时间：2022-04-03 23:46:50
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇会计档案，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：
会计档案是会计核算的专业资料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。会计档案包括会计凭证、会计账薄、会计报表及实现会计电算化后的储存软件等。会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是机关、企事业单位的重要档案之一，它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要利用价值。因此，“加强会计档案管理，充分发挥会计档案作用”这项工作非常重要。
一、 会计档案的特点
会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，但是由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点：
1、 来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。
2、 内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专业手段。通过这种专业手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。
3、 形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。
二、 会计档案的作用
1、 依据作用。会计档案是会计分析和会计核查的主要依据。无论在制定经济计划，进行经济活动可行性研究，作为经济活动决策等都需要会计档案提供大量信息。以便得到可靠的数据和可行性资料，为国家经济建设发展和单位生存与发展提供准确的数据。
2、 凭证作用。会计档案可以作为事后考查某个会计事项的书面证明。会计档案，尤其是会计凭证，既是记录经济业务，明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。同时明确经济责任的依据，又是登记账簿的依据。同时，通过会计凭证可以查明各项经济业务是否符合有关政策、制度，防止违法乱纪的事情发生。
3、 史料的作用。会计档案是研究经济、财政、财务历史的可靠系统资料。它可以反映出一个地区经济发展的历史过程，反映出一个单位财务收支和生产经营活动的历史面貌，还可以反映出不同时期、不同年度活动的特点。所以会计档案可以为一个地区、一个单位的经济、财务、历史奠定了史料基础。
三、 会计档案管理工作中的问题
1、 会计档案管理制度不健全。有些单位的财务部门，领导对资金的管理比较重视而对会计档案管理不够重视，没有建立一整套会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，会计档案管理工作无章可循。
2、 会计档案装订不规范。在财务部门，一般都是由管理会计档案的人员装订会计凭证，而有的会计档案管理人员装订会计档案不够认真，不仔细，装订不整齐，粘贴不牢固；有的装订将摘要压进去，还有的装订松散不结实，随时都有掉页的可能；有的装订每册凭证的薄厚不均匀。凡此种种，会计档案存放时间一长，就会有散失、缺损。
3、 会计档案的存放场所不妥当。有的单位的会计档案没有做到妥善保管，存放无序。有的存放麻袋里、木箱里、黑暗潮湿的地下室或仓库里，以至于使会计档案受潮受损、发霉或被鼠药、虫蛀，降低了会计档案的寿命，达不到规定的会计档案保管期限。
四、 会计档案管理的要求
1、 制定会计档案管理制度
为了管理好会计档案，各单位的财务部门的领导和会计档案管理人员，应该在思想上提高对会计档案管理工作的认识，充分重视这项工作；应当按照国家财政部和档案管理局颁布的《会计档案管理办法》的精神，结合本单位的实际工作情况，制定本单位会计档案管理制度，对会计档案实行科学化管理；在制度中应当明确规定会计档案的立卷、归档、借阅办法、保管期限、鉴定销毁、档案移交等等，以便会计档案管理工作有章可循，使会计档案管理工作走上科学化管理轨道。
2、 做好会计档案的装订立卷工作
会计档案的装订立卷是会计档案管理工作的起点，是会计档案管理工作基础和前提条件。因此，会计档案管理人员必须高度重视会计档案的装订立卷工作，增强管理好会计档案的责任感。按照《会计档案管理办法》中“各单位每年形成的会计档案，都应由财务部门按照归档要求，负责整理立卷或装订成册”的规定，认真装订好每一册会计凭证。首先应认真检查原始凭证是否粘贴牢固，是否压住了摘要的文字，每册的装订厚度是否大体一致等等。在此基础上要将会计凭证装订的既要整齐结实又要美观。
3、 健全会计档案借阅手续
《会计档案管理办法》规定：“当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由单位的财务部门保管一年。”因此，为了妥善管理好会计档案，防止会计档案丢失，各单位的财务部门应建立严格的会计档案借阅手续。财务部门内部的会计人员借阅会计档案，可直接向会计档案管理人员借阅；本单位其他人员和外单位人员必须及时登记，并注明借阅人姓名、时间和会计档案名称，然后由借阅人签字。借阅人归还会计档案时，会计档案管理人员要认真检查其完好性，看其有无涂改、损坏，防止会计档案在流动过程中散失、缺损、抽换或任意销毁，确保会计档案的安全和完整，确保秘密文件不丢失、不泄密。
4、 认真做好会计档案移交工作
按照《会计档案管理办法》中“财务部门和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案管理部门，不得自行封闭保存。档案管理部门必须按期点收，不得推诿拒绝”的规定，各单位的财务部门应将保存一年期满后的会计档案及时移交给单位档案管理部门，并认真办好交接手续。
（1） 财务部门应编《会计档案移交注册》一式两份。
（2） 但按管理部门对移交的会计档案要认真清点，凭证要逐册逐号清点查对；账簿应按照记账要领逐项核实；还应该对报表中是否缺少报表分析等备案材料进行认真检查，做到账表相符、账账相符，保证会计档案的完整真实。
（3） 对归档的会计档案，原则上应保持原卷册封袋。需要重新拆卷，应与经办的会计人员共同整理，以分清责任。
（4） 单位的档案管理部门对财务部门移交来的会计档案清点无误
后，交接双方应在《会计档案移交注册》上签字，双方各保存一份。
5、 做好会计档案的鉴定与销毁工作
会计档案的鉴定和销毁就是按照一定的原则标准，对 超过保管期限的会计档案，重新评估其价值，剔除失去保存价值的会计档案，予以销毁。鉴定和销毁会计档案工作是整个档案管理的重要环节，是科学管理和开发会计信息资源的坚实基础，也是一项科学性、组织性很强的工作。具体要做好以下几项工作：
（1） 由本单位档案管理部门提出鉴定意见，会同会计部门共同组成
鉴定工作小组，逐册、逐页进行鉴定，对确无保管价值的会计档案编制销毁注册。
（2） 书写销毁报告，填报销毁会计档案审批表，销毁报告要写明对
已到保管期限的会计档案进行鉴定的时间、鉴定的总数量、留存数量、销毁数量、销毁内容等，并由经办人、鉴销人盖章。
（3） 销毁报告必须经过本单位或上级主管部门审批。
（4） 各单位在按规定销毁会计档案时，必须有档案部门和财务部门
1 会计档案管理的现状和存在的问题
实现会计电算化后，会计档案的范围扩大了，管理的内容也增加了，除了按照《会计档案管理办法》对纸质会计档案进行管理外，还要对电子会计档案进行管理。电子会计档案管理需要档案管理人员不仅懂会计知识，还要具备较高的计算机软硬件操作技能。目前，我国绝大部分企事业单位都实现了会计电算化，会计档案的管理工作比以前更加繁重，管理成本也提高了，具体表现在会计档案的内容增加，管理难度加大，需要的管理人员也相应增加，并且对管理人员的素质要求也提高了，会计档案所占用的库房面积也增加，生成、打印和保管会计档案的机器设备投入更大。也就是说，实现电算化后，会计档案管理的人力、物力和财力等相应增加，管理范围增加了，难度加大了。会计电算化只是将会计人员从繁重的会计核算等工作中解放出来了，会计档案管理的工作不但没有减轻，反而更重了，难度更高了。
目前的会计档案管理工作存在哪些问题？我们如何才能减轻会计档案管理工作的任务，提高会计档案管理工作的效率呢？
1.1 会计档案保管期限规定不切实际。1999年1月1日施行的《会计档案管理办法》第八条规定了会计档案的保管期限分为3年～25年的定期保管和永久保管。现在的市场竞争越来越激烈，很多企业存续的时间很短，根据2013年8月份国家工商总局的统计数据，中国企业的平均寿命6.09年，60%的中国企业平均寿命仅5年，中小企业的寿命就更短，平均寿命仅2.5年。而我们目前的法规规定会计档案要保管15年、25年乃至永久，其实际意义究竟何在？作为法律责任的主要承担者的企业已经不复存在，档案留着还有什么用？即使有法律责任要追溯，向谁追溯？这一规定显然与目前的经济形势不符，特别是对中小企业和民营企业更是不切实际。国有企业和大型的企业集团存续时间稍长，平均寿命也不过7年～8年，当然也不排除像“同仁堂”、“六必居”这样的百年企业，但这样的企业在中国屈指可数。
同时，《会计档案管理办法》第十三条规定，单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。很多中小企业没有业务主管部门，那么，这些已经终止的中小企业的会计档案应该由档案馆代管，或者由财产所有者代管。但保管这些会计档案是需要成本的，这个成本由谁来承担？档案馆的人员和空间也是非常有限的，已注销企业的会计档案全部由档案馆来代管显然是不现实的。财产所有者通常认为企业已经没有了，与企业有关的法律责任也应该终止了。会计档案“是扔还是留”也是很多业内人士的困惑，实际情况是，随着企业的注销，很多企业的会计档案也就慢慢散失了。
1.2 会计档案管理方式不统一。尽管很多会计人员都知道纸质会计档案和电子会计档案应该并存，但是究竟哪些会计档案需要纸质保存，是原始凭证？还是会计报告？或者是全部的纸质会计档案？实际的情况是，有的企业保留了所有的纸质会计档案和对应的电子会计档案，有的企业只保留了电子会计档案，当税务部门来检查时，再把所有的纸质会计档案打印出来。但是，有的企业又反映税务局查账的时候根本不看打印的账本，只看手工账。还有电子会计档案要定期备份，哪些电子会计档案需要定期备份？用什么介质备份？多久备份一次？众说纷纭，这就给企业的会计人员造成很大困惑，不知何去何从。
1.3 会计档案销毁工作不及时。《会计档案管理办法》第十条规定，保管期满的会计档案可以进行鉴定后销毁。但是在实践中，保管期满的会计档案进行鉴定销毁的企业寥寥无几。以郑州市的二十几家大型企业为例，厂龄40年左右的有6家企业，超期保存的会计档案占所有会计档案的60%左右，厂龄在30年左右的12家企业，超期保存的会计档案占所有会计档案的40%左右。这些占用了大量库房和档案管理人员的档案平时也很少被利用，被调查企业都希望销毁这些期满的会计档案以节约管理成本。但是会计档案的销毁要按规定的程序进行，在销毁前要申请、造册和鉴定等一系列繁杂的程序，特别是鉴定工作，不仅工作量大，而且没有统一的鉴定标准，如果会计档案一旦鉴定不当而销毁，法律责任谁来承担？这一系列问题不仅使期满会计档案不能及时销毁，占用大量库房，而且使得查找和利用会计档案也变得十分困难。
1.4 会计档案管理成本过高。一张张的光盘、磁盘等电子会计档案日益增加，并且还要定期备份，这些电子会计档案的保管对库房环境和管理人员的素质要求更高。另外，还要再把这些电子会计档案打印出来，不仅耗费电脑、打印机、纸张，劳力费神，而且厚厚的纸质会计档案也占用大量的库房。特别是那些公共服务行业，比如银行、保险公司和通讯行业每年的业务量巨大，需要大量的纸质会计凭证。仅以中国人保财险为例，仅2012年其资金支出业务量就超过3000万笔，使用发票数量超过7000多万张，再加上相应的纸张、仓储、运输、打印装订和人工成本，管理成本超过千万元。推及开来，整个保险行业的会计档案管理成本会有多高，整个中国企事业单位的纸质会计档案管理成本又有多高呢？耗费巨大的财力、物力和人力，而这一切与我们目前一直倡导的“低碳会计”、“绿色会计”背道而驰。目前，会计档案管理存在上述诸多问题，那么，会计档案管理该何去何从？会计档案数字化将解决以上这些问题，是会计档案管理的未来趋势。
2 会计档案数字化的优势
会计档案数字化就是将所有的原始凭证通过影像扫描、电子签名、OCR等先进的技术手段转化成电子文件，通过会计软件而随之生成的记账凭证、会计账簿和财务报告等会计档案都以电子文件的形式出现和管理。只保留极少数重要的原始凭证纸质档案，原始凭证也不再附在记账凭证后面作为附件来装订，不需要打印纸质会计档案。即从原始凭证的输入开始一直到最后的财务报告的生成，整个流程都通过电脑来完成，全程实现数字化采集和数字化处理。日常活动也都通过计算机和网络来获取、查找、利用和管理会计档案。会计档案数字化的优势主要体现在以下几个方面：
2.1 数字化的会计档案节省空间。会计档案实现全程数字化后，每年的会计档案只有几张光盘（或磁盘等）和一本原始凭证，数字化前每个月的会计档案都比这个要多不知多少倍。以一个小型企业最低限度来估算，每年至少也需要12本凭证，一本总账，两本日记账和一本活页式的明细账，财务报告几十页吧。相比之下，是不是节省了很多存放空间，这里只是列举了一个小型企业，那么大中型企业的会计档案更多，可能是小企业会计档案的几倍到几十倍。数字化会计档案为我们节省了巨大空间，一间库房存放几十年的会计档案都绰绰有余，不像现在很多企业的会计档案室爆满，需要好几间甚至十几间库房来存放，而且成堆的档案，很难查找和管理。
2.2 数字化的会计档案方便查找和管理。会计档案实现数字化后，一切会计档案都可通过计算机和网络进行查找、统计分析、计算和管理，实现了资源共享，大大提高了工作效率，也提高了档案的利用率，同时也避免了纸质会计档案因翻阅和借阅造成的磨损和丢失。比如需要查找一张2年前的原始凭证，我们只需要通过计算机设定查找内容，就可以看到这张凭证的具体内容和存放地点，只需几分钟的时间便可做到。同样，对于保管到期需要销毁的会计档案，可以先在电脑上进行销毁前的鉴定，不需要一本本地翻阅纸质凭证和账本，节省了大量时间和劳力。
2.3 数字化的会计档案大大节省了管理成本。数字化会计档案不但节省存放空间，方便查找和管理，而且也节省了大量的人力、物力和财力。由于土地资源的稀缺，房价不断上涨，在这个寸土寸金的时代，节省了存放空间就等于节省了资金。会计档案数字化可以减少大量纸质凭证、账簿和报表的打印、传递、装订和保管成本，也符合国家“十二五”规划提出的绿色、低碳发展理念。2012年底，中国电信广东省分公司和中国联通两家企业率先开展了会计档案数字化管理的试点工作，中国电信广东省分公司已从中尝到了甜头，每年带来直接经济效益约1000万元，众多企业都翘首以盼实行档案数字化管理。2013年12月，财政部印发了《企业会计信息化工作规范》，从2014年1月开始实施，这一法规的实施也加快了会计档案数字化的进程。
3 会计档案数字化需要解决的问题
3.1 数字化会计档案的安全性。会计数据的保密性、安全性非常重要，试想，正在传输数据突然出现死机，内部会计信息对外泄露，未经授权的人可以轻易获取、篡改企业的会计档案，计算机遭受病毒侵袭，这对企业将是多大的损失。目前，财政部和国家档案局已经鼓励中国联通等企业开始了这方面的尝试，我们也可以借鉴各商业银行的经验，银行系统已经在会计档案数字化方面先行了一步，取得一定的成绩，可以采取统一身份认证、设置权限、密码保护、数据监控等措施确保数字化会计档案的安全性和保密性，同时还可以尝试建立“灾难恢复中心”确保会计档案数据万无一失。
3.2 会计档案数字化的IT人才。会计档案数字化不仅需要专业的会计知识，还需要较高水平的计算机技能，而我国目前这方面的人才非常短缺。全国各大高校至多设置了会计电算化这样的常规课程，仅仅具备这一知识还远远不够，在一般的企业中，基本没有这方面的人才，只有很少数的大型企业通过自己研发，才培育出会计档案数字化的专业IT人才。不过我们可以通过社会培训等方法来培育这方面的人才，为会计档案数字化的早日实现铺平道路。
为加强对全县财政支出的监管,堵塞财务支出漏洞,许昌县于2001年10月起实行会计委派制度,各财务独立核算单位每月集中到会计核算中心进行财务收支核算,形成的会计档案集中由会计核算中心整理保管。因所有会计档案处于分散管理状态,加之各项制度不健全,在调阅利用过程中,涂改原始数据、抽调原始凭证的现象时有发生。为规范管理,2005年9月,经县政府协调,县会计局与县档案局签署了会计档案寄存协议,由县档案馆负责对会计核算中心形成的会计档案实行集中统一管理和提供利用。
2 寄存情况
县会计局拨出专款为档案馆购置了密集架,档案馆腾出一个专门库房。2005年10月,会计核算中心首批110多个单位的会计档案4356卷册正式“搬家”到县档案馆。截至2009年底,县档案馆共寄存会计核算中心移交的200个集中核算单位2001年至2008年的会计档案17000卷册;5年来,共为全县各部门提供会计档案利用1200人次,15000卷次。
2.1 整理
2.1.1 会计档案的移交。根据县会计局和档案局签订的寄存协议,会计档案的前期装订、整理工作由会计核算中心依据《会计档案管理办法》,在会计年度终了并保管一年后向档案馆移交。移交时,由会计局分核算单位统一装箱、加封,运送到档案馆,然后,由会计局、会计核算中心、档案馆三方有关人员共同启封开箱,逐件核对验收。核对无误后,三方签字盖章。
2.1.2 管理单位的确定、编号。对于寄存的会计档案来说,无法按全宗来进行管理,在实践中,我们采取了在建立寄存会计档案专库的基础上,设立临时管理单位的办法加以解决。即,以会计核算单位为一个临时管理单位,分别赋予一个临时编号。临时编号的原则是:会计核算单位在档案馆有全宗号的,沿用原有的号。新成立的一级机构,按设置原则,赋予一个新的全宗号,没有全宗号的二级机构排在其主管单位后,其临时编号为主管单位全宗号+固定的顺序号。
2.1.3 区分专账核算单位、分类、加盖档号章。首先,对已接收的会计档案进行再次核对,区分核算单位内专账核算单位,确保每个会计核算单位内专账核算单位档案的齐全完整。其次,对每个会计核算单位内的档案按年度——类型分类,分为会计凭证、会计账簿、会计报表和其他等四大类。最后,在每册会计档案封面的右上角加盖档号章,按要求填写内容。
2.1.4 案卷排列、卷号的编制与填写。考虑到会计档案的特殊性,采取了重新编制卷号的方法。即每个单位内按类别分开排列,从寄存的最早一年起,自“1”开始分别编一个流水号,一个自然册为一个卷号。一个单位内有几个专账核算单位的,不再单独排列编号。每年,在局机关后按固定顺序排列续编流水号。卷号编制完毕核对无误后,填写在档号章框内。
2.1.5 档案的排架。整体上,寄存会计档案按会计核算单位临时编号+年度+类别顺序排放。会计核算单位内,由于账表与凭证规格不一,各单位账表集中排放在前,凭证在后,每单位后面预留空格,方便接收。
2.2 管理
2.2.1 建立健全了各项管理制度。以县政府办名义下发了《关于进一步加强会计档案管理工作的通知》,对会计档案的立卷归档、保管、统计、利用、安全和保密制度做出了具体规定,严防寄存会计档案的损毁、散失和泄密。
2.2.2 严格手续,安全利用。设置了专门的会计档案查阅室并提供了便利的办公条件。需要查阅会计档案的单位,需首先到县会计局进行资格审查,然后,持其开具的介绍信来查阅。严禁随意借出会计档案,调阅时间一般为7天,确需延长的,办理续调阅手续。
2.2.3 实施查阅全程监控措施。查阅时,须有工作人员在场,复印在馆内进行,并登记检查。
3 思考
3.1 寄存会计档案的所有权问题。有人认为,应归属档案的形成者即会计局,但会计局也属各单位委托代管会计工作;有人认为,应归属各单位,但会计档案内的记账凭证、账簿、报表等又是由会计核算中心形成的。
【关键词】 会计档案 管理措施 分析对策
一、会计档案管理问题及其原因
1、会计档案的案卷质量不高。会计资料是会计核算过程中形成的记录和反映经济业务的发生、执行情况的资料，是会计档案的组成要件，其收集装订是由会计机构的会计人员来完成的，因此会计档案的质量取决于会计人员对会计资料的审核监督及收集装订水平。会计资料的审核是确保其质量的重要措施之一，也是会计人员的职责。但实际工作中由于会计职能的弱化，会计的监督职能未能很好地发挥作用，不能确保会计资料的真实、合法，或者是合法的会计资料掩盖了非法的经济行为。同时由于装订是由会计人员来完成的，一般采取谁收集、谁装订的方法，难以保证其统一、整齐、规范、美观。
2、没有设置独立的档案部门，会计档案的安全和保密性难以保障。档案部门是会计档案管理工作的组织保证，设置独立档案部门是工作的需要也是法律规章的要求。但实际工作中很多医院均未设置此机构，各类档案工作由档案形成人员负责，大量的收费票据由收费处保管，会计凭证装订保管由收集的会计人员负责。由于会计机构内部没有指定专人负责会计档案管理，各处工作分散、存放分散、管理环节分散，电算化会计资料未及时打印出来，没有清点、装订成册或没有汇总的清册记录，造成档案保管不规范，难以保证档案的完整、安全和保密。随着医院规模的不断扩大，业务量的激增，这种现象甚至出现不断恶化的趋势。
3、没有或未及时向档案部门移交会计档案。根据《会计档案管理办法》规定，设有档案部门的，当年形成的会计档案在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，原则上应由会计机构编制清册移交本单位档案部门统一保管。会计机构必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案部门。实际工作中，会计机构为了查询方便，或者由于装订归档不及时，会计档案长期摆放在财务部门，未按期向档案部门移交，甚至不向档案部门移交。
4、未充分开发利用档案。会计档案属专业档案，由此决定了会计档案管理人才应该具备专业知识结构。但目前的现状是会计管理机构没有专职的档案管理人才，医院档案部门没有专门的管理会计档案人才。作为医院的重要经济史料，大量的经济档案由会计管理机构人员兼职管理，仅能做到收集整理归档；档案部门的职能也仅为保存与提供利用，而对于档案价值的体现即档案的开发利用几乎为零。由于开发利用不充分，不能有效体现档案的价值，导致人们对会计档案的重要性认识不足，这对会计档案的有效管理极为不利。
5、会计档案销毁难。会计档案的销毁是会计档案管理一系列工作中不可缺少的重要一环。实际工作中这一环节往往不受重视，大有无人来销、无人敢销的局面。究其原因，一方面是数量大，开展工作需花费大量的人力物力；另一方面是鉴定销毁缺乏可操作性规定。
二、完善会计档案的管理措施
1、加强操作技能培训、考核与监督检查。面对各式各样的档案收集装订现象，使用专人负责是解决问题的最好方法。由于会计人员是会计档案整理的第一责任人，会计人员对会计档案规范化管理的熟知、熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低。因此，财政部门必须加强会计人员培训，将会计档案管理及操作技能培训作为会计从业人员的岗位培训及继续教育内容长抓不懈，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识及操作技能，经常进行监督、评比、考核，将档案规范化内容纳入日常管理工作中，从源头上做好会计档案管理的规范化与标准化工作，提高案卷质量。
2、配备专人，实现会计档案的有效管理。档案管理工作包括档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、利用、编研及鉴定销毁等一系列环节。由于多数医院会计档案工作无专人负责，这一系列工作有的环节由会计兼职，有的环节根本没有执行，更谈不上会计档案的管理。医院的会计档案与人事档案、病历档案同等重要，在医院规模不断扩大、就医环境不断改善、人民生活水平、保健意识不断提高的情况下，档案数量也在激增，因此，设立专门的档案部门、配备专人管理会计档案尤显必要。医院领导应加强对会计档案工作重视，保证管理工作所需的人力物力，依据法规，考虑实际工作需要，配备专人管理会计档案，把档案清点、装订成册，做好汇总清册记录，保证会计档案整齐有序、内容齐全。同时，做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫、防鼠工作，严格执行安全与保密制度，建立健全档案的归档、借阅、移交、销毁等登记管理制度，切实保障会计资料的安全、完整、保密，这也是加强会计档案管理、提高管理质量、发挥档案价值、实现会计档案管理有效的根本保证。
3、加强往来款项管理，及时结清债权债务，减少账务查询。财务部门自身查询的方便是其不及时向档案管理部门移交档案的根本原因，查询产生的一个主要原因是未结清的债权债务。由于医院对债权债务清理工作不到位，致使很多往来款项长期挂账，没有统一的清理期限，从而加大了查询需求。因此，财务部门应加强往来款项管理，及时结清债权债务，尽量减少账务查询工作，使会计档案能按规定及时向档案管理部门移交。
4、充分利用现代管理手段管理会计档案。会计档案已由原始的纸质档案发展到电子的、磁质的，由于电子系统数据易被修改，应严格执行计算机的授权、审批制度，加强安全保密措施，建立会计软件多用户、分权限管理方法，对数据及时维护、备份，以防人为恶意修改、病毒侵害导致信息损失、失真。对电算化会计资料的分类、归档、整理，应充分利用优质的磁带、磁盘、光盘、微缩胶卷等介质存储，对存储介质进行编号，标明时间、内容，分门别类进行管理，以充分压缩存储空间，减少存储成本。基于信息化会计强大的核算管理功能，其是会计发展的必由之路，要加强电算化会计档案管理，切实保障医院经济的正常运行、资产的安全完整、堵塞经营漏洞。
5、会计档案管理人才应具备复合型知识结构。加强对会计档案管理工作的重视，一个重要渠道就是充分发挥档案的价值，只有认识到档案有用即有价值，才能提高人们对档案的重视程度，才能加强人们对档案的管理力度。意识决定对价值的认识，反过来价值又增强了人们的意识。现在人们对价值认识不够的情况下，医院管理者应加强会计档案管理人才的培养，配备一支具备档案知识、财会知识与电脑知识的复合型知识结构的档案管理队伍，以开发档案价值为目的，以为决策者提供决策有用信息为主导，以高科技信息存储管理手段为载体，积极开发，合理高效利用会计档案，让使用者充分体会到档案的价值，从而提高人们对档案的重视程度，加强档案的管理力度。
6、理性看待会计档案的鉴定销毁。会计档案的鉴定销毁是会计档案管理不可缺少的一环，按照《会计档案管理办法》规定，医院要制定切实可行的会计档案鉴定销毁制度，由档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，并在销毁清册上签署责任人名称等内容，使鉴定销毁工作有据可依，规范实行；严格往来款项债权债务管理，对于超过一定期限的未能追偿款项，应提前做好单独立卷管理；加强审计部门的审计力度，以便及时发现问题，改善问题；做好会计档案的鉴定销毁工作，最大限度地合理利用存储空间，节约有限的人力、物力资源。
【参考文献】
[1] 武敏：医疗风险基金在医院财务管理中的应用[J].中国医院管理，2011，31（11）.
一、医院会计档案管理中存在的问题
（一）医院会计档案的案卷质量不高医院会计档案反映了医院的经济水平和经营状况，因此需要较高水平的会计人员来记录和分析，但是很多医疗行业在选拔会计时，要求并不是很高。目前我们已经得知，优秀的会计师越来越稀少，因为考取会计相关证书和获得会计资格的条件升高，很多想获得会计职位的人知难而退，只凭自己所学的专业课知识来到医院应聘。而招聘人员只看重此人的学历文凭而并非真正的知识水平，导致纳入的会计人员技术本领不合格，对医院的会计档案工作掌握能力欠缺，甚至有些工作违反了医院的规章制度。这些都严重阻碍了医院会计档案管理工作的进程。再加之医院没有配备专业的工作监督人员，在某些工作出现纰漏的时候，不能及时发现并加以改正。有些医院虽然建立了审查小组，但并没有起到实质性的作用，内部审查工作只存在于皮毛部分，并没有深入到筋骨，因此不能起到良好的监督审查作用。由于缺乏专业的会计人员和强效的监督审查力度，医院的会计档案案卷质量得不到提高甚至下降，导致医院的效益日益下滑。
（二）未充分利用互联网进行会计档案管理将会计档案融入互联网在医院的施行范围还比较窄，多数医院还是采用纸质的会计档案，并未将会计档案实现电能化和信息化，这就使医院对会计档案的管理变得较为复杂和繁琐，不如在互联网中一目了然。计算机对于会计档案的管理有莫大的帮助，但是许多医院的会计人员并不能熟练应用计算机来对会计档案进行处理和分析，只是采用一贯的做法，纸质记录会计档案，因此增加了会计档案管理的难度。
（三）利用会计档案不充分会计档案不同于一般的普通档案，它除了普通档案应具有的特点外，最重要的特征就是会计档案的专业性很强。但是由于多数医院没有专业知识很强的会计管理人员，因此会计管理人员只具备一般的工作技能，例如归纳整理会计档案，传递保存会计档案等等，而不会对会计档案进行专业的分析和总结，导致医院对于会计档案的利用率不高，开发程度不够，会计档案因而不能发挥应有的效益。当医院其他人员使用会计档案时，也不能得到专业的使用帮助，影响了医院人员对会计档案重要性的认识，阻碍了医院的经营发展。
二、医院会计档案管理中存在问题的改进措施
（一）提高医院会计档案的案卷质量提高医院会计档案案卷质量的最重要的解决措施是选拔较高水平和专业文化知识的会计人员。但也不是说必须选择具有会计相关证书的人员，在考核前来应聘的人员之时，可让应聘人员简单制定一份会计计划，从而观察出此人的会计经管能力。会计人员技术本领较高，则会对会计档案的管理工作较为胜任，就很少在工作中出现纰漏，从而为医院的发展扫清了障碍。并且医院可以配备专业的工作监督人员，随时监督会计人员的工作情况，在遇到困难或出现不足的时候及时帮助其渡过难关。医院还可以成立审查小组，审查小组的成员要深入组织内部，而不能只做表面工作，从而起到良好的监督审查作用，提高企会计人员的工作效率，或在有建议的时候提出看法，经协商和讨论后，取其精华之处加以吸收，提高医院会计档案的案卷质量，从而提升医院的经济效益。
（二）加强对计算机互联网的利用医院的会计人员应加强自己对计算机互联网的操作和掌握程度，尽量将会计档案融入于互联网，实现会计档案的电能化和信息化，如此一来则使会计档案变得清楚严谨，管理会计档案时也会更加轻松。纸质化的会计档案虽然延用了许多年，但是随着科技水平的不断提高，计算机网络的功能也就越来越凸显，利用计算机互联网处理和分析会计档案后，就会使会计档案更加系统化，因而医院会计档案的管理也就会变得简单化。（三）加强对会计档案的利用由于会计档案的专业性比较强，所以对医院会计人员的技术要求也较为严格。医院的会计人员在接手会计档案管理的工作后，除了要在平时细心记录医院日常经济状况和运行情况外，还要对会计档案进行充分的利用。会计档案的利用不仅仅是简单的归纳整理，还要进行专业性的分析和处理，从而总结出医院在某一段时间内的总体状况，由此来提出医院对未来的展望和要求。医院还可根据会计档案修改和制定医院内的规章制度或者改变医务人员的工资状况，从而在一定程度上大大地提高了对会计档案的利用率，也加深了医院人员对会计档案重要性的认识，推动了医院的发展和扩大。
三、结束语
综上所述，医院会计档案的管理对于医院的经营状况和经济提升是十分重要的，而在医院的会计档案管理中存在着些许问题，医院管理人员应根据本院的实际情况采取相应的措施，并在实践中不断完善，保证会计档案管理系统的正常运转，从而实现医疗部门的管理目标。
作者：黄春华单位：吉林省龙井市妇幼保健院
（赤峰学院 计财处，内蒙古 赤峰 024000）
摘 要：会计档案是国家档案全宗的重要组成部分.为经济管理，反腐、打击经济领域犯罪活动，为经济财政研究等提供原始数据、可靠史料.要依法管理会计档案，做好会计档案的收集、整理、鉴定、销毁等各项工作.
关键词 ：会计档案；会计凭证；会计账簿；财务报告；作用；管理
中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）03-0175-02
会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、按规定应建账的民营企业和其他组织等，在会计经过努力工作会得出的会计核算材料，这些材料包括会计账簿、凭证和完整的财务报表，而这些核算材料都是用来得出工作单位财务情况的重要证明和资料，是构成我国档案全宗的必要成分.那么，会计档案管理的工作员工重要的责任就是做好会计档案的保存和管理，并尽可能的让档案适得其所.
1 会计档案的作用
会计档案具有形成的专业性、普遍性，内容和程序的严密性、连续性，所含成分的稳定性等特点，为经济管理提供数据，是反腐、打击经济领域犯罪活动和反对不正之风的有力工具，是研究经济、财政的可靠史料.
1.1 会计档案为经济管理提供数据
会计档案是机关、单位经济活动的原始记录，是进行会计监督、分析、决策和制定计划等不可缺少的依据，也是经济研究不可缺少的资料.会计档案可为国民经济计划实行综合平衡，反映和考核国民经济各部门有关计划和预算执行情况，提供重要的数据和信息.企业、事业单位和机关等利用会计档案进行会计分析，对反映经济活动和财政收支的各项经济指标进行基本的数量分析，从中找出差距或发现问题，提出改进的建议、意见或措施.会计档案是编制国家和地方预算、编制单位预算和财务收支计划的重要依据，是经济管理、事业活动的重要参考资料.
1.2 会计档案是反腐、打击经济领域犯罪活动和反对不正之风的有力工具
会计档案记录了经济业务，明确了经济责任，每项经济业务和财务收支都要由经办业务部门和有关人员办理凭证手续，对经济业务的合法性和真实性负责，以实行经济管理的责任制.通过会计凭证来查清楚公司财务情况是否符合我国的相关法律、法规和行业规定，是否有浪费以及腐败的违法犯罪行为，以严肃财经纪律，防止违法乱纪行为的发生.各单位在打击经济领域严重犯罪活动、反腐倡廉中，利用会计档案查出很多重要证据，发挥了重要的凭证作用.会计档案是保护国家财产安全的有力工具，是各项经济查证的可靠书面证明.
1.3 会计档案是研究经济、财政的可靠史料
利用系统全面的会计档案核算材料，通过对比分析，从经济角度反映企业、事业、机关单位和其他组织等的真实面貌.如会计档案的账簿，对全面了解各项财产、资金等增减变动情况，计算成本、费用、利润等及资金的保管、合理使用等均具有借鉴作用.通过对会计档案的长期保存，给公司提供足够的财务状况的素材和原始记录，让有关人员进行历史研究.
2 会计档案的管理
2.1 依法管理会计档案
《会计档案管理办法》是国家财政部和国家档案局联合颁发的重要会计档案管理制度，并要努力学习《会计法》、《档案法》等，不断提高法制观念与水平，在相关法律法规的框架下努力做好单位的会计档案的管理制度，保证这些档案能够完整无缺的保存好，方便相关人员查阅.
2.2 会计档案的收集
收集会计档案的第一步就是做好核算文件的存档，要遵循会计核算工作的规律，使会计档案齐全、完整、准确.
2.2.1 会计材料的归档范围
《会计档案管理办法》作了详细说明.材料的归档范围包含会计的凭证材料等：依据用处分为记账、汇总和原始凭证以及其他类别的凭证.是会计核算中最初形成的重要的核算材料.会计账簿类：分为总账，明细账（现金日记账、银行存款账、经费支出明细账等），固定资产账，辅助账簿（备查账簿）等.会计账簿以会计凭证为依据，连续、系统、全面记录了经济业务.财务报告类：会计报表（月报、季报、年报），附表及相关的编制说明，文字补充材料等.其他核算材料：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，保管清册，销毁清册等.
2.2.2 归档的时间
在会计审计周期结束后（年终），当年制成的会计档案会需要有关机构保存一年，一年之后，由有关机构重新编制然后移交给单位专门部门保存.
2.2.3 电算化会计进行核算材料的存档
存档范围包括：保存在光盘等设备上的会计数据，以及纸质的会计数据统一存档，也就是说存档要“双轨制”.跟全部文档资料和会计软件程序.
2.3 会计档案的整理
会计相关文档的管理整理工作必须要符合会计相关行业要求，而且要符合相关管理的规律.由会计部门或会计人员负责整理.
2.3.1 会计凭证的卷宗
卷宗要求按时间分开（每月），每月的凭证，要求按照凭证上的编号按照时间序列排好，可以合成一卷或者若干卷.厚度一般在1-2厘米，装订后进行密封处理，加盖经手人或财务专用章，按规定填写凭证封面.
2.3.2 会计账簿的组卷
区分会计年度，把不同名称种类的账簿分别组卷，各类账簿的扉页，归档前按要求逐项填写.订本式账，不拆除空白页，会计账簿的封面按要求粘上标签，并工整填写.活页的账簿，在会计审计周期结束后（年终），去掉白页，装订完整，然后盖上公章并由经手人签字.账簿封面工整填写，保存时限达二十五年的账簿还必须要在封底完整填写备考表.
2.3.3 财务报表的卷宗
卷宗要求年度分开保管，不同的时限要求分开保存.由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时要放在一起.卷宗必须写好目录，而永久保存的还必须写好备考表.会计报表的封皮必须有单位主管或部门负责人的签名，然后装订密封处加盖财务专用章.
2.3.4 会计档案的案卷题名
其结构由三部分组成：单位名称、会计年度或时间、会计核算材料的名称.案卷题名的拟写要结构完整、文字简明.
2.3.5 会计档案的分类、排列、编号
机关、企事业单位以下两种分类方法比较常用：（1）会计年度—类别—保管期限.把所有的文件按照时间区分（年度），同一年的文件再按照文件类别分开，每个类别的文件再按照保管时限的长短顺序排列，时限长的放在前面，短的放在后面.一年的会计文件按要求排列好之后再统一编好编号，做出文件目录.这种分类方法适用于会计档案形成数量较多的单位.（2）类别—会计年度—保管期限.把全部会计档案按财务报告、会计账簿、会计凭证等类别分开，每个类别下面的文件再按照时间区分（年度），同一年的文件再按照保存时限长短按顺序排列，时限长的放在前面，短的放在后面.每类的文件必须按要求编写流水号，把每个类别的文件编写出各自的目录.这种分类方法适用于会计档案形成数量较少的单位.以上分类方法只能采用一种，不能频繁更换.
2.3.6 编制会计档案案卷目录
会计档案案卷目录是会计档案的基本检索工具.案卷目录的著录项目有：案卷号、类别、题名、起止年月、页数、保管期限、存放地点、备注.编制时要著录项目齐全，字迹清晰.案卷目录一式两套，会计机构保存一套，移交会计档案时随档案移交档案机构一套.
2.4 会计档案的鉴定、销毁
2.4.1 会计档案的鉴定
会计档案鉴定的标准是《会计档案保管期限表》，是财政部和国家档案局共同制定的.会计档案鉴定工作主要是：（1）会计机构在整理会计档案，进行会计核算专业材料组卷时，明确档案的保存时限.（2）针对到保存时限的文件，需要重新进行审查，明确是继续保存还是销毁.需要由相关部门提出建议，再同管理部门进行协调.
2.4.2 会计文件的销毁
按照我国有关法律规定（比如《会计档案管理办法》、《会计档案保管期限表》等），会计文件保存时间到期后需要对文件进行销毁时，要有保存部门提出建议，连同其他有关部门审查复合.
部分特殊会计档案：如涉及未结清债权债务的原始凭证；涉及产权及工资发放的原始凭证；处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证；项目建设期间的基建会计档案；涉及外事的原始凭证等，即使档案保管期限已满，也不得销毁.确需销毁的会计档案，编制会计档案销毁清册，认真填写，并单位负责人签署意见.档案部门和会计部门需要一同派出专门人员检查销毁工作，销毁文件前需要再次清点文件，工作完成后要在清册上面签字.
参考文献：
会计档案是企事业单位和机关团体在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存下来的会计凭证、会计账簿和会计报表，以及其它会计资料等专业材料。它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。通过会计档案，可以了解每项经济业务的来龙去脉；可以检查一个单位是否遵守财经纪律，在会计资料中有无弄虚作假、违法乱纪等行为；会计档案还可以为国家、单位提供祥尽的经济资料，为国家制定宏观经济政策及单位制定经营决策提供参考，通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。
一、会计档案管理中存在的问题
(一)对会计档案管理工作的重要性认识不够。有的单位领导和财务人员对财务档案工作缺乏充分的认识,只注重内部财务项目的实施,认为只要出具了财务报告,提出了财务意见,作出了财务决定,该财务项目就结束了。目前，大多数单位的财务人员虽然熟悉账务处理，但是缺乏会计档案管理知识。甚至有些领导还不认可财务档案管理的重要性，不重视财务档案管理的培训。在实际操作中，每个财务人员都按自己的一套方法去管理，造成一个单位的会计档案管理工作因财务人员变动而变化，没有一套固定而完整的管理制度，从而影响了整个单位的管理。
(二)会计档案管理制度不够健全。设置会计档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。
(三)会计档案装订、立卷、归档不规范。会计档案管理不规范:第一,有些单位不能及时装订会计凭证,而是将会计凭证随意放置在办公桌上,或长时间放在一个纸盒里;第二,装订会计凭证不是按照规范的要求进行装订而是用订书钉装订，第三，相对忽视文件材料的汇集、整理和归档工作,形成会计人员对会计业务非常熟练,但对档案知识,特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少,同时档案管理制度也不完善,没有配备专人管理会计档案。
（四）会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。
（五）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。
二、完善会计档案管理工作的对策
（一）提高档案意识，加强规范管理。实践证明，要管理好会计档案，首先，要改变传统观念，对会计档案有一个正确的认识；其次，要加强对会计档案工作的宣传，提高各级领导和相关人员的档案意识。按照《会计法》、《会计档案管理办法》的要求，制定会计档案管理标准，对会计档案进行规范管理，定期检查，为单位领导的决策提供真实、可靠的依据。充分发挥会计档案在经济建设中的作用。
（二）要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。
（三）落实责任，明确分工；确定专人负责财务档案的管理。制定严格的审核、装订、借阅制度。因为会计档案管理工作政策性和业务性都比较强，所以单靠一个管理员的力量是不行的。财务处各岗位都应按标准要求制作凭单、报表及财务资料等。还要充分发挥各部门的积极性，建立良好的服务网络，按照分工合作、密切配合的原则，落实责任，相互协调，保证会计档案管理工作的顺利进行。
一、加强组织领导
高校应建立以分管领导为核心的会计档案领导小组，将会计档案管理纳入学校管理流程、纳入各部门的日常工作；结合高校体制改革和事业岗位重新划分工作，制作岗位说明书，将会计档案管理工作纳入各部门和相关人员的职责范围；依据《档案法》的要求，建立健全适合本校实际的规章制度，如立卷归档制度、保管制度、鉴定销毁制度、查阅利用制度等。单以销毁制度为例，会计档案除人员工资表、年度决算报表、会计档案保管和销毁清册等需要永久性保存外，未结清的债权、债务的原始凭证和未完工的工程档案在债务结清和工程完工之前也要永久保存，其他会计档案则要按照《会计档案管理办法》的规定的保管期限进行销毁。在销毁前必须由会计档案管理机构和会计机构共同提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，需要保留的要抽出单独装订存放，并作相应记录。然后将销毁清册报分管校领导批准，分管领导及档案部门、财务部门相关人员都要在销毁清册上签字。销毁前应按清册所列内容认真核对和清点，防止出现误销。在销毁时除档案部门、财务部门外，还要有审计部门人员参加监督，保证会计档案销毁制度的严肃性。
二、完善归档流程
高校档案机构应根据本校实际，结合财务工作特点，制定会计档案归档流程和规范，在会计档案的形成、整理、保存、归档流程中建立质量保证体系，并将会计档案的完整、准确和系统作为工作的重点。对会计档案归档过程实施经常化检查。有一定规模的高校（可以设置档案馆的）财务部门应设立会计档案人员协同财务总监（财务负责人）监督校、院二级管理的财务活动运转状况，严格规范会计档案归档程序。会计档案在归档前，应改变目前直接归档的模式，先由高校审计部门审计合格后才可移交给档案部门。高校财务部门应配专人进行及时地整理归档。首先，记账凭证的整理。审查核对、排序，确保不遗失、不缺号、不漏号，按月整理齐全后，装订、粘贴封面，并把封面上要求填写的内容填写完整，加盖印章。其次，会计账簿归档时要在首页内填齐《账簿启用表》的内容，按不同类别装订成册；会计报表则按年报、季报、月报分别整理立卷；工资发放花名册要在工资发放完毕后及时整理，按月装订成册；银行对账单收集齐全后按年装订成册。高校财务部门、审计部门、档案部门应认真清点移交的会计档案。
三、建立会计档案信息公开机制
学校档案部门应会同财务、审计部门定期出具财务档案质量报告，就会计档案的准确性、完整性、系统性出具相关意见；对学校重大基建项目、科技专项等出具会计档案专项验收意见并在一定范围公布；对会计档案利用者的异议，档案部门应高度重视，逐件落实，通过相关的利用监督机制，确保会计档案信息不泄露。
四、加大监管力度
档案部门和财务部门应联手，共同加大对会计档案的监管，将会计档案规范化管理要求具体化，档案部门、财务部门要与审计部门加强合作，在审计和专项检查中进行突击检查，同时发挥审计事务所等社会中介机构的作用，依法加强高校财务检查和审计监督，对弄虚作假、伪造、变造、篡改会计档案资料的违法行为要严肃处理，构成犯罪的应及时移交纪检、公检法等机关查处并依法追究刑事责任。
五、加强电算化会计档案管理
传统会计的信息载体是纸介质，对存储在磁盘、光盘等磁介质计算机环境中形成的电算化会计档案，高校还应制定专门的管理制度，推行电子档案与纸质档案双套管理制度，根据各自载体形态和保护要求分别整理保存。由于电算化会计档案数据保存期长，易受到人为或自然破坏且难留痕迹的特点，因此，要建立电算化会计档案收集制度，按时将计算机处理的会计信息进行双备份，脱离原计算机系统环境，分别存放在不同的地点，以确保会计档案资料的安全。另外，由于软盘易受质量、温度、湿度、磁场等因素影响，应采用光盘存放，并定期检查、定期复制。所有备份的会计档案数据应采用质地优良的光盘刻录，以保证数据信息的安全。年终要将全年的会计档案信息整理归档并进行编号，标明日期、目录、备份人员姓名等内容。
一、ERP环境下会计档案的新特点
1.会计档案载体更丰富。根据财政部和国家档案局自1999年1月1日实施的《会计档案管理办法》的有关条例规定，要求采用计算机进行会计核算的企业，不仅要保存电子会计数据，还要保存打印出来的纸质会计数据。因此，ERP环境下的会计企业会计档案具有双重载体，既包括传统意义上的会计凭证、会计账簿、会计报表等内容，还包括电算化载体所需的系统程序、会计软件和储存在计算机硬盘、光盘等磁性介质中的全部文件资料，使得会计档案的形式和内容更加丰富。2.会计档案使用效率更高。企业ERP环境下的电子会计档案以磁盘、光盘等介质为载体，配合现代信息技术的使用，使得会计档案的读取、查阅更加方便。同时，利用计算机的各种功能对电子信息进行进一步加工分析，提高了会计档案的使用效率和效果，在保证数据真实、准确、完整的同时节省了大量的人力和物力。3.会计档案技术含量更高。现阶段企业的会计档案不仅有传统意义上的纸张，还包括计算机硬盘、光盘等对环境依赖性较强的其他磁性介质，需要储存在防潮、防水、防火、防磁、防尘的环境中。同时电子档案易被修改且不易留下痕迹，数据恢复困难，因此，需要注意会计档案的数据安全，提高电子会计档案的保密程度，防止恶意篡改和损毁。
二、ERP系统的实施对会计档案管理的影响
1.会计凭证的种类、数量增加。由于ERP系统贯穿企业所有业务流程，将企业所有的资源信息进行全面的整合，导致以会计凭证为首的会计档案种类发生变化，数量也不断增加。除了企业传统财务部门的会计凭证外，企业其他部门，例如投资、采购、销售、物流等各个部门的会计凭证以及系统自动生成的凭证，都将成为会计档案的一部分，会计凭证的种类、数量不断增加。同时，ERP系统的实施使得会计凭证由“实务凭证”向“电子凭证”转变，导致企业会计档案管理工作需要不断向制度化、标准化方向发展。2.会计凭证、会计账簿的格式变化。企业ERP环境下所提供的会计凭证、会计账簿的打印、记载程序区别于传统的会计档案管理，在ERP系统中打印的例如记账凭证、银行存款日记账等会计档案与传统纸质载体保存的会计档案在格式、内容等方面差别较大，也很难进行整合处理，从而不符合《会计基础工作规范》和《会计电算化工作规范》的要求。因此，ERP环境下对企业原始凭证、记账凭证、会计账簿等资料的格式设计、填制、审核、传递、保管等流程造成一定影响，也提出新的挑战。3.会计凭证的归集、分类变化。ERP系统作为企业的综合管理平台，将会计部门与业务部门整合起来，实现财务业务一体化，使得会计凭证成为整个信息处理流程的一部分。会计凭证的归集和分类不仅受会计工作基本规范制约，而且与企业不同的业务性质和管理需要有关，因此，ERP环境下的会计凭证不仅仅是简单的“收付转”三类，而需要根据不同的业务信息将会计凭证归集为不同的类别。
三、ERP环境下会计档案管理的新措施
1.建立规范的ERP系统内部控制制度。在ERP环境下，企业的会计数据主要以电子形式存放于计算机硬盘、光盘等磁性介质中，取代了传统的手工活页账、订本账的记载形式，同时由于计算机的智能高效，减少了工作人员，例如填表、审批、传递等各种手续流程易被合并处理，无法做到手工环境中的相互监督、制约，成为内部控制的隐患。规范的内部控制制度是保证ERP系统中信息真实可靠的基础，需要建立严格的程序操作规则，例如制定计算机业务处理流程中的具体操作步骤和具体要求，包括统一的操作指令、规范的审批制度、系统的传递流程和非常情况下的特殊处理等内容。在数据信息访问授权制度中，要为系统中的不同用户设置不同的身份识别标志，用户进入系统、离开系统、修改数据等步骤都会留下详细记录。针对各个部门的权责，明确各部门人员可访问的数据资源，并对访问进行身份鉴别和口令核对。同时，实行不相容职位的相分离，对不同部门不同岗位赋予不同权限，防止越权审批和越权操作。在电算化环境下，企业只有建立规范的ERP系统内部控制制度，才能保证会计档案信息的真实、可靠、准确、完整。2.加强纸质和电子会计档案的归档管理。电子计算机的智能操作一方面加大了数据信息的处理速度，另一方面由于管理和技术上的缺陷，使得数据在修改、传递、保存等方面的安全无法得到保证。企业ERP系统的建立造成会计数据的处理方式发生巨大变化，电子符号代替了白纸黑字，数据载体由传统纸张转变为磁性介质，这些介质对环境要求较高，易受高温、潮湿、电磁、剧烈震动等影响而失效。企业会计档案是反映企业的业务处理流程和经营效率效果的资料和证据，具有较高的安全性要求，因此，ERP环境下的企业会计档案的数据安全问题亟待解决。可采取以下措施：第一，定期在线备份和线下备份相结合。电子会计档案易被篡改、损毁，需要定期备份，备份盘也需定期复制、异地保管，从而防止因磁性介质老化等问题导致的数据丢失。备份包括线上备份和线下备份，线上备份可以使整个企业的数据信息得到及时流通、传递，防止因信息短缺导致决策失误等问题，线下备份可以保证企业数据的准确、完整，在网络中断的情况下提供相关信息。第二，纸质会计档案与电子会计档案相结合。纸质会计档案是电子会计档案的必要补充，现实工作中的大量一手会计资料是以纸质形式存在的，虽然拍摄、扫描等技术得到广泛应用，但一些原始凭证字迹不清楚、格式不规范，导致电子版本的可辨识性较差，仍需将纸质资料进行归档保管。同时，在财务软件的升级换代过程中，要确保软件的相互兼容，对于因不兼容造成的数据丢失，应及时做好纸质版本的备份，从而确保数据的完整。3.加强稽核，确保会计凭证格式的标准化。与传统管理模式相比，ERP环境下会计凭证的生成流程发生较大变化。传统记账模式中，会计人员根据原始凭证填制相应的会计凭证，同时稽核人员对原始凭证和记账凭证进行确认复核，确认无误后方可记账，若发现错误，需要根据复核结果对记账凭证进行修改。在ERP系统中，会计人员根据原始凭证在系统内直接做账进行业务处理，系统确认过账之后，即自动形成会计凭证。若业务处理错误，会计人员无法直接对已过账、自动生成的会计凭证进行修改，只能在系统内冲销错误的业务处理，重新产生新的会计凭证。因此，为了减少错误的业务处理，减少错误的记账凭证，需要提高会计核算的水平，加强会计稽核水准。加强稽核工作的重要一步是规范企业会计凭证的格式，对会计凭证的合规性、合法性进行稽核，确保企业ERP系统生成的会计资料的准确、完整。同时，企业根据内部控制的规定，对各个项目的预算审批、立项结项、经费报销、价格控制等流程的审批单据进行规范，完成相关内部控制的具体要求，设置审核批准栏，并要求相关人员签字盖章。对于一些原始凭证，如验收单、交货单、入库单、工程进度单等，应按照单据类别进行分类和排序，统一格式标准，及时归档整理，并由相关人员定期检查。4.建立会计凭证的分类和归集标准。企业应根据实际业务流程，将ERP系统中的全部会计凭证进行分类处理，如分为单项会计凭证、集成会计凭证和系统会计凭证等三个大类。单项会计凭证是指针对一些特殊的业务处理，由财务人员根据业务内容，手工录入系统中产生的全部会计凭证，进行会计核算。集成会计凭证是指由系统中其他模块生成的会计凭证，以及数量较多无法手工录入、分拆装订的单项会计凭证。系统会计凭证是指企业ERP系统自动生成的各种凭证信息，如系统进行月结操作时，根据当月数据自动生成的管理信息凭证。按照这种分类标准，会计凭证不再是简单的“收付转”三类，而是根据业务流程形成的不同凭证类别，为之后的编号、打印、装订等步骤提供了便利。在会计凭证的归集过程中，需要建立统一的编号规则。对于单项会计凭证，会计人员应设置自动编号程序，从而在ERP系统中形成连续的、不间断的顺序号，例如ERP系统编号与利润中心顺序号两个编号实现一一对应的关系，对于集成会计数据应按类别划分，并确定统一的归集时间和归集方法，确保各个部门凭证传递的顺畅，实现会计凭证的快速查询和准确检索，保证会计档案的完整和安全。
作者：孙颖 戎冰 单位：保定职业技术学院
关键词： 会计环境； 会计职能； 会计档案
中图分类号： F232 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2011）01-0129-01
会计电算化是指电子计算机代替传统的人工记账、算账、报账以及部分代替人脑完成对信息分析、猜测与决策的过程，是以电子计算机为主的当代电子技术与信息技术应用到会计实务中的简称。会计电算化与会计档案治理之间是相互依存、互为促进的关系。
一、会计电算化环境对会计职能的影响
会计工作电算化是伴随着科学技术进步与治理的要求而发展成为一种实现会计职能的手段，是科技环境与治理环境共同作用于会计工作的结果。
（一）简化了会计核算过程。会计是伴随着经济活动的规模与复杂性到了一定程度后，从其他经济治理活动中分立出来的，形成其自身独立的专职工作。传统的人工记账时期，会计工作的主要任务是进行会计核算，会计核算的过程包括设置账户、复式记账、填制凭证、登记账簿、编制会计报表等内容，其中大量重复的劳动是填制凭证、登记各种账簿与编制会计报表;在会计电算化环境下，会计核算的过程除设置账户与填制凭证是采取人机交互方式外，人工记账时代大量重复进行的登记账簿与编制报表工作主要由计算机自动完成，会计人员所进行的主要是审核与监督工作。显然，在电算化环境下，会计核算过程得到简化，会计工作效率明显得到提高。
（二）拓宽了会计监督职能。人工记账时期会计人员的主要精力是放在登记各种账簿与编制会计报表上，会计职能主要表现为核算职能，会计监督仅仅体现在核算之中，监督的形式主要是事后监督与被动监督。在会计电算化环境下，一方面，会计人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，在时间上保证了会计人员能够有效地行使监督的职能;另一方面，由于会计电算化环境下的预算控制不仅实现了对单位经济活动的“时时监控”，而且还可以打破时间的跨度，完成对历史会计信息的处理与未来信息的分析等工作，较好地协助会计人员进行事前猜测、事中控制与事后考核等对经济活动全过程的控制工作，从而大大地拓宽了会计监督职能的空间。
二、会计电算化环境下会计档案职能的特点
（一）内容复杂性与领域拓展性。传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算纸质材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据，具有严格的数据平衡性、时序性和严厉性。实行会计电算化后形成的会计档案，从实际内容看，一方面保留了传统意义上具有严格规范性、史料性和整体性的会计档案，另一方面又包括了存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据，使电算化会计档案与传统的会计档案相比，存储的范围和领域明显扩大。
（二）环境依靠性与载体非凡性。传统的会计档案不需要软、硬件的支持，比较直观，可以直接查看到会计信息，而会计电算化档案必须在特定的计算机硬件与软件系统才可重现，对系统环境具有很强的依靠性。会计档案的数字化，使会计核算资料的记录方式发生了突破性的改变，改变了信息的介质，提高了会计信息处理的质量和速度，但由于电算化会计档案中的档案载体不是纸张而是磁盘、光盘等，它们受载体的质量、存放环境、存贮信息有效期与载体在计算机文件中阅读器质量好坏等因素的影响。
（三）信息共享性与数据易改性。网络技术的运用，可以提高会计文档的多方位检索速度，并能够实现档案信息的网上远距离传送，有利于会计档案资源共享。但是，由于存储磁介质与光盘中的数据可以很轻易被修改，从而导致会计档案信息的失真，甚至被破坏的可能，而使会计档案失去价值。
三、会计电算化环境下会计档案职能的定位
由于会计电算化环境下会计工作的结果(会计档案)具有领域的拓宽性、环境的依靠性与数据易改性等特点，会计电算化虽然有助于简化核算过程与拓宽会计监督的职能，但在会计工作质量控制与会计信息安全利用等方面存在较多的问题，给会计工作提出了新的任务与要求。笔者认为，要解决这一问题，使会计职能适应会计环境对会计工作的要求，就应从调整会计职能入手，将会计职能的行使设置为两个层次，是由前台工作人员行使对经济活动的核算与监督职能，完成对单位经济业务的处理工作；二是由后台工作人员行使对会计工作的再监督职能，完成对会计信息质量控制与信息利用工作。会计档案作为记录会计工作过程与反映单位经济活动状况的证据，既是联系会计工作前台与后台的纽带，也是实现会计质量控制与会计信息利用的主要途径。因此，同传统手工记账时代的档案治理职能相比较，会计电算化环境下会计档案的职能主要应突出它的两大功能。
（一）会计质量控制关口的职能。在会计电算化环境下，会计质量控制的重点是建立一种内部制约机制，及时预防“差错”与“舞弊”行为的发生，会计档案治理的主要职责是要留下包括“差错”与“舞弊”行为在内的经济业务记录与会计工作痕迹，并通过相应的事后监督机制，及时发现并中止上述行为。因此，在会计电算化环境下，会计档案治理首要职能是实现档案归集关口的前移，确保会计档案资料的真实性，反映经济业务与会计工作的本来面貌。
（二）会计信息利用窗口的职能。由于计算机中的数据文件是动态的，时刻都在发生变化，因此，会计档案利用的首要任务是要根据会计工作的特点，在规定的时间段内进行数据备份，并定期将计算机系统中的所有档案要素复制到磁介质上，与相关的文字材料和电子文档等一同归档，保证归档资料的完整性，为实现档案数据的综合查询与有效利用奠定基础。
四、会计电算化环境下会计档案职能的实施
（一）强化档案意识。要克服传统会计档案治理过程中的一些错误观念，纠正会计档案治理过程中的一些错误做法。比如：重凭证、账簿治理，轻辅证材料治理；重纸质实物档案治理，轻磁性介质档案治理；重档案移交后续治理，轻前台会计工作的档案治理；重一般档案的统一治理，轻专门档案的专门治理。
（二）健全档案制度。会计档案治理应从严密、有序与规范的要求出发，充分重视制度建设，严格按照《会计档案治理办法》与会计电算化环境档案治理的要求，积极推进会计档案治理的科学化、规范化、制度化与现代化工作。
（三）完善档案手段。传统意义上档案手段主要是指档案库房、档案设施，随着新型存储介质的不断出现和现代信息处理技术的广泛应用，出现了许多新型的档案载体，新型载体与传统档案载体在形成介质、利用方式、存储方式等各个方面都有不同的特点和要求。以新型档案载体为对象的会计档案，将是电算化环境下会计档案治理的重要形式，它不仅要求有效地保护档案载体，还要确保档案信息内容的安全性、真实性与完整性，这就给会计档案的治理手段与治理环境提出了更高的要求。会计档案治理部门只有将当代先进的技术设备、技术手段与技术成果引入档案治理实践中，才能满足新型档案载体治理的要求。
参考文献：
[1] 于玉林.现代会计理论实务与教育研究[M].北京:中国财政经济出版社，2000.3.
[2] 吴水澎.中国会计理论研究[M].北京：中国财政经济出版社，2000.
会计委派制是由政府部门和产权 管理 部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。
1）“会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2）“财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政 管理 权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：
1）委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理 方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。
2）会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案 管理 办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案 管理 仍存在一些问题，其主要表现为：
1）有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。
2）纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3）会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。
4）财政部门与档案行政 管理 部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5）会计档案 管理 制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。
针对会计 管理 体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1）加强会计档案 管理 ，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
2）加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案 管理 及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
关健词：会计资料；更正；档案
一、建立会计更正档案的必要性
近年来，为充分发挥资金使用效益，确保资金款专用，审计、财政、监察等相关部门加强了资金监管工作，同时，上级业务主管部门也对资金使用情况进行多次督导和检查，如果是国际援助项目，国内项目执行机构和国际组织会按要求对资金使用情况进行反复检查，资金使用要求更严格。在每次检查结束后，被检查单位会根据检查组提出的问题进行不同程度的会计核算整改。会计核算工作的整改措施有3个方面：一是补充、完善和撤换原始凭证，二是撤换和重新编制记帐凭证，三是撤换和重新编制财务报告。
以上整改措施存在以下问题：一是整改后的会计核算已经不能够真实、完整的反映单位经济业务的发生，与实际情况相去甚远，严重违背了会计核算的客观性原则；二是涉及以前会计年度的整改工作难度比较大，需要拆散已装订的会计档案，容易造成会计资料的丢失。同时，整改工作完成以后，相关数据会发生变化，整改后的报表数据与已上报数据不一致；三是相关人员的责任不清晰；四是挖补、涂改，尤其是撤换会计资料已违反了《中华人民共和国会计法》等对会计资料的管理规定，其行为已构成违法违纪行为。
综上所述，我们需要建立健全会计更正档案。
二、建立会计更正档案的依据
会计更正档案就是指所有涉及会计核算整改工作中的会计资料，包括会计凭证、会计帐簿、财务报告以及其他应当保存的会计核算专业材料。《会计档案管理办法》规定，“会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，《会计基础工作规范》要求，“原始凭证不得涂改、挖补”，“如果在填制记帐凭证时发生错误，应当重新填制”，《会计法》规定，“各单位必须依法设置会计帐簿，并保证其真实、完整”。会计更正档案是对单位经济业务的补充说明，也是记录和反映单位会计核算工作的原始史料和证据。因此，会计更正档案也必须按照《会计档案管理办法》规定妥善保管。
三、建立会计更正档案的具体做法
在不改变原会计档案资料真实性、完整性的前提下，针对检查组指出的问题，制定单位整改方案，对不同类型的问题采取不同的处理方法。
1.原始凭证错误。第一步，发现原始凭证有错误的，积极协调开出单位重开或者更正，更正处要加盖开出单位公章，且需要经本单位领导签字认可。值得注意的是，不能够撤换、挖补或涂改已编制记帐凭证的原始凭证。第二步，将重新取得的原始凭证附在相应的整改前记帐凭证复印件后单独装订成册。
2.记帐凭证错误。第一步，不论是会计年度内还是以前会计年度已经登记入帐的记帐凭证，会计科目或金额同时有错，先用红字填制一张与原内容相同的记帐凭证，在摘要栏注明“注销某月某日某号凭证”字样，再用蓝字重新填制一张正确的记帐凭证，注明“订正某月某日某号凭证”字样。不论是会计年度内还是以前会计年度已经登记入帐的记帐凭证，记帐凭证的会计科目没有错误，只是金额错误，也可以将正确数字与错误数字之间的差额，另编一张调整的记帐凭证，在摘要栏注明“调增或调减某月某日某号凭证”字样，调增金额用蓝字，调减金额用红字。第二步，将原始凭证复印件附在重新编制的记帐凭证后单独装订成册。
3.其他相关资料。会计核算工作整改结束后，财会人员要主动收集相关资料，一是工作检查督导通知，二是检查反馈材料，或反馈会议记录。如果有必要，可以做一份会计核算更正说明，主要内容包括督导组检查的时间，发现问题，工作建议，整改情况等。收集整理后装单独订成册，纳入财务报告类加以保存。
年未，严格执行《会计档案管理办法》规定，按“会计凭证类15年、财务报告类3年”的规定立卷归档。同时，在档案封面标明“会计更正档案”字样。
参考文献：
[1]《中华人民共和国会计法》1999年10月31日.
[2]《会计档案管理办法》1998年8月.
[3]《会计基础工作规范》经济科学出版社.
