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开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理四性原则，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
作者简介：赵文辉（1969-），女，辽宁大连人，国网辽宁省电力有限公司大连培训中心办公室，馆员。（辽宁 大连 116023）
中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2013）27-0176-02
文书档案，即作为原始记录保存起来以备查考的公文。它具有三个特征：一是它的形成者是党和国家的各级机关及社会团体、企事业单位，也包括以个人名义出现而代表一定组织的负责人；二是它产生于公务活动，是公务活动实践的结晶，具有参考性、凭证性、信息存储性；三是它是由文件转化而来，这种转化是有条件的，必须是办理完毕的文件，对日后工作有一定的参考价值，按一定规律集中存放而形成文件的组合。
文书档案管理是企业管理这条生命线中的重要组成部分。电力企业中的文书档案一般归属于企业党政“两办”（党委办公室、行政办公室，或称综合办公室）管理。本文围绕电力企业文书档案管理必须坚持的原则进行了阐述。
一、坚持文书档案管理的保密化原则
文书档案如同科技档案、人事档案、财务档案，其中的一部分具有秘密的属性。根据国家有关规定，文书的秘密程度可分为：绝密文件——是指内容涉及国家核心机密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文；机密文件——是指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；秘密文件——是指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文；内部文件——是指内容虽不涉及秘密，但不宜公开或不必对社会公开，只限在国内某系统、某单位内部使用的公文。
电力企业文书档案的秘密级别也可依据以上规定划分，但绝密文件、机密文件极少，只是秘密文件或大量的内部文件。电力企业把自身的安全稳定当做生存发展的前提，所以电力企业文书档案管理必须从维护企业的根本利益出发，从维护职工队伍的稳定局面出发，坚持保密化原则。由于现代科技的发展，现代通信、办公自动化设备的普及，使泄密渠道增多，高新技术被广泛运用于窃密活动，保密及防范工作无论从形式到内容都面临着许多挑战。为此，文书档案不能停留在“看好文件管好嘴”上，必须以现代意识和创新姿态，把更多的精力用在防范工作上，也就是追踪科技发展的步伐，不断更新保密手段，增强技术防范能力和检查能力。
坚持文书档案管理保密化原则，要采取被实践证明行之有效的保密管理措施，将保密责任制落实到人。机要秘书和文书档案管理人员是最主要的人员，党政“两办”或综合办公室作为保密工作的主要负责部门，这些人员和部门要进一步增强责任意识、大局意识，以促进企业发展为己任，力争做到保密工作不出现任何纰漏。
但是在坚持文书档案管理保密化原则的同时，也要正确处理好保密工作与企业中心工作的关系。文书档案的保管只是手段，而使用才是目的。所以文书档案管理保密化绝不等同于封闭化。在严格划分保密等级，做好保密工作的同时，要尽量公开文书档案的范围，该放开的一定放开，坚决破除文书档案管理的神秘化色彩。
二、坚持文书档案管理的标准化原则
文书档案固然是文书，但是并不是所有的文书都是文书档案，只能说文书是文书档案的基础和来源。文书档案管理是档案管理的分支，必须采用一整套的科学管理方法。文书档案管理要坚持标准化原则，或者说文书档案工作要实行标准化的管理方式。电力企业尽管有其独特性，但是在文书档案管理上却不能独出心裁，另搞一套。既要遵循《中华人民共和国档案法》，又要遵循上级主管部门指定的各种文书档案管理制度，或大或小，都要不折不扣地严格执行。即在文书档案管理的实际工作中，对文书档案的管理原则、方法、质量、概念、设施等，都要实施统一的标准，以求得协调统一的最佳的程序与效益。
文书档案标准化的内容很多，可以说包罗万象，其中主要内容包括：专业名词术语标准、代号代码标准、著录标准、标引语言标准、库房建设标准、制成材料标准以及文书档案的收集、整理、鉴定、统计等标准。如：文书来源的标准名称，可分为对外文件（简称发文，是指本单位向外单位包括上级部门发出的文件）、收来文件（简称收文，是指外单位包括上级部门送至的文件）、内部文件（是指限于本单位内部制定、运行和使用的文件）。按文书的行文关系和行文方向的标准名称，可分为上行文（是指下级单位向隶属的上级单位报送的行文）、平行文（是指同级或者不相隶属的单位之间的行文）、下行文（是指上级领导单位对所属的下级单位的行文）。再如：文书归档的标准是在企业工作活动中直接形成的具有保存价值的各种文件材料（包括文件、图表、照片、录音、录像光盘等）必须立卷归档，归档的文书必须准确反映企业工作的真实历史面貌，归档文书必须进行立卷管理，符合立卷的原则和要求。具体而言，供电企业职代会工作报告、党委工作总结、党委及总经理办公会议纪要、企业的重要命令、决定、通报等，均符合归档要求，理所当然地列为文书档案。
文书档案管理坚持标准化原则，便于应用现代科学技术，提高管理质量和利用价值。
三、坚持文书档案管理的信息化原则
文书按物质载体大致可分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件、电子文件四种。其中，纸质文件是指用纸张印刷、书写的文件。感光介质文件是指以感光胶片、相纸等感光材料为物质载体的文件。如照片文件、影片文件、微缩胶片文件、显微胶片文件等。磁介质文件是指以磁带、磁盘等磁性材料为物质载体的文件。如录音文件、录像文件、计算机磁带文件和磁盘文件、磁光盘文件等。电子文件是指借助于电子计算机生成、传输和处理的文件。
在一个相当长的历史阶段，文书档案中几乎全是纸质文件，充其量有少许感光介质文件。而当今是一个信息化高度发达的时代，信息网络已经铺天盖地。由于信息网络具有信息量大、覆盖面广、传播速度快、使用方便、相对独立等优势，综合了报刊、广播、电视、图书、录音录像等媒介的所有优点，而文书档案中的四种物质载体都可以运行于信息化网络中，如其中的纸质文件经过扫描，就可以形成用之不衰的电子文件。特别是在电力企业中盛行无纸化办公，大量公文可以通过上网公布、审阅、批复等。文书档案的信息化潮流势不可挡，越来越广泛地运用于文书档案管理中。
档案信息化管理减轻了档案管理人员的负担，而且可以在网络上完成检索查询，也给使用者提供了方便。但是也应该清醒地认识到，由于纸质文件具有保存寿命长的优点，具有原始性、真实性、权威性以及法律地位不可替代性的特点，它在文书档案中的主导地位是不可动摇的。
为此，坚持文书档案信息化的出发点是要坚持管理现代化，也就是文书档案工作技术现代化，其主要标志是文书档案工作网络化，具体应用于档案的接收、编目、借阅、统计等工作。另外，可采用信息化网络，增强与现代化技术相配套的文书档案科学管理方法和组织手段。如纸质文件易磨损，当前许多电力企业将纸质文件全部拷贝后建成电子文件，不仅满足了使用者的需要，而且使纸质文件得以有效保护。
四、坚持文书档案管理的最大化利用原则
具体而言，企业文书有五个作用：一是指导作用。文书是上级单位对下级单位进行领导与指导的一种工具。上级单位通过指示、决定、通知、会议纪要等公文，对下级单位的工作进行具体的指导与领导。这些公文一经发出，下级单位必须执行。离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。即使公文办理完毕，仍有借鉴作用。二是规范作用。企业通过公文的法律、法令、法规、规章制度一经制定和生效，必须坚决执行。它们不仅是企业员工的行为准则，也是企业员工进行各项工作、开展各项活动的具体依据。三是沟通作用。上下级或平级单位是通过公文进行联系、协调的。通过公文能及时处理具体问题，获得相关信息。因此，公文在保证各单位正常而又有秩序地开展工作方面起着不容低估的作用。四是宣传、教育作用。公文在传达某一方针政策，或针对现实生活中普遍存在的问题或认识偏差，通过启发诱导，使员工明白确立什么立场，坚持什么原则，应该怎么做的同时，还要说明为什么要这样做。五是凭证和依据作用。各种公文反映了制发单位的意图，同时也是证实这一意图的最好凭证，具有法定的效力。受文单位则以此作为处理工作、解决问题的依据。
文书通过收集、选择、整理而转化为文书档案。企业文书档案的作用尽管不完全等同于文书的作用，但是绝不能小瞧了这些“昨日黄花”。文书档案是企业公务活动的查考凭据，是企业管理的必要因素，是生产经营的重要依据，是企业重大活动的反映材料，是宣传教育职工真实生动的素材，也是企业管理者与领导者依法决策的参谋。文书档案管理的落脚点，就是充分发挥文书档案的作用，使之最大化利用。另外，即使是制定现行文书，文书档案也有着重要的借鉴作用，可使之保持连续性、可行性、一贯性。
一、输电工程档案管理概述
输电施工、运检与维护工程是电力企业档案信息系统的必要部分，输电工程项目档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程的原始记录，是工程进度与质量是否与合同一致、是否达到相关标准及工程运行、改造和维修的法律凭证，是工程建设交付使用的必备资料。输电施工、运检与维护工程具有实时性，打破了传统档案的特性范畴，不仅反映输电工程施工质量和水平，还能体现工程管理水平，是企业发展过程的真实记录与历史见证，对于输电企业的决策和管理以及生产的安全性有重要参考价值，特别是对于项目的合法性和隐蔽工程的维护与完善，档案的作用与地位是十分显著的。践行输电档案管理，档案管理制度尚需继续健全与完善[4]81，档案管理尚需规范，档案保管条件与电子化程度有待改善与提高，档案管理人员的综合素质与学习能力尚需不间断地通过各种方式培训加强[5]19。信息化人才缺乏是输电工程档案管理普遍存在的问题，是档案信息化的障碍。如何利用档案信息，辅助工程项目的控制和管理，提高工程项目的管理效率，提高预测控制风险的能力，保证工程质量及降低工程成本是时下输电工程档案管理更高的标准与目标。
二、输电工程档案管理的机遇与挑战
信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。
三、输电工程档案管理的组卷原则
案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。
四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施
面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题？尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益；树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进；树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程；夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐？在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理；加强档案的收集、整理工作；强化教育和培训；推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章？历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾？提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键；当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网；并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。
五、输电工程档案管理的未来
在计算机管理的平台上，利用数据库等现代化技术手段，建立数字化、规范化、标准化的档案体系，使多维的输电工作产生交集，以工程档案为枢纽，强化多维管理体系与制度的建立，这是输电工程档案管理的正确思路，这个过程需要一段时间，需要分步进行，对那些重要和使用频率较高的部分档案优先实施数字化管理是明智之举。实现档案管理标准与国际标准接轨，易于实现档案、图书、情报的一体化，彰显档案管理的监督、指导、关联作用；有利于发挥档案管理的功效，有利于实现资源共享，突破传统档案管理的屏障，更利于实现各个部门乃至国际合作，规避重复工作，提高效率；彰显档案的多功能性，凸显技术与设计的指导意义，缩短先进技术与设计的应用时间与程序，节约成本、利于运营与维护，提高经济效益。向档案管理要效益，是档案管理数字化的新功能、新方向，标准的国际化是档案管理的发展方向。数字化档案管理为企业直接向档案要效益提供了必要条件，它在类似工程建设与管理中尤为突出，档案管理数字化建设是输电工程档案管理的发展趋势，是贯彻每一项企业档案管理制度的根本，利用云计算将是实现项目的信息化，从而实现项目建设精细化管理的有效途径，是输电工程档案管理的未来。
作者:刘效源 单位:国网辽宁省电力有限公司本溪供电公司
[关键词]档案管理；改革创新；事业单位
作为以社会公益为主要目的的重要组织，如今事业单位的管理工作越来越受到人们的重视。然而，就目前事业单位档案管理工作的现状来看，其已经严重落后于时代，无法满足工作开展的具体要求。因此进一步规范事业单位的档案管理工作，并在其基础上进行改革与创新，对其发展而言显得尤为迫切。
一、新时期档案管理创新与改革的意义
首先，加强对事业单位档案管理人员的系统教育和培训，能强化其档案管理技巧掌握与方法应用，这有利于提升档案管理的效率。
其次，引入与利用现代化的网络档案管理工具，能够使档案管理工作能够获得更为精细的数据，这不仅有利于提升事业单位的档案管理系统化及网络化水平，也能够间接提升其科学化水平。
最后，优化档案管理人员及工具配置，能够及时发现档案管理过程中所存在的问题，并以科学方法高效解决。这样既能实现事业单位档案管理体制在理论和实践上的不断完善，也有利于推进事业单位档案管理工作走向更为现代化的道路。
二、新时期档案管理存在的问题
首先，事业单位档案管理的基础业务较为薄弱。该问题产生的原因在于部分事业单位其本身对档案管理工作缺乏系统且科学的认识，加之国家相关政策以及法律贯彻力度较低，致使档案管理得不到应有的重视，间接导致了管理混乱、流程模糊、机制残缺等问题。另一方面，部分事业单位空有档案管理制度却不予以贯彻和落实，不仅没有特定人员负责，单位领导也没有真正发挥过自身的监督落实的职能，使得档案管理的处境异常尴尬。
其次，方法陈旧，缺乏创新。随着社会的发展与进步，事业单位的日常档案信息管理工作愈发繁琐，但面对如此局面仍旧沿用单一的管理方法，则必然导致管理效率的低下以及工作质量的落后。同时由于缺乏对现代设备的引入与运用，缺乏对管理方法和管理机制的创新，甚至导致信息更新落伍，大量资源丢失的不利结果。
第三，档案资源开发利用率低。科技发展的日新月异，促使各行各业都在不断引入最为先进的信息技术，并将其作用于自身的产业发展及企业管理过程之中。可是由于我国事业单位的档案管理工作并未能被充分的重视，所以现代化设备的引入和利用率亦非常低。部分事业单位档案管理设备不齐全、环境条件较差，直接造成了档案资源利用率低的局面。
第四，档案管理人员队伍业务素质普遍不高。就事业单位来说，档案管理人员的业务素质对其所从事的工作具有非常重要的作用。但从目前的现状来看，真正专职从事档案管理的专业人员少之又少，多数事业单位所采取的都是其它岗位人员兼职这一方式。专业知识以及业务素质的匮乏，导致其对档案管理工作力不从心，久而久之消磨掉自身的工作责任心，从而在频繁的工作变动中，影响了档案管理工作的稳定性。
三、新时期事业单位档案管理创新原则
事业单位作为国家机构的重要组成部分，其档案是其所有信息的汇集中心，重要性不言而喻。故而新时期在对事业单位进行档案管理创新的过程中，还必须坚守以下原则。
第一，规范、灵活原则。这意味着对事业单位档案管理方法的创新必须坚持灵活性与规范性的统一，即在坚守事业单位总体相关规章制度的前提下，根据自身发展特点对档案进行灵活管理。
第二，职责、权益原则。它是指在创新档案管理制度的过程中，对相关领导干部以及工作人员的权利指责做到明确划分、清晰定位，这样做的目的在于，当档案管理工作出现细节问题或纰漏时，能够快速责任到人、得到公平处理。
第三，制定、执行原则。它是指档案制度的创新既要基于科学的前提，保证其合理性与系统性，还要保证其具备可执行性。任何制度的设立，只有在具体落实的过程中才能得到进一步稳定和不断晚上。
第四，动态、静态原则。指的是事业单位的档案管理，需要在保证其稳定发展的同时进行科学创新，通过与国际接轨的方式，吸纳和引入最为先进的管理方法，提高其科学化水平。
四、新时期事业单位档案管理创新与改革路径
首先，强化档案管理人员业务能力，创新培训机制。
随着信息化、数字化时代的纷至沓来，事业单位的档案管理人员更需要不断强化自身的业务素质，提升业务能力。这就需要建立全新的档案管理人员培训机制，同时结合单位以往对于档案管理制度的落实、实施情况，打造一套集网络和实体培训于一身的新型培训机制。依靠加强对其技术、知识的培训，以提高有关理论的档案管理实践能力。
其次，加强档案管理的信息化建设。
现代化信息技术的高速发展，促使越来越多的事业单位想要将信息手段作用于档案管理过程中，以实现便捷、高效的管理过程。鉴于此，事业单位需要集合自身的实际发展现实，引入适于本单位的档案管理的软硬件施设；在能够确保档案信息准确传递、及时传递的前提下，使用扫描仪、计算机等现代科技技术对各类档案进行电子文档和图片格式类的数据保存，使档案收集集纸质与电子数据于一体。同时，事业单位在确保企业信息安全的条件下，可以利用网络向社会提供或汲取可用的信息资源，实现资源优势共享。
第三，加强档案管理服务，提升利用率。
据社会调查显示，目前我国各产业领域、事业机关当中，档案利用率低是一种极为普遍的不利现象，事业单位也是如此。事业单位对档案管理工作的习惯性放逐，促使其得不到足够的重视，进而导致利用率低下；另一方面，档案利用率低，又会反作用于档案管理事业，促使其得不到相关领导及单位整体的重视，长此以往形成难以突破的恶性循环。鉴于此，事业单位应该创新管理服务职能，比如利用内部局域网，加强档案的信息检索功能；开发和建立高效的在线服务功能系统，提供优质的在线服务，借以提高档案的利用率。
最后，从根本上创新档案管理制度，加强档案管理能力。
完善的档案管理制度是保证事业单位各项工作质量以及的基本，根据我国当前事业单位在档案管理工作过程中所呈现出的现状和问题，创新档案管理制度，建立并不断完善一套适于单位发展的全新的管理制度就显得尤为必要。具体说来需要：①结合单位档案管理工作的自身特点，建立与之相适应且科学化的管理体系。明确档案管理机制创新的方向和内容，尤其是对档案管理过程中的机构和岗位设置要进行明确规定；②创新档案管理制度，需要坚持“约束的地位平等”，即既要约束档案管理人员，也要约束事业单位领导，以此来保证档案管理的规范性和独立性。③明确过失、赏罚分明，奖励档案管理工作过程中高度负责的员工，惩罚那些趋于自身利益对于档案信息进行非法行为的人员，培养管理人员的工作积极性和责任感，以促进事业单位的健康发展。
综上所述，新时期事业单位要想从根本上改变目前档案管理过程中所呈现的各种不利因素、加强档案管理工作，最需要的步骤就是创新。唯有从管理机制、人才培养、服务体系以及现代化技术运用等角度加大创新力度，才有可能保证事业单位档案管理建设工作走向平稳、高效的发展道路，才能更好的服务于事业单位自身和整个社会的人民大众。
参考文献
[1]程巧玲.事业单位档案管理中存在的问题及对策分析[J].科技创新导报，2011（20）.
[2]林华.信息时代如何做好档案管理工作[J].科技信息，2010（21）.
关键词：新常态；人事档案管理；探究
中图分类号：F24
文献标识码：A
文章编号：16723198（2015）1309802
1人事档案管理问题分析
1.1错误认识
长期以来，相当一部人对人事档案管理认识模糊：有人认为档案是人的一份经历明细报告单，记录着人生的琐琐碎碎；有人认为档案管理指向是唯上级论，只对上级负责，不对下级负责，对下级只能守口如瓶，档案显出不可弹指的神秘色彩；有人认为档案管理是通过自已劳动打造，装饰了别人，自已血本无归，充当了无价值的献身福，太不平等了；还有人认为只要档案不丢失、不泄秘，查档、调档、增补不出差错就是责任到位，工作好，在这里档管责任成了遮人耳目的招牌；更有少数领导对档案管理不研究发展创新，有关档案场所、管理、设施、保养等经费不按计划拨付、慢拖久拖，久而久之，到了非解决的火口上也是蜻蜓点水，在他们那里的从业人员，对档案重地的确有一种空旷感。
1.2手段落后
改革开放，我国发展对人才需求考核的材料取之两条道，一条是由人才资源管理部门通过面试、笔试过关后提供的阳光化硬性材；一条是经人事部门的档案管理机构提供的历史的、原形态的隐形材。但是，目前有的档案提供的材料与人才考核要求很不相符，反应不了人才的全貌，主要是档案管理手段落后，档材破碎，残缺不齐频现。如存在档案室潮显、不通风，材发黄、霉烂的问题；存在档材登记、归档错位越位，错人的档案，错档案的材料张冠李戴；存在档材转入、转出不规范，漏缺、空挡、遗失等隐患。手段落后的档案管理，影响人才资源储藏，制约人才资源开发，阻碍市场人才交流，显然，档案重地形同虚设。
1.3改革不力
随着市场经济发展，人才频繁流动的趋势日益突出，凸显人才资源溢出效应。然而，人才资源溢流，引发的高效配置需求，成为人事档案管理的一种当然选择。高效配置人才资源，档案管理市场化改革最关紧要。但是，由于档案管理市场化改革不力，档案管理没有市场化角逐力，成为人才资源市场化配置的短板。尤其是在人力资源配置的档案审核中，调档走人的档案人，人档不走的单位人、隐性记录的档案神秘人难以化分定性，三人一体化不分的局面继续存在，进一步制约了档案管理对人才资源的市场化配置。所以，把档案管理纳入人才资源配置的市场化改革是一种必然趋势。
1.4登记失范
当前，人事档案登记约束性差、真实性少、不规范性多。像优点和表杨多写的放大记载，缺点和批评少写的缩水登录；像工作时间往前写，出生时间向后写的畸型记录；像培训、调研多目填写，检讨、处分少项登记；像优异经历多登录、不良经历少填写的阅历断档；像近亲少填、远亲多记的亲属断层；像用放大镜填成绩、一生一世红到底，用望远镜写差错、一生一世\到根。档案填写不把关，多目、少项、畸型、缩水，遏制人才资源开发，关键问题是登记制度失范。
2人事档案管理对策研究
2.1强化领导和认识
人事档案管理工作发展，加强领导，提高认识是要义。加强领导，档案管理部门的主要负责人，亲临工作现场指导检查，调查研究，着力解决档案管理中的实际问题。其工作是：拟订档案管理发展目标，规划设施的添置、维修和保养；启动投资计划，安排费用预算：有关计算机、扫描仪、监视器硬件更新换代要走到位；对电子档案、纸质实物档案等现代科学技术软件开发，要加大投入。
提高认识，以“四个全面”新常态为契机，开展思想政治教育和业务素质集训等活动，使档案管理工作人员光明正大的工作，不泄密、不失密；不改档、不失档，保持档案管理的高度原则性。引导他们学习档案法律法规，进行档案法律思想研究、理论探索、方法创新，把档案管理提升到一个新台阶。
2.2建立科学的管理制度
一个优质、真实、阳光的人事档案，需要完备的管理制度作支撑。作为制度，档案管理须制定喷药、杀虫的定期维护保养制度，避勉档案材料虫蛀、缺损发生；制定打开门窗通风、采光的定期阳光化制度，避勉档案材料枯黄、退色变腐；制定日晒、电温的定期脱水制度，避勉档案材料潮湿、霉烂发生；制定材料收集、整理、归档的严格填报制度，避勉档案材料疏漏、空缺登记。只有完备的管理制度，才有阳光的档案管理。
2.3打造高效的人才配置机制
档案管理机制卓有成效，旨在人才资源有效转化、合理配置。根据目前人才市场释放的信息流，人才高效配置，关键在操作档案运作，锁定人才资源，界定人才需求。所以，营造档案管理配置人才机制：一是分析人档不流，弃档不用，用人不调档的深层次原因，找准有人无档，有档无人的病症，以此锁定人才源和需求量，看到配置空穴，制定弥补配制。二是人才配置要用好人档合流，用人调档，不用存档的原则，堵住档案人、单位人向社会人转化的误区。三是从档案填写、内容审查、存放要求、传送程序上，为人才配置提供条件和基础。
2.4建设严格的登记制度
一、民营企业档案管理的分类
第一种是骨干型的民营企业，这类企业的法人代表非常重视档案管理的工作，在企业内部有专门的人做这方面的工作，也设有专门的综合档案管理室，并实行三室分开，关于档案管理这方面的综合设施也比较齐全，并制定了一整套的档案管理制度。
第二种是中小型民营企业，这一类的企业存在着一定的档案意识，他们也有固定的工作人员和档案室，在日常的运营过程中，也做一些文字的归档工作。他们也知道档案在企业经营中的主要作用，但是他们和缺少系统的理论学习，也没有接受一些专业性的指导，在平时的档案管理工作中存在一定的盲目性，也不知道关于档案管理的一些技术和标准，缺乏现代化的档案管理手段，档案信息量的应用也得不到有效地利用。
第三种是个体、私营者，这一类的企业对待档案管理的态度是可有可无。在企业内部既没有固定的人员也没有专门的档案室，并且他们还对档案法规了解的比较少，也不知道《档案法》规定的档案集中统一管理原则，更没有相应的档案管理制度。
二、民营企业在档案管理方面的问题
第一，民营企业对档案管理不太重视。一个东西只有有价值，才会有地位。档案管理工作的地位，是由档案管理的服务价值确定的。但是，现实的情况却是很多的企业内部的档案管理工作只是停留在收与管的层面。
第二，民营企业内部的档案管理工作比较松散，这方面的材料也不太安全。现在的很多民营企业把大部分的精力放在了生产经营以及产品销售上，这就会导致很多的民营企业尤其是中小型企业档案管理比较松散，甚至有些没有依照相关的法定程序进行管理。
第三，民营企业的档案管理工作的方式方法比较陈旧，管理意识也比较淡薄。民营企业内部档案管理部门没有改变自身的管理职能，还是采用原来的管理理念和方法，并没有真正从陈旧的工作方式和思维中走出来。这样并不能适应新时期的企业档案管理工作的步伐。
三、民营企业档案管理问题的解决方案
1、运用和新时代相适应的档案管理办法
随着市场经济的不断发展，我国民营企业也面临着复杂多变的环境，这时候就要求民营企业要有新的思路和方法去面对这些。他们要学者运用档案学最新的理论，提出新的观点和问题，开拓一个新的领域。和要结合民营企业在工作中的实际情况，做好服务机制的创新，刺激他们工作的活力，充分的适应民营企业档案工作现状的需要。
2、提升档案管理人员的专业素质
在民营企业内部，我们可以依据档案工作的特点，需要我们配备一定的专业档案的人才，并且还要对这些人员进行档案专业知识的培训，同时要组建档案专业队伍，加强企业档案管理团队工作建设。我们可以从两个方面去做：一方面我们要为民营企业管理者的决策服务，企业档案管理部门要能准确把握党和国家的政治大局，紧紧抓住企业档案管理工作的重心，及时的为领导提供各种方针政策和资料。另一方面还要为企业各个部门工作，档案管理部门要加强自身的服务意识和与各部门的联系，了解各个部门所需要的档案信息，积极主动地提供优质服务。
3、要做好档案的开发利用工作，为企业更好的服务
现阶段，民营企业内部面临着一个很重要的问题和任务即怎样更好的利用企业档案。我们企业实施档案管理的目的就是开发和利用企业档案信息资源。因此，这就要求企业的档案管理人员要根据企业的发展，利用检索工具，关注市场信息，开发企业所需要的新产品和新技术，变被动服务为主动服务。
4、民营企业要找到最佳的档案管理模式
民营企业要选择一个合适的档案管理模式，最适合自己的才是最好的。而企业档案管理模式就是指为了实现科学管理的利用档案的目标所采用的基本方法方式。档案管理模式按照管理对象分为：档案综合管理，文档一体化管理，信息一体化管理。档案综合管理就是依据统一管理的原则，借由专业的结构实施统一的开发。文档一体化管理是指企业内对文件、档案实行统一管理。信息一体化管理是指对企业档案、资料、情报工作实行一体化管理。
关键词：信息技术；档案管理；信息化
档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。在企业日常的工作活动中，档案也指企业在日常的工作活动中形成的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体，是企业非常重要和宝贵的资源。随着我国信息技术稳步而高速的发展，计算机信息技术已运用到档案资源管理当中，运用信息技术是档案管理顺应时代需求的必由之路。
一、在档案信息管理中应用信息技术必要性
档案信息是企业的重要资源之一，档案管理电子化成为档案管理工作的一种趋势，计算机信息技术具备存储量大、可靠性高、检索迅速、查找方便、有效性长、成本低廉等优点，与传统的管理方法相比较，它既高效，也在现代档案管理工作中占据越来越重要的地位。在档案信息管理中，计算机信息技术的优点不但大幅度提升了档案管理有效性也给档案管理员带来极大的方便，更重要的是它使档案部门得到了更为科学、正规的管理，为我国的档案信息管理技术与世界接轨创造了条件。因此，要想更好地为企业服务，提高企业档案管理水平，就必须将计算机技术融入档案管理工作，不断提高档案信息的现代化和智能化管理水平。
二、档案信息化应遵循的原则
1.规范性原则
制定档案管理工作的标准和规范，这不仅是档案工作信息化的要求，而且也有利于提高工作质量。所以，我们一定要坚持规范性原则，如：数据处理格式标准、档案输出格式标准、数据交换标准等等。这样有利于使传统介质档案数字化、电子文件的归档、数字化档案的保管、传递、利用等工作都实现标准化、规范化和有序化，避免互不兼容，重复建设等现象的发生。
2.安全性原则
可以采取一些有效策略，如物理安全策略，访问控制策略，信息加密策略，网络安全管理策略等，以确保档案信息的安全。
三、 实现应用信息技术在档案信息资源建设的方法
1. 加强企业的内部建设。（1）提高档案工作者的责任感。在企业档案管理过程中，企业要营造严格、谨慎的档案工作氛围，充分调动档案从业人员的工作积极性，让他们每一个人都树立起强烈的责任感，认真整理好档案资料。而档案从业人员也一定要充分认识到自己所从事的工作对于企业的正常运行是非常重要的，要建立坚持高效、实用的理念。 （2）构建科学化档案管理体系。构建科学化、信息化的档案管理体系是企业健康快速发展的重大举措之一。档案工作者在严格执行档案管理制度的同时，要注重企业档案资料收集的连续性、完整性、保密性、安全性，充分做好档案资料的价值分析，或帮助领导快速找到需要的资料，或为企业的决策做出参考，充分提高档案管理和使用效率。（3）发挥信息化技术优势。随着我国信息化技术的快速发展，企业也越来越多注重办公自动化系统的运用，因此档案信息化工作是档案管理中的重中之重。实现档案信息化管理，除了要购置计算机、强大的存储器等硬件设施以外，还需要选择适合企业发展、工作内容、工作量的档案管理软件，为档案的方便检索、安全存放提供技术支持。同时，加强档案管理者的计算机技术运用与技能培训，对现代档案管理来讲就显得更为重要。
2.做好统筹规划。要把企业的档案运用电子信息技术有序的储存起来，这是一个巨大的系统工程。首先我们需要对馆藏的基本情况进行彻底调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等情况。然后根据调查所得的具体情况来合理科学的制订档案数字化，包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。要全面实行档案数字化是一个复杂而又漫长的过程，硬件的购置不可能一下就做到齐全，在购置的过程中必须考虑到企业的实际情况，要为长远打算，确保扫描仪等重要硬件设施配套且兼容性好，具有良好的支撑能力和扩展能力，为日后的档案管理工作提供保障。档案数字化规划需要坚持“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏中的重点档案和利用率高的档案在先进行数字化，方便利用者的使用需求。
3.加强档案保管设施建设。企业的档案馆（室）面积过小，达不到档案管理的基本标准，想要档案馆（室）能够实现现代化、信息化、智能化的管理，企业就必须重视档案馆（室）的建设工作，加大这方面的资金投入，并且要重视档案的保管设施建设，如建立专门的档案馆（室），完善安全保管设施，运用现代化计算机信息技术，购置先进的硬件设备，真正实现档案现代化、信息化管理。同时还要加强档案保护设备的配备，如档案馆（室）的去湿设备、灭虫设备、灭火设备等等，这些保管设施建设和技术是实现档案信息化管理不可缺少的内容。
4.档案信息化管理的标准化、规范化。标准化和规范化是实施企业档案信息化管理中的一项内容，企业要重视这项内容的建设，可以参照国家推荐的信息化管理标准，然后根据自身的特点、发展方向、信息需求，总结出可以适应企业内部需要的标准，在实践过程中，在根据具体情况和需求进一步丰富和完善档案信息化管理的标准与规范，加快企业档案管理的进程和质量，减少因档案管理中因人员、设备、格式、项目等的变化引起的信息传递的障碍。
5.信息化档案的安全防范。随着档案管理信息化在越来越多的企业得到运用实施，档案信息技术也得到了大幅度的开发与利用，同时信息技术也让企业的档案资料面临着严峻的安全威胁，企业必须采取一些有效措施如建立健全安全规章制度、制定保密条例、建立信息安全规范、实施好信息的备份和异地存储来防治这种威胁。
四、结论
把现代计算机信息技术合理的运用到档案管理工作当中去，是提高档案管理工作效率与质量重要手段，更是顺应企业发展和时代进步的需要，把这一技术的运用是实现档案管理现代化和现代信息技术更加完善的双赢之策。是企业快速发展，与世界接轨的重要手段，为企业带来更大利益。
参考文献：
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1 高校科研档案管理实施模式研究
1.1 统一管理制度。在保护知识产权以及促进教学研究档案开发的基本原则之下，建立高校科研档案管理中统一的管理制度是现阶段提升高校档案管理质量的有效途径。第一，统一高校科研档案管理制度不仅能够全面、完整地对所有知识产权问题进行及时记录与转让，同时这一过程对于知识成果的有效管理也大有裨益。第二，档案管理部门与使用者之间并不存在利益关联，因此，档案管理工作的开展在保密性方面就得到了充分体现。第三，对于知识产权问题的及时记录与保存在有效保护高校档案信息与资料的同时也实现了档案管理工作的统一化开展，这对档案管理工作质量也是一种保证。第四，统一管理制度的建立一定程度上还是一种知识产权保护意识的体现，这对相关知识产权法律的普及与推广有着重要的推动作用。需要注意的是，高校档案管理工作的开展是对高校科研研究过程与成果的及时记录，这一真实运行轨迹有着不可忽视的历史价值，同时也是对高校自身科研成果的重视，因此，这一保护机制的构建就显得尤为重要。
1.2 高校科研档案管理中的“四同步”。科研档案作为高校科研工作者的智慧凝聚，需要在档案管理过程中体现必要的档案管理责任意识，珍惜广大教职工的科研成果，因此，必要的“四同步”管理就显得尤为必要。“四同步”管理是一种档案管理责任制度的集中体现，这一管理制度也是基于对知识产权的有效保护，其基本内容主要包括以下几点：①计划任务的传达以及科研文件的归档必须同步实施；②计划任务的查询以及相关科研文件与资料的搜集也必须同步开展；③对于科研成果的验收以及相关课题材料的整理也需要同步；④高校档案管理部门在证明材料搜集以及上报资料登记方面也需要表现出一定的同步性特征。基于“四同步”档案管理原则指导下高校科研档案管理工作的开展需要针对文件材料的形成与积累进行必要的立卷与整合，确定文件管理期限，做好科研档案的封面简介，突出高校本身在科研档案管理过程中的主动性。这一较为完整的科研档案管理模式在实际运行过程中需要高校档案管理各部门通力配合，在加强自身宣传工作的同时也需要切实保障自身科研资源的完整性，促进知识产权问题的有效解决。
1.3 物质奖励与精神奖励并举。高校科研档案管理工作的开展也需要对应必要的考核和评比措施，针对科研材料以及科研成果进行定期的课题质量评选，对于其中课题研究存在重大突破的教职工给予必要的物质奖励和精神奖励。相反的，对于破坏高校科研档案管理秩序的个人或是集体也应对其追究相关事件责任，并给予适当的批评以及惩罚。对于科研档案管理过程中存在杰出贡献以及取得较大进步的科研人员作出表扬以及物质奖励。物质奖励与精神奖励并举不仅能够促进高校科研档案管理工作不断得到优化，同时也能针对其中存在的问题给予及时纠正，做到奖惩分明，促进科研工作者工作积极性的提高，也推动高校科研档案管理工作不断得到优化与完善。
1.4 人才队伍管理与建设。基于知识产权保护的管理核心已经成为当前高校科研档案管理的主要发展趋势，而其中专业人才队伍的建设与管理问题直接关系到高校科研档案管理的质量，是体现科技元素以及时展对于档案管理重要促进作用的主要方面。在这样的发展背景下，高校科研档案管理工作的开展更应该重视对人才的培养，提升专门科研档案管理人员的知识产权保护意识，树立以人为本的管理理念，促进科技手段在科研档案管理中的有效运用。传统科研档案管理模式过分注重对人员专业知识与技能的培养，而忽视了服务性本质在科研管理工作中的体现，这与当前终身教育的思想显然是不相适应的。因此，只有不断强化高校科研档案管理人员的综合素养，才能更好地促进档案管理模式的构建。
2 高校科研档案管理的利用途径
2.1 实现高校科研档案管理的多渠道开发。高校科研档案管理中检索手段的更新是对信息管理系统的有效运用，而这一信息管理系统不仅包括了相关信息的处理与加工过程，同时也在输出和利用方面实现对档案信息的及时编辑与归档。作为高校科研档案管理多渠道开发的主要环节，信息档案管理制度的建立从编研速度以及信息目录建立等多方面形成了有效的系统框架，而这些功能在现阶段资源使用过程中显然是不够完善的。现代化信息检索系统的建立对于当前高校科研档案管理工作开展而言无疑是系统功能的呈现过程，这对提高信息检索的速度极为有利。现代化网络通讯手段在高校科研档案管理中的应用还是对高校现有检索系统的有效更新，通过网络信息的使用来合理促进档案管理工作的开展。第一，从信息管理中心角度实现对高校科研档案管理的全方位查询，这对于高校科研信息的有效整合意义重大。第二，强化图书情报与高校科研档案管理之间的联系，在高档设备使用方面解决科研档案管理过程中的经费不足问题，这也是现代化制度与体系在高校科研档案管理工作中的有效体现。随着当前网络通讯技术的飞速发展，高校在科研档案管理方面也形成了必要的校园网络系统，将办公自动化内容移入高校科研档案管理工作当中，这是高校档案管理工作的重要组成部分，而这一信息系统的完善对于档案资料的开发与利用也势必产生深远影响。
2.2 重视高校科研档案管理过程中的法制建设。社会主义市场经济发展下高校科研档案管理工作的开展面临着前所未有的机遇与挑战，这一新问题的出现使得法制建设问题在高校科研档案管理工作开展中显得尤为重要。高校科研档案管理在实施监管过程中应切实加强对科研成果及商业秘密的安全保护，通过各种法律手段的运用来突出法制建设对于高校档案管理工作的重要意义。知识产权问题是高校科研档案管理过程中尤其需要重视的问题，因此，必要的产业管理工作开展以及信息中心加工就显得尤为必要，这是体现科研档案管理价值的重要方面，同时也是体现科研档案管理市场化格局形成的有效依据。法制建设的核心在于从信息市场的构建方面体现高校科研档案管理的优势，及时关注市场发展动态，在促进高校科研成果创新的同时也要关注科研档案管理对于高校管理领域的重要指导作用。
2.3 在反馈机制中突出高校科研档案管理的整合功能。高校科研档案管理中反馈机制的构建从信息的整理与搜集等方面突出了对科研档案管理的整合功能，这也是必要的管理体制在档案管理工作中的体现。从高校科研档案信息管理的侧重点出发，不同信息反馈机制的构建对于科研档案管理的利用途径也提出了有价值的参考建议，类似科研档案的编码与信息搜集，或是相关档案管理制度的构建都在一定程度上促进了高校科研档案管理工作中反馈机制的有效构建。值得注意的是，高校科研档案管理工作中反馈机制的构建应当是具体且具备一定的针对性特征的，如此反馈机制的构建才能从根本上促进高校科研档案管理工作的有效开展。从反馈机制当中所获得的反馈信息可以辅助高校科研档案管理工作进行必要的分析与数据调查，这是高校自身管理机制的优化过程，同时也是其整合与实践功能在具体档案管理工作中的有效体现。
2.4 从配套设施方面促进科技手段的融入。当前高校科研档案管理工作中对于先进科学方法的掌握显得不够到位，现代化档案管理配套设施并没有在高校科研档案管理中发挥重要作用，这就需要高校科研档案管理工作能够从配套设施建设方面突出档案管理工作与现代化科学技术手段的有效融合，切实提高科研档案管理工作的质量与效率。第一，档案信息资源当中检索工具的使用能够最大限度体现高校科研档案管理工作中的科技元素，信息编制过程的完成、档案信息的检索等都是体现科技手段的重要方面。各种检索工具的使用，像全引目录或著录卡片使用等，都是技术手段在档案管理工作中的有效运用。第二，互联网技术及网络通讯技术的快速发展也为档案资料的搜集与整体提供了便捷途径，电子档案的建立或是计算机网络辅助档案管理工作的开展都使得高校科研档案管理工作的开展在彰显自身信息化发展趋势的同时也表现出一定的智能化特征，这是数字化处理方式对于高校科研档案管理工作的积极影响。
摘 要 档案管理系统紧扣中华人民共和国《档案法》和《保密法》法律条文，以企业档案的“收、管、用”业务应用为基础，对档案管理业务进行整体规划全面梳理，使得公司内档案管理人员和利用人员能有效而安全地传递与共享各种档案信息。
关键词 档案 安全 管理 服务 体系 分析
一、绪论
档案是各企事业单位在依法行政和开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是各单位的核心信息资源与重要资产，档案管理工作是维护自身经济利益、合法权益的重要工作之一。随着中国移动通信集团吉林有限公司（以下简称“吉林移动”）信息化建设的日益发展应用范围越来越广，文件种类日益繁多电子文件数量剧增，这些变化推动了文件档案管理由传统纸质模式向现代数字档案管理模式的演进。
档案管理系统的开发研制与功能设计严格在国家有关档案工作和计算机信息系统管理的法律法规和业务技术标准指导下，遵循“规范、先进、实用”的原则，针对吉林移动的档案业务管理工作，结合当今计算机技术与网络技术开发一套档案综合信息管理系统。系统提供了基本覆盖档案各项工作的全部功能，包括档案接收、档案管理、档案利用、开放档案鉴定、多全宗管理、特种载体档案管理、全宗检索、查阅利用等功能模块。
二、档案管理系统的设计
（一）档案管理系统技术架构设计
档案管理系统要有不同层面的隔离，实现存储层、数据层、业务层、表现层之间分离。界面层支持Client/Server和Browser/Web Server/RDBMS体系结构，可根据用户要求定制主页及其内容，适合不同单位个性化要求。
（二）档案管理系统安全管理架构设计
档案管理系统是通过内部网络系统构建档案数据中心并配备与之相应的网络管理平台，在数据中心和网络管理基础上，通过将各方面资源的整合构建一个信息完备，资源丰富的资源中心，依托这个档案资源中心可以为各部门提供服务支持并进行信息共享，各部门网络通过浏览器基于B/S模式访问吉林移动档案数据中心的相关资源。
1.档案管理系统安全需求分析
建立完整的系统管理和安全体系是非常复杂的系统工程，这个体系涉及以设备为中心的信息安全，技术涵盖网络系统、计算机操作系统、数据库管理系统和应用软件系统；涉及以用户（包括客户，内部员工和外部相关机构人员）为中心的系统和安全管理，包括用户的身份认证、授权、审批等；涉及信息传输的保密性、完整性、不可抵赖性；涉及计算机病毒的防范等等。为了解决这一复杂的信息系统的安全，必须对其可能涉及的所有系统和安全风险有一个清醒的认识。
2.安全系统设计原则
吉林移动档案管理系统的安全解决方案时应遵循以下原则：
（1）安全可靠原则：吉林移动档案网络系统服务于办公需要，为了保障平台系统的安全运行，必须有一套完整的安全保障措施，确保信息及系统的安全。
（2）易操作性：安全措施要由人来完成，如果措施过于复杂，对人的要求过高，本身就降低了安全性。另外，采用的措施不能影响系统正常运行；
（3）适应性、灵活性：安全措施必须能随着网络性能及安全需求的变化而发展，要容易适应、容易修改；
（4）多重体系保护原则：任何安全保护措施都不是绝对安全的。应建立多重保护系统，各层保护相互补充，当一层保护被攻破时，其它层仍可保护信息安全；
（5）有针对性的适度安全原则：吉林移动档案网络系统具有较高的安全性要求，要尽量考虑安全机制的合理性。对重点信息资源，一定要实现重点保护。在保证安全的前提下，应尽量减少安全机制的规模和复杂性，使之具有可操作性，避免安全措施过于复杂而导致安全制度难以执行。应作到有针对性的等级保护，根据系统的安全级别制定相应的安全保护措施。
三、档案管理系统建设总结
截至目前，吉林移动档案安全管理服务体系一期建设完成省公司机关及直属单位数字档案全宗5个，拥有数字档案12大类34824件，其中档案21972，约占档案总量的63%，月均归档档案约1000件，借阅档案约30件次。通过按照不同门类、不同载体、不同保管期限、不同密级保护进行了科学管理，完善了案卷级、文件级的检索体系同时制定了档案的分类标准，形成了门类齐全、制度完善、网络健全、安全有序的档案安全管理服务体系。
通过建设吉林移动档案安全管理服务体系实现了以下建设成果：
（一）坚持一个原则，服务企业全局
我们在建设吉林移动档案安全管理服务体系时坚持以改善档案管理服务质量，实现档案数字化、规范化、自动化管理为基本原则，通过对公司内部文件、合同、工程等方面的档案管理，着力为公司全局的经营、管理及决策提供准确、高效的服务。
（二）夯实二个基础，促进健康发展
吉林移动的每一个功能出发点都以中华人民共和国《档案法》和《保密法》中相关法律条文为基础，通过认真解读“档案管理”与“档案保密”二者紧密关联而又相辅相成的关系，从而使各项业务服务与安全管理互为补充，推动系统整体向良性、健康、可持续方向发展。
（三）聚焦三大领域，提升支撑能力
吉林移动档案安全管理服务体系重点聚焦档案管理工作中收集、管理、使用三大基础领域中的薄弱环节，采用先进技术和管理手段对薄弱环节进行改造，提升整体服务管理水平迈向新台阶。
【关键词】科研档案；现状；问题；解决措施
武汉市内具有研究生招生资格的科研院所共有23家，本文通过对这23家科研院所进行调研，总结出一些科研档案管理中存在的问题，并提出相应的对策。
一、科研档案管理的现状
大多数科研院所在《科学技术研究档案管理暂行规定》《科学技术研究课题档案管理规范》（1992年档案行业标准）和《中国科学院档案管理标准》基础上都建立了一套本机构科研档案管理规范。科研档案的组织管理一般由院所领导总指挥，由科研处、档案室两大部门共同负责，由科研项目课题组具体负责实施。科研处负责提出归档要求、督促归档过程、审核验收归档成果；档案室负责复审验收归档成果、整理保管归档文件、提供科研档案的开发利用；科研项目课题组组长直接负责科研档案的收集整理，兼职档案员负责科研档案收集整理的具体实施。
二、科研档案管理中存在的问题
（一）制度建设过于陈旧，空谈理论不重实践。作为科研档案工作者的工作准则，已有的“三规范”虽然在实际工作中发挥了很大的作用，但由于编制年代久远，已经非常不适应现代科研档案工作的信息化建设和流程化管理。它对于归档的流程、时间、要求等等都是从传统档案管理方式出发，在加快电子档案建设的今天，不具有较强的指导作用。从科研角度看，“三规范”没有考虑到科研的跨国度、跨部门、跨机构以及科研文件本身的复杂性。且“三规范”中部分条款虽然具有很强的理论指导作用，却很难在实际操作中得到贯彻和执行。
（二）科研工作者轻视档案建设，档案意识淡薄。事实是，科研工作者往往并不重视科研档案的收集，归档意识非常淡薄。原因大致如下：首先，科研工作者隶属科研部门，科研部门领导看重科研成果，对档案建设不甚重视。其次，科研工作者对档案管理的原则、规定知之甚少，更不会在实践中践行相应规定和原则。再次，科研工作者很少感受到科研档案管理对他们实际科研工作带来的便利与好处，将科研档案的收集整理看作是一种负担，因此主观上轻视科研档案的建设。
（三）科研档案收集困难。 由于文件载体、文件内容、文件重要性等方面的不同，往往会影响该文件最终的收集效果。在文件收集过程中存在的问题主要是归档材料不完整和归档文件缺乏可靠性。造成这种现象的原因很多：有些科研人员出于一己私利，可能会利用科研档案谋取奖励或是有意隐瞒、更改文件内容；也有些科研人员认为自己具有对科研文件材料的知识产权，因此不愿移交。
（四）科研档案实际归档率低，归档工作滞后科研工作。在实际工作中，大部分科研院所对于科研档案的归档工作存在“头重脚轻”的情况，重视前期准备工作，忽视后期总结工作。在科研准备阶段，绝大多数科研院所都实现了预立卷工作，能够做到从大体上实现对某次课题文件的整理归档的规划。但随着项目的进行，档案工作往往会滞后于科研工作，“四同步”原则在实际操作过程中的执行效果并不理想。
（五）科研档案利用水平不高。对档案的管理最终是为了实现其利用。就目前来看，科研档案的利用水平不高。对科研档案的开发目前仅停留在编制案卷和卷内目录阶段；原有纸质档案的数字化进程较慢，大多只实现了档案目录的数字化，档案原文多以纸质方式存在，查询利用麻烦；对档案的查询利用服务以现场查询为主，没有开展电子查询服务、定制查询服务等。科研档案的横向跨馆信息交流过少，合作存储机制难以建立，不能为科研工作者提供更丰富可靠的科研信息。
三、科研档案管理的问题解决策略
（一）加快制定新的科研档案管理制度。切实可行的制度和规范是一个行业得以进步和发展的前提，随着国家各项科研事业和档案信息化建设的开展，有必要重新修订或制定相关科研档案工作规范。新的科研档案管理制度应充分考虑到现代科研工作的国际化、信息化和规范化，更多地从电子文件管理出发，将科研文件的管理纳入整个科研项目活动管理中去，充分体现集成的理念。此外，新的科研制度还需改变以往“重管轻用”的理念，将客户需求放在管理的前面，从科研工作者的实际情况出发，使得科研档案为科研工作者服务，为社会民众服务，为未来发展与建设服务。最后，新的科研档案管理制度应在“文件连续体”理论的基础上，更注重文件管理的动态过程，控制科研文件从形成到销毁的全过程。
（二）加强对科研工作者档案管理能力的培训。科研工作者除了是科研项目的直接参与者，也是科研档案管理的第一手经办人。因此，科研课题组需要设立兼职档案员，专门负责科研文件的归档与整理。针对兼职档案员和其他科研工作者档案意识淡薄，档案业务水平不过关等问题，各科研院所应建立定期培训制度，强化科研工作者的档案业务能力和档案意识，使科研工作者充分认识到科研档案在科研工作中可能发挥的重大作用，从思想上改变科研工作者对待档案管理的态度，同时鼓励各科研院所之间、科研院所与省市级档案局之间进行学习交流，借鉴优秀经验，提高自身工作效率。
（三）改进宣传方式，加强档案工作者和科研工作者沟通。科研档案收集不力，很大一部分原因在于科研档案管理人员，尤其是科研工作者对科研档案的认识不够，包括科研档案保存的意义、科研档案利用方式、科研档案知识产权等等。因此，有必要对开展科研档案管理的重要性进行重点宣传。档案工作人员应在宣传上承担主要责任，立足国家有关法律范，创新宣传方式，帮助科研人员认识到科研档案管理在保护知识产权保护、避免重复性研究、节约科研经费方面的重要作用。
（四）加强档案管理顶层设计，实现科研档案全流程、信息化管理。实现科研档案的全流程、信息化管理，必然要加强科研档案管理的顶层设计，将科研活动管理和科研档案建设纳入一个项目体系，以项目管理的方式统筹进行，实时进行电子科研文件的规范化和档案化管理。“四同步”原则其实从某种程度上包含了全流程管理的思想，运用“前端控制”的思想，将科研档案的信息化建设与科研项目的全流程管理联系起来，将科研文件档案管理纳入科研项目资源管理及资源配置的最优化管理。在实际操作中，全流程管理的要求又是信息化建设的保障，而信息化建设增强了全流程管理的实际可操作性。只有在科研活动过程及其管理中实时地进行电子科研文件的归档和管理，才能最大程度地发挥档案信息化建设的作用；也只有打破目前科研档案信息化建设与科研项目全过程管理之间的孤岛关系，才能实现科研档案的全流程管理，将“四同步”原则真正落到实处。
（五）以用促管，挖掘科研档案的利用价值。一方面可以通过编制必要的检索工具，提高本单位内科研档案信息的查询和利用效率；另一方面，应加强科研院所与社会企业、政府机关、社会大众以及各科研院所之间的横向交流，以合作存储或共同开发等方式促进科研档案信息的流动。科研档案的管理不能只靠档案工作者的单方面监督，只有充分发挥科研档案在实际科研工作中的作用，才能更有效地提高科研工作者的档案意识，使他们认识到科研档案的重要性，从而促进科研档案的收集、整理与归档。
【参考文献】
[1].张静，叶六奇.论科研档案管理规范构建的宗旨――基于三个现有规范的分析[J]. 档案学通讯，2010（04）：85-88.
[2]吕智，高颖.地方科研单位在科研档案收集中存在的问题及对策[J]. 兰台内外，2014（04）：42.
关键词:成人教育教学档案；信息化管理；途径；档案素养；档案编研
一、优化信息化资源建设
根据国家档案局《全国档案信息化建设实施纲要》有关精神，档案信息化建设的核心是资源建设，主要包括现有教学档案目录数据库和部分全文数据库建设，用于文件归档与电子档案管理等方面，从而实现档案信息资源共享。要实现成人教育教学档案信息化管理，信息技术的应用是必不可缺的条件，同时已经成为教学档案管理必然的发展趋势。因此，在成人教育教学档案管理的各个环节中要充分应用信息技术，通过采用计算机网络技术处理和保存档案信息，进一步挖掘教学档案的利用价值，提高其服务水平，使成人教育教学档案以更快捷、更生动、更形象的方式为成人教育整体现代化水平的提高创造条件。为成人教育的教学改革服务。优化信息化资源建设必须把成人教学管理与普通高等教育的现代化建设放在同等地位加以研究和开发，加强对成人教育教学档案管理现代化设备、设施的投入，保证现代化的基础设施建设。譬如，开发出一个切实可行的计算机档案管理软件系统，建立档案信息网站；利用成熟的数据库技术分类建立教学档案目录数据库，把各类教学档案的目录信息数字化，等等。为利用计算机技术更好地管理维护和开发利用教学档案奠定基础。
二、界定教学档案内容的范围
1．招生方面的信息，主要包括招生工作文件、招生政策、招生计划、招生专业、招生简章、招生宣传、招生工作总结、录取名册、入学考试成绩等录取材料、入学安排表、入学登记表及有关招生活动的记录等。
2．日常教学方面的信息，主要包括教学工作计划、专业教学计划和教学大纲、学期教学进度表、课程表、授课教师个人信息、教学检查、教学考勤、各专业课程考试安排、试题库、试卷、试场记录表、试卷分析表、记分册、汉语普通话水平测试和大学英语四、六级考试的组织情况等及其各项教学活动记录。
3．学籍方面的信息，要求新生入校后认真填写有关学籍卡片和学生卡片上的个人信息，注明某届、某专业，为今后查找利用、验证学历真伪提供最真实准确的凭证。另外，还包括在校学生学籍材料、学生的学籍卡、成绩册、学籍变更材料（即留级、转学、退学等）、学生奖惩材料。
4．学位方面的信息，主要包括上级有关成人教育学位工作的文件、学位申报名单、学位考试安排、学位论文及评审意见、学位授予通知等、学位证书的办理等。
5．毕业方面的信息，包括毕业生名单、成果性的毕业论文设计、毕业生成绩总册、毕业照、毕业学员通讯录、毕业证领取签收册、优秀毕业生评选材料、毕业生去向资料、供需计划及合同、毕业生质量跟踪调查资料、信息反馈材料等。
6．教学文书方面的信息，主要包括上级下达的有关成人教育工作的文件，教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的文件，成人教育规划、实施计划、规章制度、会议记录、调研报告、简报、总结，成人教学检查、评估及反馈材料，各级优秀教学质量评奖材料，对成人教育工作的请示和批复、各类统计报表等。
三、严格遵循建档原则
第一，规范性原则。建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事。建立各级档案网络组织，落实各级管理工作者的岗位职责，在收集、整理、移交、归档到开发利用的过程中，严格遵循归档制度和规范的归档程序，对所有应归档的材料，按照严格的归档程序及分类方法进行归档。
第二，科学性原则。严格按国家标准准确提示档案文件的外形特征和内容特征，并在案卷目录、卷内目录、全引目录、文件字号目录、专题目录等方面实行计算机编制，案卷封面、备考表及脊背均按国家标准填写。要根据成人教育学籍档案的特点进行科学归类，设置的类目要尽量准确，以便对来“料”及时接纳，对号入座。教学档案类目排列、档号结构的确定要符合档案学基础理论和逻辑原则。
第三，真实性原则。教学档案的内容一定要真实地反映教学活动的情况，以其特有的原始性，真实性记录所发生的事实、人员的情况及教学的过程，要维护档案的历史原貌，避免私自删改、涂写，绝不可以各种需要为由对记录掺杂某些不真实的内容。
第四，实用性原则。借助现代化信息技术和计算机网络等先进管理手段，对教学过程中形成的文件材料实物进行归档整理时，要求分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。可将电子文件加工、整理，转化为电子档案，为利用者提供远程服务，使其可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。
第五，保密性原则。由于档案信息的特殊性，在教学档案管理中，无论是纸质档案还是电子档案，都应该对档案信息进行严格的保密。凡涉及个人秘密的档案信息，或不能公开的档案信息，因其合法的权益受到法律保护，均属于限制利用的范围。尤其是在档案信息直接进入网络系统的条件下，应按保密法，严格对用户界定使用权限。另外，每学年要定期归档，减少移交档案材料在时间上的随意性，杜绝档案材料长时间积压甚至于散落流失，确保材料能够及时接收、立卷、归档、录入。
四、提升档案管理者的档案素养
档案管理工作既是一项基础性、服务性的工作，又是一项业务性强、程序复杂、质量要求高的工作。这就要求档案管理者要提升档案素养，包括责任意识、服务意识、规范意识、收集意识、整理意识、保密意识和价值意识等。首先要注重提高档案管理人员的政治素质和职业道德修养，使之能够热爱档案管理工作，有强烈的事业心、高度的责任感和良好的职业道德规范。其次，要加强对档案管理人员的业务技能培训。通过学历再教育、学术讲座和会议交流、岗位培训和专业培训等方式，不断为其提供接受继续教育的机会，来更新、扩充档案管理工作者的档案专业知识，提高其信息技术能力，使之在专业的深度与广度上都有较大的提高。第三，档案管理者自身要不断学习和提高运用先进技术解决问题的能力，并借助现代化的管理手段，加大对信息资源的开发，为成人教育工作的不断发展提供高效能的档案信息支持。第四，要建立切实可行的人才管理制度和奖惩规章制度。选派那些有过硬的信息化业务技能和良好的职业道德规范、协作精神好、吃苦精神强、具备扎实的档案学基础理论知识、档案管理的政策理论要求、基本专业业务素质和实际工作能力的人充实到教学档案管理岗位，以保证教学档案管理和利用工作的正常进行。把年度考评与工作实绩结合起来，对认真、负责、有突出贡献的工作人员应实施奖励，以提高档案管理人员的工作积极性，使成人教育教学档案管理水平得到真正的提高。
五、注重教学档案编研
1．要做好编研的选题。要结合成人教育发展趋势，选取成教工作急需的、可以为现实工作服务的有利用价值的题目为编研对象。要有明确的目的，必须围绕成教工作的发展和社会需求，编研出有利于成人教育发展的、系列性的、有价值的参考资料。切忌编研工作与实际需求相脱节，只有这样，才能选择出既有现实意义又有完成条件的题目作为编研目标，编研成果才能服务于我们的工作。
2．编研内容要宏观与微观相结合。要立足于本单位工作实际，一方面认真研究成人教育档案的规律和特点，另一方面全面了解本校成人教育事业发展的历史轨迹、实际现状、存在的优势与不足等。在宏观层面与微观层面有机结合的基础上，既要突出成人教育综合管理方面的研究，又要兼顾诸如教学计划等专题性方面的研究；既要重视成人学历教育，又要重视成人非学历教育；既要研究成人面授教学工作，更要加强学生自学管理的研究；既要突出主管部门的领导作用，又要兼顾地方单位的作用；既要研究经济因素制约办学的方面，更要研究教学质量与科学管理在办学中的主导地位。
3．编研应关注学生信息。不仅要把学生在校期间的所有信息收集、归档，还要拓宽信息来源，多调查走访，搜集与学员有关的材料，力求全面真实反映成人教育学生的学习、品行、能力等。
参考文献：
［1］于立华.成人高等教育教学档案的管理和利用，成人教育，2006年第1期总第228期.
［2］何郁群.成人教育学籍档案规范化管理浅谈，档案时空，2006年第6期.
［3］栗惠芳.成人教育学籍档案管理探讨，合肥工业大学学报(社会科学版)，2006年6月第20卷第3期.
关键词：电力企业;文书档案管理;管理原则
我国电力行业对文书档案的管理还在摸索阶段，要想通过文书档案的有效管理促进电力企业的运营，必须清楚管理的基本原则和如何高效的利用这些原则达到管理目的。文章从文书档案的涵义、其对电力企业的意义、管理中应坚持什么原则这三个方面入手，并就档案管理人员如何正确运用此原则进行指导，确保电力企业有效的利用文书档案进行企业管理，希望对电力企业管理者有所帮助。
一、文书档案的涵义
文书档案或管理性档案，是将具有保存与备查价值的原始资料文件有规律的留存下来形成的文件组合，它一般是国家机关、企事业单位、社会团体或其他社会组织等在行政管理等工作活动中形成的文件档案。
二、对电力企业发展的意义
文书档案是企业管理重要的一环，是推动企业运行的重要资源，对于企业发展有着至关重要的作用。而电力企业的文书档案因其特殊的行业性质，使得它在电力企业的作用更加突出，企业可以通过文书档案分析自身的问题、调整企业运营、传达上级决策、准确定位目标、方便职工协调沟通，还在对档案的不断更新中了解企业的发展及吸收更多的经验教训，促进企业更稳更快的前进。
三、对其管理原则的分析
（一）规范化原则
文书档案在概念、管理原则、管理制度、归档标准等要规范化，因为企业众多，如果没有统一的标准，就会让执行者和使用者头痛。其中主要涉及：档案收集、整理、审核、鉴定、统计的标准;专业术语词汇的标准;代码代号标准;编著、收录标准等，这些都要进行详细的规定，而且要求企业规范执行。
规范化就要求档案的建立人员要熟知档案建立的各种制度、知识与原则，严格遵守规定，每一步都进行规范处理，形成较强的职业素养，这样既方便统一管理，又可以让管理者快速的查询到所需的信息，提高企业管理效率。
（二）保密化原则
文书档案除了日常的企业信息外，还有一些涉及企业内部的保密信息，特别是电力企业，对于档案的保密管理更加的重要，这不仅保障了企业的利益，还确保国家能源信息的安全得以维护。根据国家规定，按照机密程度文书可分为绝密、机密、秘密及内部文件4种，而电力企业中绝密和机密文件较少，只包括一定的秘密文件（涉及国家一般秘密）和大量内部文件（仅限内部使用，不必对外公开），所以保密原则一定要严格执行。
而面对日益发达的通讯搜索技术，信息的隐秘性逐渐消失，这对于档案的保密工作带来了考验，这就要求我们的执行人员要认识到保密工作的重要性、增强责任意识，并将责任划分落实到人，对主要人员严格要求，责任与处罚都要明确。当然，要掌握好保密的度，我们的最终目的是使用档案，所以不能因为保密而将档案封闭化，这样就失去了建立档案的目的。
（三）科学化原则
由于现代技术的发展，文书档案的形式也产生了变化，由过去的纸质文件演变为现在的纸质、电子、感光介质（如影片、照片、胶片等）、磁介质（磁带录音与录像、磁盘等）文件，这就要求我们的档案管理也要科学化、现代化，运用信息化网络和技术进行档案的建立、存储、更新、管理、编排、统计，既减轻管理人员工作负担，也方便随时随地快速搜索，无纸化操作还可以节约成本。
科学信息化的管理虽然减少了工作人员录入、编排、统计工作的任务量，但与此同时，对其电脑的操作技能、熟练掌握科学软件、科学管理档案等提出了要求，因此，档案管理人员要不断吸收、更新先进的科学管理知识，学习电脑操作流程;相应的，对于使用者也提出同样的要求，这样才能有效快捷的发挥科技在管理中的作用。
（四）有效利用原则
文书档案对于企业有着多重作用，它记载着企业的重大活动、为企业生产经营提供依据、为职工的宣传教育提供真实素材、为企业领导与管理者提供决策指导，同时它还具有历史性、政治性、行业推动性，是企业一笔非常宝贵的财富，必须将其有效利用，发挥它最大的效用。
有效利用原则就要求档案从业者和使用者都要清楚文书档案建立的目的，了解电力企业文书档案的设置，懂得档案查询的方法和技巧，学会利用合理利用文书档案，上面的三个原则都是为最后一项原则服务的，因为我们建立档案的目的就是供企业管理者使用的。
四、结语
综上所述，文书档案管理的四项基本原则对企业管理有着非常重要的作用。电力企业作为更加特殊的企业，它的管理和发展不仅关系到本行业，还关系到国家的稳定，而我国电力企业的文书档案管理仍处于探索尝试阶段，面临很多问题和困境，但只要以基本原则为基础，不断的完善下去，将它的积极作用发挥出来是指日可待的。
参考文献：
[1]赵文辉.电力企业文书档案管理原则[J].中国电力教育.2013，01（27）：176-177
[2]冯萍.浅谈电力企业文书档案工作的看法[J].中国高新技术企业.2014，09（09）：332-333
（一）档案信息的数字化
档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库[1]。档案信息数字化的原则：规范性原则、安全性原则、效益性原则。
（二）档案网站建设
档案网站是档案机构在公共信息服务网站上建立的站点，它一般是以主页方式提供相关档案服务和开展档案宣传。档案网站建设是档案信息化建设的重要步骤，是档案部门联系社会的重要窗口。档案网站的功能有：服务功能、宣传功能、交流功能。档案网站的主要内容：档案工作信息、档案机构信息、档案资源信息、档案利用服务信息。
（三）数字档案馆建设
数字档案馆是利用电子网络远程获取档案文件信息的一种方式，它强调的是在数字化档案馆环境下用户开发利用档案信息资源的便利。数字档案馆的主要特点：A存在方式上的特点，是一种无形的信息组织与利用环境；B运行方式上的特点，存取档案信息的网络化；C功能定位上的特点，以存取为中心。[2]
二、高校档案信息化建设存在的问题
（一）对高校档案信息化建设重视不够
1、在人员配备上不够重视。
目前专职从事高校档案信息化建设的人员比例比较低，很多人从事高校档案工作多是半路出家。高校领导在思想上对档案信息化建设重视不够，觉得档案管理不需要很高的学历和技能，就可以从事这个专业。所以往往让高校一些闲杂人或一些快退休的老同志从事档案管理。所以就造成了档案管理队伍，缺乏素质、结构不合理，影响了高校档案信息化建设。
2、在资金投入上不够重视。
目前高校的资金投入重点放在学校的教学楼、学生宿舍、教学及科研方面，而对于档案管理的资金投入几乎没有。这样就造成了很多高校的档案基础设施设备相当落后，有的档案室甚至没有计算机，档案数字化管理更是无从可谈。即使配备了相应的有计算机，实现了内部数字化管理，但与外界没有联网，档案数字化管理水平还比较低，谈不上真正的数字化管理。
(二)管理体制不到位
地方政府还没有完全将高校的档案管理工作纳入到政府工作中来，政府档案管理机构与高校档案管理联系较少，一般联系多为有关档案管理的会议和培训，具体很少过问学校档案工作，甚至很少对学校档案管理进行检查和指导。有的高校仍沿用传统的管理模式管理档案，并且在分配机制、奖惩机制等均不够完善，影响着档案工作人员的主动性、积极性。
（三）档案信息化建设所带来的安全问题
档案信息化建设中不可避免与网络有着非常紧密的联系，网络再给档案信息化建设带来诸多好处的同时，也存在着档案信息中涉及国家秘密、工作秘密、个人隐私等其他一些不得公开的信息，存在被窃取的可能。
三、解决对策
（一）加强档案信息化人才建设
在人才建设方面采取引进和培养并重的原则，加强人才队伍建设。高校要为档案部门配备具有较强能力的计算机专业人员，专门负责档案信息化建设工作，档案部门要对计算机专业人员进行档案专业知识培训，使之既精通计算机和网络知识，又熟悉档案业务，从而更好地对电子文件进行管理。同时要加强对在职档案人员的业务培训，特别是计算机和网络知识方面的培训，提高档案人员掌握和运用现代化技术的技能。
（二）档案信息化安全保障体系建设
坚持利用和保密并重的原则，最大限度地提供开放档案网络化利用，增强档案信息安全和网络安全意识。采取切实有效的技术手段和管理措施，加强计算机网络档案管理系统的监控，严格身份认证和密钥管理，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，对各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上。[5]
（三）档案信息化基础设施建设
要加大对档案信息化基础设施建设的投入，高校档案部门要建设和完善局域网，并与校园网连通。继续推进运用计算机管理档案，提高档案部门计算机和网络技术的应用水平，提高计算机管理档案的普及率。
