时间：2023-05-16 11:09:14
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇企业档案文件管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
坚持企业定位、市场经营的建设原则
商业性文件中心从成立以来一直把自身定位为独立核算、自负盈亏的营利性和服务型企业，进行市场化经营和运作。换言之，明确企业定位、坚持市场经营是商业性文件中心的特点。笔者在研究中发现，商业性文件中心进入国际化发展阶段，依然保持这一特点，将坚持企业定位和市场经营作为跨国建设的基本原则。
20世纪90年代后期起，世界范围内出现了商业性文件中心国际化发展的3个典型――lron Mountain、Recall和GuaranteeRecords Management(GRM)，它们的跨国建设既有共性也有差异性，既有经验也有教训。相对而言，lIon Mountain和Recall的国际化发展成绩显著，二者受益成为全球规模最大、知名度最高和影响力最强的商业性文件中心，而GRM的国际化发展经历了一定波折。1951年成立的Iron Mountain从美国波士顿起家，1997年起展开跨国建设，借助多次并购将市场范围从美国本土拓展至世界各地，现已建成在39个国家和地区设立600多个运营中心、拥有14万客户和两万名员工的跨国集团。Recall原是全球支持服务集团公司Brambles的子公司，Bramblesl991年开始涉足文件管理领域，借助―系列并购，1999年正式建ececall，现已建成在全球21个国家和地区没立300多个运营中心、拥有8万客户和4500名员工的跨国集团。笔者认为，Iron Motmtain和Recall的国际化发展之所以成功，很重要的一点原因是它们在跨国建设中始终坚持企业定位、市场经营的原则。
GRM是规模仅次于Iron Mountain和Recall的商业性文件中心，1987年成立于美国纽约。20世纪90年代后期开始本土扩张，在亚特兰大、芝加哥、洛杉矶、迈阿密、纽约、费城、旧金山、华盛顿8地建立分支机构，市场范围覆盖全美。GRM的国际化发展从2000年起步，与IronMountain和Recall不同，GRM跨国建设的地点首先选择中国，目前也只有中国。该年，GRM在上海设立海外首个分支机构――上海信安达档案文件管理有限公司，这是与上海市档案馆所属上海创造实业公司共同建立的中外合作公司，也是中国首家得到政府许可从事文件信息管理服务的供应商。运营数年后，上海信安达档案文件管理有限公司更名为信安达(中国)信息管理服务公司，与上海创造实业公司脱钩，变成外资独资公司，下设上海、北京和广东3个分公司，经营地点遍及7市――上海、北京、天津、深圳、苏州、广州和东莞。总体而言GRM的国际化发展比较富于特色。首先，它选择进入中国市场，跨国建设的地域目标有别于IronM0untain和Recall，市场选择有自己的特点。其次，信安达(中国)信息管理服务公司在发展速度和规模方面相对理性，有利于自身发展。
笔者认为，GRM国际化发展的特色与其理念相关，它无论在美国还是中国，均力求提供优质服务。但是，GRM的国际化发展也有教训需要吸取――如果不坚持企业定位和市场经营的基本原则，商业性文件中心的国际化发展就可能遭受波折。GRM的跨国建设起初是借助与上海市档案局所属上海创造实业公司合作实现的，这种合作表面看是两家企业的合作，但档案局和实业公司的关联可能容易把行政和企业搅合在一起，这种特殊背景对上海信安达档案文件管理有限公司有利有弊。利处是在中国特殊国情下，档案局的行政背景有利于公司获得进入档案文件管理市场的资格；弊处是“政企不分”的体制容易制约公司的企业化经营。囿于资料所限，笔者无法也无意详细解读上海信安达档案文件管理有限公司更名和变更合作的原因，只是通过分析GRM初人中国市场的波折说明商业性文件中心的跨国建设应坚持企业定位、市场经营的原则，否则中心就会丧失自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的市场主体地位，难以健康、持续发展。
走多元化建设道路
1 跨国并购
跨国并购是跨国企业全球化扩张经常采用的一种方式，Iron Mountain和Recall的国际化发展主要采用的就是跨国并购，并购详情参见表1和表2。
Iron Mountain和Recall的跨国并购具有一些共性。一是类型相同，均以横向并购为主。横向跨国并购是指“两个以上国家生产或销售相同或相似产品的企业之间的并购”，二者的并购对象都主要集中于文件信息管理服务行业。二是成效相似。两家公司借助跨国并购基本实现了跨国建设的一般目标――扩大经营规模，降低成本费用，形成规模效益；提高市场份额，扩大市场占有率，提升行业战略地位；提高企业知名度，提高企业产品或服务的附加值，获取超额利润；优化生产技术、管理经验、专业人才等资源，提高企业整体竞争力、实现企业发展战略。
2 新建投资
新建投资也是跨国公司对外扩张的主要方式，与跨国并购不同，新建投资是企业在其他国家境内直接投资建设新企业，设立分支机构。GRM的国际化发展主要采用的是新建投资方式。
如前所述，GRM的海外扩张首选中国市场。无论是初期的上海信安达档案文件管理有限公司，还是后来的信安达(中国)信息管理服务公司，均是GRM新建投资的成果。笔者目前尚未发现有资料显示GRM在中国的并购案例，这说明GRM的国际化发展道路没有与IronMountain和Recall求同。也许是因为GRM本身规模不是特别庞大，跨国建设的目标地域也相对集中，新建投资方式对其而言比较适合、稳妥。
归结起来，以上分析说明商业性文件中心的国际化发展具有多元方式，尽管跨国并购相比新建投资而言更多地被大型商业性文件中心采用，但它们各有利弊，商业性文件中心可结合自身实际灵活选用。
业务设置实行差异化提供
Iron Mountain、Recall和GRM作为大型商业性文件中心，业务内容丰富广泛，覆盖文件信息的全生命周期，包含传统文件保管和现代信息管理的全套服务。它们跨国建设的第三个明显特点表现在业务设置方面，即多实行差异化提供，具体说来就是针对不同市场设置和提供不同的业务内容。针对经济发达、市场需求旺盛、文件信息管理服务行业较为成熟的国家或地区，商业性文件中心设置的业务全面系统，提供全套服务；但在一些文件信息管
理服务行业起步或初步发展阶段的国家和地区，商业性文件中心则会因时、因地制宜地提供适合其需要的业务。这一特点在GRM的国际化发展中表现最为典型。
借助网络调研发现，GRM针对美国本土市场设置的业务分为11大类35小项，具体内容参见表3。
进入中国市场后，GRM针对中国市场的特点和需求，集中提供5项核心业务，具体内容参见表4。
与美国本土相比，GRM在中国市场的业务设置具有明显的差异化提供特点。信安达(中国)信息管理服务公司以提供基础性业务为主，其业务层次较低、种类较少、分工粗略。这种差异化提供显然更适合中国国情。我国目前文件信息管理服务行业的发展尚处在初步发展阶段，业务需求较为简单，技术发展水平偏低，服务内容不够精细。这种情况下，信安达(中国)信息管理服务公司设置差异化的业务是必要和适合的。如果机械照搬GRM的业务，就可能导致资源浪费。因此，商业性文件中心在跨国建设时应因时因地进行业务设置，将资源集中于市场需求最大、最适合的业务内容，才能获得最佳收益。
针对性确立目标市场
1 市场环境
商业性文件中心的国际化发展不是盲目的，它们选择和确立目标市场时首要考虑的是市场环境因素。市场环境作为一个综合概念，包含的内容较为丰富和复杂。对商业性文件中心而言，市场环境主要包括经济发展状况和文件信息管理行业的成熟度。
一方面，商业性文件中心开展跨国建设十分关注目标市场的经济发展状况，包括经济发展水平和经济发展速度。例如Iron Mountain和Recall大多选择经济发达或经济发展速度较快的国家和地区作为目标市场。这是因为这些国家和地区经济发展水平较好，经济环境和市场机制较为健全，有利于商业性文件中心的建设和发展。另一方面，商业性文件中心开展跨国建设十分关注目标市场文件信息管理行业的成熟度。商业性文件中心作为提供文件信息管理服务的企业，必须选择文件信息管理行业发展较为成熟的国家和地区作为跨国建设的目标市场。只有行业发展的成熟度高，市场需求才会较旺盛，市场秩序也才会较良好。试想，商业性文件中心假如选择经济落后、行业成熟度低的国家和地区作为国际扩张的目标市场，必然遭遇惨烈的结果。
Iron Mountain和Recall跨国建设确立目标市场的实践就充分证明商业性文件中心的国际扩张注重选择经济发达、行业成熟度高的目标市场。从上文对二者跨国并购过程的分析，不难看出它们基本按照从北美市场到欧洲市场再到其他大洲的顺序进行国际扩张。这种先后顺序就印证了经济发展状况和文件信息管理行业成熟度对商业性文件中心国际化发展具有的重要影响。
1.1档案管理对象的变革
社会在不断的发展，我国的科技信息技术越来越多，而且还产生了较多的电子文件，为了提高档案管理的效率，必须采取有效的措施提高档案管理水平，还要增加档案馆的容量。电子文件的种类具有多样性，在对这些电子文件进行归档与分类时，需要将其转化为数字档案，这也体现了档案管理对象的变革，使得数字档案在档案管理中所占位置越来越重要。电子文件是一种新的档案管理方式，这与纸质档案记录方式有较大区别，数字档案是在二进制环境下生产的，所以，在对电子档案进行了归档、分类以及保管时，需要采用不同技术，需要依赖计算机以及网络技术。为了保证电子文件的安全性，必须增强文件载体的稳定性，为了形成完整的电子文件，还需要对其内容以及背景信息进行扩充，所以，档案管理对象的变革，使得我国档案管理工作呈现出了数字化的发展特征。
1.2管理手段的变革
在档案管理中，需要根据不同的对象，设置不同的管理方式，在数字化的档案环境下，需要对档案管理手段进行改革。在现代档案管理机构中，都配备了计算机等先进设备，利用网络技术以及数字技术，可以有效保证电子文件管理的安全性。在当前档案管理领域中，采用的管理手段也在不断变革，相关人员结合计算机技术，对电子文件进行了快速的处理；利用网络以及通信技术，可以实现对电子文件的实时传输；利用现代数据库，也可以实现对电子文件的海量存储，扩大了档案馆的容量。另外，档案馆工作人员还对信息检索方式进行优化，实现了档案目录检索的便捷性，利用数据加密技术，还可以提高保密文件的安全性，有利于维护档案系统运行的稳定性。
1.3档案管理方法的革新
随着社会与科技的不断发展，我国电子文件的数量越来越多，这对电子档案的归类提出了更高的要求，档案管理机构的工作人员，必须对传统的管理方法进行革新，这样可以才能档案载体运行的可靠性，才能保证电子文件存储的安全性。在进入信息时代后，档案管理也迎来了电子文件时代，所以，传统的档案管理方法已不在适用当前的档案机构，如果档案部门仍然沿用传统管理方法，会极大的制约档案事业的快速发展。随着现代信息技术的运用，在档案管理方法上，改变了传统的文件与档案管理工作流程，依据电子文件和档案管理工作的业务流程的变化、管理系统的特点对传统的档案管理业务流程进行重组，某些工作环节需要提前监控，某些重复性的工作环节需要撤销合并等。
2档案管理的发展
仅有信息化技术和手段是远远不够的，重要的是需要档案管理理念、方法和思路的全面革新。面对电子文件的技术特性和管理手段的变化引起，传统的档案管理理念和方法的变革势在必行，只有采用科学的现代管理思想，才能充分发挥现代信息技术的优势，管理好电子文档。在电子文档时代，前端控制和全程管理理念显得比纸质文件时代更加重要。所谓“前端控制”，是指档案工作者不能再想传统文件和档案管理时代那样静坐等待，需要在电子文件形成之时甚至生成之前，即在电子文件管理系统设计时就积极介入其中，把电子文件（包括归档电子文件）的管理要求融入系统功能设计之中。在电子环境中，如果管理人员不积极借入文件的形式和保管过程，文件将可能不存在，也可能降低档案文件的利用率。所谓“全程管理”，是指对电子文件从产生到最终销毁或永久保存进行全过程的监控和管理。在电子文件时代，电子文件从产生到最终销毁或永久保存是一个完整的运动过程，而且个个运动阶段之间的界限不再像纸质文件那样明显、容易区分，这就更加需要对电子文件从生成、运转到保管、利用和销毁的整个生命过程实行实时能够，以确保电子文件的完整性、真实性、可靠性、安全性和可读性。信息技术和现代管理理论的发展与应用也为现代档案管理理论的发展提供了新的机遇。在整个社会现代化和信息化发展进程中，档案收集、整理、保管、利用的理念、体制和工作方式都在经历重大变革。这给现代档案管理带来了前所未有的挑战，也带来了档案事业蓬勃发展的新契机。同时，作为一项管理性活动，档案业务也要求档案工作者必须融合现代管理理念，从经济、社会等多角度审视现有的档案管理理论，对档案管理理论进行全方位的创新与变革，提高档案工作的管理效率和管理水平。市场化带来了档案所有权的多元化。随着经济体制改革的不断深入，我国是行了公有制为主体、多种所有制经济共同发展的基本经济制度，出现了公有制实现形式多样化、经济成分多元化的格局。与此相适应，档案作为国家机构、社会组织和个人在各项社会实践活动中形成的历史性产物和凭证性记录，其所有权归属也呈现多元化态势，除党政机关、国有企业事业单位形成的国有档案之外，包括集体所有档案、私人档案、民营企业档案、三资企业档案等在内的非国有档案大量产生。
3结束语
一、思维思路与服务理念的创新
第一，思维思路的创新。
档案管理工作思维思路的转变，首先需要档案工作者创造性思维的概念转变。总结档案管理工作的经验，解放束缚的思想，利用前瞻性思维实现档案管理的创新。在企业档案管理工作的基础上，必须按照企业对档案部门工作时间和实践的要求，继续深化档案管理人员对档案管理各种文件的认识，时刻关注档案工作出现的新形势，把握好企业档案工作未来的发展方向，在信息网络化的档案管理中，档案管理人员要有超越自我的勇气和敢于挑战权威的信心，做到档案文件的标准管理，使自己从档案管理的新理论，新系统，新技术，新方法，新的服务和创新的理念中取得进步，成为新时代创新型的档案管理人才。
第二，树立信息服务的概念。
在档案管理工作中，要建立信息服务的概念，使信息系统广泛得到应用，形成有深度的、大量高品质的电子文献信息资源，让更多的用户群体使用信息系统，来进行更广泛的信息服务，这就要求档案工作人员必须建立信息服务的概念。
进行档案管理工作的信息服务，就要专注于主动服务。档案部门对信息来源，信息共享需要保持高度的敏感性，要多想办法，找不同的渠道去收集信息，还要对系统用户进行调查和了解，在得知他们的需求后进行有针对性的规划、设计不同层次的服务，形成电子文档信息，便于资源的开发，加工，改造，并制作成信息产品和服务的计划。公共信息系统功能模块设计，要对文件和档案管理业务进行充分的功能性考虑。目前在用户使用信息的时候，更多的只是想找到文件本身，希望快速、准确的获得信息。在全面调查信息需求的基础上，创建专题收集，筛选，加工信息，依靠先进的技术，使用光盘进行存储，使用多媒体进行宣传，这样就可以为企业领导和业务部门提供信息产品的信息服务，也可以为用户远程通信的使用要求，提供时间和空间的信息服务。
第三，创新服务的核心。
档案管理工作创新服务的核心是创新服务的内容。这就需要在档案服务的领域上、对象上、模式上、态度上、环境上、时间上都要随着时间的推移去不断创新。电子文件成为档案室广泛使用的一种新形式信息资源，增加了档案室的档案存储性能和文件管理功能，新的档案管理工作正从实体文件管理逐步转化到传输文件的信息资源管理，这就需要在档案管理中管理者积极增加应用网络化、数字化的对象技术，增多通信技术等先进技术的应用。档案工作要紧跟时代和改革发展的实际需要，为不同领域、不同层次的用户进行档案管理服务，新时代对档案管理要实现突破性发展的要求必须要紧抓创新服务的核心，依靠科技创新，加快档案信息化建设，增加信息技术和设备投资，增强员工的业务能力。
二、在档案服务效率上创新
第一，建立企业档案网页，开展网上服务。新的档案管理需要适应新时展的需求，尤其是在很多企业都开通自己的网站进行宣传后，作为企业档案管理部门也要在企业网站中建立自己的网页，以适应新时期企业档案管理部门为企业服务的需求。企业的档案管理人员应在企业内广泛收集信息，尽快完成企业档案数据库的建立，在网页上要进行实时的管理，并设立电子文档存储区域，网页的建立，可以使档案管理转向数字档案信息资源的管理，通过数据库建设服务，实现新时期企业档案自动化管理工作。
第二，建立“电子档案数据管理中心”。企业档案部门要利用新时代的信息化技术，在企业内部相关部门大量信息收集的基础上，建立电子档案数据管理中心，使企业的档案数据、信息数据可以集中进行管理，尤其是一些具有保密性质的文件，档案室可以采用光盘、硬盘等形式进行保存，档案管理部门在网页上也可以提供限制性或非保密电子文档的查询、使用服务，可以实现电子文档信息资源共享，提高文件的使用效率。
第三，电子文件的自动上传收集。单一的电子文档的管理与收集，是信息网络时代档案收集不可忽视的问题。相比于传统的纸质文件管理与收集，电子文档的收集可以采用文件下载和上传的形式，更快捷方便，正因为如此，档案部门可以改变传统的经营模式，在网页上创建的窗口里自动上传电子文档，形成了档案管理的快速收集和归档。
第四，开展在线服务。随着信息网络时代的发展，档案查阅与展览、拷贝等必然要使用新的服务形式。传统的档案文件和档案部门的纸质档案，特别是原始档案，想进行查阅与展览、拷贝是很不方便的，但是电子信息的存在改变了人们的工作、学习、生活环境，使人们更加注重通过信息系统以及网络的信息来及时、准确地获得各种信息，这就要求信息网络时代的企业档案管理要在服务上开展创新，进行网络的在线服务，方便用户信息查找的途径。
第五，加强档案资源建设，开展现行文件阅览服务。随着社会发展和人民群众的档案法律意识水平逐年增加，在这个阶段，越来越多的企业已经经历了重组、合并和转移，工人需要保护自己的合法权益，并希望能够更方便地了解政策信息，这些都需要企业的档案部门进行完善。
三、充分利用信息网络技术进行资源共享的创新
计算机技术的发展，信息网络技术的普及，电子文档的广泛使用，都对新时期企业的档案管理工作提出了新的要求，企业更加需要档案管理部门提供各种信息，档案部门也需要快速、广泛的收集信息，这些都要求档案管理工作必须实行网络化管理，使档案资源实现最大限度地共享。这就要求档案工作者要改变传统的检索方法，逐步过渡到使用标准的信息化管理系统进行档案的分类和编目工作中，发展收集数据库的功能，实现了真正意义上的档案信息资源共享。
第一，电子文件的自动上传收集。
信息网络化使档案信息的收集更加快速。新时代的档案管理部门，可以在自己的网页上设置自动上传电子文档窗口，在网页上创建档案室，可以将新的档案信息存档到服务器里。这就需要一个新的信息化管理的系统，目前国内外有很多相关的档案管理信息系统，这些系统的工作原理大致差不多，都是企业相关人员通过网站发送自己单位的非机密性文件的文本到企业的档案室的网页上，企业的档案室通过信息系统进行分类归档。这样就可以省去发送档案人员的时间，再需要档案的时候也可以通过数据库查询以及电子邮件和其他服务的方式，实现与档案室的网上信息交流，使服务更快捷。档案室对档案的归档也可以采用光盘、硬盘、电子文档、纸质文档等多种形式，保证档案材料的真实性和保存价值。
第二，档案信息开发创新发展。
档案信息的开发和利用是企业档案管理的重要组成部分，好的档案管理服务，是对企业管理的有效补充，档案管理可以为企业在生产经营、质量管理、成本核算等多方面提供需要的信息，因此，做好档案信息的开发和利用对企业的经营发展有着重要的意义。在新形势下，企业档案信息的开发和利用更多的采用电子文档的形式，通过信息化、网络化进行的深层次的知识管理和发展，增加文件信息，促进企业的每一名员工和决策者实现知识共享、知识交流，在生产经营活动中促进知识的重要性。
四、结语
一、限定接收格式类型
遴选并限定接收进馆的电子文件格式类型是破解电子文件格式困局的第一招，这是档案部门最早使用而且沿用至今的招数。“弱水三千只取一瓢饮”实乃不得已而为之，格式林林总总，此消彼长，总不能照单全收吧。由于环境不同，选择标准不同，偏好不同，各国档案馆挑选进馆的电子文件格式不尽相同。2003年1月，英国国家档案馆公布《电子文件管理鉴定和保护指南》，该指南对向档案馆移交的电子文件格式进行了规定，要求这些格式比较稳定，具有较长的寿命，且可以很容易地转化为现行的文件格式，具有潜在的“未来保证”，具体格式包括PostScript、TIFF、SGML、PDF等。马来西亚国家档案馆要求向该馆移交的电子文件必须是不绑定软硬件的简单、经济、开放、易于转换和迁移的格式，具体包括ASCII和unicode编码纯文本，以及XML、SGML、PDF、TIFF、PCD、JPEG格式。美国国家档案文件管理署(NA R A)最初仅接收ASCII和EBCDIC编码的平面电子文件(flat file)，其接收形式和要求后来由美国联邦法规(36 CFR Part1228)形式加以规定。2002－2004年间，NARA根据形势发展，相继补充规定，增加接收了可带附件的电子邮件，JPEG、TIFF、PNG、GIF、BIIF格式的图像文件，XML、PDF格式的文本文件，符合地理置标语言(GML)或36 CFR 1228，270规范的数字空间数据，Web内容文件等。。澳大利亚维多利亚档案馆接收的电子文件格式包括TXT、PDF、PDF／A、TIFF、JPEG、JPEG－2000、MPEG－4等。
我国地方档案馆接收电子文件时，对格式也提出了限定。例如，《青岛市电子文件归档与管理规范(试行)》规定：文本文件收集时应统一将其转换为TXT文档或XML文档，现阶段允许收集Word97、WPS格式文档；静态图像文件收集时应统一将其转换为TIFF、PDF、JPEG，现阶段允许收集S2格式文档；影像文件收集时应按MPEG2方式压缩；声音文件收集时应统一转换为M P3格式；自主开发的计算机程序必须收集软件的源程序及其开发、编译工具。《佛山市电子文件移交格式暂行规定》要求移交到市档案馆的电子文件的格式统一为：DOC、RTF、WPS、XLS、ET、TIF、JPEG、PDF。
二、格式转换
按照一定标准遴选进馆电子文件类型，只是被动地规避格式纷繁复杂、千变万化造成的困扰。因为拒绝不合要求的格式进馆，对于处置内容重要而格式欠缺的电子文件时，会不可避免地“把孩子连同洗澡水一起泼掉”。为了有效地化解这一难题，各国档案工作者使出了第二招：格式转换。仍以英国国家档案馆为例，该馆不接受HTML格式的文件，因为他们认为，这种格式文件的标准是动态的和不稳定的，易于受到商界的压力，如果政府机关已经使用HTML格式形成文件，并且这些文件需要移交到档案馆永久保存，或者需要在本单位保存，则都必须转换成档案馆可以接受的格式。澳大利亚国家档案馆(NAA)在格式转换方面有其独特做法，积累了成功经验。NAA开发了可免费下载使用的开源软件XENA(Xml Electronic Normalising forArchives，XMLiE规化电子文件)，该软件可以检测数字对象的文件格式并将其封装转换为开放的XENA信息包用于长期保存。其软件界面见图1。
与此同时，NAA还开发了可免费下载使用的开源软件DPR(DigtalPreservation Recorder，数字保存记录器)，它作为工作流软件，支撑XENA格式转换，在电子文件病毒隔离、检查和向数字档案馆保存过程中形成并留存完整的审计跟踪元数据。其软件界面见图2。
格式转换已经被国际档案界视为解决电子文件长期保存和利用难题的一种基本方法。国内一些档案机构也开始研究和使用这一方法，例如，南京大学档案馆就通过南大之星软件的“电子文件标准化转换中心”功能模块将多种类型的电子文件转换成PDF格式进行归档保存。沈阳市档案局则专门研发了“电子文件格式转换及归档系统”，将不同格式的电子文件转换成统一的TIF格式，将不同数据库文件转换成统一的XML格式。
三、格式分析与注册
今天，电子文件已经遍布世界的各个角落。然而，电子文件格式管理还处在无序的世界。就像每一个父亲都有权利给自己的孩子取名一样，每一个软件公司(或有能力对数字进行编码的人)都有可能成为格式的定义者。假如我们能够理解电话本上为什么有那么多相同的人名，我们就会理解不同格式的电子文件为什么会是同一个扩展名。以扩展名为，dat的文件来说，它既有可能是一个VCD的视频流文件，可用视频播放器打开，还有可能是杀毒软件病毒库或软件资料类的数据文件，可用记事本或专用软件打开。对于管理者来说，如何正确地区分和利用类似，dat这样的电子文件呢，IT专家和档案工作者们想出了第三招：格式注册。格式注册通俗地说就是给格式“上户口”。目前，世界上的电子文件格式注册系统主要有：
(1)多用途网际邮件扩展协议媒体类型注册(MIME MTR，MediaTypes Registry)。由Internet编号分配机构(IANA，Internet AssignedNumbers Authority)维护管理，提供Internet上文件格式的权威定义和相关参数信息。其登记的属性包括：MIME类型名称、必备参数、可选参数、编码要求、安全要求、互操作要求、说明、所支持的应用、联系人等。MIME MTR支持在线自愿登记，且没有严格的约束，所以，有些格式虽有登记但不见应用，有些格式登记信息残缺不全。
(2)全球数字格式注册(GDFR，Global Digital Format Registry)。由于MIME MTR没有提供足够的格式属性表示信息。美国哈佛大学牵头建立了全球化数字格式登记系统，美国国家档案文件管理署是这一系统的积极参与者。
DGFR依据OAIS信息模型，定义了格式表征信息的4方面属性：一般属性，如格式标识符；特征属性，描述格式语法和语义；操作属性，描述已登记格式输入输出的系统与服务；管理属性，描述登记本身的重要管理事项。
(3)英国国家档案馆数字信息长期保存项目(PRONOM)。PRONOM提供一个文件格式数据库，收集记录了大量的文件格式信息，以支持对格式属性和软件产品的检索。英国国家档案馆还专门开发了用于格式分析的工具DROID(DigitalRecord Object Identification，数字文件对象识别软件)，供免费下载使用，见图3。
(4)统一数字格式注册(UDFR，Unified Digital Format Registry)。由于GDFR和PRONOM的各自为政，暴露了相对局限性，有关国家IT和档案领域专家认识到，有必要建立一个统一的数字格式注册系统，2009年4月UDFR项目正式成立。这一系统是融合GDFR和PRONOM两者优点的联合项目，根据其公开的计划和路线图，到2010年7月将正式开发完成并部署使用。
四、制定开放的格式标准
如果把遴选并限定接收电子文件格式比喻为“矮子里面拔将军”，格式分析与注册则等同于“上户口”，格式转换无异于上演“变色龙”游戏。限定接收格式以及格式分析与注册的特点是被动式跟进，格式转换的特点是适应环境变迁、以变制变，上述方法体现了档案界对日新月异的信息技术发展的适应力，但没有借此获取电子文件管理的主导权。为争取主动，以不变应万变，近年来，IT企业、档案界和相关数字资源管理领域的专家们祭出了第四招：制定开放的电子文件格式标准。
1 适应政府职能转变的需要
改革开放以来，深圳市先后进行了几次机构改革，逐渐转变政府职能，以期建设“小政府大社会”。机构精简和人员调整，使档案工作面临新的问题：一是讲求效益的原则与严重紧缺的机构档案工作人员财物的矛盾日益突出一二是机构档案管理人员的非专职性和频繁调动，影响了机构档案工作的健康有序发展；三是“小而全”的机构档案管理方式与现代信息处理与传播技术的矛盾；四是社会的发展以及文件记录手段的进步与多样化，导致更多新领域、新载体档案的产生，对传统档案管理理论与管理方法提出挑战。深圳政府职能的转变，以及机构档案工作出现的新特点和面临的新形势，需要实行多元化的管理方式，使得实现机构文件集中管理成为迫切需要。
2 经济高效化的需要
经过改革开放30年的发展，深圳各项事业取得令人瞩目的成就，全市文件档案数量急剧增长，尤其是社会管理、公共服务职能较强的部门档案用房普遍不足，纷纷要求单独兴建档案库房。随着深圳经济建设的高速发展，在带来物质财富的同时，深圳面临着土地空间、资源、环境承载力、人口重负等四个难题。各部门要求建立“小而全”的档案用房与深圳土地资源的相对匮乏之间的矛盾日显突出。
1999年，作为深圳市行政、文化中心的“市民中心”开始设计，计划将有20多个政府部门集中在该中心办公。按照国外惯例，同时鉴于深圳土地资源匮乏的实际，市政府在“市民中心”专门划拨给档案局一万平方米，供统一管理各部门文件使用，这使深圳文件集中管理获得了优越的基本条件。有关议题得到了市政府最高领导层的支持。2001年8月2日，深圳市政府三届三十四次常务会议议定：“实行党政机关文件的集中管理，资源共享，降低档案管护成本，提升档案的使用价值。今后政府工作部门原则上不再设立专门的档案管理机构，除不适宜集中和国家有特殊规定的档案外，各部门、各单位应将办理完毕的文件材料在一定期限内统一移交市档案管理机构实行集中管理。”深圳市政府常务会议的决定使得深圳文件集中管理变为可行。
3 信息化建设具备一定基础
随着计算机应用技术的迅猛发展，深圳市的信息化建设取得了较大的进展。“十五”期间，深圳通过信息技术在有关领域的应用，实现政府、企业、社会公共领域、社区管理的信息化。建立政府信息网，实现网络的互联互通，成为全国电子政务建设试点城市。深圳档案部门的技术设备和管理手段有了明显改善。这些都为实现文件集中管理及便捷的利用提供了强有力的技术保障。
4 适应文件生命运动规律
20世纪90年代以来，我国档案学者结合中国文件档案管理实践，在对国外文件生命周期理论研究的同时，提出了文件运动理论，认为：
文件的运动具有整体性与阶段性相结合的特点。文件运动的整体性决定了对文件的管理必然是一个连续的过程，构成同一个系统工程。文件运动的阶段性决定了涉及文件的管理要素可以因运动阶段不同而存在一定差异。文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系。文件的所有阶段都是相互关联的，所以对文件运动的全过程，必须实行连续的、具有整体性的一体化全程管理。文件运动理论为文件活动从机构层面向国家层面、从分散管理模式向集中管理模式、从环节分离管理向无缝式流程管理的转变提供了坚实的理论基础，也为深圳实现文件集中管理提供了理论依据。
深圳市开展文件集中管理的实践
1 建立文件管理中心
2002年4月26日，深圳市三届人大常委会第十五次全体会议通过并已正式颁布的《深圳市档案与文件收集利用条例》，首次以地方立法形式提出了“文件中心”的机构设置。《条例》第八条明确指出：“市、区政府设立的文件中心是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件的机构。”从而使“文件中心”的建立取得了法律依据和保障。
2002年9月。深圳市机构编制委员会正式下文《关于成立深圳市档案局文件管理中心的批复》，批准正式建立文件中心机构，副处级建制，人员编制9人。
2004年深圳市档案管理体制发生变化，文件管理中心更名为文档服务中心，主要职能之一是负责市直机关、事业单位处理完毕应归档的纸质和电子文件的接收、整理、鉴定和保管。
2 相关规范标准建设
为了规范文件中心的管理运作，深圳市档案局先后制定了《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》、《深圳市市属机关、团体、事业单位文件接收和整理规范(试行)》、《市民中心内办公单位形成的文件利用暂行办法》、《档案目录数据、文件目录清册数据及电子文件移交进馆要求》，制定文件中心工作程序与业务流程等。并参与起草国家标准《基于XML电子公文归档管理规范》、档案行业标准《公务电子邮件归档管理规则》(已颁布)、《电子文件元数据标准》、《数字档案馆设计与建设规范》等。近期，起草并将出台《深圳市电子文件管理办法》，以取代原《深圳市电子文件归档及管理办法》。
3 文件管理系统建设
为了适应文件中心电子文件接收管理需要，2006年，深圳市档案局开展了数字档案馆二期――电子文件接收管理系统的研制开发，建立了电子文件中心与数字档案馆一体化系统架构及三级管理模式。如图1。
应用系统设计以ISO 14721《开放档案信息系统参考模型(OAIS)》、《电子文件元数据标准》为基础，以对电子文件元数据的捕获、管理与控制为主要手段，实现对电子文件的内容、结构和背景及管理过程信息的生成、捕获，长期保存及利用。根据项目建设总体目标及要求，确定项目建设主要内容如下：
(1)电子文件前端控制系统
(2)电子文件元数据登记系统
(3)文件／档案数据交换平台
(4)电子文件元数据管理系统
(5)文件／档案信息集成管理平台
(6)文件／档案信息管控中心
(7)文件／档案存储管理系统
(8)政务内网档案信息服务平台
(9)档案信息社会化服务平台
(10)工作流智能化引擎
(11)专用阅读器
应用系统架构如图2。
2008年1月25日，系统通过了有关专家的科技成果鉴定。在文件档案管理及服务方面发挥了重要作用。
4 文件资源建设及利用情况
2007年4月，深圳市民中心档案新馆落成，深圳市文件管理中心开始全面履行其工作职能，开展深圳市市民中心各单位文件的接收、保管和利用工作。
目前，文件中心共接收市民中心23家单位2006～2007年度文件159921件，并采用电子文件中心系统全部进行了整理著录及数字化，数字文件已达80多万页。
为了便捷地为文件移交单位提供服务，采取馆内电话预约、调阅复印、发送传真、专人送达、网上传送、发送文件智能查询系统使用手册等多种方式，各相关单位均可通过电子文件中心系统利用端口――文件智能查询系统查阅本单位形成的文件目录及内容。文件集中管理工作的开展，进一步加强了文件的科学管理和安全保管，降低了管理成本，便于集中利用档案文件，适应了电子政务建设的需要，受到各相关单位和社会各界的广泛欢迎。
几点思考
经过几年的实践，深圳市在文件集中管理模式、运行机制、规范、系统及资源建设等方面进行了有益的探索。在总结实践经验的同时，对文件管理有以下几点认识：
1 应加强文件前端控制，以保证档案的完整性与安全性。文件和档案是同一事物在不同运动阶段上价值形态变化的体现，管理和处理好现行和半现行文件，是档案馆馆藏的质量保证。但在实践中发现，不少单位普遍存在较多地考虑文件现实利用需要，忽视文件的长远利用价值和历史文化价值的现象。对文件的形成质量、收集归档、价值鉴定、移交进馆等管理环节重视不够，从而导致文件归档不齐全不完整，造成文件流失。
2 应采取得力措施保证文件的真实性，提高档案的可靠性与效力性。随着电子政务的广泛应用和普及，电子文件作为记录各单位工作活动的新的信息载体，成为文件档案不可或缺的重要组成部分。目前已实行电子政务管理的单位，其文件管理工作大多采取“双套制”，即纸质文件与电子文件并存管理的办法。由于电子文件容易被修改，在电子文件管理法规制度不健全，缺乏保证其真实性、完整性和长期可读管理系统的情况下，无法实现业务环节中电子文件背景信息的捕获，导致归档的电子文件缺乏证据力，电子文件真实性无法得到保障。由电子文件生成的纸质文件，由于不具有证据效力，无法成为当前和，今后处理事务、证明事项的可靠依据，也不具有作为档案资源移交进馆长久保存的价值。同时，由于各单位办公业务系统开发的功能需求，技术路线各异，数据异构情况严重，缺乏统一的机构电子文件数据采集标准接口及模板，给数据的跨库采集、转换、迁移带来诸多问题，管理难度大及成本高。
3 应实现有效监管，保障档案的管理质量与效率。在实践中发现，不少机构文件管理缺乏统一有效的监管，文件收集归档制度不落实，文件的移交归档范围随意性较大，一方面一些重要的应归档文件没有移交；另一方面，大量不具有长久保存利用价值的文件却当作档案移交给档案部门。档案部门投入大量的人力、财力、物力长期管理这部分无利用和研究价值的材料，造成严重浪费。
综上所述，笔者对完善加强文件管理工作有以下几点想法。
1，实现文件全程统一管理是提高文件管理质量的必要条件
理论和实践表明，文件管理最经济和有效的方式是全程统一规范管理。电子文件有效管理的四项策略是制定政策、推行标准、设计系统及实施。要加强文件档案的有效管理，应理顺文件档案统一管理和协调机制，由档案行政部门统一负责文件质量(包括纸质文件、电子文件及其他载体的文件)和档案管理方面的宏观政策、管理制度、业务技术规范标准的制订和监督执行，以实现对文件从产生、整理、保存、归档到移交进馆整个流程的有效控制。一方面要加强对文件形成办理阶段的前端控制，对机构文件管理职能及人员分工、相关规范标准、系统功能、文件质量等方面给予实质性的指导检查监督。为加强电子文件管理，档案部门应参与机构文件管理系统设计、牵头组织文件集中管理系统与文件长期保存系统(数字档案馆)设计，提供兼容性好且能实现跨库异构数据接口标准及模板，从而实现文件的全程统一规范管理。另一方面，应强化文件中心管理服务职能，实现与文件形成单位的无缝连接，在文件的捕获、管理与利用过程中实现效益的最大化，达到集约化管理与资源共享的目的。
2 健全的文件管理法规体系是文件集中管理的根本保障
法规体系是政府、行业对信息行为及相关活动进行规范和引导最重要的手段。在当前我国政府信息公开、政府信息资源开发利用逐渐推进的大背景下，构建科学、完善、先进的文件管理法规体系具有重要的意义。应以相关法律为依据，在确立规范功能需求的前提下确立文件管理的规范体系框架，有规划、分步骤地制定具体规范，最终构建整个规范体系。大至“文件法”、“档案法”，细至文件形成与管理、保管、移交、利用、长久保存都有指南、标准，能实现为机构提供文件档案管理“一站式”规范和指导。
日前，深圳市档案局正对原有的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》进行修改，增加了文件管理章节。下一步将在这个法规的基础上，结合深圳文件集中管理的实践，进行文件管理的标准、政策及指南的体系构建。从具体规范来看，既包括纸质文件与电子文件管理的共用规范，又包括电子文件管理专有规范。
3 完善的安全措施是文件集中管理的可靠前提
在文件集中管理过程中，由于接收的现行文件时效性强，特别是电子文件的接收，其特点是信息量大，类型繁多，有结构型的也有非结构型的。如何对这些海量数据进行有效的组织、管理，构建一个合理的保管、存储体系，来适应不断增长的信息数据量，同时满足各方实时的利用需要，是文件集中管理机构面临的不可回避的问题。需从接收、保管、利用及长期保存等多方面综合规划，合理配置，加强管理。
关键词：档案；数字化；建设；发展策略
1 档案数字化建设的主要含义
数字化时代，是指利用先进的计算机技术，信息技术和通信技术以及现代的科学技术，去实现信息资源的收集与整理，并且对各类分散的利用信息资源分类的有效存储和加工之后用统一的管理方式和面向网络的方式进行连接，让用户使用互联网可以方便快捷地获取的个人资料，以及相关的法律合规操作的授权，以提高资源利用率，实现资源共享。
通常的情况下，档案的数字化建设主要涉及到了以下的几个方面：一是现有存档和数字资源。文件管理将纸文件，包括文本，图像，图形和其他原始文件通过现代技术扫描，缩微胶片等纳入电子资源数据库的手段，建立信息资源库，需要快速查询存档的索引信息，改变纸质档案散乱的局面，优化档案管理一体化，提高工作效率。另一种是通过整合，实现网络化档案管理，文件管理信息必须集成到网络建设面对面的方式对信息服务方式进行改变使其变成一体的网络服务，减少人力、财力、物力、时间和占用的其他资源。因此，企业档案信息化建设不是一个单纯的技术问题，而是一个技术水平和相互结合过程的一个复杂性的系统工程。
2 数字化时代档案信息在资源上的管理
2.1 档案数字化建设
档案数字化建设是基于档案的全面而有效的数字化管理，使数字化能够为管理服务提供更好的档案信息。档案数字化建设是信息发展的目标，是数据积累可持续发展的重要组成部分。在档案进行进行数字化建设过程中，主要应该对档案数字化管理人员的素质加以完善。涉及信息技术的管理档案信息，只有提高管理人员素质，以文件信息管理有序开展。其次，档案数字化建设过程中，我们要建立档案信息科学的模式，保障运营的有序性。
2.2 档案数字化的整合以及使用
传统档案管理也有许多缺点：缺少档案的深刻理解，档案管理不健全，人事档案管理人员的素质低，档案管理不够重视等。伴随着社会经济体制发展，以往的档案管理以经不能够与现代化的社会发展相互适应。当前数字化文件的时代已经出现，能够以全面的方式对自身的数字化信息进行整合并且加大深度的进行使用。在社会主义市场经济的现在，对档案资源进行开发，能够以现代科学管理去为内部管理者进行服务。当前现代化的档案管理不但数据量大、内容复杂、涉及面广、分类不科学等，传统的基于笔或卡的档案文件管理已经落后于现代的社会发展。现在的数字化建设是以云计算为核心的技术上的创新，对复杂的数据进行组合，进行信息归档的一体化管理。
3 档案管理的数字化制度建设
首先，建立现代管理制度，档案需要提高业务流程和文件的数字化管理意识，文化是由人针对数字化管理上创建的，只有提高对数字化档案管理在管理中的作用，全面发展文化档案，以便为对未来发展更好的整体规划的数字化档案管理。
其次，除了要拥有对档案实现管理的知识，还应该更为全面的掌握计算机信息技术、外语、网络技术、安全技术、生产和管理经验以及如何实现数字化档案管理人员的优化配置。
再次，从具体的数字化发展情况，寻找适合自身发展的数字化档案管理系统。档案管理系统的建设不仅要满足对文件管理的功能，也需要对内部的制度建设进行一致化的统一。这需要针对数字化管理系统对内部整体发展情况进行调整。
最后，建立相关部门建立了现代数字化档案管理系统。优化档案信息的分配与发展，在档案管理系统建立时，可以设置相关职能部门对档案管理进行数字化建设
4 档案数字化建设的体制与模式上的创新
4.1 体制和模式的创新的含义
档案管理系统和模式上创新主要是在档案管理时，处于探索开始阶段，对管理体制模式进行开发，实施合理的创新，这种创新进行与科学的结合。档案管理制度以及模式的创新是创新的文化的一部分。
4.2 系统以及需要创新模式
档案管理数字化建设和创新模式是记录管理决策变化的方式转变。从档案管理开始产生，直到结束的全过程。档案管理系统与创新在发展中有着重要的地位。在另一方面，数字化发展还需要对发展模式进行创新。如果档案管理还停留在以前的模式旧模式下，档案管理的创新模式不能改变，那么发展必将受阻。
4.3 完成档案数字化建设体制与模式创新方式
首先，需要创新档案数字化系统建设的发展模式，要求档案管理相关人员具备一定创新意识。没有创新的思想就无法进行数字化建设，因此创新档案数字化制度和模式的建立，就必须有创新意识。
其次，需要有创新的档案数字化建设。大数据时代的核心是信息技术，档案数字化建设的时代，使电子信息更加的便捷，节省空间的同时运用档案数字化建设的形式去对信息技术的管理效率加以提升，带去更好的内部效益。
最后，我们需要创新档案数字化建设。进行数字化的建设可以使内部的信息管理更加的快捷，例如，我们可以在进行信息的登记与对信息进行审计的阶段，或是在进行浏览器的查询阶段，对于数据进行更新。在进行相关的文件检索时，增加联络功能，对相关人员进行情况说明，填补内部楼案管旦上的漏洞。
5 结束语
当前数字化时代的产生，能够看出传统的档案管理形式对发展存在制约，需要积极应对档案数字化建设，可以说这是实现可持续发展的方式。档案数字化建设对内部信息进行管理。为持续发展奠定了基础。
参考文献
[1]王梅.浅谈档案工作如何应对数字化时代[J].山东煤炭科技，2014，11：201-202+207.
[2]吴明忠.关于数字化时代档案信息资源建设的研究[A]..中国航空学会管理科学分会2015年学术交流会论文集[C].：，2015：13.
每年采取集中培训的方式，通过以下培训途径和内容，从职业素质业务能力等方面提高图档管理人员的整体管理水平"2.1通过企业文化培训加强图档管理人员的职业道德素养企业文化是企业长期发展的精髓，通过邀请有关部门劳模市场管理人员做讲解或报告，使图档管理人员珍惜自己的工作岗位，认识到自身的工作质量与企业信誉和生产经营息息相关，从而提升所从事工作的荣誉度，产生强烈的企业发展有我的自豪感和责任感"。邀请企业标准化部门和设计部门的专家，针对图档管理人员的工作需要，有针对性的对汽车基本知识企业产品平台机械制图知识汽车产品型号和零部件编号规则等进行培训，使图档管理人员了解汽车各大总成的构造和原理，理解设计人员在图纸更改单中所描述的语言，熟练掌握识图改图等基本要领，做到准确校对设计人员更改电子图和底图的内容正确更改蓝图，而不是照猫画虎"经过培训和实践，图档管理人员能发现设计人员疏忽造成的一些错误，提前纠正，确保为工艺检验人员提供的图纸工艺文件少出差错减少废品"。
档案管理知识培训必须定期组织，可以采取外培内培两种方式"外培方面，一是参加每年省档案局定期组织的上岗培训，对缺乏档案管理知识的人员进行轮训，掌握档案学概论文书档案管理科技档案管理电子文件管理与归档档案保管与保护，夯实档案管理理论基础知识;二是参加省级以上档案学会组织的标准宣贯等专业性强的培训，如企业档案工作规范项目建设档案归档整理办法和电子文件和信息化管理办法等;三是组织图档管理人员到档案管理先进单位进行实际考查和学习，当面交流提问，取长补短，对改善工作方法见效较快"内培方面，一是请企业内部档案管理工作中有经验的人员进行培训，介绍工作经验和方法;二是请外出培训回来的人员将所学内容进行分享，一人外出学习，多人受益;三是邀请档案局老师到企业内部进行培训交流和指导检查，这样有的放矢，更有利于对管理方法的改进"内培一般可采用脱产一天的时间集中培训，同时将档案管理系统的文件通知要求宣贯到集团公司所有单位"。计算机和各类信息化软件在公司的普遍应用，不得不对图档管理人员进行计算机操作方面的培训"一是培训计算机软硬件基本知识和办公自动化软件，掌握基本操作技能;二是培训数据库知识，使图档管理人员能积极与程序开发人员沟通，提出开发需求或使用中的改进意见;三是进行pLM(产品生命周期管理)系统操作培训，正确系统任务，熟练查阅系统中的部件图纸和文档版本信息，查阅系统中的工艺路线变更情况以便及时将图纸派发到生产单位"。质量体系文件包括质量手册程序文件和作业文件，包含企业各单位的工作流程和操作方法，由各岗位具有多年工作经验的人员根据标准和工作流程不断修订后编制而成的"组织图档管理人员学习有关体系文件，了解产品从市场调研设计开发试制到生产等流程，便于熟练对技术文件的收集归档和整理"图档管理人员一般都是人员，学习保密知识是必不可少的"掌握保密知识，建立保密台帐，做好保密标识，熟悉对不同权限的人员采取不同的借查阅手续，既维护档案文件的安全，又在合理的范围提供利用，使技术文件借阅发放有法可依"。
经过三年多培训，培训师收到图档管理人员的反馈意见，对培训课件不断完善，使培训效果越来越好"实践证明，全方位培训使图档管理人员整体业务水平普遍提高，能够全面胜任岗位工作;加强培训使图档管理人员在企业里有被重视的认同感，以更加积极的态度和创新的意识实现自我价值，提高了服务效率;有利于互相交流，借鉴工作经验，高效地为企业生产经营服务"。
本文作者：王丰锦工作单位：陕西汽车集团有限责任公司
笔者认为，我国不仅存在建立文件中心的现实需要，而且这一需要还很迫切。理由主要来自两个方面：一是经济高效化的要求；二是多元化的需求。
首先，尽管我国已建立有比较完备的机关档案室体系，但其整体效能与具有经济和高效优点的文件中心相比还是存在一定差距。
其次，不断变化的社会环境和档案工作环境使半现行文件管理呈现出多元化的特点，相应产生了建立半现行文件管理机构的多元化需求。我国当前正处在变革时期，社会环境复杂多变，这对档案工作环境产生了相当大的冲击和影响。一方面，国家政治体制改革引发的机构精简和人员调整使得相当一批政府机关的档案部门不得不撤销或合并，档案人员也不得不下岗或分流。另一方面，社会主义市场经济的确立和发展使我国所有制成份和企业资产形式从单一走向多元化，三资企业和私营企业大量建立，国有中小企业大量改组、转制、兼并甚至破产，这些企业的档案工作或需要新建，或需要调整，或需要移交。政府机关和企业档案工作出现的新特点和面临的新形势需要实行多元化的管理方式，以适应不同特点和需求。
必须强调一点，笔者针对上述现实需要提出我国当前建立文件中心的设想必须基于一个前提，那就是应将文件中心不再视为半现行文件管理机构的一种特定称谓，而应视为半现行文件管理最佳组织形式的代名词。假如一味纠缠于文件中心的狭义概念，结果可能就会像某些学者那样，依据我国没有对应称谓得出“我国没有文件中心”的结论1。退一步说，即使如此，这一结论并不意味着我国没有建立文件中心的必要，相反恰恰证明了建立的迫切需要。实践证明，在追求文档管理最优化目标的驱动下，我国已经开始出现了一些新型档案管理组织形式，它们与文件中心可以说是名异而实同的。
二、我国现有新型档案管理机构
及其与文件中心的关系
一联合档案室
联合档案室主要是针对区、县级机关档案管理的不足，从80年代起建立的一种新型机关档案管理组织形式。一般做法是在相同的行业系统或区域，在充分考虑机关单位驻地远近和档案利用方便的基础上，将原来若干“小而全”的机关档案室以纵向或横向的方式联合起来，组织成为一个综合性的档案管理机构，实行统一领导、统一制度、整体开发、综合利用。这种联合档案室大多归属于牵头单位领导，它的库房、经费和编制由牵头单位和参联单位共同解决。80年代以来，我国不少区、县都出现了联合档案室，较富代表性的包括河北张家口地区地直机关联合档案室、四川长寿县县直机关联合档案室、吉林市船营区区直机关联合档案室等等。
近20年的实践证明，联合档案室取得了明显的成效。它不仅有利于消除区、县级机关原有单一档案室管理模式中存在的机构不健全、人员不稳定、制度不规范、管理水平不高等不足，更重要的优点是节省了人财物资源，符合精简高效的原则。因为联合档案室可以通过人财物资源的集中配备和使用确保档案室设施的齐备，改变了原来档案工作各自为政、参差不齐的局面，提高了管理质量。仅以吉林市船营区区直机关联合档案室为例，它是由区政府下属16个机关档案室联合而成的。联合前共有16名兼职档案人员，库房面积累计192平方米；联合后只设2名专职档案人员，库房面积仅用35平方米就满足了工作需要。为此，理论界对联合档案室的优越性给予了充分肯定，认为它是一种适合区、县级机关档案管理的切实可行的组织形式。目前，联合档案室已经推广到全国许多地区，成为档案室体系中的一种新型形式。
二档案寄存中心
档案寄存中心主要是针对企业档案的多元化管理需要到90年代末建立的一种新型档案管理组织形式。这种多元化管理需要是我国社会主义市场经济发展的结果。在过去计划经济体制下，我国的企业只不过是政府分支机构，它们与政府机关一样也是无论大小均设置档案室保管档案。随着市场经济体制的确立和发展，企业的性质和特点发生了明显变化。从性质上看，企业从政府的附属物转变成为自主经营、自负盈亏的经济实体，成为以市场为中心、追求最大经济效益的利益主体。从特点上看，企业不仅数量急剧增加，而且类型大大丰富。多元化的所有制形式和多层次的资产联合改变了过去国有企业资产单一化的形式，企业的类型划分具有多标准、多结果的特点。
企业类型的多元化使得各个企业的外部环境和内部条件都存在相当差异，档案工作自然也是千差万别，相应产生了多元化的管理需求。特别是90年代以来，无论是国有企业还是非国有企业，档案管理都出现了一些新情况和新问题。一方面，国有企业改革中出现了企业档案管理不善甚至流失的现象。在“抓大放小”的指导思想下，不少国有中小企业由于破产、拍卖、改组、兼并、转制等因素导致产权发生变动，长期生产和经营活动中形成的企业档案处于失控状态，整理不及时、管理不完善、流向不合理的情况常有发生，有的档案落入个人手中，有的档案甚至被当成废纸销毁，致使大量档案流失。另一方面，非国有企业的档案管理大多处于混乱和无序状态。近年来，三资企业和私营企业发展相当迅速。它们大多租房办公，部门设置简单，人员流动频繁；加之在盈利目的驱动下，主要精力放在生产和经营管理上，很难投入足够的人力物力来设立档案机构或配备档案人员，致使档案保管条件较差，档案的损毁现象比较严重。这两方面的问题表明，企业在档案室撤销或者根本没有建立的情况下需要采取新的形式来实现档案的安全保管，否则就会造成国家档案财富的流失。
企业档案管理的新形势和新问题在经济特区表现得尤为明显。因此，深圳市先行一步，探索出了一种以档案部门代管企业档案的管理模式，成为最早建立档案寄存中心的地区。1996年以来，深圳市档案馆就接收和代管了一些破产国有企业的档案，有效地避免了企业档案的流失。为了进一步适应企业以及其他单位或个人的档案管理需求，深圳市档案局馆于1998年专门设立了档案寄存中心，用于为本市不具备档案安全保管条件或有需要的企业、社会团体和个人提供档案寄存的有偿服务。这一举措是档案部门适应市场经济需求的大胆改革，是向档案社会化管理的积极迈进。在深圳市带动下，目前我国一些市县档案馆或其他有关部门也都设立了档案寄存机构或开展了档案寄存业务。比较典型的有山东省济南市成立了非公有制档案服务中心、湖北省姊归县档案馆为本县财产保险公司的档案提供有偿寄存服务、北京市农科院情报所代管了市科委的全部成果档案，等等。
三联合档案室、档案寄存中心与文件中心的关系
笔者认为，联合档案室和档案寄存中心都是我国追求档案管理组织形式高效化进程的产物。它们与文件中心均有着紧密联系，甚至可以说它们都是文件中心的一种形式，都是有中国特色的文件中心。
联合档案室与文件中心的共同之处可概括为五点。第一，二者的性质相同。从文档管理系统的所处阶段来看，它们同为半现行文件管理机构，都是介于机关与档案馆之间的过渡性机构，都具有“中转站”的性质。第二，二者的基本功能相同。半现行文件的价值特性决定了它们都具备两项基本功能：一是妥善保管机关的半现行文件，满足机关的利用需求；二是对半现行文件进行最终处置，将其中具有长久价值的部分移交档案馆保存。第三，二者保管对象的归属权一致。联合档案室保管的档案和文件中心保管的文件，都仍然归属形成机关所有。第四，二者的建立目的一致。它们都是为了避免各机关分散保存半现行文件、降低保管成本、精简机构和人员而建立的一种机构。第五，二者都具有明显的效益优点，包括节省保管费用、精简人力物力资源、实现规模效益等等。美国早在70年代末就尝到了建立文件中心带来的效益，联邦政府每年因此可节省经费上亿美元。我国张家口地区地直机关联合档案室1984年的一组对比数据，也可反映这种效益优点：28个参联机关在联合前有专兼职档案员28名、档案柜52套、库房面积为150平方米；联合后档案人员为2名、档案柜38套、库房面积为75平方米。
档案寄存中心与文件中心的关系相对复杂一点，因为寄存中心是一种隶属于档案部门，为有需要的企业、团体或个人提供档案寄存有偿服务的机构。国外文件中心就隶属关系而言，有属于政府档案系统、某一特定机构、甚至私人之分；就服务方式而言，也有无偿服务和有偿服务之分。据此，笔者认为寄存中心同样可以看成是文件中心的一种特殊形式，原因主要基于五点：第一，二者保管对象的归属权一致，它们保管的档案或文件都仍然是原形成机关的财产，档案或文件的所有权并未发生转移。因此，二者都只是机构，它们受形成机关的委托，负责为机关提供档案或文件的代管服务。第二，二者的基本功能相同。它们既要为形成机关提供代管服务，满足机关利用需求；又要对属于档案馆接收范围内的那些机关提供档案或文件处置服务，确保进馆档案的质量。第三，二者的隶属关系存在相同之处。寄存中心隶属于政府档案系统，这一点与国外政府文件中心相同。第四，二者的服务方式也有相同特点。实行有偿服务的寄存中心与国外商业性文件中心一致。第五，二者也都具有效益优点，它们以集中的方式保管若干机构的档案或文件，同样可以获得节省保管费用、精简人力物力资源和实现规模效益的良好效果。
之所以说联合档案室、档案寄存中心都是有中国特色的文件中心，主要是因为它们作为传统档案室的革新形式，吸取了文件中心的突出优点棗经济和高效。一方面，它们以联合或集中的方式避免了机关档案管理盲目追求“小而全”的倾向，取得了明显的效益优点，具有经济实用的特征；另一方面，它们，特别是寄存中心可以使档案馆全面控制档案从机关直至进馆的整个运动过程并确保质量，实现管理高效化。但是，它们与文件中心并非毫无差别。联合档案室与文件中心的最大区别在于隶属关系的定位不同，联合档案室大多归属牵头机关领导，文件中心则大多归属档案部门领导。这种定位差别表明国外多将文件中心纳入档案系统，更有利于档案馆通过控制文件中心来实现文件的全过程管理。寄存中心则是国外政府文件中心与商业性文件中心的有机结合，它的隶属关系和经费来源与政府文件中心相同，它的保管任务与服务方式却与商业性文件中心一致。这表明寄存中心的建立充分体现了中国国情，既能保证政府档案系统对国家档案的有效控制；又能符合市场经济下追求利益和效益的要求。总之，联合档案室与档案寄存中心作为我国尊重现有国情建立的两种经济高效化的半现行文件管理机构，就可以说成我国建立文件中心的两种有效形式。
三、我国建立文件中心的总体形式和布局
应当说我国在建立文件中心进程中已取得了初步成效，迄今为止，除了联合档案室与寄存中心外，我国还出现了企业档案托管中心、档案中介机构、档案事务所等新型档案管理组织形式。尽管名称各异，但它们都有着力图追求经济高效的共同特征。因此，笔者认为对文件中心建立形式这一问题，预测可能出现的具体名称既无必要，也无法穷尽。笔者仅就文件中心建立的总体形式和布局提出较为宏观的设想。当然这是档案行政管理部门管辖的事务，笔者无权也无意插手，只是通过理论探讨提供一点参考意见。
国外文件中心的类型可以为我国建立文件中心的总体形式提供参考。概括起来国外文件中心包括三大类：一是政府系统的文件中心，包括联邦政府和地方政府州市、县等的文件中心，一般是指由政府出资建立，归属政府档案部门领导，免费为政府机关提供半现行文件保管和利用服务的机构。二是特定机构的文件中心，这类文件中心分布很广，从学校、企业、医院到社团组织均有设立，严格说来属于特定机构的内部文件管理机构，类似于我国的机关档案室。以上两类均是非营利性机构。三是商业性文件中心，一般是指为工商企业或其他有需要的机构或个人提供文件管理有偿服务的营利性机构。其中，政府文件中心和商业性文件中心应当说更集中体现了经济高效的优点，而且它们也分别代表了服务方式的两种发展方向棗无偿服务和有偿服务。
依据国外经验，结合本国国情，笔者认为我国建立文件中心总体上可以采取两种形式：一种是政府系统中设立无偿服务的文件中心，专门面向各级各类政府机关和国有企事业单位等机构提供档案保管、利用和处置服务。这种文件中心与传统机关档案室的不同之处在于，每一个机关单位不再单设一个档案室，而是由国家统一安排，分级、分区域、分系统设立若干文件中心。每一个文件中心集中保管若干机构的档案文件。如果可能，这种文件中心最好能归属于各级综合档案局馆领导，必要时一些行业系统的文件中心也可归属专业档案馆领导。另一种是适应档案管理的多元化需要设立的有偿服务的文件中心，专门面向有需要的企业、团体或个人，提供档案寄存或者是档案保管、利用和处置全方位服务。这种文件中心又可以分两种方式设置，一是以各级档案馆为依托设置，借助档案馆的专业管理和人才资源优势，对有需要或是不具备安全保管条件的单位或个人提供档案代管服务，这既能减轻形成机关的压力，又能避免国家档案财富的流失。二是允许设置纯粹商业性的文件中心，好处是可加快实现档案的社会化管理，激发良性竞争；但在目前条件下，国家可以通过采取一定措施对它加以控制和规范，避免出现盲目追求利益的不良后果。
文件中心的总体布局是指国家对需要设置文件中心的地区、部门或机构作出全盘规划和统筹安排。根据上述设想的文件中心的总体形式，笔者认为除了商业性文件中心以外，国家均可对政府系统文件中心和以各级档案局馆为依托的文件有偿服务中心进行合理布局。这可以从两方面来分析：一方面，就政府系统文件中心而言，我国目前中小城市和区县的机关建立了其中的一种形式棗联合档案室，但这远远不够，还应上下延伸，在大中城市的大、中型机关以及乡镇推广建立文件中心。另一方面，就以各级档案局馆为依托的文件有偿服务中心而言，我国可以在总结深圳市档案寄存中心先进经验的基础上，重点在经济发达的城市或开发区如经济技术开发区、高新技术开发区等建立，然后逐步向有需要的地区推广。这是因为在经济发达的城市或开发区，档案管理的多元化需求比较突出，而且人们的效益观念也比较明显。只要文件中心能够为企业、单位或个人的档案管理提供省时、省力、省财的优厚回报，它的前景就必然光明。对于这一点，文件中心自身的效益优点以及档案部门的资源优势可以提供有力的保证。
至此，笔者对文件中心这一热点问题的思考暂时告一段落。
注释：
[1]参见林清澄：《我国没有文件中心》，《北京档案》，2000年第5期。
【关键词】 高校；档案管理；对策
一、档案管理在高校管理中占有很重要的位置
高校档案在教学、科研、管理过程中形成的档案资料，是一种不能再生的信息资源，是记录和反映高校整体工作全貌的载体。 国家教委 6号令《普通高等学校档案管理办法》第三条明确指出：“高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，各高校必须把档案工作纳入学校整体发展规划加强对档案工作的领导和管理。”由此可见，作为记录和承载学校历史沿革的档案管理工作，是整个学校发展过程中不可忽视的重要部分。 特别是随着经济、信息、科技和人才竞争的日益全球化，高校在整个国民经济发展中所占地位日渐提高，作为重要信息资源的高校档案，其价值越来越被社会所认同，只有不断提升档案的收集、整理、保管、鉴定、利用水平，才更有利于促进学校的健康快速发展，提高和扩大高校的知名度。
二、高校档案管理工作存在的主要问题
1、档案宣传不够、档案意识缺乏
不论是领导、教师还是管理人员本身，档案意识都不强。有的领导，文件到手里之后，就自己收起来，甚至弄不见了。如果档案管理员不去主动索取，就会造成档案文件材料的遗漏。同样，教师们在教学中所做的工作，如果没有及时把它记录下来，并交给档案管理员收集整理，一旦需要相关材料，只有随便弄一个。这样整理出来的材料既不详细又不具体，教学工作也就失去了准确的记录。
2、文件材料收集、整理不齐全
归档门类不全，比较注重纸质资料的搜集。现在很多高校只注重公文、财务、人事、基建等方面的档案收集，而对于磁带、图片、光盘、录像带一类档案的收集往往不重视，没有及时归档，造成这些宝贵资料的遗失。比如，在校企合作过程中形成的一些图片资料和影像资料保存不全，平时进行社会调研以及学生到企业顶岗实习的图片资料不注意收集，没有及时归档。随着人员的变动和时间的流逝，这些宝贵的一手资料就遗失了。
3、档案管理现代化程度低
档案材料从收集、整理到保管、利用等环节主要依靠传统的手工操作，工作进度慢，利用效率低。这一现状与高校管理科学化、现代化的要求差距甚大。虽然也有一些人事档案管理部门配置了计算机等现代化管理设备，但由于软件比较落后，常常只能归、不能用。
4、基层档案工作人员队伍不稳定、档案管理技能欠缺
根据《普通高等高校档案管理办法》的规定，高校基层部门应该增设专兼职档案人员。现实是，基层档案管理人员以兼职人员为主，主要是系部秘书、辅导员等兼任，工作人员的精力分散，档案收集工作的责任心不强，日常资料的收集没有形成制度化。另外，基层档案管理的工作人员以兼职为主，缺乏必要的档案管理意识，档案业务素质不高。
三、提高高校档案管理工作水平的对策
1、加强档案工作的宣传，增加全员档案意识
各级档案工作人员要树立服务意识，做好本部门的档案资料收集和整理工作。比如，可以将一些档案利用后产生较大经济效益和社会效益的成果做成宣传图片，大力宣传，使学校领导、教职工、学生知道档案的巨大作用。增强档案工作的服务意识，有义务向大家普及档案知识，建立畅通的沟通渠道，这对档案收集工作会有很大的促进作用。通过宣传，使大家认识到档案的形成、积累与每个人有关，档案是不可再生资源，无价之宝，档案必须集中统一，归国家所有。否则，将会违法，受到制裁。
2、建立档案管理网络和规章制度
建立档案管理网络，培训工作人员。建立本单位的档案管理规章制度，统一内部的做法及规范，是科学管理、有效利用的需要。档案管理制度、分类大纲及不归档范围、保管期限表、控制措施、考核制度与经济挂钩等。检查各部门日常工作的义务；产生原始资料的部门应负有收集、整理的责任，加大对个职能部门的监督、指导力度。
3、选准切入点，疏通档案收集渠道，保证文件材料收集齐全、完整、准确
必须贯彻集中统一管理的原则，避免分散在业务部门或个人手中。收集工作要遵循档案的自然形成规律。收集工作要保证按制度接收，有切实可行的控制措施。 疏通和确定收集渠道，定向、定内容收集，对具体文件应落实到人，做到“三纳入、四参加”。做好收集工作的几个“结合”接受归档与现场收集相结合；随时收集和集中收集相结合；收集工作同计划管理相结合；对内收集和对外收集相结合。总的讲，加强控制手段，发挥档案人员的监督职能，保证文件材料的完整、准确、系统。各职能部门收集职责范围形成的文件。涉外、协作的大项目应各单位负责各自形成的文件。以能够反映单位整体面貌为基本原则。根据文件材料的查考、保存价值确定归档范围。根据责任主体确定归档范围。《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局令第8号公布实施）10号令《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）。文件材料的质量必须字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字 认可手续完备；需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清洗剂牢固程度应符合设备标定质量的要求；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
4、掌握业务规范，夯实基础工作
学习、掌握现行法规、标准。《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（2006年12月18日国家档案局令第8号公布实施）《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）《会计档案管理办法》、（财会字[1998]32号）《会计档案案卷格式》（DA/T39-2008）《照片档案管理办法》（GB/T11821-2002）《磁性档案管理与保护规范》（DA/T15-95）《档案库房技术管理暂行规定》（国档发[1987]19号）《档号编制规则》（DA/T13-94）《科学技术档案案卷卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《电子文件归档技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）实施标准和法规应注意件的概念、件号（会议材料、会议记录）归档章（页数可填可不填）、 装订（成册成套的可算一件）、归档文件目录（可装盒）成套性、完整、齐全、准确、分类宣传、质量跟踪、用户反馈前期、原材料出厂证明、竣工图前期调研、安装调试、维修纪录，原始记录、数据计算 ，照片、底片的编号，实物档案。档案室设施与安全保管也必须重视。配备适合的库房和设施，安全隐患如老化电线、水管、灶房。档案管理现代化与单位管理现代化同步，搭建计算机管理文件平台、实时归档、双重鉴定、信息保护、元数据应用文件管理融入业务管理之中；文件管理嵌入电子政务、电子商务系统；电子文件管理纳入信息化战略和电子化业务体系。
5、牢固树立服务意识、改进服务手段、提供主动服务
牢固树立服务意识为领导决策服务；为基层管理、政务公开、民主管理、综合考核等各项工作提供有效凭证；搭建服务平台：检索工具-案卷级、文件级、机读目录、编研资料、局域网、展室；改进服务方式：上门、发放目录、电话调卷；建立工作渠道：了解情况、跟踪、超前服务；拓展服务功能：政策、法规公布、门户网站、爱国主义教育。
6、引进、培养人才，加强档案人才队伍建设
一、机关档案室的文书档案现状分析
档案室是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构[1]。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
档案管理历来都是各个机关单位的管理工作中的重要内容，特别是传统形式下的档案管理，工作任务是十分繁琐的。从目前的角度看，机关档案室要负责的文书档案的数量是十分惊人的。在众多文件档案中既要按照保存时间及重要性选择合适的分类，又要将不同性质的档案归总收档。但是领导以及部分档案管理人员对于档案的认识是明显不充分的，特别是档案鉴定方面，档案鉴定工作在我国的起步是比较晚的，在各机关真正的鉴定应用上，一直都发挥不到鉴定应起的作用和贡献。虽然国家在此方面有政策规定，诸如《机关文件材料归档和不归档的范围》及《文书档案保管期限表》等管理规范条例，但由于档案管理的规定缺乏系统而条理的标准，在很大程度的规划上界限不分明，灵活性方面十分难把握，就像“重要的”、“一般的”、“主要的”、“其它的”等此种界限的机关单位有时候是很难把握的。除此之外，类型档案的防潮防尘也是文书档案文件管理中的重中之重，一旦文书档案被因潮发霉、被虫蛀或是档案破损遗失，引发的后果都是不可估计的。除此之外，传统的档案管理都是人为进行的，但是管理人员的职业操守和保密意识是有高低之分的。很多文档是需要保密的，一旦发生信息泄露，会给当事人造成很多困扰，带来很多不必要的麻烦[2]。
所以，传统模式下的档案管理是存在着明显的缺陷和不足的，我们应该以一种更为高效便捷的方式来适应社会的发展，以一种更现代、更全面的档案鉴定系统来解决这些文书档案的传统问题。
二、新形势下档案鉴定工作的发展分析
首先，要建立健全档案鉴定系统。一个完善的档案鉴定系统是进行高效管理工作的前提和保障，机关单位就更是如此了[3]。一个健全的档案鉴定系统可以帮助机关单位减少许多繁琐的人工工作，把大量的工作交给信息化来完成，更好的保证的档案管理正确率，减少人为可能会发生的一系列弊端。而这个档案鉴定系统并不单纯的是指以现代化工具进行管理和鉴定，而是包含着有效配置单位内部及其相关单位的各种资源、运用各种信息渠道，以更准确的信息和更便捷的服务管理对常规工作进行更好的服务的管理过程。
其次，规范鉴定软件的权限、加强信息数据库建设。鉴定系统的优越性自是不言而喻，但是还应该规范鉴定软件的使用权限。毕竟档案信息的处理和归编过程还是一个严谨而保密的工作，对鉴定软件使用人员必须严格筛选，不能发生泄露等不符合职业道德的行为。另外，一个健全的信息数据库体系可以帮助我们减少许多繁琐的人工工作，不仅可以更好的保证的设备的可靠性，减少人为可能会发生的一系列弊端，还可以提高各部门的工作效率，加强部门之间的联系，使我们在工作中可以实现更好的统筹协调。另外，数据库的建设对于档案鉴定系统来说也是相当重要的，它可以让机关档案室的管理可以更好的发挥其优势，保证档案管理工作的顺利进行。
最后，还要加强档案鉴定系统的安全保障措施。档案保存环境并不是那么安全可靠的，网络上亦存在许多窃取信息的不法分子，因此对于已经归档的档案来说，保证信息安全，防范信息泄露也是不容忽视的重要工作。要定时定期的进行系统维护和升级，给机关单位的服务系统提供一个安全的内环境。同时，也应该积极响应各个杀毒或防火墙安全公司提供的安保服务，在系统安全方面，我们永远都要提高警惕，保持较高的警觉，时刻为系统安全进行保护工作[4]。在安全系统中，一定要定期检测、杀毒，防患于未然，避免信息失窃的情况发生，要确保档案内电子文件的完整性、有效性和真实性。
三、结束语
加强文书档案鉴定建设是加速机关档案室档案管理现代化的客观要求，也是提高档案鉴定工作水平的必经之路。因此，我们必须要重视这个问题，虽然在档案鉴定的建设道路中也会存在各种各样的问题，但是任何事物的发展都是曲折的，因此我们应该正确的拿出积极的态度来面对所有可能遇到的难题和困扰，努力加强档案信息的鉴定建设[5]。只有不断的随着时代的变化而变化，随着时代的变化发展而创新的机关单位才有能力在激烈的市场竞争中存留，才能够不断的发展壮大。
摘要：档案的电子化管理,是档案工作中的一个新课题,它面临一些不可回避的新问题,它是在档案工作初步实践中的一个新生物,虽然还存在一些有待解决的问题,本文通过对档案工作电子化发展中出现的问题进行分析，并拿出一些对策供大家探讨。
关键词：档案工作电子化发展电子档案问题对策
电子档案的管理,在档案现代化管理中不仅减轻了劳动程度,而且极大地提高了工作效率,随着现化化进程的不断深入,档案管理软件系统的不断开发,电子文件档案的管理将在现代的档案管理工作中发挥出它应有的作用。
信息技术的飞速发展和广泛应用使人类生活的各个方面发生了巨大的变化。计算机应用于办公自动化和自动化工程设计,已产生了大量的CAD或公文性电子文件。由此引起的对电子文件和电子档案的管理,是档案工作者面临的新问题。电子文件被广泛地认识和应用,成为势不可挡的潮流。计算机的普遍应用、电子文件的大量产生、信息高速公路的建成,为缩小档案保存空间,快捷传递交流信息,搞好信息服务,实现信息共享,无疑将会带来极大的方便,同时也给档案工作带来了一系列的新情况新问题。
一、现代的档案管理工作的转变
（一）档案载体的转变
在管理活动中,电子文件以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸,而其中许多又要承袭老产品的大部分成果,因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力,保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力并且有意义得多。
（二）企业档案的分类变化
旧有的关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、 会计 档案、人事档案等传统分类方案将被打破,取而代之以信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中,计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。各企业档案信息的分类不尽相同,但可以肯定的是计算机管理过程中档案分类更能贴近管理的需要,分类也将更详细、更科学、更规范。
（三）档案接收和保管上也有所改变
在电子环境中,如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程,文件很可能不存在或至少不可能被鉴定、保存、编目或者提供利用。这就是说档案人员如果不进入到信息集成系统中去,则很难掌握到信息的核心部分甚至接收不到档案。
无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使档案工作者再也无法坐等档案的最后形成与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本单位的《电子文件管理办法》,提请信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,掌握电子档案信息的收集、管理。
此时企业档案的保管也不再只以卷盒和柜架为装具,更多的经过档案人员鉴定归档的企业档案信息将存入“虚拟库房”。
二、电子档案工作面临的问题
（一）电子档案原件的真实性问题
电子文件很容易被删改,且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中,拟稿者无法留下自己的笔迹,单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发,日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。即使有人出于自己的目的将软盘中存的内容进行了删改,也难以发现和确定。
（二）电子档案内容的保密性问题
用网络的任何终端设备都能索取到存储在网络某一个设备上的电子文件。另一方面,一个终端上的电子文件也可同时发给若干个网络终端。这对于在一段时间需保密的内容或限制提供利用的内容的安全保密问题,带来了极大的威胁。
（三）电子档案保存的长久性问题
随着办公自动化的不断深入,好多单位将会实现无纸办公,所有的情况、决策、信息存储在网络中,人们只要操作一下键盘就可以得到所需的信息。这种方法确实为档案的归档存储简化了程序,也方便了利用,但是一旦网络突然瘫痪或被毁,如出现“黑客”问题,遇到病毒问题或其它方面的故障,电子文件可能会在一瞬间同时消失,造成难以弥补的损失。
三、应对方案
（一）尽快培养精通计算机技术的档案专业人才
培养一批既懂档案业务又精通计算机专业知识的人才已是档案部门的当务之急。当前要在加强全员计算机知识培训的同时,通过招考、送出去深造等渠道选拔、培养高、精、尖计算机管理应用人才,使他们不仅精通计算机技术而且熟悉档案业务,热爱档案事业;不仅会操作而且会设计程序,能够开发软件。
（二）建立健全维护电子文件真实和安全的法规
在电子文件的形成、处理、归档,电子档案的保管、利用等各个环节,信息都有被更改、丢失的可能性,即使拥有完善的信息安全技术,也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。因此,建立健全相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。要通过 法律 形式将电子档案的保管和利用标准规定下来,使人们能够自觉地遵守这些规定。同时要通过立法确认电子文件、电子档案的法律凭证作用,确保国家档案行政管理部门依法管理电子文件和电子档案。
（三）制定电子档案工作标准和规范
一、档案信息资源整合不可避免
随着我国电子政务建设的高速发展，“信息孤岛”已显露出冰山一角。例如，政府机构中有多少个部委办就可能有多少个信息系统，每个信息系统都有自己的数据库、自己的应用软件，各自为政、不连不通，政府大小部门之间最终形成了一个个“信息孤岛”，致使丰富的信息资源难以得到共享。
笔者始终认为：我国档案信息化的关键是档案信息资源的关联应用，而档案信息资源的关联应用必须实现社会化，也就是说，让社会成员共享档案信息化的成果。否则，档案就不会受到社会的重视，档案工作也很难改变在学术界和经济建设中无作为的形象。如果错过了在电子政务中大发展的历史机遇，档案还有可能被抛弃于时代的角落，更久远地深藏于机关大院的库房之中。
当一些同志为档案信息资源整合触动本部门利益感到不悦时，不妨把档案信息资源整合放到档案信息化发展历史机遇的大框架中，放到电子政务建设的大背景下，心情便会开朗。全球信息化的历史潮流既然如此，我们何不做个顺势而为的档案信息资源整合的推动者呢?
现实表明：一方面，电子技术的发展推动了信息设施建设，并正在强烈地影响着社会公众的信息需求心态：另一方面，信息设施建设大比拼和无序化，尤其是缺失信息资源支持的“信息孤岛”现象正面临着不断深化的全国性风险。因此笔者认为，根据现实情况以及需求推进发展的原理，作为重要的信息资源之一，档案信息资源整合已是不可避免。
二、档案信息资源整合中的新问题
整合国家档案信息资源是新工作，自然会遇到新问题。为寻求破解之道，我们选取几例新情况，实证分析。
例一：企业产权多元化深刻影响档案资源整合。
在社会转型期，随着市场经济的发展，出现了民营企业实力不断增强、部分国有企业转型成为股份制企业等新情况。企业产权的多元化格局必然要造成档案所有权的多元化。显然，这种多元化给各地档案资源整合增加了工作难度。
目前，根据《中华人民共和国物权法》(以下简称《物权法》)、国家经济政策与现实情况，一方面我们不能再套用对国有档案馆、机关档案室的老办法，用达标升级之类的手段来加重非国有单位与个体的负担；另一方面对他们所持有的“对国家和社会有保存价值的档案”，又不能放任自流，只能通过法律法规来促进社会的这部分组织与个人自律，以保证社会的这部分档案规范、完好地保存下来。所以，在研讨国家档案资源整合法规建设时，我们不能不特别注意：
1，强调社会成员有保护国家档案资源的义务，强化“对国家和社会具有保存价值”档案的管理。
2，充分考虑社会转型期大量“单位人”转为“社会人”的客观现实，真正从以人为本出发，既要体现对个体的约束，也要体现对个体利益的维护。
3，非国有单位与个人所有的、对国家和社会具有保存价值的或者是应当保密的档案，所有者自当妥为保管。无条件保管者，可向国家档案馆寄存。为充分体现所有者的权益，档案所有者可以自行决定是否向国家档案馆出卖或捐赠。但国家档案馆可以对其中有价值的进行复制。
例二：安徽省在档案资源整合工作中遭遇的难题。
1996年7月5日公布施行的《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第六条规定：“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”。第十一条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”。
而1997年12月23日公布的现行法规《城市建设档案管理规定》第三条规定：“县级以上地方人民政府建设行政主管部门负责本行政区域内的城建档案管理工作，业务上受同级档案部门的监督、指导。城市的建设行政主管部门应当设置城建档案工作管理机构或者配备城建档案管理人员，负责全市城建档案工作。城市的建设行政主管部门也可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作。”
两相比较，不难看出：同是县以上的地方区域，档案行政管理部门和建设行政主管部门都可以主管、负责本行政区域内的城建档案管理工作。《档案法》第十一条虽然规定“必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”，但并没有明确向什么档案馆移交，相反，《城市建设档案管理规定》却明确了“可以委托城建档案馆负责城建档案工作的日常管理工作”。于是有人就认为，城建档案馆可以不参与档案资源整合，甚至以各种理由拒绝将城建档案移交给地方的国家综合档案馆。
笔者认为，安徽档案资源整合工作遭遇质疑，应该引起充分注意。针对其中执法主体问题，建议修改《档案法》时给予充分明确，而针对信息孤岛不断涌现的新情况以及势在必行的档案信息资源整合问题，修改《档案法》时则应更加明确：“档案的移交与管理，应以便于信息资源整合为原则。”或者，索性进一步明确：“为推进社会信息资源共享，机关、团体、企业事业单位和其他组织的各类档案，必须按照规定，定期向综合档案馆移交”。
例三：电子文件中心也有“法律问题”。
值得注意的是，在电子文件中心向社会提供电子政务信息的“一站式”服务的同时，也可能产生“法律纠纷”。因为现行的《档案法》规定，档案的公布权源自档案所有权，公民只有利用权，并无公布权。如果有人在享受“一站式”服务的方便之后，也将相关内容公开引用或提供他人使用，就会有“侵权”的可能。而电子文件中心为避免“侵权”纠纷的缠绕，也可能选择不作为，不向社会提供有效文件，但这样的结果，社会公众一定不会满意。
有些国家的法律在此问题上已有考虑，例如日本法律明确要求，政府必须向公共图书馆、档案馆以书刊、地图、图片、胶片或电子文件等形式，提供任何已公开的政府信息，并保证每位读者对这些信息的查阅使用权。此外，只要不涉及国家安全、商业秘密及个人隐私，利用者都应有权向社会公布所利用的档案，如果利用者没有权力在公开发表的著述中引用这些档案内容，档案的利用就失去了主要意义。
因此，笔者建议：在修改《档案法》时，应加强电子文件的相关立法，尤其应明确“国家档案馆、电子文件中心和有关国家机关是按期公布档案文件的责任者，主管部门应定期对政府信息公开工作进行考核、评议”，并应明确规定：“凡公布的档案文件即为可以引用(特别说明公开范围的除外)”。
这样的改动，可以从我国新颁发的法律中得到支持，例如2004年7月1日起施行的《中华人民共和国行政许可法》第五条“设定和实施行政许可，应当遵循公开、公平、公正的原则。有关行政许可的规定应当公布：未经公布的，不得作为实施行政许可的依据”；第三十三条“行政机关应当建立和完善有关制度，推行电子政务，在行政机关的网站上公布行政许可事项，方便申请人采取数据电文等方式提出行政许可申请；应当与其他行政机关共享有关行政许可信息，提高办事效率”。
三、档案信息资源整合的法律诉求
不可回避，一些同志在认识世界时还不能在科学的程序下进行全面、理智的思维，这是造成只看到眼前利益和部门利益，产生电子文件管理中“信息孤岛”问题的一大根源。信息资源共享是互惠互利的，如果都强调电子文件的自有自留，实现信息资源共享就是一句空话。
在实际工作中，我们前所未有地感受到，档案要“为现实、为老百姓、为经济建设服务”，首先要有相应的档案信息资源；而市场经济条件下，档案信息资源的配置在一定程度上受到市场“看不见的手”的诸多制约。1996年7月5日公布施行的修改后的《档案法》为解决社会主义市场经济条件下档案工作遇到的新问题、新情况提供了法律依据，其里程碑的意义世人有目共睹。
