时间：2023-05-16 11:14:21
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇固定资产电子档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.档案不能完整、准确地反映固定资产投资项目建设过程的全貌。不论是业主单位，还是项目参建单位，往往偏重建设项目的进度、质量，没有真正树立起档案意识，导致项目建设中形成的文件材料收集不齐全、不准确，到工程竣工验收时无法保证归档文件材料的质量，严重影响了档案的质量，在管理上没有提供有力的组织保证。
2.责任制落实不到位。一些单位建设项目档案工作发展很不平衡，机构是临时性的，项目完成后，机构撤销，人员解散，没有把固定资产投资项目档案管理工作纳入项目管理中，没有建立起领导责任制。
3.职责不明、沟通不畅，有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事，认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多，经验不足，对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责，致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要，只懂项目业务不懂档案业务，而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理，缺乏指导力度。
4.档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态，各单位对电子文件归档没有明确规定。因此，对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。
二、加强固定资产投资项目档案管理的对策
固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注，加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为，要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题，应从以下几方面入手。
1.加强固定资产投资项目档案过程管理，不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴，才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。
2.建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程，纳入工程项目计划，纳入领导经济目标管理考评，实行动态管理，并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责，建立健全各项规章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理顺固定资产投资项目档案管理机制，强化档案管理部门的职能。首先，要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组；其次，坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行，明确管理职责，并对档案工作进行监督、检查和指导；再次，要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。
4.对固定资产投资项目档案管理人员进行合理配置并加强在职培训，提高档案人员的业务素质。固定资产投资项目档案工作是一项专业性非常强的工作，应注意培养既懂项目业务，又懂档案业务的人员，并保持人员相对稳定。档案部门要定期选派档案人员参加建设项目档案管理培训，不断提高自身业务素质，加强对建设项目兼职档案人员的指导。
【摘 要】针对部分行政事业单位账外固定资产档案管理存在的问题，从健全资产档案管理体系、促进账外资产归档长效化等四方面入手，规范和加强资产档案管理。
关键词 账外固定资产；档案；行政事业单位
账外固定资产是指各单位以各种形式形成的未在账内核算的各种固定资产。随着固定资产管理系统的广泛应用和电子档案建设步伐的加快，固定资产档案管理逐渐走向网络化、规范化、标准化、动态化，但对账外资产管理的重视不够、制度缺失等问题影响了档案工作的规范化、科学化进程。通过对部分行政事业单位固定资产清查结果调研，引发本文对改进和加强账外固定资产档案管理途径的探讨。
一、行政事业单位账外固定资产档案管理问题分析
本次调研发现，账外固定资产档案管理通常不被重视，再加上资产来源复杂、管理难度较大，档案管理存在不少突出问题。
（一）缺乏严谨的归档要求和程序。在购置账外固定资产时，没有注意收集原始资料，部分单位房屋建筑物无资产项目建议书、项目批文、可行性研究报告、竣工验收报告等档案资料；对归档后的档案资料没有及时跟踪管理，致使维护、修理、改建等使用过程中的信息不能及时归档，导致归档资料不完整或档案与实际情况不一致；没有按照档案的价值和真伪进行归档，在档案鉴定时把将来有可能发挥作用的档案排除在外。
（二）缺乏对账外资产档案管理的规定。不少单位的资产管理制度较多，但涉及账外资产档案管理的却寥寥无几。对固定资产档案管理的全过程缺乏规划，责任不清；在资产档案管理技术标准、归档要求、责任主体权责、资产档案评估、监督检查等方面缺少针对性的规定。
（三）缺乏专业人员间的沟通协作。资产管理员、财务管理员及档案管理员的知识结构、专业技术水平直接影响资产档案的科学规范归档。据调研，档案管理员、资产管理员多来自后勤部门，而财务管理员多来自计财部门，他们各自承担着较繁重的事务性工作，往往缺乏沟通与协作，导致账外资产档案散存于不同部门；有的档案管理员即是资产管理员，没有接受系统的档案业务培训，凭着主观意识归档。
二、账外固定资产档案管理途径
账外固定资产档案是固定资产档案管理的一部分，要完善资产档案管理，笔者认为应考虑下面几点：
（一）促进账外资产归档长效化。重视账外固定资产管理工作，对遗漏、虚假的资产信息要督促尽快正确归档；加强支出管理，规范核算，杜绝违规购买账外资产；定期考核、评价账外档案管理情况，促进账外资产归档长效化。
（二）健全资产档案管理体系。认真贯彻执行《档案法》等相关法律法规，研究和制定本单位资产档案收集、整理、归档、评估、出租等规章制度、专业标准，将账外资产纳入账内，实现资产档案统一管理；由于特定原因，不能纳入账内的，建立专门的账外资产档案管理规章，并严格管理、形成科学规范的资产档案管理体系。
（三）严格账外资产档案管理程序。建立全过程的账外固定资产管理程序，按申购、审批、购置、验收、入库、使用、变更、领用、清理、盘点、外借、归还、转让、维修、出租、报废等全生命周期建库管理，建立固定资产卡片档案，将固定资产按类分项进行统一编号，落实责任，及时归档，保证资产档案真实可信。同时，强化对实际运行环节的管理，促进资产档案管理与资产管理部门间的协调，确保资产档案的真实性、完整性、系统性和科学性。
（四）建立专业化的资产档案管理团队。专业化的资产档案团队既精通档案管理工作、掌握现代化的档案管理技术，又是熟悉资产申报、验收、登记、保管、检查等环节的多面手。采取对资产档案管理人员进行培训，充分发挥业务骨干“传、帮、带”作用等渠道推动资产档案管理逐步走向专业化。
参考文献：
[1] 浙江省档案局. 档案工作事务［M］. 北京：中国档案出版社，2009（6）.
[2] 浙江省档案局. 档案事业概论［M］. 北京：中国档案出版社，2009（6）.
[3] 刘清生，该校无形资产档案建设浅析［J］. 浙江档案，2013（06）.
关键词：固定资产；资产管理；动态监控管理；账务处理
一、科研事业单位固定资产的定义和特点
(一)固定资产的定义
是指使用年限超过一年，单位价值在规定标准以上（一般设备单位价值在500元以上，专用设备单位价值在800元以上），并在使用过程中能够保持原有物质形态的资产。包括房屋和建筑物、专用设备、通用设备、专用仪器设备、电子产品、文物和陈列品、图书、交通工具等。单位价值虽未达到规定标准但使用年限在一年以上的大批物质，使用过程中保持原来的物质形态的资产也称固定资产。固定资产是科研事业单位主要劳动资料，是开展科研工作的物质基础，管好、用好固定资产，实现固定资产配置优化，对于促进科研出成果，成果应用于农业、化工业、医学等各种领域具有重要意义。
（二）科研事业单位固定资产的特点
一个是科研事业单位固定资产的资金来源主要是国家根据科研单位的计划及课题的需求，由财政专项拨款及科研专项经费提取。另一个是科研事业单位固定资产有相当数量的专用仪器设备，具有大型、精密、技术先进、科学研究专业性强的特点，如测定仪、质谱仪、色谱仪等等。由于科学领域的发展，设备的精密速度不断更新，影响了专用设备的使用寿命，仪器的购买相当频繁。第三个是科研事业单位的固定资产不像企业那样要计提折旧，它不计提折旧，发生时全部计入其他资本性支出，也不计算盈亏，直到报废处理。
二、科研事业单位在固定资产管理方面存在的问题
（一）固定资产管理大部分以手工操作管理
固定资产购置、验收、登记入库、出库、使用、损坏、报废处置等没有明确职责，很多单位购买和使用为同一个人。登记入库、出库为同一人，没有制定定期清查制度。财务只负责账务处理，对固定资产没有制定一套规范、有效、责权利分明的管理制度来统一管理。
（二）固定资产账实不相符
有的科室自购固定资产从课题经费支出，未经管理部门登记、入库、出库，形成有实物无记帐。有的是仪器已不能用，放置多年实验室管理人员当作废铁卖掉，重新购置新的仪器，形成有记帐无实物。按有关规定，固定资产报废须上级主管部门批准报废。又因长期无对账，无盘点 ，财务只记账，管理部门与财务部门没有经常沟通，报废、无定期盘点等造成账实不符。
（三）财务部门对固定资产核算不科学
科研事业单位固定资产的核算只设置固定资产、固定基金、专用基金、修购基金四个会计项目，没有计提折旧，只提取一定修购基金，不能反映出净值，到年终财务报表，资产和净资产很高。
三、开发固定资产动态监控网络，加强固定资产管理
第一，由于手工操作存在人为主观意识，数据不能共享、业务办理烦琐等等，为了提高固定资产管理工作效率，减少固定资产流失，利用计算机开发了固定资产动态监控管理，将所有的数据录入计算机里，使固定资产管理逐步走向“科学化、规范化、信息化”。资产管理信息交流及业务审批等工作流程，在网络平台上进行，随时为决策者提供准确的便捷的固定资产信息，代替部分手工操作，克服手工操作管理中的缺陷。
其一，固定资产动态监控管理者的条件需具有档案管理的基础知识，又要有电子计算机的应用、软件操作技术。
其二，固定资产数据，包括电子数据和实物数据。实物数据是原始发票复印件、入库单、纸质资料，它是电脑发生故障时解决问题的关键。实物资料是固定资产数据资料管理的基础，实物资料内容可信度高，原始发票因具有不可变性。缺点是纸质脆化，字迹多为手写，资料容易发生丢失，字迹不清晰等，占据空间大。电子数据资料，占据空间小，查询速度快，有网址和用户名、密码，每台电脑可上，而且可共享。因此实物资料与电子数据资料二者之间是相辅相成的。
其三，电子数据资料生成流程是：填写入库单，进入固定资产动态监控系统，对所购买固定资产进行分类，把信息填写在电脑中，包括发票号、厂家、型号、管理部门、使用部门、管理人、使用人、金额、入账时间、使用时间、然后提交审核，最后保存，保存完毕要打印出固定资产卡片，分类存档。领用人与经办人不能为用一个人，应分开输入。每台设备应有一式三联入库单，一份固定资产管理人存档，一份发票报销，一份领用人保存。
其四，固定资产动态监控管理系统逐步完善，登陆网站，按权限管理是可以自行输入，修改，报废固定资产，国有资产管理部门在网上审核，审核无误可打印正确验收单、条形码。
第二，科研事业单位应定期对固定资产进行清查和盘点，核对账实是否相符。各单位成立资产清查小组每年针对各科室、资产使用者以及各个实验地进行一次清查盘点。盘点时，财务人员（固定资产记账人员）、办公室录入资产人员及各科室的固定资产使用者、保管者等有关一起核对，制定固定资产盘点表，由单位负责人、清查小组有关人员签字确认，统一报废、统一购置。统一报至主管部门审核，然后在计算机软件中操作，使帐实相符。
[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资
[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003
固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。
项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。
一、实施项目档案全程管理原则的意义
项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。
（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量
项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。
（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性
固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。
（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性
固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。
（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用
项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。
二、全程管理原则在项目档案管理中的应用
全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。
（一）通过前端控制贯彻全程管理原则
档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。
（二）通过合同管理贯彻全程管理原则
通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。
（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则
项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。
有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。
（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则
项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。
三、结 语
档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。
[参考文献]
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关键词：建设银行 固定资产 流程管理
一、建设银行固定资产管理的重要性
随着建设银行业务蓬勃发展，电子银行渠道业务建设、网点战略性扩张，建设银行固定资产投入不断增加，固定资产已作为建设银行主要的经济实力证明之一，固定资产管理贯穿建设银行经营全过程，是企业“精细化”管理的重要体现。所以建设银行应从战略成本的高度，根据业务发展变化的态势不断进行流程优化，完善固定资产流程管理体系。确保固定资产的完整性，防止建设银行资产流失。
二、建设银行固定资产的定义
固定资产是指使用期限在一年以上（不含）、单位价值在4000元以上（不含）、并在使用过程中保持原有物质形态的有形资产，或者使用期限在一年以上（不含）、单位价值在4000元以下、但是在中国建设银行固定资产分类目录和折旧年限表中存在并且按照固定资产管理的有形资产。我行固定资产包括房屋、建筑物、机器设备、运输设备以及其他与经营有关的设备、工具、器具等。
建设银行固定资产管理占比最大的两类就是经营有关的电子设备和房屋。
三、建设银行固定资产管理的政策依据及现状
（一）政策依据
2008年1月中国建设银行下发了《关于印发《中国建设银行财务管理暂行办法（2007年修订版）》的通知，对固定资产管理进行了制度上的规范，对各行固定资产管理起到了较强的指导作用。尤其是ERPF系统上线后，各类固定资产的卡片实施电子档案管理，对固定资产规范性管理进一步明确。
（二）固定资产管理现状
1、房屋权属不完整问题。
近年来，随着网点建设战略性扩张的需要，建设银行网点以自有购置为主，前几年由于房地产市场的火热，开发商预售房条件宽松，之后因规划等多种原因，无法办理房产权属证明，形成建设银行部份房产权属不完整现象。
2、经营设备类固定资产的管理流程不够明晰。
总分行的管理办法对固定资产管理主要进行了框架式的要求，对具体的操作流程如固定资产的新增入账、调拨未进行进一步细化，各基层行根据框架自行进行管理，管理水平参差不齐,主要存在设备调拨不及时、固定资产清理难度较大等薄弱环节。分析原因有如下四点：
第一点：采购渠道较为分散。固定资产采购渠道分为集中采购和支行自行采购等多种方式。其中集中采购又由总行和分行多个部门进行承担，采购完成后，有的固定资产由供应商直接提供给使用部门，支行实物管理部门和财务部门无法了解固定资产的入账情况，形成固定资产新增入账滞后的现象。
第二点：业务营运使用的电子设备类固定资产，维修和更换频率相对较快，ERPF系统固定资产管理员设置较少。仅分行一级存在固定资产卡片调拨管理员，固定资产及时调拨缺乏系统支持，固定资产调拨不及时现象突出。
第三点：个别固定资产定义不清，容易造成固定资产流失，如固定资产目录中的高级家具定义模糊，目前的操作是只要涉及家具均作为固定资产进行入账管理，而使用部门往往忽略了这种价值相对较低的固定资产的管理，在实物毁损的情况下，容易擅自丢弃，形成固定资产的流失。
第四点：使用部门人员流动性较强，未设置固定资产管理员，管理责任不明确，
四、对固定资产管理流程改进的几点建议
（一）房产权属不完整情况
1、存量房屋权属不完整情况，应密切与房屋开发商和房产管理部门进行联系，密切关注房屋产权办理进展情况，熟悉房屋买卖合同中违约条例的时效性，通过借助法律力量维护建设银行相关权益。
2、对新购房产，在市场调查时，将房屋的权属调查列为房产购置的必要条件，合同签订中明确房屋权属不完整的违约条件，采用责任追究制度，对市场调查不负责任、签订合同时擅自放弃违约责任相关条款，造成建设银行新购房产无法办理权属证明的责任人进行责任追究。
（二）经营类设备流程管理不够明晰
作为企业的一项经常性活动，根据财务管理的需要，建立一个完整的管理流程模式是必要的，尤其是随着建设银行的不断发展，固定资产的数量不断增大。为切实强化固定资产管理，针对以上成因，建议制定以财务为控制核心的固定资产管理流程，优化系统设置，重点针对固定资产管理的新增和调拨等薄弱环节，提出如下建议：
1、组织结构的改造。
对所有固定资产管理实行集中归口管理，专门设立固定资产管理办公室，实行固定资产管理需求受理、集中采购、集中分配、统一调拨的集中管理模式，避免多头管理形成的管理脱节。
2、建设银行实行一级法人管理模式，下属机构庞大，业务分工复杂，短期内更改组织结构管理模式难度较大，因此，充分利用财务控制核心作用优化固定资产流程相对快捷有效。
（1）、加大财务控制力度，发挥财务控制的核心作用。
固定资产新增：分行及二级行以下集中采购的固定资产，在报销环节应向计财部门提供本次采购固定资产的验收单，涉及向二级行进行分配的，同时附二级行相关部门签字确认固定资产领用单。
固定资产调拨：
（2）、在每一个使用部门设立固定资产管理兼职管理员，人员变动时应将固定资产纳入交接事项，明确管理责任。
在一级分行及二级分行各部门增加ERPF系统操作员，只开放固定资产行内调拨权限。
二级行辖内调拨，由二级行固定资产管理员根据实物管理部门提交的调拨申请进行系统调拨操作。
二级行之间的调拨,由一级分行固定资产管理员根据二级行相关部门确认后的调拨申请进行系统调拨操作。
（3）、适时更新固定资产目录，尽量采用能够量化的标准对固定资产进行定义。
参考文献：
本文作者：张燕芬 单位：常州市兰陵中学
学校单位固定资产管理的监督体制与责任体制缺失，资源浪费比较严重，对固定资产的管理重购轻管、重钱轻物。相关规定，对使用的固定资产学校需每年至少盘点1次，可实际极少有学校实施，一些学校边清产边核资皆无法实现，库存与在用状况不明。
学校加强固定资产管理的改进措施
（一）健全落实固定资产管理制度。建立健全科学的管理制度，是保证有效、合理使用固定资产的一个重要前提条件，是充分发挥其使用效益的重要保证。学校应根据财政部《行政事业单位的国有资产管理办法》和有关制度以及自身实际情况制定相关的固定资产管理制度，并确保制度的有效实施。
（二）建立固定资产请购制度。学校的资产采购，务必依财政机构所下达的综合预算，没有纳入综合预算的又是急需的，则经审批后方可进行采购，若想采购未纳入政府采购目录的资产，学校需组织相关单位采取竞标模式进行采购，以杜绝发生腐败、降低采购费用。同时，还要加强固定资产的验收保管体制的创设与完善，对固定资产的“清查、报损”进行严查，创设严格的奖惩体制。
（三）改进核算手段。1.对固定资产范围展开严格界定把财务体制内所规定的价值于500元及800元以上的一般设备与专用设备纳入固定资产的范畴，学生用床、课桌等较大批量设备纳入固定资产。金额较小的公用电话机等物资纳入低值易耗品；对于实验、体育用品则纳入专用材料费进行核算。2.在固定资产计价上，采取累计折旧手段，把固定资产损耗价值进行累计折旧计提折旧时采取贷记累计折旧，借记事业支出。如此处于由账面上真实体现学校固定资产真实价值，益于由会计报表上得以“全息、实时及多维”的了解学校固定资产的动态信息。同时在核算手段上，可采取创设固定资产的电子档案及利用专用软件提升固定资产核算等手段。
强化固定资产的监管力度
由学校的财务推行集中核算起，各级在核算学校的固定资产后即随此业务的结报应为“核算中心”了解。即便学校会计没有填写增加的“固定资产”清单，中心工作者亦将及时提醒，要求学校的主办会计进行补办手续。可学校于清理时下浮的固定资产，受条件影响，学校会计不上报，那么核算中心则不能了解。一些学校领导对闲置的“固定资产”，未由成本效益展开考虑，没有进行充分利用，令其不断贬值。为了让监管力度深入加强，需把固定资产管理纳入内控体制，包含固定资产由投资审批引起的所有过程，保障固定资产每个管理环节皆能进行有效的控制。
提升财务人员的专业素养
随着科技发展，教育现代化持续深入，学校日益呈现出多样化、复杂化的固定资产，以空前的增长速度向前发展，为杜绝国有资产的流失，以实现学校固定资产的增值、保值，财务工作者除了做好日常的核算工作之外，还需要适度、适时地协助学校领导用好、管好固定资产，让固定资产发挥出应有的效益，这无疑对财务队伍的整体素养提出更严格的要求。故此，若想提升固定资产的最大化效能，率先令财务工作者由繁重教学任务里解脱出来，专职进行学校财务管理活动；第二，务必加强对财务工作者的业务培训力度，为学校的财务工作者提供培训学习的机会，以不断提升财务队伍的专业能力，且将培训状况纳入至财务工作者的年度考核，与晋升、物质奖励相挂钩；第三，教育局可带头组织财务工作者的专业大比武活动，将业务水平低等不适合担当财务工作的人员，调离岗位，以推进学校“专业化、规范化、知识化”的固定资产管理队伍建设。
关键词：行政事业单位 固定资产 管理 监督
一、加强行政事业单位固定资产管理的重要意义
行政事业单位固定资产是指使用期限超过一年，单位价值在1000元以上（其中专用设备单位价值在1500元以上），并在使用过程中基本保持原有物质形态的，由财政性资金所形成的资产。固定资产一般分为六类，房屋及构筑物；专用设备；通用设备；文物和阵列品；图书、档案；家具、用具、装具及动植物。
固定资产是公共财政管理的重要组成部分，是行政事业单位履行职能、提供公共服务的物质基础。固定资产管理工作贯穿于整个行政管理和业务运行的全过程，其价值体现到各个单位科室站。 固定资产管理历来是行政事业单位财务管理工作中的重要内容之一，随着国家对社会公共事业投入的增加，固定资产在单位总资产中占有比重越来越大，加之数码电子产品的更新换代更为频繁，固定资产的更新速度加快。因此，加强固定资产管理，建立健全内部管理制度，合理调配配备，节约、有效使用固定资产提高固定资产的使用效益，保障固定资产的完好和安全，防止资产流失，具有十分重要的意义。固定资产管理水平和使用效果如何直接影响事业单位服务的质量和水平，物尽其用，规范管理固定资产对提高服务质量和服务水平具有显著的促进作用。
二、行政事业单位固定资产管理中存在的问题
伴随着公共服务事业的不断发展进步，行政事业单位仪器设备、电子产品等固定资产所占的份额越来越大。笔者在从事财务核算检查工作中，发现行政事业单位的固定资产管理主要存在以下问题和不足：
（一）固定资产家底不清，存在账实不符现象
在固定资产管理的实际工作中，有的单位并没有设置明细账及分类账核算固定资产，且没有转账，从而使固定资产核算不准确；有的单位账面固定资产与实有固定资产相差甚远，一方面报废、报损的固定资产没有及时冲减，有的仪器设备已报废了，却还在账面挂着，另一方面新购置的仪器设备无验收、无登记入账等；有的下级单位购买的固定资产由上级单位无偿使用，上级单位配备的固定资产下级单位不入账；对于多种来源渠道形成的固定资产，由于财务人员素质能力及管理漏洞的存在，“错登”、“漏登”现象突出，存在账外固定资产，管理和监督跟不上。以上种种情况，均造成固定资产的账实不符，给固定资产管理带来极大的困难。
（二）固定资产管理制度不健全，预算与执行存在“两张皮”现象
行政事业单位在做年度预算的时候，对本单位固定资产的状况缺乏整体掌握，在编制需购置的固定资产预算时随意性较大，只是从部门利益角度考虑，而没有从全局统筹安排预算。因而在固定资产购置的实际操作过程中，往往需做二次运算，导致资源浪费，工作效率降低。
而在固定资产的管理上，行政事业单位虽制定了相关制度进行约束，但仍存在大量制度管理缺陷。如在购买固定资产的时候，对必须进行政府采购的固定资产范围、种类认识不深，对纳入集中采购目录的固定资产购置项目，没有委托中介或集中采购机构实施政府采购，未严格执行固定资产购置过程中政府采购制度，单位自行采购了事。固定资产修理、报废、调拨、变卖、转让，未能严格履行规定的程序，账务处理不规范。同时，行政事业单位没有设置专人负责，实物登记、入库、报销、领用、清查、撤销等记录不全，手续不完备，各科室站之间缺少相互的合作和制约，造成固定资产管理责任的不明确。
（三）固定资产管理执行不力
固定资产使用过程中疏于日常管理，实物管理不能坚持经常进行。验收不严格，清查盘点不及时，掌握毁损资产、遗失资产等情况不及时，定期维护检修执行困难。固定资产损毁、盘亏后，难以查明原因，追究责任。个别单位对固定资产清查盘点不及时或长期不进行清查和盘点，有的清查盘点仅走走过场，对清查结果未进行真正的处理。尤其是在固定资产管理人员流动过程中，固定资产的清查盘点不及时。如某一岗位人员调动或离职时，存在管理交接工作不到位，未能及时处理好相关交接与调整工作的情况，导致固定资产不明流失。资产管理运作不规范，不定期的清查盘点，存在隐性流失等问题，随意变卖、低价处置固定资产，物随人走现象时有发生。
（四）固定资产管理信息共享程度较低
固定资产信息化管理是一项基础工作，行政事业单位虽然建立了固定资产管理系统，实现了计算机化管理，但是信息不能实现共享。机关与事业单位、单位各部门之间信息缺乏沟通；各单位内部固定资产管理的监管部门、使用部门、维修部门之间各说各话，享受信息不对等。加之，获得信息的成本较高，直接影响了固定资产管理效果的高低。
（五）责任人处罚机制不到位
个别单位内部控制制度很完善，但是相关人员制度的执行力差别，造成制度执行得不彻底，甚至有的存在侥幸心理，有章不循，有规不守，使内控制度不能发挥应有的效能。由于对责任人的处罚未得到彻底落实，对违规人员的处罚没有威慑力，造成相关负责人责任意识差，对固定资产疏于经常管理，相关监督约束机制不健全，再加之有些领导的重视程度不高，固定资产管理人员素质和职业道德存在欠缺，造成发现的问题得不到及时有效处理，遗留问题积淀越来越大，形成恶性循环。
三、加强行政事业单位固定资产管理的建议
行政事业单位固定资产管理存在的问题不利于行政事业单位资产管理的进一步发展，不利于固定资产发挥最大效益。针对这些问题，各行政事业单位应进一步加强固定资产管理，笔者就加强行政事业单位固定资产管理提出如下建议：
（一）加强固定资产管理和监督
定期开展固定资产清理清查，对验收合格的固定资产按财产类别填写“验收合格单”，对原有设备进行评估并贴标，对新购置的仪器设备等贴标管理，财务室和财管科分别登记固定资产总账、明细账和领用、使用台账。对遗留问题尽快查找根源，该登记的登记，该冲减的冲减，该调剂的调剂，做到底数清、情况明、配置合理。在此基础上建立健全固定资产管理制度，加强固定资产维护和保养，制定操作规程，建立技术档案和使用情况报告制度。加强日常的检查维护，按照谁使用、谁负责的原则，定期清点实物，做到账卡相符。运用固定资产实物账与财务账、账面数与实物数相核对等方法，对固定资产管理进行内部审计。同时，加强单位部门间的监督、财务与财产的监督、审计监督和社会监督，日常管理与专项检查相结合，督促落实固定资产管理，确保底数清、情况明，主动接受主管部门和财政、审计部门的监督。
（二）完善固定资产内控制度
坚持统一领导、分级管理、责任到人、物尽其用的原则，行政事业单位主要领导对内部控制的完整性负责，各部门应指定相对稳定的专人负责固定资产和其它物品的领用、保管、清点等工作，尽快完善固定资产预算、账卡、验收入库、登记保管、领用、维修、调拨、处置、清查盘点等日常管理制度。本着既分工合作、又相互制约的原则，明确各部门的责任，固定资产总账和明细分类账由财务室负责，按类别和品名等进行数量金额核算；台账由使用的部门负责，并进行数量管理。随着公共卫生事业发展，经营规模在不断扩大，对固定资产的需求，不仅在数量上，也在结构上有了相应变化，必须进一步加强固定资产事前、事中、事后的管理，各部门固定资产，在核定需求量前应全面清查与核实，并登记造册，避免重复配置；对所需资产能调剂使用的调剂使用；对不能调剂使用的、需配置资产进行资金来源、费用预算等分析；科学合理地编制配置规划或计划；将预算目标细分至各科室站，由财务部门操作实际的问题，在质量、性能可靠的前提下，尽可能降低采购成本；最后财务人员负责收集和汇总财务数据，财产管理和使用单位负责入库、保管、使用、维护等工作。
（三）定期清查固定资产
各部门应当在协调配合中定期对固定资产进行清查，对于出现的固定资产账实不符问题，固定资产管理人员要及时进行原因的调查和分析并制定适应的处理方案。以笔者单位为例，各部门应每半年对账一次，查看账、物、卡是否统一，使固定资产得到有效管理。各部门的固定资产每年年底进行一次自查，财务室进行一次全面盘点清查，查明固定资产的实有数目与账面结存数是否相等，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常，对长期得不到使用，但实际上具有价值的固定资产进行评估，对清查盘点中发现的问题，及时查明原因，说明情况，编制有关固定资产盘盈盘亏表，固定资产报废和转让，以及单位价值或者批量价值在规定限额以上的资产的处置，经主要领导批准后，报县国资委批准后，调整固定资产账目，按照规定处理。
（四）大力发展电子信息化管理
由于近年行政事业单位的固定资产数量及金额增长迅猛，各项管理工作实现电子信息化管理已势在必行。笔者建议借助办公自动化系统与财务固定资产管理软件相结合，运用计算机并结合固定资产分类与代码国家标准及其编码规则来编制程序，完成固定资产的调入、调出、维修、报废等一切管理工作。依据各部门权限，对各种表格卡片的字段进行调整、排列方式变更、填写或显示内容改变， 各类工作进程的控制，保管员具有在资产管理模块中进行所有信息添加权；采购员有合同付款情况的添加权；主管领导有对购置资产入库、领用、调配、报废等流程进行审批的权限，维修员有维护情况的添加权。并可打印出与其职责权限相对应的统计报表。所输入信息一经确认并保存，其输入的数据内容即被锁定，禁止二次修改。实时监控固定资产、及时掌握固定资产信息，为单位制定有关政策、资产调剂及采购提供科学依据并当好参谋。通过网络实现资源共享， 除资产管理员有新增、删改的权限外， 其它部门的负责人根据需要只有查询相关内容的功能，从而大幅度地提高财政部门的数据管理能力和运用效率。
（五）严格落实责任制
明确责任人、岗位职责，健全财务人员、采购人员、保管人员、维护人员、操作人员等各类岗位标准，完善轮岗、岗位考核、绩效管理制度，健全资产清查、重点抽查、离任核查制度。监察、审计部门做好事前、事中、事后的监督，及时发现问题，查找原因，防止资产流失。对违法违规的单位和个人，要坚决按照规定视不同情况分别进行处理。对清查中出现的问题，要落实整改措施。
参考文献：
[1]夏云恒.关于加强行政事业单位固定资产管理的思考.中国乡镇企业会计，2012；01期
[2]陈春华.小议行政事业单位的固定资产管理.经营管理者，2011；05期
关键词：新会计制度；事业单位；固定资产；核算；管理
1 新会计制度下事业单位固定资产的核算
新会计制度将事业单位固定资产中通用设备的价值标准由500元提升到了1000元，而专用设备的价值标准也由之前的800元提升到了目前的1500元。对于事业单位固定资产的定义如下“固定资产是指事业单位持有的使用期限超过1年（不含1年）、单位价值在规定标准以上，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。”。将“一般设备”改为了“通用设备”，将“房屋与建筑物”改成了“房屋与构筑物”，将“图书”改为了“图书与档案”，将“其他固定资产”的范围改成“家具、用具、家具和动植物”等。“按月计提固定资产折旧时，按照实际计提金额，借记“非流动资产基金――固定资产”科目，贷记“累计折旧”科目。出售、无偿调出、对外捐赠固定资产， 转入待处置资产时，按照待处置固定资产的账面价值，借记“待处置资产损溢”科目，按照已计提折旧，借记“累计折旧”科目，按照固定资产的账面余额，贷记本科目”。
2 新会计制度下事业单位会计核算存在的问题
2.1 固定资产科目的使用年限和范围界定不清
目前对于事业单位固定资产的划分没有统一的标准，这无疑增加了事业单位固定资产划分的难度。由于不同类型的固定资产使用的年限可能会存在着很大的差别，但是新的会计制度中没有进行分科目界定而是统一划归为一年以上。新的会计制度明确了大批同类物资虽然单价达不到标准，但是也属于事业单位固定资产，然而却没有对大批同类物资的概念做相关的界定，到底大批的概念是什么比如一个椅子单价为100，采购数量100算不算同类物资，那采购数量10算不算同类物资呢？很显然由于对大批的概念没有做出相关的界定，在事业单位对其进行固定资产划分的过程就会出现不同的处理方式。
2.2 固定资产科目的设置不够严谨
在新的会计制度下可以对固定资产进行折旧，这对于固定资产的真实性反映无疑是具有意义的。但是折旧只是反映资产的损耗部分，对于由于市场价格波动以及经济发展和科技的进步的影响却没有真实体现出来。比如事业单位所具有的科研类仪器，随着时间的发展与科技的进步这些科研仪器就可能发生贬值，即使采用加速折旧也无法处理该问题。事业单位折旧遵循谨慎性的原则，事业单位不得对资产和收益进行高估也不能对损失或者负债进行低估，对由于非正常使用的原因造成的设备的价值小于其公允价值的，在新的会计制度中也没有相关提及，因而作为事业单位需要对会计科目的设置进行考虑。
2.3 固定资产的折旧方法较为单一
新会计制度下利用工作量以及年限平均法来对事业单位的固定资产进行折旧处理，目前现行的折旧方法虽简单容易实施，但是该方法却并不是适合所有类型的固定资产。比如事业单位中的电子类仪器，随着经济的发展与科技的进步，这种设备呈现出更新周期短设备贬值速度较快等特点，很多的电子类设备还没有到报废的年限就已经没有了使用的价值，对于这种情况可以采用加速折旧法来对其进行处理。
3加强新会计制度下事业单位固定资产核算与管理对策
3.1完善事业单位固定资产的核算方法
对于事业单位在固定资产核算过程中存在的问题，事业单位可以采取以下措施进行应对：上报财政部门尽快制定采购的数量以及价值的相关标准细则，固定资产的类型与明细进一步确定，并且进一步明确不同类别资产的使用年限，对于大批量同类物资是否属于固定资产进行界定；采用新的折旧方法对事业单位的固定资产进行折旧核算，将固定资产的无形的损耗也列入其中进行考虑；设置固定资产的减值准备，用来反映可回收金额小于账面价值的差额，并将其界定为固定资产的损失。
3.2 推进事业单位固定资产管理制度的建立
完善事业单位的预算管理制度，在预算编制的过程中要考虑到成本效益以及精简节约的原则，减少投资的盲目性和重复性；将日常的管理制度进行规范，做好固定资产的采购验收以及入库等操作，要定期对固定资产进行维护，对于固定资产的外购、投资以及收益等事宜进行规范。建立健全固定资产的清查制度，在每年对固定资产开展一次或者是两次的清查，这对于事业单位及时的掌握固定资产以及折旧情况是非常有必要的。
3.3 促进事业单位固定资产管理的信息化建设
事业单位固定资产管理的信息化手段的应用可以提高核算与管理的效率，作为事业单位应该积极的推进固定资产管理的信息化，利用信息化实现对固定资产的精细化与动态化的管理。将固定资产操作的整个业务流程都整合到固定资产管理信息系统中，将固定资产与资金的支付以及预算有机的结合起来，同时将这些信息公布到网络平台上，可以实现固定资产管理部门、财务部门以及使用部门的信息共享。固定资产信息管理系统的应用能够在很大程度上减少固定资产管理人员的工作量从而提高管理的效率。
结语
新的会计制度的实施对事业单位固定资产的核算带来很多利好，但是通过本文的论述来看还是存着很多的不足之处，包括固定资产的使用年限和范围界定缺乏，固定资产科目的设置不严谨，固定资产折旧的方法较为单一，不适合所有类型的固定资产，基于此本文提出了完善事业单位固定资产的核算方法，建立健全事业单位固定资产的管理制度，推进事业单位固定资产管理的信息化等措施来应对新会计制度下事业单位固定资产的核算与管理。
[关键词]云存储；档案；管理；信息
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.108
[中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）04-0-02
0 引 言
云计算是计算机存储概念的延伸，侧重于数据的存储与管理，云存储是集数据存储与管理为核心的云计算系统，在档案管理上带来了重要的变化，使档案管理科学化、现代化变为可能。数字档案主要指的是在分布式计算机网络环境中，利用数字技术、多媒体技术和计算机网络技术创建、获取、存储、处理及数字档案信息的技术。
1 云存储对档案管理的影响
1.1 云存储的海量存储性可存储大量的档案信息
档案资料存储是一项工作量大、数据繁杂、内容丰富的一项复杂性工作，档案管理工作更是一项令人头疼的问题，海量数据占据的存储空间更多更大。而计算机云存储具有可扩容性，通过容量的扩展，可以存储海量信息及缓解计算机存储空间不足的现状。
1.2 云存储资源共享性有利于各部门利用档案信息
档案管理单位，将档案资源存入云存储中，通过云技术，能够实现不同机构间的信息调用与资源共享，避免了档案信息数据的重复存取，避免了大量繁复的劳动。云存储的资源共享性，不仅包括档案的数据存储，还包括各种部门对各种数据的调用与存储，有利于对固定资产数据进行管理，包括企业固定资产管理数据、资产明细、资产盘点情况数据及月度资产变动数据。所有的有关固定资产情况数据，量大且繁杂，归类存储以后，实现网络数据共享，其管理部门可以适时实现对企业固定资产情况的摸底与盘查；又如：在社会医保信息查询方面，部分医保人员为了及时掌握自身医保情况，往往需要对医保信息进行了解，实现医保信息云存储的资源共享以后，可以使医保人员在家，或者在其他移动终端，轻易地根据个人信息情况调出医保信息，随时随地掌握医保档案信息，即节省了时间，又节省了劳动量和社会资源；再如：在职工住房公积金的查询方面，住房公积金信息实现云存储以后，可以异地通过各种途径，如网络、移动网络等载体，快速地查询到个人公积金账户信息，这是云存储资源共享性带来的便利。
1.3 云存储降低了纸质档案的维护费用
纸质档案在运营维护上的工作量是极其巨大的，传统的档案管理中，需要投入大量的财力、物力、人力，例如：云南省农科院的固定资产、医保信息、机关车辆、职工住房公积金及劳资系统等档案资源，其数量庞大，所以占用空间较大；在管理方面资源耗费大，如档案材料在建档过程中，需要根据档案内容进行分类分级进行立档，这即是一项十分庞大的工作量；纸质档案在保存上，需要防老化、防潮、防虫等，虽然都有相应的保存技术，但是均需要耗费人力、物力去管理。纸质档案保存的目的，是为了发挥档案材料的价值，而在对档案材料进行翻阅与查找过程中，档案材料随着时间的推移，出现老化、脆弱现象，长期翻阅会加剧档案材料的损毁与老化，针对这种情况，还需对档案材料进行维修与补救，这为档案材料的后期维护增加了费用。而在修复上，如加膜、修裱、去污等，各种不同的修复方法，还需要专业的人员进行档案材料的补救，面对数目巨大的档案材料，需要巨大的费用支出，纸质档案材料的维护耗费了大量的人力与资金。而云存储取代传统的纸质档案后，各部门大量的档案信息存储到计算机上，节省了纸质档案占用的空间，电子版档案信息也节省了大量纸质档案的维护费用。
1.4 云存储服务提高了计算机服务器的可靠性
档案信息涉及个人隐私，而云存储不仅是一台服务器，也是一个系统，涵盖了网络设备、档案管理系统、公用访问接口、客户端等重要部分。云存储平台对大量的档案信息进行管理，为用户提供存储性能。在保存数据的服务器中，存在影响服务器安全的各种因素，如异常死机、操作系统瘫痪、异常停电、网络中断、病毒攻击等情况。服务器如何保证本机上的数据的安全性能，并且不丢失或者少丢失，还保持尽快恢复云存储的功能。针对这些问题，随着科技的发展，云存储对上述出现的异常情况采取了较为稳妥的措施，如对云存储数据资料的备份、恢复等功能，可以避免异常死机或停电造成的数据丢失现象；对黑客攻击采取了多种保护措施，如设置防火墙、杀毒软件、用户端控制登录等办法，保证云盘数据的安全性；对于停电等原因引起客户端无法登录的问题，云存储服务器配备了稳压器及UPS设备，能够在停电状态下的持续供电，能够避免异常停电带来的损失；这些措施提高了服务器云存储的可靠性。
1.5 云存储服务提高了档案管理效率
云存储节省了大量的人力物力财力，同时也提高了工作人员的工作效率，其具有随时随地调用异地信息的功能，提高了档案管理工作效率。云存储除了信息调用便捷，数据的计算与排查也变得轻而易举，例如：查验机关车辆信息，只需满足云存储入口要求，就可以在千万台车辆中快速查找到需要查验的车辆信息，使信息检索十分快速准确便捷，提高了档案管理效率。
2 数字档案的云存储建设
2.1 数字档案的可行性
云存储技术在档案管理上已应用多年，尤其是近年来逐渐应用到各行各业。目前，我国云计算在档案管理中的应用前景越来越广阔。云南省农科院在数字档案管理上，通过云存储功能，全部实现了档案管理数字化，并且建立了档案管理网络以及各种终端用户登录入口（如图1所示），并加强了服务器的保密功能，使档案管理工作精确、严密，方便了各部门使用档案信息，得到了各界的认可，使数字档案管理更具可行性。
2.2 推进建设的可行性
随着信息技术的不断发展，档案管理的数字化存储功能越来越先进，越来越完善，人们对档案信息的使用也越来越便捷。大力推进云计算技术，将其应用到档案管理工作中，是由云计算本身的特点、由其潜在的优势、数字档案云存储的需求及各部门与广大群众对档案管理的要求所决定的。数字档案云存储解决了传统档案管理中的系列难题，如人力、物力、财力浪费，查找搜索困难，调用不及时，受到时间、空间的限制等。
图1 数字档案云存储建设程序流程图
2.3 数字档案云存储发展构想
云计算技术应用到档案管理中，通过档案管理系统实现对海量档案信息的管理，这是档案管理史上的一次巨大变革，也转变了社会服务机构的服务方式。随着全国互联网技术的发展，云南省的数字档案管理逐渐与全国档案管理接轨，虽然具有一定的难度，但是在未来数字档案云存储技术发展上，这是势在必行的一项系统性工程。把全国各地的档案信息集中到一个强大的“云端”，即云存储器上，实现数字档案信息资源共享。
（1）对学校各科室、部门使用和管理的固定资产进行全面清理和造册登记，并进行编号，贴标，明确资产责任人。（2）在清理登记工作中发现物资存在流失、损失或被占用、借用等问题时，要及时追回。（3）对全校固定资产进行核查，根据折旧年限进行分类，摸清固定资产使用现状。（4）修订完善固定资产的购置、报废管理办法。
二、固定资产清查工作的基本情况
为确保清查工作顺利进行，学校结合实际，制定了详细的工作方案，成立了以主要领导为组长的资产清查领导小组，领导小组下设办公室，具体负责清查工作的组织实施，积极开展清查工作。本次清查分为四阶段。第一阶段为摸底清理统计阶段，各部门指定固定资产管理员，按照清查要求严格进行固定资产清理、统计。认真、如实填写《固定资产清查盘点表》，并在登记表上明确资产使用人、责任人。第二阶段为实地盘查阶段，实地盘查阶段主要分两个步骤：第一步固定资产清查办公室成员对所属部门的资产进行技术推算盘点，即根据财务审计科的资产账簿和部门自查的表格确认各部门所属的资产，为实地盘查做准备。第二步为实地盘查，将固定资产清查办公室分三个小组，清查小组将驻扎各部门对资产进行实地盘查，要求仔细核对固定资产名称、结构或规格型号、坐落位置或使用部门、投入使用日期、使用情况、变动情况、数量、原值等情况。清查盘点结束时，应及时把数量和质量情况如实填制《固定资产清查盘点表》，并由盘点人、部门资产保管人员、部门负责人签名或盖章。第三阶段为入账汇总整理核对阶段。各固定资产清查小组将本次固定资产清查的结果，按照相关规定分门别类、分期分批地进行汇总，固定资产统一编号后，录入电脑。同时填写《固定资产汇总表》，制定个人固定资产卡，统一贴资产标签。财务人员通过资产软件对学校资产进行登记、管理。第四阶段为总结阶段。固定资产清查小组对固定资产清查中新形成的资料，进行分类整理形成档案。针对本次清查出来的待报废固定资产进行鉴定、处置。各部门要以本次固定资产清查为契机，对在清查过程中发现的问题，要分析原因，制定整改措施，并限期进行整改，同时要找出固定资产管理中存在的薄弱环节，完善相关的管理制度，进一步完善固定资产管理工作。固定资产清查小组认真总结本次固定资产清查工作的开展情况，并针对清查工作中暴露出来的固定资产管理问题，依据相关规定，建立和完善各类管理制度。通过清查和汇总情况，发现部分资产存在已使用时间较长且已损坏无法维修；部分资产实物丢失但未销账；部分资产存在已经资产管理部门提出报废申请并报批并从财务账上销账，但是由于各种原因资产使用部门仍在使用，造成资产账销案存的情况。
三、通过全面清查发现管理漏洞
（1）使用部门对固定资产管理重视程度不够。一是部分固定资产使用部门平日无专门的固定资产管理员，只是在本次清查中临时指定一位管理员，以至于对于本部门固定资产的实际情况了解程度不够，不熟悉相关业务。二是部分部门负责人思想上不够重视，认为东西都在学校，自己没有拿回家就没问题，以至于平时疏于管理，对于自己部门的资产没有做到定期清查，无法做到谁使用谁管理。
（2）管理部门在固定资产管理上有欠缺。一是没有分门别类的建立资产管理台账，对资产只是简单的登记。二是固定资产没有贴标，资产的调配缺少痕迹化管理，资产调拨时没有使用调拨单，资产调入、调出只是口头安排，未经过相关部门的负责人和资产管理人员签字确认，造成管理混乱。三是资产没有实现动态化管理，资产变动时没有及时调账，造成资产实际存放地点与账面不一致。
（3）资产报废等处理程序不健全。例如部分资产已经由资产管理部门报废处理或者采取以旧换新方式购入新资产时将旧资产处理掉，但是未交给财务报废单据办理销账手续，造成账在实物不存在的现象，致使资产实物账与财务账不同步。（本文来自于《行政事业资产与财务》杂志。《行政事业资产与财务》杂志简介详见）
（4）资产管理界限不明确，存在着交叉管理。
四、对症下药研究解决对策
（1）加强学习，强化资产管理意识，建立资产管理长效机制。一是建立健全有关固定资产管理的法律法规，做到与时俱进，制定完善符合单位实际的固定资产使用、管理制度，例如制定固定资产的核算制度，固定资产管理责任制度、固定资产管理监督制度等，增强学校资产管理的及时性、系统性、真实性与全面性，使得学校固定资产管理有章可循，有据可依。二是树立固定资产管理意识，明确固定资产管理岗位人员的工作职责，充分利用和优化资源，采取科学的管理方法；组织资产使用、管理部门负责人及管理人员学习学习兄弟单位的先进管理经验。
（2）根据省财政厅资产信息平台的固定资产编码标准，由信息系统生成电子条码，在条码打印机上打印输出每一项固定资产的条形码标签，对学校固定资产实物进行一物一码标注，统一粘贴条形码标签，从而使每一件固定资产都有了“身份证”并逐一登记，帮助使用部门建立部门台账。在资产后续管理上，以条码扫描为手段，对资产进行跟踪和监督管理，确保资产安全。
（3）根据这次清查结果，彻底摸清家底，对于账销物存或物销账存的资产提出处理意见，重新调整财务及管理台账。
（4）充分运用信息网络平台，加强资产的动态管理。利用科学的平台，建立起固定资产电子档案，将固定资产按类别做好登记，其购入日期、入账价值、存放地点、使用部门、责任人等信息详细录入，把固定资产从购入、入库、处置一系列管理一目了然，实现从“进口”到“出口”各个环节的信息化动态管理。资产管理、使用变动时及时填制固定资产调拨单，并按照要求签字后交存相关部门。根据资产调拨单，相关部门及时调整资产管理台账。根据国有资产管理信息系统平台加强对资产的监控，把学校的资产管理与财务管理、资产的价值管理和实物管理结合起来。
（5）加强固定资产的清查及核对工作。资产使用部门依照其部门资产台账每季度清点一次实物资产，并及时与管理部门对账；学校资产管理部门每年清查两次，并及时与财务资产管理人员进行核对，年终进行总清查，总对账，确保账实相符。
（6）明确资产管理界限。资产管理分为资产管理部门管理和使用部门管理两大块。总务科、信息中心作为学校资产管理部门，负责学校固定资产的购置、调配、报废处置等管理工作，建立学校总的固定资产管理台账。各部门均为固定资产使用部门，按照谁使用是负责的原则，做好所辖资产的日常维护、管理工作，建立本部门资产管理台账。学校固定资产资产的增加、减少、报废等变动调配必须由管理部门统一调配并办理相关手续，并及时进行账务处理。
关键词：档案管理；固定资产；制度建设
中图分类号：C913.3 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2017）08-0143-02
固定资产投资项目是以扩大研发生产能力为目的而进行的技术改造基本建设工程，以及设备仪器更新与升级换代等建设项目。固定资产投资项目档案（以下简称项目档案）是指伴随整个项目建设流程（立项论证审批、可行性研究，勘察、设计、施工、监理、竣工，采购、安装、验收等活动）而产生的一系列具有归档保存价值的文字材料、图纸、照片、实物、声像资料等，是对项目的完整、系统、客观、准确的记录，对项目建设和后续维修维护与改扩建具有重要的参考价值，也是项目后评价的主要材料依据。做好项目档案管理对于总结投资效果、提升国有资产经营能力甚至反腐倡廉具有重大意义。
“十五”以来，伴随着国民经济的高速发展和国防建设的迫切需求，国家大幅度增加了国防科技工业部门的固定资产投资支持力度，建设单位项目管理任务大幅度提升，并且由于建设项目中新技术的应用，对应档案管理复杂度和难度也不断提高，一度普遍出现了项目档案资料收集不完整、内容不完善、保存不合格、使用不规范等问题。
为此，原国防科工委、国家档案局联合颁布了《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》（科工办[2007]161 号，以下简称《验收办法》），提出了项目档案管理的基本要求，并规定通过专项档案检查验收，是项目通过竣工验收的先决条件。中国电子科技集团公司配套制定了《固定资产投资项目档案验收评分细则（试行）》（以下简称《评分细则》），通过组织宣传培训和交互检查验收，进一步落实项目档案管理工作的具体施实。
通过这些措施，中国电子科技集团各成员单位项目档案管理水平得到了极大提高。然而在项目档案检查验收工作中也发现，一些建设单位由于项目档案管理制度建设不完善，导致业务部门与档案管理部门协调困难，对档案管理工作的提高造成了很大的困扰。下面结合档案管理工作实践，对档案管理制度建设过程中的一些常见问题进行具体梳理分析，并提出应对措施建议。
一、档案制度缺失问题
项目档案管理工作早期主要的问题，是很多单位缺乏专门的档案管理制度，没有项目档案收集、整理、保管、利用的基本要求，更谈不上相应的部门岗位职责要求与分工，主要依靠业务部门根据自身需要收集和保存积累资料，导致项目档案管理盲目、混乱，验收检查时就会发现资料收集不齐全、文件内容缺失、组卷整理不规范、检索调用困难等基本问题普遍存在，甚至在业务部门和档案管理部门的职责推诿中造成重要资料的散失。
例如，在一次档案验收时，发现该单位购置的设备没有保修卡，验收专家指出后，档案管理人员不知情，项目负责人也不知情，最后问采购人员才发现是在采购人员手中暂存着。进一步的了解得知，采购员正因为是知道保修卡是仪器设备的重要终身资料，直接影响到设备运行过程中的维修与维护，也是当设备发生故障时与供货商交涉的重要凭据。但是，因为没有相应的档案管理制度明确规定必须随设备入库及时归档，反倒“不敢随便放到资料库里”，而是自己慎重收藏起来了。
这种现象随着近年来《验收办法》和《评分细则》的宣贯落实，已经引起了建设单位的高度重视，基本建立健全了档案管理制度。在近年来的档案检查验收中可以明显体现出来，项目档案的基础管理和档案完整性都有了很大进步。
二、档案制度的可操作性
目前项目档案管理制度方面的问题，已经深入到了制度要求与建设单位岗位设置和工作流程建设相关的可操作性、与业务部门和档案管理部门相关人员业务素质相关的执行操作严谨性等方面，成为制约项目档案管理质量和效率的深层次因素。
以资料的收集整理和案卷归档环节为例，这是作为素材的文件资料转化为规范档案的关键一步，但又恰恰出现在业务和管理两类职能部门的工作界面上，如果管理制度缺乏明确的职责和分工要求，就很容易造成工作的脱节：业务部门可能会觉得我们只需要忠实的收集、提交建设过程中形成的资料给档案部门即可；而档案部门则可能以为自己不懂技术，所以完备、条理、规范地组卷是业务部门的事，自己只需要做到严格记录、安全保管、提供利用就可以了。比如笔者所在单位，几年前某固定资产投资项目接近尾声时，业务部门推着小推车把毫无逻辑排列的一堆材料交给了档案室，而档案室对于整个项目的情况不了解，无法条理系统地整理这一车杂乱无章的材料。匆忙中两个部门勉强配合把材料大概进行了整理，结果档案验收时专家指出多处问题。
这个问题的出现是由于管理制度对相应的工作界面规定模糊造成的，这个矛盾的化解需要结合单位实际，明确个性化的制度规定。比如业务特色集中、档案部门岗位配置较弱的单位，就可以采取业务部门组卷归档、档案管理部门指导检查、案卷保存的模式；而业务面广、档案管理部门岗位配置较强的单位，则可以考虑业务部门只需要及时完整收集、提交档案资料，由档案部门承担起准归档阶段的材料审查、整理、组卷，自行完成归档管理。笔者所在单位后来根据业务和岗位特点规定了一种折中处理方式，由档案室制订宣贯归档资料要求，各业务部门设立兼职档案员，以卷为单位收集项目建设资料，保证文件齐套性和正确性后交付档案室，档案室再进行形式审查并负责完成规范组卷归档，既保证了业务链条的有效衔接，又保证了档案的准确、完备和系统、规范，在最近两次档案验收中都以高分通过了验收。
三、n案制度的完备性
制度是相对静态的，但实际工作中面对的情况千变万化，需要不断修订完备档案制度。这不仅是需要适应技术进步带来的档案资料形式和内容的变化，甚至还要延伸到对建设项目合作方的制约。例如有些建设单位与参建单位签订合同中，对档案工作的具体要求没有专项条款做出明确规定，导致在建设项目档案验收和项目最终验收时，有些参建单位或监理单位会以相关工程已结束为由，不参加、不配合档案验收。更大的隐患是，由于没有从法律上对参建单位的项目档案管理工作形成有效约束，导致对建设单位的相关利益保护的缺失。
笔者所在单位几年前的一次项目档案验收会中，专家发现基建图纸与设计变更通知单对应关系不明确，要求参建单位到验收现场解释，但是参建单位以各种理由推托，迟迟不到现场。在单位不断催促下，第二天才到会解释问题，严重拖延了验收会议时间，虽然解释清楚了问题，但也给项目评价造成了恶劣的影响。为此，笔者单位亡羊补牢，再次修订完备档案管理制度，增加了“项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力”的条文。建设单位与参建单位签订合同，提前设立专门条款，明确项目档案工作的具体要求，建设单位就变被动为主动，既保证项目建设利完成，又保证了项目档案的齐套与完整性。
四、档案制度执行的严肃性
档案管理工作的规范化，除了完备档案管理制度作基础，还需要严格的执行来落实。没有到位的执行，一些制度就成了虚设。
实际工作中经常发现，有些文件材料签字没有日期，尾页有空白项不填写，领导批示和签字内容不全等等，日后一旦发生合同纠纷，就有可能因为合同生效日期或成立条件的分歧，使建设单位成了被动方；一些设备仪器的购置合同、技术协议中也经常出现落款签字处只有责任人签名而没有签署日期的情况，也会给解决纠纷或是责任追溯造成困难，甚至给腐败留下漏洞；还有一些表格的填写，签署流程没有问题，但是主管领导在审批时只签姓名，没有具体意见，不符合审批规定，也不符合档案质量的要求。这类问题根源在签署人。单位领导应该在管理过程中，更多关注各项制度的落实情况，认真执行各项制度的具体要求。
因此，档案制度建设不仅要根据档案部门的实际需要，制订一系列系统、科学、合理的档案管理制度，还要在制度的有效执行方面下足功夫，才能更有效调动全员积极性，使档案管理水平不断提升。
一、办公自动化系统模块设计
系统建设共分两期，目前第一期建设主要解决局（馆）内部基本办公服务，主要包括：文件管理、行政管理、个人办公、党务工作、公共管理等5个一级模块和31个二级模块。1.文件管理。文件管理功能主要包括公文办理、文件检索、信息报送和内部交流四个二级功能模块。（1）公文办理。建设公文办理模块，实现单位对外的公文收发，内部的文件传阅、收文办理、文件签发等各种公文办理流程，同时在流转过程中，可以与邮件系统和短信系统相结合，在发送公文后实时以短信、邮件的形式告知收文人或者审核人，还可通过邮件系统将公文发送状态反馈给发送人。（2）文件检索。实现对整个系统文件的全文查询、关联检索、互动评价、分类统计等功能。实现对文件的不同维度的查找，并且在统一视图中，展现文件的关联关系，为全面呈现文件信息提供途径。（3）信息报送。信息报送模块主要实现各科室将信息向办公室信息管理人员的报送服务，支持多部门、多级信息的报送管理。还可实现报送信息的留存以及统计汇总功能。（4）内部交流。实现内部的交流互动，支持各科将意见、请示向局领导的报送，局领导可进行审阅、批示及反馈。支持各科室向其他科室发送工作计划或方案，并由其他各科室提供反馈意见或材料（材料支持文字、图片、视频等格式）。2.行政管理。主要包括会议管理、加班管理、用餐管理、值班管理、考勤管理、用章管理、资金申请、车辆管理、办公用品管理、固定资产管理、通知通告、图片新闻等行政管理功能。通过网络化和电子化管理，将原有复杂繁琐的行政管理流程简化，申请人通过自动化系统将申请表单直接流转到下一个责任人，相关责任人根据实际情况进行审批，待整个流程结束后反馈至申请人，申请人可实时掌握审批流程和进度，进行相应的催办。另外，系统具备各个功能模块的统计功能，可以按照部门或者时间分类自动生成各种统计表单，避免原有纸质统计表格的繁琐和可能的错误。办公用品和固定资产管理可以根据办公用品和固定资产的全部生命周期进行管理，支持实时查询。通知通告和图片新闻栏目在系统首页醒目位置，通知通告以文档的形式方便快捷地和维护相关文档，及时显示在首页便于用户查询。3.个人办公。主要功能包括日程管理、待办提醒、短信办公、工作通讯录等模块。日程管理主要是为每一个工作人员提供日程安排、日志记录、日程提醒的电子化管理。个人日程提供检索功能，同时提供日志功能、月汇总功能，便于个人总结。待办提醒主要是为每一个工作人员提供代办任务、未读邮件、日程安排等的提醒。提醒可以采用短信提醒、系统首页提示等的方式。短信办公是建设基于移动终端的短信办公，包括短信收发、短信文件批复、通知公告、待办文件提醒、日程提醒功能。工作通讯录记录全局工作通讯录，将相关的部门、人员的联系方式统一管理和展现，提供全区公共的通讯录，以便工作人员查询使用。4.党务工作。主要功能包括公开公示、规章制度、理论学习和支部活动等模块。通过文件式模块，适宜内部公开的党务公开文件、公示、规章制度、理论学习文件、支部交流活动等。5.公共管理。通过文件式模块档案政策法规、相关管理制度，建立局（馆）内部交流互动的平台，档案工作期刊及其他内部刊物，支持局（馆）内部文档、视频、图片等多种格式相关资料的下载，使工作人员可以便捷地下载使用。档案知识及法律法规等内容工会的相关政策、组织活动等内容，使工作人员可以便捷地检索查阅。
二、办公自动化系统应用及实践
1.典型模块———公文收文管理。本模块用于上级机关、相关部门和下级单位主送或抄送本单位的来文、来函、来电及各种重要资料等进行登记、呈批、办理、归档，提供查询和对收文全过程的有效控制和跟踪。在设计过程中采用工作流的方法，对不同角色的用户进行权限及路径设置，保证文件信息的正常流转。2.门户设计。首页门户本着美观、简单、实用的原则进行设计，在主页设计方面贴近档案工作，添加了不少档案密集架、大楼等元素，力求美观舒适。将用户需要的应用内容展现到门户系统，实现信息的统一界面展现。主要包括信息展示、待办任务、待阅邮件以及其他共享信息等功能。3.系统上线测试及使用效果。系统于2013年初正式上线启用，经过两次内部培训，在试用期中发现了一些工作流程和表单的设计问题，及时进行了修正。每个用户均有独立用户名和密码，密码需定期修改，登录地点仅限于办公场所，保证了文件的安全性。用户根据角色进行权限配置，用户信息及相关信息可以提前设置。通过一年的使用，该系统现已经正式使用，无纸化办公的好处得以充分体现，局（馆）办公效率大大提高，纸张等成本得到有效控制，单位使用人员的信息化水平均有所提升,电子文件加强管理效果显著。
三、未来展望
基于云平台的办公自动化系统的建立不仅仅有利于提升政府办公的信息化水平，对于未来实现文档一体化、探索电子文件管理进行了有益的尝试和必要的准备。首先，统一机房部署、统一运维管理、统一软件基础服务以及统一软件后台管理，为电子文档统一管理提供了必要前提，各单位通过政务网接口接入，各单位通过统一的后台软件建立办公自动化系统，实现电子文件的流转。通过后续开发，成熟的文档一体化软件可以使档案工作及时介入文件形成之始。电子文件从形成、办理至归档的全部生命周期的过程管理之中，有效解决了长期以来电子公文形成与电子档案归档时数据脱节，无法有效、有序、完整记录党政机关日常行政事务这一工作中的难题，从而实现电子文件的数据一体化、管理过程一体化，相信此次基于云平台的办公自动化系统的设计和实践将为未来实现网络电子文件归档打下良好的基础。
作者：尹哲 单位：北京市海淀区档案局
