时间：2023-05-15 15:20:56
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇企业合同档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
在企业的生产活动过程中，合同已经突显出其关键而重要的地位，合同在企业运营过程中扮演了重要的角色，随着企业经济发展层次的不断上升，企业合同档案的管理也提上了日程，由于企业的合同档案数量不断增加，为了科学、规范、有效地管理好企业合同档案，为需求者提供便捷准确的服务，需要对企业的合同档案进行科学合理的分类管理，要采用科学有效的策略和方法，实现对企业合同档案管理的分类管理、集中管理。
1 企业合同档案的概念及特征
企业的合同档案是企业活动中的重要分支，是重要的凭证，详细记载了企业的经济活动内容，也是企业履行合同的权利和义务的全部资料，是企业预算、评估和审计不可或缺的内容。合同档案与企业的市场经济活动密切相关，可以分为不同的种类，如：
企业经营合同、企业技术合同、企业劳动合同、企业销售合同、企业工程合同等，在企业的合同档案分类中，可以呈现出更为直观和简单的特征，这些合同档案都具有其共性和个性，有一般档案共同的价值和职能，而合同档案还有其个性，这主要表现在以下几个方面：
①法律性特征。企业的合同档案不同于一般的档案，它的内容载体为合同，而合同是具有法律效应的资料，在《合同法》的背景之下，具有相应的法律效力，合同档案自然也具有法律效应，这与合同档案的合同签订、合同变更、合同终止相适应，体现出企业的合同档案的法律性特征。
②凭证性特征。企业的合同档案是市场经济的产物，在激烈的市场竞争之中，必然会产生较多的经济纠纷，而合同是当事人履行合同义务和实施权利的凭证，也是处理经济纠纷的处理凭证，因而，合同档案显现出较为明显的凭证性特征。
③规范性特征。企业的合同签订、变更和终结是在《合同法》的范围之内有效，可以这样认为，企业合同档案不仅具有法律性的特征，而且还有合同档案所特有的规范性的特征，在法律范畴之内，企业合同档案必须包括当事人的姓名、合同数量、价款，并且还有规定的格式，如果没有依照合同的格式条款，则难以展现出合同全部的法律效力，会使企业合同不完善或不规范，这样，就在无形中使当事人的合法权益受到威胁。
2 企业合同档案管理的分类优化措施
企业的合同档案管理要克服分散、无序的缺点和问题，要正视合同档案管理的混淆、分散化的状态，实施优化的分类管理措施，减少合同档案分类管理的难度，有效地查找、利用、统计和管理合同档案。
2.1 强化企业合同档案管理机制
在企业的合同档案管理制度之中，积极健全和完善合同档案机制，要对合同档案的相关工作如：收集、整理、编目、上架等，进行制度化的完善和优化，这样，在制度完善的前提下，才能充分发挥出企业的合同档案管理效能，从安全的角度上来看，强化企业的合同档案管理机制，还可以确保企业的商业机密，减少企业的风险，从而促进企业健康、有效的可持续发展。
2.2 要加强合同之间的联系，做好合同档案的分类整理
在企业的合同档案管理中，要增强合同档案之间的联系，要使合同档案的分类整理工作更为顺畅，并且在对企业合同档案收集整理工作中，注重合同文件之间的联系，单立类目、分类组卷，实现科学的保管和管理。同时，企业要指定独立的部门负责合同档案的管理事宜，避免合同档案管理中的分散化和无序化状态。
2.3 实施合同档案的统一编号，利用分类管理
在对企业的合同档案分类管理中，要将不同的合同文件进行统一的编号，这个工作要依照一定的规则实施，具体如：将年度内的合同文件分为不同的类别如：物资类、工程类等，再加以不同的符号加以区分，确定好不同的类别号，然后再依照时间的顺序或者科目的不同编制小的编号，这样，就可以较好地实现对企业合同档案的保管、统计和利用。
2.4 注重附属材料的收集和整理，确保合同档案的完好 与齐全
在对企业的合同档案管理进行分类优化的过程中，主管单位要负责合同的齐全和完整，要注重对合同档案的附属关联材料的收集和整理，并且对于这些相关文件资料要加以不定期的督促和检查，从而确保合同档案在移交之前的齐全和完整性。
2.5 注重企业合同档案管理材料的变化情况
在企业的合同档案管理分类优化过程中，规定在每年的一定时间要进行合同档案的移交，主管部门要移交上一年度的所有合同文件资料，这个工作相当繁琐和细致，还存在一些合同档案的变化情况，诸如：合同签订后还会有合同的变更、合同解除、合同作废等问题，这些相关的合同文件变化情况都要进行及时的把握，由于这些合同文件资料的不确定性，不能一次性地终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这样就会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3 优化企业合同档案管理分类的方法
3.1 集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业的合同档案分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。对于文书档案的分类整理，包括企业的行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，以此为核心，进行合同档案分类管理，要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强对合同档案分类管理的有效性。
3.2 集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了九种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这九种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范而科学的集分式分类表，并且要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。
3.3 分类表的使用方法
在分类表的分类归档整理过程中，年度、分类号、件号是合同档案分类表中的重要元素，其中：年度是合同签订的年份，合同对应的分类号码为分类号，件号是在同类的合同档案分类中的流水号。这三个要素可以用于企业合同档案分类管理中，便于实现对企业合同档案管理的统一收集、整理和保管。在这种优化的合同档案分类管理方式下，可以实现同库保管，利于整理和查阅，实现科学有效的合同档案管理。
一、医院合同档案管理工作中存在的问题
对合同档案管理工作的重视不够：目前很多医院的高层领导不够重视合同档案管理工作，认为合同档案管理不会产生直接经济效益，故而忽视在其管理方面的投入，致使医院合同档案管理出现设备不齐全、管理机制不完善、管理技术落后等问题。在实际工作过程中，档案资料不齐全、不准确等会带来严重后果，大大降低医院的服务质量和服务水平，从而影响医院未来的长远发展。现代化的合同档案管理制度不够完善：由于与合同档案管理相关的各种制度得不到完善，使得医院合同档案管理工作开展无法可依、无章可循，是当前医院合同档案管理工作中存在的最主要问题之一。以各部门的协调制度来说，合同档案管理工作涉及到的内容比较广、要求较高，医院各部门必须要积极配合合同档案管理机构的工作，相互协作，才能提高合同档案管理工作的效率和质量。但是，大部分医院缺乏这方面的管理制度，致使各部门不能有效地配合工作，使医院合同档案管理的质量和效率不断下降。另外，部分医院甚至未设立专门负责合同档案管理工作的部门，一般都由其他相关部门代替，致使合同档案管理工作比较滞后，很多档案资料无法完整地保存，从而制约了医院的进一步发展。合同档案管理的信息化程度不够高：随着信息技术的全面发展，社会各行业都开始利用信息技术促进自身的发展。对于医院来说，必须要跟上时代步伐，充分利用现代科学技术，提高自身服务质量和医院的医疗水平，才能更好地迎接各种挑战。在实践过程中，医院不仅要利用信息技术改进自身的医疗服务方式，同时还要利用信息技术改进合同档案管理工作的方式，以真正提高合同档案的管理水平。但是，大部分医院只将信息技术应用于医院的服务方面，没有在合同档案管理工作上灵活运用，使得合同档案管理信息化建设滞后，信息化程度不够高，无法有效地促进医院不断发展。另外，部分医院虽然重视将信息技术应用于合同档案管理工作中，但是因为缺乏既精通合同档案管理工作，又熟悉信息技术的复合型人才，使得医院合同档案管理信息化发展非常缓慢。合同档案管理队伍的整体素质不高：目前，大多数医院都存在合同档案管理队伍素质不高的问题，导致合同档案管理工作的质量和效率无法得到快速提升，给医院合同档案管理工作创新造成极大阻碍。在安排人员时，医院将一些工作能力不强或年老的员工放在档案管理工作的岗位上，致使合同档案管理队伍的素质不高。随着医院合同档案管理信息化建设脚步的不断加快，很多医院都开始对合同档案资料进行信息化管理，但是原有的合同档案管理工作人员因为缺乏信息技术方面的能力，无法适应新时代合同档案管理工作的需求，造成医院合同档案管理队伍整体素质水平无法快速提升。信息不完整，合同档案利用率低：在漫长的发展过程中，医院合同档案管理遗留了很多档案信息方面的问题，合同档案管理工作人员没有进行整理和收集，造成合同档案相关信息的缺失，使医院档案信息的有效管理存在很多困难。在实践过程中，合同档案信息的整理、收集和归纳没有得到真正落实，使医院合同档案信息出现不完整问题，给医院各部门工作带来严重影响，致使合同档案利用率非常低，失去存在的真正价值。
二、医院合同档案管理工作创新的策略
创新管理意识，提高服务质量：在制定合同档案管理工作考核标准的同时，提高合同档案管理工作人员的服务意识和专业水平，从而提高服务质量。在实践过程中，将合同档案管理工作与医院核心竞争力相结合，可以促进企业市场竞争力的不断提高，从而提升医院的经济效益和社会效益。在日常工作中，还要加强对合同档案管理工作人员的监督，严格按照国家规范标准执行，确保医院档案信息的准确性、可靠性和完整性。创新管理机制，提升管理水平：在创新管理机制方面，医院必须积极学习各行业在合同档案管理方面的先进经验和国内外的先进管理技术，以根据医院的实际情况、工作性质和特点，制定出符合本医院需求的合同档案管理制度，从而保障合同证档案管理工作有法可依、有章可循。另外，在制定合同档案管理制度时，还必须将该项工作与医院的经营制度、经营模式、经济水平、企业文化等有机结合起来，确保该制度能够有效地协调各部门之间的合作，共同推进合同档案管理工作的创新。创新管理队伍，提高整体素质：医院合同档案管理工作的创新，必须要加强对合同档案管理人员的培养，提高合同档案管理队伍的整体素质。首先，必须要强化合同档案管理人员对这项工作的认识，端正自己的工作态度，在思想上重视这项工作；其次，必须要加强对合同档案管理人员的基础知识、信息技术能力等方面的培养，提高合同档案管理人员的综合能力。只有这样才能真正满足社会发展需求，推动医院合同档案管理不断创新，促进医院长远发展。创新管理模式，提高信息化程度：信息技术在医院合同档案管理工作中的应用，对于提高合同档案管理的效率和质量有着不可估量的作用。在实践过程中，不断创新医院合同档案管理模式，注重信息技术的合理应用，可以将以前纸质档案的管理方式逐渐转化为电子档案管理方式，不论是档案收集、档案编辑，还是档案存储、档案调用等工作的程序都得到了极大的简化，大大提高了合同档案管理工作人员的积极性。与此同时，信息技术的应用，大大降低了合同档案管理工作人员的工作量，使合同档案资料变得更加准确和完整，有效避免了手工管理方式出现的各种错误，大大提高了医院合同档案的利用价值和有效利用率。
作者:金银善 单位:延边大学附属医院
关键词：合同档案管理
前言
合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间,依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民事权利义务的协议。规范的合同管理是维护法人单位合法权益的有力保障。围绕合同档案管理,一直存在某些难点问题,如收集归档率低,保管期限划分随意性大,管理模式与利用需求存在冲突,开发利用水平低等,制约着合同档案管理水平的进一步提升。
一、合同档案的收集
合同档案收集难是一个普遍现象。这与合同的形成方式与一般公文有所区别有关。从办理程序看,在一个法人单位,不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办,甚至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完毕后方才成立,流程多周期长。受内外因素的影响,合同容易出现“中途截流”和分散保管的现象,从而给档案部门的收集工作带来一定困扰,直接影响合同档案管理质量和开发编研工作的开展。
如何解决这一问题呢? 关键在于抓住合同流转的中心环节。按照《合同法》第32 条规定:“采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”而依目前国内惯例,合同签订成立基本以签订方盖章为准(签订方皆为自然人除外) 。可见,盖章环节是合同档案收集的关键。如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记,作为追索合同文本的凭据,有助于提高合同收集归档率。
对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一格式的合同审批单。审批单记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息,由合同经办部门填写,附合同文本一并办理审批流转(一式三联,格式如下) 。待合同签署成立后,第一联供档案部门作为合同审批材料,与合同文本一并归档;第二联存财务部门,作为记账凭证;第三联可由合同部门作为专项资料保留。在合同用印阶段,文书部门(或档案部门) 直接在合同审批单编号,并留下第一联备案存查,督促合同经办部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续。使用合同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过程信息,又使得合同管理流程更加规范严谨。采用这一方式,并通过制定配套的合同管理和移交制度,则合同档案的归档率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现象。
合同审批单
二、合同档案管理模式
在国家机关和企业档案分类体系中,都未将合同档案作为一个单独的管理门类。换言之,在立卷归档阶段,合同一般依据其性质、类别和承办机构等特征,被分别纳入不同的档案管理门类。这自然有其一定的合理性和科学性。例如将采购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性。但是,随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信息资源的深层次开发,传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的需要,与当前的利用需求存在一定矛盾。
另外,在保管方式上,以往不少单位出于业务工作考虑,往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案,这也给合同档案管理带来一定风险性。首先,合同管理人员(一般为兼职) 档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐;其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁;第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动,往往容易造成合同散失。因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不鲜见。目前,随着社会信用体系的构建,不少地方开始推行
“重合同,守信用”企业认证工作。收集、分析合同各阶段执行情况,加强对风险的控制能力,使动态管理合同成为一种新的管理形式和需求。
鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的管理模式须分层次进行。第一层次,实现合同安全统一管理。建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理,统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作,避免档案缺散流失。第二层次,开展合同执行情况跟踪管理。由合同部门(或财务部门) 负责及时记录合同履行、变更、废止等完备信息,并及时收集相关交易凭证(票据) 装订备查。在分类归档方式上,理想做法是合同文本归档一式二份:一份用于档案部门正常分类归档,维护各类档案的系统完整;另一份提供合同部门(或财务部门) 建立合同执行信息记录。为了便于统计查询和开发利用信息,后者可以采取灵活多样的分类和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管。当然,机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况,指定档案部门行使上述“二合一”的合同管理职能。
三、合同档案保管的划分
对于合同保管期限,存在两种极端的看法。一种片面夸大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管;另一种则相反,认为合同都有履行期限,全部列为短期保管则可。事实上这两种做法在认识上都存在误区,不利于合同档案的科学管理和有效利用。划分合同保存期限时,要联系合同价值进行综合分析。
例如,对一般经济合同而言,合同标的、履行期限是重要参考指标;合同作为技术文档时,它所依附的设备仪器、土地不动产等使用年限应作为考虑因素;有的合同具有深远的社会影响(如反映重大经济和社会意义的合资合作协议等) ,可以考虑列入永久保管。近年来,经济纠纷案件呈现上升之势,因此合同争议的诉讼时效也在参考之列。可见,尽管鉴定合同价值并无具体标准可循,划分保管期限也不宜一概而论,只要善于综合各方面信息,运用经济的、法律的眼光和动态观点看问题,就有助于合同档案保管期限的划分趋于准确合理。
四、对变更、撤销和失效合同的管理
对变更、撤销和失效合同的管理似乎是合同管理中的盲点,容易被忽视。事实上,由于合同具有法律意义上的特殊凭证效用,对其变更与解除也应慎而处之。
《合同法》规定,当事人协商一致的,可以变更合同。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准(解除) 登记手续的,依照其规定。因此,对已签订或生效合同进行变更、撤销或解除时,要参照法律规定办理有关审批程序和登记手续,并在合同签订方共同见证下将合同文本全部回收,统一办理变更或销毁。必要时还需对履约执行情况作出相关书面说明,双方确认后备案存查。避免因疏于管理或随意处置造成受控合同流失,而造成不必要的经济纠纷或损失。
五、合同档案信息资源的开发
长期以来,合同管理中存在的上述现象制约着合同信息资源的深入开发和有效利用。在编研方式上,除了采取传统的分类统计、数据汇总、比较分析等方式对合同档案开展一次、二次编研外,还要紧密结合社会利用需求,发掘其独特的信息内容。应当注意到,伴随世界经济一体化和中国加入WTO ,构建各个层次的信用管理体系已逐渐成为社会以及企业界的共识。积极开发合同档案资源,找准切入点,是档案编研领域新的增长点。合同管理作为信用体系管理的重要组成部分,应当与信用体系互动互惠,从而发挥更大的现实意义。
1.根据公司实际情况，建立合理的组织架构，系统化管理合同。
笔者所在的公司实施总法律顾问制度，由公司一位高管担任总法律顾问，下设法律事务管理部门，配备专业的企业法律顾问。法律事务管理部门在公司逐步实行综合归口与分级、分类相结合的合同管理体制。例如在公司市场营销部、物资采购部、科技部等有合同业务的部门，设立了兼职合同管理人员，分类专项管理其本部门的合同，逐步对公司的合同进行全方位、全过程的系统化网络管理。在管理手段上，公司的合同管理涵盖合同管理制度建设、合同审查、合同文本管理、合同专用章管理、合同档案管理、合同考核、合同兼职管理人员培训等多个方面。
2.深入分析，健全合同管理制度；优化流程，强化合同管理职责分工。
法律顾问首先从合同管理建章立制开始，对原有的合用管理办法在实施中的效果、存在的问题进行了分析和评估。在此基础上，修订公司《合同管理办法》，梳理了合同管理核心流程，对合同的订立、签订权限和职责审查、合同履行与评估等方面进行明确和规范。对公司合同管理制度的修订，即是对公司合同管理内部控制的完善，旨在达成《内部控制指引》的目标要求，即规范和加强合同管理，确保合同谈判、签订、执行、变更、解除等过程合法有效，印章保管、使用合理规范，防止未经授权的经济行为，降低运营风险，保护公司合法权益。
3.充分注重事前防范，做好合同条款法律审核、示范文本推广。
有效的事前防范不仅可以为企业节约大量的管理成本，而且有助于企业全面提高管理水平。笔者所在公司的合同审查，由项目责任部门、归口管理部门、财务部、法律部等各个专业部门各司其职对合同进行把关，有效地将合同订立纳入公司的各项管理之中，有效地实现风险的控制和事前防范。法律顾问一年中审查各类合同逾两千份，都逐字逐句严格审查，重大项目则在项目前期就参与谈判和论证，把好“事前防范”这一关。合同示范文本有利于规范公司某一类合同的签订，在合同签订这一环节进行法律风险的防控。法律顾问坚持开展了相关合同示范文本的推行工作，根据公司合同种类合同业务量特点，相继制定了《采购合同》、《加工承揽合同》、《设备维修合同》及《技术开发合同》等示范文本。法律顾问首先查阅了以往大量的合同，进行归类整理；然后提炼总结完成合同示范文本草案，再与相关部门进行了交流讨论，最终修改定稿。以技术合同为例，示范文本不仅明确合同内容，还从法律专业的角度对签订和履行环节、技术项目进度、履行期限和方式、双方权利义务、验收标准和方式、价款支付以及在知识产权归属等重要内容上做出相应说明，包括合同签订内容表述指引和法律风险说明及提示。从管理的角度上，实现在合同内控管理流程与管理、研发的具体结合，提高合同签订的水平和效率。
4.细化合同专用章管理，严格公司合同档案管理。
法律顾问的严谨与细致等优点，还应发挥在公司合同章及合同档案的管理工作环节之上。应明确合同专用章的用印审批相关要求，以及外带合同专用章的原则、申请程序、携带使用要求。合同文本明确记载着合同双方的权利义务，在一定时期内具有重要的保存价值，生效的合同文本应纳入经营档案管理。建立完善的合同档案管理制度并分类保存并不可少。正由于此，对于审结用印的合同，笔者所在的公司以书面目录和电子文档两种方式建立了合同台帐，及时记录合同编号、承办部门、合同名称及对方当事人等信息，并要求各业务部门妥善保管合同订立及履行过程中的有关资料。形成便于查找的电子信息和纸质合同档案，使合同自始至终都处于受控状态。事实证明，完整合同档案的建立，也便于总结合同履行情况，吸取经验和教训。
5.狠抓合同管理考核，加大公司内部合同管理检查的力度。
为有效防范合同法律风险，公司法律事务部门形成了对各一级建制单位合同管理情况进行年度现场检查的贯例。检查内容主要涉及各单位内部的合同管理职责分工、合同审查、签订及履行情况、合同文本管理、合同台帐管理、合同评估、合同印章管理以及上年度合同检查整改等情况，并与相关负责人和兼职合同管理员进行座谈交流。检查会形成《年度合同管理现场检查情况通报》，逐一分析各单位在执行公司合同管理制度中尚存在的问题，评价相关部门合同管理工作，提出改进意见；重点是促进各业务单位对合同履行和合同评估、部门合同管理方面工作的开展和规范。对于不认真执行公司合同管理制度和审查程序的单位和个人，给予绩效考核负评价。合同考核和现场检查工作，能督促各单位执行公司合同管理制度，在合同履行中诚实守信和全面履行。合同经办部门逐步重视对合同执行中的质量、安全、进度等履约情况的跟踪处理，注意利用后履行抗辩权、同时履行抗辩权和不安抗辩权等合同履行原则，依法保障自身权益。
6.注重法律知识普及，加强合同管理人员培训。
公司合同管理的每个环节涉及到不同部门的人员，人员的素质保证是合同管理的重点。笔者所在的公司在各单位设有兼职合同管理员30多人，法律顾问对合同兼职管理员和经办人员建立了培训机制，每年组织一次集中培训。培训围绕“合同法律风险防范”的主题，结合实务、配合案例宣讲基础法律知识，剖析合同从签订到终结的全过程，针对各环节进行风险防范提示，还制作令人喜闻乐见的PPT、动画片在公司内部宣传媒介上播放，以强化学习效果，增强了法律意识。法律顾问对合同管理人员培训的加强和重视，一方面促使公司合规文化生根开花，另一方面使合同管理工作有了法律武器保驾护航，从深层次地巩固了公司的合同管理内控体系。
二、结语
【Keywords】 nuclear power construction； file management； system building
【中图分类号】F462；G462 【文献标志码】A 【文章编号】1673-1069（2017）12-0007-02
1 引言
档案指的是社会中的组织和个人在社会中形成并保存的各种形式的数据。档案管理就是对企业以及各职能部门中的档案进行管理，最主要的就是档案的收集、整理、移交和保管等。对于核电建设来说，做好档案管理工作，对未来核电项目的改进和发展都有着重要的参考作用。
2 档案管理的重要性
档案作为企业职能活动的重要文件，不仅是企业管理的重要环节，还是企业进行?Q策、计划等活动的重要参考。对于核电建设来说，档案能够在工程验收过程中发挥至关重要的作用，还能对核电站建设成果进行相关的记录。在核电建设过程中对档案采取必要的管理措施，能够确保核电建设的管理工作顺利实施[1]。另一方面，将相关核电建设的文件进行分类处理，建立不同类型的档案。不仅能够真实、完整地记录工程进行的整个过程，还能够在核电工程竣工投入使用以后出现故障时提供重要的维修参考。
3 核电建设档案管理现状
对于核电建设来讲，档案管理工作的现状主要表现如下：首先，事业部门虽根据自身的需求制定了一系列的档案管理操作流程，但仍然还有大部分工作在开展过程中没有规范的流程，最主要的就是合同档案、工程的项目档案等[2]。其次，档案管理工作人员的配置问题，事业部档案管理配有一名专职的管理人员。有些项目部的档案资料甚至没有专门的管理人员，而是由其他部门的工作人员或者施工队的劳务人员进行兼职。进而，导致档案管理工作混乱，相关管理工作无法顺利实施。
4 档案管理体系的构建
4.1 档案管理机构建设
档案管理机构的建设需要根据核电建设项目的实际情况，对相关事宜在统一指导的情况下进行。自上而下地建立档案管理机构，在各核电建设的项目部门以及本部都需要建设档案管理部门，最终建立一个符合实际情况的档案管理机构。以此为基础对整个核电建设工程的档案进行管理，同时对整个核电建设项目的计划制定、实施和反馈等相关内容进行跟踪。实际的档案管理机构如图1所示。
4.2 档案管理体系的内容
核电工程档案管理主要是指在统一领导的基础上，根据不同核电项目的实际情况建立有自身特色的档案管理体系。同时，要兼顾分级管理的原则，事业部搭建统一的档案管理模式，明确不同部门、不同级别档案管理等工作人员的职责。并对档案管理工作的操作流程进行规范，确保档案管理工作的顺利进行。按照事业部的要求，可以将档案管理体系分为两个层次：
①管理程序。是根据体系文件的编制要求，对档案管理工作作出规范，着重对档案的分类、收集、整理、验收等方面。
②标准操作流程。档案管理的操作流程要严格遵守档案管理的相关准则，并根据核电建设的实际情况，对档案进行科学、合理的划分。常见的类别有工程类档案管理、文书类档案管理和财务类档案管理等。
5 从体系上解决档案与文件的转换问题
就现阶段我国的核电建设档案管理情况而言，大多数管理模式都是将文件与档案对立开来。文件管理与档案管理之间缺乏应有的关联，并且档案的整理巩固节奏并不是随着工程的进行而来的。所以，大多数核电建设工程的文件转化为档案的工作都是在工程竣工后进行的，不仅档案的完整得不到保证，还会造成时间和精力的大量浪费。核电工程的档案管理工作，必须确保时效性和完整性，在工程进行过程中，将文件档案化。这是现阶段我国核电工程档案管理工作面对的首要问题。因此，必须结合文件与档案的共同点，将文件管理工作融入档案管理工作中。主要应该从以下几个方面着手：
5.1 确定归档的范围
文件管理工作融入档案管理工作中，首先要确定文件是否能够归入档案范围。归档范围应该涵盖所有能够反映企业职能和业务活动的内容，档案管理体系的设计要以此为原则。并结合核电建设过程中的实际情况，对档案的类别进行科学的划分，可以分为以下七个类别：人事档案、合同档案、会计档案、科研档案、设备档案、工程档案以及文书档案。
5.2 确定归档的流程
要达到档案管理工作细化的目的，需要对归档的流程进行适当的梳理和确定。根据不同部门采取具体化的措施，建立适合自身的归档流程。从而，顺利完成对文件材料管理的相关归档流程，确保文件材料的归档完整性。同时，在处理不同类型的文件和材料时，需要对文件材料进行充分的了解，按照文件的先后顺序进行归档，并对归档流程中的要求进行明确，保证具体步骤的实施。
5.3 定期归档制度
归档时间是归档工作中最重要的参考标准。在考虑定制时间时，要考虑的问题很多，既要保证运行时间内各材料可以充分发挥效率，又要保证归档工作的完整性和真实性。另一方面，核电工程不同阶段的归档时间应该与相关部门提前沟通，制定合理的归档时间。归档时间的确定，需要参考文件的种类、实际施工流程、工作责权以及具体时间这几个角度。实现文件积累到档案化的过程，是定期归档制度确定的重要保证。从根本上降低后期档案收集和整理的时间成本，也避免了由于档案存留过多以及存留时间过长导致的文件丢失现象，保证在核电项目中档案的完整，最终实现文件向档案的方向转化的目的。
关键词：工程建设；建设合同；合同管理
中图分类号：TU723.1 文献标识码：A
一、工程合同的作用
（一）工程合同是安排项目施工的指导性文件
项目负责班子要根据工程规模和难易程度来进行施工组织、设计、计划、报表、竣工结算等。而这些内容则全部详细的表明在合同中。在签订合同后，合同管理人员要对各级项目管理人员和各工作组负责人进行合同交底，对合同的主要内容做出解释和说明，形成合同交底制度。
（二）工程合同是进行索赔的依据
合同索赔主要包括以下内容：一是由于业主违约引起，主要指业主未按《示范文本》规定完成应该完成的工作，以及未能按时拨付预付款、工程款，拖延图纸审批，拖延对承包方提出变更、索赔的答复等；二是由于工程项目本身变更引起，如工程量的变化、材料价格变化、现场签证等；三是由施工条件和环境变化引起，如一周内连续停水，停电超过8h，连续大雨不能进行室外作业等。
（三）工程合同是控制工程成本和进行竣工结算的依据
合同签订后，该工程的预算成本就可确定下来。组建项目班子时，根据预算成本按照市场法则确定责任成本，确定工程的人工费、材料费、机械台班费，及其它直接费和间接费等。项目经理组织施工时，首先可将以上费用分解到各分部、分项中去，其次可确定各岗位成本，一旦成本确定，就应合理用工、用料、控制人工费用、管理费用等，为节约工程开支、办理工程结算打下基础。
（四） 工程合同为转移风险提供可能
《示范文本》中已有违约、索赔、争议、保险、担保等转移风险条款，如能将这些内容进行协商并写进合同，那么就可将违约、变更以及自身在过程中发生的一些意外伤害向第三方转移。
二、工程合同履行中的管理对工程造价的影响
工程合同履行主要指工程施工过程中的合同管理，该阶段的合同管理对工程投资造价控制目标的实现具有重要的意义。合同一旦订立生效就产生法律效力，双方必须严格执行条款约定的权利和义务，加强合同管理，避免违约产生纠纷和索赔导致突破投资造价目标。
（一）变更的管理问题
从大量的工程实践和经验总结，合同履行中的造价控制主要应严格控制施工中出现的有关变更，即应尽可能的压缩施工过程中的工程变更。这其中有两方面的问题，一是业主在设计初期工作不到位，应在设计阶段解决的问题直到开工后才发现，使得设计发生变更，造价大幅调整。二是设计图纸的质量问题，设计图纸粗糙、错误、前后矛盾等也是造成工程变更的直接原因。三是应健全有关变更的审批制度，在施工过程中如必须变更时，应按照规定的程序办理变更手续，进行工程量及造价增减分析，有效控制工程造价。
（二）履行中工程款支付的管理
合同支付管理也是一项非常敏感而难度较高的工作，付款不及时或未按规定数额付款，将可能导致承包人的索赔。如果多付、超付，则可能造成难以挽回的被动局面，还会引发其它很多问题。因此必须加强合同的支付管理，为此应做好以下几方面的工作：首先合同签订好后应建立工程款支付计划台账，并与工程的形象进度计划相结合；其次应按照合同支付计划确保资金落实到位；第三应按合同的规定支付工程备料款和形象工程进度款以及届时扣减备料款等。
三、加强工程合同管理的措施
（一）增强管理人员的档案意识
做好工程合同的管理工作，意识是关键。首先要争取项目经理部对合同管理工作的支持，把合同管理工作像抓进度、质量与成本控制那样抓紧、抓好、抓牢。其次要增强合同管理人员的档案意识，使他们知道自己承担着归档的法律义务，以及依法利用合同档案的权利。
（二） 建立完善的管理制度
企业必须建立一套完善的合同管理制度，才能保证合同管理工作顺利进行。从项目的立项阶段开始，工程建设就应该把竣工验收的档案管理工作与五大目标等同视之，设置相关的机构部门与管理人员，并构建一个完整的管理体系，专门负责工程项目竣工验收阶段的资料收集、整理和档案管理工作。
（三） 加强合同信息化建设
伴随现代化科学技术的飞速发展，计算机网络技术和新型载体的应用越来越广泛，这这种趋势下，传统的档案管理模式必将被淘汰，信息化的档案管理模式也就呼之欲出了。因此，我们需要借助信息技术建立合同管理系统，如合同档案库、合同分析系统等。
（四） 加强专业知识的培训
要想要做好工程合同的管理工作，对档案管理人员素质、能力的培养不可或缺。因此，在工程合同管理工作中，管理人员既要懂得档案管理的专业知识，全面了解合同的内容、特点、规律和方法，又要学习了解相关的管理法规，增强对工作岗位的责任心和使命感。
（五） 严格控制竣工验收关
一般而言，工程在竣工验收前，都会对工程合同进行专项验收，一旦出现合同验收不合格的情况，是不可以进行竣工验收的。所以在工程竣工验收过程中，工程合同的各级管理部门与相关工作人员一定要严格控制竣工验收关，要仔细审查各类工程合同资料，保证竣工档案的真实性与可靠性，尽可能地将工程合同应有的作用发挥出来。
关键词：电力企业；现代化；档案管理；措施
1 电力企业档案管理工作的主要内容
目前我国的电力企业档案管理工作中存在不少问题，比如新档案补充不及时、档案顺序混乱、资料流失等。下文列出了三点电企档案管理工作的主要内容，列出该内容的主要目的是帮助档案人员明确工作内容，并有针对性地进行档案管理工作。
1.1 电力企业资料案卷
我国企业文书立卷的有关规定指出，各个企业必须及时对本企业在某一时期产生的文书资源进行整理，并将其组成规范的案卷。案卷一方面能够反映企业的成长历史、真实反映企业的社会面貌，另一方面有利于国家的监督和管理。
1.2 定期归档
出于最大程度地实现企业档案的功能和方便电力企业的各部门工作人员使用档案资源这两点目的，电力企业档案管理部门首先要定期对各部门工作文案进行采集，标上注明。再者对重要内容进行重点管理。最后对档案进行系统化分类安置，进行一一归档。
1.3 对档案的保护
很多电力企业由于历史久远，档案会随着时间变化而发生一定的损坏和遗失。针对这一情况，档案管理人员要利用有效的管理方法对企业档案进行管理，保证企业档案的长久性和有效性。
2 对电力档案安全风险的评估
2.1 在部门内建立专门的评估小组
高度重视电力档案安全风险的评估工作，为了认真落电力实档案安全工作的进行，应该进行必要的监督，要在部门之内建立专门的评估小组，小组成员要严格挑选，每一个组员的责任意识都需要达到非常高的水平，保证对电力档案进行安全风险评估工作的时候认真负责，评估小组的所有人员通过分析讨论，把评估工作的每一个细节都安排好，每一个人的责任都落实。
2.2 制定合理的评估标准
在评估过程中，想要做到有法可依，就必须要有明确的评估标准，才能保证评估工作科学与合理的进行，在制定评估标准的时候要依据我国法律和行业要求，比如在制定电力行业的档案保管安全的时候就按照电力管理档案安全管理原则来进行制定，电力档案资料的保护和保管，对环境和基础设备都有严格的要求，所以想要构建良好的档案安全体系，就必须依据我国法律和法规制定合理的措施，以达到保护档案的目的和要求来进行评估。
2.3 加强对保证评估工作的监督，以确保工作的顺利进行
明确评估的目的和方式，按照要求严格进行评估，对建设电力档案馆的必备要求进行评估，并且比对现实，以便知晓电力档案管理中的缺点，对电力档案安全体系的优化和完善是十分有效的。
3 加强电力企业档案的现代化管理
如何才能让档案管理与时代同步？相信许多的电力企业想知道这个问题的答案。下面我们结合现代化需求，提出四点优化电力企业档案管理的措施。
3.1 优化档案管理人员队伍
其一，电力企业档案管理工作人员的管理观念意识在一定程度上影响着企业档案管理局面，因此要想实现企业档案的现代化管理，首先要提高档案管理人员的创新意识。尤其是在人事制度化管理的电力企业现状下，档案的管理量日益剧增。档案管理人员的创新意识能够在一定程度上改变埋头苦干的工作方式，取而代之的是敏捷、高效的工作方式。电力企业可以通过会议形式定期对企业档案管理人员进行新知识传递，培养他们的创新意识。或者通过活动的形式宣传创新思想，提高档案管理工作人员的工作热情。通过不时的宣传和培训，提高档案人员的创新意识。
其二，一群高素质的档案管理人员能够对企业的档案进行专业、诚实管理。因此提高档案管理人员的职业道德素质也是实现档案现代化管理的重要步骤。电力企业可以在公司内部制定相关奖罚制度，通过奖罚制度提高档案人员的工作态度和责任意识，训练他们的乐观、坚强意志，提高其工作的热情，增加工作动力，从而提高他们的思想道德品质和职业道德素质。
其三，档案人员的工作能力也是决定企业档案管理工作质量的主要因素之一。因此，强化档案人员的工作技能是优化档案管理人员队伍的另一项重要工作。比如时常抽查档案人员的工作情况，不定期查看档案设置管理情况。或者进行定期的档案人员技能培训，提高企业档案管理效率和质量。
3.2 运用科技对企业档案进行信息化管理
其一，档案的资源网络体制建设是实现档案信息化管理的基础条件。因此电力企业应该使用网络对各个部门的档案资源进行分类登录，并对管理流程进行重组，使得企业资源能够满足新科技的要求。比如对于员工业绩考核记录的网络体制建设，可以在民主、公开的条件下，用网络编程各个部门以及各个岗位员工的工作任务，同时记录员工的工作业绩情况，这样不仅能够让员工们明确自身职责，还方便企业监督考核员工的工作状况。
其二，新形势下的电力企业档案管理必须以科技理念指导思想，只有这样才能最大限度开发利用企业档案资源，使其档案资源服务于企业的一切生产和发展，促进企业的经济效益。因此，电力企业应当善于运用科技比如网络计算机等科技设备，对企业的档案进行有效长期管理。
3.3 通过合同的形式强化电力企业档案的现代化管理
在当前这个法制社会体制下，合同是一项重要的、具有强制法律约束的，并且用于保障个人和单位的合法权益的有效形式。同时，合同是当今电力企业行业约束和明确双方责任和义务的现代化依据和手段。因此电力企业在与其他单位进行工程建设合作或者其他工作合作时，应当结合法律以及企业的经济利益，签订相关的合同，并到相关的权威部门进行盖章和确立，以保障其项目的相关档案的统一性、权威性和准确性。同时，电力企业还应通过经济手段对两者之间的义务、责任、利益进行明确规定，通过经济促进合同的有效履行。除此之外，企业还应该与企业内部的合同档案管理工作人员进行劳动合同权利义务的签订，使其在法律的强制约束下，认真、用心、尽职尽责保证合同的安全，从而保障公司整体效益。
3.4 加大投资，切实保护电力企业档案资源
遵照国家相关档案保护的规定对企业机密档案进行保护。首先，电力企业应当加大财力的投入，增加防窃、防寒、防灾、防毒虫等等这些保护设备，避免意外事故造成企业档案资源的损坏或者流失。其次，针对那些不同载体的重要档案，企业必须采取加密保护举措，比如设置专门的安置地点、加防护锁、身份证验证、进行档案备份、法律保护、设置多层密码等措施进行加强保护。除此之外，电力企业还应当重点落实好档案中牵连到企业知识产权和企业机密的材料，尽可能保障其档案的原貌，并且采取科学管理保护方法或者实行电子科技监督技术，以杜绝机密向外泄露的情况发生，保障企业档案系统的安全。
4 结束语
一方面，一个电力企业只有充分认识到档案管理的重要性，才能加强企业管理人员的管理，从而提高企业工作效率。另一方面，一个电力企业必须结合时代需求、运用新技术、更新管理理念，才能实现企业档案的有效管理，促进企业又快又稳发展。
参考文献
[1]段虹.浅谈电力企业档案管理如何与时俱进[J].科技情报开发与经济，2010，06：175-177.
关键词 创新 物业档案 服务民生
一、物业档案的主要内容
1.物业房屋管理档案。房屋管理档案是一户一档，其具体内容包括：（1）业主办理进住手续的委托书；（2）业主户口本、身份证、业主家庭详细情况登记表；（3）房屋交用通知单、业主入住证明、入住时房屋钥匙的交接验收单；（4）交付业主文件清单、房屋验收清单、收楼工作流程确认单；（5）物业管理服务合同、房屋电卡、燃气卡交接签收单；（6）房屋室内装饰装修管理服务协议、装修施工注意事项、装修管理手册、施工队的保证书、防水改动责任书、装修施工证，施工人员临时出入证、身份证及暂住证等；（7）更换物业产权人及其他变更资料等。
2.物业基建和设备类的科技档案。开发商移交物业的建筑、设备设施等验收竣工图纸、洽商档案以及与物业管理相关的技术文件、证件等物业维修档案，具体内容包括：（1）竣工总平面图，单体建筑、结构、设备竣工图，配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料；（2）设施设备安装、使用和维护保养等技术资料；（3）物业质量保修文件和物业使用说明文件；（4）物业管理所必需的其他资料。
3.物业文书档案。在物业文书归档过程中，应及时收集物业各项管理服务的文件材料，包括：（1）物业管理企业在承接物业、办理各种手续中所产生的文件资料；（2）小区物业站的报修登记表、零维修服务分户台帐，接待、回访复查等检查记录表；（3）房屋及公用设备设施日巡检维修记录和维护保养记录，大、中修及更新改造工程验收记录表；（4）物业小区的公用绿地、花木、养护与管理记录；（5）公共环境、公共场所、房屋公用部位的清洁卫生、垃圾收集和清运的管理记录；（6）保安、交通和车辆停放秩序的管理记录等。
4.物业合同档案。物业合同档案主要包括：（1）小区业主委员会与物业管理企业订立的物业服务书面合同；（2）物业管理区域内，供水、供电、供气、供热、通讯、有线电视、宽带等单位委托物业管理企业代收费用及定期检验协议；（3）房屋及设备修缮的工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同等。
二、利用物业档案，为百姓的安居生活服务
1.着眼长远，物业公司早期介入开发建设项目。物业公司早期介入开发项目管理是为业主把好质量验收关，建立完整、有效的物业房屋档案，减少物业管理中的矛盾和纠纷，完善物业后期管理的基础。目前，有许多物业管理单位没有提前介入到开发建设时期，物业接手后给使用和管理服务带来很多缺憾，物业服务质量不尽如人意的事情时有发生，如高层断电、房间泡水、屋面漏水等等。这严重影响了业主的生活质量，直接导致服务投诉的增加，业主往往将找开发商解决不了的问题迁怒于物业，拒绝缴纳物业管理费等等。物业公司前期介入可以将潜在的矛盾纠纷化解在萌芽状态。
2.立足当前，物业公司利用档案化解矛盾。物业档案在处理纠纷、化解邻里矛盾中发挥着重要作用。前一时期，在笔者公司管理的住宅小区内，有部分业主反映夜里睡觉时经常被较强烈的噪音吵醒。物业工程部及时委派了技术人员。为查找问题的根源，技术人员到物业档案室查阅了工程设备相关的档案资料，并与设备一一核对，结果发现是水泵房里的电磁阀装置按反了。经过与物业档案的对比研究，技术人员改装了电磁阀自动进水装置，解决了噪音扰民的问题。还有小区高层断水时有发生，居民时有投诉。为解决这一问题，专业工程师及维修人员天天蹲守在泵房，查找问题产生的原因，并多次到物业档案室查阅技术档案资料。经过认真仔细调研，找出了断水的原因，即变频器经常死机。找出问题所在，就可以解决高层断水的问题。诸如此类的事件还很多，由此可见，物业档案在妥善处理突发性、群众性事件时做出了突出贡献。
三、更新观念，创新物业档案服务
1.强化档案意识，把物业档案全面纳入物业管理工作之中。住宅小区的物业档案在城市规划建设管理中起着重要的作用。物业档案是随着物业管理行为的出现而产生的。在物业管理工作中，几乎每一个环节都离不开档案，无论是维修、养护物业设施，还是了解业主及物业使用人情况、收取管理费用、开发经营活动都离不开物业档案。物业管理工作的好坏很大程度上依赖于物业档案。因此，物业管理企业应该把加强档案的管理作为一项重要的工作来抓。将档案工作纳入企业的物业管理活动之中，健全物业档案的各项规章制度；从小区前期物业的决策论证、规划、设计、拆迁、施工、竣工等跟踪入手，凡是与小区管理有关的资料都要及时收集、跟踪建档，保证各种资料的完整准确，发挥其应有的作用；明确物业档案管理的岗位职责，实施全方位管理，保证档案的质量，促进物业管理和服务水平的提高；培养物业企业员工的档案意识；实施物业档案的网络化管理；改善档案的管理条件，加大人、财、物的投入，为提高物业管理服务质量提供保障。
建章立制是合同管理的有力保障
为了捋顺合同管理程序，防范合同管理风险，有效控制建设速度，减少潜在的经济损失，企业应根据实际情况建立相应的合同管理制度，合同管理工作做到有章可循。（一）建立企业合同管理制度要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手。合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、下达、交底、学习、责任分解、验收、履约跟踪、变更、中止、解除、终止、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠纷处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。（二）设立合同管理机构，配备专职法律人员有了健全的合同管理制度，只是为合同管理的风险防范创造了环境，合同管理人员的业务素质的高低以及执行力的强弱，直接影响着合同管理的质量。企业应配备思想水平、法制水平、文字水平、沟通能力和业务能力强的高素质法律人员，负责合同签订对方资质的审核，合同文本的合法性、严密性审核，合同的登记管理和监督检查，提高合同的签约和有效履约率，从体系上保证了合同的有效实施。（三）加强企业合同管理档案和企业合同专用章管理合同档案管理是企业档案管理的一部分，同时又是企业合同管理工作的一部分，合同档案应设专人管理，由合同章管理人员监管，并建立起严格的审核、登记、领用、发放制度，凡是经企业加盖了合同专用章的合同或其他文书，都必须在企业有备案资料并登记。
动态监管是企业风险预防和控制的有力保障
合同管理是一个系统的管理过程，即合同签订准备阶段的管理、合同签订阶段的管理、合同履行阶段的管理和合同履行后的管理。也就是围绕各个阶段开展的风险预防和实时控制的活动。（一）合同准备阶段，调研招标双重进行建设新的水泥生产线项目，需采购大小设备5000余套，土建安装项目拟投资3亿余元，还需有设计项目、勘察项目、工程监理项目以及立项前期有些公文、报告、方案的报批文等等，需要签订大量的合同。企业应当进行市场调研、价格咨询，判别各个项目的大致费用，确定选择合同相对人方式。1.费用较低的服务类项目，可简化程序企业自行选择合同相对人。项目虽小但不可轻视，同样应严肃谨慎、认真对待，针对项目进行详细的市场调研，调研内容包括：可做项目服务的企业有哪些，其资质类别、资质级别、企业信誉、服务质量、服务费用、服务期限、近年绩效等，对所调研情况都应分类比较，为企业订立合同提供依据，确保签约的可靠性和合同的有效实施。2.费用较大的工程类、设备类等项目，可通过招标公司服务。为了选择性价比较高的服务、货物及工程施工安装单位，降低合同履约风险，委托招标公司服务是企业较为理想的选择。招标公司通过专家对投标单位的资质信誉、产品性能、技术性能、产品（服务）质量、运行成本、售后服务、履约能力、近期绩效等方面进行科学评判，经过综合比较推荐适合的单位中标，为企业下一步签订合同做好了前期准备。（二）合同签订阶段，专业人员评审把关从合同签订前的准备阶段到合同签订阶段，这就意味着合同的签订已进入实质阶段。合同一经依法成立，就具有法律效力，当事人必须严格履行。为了使合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性，避免和减少履行过程中的纠纷和不利因素的出现，必须做好合同签订阶段的工作。新建项目需签订合同很多，企业应预定的最佳目标和起码标准，拟定标准的合同文本。作为甲方，应尽量采用本企业的合同文本。用本企业的文本，起点高，顺着自己企业的思路。双方当事人协商一致拟定的合同文书，还应该进行必要的审查把关，避免合同内容的漏项和质量要求降低的风险。企业应指定相应的工程技术人员、财务人员、法律人员分类别审阅合同，避免出现差错。如果是通过招标确定的中标人，合同文本应与招标文件、投标文件进行对比，选择有利于招标人的内容。如经审查，认为切实可行无疑义，最后双方签字并加盖合同专用章，合同成立并生效。（三）合同履行阶段，定期监督检查签约的目的主要是保障合同的及时有效履行，防止违约行为的发生，对合同的履行进行监督是十分必要的，是合同管理的重要环节。通过检查可以知道企业各类合同的履行情况，及时发现影响履行的原因，以便随时向各部门反馈，排除阻碍，防止违约的发生。企业应定期对合同履约情况进行监督检查：1.服务报告类检查项目包括服务质量、报告质量是否能通过政府相关部门的审批，时间是否满足合同约定等；2.设备类合同检查包括货物数量验收，品种规格验收、物品外观及尺寸验收，材质检验，文件资料验收，安装运转验收情况等；3.工程施工安装合同检查内容包括相关人员学习合同文件记录，对施工管理人员进行详细交底记录，工作质量和工程进度记录，特殊情况处理记录，风险防范措施记录，有关各方的沟通的信件、请示、签字指令、会议纪要、索赔文件、合同变更文件存档记录等等。各类合同履约情况是否满足合同要求，如与合同约定不符，则应调查情况查找原因，发现存在纠纷隐患，及时解决，避免合同风险。（四）总结履行情况，提高管理效率归纳整理和总结经验可以有效促进企业管理水平的提升。企业应根据不同业务合同进行分类归档，构建业务合同库。合同履行完毕或合同的权利义务终止后,合同管理部门应将每份合同的背景材料，当事人主体资格及资信等证明文件，合同审查意见书，合同正本(含附件)，授权委托书，合同履行情况、争议解决情况的说明，合同变更、解除的相关文件，合同双方的往来电函和协商记录，其他与合同有关的文件，分类归档，以备查考。建立优良供应商、服务商名单。当每份合同履约完毕，企业应当及时对合同主体、货物交付、产品（服务、施工）质量、售后服务等作出评价，以待日后补充备品、配件，后续服务，选择生产商及经销商、服务商做好准备。合同履行评价划分为优、良、中、差四个等级，优级完全按照的约定履行合同，质量优良，质保期质量完好；良级经督促完成合同，质量较好，质保期经商家电话指导完善；中级经催促二次以上完成合同项目，质量有瑕疵，质保期商家进入现场修改完善；差级送货延期较长且产品（施工）质量有瑕疵反复修改完善。合同管理制度化，过程控制程序化。企业应认真对待每份合同，做到准备充分，共同把关，监督检查，总结提高，从而实现合同目的，确保建设项目的顺利完成。
本文作者：智春兰工作单位：西山煤电（集团）有限责任公司水泥厂
关键词:建设项目;工程监理;合同管理;监理工程师
中图分类号:TU712 文献标识码:A 文章编号:1009-2374(2010)09-0134-02
通过实行建设监理制度,我国建设工程的管理体制开始向社会化、专业化、规范化的先进管理模式转变。这种管理模式,在项目法人与承包商之间引入了建设监理单位作为中介服务的第三方,进而在项目法人与承包商、项目法人与监理单位之间形成了以经济合同为纽带,以提高工程质量和建设水平为目的的相互制约、相互协作、相互促进的一种新的建设项目管理运行机制。这种机制为提高建设工程的质量、节约建筑工程的投资、缩短建筑工程的工期创造了有利条件。根据笔者在多年在监理工作的体会拟谈谈建筑工程项目中工程监理工作的合同管理。
一、合同管理在工程监理中的重要性
(一)合同具有法律约束力
工程监理是监理单位受建设单位业主委托或者由建设单位通过招标竞争方式择优委托监理单位,承担其项目管理工作。监理工程师的监理依据是监理委托合同和工程承包合同。委托是一种契约关系工程监理是管理性的经济法律关系政府监理和委托协作性的经济法律关系社会监理的集合,工程承包合同的法律依据是中华人民共和国经济合同法。
监理工作的依据是合同,合同具有法律的约束力即可以说监理工作受到法律保护来自于合同,因此仅仅从这一点就足以说明合同管理在监理工作中的地位是至关重要的。
(二)加强合同管理有助于监理目标的实现
监理目标控制除了采取科学的和有效的方法和手段外,主要是取决于合同控制或管理好坏。满足合同要求的行为和过程是可行的,既满足合同要求的建设行为及施工过程是令监理工程师满意的,达到这样要求的监理工作又是令业主满意的,因此是理想的。合同管理与监理目标控制关系如图1所示:
(三)合同管理是监理工作的基础
在整个监理工作中费用控制是四项控制中的核心,是施行进度控制与质量控制的基本手段。而费用进度质量控制的目标值是事先经合同形式约定的。所以合同管理应该是整个监理工作的基础,监理工程师所进行的管理工作实质上就是合同管理工作。无论是进行质量监督还是费用支付或是进度控制都要依据施工承包合同办事,只有依照合同处理问题才能保证合同各方全面履行合同。因此从充分发挥监理的功能来说做好合同管理在监理施工过程中也是非常重要的。
监理行业作为市场主体直接参与建设工程管理,在整个建设项目的施工阶段要想把进度、质量、投资搞好和协调好各方关系,就必须要求所有参与建设项目管理的监理人员真正认识到合同管理在工程监理工作中的地位。
二、监理工作中合同管理的内容
合同管理的内容分为合同履约管理和合同文档管理。
合同履约管理亦称合同控制,就是根据合同条款的规定,工程施工过程中,对当事人的双方的建设行为和工程建设的过程进行有效的控制和监督,保证合同顺利执行。
合同文档管理亦称为合同档案管理,属监理档案管理的一部分,是对包括合同在内的,以及合同有关的文件、信函、电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件,各种记录、证明、录像、照片、纪要、报告、图纸以及说明等进行的归类、编码、整理、存放、保管、检索、分析和使用等系统管理工作。合同档案是工程技术档案的组成部分,是合同履行的真实记录和有效的法律证据,因此,合同档案管理非常重要。
监理工程师的合同管理工作主要在施工阶段。在此阶段中,合同管理的主要工作如下:(1)工程分包管理;(2)工程变更管理;(3)工程延期管理;(4)合同索赔管理;(5)合同纠纷的协调;(6)合同支付管理;(7)合同档案管理;(8)工程保险管理。
三、监理工作中合同管理的做法
由于我国国情和文化背景所致,许多情况下在合同谈判要约条件时比较重视,一旦合同签订后的执行过程中就重视程度不够,甚至将合同搁置一边;投标单位在思维逻辑上也存在较大落差,认为反正工程已拿到手,把任务完成即可。这种认识在承包人和监理人员中普遍存在,从而导致人们在工程管理中合同约束概念淡薄。为解决这个问题,监理单位接到中标通知后应及时组织派驻现场的监理工程师全面认真地阅读熟悉甲、乙双方和监理的招投标文件,全面掌握施工合同和监理合同内容。
从工程实践中看,要想在建设项目过程中把握监理工作的主动权,做到办事有根、表态有据,监理工程师应从始至终抓住合同这个牛鼻子不放,才能处于主动地位。目前许多工程不注重合同条款,盲目地干,直到竣工后对方按合同约定算帐时方如梦初醒,导致相互扯皮,给工程投入使用和投资控制带来不利影响,甚至诉诸法庭,这种教训实在太多太深刻了,施工各方应引以为戒。
(一)公平公正履行合同
“守法、诚信、公正、科学”是施工监理工作的基本准则。根据《建设工程监理规程》“监理单位是建设单位在施工现场唯一的管理者”的规定,监理单位派驻现场的监理工程师既代表监理单位在现场履行合同约定的责任、权力和义务,也代表甲方监控施工合同条款和招投标文件的落实。那么,如何履行好责任、权利和义务,就是要坚持公平公正地处理有违合同条款的各种矛盾。
现在建筑市场存在着诸多矛盾点,有相当一部分是由社会条件和商的选择等问题。这些都是当前建筑市场中建设单位司空见惯的违约现象。针对这些行为,监理工程师应当在监理合同约定条件范围内,以积极公正的态度加以处理,做到主动预控,及时书面提示建设单位防止违约,化解风险,一旦发生应及时召开专题会协调解决产生的矛盾。对产生的利益纠纷应明确责任,合理解决。一时解决不了的应各方书面备忘,待时机成熟再行公正处理。
一般来讲,在建筑市场的竞争中尤其在合同履行过程中,承包人总是处于弱势地位,鉴于此,作为建设工程施工监理单位及其委派的监理工程师更应有根据地维护合同和招投标文件要约条件,正视矛盾、运用不同的合理手段和措施适时处理,做到不积压矛盾;既代表建设单位利益,又维护承包人的合法权益。
(二)实事求是 科学管理
建筑工程产品与其他工业产品的最显著区别在于体量大、生产周期长和采用的产成品构配件上千上万种。在长时间的建设过程中,各参建方都可能在履行合同过程中有违约事件的发生。那么,要使各方做到在合同约定范围内规范性合作,就应在履行合同过程中坚持实事求是。
首先建设工程参建各方在合同履约过程中应不断地进行目标一致性的协调。在协调问题上,施工监理工程师应当主动牵头进行组织。只有经常协调过程中发生或预测将要发生的违约风险点,本着风险共担、同舟共济的原则,及时化解或消除风险,才能大大降低合同管理中发生的违约现象。
坚持实事求是,就要求合同主体各方应敢于承担责任。建设单位不能一谈到有关自身工作不到位或者社会条件制约因素导致违约责任就如临大敌,视承包人在推卸责任和转嫁风险,甚至一提违约索赔就大为恼火,认为是有悖常理的不规范行为。笔者认为,具有真正市场经济头脑的建设单位应该正视和承认违约责任,将之看作是甲方与承包人在工程施工管理过程中的一种很正常的经常性经济活动,是工程建设的重要组成部分,应以积极合作的姿态来对待。
坚持实事求是,就是要求承包人加强合同管理,严肃认真地履行施工合同和抓好分包合同和采购加工定货合同的落实。建设工程承包人绝对不应当从中谋取不正当利益,要自觉地用合同约定去约束企业的施工行为,完成合同要求的任务。依据《经济合同法》的原则,履约双方的权利义务是平等的。对于任何一方的违约行为,应是在履约双方之间进行的,如果不执行合同合约而给对方造成损失时,双方有依据合同约定提出合理的索赔要求的权利,要敢于依约据实提出索赔要求。
工程实践中往往会发生建设单位向承包人提出工期和质量问题的质疑,承包人往往会提出许多无证据的理由来回避自身的责任。针对这种矛盾,监理工程师应在监控承包人和建设单位履约过程中,切实加强数据证据和资料的收集整理,用确凿的数据证据来说服各方并做出合理准确的判断。
在施工过程中要切实做到收集各方违约资料,力求完整,手续齐全,及时准确。监理工程师要既有既成事实,又有责任归属证据,同时还要有判断违约的资料和数据。
在处理承包人向建设单位提出违约要因和索赔要求时,监理工程师应进行充分分析。首先要把握事件与合同对照是否出现费用增加或工期延长,是否会对质量和功能造成影响,排除虚拟臆造成分。同时要甄别分析费用增加和工期延长的因果关系,从而划清责任,在此基础上按合同约定的程序进行协调处理。
监理工程师在以下方面应特别给予重视:
1.向建设单位索要完整的建设工程招投标文件。
2.收集合同变更文件或补充协议,要求承包人和建设单位提供完整的分包合同、采购合同。监理工程师应主动及时收集官方的物价指数和国家法律法规及行政行规章等。
3.收集整理各种会议纪要和往来电函。
4.收集工程照片和音像资料。
5.收集工程进度计划包括被监理批准的施工组织设计或施工方案。
6.积累工程计量和结算资料。
7.整理工程检验资料和各种试验数据。
8.收集设计变更和工程洽商,整理好工程图纸及其他设计文件,做好监理日志。
四、结语
一、档案在企业经济转型中的重要作用
当前，企业正面临着进一步改革深化，经济发展方式也在向集约型、知识型、创新型转变。档案管理必须进一步强化服务意识，坚持与时俱进，勇于探索和尝试新的档案管理手段，才能适应新形势的需要，充分发挥档案在企业生产经营及各项工作中的重要作用。
1、利用综合档案信息，为企业的经济转型决策提供重要依据。随着现代化建设的发展和改革的深化，企业的经济决策已由领导者的经验决策转变为科学决策。科学决策不是灵机一动拍板就可以定案的，而是需要在掌握大量信息的基础上，经过系统分析、思考、判断的过程后作出。尤其是在企业面临经济转型的关键时刻，如何顺利完成经济发展的转变方式、开拓新的经济增长点，怎样深入地开展技术研究和科学管理、建立健全现代化企业的各项规章制度等，已成为当前必须解决的问题。作为真实地记载和反映了企业的生产经营、行政管理、组织机构、生产技术以及产品生产、科学技术等多项重要内容的企业档案，在企业转型决策各环节的地位和作用是举足轻重的。这些丰富的信息资源，是企业领导者在经济转型过程中进行决策的重要基础。
2、利用财务审计档案，在企业转型的资金运作中发挥重要的参考作用。财务审计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料以及审计报告、资料等，它是记录和反映单位经济活动的重要史料和证据。企业的各种应收账款档案、知识产权档案、金融票据档案、股权档案、动产档案、不动产档案、年度、专项审计档案等，不仅是企业进入金融市场、寻求融资的工具，更是企业进行市场经营、资金运作的重要依据。特别是对于一些生产项目的重大投资，在进行调研论证作出决策时，企业的财务审计档案信息是不可缺少的重要因素。
3、利用工程档案，为企业转型中的生产经营服务。工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，到勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的各种信息资料，它是工程勘察设计单位档案的主体，是企业十分宝贵的技术财富。工程档案在企业向科技型、节约型、创新型转变过程中，起着关键性的重要作用。因此，在企业进行转型时的生产经营活动中，要充分发挥工程档案在项目选择、可行性研究论证、招投标、工程设计中的作用，进一步增强企业的竞争能力，提高企业的技术质量和经济效益。
4、利用人力资源档案，做好企业转型中的稳定工作。作为工程勘察设计改制重组后的存续国有企业，几年来我院虽然取得了一些改革发展的成绩，但从目前看，还存在着一些弊端，职工身份的转变还不彻底，人们的思想观念也有待进一步提高。因此，在企业深化改革进行经济发展方式转变中，要利用人力信息资源，重点做好比较敏感人员的思想政治工作。同时，进一步建立健全劳动合同档案、劳动关系档案、社会保障档案，在落实各项政策中维护企业在经济转型中的稳定。
二、企业档案管理部门如何更好地为经营服务
1、提高认识，更新观念。在企业经济发展经济转型的新形势下，档案管理工作必须进一步强化服务意识，更新服务理念。增强档案管理工作人员的历史责任感和使命感，以积极主动的工作姿态，紧紧围绕企业经济转型的新特点、新问题、新方式，创造性地服务好企业在转变经济发展方式中的各项工作，使档案管理真正成为促进企业经济转型的加速器。
2、利用多种方式，积极提供企业利用。不仅提供查阅目录，档案管理部门还可根据企业经济转型的需求，有针对性地收集、编辑企业转型所需要的专项档案资料信息，积极挖掘、充分利用现有库存资源，主动上门，为企业经济转型提供个性化的优质、高效服务。
3、改善服务手段，提高服务水平。档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化特点决定了档案的服务手段要不断改进，才能适应新形势的需要。档案管理要重视利用现代化的计算机网络技术，采取丰富多彩的利用形式，充分发挥档案资料信息在企业经济转型中的作用。这就要求档案管理人员既要有档案管理者应具备的服务意识，又要努力掌握现代化管理技能。
农村社区经济合同作为反映集体资产、资源经营状况的协议文本，是社区的重要档案资料之一，在明确村集体与承包者权利义务、保障集体和群众合法权益等方面发挥着重要作用。随着市场经济的发展，农村社区集体经济规模不断壮大，越来越多的经济活动通过经济合同的形式进行。建立健全农村集体经济组织合同档案管理制度，规范农村集体经济组织合同行为，是规范农村集体经济活动的基础性工作，是充分保证村民的知情权、参与权、决策权、监督权的有效途径，也是协调国家、集体、个人三者利益，壮大农村集体经济、维护农村社会稳定的重要举措。
主要问题
青岛市城阳区下辖6个街道办事处、190多个农村社区。近年来，随着城市化进程的逐步加快，特别是高新技术产业、制造业、现代服务业的崛起，区内大部分农用土地已被征用。顺应经济格局的转变，农村经济合同也由过去以土地承包、流转合同为主，其他经济合同为辅转变为现在的以土地厂房租赁、对外投资、基本建设等经济合同为主，土地承包、流转合同基本不再存在的格局。当前，该区社区经济合同管理工作主要存在以下几个方面问题
合同的制定和管理不规范。少数社区干部的民主管理意识淡薄，对相关政策法规的学习不够，特别是对《合同法》知之甚少，往往以自己的主观意志制订合同条款，致使合同条款的签订不规范。合同的内容得不到有效的公开和监督，致使人情合同、暗箱操作等情况时有发生，签订经济合同未真正履行民主决策程序，民主管理和民主监督工作流于形式。部分社区合同管理权力分散，未执行统一管理，合同制定后，相关人员没有及时将合同移交档案管理人员，有的散存在个人手中，造成合同保管存在极大的安全隐患。
合同的内容存在不合理、不合法现象。主要表现在存在低价租赁、超期限租赁等问题。部分社区经济合同的签订不规范，合同款项不全、内容不具体的问题比较突出，个别社区甚至存在口头协议的现象，一定程度上制约了合同的法律效力。截至目前，全区190多个社区，共签订各种经济合同7164份，标的额38，73亿元，其中，较为规范的经济合同占70%，不够规范的经济合同占30%。还存在一些社区签订租赁合同时，合同期限约定为30年，明显违反了《合同法》关于“租赁合同期限最长不得超过二十年”的法律规定。
社区经济合同多口管理，监管工作存在盲点。根据有关政策法规，社区经济合同归口多个部门管理。例如，社区经济合同的法律公证归口司法部门管理，租赁合同归口工商部门管理，基建合同归口建设部门管理，土地承包合同归口农业部门管理等等。因此，单纯依靠农业部门来抓好社区经济合同管理工作是远远不够的。
“签约容易，履约难”。少数社区干部“新官不理旧账”，对以往形成的合同应收款存在畏难发愁和怕得罪人的思想，清收措施不力，效果不大。同时，部分合同对方恶意逃废债务，全区社区土地租赁费和厂房租赁费拖欠金额占应履约金额的10%左右，导致部分合同资金沉淀流失，削弱了社区经济的规模实力。
管理现状
根据新形势下的经济发展需要，城阳区立足实际，及时调整工作重点，在继续加强社区财务开支监管的同时，着力抓好社区经济合同的管理，不断加强和完善对社区合同档案的监督管理。
建章立制，规范管理。出台了《关于加强村级财务和资产规范化管理的暂行办法》，对社区集体组织出租、出让、发包和拍卖集体资产，以及对外投资、基本建设等方面的经济合同管理工作进行了具体规定，为全区社区经济合同的规范化管理提供了制度保障。流亭等街道办事处也结合各自实际，制定了《关于村级财务和资产管理实施细则》等规范性文件，确保合同内容符合集体资产的增值保值，群众利益不受损害。
依托代管，强化监督。结合农村财务“双代管”的实施，区相关主管部门指导各个社区普遍建立了《社区经济合同管理台账》，对社区各类经济合同的签订、履约和解除等情况，实行了专人、专账、专柜以及全过程、动态化管理。及时掌握了社区大额资金的收入来源，从源头上建立了防范机制。同时，各街道都成立了村级财务代管服务中心，在加强对各社区财务双代管的同时，积极加大对社区集体经济合同的管理和规范，要求各社区经济合同签订后，必须将合同原件或复印件报到街道财务代管服务中心登记备案。各街道对社区经济合同进行了不定期清查，督导有关社区对不规范经济合同进行了依法补签和完善：着重抓好对土地、厂房等租赁合同的管理，督导社区依法做好租赁费的及时清交，有效遏制了社区集体资产的流失。
依法指导，民主监督。为避免社区居委会干部在签订经济合同时由于决策的失误，给集体财产造成不必要的损失，根据《农村集体资产管理条例》等政策法规要求，城阳区明确要求在签订经济合同时必须启动民主决策程序，必须落实重大事务决策制度和村务公开制度，在社区“两委会”提出意见后，要及时召开民主议事会进行研讨，然后由党员大会讨论，对涉及金额较大的合同，要求反复征求意见，特别是要征求本社区的能人、企业家的意见。通过规范合同签订程序，有效减少了盲目签订合同带来的损失。同时，对运作过程中行成的档案资料，及时进行归档整理，纳入保管范围。
建议与对策
进一步完善关于农村集体经济组织合同管理的指导性意见。应根据国家、省、市相关指导意见，对城阳区《关于加强村级财务和资产规范化管理的暂行办法》、《关于村级财务和资产管理实施细则》、《城阳区社区档案文件材料归档范围和保管期限表》等规范性文件进行进一步修订，指导性意见应从原则上，就经济合同的签订、所遵循的原则、订立的具体要求以及合同的纠纷处理、合同的管理、责任的追究以及档案保管规范细则等进行明确的说明，使农村经济合同的管理工作有法可依、有据可循。
加强组织协调，切实发挥各有关部门的监管职责。由区里相关分管领导牵头，组织司法、工商、审计、农业、档案等部门，根据各自职能，各负其责，依法做好对社区经济合同的监管工作。各街道办事处应在各专业部门的指导下，在继续做好农村财务“双代管”的基础上，依法做好社区经济合同的监督管理，不断完善民主决策、台账登记、集中备案、定期清查、档案监督管理指导等各项管理制度。
进一步提高合同管理人员的业务素质和工作技能。随着农村经济的发展，经济合同的内容越来越复杂，合同档案保管和利用的频率也越来越高，涉及的知识越来越全面，对合同管理人员的要求也越来越高。要通过举办培训班等形式，加强对街道、社区干部的政策法规以及档案业务培训，不断增强其依法管理集体资产的能力，提高社区经济合同的规范化管理水平，更好地促进社区集体经济的健康、可持续发展。
