时间：2023-05-17 17:47:22
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理概述，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
首先是信息化时代的必然要求。在信息化时代，人们对各种时效性强、价值高的档案信息的需求量越来越大，而如果医院未建立档案信息化查询系统，庞大的资料库根本无法满足信息需求者的查询要求，更谈不上使用效率了。其次是提升现代化管理水平的根本途径。随着医院现代化的发展，对信息资源的需求越来越多。然而医院方面虽然在档案信息化方面做出了一定努力，但仍然受到意识、设备、技术等方面条件的约束，实际的工作效率并不高。要想解决这一问题就必须更新传统意识、改革管理方法、更换技术设备，从繁重的体力劳动中解脱出来，花费更多时间和精力研究和提升信息化管理水平。最后，医疗事业可持续发展的不竭动力。医疗事业是一项造福人类健康的伟大事业，从事这项事业要有长远的发展眼光。医疗事业的发展需要大批的建设人才，而档案管理就是为了充分掌握人才的资料，从而合理运用人才，发挥人才的重要作用，实现医院事业的可持续发展。总之，档案管理信息化是非常必要的，不仅有利于医疗卫生系统的发展，为医院造就大批人才，还能够优化信息资源，并延长档案的寿命。
二、推进医院档案管理信息化的具体措施
（一）加强档案软硬件基础设施建设
有许多医院的档案资料仍然是纸质或照片形式存储，这种传统的存储方式对空间、温度、通风以及防火条件等有严格的要求，这种方式的资料存储时间短且存在不安定因素，一旦出现火灾、地震等自然因素，很容易丢失重要的资料。利用信息化存储就能有效避免这种现象，一张硬盘甚至能装下一个图书馆的全部资料，这样就解决了存储空间的问题。为了档案的安全，还可以设置镜像站或选择在互联网服务器上储存，这样安全性就大大提高了。对此，医院要尽快完成计算机、网络、存储及录入系统的建设。
（二）大力推动医院档案数字化工程
我国大部分是公立医院，都有几十年的发展历史，而以往积累下来的资料仍然是传统的纸质或照片，不易保存且检索困难。对此，医院要加大档案数字化的进程，将这些资料利用先进的录入工具转变成数字化存储格式，进而解决传统存储的一些弊端。当前，利用影像录入的PDF格式文件占用存储空间小，而且便于检索，可利用专用软件进行文字的复制和粘贴，是非常值得医院运用和开发的。
（三）建立科学化的信息检索体系
医院要开发高效的检索工具，实现模糊检索、多关键词检索以及多范围、多角度的检索。检索工具的开发可借鉴一些知名的数据库模式，如知网，它的检索系统就是十分高效的。另外，还要充分利用互联网的检索功能，将资料上传于互联网或通过局域网让工作人员随时随地都能检索到需要的资料，最大程度实现资源共享。
（四）开展档案管理人员信息化业务培训
人才永远是基础工作的根本。档案管理工作需要高素质的人才，只有高素质的人才团队才能提高档案管理的水平，实现档案管理为医院管理服务的真正目的。医院档案管理信息化建设的专业性、技术性都很强，亟需一大批事业心强、专业基础扎实、熟练掌握信息科学技术的复合型人才。对此，医院要对档案工作人员进行系统而专业的培训，尤其是计算机技术网络知识、档案数据信息库以及信息设备的运用等方面进行重点培养，提高从业人员综合素质。
（五）充分开展网络共享建设
【关键词】信息化管理；档案管理；医院档案
随着信息技术不断的发展，信息化的管理也在各个行业得到了广泛的应用。档案管理和电子病历作为医院工作的一个重要组成部分，在医院的工作中发挥了重要的作用。对于医院本身的医学教育、科研管理等都有很重要的作用。随着医学的体制慢慢的改革，并且信息技术不断的进步，档案管理的信息化也成为了大势所趋。逐渐的向着科学化和规范化的方向发展。但是，档案管理的信息化管理本身的过程中也出现了很多的问题。这就导致了医院的档案管理信息化水平和效率都不高。对于如何提高档案管理信息化管理以及信息化进程，促进电子病历的规范化就成为了当前医院档案管理需要面对的一个问题。
一、医院档案信息化环境下档案管理工作人员的素质要求
（一）要有一定的专业基础。在当前信息化的管理环境下，档案的管理不仅仅是从工作的方式上有别于传统的管理手段，在管理的思维上也是需要进行改进的。这主要体现在，在结合传统的医院档案管理理论标准基础上，通过信息化的管理手段和技术，提高医院的档案管理水平。随着信息基础的不断发展，信息的更新速度也在不断的加快，对于医院本身来讲，立足于传统管理方式的档案管理工作已经不能够适合现代化的管理要求，这就需要我们立足于传统的管理方式与现代化的管理手段相结合。所以，相关的档案管理人员不仅仅需要有一定的档案管理经验，还需要有相对完善的医学方面知识，这对于档案的管理工作者来讲是必备的条件。
（二）扎实的信息技术知识。在信息化的环境下，医院的档案管理工作本身是需要相关的管理人员具备比较强的专业素质。这样的专业素质首先就是要求档案的管理人员具备一定的医学方面专业基础知识，同时，随着现代化的管理手段不断的被引入，医院的档案管理人员对于计算机的操作以及相关知识也需要不断完善，在计算机的工作环境下，不管是在医院本身档案的分类、管理方面还是在信息的收集和提供方面，都是要在计算机的基础上进行操作。网络在这样的背景下发挥了重要的作用。医院的档案管理人员不仅仅要掌握计算机的很多基础知识，还要具备比较强的计算机操作能力。所以，在医院的档案管理过程中，相关的管理人员就必须要具备一定的新观念和创新意识，在比较复杂的信息面前要通过不断的思考，勇敢的进行创新。这将有利于现有的资源进行加工和整合，实现信息化管理手段下的最大价值。
二、信息化环境下的医院档案管理策略
（一）改革管理体制，激发档案管理人员的工作积极性。对于档案的管理工作来讲，传统的档案管理工作本身不能够适应现代化的档案管理信息化要求。所以，在信息化的背景下，档案的管理工作就是要从制度的层面入手，以制度的创新带动档案管理工作本身的创新，从医院的角度来考虑，档案的管理工作本身是随着人事制度的改革而进行的。要不断的适应在信息化背景下的知识经济时代要求。改革传统的医院档案管理规定和体制，其最关键的就是要对人事管理制度进行改革。传统的医院档案管理中，人事制度仅仅重视物质的奖励等静态的激励制度，实际的效果却不是很好。所以，我们要营造出比较好的外部环境和外部环境，寻找比较有效的精神刺激，以此带动人事管理工作的效果。医院的档案管理制度要充分的体现出以人为本的思想来，满足人的最基本要求，实现人的价值，追求人的发展，体系出人文的关怀。
（二）创新管理手段，促进医院档案管理的信息化管理。现阶段，通过应用新的基础，实现医院信息管理的智能化要求。传统的检索系统本身只是通过一定的检索工具来实现检索所需求的信息。计算机的检索本身要比手工的检索更加的灵活和快速，所能够满足的功能也是比较多的。但是由于其检索的途径和方法有比较多的限制。这就为很多的工作带来了极大的不便。医院的档案管理工作本身作为医院的发展历史、成果等的方面一个重要的记载载体，已经成为了医院的事业发展过程中一个重要的环节，其有效的推动了医院的医疗制度改革和创新。随着现代化的技术以及信息技术不断的发展，在医院档案管理中的应用已经相对比较广泛。并且随着时间的发展，医院的档案数量也呈现出了几何数量的增长，在网络上的共享技术也支持了网络远程的资源共享。所以，我们结合了医院的实际情况，要针对医生、护士等的查阅要求和查阅习惯等，创新管理的手段，通过现代化技术的应用，实现基于各种习惯的检索，基于内容分析的多方面检索技术，可以有效的满足客户的要求。
（三）创新服务方式，提高服务的质量。服务的方式决定了被接受的程度，而服务的质量将是服务最终目的所在。所以，对于医院的档案管理工作本身来讲，实现服务方式的创新将是能够实现推动医院服务质量发展的重要举措。由于医院的档案管理工作本身的管理内容就是实现档案的查询和使用。在现代的网络环境下，以信息基础作为支撑的信息交互方式已经成为了实现信息查询和交换的主要方式。这就使得我们能够通过医院档案资源的有效整合，实现有序的查询，所以，在医院内部来讲，就要求能够通过档案本身的特点，结合使用者的服务要求，创新使用方式，同时也就为了推动医院本身档案化管理的信息化发展提供了重要的内容。
三、结语
随着信息化技术的发展，医院的档案管理工作效率和评价已经不是单纯的从收藏量以规模的角度出发，而是如何实现有效的信息处理加工以及信息的共享来判断。这就为我们提出了一个比较严峻课题，那就是如何利用现代化技术，开发信息化资源，这也成为了医院的档案管理发展的一个方向。所以，通过积极的探讨信息化在医院档案管理中的应用，推动医院档案管理的发展，提高医院档案管理工作的水平，是十分必要的。
参考文献
[1] 胡果新.浅谈县级医院档案管理信息化建设[J].中国城市经济，2011（12）.
检测行业是随着社会发展延伸出的新d服务业，也是实现经济可持续发展的支撑领域，承担着为经济建设提供标准化计量测试和产品检验技术服务，为政府监管部门提供执法履职的技术保障和依据的职能。而检测记录档案是检测行业对结果报告进行溯源的重要凭证，检测和校准实验室能力认可准则（ISO/IEC 17025：2005）中对检测记录档案的范围、编写、修改、保存期限等有明确要求。传统的检测记录档案归档流程是先由具体试验部门负责编制、整理，随后交档案管理部门根据年份、任务号等进行编号、盖章标识、存档。随着检测行业的发展壮大，检测任务量亦越来越大，检测机构普遍存在归档工作量大、归档效率低下 、档案借阅与归还管理不规范、不便统计等系列问题。如何规范、高效、及时的完成检测记录档案的归档工作是每个检测机构都面临的问题。本文针对记录档案管理过程中存在的问题，结合实际工作需求，利用信息化手段，提出下述改进方案，以期实现检测档案管理工作的全面规范和归档效率的持续提高。
二、档案管理系统建设方案
1.方案概述
在进行信息化档案管理系统建设时，需要体现“统一规划、分步实施、资源共享、确保安全”的原则，立足“资源服务和业务管理”的宗旨。为利用计算机信息化技术系统，使其更高效、可靠地管理档案资源，拟从规范归档方法、提高归档实时性、保证档案准确性和完整性等几个方面采取完善措施，在企业经典档案管理模式的基础上，结合目前成熟的条码技术（如条形码、二维码），参考现有类似的管理系统（如图书管理借阅系统），实现档案管理系统的电子信息化完善升级。嵌入条码技术后，档案管理系统中归档、借阅、修改等主要功能的实现流程如图1所示。
采用条码技术后的档案管理系统，每份文件、档案都有唯一条码作为身份标识，这个条码包含文件、档案的诸多信息，如记录号、年份、检验记录数量、归档科室、归档日期、归档人等。通过这个条码，纸质文件档案和档案管理系统之间建立起了明了详尽的关系，减轻了档案管理人员的归档工作量，规范了档案归档、借阅、修改等管理方法，提高了档案管理工作的效率。同时，条码技术的应用、系统的完善也增加了文件档案的查询追踪操作性，进一步提高了整个档案管理工作的效率。
2.系统功能描述
2.1档案归档
引入条码技术后，档案归档的详细流程如图2所示。
条码技术应用后，每份报告文件、每个档案袋都有自己的身份标识。档案管理系统利用条码在纸质文件、档案袋和系统之间建立起了电子信息化桥梁，给档案管理工作带来的效益主要体现在以下几个方面：
（1）从报告生成、档案归档至后期档案的其它管理都可以通过系统进行实时查询与追踪，避免档案遗失现象。
（2）归档系统的排队和提醒功能可以让申请人明确纸质档案提交时间，避免出现网上归档申请通过后，因纸质档案未及时提交而造成的待归档档案积压的现象，促进了档案归档工作进程。
（3）人工印章核对档案报告资料完整性的方式被取代，档案管理人员通过扫码形式，利用系统资源自动核对送来归档的档案的完整性，大大节约了归档核查时间，提高了工作效率。
（4）档案袋的条码信息丰富，加上档案存放位置的体系化、信息化，使得整个档案库信息的清晰度增加，方便在系统里进行档案的查询、档案库里对纸质档案袋的查找。
2.2档案借阅
档案借阅与归还系统功能流程图如图3所示。档案管理系统的续借与归还功能模块可参照现在成熟的图书借阅系统进行完善。档案借阅归还流程的规范，有利于档案的追踪，方便有借阅需求人员的同时也可以减轻档案管理员的工作量，提高工作效率。
2.3档案修改
已归档的档案不得被随意修改。若确实有修改需求时，需要得到相应负责人和档案管理员的同意，相应的修改信息应在档案管理系统里详细记录，做到有据可查。档案管理系统里，档案修改的功能流程图如图4所示。
2.4其它功能
引入条码技术后，档案管理系统的其它功能模块也应该结合实际需求进行相应的改进，从而实现档案管理系统的全面信息化。
关键词：企业档案 档案管理 创新性策略
档案可以记录古今的经济、政治、文化以及科学等各方面的知识。随着我国社会生活的发展与进步，我国的档案工作的范围也在逐步的扩大。企业的档案是一种信息的资源，同时也是企业各种信息和载体的统一体。如何有效的加强企业的档案管理工作，对于企业具有十分重要的作用。
一、企业档案管理工作的概述
1.企业档案管理工作的主要内容
随着企业现代化的发展，企业的档案管理工作的范围也逐步的扩大。要想做好企业的档案管理工作，首要问题是掌握档案管理工作的主要内容。包括利用科学的方法对各种类型的档案进行归类以及整理，同时收集企业的各种信息、整理信息并鉴定信息，并对收集的各类信息进行整编，达到有效利用并统计信息的目的。档案管理中的重要环节是档案的编研工作。企业的档案的管理工作可以有效地促进企业信息的交流与建设，可以推进我国现代化企业的建设。
2.企业的档案管理记载企业的发展进程
企业档案的档案是指与企业发展活动相关的各种文字资料以及媒体形式的资料等。其中包括各种图纸，技术标准、规范、文书档案、科技档案、财务档案、设备档案等所有企业相关的凭据以及原始资料和数据等等。对企业的所有有价值的资料进行整理和归档，可以保证企业中各种原始资料的完整性、历史性以及可追溯性，同时也可以为企业的良性发展提供有价值的依据。
3.企业档案管理工作创新是企业发展的基础
档案管理工作的建设是国家信息化工作中的重要组成部分。丰富的企业档案信息资源是企业发展和创新的基础，而档案信息的数字化的建设是企业档案建设创新的核心内容，做好企业档案管理的工作对于促进企业经济的全面发展具有非常重要的意义，通过对企业档案的管理工作，把与企业发展的有用信息进行汇总，并为企业的经济发展和社会的发展提供依据并提供服务。
二、企业档案管理工作中存在的问题
1.从事企业档案管理人员的素质有待提高
企业档案的管理人员的素质是档案编研工作的重要因素。档案的管理工作要求档案管理人员掌握一定的档案学基础理论，同时还要有档案管理的基本常识，有捕捉档案管理信息的能力，同时也要有鉴定的档案信息的能力。而在实际的工作中，很多企业中从事企业档案管理的人员的专业水平以及日常的工作态度有所欠缺，或者有些管理者对企业档案的工作认识不到位，缺乏创新的精神和现代化的管理设备等，跟不上时展的要求。此外，在企业档案的成果编研的过程中，需要查阅很多的档案资料，没有专业技术的档案管理人员将会影响到档案管理工作的质量。
2.企业档案的分类结构不合理
虽然现阶段很多企业重视了档案工作，并进行了档案编研工作，但是仍然存在着一些分类上的问题，包括企业收集的档案门类不够多、档杆结构不够合理，以及档案质量不高等现象。这些现象严重的影响了企业档案的编研和整理工作。此外，很多企业的档案部门缺乏编研的经费，没办法及时的出版档案编研的成果，这也就影响了对企业信息研究的时效性与推广性，同时也影响了档案编研的成果的广泛利用。
3.企业档案的利用率较低
由于企业的档案关系的企业的各个时期的历史以及发展状态，因此具有一定的保密性。只是专门的为企业的研究者提供相关的服务，这也导致了企业档案所编研成果的利用率较窄，编研成果不会被大量的出版。此外，有些企业的档案部门对各种载体以及不同类型的文件归档率都不高，档案保管的措施不到位等，也最终导致了企业档案的寿命被缩短，甚至出现了丢失和损坏的危险。
三、企业档案管理工作的创新策略
1.推进企业档案数据库的建设工作
企业的档案是企业信息的资源，可以为企业的发展建设工作提供信息和保障，同时也可以宣传企业的业务等提供信息的保障。企业档案的数据库是网络信息资源的存储区域，要实现数字化的档案管理工作就要加强数据库信息的建设。尤其加强文件目录数据库的建设工作，开展企业档案资源的数字化建设，同时建设高质量的信息数据库。企业的档案工作部门要及时的抓住企业档案信息化建设的大好时机，全面开发档案信息资源的利用工作，推进档案数据库的建设，积极探索新信息时代企业档案管理的工作思路，开创档案工作的新局面。在管理工作中，充分利用网络技术手段来整理档案，可以降低企业档案整理和归档的工作量，减少工作人员的手工操作，为提高企业档案管理工作的效率而起到重要的作用。
2.企业档案信息化设备建设工作
要使企业的档案管理工作跟上时展的步伐，首先就要对企业的档案进行信息化的管理工作。要加强企业档案库房的建设、档案检索工具的改造，同时也要进行企业档案管理的各项规章制度的建设。尤其要加强且档案管理的现代化基础设施的建设，使企业的档案信息应用系统的软件进行管理，并推进计算机管理的档案的进程，最终达到提高企业档案信息化管理的水平。除了档案信息化的建设，还通过软件系统对企业所有的档案进行收集、整理、以及鉴定和统计工作，实现档案工作的自动化。此外，更要加强企业档案管理的网络建设工作，以档案部门为中心，覆盖归档单位的应用系统。
3.在企业档案管理的服务方式上创新
企业档案的管理条件和方法随着信息技术的发展和广泛应用在逐步的改善，而且利用的范围越来越广，与此同时还要注意档案管理的服务方式的改变和创新。要让企业的员工熟悉并了解档案工作，加大宣传的力度，扩大档案工作的知名度，宣传档案管理意识，逐步建立起互联网的档案服务体系，实现多渠道和多途径的服务。要对企业中的各种档案信息资源加以分类和分析，做到准确而及时地满足人们对档案信息的需求，通过服务上的创新来挖掘出企业档案信息的资源，以提高档案工作服务的及时性。
参考文献：
[1]张东梅，刘云芹.浅议如何发挥档案编研成果的作用[J].科技促进发展（应用版）.2010，10.
[2]解果梅.浅析新形势下的档案管理[J].山西档案.2011，01.
关键词：市政建设 市政档案管理 作用 问题 措施
一、市政档案管理的概述
城市化建设进程的加快及相关基础设施日趋完善，城市规划起到的作用变得愈加突出，不管是建造一个新的城市，还是在旧城的基础上做出相应的改动，又或者其他与城市建设具有紧密联系的工程建设和规划，都需要充分发挥市政工程档案的作用，为城市规划和建设提供重要的参考依据。可见，市政档案管理在促进城市建设方面起着至关重要的作用。市政档案管理工作的好坏对整个城市的运行、发展以及延续具有直接性的影响。由于市政工程中隐蔽工程占据的比重比较大，大部分设施不能从表面看见，为了防止施工中出现新旧管线相撞、挖断电缆以及挖坏下水道等问题，市政档案管理人员应切实做好自己的本职工作，为市政工程建设提供可靠的信息依据，从而实现提高市政工程建设水平的目的。
二、市政档案管理在城市建设中的重要作用
（一）市政档案管理是城镇化规划建设的重要基础。城镇化不是白手起家建新城，而是依据原有的城镇体系，拓展发展空间，完善市政基础设施等城市功能，增强城市吸纳力和承载力的过程。
（二）市政档案管理是城市建设的重要保障。城市建设必须从规划、立项到建设、验收，做到精益求精，高水平设计，高标准建设，做到件件是精品、个个是亮点。城市建设的每个工程、每个环节，都需要纳入工程档案管理，国家也明确规定了工程档案在城建工程项目建设中的重要地位。重视和加强工程档案管理，能够使工程建设和管理单位切实加强质量管理，建设精品工程，打造精品城市。
（三）市政档案管理是提高城市管理水平的重要依据。从城市道路、地下管线、桥梁涵洞和路灯照明等维护，到高架道路、城市隧道、地下轨道交通和地上轨道交通等管理，以及城市区域开发，城市管理涉及方面多、影响范围广、社会关注度高，是普遍的管理难题。
三、市政建设中市政工程档案管理存在的问题
（一）内容不全。由于档案工作的特殊性，很多建设单位存在重工程、轻档案的问题，没有形成完善的档案管理工作机制，工程档案不全等现象普遍存在，甚至有假档案、假资料等问题。
（二）收集困难。很多建设单位对工程档案重视不够，没有落实专人负责，往往以工程紧、任务重为借口，不及时形成、提供档案材料，不注重收集具有保存价值的文字、图片、音像等档案资料，甚至工程项目竣工很久也没有提供相关档案。
（三）服务滞后。很多建设单位忽略了工程档案的重要作用，无论是新建工程还是改造项目，往往没有提前查阅档案，依据档案制订工程方案，造成盲目施工。
四、市政建设中加强市政档案管理的措施
（一）健全档案管理机制。市政工程建设涉及面广，档案工作从文件的形成、收集、整理、审核到归档、移交等，需要参与工程项目的建设、设计、施工、监理等多个单位的共同努力，缺一不可。在各单位内部，要健全档案联动机制，各业务科室和项目部都要把及时上报档案材料作为本职工作的重要内容，做到普通档案资料定期上报，重要资料随时上报，所有档案全部上报的档案上报制度，切实保证档案资料的时效性和完整性。
（二）健全档案收集机制。市政工程由于时间较长、室外工作多、涉及面广、单位分散，档案收集存在诸多困难，很容易造成资料积累残缺不全。要健全档案收集机制，充分发挥各方面的工作积极性，形成共同关心档案、共同收集档案的工作合力，从源头上保证文件材料无遗漏、无差错。一方面，要强化跟踪。档案工作人员要积极、主动、全面掌握工程进度，根据工程进度.及时督促有关科室或项目部收集档案，并做出相应的技术指导。另一方面，要强化协调。对一些规模较大的市政工程，项目建设单位和档案管理部门，应高度重视档案收集工作，加强与施工单位档案员及监理等单位的联系，及时掌握工程进展情况，根据工程进度进行催收，必要时采取一定的强制性手段，避免档案原始材料的散失，确保工程档案的连续性、完整性和准确性。
（三）健全档案服务机制。市政工程档案的作用在于为城市管理提供可靠依据，市政工程档案管理的最终目的是服务城市建设、保障城市运行、促进城市发展。在具体的城市规划、建设和管理实践中，要建立健全档案审查机制，确保每个规划、每个工程、每个改造都先经过档案对接和档案审查；同时，要依托信息技术，积极开发三维市政工程档案管理系统，为各施工单位提供方便、快捷的查询服务，更好地发挥市政工程档案的基础作用、保障作用和服务作用，为新型城镇化建设和精品城市建设提供坚实基础和有力支撑。
（四）保证市政档案的延续性。随着城市发展速度的不断加快，市政工程建设为了适应城市发展的速度，需要在原有发展的基础上做出快速的更新与转变，而市政档案在市政建设过程中发挥着极其重要的作用，这就对市政档案的质量及管理水平提出了较高的要求，需要不断提高档案管理人员的业务技能和素质水平，为市政工程建设水平的提高提供可靠的信息依据。市政档案在管理过程中需要从城市发展的实际情况出发作出相应的改变和创新，如城市的点、线以及面等方面发生了较大的变化，市政档案管理人员也要在此基础上有所创新，确保档案的延续性，以便市政工程建设人员能够在实际工作过程中有的放矢，从而实现提高市政建设水平的目的。
2021年7月
前 言 方案说明
1 系统概述
应集团要求，作为集团信息一体化的子系统，按照国家档案馆“五位一体”模式标准，在档案库房建设数字档案馆系统、智能库房管理系统，逐步对档案管理进行数字化；建设数字档案管理系统，对数字化档案进行管理；提供智能化的档案资料编研工作；提高档案管理的智能化水平。系统充分利用资源和硬件设备，为各部门办公、决策信息提供利用服务。做到数据规、安全、资源共享、高效利用。
根据上述定位和按照档案管理系统工程设计要求，本着采用最佳性能价格比设备的原则，从集团的实际需求出发，充分考虑系统的整体性、先进性、经济性、可靠性和可扩展性。本设计以实用不奢华、简单可靠为原则，满足档案管理长期的需要，系统具备档案数字化系统、档案密集架系统、智能库房管理系统、温湿度控制系统、视频监控系统、门禁系统、智能灯光控制系统。
第一章档案数字化系统
1.1 系统概述
档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案部管理服务提供高效率的全面服务。
档案馆数字化系统应满足数字档案馆“收集、管理、存储、利用”等功能要求：
1、电子文件（档案）在各系统中采集、管理、保存、利用过程中的真实性、完整性、有效性；
2、参照国家档案馆《基于XML的电子文件封装规》（DA/T48-2009）的要示，采用EEP封装技术对电子档案数据进行封装，电子全文和目录信息的紧密绑定；
3、实现各系统数据的接口，包含各公司部门系统接口、零散数据接口、中间数据格式接口；
4、充分采用技术手段解决档案利用过程中的安全保证问题；
5、采用构件化、平台化开发模式确保所有应用系统的可维护性、扩展性、稳定性；
6、通过自定义功能全面实现不同类型档案的综合管理，同时通过置浏览功能，实现不同类型电子全文（TXT、PDF、JPG、TIF、MPG、FLV等）的在线浏览。
1.2 系统功能
档案管理数字化系统将实现档案著录、档案库房管理、档案接待利用信息化，档案数据、档案实体管理一体化，档案数据多媒体化，档案数据交换智能化等功能。
1、档案著录
实现综合档案部门文书档案、影音档案文件和案卷级著录，实现无实体档案（数字公文、电子等）的著录；实现档案部门代码、全宗属类、全宗和目录管理；实现著录流程、工作量和著录质量管理；实现档案定位符的分配和管理。
2、库房管理
对实体库房进行图形化，形象化管理，实时掌握库房及其容的实际状态，通过无线局域网技术辅助实现档案出入库操作和实体档案物理位置管理等工作。通过查询利用系统实现库房管理员和档案查询接待员之间的档案交接和相关登记工作。
3、档案查询利用
通过互联和局域网实现数字档案、实体档案的查询阅读、在线预约，预约的多级审核和查询接待管理，现场利用等功能；支持多种档案利用方式；可对利用过程、利用效果和利用反馈进行全程管理；支持利用者、接待员、库房管理员之间的档案交接等功能。
4、现行文件
现行文件系统是档案馆实现政务公开职能的业务系统，主要包含：文件接收、登记、保管、查询、利用和等功能。
5、档案
除具备文章和栏目管理、论坛、图片库等功能外，还应具备档案信息，档案查询、在线预约等功能；可与数字档案馆软件系统协同实现物理隔离条件下的数据交换。
6、档案数据交换
实现数字档案馆应用系统部档案数据通讯协议和技术接口，使各个应用系统之间可以通过档案数据交换系统进行可信、可靠、安全的数据通讯；
档案数据交换系统还可以与数字档案外部系统实现数据交换接口，并通过数据交换协议进行系统外部之间的档案和管理数据交换，如数字档案接收、档案信息等，实现档案管理业务与集团相关部门业务流程整合，从而完善数字档案馆扩大数字档案馆的信息共享围、。
7、音像档案管理利用
使用档案著录系统建立图片、音频和视频档案目录数据库，通过音像管理系统收集、归档和建立多媒体档案库，实现音像档案浏览、查找、统计、目录管理、数据维护等管理功能；实现音视频档案在线点播功能，允许集团部门通过档案查询利用系统进行检索、浏览、点播和下载等操作。
第二章档案密集架系统
2.1 系统概述
档案的保存日益多样化，如文字类、实物类、音像类，等等，从档案介质方面有纸质、磁介质、胶片介质等等，由于档案数量多如烟海，因此档案管理建设费用和管理费用日益成为档案发展的瓶颈所在。档案密集架就是在这种情况下不断地发展起来的。使用档案密集柜，对同样库存档案数量、库房占地面积实现可节省化。档案密集柜有手动和智能型两大类。
2.2 系统功能
档案密集架系统基本具备防水、防尘、防倒、防盗、温湿度调控(通风)、防火等功能；可以低电压操作，电气保护安全可靠；同时具备防误操作保护、红外线自动保护、安全杆紧急保护等多种保护功能，能自动锁定；系统具备烟雾报警，消防联动报警功能。
档案密集架系统在管理上具有智能化地借阅档案，自动记录，自动催还功能；能实现档案智能化查询、连续查找，依序打开；通过档案智能化管理，实现有序摆放，有序管理；档案密集架同时具备智能化故障自动检测及应急处理，自动助推，缓启动软着陆，防碰撞功能，能够提高语音提示及短消息提示功能。
档案密集架系统还应该具备应急手柄，岗位式电动操作，固定列触摸屏操作、操作台（PC机）上操作等多种操作方式；并能进行PDA系统手持电脑遥控操作。
第三章智能库房管理系统
3.1 系统概述
智能库房管理系统参照国家档案局《档案馆建筑设计规》、《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求设计，突出了档案库房档案安全保护的“八防”（即防高温、防潮湿、防盗、防火、防霉菌、防光、防尘、防虫等）要求，实现了档案库房管理、安全保护由被动人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的历史性跨越。
3.2 系统功能
智能档案管理系统为档案库房管理提供了一种高智能综合管理方案，系统重新优化集合了档案智能管理、库房温湿度控制、高压细水雾消防灭火、监视报警、门禁巡更等多个智能子系统。在这些系统中，以档案智能管理系统为中心，把库房温湿度控制、高压细水雾消防灭火集成在一个中央控制计算机的操作软件上，实现了多种操作联控、一机多用功能。消防灭火、门禁与监视报警系统仍作为能够独立工作和系统设置，同时与库房温湿度控制子系统的监控软件建立信息传递，使两者同时具有状态监视功能，一旦发生灾情或盗情等异常情况，按约定程序实现操作转移。
系统主要由以下几个系统集成组成：
1、智能库房信息集成与综合显示
智能库房系统主要是对档案库房提供全方位的管理和控制，保障库房和库房实体档案的安全，主要包括档案存储系统、档案监控定位系统、库房LED系统。各种系统之间实现数据共享，相互联动工作。
系统能实时采集库房的温湿度等数据, 对库房的实时温湿度数据，可以通过列表形式或者实时曲线图的形式进行查看。
2、档案实体管理信息集成与综合显示
馆业务系统进行整合，实现档案目录共享以及用户权限体系整合。根据档案全程管理理论实现对档案实体的流程化和智能化的辅助管理，档案实体管理包括对档案的收集、整理、鉴定、保管、二维码管理、利用及统计等业务。结合电子档案信息，实现包括实体入库的提醒、鉴定提醒、利用请求、盘点、出入库处理等业务信息的集成与综合显示。
第四章温湿度控制系统
4.1 系统概述
档案的寿命与档案库房的温湿度空气净化度密切相关。放在不适宜的温湿度空气净化度下不仅影响档案材料的保存，而且可加速其他因素对档案的破坏。据统计80%的档案的损坏就是由于温度湿度和空气净化度不稳定、虫柱引起的霉变，导致档案的破坏。为了使档案库房的温湿度空气净化度等符合档案保存的要求，需采取一定的措施，即对档案库房的温湿度空气净化度进行控制与调节。国家档案局于1987年正式颁发了《档案库房技术管理暂行规定》，对我国各类档案库房的温湿度提出了明确的规定，标准为温度14－24℃，相对湿度45－60%之间。
4.2 系统功能
温湿度控制系统由中心控制器、存贮器、通讯转换器、区域控制器、传感器及控制模块组成，所有的连接方式均采用总线制连接。传感器与区域控制器为系统的前端设备。传感器负责采集现场温、湿度及防盗、消防信号的数据，并将数据信号传至区域控制器，区域控制器接受到传感器传送的温、湿度及各种数据后进行每区域的处理、比较、显示并根据设定的温、湿度上、下限值向存贮器及上位机传输即时信号，同时向受控设备控制模块发出控制信号，控制模块接受区域控制器传来的各种信息，对空调、去湿机、增湿机、通风、净化、报警等装置进行控制，中心控制器对接受各区域控制器传来的各种信息进行比较、存储、显示、统计、整理及打印，使其可对各区域控制器发出各种指令，同时将信息通过RS485传至上位机，实行环境温湿度控制、远程监控及远程故障诊断，使整套系统自动化控制更趋完美。
温湿度控制系统能检测、存贮、显示、打印库房环境的温湿度及其它各种参数。通过对系统数据的设置、采集、比较、处理，控制受控设备工作，能自动控制各种型号的空调、去湿机等设备。主要功能有：
1、各种报警功能：系统具有防盗、消防、超温超湿等多种报警功能,并有输入输出接口。
2、通风净化功能：根据室外温湿度定时、自动开启换气净化设备，使库房空气保持清新。
3、受控设备自动检测功能：能将运行中的设备状况，即时反馈至中心控制器 及电脑,实时监测。
4、远程控制功能：通过网络，用户可在异地对库房进行实时监控。
5、管理控制软件界面直观、友好，操作方便，提供完善的查询和图表输出功能。
第五章视频监控系统
5.1 系统概述
视频监控系统作为安全管理的一个重要措施，对室的主要出入口、通道进行监控管理。在监控中心可以通过图像监控系统，监视室的主要出入口、通道的人员活动情况，如发现异常情况，可以及时知晓。这样可以防患于未然，保证各区域的安全。并可以通过录像机或数字图像存储设备进行图像记录，以备后用。
基于上述思想，拟设计了一套先进的多功能安防系统，能满足系统工程对安全、管理的要求。
本方案的视频监控系统有以下几部分组成：
（1）视频电视监控系统
（2）防盗及周界报警系统
5.2 系统介绍
视频监控系统工作原理是：在需要监视的前端现场安装合适的摄像机采集实时图像，并把这些图像信号通过网线、视频线等传输线缆将图像送至监控中心的监控主机，监控主机再把经过编译的图像信号通过监视器显示出来，这样安全管理人员不用到现场而在监控中心就能了解所有被监控场所的情况，不但可以节省人力物力，而且大大提高了安全管理的档次和效果。
图像监控系统根据其使用环境和系统功能的不同具有不同的组成形式。一般系统应由前端摄像系统、传输分配系统、控制系统、图像处理保存系统、显示系统组成。
1、前端摄像系统：前端摄像系统的作用是系统所监视的目标，即把被摄体的光、声信号变成电信号，然后送入视频监控系统的传输分配系统进行传送。该系统的核心是摄像机。
2、控制部分：控制部分的作用是在控制中心通过有关设备对系统的摄像和传输分配部分的设备进行远距离控制。控制部分的主要设备有集中控制器、云台控制器、微机控制器等。
3、图像处理系统：图像处理保存是指对系统传输的图像信号进行切换、记录、重放、加工和复制等功能。主要设备有：视频矩阵控制器、硬盘录像机、电脑硬盘。
4、图像显示系统：为方便管理者及时、迅速直观的监视各个被监控的区域，设计采用液晶拼接屏作为主要的图像显示方式。
第六章门禁系统
6.1 系统概述
门禁系统使用MAFIRE非接触式IC卡。通过门禁系统，可以实现对人员权限的明确限定，无论是内部人员或外部人员，都可以通过对权限的设置，清楚的界定可以自由进出的人员，并对人员的进出情况进行记录，以备查询。极大的解放了人员管理的压力，并可达到在提高安全度的情况下节约人力的效果。
6.2 门禁功能
为进一步加强安全管理，安装智能门禁系统，经过技术处理的IC卡可做为开启门禁的“钥匙”，并可记录进出人员信息等情况，便于实时管理与安全防。门禁系统可集成在整个安防系统中，与其余各个子系统进行联动。当有人没有通过身份验证而非法进入时，门禁系统就会会通过联动的报警系统进行报警，那样就可以及时对发生的情况进行处理。
第七章智能灯光控制系统
7.1系统概述
智能灯光系统是对灯光进行智能控制与管理的系统，跟传统照明相比，它可实现灯光软启、调光、一键场景、一对一遥控及分区灯光全开全关等管理，并可用遥控、定时、集中、远程等多种控制方式，甚至用电脑来对灯光进行高级智能控制，从而达到智能照明的节能、环保、舒适、方便的功能。
关键词：信息时代；办公室档案管理；创新研究
信息时代的发展为办公室档案管理工作带来了契机也带来了挑战。信息化的档案管理方便了各种信息的存档和记录，但同时也对办公室档案管理工作提出了更高的要求。办公室档案管理要充分利用信息化和自动化的平台来完善相关方面的工作，从而更好地顺应信息时代潮流的发展。这就要求在管理办公室档案时，要充分发挥人的主观能动性。创新办公室档案管理一方面能显著提高工作效率，另一方面能够很好地实现资源的优化配置，有效地节省人力、物力和财力。
1 信息化时代下档案管理工作概述
1.1 档案管理信息化的概念
档案管理信息化是指将信息技术应用到接受、采集、保存档案信息的管理过程中去，并提供档案信息资源的利用服务。总的来说就是从传统的实物记录存档转变成现代化和数字化管理。这种管理工作必须在档案行政管理机构的统一组织和规划下进行。
1.2 档案管理信息化的特点
档案管理信息化的特点主要表现在三个方面。首先，档案管理信息化工作的进行必须遵循档案管理行政部门制定的法律法规和相关政策。其次，档案管理信息化的表现形式由传统的实物存存档转变为电子档案。政府、企业和事业单位走向信息化管理的标志就是存档载体由实物向电子的转变。最后，档案信息化管理较传统的档案管理具有不可比拟的优势，信息化管理实现了档案信息资源管理的数字化和网络化，在很大程度上提高了档案管理的工作效率。
1.3 档案信息化管理建设的任务
档案管理信息化建设的主要任务是利用现代信息技术开发和管理档案信息资源。在档案行政管理机构的统一组织和规划下，结合现代信息技术，提高工作人员的信息化管理水平。现代信息技术不仅是一种提高档案管理工作效率的方法和手段，更是管理档案必不可缺的一种载体。
1.4 档案信息化管理建设的内容
（1）基础设施建设
完备的软件和硬件基础设施是实施档案信息化建设的重要前提条件。档案信息化管理的最终目标是建设一个全国统一的档案管理信息平台。为了更好地实现这个目标，在进行档案信息化管理时，必须保证基础设施的建设，为档案管理信息化提供保障。
（2）标准规范建设
标准规范建设是档案管理信息化建设的根本。建设档案信息化管理的标准规范，就必须结合我国具体国情及实际，这就要求各个单位档案管理部门要充分调研实际情况，在结合已有的通用规范的基础上，探索出一条合适的标准规范。
（3）档案信息资源建设
档案信息化管理的重要任务是档案信息资源的建设。档案信息资源的建设必须同个单位的管理信息库、数字档案馆和公共档案信息资源库的建设相统一。再次基础上的档案信息资源，将是社会发展不可或缺的重要资源。
（4）应用系统建设
档案信息化建设必须要有相应的技术作为支撑才能顺利持续地进行。技术的表现形式就是应用系统，它应该能满足功能设计和标准兼容。应用系统所采用的软件应尽量产品化和通用化，这样才能更好地实现统一。
（5）人才队伍建设
不管是什么样的工作都离不开人的操作。档案管理信息化的过程同样需要人去完成。人才队伍的建设对档案信息化管理工作具有重大意义。不同行业的档案管理所需的专业知识不同，因此要有针对性地进行相关行业的业务培训。除此之外，计算机应用知识是信息化管理通用的必备知识，档案管理的信息化的进行要求人才队伍的信息化水平得到不断的提高。
2 信息化时代下档案管理面临的问题
2.1 规划和设计滞后
规划和设计落后是信息化时代下档案管理所面临的首要问题。由于档案信息资源的生成和管理受空间地域的影响，在权限、资金和规范方面都存在一定的局限。在这样的背景下很难制定出全国统一的规划方案。再加上档案信息化进程中由于自身的变化导致档案资源信息化管理系统的设计具有相对不确定性，难以实现一体化管理。
2.2 工作理念滞后
传统的档案管理理念更注重对档案的收藏，往往忽视了档案的实用功能。这种理念是一种狭隘的思想。信息时代下的档案管理，信息量大且实用性强，工作人员对档案的管理工作还应树立服务意识。服务对象不仅仅是领导，服务范围不仅仅是内部。从领导到基层，从内部到外部，这些都是工作人员应该与时俱进的理念。
2.3 管理方式落伍
传统的档案管理工作，信息的存档是通过工作人员手工编辑进行的，这种存档方式具有两个弊端，首先，无法及时完整地对档案资料进行归档整理。其次，在检索资料时效率低下，很难发挥档案信息资源应有的作用。
2.4 工作队伍整体素质偏低
传统的档案管理工作，其工作人员往往是那些闲置人员进行的，她们只会简单的电脑操作，对于相关软件的使用并不精通。档案信息化管理不仅要求工作人员要具备基本的计算机操作，还应熟练操作某个专业的软件。不同的行业和专业，其档案管理工作中所要求的专业知识也不相同。因此，档案管理信息化应提高工作队伍的整体素质，加大培训力度，培养合格的专业的档案管理人员，从而提高档案管理的工作效率，以便更好地实现档案信息资源的作用。
3.信息化时代下档案管理创新的对策
3.1 创新思想观念
革新档案管理理念，就必须在重视档案收藏价值的前提下加大对实用价值的重视力度。信息时代下的档案管理，要求工作人员的观念必须与时俱进，要有现代创新意识，注重档案的实用价值，为社会提供更优质的档案信息服务。
3.2 创新优化服务
创新优化服务首先是要构建网络服务平台。传统的档案管理方式滞后，手工编辑的存档不利于档案的利用，提取相关信息必须到档案部门进行搜索和查询，耗费人力和物力，工作效率及其低下[3]。如果构建统一的网络服务平台，就能实现资源的利用不受时空的限制，不管何时何地都能通过相关验证信息对档案资源进行提取查询。构建好了网络服务平台，就要加强对电子档案资料进行自动化管理。即电子资料的自动化上传和整理。上传的电子档案资料可通过下载来实现其实用价值。
3.3 加强档案资料的保密工作
现代信息技术为档案管理信息化提供了便利，同时也带来了风险。先进的信息技术对档案资料的保密工作带来了隐患。因为在计算机操作过程中，很有可能由硬件或软件设施故障导致信息丢失，或病毒泄密。因此，必须加强档案资料的保密工作。
4 结语
档案管理在企事业单位运行过程中发挥了重要的作用，为了顺应信息化时展的潮流，我们必须创新信息化时代下的办公室档案管理工作，实现档案管理的现代化和数字化，在此基础上建立全国统一的档案信息管理平台。创新档案管理工作必须从创新思想观念做起，注视档案的实用价值，创新服务意识，让档案信息资源更好地、合理地服务社会。
参考文献
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[3]李成. 论信息时代档案管理工作的创新与实践[J]. 电脑知识与技术，2013，31：7154-7156.
知识管理即一个知识系统，主要包含人文与技术知识，我们要先从中获取，加上自身创造，整合，然后记录，以及不断更新等诸多过程，最终目的是为了不断创新知识且回馈到知识系统里面去，不断积累，为构建出一个量化和质化的知识系统打好基础，并形成一个永久的循环体系，知识管理是对领域里面的新事物进行管理，通过知识的共享来创新，在创新的过程中求发展，更有利于应对社会政治、经济的变化，更重要的是可以促进自身的发展。我们知道知识管理最先推广实行是在企业中，但是它融合了多种多样的科学结晶，是具有前瞻性的，渗入到其他组织机构是必然趋势，只是时间上的问题，知识管理作为一种管理理念出现在21世纪90时代初，更好奠定了以后被广泛应用的基础。
二、档案管理中知识管理的重要性
档案是一种人们通过实践，在过程中不断沉淀、积累出具有保存意义的信息符号，它是知识信息得到传播的一种重要形式，是显性知识的一种代表，具有一定的权威性，但是现在的管理模式还是较落后，多数使用的是立卷式保存，这种传统的管理方式显然已经不能顺应社会发展趋势，终将被淘汰。知识管理在档案管理中有着十分巨大的作用，主要有以下两点:
（一）知识管理对拓展档案管理的领域有显著作用。
传统的档案管理，主要以文件、图书、报纸等为基础，人们过分注重把它们一一的区别开，这样只会限制了档案管理的范围，导致我们把重点放在对历史记录的保存上，停滞不前，不能利用现有的档案信息。知识管理恰恰相反，它将一切记录的载体都涵盖在管理范围内，强调知识的应用和共享，这样极大的拓宽了档案管理的领域。
（二）知识管理可以使档案管理的价值得到提升。
传统档案管理一味的关注档案的安全性，有没有被损坏，使档案的真正作用大打折扣，很大程度上并不能满足用户对于知识的需求。知识管理通过现代的、智能的手段，运用现代信息技术，使用户可以更便捷的汲取信息和知识，更迅速的促进知识转化成为社会价值。
三、如何把知识管理应用到档案管理中
（一）充分利用知识管理，加强创新思维。
创新思维在现代社会是一个不可或缺的条件，知识管理要求我们摒弃落后的思维模式，与时俱进，将档案中的信息与网络相结合，不仅能让档案中的原始信息传递出去，还可以更深层次的了解档案知识所涵盖的其他内容，举一反三，全方位的管理资源。在知识管理中，还要注重知识的高度共享，一百个人有一百种想法，档案中的知识可以提供给不同的人，通过知识的传递、共享还有交流，从而产生新的知识。完全打破了在知识管理中的局限性，知识资源完全开放，每个人都有可能从他人那里得到意想不到的启示，从而为社会的发展做出更大更好的贡献。
（二）强化档案管理人员的自身修养。
档案管理工作者中存在很多问题，专业技能不熟练，知识匮乏，管理者自身的素养不高，这都取决于没有专业的培训，管理人员思想落后，还停留在传统的知识管理模式。档案管理部门想要良好的运作，就必须要掌握最新的档案管理技术，只有注重人员的培训、继续教育，形成一种互利互惠的文化氛围，注重加强人员之间的情景演练，才能在档案管理人员日后的工作中，把最新的管理模式带来工作中来，利用现代信息化技术把档案管理与知识管理结合在一起。
（三）加大对人力和技术创新的投入。
研究者们往往只看到了在知识管理中需要高昂的代价才能彻底施行，但是他们也忽略了施行之后，让现有的部门和人员得到有效利用，所降低的成本和风险。档案管理的很多设施并不健全，保存环境大部分都老化陈旧，为了加大知识管理在档案管理中的应用，就应加大投入，无论是人员，还是环境，只有这些条件得到改善，才能更好的推进档案管理现代化的步伐。还要加大对人力资源的投入，把知识管理人员和档案管理结合起来。从而带动计算机信息技术在档案管理中的使用，使档案管理更加有序化、完整化。
四、结束语
步骤
流程
内容概述
备注
1
离职申请
员工在正式离职前必须提前一个月向上级领导提出离职申请。
若在试用期内离职，需提前一周提出离职申请
2
离职面谈
员工提出离职后，人事部则应与其进行面谈，了解离职的具体原因和情况并进行协商。
3
离职审批
若协商不成，则需将员工离职事宜告知各部门，以便完成离职手续办理。
4
工作交接
离职员工手头工作、材料等都需做好交接，交还相关办公用品（如：笔记本电脑等）。
5
费用清算
结清工资，迁移社保、公积金等。
6
离职材料
若劳动合同未到期，需签订劳动合同解除协议，并按要求开具员工离职证明。
7
档案修改
在员工离职后员工档案管理相关部门需及时修改相关资料文件。
员工离职操作流程（辞退——正式员工）
步骤
流程
内容概述
备注
1
提交辞退申请
由部门提交辞退申请，人力资源部分析辞退原因，并参照相关法律规定确认是否属于违法辞退员工。
补偿事宜需根据实际情况而定
2
辞退面谈
就辞退原因及补偿等事项进行面谈和协商。
3
正式辞退
下发“辞退通知书”。
4
办理离职手续
交接手头工作，交还相关办公物品（如：笔记本电脑等），并签订劳动合同解除协议。
5
费用清算
结清工资和补偿，迁移社保、公积金等。
6
档案修改
在员工离职后员工档案管理相关部门需及时修改相关资料文件。
员工离职操作流程（辞退——试用期）
步骤
流程
内容概述
备注
1
提交辞退申请
部门认为不合适的员工可以提交部门辞退申请，并根据员工实际情况提供辞退或调岗建议。
补偿事宜需根据实际情况而定
2
调查核实
人力资源部在收到部门辞退建议后需核实员工是否满足试用期内辞退条件。
3
辞退预谈
相关部门应根据核查结果、辞退原因等进行辞退预谈，或根据员工情况和意愿进行调岗。
4
正式辞退
在辞退预谈或调岗试用后，仍不符合录用要求，则向员工发出“辞退通知书”。
5
办理离职手续
交接手头工作，交还相关办公物品（如：笔记本电脑等），并签订劳动合同解除协议。
6
费用清算
结清工资和补偿，迁移社保、公积金等。
7
关键词：高校；基建档案；管理；对策
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：
随着国民经济的快速发展，我国的高等教育也得到了飞跃式的成长，科教兴国，教育的育人理念的不断深入与高校现代化要求的加大，高校基建工作大跨步地展开，高校基建档案是对它的全程记录，在基建工程的统筹建设中具有极其重要的借鉴和指导价值，成为不可或缺的组成部分。自从我从事这个基建档案管理的工作以来，根据我自身工作经验以及对各高校的基建档案管理现状的了解，目前高校基建档案工作不尽如人意，管理不系统，有些资料严重缺失，这不仅对基建工作历史记录的完整性的严重破坏，也不能为今后基建基础设施的实施提供合理的资料，使得基建工作依旧处于摸索的初级阶段，成为高校基建管理工作发展的瓶颈，很难实现行之有效且符合高校基建档案管理自身特点的管理工作，与此同时，最大限度地提高建设资金的投资效益也成为空谈。基于此种情况，我对高校基建档案的思考与讨论工作就此谈一下看法。 1高校基建档案内容概述及特性 所谓的高校基建档案就是指高校在基建管理和基建工程项目从筹备、决策、立项、审批、勘察、招投标、设计、实施、监理到竣工交付过程中，直接、间接形成的具有保存利用价值的文字、图表、图纸及声像等不同形式的文件资料。它是校园各种建筑物、构筑物、管网等建设工程的规划、设计、施工、使用、维护和检修等活动的直接记录，也作为对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建的依据和凭证，成为高校档案中不可缺少的重要组成部分。内容分为依据性文件、基础性文件、工程设计文件、招投标文件、工程管理文件、施工竣工验收文件、基建财务文件、监理文件等类。 从定义和内容看，除了具有一般档案的原始记录性、信息性、价值性等普遍特点外，还具有自身独有的特点。这些独有的特点决定了基建档案的作用是不可估量的，具体表现在以下几个方面： 1.1历史资料的作用
高校基建档案用大量的文字和数据，如实地记载了校园基建工程从立项到竣工、交付、使用及运行管理全过程的情况，客观地反映了项目总体规划、实施计划、构建设计、组织施工、后期改建等方面的情况，真实地提供了投资计划、预算、决算等落实情况。一套完整的基建工程档案，除了有大量的文字、数据记录外,还有相应的一系列的图纸、表格，给人以具体、直观、形象的展现。因此，在具有一套完整基建档案前提下，再现某项基建工程全面貌的工作就显得轻而易举。 1.2历史凭证的作用
基建档案在记载一项项基建工程的同时，还记载着学校的总体布局和远景规划。记录历史的文字、数据、图纸、照片等不仅是人们进行社会实践活动的真实的历史反映，也是考究高校基建工作历史和研究高校基建工作前景的科学依据。通过连续的、整套的高校基建档案，我们可以清晰地了解不同时期、不同地区的高校基建状况，并从中描绘出基建工程的发展历程，是对前期基建工作历史概述的有效凭证。 1.3对以后的基建工作起到参照作用
基建工程的各种统计、报表、维修、扩建、改建等离开基建档案都将寸步难行。基建工程设计档案一般已经过了施工考验，承受了实践的检验。重复利用或参考这些图纸和资料，吸取精华、去其糟粕，不仅可以加快速度，还可以提高设计质量及经济效益。2当前高校基建档案工作存在的一些主要问题
高校基建档案管理工作随着基建模式的转变，内容越来越繁杂。高校基建档案工作面临的瓶颈问题没有本质性的变化，依旧集中在基建档案自身收集、归档、查阅、管理以及工作人员素质等方面。具体问题有以下几方面：
2.1思想上不重视一直以来，基建档案在高校档案管理中是较不受重视的类别，高校的基建工程部门以及主管领导对基建档案管理工作的认识远远不够，档案部门的宣传力度也很局限，学校基建部门也往往重视不够，在基建档案管理上花的时间和精力相对较少。造成一些基建管理人员档案管理意识淡薄的思想。建筑物竣工后，竣工资料随便锁进自己的柜子，以方便自己查阅。由于人员的更换，非常容易出现资料遗失、不完整、破损的现象。
2.2基建档案管理人员不专业
基建项目的形成是一项周期性长、专业性强、完整性高、涉及多部门的工作，在每一步基建过程中都有大量的材料产生，面对如此多且繁杂的材料，收集就需要格外的细心和专业，这就对基建档案管理人员有相当高的要求，不仅要有专业素养，还要热爱档案管理工作，然而，目前符合这种要求的基建档案管理人员比较缺乏，是基建档案管理工作中的绊脚石。 2.3归档的基建档案质量不高
根据平时归档，整理的基建档案材料中暴露出来的问题是基建档案材料普遍质量不高，如图纸的整齐程度、清洁程度等。还有一些归档材料或图纸上随意使用铅笔、圆珠笔及红色、纯蓝墨水等不符合归档要求的笔墨书写，有的材料被多次涂改，字迹模糊不清，有些图纸不是原件，而是复印件。竣工图编制不规范，竣工资料不全。竣工图没有加盖竣工图章，竣工图中相关责任人审核签署漏缺严重，竣工图章不符合规格，存档图纸不全，或者被磨损严重，不能真实准确反映工程实体的实际情况。
2.4基建档案归档不够完整
基建档案缺失大体分为：一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全；项目招投标过程中，由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失；施工单位对在施工过程中所形成的，具有不可见性的相关档案材料，如隐蔽工程设施图、地下管网等，在收集时的疏漏或缺失；有些基建档案管理人员忽略对全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料，造成基建档案的成套性、完整性存在缺陷；严重影响到以后的使用查阅。
3完善高校基建档案管理的对策
（一）领导重视是做好基建档案管理工作的关键
学校主管基建的领导、基建部门以及工程管理人员应充分认识到做好基建档案管理工作的重要性，尤其是校领导要重视和支持。只有领导加强对基建档案建设意识，确立基建档案管理工作的重要性，建立完善的基建档案管理组织体系和制度体系，实现规范化的管理。
（二）增强学校基建部门收集档案的责任感
只有提高档案管理意识才能做好基建档案管理工作，学校要建立以基建处为责任主体的组织机构，明确基建档案管理人员。基建部门作为基建管理者和基建档案的形成者，应有专门负责人分管此项工作，并有专职档案员负责收集资料。基建工程初始就与建立档案同步进行；工程建设过程要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行；工程竣工验收与提交一整套合格的竣工图同步进行。
（三）加强基建档案管理人员业务培训
档案管理部门应有针对性地加强基建管理人员的业务培训，学习相关理论知识，领会现代化管理的标准。档案管理人员不但要了解基建专业基础知识，更要熟悉工程项目建设流程，知道基建档案中四大部分资料即工程准备阶段资料、监理资料、施工阶段资料和工程竣工阶段资料是如何收集和整理的。项目施工过程中，基建部门工地代表要注意工程变更，及时查验、监督监理和施工单位做好技术变更记录和竣工图绘制。监理单位和施工单位要把完整的、系统的、准确的施工变更数据和有关信息及时反馈给工地代表，确保基建竣工档案是准确的第一手资料。
（四）逐步完善基建档案现代化管理
随着高校办公系统信息化与网络技术的普及，高校档案馆的管理模式也在逐步现代化，基建档案归档形式必须更新。因此，高校基建档案管理工作，必须从传统手工作业方式向信息化管理过渡。采用科学、先进的应用软件进行档案信息的存储和利用，传统的纸质载体档案材料通过计算机信息系统管理转化为可以自动检索、网络化运用的技术。设计单位提供的设计成果除纸质的蓝图还要有电子版图纸；施工单位的工程变更可以直接在电子图纸上修改、标志，交存电子版竣工图纸；与建设有关的文件进行电子存档，建立电子目录。建筑项目的相关信息如工程名称、立项批文文件、工程规划建设许可证号、工程施工许可证号、施工单位名称、合同价、审计决算价、交付使用时间、竣工面积等内容，以建筑物为单位，逐一形成电子表格。在后期档案使用时可以直接检索、统计和查阅，同时可以实现远距离传递档案信息，提高工作效率。
参考文献：
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一、集中式档案管理概述
集中式档案管理是指档案集中储存收藏的管理方式。根据我国法律规定，制定的合理有效的档案保管体制，即将国家档案统一收归国家管理，任何其他单位不得拥有，所有国家档案都是对我国历史的见证，是我国不可或缺的宝贵材料，它们一直都在默默地为我国的发展贡献着力量。如果说国家集中式档案管理是一栋房子，那么基层集中式档案管理则是建造房子的砖瓦，换言之，基层集中式档案管理是基础，是必不可少的一部分。在基层档案管理中，各式各样的档案想要按照合理有序的方法进行管理，就必须将各种档案整合起来统一管理，然后逐级分层，通过有效的方式方法达到档案的集中式管理。
二、集中式档案管理体制的意义
（一）集中式档案管理体制对国家的意义。集中式档案管理在我国档案管理体制中是最为核心的一部分，是我国发展的基础支撑。集中式档案管理体制的诞生，结束了我国长期以来复杂而没有效率的档案管理方式，并且为我国档案管理体制的发展奠定了基础，为实现档案管理体制改革迈出了坚实的一步。《档案法》指出，统一有效的档案管理方法对于我国档案管理体制具有积极意义。
（二）集中式档案管理体制对社会的意义。在我国社会迅速发展过程中，不乏會出现各种各样的档案材料，然而合理有效地对这些档案进行管理是一项长期而艰巨的任务。只有完成了这项复杂而繁重的任务，才能对社会发展和进步进行有效的反思和分析，从反思分析中汲取精华血液，使之渗透融合到社会发展的大动脉中，使之取之不尽，用之不竭，为社会发展提供持续且有效的新鲜力量。
（三）集中式档案管理体制对企业的意义。随着我国科学的发展和科技水平的进步，我国企业依靠着健康的国家政策和科技水平飞速发展，在发展的同时，对集中式档案管理的要求也随之增加。一个企业，如果没有合理有效的档案储存管理方法，就不能在众多竞争企业中脱颖而出，就会迅速失去企业竞争力，从而导致企业破产重组。因此，集中式档案管理体制能促进企业的进一步发展。
三、集中式档案管理体制的具体做法
（一）建立健全档案法规。近年来，我国对于档案的法律法规缺乏统一要求，建立健全档案法规体制迫在眉睫。我国各行各业都有自己的档案管理办法，在制定行业和部门档案管理办法上没有对其深入进行研究和探讨，只是从根本的利益出发，从而导致了各项档案杂乱无章，如若长期执行可能会出现档案丢失、遗漏等问题。因此，构建统一合理的档案管理法律法规是档案管理体制中最为重要的一个环节。
（二）档案管理部门应优化合作。档案管理部门是对档案进行分类、分层、分专业管理的主要行政机关，然而，分散式管理并不能有效地针对档案类型和用途进行合理的分类，所以，档案管理部门需要通过团结协作，对档案进行整合分析，进而实现合理有效的档案管理。在各管理部门之间，实行统一领导、统一管理制定等政策，使部门和部门之间能够进行统一的沟通，优化各档案管理部门的合作，为合作提供便利畅通的桥梁。
（三）规范档案管理工作。档案管理工作是繁琐而又重要的，因此，规范档案管理工作是集中式档案管理体制的重中之重。提高档案管理工作人员的综合素质，优化档案管理工作的程序是规范档案工作的有效途径。了解学习并且严格依据我国《档案法》进行档案管理工作，进而通过对《档案法》的深入学习，更好地保证档案管理工作的规范性和有效性。
（四）促进档案的现代化管理。随着信息时代的到来，档案管理也向数字多元化发展，档案管理的重心也由传统管理向数字化管理转移。利用信息技术对档案事业进行集中式管理，利用数字资源的完整、迅速的传输速度，对档案进行实时、有效的管理。档案的现代化管理不仅传输方便，而且还能有效的增加档案的搜索速度，减少整理、分析档案的时间，增加档案管理工作的效率。因此，集中式档案管理应采取多元的现代化技术，利用数字信息的真实、完整、可用和安全，提升档案工作的效率和服务能力。
1 档案管理概述
随着当前信息化技术的普及，提高事业单位的工作效率成了事业单位面临的重要问题，这就对事业单位的档案管理工作提出了一定的要求。档案管理工作作为事业单位工作的一项重要组成部分，对事业单位内各个部门的协调发展有着直接的影响[1]。在我国社会经济的飞速发展和计算机技术创新双重作用下，档案管理也朝着信息化和高效化方向不断发展，这使得档案的查阅和管理工作更加的便捷有效。但是现如今大多数的档案管理部门仍然按照传统的方式进行档案的管理，这在一定程度上阻碍了市场的顺利运行和发展。档案的管理业务在市场中属于一种经济联系发展的产物，在社会和事业单位发展中都有着不可替代的作用，同时也是市场重要价值的体现[2]。近些年来，我国经济和技术的不断发展，使得单位受到市场经济的影响越来越大，要想提高单位的档案管理就必须顺应时代的发展趋势，创新管理手段和方法，并根据单位内档案管理的现状来进行有效分析，并从中找到问题的解决对策。
2 档案管理中存在的问题
（一）管理人员素质不高
现阶段大部分事业单位管理人员开始重视事业单位的档案管理工作，但是从总体上看，事业单位的档案管理仍然没有实现应有的价值。从根本上分析其原因，主要是由于档案管理人员的素质较低，业务水平和专业素养不高。尤其体现在档案的管理和分类等工作中，由于其业务能力的限制，部门在档案管理的分类工作上做的不到位，这就对档案的查询工作也造成了一定的困扰，需要花费更多的时间在档案信息的获取上，这对单位工作的整体效率造成了严重的影响。
（二）管理制度不健全
要想推?邮乱档ノ坏牡蛋腹芾砉ぷ鞲?顺利进行，就必须健全档案管理的制度，制定切实可行的规章条例来实现档案的高效管理。事业单位的档案管理工作主要包括档案收集、档案的分类、档案查阅的规定、档案保管的期限设定、介质区分等方面。由此可见，从资料的产生和使用这一周期中，档案的管理工作贯穿始终[3]。但是目前大部分的事业单位还没有建立单独的档案管理资料储存室，更加缺乏相应的档案管理系统，导致管理的机制混乱。
（三）档案管理方式和技术落后
事业单位现代化信息管理中存在的较大问题是，大部分事业单位还在沿用传统的档案管理方式，在管理过程中存在着工作效率低下和管理不到位的问题。随着我国经济和技术的双重进步，档案的管理开始出现越来越多的种类，档案的管理工作也更加的复杂化。这对档案管理者和管理技术提出了更高的要求，而传统档案管理方式对事业单位档案管理带来了一定的阻碍。
3 档案管理措施
针对事业单位中档案管理存在的问题，需要采取对应的管理措施，以改善档案管理，提高档案管理水平，更好的满足事业单位的发展需求。具体的档案管理措施如下：
（一）提高档案管理人员的专业素养
针对事业单位的档案管理人员，事业单位应当积极的组织相关技能培训课程来增强工作人员对事业单位档案管理的灵活性和专业性，充分的利用最新的专业技巧和理论等知识来加强人员的培训[4]。除此之外，档案的管理人员也应该努力并自觉地提高自身的专业素质和职业的道德水平。全面的了解和把握档案管理职位的要求，在此基础上努力的改正自身不足之处，提高自身的工作能力，做好本职工作。增强档案管理人员的职业道德，严格遵守相应的规章制度，从而最大程度上维护事业单位的利益。
（二）树立正确的档案管理意识，构建事业单位档案管理机制
任何的工作如果不能及时的更新工作观念，就无法跟得上时代的进步，造成工作效率的低下，最后被社会所淘汰，档案管理的工作也是这样[5]。因此，档案的管理人员必须要根据当前时展的实际情况来更新工作理念，并且对先进的档案管理模式和方法有一定的了解，帮助管理者创建新的管理机制，并积极的参加相关培训和讲座等活动，增加日常管理工作的时效性。此外，相关管理部门应当设置专门的档案管理的岗位，设置专门人员进行档案信息的录入、档案收集、信息修改、信息核对和更新等一系列工作。完善档案的管理制度，以授权形式来约束档案借读和查阅等情况，增强档案信息的保密性质，防止重要信息出现泄漏情况。同时应当建立一个上下衔接的档案收集系统，来保证档案管理的工作落到实处。
（三）合理利用先进的信息技术
档案管理工作的作用任务就是为用户提供优质服务，而服务的好坏对档案管理工作的发展有着直接的影响。因此，档案的管理人员有责任对档案的管理服务进行创新[6]。档案管理工作在进行创新的时候，必须要以现代的计算机技术作为依托，充分地对服务空间进行有效开发，保证服务层次和质量的提高，以最大程度地满足读者对信息查询的需求。为了能够保证读者问题的更好解决，档案的管理人员需要具备一种创新意识，发挥现代的先进科技设备的真正作用。以前传统的档案管理都是采用的纸质印刷品进行资料的储存，但现在，计算机技术的进步促进了储存方式的改变，大部分的档案管理部门都是采用声像、光盘、磁介质等工具进行的资源管理。这就要求档案馆需要对服务进行相关转变，以适应社会的需求。
