时间：2023-05-16 11:09:10
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇单位档案管理基本情况，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
档案是社会组织或个人在其特定的社会活动中积累而成的，是按照一定的来源有规律地形成的、保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录，它是现代社会的核心信息资源的重要门类，它是原始的数据、信息和知识的记录。一个企业的发展，离不开档案所发挥的作用，做好档案的收集、整理、保管、提供利用工作就尤为重要。档案的统计工作也是不可忽略的一个环节，要有足够的耐心、细心，将每个数据统计准确，使其逻辑关系清楚。通过这些数据，反映出档案库存量的不断丰富，也体现出企业不断壮大的历程。因此，档案的统计工作也是企业档案管理工作的重要组成部分。档案的统计工作就是以表册、数字的形式，揭示档案和档案工作的有关情况。档案统计工作的内容包括档案的接收、移交、整理、鉴定、保存数量和保管状况的登记，档案利用情况的登记以及档案构成、档案利用、档案机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。概括说来，档案统计工作包括档案的基本登记和综合统计两部分。
从统计的对象来划分，档案统计工作大致上可分为两点：一是对档案实体及其管理状况的统计；二是对档案事业的组织与管理状况的统计。河钢股份有限公司邯郸分公司档案馆负责全公司二级厂、机关部室档案的统计工作，按照上级有关要求，填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》。按照《档案馆基本情况年报》统计表的要求，不能很好地反映出企业的具体数据。1.在企业中由于机构设置、人员配备等，有的部门可能会单独设置档案室，有的部门也有可能将档案工作职责设置在其他科室，隶属于不同的部门，如技术科、设备管理科、办公室等。2.在企业中从事档案工作的人员在做好档案管理工作的同时，他们身兼数职，有的档案人员可能还担负着本单位的女工工作、办公室办事员等工作职责，因此，他们的技术职称除了档案类技术职称之外，有的人员的技术职务可能会是政工类、经济类、工程类等，在《档案馆基本情况年报》不能很好地体现出来。3.在《档案馆基本情况年报》中馆藏全部档案以案卷、以件为保管单位档案形式表现出来，不能很好地体现出企业档案馆藏的真实情况。因此，相关工作人员应该在涵盖了《档案馆基本情况年报》的基础上，结合本企业情况，加以补充、完善，力求真实反映出本企业档案管理工作概况，即按照如下分类：1党群工作类、2行政管理类、3经营管理类、4生产技术类、5产品类、6科研类、7基建类、8设备仪器类、9会计类、10干部职工类、11地质类、12设计类、13工程施工类、14教学类、15新闻书稿类、16招投标档案、17废旧印章、18荣誉品等进行统计。因此，邯钢公司档案馆结合本企业档案管理工作中的实际情况，特制定了《档案馆藏基本情况统计台账》，包括了档案管理工作中各个方面的统计，从而加强了档案统计的基础工作。台账共设为四大部分，即档案人员及设施设备统计台账，如表1~表3；文书统计，如表4~表6、馆藏档案统计，如表7~表9、公共统计，具体内容如下表。第一，档案统计是认识档案工作的一种重要手段。它以档案工作中大量的现象为对象，通过从量、质联系中对数量的观察和研究，以指示档案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律性。但档案统计并不是认识档案工作中一切问题的唯一工具，在档案工作中只有以数量表现的现象，才能进行统计，而且仅靠统计本身也不能认识清楚，因此，要对档案和档案工作中各种现象的量有正确的理解，做出科学的判断。第二，档案工作也是一个系统的工程，组织档案管理系统的一系列工作，都应当胸中有数。建立科学的档案统计工作，才能把对档案和档案工作的定性分析和定量分析结合起来，以档案的大量数据作为分析的依据，才能更好地了解和掌握档案和档案工作情况，使档案工作更加完善。第三，档案统计是档案事业建设的一项重要基础工作，档案工作越发展，统计工作越要加强。建立、健全档案统计工作，可以准确地反映各级档案部门工作的真实状况，可以对各级档案部门的工作进行分析和比较，便于对档案实行科学管理，便于更好地了解和掌握档案工作的规律、水平和发展趋势，便于对各级档案部门的工作进行分类指导，监督和检查，进一步提高档案工作水平，充分发挥档案的作用。第四，档案统计工作可以为制定档案工作的方针、政策和编制档案事业发展规划提供依据。通过科学的档案统计工作，能够系统地反映档案产生的数量、速度、馆藏档案的状况和变化，利用档案的频率和发展趋势，能够系统地反映档案部门的工作量以及人力、财力的需求量，能够系统地反映档案事业在企业的经济发展中的地位和作用，为企业领导对档案事业决策提供科学数据和可靠依据。
档案统计工作的要求。第一，要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是档案统计的重要要求。第二，档案统计工作要符合企业建设要求，对档案统计要标准化，统计调查工作要科学化、系统化，统计服务优质化。第三，充分发挥档案统计工作的服务和监督作用。档案统计工作，不仅是有关部门从事研究、进行决策不可缺少的耳目和参谋，不局限于一般的登记、填送报表，同时，还是通过档案统计发现问题、解决问题的依据。邯钢公司非常重视档案统计工作，公司档案馆承担全公司档案管理职责及档案业务指导工作。在档案管理工作中责令各单位定期开展自纠、自查、自改工作，形成文字报告上报公司档案馆，便于掌握一手资料，统筹管理。同时，由公司档案馆牵头，组成检查小组，由档案馆馆长带队，2~3名具有副研究馆员职称的人员为组员，不定期地对公司所属二级厂、机关部室的档案部门进行检查工作，依据本企业制定的《档案馆藏基本情况统计台账》所涵盖的各项工作逐条逐项进行检查，核实所统计数据的准确性、真实性，发现问题，及时提出整改意见，对个别问题由公司档案馆检查组事后汇总，形成文字报告上报相关部门，请求支持。通过一系列举措，加强了档案统计基础工作，确保档案统计数据准确、翔实，才能更好地服务企业生产、经营等项工作。邯钢公司档案馆承担着全公司档案基本情况统计工作，公司档案馆指定专人负责档案统计管理工作，按照国家、省、市档案局的有关要求，在本公司制定的《档案馆藏基本情况统计台账》基础上，认真填写《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》，针对这一项工作，公司档案馆利用公司内部局域OA网、电话等形式下发通知，要求公司所属29个具有档案室的单位报送统计表。并对报送的4200条数据逐条、多次审核，直到数据准确、逻辑关系清楚，汇总后经过公司领导签字、盖章，将电子版、纸质报表报送邯郸市档案局，圆满完成历年来《全国档案事业统计综合年报》统计、上报工作。加强内部培训，提高档案人员业务能力，确保档案统计工作顺利进行。在企业降低成本、挖潜增效、节能减排的主旋律下，机构的整合、人员配置调整、人员到龄退休等情况经常发生，从事档案管理的人员也经常发生变动，给档案管理工作也带来了一定的影响。邯钢公司档案馆针对这种情况，在要求各单位报送统计数据之前特举办一期“档案统计工作业务”培训班，对全公司档案工作专、兼职人员进行培训。培训班内容针对《档案室藏基本情况统计台账》《全国档案事业统计综合年报》档基2表《档案馆基本情况年报》进行逐条讲解，阐明各数据之间的逻辑关系，强调了重点部分、共性问题。例如，在统计报表中有一项“未整理零散档案排架长度”是按米为单位计算统计的，因为是未整理零散的档案，可能会以捆、箱、包等形式存放，但是在统计时不能以几捆、几箱、几包来统计，会使档案的实际数量统计不精确。对个性问题举例说明，引以为戒。培训班的实用性、可操作性很强，受到广大档案人员的一致好评，特别是对新接手档案工作的人员帮助很大，帮助他们理清了头绪，找准了切入点，解答了疑难问题，为做好档案统计工作创造了条件。培训班由公司档案馆具有副研究馆员职称的人员担任讲师，讲师自行制作授课课件，该讲师也是档案检查组成员，所以对基层工作也很了解，在授课时能够抓住重点，对学员提出的问题能够一一解答。通过加强内部培训，讲师能够从基础工作入手，照顾到点、面的问题，学员能够带着本单位实际问题来咨询，从而提高了学员业务能力。通过内部培训形式，减少了外培经费，也为企业降低成本发挥微薄之力。档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分，也是档案管理基础工作，通过对档案的收集、移交、整理、鉴定、保管、提供利用等情况最基本内容的记载，揭示了它们形成过程、现状和变化，反映出企业由小到大的历程，因此，档案工作者要有高度的责任心、事业心，在加强提高业务能力的同时，以一颗平凡心做好档案统计工作，为企业建设、发展贡献自己的力量。
作者:杨 芳 陈林涛 徐志红 单位:河钢股份有限公司邯郸分公司
参考文献：
[1]许爱香.试述档案统计工作存在的问题与对策[J].山西统计，2002（8）：28.
[2]韦公远.做好档案统计工作，推动档案事业发展[J].青海统计，2010（7）：36.
[3]刘宏伟.浅谈撰写档案统计分析报告的方法与要求[J].山东档案，2000（2）：24.
关键词：档案；管理；研究
中图分类号：U673.2 文献标识码：A
An Integrated Management Mode of Archives
CHEN Weiguang ， JIN Qinmei
（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）
Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.
Keyword： Archive；Management；Research
1 国内档案工作发展现状
在当今全球经济一体化的发展形势下，档案不仅具有记录信息资源和知识资产的价值，也是单位资产与产权的法律凭证依据。有效的档案管理是单位法规遵从的关键，也是管理控制的根本。因此，有效的档案管理是为单位的发展服务、能够创造经济效益的重要工作。在推行现代企业制度“产权清晰、权责明确、管理科学”的环境下，无论是企业还是科研院所，对档案工作的作用和意义的认识都在不断提高，投入也显著增加。
国家对档案管理工作的法规建设非常重视。2009年，国家档案局颁布了新的《企业档案工作规范》，规定企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一标准。近年来，中船集团公司内的企事业单位档案工作发展很快，如708所、上海船厂、文冲船厂、黄埔船厂、广船国际及龙穴造船等单位，都先后引进了档案管理系统，实现了档案管理信息化，档案综合管理水平不断提高。
2 广船院档案工作基本情况和存在的主要问题
2.1 基本情况
我院自1974年建院至今已经历了四十多年的发展，其中组织机构也发生多次的变化和调整，但档案工作基本维持着初创时期的以产品技术档案管理为中心的分门类、分部门归口管理的模式。截止2014年，科技档案室作为院二级管理机构设于科技部门下，主要承担产品技术档案管理工作；公文、财务、党群和劳资档案，则由相应的职能部门分管。
2.2 存在的主要问题
分门类、分部门归口的分散式管理模式存在比较多的问题，主要表现为：分散式的档案管理造成较多的管理漏洞和真空地带；各部门档案管理人员变动大，工作无法有效传承；没有建立起全院统一的档案管理制度和考核机制；档案法规执行力不足。
（1）分散式管理模式形成很多档案工作真空区，分类、分部门、各自为政的管理模式带来两方面的突出问题：第一，工作界面过于清晰，使档案收集工作仅在公文、人事、财务和科技档案方面开展，而在经营、质量体系、基本建设及规划、信誉证照、投资和子公司管理等方面，档案不完整，甚至缺失；第二，分类管理模式，导致部分档案从产生、收集到管理均在同一部门内部运行，缺乏监管机制，存在一定的管理风险，特别是在文书档案、财务档案和党群、劳资档案方面的管理。
（2）缺乏全院统一的档案管理制度，科技档案室作为院档案工作的业务归口部门，由于没有在制度上对其管理权限和职责予以明确，因此缺乏监管依据和管理的权威性。档案工作没有明确的管理定位和与各项工作同计划、同落实。
（3）长期以来，档案工作没有系统地纳入院总体发展规划中给予重视和安排，在推动档案信息化发展方面缺乏具体措施和资金投入，档案基础设施的建设、更新和改造缺乏条件，档案保管的八防技术要求很难达到，不利于档案的长期保管。
3 档案综合管理模式的建设
为改变广船院原有档案管理模式，通过对国家有关档案管理法律、法规的深入研究，结合广船院实际对档案综合管理模式开展研究，提出以下建设方案：
3.1 档案工作组织体系建设
建设综合档案管理体系，首先要建立档案工作组织体系，包括档案工作领导机构、专业管理机构的设置和兼职管理员队伍的建立。同时需要调动全体员工在档案工作中的积极性，发挥主观能动性作用。
（1）建立档案工作委员会 ，由主管院领导任主任，相关部门中层领导和专家组成的专门工作委员会，是院档案工作组织体系的顶层，对院的档案工作行使领导权和决策权。
档案工作委员会的主要职责包括但不限于：审定本院档案工作发展规划；审核本院档案工作制度；审批档案工作年度工作计划；审批档案鉴定工作小组工作方案；讨论决定有关档案工作的重要事项等。
（2）建立综合档案室，对全院科研设计和管理等各项工作中形成的档案实行统一管理。根据我院机构设置和运行的实际情况，综合档案室的建立可以在目前档案管理业务相对成熟的科技档案室的基础上，通过对其职能的扩充和硬件条件的适当补充，组建成立我院综合档案室，实现全院档案的综合管理。
2015年5月，按广船院〔2015〕33号文的通知，信息管理处下设综合档案室，把公文、科研、产品、质量、财务、资产、党群以及实物等档案纳入综合档案室统一管理。综合档案室档案业务管理范围涉及全院的各个业务部门，其中职工人事档案由于其特殊性，按照国家有关的法规仍由人事处独立管理，其他部门（包括子公司）均需把工作中形成的档案提交综合档案室管理。
（3）建立兼职档案员系统，目的是为了使我院产品设计和管理各项工作的档案能够有效的收集和归档，落实《企业档案工作规范》中管理档案工作三纳入、四参加、四同时要求。兼职档案员的主要职责包括：直接参与所在部门或项目的档案收集和归档工作；监督档案制度的落实；承担所在部门和项目的归档档案预组卷工作等。
2015年8月完成了部门兼职档案员的报备工作，并组织了一次部门兼职档案员的内部培训工作。
（4）调动全员参与档案工作，依据国家档案法赋予每个员工的档案工作义务和责任，制定相应的措施，在企业内部通过宣贯使员工了解档案工作是一项全员参与的工作，不仅局限于档案部门和专职人员，从而落实全体员工的档案工作职责。
本院档案工作组织体系示意图如图1所示：
3.2 综合档案管理制度体系建设
制度建设是开展综合档案管理的基石，我院现有的档案管理制度是由各个分管部门分别编制，例如：科技方面的有《科技档案管理制度》；公文管理方面的有《办公室公文档案管理的有关规定》、《文书、档案管理规则》；人事管理方面的有《干部人事档案管理办法》等。这些制度管辖范围以外的其他档案，则缺乏收集和管理制度依据，尚未形成统一标准下的、完整的管理制度体系。而现有的部分管理制度编制年代距今已久，存在一些与现行标准规范不相适应的问题，应按照国家相关法律法规的要求，结合本院的实际情况进行全面的修改和完善。
2015年5月，我院颁布了《广船院档案工作管理制度》及《广船院档案工作规范》两份文件，规定了档案形成者、档案管理者及档案利用者的工作要求和责任，使我院的综合档案管理工作能够依据制度体系顺利开展。其中：《广船院档案工作管理制度》规定了我院各层级档案工作的责任、工作界面、借阅管理及档案工作考核奖惩措施；《广船院档案工作规范》则依据DA/T42-2009《企业档案工作规范》，并结合我院各项业务开展的实际情况制定，《规范》首先规定了党群工作、行政、经营管理、生产技术管理、产品、科研、基建、设备、会计、职工管理等类别文件的归档范围、归档责任部门和保管期限，然后对各门类文件的形成与积累、整理与归档、归档时间、归档交接、档案整理、档案保管、档案鉴定、档案统计、开发利用等业务流程作出了详细规定，对文件收集责任部门与档案管理部门在档案工作各个环节中所承担的责任进行了细致划分，有效避免了互相推诿、推卸责任等情况的发生，更好地保障了档案工作的顺利开展，《规范》同时对档案信息化建设、档案工作设施设备等工作提出了具体要求。
3.3 综合档案管理基础设施建设
在基础设施建设方面，我院根据综合档案管理需要，增加档案库房面积，配备相适应的档案密集架。近两年新增库房面积共88.425 m2，新增档案排架长度453 m。同时对温湿度控制、安全警报监控等设施进行了改造，更好地满足防盗、防火、防潮、防虫等“八防”管理要求。
4 结论
当今，档案的知识资产和信息资源属性已逐步被大家认识，质量体系审核时有一句话“没有记录的事件等于没有发生”，这句话近乎苛刻却又是基本原则。没有档案记录，就没有了以史为鉴的发展记录，没有了企业的知识资产和信息资源。一个单位的档案工作开展情况，很大程度上反应了单位的管理水平，因此对档案工作加以重视，把档案工作搞好，是本院发展的需要，目前我院已经按照研究方案开展综合档案管理工作，成效显著。
参考文献
关键词：人事档案，人档分离，人事制度
一、人事档案管理存在的问题
自谋职业，造成毕业生就业单位的不确定性及变动频繁，也给人事档案管理带来了许多困难。而有些学校或用人单位为了图省事，无视档案保密原则，让毕业生将档案自揣于身，档案乱放、涂改、遗失现象屡见不鲜。人事档案摘要是一些领导以权谋私，部分档案管理人员政治觉悟、职业道德水平不高，以及管理制度不健全等原因造成的。
（一）整理不规范。
整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，《干部档案整理工作细则》要求整理工作做到“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。”“通过整理使每一个档案达到完整、真实、精练、实用”的目的。把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽己立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。博士论文，人事制度。博士论文，人事制度。
尽管我们对人的评价标准始终是又红又专、德才兼备，即从政治和业务两个方面来全面反映一个人的基本情况。然而，事实上由于受“左”的思想影响，我们总是会自觉不自觉地将政治作为唯一的标准来评价人，并且将政治思想与品德作风、工作表现分离开来，因此是空头政治。在重政治轻业务观念的影响下，人事档案部门没有严格把属于反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围，而是侧重于政治思想表现材
料的收集，能反映个人业务能力的活的材料相对较少，即使有数量也有限或者补充不及时。
(二)人档分离现象日趋严重，“无头档案”增多。
随着人事制度改革的深化，人才流动日趋频繁，人档分离现象也日趋增多，其中最突出的表现是大量“无头档案”的出现。“无头档案”是指查不到当事人下落的人事档案，这种档案主要产生于下述情况:
第一、人员主管机关变动与档案的流动未同步进行。产生此种情况的原因有二:一是人事管理部门工作制度不健全，人员调动长期不通知人事档案管理部门，等人事档案管理部门发现时，人员已不知去向;二是工作机构或人员大规模急剧变化，造成一些人员的去向不明。
第二、转递工作不准确。在人事档案转递过程中经常出现的问题有:
1、在工作调动时，由于社会上不正之风的影响，少数人以不正当的渠道进入接收单位，手续不规范。不是先调档案后调人，或调档与调人同步进行，而是先调人后调档，人调入后，转档的事就拖下来了，接收单位没有及时索要档案，转出单位也未能及时将档案转出;或是先调档后调人，但档案转出后，调人的事要么遇到人事冻结，要么本人又不愿调出仍留原单位工作，而转出的档案又未及时索回，时间拖久了，就造成人与档案的脱节。
2、有的人事干部对工作不负责任，在档案转递时，不按规定的渠道和方式转档，而将档案直接转至基层单位，甚至交由本人自带，因此档案材料的丢失、错递现象时有发生。
3、在大中专毕业生毕业时，有部分学生在就业方案确定后又重新改派，而档案却未能及时改转。
4、个别档案管理人员工作不仔细，转递时对接收单位名称书写不清楚，或书写不准确，接收单位在接收时不仔细核对，误收误存，成了“无头档案”。
三、解决对策
“无头档案”的存在给人事档案管理工作带来了极大的麻烦，严重影响了人事档案工作的质量，因此积极预防和妥善处理“无头档案”显得十分重要。
（一）防止“无头档案”产生的措施
为了防止“无头档案”的产生，各单位人事档案管理部门必须健全制度，堵塞漏洞，通常可采取以下措施:人事档案管理部门要与有关人事管理部门建立联系制度，及时获得人员工作和职务变动的准确信息，包括人员调出的时间、调入单位的名称、主管机关的名称、调动的原因、是否为正式调动等，然后及时将档案转入该人员新的主管部门，使档案与人员流动同步进行。
第一，机关人事档案管理工作人员要树立高度的工作责任心，充分认识人事档案工作的重要性，及时传递，认真细致、准确详细地书写转递档案通知单和收文机关名称，杜绝误转现象的发生。第二，建立严格的人事档案收进转出登记制度和定期检查核对制度。博士论文，人事制度。档案的进出登记，是档案流转的真实记录，是检查核对和确定档案来龙去脉的依据。检查核对制度，是验证收进转出档案是否准确无误的手段。要认真进行登记，定期检查核对，就能及时堵死转递和保管工作中的漏洞，从而防止“无头档案”的产生。具体而言，要做到以下几点:
(1)在人事调动或职务变动时，有关单位应及时将其任免通知告诉人事档案管理部门。档案管理部门应密切配合，加强联系，及时催问或索要档案。转递档案时，必须按照“干部档案转递通知单”的项目详细填写。收到档案的单位经核对无误后，立即做好入库登记，并在回执上签名盖章。回执在一个月内未退回者，转出单位应主动催问，以防档案丢失。
(2)大中专毕业生就业方案确定后，毕业生所在学校应及时将档案随同就业名册同时转递到所去单位所在地的县(市)组织人事部门，在交接档案时，应与就业名册逐一对照，登记注册，做到有档无人不签收，有人无档不分配，重新改分或错转的档案要认真核查，及时改转。
(3)转出或接收的档案必须完整、齐全，任何单位和个人不得以任何理由扣留档案材料或分批转出。档案接收人员在验收时，如发现材料不齐或丢失，要设法查找或索取必要的组织证明。博士论文，人事制度。
(4)档案转递时，必须严格密封，以机密件通过机要渠道转送或派专人送取，并要签字注册。严禁公开邮寄或自带，以保证档案在转递过程中的绝对安全。
（二）对“无头档案”的处理
处置“无头档案”是一项重要而繁琐的工作，关系到对人的使用以至人的政治生命问题，必须严肃认真，谨慎对待，其处置的办法是:第一，认真鉴别档案材料的保存价值。博士论文，人事制度。机关档案管理工作人员在处置“无头档案”时，必须依据有关规定，鉴别判定档案材料是否具有保存价值。对一般性简历登记表格和作为组织参考性的人事档案，可以登记造册，报领导批准后销毁。对重要的有保存价值的人事档案，要继续保存，或查清下落，转给有关部门。
第二，仔细分析，认真查阅档案人的下落。可以通过人事档案的形成部门、当事人原来工作单位、甚至爱人、子女或社会关系等线索进行查询，查询时一般由查询机关提供被查人的基本情况，让有关单位查复。博士论文，人事制度。
第三，经过多方查询，确实找不到下落的“无头档案”，根据规定可转当事人原籍档案馆保存。当事人人事档案不齐全的部门，可以向当事人原籍档案馆查询。
参考文献
[1]黄霄羽,曹建峰.人事文件中心建立的必要性、可行性和迫切性——我国建立新型人事档案管理模式的思考之一[J]北京档案,2002,(07).
[2]纪红卫.对人才引进中“重新建档”的冷思考[J]北京档案,2002,(07).
一、强化各级管理者对档案信息化的重视
（一）加强领导对档案信息化的重视
企业领导应该认识到档案信息化建设的重要性，其目的在于提高企业领导的决策和管理水平，并且应认识到建设一支档案信息化人才队伍是企业档案自动化的客观要求，同时，加大力度推广档案信息化建设，要求全体员工积极配合。
（二）强化法制意识
树立法制意识，是做好企业档案工作的基础。搞好企业档案工作要从“提高认识、强化制度”上下功夫，使依法治档深入人心。首先是提高执法认识，要大力宣传《档案法》等国家法律法规，做到知法、懂法，明确执法的严肃性，提高工作的自觉性，从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次要提高重要性的认识。企业领导和档案工作人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础。第三要加强档案工作的制度建设和管理网络建设，把档案工作列入企业发展规划和年度计划，保证档案工作专项经费，落实各级领导档案工作责任制，使依法治档工作落到实处。
二、做好信息化建设管理布局
（一）依托企业单位局域网，构建本单位信息管理平台
在局域网上，档案管理信息系统与各业务信息应用系统（OA、PDM、ERP等）互相联通，资源共享。通过系统间的数据接口，可以解决电子文件及元数据的采集、加工、鉴定、归档、管理和维护问题，对各系统产生的电子文件实施前端控制和全程管理，实现文档一体化管理，可以保障档案信息资源类别的丰富和总量的增加，并保证数据真实、完整、有效;同时，整合各类档案信息资源，建设一批专题数据库，对其实施统一管理，既可避免出现信息孤岛，又方便信息管理和利用。
（二）以档案综合资源管理系统为平台，管理馆藏传统和各门类档案信息
档案综合资源管理平台建设以档案信息资源共享为目的，以现场技术资料控制为重点。其基本构成档案信息网页，档案管理系统、文档一体化系统，网上远程检索系统、电子文件和档案全过程管理系统。其上流转的文件资料信息以电子文件形式存在，设计、试验、制造各个环节的电子文件实现了有效传递交换和共享，突破了信息管理孤岛，形成了集成化的档案管理业务环境。在该平台上，可对档案数据实行动态管理，包括动态采集、动态更改、动态跟踪、动态。
（三）以综合办公系统（OA）为管理平台，对煤炭企业事务信息实施全电子化管理
综合办公系统对企业单位公文实施收发管理的同时，实现了全面、系统地记录企业单位各项事务活动。充分发挥综合办公系统效率高、权限分明、自动归档、检索准确、使用方便的优势，按照文档一体化原则，对政务工作中的电子文件实施全过程管理，即在文件形成、收集、鉴定、归档、保存和利用的全过程发挥作用，实现各项工作的记录和电子文档紧密相连和对文件实施全程闭环管理，确保信息渠道畅通。
（四）以档案网站为核心，建立各类档案信息资源平台
建立企业单位档案网站的首要目的是向单位内部提供档案信息的查询服务，可使用户借助网络实现方便的档案信息查询、分类查询和专题查询等多种方式查询档案目录信息，也可以实时了解文件资料借阅的更改状况，进行电子文件归档，查看照片档案，浏览档案全文等。
三、做好档案信息化管理的数据管理
（一）要积极推动网络化归档工作
利用煤炭企业的网络化办公平台，实现档案管理的网络化归档。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的指导下，根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注处理意见，通过自动化办公平台传输到档案馆数据库，年终时只要向档案科移交一份组卷清单即可，从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案科只需要对数据进行一些深层次的处理开发，便可完成档案的及时、准确归档。
（二）建立重要档案数据库，保证重要数据的安全
关键词：档案队伍；结构问题；调整优化；思路措施
1 河南油田档案队伍结构的现状、问题及成因
长期以来，河南油田档案队伍普遍存在着“四化一失衡”的突出问题（即年龄老化、知识老化、能力退化、非专业化，结构严重失衡），已经成为制约油田企业档案事业科学发展的人力人才资源的“瓶颈”。如何破解这一难题，这是摆在档案部门面前亟待研究解决的重大课题，必须引起足够重视，并采取有效措施逐步加以解决。
1.1 调查摸底。为适应新形势下油田企业档案事业科学发展的需要，全面了解掌握档案队伍结构基本情况的第一手资料，为逐步调整优化档案队伍结构提供科学依据，河南油田档案馆于2012年3月组织开展了档案队伍结构基本情况调查摸底工作。档案馆设计了专职档案人员基本情况调查表，并下发专门通知，对调查摸底工作提出明确要求。各单位档案部门积极行动，组织专职档案人员认真填报调查表，经本单位档案主管部门审核、人事部门审定后，上报档案馆汇总，以确保调查摸底资料的真实可靠。
1.2 结构现状。经统计汇总， 截至2012年3月底，河南油田共有专职档案人员122人。队伍结构现状的基本情况见下表：
综合解读上表，可以看出以下几个方面的特点和问题：
一是档案队伍中女性职工居绝对多数，占80%以上，男性职工相对较少，不足20%；
二是党员不足30%，低于油田干部队伍中党员的平均比例水平；
三是中专、高中、技校及初中学历占18%，这部分人员文化程度明显偏底，计算机及网络技术水平相对落后，难以适应现代档案管理工作和档案信息化管理的需要；
四是档案管理、计算机及网络信息技术、石油工程及相关专业等三大主体专业不足43%，而非档案及非油田主体专业占57%以上，档案队伍非专业化的问题比较突出；
五是第一学历为档案管理的部分同志，大都是上个世纪八十年代中后期毕业的本科生，目前不同程度存在着知识老化、专业素质弱化、能力退化的问题，需要通过继续教育或培训“充电”逐步实现知识更新和能力提升；
六是高级及中级职称人员只占45%，而初级职称及无职称人员近55%，亦即目前仍有半数以上人员尚未达到中等专业技术水平，说明专业技术力量比较薄弱；
七是目前档案队伍中专家型、复合型、全能型人才比较缺乏，少数具有高级职称和中级职称的同志，存在“高职低能”的问题，即具有的职称等级与具备的能力不匹配，在实际工作中难以发挥骨干作用，需要尽快提升综合素质和能力水平；
八是年龄老化问题异常突出，30岁以下人员是个空当，30～40岁人员不足15%，而40岁以上人员高达85%以上，而且其中有近半数的人员将在今后1～5年内相继达到退休年龄，目前已经进入退休高峰期。因此，解决队伍新老接替问题已刻不容缓、迫在眉睫。
综合上述情况，河南油田档案队伍结构现状和存在的突出问题，比较符合中国石化所总结出的档案队伍普遍存在的“四多四少”现象（即女同志多、男同志少，年龄大的多、年轻的少，文化程度低的多、文化程度高的少，照顾安置的多、加强工作的少）。根据目前掌握的情况，河南油田档案队伍结构现状、特点和问题，在中国石化具有一定的代表性、普遍性。可以这么说，河南油田档案队伍的结构情况，是整个中国石化档案队伍的缩影。
需要明确一点，勇于查找和正视档案队伍存在的问题，并不否定档案队伍建设所取得的成绩。只有不断地查找问题、研究问题和解决问题，才能谋取新突破、新跨越、新发展，这本身就是科学发展观的应有之义。
1.3 成因分析。客观地讲，造成这种队伍结构现状和不良局面，其原因是多方面、多层面的。既有历史原因，也有现实原因；既有管理体制方面原因，也有运行机制方面原因；既有客观原因，也有主观原因。从总体上综合分析，笔者认为有以下几个方面的主要原因：
一是企业档案管理的弱势地位，不利于队伍建设和结构调整优化。企业档案管理存在的“三性”（即在企业管理环节所处位置的末端性、档案工作的后台性、发挥作用或产生效益的渐显性），决定了档案队伍、档案部门、档案工作最容易被忽视。加之部分领导干部对档案工作的地位、作用、重要性认识不到位，重视程度不够，投入力度不够，客观上造成了档案队伍、档案部门、档案工作已经或正在被不同程度地“边缘化”。
二是内外环境因素的影响和限制，造成队伍结构失衡和难以调整优化。从社会大环境来看，全员性的档案法制意识和档案意识没有牢固树立，全国上下普遍重视档案工作的大环境尚在形成的过程当中。从企业内部环境来看，目前许多职工群众甚至部分领导干部认为，档案工作是一项无关紧要的一般性、极平凡的工作，没有“高精尖”的技术含量，从事档案工作不需要多大本事，什么人都可以干，这是其一。其二，正是部分领导干部有这样的看法和意识，过去一度把档案部门当作职工养老养病的地方，将其他系统退下来的“老弱病残”人员照顾安置到档案部门，使档案队伍成为名副其实的弱势群体。其三，由于历史欠账太多，基层单位档案部门和档案人员办公条件较差，档案库房基础设施普遍落后，部分档案人员的待遇偏低，这些因素势必对档案队伍建设和结构调整优化造成不容忽视的负面影响。
三是部分基层档案主管部门和档案人员不作为，影响了队伍结构调整优化。通过对基层单位档案工作综合调研，了解到部分基层档案主管部门放松对档案人员的管理、教育和培养，对档案人员的调入和调出不进行严格把关，需要的人员进不来、留不住，不需要的人员调入时一路绿灯、畅通无阻，人员流动比较频繁和随意。少数基层档案人员的确存在着不作为、混日子的思想和“低老坏”（低水平、老毛病、坏习惯）的问题，有的档案人员自身定位不准，把自己当成资料整理员、库房保管员，长年从事档案资料收收发发、存存取取等重复性简单劳动，本该大显身手的档案资源研究开发和档案服务利用却没有太大的作为，档案管理的效能低下，档案部门、档案人员和档案工作的地位、作用和效益得不到彰显，企业当然不会把优质人力人才资源配置到档案部门、充实到档案队伍中来。因此，档案队伍现状不容乐观、令人担忧，存在结构失衡、有待优化的问题，也就不足为奇了。
2 档案队伍结构调整优化的目标、思路和措施
队伍是制胜之本、发展之基、力量之源。如果没有一支结构相对合理、综合素质高、业务技能强、作风形象好，善管理、能吃苦、勤钻研、肯奉献的过硬队伍，实现档案事业科学发展只能是一句空话。因此，必须在持续加强队伍建设的同时，不断调整优化队伍结构，以提升队伍的凝聚力、战斗力、执行力和管理效能。
2.1 调整优化的原则。调整优化队伍结构，必须遵循一条基本原则，就是队伍的管理幅度、工作职责、所承担的工作量要与人员数量、管理力量、业务能力相匹配，在学历、专业、年龄等方面形成相对合理的梯次结构，有效遏制档案队伍“边缘化”趋势，确保档案事业可持续发展，努力使档案管理水平、档案事业发展目标与企业发展状况、发展战略目标相适应，实现人力人才资源配置方案最优化、效益最大化。
2.2 调整优化的目标。档案队伍结构调整优化只是一个定性的动态概念。能否确定一套切实可行的量化标准，作为企业档案队伍调整优化的追求目标，目前国内外业界尚无定论。如果确定的目标过低或过于保守，无法满足实际工作需要，也将影响企业档案事业的可持续发展；相反，如果确定的目标过高或超越现实承受能力，则可能使调整优化目标难以实现，即使实现了，也将在一定程度上造成人力人才资源的浪费。笔者认为，中国石化档案工作评价指标体系明确的档案队伍结构合理目标参考值，具有一定的针对性、指导性和可操作性，可以作为石油石化企业档案队伍结构调整优化的指导性目标：即大专以上学历80%；档案管理专业人员40%以上、信息技术专业人员10%以上、主营业务人员20%以上；40岁以上40%，30～40岁40%，30岁以下20%。当然，每个企业的情况不同，在统筹配置人力人才资源时，应根据实际工作需要，研究确定相对合理的档案队伍结构调整优化的愿景目标。
2.3 调整优化的思路。如何在目前专业化管理改革没有完全到位、档案管理存在条块分割的体制机制情况下，有效破解档案队伍结构严重失衡的难题，努力实现河南油田“十二五”档案事业跨越式发展目标，首要的一条，就是要从加强档案队伍建设抓起，着力持续调整优化队伍结构。即在坚持狠抓队伍的思想政治建设、作风形象建设、业务技能建设和党风廉政建设等“四大建设”不放松的基础上，牢牢抓住队伍新老接替的历史机遇，着力调整优化档案队伍结构，到“十二五”末，基本完成队伍新老接替任务，努力实现队伍结构调整优化目标。
2.4 调整优化的措施。今年上半年，河南油田档案馆以《档案工作动态》信息形式，将档案队伍结构现状基本情况调查结果向全油田进行了通报，引起各级领导干部的广泛关注和重视。目前，油田各基层单位正在按照档案馆提出的建议措施，着手解决人员接替和队伍结构调整优化问题。为了加强对基层单位的宏观指导，提出了档案队伍结构调整优化的建议措施。
一是要把档案队伍建设、人员接替和结构调整优化提升到企业发展战略的高度，予以重视和着力推进，把档案部门的人力人才需求纳入企业干部人事部门议事办事日程，研究制定并实施档案队伍结构调整优化措施方案，合理调配人力人才资源，实现常态化管理，形成持续调整优化档案队伍结构的长效机制；
二是根据企业档案事业发展战略和实际工作的需要，适当引进一些档案、计算机及信息技术专业的本科及以上学历的大学毕业生，在基层单位锻炼后适时充实到档案部门；
三是在企业内部人力人才资源统筹调配时，适当考虑将一些综合素质好、热爱档案事业，专业对口、专业相近（如档案、计算机、信息、图书、情报）或石油及相关专业的专业技术干部，及时调整充实到档案队伍中来；
四是把好档案队伍调整的“入口”关和“出口”关，在解决档案人员新老接替时，可以考虑采取公开招聘的方式，尽量选拔那些年轻有为、事业心和责任心强、有志于在档案岗位建功立业的干部职工从事档案工作，同时还要采取一些事业留人、待遇留人、环境留人和感情留人的政策措施，避免档案管理人才流失；
现对照(本镇的)县档案局下发的“山东省档案管理考核书”，结合本真的实际情况，我们进行了一次自我检查，现将检查情况汇报如下：
一、体制人员方面
为确保档案管理各项措施落实到位，镇党委政府把档案管理工作列入了重要议事日程，纳入我镇目标管理考核之中，不断强化管理，结合本单位的档案管理工作实际情况，成立了由第一副书记任组
长的档案工作领导小组，统筹我镇的档案管理工作。配备了业务素质高，管理水平强的专职档案管理员，并在各镇直部门中落实了兼职档案管理员，在村级组织中，由村文书任档案管理员，形成一个严
密的档案管理网络;建立健全了各项档案管理制度，使档案管理制度装裱上墙，把档案工作列入单位公文处理、财务管理、资产管理和具体业务工
作程序，把档案工作与相关人员的年度考核、奖惩挂钩，同时镇领导从强化档案管理着手，组织档案管理人员参加县里举办的培训班，为档案规范化管理奠定了良好的基础。
二、制度设施方面
档案室内建立了文件材料归档制度，档案保管、保密、统计鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记等到内容完整、操作性强的制度，同时作硬件设施建设，我镇立足本镇实际
，高标准、严要求，整修了档案专用库房，面积达到40平方米;同时在档案室内落实了防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等“九防”措施。档案橱架、盒、夹、卷皮等档案装
具规范、标准、数量充足;计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机同党政办合用，同时有档案管理软件。
三、管理利用方面
为做好档案资料的确良收案整理工作台，保全档案的完整，明确归档范围，把反映本镇工作活动、具有查考利用价值的文件资料和各种载体的档案管理资料均敖归档范围。我镇2009年档案资料的整
理归档工作从今年4月份开始，根据整理归档的新标准进行了集中分类。对收集整理照片、磁盘、光盘、实物等载体档案，编写文字说明、内容包括时间、地点、人物、制作者，力求做到图文并茂，对拟
修订和签批的公文，按保管要求逐一审查，对书写不符合规定的文件及时改正，对破损文件进行修补，对字迹模糊或退色文件进行复制，档案合格率达到80%以上，档案内容涵盖文书、会计、基建、设备
、科研、照片、录音、电子、实物等12个方面的内容。但由于综合档案室面积受限，所以这些档案都由各站所保存。注重在档案住处开发和效果利用上下功夫，建立健全了案卷目录，全引目录、字号索
引、专题目录等多种检索项，便于随时查阅，为领导决策、经营管理、资产保全等方面发挥了重要作用。
四、监督指导方面
根据省县有关规定，结合实际，制定了*镇档案工作办法，对全镇各部门单位村的档案管理进行了统一指导，组织各部门单位村的兼职档案人员进行研究，并参加县档案局举办的管理业务培训，
进行统一学习，及时更新知识，提高技能。
档案馆管理体系的核心便是档案管理，加强档案工作的规范化管理一方面可以有效做好档案征集工作，不断地丰富馆藏；另一方面也可以推动档案管理工作持续、有序的进行。要做好档案工作，需要利用相关的法律法规规范化管理档案的征集工作。因此，新时期下，各档案馆在开展档案征集工作的同时，应出台和完善相关的档案征集管理条例和办法，对档案进行有效地利用和保护，从而才能更好的保证档案工作的顺利开展。
1.档案工作中存在的问题简析
1.1严重缺乏档案征集的意识
受传统观念的影响，当前我国档案工作人员仍然沿用传统的档案管理方式“重视收集、轻征集”。一些工作人员缺乏主动征集档案的意识，不愿主动走出去拓宽征集渠道，工作积极性不高，严重制约了档案征集工作的顺利进行。此外，由于对档案管理工作的重要性缺乏宣传，导致社会群众及一些单位的领导对档案征集工作的认识不到位，不愿配合或支持这项工作。
1.2缺乏完善的档案征集机制
新时期下，随着相继出台《档案法》及其《实施办法》，同时一些地区也根据实际情况制定了相应的规定，在一定程度上有效地促进了档案征集工作的发展。但由于缺乏完善的档案收集、征集方面的法律制度，部分相关法律法规存在模糊不清的状况，缺乏健全完善的相关组织保障体系，从而严重阻碍了征集工作的发展进度。
1.3档案征集方式较滞后
当前我国各级档案馆为了确保档案工作的顺利开展，在档案征集工作方面花费的很大的精力，也取得了理想的效果。但由于受到经费、库房等方面的限制，档案征集方式仍然以主动宣传、被动接受为主的方式，没有采取新的手段，因此，在很大程度上减少了征集渠道，也不能与民间、市场相联系，不能全面了解档案资料情况。
2.对档案工作规范化管理的探讨
为了对档案工作加强规范化管理，档案工作人员必须采取措施，严格规范档案征集工作中的各个工作步骤和工作流程，制定相关的规定和制度，作为档案征集工作管理的依据。只有从源头上规范化了档案的征集工作，才能从根本上保证档案工作的规范化管理。
2.1制定合理可行的工作计划
在档案征集工作的整个流程中，提前制定合理可行的工作计划对整个征集工作的顺利开展有着重要的指引作用，是评估和鉴定征集对象的重要依据之一。一般来说，档案征集计划的主要内容包括征集的方式、原则、标准及范围等，档案工作人员应该熟悉并明确每个阶段的征集目标，包括明确征集的重点以及整个征集过程的各项经费预算等。征集的档案应交由征集人员进行分类归档管理，由本单位的财务人员实行对档案的接收。档案工作人员应根据征集对象的评估报告、征集档案的审批表、持有人签订的征集协议、征集过程中的经费支付凭证、专家鉴定回忆的会议记录及档案点交记录表等方面对档案进行归档。
2.2提出征集意向，做好档案评估
在档案征集前，应由两名以上的档案征集人员以书面的形式提出征集档案的意向，并准备好相关的征集材料，主要包括档案征集意向书、档案征集申请表、征集对象原件及相关材料。通过上交档案征集意向书，可以确认征集对象的持有人是否完全自愿地出让征集对象，为了更好的提出意向，必须认真记录清楚征集对象的基本情况描述和持有人所提出的要求，将征集对象的名称、所属年代、出产地及数量等基本情况明确记录在案，对持有人所提出的要求包括对所有权的分配情况等也应一并记录。除此以外，为了确保档案征集的后续工作有序的进行，工作人员还应登记持有人的有效联系方式并请对方确认签名。档案征集表的准备，一方面便于征集人员提出征集的意见和建议，另一方面也便于更好地确定评估专家。
2.3召开专家鉴定会
档案工作人员负责准备好专家鉴定会的材料，主要材料包括档案征集的意向书、申请表、征集对象的图片和资料及征集对象的评估报告。从档案征集专家库中抽取此次鉴定会的鉴定人员，最后以专家对征集对象的鉴定会会议纪要形成文件，其中应包括对征集价格方面的建议。由档案整理人员将归档所需要的资料移交给业务档案管理部门。在移交资料的时候，应将征集对象的图片和相关资料、档案征集申请表和意向书的正本、征集对象专家鉴定会会议纪要及征集对象评估报告正本等按照程序移交给业务档案管理部门。
关键词:农业科研单位 干部人事档案 管理工作 创新开展
干部人事档案工作是党和国家干部工作的重要组成部分,是党和国家历史资料的核心内容,也是国家档案的组成部分。干部人事档案是干部职工个人经历、思想政治、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩的真实记录,是干部人事工作的重要基础。而农业科研单位,作为我国农业人才的集散地,也是增强我国综合国力的重要领域,其干部人事档案工作就显得尤为重要。新形势下,如何加强科研单位对干部人事档案的管理,充分发挥干部人事档案的作用,为科研单位提供强有力的人才支撑,是每一位干部人事档案管理工作者面临的新课题。现以中国热带农业科学院(简称热科院)为例,围绕以下几方面简要谈谈如何创新开展干部人事档案工作。
一、干部人事档案管理工作基本情况
近年来,热科院高度重视干部人事档案管理工作,在农业部的直接领导和指导下,认真组织院属单位学习和贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》、《农业部干部人事档案管理办法》等有关规定,遵循“统筹协调、分类管理、分级负责”的原则,加强基本条件建设,不断提高业务工作水平,并以开展全院干部人事档案工作自查、检查和调研为契机,理顺干部人事档案管理工作。通过认真履行干部人事档案管理宏观指导职能,健全机构、规范制度、加强指导,推动全院干部人事档案管理水平不断提高。
截至目前,全院共管理人事档案5863册,其中干部人事档案1844册(在职干部1354册、离退休干部490册);此外还管理着在职及退休工人档案3878册,其他人员档案141份。全院在职局级干部由农业部统一集中管理,在职处级干部、高级专业技术职务人员和院机关工作人员的人事档案由人事处统一集中管理,其他人员人事档案由各院属单位负责集中管理。人事处除管理相关干部人事档案外,还负责全院人事档案管理工作的统筹协调、监督指导工作。
二、农业科研单位干部人事档案管理存在的问题
经过调研分析,当前科研单位的干部人事档案管理工作中存在的主要问题如下:
1.人事档案管理力量薄弱。目前,各科研单位干部人事档案一般由组织人事部门的档案室管理,大部分管档人员都是兼职人员,管理力量薄弱。按照干部人事档案管理的有关规定,对于收集归档的材料要及时做好登记备案,在一个月内进行归档,并定期整理装订。仅热科院人事处就负责管理481位干部的人事档案,每年各种与工资调整、评优表彰、职务任免、职称晋升、业务进修、学历提高、年终考核等有关工作而形成的资料约 2000余份,仅材料归档一项业务,每年都需要把所有的案卷梳理一至两遍。另外,热科院每年新引进近300名高校毕业生或调入的科技干部的人事档案必须经过人事处审核后方能转至各单位,档案中所缺材料必须及时与原单位索要,归档材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新增材料,整档工序的繁杂,管档人员常年忙于材料的收集、整理、入袋等大量、简单、重复性的劳动,使得档案管理人员没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息,也不利于档案的安全管理。
2.人事档案收集不完善。干部人事档案管理工作材料收集管理不够严格,不够完整。大部分科研人员归档意识不强,有的人员毕业好几年,学籍材料始终保留在个人手中,或是放在学校里;收集来的材料常规的多,重复的多,但诸如科研成果、业务奖励、著作和高质量的论文等能体现科研人员个人业务水平的材料少。新进人员由高校转入时的档案材料基本都是零散状态,需要重新分类整理。而从企业调入的工作人员普遍缺少与工作经历相关的材料,如干部履历表、招工(聘用)合同、考核表、工资表等材料,导致单位难以为其按事业单位标准确定工资。
3.人事档案归档不规范。随着科研单位不断加大科技人才引进、培养、选拔、使用工作,干部人事档案在专业技术岗位和领导职位升迁方面是一项主要的参考依据,这就要求每份材料的来源和内容一定是真实可靠的。然而,在工作实践中发现,有些人填写履历表时,年龄、工龄、学历填写时有出入,有的仅仅参加了课程培训班或专业证书班,在填表时却写成大学本科或研究生;还有些档案材料或是纸质很差,甚至用圆珠笔写,字迹模糊;有的年度、阶段或挂职考核、考察、评鉴材料,不规范,不严格,对干部的评价没有具体化、客观化,不能真实地反映本人的实际情况;归档纸张沿用16K办公用纸,但由于历史原因,部分干部人事档案尺寸标准不统一。
4.人事档案信息化不高。目前,各科研单位干部人事档案管理大都以纸质档案为主。管理人员疲于应付各种档案材料的收集、整理、装订,没有时间和精力对档案材料进行信息化处理,导致档案材料反映的信息无法发挥最大效率,难于及时给领导在人事方面的决策提供参考。目前,热科院院属17个单位已初步建立档案管理系统,在职人员的基本信息,行政职务、专业技术职务晋升、工资变动情况等信息已录入计算机系统内,大大提高了人员信息的查询效率,但仍然存在信息采集不完整,信息维护不及时等问题。
5.人事档案重视程度不够。长期以来,不少科研单位对干部人事档案的重要性认识不足,对待档案工作“说起来重要,做起来次要,忙起来不要”,没有真正列入工作考核指标;管理人员不到位、经费不到位、监理不到位、规章制度不健全。一些档案管理人员缺乏主动性和创新意识,不能及时更新观念,提高自身的思想素质和业务素质,不能积极发挥干部档案的自身优势与潜力,限制了人事档案的开发利用工作,制约了人事档案工作的创新发展。
一、实验中心（室）工作档案管理的内容
1．实验中心（室）概况：学校和业务主管部门下发的实验中心（室）建设与管理的有关文件和资料。实验中心（室）建设与发展规划，实验中心（室）占用的房间数、面积及改造等资料。
2．实验中心（室）任务：实验教学大纲、实验教学进度表、实验课程及项目、每学期实验教学任务及实验开课记录、实验教学科表及实验项目统计、实验教学的考核方法及历年试题、实验报告等有关记录，承担的科研和社会服务项目及工作量。
3．实验中心（室）仪器设备、低制耐用品及材料：仪器设备的固定资产帐、卡、分户统计帐、低制耐用品分户帐、领用单、使用维修记录、技术资料等，大型仪器设备的论证报告、订货合同、安装验收报告、损坏维修记录说明书、使用记录、说明书等，材料领用记录等。
4．实验中心（室）管理制度和工作记录：实验中心（室）人员岗位责任制、实验中心（室）专职人员工作日志、实验中心（室）研究活动记录、人员考核记录、培训计划及实施情况，实验中心（室）工作计划、研究论文、成果鉴定证书、自制或改造的实验仪器设备装置的验收报告等。
5．实验中心（室）经费使用：实验中心（室）年度仪器设备购置、实验材料消耗、仪器设备维修、条件建设等经费支出情况统计、实验中心（室）年度科研项目、对外培训、测试、技术协作、劳务等收入情况统计资料。
6．实验中心（室）每年上报的各种统计报表。
二、实验中心（室）工作立卷归档的管理
1．实验中心（室）及设备管理工作法规、制度文件卷：
（1）国家及国家教育部与各部位、市教委有关实验中心（室）工作的法规文件；
（2）学校有关实验中心（室）发展建设与改革等文件；
（3）实验中心（室）建制审批（含实验中心或实验室建立、合并、调整、撤消等）文件；
（4）实验中心（室）管理的各项规章制度；
（5）实验中心（室）建设发展规划；
（6）实验中心（室）年度工作总计及实验中心（室）内工作人员考核表等。
2．以学校名义向上级部门定期或不定期报出的实验中心（室）工作的各种报告、报表或数据卷：
A.实验中心（室）基本情况类
（1）学校各实验中心（室）任务及人员情况学年度传送数据与报表；
（2）学校实验项目学年度数据传送数据与报表；
（3）学校专职实验工作人员学年度数据传送数据与报表；
（4）学校基础课教学实验中心（室）基本情况学年度数据传送数据与报表。
B．设备管理类
（1）学校各实验中心（室）教学科研硬件与软件建设与使用年度数据传送数据与报表；
（2）学校各实验中心（室）教学科研硬件与软件增减情况传送数据与报表；
3．实验中心（室）管理卷：
（1）实验中心（室）环境条件的增扩与实验中心（室）改革方案文件；实验中心（室）工作的评估；实验中心（室）工作人员及其变更情况；实验中心（室）管理方面的重要实施细则；实验中心（室）主任工作守则与工作人员岗位责任制等；
（2）仪器设备固定资产卡片；
（3）大型精密贵重硬件、软件技术档案。如申购可行性报告、订货合同、装箱单、使用说明书、技术资料、验收报告及其履历本、降等降级报告和报损报废等资料。（其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验中心或实验室借用保管）。
4．实验教学管理卷：
（1）实验教学大纲、教材、讲义、实验指导书；
（2）每学年度实验教学进度计划表；
（3）实验项目（题目）的更新、改造与淘汰等资料；
（4）实验教学课程、项目（题目）卡片（统一建立实验项目库）。
三、实验中心（室）工作档案管理
1．本制度适用于西南财经大学各级各类实验中心、实验室。
2．实验中心（室）档案管理应在学校档案馆的指导下进行，各单位要有专人负责此项工作，单位主管领导要认真负责档案管理及监督检查工作。
3．实验中心（室）工作档案，从实验中心（室）建立之日起开始建档，并逐年积累，严加保管。
4．各单位根据实验中心（室）工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷、定期归档。
林业技术档案的管理
1健全林业技术档案的管理体制
健全林业技术档案的管理体制，是加强档案管理的重要保证。从中央到基层应严格地建立对口专业管理体制，加强领导，实行统一的技术标准，专人负责、分级管理、及时修订、逐年统计汇总上报的管理制度。使林业技术档案成为提高森林经营水平及上级机关制定规划、计划和检查领导的假科学依据。各级林业主管部门，要加强林业技术档案工作的领导，配备工作责任心强、有林业专业知识的技术人员专职负责档案管理工作，建立健全管理制度。档案管理技术人员要保持相对稳定，定期组织技术培训和交流，积极采用新技术，充分利用电子计算机在档案管理工作中的应用，不断提高档案管理技术水平。
2档案管理技术人员的职责
档案管理技术人员在工作中必须认真负责，严格履行自己的职责。档案管理人员的职责主要有以下几点：1）深入现场调查，切实掌握森林资源消长变化，准确地进行测定记载，及时做好数据和图表的修正工作；2）统计和分析森林资源，按时提报年度森林资源数据及其资源分析报告；3）深入了解本单位的各项生产、科研等活动和有关会议，密切配合林管员或护林员工作，互通情况，及时掌握资源变化信息；4）组织固定标准地和样地的设置，按规定时间复测；5）收集森林资源、经营利用、科学实验等文字和图面资料，并整理归档；6）严格执行档案借阅、保密等管理制度，杜绝档案资料丢失；7）积极宣传和贯彻执行《中华人民共和国森林法》和有关方针政策，对生产部门森林资源的经营利用活动进行监督；8）努力学习先进技术，总结管理经验，不断改进工作。
林业技术档案管理的基本任务
档案管理工作的基本任务，是按一定的原则和要求科学地管理，及时准确地提供利用，为生产和科研服务，为各项工作需要服务。林业技术档案管理工作也和其它技术档案管理工作一样，其基本任务包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等具体工作。
1档案的收集和整理
档案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用价值的技术档案，把它集中保存在档案室和档案柜里。档案资源的收集工作，是档案管理工作的基础，是实现集中统一管理的具体措施之一。1）林业技术档案的收集工作，就是根据建档的需要，及时的搜集和接收森林资源调查、各种专业调查、各项生产作业的设计与实施以及科学研究成果等有保存价值的资料。归档的要求和手续，一般要求归档工作要由各业务技术机构或部门来承担负责将日常工作活动中形成的科技文件材料收集整理归档。归档的科技文件材料必须进行系统的整理，组成保管单位再移交给档案室。2）档案的整理，就是对档案资料进行分类，组织保管单位，系统排列和编目，把档案材料分门别类，使之条理化和系统化。林业技术档案的分类一般分为大类、属类和小类。档案的编目是整理工作的最后一道工序，其内容包括编张号、填写保管单位目录、备考表和编制保管单位封面等四项工作。另外，林业技术档案与其它技术档案不同之处就是管理森林资源，建立森林资源档案。
2档案的保管与鉴定
档案资料的保管，要求保护档案资料的完整和安全，维护档案的机密，最大限度地延长档案的寿命。林业技术档案是国有的重要资料，应建立责任制度，认真保管，防止损坏和丢失。档案资料的鉴定，就是用全面的、历史的和发展的观点来确定档案的科学的、历史的和现实的价值，从而确定不同的保管期限，把有保存价值的档案妥善地保管好，把无须保存的档案经过一定的批准手续拣出销毁。保管期限一般分为永久、长期（15年以上）和短期三种。
一、事业单位人事档案具有举足轻重的作用
21 世纪的竞争是人才的竞争，现代管理理论强调管理的核心是人的管理。而人事档案是“人的管理”的基本信息的主要依据，它既存储了反应的“人”的历史和现状的基础信息，真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程。因此，人事档案对于每个人来说都非常重要，它是一个人生命轨迹的证明，个人转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案中的信息来体现，作用不可被取代，如果没有档案，单位和个人的权益都无法得以保障。一是对用人单位的作用。档案的作用主要体现在为单位人事部门提供依据。档案是历史的真实记录，通过利用档案可以清楚地了解一个人的过去。特别是事业单位要做到知人善任、选贤举能，必须通过考察现状与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料来对一个人进行综合的评价和估量。因此用人单位在人员录用、晋级、考核时，都会经常使用档案，考察其德、能、勤、绩等情况，从而全面准确地了解个人的情况，为正确选人用人起到了重要参考作用。二是档案对个人的作用。当前，对于普通人档案的作用仅仅体现在凭证作用上。但是在当今人才流动频繁的时代，档案对于每个人来说就显得十分重要了。无论是就业、考研、公招、公考、出国政审还是评职晋级、社会保险、入党入团、退休手续办理以及各项证明的出具等手续都将以档案材料的审核为重要依据。所以说人事档案在一个单位的管理和每个人的一生中具有举足轻重的作用。
二、人事档案管理中存在的问题
（1）人事档案管理手段落后。人力资源管理要求人事档案规范化管理，能够及时有效地提供各种档案信息，为人力资源管理提供服务。但是，目前的人事档案管理仍沿用传统的管理模式，以手工操作、检索为主，管理人员满足于“看摊守点”，缺乏创新和竞争。这些情况严重制约了人力资源的开发，难以为现代人力资源开发、使用提供有效的服务。
（2）档案管理的硬件设施相对薄弱。有的单位没有专用档案室，有的单位档案多、档案室狭窄、潮湿、“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀、个别单位的档案夹都被虫蛀多处小孔，影响档案的美观整洁、完整，有的管档单位必备的切刀、统一的档案夹，都无法购置齐备。
（3）管理机制呆板。一方面档案材料收集制度过分“行政”化。材料收集是人事档案管理的重点和难点，目前，主要是依赖于政府的行政手段，但随着政府职能的转变，这项工作的难度将越来越大。另一方面，目前人事档案管理工作中材料收集范围和如何对进档材料进行鉴别等各项制度与新《条例》对人才考察任用时需提供材料提出的新要求不相适应。新《条例》对个人经历和基本情况的要求更加明确和细化。另外，对离任审计、任前公示等材料应如何收集，收集时应注意哪些问题，在制度上没有明确，在实践中缺乏可操作性。
（4）档案管理人员素质不高、管理制度执行不够好。近几年管档人员工作变动频繁，新手较多，专业知识缺乏，业务不熟，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，在接、转调出、转入、工资、退休时需要查档案时不能严格履行手续按规定办事，部门与管档单位协调不够，各做各的，需要用档案时，为了各自方便，不到管档单位查阅档案，叫本人自己提，这就很容易造成个人档案材料造假、销毁、丢失、涂改等问题，给档案管理工作带来很多的问题。规范人事档案管理，为现代人事资源提供有效服务随着社会规范化、诚信化程度的不断提高和信息化时代的到来，人事档案作为人力资源管理的凭证、参考和依据，必须引起重视，积极拓展管理职能，更新人事档案管理理念。采取切实有效措施，全面提高人事档案管理水平，为合理开发、使用人才，加强个人诚信提供强有力的保障。
三、规范人事档案管理，为现代人力资资源提供有效服务
（1）加快人事档案工作科学化、现代化进程。随着时代的发展，档案材料越积越多，传统的管理模式势必会给查找档案带来诸多不便，容易延误时间，而且出错率较高。建立人事档案现代化信息管理系统势在必行。人事档案现代化信息管理系统是以员工个人人事信息为基础的信息联网系统，通过微机终端和系统互联，可以实现个人信息微机检索和联网查询，及时更新档案信息，最大效益地为育才、用才、激才、留才提供服务，更好地为单位各项事业的发展做出贡献。
（2）加大对档案管理工作的投入力度。要建立由公共财政全额提供经费的投入机制，从而以机构的独立性、职能的专业性、服务的无偿性为基础，逐步建立为社会公信力强的人事档案管理机构。另一方面，档案管理所在的单位要建立定期的投入机制，在建立档案管理相应设施和提供服务的经费来源方面，可采取“以档养档、适当收费”的办法，补充档案管理经费不足的问题，以确保档案管理工作的有效开展。
关键词：科研档案；功能模块；数据库；设计
中图分类号：TP315文献标识码：A文章编号：1009-3044(2012)03-0729-03
Design and Implementation of Management Platform of Scientific Research Archives in Colleges Based on Java
MIAO Xing-hua, CHEN Lu
(Taizhou Polytechnic Institute, Taizhou 225300, China)
Abstract: The paper introduces how to design and implement management platform of scientific research archives in colleges on the basis of Java. Based on the analysis of the system requirements, the system’s design goal, design of system function modules and database design are debated. Finally several key problems in system implementation are discussed also.
Key words: scientific research files; function models; database; design
科研档案是科研人员在从事科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种载体的科技资料，是高职院校档案中的重要组成部分，是科研活动的真实记录。近年来，随着我国高等教育事业的不断发展，高校对科研工作的重视程度也不断提升，科研档案管理的科学化、规范化将直接影响科研管理的整体水平和工作效率。
1系统需求分析
1.1开发背景与目标
当前高校的科研档案管理机制，多数还只是一个上传下达的行政性管理机构。其主要工作仍然局限于传统的对科研项目、科研经费、科研成果登记鉴定、报奖等的被动管理，很少进行科研信息、科技服务信息的搜集、加工和传递等方面的工作。在人们越来越习惯于利用网络获取所需的服务的新形势下，高校科研管理需要更新观念，变革科研管理人员思维方式，强化“管理就是服务”的服务职能，必须树立信息观念，扩大信息来源，加强信息管理，提供信息服务，加强与社会的全方位联系。同时，高校科研项目与成果的规范化、信息化管理，对于提升高校综合实力也有着极其重要的意义。由此可见，提高管理效率、减轻科研管理的工作量，降低科研管理人员的劳动强度，开发和运用科研档案管理平台，实现科研档案管理的自动化、信息化、网络化，是科研管理部门急需解决的问题。
本文设计与实现的基于java的高校科研档案管理平台（以下简称平台），是针对我院科研档案管理的实际情况而研制的。该平台服务于我院的科研管理工作，可以实时动态科研信息，提供科研信息检索渠道，为我院的各级科研机构、科研人员提供便利，为辅助领导进行科研管理决策提供有力的信息支持，有助于我院整体科研工作水平的提高。
通过该平台，可以实现我院科研工作的网络化管理，形成一个新的科研数据中心和科研管理沟通平台，全面、实时、准确提供学校的有关科研信息，为学校领导有关科研决策提供辅助支持，为学校教师开展科研活动提供方便快捷的服务，为全院科研信息交流提供良好平台，使科研管理人员从事务性的工作中脱离出来，将更多精力投入到课题策划、成果推广中去，全面提高科研服务水平。1.2系统体系结构及运行环境
本系统基于J2EE基本技术体系，采用B/S应用体系结构，表现层则采用JSP页面、静态HTML、AJAX等多种表现形式，数据库服务器系统、Web服务器系统和应用服务器系统可以运行于包括Windows NT/2000/XP、Unix和Linux等多个操作系统平台。普通科研人员、科研秘书、管理员等各级用户通过Internet即可登陆并使用系统，克服了时间、地域的限制，大大提高了科研管理的效率。
系统运行硬件支持环境：Web服务器一台、客户端Web浏览器若干台、数据库服务器一台。系统运行软件支持环境：Web服务器（Windows XP + Tomcat 6.0.16）、数据库服务器（Windows XP + Access 2003）。
2系统设计
2.1功能模块
本文设计的科研档案管理平台主要分十大功能模块：科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、科研考核管理、 学术活动管理、技术服务管理、项目申报和评审、网站管理、系统维护等。
1)科研机构管理：本平台所设科研机构包括院系所、研究机构、重点研究基地等三类，可以列表显示这些机构的基本情况、人员构成、在研项目以及已经取得的成果等。对于普通科研人员仅给予浏览的权限，各单位的科研秘书可以编辑各机构的基本情况，而对于机构的人员构成、项目情况及成果情况则由系统根据相应的功能模块中的数据自动生成。
2)人员管理：本平台设定的人员有三类：科研人员（指从事科研工作的人员）、科研秘书（指各科研机构的科研管理人员）以及管理员。该模块可以实现人员新增、人员列表、人员检索等功能。人员列表和人员检索功能中，不仅可以显示人员的基本信息，同时可以显示该人员所有的项目和成果信息，这些数据从项目和成果管理模块中自动获取。管理员可以对人员的信息设定修改权限，科研人员只能修改自己的基本信息，科研秘书可以修改本机构人员的信息，管理员则拥有最高权限。系统初始运行时，由管理员设定初始账号、密码、所属机构等人员的基本信息，然后由科研人员本人通过普通用户的身份登录，输入属于自己的信息。人员库建立后，可以及时掌握学校科研人员的基本情况，并可以相应的生成学校的专家库等。
3)科研项目管理：科研项目指已经立项后的项目，包括不同来源、不同级别、横向纵向等各类项目。主要由新增项目、检索项目、列表项目、经费管理等子模块组成。项目管理的权限设定类似人员管理，但经费管理的权限仅对管理员开放。
4)科研成果管理：科研成果一般可以分为科研论文、著作、鉴定成果、专利、获奖等。平台提供输入界面，由科研人员分门别类输入这些数据。
5)科研考核管理：科研考核主要是通过建立科研工作量化指标和设置岗位考核指标，通过对科研项目、科研成果、科研奖励、学术交流等信息的综合分析，计算科研人员和科研机构的科研工作量。考核管理只对管理员开放。
6)学术活动管理：学术活动指学校主办或者参与的学术会议、发表的会议论文、国内国外的学术交流等。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新学术活动的通知，二是科研处根据各科研机构上报的学术活动计划定时学术活动通知，三是科研处在每个学期统计各科研机构学术活动的开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。
7)技术服务管理：技术服务主要是指学校为地方企事业单位等解决的技术难题。本模块主要完成三个功能，一是科研处主动在网上最新技术服务需求，二是各科研机构上报各自在每个学期的技术服务情况，三是科研处每学期统计各科研机构技术服务开展情况，作为学院考核各科研单位的依据。
8)项目申报和评审：通过平台可以完成校级项目的在线申报、项目中期检查、项目结题评估评审等工作。
9)网站管理：此项功能仅由管理员使用。
10)系统维护：对于管理员来说，在系统维护模块中可以进行数据初始化、数据导出、数据清除、用户维护、数据库维护等工作，而对普通用户来说，则只能维护自己的个人信息。2.2数据库设计
数据库设计是本平台的核心部分。大量的数据都存放在数据库中，数据库设计不合理会严重影响系统的正常运行。在开发前应先规划好每个数据表，不但要使其关联合理，而且每个数据表中的字段设计也要合理、规范。
本系统采用Access作为数据库，使用链接字符串与数据库相连，数据库的名称是kygl.mdb，根据实际处理的数据情况和系统的功能在数据库内创建了人员信息表(tzy_ryxx)、科研机构表(tzy_kyjg)、科研项目表(tzy_kyxm)、论文表(tzy_lunwen)、著作表(tzy_shu)、研究报告表(tzy_report)、专利表(tzy_zhuanli)、获奖情况表(tzy_hjqk)、科技服务表(tzy_kjfw)、学术交流表(tzy_xsjl)、通知公告表(tzy_notice)等用来存放科研档案管理的基本数据。
3系统实现
3.1基本界面
平台的首页如图1所示。
图1系统首页
除了平台的首页外，不同权限的用户在用户区登录后将进入各自可操作的页面。如科研人员登录后将进入科研人员页面，可进行个人基本信息维护、项目申报、项目查看、奖项申报等。
3.2 ActionForm类
ActionForm类是Struts框架的核心组件之一，是Struts的关键视图组件。ActionForm本质上是一种JavaBean，是专门用来传递表单数据的DTD(Data Transfer Object,数据传递对象)。它包括用于表单数据验证的validate()方法和用于数据复位的reset()方法。本系统利用ActionForm Bean在视图组件和控制器组件之间传递HTML表单数据，通常每个HTML表单对应一个ActionForm Bean，HTML表单中的字段和ActionForm Bean中的属性一一对应。利用ActionForm Bean的Validate()方法对用户输入的数据进行合法性验证。
表单验证是ActionForm的主要功能之一。要实现这个功能，需要采取4个步骤：1)重写validate()方法；2)在资源文件Applica? tionResources.properties中设置可能的验证错误的标识；3)要在配置文件struts-config.xml中，把元素的validate属性设置为true（默认已经是true），并添加元素以指明资源文件的存放路径；4)在相应输入页面的相应位置加入错误标记< html:errors>，以输出可能的验证错误。
3.3 Action类
Action类是用来处理业务逻辑的一个类，负责单个事件的流程控制。在收到相应的请求后，ActionServlet会为该请求选择适当的Action，在必要的时候会创建一个Action实例，调用Action的perform()方法。如果ActionServlet不能找到有效的映射，它会调用默认的Action类(定义在配置文件中)；如果找到了有效映射，ActionServlet将适当的ActionMapping类转发给Action，这个Action使用Ac? tionMapping找到本地转发，然后获得并设置ActionMapping属性。
4结束语
基于Java的高校科研档案管理平台集科研管理和信息服务为一体，适用于高校的科研管理部门，具有科研机构管理、人员管理、科研项目管理、科研成果管理、学术活动管理、技术服务管理等多项功能，既实现了科研管理的自动化，又利用网络的优势信息，方便了教师的研究，方便了工作人员各种表格的填写，大大提高了工作效率，使学院的科研管理水平上了一个新的台阶。
参考文献：
[1]张兴科.JSP动态网站设计项目教程[M].北京:中国人民大学出版社,2010.
