时间：2022-10-02 11:31:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理论文，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
社会生活包括方方面面，不同领域、不同身份、不同年龄段的人所形成的档案资料也不尽相同，因此，民间档案数量是极为庞大的，种类也十分复杂。按不同方法可以分成不同种类。
1.从来源看，包括人民群众形成的档案和流失民间的原官方档案
(1)民间个人形成的档案。这类档案主要是人民群众在日常生活工作交往中形成的各种文件，包括各类证书、聘书，家庭账目单，个人专著、手稿等等。最典型的莫属于个人家庭档案，一个家庭生活的历史记录，反映着每个家庭的经济往来、文化娱乐、学习工作等重要情况，折射着社会的发展变化，记录着历史前进的步伐。家庭档案可谓是社会的缩影，是社会公共档案资源的重要补充。
(2)流失在民间的原官方档案。这类档案原属于国家或社会机构，理应保存于国家相关部门，但因各种原因流散在民间。战争、制度不善、人为破坏等都对档案的保管带来了巨大的威胁，许多档案因种种原因被损毁、流失。最典型的莫过于轰动档案界及文史界的“八千麻袋”事件，被销毁者不计其数，散落民间、下落不明者也数不胜数。
2.从内容来看，可分为经济类、政治类和文化类
(1)经济类。此类档案包括各类契约、票证，家庭记账本，各种典当记录等等，贴近民众，是人们日常生活中处理纠纷的凭证。此类档案还能反映一个家庭乃至一个地区经济变化情况。例如“世界记忆文化遗产”的侨批档案，是研究经济史不可多得的原始材料。摘要：民间档案是我国档案资源的重要组成部分，是进行学术研究的重要材料，其数量极为庞大，种类十分复杂，开展民间档案征集工作是提高档案馆知名度的重要途径，也是档案馆对外交往的一个手段，更是对散存民间档案的保护，因此，开展民间档案征集工作的意义重大。关键词：民间档案；文化遗产；征集
(2)政治类。政治类的档案更多的为学者研究历史事件、人物提供原始材料，它从另一个层面，从普通百姓的视角出发，记录了社会大众对重大历史事件的看法，没有宏大的叙述，有的只是普通百姓的真实感受。
(3)文化类。名人手稿、家族谱、流传于民间的传说、反映各地区的民俗技艺等都属于文化类档案，这些档案为人们寻根问源提供了大量的线索，是历史学家们进行研究不可多得的重要资料。
3.按载体分，有纸质档案、照片档案、声像档案等
(1)纸质档案。纸质档案是民间档案的主要部分，人民在日常生活中形成的诸如手稿、日记、证书证件、合同契约、家谱族谱等等大多都是纸质形式的。如台州首个家庭档案馆建立者——张士友，目前他家的家庭档案中，有纸质档案29237件，构成了家庭档案的主要部分。
(2)照片档案。随着科技的发展，数码相机的应用，照片的数量批量增长，人们也更加愿意利用这些生动形象的照片来记录生活。如福州市档案馆珍藏的美国友人西奥多•琼斯赠送的摄于1860年前后的48张福州老照片，反映了一百多年前福州的风貌，记录了当时的福州城墙、民居、风景名胜、农舍、茶园、寺庙、教堂以及外国人在福州设立的领事机构、建筑物等，为我们今天认识老福州提供了形象的材料。
(3)声像档案。声像档案可以说是“活的档案”，它不仅记录了事件发生的过程，而且通过声音、图像的形式，生动的保存了活动过程，留下了历史的记忆。各档案馆开展的口述历史档案征集活动中所形成的便是此类档案，通过录音、录像等形式，从普通老百姓的视角再现了当时的场景。如安徽省档案馆为中国远征军唯一一位走出野人山的女兵刘桂英录制了口述档案，再现了那段不堪回首的往事。
(4)实物档案。实物档案以物质实体为载体，能够直观的反映一个事件、活动的真实面貌，真实的记载了社会实践活动，具有一定的保存价值。例如各种奖杯、奖状、荣誉证书、印章等等。
二、开展民间档案征集工作的意义
数量巨大、内容丰富的民间档案弥补了官方档案的不足，具有极大的收藏价值，档案馆加强对民间档案的征集开发不仅可以丰富馆藏，同时也是档案馆对外交往的一个手段和平台，有利于档案馆知名度的提高。加强对民间档案的征集、管理具有重要的意义。
1.民间档案是国家档案资源的重要组成部分
档案馆是保存国家档案资源的基地，然而从古至今由于政治、战争、动乱等各种原因，许多档案被损毁或流散民间、海外，档案馆收藏的档案数量和质量远远不能和悠久的中华民族文化相适应，其保管的大多为官方政府所形成的档案资料，反映普通民众的材料少之又少。民间档案是反映普通民众生活的真实记录，内容丰富，数量庞大，例如世代相传的劳动知识和经验的歌谣、反映民族历史的史诗、民间沿袭的风俗习惯、反映家族变迁的家族谱等等，这些都是民间档案的重要组成部分，其数量之大、种类之多、内容之丰富，是我们无法想象的。我国档案资源体系中应包括这部分，它是普通民众对一些重大历史事件和历史人物的真实看法，是我们研究历史不可或缺的重要资料，它从另一个视角佐证了历史的发展，是人类的重要文化财富。我国著名学者钟敬文先生曾说过：“伟大的人民，他们是人类社会、历史的创造者，同时又是人类社会最忠实的记录者，是不歪曲、不阿谀的史官。他们创造和传承的歌曲、故事等，正是我们认识历史、社会的最丰富、最可信赖的一宗档案。”被评为“中国档案文献遗产”的83件国宝级档案中，就有许多是从民间征集而来的，如清代《清漾毛氏族谱》、永州女书档案文献、四川自贡盐业契约档案、唐代开元年间档案等。
2.民间档案是进行学术研究的重要材料
民间档案是人民生活的真实记录，是没有经过粉饰和删节的“原生态”的历史记录，是历史学、人类学、社会学、经济学、政治学等学科研究的资料。它具有原始性、具体性和区域多样性的特征，是充实和完善历史研究不可多得的重要材料，让呈现在人民面前的历史更加的生动和丰满。大量散存的民间契约对研究地方经济史具有重要的参考作用，绵延几千年的家族谱是人类学、社会学研究中最为珍贵的资料，与“徽州文书”相媲美的侨批档案是研究华侨华人史、侨乡史、家庭史乃至中国近代经济史的“民间档案”。重要民间档案的发现往往掀起一阵研究狂潮，乃至形成一门新的学科，像徽州文书的发现以及“徽学”的兴起，“侨批档案”申遗掀开了新的华侨史研究的热潮。
3.开展民间档案征集工作是提高档案馆知名度的重要途径
档案馆通过各种渠道向社会广泛征集珍贵民间档案，不仅宣传了档案知识，增强了民众的档案意识，而且在大肆宣传的过程中也提高了档案馆的知名度。通过电视、报纸、网络等向社会发征集通告、征集信，并进行各种形式的综合报道，可以引起社会对档案工作的关注和支持，形成“牵动效应”。同时，通过对征集进馆的珍贵罕见民间档案的开发利用，往往又能引起民众的关注。如广东省档案馆征集到的清光绪时期的“休书”、“扶正室”婚姻证明、再醮婚书和民国以来各阶段的婚书、记录“二十一条”的“国耻扇”、清朝地契、里神前村英文版族谱等等，给馆藏档案增添了生机与活力。同时还使档案馆成为媒体关注的一个热点，《中国档案报》《广州日报》《羊城晚报》《南方都市报》《新快报》等相继对档案馆进行报道，大大提高了广东省档案馆的知名度。古语有云：“山不在高，有仙则名”，只要馆藏珍品多，就会吸引不同层次的民众前来利用、观赏，档案馆的知名度和社会地位也就会随之提高。因此，开展民间档案征集工作是极为重要的一项工作。
4.开展民间档案征集工作是档案馆对外交往的一个手段
在开展民间档案征集工作过程中，档案馆与图书馆、博物馆、文物收藏者、民间档案持有者等都有直接的接触和交流。由于许多民间档案兼具有资料、文物、档案的特性，因此在社会发展过程中，图书馆、博物馆等部门也相继收藏保管着相当一部分珍贵的档案资料。根据馆藏档案资源建设的需要，各部门之间可进行馆藏资源互换或者相互交换复制件，以实现对资源的充分利用。同时，在向文物收藏者、民间档案持有者征集民间档案的过程中，也促进了档案馆与民众之间的交流与联系，减轻了两者之间的隔阂。民间档案这种对外开展工作的模式，更多的保存了平民的记忆，体现了档案的社会功能，使档案价值的实现有更为广泛的主体。
5.开展民间档案征集工作是对散存民间档案的保护
（一）电子档案管理与传统档案管理的共性
电子档案管理与传统档案管理的共性表现在三个方面：一是两者的基本原理共通，以传统档案管理原理为基础，电子档案采用信息化技术将之进行了有效的整合与优化，即使电子档案管理的技术水平、管理质量以及管理方式都明显高于传统档案管理，但这并不排斥两者在基本原理上的共通性，总的来说，电子档案是传统档案管理发展的成果；二是电子档案的存在与传统档案不可分离，传统档案所管理的信息属于社会实践数据，这些数据具有极大的真实性，对电子档案管理来说，同样需要保障信息的可靠与真实，此时，传统档案资料就是其真实性的重要保证；三是电子档案的出现使传统档案的信息量得以扩大，建立在信息技术上的电子档案具有大容量优势，不仅可以存储各种各样的档案信息，还可以实现资源共享，在进行资料调用时具有更好的便利性，同时，如果想要查看实体的传统档案，还可以直接通过电子档案的记录将其调出，进而实现直接获取。
（二）电子档案与传统档案管理上的差异
1.管理方式不同
电子档案就其本质特性来说有着很大的特殊性，它能够实现档案一级管理，也就是说档案管理人员在接收到文件后，可以及时的给档案提供一个档案号，这个档案号具有唯一性，并且对档案类型采用相应的主题进行标注；传统档案管理的工作量相对较大，在管理过程中首先要填写档案日期、类型，之后才能给予一个位置进行储存。
2.保管方式不同
电子档案进行信息存储的载体往往会老化，在现代技术与计算机的更新过程中，其载体的老化容易造成档案信息的失真，进而影响档案的可靠性；传统的档案管理具有信息纸质备份，通常不会出现档案信息丢失情况，也不会面临病毒入侵等网络风险。
3.归档方式不同
电子档案具有可逆性与可重复性，管理人员进行信息修改不会留下修改痕迹，这种特性的优点在于消除了最初档案归类时出现错误的担忧，还能将错误信息进行及时的更正，但是这也使得电子档案内容存在一定的失真性；传统档案管理在进行归档时，通常是依照科学的顺序进行分类摆放，同类档案之间存在相关的联系，管理人员进行归档时还必须根据相应的程序进行，留有操作痕迹，能有效弥补电子档案管理上的不足，更能确保档案的原始与真实性。
二、电子档案管理的利与弊
（一）电子档案管理的优点
1.电子档案管理的出现，有利于绿色环保事业的开展
电子档案管理实行无纸化办公模式，对纸质文件的使用数量大大降低。纸张的节省不仅减少了资金的投入，还使树木砍伐状况得以改善，有利于森林资源的保护。同时，纸质文件使用数量的降低，还使得曲别针、订书钉、笔墨、印刷等工具的使用量减少。
2.电子档案管理提高了传统档案管理的效率
档案归档、档案存储、档案查询等方面的工作时间缩短，使得档案管理效率大幅度提升。电子档案采用数据传输方式进行资料的共享与传递，不再具有文件打印、文件张贴需要，档案信息的查询与管理更加具有时效性。
（二）电子档案管理的弊端
1.电子档案管理的信息载体面临变质与老化危机
如果长期使用，可能出现资料无法读取现象，因此，电子档案管理模式下，应该做好相关的安全备份工作，保护手段可以采用云技术等。
2.企事业单位在进行电子档案管理
由于其操作程序相对复杂，对档案管理人员的专业要求较高，因此，必须要配备以高技术人才，同时，还应该加强管理人员技术培训，充分保证电子档案可靠性。
3.电子档案在进行数据共享与传输时，面临复杂的网络风险
例如病毒、黑客攻击等，管理人员需要加强数据信息安全管理，可以采取建立网络防火墙、档案加密的方式对电子档案资料加以防护。
4.虽然我国的档案管理水平得到了一定的提高
国家也出台了相应的电子档案管理法规，但是对于一些具体的细则仍不够完善，电子档案管理面临一系列的法律制约，相关部门应该退出相应的电子档案管理办法，为档案管理的发展保驾护航。
三、结束语
对有违反财经纪律的事实如果确实存在，只要通过对会计档案进行审查，不难会从中发现一些纰漏，因而在医院的经济管理中，因为会计档案的存在，使得企业通过审计这样一种手段有效的解决经济活动中的问题。会计档案可以为医院经济活动给予一些咨询建议。经济管理作为医院的管理的重中之重。要想提高医院的管理绩效，重点抓会计档案的管理工作，充分将会计档案对于经济活动的咨询作用发挥到极致。
二、对于医院经济管理中强化会计档案管理工作的建议
（一）医院领导要重视会计档案工作
医院领导要充分认识会计档案管理的价值，高度重视会计档案管理工作，将医院会计档案管理列入医院财务部门和档案室工作的重点来抓，经常深入进行督导检查。
（二）要健全并且推动会计档案管理
责任体制，按岗负责医院会计档案材料的存档工作，必须由医院的会计工作人员亲自进行，需要在医院财务部门合理设置一些专职或兼职的会计档案管理员，出纳人员不得越权或同时执行会计档案管理工作，对于会计档案要及时整理存档，集中管理保持，方便今后可以进行查询。
（三）完善补充会计档案管理制度
应完善医院会计档案查询、复制登记制度。首先必须坚强对会计档案的保密措施，一般情况会计档案在数量上为单份，故务必在会计档案的复制和相关的查询的过程中加强管理。当所被查询的会计档案查询完毕，必须及时进行收回存档，严格保证会计档案内容的严密。
（四）加强对会计档案销毁程序的监管
在会计档案的管理中，销毁工作绝对不可马虎，必须严格按照流程来，认真执行。对于会计档案的保管工作，一般按照时限确定分为永久性保存和规定最低保存期两类，只有未结清的债权债务原始凭证、其他未了事项的原始凭证这种情况除外，其余只要保存期满的会计档案可以让医院档案室和医院会计机构一起提出销毁意见，并且要进行销毁明细的编制，必须清晰的列出要进行销毁的会计档案的所有重要信息，其中包括要决定进行销毁的档案的名称、所在档案号，册数、起止日期、所属卷号、应保管和已保管时间、销毁日期等，在经单位领导审查并批准同意后按销毁流程严格执行。
（五）加强会计档案的安全性建设
要加强会计档案管理的安全性建设，首先，必须对会计档案的电子版本档案进行双重复制，对于两份进行不同的管理，一份存档封存，一份针对查询等所用。其次，在电子版本的档案存档的时候，不单单要进行文件存档，对其依托的程序也要进行存档工作。最后，针对电算化会计所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表进行双轨并行，及必须要进行纸质版本的存档，并且完成装订成册工作，同时完善相关的签字盖章等手续和电子版本一并进行存档。
一、重点工程项目的工程设计档案需要重点管理
重点工程项目一般都具有一定的保密性和知识产权在其中，然而其建设是一个动态的过程，从项目提出、设计、施工、验收，档案一直处于分散状态，仅仅靠档案管理人员是远远不够的，这就需要项目的开始就要从制度上、验收环节上、经济手段上进行制约，对项目建设过程中各个阶段及各部门所行成的工程档案落实到具体人员，一旦工程除了问题，第一时间就能找到责任人。摆正档案和建设项目的关系，确保重点工程档案资料齐全、完整、准确。
二、强化档案人员的培训，提高档案管理人员的素质
随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同与一般的文书档案，它不仅需要档案专业知识，还需要所涉及的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确的管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计中一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如工业项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以便适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。档案管理者的业务水平高低直接影响档案利用率高低。
三、完善服务功能，注意服务机制的创新
服务是档案工作的主题，是档案工作的生命力，也是档案工作者的主要职责。档案服务的不断创新是企业利用档案信息的需要，档案管理人员要从档案原件中提炼出让专业人员有用的信息，编写多方位，多种类的检索工具，这样加工出来的档案信息能够使本院的专业技术人员、管理者、院外业主更加快捷地查询到自己所需要的信息。工程档案数量大，种类繁多，这就迫切需要档案管理人员在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，在实践中积极创新，打破常规，创新服务机制，实现档案服务由被动变主动，由单一变全方位，提高档案的服务质量。
四、加快工程设计档案信息化建设
工程档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个设计院工程档案的管理水平，主要是看工程档案信息化建设的程度。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，档案室要及时配备档案信息化设备，如扫描仪、光盘刻录机等，将现有的工程档案目录索引数字化，将施工图底图进行扫描，把常使用而易损坏的档案及需要长期保存的档案数字化，还可以根据本院工程设计的特色形成有自身特色信息化数据库，如矿山设计信息库、民用建筑信息库等，以便档案得到更好的保存。开发适合本院的档案信息化软件，建立档案管理平台，不仅能有效的实现工程设计档案的动态管理，还能节省人力物力，节省档案库房用地。保证档案信息化建设与社会信息化建设同步，提供快捷有效的档案信息服务。
总之，工程设计档案管理是设计院管理的一项重要的基础性工作，是企业行政管理、经营管理、生产技术管理等必不可少的组成部分，搞好工程设计档案工作对企业的发展有很重要的作用，应结合自身档案特点，管好、用好这笔财富，为设计院的发展做出应有的贡献。
作者:赵静单位:兰州有色冶金设计研究院有限公司
1.1信息时代档案管理的定义
。信息时代的档案管理有别于传统的档案管理工作，其主要以现代的信息技术为依托，借助计算机系统和互联网络对档案进行管理。常见的档案管理方式包括，电子档案的录入、档案信息的采集、档案信息的查询、档案信息的共享等等。这种管理方式，使得管理的对象从传统的实体档案，转变为电子档案，并应用现代先进的管理软件进行管理，形成明晰的档案分类。同时，快速的查阅方式也让档案信息发挥出了更多的作用，避免因档案查询困难而造成档案资源的浪费。
1.2信息时代档案管理的特点。
信息化档案管理是档案管理工作的现代化发展，其迎合了单位内部工作的实际需要，与传统档案管理相比较，其具有着以下几个方面的特点：首先，各单位实现档案管理信息化所依照的规章制度，法律法规趋于统一，制定这些规章制度、法律法规的是具有专项权力的行政部门。其次，虚拟档案是档案管理信息化的标志，通过信息化的管理，档案的形式由实体档案转化为了电子档案并可以通过互联网络达到高速的共享，使得档案管理工作更加的具有时效性和便利性，为整个单位的信息化发展奠定了良好的基础。最后，档案管理信息化应用了大量的现代科技，在信息技术的支持下促进了档案管理的自动化，颠覆了档案管理工作的传统模式。
2.信息时代档案管理工作存在的问题
2.1管理理念陈旧，缺乏服务意识。
目前我国档案管理信息化虽然取得了一定的成绩，并已经开始在全国范围内进行普及，但是在实际应用的过程中，仍旧存在着一些突出的缺点与弊端，严重影响着我国档案管理信息化的进程。其中最首要的问题就是档案管理工作受到传统档案管理工作的影响，在思想观念上带有着一定的陈旧性，难以接受新的管理方式，无法借助现代信息科技对档案作用充分的发挥。同时，缺乏服务意识也是档案管理工作面临的主要问题之一，因为服务方面的缺失，也使得档案管理工作难以迈向一个新的阶段。
我国在档案管理信息化方面还有待进步，在进行档案管理的过程中部分单位及部门仍以实体档案为主，这就造成档案管理工作量的增加，工作人员需要耗费大量的时间在档案的编辑方面，并且随着实体档案数量的不断增加，也给档案的归档、分类增加了难度。除此之外，实体档案的利用率并不高，由于其在检索方面存在困难，因此实体档案主要以收藏为主，而忽视了档案资源的发掘与应用。
2.3缺乏统一规划，信息管理迟缓。
档案管理工作普遍存在于政府企业之中，由于不同单位在工作内容、经济条件等方面都存在差异性，因此档案管理工作也会呈现出一些个性化的发展，因此影响了档案管理工作的统一规划，不利于档案管理工作的规范化。同时，系统设计上的不足，信息化程度偏低，也使得信息管理出现迟缓，不利于实现档案信息的共享。
3.信息时代档案管理工作的创新
3.1改变管理思想，丰富服务内容。
档案管理的信息化发展，需要在思想层面进行彻底的改变，认识到传统档案管理的不足，并积极的对档案管理工作进行创新，注重对档案信息资源的挖掘，使其不再是单位内部的闲置资源。同时，从事档案管理的工作人员也应树立新的工作意识，积极的丰富服务内容，提升档案管理工作的质量。
3.2依靠网络平台，强化信息管理。
档案管理信息化最突出的特点是对现代网络技术和计算机技术的应用，因此信息时代对档案管理工作进行创新的过程中，有关工作人员应充分的依靠网络平台，建立起电子档案管理系统。并改变传统档案的编辑方式，通过计算机对档案信息进行录入，提高档案编辑的效率。同时，在互联网络的支持下，电子档案信息还可以实现在单位内部的共享，单位内部工作人员仅需登录部门网页进行身份验证即可查阅档案信息，提升了档案查阅的速度。除此之外，随着信息化管理程度的不断加深，智能档案管理、自动化档案管理已经成为档案管理工作发展的新方向，通过系统自动处理档案资料，完成档案编辑，有效的提升了档案管理工作的质量和效率，节省了人力方面的投入。
3.3搞好信息录入，做好数据管理。
信息的录入以及数据的管理等都与信息数据库的建设密不可分，因此要想做好上述工作就需要进行档案管理工作的过程中加强信息数据库的建设，制定出详细的建设方案，按部就班的对信息数据库进行完善。为了使得信息数据库的作用更好的得到发挥，管理人员还应加大科技方面的投入，并适当的丰富信息数据库的功能，使其可以配合管理工作，弥补档案管理中的不足。例如，数据库与目录库相结合等。
4.结束语
一是系统主要功能模块设计：在设计图书档案管理系统的过程中，需要对图书档案管理的特点和要求充分考虑，在Windows环境下，应用的工具就是VisualBasic6.0系统。系统采取了一系列的技术，如VB编程技术、数据库技术等，促使新书录入、图书查询以及图书退换和查阅等功能得到实现。二是人机对话接口设计：通过人机对话接口，输入以及输出工作才可以顺利实现。系统将下拉式菜单、工具和按钮等给应用了过来，有着友好的界面，即使不是计算机人员，对于系统操作也可以很容易完成。
2图书档案管理系统的实现
一是系统版权界面的设计：系统将Windows界面风格的设计方法给应用了进来，在启动时，系统采用的是splash效果，会有一个信息提示窗体出现，将软件的版本号以及软件开发者等信息显示出来，在初始界面的顶层设置窗体，同时设计了标签、图片框以及计时器等，有着较为优美的界面，与普通软件的编写风格较为符合。
二是普通用户使用界面的设计：因为图书档案管理工作比较的重要，用户如果没有权限，那么只能查询图书，借书、还书等工作是无法实现的，可以更加科学方便的进行管理和操作。读者进入到系统界面之后，所拥有的功能是一个部分，比如查询图书、打印结果预览等等。
三是管理员登陆界面设计：结束了splash界面之后，图书信息管理系统的初始界面就出现了，在这个时候，查询功能以及登陆功能都可以实现，只有登陆之后，系统的全部功能方可以获取到。要想将登陆窗体打开，就需要借助于工具栏或文件菜单中的登陆选项来实现。在设计登陆窗体时，将命令按钮、组合框以及标签等应用了进来，操作人员将用户名以及密码输入进来之后，就可以进入到系统主界面，系统的全部功能都可以实现。采用的是屏蔽形式的密码框，以此来促使系统安全得到保证。确定按钮集中了登陆窗体的主要功能，要想实现它的功能，管理员只需要将用户名和密码给正确输入进来即可，如果用户没有权限，那么登陆工作就无法实现。用户有三次机会来对用户名和密码进行输入，如果错误出现，系统将会提示信息框，避免系统密码被解码器所破解，连续三次错误，登陆窗体将不会再次出现。
四是图书查询：图书查询是系统非常重要的一项功能，它需要连接数据库。在处理相关数据信息时，比如查询方面，将SQL语言以及数据访问对象给应用了过来。在查询的过程中，结合系统需求，读者和管理人员结合实际需求，来对不同的查询方式进行选择，在对所借的图书信息进行查询时，可以通过四个选项，分别是书号、书名以及作者和出版社等。在本界面中，将组合框应用了过来，借阅者可以对查询途径进行选择，将查询内容输入到文本框中，将查询命令按钮单击下去，查找到的图书信息就会被显示于控件中。
五是图书借阅：借书功能就是由本模块所实现的，读者借到图书后，系统就会将消息框弹出来，将成功借阅图书的信息给显示出来，然后修改数据库中的相关数据。本功能模块可以分为两个部分，首先是用户信息，指的是需要将借阅者的借书证号、性别以及姓名等详细信息输入进来；其次是新借图书，需要输入新书书号以及借书日期等详细内容，确定之后，用户就可以对图书成功借阅，并且本用户借到的图书也可以被显示于控件中，弹出相应的消息框，提示用户已经成功借阅了图书。
六是新图书录入：新图书录入也是需要重视的一个方面，只有在数据库中储存新的图书，在以后的图书借阅过程中，记录和校对工作方可以顺利进行。进入到主界面之后，如果对新书进行了购买，新书录入模块就会出现，输入相关的信息内容即可。
3结语
1.1云计算档案管理更具有操作性
在传统档案管理工作中存在很多的硬件问题，其中管理设备上存在的问题加大了档案管理的难度，增加了工作量，另外档案管理人员的不重视更加导致档案管理受到严重影响。又因档案管理上缺乏一定的规章制度，难以更好的开展档案管理工作。而在运用云计算管理后，工作量明显地减少，服务质量不断攀升，同时也便于档案管理人员的操作和管理，在人员分配管理中充分显示了档案管理高效率。
1.2云计算档案管理服务的主要任务
档案资源建设是档案服务创新中的基础，把档案收好、管好、用好。企业的档案管理既有非保密性的也有保密性的，对于不同的档案可以通过不同的级别进行管理和创新。比如关于非保密性的档案，我们可以通过市场的形式来运作，以达到方便群众的目的；而对于保密性档案，我们则需要按照管理级别和权限实现网络管理，或以银行系统的内部网管理模式存在，或以严格的加密形式存在，以防止机密档案泄密。
2.基于云计算档案管理服务的创新
2.1云计算档案管理的制度化
在对档案管理制度的建立过程中，档案管理的主要原则是进行制度化，随着档案室内部网络的建设，便可以充分的利用网络技术提高档案管理的服务性，及时上传档案数据，让档案信息能够第一时间查阅到，为用户提高更优的服务。档案管理中另一个重要方面是对档案进行评估，健全档案管理各个方面的内容，不断的丰富档案管理中的内容。不仅如此，我们还要组建专业的档案管理人员，在管理人员中组织进行严格的档案管理工作的培训，包括整个流程各个方面的培训，充分认识档案管理工作的重要性。而作为档案管理者，一定要加快档案数据库的建设，以便有效的实现档案的管理和利用。
2.2实现资源共享
在构建云计算档案管理服务后，管理者可以将档案信息储存到云计算中，通过自身优势实现数据信息共享。在对档案管理开展的过程中，要创新管理观。在实现资源共享的档案管理服务过程中，要根据人们生活中的需要进行调节，对部分的资源不足的现象进行补充，更大程度地让所拥有的资源进行共享，为企业提供所需要的资源，同时享受到更加全面的服务，实现信息利用的最大化。
2.3确保信息储存的安全性
档案信息安全是信息时代重要的课题，这也是现代信息技术重点研究的目标。档案管理运用云计算管理方式，可以更好的将档案管理服务中的各个平台整合起来，让他们共同的发挥作用，更好的为企业提供业务访问和数据传输功能。它将用户数据传输到云端，保证数据的安全可以在多个服务器中打开的方式进行储存，可以随时获取想要的数据，保证档案管理服务同时更加确保了数据的安全性。
2.4制定灵活的服务模式
基于云计算机的档案管理服务平台可以根据需要制定相应的应用，满足不同的需求，同时在制定相应的服务的时候，若感觉不满意可以随时进行退订。同时档案管理是一种管理和知识意识的工作，随着社会的发展，档案管理工作人员应该不断的加强档案管理意识，主要就是建立档案管理人员要通过学习不断地实践巩固，并树立正确的人生观和价值观。还应要求档案管理人员认真学习有关法律，了解档案的真实面貌。同时要熟练的掌握档案管理工作的技术，不断优化自身的专业性，并在此时适当提高档案管理人员待遇，激发他们工作积极性。
2.5高层次智能的服务
在信息技术不断发展的今天，人们的需求也逐渐多样化，想要得到用户的支持，就必须满足企业的各项需求，而云计算的档案管理平台具有这样的特色，使得用户操作起来更加容易，并且能够迅速快捷地搜索到需求的信息资源，也因此在一定程度上增加了使用网络搜索信息的用户。除此之外，基于云计算的管理服务还能共享重要信息，将有效的信息展现在用户的眼前，让用户享受到高层次的服务。值得注意的是，还需构建智能跟踪平台来加强这些服务内容，根据用户的喜好和习惯将所需要的信息推送给用户，充分的体现出服务的人性化，通过高层次智能的服务体现云计算的档案管理的优势，增加用户对云计算的档案管理的创新理念。
2.6针对性的服务
当今已处于计算机信息化社会，档案管理是社会信息的财富，对于档案室也就不再是单纯的收藏机构，更确切地说应该是档案信息的聚集的地方，通过信息的交流来促进社会的进一步发展。云计算的档案管理平台可以根据企业需要设置具有针对性的服务，通过对用户的需求和个性设置所需要的服务，加强读者自身的质量，以这样的形式更加的体现档案管理的服务功能，而且多样化的服务使得云计算的档案管理的服务功能得到更高的提升。
3.结束语
一、现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段
现行文件应用计算机技术源于企业管理信息系统（MIS的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于企业管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了企业管理的效率。最后，再把计算机技术运用于生产管理，实现生产计划编制和生产指挥调度的计算机化①；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。
现行文件应用计算机技术是现代企业加强各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。
总之，在计算机技术应用于企业管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。
二、现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段
由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些企业已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。
第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于，现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各企业应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。
不管企业应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。
三、电子文件阶段
电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。②1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。③1998年8月11日－13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。⑤1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。
关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括数字的、图形的及文本的信息。它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。”⑥国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件。⑦我国《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB／T17678－1999把电子文件解释为能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。为了全面、准确地把握电子文件的概念，不妨从与其最临近的概念——机读文件入手。
机读文件仅指计算机识别的文件最早产生于本世纪40－50年代。这一概念经过近半个世纪的发展演变，至90年代逐渐被电子文件所代之。从机读文件到电子文件不仅仅是概念叫法的变化，而是标志着计算机技术应用于文件管理的不同发展阶段。弄清这两个阶段的差异，有助于深入认识电子文件的形成和管理特点。两者的主要区别在于以下四方面：
其一，生成环境。机读文件中的关键词是“机读”，即“能够由计算机输入装置读出的”文件。⑧所谓“读”包括两层含义：第一，通常指信息从一个存储区读到另一个存储区；第二，从某一形式的记录媒体，如磁带读出信息。⑨可见，复制和识别是机读文件的主要特点。在这一阶段，计算机读出的文件不是由计算机制成的，它源于纸质文件的输入。与机读文件不同，电子文件则包括在计算机上直接生成的文件。它是企业管理和科技开发信息化的产物，是研究和应用CIMS的必然结果。
其二，管理模式。机读文件的管理模式是模拟现行文件和档案手工管理的程序与方法，因此对原有现行文件和档案管理体系的影响是非本质性的。而电子文件的管理模式不是建立在独立的现行文件和档案的管理体系基础上，它是建立在管理手段与现代信息技术的高度结合的基础上。它要按照现代企业管理、科技开发及生产的要求重组管理体系，根据电子文件形成和作用的特点划分管理程序与方法。
其三，存在形式。机读文件的存在形式一般为磁带、磁盘及光盘等有形介质。而电子文件的存在形式则不仅包括有形介质，还可以是网络上传递的代码序列。
其四，管理者的构成。在机读文件阶段，纸质文件管理者是文献信息管理者构成的主体，而且文献信息管理者是独立的群体。而在电子文件阶段，电子文件信息管理、开发人员和载体维护人员将是文献信息管理者的构成主体，但文献信息管理者将不再是独立的群体，文献信息管理者已不能独立承担起文献信息管理职能。文献信息管理系统功能的发挥将取决于文献信息管理者、企业管理及技术开发人员的有机结合和共同努力。
【摘要】现如今人民对于健康的重视程度不断提升，这就需要更多的医学人才投入医学领域进行研究发展，而且这些人才也必须同时兼有扎实的理论和实践能力。这就需要有关的教学管理部门、教研室等相关的人员必须一定的管理能力。通过教学档案使管理能够及时反馈出相应信息，从而更好地提高教学质量和效率。
【关键词】医学教学；档案管理；问题；对策
一、医学教学档案管理中存在的问题
（一）档案管理制度存在不足。在我国有很大多数医学院在档案管理制度上存在一定的问题，特别是一些基层教育的档案管理十分缺少有效的制约机制。比如一些医学院未建立规范的立卷部门，很少有固定的人员负责归档工作，多数是临时抽调出的老师来负责。档案管理中出现的问题也没有具体的人员予以负责，其在档案管理制度构建方面存在诸多问题。（二）教学档案质量不高。教学档案质量直接影响到教学档案所产生的价值和效果，而且和教学工作的开展以及教学管理的水平都有着重要的关系。教学档案的主要内容大部分都是来自各种教学文件材料，因此，教学文件材料质量是取决于教学档案的质量好坏。但是，依照当前的情况来看，很多院校注重了教学质量的提升，但是对于其档案的形成并没有予以高度重视，医学教学中所形成的档案资料或者没有进行及时归档总结，或者没有形成文字性资料，难以形成具体的档案资料，造成很多教学档案的质量不高。（三）档案信息化程度不高。依照我国社会发展的情况来看，信息化建设已经日渐成为高校建设的重要支撑。而信息化建设的辐射范围也应当包括医学教学档案的管理，只有对教学档案的管理不断推进信息化进程，才能够保证其档案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的档案管理方法上，其信息化建设开展不足。即使部分院校已经逐渐推进信息化建设，也仅仅停留在基础的档案管理之中，水平不高。（四）服务水平有待提升。医学教学档案管理的最终目的应当是服务教学，坚持以教学为根本。但是，在当前的很多院校中档案成为“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教学过程中，档案的使用效能低下，档案的服务性质没有得到体现，其在教学中的应用还有很大提升空间。
二、加强医学教学档案管理的策略
（一）建立健全教学档案管理制度。在进行教学档案管理制度构建方面必须要结合本学院教育的实际情况，制定和完善教学档案管理相关的规章制度，细化教学档案管理人员的相关责任。在此方面应该由分管的校长进行负责，通过相关的专业人员制定出合理、有效的规范管理机制。另一方面，必须要创建适应各个教学档案管理的规章制度。一些医学院起步较晚，缺少足够的教学档案管理经验，在制度构建方面容易忽略，多数档案可能没有及时进行归档和收集，而且很少进行系统的分类，很难真正满足教学管理的需要。因此，院校必须要注重经验的总结，不断完善学校医学教学档案管理的工作规范，建立适应各系教学档案的规章制度，创建具体教学档案管理工作职责，将责任落实到每个人身上，确保档案管理工作稳定、有序地进行。（二）提高教学档案质量。真正要提高教学档案质量，就必须重视教学文件材料的选取和管理工作。一方面要保证教学材料在内容必须具有真实性，也就是说其档案的内容必须真实的来自于教师教学工作的开展，是教学工作的真实记录。这就需要教师做好教学内容的归纳总结，并对教学内容进行及时记录，让开展的教学工作以文字性或者电子文档的形式予以落实和保存。另一方面，各类教学文件必须具有相关的规范和标准，也就是所保存的档案必须依照相应的规范而进行，通过具体、统一的要求保证其教学档案的质量可靠性。在载体的选择上，格式和书写上以及整理、立卷上都必须达到规范标准化。此外，每一种教学文件材料必须要归档完整，所保存的档案应当贯穿教材、教案、教师讲义、教师授课情况以及学生反馈等各个方面，只有保证档案的全面性、完整性，所进行的档案管理才具有意义。（三）加快教学档案信息化进程。在教学档案信息化的整个过程中，可以充分地利用计算机信息技术管理方法进行档案管理工作，这样能够提升档案工作的管理水平，使得档案工作效率得以提升，同时也是档案事业未来发展上的必然趋势。一方面，在纸质载体的各种教学档案上，必须实施案卷级、文件级的计算机录入的保存和检索，努力实现全文数字化，创建出比较完善的教学档案信息数据库，最终达到向数字化储存利用的发展目标。另外一方面，必须注重电子载体类教学档案进行归档工作，对于学校的多数教学档案必须实行纸质与电子档案两方面共同存储的信息管理，把教学管理系统和档案管理系统相互结合实行教学档案的双向信息输送，努力实现文档管理的一体化。此外，在教学档案管理的阅读上完成全面的计算机检索机制，使得教学档案信息真正的公开化，利用现今发达的网络完成教学档案资源上的共享以及教学档案信息内容的远程终端服务。（四）做好档案服务工作。将建立的教学档案真正有效的利用起来，更好地开展教学服务工作，这才是档案存在最大价值的体现和最终的目的。在这个过程中必须满足使用者对需要查阅的教学档案信息的需求，这样才能提升教学档案的使用率，促使档案价值的实现。在实际的情况下，为了提高教学档案的利用率，相关的档案管理工作人员必须要考虑到本校的具体实际情况，对各类的检索工具进行及时的编制，这里特别要注重的是对教学档案的内容上进行充分的分析和研究，教学中重大事件，现有在校学生的统计等，在这方面档案的编写上，可以根据实际的情况由档案部门自行编制或者与学校其他部门联合编制。
作者:张晓君 单位:南平市第二医院
【参考文献】
[1]王芳.加强医学研究生临床培训阶段档案管理的探讨[J].办公室业务,2016(21):116.
1.电子档案管理工作机制不健全
首先，当前电子档案管理工作虽然对档案管理软件、数据存储格式、定期更新备份等工作内容进行了规定，但是对档案的重要性划分不是很清晰，哪些档案应当形成介质档案，哪些档案应当用什么载体进行保存等等细节问题没有给出明确的规定，没有统一的操作、存储标准，导致电子档案管理混乱，出现只有信息录入者才能找到相关内容，而其他人档案管理人员一头雾水的现象。其次，电子档案管理工作存在一定的漏洞，主要表现在电子档案信息的真实性容易受到破坏，档案的完整性难以保证。在将纸质档案录入到电子载体的过程中，由于档案管理人员工作失误或者是电子介质出现问题导致档案信息失真、不全，并且电子档案存储的形式多样，流动性相对较强，在处理过程中极容易出现信息丢失、缺损的现象出现。
2.忽视了电子档案管理的安全性
当前大多数的档案管理人员对电子档案管理的安全性认识程度不高，在实际中，由于信息全球化和互联网技术的快速发展，计算机病毒层出不穷，对电子档案的安全性和保密性产生恶劣的负面影响。随着病毒变异能力的提高以及黑客技术的快速发展，电子档案在传输、共享甚至存放过程中，极有可能会发生信息被窃取、数据被篡改等问题，电子档案的真实性、安全性和保密性无法得到有效的保证。
二、加强电子档案管理的对策
1.健全电子档案管理的工作机制要完善
电子档案管理的目录体系，要对电子档案进行科学的分类、明确的编目，做到查有所依，这样能够大大的提高电子档案查阅和使用的效率。其次，要强化电子档案的备份管理机制，提高备份管理工作意识，制定分批、定期的备份管理工作制度，杜绝因电子介质或者是操作失误带来的信息丢失等问题。
2.建立综合素质高的档案管理人员队伍
建立综合素质高的档案管理人员队伍要从以下两个方面努力。首先，要积极引进掌握计算机能力和档案管理专业技术的人员，并注重对这些人员的思想道德和职业责任心等软实力方面的考核工作。其次，要对原有的档案管理人员进行培训，提高档案管理人员对电子档案管理工作的热情，强化档案管理的高度责任感。
3.提高电子档案管理设备的安全性
能在电子档案管理过程中，要加强对相关硬件系统和存储介质的运行环境和保管制度，尤其是要将U盘、光盘等存储介质放置在通风、阴凉处，避免因温度、湿度过高造成设备失灵、档案信息丢失。其次，要提高电子档案管理设施设备的安全性，对U盘、光盘要严格进行病毒查杀操作，避免在档案传递过程中由于存储介质的木马病毒造成档案信息失真。
三、结语
关键词:高职;档案;管理
1信息时代高职档案管理存在问题
1．1档案管理制度的不完善
因为我们国家实行社会保障制度的时间较短，因此，当前的社会保障体系还不完善，由于制度的不完善，就会导致一些行政主管部门对社保档案的忽略，就会使一部分档案管理工作人员得不到重视，使档案管理者没有信心，没有足够的意识到档案管理工作的重要性。再就是由于档案管理工作量大，尽管管理人员的工作环节得到改变，但是，虽然在计算机的调节下得到变化，但档案管理工作仍然显得很繁琐。因此档案管理人员依然会感觉到枯燥，乏味，而且工作任务也很烦累。又因为在档案管理工作上，国家没有给出一定的评判标准和绩效，档案管理机构又过于细化，因此，尽管档案管理工作者会对工作要求严格，但由于行政部门的不重视，使档案管理工作无法更好地为社会稳定作出较大的贡献。
1．2利用现代的计算机技术
现在，我们已经进入网络时代，计算机的使用，使得档案管理工作可以更好地保存和存储。但是，即使计算机，互联网已经达到普及的阶段，但档案管理依然存在着很多问题。形成的原因很简单，依然是机构的分散性。因为各个机构都有自己的组织和行为准则，行为规范，彼此间很少有能资源共享的系统。分散的部门间互又缺乏信任，这就使彼此间的系统筑起堡垒，难以使得资源智能交换或共享利用。
1．3对档案管理统一管理
由于没有对档案管理进行统一的管理，对档案管理也没有给出固定的要求。国家在档案管理的这一方面出现了严重的缺乏管理。随着时代的发展和社会的变迁，国家的制度中的条款已经不再适合现代档案管理工作了，因此，在地方的一些机构中，他们自己制定了一些档案管理的标准，这就使档案的管理工作更加混乱，增加了档案管理工作的难度。
2加强高职院校档案管理的措施
2．1发挥现代化档案管理的优势
计算机和网络等现代化产品已经成为二十一世纪不可缺少的产物，所以现代化信息技术也就随之不断发展。各行各业都会在高职的运行过程中产生大量的文件，而这些文件往往对高职来说都具有重要的价值，只有对这些文件进行信息化管理才能使档案管理人员轻松完成档案管理工作。这时不得不说的就是传统的档案管理办法已经无法，满足现代化的需求，而且传统档案管理方法也满足不了在信息技术方面的需求，所以我国高职将在信息化档案管理工作中面临更多挑战。档案管理体制的改革也对档案管理的相关人员提出了更高的要求，认识上要有所提升的同时，在信息技术和专业素质上也要有所提升，从而以最大限度发挥信息化档案管理的优势。
2．2解决传统档案管理的不足
之所以高职在档案管理过程中还存在许多缺点，是因为大多数高职还意识不到高职对档案管理工作的缺失。首先，现代化进程不断推进，档案内容和数据都在不断改变，这种情况下档案管理工作所接触到的数据也就不断增多，所以更多的现代化技术就应该被营运到档案管理工作中，而做到二者的有机结合正是我们面临的一大难题。其次，随着信息化的逐渐推广，很多数据和文件都出现过被盗、更改和销毁等现象，为了更好地保存这些材料和数据，就必须要对档案管理工作人员进行强化。
2．3顺应时展
档案在我国的发展过程中起着收藏和保护国家各个历史时期所形成的档案内容和任务的作用，这是一项重要的任务，因为他起到保护文化财富的作用，同时更是能够造福子孙后代的伟大事业。另一方面，档案管理工作的任务还有为其他行业提供有效的信息资料，这是为现代化建设提供信息资源的最主要的方式。要想让各项工作都能顺利进行，档案就必不可少，这是时展的必然要求，只有充分发挥档案的价值才有可能科学有效地对社会的发展风险力量。
2．4增强档案意识，健全管理制度
增强档案意识，健全管理制度，首先要得到学校领导的支持重视，把档案工作纳入学院工作的议事日程，深入持久地组织好《档案法》学习与宣传，结合实际，领导带头学，做贯彻落实《档案法》的带头人，通过学习与广泛宣传，使工作者增强档案意识，形成良好的人事档案工作氛围;健全制度，规范人事档案管理。建立完善档案制度，是档案管理工作逐步规范化管理的有力措施和可靠保证;建立健全档案管理网络系统，保证档案工作顺利开展。为了提高教职工的档案意识，从二方面着手:一是通过利用，促进档案意识的提高。在平时各种检查、验收中通过档案利用，使教师们看到档案实实在在的作用。二是进行培训，通过档案培训班普及档案知识，使一线教师了解档案、重视档案;同时利用其它培训班机会，讲解档案知识，如:利用辅导员党建、党务工作培训会议，讲解如何做好基层支部党建、党务档案工作;在毕业生班主任会议上，讲解如何做好学生档案工作等。同时，把整个学年材料收集完整，制作规范的系部档案带到现场，使教职工有比较直观、感性的认识。二是强化队伍建设，提升现代管理手段，形成网络管理。随着高职院校科研档案工作认识程度的加强，科研档案队伍建设逐步得到重视，队伍结构不断优化，人员年龄呈现年轻化趋势，知识层次及专业素质均有较大幅度提高，为高职院校科研档案工作正常开展提供了可靠的组织保障;围绕学校科研中心工作和重点科研项目，根据科研档案需求信息，编制适合当前科研研究发展的档案编研资料，着眼于现代管理，提高系统整体水平。在保障和保密的基础上主动服务，深化科研档案编研的层次;管理形式和管理手段上因人员层次的提高使现代化设备得以及有效利用，人员和科研管理技术得以显著提升。
2．5建立有效的激励机制
稳定档案管理队伍建立档案管理有效激励机制的核心问题是增强档案管理人员工作的主动性、事业心和成就感。激励机制的建立必须因地制宜，因人、因事、因时而定:一是要根据不同人的不同需要以及同一人在不同时期的不同需要来建立激励机制;二是要根据不同的任务来确立激励机制。激励机制包括考核、评价、奖励、惩罚等环节，每个环节又可以运用不同手段和方法，相应也会产生不同的效果。激励机制要做到物质激励和精神激励相结合，物质性的激励要量化、可操作，要逐渐打破对档案管理人员按级别、工龄等“资历”考评、奖励、晋升的方法，将档案管理工作作为院校专业技术管理工作列入绩效考核内容，其考核津贴及其职称晋升与档案管理工作业绩、工作量、工作性质紧密结合起来，逐步建立健全对档案管理人员进行“专业业绩”考核。如对档案兼职管理者，可根据档案整理与收集、工作效率、管理手段与技术改进、档案研究成果等各项指标对档案工作人员进行考核，根据考核结果进行考评和奖励，这样就能调动兼职档案管理人员的主动性、积极性，让他们用心用脑，尽职尽责地工作。高职院校要建立档案管理团队岗位职责、职称职务聘任制度，逐渐将档案管理团队的成员转变为档案系列的职称聘任制度，激励管理团队的专业化、职业化方向发展。同时重视对档案管理软硬件建设，要对档案管理队伍实行优惠政策，改善档案工作环境，加大对档案工作硬软件设备的投入，加大对档案管理工作的宣传力度，营造档案管理队伍的文化氛围，给档案管理人员以精神上的富足感。
2．6档案管理工作的必然趋势
在近些年的档案管理工作中，现代化的技术水平和现代化的管理理念为档案管理工作取得突破性的进展提供了支持。在发展的过程中，一方面，伴随着现代科学技术、生产工艺和管理理念形成了各种不同结构、不同内容和不同形式的档案信息资源。另一方面，在工作中随着信息技术的引进和科学技术的发展，档案管理制度也日趋完善，并且对于各种新技术的实现都起到了重要作用。
作者:柴艳艳 单位:黄冈职业技术学院
（一）是缺乏对于人事档案管理工作的重视
长期以来，国家对人事档案管理工作的思想认识度不高，只专注于经济和市场的管理。直到改革开放后实施人才强国战略以来，才逐渐认识到人事档案管理工作是中国特色社会主义市场经济发展不可忽视的重要因素，才逐渐引起各个部门尤其是人事劳动组织等部门的重视。但经济的高速发展与人事档案管理工作之间的差距在很长时间内仍然存在，在对待人事档案管理工作上的态度、理念等方面还没有彻底的转变过来。这是制约人事档案管理工作实现创新突破的主观因素，在一些行业或部门尤其是广大基层还没有开展人才登记、人才储备、人才管理等相关的人事档案管理工作。这样就直接导致人事档案管理工作相对滞后，没有充分发挥其促进经济发展的作用。
（二）是缺乏对于人事档案管理设施的投入
在人事档案管理工作的设备更新上，多是沿用了传统的管理方法和管理模式，人事档案管理工作相对于高速发展的科技化信息化水平明显不适应。多数单位在从事人事档案管理工作上，仍采用手工操作，并习惯于这种操作方式。单位对于人事档案管理工作方面投入资金较少，不能够实现设备和管理系统的快速更新，工作环境和工作条件的限制，直接影响了人事档案管理工作上工作效率的提高。
（三）是缺乏对于人事档案管理机制的创新
近年来人事制度改革不断深入，行业人才流动较为频繁，但在人事档案管理工作的体制机制建设上，已经完全跟不上人事制度改革的脚步。尤其是在人才流动管理上缺乏机动性，这样就很难保证人事档案的真实性和确凿性。更为严重的是出现各种档案遗失、擅自弃档、扣押档案或伪造档案现象，造成了人事档案管理工作的混乱。
（四）是缺乏对于人事档案管理人员的培训
绝大多数单位从事人事档案管理工作的都是兼职人员，对于档案管理没有经过系统专业的培训，对档案管理专业知识比较匮乏，这也成为制约人事档案管理工作发挥作用的主要因素之一。同时对人事档案信息的更新不及时或在信息更新中缺乏必备的基础依据，导致在人事档案管理工作中现实与记录存在差别，这就直接违背了档案管理的基本宗旨。
二、解决人事档案管理工作问题的对策和建议
我国人事制度改革已经进入到不断深化阶段，人才强国战略也正在稳步实施。切实解决好人事档案管理工作中的现实问题，不但关系到社会经济的长足发展，也会极大发挥出人力资源有时乃至促进社会的公平正义。要解决好人事档案管理工作中的问题，就必须在全面分析这些问题的主要根源，并在此基础上在思想上、环境上、机制上和素质上加大工作力度，使得人事档案管理工作真正适应社会经济的发展要求。
（一）是要提高思想认识，摆正人事档案管理工作位置
要将人事档案管理工作作为行业或单位的重要工作来对待，提高对人事档案管理工作重要性的认识，与经济工作、单位各项事务同部署、同检查、同落实、同推进，与单位人事考核、资质评估等项工作充分结合起来，以发掘有用人才为根本推动人事档案管理工作科学化信息化进程。
（二）是要加大投入力度，完善人事档案管理工作设施
要根据现实工作需求，不断加大管理资金投入，改善人事档案管理工作的工作环境，增强科技化信息化人事档案管理能力。充分将现代化设备与网络技术应用到档案管理工作中，制约人为因素对人事档案真实性的影响，保证人事档案管理工作的科学性和规范性。
（三）是要完善规章制度，强化人事档案管理工作措施
将人事档案管理工作制度建设作为开展人事档案管理工作的保障，对档案调取、移转、信息更新等相关程序要规范流程，大力推进人才资源信息的共享，推动人才合力匹配机制的建设和完善，真正发挥人事档案管理工作合理配置、合理促动人才交流的有效作用。要不断丰富人事档案的具体细节内容，使之更全面具体地反映个人信息，更能够为人才的挖掘提供有效依据。
