时间：2023-05-23 15:45:35
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理基础知识，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
【关键词】高校档案；管理工作；思考
高校事业发展的重要组成包括档案管理工作，它是高校履行人才培养、科学研究、社会服务功能和开展各项活动的直接记录。档案管理工作的重要要素包括档案的收集、管理及创新。不断发展创新才能实现档案管理工作的科学化、持续化。档案工作中需要终身学习，全面提高自身素质，才能跟上时代的步伐。
一、高校档案管理工作中存在的问题
（一）思想陈旧，意识薄弱。许多高校的领导对学校的教育教学、科研、学生管理等非常重视，而对档案管理工作关注意识薄弱。对档案管理工作投入极少的经费，而对于档案馆（室）网络化建设的经费投入更是少之又少，对于一些硬件，不能及时更新；而档案管理的工作人员缺少利用档案资源服务社会的意识，认为收集全档案、保管好档案就已经完成本职工作了。
（二）管理落后，方法繁琐。资料的收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供利用等一系列工作是传统档案管理的工作内容。因为档案管理工作量大、任务重的特点，大多数高校的操作是以手工为主，对归档材料不能及时整理、分类；电脑管理的操作也只是运用基本信息及简单检索查询事务，无纸化电子档案和图像、声音、文字三位一体的立体化档案不能及时有效地建立，档案利用率低、信息涵盖不全的问题不能从根本上得到改变。
（三）体制滞后，制度缺失。缺乏创新，没有活力，是现在大多数高校档案管理工作中出现的问题，没有建立完善的机构设置、用人制度、分配制度、奖励制度等，与劳动报酬、晋职没有挂钩，没有工作创新的氛围，这些都是导致档案管理工作没有朝着良性发展的主要原因。
（四）人才缺乏，素质偏低。据调查，高校档案管理的工作人员大多数都是兼职或者是半路出家，没有培训和学习系统的专业技能知识。对于不但懂得信息化技术，又精通档案业务的复合型人才的缺失，是高校档案工作信息化建设受到制约的根源。
二、更新观念实现管理现代化
知识经济时代，科学技术迅猛发展，知识量成倍增加，致使全社会自觉参与学习的动力来自知识经济所带来的危机感、紧迫感和责任感。终身学习已经成为档案工作者的学习原则，最新的档案专业知识及相关知识需要不断地学习和熟练地掌握，只有全面提高自身素质，才能跟上时代的脚步。
（一）优化知识结构，做一专多能的复合型人才。档案工作是一项专业性、知识性、科学性和学术性的工作。在知识经济迅猛发展时代，档案工作者通过优化知识结构，来适应社会的发展，是现在的当务之急。近几年来，凸型知识结构是比较流行的知识结构，也可以叫“金字塔”模式。这个模式将人的知识结构分为三个层次，基础知识在最低层，相关知识占据中间的位置，专业知识占领最高层。身为现代的档案工作人员，应该让自己处在知识的“金字塔”的最底层，也就是基础知识，尽可能地广博、深厚、牢固；塔尖，也就是专业知识，尽可能地高耸、精深，达到最优化，使其功能能够得到最大限度的发挥。如果只是文化基础知识丰厚，精深的专业知识非常匮乏，就会出现“钻劲”缺乏的现象，专业不可能出现优秀的成绩；另外，如果只是对专业知识非常精通，对相关知识缺乏，创造潜力就不会得到充分的发挥，对专业工作本身的发展造成影响。所以只有对两者同时注重，才能达到专业上获得佳绩的成就。
（二）善于运用现代化管理手段。作为现代化档案管理工作者，对现代化的科学知识不仅要学习和掌握，最主要的任务是将其运用到档案管理的工作当中去，使其成为现代化管理的重要手段，使档案工作适应时展特点。
（三）选拔人才，加强队伍。较强的政治性、专业性和技术性是高校档案管理工作具备的特点，简单的归档和保存已经不能满足对其的概述和理解。管理人员需要同时具备优秀的思想政治素质和良好的专业技术水平。所以，创新档案管理工作的重中之重是建立一支高素质的档案管理队伍。第一，不断提高自身的思想政治素养是合格的档案管理工作者必须具备的素质，对政治理论和政策法规要定期学习，保密意识得到强化，在整个的档案管理过程中要涵盖政治观念、政策法规意识。第二，掌握精湛的专业技能是优秀的档案管理工作者需要具备的，建立一支业务水平过硬、工作热情高亢的专业队伍，需要长期坚持学习和培训专业科学技术，一定会为高校档案管理工作的创新发展提供源源不断的人才。
三、结语
高校基础工作的重要组成部分包括高校档案管理工作，需要将档案的收集、整理等方面的工作不断创新，最终提高综合管理能力。而且，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，需要做到主动提供服务，充分体现档案的价值，完成高校综合档案馆现代化管理水平和整体服务能力全面提升的目标。
【参考文献】
[1]何强.关于高校档案管理工作信息化建设的思考[J].办公室业务，2013（21）：80-82.
一、良好的政治素质
政治素质是档案管理人员应该具备的基本素质之一，政治素质主要包括政治理论知识、政治心理、政治价值观、政治信仰、政治能力等。政治素质指档案管理人员坚持用正确的理念、政治信念、政治态度和政治立场在档案管理中通过行动表现出来的内在品质，它是个人的政治方向、政治立场、政治观念、政治态度、政治信仰、政治技能在档案管理过程中的综合表现。档案管理人员政治素质的高低是档案管理发展水平的重要标志，这就要求档案管理人员要不断的学习党的理论知识，保持先进的党性，培养理论水平和政治修养，为档案管理工作做出应有的贡献。
二、高尚的职业道德素质
职业道德是指档案管理人员在档案管理活动中应该遵循的行为准则，是档案管理内的特殊道德要求，即整个社会对档案管理人员的职业观念、职业态度、职业技能、职业纪律和职业作风等方面的行为标准和要求。良好的职业道德素质是档案工作者应具备的最基本的素质，是做好人事档案工作的基本条件。
档案管理人员如何看待自己所从事的职业，是否认同和追求自己所在岗位所带来的社会价值，是职业道德观念的核心内容。如果一个档案管理人员对自己所从事的职业没有任何认同感，不珍惜自己的岗位，就不会有热爱和忠实于档案管理工作的敬业精神，而认同的方面不同，也会产生不同的敬业态度。当档案管理人员从自己的实际工作中发现它的伟大历史作用，产生工作的自豪感、光荣感、责任感的时候，他才能以其忘我的敬业与奉献精神，尽善尽美地完成自己的工作。
档案管理人员对档案职业规则的信奉和档案职业规范的遵守是档案管理人员具有良好职业道德态度的具体表现。职业道德规则包括政治的，经济的、行政管理的、枝术的，也包括道德等方面的行为规定，通常表现为必要的规章制度和必需遵行的道德规范。档案管理人员能否充分的理解，正确执行这些规则，不仅表明他是否具备基本的职业道德素质，也直接反映出他的职业道德水平。一个具备着积极职业道德态度的档案管理人员，应表现出对档案管理工作的积极热爱，对档案管理中的应该遵守各项规章制度的充分理解和认真遵守，才是具有积极职业道德态度的表现。
良好的职业道德行为就是全心全意为档案利用者提供优质服务，提代高质量，高效率的人事工作服务，所以，在日常工作中，要注意工作服务态度和工作作风，工作要积极主动、态度要诚恳热情、言谈举止文明，要以最佳的精神状态、饱满的工作热情，踏踏实实、勤勤恳恳的做好档案管理工作。
三、过硬的专业素质
档案管理人员要具备丰富的档案专业知识。档案管理人员学习《档案法》及其《实施办法》、《企业档案管理的规定》、《国有企业文件材料归档办法》和各种门类、载体档案相关规范、标准等内容。将工作中所遇到的实际问题与学习并重，增强档案意识、法制意识，加深对档案工作、档案的了解，明确档案工作的职责、任务，突出归档协调配合的重要性；要掌握文件材料收集齐全的要领，制成材料的注意事项，归档的范围、时间、要求等等。只有具备了丰富的档案专业知识，才能把档案工作做好，促进档案管理的科学化发展。
档案管理人员要具有与档案相关学科的专业知识。档案管理人员除了掌握档案学基础知识之外.还要掌握与档案管理工作相近的其他专业知识，例如：档案管理人员应该掌握一定的历史知识、古汉语知识和与档案内容有关的其他专业知识或与业务工作有关的科学技术知识，尤其应该具有基本的计算机基础知识，基本的办公软件操作知识，才能适应现代科技发展的需要：档案管理人员应该掌握一定的领导学、管理学、图书馆学、情报学等知识，只有掌握具备了相关的专业知识。才能更好地从事档案管理工作。
四、培养和提高档案管理工作者素质的途径
（一）档案管理人员要自觉提高自身素质。要从根本上提高档案管理工作者的素质，其关键还在于档案管理工作者本身，也就是说档案管理工作者自己要深刻认识到自身素质对档案管理工作的重要性。在当今信息化社会中，首先，档案管理工作者要全面认识档案重要作用，特别是当今信息化档案的价值作用。其次，要积极主动的学习计算机技术，管理等相关知识，努力掌握和提高应用计算机、网络技术的能力和水平，并且不断吸取各类知识，及时提高自己的知识水平，并且要坚持长期不懈的学习，只有这样才能适应信息时展的需要。
企业档案是企业的经营、生产、经济活动等行为所产生的各类具有存储记录信息的档案记录。企业的档案管理需要对各类型的档案进行分类整理，才能够对这些档案进行合理的利用。
1 当前档案管理工作的问题
（1）缺乏档案管理意识。首先，档案管理认识不深。一些企业并没有将档案管理作为企业的基础工作进行对待，也没有将其上升到企业的战略层面，对档案和业务进行了分离，两者没有联系，对其联系认识不清，不知道开展档案管理工作的目的和方法。其次，领导对档案管理工作比较忽略。部分企业因为无法认识到档案管理在信息化时代下的重要作用，对档案管理工作的认识停留于材料文件的收集整理，认为投入后得不到产出，无法提高业绩，是一项没有报酬的活动，因此对其忽略。最后，缺乏主观能动性。对档案管理只停留于形式上，应付上级的检查考核，并没有对档案给予重视，没有对档案管理工作负责。
（2）档案管理力量薄弱。首先，档案管理队伍水平不高，基层企业中，档案管理人员一般都是兼职，来自于勤杂人员，变动比较大，缺乏专业性，一般都是现学现做，因此档案管理比较散乱，没有规范。其次，档案管理质量低下。档案管理人员缺乏基础知识，也只能够做一些简单的工作，归档规程中屡屡出错，导致档案的类别、案卷号等混乱，使用的时候，很难根据索引来进行档案查找，特别是年代久远的档案，无法满足企业需求。最后，认识不深刻。缺乏对档案管理重要性的认识，无法提升档案管理质量。
（3）档案管理观念陈旧。第一，档案管理模式比较老。目前的档案管理工作停留于手工的进行档案收集、整理、编目、检索等工作，现代化管理模式缺乏，因此档案管理速度不快，质量不高，利用率差。第二，资金投入不足。部分基层企业因为经费紧张，就减少档案管理的投入，导致档案管理工作得不到有效的开展。
（4）管理和服务联系不紧密。第一，档案门类简单。部分企业对档案文书和户籍进行收集，却没有对声像、事物相关资料进行收集，档案缺乏完整性。第二，档案资料流失。因为各类因素导致档案的断层，某个年代的档案丢失，部分档案管理人员将档案自己保管，认为工作起来可以方便一些，导致档案损坏和丢失。第三，重管理轻利用。基层企业将档案收集起来进行管理，却没有对其进行使用，仅停留于保存层面上，档案得不到利用，无法发挥价值，不能够为企业的发展提供帮助，导致档案信息资源的浪费。
2 加强企业档案管理工作的对策
（1）深化认识，强化责任感。第一，提升对档案重要性的认识，将档案工作作为基础工作、日常工作来开展，定期进行研究讨论，加强检查。第二，增加责任感。档案管理部门要积极进行工作汇报，对工作中的难题进行上报，上级对档案管理工作给予重视，增加投入，解决难题，给档案管理工作提供便利性。
（2）强化培训，提高业务素质。一要选准用好档案管理人员。将较细心勤快、热爱档案管理工作的人员选配到档案管理员的岗位，企业及上级部门要从政治上爱护他们、生活上关心他们，鼓励他们要干一行、爱一行、专一行，充分激发他们的潜能和热情。在岗位调整时，要考虑到保持档案管理员队伍稳定的重要性，尽量少调整档案管理人员，确保该队伍的专业性。二要强化档案业务培训。积极选送档案干部参加档案部门组织的业务培训，鼓励他们自学档案管理知识，并从时间和经费上给予保障，提高档案干部的实际操作技能和业务指导能力。要根据企业档案工作发展的需要，适时举办企业档案基础知识和业务技能培训，培养适应新时期档案工作发展要求的人才。
（3）规范管理，提高档案质量。一要规范归档材料收集工作。要制定、完善、健全收集制度，严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集；要创新收集手段，运用事前监控收发文件、登门寻求等形式，做到广泛收集和重点收集相结合；要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集；要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带等磁介质载体以及各种具有保存价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理、案卷（件）内文件排列有序、案卷标题简明、保管期限准确、案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装订结实美观。三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用；要积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置防潮、防湿、防火、防虫等安全保管和保护设备；要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失窃、泄密事件的，必须依法严肃查处。
1 档案信息化及信息化建设的必要性
1.1 什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。
1.2 纸质档案作为一种原生的信息资源，具有原始性和单一性的特点，档案数字化建设，可改善档案管理单一的操作模式，打破档案利用的局限，是顺应时展的新举措。电子文件实现了无纸化办公，节省了文件周转的流程，方便查阅。档案数字化与电子文件的有效结合，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集，管理和服务职能转变，为用户提供高效，优质服务。
2 档案信息化建设中存在的问题
2.1 缺乏统一标准和规范。目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。
2.2 档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。
2.3 软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。
2.4 数据保护存在风险。目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。
3 档案信息化建设的重点
档案信息化的本质就是在信息技术的武装下，对档案信息由保管向利用服务方向转变，信息技术是其中的关键。档案信息化建设的重点包括档案标准规范建设，基础设施建设，档案信息化系统建设及人才队伍建设等。
3.1 加强档案工作标准规范的建设。档案信息化的首要任务就是档案业务要规范，完善档案信息化制度建设，并严格按照制度要求贯彻实施，层层把关，责任到人。根据相关的技术标准，各级档案部门应加强电子文件的归档和日常规范管理，按照电子文件管理规定要求，保证已归档的电子文件的真实、完整和安全。
3.2 加强档案基础设施建设。应配备必要的服务于档案信息化的设备，满足档案信息资源开发，信息处理与传输对技术装备的要求。
3.3 建立档案信息化系统。档案信息的建设需要强大的，功能全面的档案数据库做保障，建立全文信息，图像信息，数据统计等功能，满足档案原文检索，实现信息资源共享。将档案信息化系统纳入单位办公，为用户提供主动的、现代化、大众化与个性化相结合的服务方式。
3.4 提高档案管理人员的信息服务水平。档案管理人员的观念首先要“信息化”。档案管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。面对新形势下的挑战，档案工作者应积极应对，逐步掌握信息技术，掌握档案利用规律，增强服务的针对性。不断提高服务水平，顺应时展的需要。
4 档案信息化建设的意义
档案信息化，可远程服务，资源共享；提高档案信息利用的时效性。档案人员要管好档案，应该熟悉计算机基础知识，这样才能使信息发挥最大的作用。档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显著的效果和收益。
4.1 档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。
4.2 检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，极大的减轻了工作人员的负担。
4.3 提高整个部门的工作效率。实施档案管理的信息化后，部门管理员工从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好地从事档案的收集和编研工作，提高职能部门的工作效率。
关键词：地名档案管理 数字地名管理 地名建档工作
一、转变传统的档案管理模式，把实体管理变为信息管理
1.传统的地名档案管理模式已不能适应数字地名管理的需求。传统的地名档案管理，就是以纸质、照片、录音、录像等载体作为地名档案的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、统计和提供利用等方面的档案管理过程。因为存储量大，地名档案管理部门不能对已经归档的档案材料，进行信息的提炼和加工处理，地名档案信息资源在很大程度上被闲置甚至浪费。
2.建立数字地名，完善地名档案管理系统。当前，地名档案管理工作的重点也应适应地名数字化管理的需要，从传统档案管理转变为对信息资源的管理。档案资源只有通过信息化、才能真正实现档案资源信息的价值和使用价值，它能创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会和社会发展的战略资源。档案收集是档案管理的起点和基础，只有及时、完整、准确、系统，收集的档案才能充分为相关单位和人员服务。
3.必须建立一整完套的规范，克服随意性和盲目性。一是要明确地名档案材料的归档范围，让地名档案管理部门做到心中有数；二是加强指导，及时反馈，避免不规范的归档材料产生；三是确保及时归档，对各类地名档案归档时间要做出具体规定。在整理地名档案分类上，要采用有序科学方法，将各类的地名档案材料进行合理的分类。
二、充分认识地名建档工作的意义和所体现的社会价值
1.地名档案工作是利用档案管理及时向社会提供有关信息，为各项事业服务。十几年来，新疆维吾尔自治区地名标准化中心充分利用地名档案资料，编写出版了《新疆地名志地名通志》、《新疆地名大词典》、《新疆维吾尔自治区行政区划手册》、《新疆维吾尔自治区地名录》、《新疆地名普查和补更细则》、《地名工作基础知识指南》等地名资料编研成果，更为加强地名管理工作，推行地名标准化，开展地名学研究打下了基础。不仅提高了地名档案开发工作的水平，也提高了社会对地名档案的利用效率。
2.做好地名档案的建档工作，准确把握和遵循它的特点及规律，准确体现它的社会价值。地名档案不仅反映了地名的更替变化，而且广泛涵概了社会、民族、历史、地理及考古等众多学科内容。地名是具有文化品味的一种学科。它可以从不同角度全面记录各个时代、各个地域、各个民族包括政治、经济、文化在内的种种信息，使我们不仅能够了解当地人民长期生息活动的规律，还可考察到社会发展的历史轨迹，为开发本地资源进行经济和社会建设提供了各种依据，也为相关学科科研工作提供了重要参考资料。同时地名档案又及时有效地为各部门提供了大量相关地名信息，即保证了多部门的日常运转，又推动了国防建设和社会主义事业的发展。
三、提高档案管理人员的素质，实现地名档案管理科学化
1.现代化的设备需要人要来操作，档案工作信息化需要人来实现。由于地名档案工作长期处于一种半封闭状态，使相当一部分人还停留在传统的专业知识与观念上，其知识结构已远远不能适应信息时代地名档案工作的要求，极大地制约了地名工作的创新与发展。虽然各级档案部门在档案工作人员的素质培养方面也做了一些努力，但随着档案事业的快速发展，地名档案工作人员的素质培养工作已远远不能满足档案管理现代化的需要。
关键词：国有林场；档案管理；问题；对策
随着国家生态文明建设和“美丽中国”的提出，林业的作用也越来越重要。作为林业建设诸多工作中的档案管理工作，其基础性作用也越发突显出来，因此，新时期的林业档案管理工作必须跟上时展的要求。
1 国有林场档案管理工作面临的新形势
由于受地域环境的限制，林业工作者常年工作、生活在山区，受交通、通讯等条件的制约，处于偏远地区的国有林场职工对林业的认识还很肤浅，认为林业是个“粗科学”。受历史条件因素的影响，林业档案管理工作未得到足够的重视，有的林场连档案室都没有，统归办公室集中管理而已。随着时代的发展和对林业的重视，国有林场的档案管理工作发展步伐日益加快，资金投入逐年增多，设备逐步得到更换，条件得到显著改善。与此同时，国有林场的管理逐步规范，涉及到的门类日益增多，档案管理工作的任务更加繁重，需要进一步的改善和提高。
2 国有林场档案管理工作存在的主要问题
2.1 基础设施需要进一步改善
有些基层林场档案室不够规模，个别档案室阴暗潮湿，不能够做到通风透气，极不利于档案的保管；有的林场没有配备必要的办公设备、火灾报警设备及消防设备。
2.2 队伍建设需要进一步加强
由于工作调动、退休等原因，造成档案员更替频繁，档案员队伍相对不稳定，造成档案管理工作的脱节。
2.3 管理水平需要进一步提升
档案管理队伍主要是以办公室文秘兼职，这些人对档案专业知识缺少了解，对程序、分类归档、数据库的建立、基础知识和电脑软件的应用，都没有及时掌握。
3 提高国有林场档案管理水平的建议与对策
3.1 加大投入，加强基础设施建设
（1）建立专门的档案室，配备相应的档案橱柜；建立档案库房，档案员要有专门的办公室。（2）在档案室安装防光、防潮窗帘；在档案库房安装灭火消防设施以及火灾报警系统。（3）档案室库房配备消磁柜、消毒机、除湿机、空气净化器、吸尘器、装订机等设备；购置高配置电脑、专业扫描仪、复印机、打印机等办公设备。
3.2 加强领导，提升管理水平
（1）加强制度建设。国有林场的档案工作要成立专门组织机构，建立健全各项规章制度，上级主管部门要把档案工作列入考核的重要目标。（2）加强队伍建设。为适应新时期档案管理工作的需要，必须配备专业、专职的档案管理人员。每个国有林场至少要培养1～2名责任心强、文化素质较高的年轻同志为专职档案员，专职档案员的工作要相对稳定，没有特殊情况不进行工作调动和调整，同时，还要配备1～2名兼职档案员，负责林业生产、账务等专业技术档案的整理。
3.3 注重软件的提升
目前，国有林场使用的是科怡软件，档案文件级目录全面实现了计算机检索，加快了国有林场档案信息化建设步伐。但是，当前国有林场面临着一些历史遗留的林权纠纷，需要广泛搜集有利证据，但无法通过科怡软件的检索工具来实现，这给工作造成了不便。鉴于当前档案工作的管理现状，需要对现有软件进一步提升或研发出一种更适合国有林场实际的“档案信息管理系统软件”，实现档案数据的计算机管理，真正实现快速地检索档案，统计档案数理，准确地提供给利用者，减少人工操作。
3.4 进一步规范档案管理
【关键词】规范化管理；医疗保险；业务档案；措施
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）07-040-02
医疗保险是建设有中国特色社会主义保障体系的重要组成部分，对于构建和谐社会起着重要作用，医疗保险档案管理是具体落实国家医疗保险政策重要手段和方法，医疗保险档案管理的适当与否、效率的高低都直接关系到每个参保人员的切身利益，影响着医疗保险事业的健康发展。近年来兴化市医疗保险管理处以《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）的颁布实施为契机，克服种种困难，从加强队伍建设、加强档案基础建设、健全体制机制等方面加强了医疗保险档案管理，提高了档案管理水平。
一、历史背景
兴化地处苏中里下河腹地，是一个农业大市、人口大市、经济薄弱市，城乡居民有150多万。早在2006年，市政府着眼管、办分离，医、保制衡，将新农合经办职能由卫生部门划归劳动保障局，与城镇职工医保、城镇居民医保一起统一由兴化市城镇职工医疗保险处经办，三大医疗保险从而初步实现了“管理并轨”，但问题也随之而来，尤其是档案管理方面的问题，主要表现在：一是专业人员缺乏，当时三大医疗保险参保人数有140多万，而工作人员只有20多人，根本抽不出人手专门管理医疗保险档案，档案管理都是由各股室人员兼任；二是办公场地拥挤，没有专门存放档案的库房，业务档案资料散放在各业务股室，极易造成丢失或损毁；三是没有建立档案管理制度，管理标准不明确，缺少有针对性和可操作性的业务档案分类方法和归档范围标准，业务档案主要根据工作惯性来开展，如对重要的公文、财务档案相对规范，对参保登记、特遇审核、社会保险账户管理等环节的业务档案管理不够规范；四是经费保障不足，可调剂的业务档案管理经费极少，只能用于购买档案柜、卷宗、卷盒等最基础的设施和物资。
二、加强档案管理的措施
2009年7月《规定》颁布实施后，领导意识到了医疗保险档案是参保单位和参保人员履行缴费义务和享受医疗保险权益的原始凭证，是医疗保险经办、管理和服务工作的客观记载，是医疗保险经办机构落实对参保人员“记录一生、跟踪一生、服务一生、保障一生”的基本前提，是研究医疗保险事业运行轨迹和发展规律的珍贵史料；认识到医疗保险档案管理是加强医疗保险经办管理服务最重要的一项基础性工作，于是将医疗保险档案管理工作定位于“医疗保险经办最重要的基础管理工作，加强经办能力建设重点工作”，将档案管理工作与业务经办工作同时部署，采取了以下措施加强医疗保险档案管理，使得我市医疗保险事业取得了健康、长足的发展。
（一）加强队伍建设，不断提升档案管理人员素质，提高医疗保险档案管理水平
医疗保险档案管理工作是一项政策性、业务性很强的工作，要求档案管理人员必须具备较高的政治思想素质、较强的专业技术知识和熟练的操作技能。因此我们首先在选配专兼职档案管理人员时严把入门关，力求把精通业务、工作扎实、善于协调、敢于管理的干部调配到档案管理岗位，目前已有专职档案管理人员5人，学历均在大专以上；其次，针对部分人员缺乏经验、档案业务不熟的实际，先后派到泰州市人力资源和社会保障局、市档案局参加岗位培训，学习档案的专业理论、法律基础知识，以及医疗保险业务档案归档范围、管理流程和软件操作等，有效地增强了档案管理人员的业务素质和专业技能；最后还多次组织医疗保险档案人员到省厅、泰州市参观学习，派员参加全国档案学会的学术研讨活动，了解最新档案管理理论和管理技术设备，提高认识，开阔眼界。
（二）夯实基础建设，全面推进档案安全集中管理
档案管理最重要的是确保安全，要不断加大资金投入，完善档案用房，特别是档案仓库的基础建设，扩大库房面积，全力推进档案集中管理。为确保档案存放安全，我们按《档案室建设规范》，将原技工学校用房进行了改造，为档案用房安装了防护门窗、监控设备、消防器材、密集架等，配备温湿度测量、除湿、空气调节、灭火等设备，将原散放在各股室的医疗保险业务档案进行集中管理。
（三）从建章立制入手，促进医疗保险档案管理工作规范化
制度建设是档案工作的基础，加强制度建设，严格依法做好档案工作，使档案管理工作朝着规范化、制度化方向发展，是新形势下对档案工作的迫切要求。为此我们在2010年7月制订了《兴化市城镇职工医疗保险管理处档案管暂行规定》，建立、健全了档案收集、整理、移交、保管、利用、统计、销毁等方面的档案管理制度；2011年5月制订了《兴化市城镇职工医疗保险管理处档案归档范围和保管年限》，明确了档案分类方法、归档范围标准和保管年限。
（四）强化档案管理先进办公意识
关键词：基层；档案管理人员；素质；策略
基层档案管理人员素质的高低直接决定了档案管理工作效率的高低。随着社会经济和信息技术的发展，档案管理工作对基层档案管理人员提出了更高的素质要求。这是因为基层档案管理人员的综合素质，直接影响着档案工作的效率和质量，对发挥档案的功能具有非常重要的作用。要想提高基层档案管理工作的效率，必须要提升基层档案人员的综合素质，使他们具有良好的政治素养、高尚的职业操守、过硬的职业技能，这样才能保证档案工作发挥其应有的效率。本文会重点针对当前基层档案管理工作中出现的问题，提出相关的解决策略。
一、基层档案管理人员应该具备的基本素质
（一）良好的政治素养。基层档案管理人员首先要具有良好的政治素养，这是因为当前社会上存在很多不良风气，严重影响了档案管理人员的世界观、价值观，使他们的思想观念，政治立场都发生了变化。因此，我们必须要坚持党的领导，要遵纪守法，熟悉党的方针、政策、路线，自觉抵制社会上一些拜金主义、享乐主义等不良社会风气的影响，努力做好自己的本职工作。
（二）高尚的职业操守。基层档案管理工作人员除了要具备良好的政治素养之外，还要具备高尚的职业操守，这是因为基层档案管理人员是最直接接触档案的工作者，只有他们具备较高的职业操守，才能使档案发挥最大的功能，才能实现自己的人生观、价值观，才能够做到全心全意为人民服务，才能够在工作中实现自己的人生价值和社会价值。
（三）过硬的职业技能。从事基层档案管理工作的人员还必须要具备过硬的职业技能。首先应该具有档案管理的专业知识，这样才能够将档案进行很好的归档、整理；其次还要具备一些文学、文秘、社科情报、目录学、计算机等方面的相关知识，这样才能更好地辅助档案管理工作的进行，使基层档案管理工作者更好地适应档案工作，促进基层档案工作的顺利进行。
（四）严肃的工作态度，严谨的工作作风。正是因为档案管理工作的繁琐，所以需要档案管理人员必须具有严肃的工作态度，严谨的工作作风。在实际工作中，必须始终保持学术上严肃、负责的态度，认真对待每卷档案，在整个工作流程中尊重历史，尊重事实，做到稳妥精准，一丝不荀，任何时候不受情绪和情感左右。
二、提升基层档案管理人员整体素质的策略
（一）提高领导对档案管理工作的重视，是提升档案管理人员素质的关键。加强领导对档案管理工作的重视，才能够提升档案管理人员的素质。这是因为，只有领导重视档案管理工作才能在本单位加强对档案管理人员的培训和学习的机会，从而为基层档案管理工作者创造一种良好的学习氛围，形成一种良性循环。同时，只有加强领导的重视，也才能在社会中形成一种关注、热爱和支持的氛围，让人们认识到档案管理工作的重要性。
（二）档案管理工作者要树立严谨的工作态度。态度决定一切。档案工作是一项非常严谨的管理工作，在进行档案管理的过程中，要严格按照工作标准和工作程序进行，切不可马虎、大意，更不可敷衍了事，这就要求工作人员要具有严谨和负责的工作态度，尽量做到精益求精、一丝不苟，这样才能保证档案管理工作科学、有效的进行。
（三）档案管理工作者要具有爱岗敬业的职业精神。基层档案管理工作是一项复杂的工作。要做好档案管理工作必须要具有爱岗敬业的职业精神，这是做好档案管理工作的前提条件。对于档案管理工作人员来说，他们每天的工作量很大，且工作繁琐、复杂，这就要求工作人员要热爱本职工作，具有无私奉献的精神，要耐得住寂寞。档案工作者要做好平常的收集、整理、编目、装订、保管、查阅等具体工作，要全身心地投入到档案工作中去。
（四）掌握过硬的档案业务技能，全面提升档案管理质量。档案管理员只有掌握过硬的档案业务技能，才能更好地开展档案业务工作，全面提升档案管理质量，为单位的全局工作打好基础数据保障工作。
1、掌握档案管理基础知识和管理流程，提升相关科学技术知识。档案管理工作是一项技术性、服务性很强的工作，基层档案管理工作人员要严格按照《档案法》的有关规定，做到不坏、不丢、不散、不乱，加强档案管理工作，做到严格执法。首先，基层档案管理人员要具备相关的基础理论知识，包括归档、借用等最基本的常识和操作流程，另外还要掌握其他学科的相关知识，比如目录学、文秘学、计算机等相关的专业知识，这样能够有效地促进档案管理工作效率的提升，使基层档案管理工作者更好地适应档案工作，促进新形势下基层档案工作的顺利进行。
2、掌握现代信息技术，实现档案电子化管理。随着信息时代的到来，档案的信息化管理成为一种重要手段，通过多媒体计算机技术或相关档案管理软件的辅助，实现了档案电子化、规范性管理，从而大大提高了档案管理工作效率和质量。这就要求档案人员要跟上现代化发展的步伐，不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，要熟练操作计算机，尽快地适应信息环境，提高数宇化管理能力和信息技术操作技能，要善于用现代科学管理手段来管理档案，懂得规范、准确地使用档案软件，把分散的片断档案信息组合、整理出完整的新档案信息提供给使用者，也可以通过网络技术实现档案的共享，方便用户根据自身需求通过网络系统快捷地获取档案信息，实现高质量、高效率的电子化档案管理。
三、结语
综上所述，基层档案管理工作是一项长期且复杂的工作。要提升档案管理工作的效率必须要提升档案管理人员的整体素质。首先要提高单位领导对本单位工作的重视程度；其次，基层档案管理工作者要树立严谨的工作态度和爱岗敬业的精神；最后要掌握过硬的档案业务技能包括档案管理基础知识、管理流程和现代档案技术，实现现代化的科学管理，保证档案管理工作在新形势下适应档案管理工作的有效进行。
参考文献：
[1]李小莹.如何提高基层档案管理人员的整体素质[J].现代交际，2016，02：132.
[2]李小莹.如何提高基层档案管理人员的整体素质[J].现代交际，2016，01.
一、高校实现档案信息化建设的重要意义和作用
在当今信息时代的形势发展需求下，高校档案信息化建设摆在了十分突出的位置，只有实现档案信息化建设和科学管理，建立多功能管理的信息化档案体系，才能为本单位和社会各界、广大公众提供准确、有效、全面、权威的档案信息，实现档案信息资源的开发和利用价值。
（一）实施档案信息化建设，有利于提高档案信息收集的完整性和时效性
建设一个科学和完善的档案信息化体系，原始信息资料的采集是关键，随着现代互联网以及高校内部局域网络建设的日趋完善，各部门和院（系）之间相互联通，信息资源的收集由点及面，不断增大信息资源数据容量，确保信息收集的完整性，电子文件的收集直接通过邮件或本单位局域网等网络手段传输汇集，是一种相当普及与便捷的方法。
（二）强化档案信息化管理，有助于提升档案管理工作的规范化、标准化水平。
实现档案信息化，主要目的是通过现代高科技的网络手段为信息利用者提供快速、准确和全面的信息，提高档案的利用率和利用价值，促使档案工作的管理方法、工作方式、信息处理等环节不断改进，从而推动档案管理工作流程更加科学化、规范化和制度化。
（三）完善档案信息化体系，有利于实现高效快捷的信息检索
随着社会经济的不断发展和时间的推移，高校的档案数量与日俱增，如果仅仅依靠传统的查找方法和落后的检索工具，难于适应当今社会的发展需要，阻碍了档案管理工作的现代化进程，只有不断完善档案信息化体系，找出适用于本单位局域网信息组织与管理的方法，及时解决好各方面技术的衔接问题，不断优化计算机应用技术，实现网络档案信息检索系统，将促进档案的服务质量大大提高。
（四）加强档案信息化建设，有利于更好地开发和利用档案信息资源
如果说信息采集是基础，管理是过程，开发利用并提供服务则是档案管理工作的最终目标，“档案工作的目的之一是开发利用，利用工作开展得好坏是检验档案工作的最佳尺度”[2]。档案信息化建设管理目标是实现信息的开发与利用，档案信息资源共享成为信息社会中档案利用工作的新要求。档案信息资源的开发利用是档案工作矛盾运动的必然结果，是满足档案信息利用社会化的实际需要，是时展的客观要求，为此，加强档案信息化建设是为社会提供强有力的信息保障。
二、当前档案信息化建设进程中存在的问题
近年来，高校在实现档案信息化建设过程中取得了很大的进步，特别是电子档案的出现给传统的档案管理工作带来了一场革命，档案信息化的管理优势亦为人们所认识，但在日常的档案管理工作中还存在一些问题亟待进一步解决。
（一）档案信息化建设意识淡薄
长期以来，传统的档案管理观念在一些人的意识之中根深蒂固，档案材料的书写和形成中就存在不规范、不统一问题，特别是原始资料交接不及时，往往造成大量的信息资源被丢失。同时，由于档案信息化管理意识淡薄，某些部门、院（系）还自行保管纸质档案资料，造成档案信息收集不齐全与滞后问题，严重地影响了档案信息数据库的建设，阻碍档案管理信息化的发展进程。
（二）档案安全意识薄弱
高校实现档案信息化管理，大大地突破了档案利用的时空限制，使档案信息资源利用变得更加方便和快捷，但由于某些档案工作人员的档案保密意识和档案安全意识严重滞后，使用未经杀毒的外来移动磁盘、链接互联网等等，极容易造成档案信息系统数据错乱、丢失、病毒入侵、重要文件资料在网络上流传等等的问题。
（三）档案管理人员业务能力薄弱
档案信息的管理和利用很大程度上受到档案工作人员业务水平的制约，不少部门、院（系）的档案管理人员由办公室管理员兼任，未经过专业的业务培训，人员岗位流动性频繁，部分管理人员在工作中只能是“摸着石头过河”。由于档案管理人员不熟悉信息技术，有的档案管理人员还只满足于使用计算机管理档案目录，未能掌握相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识，未能使档案信息多元化、拓展档案应用领域。近年来，随着档案载体向着档案数字化的方向发展，高校普遍对纸质档案进行了电子化处理，并在此基础上建立了电子阅览室，随着档案软硬件设备的更新换代极大地改变了传统的档案管理工作的方式方法，但从目前情况看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更是缺之又缺，档案队伍不稳，人才流失严重的境况。
三、推进高校档案信息化建设的几点建议
目前，高校的档案管理工作已逐渐向制度化、规范化、标准化、信息化方向发展，但在发展的进程中仍要不断改进档案管理工作模式，稳步、扎实地推进档案信息化的建设。
（一）建立一支人员稳定、业务综合素质高的档案队伍
推进档案信息自动化的关键是人才，随着计算机和信息网络技术在档案管理工作中的应用和发展，对档案管理人员的业务知识、管理能力、操作能力等方面提出了新的、更高的要求。任何先进的设备和技术应用都离不开人去掌握运用，因此，高校档案信息化建设程度的高低很大程度上取决于人的素质，没有一支知识结构合理、人员稳定的档案队伍，难于适应现代档案管理工作的发展需要。要不断通过各种渠道、多种形式加强档案管理人员再教育，促使档案管理人员不断更新业务知识，特别是计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、现代管理技术知识的培训。只有努力培养和打造一支具备现代档案管理知识的高素质档案队伍，才能切实担当起实现档案管理现代化的重任。由于电子档案信息内容的数字化，文档处理的一体化，电子档案保存的技术化，开发利用形式的多样化，使得电子档案的管理与纸质档案的管理有着截然不同的方法，这就要求档案管理队伍要相对稳定，要具有熟悉的电子计算机操作的信息技术专业人才，使之能适应当前高校档案工作现代化管理之需要。
（二）加大宣传力度，增强队伍的档案信息化建设意识，加强档案人员的事业心和责任感
长期以来，由于人们特别是某些领导同志对档案管理工作重要性认识不足，使得档案工作经常处在可有可无的辅质的尴尬境地，严重阻碍了档案工作的健康发展。因此，搞好档案管理工作关键在领导，领导思想通了、认识深刻了，做好档案工作就能起到事半功倍的效果；其次要逐步提高档案工作人员对档案实现信息化管理重要性的认识，这就要求档案工作人员在收集档案资料时，做到口勤、手勤、脚勤，收集齐全完整、内容真实可靠的档案材料，及时追补和不断补充新的资料，将收集的纸质资料迅速进行电子化处理，提高档案工作的效率和水平。
（三）建立和完善档案信息化管理的规章制度
档案信息化的建设离不开一套严谨的规章制度，没有一套行之有效的规章制度，难以保证档案管理工作的顺利开展。因此，要根据工作的实际需要，制定和完善档案管理规章制度，例如制订一套如《档案归档制度》、《档案保密制度》、《数字档案备份制度》、《网络安全管理制度》、《档案人员岗位责任制》等等，通过规章制度管人，使档案管理工作做到有章可循。同时要规范操作标准和流程，如归档电子文件（档案）存储要按照《电子文件归档与管理规范》操作，存储归档电子文件信息数据的计算机设备一定要安全可靠，并且要不断更新备份设备，严防电子档案被清洗、丢失，确保信息化档案信息安全及资源的有效利用，通过一系列的规章制度和规范化管理，使档案信息化管理工作逐步走上良性的循环轨道。
（四）建立档案信息安全保障体系，逐步完善档案信息安全管理体制
要充分为信息利用人提供准确、完整、有效的信息资源，必须加强对计算机档案管理系统的管理和维护，确保档案数据库的安全。一是档案部门的内部局域网必须切实与公共网络实行物理隔离，确保档案信息网络传输的安全；二是要加强档案数据库的管理，应对数据进行异地脱机备份；三是为信息利用人提供优质服务的同时，要认真采用身份认证、密钥管理、防火墙等安全防护措施，确保档案信息在网络传输和利用过程中的系统安全。
（五）加大专项资金的投入，不断更新软硬件设备
俗语说：“巧妇难为无米之炊”，档案信息化建设离不开软硬件的更新换代，档案管理专用软件、电子计算机、服务器、高速扫描仪、缩微机、刻录机、开通内部局域网、配套信息安全防护措施等等，都需要投入大笔的资金，如果没有一定的设备投入，档案信息化建设只能是纸上谈兵。
总之，档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作，信息化建设的实现不是档案部门的单一工作，也不能仅仅单凭几个计算机技术人员就能实现的，它需要所有档案人员的积极参与和配合，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，使档案信息化建设工作达到质的飞跃。
参考文献：
关键词：档案保护；技术工作；性质
在档案管理工作中，档案保护技术工作是非常重要的组成部分，同时也是非常特殊的部分。档案是对历史真实的记录，因此，档案具有一定的历史性，同时也是具有一定的真实性。档案是人们在生活和工作中不断实践活动形成的，因此，是对人们的生活和工作进行真实反映的资料。档案信息的真实性和历史性主要表现在档案的内容上，同时在档案的保存介质上也是能够进行很好的反映。任何档案都应该具有一定的内容，同时，其价值通常是由内容来进行决定的。档案的内容无论是多么的重要还是珍贵都是要通过一定的物质材料来进行反映，因此，档案的存储物质如果出现老化的情况也是会导致档案中的内容出现消失，这样就会导致历史的痕迹出现消失，因此，要保证档案的历史性和真实性，一定要对档案的保护技术工作进行必要的分析，保证档案不会受到损坏。
1 档案保护技术工作的特点和性质
在档案室和档案馆中，档案保护技术工作是非常重要的组成部分，同时也是档案管理中非常重要的组成部分。档案工作中，档案保护技术具有一定的特殊性，因此，要想做好这方面工作一定要对其工作特点和工作性质进行必要的研究。档案保护技术工作和档案工作中的其他环节是有着一定的差别，档案的收集、整理以及利用都是要以档案文件的内容来作为依据，但是，虽然在工作中都是对档案文件进行利用，但是主要研究的方向还是存在着一定的不同。档案在制定成为材料以后是要使用一定的物质来进行保管，档案保护技术工作主要是对保存的物质变化运动的规律进行掌握，同时对物质出现的物理、化学以及变化规律进行掌握，这样能够更好的找到科学的技术方法对档案进行保护。因此，档案保护技术工作是一项科学技术工作。
2 档案保护技术工作在国内外的广泛性应用
档案工作在不断地发展过程中解决对档案保护技术方面存在的问题进行了解决，同时对涉及到的学科领域也进行了很好的研究，这样就使得科学技术成果在档案保护技术工作中得到了很好的应用。在对档案进行保护时，主要是防止存放的物质出现损坏的情况，因此，很多的研究机构在研究除氧剂方面都在不断的进行努力，主要是这种物质能够更好的防止物品出现氧化的情况，同时也能更好的运用到其他的领域中。在档案保护技术工作方面国内外的发展都是非常好的，对保存的介质进行除氧试验能够更好的解决试验中出现的更多问题，同时也能在技术方面得到更好的发展。
放射性同位素是一种非常新的技术，主要是在工业和农业中得到了很好的试验，这样对能够更好的解决档案和图书出现害虫的问题，同时，也能更好的利用相关的技术对出现的虫害进行解决，这样能够在一定时期内将出现的害虫在一定范围内都进行处理，这样也说明了辐射效果是非常好的，同时应用的实际价值也是非常高的。
3 档案保护技术工作目前存在的问题
档案保护技术在国内外的应用是非常广泛，但是，在档案管理工作中还是存在着一些问题，很多的档案管理工作在实施过程中并没有建立专业的管理机构，同时在进行档案保护工作的时候并没有形成完整的体系；在档案保护管理中存在着专业技术人员过少的问题，同时，在保护管理工作开展过程中是缺乏一定的技术指导的，这样也使得档案技术保护工作中是没有行业技术交流的，同时，在档案管理过程中经常会出现独立作战的情况，也是对档案技术保护工作的整体发展有很大的阻碍作用。
4 档案保护技术工作如何进一步发展
4.1 建立专门机构
在档案馆中针对保护技术工作建立专业的机构，同时要保证其能够对档案进行修复和经常性的保护工作，同时要保证档案保护技术工作能够做到与时俱进，这样能够更好的对出现的问题进行解决，同时使在保护技术方面也能做到不断发展。在对档案保护技术工作进行进一步的研究时要建立专业的机构，这样能够更好的实现档案保护技术工作的任务，同时机构在运行过程中也能进行不断的充实，这样能够得到更好的发展。
4.2 配备专业技术人员
在进行档案管理时，要配备专业的技术人员，在很多情况下，档案保护工作要使用经验非常丰富的人员，同时在对人员进行培训时要对其自身的特长进行掌握，这样能够更好的在工作中实现配合，同时也能更好的进行学习。通过不断地实践，这样能够更好地对档案保护人员的技术水平进行提高，在掌握专业知识和技能是非常重要的，同时，在进行档案保护的时候也是对自然科学基础知识进行掌握，同时对档案学的基础知识也要进行掌握，这样在开展档案保护工作时能够更好的对保护的环境进行研究，同时也能更好的对档案信息进行保护。自然科学基础知识是非常重要的，因为档案保护技术人员如果只有档案学基础知识而没有一定的自然科学基础知识和技能，那么就会在档案保护技术问题面前束手无策，或无法深入到保护技术问题当中去解决问题。
4.3 适时进行技术交流
建国以来特别是党的以来，档案保护技术工作有了一定的发展，采取了一些行之有效的办法，取得了可喜的成果，因而迫切需要组织技术交流。档案保护技术工作的性质决定了档案保护技术的交流与档案管理方面的经验交流具有不同的特点，管理方面的经验常常通过一些书面材料或参观、访问等就可以学到手，而保护技术的交流仅限于此就远远不够。因此，保护技术方面的经验不是单凭一些书面材料或参观访问就能够学会，特别是在当前我们的知识水平还普遍较低的情况下，往往花了时间，也不一定能弄懂弄通，更谈不上使用，因而有领导地进行技术交流十分重要。技术交流本身就意味着这种技术是较为成熟可靠的，这就可以避免盲目搬用某些技术而造成不必要的浪费。
4.4 技术协作
技术协作问题是一项十分有意义而且非常紧迫的工作。目前我们一方面需要把本行业有限的技术力量组织起来，另一方面也需要有效地组织社会上有关的技术力量，加强和他们的技术协作，只有这样才能更好地研究和解决当前迫切需要解决的问题，才能对某些关键性的问题组织力量去攻关。为使这项工作有计划有步骤地进行，我们必须在调查的基础上制定出规划，并组织专门的会议进行讨论、研究、落实，这足进行技术协作。体现业务指导和领导的重要环节，有了规划，就可以按照轻重缓急统筹安排，互相协作，减少矛盾，发挥各地区、各部门的特长，使有限的人力资源为档案工作发挥更大的作用。
5 结束语
档案保护技术工作在档案管理中是非常重要的内容，同时也是非常特殊的内容。档案保护技术工作是为了更好的对损坏的档案进行修复，同时也能在日常的保护中避免出现档案损坏的情况，这样能够更好的保证档案得到有效的利用，同时，也能更好的对档案的历史性和真实性进行保护。档案保护技术在发展过程中是要对先进的技术进行应用的，这样能够更好的促进相关技术的发展，同时也能更好的保证保护技术工作的质量。档案保护技术工作在发展过程中也存在着一些问题，对出现的问题进行解决，才能更好的对档案进行保护。
（一）在档案工作的编研上缺乏时效性
当前很多的专题汇编资料基本都是来自于内部的信息，很多都是一些原始资料、统计数据以及对基本事实的简单罗列与堆砌，缺乏足够的外部信息，很难与外部形势发展相接轨，并且因为在平时的工作中缺乏足够的主动积累意识、主动服务意识以及超前意识，编研工作的时效性不足，很多时候都是需要使用的时候才会去进行编制，因此编研成果的使用效率往往都不会高。出现这种情况的主要原因有以下的几点：（1）档案编研工作没有远见性与计划性，不同的科室往往都是各自为战，被局限到了较狭窄的范围中；（2）相关的档案人员对于档案编研工作没有深刻的认识，基本知识将其作为足一时之需的工作，没有长期的思想准备；（3）对于编研工作操作原则没有进行明确和规范，没有能够制定出符合本单位的实际情况的近期和远期的操作计划，难以满足单位改革、建设、发展的需要。
（二）管理规范化需要进一步的提升，管理力量还存在不足
当前的档案管理工作还存在着管理不规范的问题，特别是在企事业单位上这个问题更为严重。主要有以下几方面的表现：（1）缺乏规范的档案号；（2）档案案卷标题不够规范；（3）很多案卷都没有卷内目录；（4）组卷较为混乱。之所以会出现这些问题是因为有很多的人员都没有进行过专业的档案知识培训，对于档案的重要性、管理要求、档案的收集整理、归档和装订等都没有进行过深入的了解，缺乏良好的档案收集意识。并且很多的档案人员都是身兼数职，而对于档案工作不能够全身心的投入，在日常事务中往往都只是将各种材料放入到档案盒中，而没有进行过及时的整理归档，对档案管理水平与归档的材料真实性及准确性都产生了严重的影响。
（三）不够重视档案
一直以来，在档案工作中都存在着一些认识上的误区，特别是将档案工作当做是文字抄写以及保管事务性工作，而不是单位的主要工作，认为档案工作无法为单位创造出经济效益，往往都是认为，只要能够让档案不出现丢失和泄密就可以了，最多就认为可以胜任外调与查档就可以了。这样的想法只会进一步的导致对档案缺乏正确的认识，影响到档案管理人员自身专业素质的改善以及档案管理工作的继续发展。
二、改善档案管理工作的对策
（一）对档案的开发利用工作进行重视
对于档案，如果不进行有效的开发利用，那么其价值就难以得到体现，为此，档案工作者必须要充分的利用档案信息，编出具有深度的编研材料。必须将编研工作纳入到重要工作中去，进行常抓不懈。将编研工作纳入到单位工作计划中去，不仅仅是需要进一步的落实档案信息开发的专题汇编数据，还必须要对编研成果的利用情况和利用效果进行严格的考核，将考核结果作为开发利用成效以及档案管理水平考核的重要内容。单位的各个分管领导必须要对本部门的档案编研工作进行重视和支持，将其放在重要位置上，作为本部门的一项重要工作，对其进行落实。同时还必须要避免出现编研工作只是档案人员个人行为的这种思想。必须要在制定年度工作计划的过程中，结合单位自身的发展规划以及当前的工作重点，制定出一套合力的、科学的、行之有效的档案编研、信息开发计划，以及在不同时期的编研规划。
（二）构建完善档案管理制度，促进档案管理工作规范化
在对档案工作制度进行规范时需要注重以下几个方面的要求：（1）制度本身必须要能够体现出合理性、科学性，所构建的制度必须要能够满足自己单位的特点以及档案管理的实际需要；（2）要简明实用，做制定出的制度比具有良好的可操性，哟啊方便实用、简便易行，这样才能够有效的进行贯彻落实，发挥出其指导和规范作用；（3）制度约束需要具有双向性，不仅仅是要能够对职工进行约束，还要能够约束领导，在很多时候领导的形象与行为会直接影响到制度的是否能够顺利的执行，而职工则是单位的主要群体，是制度的具体执行者；（4）制度需要具有严肃性，在对规章制度执行的过程中必须要能够做到有功必赏、有过必罚。
（三）加强档案管理培训，提高整体认识水平
必须要加强整个单位所有人员的档案管理知识培训，而不能够仅仅只对档案管理人员进行培训，档案管理工作的开展需要整个单位上下所有人员的支持。只有通过合理的培训，才能够帮助他们提高认识水平。而对于档案管理人员在提高档案管理基础知识的基础上，还需要加强专业性知识的培训。通过这样的培训可以让单位上下都认识到档案管理工作的重要性，进而可以树立起正确的工作态度。
【关键词】:档案管理 信息技术 学校
一、传统学校档案管理方式的缺点
学生档案管理系统是一个教育单位不可缺少的部分,它的内容对于学校的决策者和管理者来说都至关重要,所以学生档案管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但一直以来人们使用传统人工的方式管理文件档案，这种管理方式存在着许多缺点：
（1）效率低。传统人工的方式管理文件档案，由于信息大使档案的检索极为烦琐，严重影响着档案管理工作人员的工作效率。
（2）保密性差。传统人工的方式管理文件档案，档案所接触的主体较多，这给档案的保密工作带来了很大的威胁。
（3）档案查找、更新和维护困难。在传统档案管理模式下，若档案积累的时间一长,将产生大量的文件和数据,这对于档案的查找、更新和维护都带来了不少的困难。
二、信息化档案管理系统的特点
随着新世纪的到来，科学技术日新月异地发展，一场以科技进步为主题的信息化浪潮席卷全世界，电脑的普及迅速地推动着社会和经济的发展，高科技正深刻地影响着人们工作和生活的方方面面。随着办公自动化的普及，档案管理工作也越来越多的运用网络技术进行信息化管理。笔者认为，针对传统档案管理方式所存在的问题学校应当建立起信息化的档案管理体制，实现档案管理信息化、自动化。信息化的档案管理系统应具备以下特点：
（1）现代档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。信息化档案管理系统应用电脑文字处理软件，灵活使用表格、图形对档案分门别类，并组成学校档案管理系统，可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。
（2）信息化的学校档案管理工作需要高素质的专职工作人员担任。学校档案工作人员必须热爱自己所从事的档案工作，掌握馆藏档案的内容，这样，才能做好学校档案管理的各项工作。从当前全国的情况来看，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不尽合理等现象。21世纪是信息时代，要跟上社会发展，解决档案事业发展中的问题，必须重视整个档案工作者队伍素质的提高，不断调整更新档案人员专业结构和知识结构。如何进一步提高档案工作者整体知识水平以适应档案事业的迅速发展，已成为档案管理工作迫在眉睫、刻不容缓的问题。信息化档案管理存在的不足和需要改进之处。
（3）信息化档案管理方式作为现代科学技术的一项新生事物，仍有诸多不够完善和亟待改进的地方：（1）随着计算机技术在各项工作中的使用，产生了大量电子文件，档案载体大部分变为磁介材料或其他载体，信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码，新型档案载体的产生，提出了新型档案载体归档和保管的新问题。（2）国家目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准，也没有从法律上予以明确规定。（3）电子文件易修改性、拷贝性、真实性和完整性、归档管理及档案信息载体的原始性，要求档案管理学理论予以深入研究并做出指导。
三、建立信息化学校档案管理系统的意义
现在我国的中小学校中档案的管理水平还停留在纸介质的基础上，这样的机制已经不能适应时代的发展，因为它浪费了许多人力和物力，在信息时代这种传统的管理方法必然被计算机为基础的信息管理所取代。建立信息化学校档案管理系统有着重要的意义。
（1）信息化学校档案管理系统有着很大的容量， 可以存储历届的学生档案，并且能够安全、高效地实现学校师生的档案日常管理；
（2）信息化学校档案管理系统只需一至二名档案管理员可以大大节省人力，从而减少档案管理的成本；
（3）信息化学校档案管理系统可以随时迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率。
四、实现学校师生档案管理信息化的路径
为适应当前社会经济发展的需要，学校应尽快建立起信息化的档案管理系统，走档案管理信息化之路。本文笔者认为实现学校档案管理信息化应从以下途径进行：
（1）着力提高档案标准化、规范化水平。目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件纷杂。档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
（2）抓好学校档案数据库的建设。目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。
（3）加强办公自动化建设，提高档案管理工作的质量。 微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理，其优点是： ①以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。②微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。有利于文档的保密。
