况不利于合同管理，不利于企业的发展；二是管理人员专业化，专业的管理人员，既要熟悉本企业的专业知识，还要具备一定的法律知识，只有这样才能确保合同管理的合理；其次建立合同档案，合同管理除了健全机构，落实专业人才，还要建立合同档案，让合同有一个固定的落脚点，这样管理起来才更有序，通过实践发现，各企业在这个方面做的还是比较到位的。
（二）完善合同管理的规章制度
完善的合同管理制度是合同管理制度化、规范化、效率化的前提和基础。合同管理者制度包括合同承办人制度，审核会签制度，审查制度，监督和检查制度等等。通过合同管理制度，目的就是要做到管理层次清楚，程序完备，职责明确，分配合理，合同执行过程都处在控制状态。
（三）注重合同管理过程
合同管理大致分为合同订立前的准备、合同订立中的管理和合同履行中的管理3个阶段，这3个阶段既相互独立，又有着各自不同的内容和特点，同时各阶段之间又有着密切联系，它们共同构成了1个完整的管理过程。
1.合同订立准备阶段的管理。
包括了解对方资信，明确缔约内容，这是合同管理的基础阶段。首先，要由经过法律培训、取得授权委托专业人员对外签订合同。其次，对合同对方当事人的主体资格、资信情况、履约能力进行全面的真实性审查。
2.合同订立中的管理。
即确定合同条款，按照规定的程序审核合同，这是合同管理的核心环节。首先，索取保存对方当事人的合法有效的资信材料及身份证明。其次是严格按照合同法规定的规范合同文本条款审查、签订合同，做到条款完备、权利义务明确。再次，根据法律规定需要履行审批、备案、登记的合同1定要履行其相关的法律手续。在合同正式签约前，依法对涉及企业的重大经济合同条款的合法性进行审查把关。
3.合同履行中的管理。
包括己方信守合同，依法履行，并关注对方履约，它是实现合同管理目标的有力保障。将合同规定的义务按照职责划分并落实，建立严格的履行过程中基础管理工作。根据企业管理制度实施对合同履行中的监督检查。
四、总结
【关键词】建筑工程项目合同管理体系业务流程
工程合同确定了成本、工期、质量、安全和环境等项目总体目标，规定和明确了当事人各方的权利、义务和责任。建筑工程项目必须实施规范性的合同管理，加强合同管理中的风险管控，才能满足项目管理的需要，而这些对于企业自身来说必须以良好的合同管理制度体系、业务流程、合同管理机制、签订严谨的合同条款为基础。
建筑工程项目合同风险管理应当遵循健全、合理、制衡、独立的原则，确保风险管理的有效性。健全性是指合同风险管理应当做到事前、事中、事后控制相统一，应覆盖公司的所有业务部门和人员，要渗透到决策、执行、监督、反馈等各个环节，确保不存在风险管理的空白或漏洞。合理性是指合同风险管理应当符合国家法律法规，与建筑企业自身的经营规模、业务范围、风险状况及所处的环境相适应，以合理的成本实现风险管理目标。制衡性是指建筑企业职能部门和岗位的设置应当权责分明，前台业务运作与后台管理支持适当分离。独立性是指承担合同风险管理监督检查职能的部门应当独立于企业其他部门。
合同管理的制度体系建设是建筑工程项目合同风险管控的基础。结合建筑工程项目合同管理的特点，工程项目的合同管理必须注重专门化、专业化、协调化和信息化。同时建筑工程项目合同风险的管理原则要求建筑企业必须建立健全一套行之有效、严格的规章制度和可操作的作业制度。合同管理制度是否健全是合同管理的关键所在，但合同管理制度本身须满足以下条件：
1、合法性：指合同管理制度必须符合国家有关法律法规的规定，建筑企业运行所依赖的管理制度本身存在违法规定势必会给企业带来致命的损害。
2、规范性：指合同管理制度必须具有规范合同行为的作用，能够对合同管理行为进行评价、指导和预测，能够为对合法行为进行保护奖励、对违法行为进行预防、警示或制裁提供依据。
3、实用性：指合同管理制度必须能够适应合同管理的需求，便于运用、操作和实施。
4、系统性：指制定的各类合同管理制度应互相协调、互相制约，能够形成一个有机的系统，能够在工程项目合同管理中发挥整体效应。
5、科学性：指制定、实施的合同管理制度应该能够正确反映合同管理的客观规律，保证建筑企业能够利用客观规律进行有效的合同管理。
具体而言，建筑企业应该建立合同洽谈权、审查权、批准权三权相对独立，相互制约的管理制度，使合同管理工作能够有据可依，合同管理的基本制度主要有：合同会签制度、合同审查制度、合同印章管理制度、合同信息管理制度、合同管理目标制度、合同交底制度、进度款审查批准制度、变更、签证、索赔制度、合同管理质量责任制度、合同统计考核制度、合同检查和奖励制度。
建筑工程项目合同管理制度体系建设必须与良好的管理机制建设同步，才能具有强有力的执行力。以建筑施工企业为例，必须有完善的人才培养机制、分工明确的管理机制，辅以合理的业务流程才能更好地实施项目管理，尤其是项目的合同风险管控。
首先，建筑工程项目合同管理制度体系的建设和制度的有效实施都离不开合同管理人员的有效工作，做好合同管理工作，人是关键因素。合同管理作为一种复合型和智力型的工作，需要高度专业化及丰富知识和经验的专门人才。在目前的国内建设领域，专门的工程合同管理和索赔人才还相当缺乏，目前人员状况远远满足不了需求，因此建筑企业必须以人为本，加大合同管理人才的培养力度，要有良好的合同管理人员培养机制。在工程实践中，可以从以下四个方面强化合同管理人才培养：一是人力资源管理部门要重视选人。要选择素质高、能力强、知识面广、责任心强的人员充实到合同管理队伍。二是要提供良好的学习机会和学习氛围，加强理论学习。要鼓励合同管理人员参加法律和经济管理方面的考试及相关的执业资格考试，提高理论水平。三是要以机制激励人。明确合同管理人员的责、权、利，建立和完善岗位竞争机制和奖罚机制。四是要在实践中培养、锻炼和造就合同管理人员。把合同管理和项目管理结合起来，把合同管理人员放到工程项目管理一线从事具体的合同管理工作，在实践中提高运用合同手段解决工程建设实际问题的能力。
其次，要梳理企业中各部门的职责，要分工明确，落实执行。以中型施工企业为例，在现代的企业管理模式和理念中，必须建立合理的合同管理部门，设立明确的部门职责，才能将人员、制度、机制有机结合，将合同的风险管理真正落到实处。就合同管理而言，建筑施工企业应设立总部、分公司、项目部三层或者总部、项目部两层职责权限管理层级，总部、分公司（如果有的话）分别设立市场经营、财务投资、劳务、物流、风险控制、合同专职管理、档案管理部门，并且明确如下职责分工：
市场经营管理部门：负责对投标或非招标项目的经营风险评估；对签约的建设工程施工总承包合同的投标符合性进行审查及投标的授权管理；负责工程类合同的会签。
财务投资管理部门：参与对投标或非招标项目的经营风险评估；负责工程类合同的会签、工程款的支付。
劳务管理部门：负责对各类劳务分包合同、专业分包合同、用工协议等合同文件的劳务、专业分包管理条款进行审核把关；负责制定及修订涉及合同文本中关于劳务管理的有关内容；负责劳务分包、专业分包的招标、定价、资质审查及合同会签工作。
物流部门：负责对物资采购、机具租赁合同文件的相关管理条款进行审核把关；负责制定及修订涉及合同文本中关于物资采购、机具租赁管理的有关内容；负责物资采购、机具租赁的招标、定价及合同会签工作，进行材料、机具成本的控制、核算和分析工作。
风险控制部门：负责处理有关的合同授权管理及对合同风险进行评估等；负责工程类合同的会签；负责对合同管理实施提供法律支持服务。
合同专职管理部门：负责制定及修订合同文本；参与对投标或非招标项目的经营风险评估；参与招标文件的评审工作及合同的评审、洽谈、签约工作；负责组织与工程合同有关的签约、管理工作；负责合同的交底工作；负责合同管理资料建帐、归档工作。
档案管理部门：负责合同的档案保管；负责合同专用章、项目经理部章的管理工作。
项目部：按照公司相关规定负责项目的合同履行，根据单位授权负责参与组织项目部各类合同如劳务、专业、采购、租赁合同的洽谈、评审和签订及监督履行等具体事务；负责进行合同履行过程中的风险管控。
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关键词：企业法律顾问 合同管理 预防性合同 救济性合同
“企业法律顾问”本既可包括身为企业雇员、担当法律顾问职责的工作人员,又包括依法在律师事务所执业、受托从事企业常年或专项法律顾问工作的社会律师,但进一步考察1997年国家经贸委《企业法律顾问管理办法》以及国务院国资委近年来的一系列规章,可以发现,“企业法律顾问”似乎专指“企业内部法律顾问”;其次,律师受聘从事企业法律顾问工作,并不对律师的身份有任何影响或产生一种新的律师种类。因此,本文就将所要探讨的问题——“企业内部法律顾问的合同管理”径直表述为“企业法律顾问的合同管理”,应该不会造成管理主体上的误解。
一、企业合同管理的主要内容与分类
(一)合同管理:一项重要的管理内容与管理方法
和国外相似,我国企业法律顾问同样具有广泛的职能,可归纳为:(1)决策参与;(2)合同管理;(3)公司设立和运行中的法律事务管理;(4)企业知识产权保护;(5)诉讼管理,即运用诉讼、仲裁、调解等手段解决已产生的涉及企业利益的争议,维护企业合法权益;(6)聘请社会律师为企业服务,并代表企业参与工作,行使联络、协助以及监督职责。
合同管理无疑是上述工作中的一项重要内容,而此外的(3)至(6)项工作中,起草、审查、管理、监督合同不仅不可避免,而且还是企业重要的管理手段或管理成果。因此,企业法律顾问的合同管理既是企业法律顾问本身的工作职责,还是贯穿于企业管理的每一个环节(生产、销售、财务、人事、权利救济等)的管理方法,在企业法律顾问工作中占据着十分重要的地位。
(二)企业合同管理的主要分类及内容
我国合同法学上对合同有各种理论分类,如有名合同与无名合同、要式合同与非要式合同、格式合同与非格式合同、诺成合同与实践合同等,这些分类在法学研究层面当然各具理论价值,但从企业实务层面来说,主要考虑将合同管理中所涉各种合同进行如下三类划分:
1.业务合同、劳动合同及其他合同
视企业所在行业或经营范围的差异,合同涉及本企业商品或服务正常生产与销售的,则为“业务合同”。
“劳动合同”为本企业作为用人单位与劳动者签订的以劳动用工内容为核心的各种合同。
除了上述两类合同以外,以本企业作为合同当事人的任何合同均可划入“其他合同”之列。最常见的“其他合同”有银行借款合同、保险合同、建设工程合同,以及运输合同、仓储合同等等,其范围十分广泛,难以也不必逐一罗列。
2.涉外合同与非涉外合同
以本企业作为合同当事人的合同中,如果合同含有“涉外因素”,如对方当事人为境外主体、合同客体在境外,或者合同内容与境外有关的,则为“涉外合同”。它们同样可以纳入上述涉外业务合同、涉外劳动合同及其他涉外合同三项分类当中。
与涉外合同相对应,不含涉外因素的合同,无论是业务合同、劳务合同还是其他合同,均为“非涉外合同”。
3.防范性合同与救济性合同
从订立合同的根本原因来看,企业的各种合同仅为两类,一类是为了便于事后有约可循、操作规范、减少或避免争议、防范合同风险而订立的,另一类则是争议已经发生、为解决争议而达成的各类协议。前者称之为“防范性(或规范性)合同”,后者则为“救济性合同”。
二、企业法律顾问在防范性合同管理中的主要工作
(一)完善合同管理制度与制定常用格式合同,发挥制度的作用与“批发性管理”的效率
凡事预则立,不预则废。合同管理也应重在防范,即企业法律顾问应该担当防范企业法律风险的“防火员”,而不该只在风险已经产生后充当“灭火员”。不过,企业涉及的合同份数众多、种类复杂,法律顾问人手有限,往往又难以事事参与、件件过问、款款亲为、字字把关。
为了解决这一管理效率上的矛盾,首先必须从完善合同管理制度与制定格式合同开始,为企业建立或完善合同管理规章制度,发挥制度的作用与“批发性管理”的效率。相关管理制度包括:(1)交易对象审查制度。从合同相对主体究竟如何开始,弄清交易相对方的身份、状况、资信等基本信息,做到不谈、不订连交易对象基本状况都没有搞清楚的糊涂合同;(2)高水准格式合同使用制度。对于常用、非重大的书面业务合同,区别其性质与种类,由企业法律顾问会同外聘社会律师制定比较规范的合同格式,供业务、劳资管理等人员在工作中经常使用;(3)合同条款及法律讲解、培训制度。定期为业务、劳资管理人员讲解条款、研读法律,让他们在提高合同法律及风险意识的同时,能够真正理解有关条款的具体含义及利害关系,避免不知其所以然的机械套用;(4)合同签订前的最终把关制度;(5)已签合同的企业法律顾问留存备案制度;(6)履行过程中风险出现或极有可能出现时,对企业法律顾问的第一时间报告或通报制度。
(二)对于重大、复杂的业务合同,企业法律顾问必须从各个环节真正参与其中,必要时与单位外聘的常年或专项法律顾问律师协同管理
标的较大、法务复杂、事关企业重大利益的合同,从一开始洽谈时就应该有企业法律顾问的全程参与,以便在交易对象、交易标的、结算方式、品质保证、合同担保、争议解决方式、诉讼管辖乃至于适用法律、合同文本等方面从严把关,在合同签订、履行、协商等各个环节,为企业争取进了能多的合法权益。
考虑到专业知识、执业经验等方面可能存在的局限,可会同单位外聘的常年或专项法律顾问律师进行合同协同管理,以真正帮助企业避免法律风险,维护企业最大的合法权益。
(三)注意合同签订、履行、协商、联络等环节证据的留存与收集工作
对于与合同相关的票据、文书、往来业务资料认真收集,妥善保管;对于未能顺利履行、可能发生纠纷的合同,相关往来文书必须由企业法律顾问起草与经企业法律顾问修改发出,避免业务人员因不谙法律而可能造成的被动局面;同时,又为其后的救济性合同管理留下证据、打好基础。
三、企业法律顾问在救济性合同管理中的主要工作
本文主要通过合同管理实践工作，结合广东、福建地区X销售企业在2000年至近期的经营管理情况阐述合同管理如何与企业发展相结合，最终达到适应市场变化的目的。总结经验，提炼成果。有针对性的对广东、福建地区迅速成长的销售型企业的合同管理提供参考借鉴。
【关键词】
销售企业；合同管理；适应市场
广东、福建等省经济活跃、经济形式复杂多变，做为设立在该地区的销售企业，随近十几年来国家经济发展，快速发展。为适应市场变化，企业需要积极开展多种方式的改革。本文以某企业广东区公司在华南地区的分支机构变化为例加以阐述。从2000年以来，该企业在华南地区跨省多次分立、整合。2004-2009年以华南区公司为主，管理本地区（广东、福建、海南）业务，人员合并办公。2010年后华南区公司各项工作重新分立为各省区公司管理。组织机构先后经历了省市级管理方式―省级公司直接管理模式（组织扁平化、垂直管理）―省地市级管理方式三个阶段模式。所辖地区也分别经历了各省独立―广东、福建、海南三省合并―广东、海南两合并加福建省独立―各省独立。公司内部管理方式、管理地域范围不断变化、所处的经济环境复杂，需要从多方面不断完善合同管理工作。
1 公司合同管理制度制定
在华南区管理时期，最早结合总公司制度制定华南区合同管理制度，广东区合同管理制度是结合本区当前的实际情况，在原华南区制度基础上修订制定。并同时制定《合同管理权限及合同审查审批程序》。现行制度建立统一授权、归口把关、各负其责、相对集中的合同管理体制。公司所属各地市公司、公司本部各部门应严格按照各自的职责权限进行合同的论证、审查、签订、履行、监管等工作。
1.1建立统一管理、各负其责、相对集中的管理体制
改变原来的多部门管理，按相对集中归口把关、相对集中的方式管理。原来的由各主要业务部门各自承办合同、审核合同、签订合同、履行合同的即做运动员、又做裁判员的模式，变为相对集中统一管理后，成为现在的由公司所属各地市公司、机关各处室应严格按照各自的职责权限进行合同的论证、审查、签订、履行、监管等工作，形成职责清晰，工作明确、有效监督、规范控制的合同管理体制。
制度明确规定订立书面合同的标准要求。从基本环节控制风险。
1.2“各负其责”，严格“三项审查”制度
按照“事前预防、统一授权、相对集中管理、分专业审查把关、各负其责、全过程监督”的原则，公司所有合同在签订之前，必须由各业务主管部门分别对合同项目的经济合理性、可行性、合法性、严密性、规范性、立项依据、资金渠道、技术质量要求等方面进行审查；公司法律部门及合同管理人员对合同的签订、履行、变更和终止等进行统一管理和监督。
公司签订合同实行分专业归口审查、各负其责的管理体制，包括法律审查、专业技术审查、经济商务审查。对未履行三项审查及审批手续的全同，一律不得签订。
1.3公司合同审核以公司本部、地市分公司两级为审核主体
针对销售公司最基层单位人员工作性质侧重具体销售业务，法律专业人员极少，工作管理中心不同于省、市级管理性公司的特点。将合同审核的管理性工作上移至省市级分公司，即减少基层工作负担，又缩短合同审批流程、提高合同审批效率，符合各级工作侧重点。
1.4加强新业务、高风险项目的法律审查
对于招投标类合同、投资类高风险合同，公司制度明确规定：“立项、选商、谈判、会审、签订的程序进行。”“对合同项目进行必要的考察、论证、落实资金渠道、项目计划等保证合同全面履行的条件。”“对合同对方当事人的主体资格、资信情况进行审查。”“进行合同谈判、组织招标、投标”。
1.5公司合同管理与招投标工作紧密结合
广东区公司招投标管理制度规定：“招标人应与中标人签订书面合同”。
广东区公司充分发挥合同管理信息系统的优势，在合同管理信息系统设置伊始，即将所有列入招标类别的合同审查流程设置招投标审核。所有相关合同，必须首先在合同管理信息系统中进行招投标审核，达到招投标标准而未通过招投标审核的合同将被退回，从而避免产生规避招标、虚假招标的情况发生。
2 合同管理信息化推广
以制度做保障，积极、快速推动合同信息化管理。
把合同管理进行网上审查审批等内容明确写入现行制度中。三省合并管理时期，合同数量大，公司合同管理工作也处于起步阶段。但按上级公司的总体安排，借助于当时的垂直管理、专业线分工的集中、统一特点，大力推动合同管理全面网络化、信息化的工作，积极组织多种形式的人员培训，强化合同信息系统的终端用户使用。加强与当时三省各专业线、各区域和各相关处室的沟通协调，各专业线从初期的不适应信息管理方式至形成习惯、到支持认可合同管理信息系统，认识到管理三省各级合同，合同管理信息系统有着无法比拟的时间、空间优势，即节约人力物力成本，又提高工作效率。使公司成为当时最早一批合同全面上线的企业之一，系统使用覆盖广东、福建、海南三省分公司，用户数量超过550个，合同系统运行合同管理范围下至零售网点合同上至省级公司投资项目，合同运行数量达30057份。
3 合同管理细致与效率平衡
作为一个大型企业，合同管理的细致性和对控制风险的高要求往往与合同签订效率相互制约。需要企业对合同管理审批环节的流程优化常抓不懈。公司的流程优化是从“娃娃”抓起的，基础好，也更易治理。从合同流程设置伊始，便充分考虑到实际工作需要、工作效率要求，以满足于瞬息万变的市场变化要求为目的。除重大合同外，合同审核流程简洁、无重复的专业技术性审核。公司重视做好平时的预防工作，避免头痛医头，脚痛医脚，日常治理的效果显著。
合同管理信息系统初始化的早期，流程即是一级审核即可完成三项重要审查，效率高为特点。公司的现行管理制度同时也明确“归口审查、各负其责”，在现在行制度的同时，也有明确的《合同审查权限及审查审批流程》，即避免了审查审批流程的事后确定的随意性，也免于造成流程不定的相互推委。
区分不同类别、不同性质、不同情况的合同，本着实际情况，按工作需要进行相应调整。关联交易合同、有标准文本的合同 、对时限性要求高的合同，符合三项审查及审批要求为上限要求。一般只通过一级审核，少用二级审核，避免相同专业性、技术性重复审查。
使用标准文本、金额较小、对时限性要求高、法律关系简单的合同，如：公司主要产品销售、主要产品采购、零售网点销售、零售网点维修、零售网点房屋租赁等合同，实行一级审查审批，只在二级分公司完成三项审查和审批即可签订，通常不同性质的审核节点4个，在承办人及时督办的情况下，能够在短时间内完成所有审查审批环节并签订。对于其它法律关系简单的买卖、租赁、技术服务等合同审查审批合同审核节点总数一般为5个，金额小的4个。只有投资建设类的合同，法律关系复杂、金额大、无固定的标准文本，而实行二级审核，以严控各种风险。
日常控制流程延长，由于部分工作部门的内部工作分工需要，时常有相关部门要求增加流程审核要求。日久天长，流程便会逐渐加长。为控制这一情况发生。公司流程变化、调整实行审核制，流程调整由主要负责人审批，方可增加。同时，不定时安排合同审核流程检查瘦身。达到日常控制体重，效果好于超重后服药减肥。
4 应急合同审核控制
销售企业面向市场，工作难免需要应对“突发事件”，对时间及价格波动异常敏感的合同也需要应对这类“突发事件”。这客观上造成了个别合同事前审核不充分，事后补办。随着公司规模扩大，各类人员的加入，这类情况也随之复杂。为控制这一情况，公司将其纳入二级单位主要负责人的人事业绩指标考核范围。自上而下，重视合同提前充分审批签订的必要性和重要性，最大限度减少这一情况发生几率。
5 合同管理薄弱环节强化
履行控制，寻找最薄弱环节，明确职责。
合同履行是一个时时变化、需要不断更新的动态管理。合同的履行环节分散、不易集中；部分履行时间长、地域分散、履行承办人员更叠、衔接不顺畅。要求合同履行的直接管理部门有高度的相关性和责任感。合同履行历来是合同管理工作中的重点、难点和风险控制的关键点。广东区现行合同管理制度，结合广东区工作实际，明确“合同承办单位全面负责合同履行”。做为销售企业，合同承办单位通过是该合同的需求部门，也是该合同的执行部门。直接掌握合同的全部履行过程，做为履行的责任部门，责无旁贷。
从企业作为独立法人实体的角度看，企业风险主要有自然风险、商业风险和法律风险等。其中前两种风险分别是以不可抗力和市场因素为特征的，而法律风险是以势必承担法律责任为特征的。企业的经营活动是通过一系列的合同体现的，合同既是企业从事经济活动取得经济效益的纽带，同时也是产生纠纷的根源，因而在企业所面临的各种法律风险中，最主要的是合同风险。
现代的合同管理是包括合同的审批与签订、履行，变更、终止、违约处理等全过程的计划、组织，控制、调节、诉讼和监督检查等管理活动，合同管理的全过程都存在着法律风险。因此，企业非常有必要建立一套合同管理的法律风险防范机制。
1，建立专门合同管理部门。由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及了大量的法律专业问题。所以，企业应专门成立法律顾问部门，来统一审核管理合同的签订和管理合同的履行。这是由企业法律顾问职责、任务所决定的。《企业法律顾问管理办法》规定企业法律事务机构有“管理企业合同，参加重大合同的谈判和起草工作”的职责，同时，该办法也赋予了企业法律顾问管理经济合同的任务。另外，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产、人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以，由企业法律顾问部门管理合同更为适宜。
2，合同管理模式。现代企业应采取企业法律顾问部门统一归口管理和各业务部门、各单位分口管理的模式。法律顾问部门作为企业合同的统一管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。具体操作上，对合同实行分级、划块管理，各业务部门和所属各单位(主要有各个分公司、子公司或驻外机构)作为台同二级管理单位，负责本部门、本单位的合同签订和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。这样企业和所属各部门、各单位对合同的管理做到机构、人员、制度三落实，形成完善的合同管理体系。
3，要使该统一合同管理模式有效运行，则必须要建立健全企业内部规章制度，使管理工作有章可循。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。
在这个统一合同管理模式中，着重要注意以下几方面：
其一，对企业公章或合同章的保管。根据我国当前对企业公章和合同章的使用规定，企业的公章和合同章具有法定的法律效力，即企业公章等于企业的签字。在合同中，就算没有企业法定代表人或者授权人的签字，只要盖上了公章或者合同章，也可以认为，该企业已经认可了该合同的有关条款，该合同对该企业就有了法律的约束力。当然，如果是企业内部职工私自使用公章为自己谋取利益，则企业无须承担责任。《最高人民法院关于企业职工利用本单位公章为自己实施的民事行为担保企业是否应承担担保责任问题的函》(1992年9月8日法函[1992]113号)对此有规定。但值得注意的是，对如何界定职工的私自使用行为，企业对此负有举证的义务，这点在实际上是有相当的困难的。
其二，对企业职工合同签订授权的管理与控制。几乎所有的企业都会存在这个问题，由于市场经济的各类信息变幻莫测，许多机会瞬间即逝，因此，企业不可能将所有的合同签订都集中于企业的某人身上，这就会产生权力授予与权力控制的矛盾，如何来制衡该矛盾，是企业管理机制的问题，不是法律问题。这里要讲的是如何来制约和约束职工签订合同的权力，以避免表见的产生，避免对企业带来被动的局面。在实际操作过程中，企业往往是给那些驻外的销售代表或者驻外的销售分公司预先给予相当数量的盖有企业公章的空白介绍信或者盖有企业公章的格式合同，以方便其在适当的时候签订合同。这其实就是企业的一种授权行为，但是很不完善的。因为，企业在授权的同时，对其的权力行使的上限并没有公示，这就会很容易产生狭义无权或表见行为。
因此，笔者建议，企业应在空白介绍信中明确规定该销售代表或该分公司可以签订合同的金额上限，以及该销售代表或该分公司有权独立签订合同的时间期限。这样就可以有效防止狭义无权或表见行为的发生。在他们的职务停止或者调整岗位后，一定要确保将原先预先给他的空白介绍信、授权委托书和空白的盖有企业公章的格式合同及时上缴，同时务必以最快的速度通知和他有业务往来的关系客户。
其三，对企业的被解聘主要负责人的防范。如果企业解聘企业的负责人比如说总经理，则应在解聘的同时在公开化的媒体上公告，并应及时明确告知与企业有主要或者重要经济往来关系的客户，以防止表见处分的发生。
总之，合同管理是企业法律事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容，而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能构建一个有效的风险防范机制，对合同的签订、审核、履行、变更等全过程进行密切的监督和控制，将对企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。
项目管理的过程其实质就是分解和落实承包合同各项管理指标要求。参与项目的全员，就是在全过程实践承包合同，要有意识地统筹自己从事的工作与项目合同管理工作的要求和进度，并及时采取措施纠偏。
2.建立项目合同管理责任机制确保项目合同责任落实
项目执行单位是项目合同的责任主体，负责对项目合同做出总体安排，并依照立项、选商、申报、签订、履行的管理流程具体推动具体合同的办理流程。突出项目执行单位的合同主体责任，并区分于管理部门和审查部门的职责，有利于真实地反应合同管理的关键控制点，确保合同的基础质量和履行效果。
3.制定项目合同总体规划指导项目合同管理有序推进
项目合同总体规划是一个囊括了工程目标任务分解、合同内容、要求、进度及相关配套流程要素及进度要求的综合性安排。它涵盖对各类拟外委的工程量、采购量、人员需求量的预估，标包的划分、选商方式、选商进度、预算金额、合同申报、签订等等工作的安排。在项目合同总体规划下，依照既定的时间节点和规划方案进行合同项目的动态管理，具体落合同管理要求以及项目目标。项目合同总体规划在具体实施过程中还应当根据项目实施情况及时地进行系统性的修订和调整。项目结束时，应当就项目合同管理情况与项目合同总体规划进行对比分析，对相关经验值进行修订；同时，还应结合项目合同总体效益评估，对项目合同总体规划制定的科学性、合理性等进行评价，以期形成更好的合同管理经验总结，提升项目合同管理工作。
4.强化对项目合同立项和选商的管控
将合同管理的着力点向前延伸至合同立项报批、选商谈判阶段，通过强化基础工作质量来确保合同管理工作质量。首先，对合同项目的可行性、经济性、必要性进行审查，避免无效或不经济的投资或者成本、管理费用支出。其次，应当严格选商环节各项管理要求的落实，做好资质审核和综合评价工作，选出质优、价优的服务商、供货商，并且对双方权利义务、违约情形及责任等做出充分的谈判和记录；再次，应当加强项目前期对图纸、现场的审查和踏勘工作。基于建设项目的复杂性及其对地理、气候等自然因素依赖等特点，项目合同的立项和选商工作都必须建立在对项目现场的充分踏勘和设计的基本认识上。
5.依靠信息管理平成高效的合同审查工作
基于权责利对等和有效管理幅度的原则，合同审查部门是合同审查的责任主体。通过制度明确各个职能部门在合同管理、审查中的职责以及履职时限，便于高效、优质地完成合同的审查工作。
6.加强项目合同的履行监管
1 “全员全过程精细化合同管理”内涵
全员，是指企业及其全体员工参与，强化全员风险防范意识、提高全员合同知识素养、营造全员合同信用文化，将与员工职务行为有关的合同风险预防与控制变成为员工自觉行为。
全过程，是指合同管理是一个系统管理，它既包括合同形式的确定、主体资信审查、合同谈判、审核会签、合同履行、合同变更、立卷归档、合同评价等过程，还包含着公司对于各式各样合同的整体梳理和规范以及不同部门和员工的分工和职责。
精细化，是指在合同管理中建立科学合理的管理流程，力争在管理的每一个执行细节上都可以做到数据化、精确化，建立标准化的管理模式，并且持续不断地创新和改进。
2 “全员全过程精细化合同管理”主要做法
（1）通过对合同风险进行识别、分析和监控，全面认识面临的合同风险。对公司涉及到的各种类型的合同进行梳理，逐项分析各环节可能遭遇的风险，找出潜在的风险因素并进行风险分析，根据不同的风险，采取风险承担、风险规避、风险转移、风险控制等不同的风险管理策略，提出风险管理解决方案并持续不断的监督和改进。
（2）加强对潜在签约人资格的审查。合同主体问题决定着合同的成立和效力问题，主要看潜在签约人是否具有主体资格、是否依法成立、有无营业执照、营业执照是否已年检，合同签署人的资格是否具备等。特别注意从事建筑活动的建筑施工企业、勘察单位、设计单位和工程监理单位，应当持有依法取得的资质证书，并在资质等级许可的业务范围内承揽工程，重要工业产品要有生产许可证制度，压力容器、锅炉、电梯等特种设备的制造、安装、改造、维修、使用实行特别许可。
（3）加强潜在签约人履约能力的调查。主要对财产状况、生产能力、经营能力等内容进行调查，而且对确需与分公司签订合同时，还就分公司的上级公司（能独立承担民事责任的履约能力）的情况进行审查，因为在分支机构无力承担责任的情况下，其上级公司还应承担补充责任。
（4）建立符合公司特点合同系列范本。合同条款是合同双方权利义务关系具体体现、合同履行的依据、合同管理的核心。在参考国家示范文本的基础上制定了合同系列示范文本，做到合同内容明确，条款准确清楚。示范文本涵盖了目前公司涉及的合同类型，业务部门签订合同时，以该示范文本为基础，依据具体的情况进行调整，大大减少了合同签定过程中的随意性，对减少合同纠纷，维护公司合法权益，提高合同审查效率，降低签约风险起到了重要的作用。
（5）实施合同审核会签，把风险堵在源头。将合同的审核会签作为合同生效的必经程序和主要环节，，从合同初稿的拟定到最终合同的签订，形成以合同承办部门和财务、审计、合同、法律部门以及公司领导三级合同审核会签网络。审核会签人依照各自的职责权限，对合同的可行性、经济性、技术性、严密性等进行把关，凡是对合同条款存在异议的情况都会及时沟通，集中评审，或重新修改，把风险堵在源头。当各方在合同评审过程中出现不同意见时，公司会召集相关人员对合同条款和业务风险进行梳理分析，掌控风险和收益的平衡，并制定流程控制措施，要求各层面人员在执行过程中落实
（6）实施重要合同交底制度，实现全员参与。对于重要的合同，在合同正式生效后，组织相关部门人员实施合同交底，使合同相关人熟悉合同的全部内容，并对合同条款有一个统一的理解和认识，进一步了解自己权利的界限和义务的范围、工作的程序和法律后果，摆正自己在合同中的地位，有效防止由于权利义务的界限不清引起的内部职责争议和外部合同责任争议的发生，提高合同管理的效率。
（7）加强合同动态监控，掌握合同履行情况。我们在实际管理中，进一步规范存档合同台帐，对合同编号、名称、对方单位名称、金额、签订时间、承办人和履行情况进行登记。加强合同动态管理，定期或不定期对合同进行清理，要求合同承办部门要向合同综合管理部门通报合同履行情况，对合同进行全过程动态监控，掌握履行情况，使得能够及时发现影响合同履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。对于已经履行完毕的合同制作履约报告书归档，形成管理闭环。
3 取得的效果
“全员全过程精细化合同管理”在公司的应用，破解了合同管理的难题，不但减少了合同纠纷，降低企业运营和交易成本，实现公司经济利益的最大化，而且强化全员风险防范意识，营造全员合同信用文化，增强了全员依法维权的意识，提高了公司正确认识、判断和化解企业经营管理中法律风险能力以及企业应对法律纠纷能力。经过多年的探索和实践，取得显著成效。
3.1 构筑起事前预防和事中控制为主、事后补救为辅的合同风险防范体系
对合同管理实现了全过程动态监控，形成了合同综合管理部门统一归口管理、承办部门各负其责、相关职能部门分别把关的闭环管理的体系。
3.2 提高了合同精细化管理水平，有效化解了合同纠纷的发生
在合同管理中建立科学合理的管理流程，在管理的每一个执行细节上都可以做到数据化、精确化，堵塞了管理漏洞，建立标准化的管理模式，并且持续不断地创新和改进，有效化解了合同纠纷的发生。
3.3 全员合同素养和风险防范的意识逐步提高
全员的合同风险防范意识逐步提高，自觉遵守合同的约束，按照合同要求规范自身的经营管理，依照企业内部制度办事、诚实守信的契约意识，依合同维护自身权益意识均得到了加强。
