时间：2023-05-16 11:09:05
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案存档管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.管理技术落后，不足以管理现存的电子科技档案。由于目前的企业科技档案科学化程度较高，种类繁多，导致传统的管理模式不能够真正的解决管理任务。管理人员的认知程度低，无法真正做到毫无损坏的保存，造成科技档案的流失和损坏，甚至由于疏忽会导致科技档案失真。档案作为资料具有历史价值，一旦失真，会造成巨大的损失，严重影响企业的发展。
2.档案管理人员对科技档案的认知程度低，没有完全重视科技档案存在的价值。由于档案人员的素质水平较低，往往忽视了科技档案存在的长远意义，从而对科技档案的管理马马虎虎，时常造成档案有借无还。档案记录着企业发展的历史和未来，所以管理员不仅是整理档案，还需要保证档案的真实性、完整性。
3.档案管理的难度加大，由于科技档案的存档大多数类型是纸张，而且还存在大量录音、图片、影像等电子档案。电子档案的存档难度大，保密性强，所以需要有保密措施，严格档案管理的科学性和技术性。一般情况下，电子科技档案比传统的纸质档案更难保存，更难管理，所涉及的每个步骤都有很高的的难度，加大了科技档案管理的难度。
4.档案管理的程序单一，只是简单地讲档案进行分类、归纳、装订。所以没有真正的达到科技档案的管理价值。科技档案的使用频率高，所以会借借出出，如果没有及时对损坏的部分进行修补，时间长了，会造成档案部分丢失，记录不全，损失其科学价值。
二、如何做好科技档案的管理工作
1.加强科技档案管理人员的积极性
科技档案的管理复杂繁琐，所以需要热情的投入。枯燥的档案管理要想培养积极性，必须全身心的投入到工作中。还要加强档管理人员的档案管理专业知识，能够有效的管理档案的存在价值。建立完整一体的管理系统，严格控制借出、归还的数据，真正做到档案不损坏，不丢失，不失真。减少胡乱翻阅的可能性，把具有保密性质的档案进行单独管理，切实用科学的手段做好保密工作，防止资料泄露，影响到企业的长期发展。
2.建立电子科技档案独立管理模式
电子档案与纸质档案的管理方法不一样，所以在管理电子科技档案时，不能只用传统管理的方式。电子档案通常使用电子文本，或光碟形式，以及音频、视频的模式呈现。在对电子档案进行管理的时候，也要整理好档案的位置，把相同内容的档案进行规整，建立多个文件夹，方便查找。同时还要注意网络的稳定性，避免受到病毒、网络黑客等外界不良因素的破坏，造成资料丢失。
3.转变科技档案的存档模式
由于时代的进步以及科学技术的发展，网络化、电子信息化技术发达，所以企业的存档要多采用电子模式。传统的纸质存档逐渐退出历史舞台，同时电子档案的存档方法简单，并且存档时间长，存档效果好，还可以进行多数量备份，加大了安全可靠性。所以，在与时代同步发展的同时，也转变科技档案的存档模式，做到既方便又安全、从根本上解决存档难的问题。
三、结语
关键词：水利科技；档案管理；问题；对策
水利科技档案工作是集中统一管理水利科技档案，维护水利科技档案的完整、准确、系统、安全，实现水利科技档案在水利科技管理工作中的有效利用[1]。不同于一般的档案资料，水利科技档案对科研项目的运行有着至关重要的作用[2]。为了更好地管理利用水利科技档案，本文根据实际调查，分析水利科技档案管理工作中存在的主要问题，在此基础上提出加强水利科技档案管理工作的对策。
一、水利科技档案管理工作存在的主要问题
由于水利科技档案数量大、种类多、技术性较强，对档案管理人员专业知识水平要求较高。就目前水利科技档案管理来看，档案管理人员专业技术能力难以达到要求，通常需要科技项目人员负责档案原始资料的收集、整理工作。而科技项目人员虽然具有很强的专业技能，但是却缺乏相应的档案管理工作经验，所以水利科技档案管理工作中经常存在因归档资料不齐全、档案资料遗失导致的归档率低等问题。对安徽省水利部淮委水利科学研究院科技档案存档现状的调查发现，近十年来科技档案归档率平均为78%，但不同项目归档率差异较大，有的业务部门归档率能达到100%，有的业务部门归档率甚至不足50%。归档率低主要是因为水利科技档案管理工作还存在以下问题。
1.档案管理工作操作不规范
部分科技人员在归档过程中，由于缺乏档案管理意识，经常出现不按科技档案管理流程进行操作的现象，这是导致科技报告前期管理与后期存档衔接不良的主要原因。比如科技报告未领取编号就进行打印，而科技报告与合同也未建立对应关系，致使存档时对科技项目核对产生困难。调研中发现，近十年内有近四分之一的报告编号是后期补齐的，这对科技档案管理工作产生了负面影响。
2.档案资料收集不完整
科技档案资料是伴随着项目整个生命周期的。然而在项目开展阶段，很多科技人员没有按照科技档案归档规章制度收集、整理资料，往往是到科研项目即将验收或者结束需要进行存档时，才从已有的科研资料中查找、整理所需要的归档资料，这时就会发现材料缺失，如合同、评审材料不齐等，无法在规定时间补齐档案资料，最终导致存档困难。
3.科技人员档案意识薄弱
科技人员在水利科技档案管理工作中占有重要位置，但部分科技人员没有意识到科技项目存档对项目实施的重要性，只是单纯地认为存档就是资料文件的存放，尤其是在工作繁忙时，更是忽略存档。科技人员这种薄弱的存档意识也是造成科技档案存档率低的原因之一。
4.档案管理人员参与科技档案过程管理较少
由于档案管理人员大部分时间忙于档案的整编和档案借阅，工作时间精力有限，且科技档案专业性较强，档案管理人员科研知识有限，未能充分发挥专业特长，给予科技人员科技档案整理方面的专业指导。
二、加强水利科技档案管理工作的对策
1.完善档案管理机制
一是建立健全档案管理规章制度，实现档案管理制度化。制定《科研项目档案管理规定》《科技档案存档流程》等规章制度，规范档案管理业务流程。水利科研项目周期长、资料多、涉及面广，结合这一实际，可建立基于项目不同阶段的归档制度，让归档工作细化到项目周期的每一个过程。从项目申报、立项开始，根据项目实施的不同阶段分步骤进行。在项目的每一个周期开始前，档案管理人员规划这一阶段需要的档案资料，并注明档案资料所需格式以及获取来源；每一周期结束，科技人员提交当期所需档案，档案管理人员及时审核资料的完整性。二是建立部门档案管理考核制度，实现档案管理责任化。强化科技人员的档案意识，建立科技人员档案管理责任制，让每一份档案资料都能找到相关负责人员；并且在此基础上可设定考核标准，科技人员要达到一定的存档率才算完成档案管理工作；同时，还应该建立部门档案工作激励机制，适当奖励存档工作优秀的科技人员，提高其档案管理热情。三是建立档案管理与项目管理有机结合制度，实现管理规范化。科技档案管理工作是伴随着项目工程的整个生命周期的。因此要从制度上保证档案资料的收集整理工作围绕科研项目的每一个阶段，将项目管理与档案管理有机结合在一起，做到同时规划、同时实施、同时检查。
2.提高相关人员专业素养
一是加强对科技档案管理工作的宣传。一方面，从档案价值角度大力宣传科技档案管理工作的重要性，让科技人员能够充分认识到自己的责任及其在档案工作中的价值，更好地发挥科技人员在档案管理工作中的能动性；另一方面，积极宣传《档案法》等档案管理规章制度，让科技人员充分了解档案工作中的制度与流程，更好地推进科技档案归纳、整理工作，确保档案内容的完整、准确，提高科技档案的价值，为后续的科学研究与科技服务工作提供更多信息。二是系统培训科技人员档案管理专业素养。档案管理人员要尽可能了解、掌握科技项目相关情况和专业知识，科技人员在档案管理工作中，也需要提高相应的档案管理意识，不断增加档案管理工作实践经验。可定期系统地针对科技人员进行档案管理知识培训，减轻其档案管理工作困难，以便更好地推进科技档案管理工作。三是档案管理人员参与科技档案过程管理。档案管理人员根据档案管理的流程与档案资料收集工作中的要点，编写档案收集目录，在科技项目各周期开始前发送给科技人员，在周期结束前及时提醒科技人员归档，并及时对收集的资料进行审核、整理。四是建立帮扶团队。针对归档率过低的部门建立专门的帮扶团队。抽调档案管理人员成立专门的帮扶团队，跟踪科技项目的整个周期，协同科技人员共同建立科技档案；同时找到归档过程中科技人员的具体困难，提供解决方案，以便科技项目档案归档进展顺畅。
3.提升档案管理技术水平
一是档案数字化。借助信息化、电子化设备对新档案进行收录、整理、存储，同时对旧档案也应进行数字化处理，建立健全数字水利科技档案库，为档案的检索、利用提供便捷条件。二是操作便捷化。利用网络平台提供便捷的归档服务。一方面，简化存档方式。当今时代众多资料都以数字化形式存在，相较于申请获得档案编号再将文件进行打印，在移动数字化存档进程中，科技人员可以直接将资料提交到相应类目下的档案中获得档案编号，同时进行存档工作，简化存档步骤。另一方面，简化归档方式。从传统的手写移交目录，找相关项目负责人签字，逐步转变为网上申请目录移交工作，相关负责人网络审核确认，档案归档入电子库，同时保留纸质资料入档案室。以便捷的线上操作代替传统线下确认，省时省力，方便管理。三是提示智能化。在科技人员项目实施过程中，结合小程序等应用，在特定需存档周期设定提醒，避免科技人员在存档时漏存资料，为后续的档案管理工作提供便利。四是宣传移动化。除了借助传统的宣传栏、宣传册以及电子显示屏等形式，还要发挥新媒体优势，利用微信公众号、小程序等构建宣传平台，让宣传不再是“一次性”活动，使科技人员可以在相应的移动平台快捷地了解科技档案制度，实现宣传工作无处不在。
4.充分开发档案价值
优化档案资源，将传统认知中仅用于保存的档案，通过分类、组织等知识化工作，转化为服务于水利科学研究的科技档案知识库，提高档案资源的价值，把存档工作变成服务于科研工作的一部分，提高科技人员的建档热情。
甲方：_________
乙方：_________
根据国家有关法律规定，本着双方互惠互利，共同发展的原则，经甲方、乙方双方协商，特订立本合同，以便双方共同遵守。
一、乙方自愿将档案、资料寄存在甲方。
二、乙方寄存的档案、资料所属年度为_________到_________;档案数量为_________卷，具体见交接清单。
三、乙方的档案寄存保管期为_________年，从_________年_________月_________日起至_________年_________月_________日止。
四、乙方按标准向甲方缴付寄存费_________元后，双方办理寄存档案的交接手续。
五、寄存期内乙方因特殊情况须提前退回寄存档案的，甲方不退还寄存费。
六、寄存期满乙方如需延长寄存期，应重新签订协议。
七、因不可抗力造成寄存档案受损，甲方不承担赔偿责任。
八、甲方的义务和权利。
1.负责提供寄存档案存放的场地、技术设备、管理人员。
2.负责寄存档案的保管、保护，确保档案安全。
3.负责寄存档案的管理、统计、查寻、检索。
4.拥有寄存档案的管理权，有权查验利用者的身份证明。
5.对寄存期满不取走的档案有权进行处置。
九、乙方权利义务1.寄存档案应具有保存价值，经过整理，编目，也可委托甲方提供有偿整理编目服务。
2.应按收费标准向甲方缴纳费用。
3.查阅利用寄存的档案应出示寄存者有效证明(单位介绍信、身份证、工作证)。寄存者利用其所寄存档案不再收取档案利用费。
4.对寄存的档案拥有所有权。寄存期满，如不继续寄存须在期满后60天内取走所寄存的档案。
5.享有优先利用权，并可以对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。
6.对因甲方管理不善造成虫蛀、霉变、遗失等问题，有权要求赔偿。
十、本合同执行过程如有未尽事宜，双方协商解决。
十一、本合同一式二份;甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。
甲方(盖章)：_________乙方(盖章)：________
法定代表(签字)：_________法定代表(签字)：________
_ _________年____月____日_________年____月____日
示例2
合同编号：___________
保管人：______签订地点：___________
寄存人：______签订时间：____年____月____日
第一条保管物
保管物名称：____________
性质：________________
数量：________________
价值：________________
第二条保管场所：________________
第三条保管方法：________________
第四条保管物(是/否)有瑕疵。瑕疵是：________________
第五条保管物(是/否)需要采取特殊保管措施。特殊保管措施是：________________________
第六条保管物(是/否)有货币、有价证券或者其他贵重物。
第七条保管期限自________年________月________日至________年________月________日止。
关键词：网络环境；档案管理；影响
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）11-00-01
传统的机关档案管理模式主要以机关档案室为主，以纸质材料为机关收集、管理档案，这既不利于档案的长久保存和查阅，也影响了档案管理工作的创新和发展，而网络技术的发展和计算机的普及应用，更是对传统的机关档案管理工作带来了深刻的影响和冲击。因此，探究网络环境对机关档案管理的影响对于促进机关档案管理工作的发展和革新具有重要的现实意义。
一、网络环境对机关档案的形式产生了影响
在当前的网络环境下，传统的档案管理已经无法适应工作的需求，无论是档案的形成过程还是档案的载体形式，以及对档案的记录形式等都发生了变化。
1.档案的形成过程发生了变化。传统机关档案的形成过程主要是通过人工记录的方式完成，然后以纸质文件的形式进行归档保存。不但形成过程缓慢，需要耗费大量人力物力，而且在出现差错的时候，也不易及时的发现和改正。在网络环境中，机关文件的形成过程更为多样化。（1）可以手工制作机关文件。机关文书可以将文件以手写的方式记录下来，然后在计算机上进行输入存档和保存，文件的传递也通过网络来完成，也便于机关文员在输入存档的时候，对文件中的错误部分（如字、词书写错误，语言不通顺流畅等）进行及时的改正，提高文件内容的质量和传送速度；（2）可以在计算机上直接制作文件。对于机关工作所需要的文件，机关文员可以直接在计算机上进行起草、校正和打印。对于机关工作会议中需要记录的内容，机关文员也可以利用计算机来完成，可以显著提高文件生成的速度。同时，计算机可以提供多种形式的文件模板以供选择，机关文员只需要填入相应的内容即可，使文件既简洁美观又内容丰富，还可以满足机关单位纸质和电子版本双套保存的需求；（3）可以利用数码设备生成。随着数码影像设备的普及和应用，机关单位的工作会议记录和重要活动，可以进行可视化的全程记录。机关文员可以将其制作成视频文件和音频文件进行保存，也可以根据视频和音频的回放，将会议或者活动内容整理成纸质文字进行存档和保存。
2.档案的载体形式也发生了变化。传统档案的载体主要为纸质，这既不利于长久保存，也造成了资源的浪费。在网络环境中，电子文件以其快捷的办公速度和传递速度将逐步取代纸质文件。同时在文件的内容和形式上也更为丰富和生动，例如利用网络技术，可以在电子文件中穿插电子图片，使文件内容更为形象直观，内容更丰富而具有说服力。这对于机关的宣传工作和图片处理工作带来了极大的便利，不仅省时省力，而且保存的时间更长久。同时在文件的传递过程中，电子文件也有纸质文件所不具备的优势。纸质文件的存档需要人工运送完成，很可能会因为疏忽、遗忘等种种人为因素造成档案的遗失，从而给档案的保存工作带来无法挽回的损失。而电子文件的存档只需要通过机关内部的局域网传输就可以完成，而且电子文件备份过程简单，几乎不会出现档案遗失的情况。此外，不仅大大提高了档案存档的时间和文件传阅的时间，也提高了档案存档的安全性。
二、网络环境促进了机关将档案管理的创新
网络环境不仅对机关档案的形式产生了深远的影响，而且促进了机关档案管理工作的创新。
首先，提高机关档案管理员的创新意识和管理技能。传统的档案管理员只负责档案的归档、整理、查阅和保存工作，内容重复单调，管理工作相对简单容易。在网络环境中，很多档案都是以图形、图像、视频和音频的形式存档的，档案管理的具体对象相对于传统的纸质文件更为多样化，这对管理员的工作技能提出了更高的要求。例如，机关档案工作人员需要在专业人员的指导下学会专门的档案信息接受管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集和管理技术，使机关档案的保管摆脱卷盒和柜架等装具的束缚，将经过鉴定归档的机关档案信息将存入“虚拟文件柜”。档案管理员不仅要掌握和档案管理相关的网络技术，还要认清档案管理的发展趋势，及时的随着网络技术的革新而强化自己的职业技能，使档案管理趋于网络化、知识化和社会化，树立全新的管理理念。
其次，促进机关档案管理服务创新。网络环境对档案管理服务创新主要体现在两个方面：一方面是服务手段创新。相对与传统的查阅纸质文件的服务手段，网络环境下的档案管理员可以建立档案馆网站，利用网络开展多样化服务。如利用单位网站资源制作自己的网页，建设电子文件全文数据库，实现网络电子的统一管理和高效利用，使档案信息服务网络化和自动化。另一方面是拓宽了服务领域。传统的机关档案服务于机关单位本身，很少对外开放。而社会的发展使档案服务逐步面向社会，生产建设、管理活动和行政活动等方面已经与信息服务密不可分，人们从对档案信息的单一需求转变为对档案、图书、文件和情报检索资料的综合需求，这使得通过网络实现档案资源共享、互通有无成为档案管理工作的趋势，从而满足社会发展和经济建设的需要。
最后，促进机关档案管理理念的创新。管理理念是管理意识、管理宗旨和管理思想等观念性因素的综合，决定着管理手段和管理模式，并影响者最终的管理效果。网络环境下，信息技术和网络技术在档案管理中的广泛应用，严重冲击了传统档案管理理念和服务理念，促进档案管理理念由传统的“人浮于事”向“人精于事”转变。网络环境中的档案管理理念要坚持“以人为本”的原则，注重利用网络技术向机关和社会提供周到、便捷和快速的公共服务，才能使档案管理工作更有生机和活力，发挥档案管理在机关工作和社会服务建设中的重要作用。
三、结论
总之，网络环境对机关档案管理的影响是全方面的，其意义重要而深远。不仅改变了传统档案文件的生成过程、载体形式和存档保管形式，提高了档案传输的速度、档案保存的安全性和档案的利用率，而且改变了档案管理理念和管理形式，提高了档案管理员的职业技能和服务水平，促使档案管理工作更为便捷化、全面化和系统化，从而真正体现档案管理工作的价值，更好地为机关工作和社会发展服务。
参考文献：
[1]姚美荣.对加强机关档案规范化管理的几点思考[J].档案，2009（01）.
光盘存档的“瓶颈”
使用光盘存档目前仍然存在着很多困难。毕竟光盘应用的历史太短，其理论与实践研究尚不够充分，这是影响其应用的桎梏。笔者可以简要地举例加以说明：
第一，存档光盘的种类。国外，有人基于媒体选择记分卡的研究方法，认为CD－R和DVD－R是适于存档的光盘类型〔1〕。法国国家标准NFZ42－013将只读光盘作为存档载体〔2〕。在我国，有人建议用CD－R存档〔3〕，但新近颁布的国家行业标准《电子文件归档与管理规范》并没有规定存档光盘的种类〔4〕。可见，究竟哪种类型的光盘更适于存档？其格式如何？目前，国内外尚无定论。
第二，光盘的日常管理。同传统的纸质档案相比，由于制作材料不同，在环境条件控制、日常保养等方面自然也应有所不同。例如，理论上，环境温度过高或过低会加速片基的老化，金属层与空气接触会被慢慢氧化。那么，什么样的温湿度适于光盘的保管？光盘保管与利用环境的温湿度是否完全相同？对这些问题的研究并不充分。
第三，光盘数据的长久可读性。光盘的寿命是有限的，如何保证其载体寿命和信息寿命能够得到最大程度的延长？再者，光盘数据濒临毁坏时，有必要进行数据迁移。迁移过程有许多因素可能造成其数据的丢失，而且迁移频率越高，数据丢失可能性越大。如何进行这种迁移？迁移到何种媒体？最佳转换时机如何选择？这方面的研究非常欠缺。
光盘存档的风险
和纸张存档的历史相比，光盘还只是襁褓中的婴儿。因此，它一旦成为存档载体，是否具有和纸张相似的稳定性？保护工作者对此必须深思熟虑。如果说当前人们在使用光盘存档时的“两难”处境只是一种表象的话，那么，其实质就在于：因为光盘出现的时间短，许多应用问题尚且来不及研究就盖棺定论，尤其是用它记录档案，这多少冒着一定的风险。作者认为，这种风险意识并非杞人忧天，而是基于理性的思考。
其一，光盘的寿命尚无定论，但有证据表明，它似乎不抵纸张。纵观存档载体的发展历程，尽管其类型以加速度的方式在拓新，但其寿命却并非与时俱增。相反地，粗略地比较不难发现，其寿命呈现下降的态势。千年前的手工纸仍然时有所见，即使是现代酸性纸，其寿命也不低于50年。美国国家媒体实验室等权威机构对MO、CD－ROM、CD－R、CD－RW、CD－WORM进行过研究，其平均寿命依次为30、5－100、50－200、20－100、10－100年。显然，从存档的要求出发，以最大平均寿命作为存档光盘的寿命是牵强的；相反地，从降低风险、增大保险系数的角度考虑，存档载体应当以其最小平均寿命作为参考。这样，不论用何种光盘存档，其“保险”寿命不超过50年。这表明，光盘的寿命不如纸张。
第二，光盘数据非常脆弱。CBL电脑数据修复技术公司曾对造成计算机数据丢失的主要原因作过统计，结果显示，硬盘或系统故障、人为因素、软件故障、病毒、自然损毁分别占44％、32％、14％、7％、3％〔5〕。可见，基于计算机技术存储的数据是非常脆弱的。光盘信息存取技术尤其如此。计算机硬件或系统故障、软件故障、光盘介质变形、盘片污点甚至微小的划痕都可能引起解码时发生错误，各种自然的和人为的因素、管理的和技术方面的失当都可能导致光盘数据的损失。这些损失的数据中，有些是可以被恢复的，有些则是永远无法恢复的。其中，由于光盘存储介质损坏所带来的数据丢失常常是无法恢复的，因而这种损失是无法弥补的。
第三，技术的过时与淘汰。光盘数据的存取依赖于计算机，后者处于日新月异的发展之中。摩尔定理告诉我们，计算机电子元器件每十八个月就更新换代一次。技术过时与淘汰是必然的，软驱即是一例。最早的软盘为8英寸，后来发展到5．25英寸。现在，除了3．5英寸规格的软驱外，其他规格的软驱已经渺无踪迹。这表明，十年前储存在大软驱上的数据，今天的设备已经完全无法读取了。光盘技术是否会重蹈覆辙，人们目前不得而知。
通过以上分析，我们不难理解为什么目前还没有一个权威的、准确的数字来描述光盘的寿命。正因为如此，贸然使用光盘存档冒有一定的风险。试想，一旦光盘信息不能长久保存，人们不得不想方设法地将它迁移其他载体（包括纸张）上。这不仅会造成社会财富的巨大浪费，而且谁能够保证光盘信息能够完整无损地准确地迁移呢！
存档光盘长期可读的保障机制
光盘存档毕竟已是大势所趋，因此，为了保证其信息的长期可读，需要逐步解决光盘存档的“瓶颈”问题，降低光盘存档的风险，建立其长期可读的保障机制。它涉及到计算机行业、产业部门、科研单位和档案工作机构等多个领域，并非档案部门能够自行解决，有待于相关部门的共同努力和合作。同时，我们发现，从光盘生产厂家到光盘应用机构，从光盘信息存储、保管到迁移，从自然环境到人为环境，从技术层面到管理层面，无一不影响到光盘的可读性。因此，建立存档光盘长期可读的保障机制是一个非常复杂的问题。依笔者浅见，目前需要抓紧解决的主要方面包括：
（一）确定存档光盘的类型和格式
由于CD－ROM、CD－R、DVD－ROM、DVD－R记录的信息不可更改，从这个意义上讲，它们均可用作存档光盘。但这并不意味着其中任何类型都可以用来存档。例如，即使是CD－R，含酞菁染料的光盘比含花菁染料、含氮染料种类的寿命更加耐久。当然，以上各种光盘寿命的比较尚需进一步研究。在存档格式方面，目前得到应用的各种格式（．doc，．txt，．pdf，．ppt，．gif ．．．．．．），哪种格式更利于光盘的使用和保存，这也是需要统一的。
（二）把好“入馆关”
一旦存档光盘的类型得到了确认，就需要把握好入馆关，让符合存档要求的优质光盘进馆。这样，既可以保证光盘信息的可读性，又可以减轻保护光盘信息长期可读的负担。
（三）定期检测馆藏光盘的质量
光盘一旦进馆，档案馆需要对它们的质量进行检测，以便对馆藏光盘的质量做到心中有数。不仅要明确光盘质量检测的指标，而且要确立检测的时机并使之制度化，为光盘信息的迁移提供决策指导。
（四）加强存档光盘的数据管理
除了要加强光盘实体的安全外，还要采取各种各样的措施保证其数据安全。国外不少做法值得我们研究。例如，英国艾塞克斯大学数字档案馆为了防止数据丢失，将每个文件至少制作4个拷贝：main copy、CD－ROM copy、Shadow copy和off－site near copy〔6〕。有的单位实行分层网络存储平台或远端异地储存。这对于预防突发自然灾害非常有效。
（五）监控存档光盘的生产
即使采用同样的材料和工艺流程，不同厂家生产制造的光盘质量并不相同，这是一个不争的事实。因此，国家有关部门有必要加强对有关光盘生产企业的管理，从原料和生产流程上保障存档光盘的质量。例如，国家可以从现有的光盘生产企业中挑选一、两家能够满足存档要求的光盘生产企业，通过加强对这些企业的监督来保证其产品能够满足存档的需求。
（六）推进光盘技术的研究
近两年来，国家档案局资助了《影响光盘信息读取的环境因素研究》、《存档光盘寿命定量检测技术研究》等课题，积累了光盘研究的经验，这是一个良好的开端。当下需要加强研究的有：存档光盘类型和格式、存档光盘保存与利用环境、存档光盘迁移原则和方法等。只有这样，才能为保障光盘信息的长期可读奠定理论基础，提供技术指导和实践指南。
（七）制定政策法规
目前，与存档光盘有关的国家标准几乎是空白。新近出台的国家行业标准《电子文件归档与管理规范》对存档载体只给出了一个推荐的意见，没有具体的规定，因而缺乏可操作性。为此，国家有关部门（尤其是国家档案局）需要加强这一方面的研究，制定有关标准，包括存档光盘质量和格式标准、存档光盘制造规范、存档光盘选择标准、存档光盘保管与利用标准、存档光盘信息迁移标准等。只有这样，保障存档光盘的长期可读才能做到有法可依。
参考文献：
1．Selecting Storage Media for Long－Term Preservation． http：／／www．pro．gov．uk／about／preservation／digital／guidance／selecting－storage－media．pdf 2003－9－28
2．周耀林．法国档案文件数字化实践．北京档案，2002（4）
3．郭莉珠等．CD－R光盘预期寿命探析．档案学通讯，2002（4）
4．GB／T18894－2002
关键词：医院人事管理 人事档案
随着社会主义市场经济的不断发展，国家医药卫生体制改革的不断深化，注册医师多点执业工作的逐步推开，医务人员的合理流动，特别是高层次专业技术人才流动，更趋宽松自由。事业单位人事制度的岗位聘任制，实现了由身份管理向岗位管理转变，解决了原来人事管理体制内部缺乏激励竞争机制的状况，医院人事档案制度是人事管理服务社会化的转变，是人才流动和新的用人机制的基本保证。
事业单位人员聘用制就是事业单位与受聘人员通过签订聘用合同确定聘用关系、明确双方权利和义务的新型人事管理制度，是国家确定的事业单位基本的用人制度，体现了公平、公开、平等、竞争、择优的原则，聘用合同的签订使双方关系平等，权利义务平等。
人事档案是指用人单位将聘用人员的档案委托政府公共服务机构保管的一种档案管理方式。
人事档案是用人单位在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中收集员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察员工的依据，是国家档案的组成部分。医院人事档案制度对事业单位全员聘用制起到了保驾护航的作用，是对甲乙双方负责任的体现。医院人事档案制度使人事档案管理更加规范化、专业化、系统化和社会化。改变了人事档案纯属单位所有的弊端，解决了人事档案能进不能出的问题。
我院自1999年开始实行人事档案制度以来，本着以人为本，为职工服务的理念，积极与人事档案机构协商沟通，较好地解决了一些问题、难点。
一、人事档案制度对院方和职工本人的有利方面
1.避免档案移交不及时，出现“弃档”、“扣档”现象。人事档案对人才的流动具有极大的制约作用。如果职工个人想调到更适宜于自己发挥专长特点的地方和单位工作，原单位领导若不同意调走，扣住申请调离人员档案不放，其人事档案就不能转走，也就是“扣档”。如果此人执意离开，那么在新的单位将无法正常晋升、晋级、调资、核算工龄以及办理人事档案有关证明，使其在学习、家庭、婚姻、住房等方面都会有麻烦。日常工作中常会遇到职工提出辞职，单位不同意或者与其解除（或终止）聘用合同，职工不办理离院手续即离开，不转档案，导致“弃档”，给医院管理遗留后续问题，甚至经济损失。如果每个人的人事档案，由政府所属的人才档案公共管理服务中心进行集中统一管理，使单位人成为社会人，促进人才合理流动，与户籍制度、社会保险制度协调运行，以上问题将会迎刃而解。
2.避免个人档案材料不完整。聘用单位在与受聘人签订聘用合同前，要把好受聘人档案的阅档、审档、存档关。医院传统的人事档案管理中，遇到问题较简单，现在招聘和引进的各类人才的人事档案来源广泛、内容结构复杂，在未来的社会改革变量中，会遇到不可知的各种麻烦，如果等到职工调动、晋升或办理退休等手续时再去补充缺失的材料，会造成非常棘手的后果或纠纷。而在社会化的人事档案公共管理服务中心，则有非常专业的管理人员审阅档案，发现问题及时告知存档人，并能提供相应的解决方案，督促其迅速完整地补齐档案材料，杜绝或减轻今后可能出现的问题或损失。
3.确保人事档案内容材料的真实权威性。人才档案公共管理服务中心为县级以上党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才服务机构。能公正、真实地为存档人员积累、归集档案资料，实行最安全的档案管理。那些在政治、经济、业务工作等方面的表现，都是一个人的素质评价和社会信用资讯与政治资本，必须真实地、公正地录入档案，并为用人单位提供确凿的、真实的、公正的个人证明材料。经过几十年的不断总结完善，市人才中心已经形成规范、统一的新公共服务管理机构，人事档案有专业的管理人员审阅、收集、保管、维护，解除了聘用单位和受聘人员的后顾之忧。
4.提高人事工作效率。人事档案社会化帮助用人单位从具体琐碎的档案管理事物中解脱出来，减少人事机构设置和人员开支、节省用于存放人事档案的空间和降低保管人事档案的成本，有更多的精力投入医院的人才培养与引进，各类人员的绩效考核管理以及医院的经营和市场竞争。
二、人事档案制度对院方和职工本人存在的弊端及应对措施
1.医院与人事档案机构职责不清的问题。在签订存档业务时，首先要明确双方工作职责、范围。要衔接紧密，严格审查接收的档案。具体操作实施时实现联动协调机制，即存档机构与医院的联动、存档机构与存档人的联动、医院与聘用人员的联动。
2.容易形成“人档分离”现象的解决办法。实行人事档案制度后，往往出现人员与档案分开的情况，医院与聘用人员办理入职手续前，必须要查阅或借阅拟聘人员的人事档案，对本人递交的各类证书、履历等要与档案内容一一对照，审阅其是否客观真实，必要时留存好复印件或要求拟聘人员开具权威机构的证明。在医院每年招收的应届毕业生中，有的是入党积极分子或预备党员，这在档案中均有记载。院方提前与机构做好沟通，要求及时把这方面的信息提供给医院，以免影响对入党积极分子的培养考察和预备党员预备期的正常转正。
3.档案材料不能及时归档。建立健全人事档案信息交换联系制度，要向聘用人员宣传人事档案的意义，将有关人事档案政策和规章制度让存档人员知晓，档案在传递、收集、整理利用的管理原则。在一定范围内将不属于保密范畴的档案内容向存档人员公开，实现公民知情权，让当事人对自身的档案状况有清晰的了解，认识到档案是自己的业绩、信用等方面的一个体现，逐步改变人们对档案的神秘感和漠视感，增强档案价值意识，提高对人事档案的重视程度，从另一方面对人事档案的真实性和完整性也起到很好的监督作用。医院要做好人事档案材料的收集工作，与档案机构共同制定操作规程，根据不同时间段，理顺和疏通档案材料的收集渠道，按照规律集中收集整理归档材料，严格执行登记移交工作。
4.管理人事档案者服务态度不好。医院与人事档案机构都要转变思路，更新观念，那种高高在上“你有求于我”的陈腐观念早已被现代社会新公共服务理论所替代，注重以人为本的服务理念，规范档案管理操作程序，用精细优化程度来衡量服务质量。实行人事档案工作必须由院方与人事档案机构合作才能完成，使医院的人事档案目标管理的方向逐步达到法制化、规范化和科学化。
5.现有的档案机构信息化程度不高。人事档案信息开发是促进人力资源合理配置的重要手段，人事档案机构在处理好开发利用和保密的前提下，建立人事档案管理信息系统和相应的信息连接，实现网络共联，凭借网络优势，以现代化的网络化管理模式，实行个人基本信息的联机网络检索和联网查询，向医院人事部门提供人事档案人员的基本信息。医院可以借助网络平台，不受时间、地域的限制，快捷、方便地查阅本单位所属人事档案人员的电子档案，实现人事档案信息资源共享，快速、方便查阅人员的社会保险缴纳、学历、职称、履历等信息，既减少了档案人员工作量，还减轻了存档案人为开具相关证明而往返路途的烦恼。使人事档案信息资源得到充分利用，为促进人力资源的合理配置提供有效的途径，为医院在发展、培养、选拔使用人才上提供坚实可靠的材料。
未来社会将会是更加开放的，知识经济的发展，人才资源的比较优势将越来越明显，人才流动的数量与质量会逐步增强，人事档案社会化开放式管理模式将成为一种通用的管理模式。医院专业技术类人事档案的内容大多关于其业绩、专长、爱好等经历经验的记载，值得保密的内容不多；同时“干部本位”思想正逐渐淡化并趋于消失，政治身份级别看得并不重要，特别是公开招聘，引进人才，竞争上岗、聘用合同、自由择业，人员可转岗下岗，医药卫生事业单位的专业技术人员、工勤人员、管理人员变动日益频繁，不可能也不必要严格按照干部、职工等级由组织人事部门分开管理，完全可以实行社会化开放式管理模式。借助人事档案制度，推动建立医院人才新型管理模式。
参考文献
[1]张蕾.关于人事档案制度下的医院人事档案管理工作的思考[J].科技向导，2012（15）：271
[2]邹高中.人事档案档案管理问题探讨[J].现代交际，2012（6）：67
[关键词]信息化时代；档案管理；重要性
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.16.144
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）16-0-01
在信息技术高速发展的现在，企业档案管理工作面临着严峻挑战。传统档案管理模式已经完全不能和先进的科学管理方案接轨，不能适应社会发展需求。因此，企业必须积极改正陈旧的管理方式，寻求全新的管理模式，促进企业档案管理的发展。
1 档案管理现状分析
1.1 档案管理观念落后
对档案管理工作不重视是大部分企业普遍存在的问题。主要表现在以下几方面：第一，大部分企业，缺乏档案管理的专业部门。第二，管理者对档案管理工作认识不足。大部分企业管理者错误地认为档案管理工作就是对企业资料的整理，并不能给企业带来经济效益，这种想法导致企业不愿意设立专门的档案管理部门。
1.2 档案管理信息化水平低
目前，大部分企业档案管理信息化水平低，主要体现在以下几个方面：第一，部分企业仍采用传统档案管理模式，对计算机及科学技术利用不足，导致档案管理效率低下。第二，部分员工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即数字化，导致档案管理的信息化建设水平较低。
1.3 档案管理不能为公司服务
传统档案管理模式分为档案的搜集和整理鉴定，只要保证企业档案的历史记录完整即可。但是，这种档案管理模式不能为提供良好企业服务。好的企业档案管理能在企业中起到积极的促进作用，在档案中找到企业发展的兴衰点，找到发展的不足并寻求新的解决方案，作用于企业发展，为企业服务。
2 信息化时代档案管理的建议
2.1 科技存档
当前的档案管理工作应该向数字化靠拢，从实体档案管理转变为对信息资源的科技化管理。科技化管理档案主要运用现代化手段对档案信息资源进行管理，以基本信息为管理对象，对各个部门信息行进数字化处理。在进行电子存档时，首先，要建立相关档案的网页，建立数字化视频档案数据库检索模式，以便于档案的查找与利用。其次，要充分利用相关部门网站制作网页，使档案管理服务于系统互联网，并形成科技化的电子档案数据库管理中心。在电子档案建立中，要保证档案内容的真实性和安全性，且快速实现资源共享。在互联网上，应实现档案管理的自动化和法制化，真正做到档案信息交流和利用。
2.2 信息化管理
传统档案管理模式是以图片、手写信息、影像等为载体进行管理，档案管理人员主要以手工操作的形式完成档案的收集和整理，最后完成存档。随着信息化程度加深，特别是国外先进档案管理技术的引进，奠定了档案管理科技化基础，电子化档案管理模式使档案从人工手写变为计算机存档，这是办公手段的历史性改变，为档案管理提出了更高要求，使档案管理走向现代化和科技化。也从另一个角度要求档案工作者加强学习档案管理技能，适应新形势下的工作方式变更，更加快捷、准确地为社会创造经济效益。
2.3 工作重心向信息偏移
在传统档案整理实践中，主要工作是档案实体数据整理。在实际档案管理中，档案实体管理是对档案的流程化控制。而计算机存档技术给传统档案管理模式带来巨大挑战，传统档案管理无法应对电子信息时代的数字化处理要求，因此，档案实体化管理越来越弱化。档案管理事业的关注焦点从文件实体化向文件形成化发展，使文件整理和保管与科技有机联系起来。
2.4 培养信息化档案管理人才
在档案管理中，应着重引进和培养现代化管理人才，全面提高工作人员素质，积极改善档案管理设备，提高档案管理手段。为此，首先，要努力培养档案管理的数据库开发人才，只有优秀的人才储备，才能更好地服务于档案管理工作。其次，企业要积极地为档案管理人才提供提升能力的机会，设立专门的培训机构，提高档案管理人员的知识结构和整体水平，加强工作人员的理论研讨和学术交流。最后，要引进了解信息化的技术人才，具有现代化管理水平的管理人员，切实提升档案管理部门的服务质量。
3 结 语
随着信息技术不断发展，传统实体式档案存档方式已不适用于企业的发展。因此，档案信息处理自动化和数字化的趋势势在必行。档案工作面临着从传统到科技化的重大变革，如何加速档案管理科技化成为当前研究的重点。企业要寻找传统档案管理模式的不足，汲取现代化的档案管理模式，形成符合企业实际发展的方法，更好地为社会服务。
主要参考文献
【关键词】城乡居民；养老保险；档案管理
一、当前城乡居民养老保险档案管理工作中存在的问题
自新农保政策试行以来，我国城乡各地都把新型农村社会养老保险工作作为当前和今后一个时期重要的民生工程，广大农民群众也充分认识到了新农保是政府为民办实事、好事的一项好政策，城乡居民养老保险档案管理工作取得了长足进步，但其中也存在许多不足的地方，主要表现在以下三个方面：
（一）参保人员登记，建立形成的业务档案资料不齐、不健全。档案资料不齐一般表现在缺少身份证、户口册等证件复印件。不健全则主要体现为：一方面申报单位或个人填报的参保资料不全或未盖公章；另一方面审核单位在办理各种参保业务时，建立形成的档案资料没有按要求一式几份填写留存，并且未填写办理、审核时间，无经办人、负责人或领导的签字，未加盖审核章或公章不清晰；或是存档的参保资料不是审核单位建立形成的原始纸质件，而是留存的业务资料复印件（并且未加盖鲜章），如今后有争议事件发生，这类养老保险业务档案的真实性、有效性就要被大打折扣。
（二）社会养老保险业务存档资料不规范。表现在书写不规范，存档材料不规范，存在业务存档资料中姓名、身份证号与户口册、身份证复印件上的不一致问题，有写错、录入打印错的，有填写不完整等；在业务存档资料中划减、修改处未加盖审报单位、审核单位（或经办人员）的校对章等。这些不规范、不符合要求业务存档资料不现、不清楚、不确定，今后就难准确利用档案来核实缴费等情况，就没有利用价值。
（三）由于社保部门涉及的业务、资金人员较大，特别是县级社保部门没有专职的档案管理人员，导致档案管理没有规范化、科学化，难于查找参保人员的个人资料，更不可能谈业务信息化建设。
二、加强城乡居民养老保险档案管理工作的具体措施
为促进城乡居保各项工作健康有序发展，充分发挥居保业务档案的社会价值，为参保人员和社会各界服务，各地区居保中心应把业务档案规范化管理工作作为基础工作来抓，结合实际积极探索创新城乡居保业务档案管理工作的思路与办法，逐步实现业务档案电子化管理，具体措施应主要从以下几个方面开展：
（一）建立健全档案管理体制。各城乡居保中心应认真贯彻落实国家人力资源社会保障部和国家档案局制定的《社会保险业务档案管理规定（试行）》条例中关于城乡居民养老保险业务档案管理的有关规定和要求，并结合当地实际订立相应的档案管理办法，加强城乡中小企业养老保险档案规范化管理，明确档案管理岗位职责和责任，对档案整理和借阅利用进行系统性的管理，维护档案的真实面貌；统一规范，健全档案归档制度，明确档案归档范围和要求；加强日常管理，做到随时归档，档案保管安全有序，人员经费有保障。建立起一套从档案的收集、整理、管理到利用的科学档案管理系统，实现养老保险档案管理的制度化、规范化、标准化管理，有效地保护和利用档案为参保单位、参保人员和经办工作服务。
（二）加强档案基础设施建设。要强化档案工作基础设施建设，把它作为档案工作的重中之重。应积极争取资金，加大投入，加强档案馆库建设，解决好档案部门硬件设施建设问题，为加快数字档案馆建设步伐奠定物质基础。
一方面，应注意加强馆内的基础设施建设，具体措施可包括：在档案库房安装气体灭火消防设施，设施包括气溶胶灭火装置、气体灭火控制系统以及火灾报警系统；配备库房消磁柜、消毒机、除湿机、空气净化器、吸尘器等设备；购置高配置电脑、专业扫描仪、复印机、打印机等办公设备等。
另一方面，要加强县级综合档案馆建设工作，对一些工作滞后的县，要采取检查、通报、专项督查等方式，切实落实好各项工作，制定好工作目标和工作进度计划，确保完成“十二五”期间的建设目标任务。
（三）进行电子化操作，建立电子档案索引。要解决好档案部门“软件”建设问题。“软件”的内涵比较丰富，要加强档案信息化、现代化、网络化建设，制定好档案信息化建设工作的规划和实施方案，充分利用网络资源和电子设备，建立起更加科学化的档案信息数据库和网络平台，通过建立电子档案索引，实现档案资料查阅的电子化操作，更有力地推进城乡居民养老保险档案管理工作的新发展。（1）强化纸质资料审核，确保电子信息录入准确。档案文件从纸质资料转化为电子资料的过程中，保证其信息的完整性、准确性尤为重要，这是今后工作中通过电子平台调档、查阅、获取准确档案信息的先决条件和基本保证。（2）纸质档案归档规范化。电子数据库的建立，方便了查阅档案、获取信息的工作需求，但纸质档案作为档案信息的原始资料，是核对档案信息真实性的根本依据，其保存价值远远超过了电子文档，因此纸质档案的归档工作仍不可放松。
（四）加强与乡镇的联系，开展学习培训。组织各乡镇（街道办事处）分管领导及经办人员积极开展业务培训，各乡镇负责村（居）协办员业务培训并加强指导。做到培训思路“清”，培训方式“活”，培训重点“明”，打造一支政治强、业务精、作风硬、效率高的经办队伍。主要从制定配套政策、规范业务流程、严格统计报表的质量和时效、内部控制制度建设、强化档案管理、提高信息化管理水平、优化经办窗口建设等方面入手，组织业务专题讲解、计算机信息系统、POS机实际操作培训、协办员业务培训等，切实加强城乡居民社会养老保险业务工作人员的专业知识方面和政策水平。
参考文献
1.1与纸质档案长期互相并存
纸质档案具有内容真实可靠、易于长久保存、载体相对稳定等优点但同时也存在文件形成时间长、整理费时费力、存储密度小、检索速度慢等缺点将逐渐被电子档案所取代而在未来很长一段时间还将处于纸质档案和电子档案交织的时期。
1.2电子档案管理体系尚未健全
目前很多企业无健全的电子档案管理系统或者正处于电子档案系统的初步建立阶段。缺少电子数据库及计算机软件维护的专职人员段有专门的档案管理人员且缺乏档案专业的系统学习次缺专业技术能力对档案的管理只停留于简单的整理建档而不能充分发挥档案信息在领导决策和事业发展中的助推作用。.33电子档案管理集中管理与分散管理并行。电子档案因易于形成在企业各部门的电子档案多存于各自的计算机中,形成了企业档案管理部门集中管理和各部门档案分散管理并行的模式。由于很多企业没有实行电子档案管理软件致使档案管理部门和部之间分散管理无法同步,存在着遗漏存档和重复存档的情况,且部门分散管理易于删改和销毁不利于保证档案的真实性和可靠性。
2目前企业电子档案管理中存在的问题
2.1企业电子档案管理规范缺失
一些企业对档案管理重视不够忽视档案在企业中的作用致使缺少明确的业务流程和管理规范,电子档案管理没有可操作的规范和依据使得大多数企业的电子文件就是简单的存储在计算机硬盘上,用文件夹加以分类对电子文档的特殊性和技术性没有充分认识,一旦计算机遭受人为或自然损坏企业将会承受难以挽回的损失。
2.2电子档案对载体的依赖性较大
传统的档案大多依赖于纸、笔作为介质易于保存出现变动的可能性较小。而电子档案多数依赖于计算机软件和硬件,一旦出现软件和硬件损坏,电子档案极易丢失不可还原。
2.3企业人员对于档案数字化管理认识不足
目前在大多企业中着遍采用电脑进行文书写作或表格制作来代替传统的手绘。但对已生成的文件往往经过打印和传递之后就被人忽视,文件并没有及时得到保存。长此以往企业电脑中的各类原始文档被不断的修改覆盖甚至删除失去了整理和管理的价值。企业工作人员对电子文件的保存几乎没有管理概念就连有些档案管理人员对其都没有一个正确理性的认知从为将电子文件保存在计算机内就算归档甚至还有企业出现保存电子档案的电脑可以随意使用文件经常在没有管理者的情况下被修改或覆盖。
3企业电子档案管理的有效措施
3.1完善企业电子档案管理制度
制定和完善电子档案制度是保证企业电子档案管理的必要手段。通过建立健全电子档案管理制度,明确电子档案管理部门和管理流程,明晰文件归档、分类、保存期限、保存方法等具体操作规范保证档案管理有章可循。
3.2整合电子档案与纸质档案同步管理
电子档案和纸质档案各有特点纸质档案和电子档案并存将成为档案管理工作的长期趋势。为提升企业档案的完整性和利用率应注重整合纸质档案和电子档案的同步管理。将定稿的电子档案输出存档纸质档案扫描至计算机或软件系统备份对同一份档案采用相同的归档号码和著录信息以两种方式共同存档,既提高了检索速度,又有效避免计算机系统不稳定而产生的风险,同时也弥补了纸质档案侵蚀、损坏所产生不完整等劣势肩利于长期保存。
3.3采用先进的电子档案管理系统
采用电子档案软件管理系统是电子档案管理步入正轨的有效手段。利用高科技软件系统使电子档案管理更加高效和规范势在必行通过信息化手段实现企业档案管理部门电子档案与部门电子档案的无缝链接。
3.4注重硬件系统的管理和维护
为确保电子档案的完整和真实性就必须给电子档案一个健康稳定的硬件和网络环境。首先保证硬件设备适宜的温度和湿度升级服务器主机和数据库采用多种方式载体备份如光盘、移动硬盘备份等满足电子档案长期保存的需要淇次利用防火墙等技术手段防治病毒入侵,同时采用数据加密、数字水印等技术确保档案在传输和使用过程中的安全。
3.5注重加强档案管理人员队伍建设
疾控档案作为原始材料记录了在疾控过程中的历史面貌,也是国家档案管理重要财富的一部分,目前由于各级疾控机构对档案工作的认识不一,管理不科学,存在着以下问题:
(一)档案管理格局混乱、机构不健全各级防疫机构管理机制不健全,由于档案特点平时不起眼,有些机构没有把档案统一的习惯,各科室对工作中形成的档案单独进行管理,由于没有统一的管理标谁,档案分散在各科室或者个人手中,各科室根据自已主观的理解和实践进行管理。由于档案的经济效益往往不能直接在社会上反映出来,使得许多应纳入管理范围的材料没有存档,造成平时我们防疫工作中形成的大量珍贵的资料丢失。另外,一旦单位内人动或部门重组、解散,这些珍贵的信息材料就有可能丢失或毁坏,造成严重的信息资源浪费,对今后查看历史档案带来诸多不便。
(二)档案意识不强、档案利用率低一套完整的档案资料,不仅对历史防疫经验的借鉴和未来防疫工作的研究有很大的参考作用,而且对整个疾控工作学术科研和涉及到疾控执法标谁都是重要的参考依据。而在当前的疾控工作中,缺乏相关的法律法规和标谁支持,档案管理人员缺乏专业知识和经验,大多存在着重经营、轻档案的意识,也由于这种思想的影响,没有认识到日常工作中档案管理的必要性和重要性,对各类档案分界不清,认为存档只是例行公事,可有可无,对形成的档案是否符合今后需求都不做考虑,档案工作者普遍存在知识面窄、知识老化等,尤其是部分领导干部对档案管理意识不强,导致档案研究、利用率较低。
(三)档案管理工作硬件建设不完善根本谈不上专业的档案库房,也正是由于这种分开管理,对档案的存档和保护工作带来了很大的困难。近年来,科学技术的进步,计算机及网络技术在各行各业中得到广泛应用,而运用计算机及网络技术管理疾控档案的却较少,大部分的疾控档案工作仍依靠人工收集、检索,储存信息量小,不利于档案的利用和开发。
二.信息化环境下的疾控档案管理工作研究
由于全球信息化高速发展,我们应该清醒地认识到,档案信息化将成为未来趋势。疾控档案作为重要的信息资源,档案管理人员必须加强重视对档案的收集、整理以及研究,为疾控工作提供快速、精谁的档案信息,要充分发挥档案这一重要历史资料的参考、凭证与宣传作用,以确定档案在疾控日常工作中的重要地位。对于在信息环境下如何做好疾控档案管理,笔者提以下几点意见供其他疾控档案管理人员参考:
(一)建立健全档案管理工作网络机制
疾控站档案管理,也是一项科学管理,在疾控系统还是新的技术工程,亚需建立和完善管理长效机制。俗话说得好,“没有规矩,不成方圆”。要提倡全员参与,先收集、整理各科室建议与意见,在档案管理总要求的指引下,设计出档案管理的规划,具体制定档案管理的各项制度,让疾控档案管理发生根本性的改变。由于疾控档案的特殊性,针对业务过程中形成的档案材料无须进行繁琐的纸质登记整理,甚至无须进入库区,可通过网络可以实时上传至网络服务器中。应用各种方法进行科学管理,使档案管理的各个环节紧密相联,形成一个系统化的整体。档案格式即可以保存纯文字性信息,还可以以多媒体的影音形式于一体存档,即可供日常查阅管理,也可供其他地区或国家借鉴,不但档案的完整性得到有效保证,而且因信息共享,可以查询档案室以外地区或国家的档案信息,打破传统档案管理的地域限制,对一些病因的学术研究和突破都有很好的推进作用。档案让我们了解以往的情况,研究疾控工作的发展过程及其规律性,批判地继承前人的研究成果,总结与吸取经验教训,继续新的研究创造所必须参考的宝贵材料。各项疾控档案利用规章制度的条文即要应非常严谨,同时更要便于执行,要不断在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
(二)提高档案标谁化、规范化水平
目前虽然有些机构也试图通过信息化系统来管理疾控档案,但由于缺乏统一的档案管理标谁和规范,各种资料存档杂乱无序,没有统一平台,甚至很多只是基于办公文档工具处理,达不到真正意义上的信息化水平,这些都严重影响档案保存的质量。要明确奖罚条例,对“失误”、“失职”责任人建立追究制度。由于疾控档案管理范围广,首先要对其管理内容进行分类,例如:环境卫生包括公共场所、水、大气等,免疫规划包括生物制品、呼吸道病、消化道病等疾病,食品卫生包括饮食、加工、副食等。而目前最主要的原因不是硬件设施的缺乏,而是没有制定统一的档案保存标谁和规范,因此系统没有发挥出应有的水平,要做好疾控档案管理工作,在硬件条件满足的前提下,必须要真正建立健全统一的档案管理标谁,并真正实施才能达成。搞好疾控档案的管理对保障疾控工作正常运行,对保障疾控事业持续健康发展极为重要。在建立统一的档案管理标谁后,可适当组织疾控工作人员进行培训,加强全员对档案管理的重视程度,要让每一位档案管理人员都清楚他们肩上担负着重任,防疫档案随时发挥着不可估量的社会效益,逐步使档案管理走上制度化、规范化、科学化的道路。
(三)有重点地做好数据库
1、管理人员要保持室内清洁，正确维护好室内的学校档案，不能因管理、维护不当，造成档案的损坏或丢失。
2、管理人员要经常检查档案室的门窗、电源、橱架等设施的安全，及早发现隐患，及时向校长、总务处报告情况。若管理人员管理疏漏，人为造成档案受损、被盗等，要追究管理人员的责任，并承担相应的经济赔偿。
3、档案管理员要维持好正常的档案查阅借用制度，不经学校允许不得私自外借。
4、档案室管理人员负责学校各种资料的收集、归类、整理、造册、存档等档案管理工作，做到门开不离人。
5、档案管理员钥匙要随身携带，不得借给他人或存放在办公室抽屉内。
6、档案的查找、借阅、摘抄需经相关部门领导同意，办理登记手续，查、抄文件资料，管理人员必须在场，按批准要求给予查、抄、借，查抄人员不得任意翻动与自己查抄无关的资料。
7、管理员要严格控制档案室进出人员，闲人不得入内。
8、管理人员要认真做好档案室的防火、防潮、防蛀、防霉工作，经常检查室内安全情况，发现隐患及时处理或报告相关部门。
9、因管理人员工作失职造成档案失少，学校将追究档案室人员的责任。
10、当事故发生时，应及时与学校领导汇报，由必要时启动应急预案；由于本人管理不当所造成责任事故，按学校责任追究制度进行处理。
网络信息的快速增长与“易逝性”使各部门对网络信息保存的需求变得必要和迫切。20世纪90年代中后期以来，国内外开展了一系列网络信息保存项目。基于此，本文对网络信息资源存档（WebArchive）研究现状进行了总结，希望档案部门在网络信息资源长期保存方面取得发展。
［关键词］
网络；信息资源；存档
网络信息以呈现随机无序、爆炸式的指数增长，具有易逝性，网络信息资源的大量流逝问题（网络信息的存在周期为44天）引起了多方问题，如：教学中网址链接在使用时过期、网络虚拟遗产纠纷、游戏系统消失造成玩家经济和精神上的损失、人类社会的网络历史遗产的消失等问题，这些情况逐渐引起了各方关注。图书部门在对网络图书进行管理时，也管理了网络资源库中的一次文献、二次文献、灰色文献，通过对这些文献进行数据库建设并长期保存，随后开始进行网络出版物的保存和数据挖掘。创建信息资源或多种资源数据库是一种数字资源的档案化管理。这项工作做的比较好的是图书管理部门，其还协同法律、经济以及情报等多个部门参与工作，从而引起了多方对网络资源的重视。
1网络信息资源长期保存问题产生的背景
大数据时代，网络信息资源多格式存在，多渠道、爆炸式产生和增长，这为社会生活多方面提供了信息便利。但网络资源并不是任意获取，而是分等级的被人们获取，比如一次文献、二次文献或者灰色文献，政府网站中的政令信息、个人博客等。通过应用和总结，网络资源成膨胀式、难收集、难检索、易逝性呈现并消亡，因此许多有价值的网络信息资源亟待专人负责收集和保存。网络资源的特点决定了人们开始重视网络资源，重视对网络资源的开发来发挥其应有的作用，从而在大数据环境下为知识管理、信息挖掘提供资源。现在任何人都可以制作信息，个性化和全民性的信息生产多样化，已经无法控制。
2网络信息资源长期保存概念的界定
易混淆的概念主要有两个：一是客体方向，对客体界定的不明确；二是主体行为，即是主攻保存还是主攻利用。在客体方面，主要的表达方式集中在以下几个关键词上：数字资源、数字遗产、网络信息资源、网络资源。
2.1对客体概念辨析
数字资源是文献信息的表现形式之一，是将计算机技术、多媒体技术和通信技术融合而形成的以数字形式、存取和利用的信息资源总和。简单理解为基于计算机的信息资源总和。数字遗产是指互联网上的数字文化遗产，即以互联网为承载形态的文字作品、资料、图片和影音形成一种文化传承的遗产，也就是现在互联网上的读书频道、文化频道、博客、论坛、BBS以及空间等里面涉及的创作、记录等内容。数字遗产——互联网上的文章、资料、图片和影音的保存，基本上都处于“不稳定”状态，一旦遭到来自非用户操作的删除、更改，甚至商业网站亏损倒闭后，个人空间就会被注销，内容就会受到不可逆转的毁灭。网络信息资源是指通过计算机网络可以利用的各种信息资源的总和。其具体是指所有以电子数据形式把文字、图像、声音、动画等多种形式的信息存储在光、磁等非纸介质的载体中，并通过网络通信、计算机或终端等方式再现出来的资源。网络资源的外延更大一些，它除了信息资源外，还延伸到信息资源的引申资源，涉及关系网络和社群网络。而网络信息资源更偏向情报信息，与通过互联网获取的信息资源相比较而言，网络信息资源内涵于网络资源，网络资源是利用计算机系统通过通信设备传播和网络软件管理的信息资源。
2.2对主体行为的理解
网络信息资源存档会同网络信息资源长期保存这个概念相混淆。两者是相近但不相同的两个概念，双方都涉及网络资源以及网络资源的长期存取，即有关信息的共享问题。但是网络信息资源存档（WA）更注重对网络信息资源资源的建档和档案化管理。网络资源存档的内涵：有关主体有选择性地对具有长远保存价值的网络信息进行捕获、归档、存储等档案化管理过程，其基本目标是通过网络信息资源的存档，更全面、真实的反映和再现社会活动的本来面貌，并满足相关主体对网络信息的长远利用需求。具体有以下四点：一是WA的目的是再现社会活动的本来面貌，实现网络信息的长期保存和利用。二是WA的行为主体具有多样性。三是WA行为具有高度选择性。四是WA的行为程序具有规范性。笔者更倾向将WA定义为一种对网络信息资源档案化管理的行为。学界网络资源存档的理解还有：认为WA是一种对网页进行网页快照的行为。笔者认为网页快照无法满足多种格式的要求，目前视频和视频直播已成为网络较火的一种信息资源，这就是网页快照无法做到的。
3档案部门应对网络信息长期保存的措施
3.1从国家战略层面重视
从国家宏观战略方向看，笔者认为国家档案部门应采用顶层设计，统一领导，分层管理的方式来建设我国的网络信息资源保存项目。同时，对国外具有保存价值的网络信息资源有选择性的进行保存和研究。
3.2在政策上进行探索
当前，档案信息化建设也将许多档案信息资源上传到网络上，因此，这就更加给网络信息资源的保存增加了压力。政策上的保障是其前提，也是指引方向的引路灯。下面提出一些笔者的建议。从内容上，可借鉴我国台湾地区的WebArchive做法，台湾网络典藏项目针对各级政府网站、教育及学术机关网站（研究机构、社会教育机构及大专院校及所属系所网站）、图书馆网站（各大专院校图书馆、专门图书馆、公共图书馆、图书咨询学研究单位及图书馆团体网站）、重大社会议题网站（以政治、经济、文化等各个领域社会重大议题为向导，收藏与该议题论述相关的网站，如：环境保护、教育改革、媒体改革、金融改革、土地规划、全民反恐以及公民投票等）构建了一个庞大的、体系化的政府工作网络，该网络更便于政府各部门之间的互联、互通，在提高效率的同时，更好的服务群众。从格式上，通过对文字格式、视频、音频、游戏服务器等的保存，进行项目编目，除采用存储器阵列等方式，还可以开发新型存储器等。这些可以学习国外先进科技，也可以参考其他国类似的项目。
3.3在运行中寻求协作
网络信息资源存档保存，既需要档案部门率先引领，同时也需要计算机技术部门的配合，技术难题是攻坚克难的关键。不仅如此，法律、标准、政策、企业等都需要协同进来。因为这一项目的成功应用，将会对社会生产和管理、经营带来不小的变革，因此需要这些部门共同努力。
4网络信息资源长期保存存在的问题
4.1对WebArchive的重视和认识程度不足
许多游戏网站在运营十多年后，往往面临关闭服务器的境况。而该服务器的玩家却还在享受游戏带来的乐趣，当关闭服务器后，这类资源将面临永远消失的状况，如果WA项目忽视了此类资源，是否是对人类遗产的一大缺失。在21世纪的某些阶段，人类行为缺少了合理的解释，是因为未对当时网络信息资源的原生资源进行存档保存。因此，重视和重新认识网络信息资源，并对其进行档案化保存是一种对全人类记忆负责的表现，这些只是笔者了解到的某一种情况。对于政府机构、企事业单位来讲，都建设有自己的网站，对网站内容会进行及时更新，做好宣传，同时单位内部的业务也会通过网站进行沟通，这些原生的网络信息资源若不加以及时保存，待到查考时，将无从下手。
4.2资金投入少
技术和管理的革新，资金投入是硬性指标。只有大量的资金支持，才能在硬件更新上配备最好的设备。对于企业或政府而言，这类投入想要在短期内盈利，怕是很困难的。通常这种投入都伴随着时间而增长，很少有投资者能够具有前瞻性的看到长期投入对整体运作的意义，许多投资者和决策者很难做到有前瞻性的去审视对本企业的信息资源进行投入，更难看到这种投入的回报在生产和经营领域的贡献。
4.3技术含量低
网络信息资源存档保存所应用的计算机软件和开发软件形成的系统平台伴随着IT技术的不断翻新，需要不断更新。但是这目前在我国很难做到，因为许多档案尚属于国家非盈利部门，属于经营性企业的档案和网络信息资源也很难获得企业和部门的资金投入，这样就更难获得技术投入，许多部门的检索功能还停留在人工纸质和手动阶段。在技术方面我国较国外稍弱一些，但相信在借鉴他国发展历程并进行我国自主研发后，技术问题将迎刃而解，且指日可待。
4.4归档权限模糊
法律责任分配问题探讨至今尚无定论，相关人员需进一步同法律部门进行研究讨论。
作者：孙辉 单位：辽宁省水利水电勘测设计研究院
主要参考文献
［1］谢欢,郑永田.数字遗产保存:图书馆义不容辞的使命［J］.图书馆论坛,2012(4).
［2］耿磊.对网页信息资源长期保存的若干思考——InternetArchive和WebInfoMall项目的启示［J］.湖北档案,2012(2).
［3］黄峒胜.网络信息保存运动对我国图书馆建设的启示［J］.图书与情报,2010(6).
［4］周佳贵.美国数字信息保存计划——NDIIPP及其对我国的启示［J］.图书馆工作与研究,2006(1).
［5］周毅.网络信息存档：档案部门的责任及其策略［J］.档案学研究,2010(1).
［6］周毅.论网络信息存档权及其生成［J］.中国图书馆学报,2011(1).
［7］赵俊玲.挪威网络信息保存项目Paradigma［J］.山东图书馆季刊,2004(3).
［8］谢春林.英、美、澳、挪网络信息保存政策的经验与借鉴［J］.情报资料工作,2009(6).
［9］张小芳.数字信息资源长期保存体系研究［J］.四川图书馆学报,2011(5).
［10］臧国全,田莉.数字保存供给与需求的影响因素解析——基于集体创作型Web数字资源保存的实证研究［J］.图书馆理论与实践,2011(1).
［11］肖琬蓉.信息资源数字化建设质量控制研究［J］.图书与情报,2010(5).
［12］何朝晖,戴龙基,肖珑.共建共享数字资源的可持续利用研究［J］.大学图书馆学报,2007(2).
［13］郭家义.数字信息资源长期保存系统的标准体系研究［J］.现代图书情报技术,2006(4).
［14］陈清文.网络信息资源保存研究综述［J］.山东图书馆季刊,2006(1).
［15］孙红娣.论开放存取中的数字资源长期保存问题［J］.图书馆学研究,2005(11).
［16］赖朝新.数字信息长期保存的主体研究［J］.图书馆理论与实践,2005(2).
