时间：2023-05-22 17:18:33
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇电子档案管理要求，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】 医院管理 电子档案 问题 对策
随着信息时代的高速发展，医疗技术及医疗相关信息技术也日新月异，医院档案的管理范围也从以往的传统的文书文档发展为多层次，多形式的档案模式，电子文档管理是医院档案管理中的新内容及新要求，如何提高医院的电子文档档案管理质量，是医院档案管理中亟待解决的问题。加强档案管理的现代化建设，是医院档案实行现代化管理的根本任务[1]。通过对电子文件管理存在问题及对策进行探讨，推进电子档案的管理。
1 医院电子档案管理中存在的问题
1.1 档案管理职责不明确，管理线条多
医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等，由于医院历史的原因及医院行业管理的要求，医院的医疗病历档案由专门的病案室管理，而临床的一些X线档案、病理切片档案、检验检查档案、各种影像检查图文档案及一些日常网络办公产生的电子资料档案分属于各个业务科室自己管理，电子病历及一些医疗电子网络信息则由信息科管理，在一个单位内形成了多部门管理的现状，导致档案管理职责不明确，管理线条多，管理不到位的现象。
1.2 医院电子档案管理的意识和制度不健全
有些医院虽然建立了档案管理，但实际运行效果不够理想，不少部门人员档案意识较淡薄，一些人员经常把档案材料随意存在自己的办公室，不能及时归档，导致档案材料丢失或欠缺。平时单位组织的学习多与专业技术有关，很少组织档案管理方面的学习，档案管理的宣传力度及认识均不够。同时，由于对医院电子档案管理的标准及范畴还不够明确，导致医院电子档案管理的制度建设相对落后，跟不上档案管理的需求。
1.3 电子档案管理不规范，缺失、损坏现象较普遍
由于医院的电子档案多头管理的原因。目前很多电子档案材料多由科室自行保管，缺乏统一和规范的管理，同时由于电子档案需要依赖计算机贮存，科室在日常计算机管理时对网络安全、病毒防范、权限管理、资料存贮和保管等方面均存在不到位现象，同时如何对电子档案进行规范地收集、整理、鉴定、归档及档案管理的具体要求等知识均十分匮乏，导致了电子档案的缺失和损坏现象较普遍。
1.4 档案管理人员素质有待提高
由于医疗是一门专业性很强的专业，目前医院的档案管理人员在文化程度、医疗技术知识、医疗管理流程、电子信息技术、档案专业知识等方面均有待提高，在医疗人才培养中，多重视医疗技术人员素质方面的提高，对档案管理人员的素质提高的意识不够，投入不足，导致许多档案管理人员的思想观念、管理水平跟不上时代的发展，直接影响了档案管理水平的进一步提高。
1.5 档案管理硬件不能满足要求
医院的电子档案管理涉及科室面广，计算机在医院已广泛应用，部分科室已经实现联网，但全院网络统一规范管理还有待完善，相应的档案管理需要的硬件投入不足，能够适合电子档案管理的计算机及网络技术相对较少，导致电子档案管理往往不能满足要求。 转贴于
2 提高医院电子档案管理的对策
2.1 建立完善医院的档案管理网络
医院档案信息量大、类别多，可采取相应的高科技手段，为数据库无纸化创造契机[2]。建立健全医院档案管理的医院、档案室、科室三级管理网络是医院档案管理的重要保证，通过三级档案管理网络的建立，明确医院电子档案管理的职责、线条及要求，这种管理模式有利于统一领导、统一机构、统一制度、统一操作、统一保管，有利于组织监督各相关部门的档案管理工作；有利于明确各部门的职责；有利于电子档案保管的安全、完整和规范，同时有利于通过网络实现多元化信息资源的共享及权限的统一规划。
医院的电子档案管理可以实行档案管理与其他信息管理分开的方式，这种方式主要由信息科和综合档案室两部分组成，信息科负责医院病案统计管理、图书管理和计算机管理，综合档案室主要对各种门类、载体的档案进行统一管理，并对本单位的档案工作进行监督、指导和检查。二个部门职责明确，互相配合，共同协作。
2.2 制定相应的电子档案管理制度
要做好医疗电子档案的管理工作，制度建设的重要环节，医院建立相应的电子档案管理制度的内容应包括建立电子档案收集和归档制度，电子档案的利用、保管制度，制订电子档案的保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院的岗位责任制和考核办法中去，建立健全医疗电子档案的动态管理制度，使医院的电子档案管理按规范化的流程进行管理。
2.3 加强培训，提高认识
档案管理人员应当学习和了解医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识。特别是对于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用，需要档案管理人员需要及时更新自己的知识才能有效地参与到医院电子档案管理的工作中去。要提高科研人员对电子档案的认识，要有科研人员在一绒的自觉收集保存才能使电子档案完整[3]。相关人员应当学习档案管理的法律法规、规章制度及本单位的档案管理规定，提高对档案管理知识的认识及理解。
2.4 加大档案管理的投入
电子档案管理的好坏，关系到医疗安全及档案信息的完整，也是医院教学、科研的需要，最终达到档案能够得到充分利用的目的。医院应当重视对档案管理硬件及软件方面的投入，配置各方面性能较优越的计算机、软件，刻录仪器及选择科学的存贮方式。还要配置高性能的保障网络安全的软件，如防火墙技术、数据加密技术等，保障电子档案的正常、有序运行。
随着科学技术及信息技术的不断进步和发展，医院档案的管理也出现了许多新的变化，医院档案管理必须不断地从管理思想、管理方法、管理手段及管理创新等方面不断改进，紧跟时代的步伐，档案管理人员也要不断学习，不断提高自己，不断以创新的精神去改进工作，以满足医院对档案管理不断提高的需要，为医院的档案管理事业做出贡献。
参 考 文 献
[1] 蒋莉君.谈医院档案管理.西部医学.2008(20)02：444-445.
关键词：中学；电子档案；建设策略
本文在分析当前电子档案建设工作形势的基础上，主要探讨中学电子档案管理工作存在的问题以及有效的应对策略。
1中学电子档案管理面临的新形势
1.1档案使用价值不断增加
电子档案的使用价值已经明显的超出传统的纸制档案，电子档案不仅可以记录学生更丰富的数据信息，而且可以延长档案数据信息的保存年限，并且有着极高的数据开发价值。首先，电子档案满足了人们的随时查阅和使用需求，可以同时供给多方面共同使用。其次，电子档案提供了更详实丰富的信息，可以进行综合的数据分析，可以实现借助互联网渠道的快速传递。第三，电子档案提高了数据信息的安全性，肩负了时代对学生档案管理工作需要，可以说学生电子档案正面临着海量、多形式数据存储、高速数据传递目标，全面检查有价值信息的信息化时代。只有围绕着信息化时代的需要，不断完善中学电子档案的质量，才能满足工作需求。
1.2管理标准要求不断严格
在信息技术时代，档案的标准化要求越来越高，学生档案已经不仅仅是由学校保存，而且还要提供给上级学校和教育主管部门进行大数据分析，为教育决策提供基础性的数据。当代社会对电子档案的标准化要求将不断提高，这就要求中学电子档案建设以标准化管理的方式进行。首先，要提高档案整理工作的质量，突出档案电子化的标准化水平，在保证档案数据安全的前提下，尽可能的实现档案的分类存储、检索。其次，保护档案合理规范利用，提高档案管理效率，严格保证档案数据可以在有效数据环境下进行传递，可以进行相关数据信息的汇总分析。第三，实现档案管理的统一标准，落实国家及省市相关部门的电子档案管理要求，经得起相关部门的检查，做到对电子档案事业负责。
2中学电子档案建设存在的问题
2.1领导不重视
初中电子档案建设工作需要必要的软硬件支持，但是，由于学校领导对电子档案管理不重视，导致电子档案建设工作效率较低，没能提高中学电子档案建设质量。首先，学校领导不能经常性的督促电子档案管理工作，不能保证电子档案制度落到实处，制约了电子档案建设的发展速度。其次，还有的领导存在重管轻用的问题，没能根据实现工作需要开发出多种实用的电子档案功能，致使电子档案的应用价值不高。第三，当前中学生电子档案制作要求不断提高，但是有的学校没能引进必要的设备更新，领导没能在电子档案管理中给予必要的支持，影响了中学电子档案建设的速度。
2.2管理人员素质不高
管理人员的专业素质是影响中学电子档案建设工作水平的重要因素。首先，兼职的中学电子档案管理人员不具备责任心，没能抽出更多的精力用于电子档案工作。其次，有些专职的电子档案管理人员没能经过必要的电子档案管理培训，电子档案维护效率不高，严重的影响了电子档案建设质量，。第三，还有的中学电子档案管理人员的专业能力不强，没能结合学校实际情况开展有针对性的电子档案管理工作，导致电子档案没能发挥出实际应用价值，因此影响了中学电子档案事业的发展。
2.3管理工作不规范
提高中学电子档案管理水平，源于执行较高的电子档案管理工作标准，形成严密的电子档案管理规范。由于中学电子档案管理缺乏必要的规范制度，因此影响了电子档案管理效率。首先，有些中学缺少必要的电子档案管理制度，导致电子档案管理随意性大，存在管理疏漏较多，导致电子档案录入不齐全等问题。其次，没能根据实际情况的变化及时修订电子档案管理制度，电子档案管理制度不适应实际管理工作需要，导致电子档案管理被迫适应形势发展，电子档案管理没能走在形势前头。特别是在当前学生择校多、比业出路多的现实情况，学生电子档案管理更应当完善相关制度。
2.4设备不完善
必要的基础设备是电子档案管理的前提，由于电子档案管理作用没能充分发挥，学校领导不重视电子档案管理工作，导致学校电子档案管理设备更新不及时。首先，有的学校没能结合电子档案管理工作的形势需要使用新版管理软件，导致电子档案管理的兼容度低，影响了上级和相关学校的调阅。其次，有的学校软硬件设备更新慢，不仅影响学校电子档案管理工作效率，甚至还可能带来电子档案管理工作的风险，使电子档案无法在网络环境下安全使用。第三，电子档案管理还需要相关辅助设备，而有的学校只配备了计算机和互联网，没能配备必要的扫描仪等，也没能配置必要的专业视频、图片处理软件和高配置硬件，导致电子档案各类形式单一，没能实现高效存储电子档案数据目的。
2.5上级指导不及时
中学电子档案管理不仅要纳入地方教育行政部门的监督和管辖的范围，而且地方档案管理部门也应当担负起业务指导任务，全面加强电子档案的管理工作。首先，教育行政部门还没能加强对中学一级学校的电子档案全面管理，往往只注重学生的电子学籍管理，没能就学校建设的全部档案进行电子化，导致学校电子档案管理存在片面化发展问题。其次，还有的地方档案管理部门没能对学校进行必要的业务指导，导致学校电子档案管理的专业性不强，影响了电子档案事业的快速发展。
3中学电子档案建设的主要策略
3.1制订严格的电子档案管理规范
为了全面提高电子档案管理工作的质量，减少中学电子档案建设的滞后性问题，实现系统化电子档案管理目标，必须推行严格的电子档案管理标准和程序。首先，在中学推行统一的电子档案管理标准体系，实现电子档案管理的标准化与规范化，做到从原始档案到电子档案过程的全面细化。其次，标注好电子档案的内外部特征，保证电子档案是有效数据的集合，提升电子档案内容与形式的准确性，实现电子档案高密度存储，并且加强对电子档案二次加工，全面提高电子档案的质量。
3.2提高电子档案管理软硬件水平
做好电子档案的管理工作，必须使用科学的电子档案的检索与存储工作，要加强电子档案的数据库建设，要根据学校实际情况，建设自己的电子档案数据库，使得关键数据信息得到有效存储，提高电子档案的保存和使用能力。第三，不断依靠行政主管部门对电子档案管理人员进行专职培训，提高电子档案教师的职业素养，提升学校自身的档案建设能力。
4结论
信息技术的快速发展，为电子档案的管理和建设提供了更为有利的契机，只要不断更新电子档案管理技术，提升专业人员的能力素质，取得相关部门的大力支持，遵照相关工作制度要求，就能提高电子档案管理质量。
参考文献
[1]白文珍,李红英.新形势下初级中学电子档案建设工作初探[J].中国市场，2017(3).
[2]陈宝萍.加强我国信用档案建设的思考[J].兰台世界，2013(S3).
1 电子档案管理的作用
电子档案可以实现智能化管理，自动实现用户对于档案信息的提取与开发。在管理过程中信息技术取代了大量的纯劳动，档案管理内部人员能够将更多的精力放在档案信息资源的拓展研究中，利用电子档案信息的优势，满足不同层次用户的需求，利用信息网络平台提供便捷的档案服务模式，使得档案管理效率上升，用户的满意度提高。
1.1 管理电子化
在过去的管理方式下，档案管理机构一般只有纸质档案，纸质档案的管理耗费人力物力财力多，保密性较差，传递慢，存储时间也有限，伴随着信息技术的迅速发展与普及，现代档案的处理对象已经转变为无纸化作业，这种管理模式真实性高，保存时间长，提高档案的可操作性，使得档案更加容易管理，效率更高。
1.2 资源扩展智能化
往往档案管理过程中需要不停的完善信息资源的利用过程与方法，因为最终用户的需求是不断变化的，也有很多用户对于自己的真正需求并不了解，只有在真正管理的过程中才能清楚明白自己的需求，甚至档案的管理者在使用资源的过程中会产生其他的想法，因此档案信息资源的开发与利用就需要投入大量的人力物力财力与时间成本，信息开发所需要的资源就占据了整个成本的很大比例，而当档案实现电子化信息化，减少了大量不必要的成本后，?n案管理者就会有更多的资源去实现档案管理的扩展以及技术上的开发，以此提供更多更高效的智能化功能，提高客户满意度，增加收益，建设节约型社会。因此，将信息技术应用到档案管理中可以提高资源利用率，实现资源的扩展和进一步的开发。
2 从操作内容分析电子档案管理的优势
2.1 真实性
相对于电子档案，传统档案的真实性和原始性更容易得到保障，这主要是因为其价值审定十分严格，一旦其价值审核成功，其形式和内容基本就不再变化，之后只要保管得当，基本不会存在问题。电子档案主要通过多媒体进行保存，所以其修改可以做到不留痕迹，这也就导致了电子档案的原始性和真实性受到威胁。而且在电子档案的格式转化过程中，也极容易因为操作失误而导致信息失真。
2.2 操作性
传统档案相对于电子档案管理操作更为复杂，因为其涉及到的工作都是由人工完成，工作庞大而耗时。电子档案管理主要使用信息处理软件来进行批量处理，大大的加快了相同量下的档案管理操作的速度。同时，电子档案管理比传统档案管理的专业性更强，要求档案管理人员不仅要具备档案管理的专业技能，还要能够熟练使用相应的计算机软件。
3 从操作环节分析电子档案管理的优势
3.1 鉴别整理
传统档案的文件材料在归档之前要进行价值鉴定，进行相应的资格审查，以此判明其保管期限和价值，在归档完成后，还需对已归档的档案进行价值复审。由于其鉴别过程的严格，从而导致了档案的质量和价值都比较高，相应的，相比于电子档案，数量会比较少。电子档案在进行归档之前，其价值会从电子文档的内容和技术两方面进行判断，电子文档的应用性范围、技术状况、可读性、真实性都对其有直接影响，所以相比于传统文档，电子文档在进行价值判断时还要进行技术分析，以此来保证文档的安全和准确。电子文档主要通过计算机进行处理，所以档案鉴别整理工作效率会比传统文档高，但电子档案的信息质量却不如传统档案。
3.2 存贮
传统文档与电子文档的档案存贮方式也有很大不同。存贮传统档案需要消耗大量的资源，因为在过程中需要持续性的投入大量人力物力，而且随着档案不断累积，新旧档案的整理和应用的困难程度也随之增加。电子档案内容的表现形式比较多样化，可以用图形、文字、声音、影像等多种方式进行呈现，从而使电子档案能够更加生动形象的表达。而且电子档案的储存载体都具有容纳信息量大、所需存储空间小、记录速度快、存储密度大的特点。不过电子档案在修改之后不留痕迹，这就存在着数据的原始性不能得到保障的问题。在这一方面，传统档案管理比电子档案管理更有有优势，传统档案更改流程繁杂，且会留下痕迹，从而更好保证了文档的原始性。
4 信息技术在电子档案管理中的改进
4.1 提高电子档案信息的安全性
将档案采用不同种类的媒体储存在储存介质中，或运用数据库储存，只要连接电子媒体中，就可以直接在系统中进行存储、查找、调用与管理，实现档案的电子化可视化，促进档案信息的集成化管理，从而达到方便存储的目标，分散电子档案的存储位置，保证电子档案的安全性。因为很多档案管理系统缺乏档案信息的安全与保密措施，黑客攻击使档案管理面临着严重的威胁。为解决这些问题，档案管理机构除了分散储存电子信息的方法之外，还可以设计可靠性实施性强的安全协议阻止黑客进攻和非法访问，运用相关的法律法规保证电子档案的安全。
4.2 提高档案信息电子化的覆盖率
目前信息技术应用下的电子档案管理，更重视数据库的建立，运用数据库找寻档案，但是对于大多数档案机构内部的纸质档案只考虑表面的效果，没有重视根源，计算机技术覆盖不全面。为解决此问题，在纸质档案存储之地可以采用现有的图书馆馆藏图书的管理制度，对各个纸质档案进行编码分类并贴上条形码，从而对应数据库中的信息，这样也方便对纸质档案的查找、使用和管理，降低差错率。
关键词：电子档案；档案管理；应用发展
中图分类号：K206文献标识码： A
引言
随着我国科学信息技术的不断发展，电子档案已成为当前档案管理中的重要内容，同时，电子档案以其方便、快捷等优点在档案管理中发挥着重要的作用，然而，不容忽视的是，由于电子档案自身特点以及日常管理手段、理念和方法等原因，电子档案管理工作中问题层出不穷。
一、电子档案特点及管理要求
1、电子档案特点
电子档案与纸质档案不同，其主要是通过计算机磁盘或其他设备存储文件，
将相互关联的电子图像或文件集合，多以案卷为基本单位。电子档案分为实体档案和虚拟档案两种，其中，虚拟档案主要用于区别客观存在的档案实体，以比特或字节等表示方式将实体档案信息保存在电脑或网络中，当引入硬件或与硬件相关的细节时，这些比特或字节可被定位到某个网络终端，从而以实体符号向用户呈现信息。随着信息技术的不断发展，近年来电子档案采用光盘、磁盘等介质进行存储。与传统的纸质档案不同，电子档案具有信息存储密度高、信息非人工识读性强、具有多种信息媒体继承性、信息和载体可分离以及系统依赖性等特点。
2、电子档案管理要求
目前，每个行业每个领域的信息化水平都在快速提高，档案管理的信息化也越来越受到人们的关注，其重要性也受到广泛的认同。档案管理的信息化，与传统的手工管理相比，是一个划时代的转变，在管理和利用的高效性、便捷性上具有无以伦比的优势。同时，也对档案管理信息系统的定位提出更高的要求，有很多新的问题摆在面前，主要有以下内容：档案管理信息系统需要管理的档案种类非常多，并且具有复杂性，涉及到的行业也很多，有实体档案与电子档案，这基本上把所有的档案实体类型以及电子档案类型都包含了，并且还要管理到位。与此同时，还要与未来可能出现的档案实体类型与电子类型相适应并兼容。在各个行业中，很多单位都有各种信息系统建立，但是，在经过相应的产生与利用以后，就会有很多信息累计在系统中，并且，这些电子信息的出口也是一个不容忽视的问题，需要按照档案管理的要求来进行管理。
二、电子档案在档案管理中的作用
对多数企业、单位、部门来说，电子档案是新鲜事物。电子档案在日常档案管理中发挥着重要作用，因此，从理念上转变档案管理模式，对加强电子档案管理意义重大。
1、电子档案节省人力物力
传统纸质档案在管理过程中，容易损坏，一般要投入大量人力、财力、物力等进行管理保存，尽管如此，纸质档案还是存在损坏的风险。随着计算机科学技术和网络技术的发展，电子档案应运而生，其作为一种快捷的档案管理手段，一方面为获取档案信息提供了便捷的途径，降低了档案归档或查找的困难，另一方面，降低了档案管理人员工作强度，从而节省了大量人力物力。
2、电子档案有助于提升服务效率
为使用者提供高效便捷的服务是档案管理的最终目的，采用电子档案进行档案管理，在实现档案信息电子化的同时，也提升了档案管理服务效率和质量。电子档案不仅能为使用者提供海量信息，同时也可帮助其在海量信息里面快速查找。然而，对电子档案进行管理，要求管理人员掌握计算机技术等新技术、新技能，从而能游刃有余地进行电子档案的管理。
三、电子档案在档案管理中的应用
目前，电子档案在档案管理中有了广泛地应用，其优点主要表现在以下几个方面。
1、保证了存储时间
为保证电子档案长期可读性，要及时更新其文档结构，一旦计算机操作系统更新或应用软
件更新，电子档案的有效性、真实性和完整性等极有可能遭到破坏，因此，及时更新电子档案文件结构，确保其适应“新环境”。
2、保证其完整性
采用技术措施确保电子档案完整性、真实性、原始性以及安全性，防止一些管理人员随意更改档案内容或制造假档案。
3、节约成本
电子档案和纸质档案根据实际情况可给予双套制的管理模式，根据档案内容的特点，选择性地进行电子档案管理或纸质档案管理，这不仅会降低人力财力物力的浪费，同时，也可确保重要档案的双套归档管理。
4、把握准确性原则
除了要保证电子档案管理的高效性之外，保证电子档案管理的准确性也是提高电子档案管理整体效果的重要措施。为此，我们应准确把握电子档案管理的准确性原则，提高电子档案管理的整体效果。
5、保证其安全性
随着电子档案依赖的计算机技术不断发展，电子档案管理工作难度越来越大，在电子档案日常管理中，不仅要从思想上认识到电子档案的重要性，而且要在技术上确保其安全性，这就要求电子档案的制作者和管理者在日常电子档案管理中要秉承认真负责、忠于职守、精益求精的态度，从而确保电子档案的准确、安全、可靠等。
四、电子档案的发展
1、计算机档案应用范围不断扩展
计算机档案从出现至今,已经扩展到各个领域其中包括各个企事业单位。在许多单位中计算机档案甚至是在逐步取代传统档案的应用。计算机档案以其操作简单、速度快、查找方便、易于携带等特点为广大使用者所偏爱。与此同时在当今计算机电子档案亦是科学技术不断发展的必然产物,各个单位如果不使用计算机电子档案就意味着落后甚至是被淘汰。因此将计算机电子档案管理工作落实到位是当前各个单位所关注的池是必须实施的。
2、计算机档案管理工作操作更加规范
受计算机档案各种弊端的启示,我国在计算机档案管理工作中也做以相应的改变和调整,有针对性地对和计算机档案管理有关的人和事进行调整。首先从人的角度来说进行计算机档案管理工作的工作人员的素质是计算机档案管理工作首要保障。我国已经对计算机档案管理的工作人员进行了相应的培训,以提高他们在操作和管理中的专业能力和综合素质,这在人为这关确保了电子档案管理的规范化。同时制定规范统一的管理格式。在档案传输或是转化的时候使用统一的格式易于操作和管理能够有效地避免信息的丢失和篡改。将档案管理工作的规范化作为电子档案管理工作发展趋势更易于电子档案的管理工作规范化完成。
3、电子档案管理工作超安全性发展
加强电子档案的安全性问题,是电子档案管理发展的必然趋势。存储设备的安全是电子档案管理安全的前提保证。第一加强存储设备安全要注重对计算机病毒的清理,定时清理,以保证计算机在一个安全的环境中运行。第二及时对计算机电子档案进行保存和备份确保一旦发生档案丢失的情况能够及时获取信息弥补漏洞尽可能地挽回损失。第三加强电子档案保密工作。要对存储电子档案的程序或是软件进行加密使想进入电子档案程序的非法分子不能够简单地获取信息。通过以上几个方面的努力我国计算机电子档案的发展会规避许多风险,做到防范于未然安全第一。
结束语
当前，社会信息化发展步伐较快，计算机技术和网络技术得到了空前的发展，随之而来的，日渐增多的电子档案成为档案管理中的主要内容。为了适应当前社会发展，适应档案管理工作需要，加强电子档案管理，确保其准确、完整、可靠地归档及利用，意义重大。在日常电子档案管理中，要结合档案实际情况，运用科学管理方法，顺应电子档案管理规律，做好电子档案管理工作，从而使其在工作需要中发挥重大作用。
参考文献
[1]车红梅,刘光.浅析计算机电子档案管理的应用与发展[J].《中国电子商务》,2012,(15).
随着现代信息技术的快速发展，电子信息的运用不断增加，涉及到多个领域，包括电子邮件、电子文件等，这逐渐导致纸质文件退出了管理舞台。因此，电子档案营运而生，取代了传统纸质档案在企业管理中的地位，成为当前档案管理的最主要形式。电子档案的承载介质类型较多，包括光盘、硬盘、U盘等，当前最主要的是通过硬盘作为电子档案的存储载体[1]。
电子档案的应用主要具有以下几个方面的优点：第一，电子档案能够将文件本身的多媒体特性表现出来，能够将文件所表达的内容更加形象的展现出来，方便读者对文件的内容更加生动、直观的进行理解，并且电子档案的存储空介质占用空间较小，能够存储大量的信息，方便长期保存、备份、复制和传输；第二，电子档案能够使阅读者方便地进行阅读，同时还能方便地通过关键词对所需要的内容进行搜索和查询。
电子档案除了上述主要优点之外，还存在以下缺点：首先，电子档案的载体具有不稳定性，寿命相对较短，容易发生氧化；其次，电子档案对即使算计非常依赖，如果没有计算，就无法建立与阅读电子档案；第三，电子档案容易遭到篡改，同时还容易遭受到电脑病毒的入侵， 较大的安全威胁；第四，电子档案保存难度较大，存储介质容易受到周围环境因素的影响而遭到破坏。
2 纸质档案管理的优缺点
纸质档案作为传统的档案记录形式，主要包括一下几个方面的优点：首先，纸质档案在保存良好的情况下能够为使用者提供更加直观的感受，读者能够便捷快速地找到想要的信息；纸质档案相对于电子档案来说具有更高的可信度，其在修改之后就会保留修改痕迹，因此在建立之后很难进行修改，这也能够让人们更加容易辨别出档案信息的真实性，因此，纸质档案的安全性和真实性比电子档案更高；其次，纸质档案因为本身通过纸张进行保存，不会受到电磁环境等因素的破坏，因此，其保存寿命更长。
纸质档案的缺陷主要包括以下几个方面：首先，纸质档案的保存对环境要求较高，纸质档案以纸张作为载体，因此，在酸碱的化学试剂作用下容易遭到破坏，同时对环境的温度、湿度等条件要求较高；其次，纸张对信息的存储较为有限，当涉及的信息量过大时，就需要通过大量的纸张记录信息，需要消耗极大的人力和物力资源，而且管理难度也会进一步加大。
3 电子档案与纸质档案的融合管理
随着现代信息技术的不断发展，各行各业对档案管理工作的要求不断提高，电子档案相对于传统的纸质档案刑事来说，其在档案管理中具有较强的优势，但是纸质档案本身的真实性优势是电子档案目前还难以实现的[2]。两种档案形式各有优缺点，能够形成很好的补充，很难让其中一种在短时间内被完全取代。因此，可以将电子档案与传统纸质档案充分结合起来，实现电子档案与纸质档案的融合管理，一方面不仅能够更加真实的反映出档案依据，另一方面，则能很好的保证电子档案有点的发挥。
（一）建立两套相互独立又彼此联系的档案管理系统
由于电子档案与纸质档案在收集时间、方式、存储、保护以及利用等方面都存在极大的差异，因此，要想实现电子档案与纸质档案的融合管理，需要针对电子档案与纸质档案各自的特点建立两套管理系统，两套管理系统独立操作、独立管理、独立利用，但是又需要实现两个系统之间的信息共享，从而能够通过一种文件找到相同内容的另一种形式存储的文件，从而能够使两个系统在业务处理方面保持一致，方便进行档案的利用。在电子环境下，将一些重点的档案和需要永久保存的档案，及时制作成纸质档案并进行常规保存，通过吃还童的纸质档案形式确保档案的原始性、证据性和权益性；同时，可以将一些通过纸质档案形式利用繁琐的档案信息制作成电子档案形式，从而实现这些档案信息的高效利用。
（二）档案部门对电子档案实行集中管理
通过对电子档案的集中化管理，能够实现档案管理的规范化、专业化以及档案信息资源的一体化。档案部门通过对电子档案实行统一的管理，能够进一步规范电子档案从收集到归档在到存储保护的各个环节的管理程序，避免人为因素破坏档案文件，同时还能够使电子档案与纸质档案之间建立相互的联系。同时，还能够通过对电子档案的专业开发，使其信息资源能够得到充分的利用。因此，档案管理部门需要积极承担电子档案的管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的一体化管理模式。
（三）建立科学合理的档案管理制度
因为电子文件本身具有可复制和删改无痕的特性，因此，对于电子档案的管理和保护工作需要严格落实到电子文件从建立到后期的使用、修改、删除等整个生命周期的各个环节[3]，在整个过程中，档案管理的重点是过程管理，而不是档案本身的管理。因此，需要建立一套完善的档案管理制度，实现对电子档案整个生命周期过程各个环节的管理，从而确保电子文件的及时收集，避免在分散状态下出现信息丢失或者信息泄露等问题。同时，电子文件在建立之后由于载体或者格式的转化会不断改变自身的存在形式，如果缺乏相关的证明信息来证实文件的内容在载体或格式转化过程中没有发生任何变化，就很难保证电子档案信息的真实性和完整性。因此，需要针对每一份电子文件建立相应的记录制度，记录电子档案生命周期各个环节管理的具体情况，确保电子档案信息的真实性和完整性。
（四）提高档案管理人员的综合素质
当前，很多企业的档案管理人员都是过去的老员工，其更多的是涉及到传统档案的管理工作，电子档案管理作为档案管理方法，其涉及到信息技术、网络技术、计算机技术等多方面的应用，其对技术要求比传统纸质档案管理工作的技术要求更高。因此，需要提升档案管理人员的专业能力，使其能够基本满足计算及操作、网络使用等方面的技术要求。另外，为了更好地进行电子档案管理系统的应用，管理人员一般还要求具备一定的外语基础，从而更好地掌握管理系统的各种功能。所以档案管理人员需要在传统纸质档案管理技能的基础上积极提升自己的专业能力，从而更好地参与电子档案管理工作，实现电子档案与传统纸质档案的融合管理。
随着现代科学技术的不断发展，以及电子档案的不断增多，其带给档案管理工作更极大的挑战。在新的时代背景下，档案管理工作者已经逐步认识到纸质与电子档案管理之间的互补性，意识到只有实现两者的共同进步才能应对时展带来的挑战，并有效提高档案管理工作的有效性。
基于此，本文在此浅谈网络环境下的纸质与电子档案管理，以期能够为相关人士提供有益参考与借鉴，推动档案管理工作的进一步发展与建设。
二、网络环境下纸质与电子档案管理存在的问题
（一）电子存档的滞后
虽然电子档案具有其自身无与伦比的巨大优势，极大的提高档案管理工作的便捷性，但因为法律凭证效用的限制，导致纸质档案仍旧存在其必要性。这种现状已经决定了在档案存档工作中，纸质管理始终是电子档案存在的基础。
但从实践调查的结果显示，在部分行业中，因为档案数量过多以及员工工作量巨大等原因，导致电子存档的工作相对滞后。在这种背景下，工作人员为了查找某一档案不得不在大量的纸质档案中进行翻阅，这容易到其他档案被损坏和遗失，并不能发挥电子档案的优势。
电子存档的滞后还容易造成纸质档案的遗失，进一步造成电子档案不完整，失去了宝贵的档案资料。
（二）两种档案的内容不相符
在网络环境下，电子档案凭借其更便捷的管理、存储和输送方式给档案管理工作带来了极大的便捷，极大的减少了档案管理工作者的工作量。
在这种背景下，部分档案管理工作者经常在档案管理工作中失误，造成纸质档案与电子档案的内容不相符。具体的说，在档案内容修订时，部分工作者仅仅是在电子档案中进行了修改，却因为其他事情遗忘了对纸质档案的修改。这就导致两份档案的内容不一致，导致在最终的对证中需要花费更多时间和精力。
三、如何在网络环境下实现纸质档案和电子档案管理的互补
（一）及时做好归档整理工作
众多档案管理者要在网络环境下提高工作的效率，并且实现纸质档案与电子档案的互补，其首要的任务是转变自身的意识，必须要明确两者具有的特殊性。
首先，纸质档案是电子档案的基础，只有纸质档案才具有法律的真实效力，只有确保纸质档案无损坏、无遗失，才能利用电子档案的巨大优势提高工作的效率。其次，电子档案具有充分的便利性，对电子档案进行翻阅、查询和拷贝能够减少对纸质档案的磨损，保证档案的真实有效。
明确这一认识，档案管理工作者才会督促自己正确对待两种不同的档案，才能在纸质档案建立以后进行及时的归档和整理工作，才能及时将纸质档案转变为电子档案，并对纸质档案进行科学的保存。
（二）要不断提高档案管理工作者的能力与素质
与此同时，只有不断提高档案管理工作者的素质与能力，其才能够提高自身的工作效率，才能做好纸质与电子档案的管理工作。具体地说，随着管理者能力与素质的提升，其才会在档案修订时及时找出和修订纸质档案，并以此为基础对电子档案进行更新。
此外，在网络环境下，纸质档案与电子档案将会在未来很长一段时间内共存。这就要求档案管理者对两种不同类型的档案进行单独的管理工作，不可将其混合管理，从而导致两种档案的管理质量下降。
这就对档案管理工作者的要求进一步提高，只有不断提高其能力与素质，档案管理者才能够根据纸质档案与电子档案的特性优化档案管理工作，提高档案管理工作的有效性。
这就需要众多单位管理者定期组织档案管理工作者参加培训，针对其业务能力以及基本的素质进行有效的培训，使其能够应对网络环境下纸质档案与电子档案共存的管理工作，同时建设优秀的管理队伍。
（三）加强监督与核查工作
最后，管理者要确保纸质档案与电子档案管理工作的有效性就应该进一步加强监督与核查工作。
一方面，管理者应该安排人员对日常的档案管理工作进行有效监督。首先要监督纸质档案的借阅、查询以及修改的情况。其次要监督电子档案是否有被传输和修订。一旦发生单方面的变换，监督者必须要追溯其根源，确保档案内容的真实性。
另一方面，管理者需要加强对电子档案管理的核查工作。这就需要技术能力较强的员工担当此工作，要根据软件和系统的痕迹对电子档案进行定时的核查，确保电子档案与纸质档案相一致，提高档案管理工作的质量和效率。
关键字：信息时代；电子档案；管理
电子档案是通过查找、传递、加工、存储具有一定社会价值的材料来达到目的的一种记录方式，利用现代科技手段替代传统纸质档案管理，这也是档案管理的一次技术上的飞跃，对于档案管理者来说这也是一次全新的挑战，档案管理人员需要认真研究档案管理技术，使档案管理尽快实现现代化和自动化。
1电子档案的优点
1.1减少了档案管理人员的工作量
通过现代信息系统对档案进行智能化和自动化分析、归类管理，实现了文档的一体化管理，降低了档案管理者的劳动强度，使档案管理人员真正从繁重的脑力和体力劳动中解放出来，档案管理人员可以从事其它方面的研究与创造，彰显更大的社会价值。
1.2确保了电子档案的完整性
由于电子档案管理是通过计算机进行检索、录入，可以减少传统人工管理中存在的文件收录不全进行二次整理的工作。运用电子档案管理的方式，利用微机就可以自动完成分类归档管理，改变了需要人工查找、补缺、重新录入的不便，节省了大量的人力物力，节约了时间，提高了工作效率，充分实现档案管理的社会价值。
1.3提高了文档的保密性
在过去较长时期内，人们在使用档案材料时都是调用整卷内容，虽然使用人员只需利用其中的一部分，但同时也可以看到其它内容，这种做法导致大量的文档内容外泄。利用电子档案的电子化管理则可以解决这一问题，可以将电子档案分为不同的单份文件，使用人员在提出自己的需求时，只需提供相应文件即可，可以有效保证文件的安全。
1.4提高了工作质量和效率
档案管理工作是为了方便人的使用，为了提供高效的阅读服务与使用服务，就需建立高水平的文档卷宗。但在过去较长时期内，档案的立卷工作都是人工操作的，也就是工作人员根据自己对立卷的认识进行管理，因此工作人员会把自己的主观理解带入到立卷工作中，导致立卷标准不统一，导致案卷质量不一致，也不利于今后的档案使用。利用计算机对文书档案进行管理，也就是建立电子化档案，不但可以解放大量的档案工作人员，降低劳动强度，也可以在档案编研与开发二次信息方面充实人才，同时保证了文书档案管理工作不断提高正确率，工作效率也得到了明显提升，使文书档案可以在短时间内创造更大的价值。
2做好电子档案管理的策略
2.1健全电子文件管理标准
第一，保证统一领导文件管理与档案管理工作，实现二者的共同进行；第二，档案部门要负责文件管理的一部分工作，保证档案部门参与文件的形成、归档、查阅、利用等各种环节；第三，利用最短时间尽快出台科学有效的、完善一致的电子文件归档标准；第四，档案部门在搜集电子资源时，应该准确核对电子文件信息的真实性与原始性。
2.2做好电子档案安全工作
电子文件具有存在于不同载体上的特性，相互间也可以实现转换，文件的字体、签名、印章都可以变换，在计算机操作中只有利用复制与粘贴功能就可以做到这一点，因此很多电子文件具有真实性但并不一定具备原始性。但还需发挥计算机各种高级功能的作用严格保护电子文件的安全，如可以将文档设置为只读模式，也可以对电子文件加密，这些操作都可以保护电子文件的安全。同时利用计算机操作中信息的独立性与操作环境的特性，虽然修改、删除、增加了一些信息，但由于修改后又形成了一个新的文件，因此不易于分辨文件的真假。在这种情况下，假如没有对文件进行备份操作，在改动了数据的情况下，那么原来的文档就会消失，同时也不易于发现。所以对于档案室来说，要在收到第一手电子文件与电子资料后马上备份，才能使其在今后的应用中正确无误。
2.3严格管理电子档案的使用规程
第一，确定使用权限，要在确定不同人员的基础上设置使用级别，分别给予不同的使用权限，要求其进行系统注册与登录。第二，要及时回收各种拷贝。要收到使用者的要求后，要进一步审核其使用权限，然后再进行拷贝。只需拷贝载体上的所需信息，同时利用各种技术手段对其处理，防止使用人员复制拷贝上的内容。第三，增加使用电子档案的安全手段。要对不同的电子档案内容给予不同的密级分级，同时系统还需全程监督电子资料的使用，同时自动生成电子文件，一旦日后出现各种问题可以及时查证。
2.4建设高质量的人员队伍
随着电子文件的快速发展，对工作人员提出了更高的要求，迫切需要拥有一批精通电子技术、善于档案管理的工作人员，档案部门要重视管理人员的培养与引进。第一，利用各种措施引进高素质与高能力的管理人员，推荐那些责任心强、具备较高道德水平的工作人员担任文书。第二，积极培训当前工作人员，尤其是要求工作人员尽快掌握现代科技知识与电子技术。随着档案工作的快速发展，要求具备高质量、高能力的档案工作人员，实现档案工作的现代化，不但与工作人员当前的知识水平有关，而且也决定于工作人员的学习与知识的更新。所以档案管理部门还需进一步做好机构精简工作，努力建设一支高能力、高水平的新型档案工作人员队伍，使其在信息快速发展的时代中发挥重要的作用。总之，随着信息化的快速发展，在管理电子档案过程中，要认真研究电子档案具有的特性，不但要及时引进先进硬件，引进先进的计算机技术与网络技术，而且也需认识到软件开发的重要性，建立完善的电子资料管理体制，利用各种措施提高电子档案管理人员的综合素质与能力，共同推动电子档案管理工作的顺利开展。
参考文献
[1]刘悦捷.电子档案管理存在的问题及对策[J].中国管理信息化.2016(16)
[2]李娜.浅析档案管理中电子档案管理的运用[J].四川水泥.2016(09)
1.1与传统的纸质文档相比，电子商务文档的管理相对复杂，加大了档案管理人员的工作难度
一是由于很多电子档案管理人员的观念落后，思想守旧，接受新事物速度较慢，没有意识到电子商务档案的重要性，还是认为纸质文档才是主要的归档管理对象。二是心存顾虑，担心加重自己的工作负担，从思想上没有主动的去注意电子商务文档的管理。三是目前仍有部门档案管理人员没有熟练掌握计算机操作，不会正常使用计算机，这就影响到电子商务档案的管理，无法解决电子商务档案管理中遇到的问题。
1.2对原始档案属性的影响
档案管理的基本要求就是保证它的原始记录性，主要表现在档案的内容和形式两个方面。正是因为档案具有原始记录性这个基本属性，才使得档案具有法律凭证小勇。但在电子商务活动中形成的档案，不仅档案内容容易被改动，而且其形式也可能发生变化，所以很难正确认定其原始性。主要原因如下：电子商务档案容易被改动，并且不会留下痕迹，这是与纸质档案相区别的地方。随着现代电子信息技术的飞速发展，电子商务档案依存的环境也在不断变化，只有通过调整电子文件才能适应不断变化的环境，这就导致电子档案很难一直保持其原始记录性。电子商务档案可以根据需要，采取不同的方式进行输出。人们可以采用不同的字体、字号输出电子文件，这样也就失去了其最原始和最真实的字迹。目前，电子签章技术尚未完全普及，在电子商务档案文件上签章依然难度较大，所以很难用签章去鉴别电子商务文档的真假。电子商务文档的这些特点，使得我们无法用纸质文档的标准和方法去判断它的原始记录性，必须为其建立新的原始性概念。
1.3对档案学理论的影响
电子商务文档出现，也增加了档案学理论研究的内容。传统档案学的研究对象主要是如何管理纸质文档。电子商务文档的出现，不仅会补充和完善原先的档案学研究内容，也会补充和完善档案管理的原则和方法。原先档案管理的相关理论和管理方式都将会被重新审计，将会出现许多与电子商务档案管理相关的研究课题。比如：如何保证电子商务档案的原始记录性、如何维护电子商务档案的来源原则、如何防止计算机病毒的侵入、如何利用网络信息安全技术保护电子商务档案以及如何对电子商务档案进行归集和整理等，这些都是档案学理论面对的新的课题。
2电子商务档案管理应采取的对策
2.1采取有效手段，保证电子商务档案的原始记录性
目前，保证电子商务档案原始记录性主要的技术手段有：信息加密技术、签章认定技术、信息识别、身份认证、网络防火墙等等。当然，仅仅依靠企业档案管理人员利用这些技术手段是无法保证电子商务档案的原始记录性的，还必须依赖企业信息技术人员的支持和配合。与此同时，还应尽快建立和完善电子商务档案相关的管理制度，并将电子商务档案管理纳入到企业的办公自动化和信息管理系统，确电子商务档案的及时归档和管理。因为在电子商务文件处理、形成、归档、保管以及利用的各个环节，其信息随时都可能会被修改或者丢失，及时采取了先进的计算机网络保护技术和手段，也必须有完善的电子商务档案管理制度配合。实践证明，只有建立并严格执行科学的电子商务档案管理制度，才能从根本上保证企业电子商务档案的原始记录性。。
2.2提高企业的档案管理人员的业务水平和专业素质
电子商务的飞速发展，产生了大量的电子商务文件，这就要求企业的档案管理必须进行变革，以适应电子商务档案管理工作的要求。企业档案管理人员必须努力提高自己的业务水平和专业素质，学习电子商务档案管理知识，熟练掌握计算机日常操作，这样才能满足电子商务档案管理工作的要求。因此，企业的档案管理部门应当通过各种途径，更新企业档案管理人员的知识体系和知识结构，培养现代企业档案管理人才，以适应现代电子信息时代电子商务档案管理发展的趋势。
2.3建立科学、合理的档案管理体制
一个文件是否生效，其主要标志就是是否具有有效的签章。目前，具有法律凭证效用的文件，都是以纸介形式保存的。因此，企业应将重要的电子商务文档备份存档，这其中的原因在于电子文件容易修改，并且不稳定性。因此，将电子商务文档备份是保证其原始记录真实性的一种有效手段。目前，主要采取的方式是在电子文件转化为档案后，归档保存两套内容相同、载体不同的档案，把纸质文档与电子文档同时归档。档案管理人员在实践操作中，可以在纸质档案的卷内目录备注项标明相应的电子商务档案的编码及存放地址，同时在电子商务档案目录的备注项中注明相应的纸质文件的档号及存放地址。
3结束语
1.1电子档案管理权限问题
电子文件都保存在电子设备中,很容易被删改,而且修改后很难发现修改留下的痕迹,一切操作都在计算机中完成,且形成的文件材料上无法进行实际的签字确认,这样就使得拟稿者无法留下自己的笔迹,企业的负责人也无法在形成的文件材料签发,影响电子档案的有效性,同样影响了它的真实性,如果在当事人不知情的情况下进行操作也是很难有所发现的。
1.2电子档案管理的安全性问题
现代科技发达,各种病毒横行于网络,如果稍微不注意就会使得电脑中毒,由于电子档案都保存在电子存储设备中,传输便捷,在信息化的今天,可能瞬间就造成档案资料的在网络上的大量传输,如果沾染相关的病毒将造成不可估量的后果,如果电子档案端丽不善或者安全管理重视程度不足,就会造成材料的改动或丢失,给国家和个人造成很大的影响。
1.3电子档案挂历标谁统一问题
由于电子档案管理进行时间不久,没有成熟的相关法规章程,而且文件涉及的技术环境较复杂,采用标谁的不统一,这就造成管理方法的混乱,但我国计算机技术的标谁化工作还刚刚起步,各种存贮信息、记录介质、软件和编码方式的标谁各异,各厂家的产品也很难做到兼容,互控性差。这就使得电子档案管理工作的相互兼容性很差,没有充分利用电子档案的方便快捷,无法做到实现信息资源共享,档案系统各地区之间、单位之间不使用统一的软件,势必会影响到互相之间的利用以及全国的联网。
1.4电子档案管理人员管理出现的问题
新时代的电子档案管理的方式也发生了很大的变化。很多现代电子档案管理人员仍然以过去的相关管理办法去操作着新时期的电子档案管理,对于相关的章程不熟悉,特别是电子设备的操作达不到相关要求,不懂得电子资料的存盘、刻录复制以及传输等计算机技术,综合能力要求达不到。电子档案的管理方法混乱,没有明确的规章制度,工作人员无章可循,缺少责任制度,使得工作达不到要求
2相应的解决措施
2.1建立健全法规体系,完善相关的制度
目前我国的电子档案管理规范陈旧,没有相应的更新,造成电子档案管理大都沿用传统纸质文档管理的模式,因此,我国要想档案管理能够稳定的发展下去,那么就必须建立我们自己的规章制度,建立健全相关的法律法规,通过相关法规和管理制度,对于维护电子档案的原始性、真实性,保证其安全具有重要的意义。使人们能够自觉地遵守这些规定。
2.2培养紧缺人才,适应时展需求
由于电子档案相对传统档案的挂历方式的重大变化,电子档案的管理工作也出现的巨大的变化。这就要求我们的管理人员能够继续学习新的技术知识,如果仍然用管理传统的相关方法去管理电子档案,那么电子档案的管理会出现巨大漏洞,造成无法挽回的损失,档案人员除了传统的档案学知识外,必须掌握电子档案的相关存储,传输的技术,特别是安全性能方面的知识。并建立现代化管理意识。
2.3加强电子档案硬件系统的管理
在选择相关的硬件设备时,要选择质量可靠,性能稳定,特别是对电子档案的安全性能的要求不能放松,安全才是档案管理的重中之重,不能随意选择某些设备随意应付了事,同时应该安装相关的杀毒软件,提升防病毒等级,对档案管理不能放松相关的保护措施。对于引进的硬件设施要进行维护,不能将买回的设备随意丢弃不管,要做到经常维护,将硬件设施的保修也作为日常工作的一项,达到满足电子档案长期保存的相关需要。
3结束语
【关键词】房地产档案 电子档案 信息化管理
一、房地产电子档案管理的羁绊性因素分析
传统房地产档案管理，采用两级管理的方式，随着信息化社会的发展，档案管理的外部环境产生了巨大的变化，给档案管理工作带来以下几方面的羁绊性因素：
（一）传统档案管理对象是纸质的档案，以手工检索为主要的管理方式，而随着档案数量和类型的增加，需要管理的档案信息量急剧上升，尤其是在计算机普遍应用之后，档案信息内容中出现了各种无纸化资料、CAD制图等，手工方式基本无法进行有效管理。
（二）档案管理人员长期以来习惯于传统的管理方式，思想、理念、业务水平等方面，都停留在传统管理的阶段。在应用信息化管理技术之后，要求档案管理人员采用全新的管理理念和管理方法，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，就被迫接受新的管理理念，并要求在短时间内提升业务管理水平，由此产生的诸多不适应性，形成档案管理工作的瓶颈因素。
（三）档案的数字化和网络化，对档案的形成提出了新的要求，传统档案的形成是“先文后档”，这种模型的档案形成，很难进行超前管理和跟踪管理，尤其是在档案机构精简之后，会出现档案人员身兼数职，不利于工作的开展，因此传统档案管理的形成方式亟需进行改变，以提高归档和利用的效率。
二、房地产电子档案管理创新突破口的寻求
综合以上几方面的房地产电子档案管理羁绊性因素，我们不难看出新形势下房地产档案信息化管理的必要性和必然性，而电子档案管理的创新，必须以下面几个方面作为突破口：
（一）一体化信息资源平台的建立
根据房地产档案信息化建设的基本要求，档案信息化资源平台的建立，需要开发资源计划、数据管理、办公自动化、项目管理、数据采集等系统，作为前端控制平台规范化的条件。其中一体化信息资源平台的建立，必须在开发档案管理软件的基础上，根据电子文件整理标准，再行信息资源的整合，该平台的建立必须开发以下三种数据库：首先是文件级和案卷级档案目录数据库，通过公文管理网站，将馆藏档案的目录数据公布；其次是重要档案内容数据库，主要包括文书档案和科技档案，通过扫描的方式，转换成为数字化的档案资料，需要通过检索获取；再次是多媒体档案数据库，根据档案归档制度的基本要求，收集和整理档案的电子光盘资料。通过以上数据库的建立，以统一的电子档案储存格式、流程等，形成电子档案的统一化管理，便于电子档案的归档、鉴定等管理工作，同时能够有效确保档案信息的及时性和完整性。
（二）便捷查询利用手段的开发
房地产电子档案的归集以数字档案管理系统平台作为“基地”，而归集之后的电子档案，需要通过便捷查询利用手段的开发，对档案的利用管理流程进行优化。在这里，我们同样需要基于数字档案管理系统平台，对电子档案进行分类编号，建立规则的归档程序，在检查和比对之后，生成档案文件的目录清单，我们通过条件检索的方式，迅速在目录清单当中找到目标档案，然后快速锁定纸质档案的存储位置，或者可以直接调用纸质档案的扫描件，以此提高档案查询利用的效率水平。在这里，我们必须进一步明确档案的检索功能，即与档案目录相关的文字、字母等信息，通常以档案名称每个字的字母作为检索条件，或者可以直接输入档案名称中的某个关键词，系统自动过滤之后，弹出所需相关档案的目录。这种便捷的查询和利用方式，改变了以往纸质档案查找的繁琐程序，是目前房地产电子档案管理创新的重要手段之一。
（三）软硬件基础设施建设
硬件方面配置：HP DL580（G2）服务器1台，序列号347904-AA1；HP MSA500磁盘阵列1台，支持14硬盘接口；HP原装SCSI硬盘7块，每块容量36G；ADAPTEC29160适配器卡1个；Evolution Pro工程扫描仪2台；虹光AV6000高速文档扫描仪1台；HP Colorlaserjet 3700激光打印机1台；联想开天M400PC机4台；笔记本电脑4台；不间断电源1个；数码摄像机1台；数码相机1台，加1G内存。软件方面配置：Windows2000 Server标准版10用户操作系统；Oracle 9i标准版10用户数据库软件；清华紫光软件，用于网站建设、全文检索、OCR应用软件升级。
（四）应用系统开发
首先是信息的采集，该系统功能是通过对档案信息的在线整理和编目，分类建立电子文档，并录入到系统数据库当中。其次是日常管理，根据档案管理在鉴定、编制、移交等方面的基本工作内容，通过软件的功能，为用户提供便捷的日常管理模式，譬如档案的统计、利用、借阅等。再次是系统设置，根据档案管理的需求，以及结合档案管理的工作结构，为适应用户的需求而不断完善的系统功能，这也是档案事业长久发展的举措。最后是数据的安全，档案应用系统的数字化，在为档案提供更加方便管理环境的同时，面临越来越多的档案信息威胁性因素，譬如病毒的侵入、黑客的攻击等，在此要求档案在数字化加工的时候，提高数据的安全系数水平，而档案管理人员本身也需要按照相关的管理要求，在日常管理当中保证数据环境的安全。
三、结束语
综上所述，由于传统档案管理方式习惯于传统的思想和理念，在数字化和网络化的背景下，房地产档案管理信息量不断增多，很多人基本还没有做好管理方式转变的思想准备，因此很难进行超前管理和跟踪管理，由此产生的诸多不适应性，影响档案管理工作的有效开展。为此，笔者认为房地产档案管理工作应该通过开发档案信息化管理系统，并通过软硬件基础设施建设和应用系统开发，方可为档案管理工作的开展，创造有利的条件。
参考文献：
[1]张莹.创新档案管理理念实现档案管理信息化[J].黑龙江科技信息，2013，（8）：107.
关键词：学校电子档案;管理;安全性
中图分类号：G712文献标识码：A文章编号：1005-1422（2015）10-0086-02
随着计算机技术和网络技术的飞速发展与大量普及，人类社会进入信息时代，各个学校对电子信息的利用与日俱增，在办公自动化、教学、科研、后勤等方面的日常管理中产生了大量的电子档案。如何保障学校电子档案的原始性和真实性，并在存储、传输过程中的安全、保密，防范对电子档案的非法访问和随意改变。因此，加强学校电子档案管理安全就显得尤其重要。
一、电子档案的特点
电子档案，是指通过计算机磁盘等设备进行存储，与相对应纸质档案，相互关联的通用电子图像文件集合，是现代社会档案的主要形式，适应于计算机技术高速发展及满足人们对于档案快速高效运用的需求。而电子档案管理是指针对电子档案的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，应当由主管部门统一协调，指定专门机构或人员负责，保证管理工作的连续性。不同于传统纸质档案的繁琐而低效的管理存储手段，电子档案管理需要依靠专业的电子档案管理系统实现有效的管理，要求其能提供完整的解决方案，可以自成系统，为用户提供完整的电子档案管理和网络查询功能，也可以与本单位信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络，具有系统设置、权限管理、数据录入、整编组卷、检索利用、借阅、销毁、制作标准光盘、统计报表、数据转换等功能，实时浏览检索到的档案文件、图像、图形等，还可在权限允许范围内下载档案。
二、电子档案的安全性问题
1.电子档案对载体依赖
电子档案的存储和传输必须依靠数据存储介质和通讯介质。存储介质主要有硬盘、软盘、光盘、闪存等几种，这些介质与传统介质相比，稳定性较差，容易受到周围环境如气温、磁场灰尘等影响。载体结构稍微有变化或受损，存储在其中的信息便会丢失或无法读出，网络通讯介质一旦中断也无法传输和共享。
2.电子档案容易被修改
电子档案与其他任何电子文件一样，具有易更改性，而且改动后不留任何痕迹。从纸质档案转化为电子档案的过程中可能出现档案信息失真，电子档案使用操作过程中也容易导致信息失实，遇到篡改或者伪造之徒更会导致档案的失实，造成不可挽救的后果。电子档案经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失，电子档案的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使无法准确辨别电子档案原件。
3.电子档案管理的专业人员参差不齐
电子档案安全管理工作需要高素质的专业人员为技术支持，从而确保电子档案安全管理的水平。而许多学校并没有单独设立电子档案管理部门，还有许多管理人员缺乏专业的电子档案管理专业知识，或对计算机操作并不熟练，没有接受过专业的技能培训，造成电子档案安全管理工作的被动局限性，严重阻碍电子档案的安全管理工作正常运行。
4.校园网络条件下的电子档案管理制度不健全
在校园网络中电子档案的收集、形成、转换、处理、存储、整理、传输和共享等环节，档案信息可能被盗取、攻击、病毒感染，更有被更改、破坏和丢失的可能。由于计算机应用于档案管理和校园网中运行档案管理系统时间不长，传统的档案管理制度占主要方面，还没有形成一套系统的电子档案管理制度。
三、学校电子档案管理的安全措施
1.保护存储和网络传输介质安全
电子档案的特性不同于纸质档案，要建立可靠并且永久于可准确提供利用的状态。要建立一个合适存储介质保护的环境、规范保管条件，比如湿度的控制，存放载体的空间应达到有关标准的要求，满足避光、防潮、防潮、防震、防尘、防变形等的要求。鉴于校园局域网络容易受到计算机病毒感染，安装网络防火墙。防火墙技术一种访问隔离控制技术，是在某个平台网络与外界网络之间设置障碍，防止非法用户对本平台信息资源的非法访问。在校园网与互联网之间配备防火墙，防止互联网上的非法用户、网络攻击、病毒等对校园网络的侵害。并建议有条件的学校可购买企业云服务平台，防止现有的网络防火墙等技术仍无法抵挡“黑客”高手的入侵，可做到电子档案数据本地、云端等多方备份，来应对突发的紧急状况，确保学校档案信息得到最好保护。
学校电子档案管理安全性探析
2.加强电子档案载体的保管
电子档案形成后，因载体转换和格式转换而不断改变自身的存在形式，如果没有相关信息可以证实文件的内容没有发生任何变化，就无法确认它的真实性。因此，对形成档案的材料进行电子档案与纸质档案双套管理模式，将电子档案和纸质档案分别存储保管，并采用档案管理系统结合人工记录的方式，利用档案管理系统以电子的形式记录档案产生、加工、转换、传输及共享利用的全过程，同时辅以人工记录，用这些记录来证实电子档案内容的真实性和使用情况。
3.提升电子档案安全管理人员专业素质
电子档案安全管理人员的专业素质是电子档案管理工作有效展开的决定性因素，因此学校因着力加大现有档案管理人的岗位培训力度。通过培训、自学、赴兄弟学校参观交流等方式，重点培训档案管理人员学校与信息化相关的系统开发与维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理等方面内容，培养电子档案管理的复合型人才，为学校电子档案管理工作提供人才保障。
4.建立电子档案在校园网上应用全过程的管理制度
电子档案从形成到开发利用，中间经过多个环节，只要一个环节的职责不清，制度不明就可能造成电子档案的安全性构成威胁。建立电子档案信息安全评价标准体系，开发电子档案管理专用系统，将所有电子档案通过系统平台进行归档分类处理，明确归档流程和归档环节，对各科室的归档责任、工作内容和管理权限明确的划定，统一对每一份电子档案实行标准化、规范化管理。
参考文献：
[1]温怀玉.校园网条件下的电子档案安全体系研究[J].泸州职业技术学院学报，2008（1）：43～46.
1 电子档案的特点优势
1.1 保密性强
相较于传统纸质档案的整卷查阅所带来的风险，现在所使用的电子档案可以实现部分查阅，这就在一定程度上降低了档案被泄露的风险性。在进行纸质档案查阅时，因为所有的档案信息都是连在一起的，所以，不可避免的会看到一些所查阅资料之外的信息，不利于档案的保密[1]。档案查阅时，只能够接触所需的单份文件，而无法了解其他内容，实现了文件的保密。同时，电子档案的查阅是利用计算机的技术，改变了纸质档案查找时的困难。
1.2 高效、快捷
电子档案是电子信息技术在档案管理中的应用，不但能够降低工作人员的工作负担，提高工作效率，也能让查阅档案的人高效、快速的获取信息。网络技术的应用，极大的方便了档案管理，避免了档案归档和查找的繁琐，让工作人员从人力的耗费中解脱出来[2]。同时，可以分散工作量，实现随机归档，减少了归档和整理的时间，更方便进行检索，提高了信息的获取效率。因此可看出，高效；便捷是电子档案最大的优势。
1.3 提高档案的使用效率
对档案的进一步加工、利用是档案管理工作的主要目的，电子档案可复制、能重复使用的特点，更能满足档案加工的需要。传统的纸质立卷工作是有档案管理人员按照自己的认识水平进行操作的，由于每个人的认知是不一样的，这就造成了档案标准的不统一，既影响了档案整体的质量，又不利于档案今后的使用[3]。同时，在进行人工归档时会浪费掉大量的时间，从而导致了管理人员没有时间进行编研工作，不利于管理水平的提高。
电子档案的使用既可以提高工作人员的工作质量和工作效率，又能够减轻工作人员的压力，让工作人员把更多的时间和精力投入到编研工作之中，从而提高档案管理的水平。
1.4 及时补漏增缺
传统文书在资料收集时，如果出现漏记、漏交的情况，为了及时的增缺补漏，就要把文书进行拆卷重做，这样既浪?M了人力、物力、财力，又降低了工作效率。如果电子档案中出现了问题，可以直接利用计算机进行修改、更正，更加方便、快捷，省时省力，让档案随时保持在最新状态。
2 电子档案管理中存在的问题
2.1 管理不规范
纸质档案的使用时间较长，管理人员已经逐渐形成了保存纸质档案的意识。而由于电子档案的使用时间不长，档案人员单纯的认为只要将档案信息录入系统等存储设备就可以，疏忽了对于电子档案载体U盘、移动硬盘、光盘等的管理，没有对其中的数据进行备份，随意进行放置，最终导致设备丢失，档案资料的外泄。另外，在技术安全方面，没有采用一定的防复制技术，不利于档案的安全。同时，管理者对于文件备份的要求太过笼统，没有明确具体备份的文件、备份所采用的设备等，给工作人员的工作带来了一定的困扰，导致电子档案备份管理混乱。最后，电子档案的管理比较分散，没有建立一个完整的体系，不利于信息的获取和交流。
2.2 档案管理人员素质不高
新的档案管理方式的使用给事业单位档案管理人员提出了更高的要求，为了充分发挥、利用电子档案的优势，档案管理人员必须要在具备高的职业道德水准和自我约束力的前提下，熟练操作计算机以及相关的应用软件。结合实际情况，我国现阶段的档案管理人员由于日常工作量比较大，无法集中进行电子档案管理工作，并且部分人员对于计算机操作存在着一定的障碍。另外，现在的岗位人员具有较强的流动性，频繁的人动不利于电子档案管理工作的长期进行。
2.3 电子档案安全问题
电子档案是依托于计算机信息技术而发展的，具有信息技术资料健全、高效、便捷特点的同时，也相应的传承了计算机信息技术的缺点，即安全性问题。在进行电子档案的发送、接收、保管和归档时，可能会被篡改、伪造、泄密、窃听，或者遭到病毒入侵、黑客攻击等。由于电子档案的保护措施不到位，相关人员资料信息被泄露的情况频频发生，给这些人员的安全带来了一定的隐患。
3 电子档案管理的创新性对策
3.1 建立健全相关的规章制度
建立健全电子档案的各项规章制度，实施高效、科学、规范的管理，让电子档案管理走出无序化状态。电子档案在事业单位中的应用已经非常普遍，但是由于缺乏档案之间的联系，导致无法进行集中管理。为了充分的开发利用电子档案，发挥其高效便捷的作用，提高工作效率，首先就要完善电子档案的管理制度。详细规定电子档案的制作、审查、收集、保管、整理等环节，并且结合事业单位的特点对档案进行补充和完善。电子档案管理制度是档案管理工作的依据，有利于规范工作人员的行为，实行档案的统一集中管理。
3.2 培养专业的档案管理人员
电子档案的管理水平是由档案管理人员所决定的，因此，在进行电子档案管理时，必须采用专业的管理人员。首先，在进行人员聘用时，要选用一些专业知识强，并且计算机技术过硬的高素质复合型人才。其次，对于已有的档案管理人才要进行定期的培训教育，提高他们的计算机技术和职业道德。之后，由于电子档案管理是一项内容复杂、专业性较强的一项系统性工作，所以，要尽量避免人员的流动或将人员流动控制在合理的范围内，以保障工作的延续性和长期性。
3.3 提高电子档案的安全性
电子档案的安全是电子档案管理中的一大重点，首先，要设置访客权限，根据档案的保密程度设置权限，划分读取人群，保障电子档案的机密性。其次，对一些保密性较强的档案设置使用期限，控制使用范围。另外，电子档案的管理人员要开启电子档案管理系统的监控和自动记录功能，防止档案的外流。
3.4 加大资金投入
档案管理中所使用的设备软件的质量好坏，在一定程度上影响了档案管理的水平，要想改善这种情况，必须加大资金的投入。档案管理人员可以向相关部门申请经费，改善档案管理的设备和工作条件，现代化设备的使用可以极大的提高工作效率，降低工作人员的压力。另外，使用一些保密性强的应用软件，提高档案管理的安全性。
