时间：2023-05-23 15:45:35
关键词：档案管理基础工作；档案管理；作用；建议
伴随着信息化时代的不断普及，我国现阶段的档案管理工作也需要朝着信息化，数字化不断迈进，档案基础管理工作作为现代化档案管理工作中的一个重要组成部分，在档案管理中做好档案管理的基础工作有助于提升档案管理的整体水平，从而推进我国现代化管理的进程。
1 档案管理基础工作在档案管理工作中的重要作用
1.1 使档案管理工作变得标准规范
n案的标准，规范是现代化档案管理的一个基本的要求，档案管理基础工作通过将档案进行分类整理从而可以实现档案规范化的这一要求，方便对档案信息的查阅，同时做好档案管理基础工作还可以使档案的管理实现分部门分事项的针对性的管理，提高档案管理的精准性。然而现阶段一些单位并没有充分认识到档案管理基础工作的重要性，在档案管理工作中不愿意投入很多的人力和财力，从而导致很多企业的档案管理基础工作出现问题，出现整体不规范分类不准确等各种情况。例如由于单位对档案管理工作的不重视的原因，导致在档案的基础工作中造成档案的丢失损害，或者在档案的分类中出现错误，档案管理基础工作没有做好会影响档案的完整性，也不利于档案的规整，非常不利于现代化的档案管理。
1.2 档案管理基础工作可以保障档案检索的准确性
档案管理的基础工作不仅要求档案基础工作人员做好档案的规范性，还要确保档案检索的准确性。在档案管理基础工作中，档案管理人员需要在档案的输入和归纳过程中保证档案内容的准确性，提供关键词或者相关的内容概括，对于档案中内容不完整的内容要进行重新编写，方便用关键词或者内容概括进行检索查找，使人们更快的查找到所需档案的资料。伴随着信息技术的不断普及，档案检索技术也在不断的进步，档案管理基础工作可以利用现代化的检索技术提升档案管理的水平。
1.3 档案管理基础工作保障档案管理的利用率
档案管理基础工作要求档案规范并且方便检索查找，这就会有效提高档案的利用率，如果档案基础工作没有做好，就会限制档案更好的发挥其作用。档案也有轻重缓解，有的档案企业会经常用到，使用率非常高，而有的档案相对使用率就会低，因此在档案管理基础工作进行归纳整理分类过程中，可以有选择的先去归纳整理那些相对比较重要的，使用率高的档案内容，然后再对使用率较低的内容进行分类整理保存，同时注意不能因为档案的使用率较低就不整理，要确保档案内容的完整。
2 档案管理基础工作现状
2.1 档案管理人员的整体素质不够高
现阶段我国很多单位的档案管理人员年龄比较偏大，相对年轻人他们的对新知识的接收能力会比较弱，因此就会很难接受新的现代化的档案管理知识，无法适应档案现代化管理对员工素质的要求，限制了档案管理水平，另一方面随着档案管理现代化的不断普及，对档案管理人员的素质提出了新的要求，而现阶段档案管理的工作人员普遍缺乏现代化的档案管理知识，档案管理的知识结构比较传统落后，对计算机知识的掌握也比较缺乏，传统的档案管理方法无法适应现代化的档案管理要求。
2.2 档案管理不够规范
档案管理基础工作的一个重要的途径就是档案的档号，然后在实际的档案管理基础工作中，由于缺乏对档案管理的重视，很多员工缺乏专业的档案分类整理知识，导致很是多员工在进行档案管理基础工作时行为不规范，例如在档案管理基础工作中，可能会出现缺少目录号或者档号的命名不规范等一些列的问题，导致档案不能及时查找。另外，还有的情况是档案的标题命名非常不合理，导致档案内容和档案标题形成巨大反差，使单位很难精准的查找到所需档案信息，增加了检索的难度。另外，由于员工档案专业知识的缺乏也会导致员工在对档案进行整理分类时，出现分类不准的情况，使档案资源变得非常混乱，无法更好的为人们提供服务。
2.3 档案管理的现代化技术普及度较低
现阶段我国的档案管理大部分还没有普及计算机管理，还是以人工度档案进行整理归档，而人的精准率很显然不能和现代化的计算机相比，这样就不可避免的会出现一些人为的失误。另外，现代化技术的普及率较低，导致在信息检索方面不利于档案的全面查找，在检索过程中由于内容的漏洞导致查找不到所需资源，使档案的利用率降低，档案检索效率低而且麻烦等一些列问题都限制了档案的现代化管理进程。
2.4 档案保管不当造成缺失
现在很多的档案还没有完全实现实体向电子档案的转化，很多的实体档案由于单位对档案管理的不重视导致出现保存不当的现象，有些档案已经出现少页，缺角等情况，甚至有些档案已经完全丢失，无法找回。
3 有效展开档案管理基础工作的几点建议
3.1 提高档案管理工作人员的素质
档案管理工作人员的素质很大程度上影响着档案管理基础工作的好坏，首先注重档案管理工作人员的思想道德文化修养和职业道德的建设，使档案管理人员认真履行自己应该履行的责任，做好自己的工作。另外要加强档案管理人员专业知识的建设，一方面是档案管理方面的专业知识，通过提升工作人员档案专业知识确保档案工作人员能够对档案进行合理的整理分类，操作规范，保证员工可以高效率的完成需要做的工作，另外随着档案管理的现代化发展，要求档案管理工作人员掌握一定的计算机知识，因此需要加强对员工计算机知识的培训，通过一些现代化的技术的应用来辅助档案管理工作人员更好的展开档案管理基础工作。
3.2 注意档案管理从起草公文开始，做好档案管理的前期工作
在档案管理工作中需要严格要求档案工作的每一个流程，从开始到结束，档案工作是从公文开始进行的，因此就需要在起草公文的时候就进行严格的要求，首先注重收集整理手稿，然后再到文件的接收，做到从文件的手稿到后期接收的文件，每一个流程都有明确的记录。对于非常重要的文件，要填写明确的承办单，保证文件的每一个传阅过程都有详细的记录，随时可以查阅到文件的去向，方便文件的及时收回，单位领导需要清楚地知道文件的信息报告和处理结果。档案管理工作应该对文件处理的每一个具体的流程都进行管理，每一份文件的记录都应该得到妥善保管，做好档案管理的前期工作，从而确保档案的完整性。
3.3 推进档案管理基础工作向现代化迈进
要想更好的展开档案管理基础工作，就需要充分应用现代化的科技技术来提高档案管理基础工作的效率，尤其是在进行档案管理的检索时，运用现代化的检索技术可以有效的提高工作效率，通过关键词，目录等进行检索方便快捷。另外，推进档案管理基础工作现代化建设，可以很多程度上避免一些人为的出现的错误，提高了档案信息的准确率。通过现代化技术对档案信息整理划分，统一划分，逐步使档案管理信息化。当然在档案管理信息化的同时一定要注意保证电子档案的安全性，毕竟现在网络环境比较复杂，还有可能会受到病毒入侵，存着一些网络安全隐患，所以在对电子档案保存时一定要注意电子档案的安全性储存，提升对电子档案的维护水平。
3.4 加强对档案管理基础工作的管理监督力度
档案管理基础工作的有效展开需要加强对档案管理的监督力度，明确每个员工的具体职责，由专人负责档案管理的监督工作，对档案管理工作人员的工作情况进行定时或者不定时的抽查，确保每个员工都认真的完成好自己的工作。另外，需要健全档案管理工作的操作流程，明确档案基础工作的具体操作步骤，严格要求员工按照具体的档案操作流程来进行档案管理工作，确保档案的规范性，避免出现一些列整理分类的差错。
3.5 提升员工的档案意识和服务意识
首先对档案管理工作人员进行经常性的培训，是员工有能力做好档案的整理归类工作，确保档案的完整性和正确性，其次，就是要培养员工的服务意识，无论是档案工作还是档案工作的管理都需要提升员工的服务精神，现阶段伴随着信息化时代的不断普及，档案管理工作越来越趋向于可以网上办公，方便员工更好的为人民提供档案服务，优质的服务保证档案管理工作的有效展开。
3.6 将之前的案卷进行重新整理
现阶段，各单位随着档案的不断增加，对档案的整理提出了新的要求，因此对之前的一些整理并不规范的档案需要进行重新整理的工作，从而使档案能够更好的为人们提供服务，适应现代化的档案管理。在将之前的档案进行整理的时候应该注意，需要将那些相互之间有管理的档案整理在一块。同时对于那些没有卷内目录，没有页码，缺少案卷标题或者案卷标题不清楚的档案要将缺失的内容进行添加，从而确保档案的规范，档案的重新整理可以更加方面档案的保存，也能提高档案的检索效率。
4 结语
综上所述，档案管理基础工作作为现代换档案管理中的一个重要的组成部分，有效的展开档案管理基础工作有助于确保档案的规范性，准确性，提高档案的使用率，使档案更好的为人民服务，提升档案管理水平的同时推进现代化管理的进程。
⒖嘉南
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一、知识经济时代档案管理工作面临的问题
首先，知识经济时代，档案事业的内涵和外延将进一步扩大。在知识经济时代，能够以档案形式存在的信息，将是人类知识与信息高度浓缩的精华，也是档案能够得以存在的内在生命力。所以，信息属性已成为知识经济时代反映档案本质的重要特征，档案的信息含量已成为评估档案驾驭的主要参数。所以采用档案信息内用属性划分档案的外延，将不会使档案种类混杂，分类关系不清，这样建立起来的档案分类体系将日趋完善、科学、合理。
第二，依托先进的技术设备，知识经济将推动档案事业发展进程。知识经济是现代化科学技术智能化、信息化、高级化的结果。先进和技术设备是知识经济的物质基础和技术手段。没有先进的技术设备，任何思想和技术方法都无法落于实处。当今社会，计算机已经广泛应用于档案管理、统计和检索；微缩技术在档案的保管方面具有十分重要的意义……总之，计算机、光盘、多媒体、现代通信技术、微缩复制技术的普遍应用将大大加快档案事业的发展进程，使之进入现代化管理的先进行列。
第三，知识经济将为档案事业提供现代化的管理思想和管理方法。知识经济不仅意味着知识的不断创新和信息技术的广泛应用，它更代表着先进的、科学的管理思想和管理方法。在管理方法上知识经济更需要增强开放档案意识，树立依法治档的观念，注入批判继承精神，探索创新精神和学术自由精神。更需要引进图书馆学，情报学的相关理论，加强基础工作，调整供求关系，加强定量管理，提高利用效率，把完善档案部门的职能与改善档案管理相结合。
第四，知识经济时代，对档案工作者的素质将提出更高的要求。选拔德才兼备的人才是知识经济时代的核心内容。实质经济时代的档案人员要具备较高的专业知识、自然科学知识和相关应用知识。
二、加快档案管理工作现代化进程
在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程，在著录工作中只要掌握了以下重点便基本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。
1、分清轻重缓急，循序渐进。
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。
2、分级次著录，省时省力。
在著录过程中可以将案卷分为三个层次进行著录即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能揭示档案的主题内容和特征，而且也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力又提高了效率。
3、分门别类，充分利用档案原基础。
对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础可以减少著录环节大大地提高著录速度。
4、要加强档案信息素质教育。
加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识。提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。
5、要科学地制定、贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。
计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的。以为对于杂乱无章没有系统整理的档案，计算机是无法进行管理的，即使可以管理也会因运算程序的复杂化而使其效率大大降低。因此，要适应知识经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。
我国档案高等教育应对电子政务的机遇和挑战做出了积极的反应。一段时期以来，高校档案学系或改名为档案与电子政务学系，或新设独立的电子政务专业，或在原有的档案学专业基础上，增设与电子政务相关的课程。根据笔者网上调研和统计，我国高校一般在公共管理学院(如湘潭大学)、信息资源管理学院(如中国人民大学)开设电子政务或政务信息管理类本科专业，有的高校如浙江大学公共管理学院、北京大学、国家行政学院设立了电子政务研究所(或电子政务研究中心)，还有的高校如武汉大学信息管理学院档案学系改名为档案与政务信息学系，增设了与电子政务有关的课程。此外，在全国25个档案学硕士点中，至少有7个硕士点招收电子政务信息管理方向的研究生，它们分别是：武汉大学、四川大学、山东大学、苏州大学、南开大学、河北大学和湘潭大学。那么，国外高校的档案高等教育是否也有类似的变化呢?根据笔者对欧美高校档案学高等教育现状的调研，尚无在图书情报档案学教育的基础上新设电子政务专业或明显增设电子政务相关课程的个案。至少在当前，档案学专业在培养目标、教学内容和课程体系方面向电子政务和政务信息管理方向的延伸属中国档案高等教育所特有，分析其主要原因有二：
其一，中国自1999年开始的政府上网工程以及在电子政务的推进过程中对政务信息资源的整合和组织存在迫切的人才需求，而在此之前，我国高校没有对口的专业培养该领域的专门人才，因此，在政务信息管理领域存在较大的人才缺口。
其二，在政府部门，现行文件和档案是政务信息的主要承载，档案工作者的职业素质和工作效率直接影响到政府信息资源管理的效率。因此，从文件与档案管理角度开展对政务信息管理的研究并培养该领域的专门人才成为中国档案学高等教育的一个新领域，体现了我国档案高等教育的时代特色和社会需求。
我们在充分肯定我国档案高等教育的社会敏感性和改革精神的同时，必须冷静地思考档案学专业的人才培养目标定位和课程体系设置问题，不可盲目砍掉档案学专业课程而轻易增设政务信息管理类课程。在进行专业调整和课程体系改革之前，我们须明确档案人员在电子政务中的职责和任务，在此基础上定位档案学专业的人才培养目标，调整课程体系。
电子政务环境下档案人员的职责和要求
电子政务环境下档案人员承担更重的责任，面临更严格的业务要求，这对我们档案学专业教育的定位及课程体系改革提出了挑战。
一、电子政务环境下档案人员的职责
在传统的政府管理模式中，机关档案人员的主要职责是管理已经归档的文件，不参与文件的制发和流转过程，文件管理与档案管理之间有着明确的界限。随着办公自动化的普及、电子政务由最初的政府上网到政府网上办公的推进，文档一体化成为提高电子政务文档管理效率的必要途径。文档一体化是电子文件全程管理和前端控制的基础平台，要求档案人员从后台走向前端，即在文件产生之初就介入其中，在电子政务文档管理系统的设计阶段就提出档案化的设计思想和设计要求，其目的是保证电子文件在产生、流传过程中的真实性、完整性和有效性，从而保证归档管理的电子文件是可信的，日后可作为法律凭证和依据。这种做法可能会加重文件流转的负担，影响文件管理的效率，但是，却有利于保证电子文件的真实性、完整性和有效性，为电子提供稳固可靠的信息保障。据此，电子政务环境下档案人员应承担如下主要职责：
1、档案人员不仅要承担归档电子文件的鉴定、接收和管理工作，还必须介入文件管理。
2、档案人员需要加强与政府职能部门、电子文件管理系统设计者、文档管理软件开发人员之间的联系和合作，对于系统设计开发和运行等各个阶段的文件管理提出详细的要求和建议，积极对电子文件的管理实施前端控制和全程管理。
3、档案人员应加强与文书人员和业务人员之间的交流，监督和指导文件的生成、流转。
4、档案部门应明确提出电子文件的归档标准和要求，保证归档电子文件的质量。
5、档案人员应借助电子政务平台，进行档案信息的、查询、提供利用等社会化服务工作。
二、电子政务环境对档案人员的要求
电子政务环境下，档案人员必须胜任政府电子文件的归档和管理工作，保证电子文件的真实性、完整性和有效性。要做到这一点，档案人员应达到如下要求：
1、了解电子政务的基本原理和电子政务流程。
2、熟悉电子政务环境中电子文件的生成和流转规律。
3、严格遵行电子政务环境中的电子文件归档要求和管理规范。
4、能够熟练应用现代技术，具有信息化办公能力和文档处理能力。
电子政务环境下，政府信息资源的采集、组织、、存取、传播以及载体形式和管理方式都发生了变化，如何高效、安全地对政府信息资源进行组织、管理和开发利用，档案工作者负有艰巨的使命。在电子政务环境中，档案工作者必须对电子政务基本原理、电子政务系统框架等有所了解，除了掌握档案管理的专业知识和技能外，还必须具备管理学知识、电子政务基础知识和现代信息技术技能，以及组织协调和沟通能力。
电子政务专业人员与电子政务环境下的档案工作者有明确的分工，他们的岗位、职责和工作任务各不相同，对知识结构和能力素养的要求也不相同，但都需要对彼此的工作内容有所了解。档案人员主要肩负电子政务文档管理的职责和任务，他们必须具备电子政务的基础知识，掌握现代信息技术，能够为电子政务提供高效、安全的信息资源保障。电子政务专业人才则主要负责电子政务系统设计、系统管理、技术开发等核心工作，他们必须熟悉电子文件管理的基本要求和规范，具备对电子文档的处置能力。
电子政务专业人才的培养模式及高校档案学专业的定位
到目前为止，我国培养电子政务专业人才的模式有如下几种：第一，在公共管理学院或信息管理学院下新设独立的电
子政务本科专业。电子政务专业人才在知识结构和能力素养方面都有很高的要求，只有设置独立的电子政务专业，进行专门的电子政务教育，才能培养出合格的专业人才。从教师的知识结构，以及“电子”和“政务”二要素来看，电子政务专业依托于公共管理学院或信息(资源)管理学院各有其优势，但由于管理体制等因素的制约，学院联合培养的模式还不多见。第二，通过对档案学系进行改名、增设电子政务方向课程、调整档案学本科人才培养目标和培养方案等一系列措施对已有的档案学专业进行改造，向电子政务信息资源管理方向拓展。第三，在档案学、图书情报学等硕士点、博士点设置“电子政务”或“政务信息资源管理”研究(招生)方向，培养电子政务、政务信息资源管理的高级人才。
第一种模式和第三种模式无可争议，而第二种模式须慎重考虑电子政务环境下档案学专业的定位问题，以及档案管理与政务信息管理在档案学本科专业培养方案和课程体系中的权重问题。一方面，档案学专业向电子政务信息资源管理领域的拓展具有先天的优势，因为文件和档案是构成电子政务信息资源的基础，档案学专业教育必然要考虑电子政务对档案专业人才在知识结构、能力素养等方面的要求，以及档案人员应承担的职责和任务。档案学系无论是否改名，在人才培养中都必须考虑电子政务环境。在档案学专业培养目标、课程设置和教学内容中，要将文件档案管理理论与电子政务相关理论相结合，将文件档案管理的方法和技术与电子政务方法和技术结合，将文件档案管理流程与电子政务流程结合，培养能够胜任电子政务信息资源管理需要的档案专业人才。
另一方面，电子政务环境下，档案学专业的培养目标和课程体系应坚持档案学专业特色，从文件与档案管理角度考虑电子政务信息资源的管理策略和解决方案，切不可放弃原有的档案学教学基础而盲目增加电子政务方向的课程。理由是：由于师资力量、教学资源以及专业的限制，在档案学专业基础上不可能培养出具有复合知识结构和高信息素质的电子政务专业人才，只有通过设置独立的电子政务专业，配备相应的师资力量和教学资源，才能全面培养电子政务专业人才。如果仅在档案学专业基础上大量、盲目增加有关电子政务的课程，将不仅使档案学专业丧失传统的优势和特色，也无法满足电子政务人才培养的需要，结果是舍本逐末，事倍功半。因此，对档案学专业的改革需把握好一个“度”和“切入点”的问题，这个“度”是指在培养目标和课程设置上以档案学专业为主干和支撑，“切入点”是指档案学专业调整应从电子政务文件与档案管理为切入点，结合电子政务特点，培养适应电子政务文档管理和信息资源管理需要的档案学专业人才。
电子政务环境下档案学专业人才的培养目标可定位为：培养具有系统的档案学基础知识和政务信息管理的基本知识，具备一定的文化素质和修养，掌握应用现代信息技术的基本技能，能在政府机关、企事业单位，以及各种信息机构从事文件与档案管理、信息管理和信息服务的复合型、实用型专门人才。
电子政务环境下档案学专业课程体系改革
围绕档案学专业的本科培养目标，档案学专业的课程体系应进行适当的改革，其宗旨是“厚基础、宽口径”，在保持档案学专业特色的基础上向政务信息资源管理方向拓展。本文试以武汉大学信息管理学院档案学专业的本科课程体系为例，分析和说明电子政务环境下档案学专业课程体系的改革。
近几年来，武汉大学档案学专业的课程体系经过不断调整，逐步形成了以档案学专业课程为根基的独立而开放的课程体系。该课程体系由学校通识教育课、学院通开课、档案学专业类课程(含专业基础课和专业课)三大模块构成(见下表)。这三大模块的课程体系层次分明地体现了对本专业学生的基础知识、基本能力及基本素质的教学要求。
第一模块为学校通识教育课程，是面向全校的通开课程，旨在培养现代大学生所必备的基本知识、素养和能力。
第二模块为学院通开课程，是按“图书馆、情报与档案管理”一级学科设置，反映学科知识基础和能力要求的通开课程，其目的是打破专业藩篱，加强“图书馆、情报与档案管理”一级学科内的知识融合和贯通，满足厚基础、宽口径人才培养的需要。学院通开课的设置有助于学生掌握必要的信息技术，增强其对信息的处理和开发利用能力。
第三模块为档案学专业类课程，体现了档案学专业的学科知识构成及对专业人才的培养要求，以及档案学专业教育向电子政务信息资源管理领域拓展的趋势。根据课程之间的内在联系和区别，该模块又可划分为档案学核心基础课程、信息技术应用类课程、政务信息管理类课程、综合素质类课程。其中，政务信息管理模块包括政务信息管理、电子政务概论、行政管理学、国家公务员制度、现代人力资源管理等课程。这些课程所占学分为15个学分，与档案学专业学位要求的140个学分之比甚微，充分体现了以档案学专业课程为主，政务信息管理课程为辅的特点。此外，电子政务信息资源管理所需要的信息技术类课程在学院通开课模块和档案学专业类课程模块中得到体现。
武汉大学信息管理学院档案学专业本科课程体系的改革，始终坚持“厚基础、宽口径”的指导思想以及通专结合的思路，形成了以档案学核心基础课程为主，政务信息管理相关课程为辅的独立而开放的课程体系。其独立性体现在保持档案学专业特色，而开放性则体现在档案管理与信息管理、政务信息管理等领域的交叉与融合，以及与信息技术的密切联系。
结论
针对目前档案学系改名或增设电子政务课程的现状，我们首先应明确电子政务环境下档案学专业的定位，是另设电子政务专业，还是在档案学专业基础上建设电子政务专业，或者只是增加一些与电子政务有关的课程，这关系到今后档案学专业的兴衰。如果处理得当，档案学专业将借电子政务而获得新的发展机遇，否则可能使档案学专业丧失独立的学科地位。笔者所担忧的是，如果档案学系盲目改名或盲目增加与电子政务有关的课程，不仅易使档案学丧失独立的学科地位，而且因学科基础限制，也不可能培养出能够真正胜任电子政务管理需要的专业人才。因此，笔者认为，档案学专业在人才培养目标上应坚持专业特色，同时，拓展人才的知识结构和能力素质，提升人才培养的层次和水平，满足电子政务信息资源管理的需求。电子政务环境下的档案工作者应是掌握档案学基本理论和电子政务的相关理论及知识，既熟悉电子政务流程和运行机制，又掌握基本的信息技术，能胜任网络环境下的信息化办公、电子文件管理、文档一体化管理的复合型人才。电子政务环境下，我们应立足档案学专业的自身特点，同时，结合电子对文件和档案管理的要求来调整课程体系，补充教学内容，基本出发点依然是文件和档案管理。
参考文献：
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2、杨雯等，《电子政务与档案管理关系初探》，《档案学研究》，2006，(5)
一、数字化档案馆建设的信息资源数字化
1、明确档案信息资源数字化是数字化档案馆建设的首要环节
档案资源的数字化是当前数字化档案建设工作的基础、关键，而档案数字化数据来源以馆藏档案、电子文件为主。馆藏档案数字化就是利用各种科技手段，将纸质、声像、缩微胶片等传统介质档案转化为计算机可识别和处理，具有序结构的数字档案信息资源库的工作。如果无数字化档案信息资源库，数字化档案馆建设就没有坚实的物质基础，没有档案的信息资源数字化，后期档案信息的网上传递就无从谈起，而实现信息资源共享更难以达到预期效果，至于档案的智能化服务则形同虚设，纸上谈兵。
档案信息资源数字化的目标，一是解决传统档案的存储问题，二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能，三是提高信息传递速度，提供更大范围内的利用。所以说档案信息资源数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其后网上资源共享打下坚实有效的物质基础。扬子石化公司档案馆在档案信息数字化方面，目前所做到的仅是导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而非全面意义上的数字化，在记录方式、载体形式上没有实质上的改进。
2、档案信息资源的数字化必须具有“三性”
第一、科学性。我们所说的档案信息资源数字化决不是单纯的档案信息导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而是目录检索数字化与档案全文数字化之和。这就提出在规模庞大的档案资源中，对数字化是全部数字化还是有选择、区分的数字化。如选前者，对于继承和保护人类宝贵的文化财富肯定是最完美的，但也有美中不足。由于档案鉴定工作长期滞后，使馆藏中存在大量未经鉴定或鉴定后并未销毁的档案。再者，各档案馆往往具有共性意义的档案资源，如各级政府及部门的普发性文件等。如果将它们全部数字化，不仅会加重馆藏负荷，也会增加管理和维护的负担，更是资金的浪费。因此档案信息资源数字化应具科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急，分阶段，分层次有步骤的进行。优先对具有本馆特色、专业特色、地方特色的档案，用户急需或利用率高的档案进行数字化。对此，扬子石化公司档案馆的管理类文件就做到了档案与资料的区分；石化系统文件与非石化系统文件的区分；本企业文件与普发性文件的区分等等。
第二、系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论是对档案的来源，还是档案内容的内在逻辑，又或不同档案的关联性等等，都应保持档案信息外在的连贯、完整与内在的有机联系。另外，还包括保持数字化软硬件的系统性。即软硬件的配置、数据库标准等在数字化阶段保持一致性，保证数字化技术、软硬件的可继承性，从而确保数字化系统内在的可持续发展性。
第三、特色性。当每个档案馆数字化建设完成，进入网络后，它只是网络中的一个数据库，一个节点。为了避免信息的重复，各档案馆的信息资源数字化必须各具特色。特色也是档案馆信息资源数字化的生命。选择本馆独有的、具有资源优势的课题或项目加以攻关，进行开发、研究，最终建设具有本馆特色的数字化档案信息数据库。如同一个有差别的市场，有利于竞争，同样有利于产生优势，避免重复建设，为实现网上档案信息资源优势互补和资源共享开辟道路。
二、数字化档案馆建设要高科技化
数字化档案馆建设在工作条件上必须有高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的。它的显著特点是对技术的依赖性。如果没有相关技术设备的支持，数字化档案馆建设将成为海市蜃楼。由此可见它是完全依赖现代通讯网络基础进行管理与工作，从而实现档案馆信息资源的数字化、信息传递网络化、数据存储海量化、信息资源共享化，服务快捷智能化。
1、档案信息资源数字化技术支持
主要依靠模数转化技术，即使用数字模拟整合技术将各种档案信息数字化，这有赖于计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入等技术将档案原件进行数字化处理，运用多媒体技术对不同载体形式与记录方式的档案信息进行处理并再次显示。档案信息资源数字化之所以能够解决档案存储的问题，那是有赖于海量存储系统，因而海量存储技术在档案信息资源数字化进程中具有重要作用。现阶段主要是光盘与缩微手段。数据库技术在档案信息资源数字化过程中也有重要意义，它是计算机管理系统的核心，是数字档案信息保存和利用的重要技术。它能进行资源的有效组织使之有序化便于人们的利用。
2、档案信息传输的网络化和信息资源的共享化
数字化档案馆建设还必须依赖一系列的信息基础设施来实现信息的传递。这一环节要靠网络技术与通讯技术的有效支持，以宽带网为传输通道，在高速网络化的基础上，使档案信息不受空间、地域的限制，为用户服务。因此，档案信息传输的网络化不仅是数字化档案馆建设的必须条件，也是档案信息实现信息社会化服务的基础。扬子石化公司的内部局域网平台为我馆信息传输的网络化创造了可行性的前提。鉴于各类档案馆馆藏档案信息具有自身的特色，因此所建设的数字化档案馆在高速发达的网络上只不过是一个节点，单独的数据库，未必能满足所有用户的信息需求，所以要借助网络的升级，使来自各地的档案信息资源实现共享。
3、数字档案的安全
为了保障档案信息的原始性、保密性及网络的安全，同样要采取相应的技术措施。加密技术确保档案的非公开性或分等级公开；身份验证技术确保用户为网上合法用户；签署技术是证实该文确实出自作者，且内容未被他人改动；防写技术确保用户只能读取信息，而不能做任何改动；防火墙技术使本机构网络与外界之间设置障碍，是保护层，阻止外界对本机构的非法访问，某种程度上减少了法律纠纷。
三、数字化档案馆管理的知识化
传统的档案管理模式难以适应高科技支持下的数字化档案馆，需要一种新型的管理模式来取代。知识管理则向我们展示了一种崭新的管理模式和思维方式，在数字档案馆建设中引入知识管理理念，将给数字档案馆建设以重要的启迪作用。
1、从管理的发展趋势看，知识管理是档案信息管理的新发展
人们对档案的管理从档案的实体管理到档案的信息管理，即侧重档案内容的开发利用，解决档案信息的传播，再到档案信息资源的管理，侧重对档案信息内容及其支持工具的管理。前两种管理方法早已不能满足管理要求，就目前现状，我们要完成的就是从档案信息资源管理向知识管理的转变。档案信息资源管理的核心是收集整理、检索分类、存贮、传播和使用，但它忽略了人力资源及其主观知识的管理，而知识管理不仅涵盖档案信息资源管理内容，更注重对人力资源的管理，深化了对信息技术的要求，对档案信息的处理转变为对知识的识别、挖掘和重组。知识管理的目的就是通过知识挖掘和知识重组，实现知识共享和知识创新。
2、知识管理为用户提供更完善的知识服务
知识管理的基本过程是知识的创造、存贮、分配、应用。知识组织、知识应用是知识管理的基础，知识管理最终体现知识价值和服务价值。数字化档案馆实现了档案信息资源的数字化、档案信息传递的网络化,档案信息利用的共享化。因而此时用户不再担忧信息传递的方便、快捷程度，而是如何从繁杂的档案信息资源中迅速提取自身所需的知识。知识管理要求的知识组织与应用，正是在档案信息基础上，通过对知识的进一步挖掘、精简、提取并发现隐含在档案信息中的潜在知识，最终对它们分析、归纳、整合并形象的予以表达，完成知识挖掘。这正好解决用户面临的新问题，所以数字档案馆不仅要注重知识的组织与开发，同样要重视知识需求与应用，以便提供更完善的知识服务。
扬子档案馆从创建开始历经几代管理层的交替变更，在管理模式上也有不断地探讨和实践，从最早的实体管理到信息管理再到档案信息资源的管理，管理方式不断简化，档案的服务利用功能也达到进一步的完善。
[关键词]电子档案管理人员；知识技能；分析
一、档案管理基础知识
（一）档案学概论。了解档案的起源与发展，特别是中国档案的产生与发展的历史过程，明确档案的基本含义、本质属性和档案种类的划分等。
（二）档案管理学。了解和掌握以档案收集为重点的档案馆（室）的馆藏建设方法与途径；掌握档案利用的需求和提供利用的原则、方式和方法，掌握档案管理和利用中有关信息的反馈技术和方法等。
（三）档案保护技术学。了解纸质档案耐久性的检测指标及方法，掌握造纸原料质量、纤维质量、造纸工艺与纸质耐久性的关系；了解各种纸质档案字迹材料的主要成份及其作用，掌握影响字迹材料耐久的因素；掌握一般声像档案制成材料的耐久性和保护条件；了解档案馆库温湿度控制的依据，掌握档案馆库内外温湿度变化的一般规律；了解微生物、昆虫、鼠类的基本知识及危害档案的情况，掌握防治它们危害的措施、技术和方法等。
（四）文书学。了解文件的概念，明确文件及公务文件的特点、功能及其表现；划分公文立卷范围和编制立卷类目等。
二、电子计算机应用及自然科学基础知识
（一）自然科学基础学科。学习高等数学、普通物理学、普通化学、电子学、自动化技术等。了解自然科学的基础知识和物质运动规律，掌握工程技术的设计方法，材料的物理化学性质，电子及电路原理等。
（二）微电子技术。微电子技术是微小型电子元器件和电路的研制、生产以及用它们实现电子系统功能的技术专业学科。在这项技术学科领域内最主要的是集成电路技术。微电子技术是随着集成电路技术、特别是规模型集成电路技术的发展而发展起来的电子学方面的分支学科。这门学科是电子计算机技术、通信技术的基础。认真学习微电子技术，就是要了解和掌握电子技术原理，特别是集成电路方面的基础知识，为学习电子计算机和通信技术打好基础。
（三）电子计算机技术。电子计算机是本世纪最重大的发明之一，对人类社会发展有极其深远的影响。电子计算机实际是一种能自动完成信息处理的机器。认真学习电子计算机技术，目的是了解电子计算机技术的发展过程、分类及发展趋势。值得电子计算机的算术基础、数理逻辑、脉冲及逻辑电路、运算方法及运算器、控制器、内存储器及外部设备等，牢固地掌握电子计算机的基础知识和工作原理。
（四）电子计算机软件技术。电子计算机软件是指为了完成电子计算机本身的管理或针对不同的信息处理任务而编制的程序及文档。电子计算机是靠人们把事先编好的程序装进机内之后才能工作，而程序是由程序人员编写和调试。程序人员根据实际需要提出问题，然后确定计算方法，构造数据模型，写出流程图，选择适用的语言，编写出程序并上机反复调试，直到满足实际需要为止。认真学习电子计算机软件技术，就是要了解熟悉电子计算机使用的二进制和其它数制的转换关系、机器语言、汇编语言及各种高级计算机语言等，掌握程序编制的基本原则和方法。
（五）现代通信及电子计算机网络技术。在现代社会中，人类活动所需的各种信息都是依靠以现代通信技术为基础的通信设备来处理、存储和传输的。如果说建立在微电子技术及软件基础上的电子计算机是现代社会的“大脑”，那么由程控交换机、光缆、通信卫星及其它现代化通信设备和电子计算机网络设备交织而成覆盖全球的电信网络，就是现代社会的“神经系统”。认真学习现代通信技术，就是要了解现代通信的工作原理及所需设备的作用、性能及发展趋势，掌握信息存储、传输的方法和技术，为管理电子文件、电子档案打好技术基础。直接管理电子档案的人员，应掌握网络操作技能，要达到国家规定的中级以上水平。
（六）办公自动化（OA）及电子计算机辅助设计（CAD）技术。电子计算机在国家机关、社会团体及生产设计、制造等部门的应用，主要体现在办公自动化（OA）和电子计算机辅助设（CAD）、辅助制造（CAM）等方面，并产生着大量的电子文件。我们掌握了办公自动化、电子计算机辅助设计、辅助制造等基本知识，就掌握了电子文件从产生到运作的过程及规律，便于从电子档案管理角度提出电子文件形成和归档的技术要求。
（七）电子计算机技术在档案部门应用知识。电子计算机在档案部门的应用，正在两个方面迅速地展开：一是为提高纸质等载体档案的管理效率，开发档案信a息资源为社会服务，而大量使用电子计算机技术；二是电子文件归档及归档后形成电子档案的管理，也离不开电子计算机。前者经过多年的实践和推广应用，已被广大档案工作者接受并发展到一定的深度和广度，后者正在起步。学习电子计算机在档案部门应用知识，就是要了解电子计算机在档案部门的应用情况及发展趋势，掌握各种应用的典型范例，熟悉其相应的应用程序等。以便在前人的基础上，更深入一步拓宽电子计算机在档案部门的应用范围。电子档案管理人员的电子计算机操作，应达到国家规定的中级以上水平。
（八）设备维护知识。电子文件、电子档案的管理，涉及很多设备，如电子计算机及外部设备、数字通信的一系列设备、电源设备、调控设备等等。了解这些设备的工作原理并对这些设备进行保养、维修是极其重要的。这不仅涉及到物理、化学、电子计算机技术，而且要涉及到电工、电子学等方面的专业知识。我们对这些知识必须有一定的了解，而且要掌握一些保养、维修设备的实际操作技能。
（九）标准化知识。电子文件、电子档案管理离不开标准化。它涉及到标准制定、贯彻、修订等知识和方法；涉及到电子计算机信息处理、信息技术管理、电子文件生成到电子档案管理的工艺流程、保存条件等多方面的标准内容。了解并制定、完善这些标准，才有可能做好电子文件、电子档案的管理工作。
参考文献：
论文摘要：本文针对医院档案在发展建设中的重大作用，提出开发利用档案信息资源所必需的几个重要基础环节。增强档案工作人员的服务意识与水平，具备良好的职业道德与职业素质，为档案资源的开发利用提供思想与知识方面的保障；完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系，建立健全档案管理各项规章制度，做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作，不断加强医院档案基础业务建设，形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面。
档案利用是指以馆（室）藏档案资源为基础，通过一定的方式，直接提供档案为利用者服务的工作。其方式有：（1）提供档案原件。即在档案馆（室）内设阅览室，组织利用者在室内阅览档案原件，或根据特殊需要，经过批准暂时把档案原件借出馆（室）外使用。（2）提供档案复制件。包括以缩微胶片、静电复印件等提供利用。（3）编辑出版档案文件汇编、档案史料汇编，举办档案展览等。（4）综合档案内容编写书面资料（如大事记、组织沿革等）。（5）制发档案证明，函复查询、外调等。
实行综合档案管理工作，目前为止形成了包括实物档案在内的党群工作类、行政管理类、医疗业务管理类、教学管理类、后勤管理类、审计档案类、科学技术研究类、制剂生产类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、声像档案类、电子档案类、干部职工档案类共十五种门类档案，这些档案资料在医院发展建设中起着查考凭证、参考依据、科学研究、宣传教育的重要作用。档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设。而要充分发挥库存档案信息资源的潜在作用，就必须从以下几个方面做好工作。
1 增强档案工作人员的服务意识与水平
档案工作是一项服务性工作，档案人员的服务意识与水平的高低决定着档案开发利用工作程度好坏，只有通过积极优质的服务，把死材料变成活材料，才能使档案工作变被动为主动，这就要求档案人员：（1）要具有良好的职业道德，热爱档案事业，树立无私奉献、全心全意为人民服务的精神，在工作中做到服务态度主动、热情、耐心、周到；在服务方式上，拓展多种形式，树立起主动服务的意识，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重藏轻用”、“看摊守摊”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的社会效益和经济效益密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高档案工作效益，而只有通过提高效益，也才能进一步得到医院的重视，才能提高档案工作在医院工作中的地位。（2）要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。随着医院各项工作的不断发展，对档案利用的要求也越来越高，利用重点从政治、行政等方面的需要，发展到医院业务建设、科学研究、精神文明建设等方面来，这就要求医院档案工作人员除精通掌握档案管理专业知识外，还必须掌握医疗卫生相关知识、科技档案（如科研成果档案、设备档案、基建档案、产品档案）及专门档案（如会计档案、教学档案、审计档案、声像档案等）方面的知识，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。同时，要具备从事本职工作的语言文字能力、信息开发能力、运用现代科技手段的能力和创新能力等，主动开发档案信息资源，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等，为档案利用提供更广泛、集中、系统的服务。
2 要不断加强医院档案基础业务建设
在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但利用工作必须建立在良好的基础工作之上。应该在重视利用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。综合医院做好档案基础业务工作有以下几个方面。
2.1 完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系。成立档案工作领导小组及保密、鉴定销毁领导小组，各部门科室明确兼职人员，为档案材料收集、整理、鉴定等工作环节奠定人力基础。
2.2 建立健全档案管理各项规章制度。档案工作是一项集管理性、服务性、政治性、科学性、文化性等性质于一体的工作，档案工作的基本原则就是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。因此，综合医院要在贯彻落实《档案法》的同时，结合医院实际情况，建立健全本医院档案管理的各项规章制度，使档案管理有法可依、有章可循，实现档案管理规范化。例如，我院结合医院实际情况，先后制订了《关于加强档案管理工作的规定》、《各种档案保管期限》、《医院档案分类大纲》、《档案分类编号标准》，建立了《档案立卷、归档制度》、《档案保密、保管、查阅、鉴定销毁、统计制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文书、教学、科技、会计、审计、音像档案规范管理制度》、《库房管理及计算机管理制度》等，为档案工作基础业务建设提供制度保障。
3 做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作
3.1 医院档案收集工作。按照医院《档案管理办法》、《文件材料归档范围》等的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各科室、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到综合档案室的工作。档案收集是档案管理其他业务环节的基础，收集工作的质量直接决定和影响着档案业务工作水平，收集及时、鉴选得当，把有保存价值的档案都集中在档案室，实现档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，才能使室藏档案齐全完整，内容丰富，才可以提高档案工作质量，为开发利用档案信息资源创造良好的物质条件。
3.2 医院档案按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案由零乱到系统，由无序到有序，体现档案的特点，充分反映各项工作活动的历史联系和面貌，是档案信息资源完整利用的基础。
3.3 医院档案鉴定工作。医院综合档案部门按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁，提高了档案利用的准确率。
3.4 医院档案保管和统计工作。根据档案的成分和状况，采取安全的存放和防护措施，并以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的业务工作，是档案开发利用的硬件保障。
3.5 医院档案检索工具医院档案检察工具。记录、报道、查找档案材料的手段，是揭示馆（室）藏和查找档案的重要手段，它把“藏”与“用”连接起来，沟通档案材料与利用者和管理者之间的关系，是开发档案信息资源的工具。我院从档案资料的存储至检索利用充分发挥现代化管理手段的作用，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务，并编制检索工具100余册，简化利用程序，编制利用范例，开展电话、信函、网络等多种服务方式等，从而使档案管理的各项服务工作落到实处。
总之，做好以上几个环节工作的良性衔接，才能形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面，才能充分完成档案工作的使命，满足医院各方面的需求，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案工作在医院建设与发展中的应有作用。
一、健全档案组织机构，提高职工档案意识
随着改革发展的不断深化，档案资料为事业的快速平稳发展提供着可靠的信息支持，档案管理的重要性也就更加凸显出来，正逐步向规范化、制度化、科学化阶段发展。健全的档案管理组织机构是做好档案工作的基础，是档案工作不断创新发展的保证。领导干部档案意识的提高，良好的示范效应，更能带动全员档案意识的提高。及时调整补齐档案管理人员配备，由主管领导任第一责任人，业务处室领导“一岗双责”，积极协助配合，档案室具体负责，形成一级一抓一级，层层抓落实的档案管理机制，才能真正责任到人，落实到位。工作中做到把档案工作与其它业务工作同部署、同组织、同考核。通过开展经常性的档案知识、法律、法规的宣传，不断提高职工的档案意识; 通过对身边或影响大的鲜活的档案个例进行宣传介绍，来反映档案利用的成绩和效果，扩大档案影响，充分体现档案的价值和地位。既加深了职工对档案和档案工作的认识和理解，增强了职工对档案利用的兴趣，又能使职工遇到问题时能够及时想到从档案资料中寻求帮助、解决困难，从而促进档案利用工作的开展。
二、加强档案人才培养，提高档案队伍素质
做好档案管理工作，成为一名合格的档案管理人员并不容易，档案工作已不再只是单纯的收集、整理、保管，档案管理人员不但要具备较高的政治素质和理论基础，还要注重自身综合素质和业务技能的全面提高需要不断拓宽知识面，来适应新形势、新任务对档案工作提出的新要求。随着改革开放和事业的发展，档案信息资料涉及的范围越来越广，信息量越来越大，资料整理工作越来越重。档案工作所处的位置也变得越来越重要，越来越被大多数人所认识、了解和认可。信息时代的到来和广泛应用，对档案管理人员提出了更高的要求，选配思想素质好、有创新精神、知识面广、业务精通的档案管理人员也显得尤为重要。主管部门要重视加大对档案管理人员的培训力度，针对不同水平的档案管理人员，制定不同的学习培训形式。通过请进来讲座研讨、走出去学习参观等多种培训形式，帮助专兼职档案管理人员开阔眼界、提高专业素质和工作能力，使每一名档案管理人员都能成为一名复合型人才。通过培训，不断提高档案管理人员对新情况、新问题的研究思考，逐渐具备科学的适应档案管理工作的多向性、系统性和逻辑性的思维方式，做到多方向、多侧面、综合性地去探求问题，善于从左右联系、上下贯通和纵横对比中收集、整理、汇总档案资料，确保档案资料的完整，提高档案的利用价值，促进档案管理工作的规范化、科学化。
三、完善档案基础建设，提高档案硬件设置
规范档案管理工作，首先要完善档案基础建设。一个既专业又经济安全的档案保管环境，有利于提高档案管理质量，促进档案现代化管理。随着信息化时代的推进，只有不断加强档案现代化管理，才能有效的发挥档案的信息功能，更好地为事业发展做好服务保障和信息支持。在充分利用档案室现有的硬件设备和技术力量的基础上，逐步加大资金的投入，做好各项基础工作。在设立独立档案室、配置专用档案柜的基础上，根据需要及时安装档案管理系统软件，配备计算机等专用设备，对所有需归档的资料经过细致整理后，全部输入计算机进行管理，不但可以极大地提高档案资料的检索速度，更为提高档案的查全率、查准率奠定了基础。认真做好档案的整理归档基础工作，在归档过程中，使用计算机打印所有资料归档目录，便于档案的快速检索; 使用无酸档案盒归档全部资料防止腐蚀、变质，利于档案的保存。档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化档案管理的需要，档案管理的现代化水平得到提高，为档案利用工作奠定了基础。
四、丰富档案室藏资料，奠定档案利用基础
档案资料在事业发展进程中发挥着重要的作用，丰富、完整、齐全的档案资料，不仅能为单位和个人维护正当权益、排忧解难，也充分体现了档案资料信息支持的重要性。档案资料收集、整理的完整、详实，直接反映着档案资料质量的高低，利用价值的大小。随着现代信息技术在档案工作中的广泛利用，档案资料已由单一纸质转向纸质、声像、电子、实物等形式存在，档案室藏资料的内容更加庞杂，种类更加繁多，档案管理人员扎实的专业知识、熟练的业务技能和综合素质的全面提升，为丰富档案室藏资料，提高档案服务功能奠定了基础。档案管理人员通过主动出击、提前介入等形式有意识地拓宽归档渠道，方便归档途径，极大地丰富档案室藏资料。关口前移、快速有效、切实可行的灵活收集方式，使信息资料收集门类更加齐全、内容更加丰富、结构更加合理，归档的案卷质量更加整齐规范。丰富的室藏资料不但扩大了档案信息资源的开发利用，提高了服务功能，也使档案管理人员为档案利用者提供的信息资料支持更为充分、及时、准确。丰富齐全的档案资料在供给需要方研究、学习、参考时提供着更多方便和保障，避免不必要的浪费，少走弯路，使档案在管理和服务单位发展中发挥应有的作用。
五、重视档案服务工作，提高档案利用价值
服务是档案工作的立足点、出发点和最终目标，档案工作要适应发展的需要，为使用者提供有效的服务，就要在服务机制上不断创新、求变，扩大服务范围，增加服务内容，才能更好地发挥档案的服务功能，提高档案的利用价值。档案工作包括档案建设、档案管理、档案编研、档案利用四个方面，相互关联、相互促进、相得益彰、相辅相成，共同构成了档案工作的整体。在实际工作中，档案建设是基础，档案管理是手段，档案编研是重点，而档案利用才是目的。提高档案的利用价值，就要不断创新档案服务机制，与时俱进，不断探索新方法、新途径、新举措，使档案服务于事业发展的进程中。传统的档案服务通常是坐等档案查阅者上门，档案管理人员的主动意识不够强，在信息需求不断扩大的情况下，应该做到面向需求，上门服务，主动与有需要的部门联系，根据部门提出的不同需求，提供相应的档案服务。不断强化服务理念，创新服务机制，加大服务力度，提高服务水平。主动走出科室，帮助指导基层专兼职档案管理人员按照标准和要求进行档案资料的整理、归档，为提高档案的利用价值打好基础。重视档案利用信息的反馈工作，及时对档案利用效果进行分析研究，善于收集档案利用意见，发现档案利用规律和特点，不断提高档案利用率。
1、明确档案信息资源数字化是数字化档案馆建设的首要环节
档案资源的数字化是当前数字化档案建设工作的基础、关键，而档案数字化数据来源以馆藏档案、电子文件为主。馆藏档案数字化就是利用各种科技手段，将纸质、声像、缩微胶片等传统介质档案转化为计算机可识别和处理，具有序结构的数字档案信息资源库的工作。如果无数字化档案信息资源库，数字化档案馆建设就没有坚实的物质基础，没有档案的信息资源数字化，后期档案信息的网上传递就无从谈起，而实现信息资源共享更难以达到预期效果，至于档案的智能化服务则形同虚设，纸上谈兵。
档案信息资源数字化的目标，一是解决传统档案的存储问题，二是档案馆创建自身网络平台，使有效意义的动态链接成为可能，三是提高信息传递速度，提供更大范围内的利用。所以说档案信息资源数字化的实质是信息记录方式和载体形式的变换，为其后网上资源共享打下坚实有效的物质基础。扬子石化公司档案馆在档案信息数字化方面，目前所做到的仅是导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而非全面意义上的数字化，在记录方式、载体形式上没有实质上的改进。
2、档案信息资源的数字化必须具有“三性”
第一、科学性。我们所说的档案信息资源数字化决不是单纯的档案信息导向数据，即以档案题名、检索目录形式为主的模式，而是目录检索数字化与档案全文数字化之和。这就提出在规模庞大的档案资源中，对数字化是全部数字化还是有选择、区分的数字化。如选前者，对于继承和保护人类宝贵的文化财富肯定是最完美的，但也有美中不足。由于档案鉴定工作长期滞后，使馆藏中存在大量未经鉴定或鉴定后并未销毁的档案。再者，各档案馆往往具有共性意义的档案资源，如各级政府及部门的普发性文件等。如果将它们全部数字化，不仅会加重馆藏负荷，也会增加管理和维护的负担，更是资金的浪费。因此档案信息资源数字化应具科学性。从实际出发，通过对档案的分析、筛选，确定数字化范围。对档案分轻重缓急，分阶段，分层次有步骤的进行。优先对具有本馆特色、专业特色、地方特色的档案，用户急需或利用率高的档案进行数字化。对此，扬子石化公司档案馆的管理类文件就做到了档案与资料的区分；石化系统文件与非石化系统文件的区分；本企业文件与普发性文件的区分等等。
第二、系统性。在进行档案信息资源数字化时，只有系统地、连续地将档案信息资源数字化，才能充分发挥档案信息资源的效用。无论是对档案的来源，还是档案内容的内在逻辑，又或不同档案的关联性等等，都应保持档案信息外在的连贯、完整与内在的有机联系。另外，还包括保持数字化软硬件的系统性。即软硬件的配置、数据库标准等在数字化阶段保持一致性，保证数字化技术、软硬件的可继承性，从而确保数字化系统内在的可持续发展性。
第三、特色性。当每个档案馆数字化建设完成，进入网络后，它只是网络中的一个数据库，一个节点。为了避免信息的重复，各档案馆的信息资源数字化必须各具特色。特色也是档案馆信息资源数字化的生命。选择本馆独有的、具有资源优势的课题或项目加以攻关，进行开发、研究，最终建设具有本馆特色的数字化档案信息数据库。如同一个有差别的市场，有利于竞争，同样有利于产生优势，避免重复建设，为实现网上档案信息资源优势互补和资源共享开辟道路。
二、数字化档案馆建设要高科技化
数字化档案馆建设在工作条件上必须有高新技术的支持。数字化档案不是在传统档案系统内部产生的。它的显着特点是对技术的依赖性。如果没有相关技术设备的支持，数字化档案馆建设将成为海市蜃楼。由此可见它是完全依赖现代通讯网络基础进行管理与工作，从而实现档案馆信息资源的数字化、信息传递网络化、数据存储海量化、信息资源共享化，服务快捷智能化。
1、档案信息资源数字化技术支持
主要依靠模数转化技术，即使用数字模拟整合技术将各种档案信息数字化，这有赖于计算机、数码照相机、扫描仪、语音输入等技术将档案原件进行数字化处理，运用多媒体技术对不同载体形式与记录方式的档案信息进行处理并再次显示。档案信息资源数字化之所以能够解决档案存储的问题，那是有赖于海量存储系统，因而海量存储技术在档案信息资源数字化进程中具有重要作用。现阶段主要是光盘与缩微手段。数据库技术在档案信息资源数字化过程中也有重要意义，它是计算机管理系统的核心，是数字档案信息保存和利用的重要技术。它能进行资源的有效组织使之有序化便于人们的利用。
2、档案信息传输的网络化和信息资源的共享化
数字化档案馆建设还必须依赖一系列的信息基础设施来实现信息的传递。这一环节要靠网络技术与通讯技术的有效支持，以宽带网为传输通道，在高速网络化的基础上，使档案信息不受空间、地域的限制，为用户服务。因此，档案信息传输的网络化不仅是数字化档案馆建设的必须条件，也是档案信息实现信息社会化服务的基础。扬子石化公司的内部局域网平台为我馆信息传输的网络化创造了可行性的前提。鉴于各类档案馆馆藏档案信息具有自身的特色，因此所建设的数字化档案馆在高速发达的网络上只不过是一个节点，单独的数据库，未必能满足所有用户的信息需求，所以要借助网络的升级，使来自各地的档案信息资源实现共享。
3、数字档案的安全
为了保障档案信息的原始性、保密性及网络的安全，同样要采取相应的技术措施。加密技术确保档案的非公开性或分等级公开；身份验证技术确保用户为网上合法用户；签署技术是证实该文确实出自作者，且内容未被他人改动；防写技术确保用户只能读取信息，而不能做任何改动；防火墙技术使本机构网络与外界之间设置障碍，是保护层，阻止外界对本机构的非法访问，某种程度上减少了法律纠纷。
三、数字化档案馆管理的知识化
传统的档案管理模式难以适应高科技支持下的数字化档案馆，需要一种新型的管理模式来取代。知识管理则向我们展示了一种崭新的管理模式和思维方式，在数字档案馆建设中引入知识管理理念，将给数字档案馆建设以重要的启迪作用。
1、从管理的发展趋势看，知识管理是档案信息管理的新发展
人们对档案的管理从档案的实体管理到档案的信息管理，即侧重档案内容的开发利用，解决档案信息的传播，再到档案信息资源的管理，侧重对档案信息内容及其支持工具的管理。前两种管理方法早已不能满足管理要求，就目前现状，我们要完成的就是从档案信息资源管理向知识管理的转变。档案信息资源管理的核心是收集整理、检索分类、存贮、传播和使用，但它忽略了人力资源及其主观知识的管理，而知识管理不仅涵盖档案信息资源管理内容，更注重对人力资源的管理，深化了对信息技术的要求，对档案信息的处理转变为对知识的识别、挖掘和重组。知识管理的目的就是通过知识挖掘和知识重组，实现知识共享和知识创新。
2、知识管理为用户提供更完善的知识服务
知识管理的基本过程是知识的创造、存贮、分配、应用。知识组织、知识应用是知识管理的基础，知识管理最终体现知识价值和服务价值。数字化档案馆实现了档案信息资源的数字化、档案信息传递的网络化，档案信息利用的共享化。因而此时用户不再担忧信息传递的方便、快捷程度，而是如何从繁杂的档案信息资源中迅速提取自身所需的知识。知识管理要求的知识组织与应用，正是在档案信息基础上，通过对知识的进一步挖掘、精简、提取并发现隐含在档案信息中的潜在知识，最终对它们分析、归纳、整合并形象的予以表达，完成知识挖掘。这正好解决用户面临的新问题，所以数字档案馆不仅要注重知识的组织与开发，同样要重视知识需求与应用，以便提供更完善的知识服务。
扬子档案馆从创建开始历经几代管理层的交替变更，在管理模式上也有不断地探讨和实践，从最早的实体管理到信息管理再到档案信息资源的管理，管理方式不断简化，档案的服务利用功能也达到进一步的完善。
引言
新时代背景下，现代化管理与信息化建设是基层卫生和计划生育档案管理工作的必经之路，传统管理模式无法承受庞杂档案数据的收集、整理和开发，只有积极转变管理模式、尽快实现现代化管理才能提高档案管理的质量与工作效率，因此，明确现阶段基层卫生和计划生育档案管理存在的问题并积极探索优良的规范化档案管理模式和人才建设方式是目前亟待解决的重要课题。
1．基层卫生和计划生育档案管理存在的问题
1.1档案管理基础设施较差
我国基层卫生和计划生育档案管理的现有基础设备难以满足日益膨胀的档案管理需求，在硬件设备和软件应用上都有较大疏漏，这影响了档案管理的便捷性、全面性、准确性和高效性，由于某些基层卫生和计划生育档案管理单位的设备资金有限，因而不能及时买到先进的技术设备[1]，难以跟上科学技术发展的脚步。除了数量不足与资金有限之外，我国基层卫生和计划生育档案管理的基础设施还存在更新较慢的问题，系统升级维护水平较差，使得档案管理没有强大的设备支撑。
1.2档案管理现代化技术落后
在当今时代，科学技术发展迅速，如果不紧跟时代节奏，就难以得到又快又好的发展。我国基层卫生和计划生育档案管理的相关技术较为落后，一方面，纸质档案比例较大，数字档案比例较小，因此，数字档案的便利性没有得到充分利用，档案管理工作的整体信息化水平较为滞后，这不利于我国基层卫生和计划生育档案管理的进步与发展；另一方面，既有数字档案的质量不高，管理水平较差，档案信息的著录和安全无法得到有效技术保障，与发达国家的档案管理技术相比，我国档案管理工作还有很大进步空间。
1.3缺乏完整的档案管理系统
建立完整的档案管理系统有助于提高基层卫生和计划生育档案管理工作的效率，保证档案管理的各个工作环节有条不紊地运行，我国尚未健全档案管理系统，因此，档案管理人员在档案的收录采集、组织整理、存档归档等工作中缺乏有效指导和约束，部门与人员之间的配合也难以协调，这容易导致漏档等问题，不利于基层卫生和计划生育档案管理工作的高效运行和良好发展。
1.4档案管理人才素质偏低
档案管理人才的缺失是目前基层卫生和计划生育档案管理工作面临的严峻问题，人才是推动发展的重要动力，档案管理人才需要扎实的专业知识和工作经验，我国档案管理人员普遍缺乏专业的理论知识，实际操作技能也有待提升，很多档案管理部门的工作人员都是年龄较大的人员，缺乏新鲜管理思想的注入，计算机水平高的人员较少，这不利于档案管理人才结构的优化和基层卫生和计划生育档案管理工作效率与质量的提升。
2．基层卫生和计划生育档案管理问题的对策
2.1强化档案管理认识与观念
基层卫生和计划生育档案管理水平密切联系着每一个人的工作和生活，关系到我国基层卫生和计划生育工作资料保存的完整性与真实性，单位领导与档案管理的工作人员应该提高对档案管理的重视程度，树立强烈的工作责任意识，拥有良好的工作使命感与积极性，这要求档案管理人员具备扎实的专业知识和业务技能。为了提高档案管理人员的工作技能，相关单位应该定期对人员进行培训，开展经验交流会，让有经验的工作人员向新入门的人员传授经验，让年轻的工作人员向不会计算机操作的人员提供技术指导。
2.2改善档案管理基础设施
基层卫生和计划生育档案管理的日常工作繁杂，涉及到诸多细节，劳动量与劳动强度较大，传统管理模式下的档案管理会耗损人力、物力与财力，因此，改善档案管理基础设施、提供档案管理技术手段是基层卫生和计划生育档案管理现代化的重要步骤，利用计算机处理档案信息不仅快速便捷，更容易长久保存，减少档案丢失率和损坏率，计算机还可以模拟人工立卷，按照类别把相应条目内容打印出来，或者按照文件形成的先后顺序排列打印[2]，这有利于提高基层卫生和计划生育档案管理的工作效率与准确性。
2.3建立健全档案管理系统
要建立较为完善的档案管理系统，就要从以下几个方面对现有的工作加以改善：首先，要对档案管理人员进行统一指导，使其熟知自己工作岗位的职责，强化员工工作责任意识，资历高的工作人员可以为资历低的人员传授经验，能力强的工作人员可以分享自己的业务处理技巧；其次，要规范工作流程并明确工作安排，加强员工间的工作交流，协调好各部门间的工作关系；再者，要建立科学合理的监督机制，对相关工作展开抽查与监督.
2.4提高档案管理人员素质
基层卫生和计划生育档案管理需要专业化人才，无论是档案学相关的理论知识，还是数字档案建设所需的计算机技能，档案管理人员都应该不断地学习并掌握，只有不断提高员工的专业素质，才能从根本上提高基层卫生和计划生育档案管理的工作水平，因此，督促档案管理人员学习知识并投入实践是档案管理发展的重要基础。结束语档案管理水平对基层卫生和计划生育工作有较大影响，推动档案管理从基础设备、管理理念和相关制度上快速发展是十分重要的。因此，档案管理人员与相关领导要强化对档案管理认识与观念，改善档案管理基础设施，建立健全档案管理系统，提高档案管理人员素质，这样才能更好地推动基层卫生和计划生育工作的发展。
参考文献：
[1]陆洋.浅谈基层计划生育档案现代化管理[J].黑龙江科技信息,2011(21):129-129.
【论文摘要】档案的集成化管理是数据的集合、信息的集合、技术的集合、多学科的集合，它适应了时代的发展要求。文章在分析档案集成管理的内容和特点的基础上提出了档案集成管理的对策。
档案工作就是管理档案和开发档案信息资源为社会各项社会活动服务的工作。国家管理机器的正常运转、民族文明的传承以及经济与社会的进步都依赖于档案管理工作的正常开展。随着信息化社会的到来，计算机网络技术、多媒体技术与现代通讯技术不断介入，档案集成管理应运而生。档案集成管理，就是对传统档案信息中的各要素进行优化重组，形成相互之间的竞争性互补关系，通过竞争冲突，来实现彼此互补匹配的功能。
1 档案集成管理的特点
1.1非线性相干性
非线性相干性是集成管理的本质特征，管理的投入和产出不再是一一对应的简单的相加关系而是呈非线性关系，非线性相干性主要表现在以下几个方面：第一，对档案进行管理各环节间的相互作用不再是简单的数量相加，而是相互制约。第二，档案集成要素的非对称性。即档案管理的各个环节不是呈对称状态排列的，而是在同一集成体中处于不同侧重的状态。
1.2动态开放性
动态性要求我们在集成管理过程中必须时刻关注系统内外环境要素的变化，并且及时调整相关的内容，以保证管理系统的适应外界的变化要求。开放性是指集成管理的运行是全方位开放状的，管理系统可以随时和外界发生能量、物质、信息、知识等各方面的交换。随着外部环境的变化，系统参数进行调整，从而适应环境并随之进化，从而使管理系统能够有效地运转。
1.3是一种柔性化管理
在档案管理的运作过程中表现出很强的弹性，是一种人本核心的管理运作方式。管理实施主要是依赖非强制性的软性手段和方式推动。因为在档案的集成中，人的智力和创造性思维是不可缺少的，不管技术和设备是多么的先进，都要靠人去实行和操作，人始终在管理中占据着突出的地位。如果没有档案人员对档案各业务环节的操作，对信息技术的支持，对档案工作的创新性思考，档案集成管理系统将难以运作，档案事业也难以发展。
1.4是基于知识平台的集成管理
档案集成管理，是基于知识平台的集成管理。是在知识平台基础上的信息和数据的集成，将分散的专业知识进行分类、汇总变成具体的、系统性的知识，它是在信息、科技、智慧为代表的知识体系基础上，将人力资源的不同方面、信息管理、信息利用与开发服务等内容有机地协调统一起来，更好的完善档案事业的管理和创新，实现资源的使用和配置最优化和便捷。
2 档案集成管理的主要内容
档案集成管理是信息的集成、任何组织的集成、技术的集成和多学科的集成。
2.1信息集成
档案系统信息集成是整个档案集成管理的基础，是在知识平台的基础上，将档案文件与管理中文字、图像、声音、空间、时间等各种信息的集成，同时将信息进行整理、分类、汇总，输入的是分散的信息，输出的是系统的信息。只有在信息集成构建的信息通道基础上，各不同功能的部门、环节才能克服时间、空间以及不同环境的障碍，实现信息的自由流通，各部门才能得以良好的沟通和协调，才能提高档案管理运作整体水平与效益。
2.2人和组织的集成
不论是多么先进的技术装备都是由人来操作和完成的，因此人是系统中最为重要和活跃的因素。首先是对各类人员的协调工作，档案管理工作人员只有同心协力，相互配合才能保证总体工作目标的实现；其次是实现人与计算机的协调，即保证计算机能更好的为人所用，这就要建立合理的培训和激励机制，增强工作人员的专业知识和进去意识；最后，培养具有协调性、创造性的企业文化，使我们的活动都遵照一定的文化价值标准，增强工作人员的凝聚力和对组织的融合力。
2.3技术集成
随着科学技术的发展，多种技术联合应用成为现实，档案集成管理同样也需要现代化的技术手段的支持，要依靠数据库技术、计算机网络技术以及硬件条件的支持等等。简单的说档案集成管理就是现代科学技术在档案管理中的综合运用。
2.4多学科集成
档案集成管理是多学科的集成，是图书、情报、档案的一体化管理。我们通过对文献信息进行科学的分类和处理，保证文献信息获取、加工、贮存、传递等渠道的畅通，提高文献信息之间的传递效率和利用率；通过网络共建、资源共享等手段，实现信息、信息人员、信息技术、信息设备等各种要素之间的匹配与磨合，为用户提供集成的一站式服务。
3 档案集成管理的应用
3.1档案人力资源集成管理
档案人力资源集成管理是指在档案工作中要重视人才的培养，建立一整套吸引人才、培养人才的制度，使人员集成在整个档案集成系统中发挥应有的作用。他体现的是以人为本的思想，不管现代的科学技术多么的发达，人始终是操作和实行的核心。档案人力资源集成管理不但要协调各类人员的工作，还要实现人与技术的集成，人与计算机的集成，以及培养具有协调性、创造性的企业文化。档案人力资源集成管理主要从以下几方面入手：第一，合理配置人力资源，将最优秀的人安排到最合适的岗位，在体现员工价值的同时，可以激发员工的工作积极性。第二，建立完善的培训机制，培训是企业送给员工的福利，也可以增强员工的专业知识和对企业的向心力，只有专业知识丰富的人才能驾驭高科技航向，只有专业知识丰富的人才能在信息社会立于不败之地。第三，建立竞争激励机制，有竞争才会有动力和进步，要适当的对员工进行激励，鼓励其增强自身的专业知识和操作技能。
3.2档案信息服务集成管理
档案信息服务集成管理是是一种基于网络的复杂服务功能集成，是指将分散的资源和服务按照一定的规则链接成一个整体，从而灵活配置所需的信息系统或信息服务流程，它要求建立一个能够集成各种类型的数字资源的统一的检索平台，实现档案信息资源的共享。要实现档案信息服务集成管理，第一，要更新观念，用系统的思考方式对待新的档案工作流程。第二，充分利用现代科学技术。档案信息服务集成是以网络技术、集成数据环境的实现为前提的。只有当我们掌控了数据、文本、图像和声音的多媒体数据库技术，建立了多功能界面的环境下，信息集成服务才会成为可能。第三，就是要提高档案人员的综合素质。人是一切的主导，再先进的技术都要人来操作和实行，因此要重视人才的培养。
4 结论
档案集成管理是信息时代对档案管理提出的新要求，它真正实现了信息、技术和人的集合和统一，档案集成管理不仅要求对档案文件进行控制，而且还要求在这个管理系统中的要素能够竞争互补，发挥更大的作用与功效；它也是实现档案信息资源完全数字化的技术基础。只有实现了档案管理集成化，档案工作才能实现真正的进步。
参考文献：
[1]李宝山.集成管理——高科技时代的管理创新[m].中国人民大学出版社.
[2]孙淑扬.档案计算机管理教程[m].中国人民大学出版社.
【摘 要】纵观我国人事信息管理现状，其信息化建设仍处于初步阶段，存在诸多问题，如人事档案管理人员信息化建设意识淡薄；人事档案管理信息化建设投入力度不大，缺乏资金保障；人事档案管理人员技术基础薄弱等。这些因素严重阻碍了人事档案信息化建设的进度，影响了人事档案管理工作价值和功能的发挥。
【关键词】人事档案；理信息化
一、 实现人事档案管理信息化建设的对策
⒈转变观念，思想重视。思想决定行动，转变观念是全面推进人事档案管理信息化建设的关键所在。就人事档案管理信息化建设这项系统的工作而言。应加强领导对其的认同及重视，这样才能进一步加大信息化建设的扶持力度，有效协调各职能科室，充分调动各科室的积极性、主动性和创造性，优化人事档案管理结构，为人事档案管理信息化建设打下良好的基础，确保各项工作的顺利开展。另一方面，还应加大人事档案管理信息化的宣传力度，切实提高单位内部全体成员人事档案信息化建设意识，鼓励单位全体成员积极参与人事档案管理信息化建设。另外，还应进一步提高档案人员的服务意识，将其仅具有单一服务职能转变为具有较强综合服务职能的管理中心。
⒉加强人事档案管理信息化建设的投入。人事档案管理信息化建设的实现离不开思想基础，更离不开物质基础，只有加强对人事档案管理信息化建设的投入，才能确保人事档案管理建设的最终实现。信息化建设需要大量的人力、财力、物力的投入，好的管理软件价格昂贵，便宜的软件又会遇到升级、更换、功能不全等问题；信息化建设的初期需要大量的基础性工作，比如纸制资料的扫描、基础信息的录入都需要大量的时间和人力；设备的购买、管理和维护都需要强大的财力物力支持。因此当前在信息化的投入产出比还不是非常明显的时候，大多数单位不会在个人档案管理中实施信息化，但信息化管理绝对不是一个不可忽视的发展方向。
⒊以人为本，加强培养。实现人事档案管理信息化建设的最终落脚点还是在于人，信息只是一种媒介一种辅助工具。因此，应坚持贯彻“以人为本”的原则，建设一支专业的、具有较高职业素质的人事档案管理信息化建设队伍，这样才能充分发挥人事档案管理的价值和功能。就单位而言，应进一步加强人才的培养力度，定期组织相关技术培训，提高人事档案管理人员的信息技能。培训的内容既要突出技术层面的内容，也要突出管理层面的内容，使培训具有实效性，最终使人事档案管理人员既懂得管理的相关知识，又能精通信息化技术。此外，就人事档案管理人员自身而言，应充分利用好工作之余的时间，不断提高自身的职业素养和职业技能，不断接受新知识新技术，拓宽自己的知识视野，丰富自己的逻辑思维。
二、人事档案管理信息建设的发展方向
档案信息数据化、服务利用网络化以及管理人员专业化，是我们最终实现的“三化”。所谓档案信息数据化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应改变传统以纸质档案为管理对象的实体管理模式，实现信息查询以及系统设置的数据化。此外，为了便于查询，还应对档案资料规整分类，实现人事档案信息数据的分类管理。所谓服务利用网络化，指的是人事档案管理信息化建设的实现应借助于计算机网络，进而为单位内部各项工作的顺利开展提供服务。而所谓管理人员专业化，是人事档案管理信息化建设的又一发展目标。人事档案管理的最终实现主体是人，因而，此建设的实现对管理人员提出了更高的要求，掌握最基本的管理知识，进一步提高自身人事档案管理水平，为人事档案管理信息化建设的实现贡献出自己的力量。
中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2012）09-0088-01
现如今经济全球一体化进程的加快和科学技术的迅猛发展，人类已进入到知识经济时代。它迅猛地冲击着社会各个领域、各个方面，影响和渗透到各条战线，为我国档案事业的发展带来了新问题、新情况、新契机和新的希望。弄清知识经济与档案工作的关系，深刻地认识档案事业发展战略，有针对性地强化档案管理，加大档案信息开发力度，维系档案事业的生机和变革，经受未来知识经济的考验，迎接知识经济的到来，具有现实而深远的意义。
一、知识与档案的关系
知识经济是以知识为基础的经济。文字的发明、纸张和印刷术的出现加大了人类知识的广泛交流与传播，而后就是电报、电话、无线电、电视、电器装置等等，直到如今用计算机及存贮装置，建立数据库、软件，兴建互联网，有人把这些统称为信息知识传播技术的五次革命。这也同样是档案产生及其信息存贮、传播方式的五次革命。
从整个人类知识诞生以来，人们就一直努力地把知识的存贮与传播运用，作为人类生产、生活的基本功能。档案正是基于这样的需求而诞生的，可以说，是人类知识的第一载体。知识的不断创新导致档案内涵的不断丰富，知识容量日趋增长扩充；知识的创新导致档案载体日渐增多，档案家庭成员不断扩大，存贮传播的方式“百花齐放”。不言而喻，档案是知识发展到一定阶段的产物，是应知识创新和存贮传播的需要而产生，并不断成长、发展壮大。从这个意义上讲，没有知识的存贮需要，就没有档案的诞生，没有知识的传输、扩散，也就不需要档案，更不需要投入人力、物力管理档案。简单点说：知识依赖档案存贮、传播，档案依赖知识产生、成长与发展。档案的来源基础是知识的不断产生与创新，知识潜能的发挥要依赖于档案的存贮并在广泛的时空中传播，产生巨大的作用，推动社会进步与发展。知识越多，档案内涵越丰富，数量也随之增多，社会对知识需求越迫切，对档案信息的需求也日益增高。要推动生产力发展，不能不需要档案，档案在未来知识经济中大有用武之地。
二、知识经济与档案工作
档案工作是通过档案或运用掌管档案的优势，存贮知识，并对知识进行传播与输出，是积累知识，开发加工知识，并将知识适时提供给用户的产业。仅从档案微观和宏观管理两个方面分析，即可见一斑。
一是从档案管理的总体上分析，档案的收集工作是收集有知识或继续有用的信息的载体；整理工作一般以物理形态，按逻辑分类排列，其中逻辑分类基本是以内容，即所载知识作为划分类别的基础；档案鉴定工作中判定一份文件是否有保存价值，首要的是鉴定文件中载录的知识价值，即知识是价值之源，对人类社会实践有无继续使用价值，主要着眼点是知识；档案档案信息的开发工作也是以档案内涵、知识为客体，离开知识的开发，加工开发则无对象可言；档案信息的提供利用工作，也是以档案蕴藏的丰富知识为资本，利用者是以利用档案中的某一知识查阅档案，提供者则也是以档案内涵的知识向需要者提供服务。即使是某些档案载体也是有一定的形式、标记标识方面的知识和文物参考凭证等知识范畴。
二是从档案宏观管理分析，档案规划标准、法律、法规的制定贯彻与实施，档案管理体制的深化改革，档案监督检查指导工作，档案科技教育与出版，档案工作的基本原则等等，其宗旨皆是围绕如何使档案承载的知识得以完整安全的存贮，有效地提供给社会各方面利用，公民的合法权益得到保护，国家利益和民族尊严得到维护。在当前它加速现代化建设，为两个文明建设服务的提供知识的重要环节，也是促进我国由工业经济向知识经济转变的不可缺少的一项事业，还是兼有知识开发加工输出的信息服务产业。按着马克思主义的观点：经济是由生产力决定的，知识经济是生产力发展到一定阶段的产物，经济基础决定上层建筑。笔者认为档案工作是上层建筑，受经济基础的制约，在由工业经济向知识经济过渡中，要受工业经济和知识经济的双重制约，工业经济和知识经济规定和影响着档案工作的方向；同时档案工作又反作用于工业经济和知识经济，为两种经济形态的发展转化提供服务，为缩短工业化的进程，推进工业经济向知识经济的转变充当媒介。
