时间：2023-05-16 14:45:03
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇资产电子固定档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
1.档案不能完整、准确地反映固定资产投资项目建设过程的全貌。不论是业主单位，还是项目参建单位，往往偏重建设项目的进度、质量，没有真正树立起档案意识，导致项目建设中形成的文件材料收集不齐全、不准确，到工程竣工验收时无法保证归档文件材料的质量，严重影响了档案的质量，在管理上没有提供有力的组织保证。
2.责任制落实不到位。一些单位建设项目档案工作发展很不平衡，机构是临时性的，项目完成后，机构撤销，人员解散，没有把固定资产投资项目档案管理工作纳入项目管理中，没有建立起领导责任制。
3.职责不明、沟通不畅，有脱节现象。基建部门把归档工作单纯地看成是档案部门的事，认为立卷工作应由档案部门来完成。一些项目工程新人多，经验不足，对固定资产投资项目档案工作不熟悉。由于在工作中未明确兼职档案人员对建设项目档案的职责，致使兼职档案人员档案业务素质不能适应需要，只懂项目业务不懂档案业务，而专职档案人员只懂档案业务不懂工程项目管理，缺乏指导力度。
4.档案信息化管理明显滞后。固定资产投资项目档案管理仍处于低级状态，各单位对电子文件归档没有明确规定。因此，对固定资产投资项目档案信息化管理方面的要求滞后于对其他工作的管理要求。
二、加强固定资产投资项目档案管理的对策
固定资产投资项目得到各建设单位的广泛关注，加强项目档案管理工作已成为档案部门的重要工作。笔者认为，要解决当前固定资产投资项目档案管理工作中存在的共性问题，应从以下几方面入手。
1.加强固定资产投资项目档案过程管理，不断提高档案意识。要采取多形式、多样化、多渠道的方法加大档案工作宣传力度。只有将项目开工、过程控制到竣工全过程均纳入档案管理范畴，才能使固定资产投资项目档案管理工作步入正轨。
2.建立健全固定资产投资项目档案工作领导责任制。要把档案工作列入领导的议事日程，纳入工程项目计划，纳入领导经济目标管理考评，实行动态管理，并对责任制的落实情况进行监督、检查。同时项目档案管理的各个环节要有领导和专人负责，建立健全各项规章制度，做到有法可依、有章可循。
3.理顺固定资产投资项目档案管理机制，强化档案管理部门的职能。首先，要将档案管理部门的负责人列入各建设项目领导小组；其次，坚持固定资产投资项目档案管理工作与项目建设同步进行，明确管理职责，并对档案工作进行监督、检查和指导；再次，要把固定资产投资项目档案管理纳入档案管理目标并与个人岗位挂钩。
4.对固定资产投资项目档案管理人员进行合理配置并加强在职培训，提高档案人员的业务素质。固定资产投资项目档案工作是一项专业性非常强的工作，应注意培养既懂项目业务，又懂档案业务的人员，并保持人员相对稳定。档案部门要定期选派档案人员参加建设项目档案管理培训，不断提高自身业务素质，加强对建设项目兼职档案人员的指导。
成本核算:成本核算是指生产经营过程中所产生的各种耗费根据相应对象进行分配、归集，进而对总成本、单位成本进行计算。成本核算的基础为会计核算，计算单位为货币。成本核算过程中，应先对后勤经营管理费用进行审核，确保其准确计入成本，以有效管理与控制后勤管理费用。根据使用途径对已发生费用进行分配、归集，进行各类产品总成本、单位成本的计算，并将真实成本资料提供给成本管理。
2后勤会计成本核算及管理内容
2．1资产类成本管理
1)现金。
现金为食堂库存现金核算，也是采购人员周转应用的备用资金。一般后勤都应进行现金日记账的设置，遵循收付款凭证，由出纳人员根据业务产生先后依次进行登记。最后必须对当日现金收入合计数、现金支出合计数与结余数进行计算，并准确核对结余数和实际库存数，确保其符合账款，然后进行库存现金日报表编制。
2)银行存款。
银行存款是指在银行后勤开设账户内各项款项存入的核算。一般只允许后勤进行一个银行账户地开设。款项向银行存入、提取或存款支付，都应做好借记、贷记科目工作。
2．2库存物资成本管理
库存物资成本管理是指对食堂内各种主、副食品与燃料等一次购买分批分期使用的各种物资的核算。根据购入时具体支付价格、运费等对物资实际成本进行计价核算。物资购入时，通过检验入库，借记该物资内容，贷记“银行存款”“应付账款”等相关内容。使用领取时，应进行出库单地填写，并对库存物资明细账、明细表进行登记。明细核算时，应严格遵循物资类别、种类与规格进行成本核算。同时应定期、不定期对库存物资进行清查盘点，确保其符合账目。如物资需随购随用，可进行“伙食支出”直接借记，在批量采购中，其主要类型包括粮食、蔬菜、食油、肉类等。
2．3固定资产原值成本管理
固定资产原值成本管理为后勤结余资金购置与固定资产条件物资相符的核算，也就是非财政投入的固定资产，如燃具、餐具等。当固定资产增加时，应进行该项目的借记，贷记现金或银行存款。其明细核算应严格根据固定资产类别进行。
3后勤会计成本核算与管理措施
成本核算、成本管理作为后勤会计工作的内容，其核算是否准确，管理是否到位都与后勤经营管理具有直接关系，为更好地提升后勤成本管理水平，做好会计工作，必须选取行之有效地措施，推动成本管理工作的顺利开展。
3．1规范后勤成本管理
通过后勤成本管理制度的建立与健全，应对后勤财务收支、伙食开支等内容进行监督。后勤应单独建账，独立核算，根据有关会计制度规定对成本核算进行规范，后勤不具有商业化、市场化的特点，应遵循“钱账分管、钱物分管”的原则，对后勤会计人员进行合理配置，做到明确分工，相互制约。
3．2后勤会计岗位职责制度的建立
通过后勤会计岗位职责制度的建立，可对会计岗位职责、权限进行明确，可将后勤成本管理各个阶段责任进行有效落实，同时，应将会计人员考核纳入后勤成本管理工作考核相关内容，以此作为奖惩、工资发放的主要依据。
3．3后勤内部控制制度的建立
明确分工、责任落实为后勤财务机构内部分工的主要特点。在后勤内部控制制度建立中，要求出纳不能进行会计账目检查、会计账目登记与会计档案保管等工作的兼任。同时出纳会计库存现金应通过经营负责人、会计进行定期、不定期的检查，以确保其符合相关账目。
3．4规范财务岗位分工和会计资料保管及归档
1)对会计档案资料管理人员进行明确，进行会计档案资料借阅、保管归档制度的建立。
作为后勤所有成本管理工作的记录凭证，会计档案资料制度的完善，不仅可以对后勤效益加以维护，更能为后勤成本管理提供依据。由此可见，规范财务岗位分工，会计资料保管、归档对规范会计工作及财务工作具有至关重要的作用。
2)进行会计资料电子档案的设置，通过计算机等现代办公设备可对电子档案信息直接快速处理。
在当日工作结束后，电子档案可实时通过计算机直接进行档案资料的归档工作，也可以在一定时间内进行统一集中归档。并进行档案管理信息的添加，同时进行分类号设置，确保档案标号与工程代号一致，进行各级类目的合理安排。随后进入数据库，实现资源共享，为财务会计管理工作提供便利。
4结语
1.学校财务工作的现状需要实施财务档案信息化和会计网络化。首先，社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。由此看来,财务档案信息电子化是档案管理工作发展的必然趋势。
2.就我区所属学校现状而言，本区全额拨款的全部学校都开通“校校通”工程，100%实现信息化教学，在会计核算上大部分单位都已经实施会计电算化。但是财务部门使用会计电算化软件产生的财务数据不能与人事、教务等部门所产生的会计信息衔接;同时大量的业务仍需通过人工传递,与上级部门等外部信息系统之间无法共享财务数据。这种状况已远远滞后于现代化管理的要求，也不适应上级部门对学校的监管。
3.网络信息时代要求学校会计网络化。学校实施会计网络化能有效地监督和控制财务信息的质量、有效地防范会计信息失真；财务管理从静态变为动态；依托于方便快捷的网络和学校管理信息系统使得会计信息处理的效率提高。教育主管部门与学校之间通过充分、及时地传递和交换财务信息，能迅速发现下级学校财务信息的漏洞，制定出相应的处理措施，并责令其及时改正，使下级学校提供的财务信息真实、完整、合理、合法，从而保证学校信息的真实、完整。比如教育主管部门在网上相关收费要求，各学校按要求就收费的结算公示情况可以上传至网络，通过网络数据进行互动，教育主管部门就可以了解各学校的相关情况，有问题及时处理，实现上级部门对学校的实时监督控制。而在学校内部总务部门的固定资产实物账和财务部门固定资产明细账可以在网上共用一个数据源，减少双方记账的时间差及误差，解决对账不平的麻烦。通过以上分析，网络会计相比较传统会计更加适应信息时代对学校财务工作的新要求。
二、学校实施财务档案信息化和会计网络化的方法和途径
1.根据档案管理的要求,对各种不同类型载体的档案(如:纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作,保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,并制订电子档案管理办法。稳定档案队伍,提高业务素质。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展,人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质,创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新,适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制,克服人的惰性,充分发挥人的主观能动性,有他们的用武之地和施展才能的场所；建立激励机制,合理设置岗位。
2.建立网络档案系统，在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网,发挥网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设,根据系统建设需求,采购必要的硬件设备,为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平,为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。
3.强化学校会计网络化意识，重视组织管理控制,设置相应部门。目前，学校会计网络化程度较低有着多方面的的原因，其中最主要的原因是学校领导对财务工作不够重视，对会计网络化认识不足。因此，首先要让学校领导充分认识到开展网络会计对教育工作的必要性。其次,制定本学校会计网络化工作的发展规划,建立会计网络化管理制度,按会计数据的不同形态，划分数据收集组、数据处理组和信息分析组等部门，组织机构的设置必须适合学校的实际规模，符合学校总体目标。
4.学校会计网络化中软、硬件设备的配置选择应要注重规范实效，不能搞形式主义。在学校的发展初期，单纯的账务处理系统就可能满足需求。随着业务的发展，诸如学年初统计、人事工资、固定资产管理等业务也延伸到了财务部门，就需要实现财务相关业务一体化。由于学校的资金有限，学校会计网络化要从目前实际出发放眼未来,参照《会计电算化管理办法》、《会计核算软件基本功能规范》、《会计电算化工作规范》等规范,结合本学校财务流程，遵循“投入-效益”原则，选择合适的软件,把每一分钱用在刀刃上。
5.建立网络系统安全控制措施。网络会计需要在系统内部采取有效的安全保障措施。对外,通过数据包过滤、应用网关(ApplicationGateway)和服务器(ProxyServer)等建立防火墙。面向网络使用经过加密的数据包传送、认证网络路由及其他网络协议所需的信息，从而保证网络的连通性和可用性不受损害。对内,在会计操作系统中建立数据保护机制，健全日志机制；对通信线路上的数据流加密，对数据库中的数据文件加密；建立会计信息系统自动识别有效终端入口。另外，网上公证的形成可有效地预防数字化的原始凭证被修改或伪造。
从设备仪器的整个生命周期来看，大致需经历前期方案设计、设备选型、论证、询价洽谈和招投标、确定供货方并签署合同和技术协议、开箱验收、安装调试、测试验收、运行维护等各个流程和环节。整个生命周期历经的时间较长，需要办理的程序很多，每个程序由哪个部门来承担，怎样办理，会产生哪些需要归档的文件，这些归档文件由谁来负责归档等等，都必须要规范、明确，这样项目负责人在设备实施的过程中才能了解和明白该执行哪些程序，才能大大提高工作效率，提升设备档案的归档率和有效性。从实际工作各类归档方法的尝试中总结发现，“项目负责人负责制”的归档方式是最有效的。所谓“项目负责人负责制”就是对于设备实施各个阶段产生的全部资料，均由项目负责人来负责归档，这种归档方式从某种程度上来说也符合“成套性”的原则。项目负责人会参与整个项目的实施，每一份设备资料的产生，项目负责人都是知悉的，只有项目负责人对设备实施整个过程中产生的全部资料最熟悉，因此由项目负责人来负责全部文件的归档也是最合适的。
二、设备档案文件材料节点收集
每台设备实施过程均较为漫长，且一般情况下建设单位同时实施的设备有很多台套。作为设备档案管理人员，要保证设备档案文件材料收集的完整性、准确性和系统性，就必须有一套较为便捷、有效的设备档案管理办法。
1.抓主要节点设备实施过程中一般会经历设计评审、合同评审、合同验收会等几个主要节点，设备档案管理人员可以通过参与这几个节点工作，一方面进行节点资料的收集和质量把关，另一方面也可以了解设备实施的进展情况。
2.抓关键节点无论是外购标准设备还是定制非标设备，所有的设备均会产生合同或技术协议，设备档案管理人员在参加合同审查时，应该严把合同关，对每一份合同要求设立专门的“技术资料要求”条款，明确乙方需要提交的文件材料清单、份数及介质等要求。这样既避免了后期相互扯皮推诿现象的发生，又从一固定资产投资项目定程度上保证了设备档案的完整性。
3.严守合同验收关设备合同验收会是合同执行的最后一个阶段，所以一定要严格把守。退一步说，单位内部产生的文件有不合要求的地方，后期还是有整改到位的余地，但是对于乙方单位需提供的资料，如果不在合同验收会上把握住，合同款付出去了，就失去了主动权。因此，设备档案管理人员在参加合同验收会时，对提交的资料一定要严格审查，对于不合格、不齐全的资料，必须在补齐、整改完备直至符合归档要求后，方可在合同验收表上签字。
三、设备档案档号编制规则不同
行业和单位对案卷的编号方法存在较大的差异，但其中的原理和规则是相通的。按照《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》(科工办[2007]161号)的要求，经过不断的工作实践和探讨，为便于保管和提供利用，同时结合项目规划部门的意见，我们制定了一套固定资产投资项目设备档案档号编制规则。举例说明如下。一级类目用H表示设备仪器档案；二、三级类目用17表示试验设备档案；XXX表示某总项目代号；S01表示总项目下子项目设备代号；03表示子项目下第三单台套设备；01表示第三台套设备的第一卷；13是整个总项目的大流水号。对于总项目下子项目较多的项目，上述编号的优势非常明显。首先，此种编号方式从形式上固定了设备档案的编号，使得各项目设备档案编号一致性得到了保证；其次，避免了以前多级使用数字和“•”的混乱状态，最重要的是，此种编号方式是对应初步设计批复的设备台套来编制的，能够快速定位到初步设计上的台套设备，方便了规划部门的查询以及项目的财务审计工作，而且大流水号的设定为后期设备档案的查阅提供了很大的方便，档案人员只需要检索出大流水号就能到库房快速定位到此卷档案，方便快捷，调卷、插卷效率大大提高。
四、设备档案管理的几点心得
笔者在日常工作实践的摸索中总结出了对设备档案管理的一些心得体会。
1.我们所面对的实际工作以及具体情况是千变万化的，因此针对实际问题及时进行各部门之间的沟通、协调就成为必不可少的重要补充和剂。为了保证文件材料及时归档，及时解决文件材料归档过程中的各种具体问题，设备档案管理部门可采取开会集中协调、面对面交流、电话沟通等多种方式与各相关部门进行及时沟通协调，相互配合，确保文件材料归档的完整、准确、及时、有效。
2.在进行设备档案信息录入时，将外文资料的中文名称一并录入，并且在外文资料的封面写明中文译文，便于查阅者能及时、便捷地查询到所需的资料。
3.对于设备档案的管理，一定要抓住设备的合同和技术协议，这样就抓住了整个活动过程控制的关键点，就可以起到举重若轻、事半功倍的效果。
4.当单位实施项目较多时，制定“催办单”不失为一种有效的方法。在合同审查时，根据合同和技术协议把此合同相关的所有需要归档的文件材料以催办单的形式下发给主办人；等合同验收时，以催办单来进行文件材料验收。这样就避免了设备档案管理人员重复审查(如合同审查、合同验收审查)的情况，节约了时间和精力，也保证了设备档案的完整性。
5.在设备实施过程中各相关部门一定要重视文件材料的收集归档，只要给予足够重视，就一定会做好归档工作。
【关键词】国有资产；档案管理
高校国有资产档案是指在高校国有资产管理工作中形成的具有招投标文件、购买合同、资产档案、出入库文件、报废文件、捐赠文件等材料。高校国有资产档案是高校国有资产管理工作的真实记录，是高校资产监管部门工作的依据，是高校建设发展的凭证，维护国家财产安全的重要组成部分。过去十几年，高校规模快速发展，国有资产短期内迅速膨胀，国有资产管理工作跟不上高校发展速度，面对这种新的国有资产管理工作新形势，高校国有资产档案管理存在诸多问题。
一、当前高校国有资产管理工作的主要问题
（一）国有资产档案材料不齐全。由于历史原因，国有资产档案在校区搬迁过程或者是人员交接过程中，造成资产档案材料不齐全。由于高校规模快速发展，资产采购量较大，资产档案管理任务繁重，导致直接或间接造成资产档案的流失。如对国有资产申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料没能及时归档，造成档案材料的缺失与不完整，使得国有资产出现了故障后因为不能得到良好的维修和保养。
（二）资产档案制度不健全。有些高校对资产档案管理工作的重要性缺乏认识，没有健全资产档案管理制度和资产管理员，资产档案工作没有纳入学校的资产管理工作中去，没有与资产的计划管理、采购供应和使用等工作紧密结合，这是造成高校资产档案缺失和不全的主要原因。有些部门进行资产采购过程中未将档案没有列入项目管理工作中，资产档案管理员处于服务于项目工程的被动的从属地位，致使采购结束后不进行国有资产档案验收。
（三）资产档案管理手段的原始化。在信息化时代，手工仍运用于资产档案的文书整理立卷、归档等工作中。这样就造成立卷程序和方法仍很传统，根据文件的主要类型或文件的特征进行区分和初步组合，拟写案卷题名，排列卷内文件并编号，填写卷内文件目录和备考表，编制案卷封面，并对案卷进行装封。随着科技的发展，很多的纸质文档转换成电子文档，扫描纸质文档，建立电子档案，已经是迫在眉睫。
（四）资产管理员人员素质参差不齐。高校的固定资产规模较大，一般高校国有资产处人员编制较少，多由各部门人员兼任，没有档案管理知识背景，没有经过培训就上岗，专业素质、理论水平、思想观念等方面参差不齐的问题十分突出，因而很难将资产档案收集整理完整，这样就会造成资产档案整理分类缺乏系统性、准确性，致使资产档案存档材料不规范，给今后的利用工作带来极大的不便。
二、提高高校资产档案管理的措施
（一）健全资产档案管理体制。国有资产管理工作是高校工作的组成部分。由于国有资产工作涉及面广，工作量大，因此，高校要把国有资产管理工作纳入学校的整体发展规划，其中做好资产档案管理工作是保证国有资产不流失，提高利用率的最行之有效的途径，因此高校需对国有资产档案的管理工作的要引起足够的重视，健全资产档案管理制度，实行领导负责制，明确责任，落实到人。
（二）提高资产管理员的业务水平。专职资产档案管理员须有档案管理知识背景，能够很好的把全校的国有资产资料进行分类归档，定期为各类兼职的档案管理员进行业务培训，强化自主工作意识，认识资产档案的管理的重要性。及时做好各类资产档案的整理、归档。每年进行一次资产大清查，进行档案的查漏补缺，对资产。
（三）提高国有资产档案的利用率。国有资产档案存档的好多利弊问题都是在调阅国有资产档案的过程中发现的，合理的修正档案目录的树状图，科学的将国有资产档案进行分类，提高国有资产档案存档后的使用率，最大发挥国有资产的价值。
（四）建立资产档案管理系统。开发国有资产管理系统，将所有的资产采购，立项，验收，归档，通通在国有资产管理系统上进行操作。这样既免去所有工作人员跑来跑去的申报，提高工作效率，同时对国有资产档案管理工作实现现代化管理，最大化的保证国有资产档案的完整性。既方便今后档案的查找、调阅，节省保管档案的空间，同时也对所有过程进行很好的监控，对国有资产的管理提高到一个新台阶。
针对高校资产档案管理中存在的问题，科学的提高国有资产档案管理，促进国有资产档案工作更好地服务于学校的科学发展，确保国有资产的完整，实现国有资产的科学配置，实现国有资产的价值。
参考文献
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【摘要】本文从一位固定资产投资项目档案人员的视角出发，阐述了固定资产投资项目档案的特点及当前档案管理工作中存在的问题，结合自己在实际工作中的体会，提出了更好地做好固定资产投资项目档案管理工作的想法与建议。
关键词 固定资产投资； 项目档案；档案管理
近年来，笔者所在的北京某研究所为了拓展科研生产业务领域，提升本所科研生产能力和水平，加大了固定资产投资项目建设。新建、扩建和改建了许多科研、生产基地，由此产生了大量的固定资产投资项目档案。如何做好固定资产投资项目档案管理工作，笔者谈几点实际工作中的体会与思考。
一、固定资产投资项目档案的特点
要想做好固定资产投资项目档案管理工作，首先应该了解它的特点。与其它类型的档案相比，固定资产投资项目档案主要具有以下几个特点：
( 一) 档案数量大、门类多。一个固定资产投资项目在建设过程中往往会涉及多个单位和部门。外部涉及项目的设计单位、施工单位、监理单位、上级主管部门等，内部则会涉及计划、基建、设备管理、财务及生产科研等多个部门。因此工程期间，产生的文件既有管理性文件又有专业技术性文件，既包括建设工程项目档案又包括财会档案、仪器设备档案、声像档案、电子档案等。这就形成了固定资产投资档案数量大、门类多的特点。
( 二) 资料收集过程相对复杂。通常一个固定资产投资项目的建设内容繁多而且建设周期长，因此在项目建设过程中经常会发生人员变动，材料交接不清楚、不完整的情况，这样就给固定资产投资项目的档案收集工作带来了一定的困难。此外，建设人员并非专业的档案人员，对材料收集的重视度有限，再加上业务水平不一，收集材料的范围以及质量上也会出现偏差，这也是造成固定资产投资项目档案收集过程相对复杂的重要原因。
( 三) 档案管理工作难度相对较高。由于项目建设期间形成的文件资料数量多且门类繁杂，因此要针对项目档案不同的形成规律采取相应的管理方法和措施，以适应其多样性的特点，这就无形中增加了档案管理工作的难度；同时，项目建设参建单位不止一个，且各自完成的工作类型、内容均不相同，他们对项目文件资料的编制、收集和整理上往往存在着不同的标准，这就造成在进行文件资料移交时整理标准多样，给项目档案管理工作带来了不少困难。
二、固定资产投资项目档案管理中存在的主要问题
( 一) 各方面对项目档案缺乏足够的重视。由于项目档案不直接产生经济效益，因此部分单位领导对项目档案的重要性缺乏必要的了解，从而对项目档案管理工作重视不够，且组织不得力，责任不落实。而项目管理人员和建设人员中也存在着轻视项目档案，认为项目档案可有可无的思想，反映在行动中就是忽视项目建设过程中所产生文件资料的审查、收集和归档工作，使项目档案的完整性、准确性及系统性受到不同程度的破坏。
( 二) 档案管理人员素质参差不齐，且缺乏系统性的学习和培养。以笔者所在的某研究所为例，6 名档案管理人员中，有的从事档案管理工作已十数年，而有的仅数月而已。在对项目档案进行管理的过程中，有的档案人员缺乏对项目的了解，仅凭经验办事，有的虽然很快对项目进行了全面的了解，但面对复杂的项目档案时却因缺乏相应的档案管理知识和经验而无从下手。由于人员少、兼职多、工作量大再加上档案培训工作往往不被重视，档案人员每天只能忙于事务性工作，缺乏系统性的学习和培训，使从事项目档案工作人员的整体素质和专业能力与项目建设的高速发展不相适应，从而使档案管理工作处于被动状态。
( 三) 项目档案工作相对滞后。针对固定资产投资项目档案数量大、门类多、收集过程相对复杂等特点，项目档案有具体的组织管理、归档范围、整理规范以及保管要求。由于分工的原因，项目档案的形成和运转分散在各业务部门和参建单位，而项目管理部门对档案管理知之甚少，常常是等到工程项目要竣工验收，提到项目档案验收环节了，才知道项目档案还有这些要求，这就会造成工作被动并且大量积压，对档案的收集也往往会出现漏项等问题，再加上在建设周期很长的情况下，难免会有相关人员变动、工作交接不畅等现象，这些都会给档案工作增加一定的难度和复杂度。
三、如何做好固定资产投资项目的档案管理工作
( 一) 提高对项目档案工作的重视度，建立健全项目档案管理的规章制度。固定资产投资项目的档案工作不同于项目的其它工作，仅靠档案管理部门或项目管理部门少数几个人的力量是不够的，只有全员充分认识到项目档案的重要性并且全员参与到档案工作中，才能有效地保证档案的完整和准确。做好项目档案工作，必须使项目档案管理的全过程有法可依、有章可循，除了以国家相关法令、法规为准绳以外，仍需建立健全项目档案工作的各项规章制度，明确项目档案归口管理部门，建立项目档案工作人员网络体系，明确工作责任，实行项目档案工作责任制及考核机制，定期对项目人员规章制度落实情况、归档完成情况等进行检查、控制和考核。
( 二) 加强学习与交流，提高项目档案人员的业务水平。固定资产投资项目档案是各种档案中最复杂、最具系统性的档案，要想确保它的完整性、准确性以及系统性，对项目档案人员的业务水平具有较高的要求，必须同时具备档案管理、联系协调、档案信息化、档案宣传等多种能力。除了档案管理部门应定期对项目档案人员进行系统的专业知识培训和教育以外，档案人员也需加强自主学习能力，主动提高自身业务水平，在整个项目建设过程中，应积极与项目管理人员、建设人员进行相互交流与学习，了解和熟悉项目建设内容，掌握项目建设进程，有的放矢地开展归档工作，从而达到提高项目档案的质量及整体水平的目的。
( 三) 项目档案管理工作必须提前介入，与项目建设工作同步开展。针对固定资产投资项目档案管理工作滞后于项目建设工作的现状，建设单位的档案部门应转变工作方式，提前介入项目档案的收集、整理工作，根据项目具体情况有针对性地制订相关的规章制度、归档范围及要求；及时跟踪项目建设进度，档案管理工作与项目实施工作同步开展；对项目管理人员、建设人员的档案工作实时进行业务指导和培训。力争在整个项目建设过程中做到“四同步”：即下达项目计划任务与提出项目归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目档案资料收集情况同步；验收、检定项目成果与验收检定项目归档情况同步；项目总结与项目归档资料齐备同步。
四、结束语
固定资产投资项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是项目建设和竣工验收的前提和保证。做好项目档案的收集、整理工作，对于项目投产后运行、维修、管理、改扩建等工作都起着十分重要的作用。因此，各企业档案部门应适时地转变思想和工作方式，结合项目建设特点，探索出一条既与项目建设特点相适应，又适合本单位实际情况的固定资产投资项目档案管理方法，使项目档案这一无形资产的效用最大化，更好地服务于项目建设。
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2013年底，财政部《企业会计信息化工作规范》，其中对“企业内部生成的会计凭证、账簿和辅会计资料，以及企业获得的需要外部单位或者个人证明的原始凭证和其他会计资料，可不输出纸面资料”的情形，即业务凭据电子化做出了相应规定。
2015年底，财政部会同国家档案局联合最新版《会计档案管理办法》，明确了电子会计档案的管理要求，肯定了电子会计档案的法律效力。
厦门供电公司按照国网公司、省公司“应用原始凭证电子化数据中心影像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入系统，实施电子化管理的工作要求”，力求通过技术手段上的创新，通过影像采集、业务在线处理、实时查询等功能，促进业务协同和信息共享，提高经济业务的处理效率，实现原始凭证电子化、规范化管理。
2 主要实施内容
针对公司财务部门在会计原始凭证处理上存在的业务凭据线上线下两遍审批、传递速度慢、保管存放难、查询效率低、无法满足财务集约化管理需求等问题，在现有财务业务系统（SES、ERP）中嵌入影像智能管理模块，通过对传统纸质原始凭证的影像采集、业务流程在线审批、档案在线实时查询等功能，借助信息技术手段使财务工作逐步超着“无纸化”、“自动化”、“智能化”的方向发展。具体如下：
2.1 原始凭证数字化管理
将各类型非结构化的纸质原始凭证通过扫描仪采集、处理；将已形成结构化数据的原始凭证通过系统接口上传、链接方式采集、处理。同时，将两类数据转换为固定格式的数字信息，纳入信息系统业务流程中进行统一管理。
2.2 在线可视化审批功能
通过实现业务凭据电子化管理，实现线上业务审核，取代了线上线下同时审批的繁琐审核流程。同时，按照电子单据和纸质单据传递效率、一致性审核的需要，在系统流程中进行业务的审核及账务处理，提高了审批效率和智能化水平。
2.3 系统嵌入施工现场图片
电网企业具有资产密集的经营特点，公司每年在资本性项目建设及资产设备维护方面投入大量资金，实施业务凭据电子化后，利用在业务系统当中添加现场图片的方式，加强对工程项目过程的实时监督，避免未完工项目提前结算的风险。
2.4 会计信息穿透管理
原始的纸质会计凭证不便于日常实时查询，特别是在财务档案归档后，需办理专门的借阅手续，更无法实现异地查询。通过业务凭据电子化，将会计档案流与业务信息流进行对接，可以实现会计信息的全过程的穿透查询，从而方便、灵活、快捷地实现会计凭证的查找、使用和共享。
2.5 信息安全保障
实施业务凭据电子化之后，传统的纸质原始凭证被转换为数字化信息，如何在使用过程确保影像资料安全就显得至关重要。因此，我们对重要的影像单据进行电子签名加密，将责任人与影像绑定，防止影像被篡改，保障企业信息安全。（如图1）
3 成效评估
3.1 业务规范优化，提升业务协同效率
实施原始凭证凭证电子化，依托信息系统进行业务处理，一方面既可以减少纸质原始凭证传递过程可能存在的丢失、毁损等风险，也避免了繁琐的凭证交接手续；另一方面，借助系统流程，能有效克服地理空间隔离所带来的业务处理的滞后性，在前端业务部门进行业务发起的第一时间内进行业务处理，从而大大提升了工作效率。
3.2 前移财务业务规范关口，提高凭证审核效率
公司业务报销原始凭证种类多，规范化要求高，在日常工作中，前端业务部门获取原始凭证时可能难以保证完全符合财务规定，因此造成原始凭证在业务与财务部门间来回传递，降低工作效率。实施原始凭证电子化，通过规范业务报销附件要求，将财务业务规范关口前移，强化业务规范执行，提升会计基础工作质量。
[关键词]会计；档案管理；事业单位
doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2015.08.159
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）08-0209-01
1 会计档案的分类
会计档案主要记录与单位业务经济相关的重要资料、各种收据和历史记录等，方便单位查证和核算，包括会计账簿、会计凭证以及财务相关报告。主要有以下几类。
（1）会计凭证类：汇总凭证、账目凭证、原始凭证以及其他会计凭证。
（2）会计账簿类：日记账、辅助账簿、明细账目、总账目、固定资产卡以及其他会计账簿。
（3）财务报告类：年度、季度和月度的财务报告，包括会计报表、附注、附表和相关文字说明等。
（4）其他类：银行对账单、银行款项调节表、会计档案流向清册、会计档案注销清册、会计档案托管清册以及其他需要留档的会计核算相关资料。
2 当前会计档案管理中存在的问题
2.1 电子数据档案应用不广
随着会计电算化的推进，大部分事业单位都放弃了旧式手工纸质记账方式，而采用电算化进行会计工作，给会计核算工作带了诸多便利。财政部门专门颁布的《会计电算化工作规范》，进一步明确了会计电算化的重要性，并详细定义了电算化会计档案内容，规范了电算化会计档案的管理防护工作，要求做好防潮、防火、防尘和防磁细节，养成备注双份重要会计档案的自主意识，以备查证。但是，目前仍有很多单位因为电子设备和工作人员自身问题等各种原因，忽视电子数据备份的重要性，只是把计算机打印的账本和凭单等归纳到会计档案进行保管，没有做好双份备注工作。也有些单位单纯依赖计算机电子数据备份，一旦电脑出现故障就可能造成备份数据丢失，或者财务软件更新后未保存原有数据，致使电子数据无法查阅。
2.2 部门预算方法新形势的要求
《会计档案管理办法》于1999年1月1日实施，随着科学技术的迅猛发展，其中的部分规定已无法适应新形势需求。2002年，我国已经开始全面实行部门预算，所有事业单位都实行了编制部门预算方法，这种部门预算方法在事业单位中得到广泛接受和实施，并取得良好反响。部门预算方法统一和规范了编制预算办法，使财政保障的程度显著升高，有效促进社会经济事业的和谐发展。在事业单位实行部门预算方法时，进行的“二上二下”编程会产生一系列对应的输出表，是部门预算的相关细则业务材料，在会计工作中的意义重大，有着较强的可比性和连贯性，如果只是保存其文书档案的话，无法对财务情况进行准确、有效地分析利用。
2.3 会计档案管理工作主管部门不明确
很多企业的会计档案管理的主管部门是由出纳兼任的，明显违反了行业规则。在实际会计工作中，主管部门很少关注《会计档案管理办法》，档案部门的年度档案业务培训也没有将会计档案人员包括在内，会计档案管理处于无人管束的境地。企业的会计工作很受重视，每年都会投入资金对会计人员进行业务培训，这些培训虽然偶尔会涉及会计档案管理内容，但大都偏重于理论方面，缺乏实践指导意义。这导致企业会计档案管理质量不高，档案封面信息填写不齐全，装订不够规范，档案分类归纳不够到位，很多档案没有目录或者目录不够详细，使得会计档案管理的处于混乱状态。
2.4 单位财务部门和档案部门职责不明确
《会计档案管理办法》规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂且由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”很多单位虽然设立了档案机构单位，但是会计档案仍然由会计机构进行保存，由于档案机构处理的档案比较繁多，很难及时对会计档案进行及时归档和整理，会计档案是国家档案的重要组成部分，这样的处理方法明显不妥，影响到档案的处理有效性。
3 如何解决会计档案管理问题
3.1 加强对会计电子档案的管理
会计的信息化程度越来越高，电子档案比纸质档案有更多的优势，很多档案都以电子档案的形式保存，但把纸质档案转换为电子档案，并不意味着档案管理工作的结束，还应严格按照《会计电算化工作规范》的要求，对电子档案数据进行备份，根据档案重要性的不同，选择电子档案的存储介质。载有会计档案数据的光盘和磁盘应该放在防潮防磁的容器里。
3.2 修订会计管理办法的规范操作制度
应该扩大对账单的定义，不仅仅局限于银行出具的对账单，部门预算表也应该纳入会计档案中，使会计档案起到还原企业经济活动和组织活动历史画面的作用。
3.3 加强会计档案管理人员的技能培训
人才是企业发展的源动力，对于会计部门也是如此。财政部门和档案部门应定期对档案人员进行培训，规范会计档案管理人员档案分类、立卷、装订、移动、编写目录等具体操作，把会计档案管理纳入企业日常工作检查中。
主要参考文献
关键词：用友ERP-U8V10.1；对策分析;会计电算化；教学
一、引言
目前，大部分院校选择用友ERP-U8V10.1版本开展本校的实践教学活动，主要原因在于一方面用友ERP-U8V10.1版本功能非常齐全，细节设置个性化，包括了系统管理、公用基础档案设置、总账管理系统、薪资管理系统、固定资产管理系统、应收款管理系统、应付款管理系统、UFO报表系统和供应链管理系统等。另一方面，各个省的会计技能大赛乃至国赛都是以该软件作为比赛平台，随着各个院校对技能大赛的重视，该软件也得以在各个院校广泛使用。然而，由于该软件版本比较复杂及软件本身存在的问题，初学者在该软件学习过程中会出现各种问题。因此，笔者主要总结了一部分用友ERP-U8V10.1财务软件在总账管理系统、薪资管理系统以及固定资产管理系统在实践教学过程中遇到的问题，并进行分析解继而提出相应的解决方案，希望能给该门课程的初学者及感兴趣者提供一些力所能及帮助。
二、总账系统操作过程中的常见问题
（一）往来款项科目的期初余额发生变动，导致与真实余额不符
原因分析：在以下情况下，科目余额录入时，不能输入明细余额，而只能输入总账余额：（1）应收、预收科目未进行辅助核算中的“客户往来”设置；（2）应付、预付科目没有进行辅助核算中的“供应商往来”设置：（3）其他应收应付科目没有在辅助核算中进行“个人往来”设置。在上述情况下导致试算不平衡的原因：在总账余额录入完成之后，会弹出相应的窗口提示完善上述科目的辅助核算设置，由于之前已经录入总账余额，辅助核算的操作势必在另外一种形式上增加了总账的最终余额，最终导致试算不能平衡。但是如果只进行辅助核算更改，而不进行明细余额输入，虽然最终的试算平衡，但是在后续工作中，会导致凭证输入或者账簿生成发生错误。解决方法：（1）首先找到需要修改辅助核算设置的会计科目，双击，弹出入“修改”对话框，然后单击“修改”，进入相应的界面取消原本在辅助核算中进行的设置选项；（2）返回会计科目期初余额录入的界面，将原本录入的科目余额修改为0；（3）再次双击该会计科目进入“修改”对话框，重新设置所需要设定的属性；（4）按照提示，录入该科目的明细余额，从而生成正确的总账余额。
(二)出纳人员无法执行签字职能
原因1：在总账的选项设置中，没有对“出纳凭证必须经由出纳签字”选项进行设置。解决方法：进入总账模块，单击“设置”，选中“选项”进入选项设置窗口，点击“权限”标签页，在权限控制中选择“出纳凭证必须经由出纳签字”即可。原因二：没有分清“出纳”和“出纳签字”的概念，导致在设置中出现错误，并没有赋予出纳“出纳签字”的权限。解决方法：分清两者区别，在“系统管理-权限-权限”窗口中选择“总账-凭证-出纳签字”选项。原因三：出纳找不到需要签字的凭证。解决方法：（1）确认凭证查询时所输入的时间与所需要签字的凭证日期一致；（2）若现有的凭证中没有涉及“现金”或“银行存款”科目的凭证，其他凭证不需要出纳进行签字。原因四：未对现金科目和银行科目进行指定设置，出纳无法执行“签字”职能解决方法：找到“基础设置”，选择“财务”选项中的“会计科目”选项，打开“会计科目”选项，单击菜单栏中的“编辑”，在下拉菜单中选中“指定科目”选项，进入“指定科目”设置窗口，接着选中现金科目，然后在待选科目栏选中“1001库存现金”，点击“”，同样完成银行科目的指定，最后单击“确定”按钮。
(三)“应收账款”“应付账款”等债权债务类科目无法设置受控系统
原因分析：当一个企业涉及多个客户或者供应商的时候，就需要对如应收账款类的债权科目和如应付账款类的债务科目录入明细，因而需要对两者的受控系统进行设置。而如果未对上述会计科目进行相应的辅助核算设置时，就会造成上述会计科目无法设置受控系统的情况。解决方法：首先将如应收账款类的债权科目和如应付账款类的债务科目在辅助核算中分别设置为“客户往来”和“供应商往来”，其次，在设置页面下方，选择受控系统。需要注意的是会计科目一旦被使用，原先受控系统设置为“应收系统”、“应付系统”的科目将不能再变更受控系统。当上述会计科目被设置了受控系统后，就只能在相应的模块中进行使用，如“应收账款管理系统”或者“应付账款管理系统”，总账模块中无法使用相关科目进行业务处理，如若系统中没有启用相应的模块或没有购买相应模块，则需要重新设置会计科目受控系统为“无受控系统”，才能继续在总账模块中进行使用。
三、薪资管理系统操作过程中的常见问题
（一）人员档案不能增加
原因一：增加人员档案时，没有选中二级部门，只选择了一级部门，从而造成无法添加人员档案。解决方法：添加人员档案时，选中最低一级的部门类别，再进行添加。原因二：当薪资系统模块中进行业务处理需要添加人员档案时，本模块是无法添加的，需要进入基础设置中进行添加。解决方法：退出薪资系统模块，进入“基础设置”中的“基础档案”，选择“人员档案”选项，进入到添加人员档案的窗口，选择部门类别，点击增加即可。
（二）无法进行工资项目设置中的公式设置
原因分析：没有添加相应的人员档案。解决方法：系统操作有着严格的顺序要求，在设置好部门类别的基础上，添加人员档案，之后才能进行工资项目设置中的公式设置。顺序如有错误，将无法进行相关设置。
（三）工资分摊错误
原因一：工资变动页面上数据出现了错误解决方法：确认工资变动页面上的数额是否正确，若不正确，会导致工资分摊错误。原因二：在工资分摊设置中，工资项目、借贷方科目设置错误。解决方法：确保工资分摊设置里，相关设置是正确的。原因三：部门的类别和人员类别不相符，使得工资分摊出现错误。解决方法：修改相关的人员档案或者部门档案，使得两者相匹配。原因四：进行工资分摊时，没有选择“明细到工资项目”解决方法：重新进入“工资分摊”，选中“明细到工资项目”，重新计算。
四、固定资产管理系统操作过程中的常见问题
（一）初始设置出现错误
原因分析：在进行固定资产初始设置时，信息设置错误。部分信息在初始设置过后可以修改，而部分信息不可以，需要不同的操作。解决方法：1、若是后期可修改的信息，进入“固定资产-设置-选项”，点击“编辑”，对初始设置进行修改；2、若是后期不可修改的信息，可进入“固定资产-维护”选择“重新初始化账套”，则重新进入初次启用固定资产管理模块的状态，但是需要注意的是选择“重新初始化账套”，会使得原先在固定资产管理系统中录入的信息丢失。
（二）录入完原始卡片，对账不平衡
原因分析：由于录入固定资产原始卡片时，金额输入错误。解决方法：点击“固定资产”“卡片”“卡片管理”，如果是固定资产系统的原值与总账的原值不平衡，将每一张固定资产原始卡片的原值与实验资料核对，查找原始卡片录错的原值，并改正即可。如果是固定资产系统的累计折旧与总账的累计折旧不平衡，同理。
（三）进行日常业务处理后，对账不平衡
原因一：在固定资产系统未完成制单工作解决方法：确保制单工作已经顺利完成。在固定资产模块中找到“处理”选项，单击，选择“批量制单”，先完成没有制单为业务。然后在总账系统分别进行出纳签字、审核、记账，在固定资产管理系统对账，平衡即可。原因二：在固定资产管理系统完成所有制单工作后，未在总账模块中进行审核记账解决方法：制单工作已经完成，但是还没有在总账模块中审核记账，则在总账系统分别进行出纳签字、审核、记账，在固定资产管理系统对账，平衡即可。原因三：在固定资产系统已完成所有需制单的业务的制单，在总账系统记账完毕，在固定资产管理系统对账仍然不平衡，这种情况一般是固定资产中业务减少所导致的，通常制单中的“累计折旧”科目的金额是系统自动生成的，但是这个金额是本期计提折旧前的累计金额，而非本期实际累计的金额。而正确的金额是计提折旧后该固定资产的卡片中“累计折旧”金额（此时该固定资产的卡片已被删除，无法查看）或是折旧清单中该固定资产累计折旧的金额，最终导致固定资产系统的累计折旧与总账的累计折旧不平衡。解决方法：改正步骤：①账套主管取消记账，对该凭证取消审核；②制单员登录企业门户，点击“业务工作”“财务会计”“固定资产”“处理”“凭证查询”，找到存在错误的凭证，进行修改，将“累计折旧”科目的金额按折旧清单中该固定资产累计折旧的金额改正，并调平固定资产清理的金额，保存凭证；③账套主管对该记账凭证审核、记账，在固定资产管理系统对账，平衡即可。
五、结论
会计电算化这门课是一门侧重于动手能力的实践操作比较强的课程，是对前期所学会计基础、财务会计等会计理论知识的应用。而ERP-U8V10.1版本功能非常齐全，在软件操作中的各个模块、各个环节所产生的数据是相互关联、相互传递的，在此仅仅探讨了用友ERP-U8V10.1财务软件中的总账管理系统、薪资管理系统和固定资产管理系统中常见的几个问题，还有其他的问题如供应链管理等内容还有待于进一步深入探究。
[参考文献]
[1]杨明,张战友.会计信息系统原理与应用（ERP-U8V10.1）[M].北京：电子工业出版社,2015.
关键词： 互用性； 跨部门协同； 项目代码系统； 证照共享系统
中图分类号： D630 文献标识码： A 文章编号： 1673-9973（2014）01-0051-05
一、“协同性”政府改革与电子政务
“协同性”是当今公共管理的核心命题，它源于生产者社会向顾客社会的转变。[1] 如果说20世纪70-80年代，西方各国普遍推行的行政改革是以强调效率和政府回退为核心，那么20世纪90年代中期以来，西方国家涌现出的新的改革趋向则将注意力又转回了公共部门本身，“人们关注的焦点又开始从效率转向政治回应性”。[2] 以英国“协同政府”（joint-up government）、“整体政府”（holistic government）的改革为先导，新的改革强调公共部门之间的合作互动，力图“超越以往只关注以功能导向的预算、目标、激励、机构管理和责任机制方面的改革”，[3]30 它的内容可以包括“中央行政部门不同政策领域之间日益增加的横向协作、部委与其机构之间的内部纵向协作以及地方机构在提供公共服务时进行的协作”；[4]83 它的目的是“整合相互独立的各种组织以实现政府所追求的共同目标”，[5] 追求包括在政策制定、机构内部和机构之间、财政预算以及信息系统上的整合，以此打造以包容性（inclusive）和整合性（integrated）为特征的“整体政府”。[3]30 这场以强调“协同”、“合作”为主要内容的改革趋势不仅在英国、澳大利亚和新西兰这些被称为新公共管理改革先锋的盎格鲁——撒克逊国家非常明显，而且在其他并没有致力于推行新公共管理改革的国家日益显现。[4]83
公共部门改革的实践引发了学界对于协同和合作问题的关注。自20世纪90年代中期起，不断有学者对政策整合、部门合作等问题进行研究，出现了同“协同”（Joint-up），“整体”（Holistic）相类似的一系列表述，如“跨部门合作”（Cross-agency Collaboration）、水平化（Horizontal）、伙伴关系（Partnerships）、一站式窗口（One Stop Window）、网络管理（Network Management）以及交叉议题（Cross-issues）、政策整合（Policy Integration）等，旨在解决由部门分割、职能划分带来的政策、服务碎片化的问题。[6] 这种“协同性”政府改革的内涵可以从广义和狭义两个层面来理解。广义的“协同性”指的是政府、市场和社会各个组织或部门之间的相互协作，是超出了政府本身而涵盖企业、非政府组织、社区等多元化现代组织形态的一种协同；而狭义的“协同性”则仅限于政府本身而言，指的是政府内部各个部门或者不同层级的政府部门之间形成的一种跨部门协同。本文所要研究的电子政务中的跨部门协同，主要是基于狭义的“协同性”概念。下文所列举的固定资产投资项目的行政审批活动就是一种政府内部各个部门所共同完成的一种行政事务。
在推动政府部门协同办公、增进政府整体性方面，政府事务的信息化和电子化建设是重要途径之一。信息技术的应用为实现政府内部跨部门信息、资源与业务的整合和共享，为实现跨部门的网络化协同办公，为实现构建一种整体的政府管理范式和公共服务递送方式，提供了重要的技术支撑和实现方式。[7] 电子政务（e-Government）作为依托互联网的信息传播技术而发展起来的一种新型行政管理模式，能够对内打破行政主体之间纵向和横向的壁垒，实现信息无缝隙快速传播，对外消除行政主体和公众之间的信息不对称，终结行政主体的信息垄断地位，使得多元化的行政治理模式取代单一制行政管理模式成为现实。[8] 它的实质是政府机构在其管理和服务职能中利用信息技术，实现政府组织结构的优化重组以及政府工作流程的电子化，超越信息、资源和事务分割，形成一种协同、高效的政府运作模式。[9] 可以说，电子政务的技术属性决定了它天然地对增进政务协同有着巨大的推动作用。而在实际的电子政务建设过程中，要实现不同职能部门之间信息与资源的无缝隙快速传播，必须先使得各个机构所使用的系统和应用技术在标准和规范上达成一致，而这就涉及到电子政务中的互用性问题。
二、电子政务中的互用性
所谓互用性（interoperability），指的是不同的系统和组织机构之间相互合作，协同工作（即互操作）的能力，因此又被翻译为协同工作能力、互操作性等。在技术层面，互用性指的是两个软件实体之间交换功能和可解释数据的能力，它包括四个必要条件：通信、请求生成、数据格式和语义（communications， request generation， data format and semantics）。[10] 由于信息或数据的共享是任何整体、协作的系统和组织的先决条件，互用性在组织层面可被定义为“能够交换信息并且相互使用被交换信息的能力”。[11]
在Layne和Lee提出的著名的四阶段发展模型中，电子政务发展的高级阶段与纵向及横向整合相关，而在系统整合背后的更深层次，部门间的协同与互操作是本质核心，[12]这使得互用性一直以来都是电子政务领域的研究焦点之一。Luis Guijarro指出，互用性的含义包括组织互用性、语义互用性、技术互用性三个层面。组织互用性涉及组织各个部门交换信息的协同性，以及为达到这种协同性的组织内部结构和过程；语义互用性指的是确保交换信息的准确内涵能够被其他接收者准确理解的能力；技术互用性则是包括公开接口、数据整合、交互服务等多个技术领域。[13]Hans J.Scholl& Ralf Klischewski以“需要-期待”理论（needs-and-wants theory）为基础将电子政务中的互用性分为治理、经济、组织、信息技术四个层面，指出了电子政务互用性所存在的约束和挑战，并试图提出一个关于互用性的研究框架。[14] Gottschalk在2009年提出互用性成熟度模型，将互用性分为计算机互用性、流程互用性、知识互用性、价值互用性和目标互用性五个层次。[15]
在实践层面，美国政府于1999年率先提出联邦组织架构（Federal Enterprise Architecture， FEA），并试图从绩效、服务到业务、数据构建一个能够实现充分协同的架构，[16]其他国家和地区也陆续构建了相关架构体系。在香港特别行政区政府出版的《电子政府互用架构（第11.0版）》中，将电子政府互用架构定义为“提高政府部门之间和政府与社会之间的电脑系统的互用性，促进政府推行以顾客为本位的综合式公共服务的策略”；[17]1并将其功能阐释为“界定了一套规格，用以促进政府各部门所提供的服务的整合性。综合有关标准于同一架构下，可让系统管理及开发人员有一个单一的参考依据，以参详推行电子政府服务时须依从的互用标准”。[17]1
在20世纪90年代初我国政府就开始关注信息化，我国的电子政务建设已经取得了一些进展。2002年中办、国办下发的《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》（中办发17号文件），正式将“政府先行，带动国民经济和社会发展信息化”确立为我国信息化建设的发展战略。随后，2004年的《中华人民共和国电子签名法》、《中华人民共和国行政许可法》以及2008年的《中华人民共和国政府信息公开条例》都涉及到电子政务的相关内容。[18] 另一方面，电子政务的发展确实引起了相关政府部门的高度重视，并投入大量财力进行信息化建设，比如政府域名网站、政务呼叫中心等。然而，由于前期建设中缺乏统一的规划和部署，缺乏对互用性和部门协同的认识，我国电子政务的建设出现了诸如“信息孤岛”、重复建设等问题，使得部门之间的信息共享和协同出现了严重的阻塞。为了进一步深化我国的电子政务建设，实现电子政务建设的统一规划、统一标准，国家已经开始了对电子政务顶层设计和标准化的建设工作。[19] 笔者试图以固定资产投资项目的网上行政审批为例，来说明电子政务中的互用性对于实现政府跨部门协同，进而阐释提升政府公共服务的绩效水平的重要意义。
三、固定资产投资项目网上行政审批中的互用性与跨部门协同
（一）固定资产投资项目行政审批工作的特点
固定资产投资项目就是建造和购置固定资产的经济活动的项目，即固定资产再生产活动项目。固定资产投资项目是社会固定资产再生产的主要手段，涉及范围广泛，各部门、各行业、各地区每年都要有一定数量的固定资产投资项目。由于特定的制度遗产和发展路径，财政刺激计划在我国经济的宏观调控中占有举足轻重的地位，而这些宏观调控的贯彻执行是通过投资项目的审批来完成的。由于固定资产投资项目的行政审批是政府调控经济的基本手段，政府行政审批效能的提升对于我国的政治、经济、社会的方方面面都具有十分重要的意义。
作为政府行政审批工作的重要内容，固定资产投资项目行政审批有着区别于其他事项行政审批的内在特点。固定资产投资项目涉及经济社会的各个方面，牵涉到的管理部门多，其行政审批工作信息量大、程序复杂、周期较长。[20]
以通过土地公开交易市场取得土地开发权的内资企业投资项目的行政审批办理流程为例：
1. 项目单位应在土地公开交易市场通过公开交易的方式取得土地开发权，并获得由国土部门核发的土地成交确认书。在这之后，项目单位可以同时办理项目立项、规划设计方案、初步设计及用地的相关手续。其中立项相关手续包括办理建设项目核准或备案、环境影响评价审查；规划设计方案及初步设计相关手续包括设计方案的招标，规划部门在设计方案招投标过程中的备案监管或咨询服务，同时将监管结果或咨询服务意见根据需要有选择地抄送公安交通、市政管理、消防、人防、体育、水务等部门；用地相关手续包括办理建设用地规划许可证、国有土地使用证、土地出让许可等。此后，项目单位需要办理建设工程规划许可的相关手续，涉及建设工程规划许可证和年度投资计划。接下来，项目单位需要办理建设工程施工许可相关手续，包括移伐树木许可、占路许可、掘路许可、移植古树名木许可等。[21]
由此可见，固定资产投资项目的行政审批具有如下特点。
（1）固定资产投资项目涉及多种事项要素，而不同的事项要素的行政审批权限分属于不同的管理部门，这就导致了固定资产投资项目行政审批是一个多部门参与的行政管理过程。以北京市为例，就至少涉及市发展改革委、经济和信息化委、建委、规划局、国土局等多个委办局。而在行政审批的过程中所涉及到的审批信息是繁多而复杂的，既包括项目名称、建设单位、建设内容、项目分类这样的项目信息，也包括申报、受理、审批、送达等业务事项审批信息。
（2）固定资产投资项目行政审批的周期较长。一个项目从提出项目建议到办理项目立项、环境影响评价审查、土地预审、建设工程规划许可，到最后的建设工程施工许可，需要持续一段较长的周期，有的项目仅立项审批的时间就不止一年。
（3由于固定资产投资项目自身工程内容复杂、程序繁琐、周期跨度较大等特点，项目建设过程中内容调整及设计变更频繁。根据相关规定，固定资产投资项目在立项后不得随意调整或变更相关项目内容，比如建设规模、投资额、项目功能等等。然而，由于项目单位面对的是审批权限分散的政府各个部门，而部门之间缺乏联动性的监管机制，致使针对项目的后续实施和管理失去了有效的监督和制约手段。这不仅影响到立项管理的严肃性和权威性，也直接关系到政府对于项目在立项之后的事中、事后监管效果。
固定资产投资行政审批所存在的这些特点，使得审批过程中如下几方面的改善尤为重要。项目涉及要素分属不同部门，各部门职责分工不同，这就必须推进政府各个部门的信息共享和协同办公程度（见表1）。例如，固定资产投资项目行政审批所涉及的不同部门之间审批信息的关联程度很高，某一部门的审批信息可能是另一些部门审批的前提和依据，这就凸显了信息共享的必要性。
2. 由于审批周期较长，能否提升固定资产投资项目行政审批的行政效率就成了审批制度改革的重要内容。审批周期较长的一个直接后果，是政府通过行政审批实施宏观调控职能时容易出现调控效果的滞后，而行政审批效率的提升将有利于政府宏观调控能力的改善。
3. 亟需针对固定资产投资项目的全过程动态监管，而全过程动态监管的前提是政府各部门之间的信息共享与协同办公。目前我国的固定资产投资项目，基本处于“重建设、轻管理、少论证”的状况。这一状况在相当大的程度上影响了投资决策水平的提高、项目管理水平的提升，以及项目的事后控制和监督作用的发挥。全过程动态监管可以解决诸如投资失控、建设周期和质量难以保证、投资效益难以按预期有效发挥、甚至滋生腐败的问题。
（二）固定资产投资项目网上行政审批中的项目代码、证照共享系统
对于固定资产投资项目而言，行政审批的信息化建设有助于优化审批流程，减少不必要的审批环节，提高审批质量和办事效率。作为政府事务信息化的重要途径，网上行政审批是行政审批制度改革的基本方向和重要手段。所谓网上审批，是指运用数字技术和网络技术，对申请、审核、决定、监管等项目审批过程的手段、方法以及流程进行改造和整合，以达到创新工作流程、降低项目审批成本、提高办事效率的目标。[22] 网上行政审批建设是一个系统性的工程，包括审批材料电子化、审批流程电子化流转、审批信息共享、审批事项跟踪办理等多个功能模块。[23] 本文仅以项目代码、证照共享系统作为阐述网上行政审批建设的切入点，试图具体地探讨固定资产投资项目网上行政审批中的互用性与跨部门协同问题。
所谓固定资产投资项目代码，即赋予固定资产投资项目在某级行政区划范围内唯一的、终生不变的识别标识码。固定资产投资项目代码管理系统，则是为固定资产投资项目提供项目代码赋码、代码信息管理等服务的信息管理系统。项目代码应用主要包括赋码和用码两方面工作。首先，发展改革部门、经济信息化部门、建设部门应在项目立项（审批、核准或备案）阶段对项目进行赋码。赋码单位指定人员在收件时录入前置环节审批的批准文件号，确保前置环节审批事项信息与项目关联，赋码相关信息通过数据交换系统或手工录入项目信息管理系统。其次，对于已赋码项目，各相关单位在审批完成后在本单位出具的，有关固定资产投资项目审批主要环节、节点上的批准文件或意见函等文本上统一打印项目代码识别的二维条码信息。通过赋码与用码工作，同一固定资产投资项目涉及不同部门的审批信息都关联在唯一的代码中。通过代码系统，固定资产投资项目的项目信息以及业务事项审批信息都可以进行查询和管理，提升了网上行政审批信息的互用性，对于固定资产投资项目管理和监管的改善都有极大的现实意义。
证照是行政机关根据《行政许可法》的规定做出准予行政许可的决定，向申请人颁发加盖本行政机关印章的行政许可证件。证照在政府部门间和社会中有广泛的共享应用，工商执照、身份证、建设项目立项批复都是证照。而所谓数字证照，就是指采用数据电文（包括电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息）形式存储管理的行政许可证件。而数字证照服务系统建设的目的是通过建立一整套完备的与纸质证照发放同步的数字证照管理信息系统，完成纸质证照与数字证照的同步发放、在线查询、联机校验、联机交换等功能，从而在网络上实现政府部门之间审批证照类与文件类审批结果的跨部门共享交换和有效性查验。数字证照系统由一个注册服务中心、一套数据交换系统和若干个服务节点、业务集成接口四个主要部分组成，采用“统一规划、统一注册、分布部署、分布管理、全网通行”的部署原则，形成一套数字证照服务网络。其中数字证照注册服务中心负责对全网的服务节点进行注册管理、运行监控、牵头制定全网运行管理规章制度和技术规范；数字证照服务节点部署在各委办局，由一个数字证照节点服务子系统和一个基础证照库组成，用于管理证照数据及信息共享应用；业务集成接口是数字证照节点服务子系统和各部门原业务系统的衔接集成接口，负责生成基础证照库的内容。这一数字证照系统可实现证照数据查询的基础服务，以及以此为基础的其他服务，例如数据比对、数据回填和数据交换服务等。
如前所述，固定资产投资项目行政审批涉及多个管理部门，程序复杂，所产生的审批信息量较大。以行政审批当中涉及的证照为例，一个完整的固定资产投资项目行政审批流程就会涉及诸如规划意见书、建设项目用地预审意见书、项目可研报告、项目建设用地批准书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等种类繁多的证照。通过数字证照服务系统，可以将所有的电子证照类文件进行跨部门的信息共享和查验，并利用项目代码系统串联和整合某一项目的所有审批信息，从而极大地方便了对于项目信息的管理和使用。
（三）项目代码、证照共享系统如何实现固定资产投资项目行政审批中的互用性与跨部门协同
固定资产投资项目行政审批效能的提升，关键点在各个部门之间能否共享审批相关信息，而项目代码、证照共享系统作为突破口可以很好地提升相关信息的互用性，促进跨部门的信息共享和信息监察。固定资产投资项目行政审批过程中所涉及到的信息主要包括两部分，即项目信息和业务事项审批信息。其中项目信息是描述一个固定资产投资项目基本特征的相关信息，如项目名称、项目代码、建设单位、建设地点、建设内容、项目分类、项目类型等。而业务事项审批信息则是反映一个业务事项在各进驻单位进行申报及审批情况的相关信息集合，由各进驻单位在业务事项审批过程中产生，主要包括申报信息、受理信息、审批信息、审批结果信息、送达信息等。
作为固定资产投资项目在某级行政区划范围内唯一的、终生不变的识别标识码，项目代码可以将项目审批过程中所涉及的所有项目信息及业务事项审批信息进行有效的串联，从而方便信息的查找、管理和监察。与代码系统相配合，数字证照系统可以在实现各部门证照数据标准化的基础上，提高审批信息档案化和集约化管理，从而服务于联合审批和证后监管。具体而言，项目代码、证照共享系统可以从如下三个方面有效提升固定资产投资项目行政审批中的互用性与跨部门协同能力。
1. 推动固定资产投资项目行政审批信息的标准化和有序化，提高审批部门之间信息通信的互用性。随着各行政部门网上审批的深入，审批信息管理已经实现电子化，但由于各部门审批结果存储缺乏标准，致使部门间信息交换仍多为纸制文件，没有实现纸制文件和电子文件共同发挥作用，阻碍了电子政务效能的发挥。通过建立数字证照服务系统，对于审批结果信息引入档案化管理理念和方法，实现审批结果向数字证照的转化，保障数据的齐全、完整、真实和长期有效，解决数据质量问题。而项目代码系统则通过赋予项目的标识码将与项目有关的所有信息串联和整合在一起，使得繁杂的项目信息和审批信息有序可查，极大地方便了跨部门之间的信息共享和信息监察。
2. 在实现信息互用性的基础上，推动行政审批部门之间的信息共享。政府行政许可的重点是“审”和“批”。“审”主要是行政相对人提交的材料或行政文书的真实性，“批”主要是在“审”的基础上根据政府宏观调控的政策，综合考虑社会、经济、环境和文化的发展环境等多种因素，做出科学的决定。而“审”和“批”都是在项目相关信息标准化且能够获得的前提下才可以实现的。通过项目代码和数字证照服务系统，各级政府行政审批部门可在线查询发证机关的证照数据库，快速掌握某一个项目的前置审批结果信息，并可根据该信息启动后期工作，为“怎么审”和“该不该批”这两个重要环节提供有效的应用支撑，大大提高办事效率。在并联审批的过程中，部门之间对于前置审批结果信息的及时而准确的掌握是启动后续审批工作的前提，这时跨部门的信息共享就显得十分重要。
3. 在实现信息互用与共享的基础上，促进固定资产投资项目行政审批事后监管所需的跨部门协同。为了维护经济社会有序发展，政府部门在市场监管中，需要检查企业和个人取得资质的合法性和有效性，这需要准确获得审批管理部门的相关信息。通过项目代码和数字证照服务系统，监察部门可以通过代码跟踪查询某一项目的所有项目信息和审批信息，实现跨部门审批结果的批量分类共享，为提高政府对于市场监管的质量、宏观调控的有效性打下良好的数据基础。
政府事务的电子化和信息化建设能够促进政府的跨部门协同，但其前提是电子政务中互用性的实现。本文试图以固定资产投资项目的网上行政审批为例来说明互用性的关键作用。固定资产投资项目行政审批直接触及各部门的核心职能和业务，涉及面广，信息量大、程序复杂、周期较长。基于这一内在特点，审批部门之间的信息互用性便成了推动固定资产投资项目行政审批的关键点，而项目代码系统和证照共享系统作为突破口，可以从加快审批信息标准化与有序化、推动协同办公与项目监管等方面，整体提升固定资产投资项目行政审批效能。对于这一具体领域的网上行政审批改革的研究，也有助于我们更好地理解电子政务建设是如何改善政府管理活动的。
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1.项目档案管理专业性强，档案文件材料整理要求高
固定资产投资项目的主要内容是基本建设工程，包括仪器设备的采购、引进，非标设备仪器的研制。建设项目是一项复杂的系统工程，项目档案是在建设项目立项、设计、施工、设备采购、安装、竣工验收等一系列专业活动过程中形成的，内容涉及专业较多，形成的载体也呈多样化，有纸质、声像、电子文件等，这就要求档案管理人员要熟悉项目的运行过程，了解项目建设的内容，根据不同阶段不同内容、按其不同的专业，采用不同的方法进行文件材料的归类、整理和组卷。
2.项目档案价值高，保存利用意义大
项目档案是建设过程中形成的真实的历史记录，是一种不可再生的宝贵资源，也是企业发展的重要物质基础。项目档案不仅在资政维权过程中能够发挥锁定证据、验证效果的作用，更是企业保障研制、投产运行、使用维修、管理、评估等工作的重要依据，做好项目档案管理，确保档案的完整意义重大。
二、对建设项目实施全过程管理的措施
1.建章立制，规范管理
及时做好项目档案文件材料的收集工作，需要依靠所有参建单位、相关部门及人员的协调合作，同时还需要通过完善各项规章制度规范各项工作的运行和操作。一是建立合同管理制度。在签订勘察设计委托、工程施工招标、设备制造采购等合同时，在合同条款中应将当事双方就文件形成、收集与管理的职责及要求加以描述，明确各自的责任，便于监督和管理。二是建立项目档案管理制度。依据上级部门颁发的关于固定资产投资项目档案管理规范和有关档案管理的法律法规，结合本单位项目管理实际情况，制定本单位项目档案管理制度，将项目档案管理工作纳入项目建设管理程序中，与项目建设同步，建立切合实际的项目档案管理体制和工作程序，加强对项目档案管理工作的领导，保证项目档案管理工作的顺利开展。
2.紧抓源头，控制过程
固定资产投资项目从立项、设计、施工直到竣工，建设周期较长，企业从项目立项审批、开工后就应组建项目管理领导小组，由企业主管项目建设工作的厂(院、所)领导担任组长，档案部门和项目管理部门的领导担任副组长，该小组主要职能是负责项目建设和项目档案工作的管理、组织及协调，从源头抓起，着重做好项目档案的全过程管理。
(1)项目前期策划阶段。在项目前期立项时，应把项目档案归档工作列入企业年度工作计划一同下达，并实施考核。档案管理人员应从项目立项起就开始介入，并全过程参与。要针对项目建设周期、节点等情况制定档案工作计划，同时建立项目档案管理人员网络，对项目档案的归档范围及工作要求进行事先交底，同时开展档案业务指导和培训，提高他们的档案意识和业务水平，从源头抓起，避免项目档案管理工作脱节和滞后。
(2)项目过程控制阶段。项目档案工作与建设进度同步，应掌握项目建设进度情况，档案部门要参加项目建设工作协调会，参加设备开箱、项目验收等工作。在检查落实建设项目实施的过程中，检查落实档案管理工作的情况。在过程检查时，发现问题应及时予以纠正和整改，避免项目档案在竣工验收时“突击”收集、整理“补课”的弊端。
(3)项目竣工检查阶段。着重对竣工档案进行严格检查，第一，按归档范围检查各阶段各专业档案内容是否齐全；第二，检查项目档案与项目建设内容是否一致，归档文件材料中有关责任人的签章手续是否有遗漏、是否匹配；第三，检查归档文件材料是否为原件，归档文件材料质量是否符合档案管理要求；第四，整理、分类和目录编制是否规范。从项目档案完整性、准确性、系统性三方面进行系统检查，发现问题及时整改，以保证项目档案的质量，做好项目档案的末端控制。
三、加强学习，提高技能
OA公文流转系统作为国华公司力推的信息化建设项目，OA也称为办公自动化（Office Automation），是一门综合性的科学技术，兴于上个世纪70年代后的美国和日本。其在国华宝电的成功实施和应用成为国华电力信息化建设的一个亮点，同时与紫光档案系统、书生电子印章系统的接口，尤其是在使用过程中对OA的流程进行了优化及再造。其成功的经验和失败的教训都是一笔宝贵的财富，值得我们去学习和借鉴。
【关键词】OA 流程 优化 接口 经验 教训 探索
1 引言
我公司OA公文流转系统是一套针对国华电力发电公司的办公自动化系统。该系统是由浪潮公司在经过数家企业几年年的实践开发出来的，是一套兼具企业信息门户、知识管理、工作流管理、人力资源管理、公文管理、计划管理、会议管理功能的协同工作平台，是一个数字化的企业应用环境。该系统以工作流为整个协同平台的核心部分，通过工作流和表单把各模块的协同工作承载并被带向各个目标点，实现信息流、资金流和物流在企业内外部的无阻碍流动，并且在这过程中实现对已存储信息的更新，企业通过协同平成管理和运营过程，提升企业或团队的工作效率，使决策更准确、管理更高效。
2 OA系统上线和基本功能应用情况
项目在一个企业实施，首先要有领导层的大力支持，这是做好项目的前提和保证。国华宝电领导在信息化建设上一直给予大力支持，各部门在工作中也密切配合，同时公司成立了信息建设领导小组及信息化建设项目小组，在保证项目实施质量的同时，保证了工期， 为OA公文流转系统项目在国华宝电成功实施奠定了基础。
我公司在项目实施伊始就很重视此项工作，克服了临时办公环境差，网络环境不好的各种困难，适时请公司领导从中协调，反复强调注意事项，在实际准备工作中，及时沟通。OA项目组成员的积极工作和综合管理部的大力配合，确定相应的办公流程，使OA系统实施进展顺利。
国华宝电OA公文流转系统实施及使用有以下几个优点：
快――快速实施，因为应用数量不多，而且都是已经经过长期使用提炼的应用，因此仅仅经过简单的客户化工作就能上线使用；
易――设计应用功能不复杂，界面友好和简单，因此员工能够快速上手使用。
通――通用性强，所有应用都是经过挑选，在企业信息化建设过程中基本都会涉及的应用，只是做流程的优化及再造。
省――由于应用系统本身的以上三个特点，因此系统建设的费用并不高，公司在并不沉重的投入后能够很受到OA公文流转系统带来的高效和方便。
3 OA在国华宝电的流程优化及再造
（1）在国华公司成功实现OA与紫光对接，通过紫光查询公文归档情况，同时实现了与书生电子印章系统的接口，使公文在流转过程中的加密保护。
（2）在国华宝电对流程进行了优化如：会议审批流程，如图1所示。
（3）在国华宝电首次使用了部室发文流程，使部门内部发文流程正式进入OA公文流转系统；使日常办公实现了自动化，提高了工作效率，如图2所示。
（4）在国华公司首次使用“周工作计划呈报流程”和“月工作计划呈报流程”。此流程是根据我公司各个部门周工作计划的呈报工作过程，及针对以前上报需签批等过程。此功能一使用，即获得了很好的应用效果，目前，各个部门的周工作计划及月工作计划都按照OA公文流转系统中的周工作计划呈报流程及月工作计划呈报流程进行流转，节约了能源及时间，使我公司的办公效率大大提高。使公司成为节约型企业的步伐更快。
周工作计划呈报流程，如图3所示。
月工作计划呈报流程，如图4所示。
（5）在国华公司首次使用“固定资产采购流程”，该流程主要是针对综合管理部在固定资产申请购买及采购中的运用。
（6）在公司OA公文流转系统中使用了“办公用品采购申请流程”及“办公用品领用流程”，主要针对公司各个部门在每月要提交办公用品计划及领用，在OA中增加此流程方便快捷地实现了办公用品的采购及领用相关工作，提高了办公效率，基本实现了无纸化办公；同时也节约能源和环境保护，做到了节约和环保两个目标。
4 与紫光档案系统及书生电子印章系统接口的实例
4.1 OA公文流转系统与紫光档案管理系统接口的实施与应用
OA公文流转系统与紫光档案系统的接口很成熟，但在推广永中Office后出现了不兼容的问题，及时与开发人员联系和信息人员的仔细研究，首先解决了OA公文流转系统与紫光档案系统的接口问题，确保了OA公文流转系统的相关文件顺利归档，使今后的档案管理工作能有序、高效的进行打下了良好的基础。
4.2 OA公文流转系统与书生电子印章系统的口的实施与应用
为确保公文在流转过程中保密的原则，国华公司于08年5月推行书生电子印章系统，我公司领导非常重视，提前与书生公司联系，了解相关信息，提前做好OA与书生电子印章系统的接口，于7月初完成OA公文流转系统和书生电子印章系统的接口工作；实现OA中的公文流转与书生电子印章系统的无缝挂接；实现公文在流转过程中进行加密处理，加强了办公公文流转过程的保密工作，确保公文的安全、可靠。
OA公文流转系统与书生电子印章系统的接口结构及公司系统内流转过程图如下
5 结论
OA公文流转系统在发电公司的应用不只局限于使用，重要的是在于流程的优化及流程再造等深化应用的过程，她不仅仅给公司带来方便、快捷的办公条件，同时也能达到公司环保、节能要求。
