时间：2023-05-15 15:20:50
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇采购部合同管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
非独立法人运作工厂不具备独立法人资格，在经济活动中一般在总公司（法人）框架下，开展各项业务。在工作实践中，非独立法人运作工厂又需要一定的自主性，比如对外采购部分个性化需求物资，不可避免出现与总法人合同框架不完全吻合情况。在这种情况下，如何避免和防控财务风险，是一个需要面对和思考问题。本文就此进行探讨，并提出防控措施。
一、前言
非独立法人运作工厂（以下简称“工厂”）一般是总公司（法人）组织构架中一个重要部门，法人在组织构架中一般赋予“工厂”一定金额内的财务自，部分财务指标需要独立核算。公司（法人）标准和合同在“工厂”沿用，实际操作中常常出现一些问题。比如超法人合同范围外的物品采购，不能完全执行公司合同价格；未按规定办理价格上涨变更程序，存在违规风险。这些现象与公司相关采购管理、合同管理制度、财务制度不符，存在违规风险，影响工作效率，同时不利于采购成本费用控制。
二、工厂采购业务中存在的常见问题
（一）采购人员不熟悉合同签订程序，对合同条款理解不透彻。工厂采购中经常选择与公司签订合同的供应商，以避免同一类型采购反复招标，影响业务效率。采购过程中，业务部门经常对合同理解不够全面，认为采购总额在预算范围内，至于供应单个项目商报价变化情况理解不够到位，结算内容价格超过公司合同清单价格。采购部门一般理解为合同在有效期内，由于市场价格上涨，供应商现今已无法执行，供应商按当前市场价格结算。此种情况，一般来说还有深层次原因。合同签订部门建议由采购部门与供应商签订补充协议，采购部门认为合同的签订部门是公司签订合同归口部门，价格变更程序应由原合同签订部门发起。采购部门对因部分价格变化签订补充合同程序复杂，没有达到沿用上级合同，简化流程和手续目的。
（二）超合同约定范围采购物品。“工厂”自行采购物品具有价值低、种类多的特点。公司级合同不能兼顾到“工厂”的全部需要，合同清单不能囊括所有需要采购物品。针对个别物品，单价低，金额不大的合同外采购，考虑成本和效率因素，采购部门一般不再签订新的专项合同。采购中，采购部门常引用合同的条款中“如采购合同清单外的物品，供应商按市场价格给予一定优惠，按双方协商后的价格执行”这类条款。此类条款应用需要相应规范制度和文件支撑，采购物品不在合同价格清单内的，采购部门以供应商报价作为结算依据，缺少定价依据，单用此条款进行非合同范围内采购存在违规风险。
（三）即时结清交付完毕且金额较小的经济业务理解和执行存在偏差。公司经济业务中，原则上均应签订书面合同。但为了提高效率，及时满足生产需求，对于能够即时结清交付完毕且金额较小的经济业务，可以不签订书面合同。在实践中，对于哪些采购属于“金额较小”理解存在认识上的偏差，进而在财务管理中引发争议。例如工厂经常涉及到的计量检验、特重设备检定，常因检定周期、检定标准等差异，引起财务管理风险。原因主要是计量检验通常由几家计量检测机构来完成，这些机构有政府机构、有民营企业，设备检测收费国标有政府收费标准，非标检测是企业自行定价。这些差异的存在，检测结算依据往往只有对方的收费通知单执行，业务部门无法出具统一规范收费标准。另外一种相近情况是、文宣费用，费用虽是归口管理，但因业务涉及业务部门个性化需求、业务零散，业务部门采购供应商不固定，出现结算同一类物品价格不统一的现象。以上两种情况，单项采购审视完全符合“即时结清交付完毕且金额较小的经济业务”标准。但在整个财务周期内归集，金额仍然较为可观，且容易出现采购价格差异，不符合财务规范要求现象。
（四）采购实施人员财务规范认识不够，给财务票据带来时效性风险。在一些采购业务中，因采购物品特殊性，客观上存在审批手续复杂，采购周期长等因素。这其中有些采购物品又是生产所急需的，为了满足需要，存在个别先采购后完善立项、预算上报、投产通知、结算手续现象。在实际工作中，业务人员因对财务规范认识不够，完成采购后，认为主要采购工作已经完成，对程序规范性和完整性业务主动性不足，造成采购业务完成周期延长。另外，一些业务部门对票据规范性要求认识不足，结算开票清单注明的物品名称、规格型号与合同并不完全一致，造成退票等情况发生，可能造成票据过期等财务风险。
三、财务风险防控
（一）严格执行合同文件，减少违规风险。一是采购前应主动了解公司费用归口部门是否与供应商签订有同类价格合同，如有优先采用公司合同价格；二是杜绝先供货后结算现象，降低供应商涨价风险，避免退票扯皮风险，提高工作效率；三是如公司无采购合同，采购部门应根据公司管理标准中的采购价格确定的方式对应程序办理价格审批；四是供应商要求变更原合同采购价格的，采购人员应根据公司采购价格管理相关标准变更程序办理变更审批。
（二）严格控制超合同外采购。原则上不能超合同采购清单外进行采购，超范围采购的，要求按公司采购价格管理相关标准中的采购价格确定程序办理价格审批，根据合同管理标准规定签订合同或补充协议。明确合同条款中“合同清单外的双方协商价格”，不是指业务部门与供应商的协商，而是合同签订部门牵头成立的谈判小组与供应商的协商，经合同审批部门审批后的协商价格，确保程序合规性。
（三）整合同类型采购业务，聚零星为整体。对于有部门归口管理，使用部门分散零星物品采购，进行必要梳理。达到一定金额，符合应用合同进行管理的，按程序由归口部门签订框架类合同。各部门直接从合同供应商处采购，避免各部门采购供应商不固定、同一类物品结算价格不统一的现象。同时，归口部门按合同约定定期结算，通过银行转账，按费用管理规定，减少现金报销不规范问题。
（四）明确职责分工，确保票据实效。对于金额较大类物品采购，督促采购实施部门严格采购程序，严格执行立项、预算上报、投产通知、结算采购流程，避免先采购后补手续现象发生，采购程序、采购实物与票据按要求节点完成。对于发票物品名称与合同物品名称不一致，结算价格与合同价格一样差异，采购部门应加强把关，落实责任，确保发票清单物品名称与合同名称一致性票，降低稽核风险。
四、结语
关键词：中小钢贸企业；采购环节；内部控制
自从2012年钢贸危机爆发以来，伴随钢铁不如白菜价的钢铁慢跌行情，钢贸企业经营变得越来越困难。据中国物流与采购联合联合会等四单位所作的《2014-2015钢铁贸易行业调研报告》显示，据不完全统计，上海地区近70%的钢贸企业，全国其它地区近30%的钢铁贸易企业已经退出钢贸行业，全国钢贸企业数量从近20万家缩减到近10家，有一半企业正在退出市场，且这种趋势还在继续。
众所周知，由于中国钢铁领域巨大的交易量，中国可算是拥有钢贸企业最多的国度之一。即便目前近一半的钢贸企业已经逐步退市，但由于长久以来所形成的中国特色钢材流通领域的运营方式下，依旧活跃着不少中小规模的钢贸企业，以此适应着中国特色的多层次性，多元性的钢贸需求。上文述及的《2014-2015钢铁贸易行业调研报告》中有数据显示，年销售规模在10万吨以下的贸易企业占整根调研企业户数的达37%，10万吨--100万吨的企业户数占比约为47%，由此可见中小规模的钢贸企业依旧有着不小的生存空间，对于这些中小钢贸企业来说，普遍的贸易特点是市场份额较小、销售策略多变，基本上在贸易商之间以钢铁产品快速转让以赢取利润，在上挤下压的空间中得以生存。因此这些中小钢贸企业在采购环节更是呈现出决策快，渠道分散，规模不大，频率多等诸多特点。
面对越来越复杂的钢贸经营外部环境，交易信息越来越透明，钢贸领域微利甚至亏损的新常态下，诸多的中小钢贸企业，面临资金不足，规模有限等问题，更要从采购环节开始在内部控制方面有所作为，以此来降低采购成本，防范采购领域的各种风险。
一、中小钢贸企业采购环节内控现状
中小钢贸企业的交易量小，周转速度快等特点决定了其在采购环节的短平快特征更加明显，这种采购速度快，供应商选择范围广，缺乏长期供应商的经营特色一方面虽然凸现了其决策上的高效性，但高效的另外一面也往往意味着重大的内控制度存在不足。
（一）由于中小钢贸企业业务单一，经营规模小，采购环节人员配置不可能像大型企业那般岗位设置精细化，专门化，一人多岗现象十分普遍。有的企业采购环节根本无法做到不相容职位的分离，以采购和验收环节来说，原本属于互相制约的双岗在中小钢贸企业内往往一人负责到底，如此一来内控制度的拟定和执行形同虚设，内控的制约作用无从谈起。
（二）在中小钢贸企业采购环节，内控不足的重要表现在于合同管理的缺失，市场经济环境下，合同的重要地位毋庸置疑。从外部来说，合同是明确买卖双方责权利的重要凭据；在企业内部，合同管理的种种环节也是内部控制的重点领域。但是相当多的中小钢贸企业在合同管理方面表现极为不足。就采购合同而言，有些企业在采购合同管理方面极为随意，由于相对于销售环节来说，中小钢贸企业由于采购规模小，批次多，品种杂，在面临一些大型的供应商来说，缺乏话语权，面对供应商的强势地位，只有全盘接受供应商的固定合同条款，长此以往对合同管理难免疏漏，加之法律知识的欠缺，对于合同中的种种不利条款也无法识别，合同风险不言而喻。
（三）此外，中小钢贸企业在采购环节还存在验收环节的不足。从专业角度来说，钢材的检验是一项专业性较强的工作，除了常规的重量，件数等验收标准外，钢材的规格尺寸甚至化学元素都是检验的要素，但很多钢贸企业采购时疏于验收管理，往往导致在销售后引起质量纠纷，不得不花费更多的人力物力去解决质量问题。
二、中小钢贸企业采购环节内控缺失甚至失灵的原因
（一）由于钢铁流通行业的入门门槛较低，多数时间只要资金，采购及销售的渠道后就可以成立钢贸企业进行运作，无需固定资产、无需专业技术，正是如此，导致行业集中度较低，钢贸领域里的“夫妻店”、“兄弟店”、“父子店”家族型企业占据大半壁江山，很多企业里，丈夫管理销售、妻子管理财务、儿子负责采购的运营体系必然导致内部人控制现象产生，长期以往，管理弱化无可避免，在采购领域更是如此，有渠道采购到已属不易了，谈何有关采购内控制度的建设和落实？
（二）采购环节作为传统意义上的成本中心，其控制重点应着眼于对可控成本的控制，但基于钢铁产品一日一价演绎过山车行情的现状，大多数中小钢贸企业对于采购预算，标准成本拟定很难落实，因此对于采购环节的绩效考评也无从谈起，正是因为如此，采购环节绩效考评的缺失也导致这些中小钢贸企业采购环节内部控制措施难以为继。
（三）中小钢贸企业文化的缺失。企业文化作为企业的灵魂，在共同价值观、企业愿景、管理及服务理念下形成的企业文化有助于减少企业内部矛盾，增强企业各部门间的凝聚力。但是相关数据显示中国中小企业的平均寿命在2.9年，钢贸领域更是如此，如此短期的寿命预期，建立有归属感、认同感的企业文化并非易事。在许多钢贸企业内部，由于钢贸采购入门门槛的简单化，导致人员流动频繁，在此环境下，渴求建立有效的内部控制是有着许多现实困难的。
三、中小钢贸企业采购环节内控改进的方式
虽然中小钢贸企业采购环节内部控制在上述原因之下存在许多不足，但在经济新常态下，钢贸企业的转型升级无法避免，特别近些年以来，许多钢贸企业在转型升级方面已经开始了不少新的做法，依靠供应链管理，提高管理水平，在管理信息化方面做出了有益的尝试，作为企业经营的起始环节，对于采购领域的内控改进势在必行，对此，笔者建议中小钢贸企业在采购环节做好如下改进措施：
（一）从公司治理角度入手，改善采购领域内控环境
虽然大多数中小钢贸企业成立之初，就没有建立完善的公司治理结构，导致经营权和所有权高度一致，一言堂现象在企业日常经营中较为突出。但随着钢贸领域风险环境的恶化，中小钢贸企业必须在加强企业治理结构上入手，一面要在企业组织上杜绝一言堂现象，二来要在机构、人员的授权和分工环节上对采购领域加以改造。做到采购环节有计划、有执行、有监督、有改进。
（二）完善和优化采购流程环节
内部控制从某种程度上说就是一种流程控制，就采购领域而言，规范的采购业务流程应该包括请购和审批、购买、验收和付款三大环节，其中每个环节又分成若干小环节。对中小钢贸企业来说，如何根据自身特点选择和构建合适的采购内控制度，如何对采购业务上述三大环节加强过程管理是重中之重。以供应商的选择为例来说，在钢贸领域向供应商采购货物，供应商都要求款到发货，因此选择优质的供应商就显得尤为重要，中小钢贸企业由于订货规模的原因在面对大型供应商时存在种种不利因素，但随着钢贸市场不断下行的趋势，整个市场有卖方市场向买方市场的转变，中小钢贸企业应该在采购环节建立起自己的发言权，对于一些重点产品的采购一定要从供应商的资质，质量保证、交货期限、供货条件、售后服务、经营状况及付款方式等多方面来选择供应商，虽然无法采用招投标的方式，但选择2-3家供应商来比较是完全可行的。同时在采购流程优化过程中，加强对采购业务的分权管理，保证不相容职务的分离，如请购和审核的分离，请购和验货的分离等，杜绝出现内控失灵现象。
（三）加强中小钢贸企业采购环节合同控制
合同作为市场经济环境里最常见的契约形式，对于企业的经营管理有着极为重要的意义。但是许多中小钢贸企业里往往忽视合同管理，采购环节里尤其如此，因此在采购环节加强合同管理对于中小钢贸企业防范合同风险，促进企业长期可持续发展。具体来说，中小钢贸企业在采购合同管理中应该做到：（1）重视对采购合同的分级授权管理，中小钢贸企业应该根据采购业务的性质和规模建立健全合同组织机构设置和管理层级，确保实施合同分级管理制度；（2）强化采购合同过程管理。严把采购合同审查关作为合同管理的主要内容，强化采购合同谈判、起草、审核、会签、委托授权、用印、合同执行档案等全方位管理，努力实现采购合同管理系统化。（3）强化财务部门对采购合同的监督管理，我们知道出于成本效益考虑，许多中小钢贸企业未必会设立专门的企业法务部门来管理合同，因此就需要在合同管理中发挥财务部门对合同的监督管理职责，采购部门在采购合同签约后应该交由财务部门备案，财务部门在向供应商付款时应审查采购合同的签约和履行情况、以及付款对象是否属于合同签约方，凡供应商未按合同条款履约的，或所交付货物验收未通过的业务，以及付款对象非合同签约方的业务，财会部门有权拒绝付款。对于有钢贸出口业务的企业而言，采购合同更是出口退税必备单据，因此中小钢贸企业必须充分发挥财务岗位对采购合同的监管职责，提高合同管理水平。
（四）提升中小钢贸企业人员内控素质
虽然很多中小钢贸企业呈家族化管理态势，但在新常态下，家族化的管理已经很难适应现代企业管理的需要，再加上钢贸企业入门门槛低，人员流动频繁，相应许多员工的文化水平参差不齐，而企业内部控制对于员工队伍的素质有着较高的要求，因此中小钢贸企业必须在人才选用及培养上双管齐下，提高采购部门员工的法律、专业、财务、谈判、验货等基本素养，使得采购部门人员对于内控职责的领会更加深刻，适应新常态下企业的经营管理手段，唯有如此方能将有关采购环节的内控手段落到实处，发挥其应有作用。
综上所述，虽然在经济新常态下钢铁行业产能严重过剩大背景下，中小钢贸企业遭遇到很严重的经营困难，但随着许多钢贸企业的洗牌后，生存下来的钢贸企业如果能在提升管理水平、开拓新市场上多下功夫，发展前景仍旧乐观。但从当下开始，有必要从采购开始加强内部控制管理水平，从采购中提升效益，让企业经营的第一步走的更加坚实和稳重。
参考文献：
[1]方国星，池国华主编.内部控制[M].东北财经大学出版社， 2014，2：第二版.
[2]中国物流与采购联合联合会《2014-2015钢铁贸易行业调研报告》.
[3]王金霞.强化物资采购合同风险管理的内部控制[J].科技信息， 2012（29）.
一、梳理合同范本加强履约管控
贺州供电局通过“引进”和“吸收”两个步骤逐步建立合同范本体系。对于公司推广使用的合同范本则直接纳入范本体系，而对于没有推广要求但公司本部或其他供电局在使用的合同，以及政府主管部门编制的合同，则结合该局实际，经业务归口、财务、审计、法律等部门审核通过后纳入范本体系。至今，该局已建立48个合同范本。这些范本广泛应用于起草合同，大大提高了合同文本质量和起草效率，为有效防范合同法律风险建立了基础。在合同履行阶段，通过抽查的方式加强合同履行管控，发现未按照约定履行的合同，则采取通报的方式要求相关人员予以整改，情节严重的则按照绩效管理要求考核相关责任人员。
二、引进会商机制强化管理衔接
合同管理涉及的部门多、业务广，需要多个部门步调一致才能实现管理衔接。该局从广东江门供电局引进合同会商机制，定期组织相关部门讨论解决合同管理问题。至今，该局已组织相关部门进行7次会商，有效解决了合同资料归档、采购与合同签订衔接、合同办理时间跟踪等问题。同时，采取法律归口部门和采购部门联合开展培训、邀请审计部门开展专题讲座的方式，加强合同相关业务部门的沟通与协调，努力实现管理“无盲点”、“无死角”。
三、开展归档检查探索全程管理
合同资料归档是合同管理闭环的最后一个环节。合同资料归档齐全、准确，不仅方便相关部门查阅资料促进业务顺利开展，还能有效预防因证据资料缺失而在合同纠纷中处于不利地位。该局严格执行公司制度要求合同签订后一个月归档，同时开展合同资料归档专项检查工作，从资料是否按时归档、是否齐全准确等角度开展了二次专项检查，对发现的问题及时要求相关部门予以整改。通过上述措施，合同及时归档率和准确性得到了较大提高，合同从采购到签订、履行、变更解除、归档等基本实现了全过程管理。创先永远在路上，合同管理提升没有终点。贺州供电局将继续加强合同管理，促进合同管理创先和企业依法经营。
作者：陈光辉单位：广西贺州供电局
关键词:企业 采购业务 内部控制
存货是指企业在日常活动中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。内部控制是指企业为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计资料的真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。存货是企业流动资产的重要组成部分之一，是企业生产循环中重要的一环，而采购是存货业务流程诸多环节中的重点环节之一。采购业务流程主要包括编制需求和采购计划、采购申请、供应商的选择、制定采购价格、采购合同的签订、验收入库、结算付款等环节。采购是企业生产经营的起点，既是企业“实物流”的重要部分，又与企业”资金流“密切相关。企业采购的物资和商品，在很大程度上决定了企业的生存和发展，因而企业应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，对存货进行集中采购，实行物归一口原则，建立健全采购业务的内部控制，加强采购业务的管理。
一、编制需求和采购计划
需求部门应根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。需求部门在提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。采购计划是企业年度生产经营计划的一部分，企业应当根据发展目标的实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，严格执行。
二、建立健全采购申请制度
企业应建立采购申请制度，生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出采购申请。依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再办理采购申请手续。具备审批权限的部门或人员应严格审批采购申请。
三、供应商选择制度
选择供应商是企业采购业务流程中非常重要的环节。供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。企业应建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全企业统一的供应商网络。采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议。
四、采购合同管理
企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议，一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。
五、采购价格管理
企业应制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格。
六、验收入库制度
企业应制定明确的采购验收标准，各级验收部门或人员、采购部门、请购部门应当根据规定的验收制度和批准的合同订单、合同协议等采购文件，对采购物资的品种、规格、数量、质量等相关内容进行严格验收，以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。对验收合格的物资，填制入库凭证，加盖物资“收讫章”，登记实物账，及时将入库凭证传递给财务部门。对于验收过程中发现的异常情况，相关机构应当查明原因并及时处理。给企业造成损失的，采购部门要按照合同约定向有关单位进行索赔。
七、结算付款
关键词：采购 供应链
随着经济全球化的不断推进，在信息化时代的今天，人们越来越认识到企业间的竞争不仅仅是传统意义上的企业与企业个体间的竞争，而是企业所处的供应链之间的竞争性。企业为做好采购工作，使采购工作适应新的形势和新的环境，必须引入供应链管理思想。采购管理作为供应链管理的重要组成部分，起到了承上启下的作用，对采购工作的有效管理不仅可为企业实现成本的降低，而且还为企业创造新的竞争力，从而保证企业在快速多变的市场中处于领先地位。在此背景下，商业银行采购管理模式成为近年来国内各银行关注的热点话题之一。也引起了理论界的研究兴趣。我国商业银行传统采购理论产生于计划经济时代。其特点是重收入轻支出，重生财轻用财。重开源轻节流，重分配轻效益，基本是按照从总行、一级分行、二级分行、支行四级进行管理，采取指标形式逐级下达、分级采购的形式，每一级都按级别赋予了一定的资源配置权。
一、传统模式下中国建设银行采购工作存在的问题
(一)采购流程不畅通
采购审批环节较多导致采购工作的低效：各部门的本位主义与信息流动的低效使内耗增加，内部组织成本上升：过多的采购环节延长了采购周期，降低了整体的运作效率和响应客户需求的能力。采购的重点在于采购程序是否履行。采购工作在建行内部开始实行并不是考虑采购战略地位，而是为了防止商议贿赂和道德风险，而是否能够提高采购效率，能否降低采购风险能则放在了次要位置，采购节约多少财务费用，并不是建行高层所重点考虑的问题。另外，采购项目安排存在随意性，没有实行计划管理。需求部门随时都可以提采购需求，时间的紧迫性往往成为其催促采购部门尽快采购的理由，采购部门经常处于被动局面，被需求部门牵着走，缺乏主动性。
(二)降低成本成为采购的唯一目的
商业银行采购最鲜明的特点是将有限的资源集中起来，以获得产品采购的规模效益和范围效益：换言之，降低采购成本，提高采购效率是其根本宗旨。中国建设银行每年商品采购占支出的50％-80％，降低采购成本就自然成为采购的重点。许多高级主管认为，较好的采购就是一次性消减成本，基本上只要指示采购部门要求供应商降价就可以了。采购重点放在如何和供应商进行“讨价还价”上。通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。虽然质量、交货期和售后服务也是采购过程中的重要考虑因素，但在传统的采购方式下，这些通过事后把关的办法进行控制，如到货验收和签署合同限制等，交易过程的重点放在价格谈判上。因此，在供应商与采购部门之间经常要进行报价、询价、还价等来回的谈判，并且多头进行，最后从多个供应商中选择一个价格最低的供应商签订合同，订单才决定下来。尽管采购的产品价格相对较低，但功能也较差，并不能很好地满足需求部门的要求。
(三)缺乏供应商管理
实际工作中，每个采购项目的候选供应商都是需求部门负责推荐。采购部门只能从需求部门推荐的名单中进行评定，使那些更加符合本项目的潜在供应商无法进入采购活动中，推荐供应商成了“人情推荐、关系推荐”，信息出现不对称，很容易出现“围标、圈标”的违规行为。另一方面，由于没有建立供应商管理制度，就无法从制度上更加合理科学地管理供应商，更别谈供应商信息库建设和供应商售后服务管理了。
建行和供应商的供需关系是临时或短时期的合作关系，而且竞争多于合作。在建行传统的采购模式中，由于缺乏合作与协调，采购过程中各种抱怨和扯皮的事情比较多，很多时间消耗在解决日常问题上，没有更多的时间用来做长期性预测与计划工作，供应与需求之间这种缺乏合作的气氛增加了许多运作中的不确定性。
(四)商品和服务的质量评价回馈机制与采购严重脱节
建行采购权限大部分集中采购总行和一级分行这个级别，而商品和服务的真正需求在二级分行、支行和营业网点。这样一来导致质量评价回馈不及时，有些根本没有质量评价回馈机制。供应商售后服务如何、产品质量和服务如何，真正的使用者无法通过有效的反馈渠道传达到采购部门，大大挫伤了使用单位的积极性。造成了不必要的内部矛盾，与采购节约成本、提高资源使用效率的本意背道而驰。所以，努力营造互利双赢的供需关系，和优秀供应商建立长期战略合作伙伴关系，变采购商品的管理为供应链模式的供应商管理，是提高采购商品质量的有效途径。
(五)重过程轻结果
建行从2000年开始制定多项采购制度和规定，采购程序可谓公开、公正和公平，但是由于专业性限制，缺乏真正懂行的评审委员。评审委员由于自身也有本职工作，所以无法保证准时参加，甚至有的中途退场，使采购评审工作不能有效开展，严重影响采购结果的合理性和公正性。另外，采购会议也有纪检监察、审计等部门人员参与监督，但由于专业知识的限制。外部监督并不十分到位。
(六)认为采购无学
将采购视为简单重复劳动，对人员缺乏必要的银行业务、招标投标、合同管理、商品性能、采购法规等方面的知识和技能培训。有的二级分行甚至将业务能力最差的人员安排到集中采购岗位，根本不能适应采购工作快速发展的需要，采购活动中难免会遇到困难。
(七)缺乏合同执行管理和售后服务调查工作
目前采购类合同主要由需求管理部门与供应商签署，采购部门不负责合同管理工作。因此无法知晓供应商合同执行得如何，是否存在违约行为，致使无法对供应商进行后评价，采购事后监督机制根本没有建立起来，供应链的末端管理严重缺乏。
二、供应链管理模式下与传统模式下的采购管理区别
(一)变被动采购为主动采购
传统采购活动是需求管理部门提出需求后。采购部门才进行采购活动，而且供应商也是需求管理部门进行推荐，前期提品和服务的市场调查和测试都是需求部门和需求管理部门独自进行，采购部门无法进入供应链的前端，无法了解供应商、市场和产品等情况。供应链模式下的采购需要采购部门在采购项目启动前提前进入“角色”，进行采购设备的市场调查、潜在供应商选取和产品测试等相关活动。在启动采购谈判之前，通过对供应商进行实地考察并进行技术测试，掌握供应商及商品信息，赢得采购的主动权，做到好中选优，达到“优质采购”和“主动采购”的工作目标。采购人员在了解供应商、市场和产品等详细情况后，再进行商务谈判阶段就有的放矢，不至于非常被动，采购就不会成为“讨价还价”的工作，采购谈判的效果和效率就大大提高，产品的售后服务和供应商后评价管理方面就会产生积极的推动作用。
(二)从一般买卖关系转变为战略合作伙伴关系
建行采购涉及四方面的主要参与者：各分支营业网点、采购需求部门、采购部门和供应商。在供应链管理模式下，每个参与者联系十分紧密。其中任一环节出现问题，都将对整个供应链产生巨大影响，他们共同承担整个供应链价值创造的责任。在传统的采购模式中，供应商与建行之间是一种简单的买卖关系，因此无法解决一些涉及全局性、战略性的供应链问题，而基于战略伙伴关系的采购方式为解决这些问题创造了条件。第一，供需双方通过战略性合作关系。可以降低由于不可预测的需求变化带来的风险，比如运输过程风险、信用风险、逾期供货风险、产品质量风险和企业破产风险等，银行也可以向供应商提供信贷支持，从而帮助供应商摆脱困境，保证供货；第二，通过战略合作伙伴关系可以为双方共同解决问题提供便利的条件，双方可以为制定战略性的采购供应计划共同协商，不必要为日常琐事消耗时间与精力。第三，通过战略合作伙伴关系，供需双方都从降低交易成本中获得好处。由于避免了许多不必要的手续和讨价还价的过程，信息的共享避免了信息不对称、决策可能造成的成本损失。第四，战略性的伙伴关系消除了供应过程的组织障碍，为实现及时化、准时化和精确化采购创造了条件。
合同管理工作是企业的一项重要管理内容，在市场经济日益发达的现代社会，企业的“重合同、守信用”已成为企业在市场竞争中不可或缺的重要标签。企业信用的好坏直接关系到企业的发展潜力和未来，同时，对企业合同管理的好坏又是影响企业信用好坏的关键环节。因此加强对企业合同的工作的管理，已达成上下的共识。“守合同重信用”已成为我企业不断鞭策自身持续改进的口号。回顾本年度合同工作，我们发现在合同管理工作的规范化、信息化、标准化方面又迈上了新的台阶。
一、加强学习，提升素质。
为提高合同管理人员的整体素质，适应合同审查、管理、监督工作的高标准、严要求的工作性质，更好地为企业生产经营服务，公司组织各部门管理人员进行了合同法、税法及会计知识的培训，全面、系统地学习强化了合同管理人员职业素质教育和职业道德教育，严格规范合同审查工作人员行为，明确合同审查工作程序，依法履行合同审查工作职责，提升了合同管理战线的整体素质，为维护企业的正常经济秩序和企业利益奠定了基础。
二、加强管理，设立制度。
1、为使“守合同重信用”活动能够健康有序的进行，我们首先做到了组织健全，机构完善，分工明确，职责到位。我们建立健全了各项规章制度，特别是我们还对照《合同法》的有关规定及时调整、修订适合本企业、本行业特点的合同管理制度。其次，从合同签订、评审、履行、验收、监督、归档，以及发生纠纷的处理等环节都按照《合同法》规定重新规范，使合同管理做到了有人负责、有据可查、有章可循，企业信用管理水平有了明显提高。
2、细化合同管理，保证了成本效益年活动的全面、深入开展。按照《合同管理制度》的要求，积极协助合同签订单位依法签订合同，严格审查合同，所有合同条款、签订手续和形式均由本部门管理，程序合法，杜绝了不完善和不合法的合同的出现，依法检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同中出现的问题，会同合同承办人员办理有关合同文书，建立合同档案，有效制止了不符合法律、行政法规规定的合同行为，并依法监督合同承办人员的工作职责履行情况，依法执行合同审查制度，有效地保证了企业成本效益的全面、深入开展，切实维护了企业的合法权益。
三、注重质量，履行约定。
1、对新进公司员工签订劳动合同，规范了双方的权利与义务，并进行了劳动部门鉴定，并为其办理了五项保险。
2、为更好地了解员工思想状况，搭起员工与公司间的桥梁，本年上半年我公司成立工会委员会，在涉及员工的集体权益时代表员工与公司协商解决。
3、在供应商供货方面，仍采用质量管理体系的标准区分大批量供货与偶尔购货，针对经常性的采购，意向供货方仍启用上年度经质量体系评定合格的供应方。本年度对合格供方进行了评审，仍符合供方评价要求。对于不经常发生的临时性采购，我公司由采购部门考察、咨询、联系，在综合各方面因素后形成书面合同工，报总经理签字，转交综合部，综合部留存签字联并审核后给予盖章，在付款时转财务一份，财务针对合同的付款方式、期限及产生纠纷所采取的办法进行最后的审核通过后按合同要求予以付款。
回首本年的合同管理工作，在各部门的配合下，取得了一定的成绩，但我们仍要看到，工作仍存在较大不足，对合同管理工作的培训仍要加强，合同管理制度需进一步完善。
关键词:零星物资采购;合同管理;规范性;内部控制
引言
近些年来，国家为适应市场经济发展的要求，培养应用型合格人才，对高职院校办学加大了投资力度，促进了高职院校的发展。在政策的扶持下，高职院校得到了更多建设资金，在教学设备、仪器、办公设施等方面的物资采购日益增多。尽管高职院校按照《政府采购法》来执行物资采购，但是在部分零星物资采购的过程中依旧存在着一些问题，特别是零星物资采购合同管理的规范性不够，制约了采购来的设备物资发挥其应有的作用，而且也容易产生廉政风险［1］。高职院校必须认真研究，采取有效措施来加强零星物资采购合同管理，提高采购合同管理的规范性。
1高职院校零星物资采购的特点与方式分析
1．1高职院校零星物资采购的概念
高职院校零星物资的采购是指国家创办的高职院校为满足学校教学、管理等工作需求，依据一定的程序开展对教学、实验、实习和办公等过程中一些耗材、设施、维修等零星物资和服务的购买，其单次采购的总费用一般不高于10万元。这种采购的主体是高职院校，采购的内容是高职院校办学或者办公所需设备物资以及相关服务等。除了设备设施的采购外，高职院校中的一些服务项目(如物资的报废处理、设备的搬迁、咨询服务等)也属于零星物资采购的范畴［2］。
1．2高职院校零星物资采购的特点
高职院校零星物资采购虽然也属于政府采购的范畴，但是与一般的政府采购相比，有着不同的特点。(1)单次采购的物资价值小。高职院校采购的零星物资大都是价值不大，单次采购一般在10万元以下，有的采购甚至只有一、两万元或甚至几千元。这就容易造成投标方的投标兴趣不大，特别是在设备及维修工程上，参加采购的企业不多，有时还会造成公开招标的失败。(2)高职院校的零星物资采购计划性不强。虽然高职院校资金使用大都纳入了地方的财政预算，其物质采购的资金需要在年度预算中体现，但是由于零星物资采购大都是一些临时性和突发性的物资需求，难以在前一年制定下一年度预算时加以准确确定［3］，这就容易造成年度预算中很难完全体现出零星的物资需求，也就不好科学地安排零星物资的采购计划，使得其采购的计划性不强。
1．3高职院校零星物资采购的方式
高职院校零星物资采购由于其单次采购的价值较小，往往达不到《政府采购法》及地方采购规定中公开招标的标准;同时，它又需要利用国家资金，因此必须符合《政府采购法》的要求。采购方法一般是邀请招标、竞争性谈判或者询价以及单一来源采购。其中单一来源采购是在只有一家供应商的情况下高职院校才选用的零星物资采购方式［4］。
2高职院校零星物资采购合同管理存在的问题
2．1高职院校零星物资采购的合同管理
高职院校的零星物资虽然单次采购的价值不高，但是长期累计的数量较多，其最终形成的价值也是可观的。例如，一个部门的打印机所使用的打印纸虽然不多，但是全校各个院系和部门一年累计使用的打印纸就非常多了，累计价值也较大。为了对这些零星物资加强管理，需要按照国家的法律法规和高职院校的制度，对这些零星物资采购的立项、采购方式的选择和合同的订立及归口管理、合同履行等环节实施严格的管理［5］，以保证采购合同的合法性与规范性，确保合同得到有效执行。
2．2高职院校零星物资采购合同管理规范性欠缺及原因分析
从我国高职院校开展零星物资采购的实践来看，采购合同管理在整体上欠缺规范性(如表1所示)。高职院校零星物资采购缺乏规范性的原因，有以下几点:(1)重视度不够，缺少对合同的统一管理。由于零星物资单次采购的价值小、计划性不强，造成了人们对其重视程度不足，认为能够买来使用即可，忽视对其规范性管理。在实际操作中，缺少合同归口管理部门，也未对零星物资采购合同进行统一的分类和连续编号管理。(2)零星物资采购制度不够完善。高职院校简单地遵循一般的《政府采购法》的规定来开展零星物资的采购工作，往往造成不适应现实情况的难题［6］。如选择公开招标方式进行采购，因单次采购的合同价值太小，供货商往往不愿意参与公开投标。(3)对采购合同的前期准备工作缺乏管理。高职院校缺少对零星物资采购的立项论证，工作准备不足，对采购的必要性以及相关采购的内容、物资的技术规格参数等研究不透彻，合同要求不明确。(4)采购合同的内部控制机制不完善。高职院校采购主管部门与监管部门对零星物资采购合同的管理没有形成完善的管理体系，内部控制机制不规范，管理职责不清，合同风险控制不力，对合同的审核存在漏洞。对于影响重大或法律关系复杂的合同文本，未经组织业务部门、法律顾问、财会部门等相关部门进行联合审核。
3加强高职院校零星物资采购合同管理规范性的对策研究
高职院校零星物资的采购合同管理不仅关系到采购物资的有效使用，以及院校的教学与科研工作，而且也是高职院校反腐倡廉制度建设中的一项重要内容，关系到校风、党风建设，应该从党风廉政建设的高度来认识高职院校零星物资采购的合同管理，认真研究和采取有效措施来实现合同管理的规范性。
3．1高职院校要从全校廉政建设的高度来认识零星物资采购的合同管理工作
高职院校应加强领导，明确零星物资采购管理的归口部门。为了便于实施统一管理，可由校国有资产管理部门或者单独设立的招标采购管理部门来统一负责零星物资的采购工作。
3．2建立与完善零星物资采购的合同管理制度
从零星物资采购的立项、技术论证和采购过程管理以及合同验收、物资使用等各个环节完善制度建设，听取各院系、部门、社会采购管理部门和供货商以及招标机构的意见，集思广益，对不适合高职院校实际情况的采购与合同管理制度进行修改，使得采购合同管理制度能够适用于高职院校的零星物资采购。明确相关制度规定，要求各部门、院系提前做好各项零星物资的采购计划，并将其列入年度预算。
3．3采购主管部门须强化零星物资采购的合同管理工作
由高职院校的零星物资采购主管部门统一零星物资的采购公告，实施统一公开招标，以避免各院系单独采购零星物资因合同价值过低，供货商投标意愿不强的弊端。主动与供货商沟通交流，合理选择采购方式，根据情况规范使用竞争性谈判和邀请招标以及询价等方式，尽量避免采用单一来源的采购方式［7］。
3．4采购监管部门应加强对零星物资采购的监督检查力度
高职院校的纪委、监察部门以及效能建设管理部门都是零星物资采购合同的监管部门，应认真履行内部控制职责，加强采购立项、招投标、验收等环节的合同监管工作［8］。在重要和价值较高的零星物资采购中，监察部门或者校招标采购管理办公室要牵头组织采购部门、国资管理部门、财务部门等，邀请相关专家共同提前审核招标文件与评分办法，防止采购中出现违法肢解、规避招标以及评分歧视等行为。同时，监管部门要积极参与零星物资招投标和进场验收环节的监督，发现采购不符合规范要求或者采购物资不符合合同条款，要立即指出并要求相关单位及时予以整改，以确保零星物资采购合同管理的规范性。
3．5合同的归口管理
各高职院校的专业与发展历史不同，管理机制也不一致，所设立的部门也不相同，这使得对零星物资采购的合同管理部门也有差异性。有的学校由采购管理办公室管理零星物资采购合同，有的学校由校长办公室管理，也有的院校由监察或审计部门管理。为便于统一归口管理，可设立校采购管理办公室来负责校零星物资采购合同的管理;同时采购申请部门要负责合同的执行情况管理，组织对物资进校后的检查和验收，并邀请校采购管理办公室、财务部门、国有资产管理部门等共同参与，各部门均同意验收合格后方可按照合同规定进行付款。
4结语
关键词：原燃料结算合同管理降低采购成本
1采购结算
1.1大宗原燃料采购结算的特点钢铁企业生产，消耗的物料品种繁多，结算方式多样。对于大宗原燃料的结算一般采取优质优价的方法。优质优价包括“按质论价”结算和“按质论量”结算。按质论价结算，就是在原燃料采购过程中，以供需双方签订的工矿产品合同的价格为基础，依据与合同相关的计价条款和原燃料的实际检验结果确定原燃料的最终结算价格；按质论量结算，是不依据物资的检斤量做为最终结算量，而依据检斤量与理化检验结果确定的干基量确定最终结算价格的结算方法。大宗原燃料采购结算的特点是紧扣合同，根据合同条款规定，确定不同的结算方式。
1.2采购结算与合同条款钢铁企业原燃料产品的合同条款一般有标的、数量、质量标准、价款及交货时间，验收标准、质量加减价约定、运输方式、结算方式及违约责任等内容。其中合同价格、质量加减价条款和验收标准是结算的的重要依据。
1.2.1合同价格：即合同的的基价，其他有效成份的加减价都在此基础上进行。通常合同的基价有三种：含税包干到厂价、车板含税价和车板不含税价。
1.2.2验收标准：①计量、化验均以买受方为准，按日结算（按批次结算）。②计量、化验均以出卖人为准，按日结算（按批次结算）。③计量以买受方为准，化验结果按出卖人方结算。④计量以出卖人方为准，化验结果按买受方结算。
1.2.3质量加减价条款约定的内容钢铁企业大宗原燃料合同根据物料有效成份的不同，加减价方式不同。通常在结算当中按合同加减价方式的不同，我们把结算类型分为有效成分累加类型、简单计算类型、折吨计算类型、等级判定类型、中间换算类型等。这一部分条款是优质优价结算的核心内容。
1.2.4运输方式：汽车运输或火运。
1.2.5结算方式：①一票结算，开据17%增值税票。②两票结算。即含税包干到厂价减运费，其余开据17%增值税票。
1.2.6争议解决方式：当合同双方发生争议时，双方协商解决，协商不成时，在需（供）方所在地人民法院诉讼解决。
1.2.7其他约定事项：①合同履行有效期。②其他未尽事宜，双方协商解决。
1.3原燃料采购结算员的工作程序①审定合同：结算员收到业务科签定的采购合同，必须仔细阅读合同条款，认真推敲。②收集资料：收集交库单、化验单、磅单等原始票据，了解掌握企业调价及合同条款变更、异议处理情况。③结算：结算员按照合同结算条款类型，根据审核后的原始凭据各种数据指标和对应关系，计算采购价格出据结算单。
2合同管理
2.1合同管理的概念企业合同管理指企业对以自身为当事人的合同依法进行订立、履行、变更、解除、转让、终止以及审查、监督、控制等一系列行为，是市场经济的外在表现，通过合同管理，现代企业在市场中实现平等的制约和权利，从而为当事人营造一个公平的环境。
在市场经济条件下，市场的运作需要合同。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。我们不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。系统性就是凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。动态性就是注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对我方不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。
2.2企业合同管理中存在的问题
2.2.1合同文字不严谨。不严谨就是不准确，容易发生歧义和误解，导致合同难以履行或引起争议。依法订立的有效的合同，需要靠准确明晰的合同文字作载体。可以说，合同讲究咬文嚼字。
2.2.2合同条款挂一漏万。就是说不全面、不完整，有缺陷、有漏洞。
2.3企业合同管理中存在问题的主要原因：
2.3.1认识根源对合同与合同管理的关系缺乏认识，合同产生在合同管理的前期阶段，在这一阶段往往受到高度重视，一旦合同签订了，合同就束之高阁了，因此，合同管理的问题大多数产生在中期和后期履行阶段。但这并不是说前期阶段就没有问题，前期阶段所出现的问题，多数是由于急于签成合同而过于草率。
2.3.2法律意识：企业的从业人员的合同法律意识不强，最明显的表现是不认识合同与合同法律的关系，想怎么写就怎么写，想怎么签就怎么签，缺乏依法订立和履行的意识，以致造成不少失误和损失。我们说，合同法律是合同订立和履行全过程的法律依据，也就是说合同要依法订立。
2.4加强合同管理，把好合同结算关合同管理是企业法律顾问事务中的一项重要工作，它不再是简单的要约、承诺、签约等内容；而是一种全过程、全方位、科学的管理，现代企业若能对合同实施有效管理，将为企业管理水平和经济效益的提高产生巨大的推动力。根据合同的订立、履行、结束的时间顺序来分，合同管理分为：合同事前防范、事中控制、事后应对三个阶段，并且是以合同事前防范、事中控制为主，事后应对处理为辅的合同管理方式。合同管理的事中控制是既要保证自己严格按合同约定行使权利和履行义务，也促使对方严格按合同履行义务。这一阶段的工作主要就是做好合同履行记录，跟踪合同履行过程，把好合同的结算关。
2.4.1建立健全合同管理制度。要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。
2.4.2提高合同管理人员的素质。合同管理人员的业务素质的高低，直接影响着合同管理的质量。通过培训不断加强签约人的合同法律知识和签约技巧，坚持持证上岗和年检考核制度，增强合同管理人员的责任感和合同法律意识。合同管理员应该是既懂业务又懂法律的人员担当，可以起到事前防范的效果。
2.4.3履行监督和结算管理。采购结算是合同履行的主要环节和内容，采购部门结算人员同财务部门密切配合；把好合同的结算关至关重要，这既是对合同签订的审查，也是对合同履行的监督。
3充分发挥结算作用，完善合同结算条款
做为原燃料供应的源头部门，为充分发挥结算的作用，我们几次号召全体业务员对合同进行自查、自纠，对合同条款进行全面整理、调整结算方式，规定更为合理的奖扣区间。发挥集团整合优势在保证供需双方利益的基础上，进一步完善合同管理，堵塞业务漏洞，有效地降低了采购成本。
3.1防止以次充好，改变月加权平均结算为单批结算方式结算中我们发现，月加权平均结算与单批结算两种计算方法对于奖励封顶而处罚却不封顶，并且处罚比奖励力度大的采购合同，其结果尤为不同。供应商如果按月加权平均结算，在一个结算周期所送的煤平均不超标就可能有奖励，常常逃脱其中个别超标批次的处罚，有可能以次充好，不能保证进厂原燃料质量的均衡性。为此，我们协助业务科对此类合同结算条款进行了修订，喷煤灰、硫指标月加权平均结算变为单批次结算，一个化验批次一个结算价格，显示质与量的对应结算，为供需双方创造公平的竞争环境。
3.2针对精粉水份严重,合同条款规定加倍扣水曾有一阶段，进厂精粉出现了水份严重超标，致使储料厂无法码垛，入炉料配比不准，对入烧稳定性产生影响。为了加强进厂原料的质量，提高入烧炉料的稳定性，综合各方意见，从合同上加以约束，即：“水份≤12%时，按化验水份干基结算；12%＜水份≤14%时，按公式[12+（化验水份-12）×1.5]扣除水份进行干基结算；14%＜水份≤16%时，按公式[15+（化验水份-14）×2]扣除水份进行干基结算；水份＞16%时，拒绝进厂。”水分大于12%加倍扣罚，水分超标现象及时得到遏制。
3.3保证炉况顺行，结算条款规定球团返矿不付款球团返矿由于抗压强度不够造成的球团粉量增大，对高炉的冶炼产生一定的影响。优化粒度组成的的关键是筛除小于5mm的粉末，一般<5mm的应不超过3%-5%。
为此，我们建议合同结算条款改为“含粉<5mm不超过5.00%,含粉超标部分不予结算。”这一结算方式的改变，使进厂球团矿的含粉率大大减少。
3.4规定合理磅差，严谨供货合同各大矿务局炼焦煤的结算以对方发货时的检斤为准，我公司的检斤化验只作为下转厂矿成本的依据，双方检斤化验结果存在较大误差，虽然在煤的采购中矿务局煤炭结算以对方为准是全国惯例，但我公司承担着较大的途耗及化验结果不符带来的经济损失。如何约束矿务局的质量检验结果？我们从实现的时间上，要求对方在发出物资时立即报出水份。经过大量的数据统计分析研究，我们对双方水分差超过4%的月份做了统计，及时与供方沟通协商决定，我们在合同中增加“水分差超过4%的部分，双方各承担一半损失。合同生效后，制约了对方化验水分过高现象。
3.5发挥集团整合优势，及时调整计量检斤结算办法2008年上半年，钢铁企业发展势头强劲，原料价格一直上扬，焦炭和有些炼焦煤种一度出现紧张的局面。为了保证生产的正常进行，个别品种的合同条款向供货商作了倾斜和让步，例如焦炭和1/3焦煤合同验收标准规定“以出卖人出厂检斤过磅、化验结果为准”。
2008年6月30日河北钢铁集团有限公司成立，我们认真分析市场变化，把握市场价格走向，掌握各钢铁企业的采购信息，充分利用集团优势、从8月26日始，焦炭、部分1/3焦煤的检斤、化验结算方式改成以买受方为准，降低因供方检斤、化验为准可能在途耗、化验误差方面带来的“潜在”经济损失。
随着经济社会的不断发展，电力企业供电负荷迅猛增长，大批电力设施需要新建改建或者更新换代。在电力施工成本中，材料采购占有较大的比重，一般会达到总成本的50%左右，甚至达到60%以上。材料费用成本控制的优劣直接影响着整个施工成本，关系到项目的盈利能力。因此，工程前期采购在电力企业经营中扮演着举足轻重的角色。如何降低项目采购成本，增强盈利能力，成为电力企业实现大发展的前提。在这样的背景下，合理完善的内部控制应当成为电力工程采购中重要的、必不可少的管理方式和监督机制。
二、当前电力工程采购内部控制存在的问题
当前，电力施工企业在内部控制方面存在意识淡薄、制度滞后、缺乏预算、审计不力等问题。由于缺乏明确细致的流程指导，导致项目物资采购存在盲目性、随意性的现象。项目采购阶段随意性大、重复采购、采购的材料无法满足建设需要，造成了极大的浪费。在电力工程采购工作中，由于内部控制不足而导致的问题主要体现在以下方面。
（一）电力工程采购合同管理不规范
合同订立双方未严格按照相关法律法规执行，导致合同管理存在诸多风险。1.不加审核，与不具有合同主体身份的供货方签订采购合同，可能使企业合法权益受损。2.不经协商谈判，违反自愿公平原则，未对采购合同文本进行严格审核，导致采购合同条款存在重大欺诈或者疏漏。3.不按规定的权限和程序与对方签署采购合同，没有经过企业法定代表人的授权或者签字盖章。4.对金额巨大或者法律关系复杂的采购合同，不经分析研究，草率签订，为日后合同纠纷埋下隐患。甚至导致企业诉讼失败、经济利益受损。5.采购合同管理不严格，合同编号混乱、合同信息任意泄露，合同专用章无专人保管。
（二）电力工程采购价格相差悬殊
同一套设备，当不同的采购部门在市场上购买时，供应商利用采购部门有些人员不熟悉行业情况，有意抬高并操纵设备价格，使采购价格相差很大。而且经常出现工程师或者上级领导提供供应商的情况，单一供应商频频出现，利用其特殊地位，将采买价格垄断在高价位，而实际市场价格则可能是中低价位。
（三）采购计划安排不科学，采购申请制度缺失
采购人员对市场供应形势缺乏准确的判断，直接形成库存量积压或者短缺，导致企业施工停滞，形成资源浪费。
（四）电力工程采购不能与技术更新同步
电力自动化的发展使产品的更新周期越来越短，由于设计建设与采购计划脱节，往往造成采购的物资不能满足工程技术要求，被迫来回换货，人为地延长工期，加大了采购成本和建设成本。
（五）缺乏严格的采购验收制度，检验方式落后
没有专门的验收机构对购买物资的数量、品种、规格、技术等各项指标进行严格地审核和验收。对验收过程中出现的以次充好、货不对路等情况视而不见。采购记录、仓储记录和会计记录不能核对一致。
三、加强电力工程采购内部控制的对策措施
鉴于上述电力工程采购中暴露出的种种弊端,电力工程企业应按照内部控制的具体要求，根据内部控制理论，针对具体的问题，采取相应举措，对电力工程采购流程加以规范。具体措施主要包括如下方面。
（一）注重内部控制制度的设计和创新内部控制制度的设计关键是要因地制宜，要结合电力采购行业的实际做出有针对性的设置。1.采购合同订立前，必须了解对方的经营资格、保障能力、诚信记录等有关资质，确保对方具备履约能力。涉及数额重大、技术性强或法律关系复杂的合同，应组织专家组参与谈判。2.制定采购申请制度，根据采购规模大小明确规定采购人员的职责权限及相应的授权审批程序。3.完善供应商评估和准入规则，建立合格供应商数据库，对供应商提供的物资和劳务的质量、规格、供货及时性、经营状况等信息进行综合评估。对提供质次价高材料的供货商采取一票否决制度。4.加强供应链管理，确保采购业务的可追溯性，形成倒查追踪机制，确保采购中出现的问题能追究到具体责任人。5.加强与采购活动有关的会计系统控制。严格审核采购预算，完善付款流程。发现不正常情况，应当拒绝付款，避免资金和信用受损。
（二）全面发挥预算控制作用,确保预算在电力工程采购中的控制力和约束力预算控制的内容覆盖企业采购活动的全过程。电力企业通过采购预算的编制和执行情况对比，可以查出采购单位未完成预算的原因。预算编制不论采取何种方式，其决策权都应由企业管理的最高层来实施。在全面建立采购预算体制的前提下，基于担心材料价格持续上涨，采购部门在年度材料数量预算范围以内，往往会提出了增加库存的采购请求。当然由于材料价格上涨因素，年度材料金额预算会被突破很多。按照公司采购权限的规定，超预算的这批材料采购申请需要公司总经理审批。总经理在审批这批材料采购申请的时候，要特别要注意两个问题：1.材料价格上涨因素，是否会影响电力工程造价上涨？如果是，客户或者业主方会接受吗？2.年度材料采购预算被突破，预算控制的作用体现在哪里？当初准备预算的时候，为何没有考虑到这种因素？还是考虑了材料价格上涨的因素，但目前是属于一种极端情况下的材料价格持续上涨风险？如果是这样，需要采取哪些应对举措？
（三）加强内部审计作用的发挥加强内部审计作用的发挥,把采购审计的对象扩大到供应商与相关部门，促进内部审计质量水平的提高。对电力工程采购进行内部审计，有以下几个关键点。1.审计部门要熟悉审计对象主要构成、生产工艺、主要原料、辅助材料、五金工具、包材名称、规格、品牌、使用范围、化验标准等。2.了解原材料的供应渠道。审计人员应当能准确知道材料是从哪些供应商处采购，能准确记录当前或者最近一次采购价格。3.供应商无故变动需要警惕，有无依照规定的流程，是否存在领导一句话更换供应商的现象，这些都是价格走高的前兆。大宗原料的涨幅要有调价函，并且要对调价进行市场调查。4.单一原材料一家供应商垄断价格局面。在内审中经常能发现此类问题，但是采购人员会以各种理由搪塞内审人员，所以需要内审人员进行市场询价。询价可以先从网上筛选本地区的商家，通过百度地图搜索“XX变压器”等，会出现很多公司，电话也有很多。或者从淘宝、京东等渠道找商家，进行市场询价。5.市场询价如有所获，要保留证据。要注意询价都是同品牌、同厂家来询价，防止采购人员和工程经理以品牌不同影响工程建设质量为借口。只要采购不是从厂家、省级或者市级拿货，价格都是有一定水分的。可以拔打厂家电话索要省市级电话了解真实价格，挤出不合理加价的水分。6.采购物品的质量是最重要的因素，查看公司检验单据，与物料使用人员、库管人员沟通，往往都会有很大的收获。总之，通过内部审计，对采购部门进行审查，核对与制衡，避免一个部门或者一个人控制一项交易的各个环节，从根本上防范采购人员的舞弊行为。
（四）加强对物资采购进行绩效考核，建立有效评价采购绩效的指标体系对物资采购进行绩效考核，把绩效度量范围扩大到采购的整个业务流程，建立有效评价采购绩效的指标体系。
（五）鼓励内控人员多方式自学,重视内控人员的选用,坚持岗位定期轮换制度内控人员在内部审计部门的领导下，具体执行对采购业务的内审工作。内控人员的素质决定着内审工作的有效性。应当选拔具有独立性、专业性、热爱内审工作的人员，具体执行内部控制审查工作。同时也要吸收企业里面熟悉电力工程采购业务流程的业务骨干参加。相关内控人员要定期接受专业培训，培训内容应包括内控专业理论和相关条例规章，审计评价方法、缺陷认定标准、内控人员的职责权限、如何编制报告等。内控人员应当遵循客观公正原则，如实反映检查中发现的问题，如实上报。在内审业务的执行当中，坚持不相容岗位相互分离原则，定期进行工作岗位轮换，对特殊岗位实行资格认证制度。
关键词：建设单位；实施阶段；造价管理
中图分类号： TU723 文献标识码： A
前言：在现阶段我们注意到，关于工程造价管理这一问题，多数企业还是存在着建设项目前期做一个预算和竣工时完成结算来结束整个造价管理过程。很显然这样的做法是缺乏科学实践依据的。一般的建设工程都具有周期长、变更多、价格变化次数多等特点。而这些特征，所导致的建设工程造价管理也变得相当复杂和多变。因此，作为工程项目的投资主体-建设单位，研究一套科学有效的工程造价管理办法并实施于项目实施阶段中是十分有意义的。
一、存在的主要问题
1、公司管理人员缺乏思想意识
当前，房产公司通过主观意见来实现财务决策的现象是普遍存在的，相关管理人员没有意识到项目实施阶段工程造价管理的重要性，从而经常引起决策出现错误，导致财务风险的发生。企业内部杂乱是普遍存在的问题，企业各职能部门没有明确的职能分工，缺乏科学、合理的造价管理。甚至有些部门之间互相推诿，认为工程造价是造价部门的职责范围与已无关。从而造成工作效率大大降低，造成资金的大量流失，使项目在实施过程中资金没有了安全保障。
2、现场管理人员缺乏造价管理意识
现场管理人员一般都认为自己的管理职责是安全、质量和进度，从而造成对结算有利的第一手资料缺失，导致结算时造成扯皮现象，如特别是安装工程的隐蔽部分。
3、材料采购部门的工作意识
在工程施工中，对材料设备的控制也尤为重要，通常来讲，材料、设备费将会占整个工程造价的百分六十到七十之间。如此庞大的占有比例使我们更不能忽视其对整个工程造价的影响。在一些中小型企业，由于材料采购部门人员专业素质的欠缺，平时工作中不注重对外部市场的调查，对前期项目的使用情况不作跟踪，不了解材料设备的后期使用情况，不能为今后的项目提供详尽的资料。
二、解决问题的几点建议
1、保证各部门沟通渠道的畅通
沟通是现代企业管理的核心、实质和灵魂。建筑产品的生产过程由众多个组织和其他项目参于组织和组织之间、一个组织内部都有大量需要通过沟通解决的问题。就项目实施阶段而言建设单位主要的沟通渠道是开会、讨论、现场考察、做记录签字确认等。首先，合同管理部门相关人员除了充分理解和熟悉合同条款外，还应组织相关部门学习合同，特别是材料设备采购部门和施工现场管理人员。在沟通过程中应对合同中的漏洞、有争议的内容制定风险对策、分解落实。在实际工程中，合同任务需要分解落实到具体部门、人员。
在工程款结算和支付方面财务部门应该加强支付核算并随时保持与结算部门、材料采购部门、现场管理部门的沟通，随时通报支付进度情况。反过来，各职能部门也要随时向财务部门提供工作计划和付款计划。
2、提高现场管理人员的造价管理意识和能力
作为公司的管理层和相关造价管理职能部门应该通过各种方式对现场管理人员进行造价管理方面的培训，必要时通过工程实例进行集中培训学习。作为现场管理人员从熟悉和了解施工合同开始就应该树立全过程造价管理的思想，在现场管理过程中应对各种施工过程和施工工艺进行全过程的跟踪，为造价管理部门和今后的项目节约成本提供第一手资料。在日常工作过程中，从各项费用发生的各个环节入手加大管理力度，加强过程控制。特别是要对隐蔽工程的记录及现场签证进行严格管理，防止出现由于签证不严格所引起的结账扯皮现象。
3、提高材料设备采购部门的整体素质
在建筑工程中，用到的施工材料、设备种类繁多，而同一品种材料、设备的厂家也很多，而且各厂家的产品质量良莠不齐、报价各不相同。甚至有的供应商为了赚取更大的利润空间使用一些不法手段来蒙蔽建设单位，以次充好。这就需要采购部门在前期花大量的精力对生产厂家和外部市场及产品进行详细的调查分析，选择性价比高的产品设备。必要时根据工程实际情况成立工程材料设备采购领导小组，同时派遣调查人员在市场中充分了解材料价格变动，将最具有性价比的材料价格添加入造价管系统，这也将为造价管理部门的结算工作提供便捷。
4、严把材料设备进场验收关
在材料设备采购合同订后，采购部门应该把相关产品性能、技术参数部分内容告知现场管理人员、监理及施工单位。相关人员在材料设备进场验收时应该仔细核对品种、规格、数量等相关数据并进行三方签字认可，为今后的结算工作积累原始资料。
5、造价管理人员要进行全过程跟踪审核
作为工程建设中成本控制的执行者，造价人员的素质和意识是很重要的，作为房产公司的造价管理人员不应该把工作只停留在前期做一个预算和竣工时做一个结算上。除了经常深入现场，详细了解施工工程及措施方法，深入市场调查了解有关材料信息外，还应对每月，每个阶段的工程进度款进行严格审核，并对每一个阶段的工程造价数据进行分析，以寻求降低工程造价的有效途径。
结束语：当代社会分工日益细化，各行各业都有自己生存下去的方式和手段。而作为房地产企业，也不可避免的要承受来自各个方面带来的压力和挑战。值得庆幸的是在现阶段项目实施阶段的造价管理已得到各建设单位相关人员的逐步重视，这就更加要求企业的相关人员和制度的执行者有敏锐的专业素养。能够根据企业自身发展中遇到的问题，分析总结经验教训，不断积累资料，通过不断的革新让自己强大起来，并能够通过相关的动态反馈总结和整改各个缺漏部分，保证整体造价管理的完整和执行。面对日益加剧的行业竟争，建设单位有必要加强实施阶段的工程造价管理和监督，切实的把工作落实到工程施工的每个阶段，在保证质量和工期的基础上，做到最为合理的造价控制管理，这也将成为各个房地产企业适应社会主义市场经济发展的一项重要举措，是具有现实意义的一项工作。
参考文献
关键词：高校管理;合同管理;进口设备合同
一、引言
随着高校对教学科研设备的投入不断加大，教学科研水平的不断提高，高校所购的教学科研进口仪器设备不断增多，只有加强对进口设备的合同管理才能使采购合同更加规范、有效，才能保证高校所引入的进口设备的质量、服务，通过对进口设备合同的有效管理，不仅能够将购置风险降至最低，还能有效的实现高校内部设备的管理，保证高校进口设备引入资金的合理使用，发挥设备的最大效益。
二、加强进口设备合同管理的必要性
一般情况下，高校进口设备合同管理分为合同前期准备工作、合同签订工作、合同执行工作、合同归档工作、特殊事件处理工作五部分。进口设备合同管理能够保证在引入进口设备前期明确相关的规章制度，使进口设备采购过程满足相应的条款，从而使供需双方需求协调一致，使签订内容更加合理有效，并让双方能够根据合同内容履行相应的职责，防止违约情况发生[1]。进口设备合同管理是动态的，是贯穿于高校进口设备采购过程和使用过程中一项不可缺少的工作，加强设备合同管理能够使高校和供应设备单位订立并履行合同，不仅能够保证高校的权益，更有利于高校合同管理工作的顺利实施。
三、加强进口设备合同管理的策略
为了使进口设备合同管理工作发挥更大的作用，下面提出六项加强进口设备合同管理的策略。
1.构建完善的进口设备合同管理制度。要保证进口设备合同管理工作能够有效开展，首先要构建完善的进口设备合同管理制度，这就要求高校做好以下几方面的工作：一是重视进口设备合同管理工作；二是制定有针对性的合同管理办法；三是完善进口设备合同档案管理。同时高校管理部门应该结合仪器设备采购工作特点，建立相应的进口设备采购和进口设备合同管理部门，让专门人员进行高校合同管理工作[2]。其中进口设备管理制度不仅要包括详细的管理流程、管理工作主要内容、管理规范，还要包括对工作人员的管理要求，保证工作人员能够实现进口设备合同管理的规范化。
2.增加进口设备合同管理工作人员业务培训。在具备详细、系统的管理制度后，就要有效提高高校进口设备合同管理工作人员的业务水平和工作能力，高校要为进口设备合同管理人员提供更加专业、系统的培训，使工作人员能够在了解进口设备管理工作重要性的同时，掌握到更多的合同管理理论知识，并通过高校提供的实践培训机会，将掌握到的理论知识运用到实际工作中，从而提升自身的业务水平，使工作人员能够将工作做得更好、更到位。
3.完善进口设备合同管理流程。在高校进口设备合同管理工作中，合同管理流程起着决定性的作用，保证合同管理流程能够按照前期准备工作、合同签订、合同执行、合同归档顺序进行，其中每一项工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不断完善每一项合同管理内容，保证在前期准备工作时能够大致确定合同中涉及的内容，在合同签订过程中，要仔细核对合同内容，避免出现漏项、条约不严谨等问题，同时在执行过程中，高校应该有效的使用进口设备合同，保证自身权益，最后在做合同归档时，相关工作人员应该及时并按照高校合同管理规范进行归档工作。
4.实现进口设备合同管理信息化。现阶段，随着信息技术的快速发展，在各个行业中得到了良好的使用，特别是在高校管理进口设备合同时，实现信息化能够实现进口设备合同的更优管理。推进高校进口设备合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加对合同管理人员的信息化培训，使合同管理者能够掌握基础的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是构建完善的进口设备合同管理信息化制度，使工作人员能够有章可循，同时在规章制度的指导下更好的完成信息化管理中每一项细化工作；三是支持与鼓励合同管理人员进行合同信息统计、整理、分析与提取工作，及时发现信息化管理过程中存在的不足并尽快解决，使高校进口设备合同管理模式更加完善。
5.加强进口设备合同归档管理。合同归档管理工作是高校合同管理工作中的一项重要内容，合同归档工作的顺利进行不仅能够提高高校合同管理工作效率，更能够保证高校进口设备的维护权益[3]。加强进口设备合同档案管理工作，就要在提高工作人员工作能力的基础上，实现合同管理的信息化，同时，要结合高校进口设备引进情况制定适合的管理方式，使合同归档管理工作效率更高。6.及时处理特殊事件，预防进口设备合同违约。在进口设备引入期间及合同管理期间难免会发生一些特殊事件，当发生特殊事件时，高校设备管理工作者应该及时处理事故，防止发生进口设备合同违约问题，避免给高校带来经济损失。高校进口设备合同管理人员应该做好以下几方面工作：一是及时分析当前本校进口设备合同执行情况，对合同中存在的一些履行期限条款不明、售后服务包含不明的情况与供应商协调解决；二是制定相应对策，在签订合同前，实现合同内容的细化，做好预防进口设备合同违约工作。
四、进口设备合同管理的注意事项
由于高校进口设备在引进过程中关系着学校的权益，因此，进口设备合同管理工作十分重要，在管理过程中要注意以下管理事项：一是前期准备工作中的详细程度和人员业务能力，重视人员在进行前期管理工作中能够按照相应的合同管理制度开展工作，保证工作人员工作的规范化；二是在合同签订过程中的注意事项，合同签订中的条约影响着高校在日后履行合同的权益，因此，在签订合同过程中，高校应该注意合同条约的完整性和详细性，保证供应商能够为高校提供更优质的售后服务；三是进口设备合同执行工作中的注意事项，主要包括设备的验收、付款、免税业务以及监督审核工作，这些工作保证了高校的权益，因此高校应该注意在合同执行中的注意事项；四是进口设备合同归档工作，合同归档是合同管理中的最后一项工作，同时也是合同管理中的最基础、最重要的一项工作，只有将合同进行正确的归档，才能保证合同的有效性，当发生问题时才能够最有效的履行合同。
五、结语
总之，进口设备引进和管理是高校管理中一项重要的工作，只有加强进口设备合同管理才能有效的实现对高校进口设备的质量控制，保证设备的使用质量和进口设备在出现一些问题时的售后服务工作，关系到高校采购进口设备的权益。做好相应的进口设备合同管理工作，不仅需要设备采购部门的细心与配合，更需要高校领导和相关负责人的重视与支持，保证高校进口设备合同管理工作能够发挥重要的作用，保障高校权益。
作者:赖力斌 单位:贵州大学实验室与设备管理处
参考文献：
[1]董达,陈靖,韩永君,李文蕊.科学、规范管理提高外贸设备进口效率[J].实验室研究与探索.2015(03).
关键词:物资采购;管理;控制
内部控制是现代企业管理的一项重点工作任务,是企业为了提高经营管理效率、保证信息质量真实可靠、保护资产安全完整、促进法律法规有效遵循、规避生产经营风险,由企业管理层及其员工共同实施的一个管理过程。而物资采购环节又是企业实施内部控制管理工作的重点,因为采购直接关系到生产的质量,关系到企业的成本和利润,是企业实现低成本,高效益的重要环节。那么,如何才能通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平呢?
笔者认为,要通过加强内部控制管理工作的有效实施,来提高采购工作的管理水平要遵循四个方面的具体要求,即:正确认识是前提、制度保障是基础、程序合理是重点、执行有效是关键。只有做到这些,并结合各自企业实际,予以适当的完善和补充,才能真正达到通过加强内部控制管理来提高企业采购管理水平的目的。
一、正确认识,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的前提。
从企业管理层到具体的采购业务部门每一名工作人员对采购内部控制管理工作的重要性有个正确的认识,是保证内部控制管理工作顺利开展和取得成效的前提。管理层要着眼于企业的科学发展,善于从宏观层面审视采购内部控制管理工作,并纳入重要的企业议事日程。采购业务部门的工作人员要以高度的责任感,认真履行岗位职责,服从服务于采购工作的内部控制管理要求。也就是说,企业的一切管理工作,应遵循内部控制管理要求;企业的一切决策,应统驭在完善的内部控制体系之下;企业的一切活动,都不能游离于内部控制管理之外。这既是完善现代企业管理的要求,更是全面提升企业经营管理水平的需要。
二、制度保障,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的基础。
建立完善的物资采购内部控制管理制度,既是满足提高采购管理水平的需要,也是完善现代企业制度的需要,同时更是全面提升企业经营管理水平的需要;建立完善的内部控制制度体系,通过内部控制管理制度来规范和管理采购程序和标准,并开展定期的评价和维护,必将为采购管理水平的提高、确保资金的安全完整、有效抵御和控制经营风险、实现经营管理目标等几个方面提供有力的保障。强化内部控制管理制度的建立是进一步强化公司内部经营管理、全面提升管理水平的客观要求;建立完善的内部控制制度,能够使企业的经营活动全过程均处于受控状态,确保采购业务工作有章可循,有法可依,促进采购工作的规范运转。
三、程序合理,是加强内部控制管理,提高采购管理水平的重点。
内部控制管理工作其实质是强化企业的过程管理和流程管理,因此制定严密合理的采购业务管控程序就是提高采购管理水平的重点。包括采购计划方案的编制审定、供应商的选择与价格确定、合同签订与管理、物资验收入库、采购付款与往来核对、采购业务的分析与考核等管控节点。
(一)采购计划、方案的编制与审定环节。这一环节可以使企业最大限度地控制采购预算,其一般管理控制程序为采购部门根据企业生产经营需要,提出物资采购的申请,仓储或有关部门平衡库存后由物资管理部门编制采购计划,经财务管理部门审核后报采购主管领导审定。采购部门根据采购计划编制采购方案,采购方案应明确采购的原则、采购的渠道、供应商的选择方式和范围等内容。这一环节的管理控制重点是检查采购方案是否经采购部门负责人审核,是否明确采购物资的具体数量、质量要求、交货期、采购方式等,相关审定是否符合权限。
(二)供应商的选择与价格确定环节。这一环节是采购管理控制工作的重点,可以使企业的采购预算资金得到有效的使用,使企业经营成本降低,并直接关系到企业的经营效益。其一般管理控制程序为采购部门应根据审定的采购方案,通过招标、竞争性谈判采购或询价采购等方式确定供应商与采购价格。这一环节的管理控制重点为采购是否经过询比价、有无询比价记录,通过招标方式采购的是否符合招标管理规定,对大宗、批量、重要及特殊物资的采购是否采取招标方式,应集中采购的是否有违规自行采购的现象,相关审定是否符合权限。
(三)合同签订与管理环节。这一环节可以规避采购风险,保证企业的合法利益。主要通过合同范本管理,提高合同管理工作的规范化,降低合同签订风险;通过资质信用管理,建立供应商诚信档案体系,降低了履约风险;通过合同风险点管理,强化合同履行的风险意识,减少合同履行风险;通过合同会签管理,提高合同审批效率,规范业务流程;通过合同履行管理,加强经营过程的控制能力,提升公司精细管理水平;通过合同统计分析管理,提高公司经营决策自我分析能力。这一环节内部控制管理的重点是检查相关部门是否对合同进行审核,签订的合同是否送交财会、法律等相关监管部门。
(四)物资验收入库环节。采购物资到货后,物资管理部门应组织采购、质检、仓储等部门对到货物资进行检验清点,质检部门出具检验报告,仓储部门依据检验合格的报告办理入库手续,编制入库单,登记库存明细帐。这一环节的管理控制重点是检查物资入库验收资料是否齐全,验收入库是否符合不相容要求,库存明细账登记是否及时。
(五)采购付款与往来核对环节。财会部门应依据采购合同、入库单、发票等及时作账务处理。采购款的支付应由采购部门根据采购合同及到货情况提出申请,填制付款申请单,附齐相关单据,经采购等部门负责人审核签字后送财会部门审核,财会部门根据资金安排、使用计划、预付情况及合同约定办理款项支付手续,采购款支付应经相关领导审批后办理。这一环节的内部控制管理重点是检查财务入账手续是否齐全,暂估入账是否及时合理;检查采购款支付的依据是否齐全,与合同约定是否相符,相关审批是否符合权限。
(六)分析与考核环节。在“分析”环节上,企业采购部门应会同有关部门定期对计划准确率、保证供应率、质量合格率、厂家直供率以及采购管理等情况进行分析,并向企业有关会议报告;在“考核”环节上,企业应建立与采购相关的考核办法,定期对采购管理情况进行考核。
