时间：2023-01-18 12:53:40
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
（一）电子档案的数字化形态对技术、设备具有很强的依赖性
电子档案是由电子文件形成的，对设备有很强的依赖性。它的形成、传输、存储、利用等过程都是借助于计算机来实现的，离开了计算机的软硬件系统，电子档案就无法生成、传递和识别。另外，作为精确度极高的一种信息载体，电子档案对应用环境的要求很高，不同的计算机和软件，能支持的电子档案类型也不相同，如果不采取统一的标准，就会导致电子档案在更换设备或是原设备更新、升级时因为无法兼容而不能读取［4］。
（二）电子档案信息和载体可分离的特性使其原始性和真实性受到威胁
电子文件是在计算机中产生和处理的，这样就造成了电子档案中信息与载体的分离。档案信息的存储位置、具体内容、保有数量等都极易发生变化，对其内容进行复制、删除、修改很方便，而且不留痕迹；同时，电子档案在进行传递、使用等过程中，也存在隐蔽性，完全泄密而可以不被察觉。这些给电子档案的原始性与真实性带来了极大影响。而原始性是档案的基本属性，电子档案的特点使其在原始价值方面容易受到质疑［5］。
（三）网络的发展给电子档案的安全带来隐患
随着网络的不断发展完善，电子档案的信息内容可以通过网络环境实现共享，使用户可以方便地阅读、使用档案内容，充分对档案资源加以利用，这是网络技术的开放性、包容性所带来的便利。但另一方面，网络的开放性也为电子档案的安全带来极大风险，主要表现在：不经授权进行访问，冒充合法用户，干扰系统正常运行，传播病毒，窃取档案内容等等［6］，这些都是电子档案所面临的安全隐患，都会给档案工作带来巨大损失。
（四）电子档案载体内在性能不稳定对保存环境要求较高
相比之下，纸张的保存寿命可达千年，而电子档案由磁性载体和光盘承载，受环境影响很大，极易退磁、消磁甚至出现变形、损坏等，寿命不过数十年。而且，电子档案的损坏无法通过直观被发现，只能由具体设备检出，很容易造成管理人员的疏忽，导致档案信息的丢失［7］。影响电子档案载体耐久性的因素很多，很复杂，稍有不慎就可能造成档案的损失。
采取合理措施提高电子档案的安全性
（一）采取长期可存取技术，保证电子档案内容逻辑上的准确
电子档案的来源和形成环境以及内容格式上不尽相同，这些差异必然会导致在以后的转换还原时，所采用的技术及方法上的不同。另外，电子档案形成一段时间之后，就必然会面临计算机及网络系统的升级或是更新换代，很可能出现有内容读不出的问题。因此，应采取相应的措施解决这些问题。第一，在进行电子文件归档时，把属于一般性的电子文件，转换成各种平台上都能适应的文本文件格式，消除由于技术演变进化所带来的负面影响；第二，将数据库系统设计成通用型、开放型，使其能够在多种不同类型的硬件及操作系统平台上得到支持；第三，采用转换软件，当应用的设备与保存的电子档案在技术上脱节时，对档案进行相应转换，使二者始终保持兼容；第四，可以将过时的电子档案通过载体转换技术适时地转移到缩微品或纸张上，不再用计算机进行读取［4］。
（二）避免电子档案的更改，保持其原始性
为了保证电子档案的参考价值，必须以原始形成的格式进行还原显示时，具体措施有：第一，保存电子档案相关支持软件，即在保存电子档案的同时，将与之相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案储存在一起；第二，制作并保存原始档案的电子图像，以静态图像为依据，保留下电子档案形成时的原始面貌，避免因为各种原因造成档案内容的更改与失真；第三，保存电子档案的打印输出件或缩微片，磁介质与光盘等都不能作为电子档案的永久性载体，对特别重要的电子档案，要同时保存纸质打印件或缩微片，保证可以通过其他途径获得电子档案的原始形态［7］。
（三）加强网络信息安全保障
在现今网络环境下，对电子档案安全防护的措施和手段有：（1）访问控制。其主要任务是保证电子档案的信息不被非法访问和非法使用。可以通过入网访问控制，规定哪些用户可以登陆服务器和数据库，控制用户所能访问的内容，并且要限定用户对这些资源所能进行的操作，避免电子档案的拷贝和删改等［4］。（2）加密及签署技术。这一技术的目的是确保不宜公开的内容的保密性。作为电子档案及数据库机密性的主要措施，它可以通过多种加密算法来加以实施，对电子档案的真实性进行验证［4］，以确认其内容是否被篡改或伪造，一般包括证书式签名和手写数字式签名两种方式。（3）防止黑客入侵。其中包括以下几方面：建立防火墙，这是阻止黑客访问的屏障，通过建立网络边界通信监控系统，达到保障网络安全的目的；漏洞扫描技术，它可以自动检测计算机安全脆弱点，发现容易被黑客利用的漏洞及时地排除；入侵检测，这是对计算机和网络资源的恶意使用行为进行识别和相应处理的过程，它可以帮助系统对付网络攻击，提高信息安全性；防写措施，即将电子档案及数据库设置为“只读”状态，使用户只能从计算机上读取信息，而不能对其做任何修改或复制和打印［5］。
（四）做好电子档案载体的物理保护，延长其使用寿命
第一，要控制适宜的温湿度，温度应保持在15～27℃，湿度应控制在40％～60％，并且保持这种温湿度的相对稳定；第二，要做好防尘工作，保持电子档案保存环境的清洁，严禁触摸光盘信息部分，使用后应存放于盒子中，不要随手放置；第三，电子档案在保存和使用过程中，一定要远离磁场，可用软铁或镍合金等制成箱柜，屏蔽磁场；第四，光线和有害气体会对电子档案载体造成伤害，应当采取相应的防范措施，减少或避免这种损害［6］，例如，安装窗帘、遮阳板，采用防紫外线的特殊玻璃，远离化学实验室、工矿企业等。
（五）从人为因素上全面做好电子档案的科学使用及保管
电子档案的先进程度是不可否认的，但传统档案也存在着自身的优势。二者各具优势，且它们的优势都是社会所不可缺少的，因此，从实际需求考虑，传统档案与电子档案是不能互相替代的。
电子档案的优越性
（1）信息的高密度性。随着社会经济的不断发展，当前社会工作、生活节奏不断加快，信息量不断增大，这就需要一种高密度的文件信息存储方式，而电子文件正好能够体现这方面的优势。很显然，电子文件的存储介质，如光盘、磁带、磁盘等的存储密度，都要远远高于传统档案中的纸张介质的存储密度，它的信息存储具有容量大、密度大、体积小的优点，而传统档案则需要占用庞大的存储空间。可以说，电子档案的存储密度是纸张存储无法比拟的。（2）信息传递的高速率。文件信息的传递速度对异地人们利用文件信息的效率有着直接而重要的影响。电子档案中的文件信息可以利用互联网实现全球范围内的传播，并且，这种方式下的传递时间只以秒为计算单位，由此可以想象其速度之快。而传统档案的传递速度是不能跟电子档案的传递速度相比的，对于纸质文件的传递，只能通过邮寄方式进行，传递耗时费力。（3）信息的便捷性。影响档案信息处理工作质量和效率的重要因素之一就是信息文件生成环节的速度。利用电子文件，可以实现集文字、声音、图像等内容一次录入，并且还能够以多种形式进行多次输出，而这些都是传统档案无法实现的。基于此，电子档案为文件的查阅提供了很大的便利，也为档案管理的现代化提供了强有力的保障。（4）信息的共享性。随着社会的快速发展，社会的资源利用呈现出了地域扩大的现象。电子文件可以在相同的地点、时间等条件下，被各个不同的人员共同使用和阅读，不受时间和空间的限制，具有明显的信息共享性。
传统档案的不可替代性
在实际的使用中，电子档案的缺点和不足便能体现出传统档案的不可替代性。（1）电子文件还不能实现它的法律保证作用。印章和签署是文件生效的重要标志，是文件真实性与合法性的必备条件。而当前，电子文件的签署技术还没有得到普及和进一步的完善，无法在电子文件上亲自签名或加盖印章，这样就使电子档案缺少了法律上的凭证作用。与电子档案的真实性相比，人们更愿意相信传统档案原件的证据价值。（2）电子文件对设备的依赖性强。电子档案中，文件的生成、识别、传输、存储等过程都是通过计算机等数字设备及相应的技术条件得以实现的，若没有这些设备及技术条件，或者这些设备出现了故障，那么就会影响到文件的处理、归档。例如，由于当前计算机更新换代的速度非常快，相应的技术更新异常迅速，当由原来技术条件下或在原来技术设备中生成的电子文件需要永久性、长期性保存时，或许可以保存较长一段时间，但一旦技术过时，或者厂家不再提供过去的技术支持，电子文件就无法进行识别、传递，自然这样的电子文件就毫无利用价值可言，电子档案的管理和开发利用就更谈不上了，这会给档案工作管理带来很大阻碍。（3）电子档案的易改动性。电子文件在起草、处理等各个阶段，可以人为地对其改动，并且改动不留痕迹，这是电子档案的突出优点之一，但是，换个角度讲，这也是电子档案的缺点。当电子文件在被传递或更换载体时，由于电子档案与载体具有可分离性，这样就很难察觉到文件被改动的问题，在很大程度上影响到电子文件的信息安全与可靠。此外，电子文件很容易遭受计算机网络病毒的侵袭，如果遭遇病毒侵袭，那么电子文件中的信息则会受到破坏，如果磁盘、光盘等电子文件的储存介质受到挤压、振动、弯折、磨损等，或者长时间受到阳光直射以及长时间处于潮湿环境下等，都会使文件中的数据信息丢失，或者文件无法读取。电子文件的这种信息不稳定性对文件的安全管理非常不利。（4）电子文件载体的非直读性。电子文件是通过数字编码的形式记录在载体上的，人无法直接分辨文件，或者有些文件经过了加密、压缩等特殊处理，若要读取文件信息，就必须通过相应的技术方法，利用相关的计算机软件、硬件设备的平台。反之，文件信息将不能被直接读取，就失去了档案信息的可读性。此外，传统档案的不可替代性也体现在与电子档案相比的优势上。首先，传统档案具有唯一性，它能够有效确保文件资料的原始性。档案工作的最基本要求就是文件资料的可靠性和真实性。传统档案已经在长期发展的过程中形成了科学有效的机制，作为事件、资料记录的原始载体，传统档案是不可涂改和复制的，这样就能确保所存文件资料的安全。其次，传统档案的储存介质具有耐久性。传统档案是以纸张为介质的，而纤维素是纸张的主要制作材料，具有比较强的耐久性，只要采取有效措施，防止它在特定条件下出现电解或氧化等问题，就可大大延长使用和保存寿命。可以说，传统档案不存在使用期限、使用次数的限制，在各种客观条件下，都可以查阅和查找，而不像电子档案那样，必须有数字化的设备才能显示出来。
传统档案与电子档案长期并存
1.传统档案目前还是人们的传承习惯。传统档案已有近两千年的使用历史，影响深远。当前，人们在思想上还是偏重于使用传统档案，同时，在实际的工作中，一些特殊行业、部门、工作环节等都以使用传统档案为主。由于人们对真迹的尊重与信任，因此可以认为，电子档案在某种程度上只具有相对意义，在相当长的时期内并不能完全取代传统档案，二者的并存将会经历一个较长的历史过程。
2.电子档案趋于主流地位。随着科学技术的日新月异，越来越先进的信息载体将会不断涌现出来，信息交流的主流载体也将会不断地更新交替，因而具有一定优势的全新的信息载体就会逐渐取代传统的主流载体。现代生活、工作节奏越来越快，在信息交流实践过程中，人们会发现传统载体暴露出来的问题越来越多，如信息容量比较低，给当前信息传递的时效性造成了一定的障碍，已不能完全胜任当前社会、科学大发展背景下的高效信息交流的重任，而具有一定优势的新的载体将会在一定程度上弥补传统主流载体的不足，从而逐渐成为新的主流载体，但同时，传统载体并不会被完全代替，而是新的主流载体与传统载体相互并存。
3.传统档案与电子档案长期并存带来的新课题。（1）传统档案与电子档案的管理内容互相关联。在长期的档案管理工作之中可以发现，传统档案与电子档案的长期并存还会产生一定的问题，例如，在对传统档案进行扫描，将其转换为电子档案的过程中，传统档案的质量直接影响着转换效果。因此，在传统档案存档入库的过程中，要对其质量进行严格审查和把关，这样才能为电子档案的前期工作的顺利进行提供保障，从而有效节省传统档案扫描转换为电子档案的时间，避免不必要的二次返工，确保电子档案的存档质量。（2）为档案保护技术提出了更高的要求。传统档案的发展历经千年，人们对传统档案保护的研究越来越深入，已形成了一套比较完整的传统档案保护措施，如在传统档案的防霉、去酸、防虫、防有害气体、修复等许多方面都有了很大的成效。而对于电子档案保护措施、保管条件、保存寿命等问题的研究还需要进一步完善，需要解决的问题还有很多。例如，对于电子档案载体的寿命存在许多不同的说法，这些还需要进一步地研究和考证。这样，传统档案与电子档案的长期并存是非常必要且重要的。综上所述，传统档案与电子档案各有优势，同样也存在各自的劣势，因此，二者的长期并存是必然的。在传统档案与电子档案并存的状态下，要采取不同的措施分别管理，使二者能够在互相借鉴中取长补短，从而促使其能够有效承担共同的和各自分担的责任，切实提高档案管理工作的效率和质量。
作者：叶晓琳单位：郑州大学
关键词：电子文件；文件归档；档案管理
一、电子文件概述
（一）电子文件的概念
目前，国际上对电子文档的概念是：在机构或个人活动中产生或收到的记录信息，它由内容、结构和上下文关系组成，并作为一个整体提供该项活动的证据。另外一种说法就是：电子文件是一种通过数字式电脑进行操作、传输和处理的文件。
（二）电子文件的特点
电子文件的特点主要体现在五个方面，第一，电子文件信息与载体的不固定性。第二，电子文件内容丰富性、多样性。第三，电子文件传递的速度极快，几乎不受时间和空间的限制。第四，电子文件对设备的依赖性。第五，电子文件的安全性差。
二、做好电子文件归档工作的几点建议
做好电子文件归档工作应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，摸清文件产生的源头，并对产生的大量电子文件的收集、鉴定、存储工作逐步进行完善，以下是对做好电子文件归档工作的几点建议。
（一）建立严密的电子文件归档制度
电子文件的形成涉及的环节众多，哪一个环节出现失误都影响到电子文件的原始性、真实性和完整性。因此，电子文件收集归档，必须依靠制度约束。建立电子文件归档管理制度。明确各方面的职责，显得尤为重要。
（二）做好电子文件的收集、积累工作
收集工作是做好归档管理工作的基础，重视对电子文件的及时收集，防止存有信息内容的载体发生丢失、损坏。收集要实行“双套制”：纸质一套，电子版一套，特别要保证两种载体的档案内容信息的一致性。目前，很多单位各类公文的传递、批办、催办、均在网上操作，因此，电子文件的收集也要在网上进行.同时可以利用记录系统的自动记录功能，收集电子文件的形成、修改、责任人等信息。
（三）做好电子文件的鉴定工作
电子文件的易逝性、软硬件的依赖性、信息相关性等影响电子文件的鉴定工作，因此，电子文件的鉴定工作需要电子文件形成部门、档案部门、计算机部门等多方参与，鉴定的内容包括电子文件的真伪、价值、开放度等。
（四）严格电子文件的归档工作
目前电子文件归档应符合下列要求：首先，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上。其次，一般以保存3套同版本的电子文件为宜，一套由档案管理部门统一保管，一套由相关业务部门异地保管，另一套供查阅使用。再次，宜采用通用标准，文档文件宜采用TXT格式或DOC格式，图像文件宜采用JPG格式，数据文件宜采用DBF文件等。
（五）提升管理人员的综合素质
一方面要为档案管理人员提供学习的机会，举办计算机、网络、多媒体等各种技术培训班；另一方面档案管理人员应树立终身学习的思想，学习现代化档案管理的相关知识，以适应新形势下档案管理的需要。
三、企业电子档案管理存在的问题
档案实现电子化管理，给企业档案管理带来前所未有的崭新变化，同时存在着诸多亟待解决的问题。首先，对电子档案管理的重视力度不够。缺乏系统长期的整体规划，上项目的热情高，抓管理的后劲不足；仍停留在传统管理的老思路、老办法，跟不上新技术新要求。工作起色不大。其次，电子档案鉴定工作难以正常开展。档案鉴定一直是企业档案管理的难点。电子档案鉴定专业技术要求高，普遍有畏难情绪，致使鉴定工作举步维艰，处于停滞或半停滞状态，造成档案大量积压，管理难度加大。第三，电子文件收集归档不及时不完整。电子文件归档制度不完善，责任不明确，缺乏约束力；过于依赖电子文档管理系统。容易造成部门问对接移交不及时，延误文件归档，造成文件不全。第四，电子档案管理存在不安全的因素。除电子文档系统存在安全隐患外，电子档案存储载体选择不当，以及保管措施不完善，也影响着电子档案的安全。
四、强化企业电子档案管理的主要对策
为加强电子档案规范化、制度化管理。提高企业档案管理工作水平，应采取以下对策。
（一）实行统一管理全程管理新体制，形成企业电子档案管理的合力
企业电子档案管理的内在要求必须实行统一管理、全程管理的模式。企业档案管理部门、文件形成部门、信息化部门都要担负起各自的工作职责，各司其职，步调一致，协同管理。档案管理部门要做好电子档案管理有关制度的制定，以及对直属、下属单位电子档案管理的监督和指导工作。文件形成部门要积极参与文件归档过程管理，按照要求做好本部门电子文件的积累、鉴定和归档工作。信息化部门应主动做好电子文档系统的技术维护工作，及时解决运行过程中出现的问题。确保正常安全运行。只有做到“三位一体”，发挥综合管理效能，才能真正形成电子档案管理的合力，从根本上解决工作力度不够的问题。
（二）从文件形成源头抓起，确保电子档案的真实有效
从电子文件形成的源头抓起，首先做好电子文件的积累，凡是反映电子文件真实性、有效性，保证其长期可读的元数据和背景信息都应通过文档系统予以保存。其次，要强化电子文件归档前的鉴定与整理工作，并进行在线归档。次之，提高兼职档案员的业务素质，加强专业培训，掌握电子文件在形成和使用过程中所需的专业和技术方面的知识，全方位适应档案管理工作的需要。
（三）认真做好电子文件鉴定工作，全面提高电子档案质量
在借鉴纸质档案鉴定经验的基础上，结合电子文件的特点，做好电子档案鉴定工作。鉴定时，要判定电子文件的原始性和真实性，满足电子档案凭证功能的要求。全面分析电子档案的保存价值，同时要考虑电子文件之间的联系、企业今后的需要、现有的保管条件等因素，确定保管期限。要重视加强鉴定专业队伍建设，抓好归档鉴定和期满鉴定两个环节，制定和完善电子档案鉴定规范标准，坚持原则性和灵活性相结合，按照国家和企业档案管理要求，切实做好电子档案鉴定工作，优化馆藏档案结构，提高企业档案管理工作质量。
（四）重视安全保障体系建设，切实做好企业电子档案安全管理工作
加强企业电子档案管理，必须建立健全安全管理保障体系，确保各项安全管理制度和技术防范措施落到实处。着重抓好企业内控和档案保密制度建设，确保保密档案不泄密，在线开放档案不。坚持“双轨制、双套制”的原则，选择最佳的存储介质，对具有永久和长期保存价值的电子档案进行脱机保存，实行异质异地备份.专库或专柜集中保管，并做好相关环境、湿度、温度、电磁等安全防护工作。坚持每年对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行检查登记，认真做好电子档案安全管理工作。
五、结束语
综上所述，我们可以得出，随着社会经济的不断发展，电子文件的归档与其电子档案的管理工作逐渐成为一种新的挑战，人们在对其认识不断提高的同时，其方法也得到了很大的改进，标准化程度逐渐提高。相信通过各方不断努力，其管理工作一定会更加合理和科学的。
参考文献：
[1]李建国.试论电子文件的归档[J].档案，2006，87.
[2]马莉莉.试论电子文件的归档[J].甘肃林业，2012，157.
一、电子档案的优点和缺点
（一）电子档案优点
1、效率高
电子档案管理的中心工作是通过无纸化办公，将工作中的文件、会议纪要、工作总结、报告、通知通告等，都通过办公软件系统向特定对象予以，节省了大量文件印发、转送、通知等，节省了时间、人力和物力。此外，经过计算机系统整理后，便于文件档案的归档、查找，由此大大地提高了工作效率。
2、绿色环保
利用互联网络进行无纸化办公，大大降低了文件纸质的使用，节约了纸张不但能够节省办公开支，而且有能够减少木材的使用，降低来人类对森林资源的破坏。
3、空间占用少
电子档案的存储可以借助于硬盘、光盘和云盘等多种手段，其特点是占用空间少，不需要占用大的空间存储，此外电子档案可以实现异地查询和共享的功能，这些电子档案特有的功能，为档案管理工作实现了便捷性、高效性和灵活性。
（二）电子档案缺点
电子档案信息与载体相分离的特性，使得信息不在固定的载体上附着，在资源共享和传输的过程中极易发生篡改、窃取或者删除而且不留痕迹。并且电子文件经过不同格式的转换以后，原始文件易变得面目全非，使得其真实性和可靠性大打折扣。此外，由于电子档案存储在网络上会出现被病毒攻击或被盗的风险。因此，在电子档案的技术难点是保障档案的安全性。
二、纸式档案的优点和缺点
（一）纸式档案的优点
纸式档案的特点是确保原始性和真实性，纸质档案通常经人工撰写和机器打印等媒介将文字、图像、表格清晰的展现在纸上，能够可见的原始资料，不宜被经篡改，如果篡改也容易发现，便于确保档案的原始性和真实性。
（二）纸式档案的缺点
随着纸式档案保存时间的长久，就会发现纸式档案很容易受条件影响。纸质档案的纸张在高温、较潮、发霉、虫蛀等环境下，容易对纸质档案产生破坏，再被化学分解后形成“档案砖”。
三、纸式档案与电子档案的互补性
无论是电子档案还是纸质档案都是为社会发展提供信息服务的载体，电子档案和办公档案都既有各自的优势和劣势，同时也起到了互补互进的作用。如何加强办公纸式和电子办公档案的互补呢？要从以下几点着手：
（一）重视纸式档案向电子当转转化的质量
纸质档案的内容经过扫描和转换就能够直接完成电子档案的录制工作，所以电子档案的质量也是由纸质档案的质量决定的。因此，在对纸质档案进行入库和存档时，要加强对纸质档案的质量管理。
（二）建立电子档案归档的工作制度
电子档案与纸质档案的归档应该是按照科学的制度实施，只有这样才能保证电子存档党的有效性和真实性，才能充分发挥优势互补纸式档案的不足，在工作中应当避免机械相加等现象，制定科学合理的双轨制管理制度势在必行，只有科学制度指导才能保证管理的规范和有章可循。
（三）加强档案管理人员的档案管理工作水平
目前办公档案管理人员很多都是非专业出身，对档案的管理只停留在基础的归档和保管，没有摸索出一套科学的管理方法，使得档案管理在发生重大变革上没有应对能力，容易出现档案保存管理中的遗漏、删除、重复归档等重大问题，并且一些单位并没有建立电子文件管理系统，缺乏软件硬件的维修维护人员，使得电子档案在形成和保管中存在重大隐患，所以建立一支高素质并具有各方面专业技能的档案管理团队是提高档案管理水平的有效途径。
近年来，在经济的逐步带动下，我国的电子商务管理也循序渐进的进行了革新，尤其针对电子商务档案管理工作提出了新要求。新时期下电子商务档案管理工作应该与时俱进，根据电子商务发展的现状，逐步提高电子商务档案管理工作水平，及时准确的掌握电子商务发展的最新动态，进而朝着智能化趋势发展。因此，加强电子商务档案管理工作是新时期企业改革的重中之重，是转变企业管理方法的有效手段，也是促进企业发展的必要举措。
1新时期电子商务档案管理的现状
正如同志所说：“档案是人类活动的真实记录，是党和国家事业发展不可缺少的方面，是人们认识和把握客观规律的重要依据，电子商务档案管理智能化事业是一项典型的功在当代利在千秋的可持续性发展的事业”。目前电子商务档案管理朝着智能化发展的过程中存在着或多或少的问题，这会直接导致企业的发展受到阻碍。由此可见可见，在新形势下加强电子商务档案管理工作十分重要，随着我国科学技术水平的不断提高，电子商务档案管理工作也需要逐步的完善，因此加强电子商务档案智能化管理工作是我们当前所面临的一项紧迫任务。
2目前电子商务档案智能化管理的特征
首先，与传统的档案管理相比较，电子商务档案管理具有自身的特征，其不是可以直观看见的，都是以光盘、U盘、硬盘等方法进行存储的，因此其网络性、虚拟性程度较高，电子商务的活动中信息存储和档案管理相同，都是虚拟的，例如：支付宝、网银、淘宝等广泛应用，都不需要开出具体的纸质的票据。换言之，电子商务中档案文本的管理都具有智能化、虚拟化的特征。其次，由于电子商务档案管理并不能够通过肉眼来定位，也不需要管理人员对档案进行管理和抄写，都是通过人工计算机智能模式来完成的，因此其存储形式、信息数字化程度都不同，这就导致了电子商务档案管理具有繁琐性、复杂性。最后，电子商务档案管理具有集体性、系统性。电子商务档案管理的数据信息不仅集中于一种文字或者数字上，而是能够实现全方位的信息储存，例如音频、音效、图表、视频、录音等。
3提高电子商务档案管理智能化水平的有效策略
一方面，电子商务档案管理工作应该严格按照国家下发的相关文件进行合理有效的归档，电子商务行业必须重视档案管理工作的重要性，尤其是要把电子商务档案管理工作作为行业发展重中之重，这样不但能提高电子商务档案管理工作水平，同时还能确保其朝着智能化趋势发展。因此在企业进行电子商务的过程中，电子商务行业要为企业与客户建立一种新型的沟通模式，让企业通过智能化管理方法，提高档案管理的质量和水平。从而提高企业的竞争力，实现经济效益和社会效益的最大化。另一方面，当前改革开放政策不断深入，这就要求电子商务档案管理也要与时代接轨，改变过去单一老化的档案管理模式，做到与时俱进。在实践的基础上创新，在创新的基础上实践，朝着智能化趋势发展。电子行业必须及时变革电子商务档案管理方式，转变管理模式建立完善科学有效的管理体系，促进电子商务档案管理的建设。运用智能化存储数据，满足不同的客户要求，将电子商务档案所带来的社会效益和潜在的经济效益发挥到最大化，从根本上完善电子商务档案管理制度。在新时期下电子商务档案管理工作是电子商务行业重要组成部分，它对今后企业和行业发展具有十分深远的影响。因此电子商务行业要加快进行电子商务档案管理工作的改革、重视提高电子商务档案管理工作的水平和效率、提升工作人员的计算机水平和整体服务素质，使电子商务档案管理工作，真正发挥积极作用。
4结束语
综上所述，电子商务档案管理朝着智能化方向发展是我国科学技术水平发展的必然产物，同时也是信息科技发展的必然结果。电子商务档案管理包含了文字、声音、录音、视频、音频、图像等一系列系统的数据材料，这比传统的纸质档案管理要复杂很多，因此提高电子商务档案管理水平十分必要。总之，未来电子商务档案管理的智能化会推动其走向世界的每一个角落，电子商务档案智能化管理工作任重而道远，需要社会各界的共同努力。
作者：刘亚军 单位：吉林省辽源市东辽县商务局
1 相?P法律基础
1.1 通过国家档案局在2012年颁布的《电子档案移交与接收办法》中第二条规定，“电子档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”该定义从电子档案相关的技术形态、来源和价值等方面进行分析定义，而在后期修订的《电子文件归档与电子档案管理规范》标准中，对于电子档案的定义表述成具有一定的凭证作用、查考和保存价值并归档的电子文件的集合。从定义上来看电子档案由后期的归档操作形成，通过相关的关键环节将电子文件转化成电子档案的形式，再由移交至档案馆，并由档案馆分类再通过相关单位进行接收。
1.2 根据我国对于相关电子数据的法律条文规定，电子档案在形成时要符合多方面要求进行规范，其一要保证电子档案的完整性，其二就是对于电子档案的可靠性进行要求。完整性是指其完成内容的完整性以及在完成过程中的完整性，内容的完整性体现在，其内容描述特定的事件、对其时间、内容、人员以及结果的相关材料的完整。过程的完整性是指设计的中间过程环节，具体的流程等相关信息的完整，并对档案的处理活动的形式进行一定的信息保存。
1.3 可靠性的要求体现为电子档案形成来源的可靠和保存管理的可靠，具体表现在电子文件归档和电子档案管理制度设计的可靠性和系统实现的可靠性。制度设计的可靠性要求各立档单位和各档案馆应当按照文件档案管理的要求和法律法规对证据的要求，建立涵盖电子文件和电子档案管理整个生命周期的管理制度，明确电子文件产生、归档和电子档案管理各环节、各岗位、相关责任人的责任和操作要求。
1.4 系统实现的可靠性体现在两个方面：一是系统能够保证电子档案自形成起“内容保持完整、未被更改”，也就是“原件”的特征要求，办理完毕的电子文件及其相关信息集合在一起，经过归档操作（整理、编目、必要的格式转换、检查、确认或赋予归档标识）后形成电子档案这个时间点产生的电子档案数据包是电子档案的“原件”，确认电子档案的“原件”特征，核心点就是电子文件归档点留存的时间信息。
1.5 之后，电子档案的内容，包括一份电子档案内所有的内容信息和过程信息，在各形成单位档案室和各级各类档案馆的电子档案管理系统中都不能被修改，除了发生数据格式转换和系统迁移等情况，确有需要进行格式转换后，“格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”。二是在关键环节和特殊操作后，系统要检查电子档案内容在操作前后的一致性，如在归档、移交接收环节和格式转换、数据迁移等操作中，系统要根据电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案管理的相关制度规定要求，采取自动或人工方式对电子档案的内容进行一致性检测，保证在进行相关操作后前后内容一致，并予以记录。
2 电子档案管理要求
2.1 电子文件经归档环节形成电子档案后，一般都由档案机构，即各机关、企事业单位档案室和各级各类档案馆进行有效管理和发挥效用。如何管理电子档案才能符合法律所要求的证据特征？从前面引用的相关法律条款可以看出，作为证据的电子数据保存应当满足三个条件：
一是能有效呈现；二是格式不变，如有变化，内容应当前后一致；三是当电子数据保存地址发生变化时，要记录移送过程相关信息，特别是相关操作的时间信息和人员信息。由此我们可以归纳出电子档案在各级各类档案机构保存时应当采取的管理要求：第一，要制订电子档案管理办法，要按照国家法律法规的要求，制订档案室/档案馆的电子档案管理办法，要规范和赋予档案室/档案馆在管理电子档案方面的岗位设置和职能职责。第二，要在电子档案管理系统中采取适当的技术手段，保证系统内电子档案不被更改，或者采取有效的技术手段，证明系统内电子档案没有被更改。
2.2 根据目前的相关技术的发展形式来看，对于技术的采用需要进行一下几种技术措施：第一种是数据格式固化措施，在归档的过程中将普通文件转化为一定的版式文件，版式文件在不同系统中呈现的内容，不会因系统的不同产生一定的乱码错版现象，并且受到一般权限的控制内容不能够进行更改；第二种对于系统内部的电子档案内容属性设定成“只读”状态，并且不能够对其内容进行更改；第三种是数据量小的电子设备存储方式采用一次性输入的光盘形式作为载体，无论相关的使用者拥有何种权限都不能对其内容进行更改。
2.3 电子档案凭证作用的生效，是多方面原因组合形成的结果，并根据相关法律部门进行认证，对电子档案的完整程度、信息的准确性和具有的一定的公信度。由于社会的不断发展和变化，而传统档案证明记录方式由于信息量的增加，在测定相关的电子档案的凭证作用时，由于技术等等多方面原因无法解决目前的情况，由于档案本身具有的一定的公信度受到法律和社会的认可，所以电子档案在今后的发展过程中，对于电子档案凭证作用生效的情况应当加以重视，保证在一定程度上满足原有的权威性。
【关键词】电子；档案；管理
随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展和广泛应用使档案信息电子化建设提上了日程，给档案工作带来了新的契机，同时档案载体的更新换代迫切要求档案信息化，而档案信息化的一个重要途径就是建立电子档案。
电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。当前，在日常工作中，电子档案的数量呈现逐年递增的现象，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课题。但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。因此，为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案，就必须加强和做好电子档案的管理工作。本文从电子档案的管理入手，分析了电子档案与传统纸质档案的区别，指出了做好电子档案管理的若干措施，分析了加强其管理的重要意义。
1 电子档案的自身特点
作为现代化档案的新形势，电子档案在原始性、真实性、完整性、安全性上都不同于传统的纸质档案形式。对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，其字体、字迹、图像、印章等清晰，内容真伪易于判别，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。但电子档案的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，使档案部门在对电子档案进行检验时，很难对电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性进行认定。
2 做好电子档案管理的主要措施
由于电子档案自身的这些特点和其提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致其管理利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的管理是十分重要的工作，需要多方面的密切配合，并从多个角度展开。 作为档案管理工作者，做好电子档案的管理，从理念上说，要求我们必须完成由传统的管理模式向现代化管理模式的转变。
1）建立档案利用制度，整合各类档案资源
2）规范档案利用方式，避免不可挽回损失
3）建立“双套制”模式，确保重要信息完整
4）加强工作人员管理，提高档案保护意识
3 加强电子档案管理的重要意义
电子档案对于大部分的单位和部门来说，已不是一个新鲜事物，加强对电子档案的管理意义重大。
3.1 加强电子档案管理，有利于节省人力物力
在传统档案管理中，由于档案工作的特殊性，特别是一些易破碎的档案资料，一般需要大量的人财物力才能够更好地保管，而且还不可避免地存在损坏的风险。然而，计算机及其网络的出现，提高了归档质量和检索速度，有利于节省大量的人力物力。档案管理工作实现电子化以后，大大提高了档案管理的工作效率。
3.2 加强电子档案管理，有利于提高服务质量
档案管理的目的是为使用者提高便捷高效的服务，加强电子档案管理，资源信息实现电子化，有利于提高档案管理的服务质量。电子档案的特点是实物资料的信息化，大量的原始档案可以集中在计算机存储介质中，通过互联网进行传播，这可以使得用户在查阅时可以实现对海量信息的快速筛选。
3.3 加强电子档案管理，有利于满足多样化需求
关键词：档案信息 电子化现状必要性
前言：档案信息电子化就是用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案信息电子化对档案管理的影响是深远的，也是档案发展的必然结果。
1.档案信息电子化的现状
我国档案管理应用信息电子化得时间不是很久，在应用上仍存在着很多问题。
1.1 软件缺少通用性
在全国各大档案管理部门，使用的办公设备的型号完全是根据自己的喜好而配置的，缺乏统一性，形成一种档案管理各自为政的局面，所开发的软件也只适合一定的范围，缺乏通用性，这位管理带来了不便，而且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，因此，电脑将无法完成信息的管理，着严重阻碍了信息电子化的进程和发展。
1.2 无法实现档案信息资源共享
我国的档案管理部至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，我国现有的电子信息规范性、开发性、服务性、共享性较差，无法到达用户的共享要求以及同行业之间的共享。
1.3 基础工作的标准化、规范化有待提高
要想实现档案信息管理电子化，档案信息管理的基础工作必须达到一定的规范和标准，但由于社会、经济、技术等多种原因，我国档案信息管理自动化工作尚无统一标准，都是各自的系统适应各自的工作或者适应某一个专业，无法全面的实施、推广。
1.4 管理方法意识有待提高
部分档案管理人员在档案的收集整理上仍按照最初的方式，这无法适应档案信息电子化的发展要求。
1.5 管理人员的素质仍需提高
档案信息电子化仍需要专业的人去管理，只有专业素质的人才才能实现电子信息化，因此，档案信息管理人员要求有较高的专业素质以及对计算机知识达到一定的水平，从我国目前的电子信息化发展来看，需要的是专业型的复合知识人才，实现真正的档案信息电子化。
2.档案信息电子化的发展
随着电子信息不断的进入各个行业的管理，现在的办公都是无纸化办公，这算是办公的最大变革，这对档案管理是一个冲击，档案从纸质阅读到现在的机读文件是一个很大的进步。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。众多档案利用者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。由此看来，档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。
3.档案信息电子化出现的必然性
3.1 档案信息电子化将提高信息的利用率
档案管理部门是为社会上需要信息的人提供信息为目的，传统的档案管理均为纸质的资料，使用者需要到档案管理室去一本本的查阅，一段段的摘抄，电子信息化的出现，改变这一现状，一切实现网上办公，利用电子设备提高应用信息的利用率。
3.2 提高信息的时效性
相较于传统的信息加工模式，档案信息电子化大大提高了这一速度从文件的查找到文件的更改、出版的速度都得到了大大的提升，信息得到了最大的利用以及时效性。档案信息电子化，编者可直接利用机读形式的档案，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地出版二次文献。
3.3 经费限制的障碍消失了
档案信息电子化投入的经费是一次投入，多次产出，与传统手工编研信息成果出版相比节省了很多的经费。
3.4 档案信息电子化的传播速度快
档案信息电子化的电子信息结果可以通过电子的形式迅速的传播到需要的用户手里，节约成本的同时扩大了社会的影响，增加了服务的范围，档案管理部门的工作效率也得到了很大的提高。
3.5 缩短与国际化接轨的进程
档案信息通过档案信息电子化可以更快的与国际最新的相关技术接轨，虽然“信息高速公路”在我国尚在起步阶段，但各行各业都应该意识到他是社会发展的总方向，要做高提前的应对措施，适应这一历史的必然选择，在信息高速公路通车的时候可以做到最好的应对。
4.档案信息电子化的建议
面对档案信息化进程的不断加快，伴随出现的问题也亟待解决，主要有以下几方面的建议
4.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略
具体的操作就是通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为"只读性"文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
4.2 正确面对电子文件的保存
从理论上看，电子文件的保存性肯定好于传统性的文件，电子文件不存在磨损等传统的问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
4.3 使档案管理向立体化方向发展
以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。
4.4 重视人员的结构调整
我国对档案文化的重视程度是足够的，但是我国档案人员的素质要紧跟时代的步伐，要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。这是适应档案信息电子化得根本对策，必然途径。
一、档案信息电子化的发展势不可挡
办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。
二、档案信息电子化有其不可替代的优势
档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。
三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化
1.忠于文件归档方式和途径的选择。纸质档案比较稳定，没有电子档案那样容易出现损坏的情况，电子档案的损坏往往是不可逆的。所以归档方式需要慎重选择。磁盘和脱机采集数据的介质移交很容易出现数据丢失的情况，特别是磁盘和载体的质量有问题的时候。其实归档工作可以采取多种方式来完成，但是必须是在电子文件进行统一格式编目后，由产生电子文件的单位传送给档案部门，尽量不要让档案部门自己去网上下载，以免破坏档案信息的真实性和完整性。并且档案部门收到电子文件后最好使用光盘来存储，磁盘容易造成数据丢失和损坏。2.做好原纸质档案立卷工作与电子文件归档的有力衔接。过去我们都是采用纸质档案归档，因此在此基础上积累了很多经验和骨干队伍，要想做好电子文件归档工作，也必须从这些骨干入手，以人为本。因此，借助原有档案立卷骨干队伍的经验，按比例重新建设归档工作队伍，在队伍中安插现代信息计算机管理人员，形成一支综合性的档案归档队伍。这样能够平缓的从手工归档过度到电子文件归档。3.“双轨制”归档法有其现实操作意义。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。
本文作者：陈冬菊工作单位：黑龙江省黑河市爱辉区统计局
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：1电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代办公设备才能阅读利用；2电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；3电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；4电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。
二、电子文件对档案业务管理工作的影响
1传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
2由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
3由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限，况且目前电子文件的凭证价值尚无法律保证。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
三、电子文件对档案学理论的影响
1对档案本质属性的影响
原始记录性是档案的本质属性。这种原始记录性一方面表现在档案的内容上，另一方面表现在档案的形式上，如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性。也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制的特性，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文件是计算机文字处理系统中的最后一个文本，没有草稿与印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为的界限。人们可以在机器上随时方便地复制电子文件，这样文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来这一档案概念就变得难以理解。电子文件的原始记录性和凭证作用如何确定电子文件能否作为档案是否具有法律凭证作用等等，便成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案本质属性新的内涵的客观需要。2对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子文件的产生，后者愈益受到普遍关注。传统的观点认为源于来源原则的档案检索系统必须一律建立在文件形成者或信息提供者的组织机构及其文件的基础上。只有根据其来源，从形成者的法律责任和行政管理的角度看问题，才能正确整理和理解档案文件。而电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合、打乱或破坏文件的本来顺序。因此，要确定档案的来源，不可仅局限于寻找一个恰切的定义，或仅要求完整地保护全宗与文件系列，按照原始顺序进行整理等，而必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，应随着客观实际的变化，丰富和发展来源原则。
3对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象所决定的。以往的档案学理论研究是以纸质档案为主要对象，电子文件出现以后，档案工作的对象发生了变化，其理论研究的对象自然也就发生了变化。原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新和补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。所有这些研究课题都应围绕电子文件来开展。如电子文件的整理排序技术、信息安全保护技术、计算机病毒防治技术等等，都将成为档案学理论研究必不可少的内容。
四、档案界所应采取的对策
1做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
2解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
关键词：电子档案 安全 管理
目前，档案工作越来越受到人们的重视，信息技术的发展与广泛应用为档案信息化建设提供了有利的发展契机，电子档案应运而生。所谓电子档案，是指通过计算机磁盘、光盘等设备进行存储，与纸质档案相对应，相互关联的通用电子图像文件集合。在当前形势下，我们应该顺应发展要求，正确认识电子档案的特点，加强研究，有效推动档案的信息化建设。
一、电子档案的优势
（一）信息存储密度高。传统的档案管理都是以纸为载体，不利于传递，也不便于携带，持续增长的纸质档案同有限的存储空间之间存在着不可调和的矛盾。而电子档案存储密度大、容纳信息量多、体积小的优势则能很好的解决这一问题。例如：一张光盘容量可达600MB-4000MB，可存储数十万张打印纸上的文字或图形信息。各种信息资源以数字代码等虚拟的形式出现，而不再是过去的实物形式，可以有效地节省存储空间，节约了物质资源的同时也提高了管理的效率，能够保证便捷的档案信息检索查询和应用。
（二）信息资源共享。传统的纸质档案通常只有一份，只能应用在一个有限的范围内，不利于资料传递，也无法同时使用，而电子档案则能够做到有效的资源共享。一个终端上的电子文件可以同时发给多个网络终端，这种不受存储载体限制的特点，让异地共享成为了可能，消除了地域界限，摆脱了时间和空间上的制约，能够有效提高资源利用率，进一步提升档案信息的服务质量和工作效率，做到信息互通，资源共享，满足档案管理服务工作的现代化需求。
（三）工作效率提高。电子档案的产生，使计算机的先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更为充分。相比以前的手工编目、信息收集、检索等繁琐的操作步骤，档案人员可通过简单的操作进行查询和使用，不但减轻了劳动强度，而且大大提高了档案管理工作的归档、更新、调取和维护效率，一次采集录入、整理、统一建档，多岗位、多层次的资源共享，缩短了材料从形成档案资料到提供服务的时间，极大地推动了档案服务管理工作的发展。
二、电子档案的劣势
（一）系统依赖性。由于电子档案是依托计算机技术存在的，因此它对计算机系统具有较强的依赖性，不能够脱离系统而独立存在。离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、识别和传递。环境、硬件因素、软件因素及设备的更新等，都会在一定程度上影响电子档案的长久保存，这给我们的使用带来了很大的局限和约束。
（二）存在安全隐患。由于电子档案是以计算机技术为载体的信息存储和存在形式，随着数字化、网络化和信息化建设的不断发展，网络的脆弱性和潜在威胁也日益显现。在电子档案查阅和传输过程中，容易受到木马等各种病毒和程序的攻击，极有可能造成数据的残缺和丢失，文件的完整性和真实性得不到有力的保障。
（三）信息与载体分离。电子档案依托于计算机系统，在系统内可以进行复制和传递，其形式和内容可以都不发生改变，因而无法像纸质材料那样确定哪个是原始资料，这一性质影响了对电子档案真实性、可靠性和完整性的判断。一旦纸质文件丢失，将会影响电子档案的现实凭证和价值。
三、加强电子档案的规范管理
（一）加强组织领导。电子档案的建立、管理是一项系统而巨大的工程，涉及到多个部门和领域，需要各方力量齐抓共管，协调一致。因此，必须首先从加强领导，优化组织管理入手，构建电子档案管理体系，加快信息化进程，把电子档案管理工作纳入重要议事日程，纳人法制管理轨道，为信息化建设打下坚实的基础。
（二）建立科学高效的管理系统。数据库管理系统是电子档案建设最基础也是最重要的工作，是系统数据的集合，设计中要全面体现电子档案管理中涉及的各个环节。要确保安全性，能够有效控制数据操作，拒绝非法操作，有较强的数据恢复和抗病毒能力；有强大的数据处理能力，具有高效的存储结构，能够有效存储大量档案数据；建立信息网格化管理体系，按照管理权限，建立信息管理局域网，确保使用便捷、管理严谨；实行档案的网络化管理，使信息得到共享，从根本上改变档案信息的储存方式、管理方式和服务方式。
（三）标准和规范性建设。标准和规范性建设是一项重要的基础工作，尤其是在现代网络环境下，如果标准不统一规范，将对档案数据的采集、加工、保存及以后的资源共享产生影响。在电子档案建设过程中，应配备统一的、专业的数字化设备和档案管理系统，利用这些设备实现一体化操作管理。同时，根据自身发展的需求和特点，建立健全内部实施规范和标准，对数据库结构、软件硬件格式、档案分类、数据指标等进行统一规范，并不断更新完善，做到既符合标准，又有利于实际操作。
（四）加强安全保密工作。在信息化建设过程中，电子档案的建立和管理要符合法律法规和各项规章制度的安全保密要求，建立健全稳妥的保密措施。严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度，对电子文件实施全程监控，加强网络安全技术的研究与开发，建立电子文件备份系统，定期进行复制。对计算机病毒定期检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理，加大系统管理维护力度，实行身份认证和秘钥管理，分别授权，确保数据安全，确保归档档案的真实、完整和有效性。
（五）建立高素质的工作队伍。电子档案管理工作既涉及到信息技术应用、维护、管理等技术层面，又涉及到档案管理的专业层面，对工作人员的业务水平和专业素养提出了更高的要求。要加大教育和培训工作，不断提高电子文档制作者和管理人员的责任心，加强其管理能力和专业素养，学会、能用、会用系统，更好的服务于实际工作。采取多种措施，引进、培养高层次业务骨干，努力推进档案工作人才队伍建设，对电子档案进行深入的研究、开发和应用，进一步发挥档案工作的社会效益。
四、结束语
电子档案是社会发展的必然趋势，档案信息化建设是时展的需要，是档案工作的主流，是档案管理改革的方向。我们要顺应时代要求，对档案信息资源进行有效地开发与应用，提升信息时代电子档案管理的质量和效率。
对于电子文件，在收集积累过程中要制作成纸质拷贝件或者微缩品。档案员收集电子文件时，应注明电子文件的存储格式及其软、硬件环境，计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应当与电子文件一同收集。目前单位由于统一使用OA办公自动化系统，大量的数据汇集在系统终端的服务器上，因此对做好电子档案收集要求提出了更高的要求。
应抓好电子文件的归档工作
归档是确定电子文件档案身份的过程，电子文件归档关系到具有长远保存价值的电子文件能否纳入档案管理体系。电子文件归档，是将应当归档的电子文件经整理确定档案属性后，从计算机的存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。电子文件归档应明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、检测数据等要求，保证归档电子文件的质量。电子文件的归档坚持按时归档的原则，可由本单位的档案管理部门集中归档，也可由文件形成部门在形成过程中即时归档，待工程结束后集中归档。电子文件形成部门应定期将归档的电子文件向档案管理部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。电子文件正式文本应保存双份，具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。这样既可以解决归档文件的凭证、依据作用，又可以解决归档文件的提供利用和资源共享问题，达到互补的目的。由于电子文件来源广泛，形成者不仅有生产部门、业务管理部门，还有通过数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等，头绪繁多，与纸质文件相比，受制约因素多，归档涉及的问题更加广泛。档案管理部门可采取电子文件形成、档案管理体系等相结合的方法，按照档案归档的有关要求，开展业务指导和协调制定有关的制度，保证电子文件的归档质量。档案管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，应发挥制定电子文件归档制度和标准的职能，发挥各自的优势，在电子文件归档中紧密联系，共同形成高质量的电子文件档案。
由于电子文件随时产生，可以随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中，对计算机有很强的依赖性，因此必须选择适当的归档方式。而不同环境条件产生的电子文件，其归档的方法是不同的，就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间上看，应以一个年度为限，将电子文件的最终版本刻录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，可在网上进行备份，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件的数量看，以双备份为宜，一套由档案管理部门统一保管，另一套由文件形成部门异地保管。归档电子文件的格式应为通用标准，在对电子文件进行归档的同时，还要注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台、设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序也要一并归档保管。
目前使用单位的OA办公自动化系统及各种业务软件普遍采用刻录到光盘或服务器定期备份的归档方法，不但工作量大，而且一旦遇到系统故障或其他天灾人祸，极易造成数据的丢失。应积极开辟电子文件档案存储的新途径，建立一套既简捷方便、又安全保险的电子文件归档方法。可以建立网上档案室，进行电子文件的逻辑归档，开展电子文件的收集、整理、鉴定、编目，这需要在软件系统中严格限定不同人员产生、处理、利用文件的权限。在具体操作中，可以由档案管理部门在各生产部门与相关管理部门之间建立电子文件归档专用系统，将具有保存价值的电子文件按统一格式传输给档案管理部门。或者由信息管理部门接收各生产部门的数据后，经过集中处理、汇总后输送给各部门共享；数据由信息管理部门按档案管理的统一要求进行鉴定、编目整理，传输给档案管理部门保存，或直接存入光盘，定期归档。也可以以邮件的形式传递到档案管理部门，或者用硬拷贝的形式送交到档案室，由档案管理人员设置一个个的文件夹，对各个部门形成的电子文件进行分类管理。
做好电子文件的管理工作
电子文件管理已经成为信息时代文件、档案部门面临的新任务。应加强电子文件的日常管理，在电子文件形成过程中要注意按照行文的要求，选择好文种、拟好标题、标明密级和时限、发送范围等电子文件背景材料。应加强电子文件软硬件设施管理，要为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。档案管理部门要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理上，要进一步完善电子文件和计算机设备的保管设施和环境，同时强化防磁设施的完善和维护，有条件的应及时升级服务器主机和数据库的硬件设施，确保档案电子信息数据在保存和传输过程中安全、稳定。对已归档的电子文件，应划分出不同的保管期限，然后用消毒软件对这些电子文件进行检测，确保无病毒感染后，再由档案管理人员将这些电子文件分别转录到应用网络相隔离的存储器中，在一个年度或一定时间后，将这些电子文件转录至一次写入的光盘中做脱机保存。另外还要编制文件索引,供查询调阅使用。应定期检查已归档光盘的保存情况，尤其是温湿度和防尘情况。对于长期保存的电子文件，还要定期进行复制，以防止信息损失。应重视和加快电子文件档案管理人员的培养，培养和造就一批电子文件档案管理人员。一是要重视吸纳年青有电子计算机软硬件技术或数字通信技术的档案管理专业人才；二是对各部门的档案管理员和热爱档案管理工作的人员，进行系统培训，使其掌握电子档案管理的基本知识技能，为单位电子档案的收集、整理工作打好基础。
作者：陈萍单位：江苏省东台市自来水有限公司
