时间：2023-05-23 15:45:38
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理的职责，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、?辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。
2 高校档案管理工作的作用
高校的档案管理涵盖了高校所有行为信息的综合，在二级教学单位中的档案管理，一般包过教学内容、教学管理、学术研究等等相关的内容，对二级教学单位的发展具有重要的作用。
1、教学评估
高校二级教学单位的教学评估与考量，是衡量高校二级教学单位教学成果的重要标准。这一切的评估工作，离不开的就是教学档案的全面化与细致化，这些细化的材料不仅仅是高校开展教学评估的重要基础和内容，也是今后高校在改革与发展过程中的重要借鉴材料，有利于高校在不断发展的过程中，自我反思、自我管理、自我提高。
2、改革与发展
近年来，针对高校教学与管理的改革工作一直在不断的建设和完善过程中，涉及到高校教学体制、模式、管理等方方面面的问题。改革的前提和基础是基于对高校发展的全面认识和深入研究，而这一切的来源就是档案资料与信息。
3、科研活动
高校的存在不仅仅是在育人，更是组织各种类型的科研活动，为国家的发展提供内在的动力。衡量一所高校能力高低与否，不仅仅是看毕业生的就业率，更是要衡量高校在科研方面的能力和结果。而高校档案则为科研活动提供了更多的开展经验和研究基础，帮助更多的科研人员进行更深入的科研活动。
4、转变教学思维与模式
中国地域广大，高等教育发展不平衡，中西部在师资配备、教育资源整合等整个教育水平方面属于相对落后状态。利用高校档案信息资源，借助互联网络渠道，可以更加广泛深入地开展电视远程高等教育，对于发挥东部高水平的教育资源，推进中西部教育发展，具有其他方面不可替代的作用。
3 当前高校档案管理中存在的问题
1、相关档案管理人员对于档案管理的认识不足
一部分的高校档案管理人员，尤其是教学单位二级学院的档案管理人员，对于档案管理的重要性和意义缺乏一定的认识，在实际的工作过程中无法充分的履行自己的职责，也没有完全发挥个人的主观能动性，这些因素都严重的制约了高校档案长效提高的可能。
2、现代化的档案管理体系还没有完善
虽然近年来，现代档案管理的不断发展，对高校档案管理事业的发展做出了重要的贡献。然而，在很多高校中，现代化的档案管理体系和模式还没有建设和完善，存在一些高校二级教学单位仍然“纸上谈兵”，制约了现代化档案管理成效的发展。
3、制度与规范还需要进一步的建设和完善
很多高校在档案管理工作缺乏一定的工作规范与制度，档案工作人员岗位职责与职能不明确。虽然高校在档案管理的岗位上有大的体系和制度，然而在细化的岗位职责和职能上缺乏有效的划分。
4 提高高校档案管理成效的几点思考
1、深化思想认识，提高工作成效
想要提高高校档案管理成效，最重要的就是对于每一个档案管理人员自身的管理。高校应该重视档案管理人员的思想教育工作，充分激发每一个档案管理人员参与管理、科学处理、强化过程的档案管理工作过程，以主动积极的工作作风和认识投入到高校档案管理工作中去。
2、细化岗位职责，激发岗位职能
档案工作是高校工作的有机载体，要细化岗位职责，在原来大的部门规章制度和岗位职责要求基础上，进一步的区分岗位的内容和职责，细化工作内容与职责，进一步的提高档案管理工作的工作成效，坚决避免“当一天和尚，撞一天钟”，或者“一个和尚有水喝，三个和尚没水喝”的现状，进一步的提高档案管理人员自身的主动性和积极性的工作。
3、重视对现代化档案管理的投入
现代化的档案管理离不开现代化的办公设施和软件配套。所以，高校在档案管理现代化的过程中，应该切实的重视对基础办公设施、硬件、软件配套的投入，加快高校档案管理现代化的进行，推动数字化、信息化档案管理模式的建设和完善，推动现代高校档案管理的长足发展，为全面的提高高校档案管理成效打下坚实的基础。
4、科学的对每一个档案管理人员进行考核和评价
人是档案管理的核心，高校应该切实的重视对档案管理人员的考核与评价工作。在对每一个档案管理人员的考核过程中，应该切实的转变传统档案工作中粗狂、简单的评价体系，科学的把关乎到档案管理全部过程的内容都纳入到档案管理的考核体系中去，全面有效的对每一个档案管理人员进行公平、公正的考核，并且把考核的内容和结果与每一个档案管理人员自身的待遇挂钩，激励每一个档案管理人员充分的发挥个人的主观能动性，推动高校档案管理成效的稳定发展。
摘 要：本文着重剖析了当前医院档案管理工作中存在的问题，结合近年来县级医院在规范医院档案管理方面的实际，试图探求医院档案管理的新思路、新方法、新途径，以便更好地服务于医院的发展和建设。
关键词：医院 档案管理 创新
医院档案是记录医院各个时期发生变化的真实载体。医院档案主要包括党政工群管理、行政业务管理、医疗护理质量管理、科研教学、预防保健、医疗设备、项目工程、会计统计等各项规范工作。它是领导决策制定工作标准，是年终考核的科学依据。科学规范地管理医院档案是现代医院管理工作的重要组成部分，也是医院全面科学发展的一项基础性工作。近年来，医院档案的工作发展有了长足进步，但依然存在不足和不尽人意的地方，还待进一步改进和完善，针对医院存在的问题需要采取以下对策与措施。
一、当前医院档案管理存在的问题
（一）领导重视程度不够，给档案收集管理工作造成困难
由于领导只重视医院经济效益的发展，对档案管理的认识程度不够，他们只是简单地认为档案管理工作就是对日常工作的文件资料、数据报表的收集保管，片面认为档案管理工作不能够为单位带来明显的经济效益，所以不把档案管理工作放在重要地位，一些重要的文件资料随手存放，也不会主动将需要归档的文件资料交至档案管理部门管理，等到用时查找很困难，给档案收集管理工作造成难度，严重制约了当前医院档案管理工作的发展。
（二）硬件设施比较落后
目前各级各类医院发展迅猛，大型医疗设备的增添、更新，患者就医环境的不断改善，使人们的就医条件越来越舒适，理俱人性化。但是对档案管理硬件设施的资金投入相对较少，甚至是不投，档案室的设置形同虚设，使归档案卷长期处于狭小、杂乱、霉变、虫蛀的恶劣环境中，极大程度上影响到档案质量的管理，使档案信息的不完整，导致档案管理及档案利用受到极大影响。
（三）档案管理人员素质相对较低
由于单位领导对档案管理的不够重视，直接影响到档案管理人员对此项工作的工作态度就是管理意识淡薄，有些长期从事此项档案管理工作的人员年龄偏大或者多有选举权为档案兼职人员，未参加过档案专业的业务技能培训，使得这支档案管理队伍存在着知识老化，信息量少，学术素养不够的缺陷，没有受过系统的专业训练，参加学术活动的机会相对较少，难以接受新的学术影响，形成平庸、懒散的习气，影响了积极进取之心，也难以适应档案管理现代化的发展。
（四）档案管理不够规范
目前各医院在上述各原因的影响下，在进行档案管理过程中普遍存在着不规范的问题。主要是：案卷标题不规范，虽然注有标题但不能正确反映主题内容，或者是标题缺少基本要素，组卷混乱现象广泛存在，有的按时间年限组卷，既有按部门职能业务范围组卷的，也有按文种组卷的。有的仍采用传统的合理模式，没有先进的管理技术和管理手段。数字化档案盒电子文件更是少见，严重制约了档案管理的发展。使得这支档案管理队伍存在着知识老化，信息少量，学术素养不够的缺陷。学历低，没有受过系统的专业训练，参加学术活动的机会相对较少，难以接受新的学术影响，形成平庸，懒散的习气，影响了积极进取之心，也难以适应档案管理现代化的发展。
二、加强医院档案管理工作的对策
（一）明确职责，充分发挥档案室管理的作用
加强档案管理要必须首先明确档案室的管理职责。医院领导要把档案管理工作纳入医院院长办公会议的议事日程。高度重视档案管理工作的重要性，明确档案室的工作职责与流程。对档案管理工作中存在的问题，要及时研究，及时解决。院领导以身作则，成为档案管理工作的典范。领导的形象无形中影响着中层及员工对档案管理工作的认识和态度。所以形成一套完整的管理考核制度，建立一个完整的管理体系，确保各项档案管理工作顺利开展。
（二）加大投入，大力推进医院档案管理的信息化建设
完善档案管理的设施是加强档案管理的发黑条件。要想实现医院档案管理的现代化，单位应结合自身的需要，配备有复印机、电脑、防火、防盗、防潮等档案保管所需的基础设施及充足的档案库房外，还应对保管档案进行定期的清点和检查，确保档案信息的完整、档案的安全性。先进的档案管理软件是实现档案现代化管理必不可少的工具之一，实现档案信息的网上检索和电子文件信息共享，这样不但使档案管理工作进一步规范化，也为档案利用者提供了方便服务。
（三）加强档案管理人员的素质培养
加强档案管理人员政治素养和业务学术训练，端正工作态度，来提高档案工作人员的政治态度，理论水平和职业道德修养能力，加强理论知识的培训，让档案管理人员学习相关的档案管理理论知识，参加档案管理岗位业务知识培训与档案管理的点校、整理史料着手，为专家学者的研究做一些辅、基础性的实际工作，扩充其知识面，自觉培养掌握现代化设备的操作能力，能够熟练运用先进的技术处理档案管理过程中的问题，来提高档案管理工作的效率和水平。
关键词：电子政务；档案问题；反思
一、对前端控制和全程管理理论的反思
（一）前端控制和全程管理理论之间的矛盾
在电子文件时代，前端控制和全程管理的思想和理念已经被普遍认同，尤其是前端控制的理念更是被认作新时代、新思维的代表管理理念。笔者要在这里探讨的是前段控制和全程管理的不合理之处。
首先，前端控制和全程管理理念在实施过程中遇到现实的尴尬。两种理念都是从档案管理的角度出发来进行理论构建和设想的，强调对电子文件整个生命周期实施全面管理，这本没有任何缺陷，但是上述两个理论在实施的过程中本身就存在着矛盾和分歧：如果对电子文件的生命周期实施了全过程管理，那么就意味着档案管理部门需要对档案管理的全过程实施参与，那么所谓的前端和后端也就没有了意义，因为不管是前端管理还是后端管理都是档案管理的共同部门，只是分别起到规划和管理的作用而已，那么前端和后端受到的重视程度是一样的，强调前端和后端显得非常没有必要，在这种情况下重视前端管理是难以实现的一件事情，这两个理论在实践的过程中本身存在着逻辑上的矛盾，经事实证明，在实际运行的时候确实存在着尴尬之处。
其次，前端控制和全程管理在实践中丧失可行性。在电子档案时期，从电子文件形成电子档案管理的的整个生命周期中，文件的形成这和档案的保管者共同承担着管理的职责，这让档案管理工作能够各司其职、各有其职，也就是前端管理和后端管理是不存在谁被谁领导的问题的，不同阶段的管理者分别承担着将电子文件转化成电子文档的职责。我国的机关档案室在工作流程上前边承接文件形成部门，后边连接档案馆，机关的档案室和各个部门之间的关系应该是平等的，在不存在领导关系的前提下，机关档案室是没有权利干涉前端的文件形成工作的，与后续的档案管理工作之间也仅仅是业务承接的关系，其对档案馆工作的干预力度几乎可以忽略不计，让机关档案室对档案管理全过程进行监督无疑是异想天开。笔者认为机关档案室要认清自身在档案管理整个生命周期的核心地位，发挥自身承前启后的重要作用，做到各谋其政、相互促进，这样才能让电子文件和电子档案工作管理的全过程顺畅、安全。
（二）认清机关档案室在整个电子档案生命周期中的作用和地位
不论是从理论还是实践上，档案部门都难以实现对档案管理全过程的监督和指导，电子政务系统中机关档案室是非常重要的一环，也是接收永久电子档案、形成数据档案馆的重要平台。我们对其要有明确的定位。
首先，建立一个档案管理系统，使之具有极强的包容性。电子档案系统应该和各个业务系统之间都要有接口，这样才能保证电子文件在形成伊始就被归档，将单位内部需要移交的文件最大限度地接收和保存下来，后续的档案管理工作才有实施下去的可能性，所以机关档案室建立的档案系统应该具有很大的包容性，能够将前端形成的文件完整地、真实地、可靠地接收和保存下来，并保证数据的可用性。
其次，档案管理工作应该专业化。机关档案室在工作中一方面提供完善的档案检索和档案应用服务，让机关的各项职能活动和管理活动能够获得能够在档案信息的支持下运行下去，发挥自身在信息化建设上的优势，为单位内部专业化的档案管理提供自己的见解和意见；另一方面则要负责向档案馆移交需要永久保存的档案资料，确保移交工作的完整性和连续性，为档案馆的工作提供必要的基础支持。当前我国数字档案馆的建设还处于起步的阶段，很多问题和制度还处于设想阶段，机关档案室作为信息化档案建设的引领者，可以为数字档案馆的建设提供一些具有参考意义的实践经验，使得数字档案馆建设能够少走一些弯路。
二、电子档案的真实性问题反思
在我国电子政务系统中所牵涉的真实性问题包含两个方面的含义，一方面是文件在形成过程中的真实性，另一方面是文件在形成过后的真实性。两方面真实性的要求涵盖了对业务活动真实、客观地进行反应的要求以及在文件生命周期不被擅自篡改、保持原本面貌的需求。这也就引发了以下两个管理问题：
第一是文件形成部门直接决定了数据真实性。前端文件形成部门负责维护文件在形成和办理过程中的真实性和完整性，避免其被篡改和损坏。这是其系统维护和建设工作中最重要的一个环节，也就意味档案部门是不能保证文件在形成过程中是否没有被损坏或者篡改，只能保证文件在归档之后不被破坏。另外，文件内容是否和客观真实相符更加是文件形成部门的职责，档案部门更是难以干涉。如果前端工作部门都难以决定文件的形成是否真实、客观地反映了业务活动的真实情况，那么档案部门就更没有办法追究前端文件系统中形成文件的可信性。这就意味着各个文件形成单位给了档案部门什么样的文件，档案部门在原则上就要尽自己的本分和职责将文件保持在接收来的状态，不可因为文件在真实性上可能上的瑕疵而不予归档。档案部门在文件形成部门送来的文件是真实的情况下需要接收，即便是不完全真实的，也有义务将其保存在接收的原始状态下，不真实的电子文件归档工作就是当前档案工作的真实状况。
第二是档案部门需要负责档案归档之后的真实性。文件只有在归档之后，档案部门就有责任和义务保证档案归档之后的文件具有真实性，如果在其管理过程中出现了篡改和错误使用的情况，档案部门需要对此全权负责。所以我们了解到保证COPY电子文件的真实性并为电子档案的保存提供合适的环境成为档案管理部门必须要思考的问题，也就是说维护电子档案的原始性与真实性才是档案部门的职责所在
在这种情况下，档案部门需要对自身的职责进行全面地梳理。总体上来讲，档案部门需要固守档案本来的属性，对于电子档案的真实性全面负责，这是档案部门最根本的职责，电子文件的真实性与否并不是档案部门的职责。我们在这里还需要明确的是档案部门不仅仅需要在档案保存的过程中维护其真实性，还需要在向客户提供检索服务的时候保证档案的真实性。
参考文献：
文献标识码：A
文章编号：1006-0278（2015）02-047-01
随着医疗改革的深入发展与进行，我国各个级别的医院都处于快速发展的新时期、在医院的发展与管理过程中，会出现形式多样的档案，其中包括医院工作档案例如文件、图标。包括医院员工的人事档案。是医院发展过程的重要组成部分。医院档案对医院的发展具有重要的意义与价值，医生们可以从医院档案中学习到过去的经验以及技术。从而推动医院医疗卫生事业的不断发展、因此，若想提高医院的水平，首先要促进档案管理不断良好。
一、医院档案管理存在的问题
1.档案管理的格局乱，并且职能划分不明确。医院档案的管理过程中，档案多是由综合档案室负责管理，由于没有明确的职能划分，各种档案包括文件书案、会计档案等等都由档案室来管理。文书档案的管理一般是由多个部门共同来管理。所以在一个医院单位中，会有多个部门共同管理档案的格局，比较混乱。
2.档案管理人员素质有待提高。在当前的医院档案管理过程中，由于档案管理人员学历相对来说比较低，文化程度不高，专业素质、理论水平都达不到应有的素质，知识结构不够合理，缺乏专业的、高层次的管理人才，无法适应新形势下的档案管理需要，影响档案管理水平的提高。
3.在医院档案管理中，存在着管理制度不健全的问题。在医院中，一般都按照卫生部的要求，建立了与本院相适应的、较为健全的管理制度，对各级各类员工的职责划分也比较明确，但是设计到档案管理制度的制度与职责比较少，由于缺乏相关的档案滚利制度，同时缺乏相应的监督制度，更没有将档案管理放入职工的考核机制中去，致使档案管理工作仍然存在混乱。
4.随着社会与科技的不断发展，医院档案管理中工作的硬件已经显得过于陈旧落后现代化的设备较为缺乏。在医院档案管理的过程红，需要一些新设备与现代化设备，例如计算机、复印机、刻录机、加湿器等等。医院档案管理工作要做到档案的存规范合理，查找起来方便快捷。但是在当前的医院档案管理中，许多医院存着档案管理的设施陈旧，档案管理的空间较小，管理技术相对落后，很多医院缺少计算机多媒体技术，甚至采用手工的方式低档案进行管理，十分不利于档案工作的顺利开展。
二、提高医院档案管理水平的对策
1.建立健全档案管理的机制，促进档案管理的科学性不断提高。医院在逐步检录和完善档案管理的过程中，需要考虑到医院发展的实际情况，要以社会发展的各种因素以及档案管理的具体情况为依据，档案管理的过程中要合理有效的应用档案中的信息，促进医院水平的不断提高，提高医院的医疗服务水平。因此，医院必须要建立健全档案管理的机制，保证档案管理促进的发展。
2.医院在档案管理的过程中，要采用德才兼备的人才。档案管理人员要做到热爱档案管理工作。档案管理这个工作具有高度的专业性，需要专业的知识与丰富的工作经验，因此，管理人员要有高度的责任心。管理人员必须要档案管理的专业知识与操作机多媒体技术的技能。因此，医院需要重视档案管理人员的人才培养，提高档案管理人员的专业素质，促进档案管理水平的不断提高。医院需要加强管理人员的培训，更新其业务知识。档案管理人员自身也要不断地进行学习与白我学习，促进自身专业素质的不断提升，以更好地而貌服务于医疗档案工作。
3.促进档案管理的与时俱进。医院在档案管理的过程中要逐渐的引入现代化的设备，促进档案管理逐步实现现代化、档案现代化管理需要重视两个方而的内容，即档案管理的保护设备与技术设备。通过计算机信息技术的现代化档案管理，有利于患者对资料的查询，可以节省人力与实践，计算机技术对档案实行管理，管理起来方便快捷，档案信息也比较安全，不易被泄露。
1 实现高校艺术档案精细化管理需转变管理理念
1.1 将效益观念放在首位。高校艺术档案的精细化管理是在确保资源质量及服务质量的前提下，最大限度地减少高校艺术档案管理过程中所耗资源，以降低管理成本为主要目标的现代化管理方式。因此，在高校艺术档案管理的过程中，应将管理效益作为主要评价和考量标准。在具体的工作中，应在保证齐全、完整的基础上，加大对利用率较高类型的高校艺术档案的重视和投入，提高管理资源的效益产出率；将提供利用工作作为管理质量的试金石，改革甚至革除有碍于提供利用工作效率和质量的环节，完善和细化有利环节；提高高校艺术档案的数字化比率和质量，利用先进的设备和系统实现信息化管理，提升高校艺术档案的管理和服务效率。
1.2 强化以人为本的理念。精细化管理是一种管理理念和文化，它的实现需要由相应的高校档案管理人员来完成。高校艺术档案的精细化管理要求将相应的管理责任明确化、具体化，使得每一个管理者都能够尽职尽责。因此，其内在的要求是对人的科学管理。传统的管理强调对客体即高校艺术档案本身的管理，对主体即高校艺术档案管理人员的管理相对较弱。而要实现高校艺术档案的精细化管理恰恰要求强化对主体的管理，以人为本，做到事事有安排、事事有标准、事事有人管、事事有考核。
2 实现高校艺术档案精细化管理需加强制度建设
精细化管理的基本原则之一就是对管理制度的严格制定和执行。因此，加强制度建设是实现高校艺术档案精细化管理的重要保障。
依据当前的管理实际并结合高校艺术档案精细化管理的需要，加强制度建设可从以下三个方面着手：第一，在高校档案管理制度的制定过程中应加大奖惩制度的分量，细化奖惩条款。高校艺术档案的精细化管理不仅要求具备规范的管理制度，而且要求通过考核保证其实施，科学的奖惩制度可有效达成这一目的。当前，高校档案馆（室）的相关管理制度较为重视管理职责的明确，而相应的奖惩条款却显得较为模糊，即便是在《高等学校档案管理办法》中亦是如此。第二，编制《岗位职责指导书》。高校档案馆（室）的工作人员相对较少，因此可结合其业务工作专业化、具体性描述工作权责、制定较为详细的考评标准，从而为每一位工作人员编制相应的《岗位职责指导书》并严格实施。第三，可结合各高校艺术档案的管理实践，依据《艺术档案管理办法》制定实施本校的《高校艺术档案管理办法》。
3 实现高校艺术档案的精细化管理需细化管理流程
精细化管理本质上是一种对管理目标分解细化和落实的过程，要求其管理规划能有效贯彻到每一个管理环节并发挥作用。因此，细化管理流程是实现高校艺术档案精细化管理的核心。
由于高校艺术档案在种类、内容、载体等方面均具有多样性，且在2008年颁布实施的《高等学校档案管理办法》的分类体系中没有独立出来，其分散存在于教学类、科研类、产品生产类、出版物类等高校档案类型中，因此其管理尚不能实现完全独立。不过，由于高校艺术档案具有独特的功能和特点，且国家文化部和档案局早在2002年就颁布实施了《艺术档案管理办法》，这就为高校艺术档案的独立化、系统化管理提供了切实的依据。当前，在高校档案馆（室）内部普遍实行的是职能制，即按照档案管理流程规划和设置档案业务部门。笔者认为，在职能制的基础上，每一个业务部门均制定相应精细的档案管理流程图，将业务管理每一个环节都纳入其中，并严格遵照实施。在此前提下，再按照档案类型进行分工管理方可最大限度地实现高校艺术档案的精细化管理，如可将与之相关类型档案的管理职责分配给固定工作人员专职负责。如此既可做到责任明确、职有专司，又可实现专业化管理，有效提升高校艺术档案管理效率。
4 实现高校艺术档案精细化管理需创新管理方法
随着计算机与网络技术在财经领域的应用与发展，会计工作逐步实现了电算化与核算集中化，生成了完全不同于传统手工核算的电算化会计档案，其形式和种类日益增多，同时政府及其他利益相关者对高校财务数据的关注与需求也日趋多样化，对高校会计档案的管理提出了更高的要求。
一、高校电算化会计档案的特点
（1）电算化会计档案拓展了会计档案的内容和形式
电算化会计档案比传统会计档案的内涵更广泛，不仅包括打印输出的纸质会计凭证、会计账簿和会计报表，还包括了电算化系统中的所有系统软件、会计核算软件及其他相关财务软件程序等全套数据与文档资料。
（2）电算化会计档案更方便查找，提高了数据处理和加工的工作效率
会计电算化条件下，会计数据的集成化、综合化程度较高，各类各项数据之间的关联度也大幅提高，使得数据的查询方便快捷，同时对数据的收集、统计、整理和测算也可直接利用计算机来完成，大幅缩短了工作时间，提高了工作时效。
（3）电算化会计档案对存储技术与条件要求很高
磁性介质或光盘的广泛应用和存在，对电算化会计档案的存储技术提出了更高要求，其数据资料保存受存储时间、存储数据结构、存储介质质量、存储环境及存储时间等因素的影响很大，若保存不当很容易遭到破坏。
（4）电算化会计档案保管的安全性与完整性要求更高
会计电算化条件下，大量会计数据都保存在相关计算机及其网络系统中，信息数据处理合成高度集中，加之数据的非法修改可不留痕迹，一旦遭到病毒侵袭或黑客等人为破坏，很容易造成系统瘫痪或数据外泄、毁损，对会计信息的安全性与完整性带来极大挑战。
（5）电算化会计档案对其管理人员素质与技能有更高要求
现代信息化财务集中核算形式下，高校会计电算化不断深入发展，生成的电算化会计档案的内容与形式不断拓展，结构组成也愈发复杂和综合，相关管理人员只有在掌握丰富会计知识及熟悉了解财务系统管理的基础上，同时具备较强的计算机操作与管理技术以及扎实的档案管理技能等综合业务素质，才能适应电算化会计档案管理工作的要求。
二、高校电算化会计档案管理存在的问题
（一）对电算化会计档案管理的认识不到位，没有明确的管理和规划目标
传统会计档案构成单一且格式相对统一，管理工作比较容易，相关财务主管人员已形成了固有的观念，因此，对电算化会计档案管理重视不够，缺乏对电算化会计档案的了解，没有明确的管理和规划目标，其工作带有一定的盲目性，导致电算化会计档案管理不到位，增加了相关工作的风险。
（二）原会计档案管理制度陈旧，与电算化会计档案管理的要求脱节
电算化会计档案较之传统会计档案发生了很大的变化，对其管理的内容和要求也随之发生了明显的变化，原基于传统会计档案管理的制度在管理内容、管理方式及目标等方面已无法适应电算化会计的需要，以致相关工作无所适从，内容不明、职责不清，给电算化会计档案的管理工作开展带来极大的困难。
（三）电算化会计档案内容不完整，保管方式不统一
（1）没有明确规定电算化会计档案的归档范围、归档时间
没有明确哪些文件资料属于纸质档案或电子档案的归档范围，归档时间也未明确，以致有些应打印输出或光盘备份的数据资料没有按照统一时间及时收集、立卷，造成会计档案的遗漏或丢失。
（2）没有明确规定电算化会计档案的生成、制式、收集、整理的统一分类标准与方法
电算化会计档案的生成、制式、收集、整理没有统一的依据和标准，各时期的生成、收集、整理、保管方法与方式不一致，以致其会计信息所涵盖的内容与表达方式不同，不便于查找、整理、存储及保管，同时也增加了不同时期之间会计数据比对的难度。
（3）没有及时保存不同版本的会计软件及相关电子数据与资料
实行会计电算化的时间越长，其财务软件与会计档案的版本就越多，在对会计软件升级后，没有及时存储升级前后不同版本的会计软件与其中的会计数据资料，并归档保存，致使在新升级的会计软件中无法调阅不同版本的会计数据档案，造成会计数据档案的不连续性，严重影响了电算化会计档案的正常使用。
（4）纸质档案及相应电子档案的生成及收集保管方式不同步、不统一
会计电算化模式下，纸质会计档案应与电子会计档案并存，但相关人员不清楚哪些会计档案必须要纸质保存、哪些会计档案必须光盘备份，造成纸质会计档案与电子会计档案的生成、收集、保管方式在相同或不同会计年度的连续时间段内前后不同步、不一致，大幅降低了会计档案数据的横向及纵向可比性。
（四）电算化会计档案管理内控制度不健全
（1）电算化会计岗位内控制度不健全
会计电子数据平常是实时存储于计算机及网络系统中，很容易被病毒攻击或人为修改，且不易留下痕迹，电算化会计岗位内控制度又不健全，使得会计电子数据生成环节上相关人员的职责权限过大或重叠或空缺，相互之间无法有效牵制，加大了会计档案数据不完整、不准确甚至泄漏、遗失的风险。
（2）电算化会计档案管理的流程以及其相关部门与人员的职责权限不明确
没有明确规定电算化会计档案管理的流程或环节，相关部门与人员不清楚应办理哪些手续、经过哪些环节来完成电算化会计档案的传递、收集、立卷、归档与保管等工作，以及自身在此过程中的职责和权限，推诿扯皮事件时有发生，导致电算化会计档案管理工作无法顺利开展。
（3）电算化会计档案的定期清理、销毁制度不规范
高校财务部门未按规定设置专门的财会档案管理机构，由财务人员兼任档案管理工作，为了自身查阅方便自行就地保存，所有财务人员均可自行查询拿取，不相容岗位没有完全分离，对应的岗位职责也没明确；多年来未及时将会计档案移交给档案管理部门保管，而且只归档，未按定期清理，以致会计档案毁损不能及时发现并修复，同时没有明确各类档案的保管期限，年代久远已无保存价值的会计档案也未定期鉴定后及时销毁，占用了大量的存放空间，极易发生霉变或丢失，增加了相关管理的工作量及成本。
（4）电算化会计档案管理查询、借阅制度不完善
没有建立严格的查询、借阅审批制度，没有履行必要的查询、借阅登记与归还查验等手续，不便于实时监控会计档案去向及明确相关人员责任，无法保证会计档案的安全完整。
（五）电算化会计档案管理技术存在安全隐患
一方面，电算化会计软件系统升级换代加快，版本随之不断增多，不同版本的数据结构及其输入输出格式也不统一，以致电子档案存储结构与纸质档案形式各不相同，只能将其分开备份与打印输出，进一步加剧了会计档案管理的复杂程度与工作量。另一方面，会计档案管理人员自身的能力及素质不高，对档案管理与计算机及信息处理的知识掌握不够，在相关管理细节及网络安全防范上工作不到位，这就造成电子数据很容易受到病毒攻击或外部环境的不良影响，提高了工作错弊或失误及会计档案数据丢失的可能性。
三、高校电算化会计档案管理改进的对策
（一）提高财务人员的电算化会计档案管理意识，明确管理和规划目标
加强对电算化会计档案特性及相关管理法规制度的了解，充分认识电算化会计档案管理的复杂性、综合性与重要性，增强管理意识，不断提高相关管理人员的财务系统、电子档案及计算机信息等方面的知识水平与业务处理能力等综合素质，还需要根据时展的需要，对这一块人员要加大培训，以便他们所拥有的综合能力能够更好的适应环境变化所带来的新要求；另外一方面应该制定相应的长期发展规划，明确其管理的目标和任务，确保电算化会计档案管理的有序、依法进行。
（二）建立电算化会计档案管理的各项制度
（1）建立电算化会计档案的收集、立卷制度
明确规定统一纳入纸质档案与电子档案管理的会计数据及文字资料的归档范围，并根据不同档案的性质统一勘定其归档时间，全面、及时地收集相应的纸质档案与电子档案，予以统一整理、标示并立卷。
（2）建立电算化会计档案的归档、保管制度
①明确规定电算化会计档案的生成、、制式、收集、整理的统一分类标准与方法，以使各时期的会计档案在生成至归档保管的方法与方式上保持统一，保证其会计信息体现的内容与方式前后一致，便于分类收集、整理、保管及实时查找与汇总处理。
②明确规定电算化会计档案的纸质保存与光盘备份的关联方式与关联程度，协调统一两大类会计档案的同步管理，以保障电算化会计档案相关对应的一致性及其内容的完整性。
③明确规定会计核算系统升级前后不同版本下会计软件及其会计数据资料的存储及保管的方式，并拟定最新升级系统调阅关联历史数据库的规则与方法，以保持不同年限会计数据信息的连续性与相关性。
（3）建立电算化会计档案的定期备份、复核制度
建立统一的电算化会计数据AB备份与复核机制，明确备份的时间间隔、备份方式与数量、备份责任人、标示制式及保管方法等相关要素，并设立备查账簿予以登记，同时规定定期复核检查的内容、时限及修复方式等，确保电子档案的安全与完整。
（三）健全电算化会计档案管理内控制度
（1）健全电算化会计岗位内部控制制度
强化电算化会计岗位权限的管理，重新设定调整会计电子数据生成环节上个相关人员的岗位职责与权限范围，按会计数据的重要性与机密程度建立分级调阅规则，建立多用户、分权限管理的层级约束机制，减少会计电子数据发生错漏与外泄的几率，确保数据的完整和安全。
（2）规范电算化会计档案管理流程，明确相关部门与人员的职责权限
确立并规范电算化会计档案管理的流程与环节，明确其各环节上应办理的各项手续及对应的相关部门与人员职责和权限，以便对电算化会计档案管理的全过程进行有效监管，以免遗漏关键控制点，增加电算化会计档案错漏或遗失的风险。
（3）健全电算化会计档案的定期清理、销毁制度
按照不相容岗位分离的原则，设置专门的财会档案管理机构或指定专人来保管电算化会计档案，并建立定期清理、销毁制度，及时全面了解会计档案的保存状态，对已发现毁损的会计档案要及时恰当修复，对已超出保管期限的会计档案应请专业人员依法履行鉴定程序，对于符合销毁规定的会计档案编制销毁清册并依法定程序及方式进行销毁，对于保管期限已满但涉及未清债权债务和其他未了事项的原始凭证则不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在所属相关销毁清册备注栏内及相关保管清册栏内予以标示注明。
（4）健全电算化会计档案的查询、借阅制度
建立健全电算化会计档案的查询、借阅审批制度，明确规定学校内部各级部门与人员查询、借阅会计档案的必须填写会计档案的查询、借阅申请表并由财务部门负责人审核批准签字加盖财务部门公章后方可办理相关查询、借阅登记手续；明确规定外单位查询、借阅会计档案的必须开具单位介绍信及证明并出示相关证件，与填写的会计档案查询、借阅申请表一并交由学校主管领导及财务部门负责人审核批准签字加盖学校公章后方可办理相关查询、借阅登记手续；同时会计档案管理人员应做好上述查询、接阅资料的实时跟进及借还查验等后续工作。对不符合规定的查询、借阅事项，会计档案管理人员有权拒绝办理。
（四）提升电算化会计档案管理技术，加大软硬件投入力度，整合优化信息系统
逐步转变提升电算化会计档案管理技术，不断增强会计档案管理人员的档案管理与计算机及信息处理的综合业务能力，加大各项软硬件设施设备的投入力度，引入现代会计档案信息化管理模式，将会计档案管理的全过程纳入信息化管理范畴，整合优化信息系统资源配置，建立集会计档案的信息采集、自动分类、编辑统计、归档标识、立卷存储、分期保管及查询、借阅与清理、鉴定、销毁等业务于一体的数字化系统，实现与财务管理信息系统的资源共享及同步升级，并依据“集中管理，分权调阅”的原则，构建会计数字化档案管理体系，以期适应现代会计电算化不断发展的需要。
1．1企业财务会计档案管理的重要性对供电企业而言，财务会计档案管理工作至关重要，档案数据是企业管理者和决策者评估供电企业运行状况的重要参考凭证，同时也是企业制定下一步工作计划的参考。当前，传统的经济体制逐渐被市场经济体制所取代，供电企业面临着工作模式转型的关键时期，因此供电企业要在优化内部管理的同时，尤其要重视对财务会计档案的管理，保证财务会计档案功能的发挥，提高企业决策的科学性。供电企业财务会计档案管理工作升级有助于强化对重要档案元件的保护，当前企业财务会计档案管理逐渐实现了信息化，通过电子扫描的方式把档案元件库存到电脑硬盘中，这种管理方式有助于供电企业随时随刻的查询档案数据，从而减少了原档案文件查询的繁琐环节，提高了档案查询的效率。再者优化财务会计档案管理模式有助于优化管理资源配置，提高档案管理的工作效率，符合电力企业追求“更快、更高效”的工作理念，增强了对财务会计档案的有效利用效率。
1．2企业财务会计档案管理的特点企业财务会计档案管理呈现了明显的特点：首先是其稳定性。会计档案资料通常分为三个部门，即会计账簿、会计凭证和会计报表，因此档案数据呈现了稳定性的特点。其次是整体性原则，企业在管理过程中会产生大量的会计凭证、账册以及报表等材料，同时这些材料通常以一个年度为周期，档案资料的相互联系密切，会计凭证、账册、报表是三个密切相连的整体，从而体现了财务会计档案的整体性。再者是特殊性，财务会计档案是以数字为表达载体，其记录内容都归结为数字的规律性，这是企业衡量其阶段性经营状况的重要凭证参数。最后则是其规律性，在一个会计年中形成的会计资料反映了企业的经济活动，当企业设计一项业务时就会随之产生相应的财务会计数据，持续的档案记录着业务的进展状况、最终结果等，从而为企业评估业务决策提供了重要的参考。
2企业财务会计档案管理工作中存在的问题
2．1财务会计档案管理缺乏完善的制度供电企业的最终目的是追求最大的经济效益，企业的经营和发展和财务会计工作有着密切的联系，因此财务会计档案管理工作要引起企业的足够重视。但是通过调研发现，很多供电企业的财务会计档案管理工作没有完善的管理制度，首先实在档案的资料收集方面，相应的资料缺乏全面性，企业往往侧重于对会计凭证等专业资料的录入和保存，但是电算化方面的工作却缺乏整体性。再者在管理方面，财务会计档案数据统计工作缺乏全面性，财务会计档案不能准确反映企业的经营状况，无法为后续的企业决策提供良好的数据支撑。此外是缺乏专业化的工作团队，档案管理人员不具备专业化的知识储备，档案录入、档案保存、档案销毁工作都没有规范的流程化操作，严重影响了财务会计档案管理工作的效率。
2．2管理工作混乱，缺乏明确的职责分工企业财务会计管理工作具有一定的稳定性，同时也具有很强的整体性和联系性，因此档案管理工作人员在工作中要把会计凭证、会计账目、会计报表等数据资料联系起来，提高管理工作的次序性，减少工作失误。但是部分企业财务会计档案管理工作的细化分工不当，把档案管理工作按照项目或者类型的不同进行了细化分类，虽然在一定程度上提高了工作效率，但是往往会造成工作主体不明确，出现工作推诿现象，在实际的工作中，财务部门、会计部门、档案管理部门往往会发生职责纠纷，使原本系统化、整体化的管理工作变得支离破碎，甚至出现档案资料无人负责的现象，从而严重影响了企业的经济效益。
2．3财务会计档案管理方式落后随着我国市场经济体制不断完善，供电企业的管理模式不断完善，在一定程度上也提升了档案管理的工作水平和管理模式，但是财务会计档案依然存在着和企业决策相脱节的现象，财务会计档案无法直接体现企业经营状况，再加上供电企业的业务量不断扩张，财务会计档案数量增多，更容易造成管理工作的混乱。当前财务会计档案管理的信息化程度不高，档案资料不能及时转变为数字资料，并录入到存储系统中，甚至出现了重要档案数据的积压现象，严重影响了财务会计档案的决策辅助功能的发挥。此外供电企业依然存在着设备落后的现象，档案管理设备不能及时升级换代，系统软件的错误频发，甚至会造成财务会计档案信息的遗失。
2．4档案管理队伍专业化能力不足企业财务会计档案的数据量较大，其管理工作是一项较为繁杂的工作，因此管理人员要具备良好的档案处理能力，才能提高档案分类、存储、调档工作的工作效率。但是部门供电企业额财务会计档案管理工作人员缺乏专业化的管理技能，尤其是缺乏即懂财务会计又懂档案管理的相关人才，因此档案管理工作的效率低下，从而影响了档案管理工作的有效性。再者财务会计档案管理的规律性和特殊性很强，管理人员要精通企业业务，同时熟悉档案的分类和装订技术，但是当前我国的财务会计档案管理工作的起步较晚，缺乏专业性的工作人员，影响了财务会计档案管理的质量。此外部分供电企业没有意识到财务会计档案管理工作的重要性，对于档案管理部门不重视，甚至出现了由其他部门人员兼职档案管理部门工作，从而造成了管理工作混乱滞后。
3企业财务会计档案管理策略创新
3．1提升财务会计档案管理的多元化模式企业财务会计档案管理工作的目的是保存档案资料，服务企业的决策和评估，因此要不断推动多元化模式的构建，首先要提高工作人员的工作重视程度，企业工作强化工作岗位职责，提升财务会计档案管理岗位在企业内部的权威性等措施来提高工作人员的认知，从而把档案管理工作和企业的经营放在同等重要的职位上。再者要促进信息的开发，对于档案信息进行分析加工，进行深层次的数据挖掘工作，实现信息的系统性、准确性的同时，寻找权属档案信息背后隐藏的市场信息，充分了解市场行情的走向；最后要建立完善的信息网络，实现档案的网络同步和共享，充分利用网络的灵活性，建立多元化、全方位的网络服务模式。
3．2逐步升级档案管理工作的方式当前，传统的财务会计管理工作模式已经不能适应供电企业的发展需求，信息化和数字化的管理模式是时展的趋势，因此企业要逐步升级档案管理工作模式，采用先进、快捷、高效的管理模式，把信息化管理模式纳入到企业管理工作中。首先要完善相关的管理软件，根据财务会计工作的特点选择工作软件，提高对档案数据的管理能力。再者要侧重于财务会计档案的分类工作管理，根据项目类型不同或者是业务类型不同建立不同的数据库，实现统一档案库的信息材料统一性，同时满足财务会计信息的随时调取，提高档案管理工作的可操作性。
3．3财会档案管理工作流程的规范化针对性档案管理工作中存在的工作混乱现象，企业要积极建立规范化的管理工作流程，并创建一套完整的、系统的、综合性的工作制度，尤其是对会计凭证、会计账目和会计报表等关键档案要规范化管理。企业的行政部门要出台相应的管理规范流程，针对档案文件的规格、大小、期限等内容进行细化规范，使工作人员在工作中做好有据可依，保证管理工作的科学有序。再者在国家《档案法》的相关要求下明确各个部门的工作职责，并把工作职责明确大工作人员身上，保证每个岗位、每个人员都有序工作，同时建立赏罚分明、科学考评的激励体系，对于表现良好、工作认真的员工进行奖励，从而提高管理部门工作人员的工作效率。
3．4强化财会档案管理人员的专业性培训财会档案管理人员的工作能力直接决定了档案工作效率，因此管理工作的创新要从工作人员入手，企业要积极开展档案管理课程的培训，让管理人员升级工作观念，学习最新的档案管理工作模式，并积极应用到实际工作中。再者企业要重点强化档案管理、数据统计、财务会计等方面的培训，提高档案管理人员工作能力。此外财务会计档案管理人员要加强和财务部门、会计部门的交流和沟通，及时了解档案管理需求的变化情况，确保工作内容的科学性和针对性。财务会计档案是企业决策的重要依据，因此企业要强化管理人员的档案数据分析能力，档案管理不仅仅是完成档案的录入和存储，更重要的是进行数据的分析，从繁杂的数据中得出规律性的数据，从而为企业决策提供支撑。
3．5完善发票存档管理发票是财务会计工作中重要的报销凭证，同时也是税务稽查管理的重要依据，因此发票的存档管理是财务会计档案管理的重中之重。因此企业要加强对发票存档的监督和管理力度，保障合法的发票报销程序，避免虚假发票报账现象的出现。企业财务会计档案管理工作人员要严格审查发票的编号，在发票存档时保证发票编号和账目的对应，同时要保证金额数目的统一，提高发票存档工作的准确性，减少工作错误。
4结语
基层路政档案记录了公路管理机构所形成的具有价值的文字、影像及其他具有参考价值的各种方式和不同载体的资料，包括路产路权的维护、国省道两旁的整治和许可文书、路政执法过程的诉讼案件等内容。
（一）基层路政档案的特点
1、专业性。路政档案是在公路的巡查和执法过程中产生的，具有行业特点的专门档案。
2、需长期保存。路政事案从发生到处理再到结案，整个过程中既有基层公路部门独立办案结案的，也有和法院联合执行的案件，还有和公安等部门配合勘查和取证的案件。所以有的路政事案时间跨度长，办案环节复杂。相应的路政案件档案就会整理时间长，保存时间久。
3、连续性。随着我国基层政府新建道路的增加和旧道路的改建，公路的产权和附属设施会发生相应的改变，这就需要在原来路政档案的基础上，不断增加和完善路产和路权，以保证路政产权档案的连续性。
（二）基层路政档案的作用。
基层路政档案是路政人员维护路产路权，严格执法的第一手资料，是公路管理的凭证，更是路政管理工作的重要法律凭证，真实记录和反映了基层路政机关依法办案客观情况；路政档案可为当地政府的道路规划和改扩建提供原始依据。在涉及道路规划、公路建设拆迁用地和用地赔偿等工作，以及公路控制区的穿埋管线、增设平交道口等项目时，都需要以路政档案中的许可档案为依据；规范路政档案管理工作，提高技术含量，有助于加快基层路政管理科学化和现代化进程。
2 基层公路路政档案管理工作存在的问题
（一）路政档案管理的相关规范制度不健全。由于基层路政档案管理的相关规章制度在系统性和规范性方面还比较欠缺，路政?n案管理没有统一的归档标准，实际工作中档案归档不及时、档案管理不系统、档案不完整、档案分类不明晰、档案保管不规范等问题普遍存在，如一些档案属于多个部门进行管理的情况，有些保存于公路管理机构的档案室，还有些则存于路政执法部门的档案室；路政执法档案包括大量的影像资源和电子文档，而基层管理部门则为路政档案的管理机构，这些基层部门分散于各个公路沿线上，导致了档案信息不对称、缺乏系统性有的基层路政部门虽然建立了电子业务管理系统，但电子档案数据与纸质文件的数据却存在出入，电子系统的录入工作存在着明显的滞后现象。
（二）领导的重视程度和档案从业人员的综合素质不能满足实际工作需要。基层路政部门领导对档案工作不够重视，业务部门对档案管理工作也不够支持和配合，甚至本应由外业干的事也推给内业人员，造成互相扯皮、工作不协调。基层从事路政档案管理工作的人员普遍综合素质偏低，没有专业的专职人员，一般都是兼职，档案管理工作相对枯燥乏味，基层业务骨干都倾向于从事外业工作，工作性质导致档案管理从业人员以对工作也缺乏积极性和主动性。
（三）基层路政档案管理服务的手段较为落后。在省市级的交通系统，办公自动化已经普及，档案管理业务系统软件和信息化手段也都得到了大力的推广和应用。但基层路路政部门对基础设施的投入力度比较小，尤其是路政档案管理设施还是较为落后，路政档案管理人员要整合各类信息，并要把信息进行电子化归档，其工作量相对繁杂；路政档案管理的信息软件缺乏通用性，信息技术设备型号不统一、档次参差不齐，硬件环境也不具有规范性，导致案卷归档、信息使用缺乏系统性，这在很大程度上阻碍了基本路产和路权的维护水平，不利于提高公路执法人员依法办案的水平和实效。
3 进一步规范基层路政档案管理工作的几点建议
（一）完善制度，推行统一的管理机制。首先，我们应加大对公路路政档案的宣传力度，明确内业和外业的职责分工，并且获得外业工作人员的支持和理解，将公路路政外业工作的处理情况也录入到电子信息系统中，保证归档材料的完整性；其次，要在基层路政部门推行执法工作与档案管理同步进行、相互融合，使执法工作和档案管理的流程相互衔接。要明确执法工作和档案管理的责任分工，使工作人员明白档案管理是路政执法的重要环节，必须要把档案管理工作纳入相关路政执法负责人的职责内，改变以往路政执法负责人只执法、不负责档案的情况。要对路政执法人员实行“一岗双责”，要让一线路政执法人员认识到既要执法又要收集档案信息，在执法的同时要认真收集和整理信息资料，把档案管理纳入路政执法人员的考核评价之中，真正做到执法和归档同步。
（二）统一认识，提供从业人员的整体素质。基层路政部门的领导层应应高度的重视路政档案管理工作，将路政档案工作作为一项重要内容纳入年度目标，与路政各项工作同部署、同组织、同考核，使之更加规范化、标准化。充分认可内业人员的作用和地位，协调好内业和外业之间的关系和工作职责。要通过各种形式切实加强档案管理人员的业务基础知识培训，使其熟悉国家有关法律、法规，正确的掌握国家的方针政策，熟悉路政功能管理中各种公文、事务公文的书写格式，理解和掌握路政管理、基本原则、工作任务、职责范围和路政处罚、复议程序等，提升综合素质。
档案管理就其基本性质和主要作用来说，是一项管理性的工作，服务性的工作，政治性的工作。档案管理工作不生产物质财富，档案不由档案管理机构和档案工作人员产生和利用，它是专门负责管理各部门形成的历史文件的一种专业，所以是管理性的工作。但是档案管理系统不是孤立的，而是各项社会管理系统中不可缺少的组成部分。通过提供档案信息为社会实践服务，是档案管理工作区别于其他工作的特点之一。档案部门虽然也研究档案、进行编著等活动，但其目的还是为了更好地适应社会的利用需要，仍具有服务性。在社会历史的各个阶段，档案管理工作都必然为经济、政治、文化服务，否则就不会存在，也难以发展。
一、以档案服务于教学发展
教育教学相关档案在教育事业的发展过程中，具有重要的社会属性和使命，是反映??地教育发展的重要材料和依据。教育类档案同样也是未来教育部门研究相关的政策、发展局限突破等重要的参考资料，也为各项教育工作提供了更多鲜活的案例。总之教育教学档案管理的成效不仅仅是单位档案管理人员自身的专业素养与能力的体现，更是档案信息在现代教育发展下的现代化过程。教育教学档案资料的管理可以有效地为教育部门领导层的科学决策提供原生态的信息资料。面对很多重大事项讨论没有结果时，历史档案中一些有价值的信息资料可以为整个决策的进行提供一些现实性的参考和依据，所以说教育教学档案资料的有效管理对于当前教育教学的现状、未来发展都具有重要的意义。
对于教学行为来说，教育教学档案在教学过程中也发挥着重要的作用。在相关部门对于教学行为进行管理和监督的过程中，难免会碰到各种各样的情况，这样的情况下教育教学的档案管理可以成为教育部门在处理各种问题的参照表。此外，当很多教育部门在制定相关的教学措施、制度、政策时，需要全面纵观整个教育事业在制度上的改革路程，达到全局的观念，这样能够让制度的制定和落实没有漏洞，同时有了之前制度的基础和落实，新制度的制定和完善将会更加轻松和简单。
二、规范化与科学化的管理
提高单位档案管理成效，首先就是要健全相应的工作制度。良好的制度是保障各项工作内容都在一定的工作秩序和流程上得以有效的开展，这是单位管理的前提和出发点、立足点。所以，我们必须要进一步完善好每一个档案管理的步骤，并且在制度的创新上做好相关的改革与创新工作，以严谨的工作内容和规范来约束每一个档案管理工作人员，杜绝出现各类档案信息外流、泄密的情况。此外，单位还应该切实重视档案管理部门的硬件投入，以现代化、科技化的档案管理设施保障档案管理成效的长足提高。比如良好的计算机、工作站、合理的温度与湿度控制区。俗话说，好马配好鞍。单位的档案管理能力离不开相关配套设施的配合，所以基础的工作设施和现代化的控制方式，需要给予后续的帮助和支持。
三、强化档案管理人员责任意识
近年来，随着国家通过多种形式学习宣传《档案法》及上级业务主管部门、档案部门的有关规定，对相关的档案管理人员自身的岗位意识和职责意识也提出了更高的要求。所以，单位应该不断强化档案管理热源的责任意识，以岗位职责和意识来约束档案管理工作人员的行为。
四、凸显岗位职责意识，服务教育教学
笔者所在的档案管理部分，主要是为教育决策和教育改革提供服务；为教育科研工作标准规范制定、教学质量评估工作服务；为教育科研成果推广等工作服务。为各项教科研活动、教育教学质量评价、各学段学科组织名师送教送学等服务。所以在档案管理的过程中，应该切实利用当前的档案管理信息与资源优势，切实为教育教研服务，凸显岗位职责意识，充分发挥档案管理员本身的主观能动性，服务单位发展。
关键词：监理工作,档案资料,档案管理
中图分类号：G271文献标识码： A
引言
监理档案资料是工程建设监理活动的真实记录，它体现监理工作的痕迹和成果，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，监理档案管理是监理管理工作的重要环节，是监理标准化建设的重要组成部分，是体现监理管理水平的重要内容。档案资料管理作为监理管理的一部分,其重要作用也越来越被监理管理人员所重视。
一、监理档案管理工作中存在的问题
1、对档案资料的重视程度不够
长期以来，相当一部分监理人员对监理档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是传递、保管的事务性工作，技术含量低，不是监理项目部的主要工作，只是其它工作的辅助，只是在工程日常检查、工程收尾中突击一下就能应付，能满足外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作已无法适应现代管理的需求。
2、缺乏统一的管理模式
从档案管理机构上看，有的监理项目部成立了专门的档案室，工程档案管理较好。有的监理部因工程规模、资源和人员的配置等原因，工程档案由其他专业人员代管和兼管，形成的档案材料五花八门。
3、档案资料管理力量薄弱
大部分档案管理人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且部分档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。甚至一些归档的材料还不够真实和准确。
4、项目部档案管理制度不健全
项目部档案档案管理不能做到对公司体系文件充分学习，没有完善的档案室管理制度，导致对资料的传递、存放、查阅、检索，更新、检查等不能完全控制。
二、改进监理档案资料管理的措施
1、要提高对档案工作重要性的认识
工程建设监理过程中中普遍存在对工程档案资料管理工作不太重视，到上级检查或工程完工即将交工验收时，才突击应付整理，这给档案管理带来很大难度。其主要原因在于工程建设管理过程中，对监理档案在思想上重视程度不够。项目部主要负责人要重视档案工作，充分认识到档案管理对监理工作提供重要的信息资源作用。监理档案充分体现了它的特殊的、不可替代的特性。要不断提高对档案工作重要地位的认识，切实加强对档案工作的管理，将档案工作纳入监理管理和建设的工作计划上，纳入职工岗位责任考核的制度中，对档案工作做到有计划，有部署、有检查、有总结、有奖惩，使这项工作得到持续健康发展。
2、项目部建立与工程相适应的档案管理模式
根据工程项目特点，监理部建立与工程项目实际相适应的监理档案管理模式，明确相关的职责，确保基本的资源配置，增强服务意识，认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法，更新观念，提高认识，变被动为主动，实现档案资料的规范化管理。
3、提高档案管理人员素质，实施精细化管理、发挥主观能动性；
（1）一个合格的档案管理人员，应具备一定的理论水平和管理素养；具备一定的工作能力和文字表达能力。随着电力工程建设建设和信息的飞速发展，社会对监理的要求也越来越高，监理档案队伍中需要一批现代化信息管理技术方面的人才。在档案管理现代化建设中，人是最关键的因素，各种技术以及软硬件都必须通过档案管理人员的积极有效的工作才能发挥作用。
1）提高档案人员的思想觉悟
档案工作是一项服务性很强的工作，监理档案工作人员要发扬吃苦耐劳、无私奉献的精神，对档案工作有高度的责任感和荣誉感，以及正确的行为。要注重职业道德修养，业务上精益求精，要有主动性、自觉性。要适应监理档案管理现代化的需要，必须提高认识，认清档案工作的意义和价值，努力调整心态，澄清观念,振奋精神，强化职业道德，爱岗敬业。
2）掌握科学化、规范化、现代化的管理技能
计算机技术在各个领域中的运用，为我们的各项工作提供了极大便利，有利地提高了工作效率，档案管理工作也不例外。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，一份文件不论是从起草、修改、删减、检索和打印，还是登记、汇集统计等各个环节都离不开现代信息技术，这就要求档案管理人员，必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。利用计算机等现代科技手段整理档案，可按照文件形成的先后顺序进行排列打印，这样，对于降低文件归档工作量、发挥计算机管理优势、减少手工操作以及提高工作效率将起到重要的作用。
（2）通过精细化管理把档案管理的职责落实到人，使档案管理的各项工作落到实处。档案工作涵盖面广，若分工不够明确，则易造成工作遗漏，且出现了问题往往无人承担责任。因此，在实际工作中，要将每一个人的岗位职责落实在纸面上，实现岗位职责的精细化管理，如谁负责施工单位资料报审，谁负责输变电管理系统的维护，谁负责监理内业的管理，谁负责会议纪要、图纸会审纪要等等。甚至可以细致到谁负责某家施工单位的资料报审，谁负责输变电系统的影像资料，谁负责输变电系统公文流转等。
除了做到工作职责分工明细外，还要做到工作的连贯性，当有人因休假或其他原因不在时，其所负责的工作细致地分配给其他人。
相同的工作，如果以更积极的工作态度，更高标准的要求，就会把工作做地更加出色。举例来说，档案资料工作可以在日常细节上做的更加细致和全面：
1）检查报审表格式是否正确，编号、流水号是否正确，保证表中无错别字。
2）检查报审表和附件份数是否符合规定。
3）检查附件是否齐全、附件中的各项内容包括表号、盖章、编审批等是否符合。
这些例子都反映了精细化管理、发挥主观能动性在档案资料管理工作中的突出作用。
4、建立档案管理制度，档案工作做到有章可循
由于档案管理工作面广，必须从一开始就建立一整套科学、合理、适用和操作性强的档案管理制度，从组织领导、管理体系、职责分工、奖励处罚等方面作出明确规定，对文件材料的形成、收集、归档范围、分类、整理、立卷归档以及竣工文件编制、交接验收等提出具体要求。同时还应传达项目文件归档制度说明的信息，在收集和编制竣工资料时做到有章可循、标准一致、职责分明，从而提高档案的归档质量。
【关键词】档案管理；档案质量；相关对策
完善行政事业单位的档案管理制度，更好的利用科学、民主、系统地建造庞大的档案管理系统，行政事业单位许多方面的工作内容需要顺利有序的完成都离不开完善的档案管理。在保证档案管理质量和效率的前提下建立规范科学的档案工作制度，其主要的工作目的是更好的与行政事业单位协调互相监督等作用。
1 影响事业单位档案质量的因素
1.1重视程度
想要更好的完成档案管理工作就要负责管理档案的人员重视起这项工作。可是就目前看来，我国行政事业单位管理人员普遍认为他们的工作结果对单位没有什么意义，他们认为只要对档案的信息保护好不损坏、不泄密，需要相关信息的时候可以查阅复印就可以了，他们对档案管理工作都抱着应付的心理，他们也就没有把档案管理列入管理的范畴，即使有些单位将档案工作列入了管理范畴，但是还是缺乏相关部门真正有效的运用实践。
1.2人员素质
行政事业单位的档案管理工作不仅具有很强的专业性和技能性，同时还有很大的政策性。所以它就更需要有思想素质和专业方面素质的工作人员参与进来。可是目前的工作不太理想，从人员本身素质来说，他们不具备较高的素质，从工作方面来讲，他们有太多的时间都用于处理日常繁杂事务，也就无暇顾及档案的管理工作，这对档案管理工作造成了很大的阻力。再加上从事档案工作的人员专业性不强，归集整理分类文档、保管文件期限等其他问题处理不当，造成文档归纳立卷不及时或者没有按时交送综合档案室这些情况经常发生。更有些档案工作人员根本意识不到他们本职工作的重要性，所以就不负责任，随意应付，不给自己找麻烦，遇到问题不思考如何解决就直接掩盖。
2 提高档案质量的基本原则
2.1明晰职责
提高档案质量从制定档案管理制度开始，而制定档案管理制度就应该考虑到职责和权利义务的方面。首先应该把岗位职责和相关权限明确起来，比如说管辖档案的管理者应该监督指导档案工作室的工作。档案管理制度也应该保证工作者的合法权益。因为当工作人员的利益受到侵害时，会打消他们对于自己这份工作的热忱，他们工作不好直接牵连到档案管理工作的质量和发展事业。
2.2关注制度的执行
重视档案管理制度的重要性，建立起科学化合理的档案管理信息制度，其实最重要的还是更有效的实行档案管理制度。单位管理人员应该特别关心有关制度规范的实施，而且在实施这些制度的同时不断进行完备，这样不仅可以激发起管理人员管理的斗志，保障管理制度的顺利实施，而且还让这些管理制度更加的合理和规范。
3 保证档案管理质量的基本策略
3.1提高对档案管理的重视
行政事业单位的管理人员必须充分的重视起来档案的管理，把它安排在日常的管理活动中。第一建立起来档案管理工作的相关机构，定时监察和指挥档案工作的实施。第二建立起考核制度，及时对档案管理人员的考核，使档案管理人员自觉的遵循档案管理的制度，意识到档案管理是十分重要的工作部分。但是考核机制需要根据各个单位的具体情况而定，可以利用职位的级别进行管理活动，考核管理人员的工作能力可以通过定量的方式。第三依照国家档案管理的一些制度，建立起行政事业单位适合自己的管理标准，加上行政事业单位积极地实施，这样就使档案管理工作更加的规范和准则。
3.2提高人员的综合素质
档案管理工作具有它特别的地方，所以它就要求有更高业务水平和政治思维的管理人员，我们必须把档案管理的队伍壮大起来。我们选用档案管理人员的时候，要考虑到两个方面：一是管理工作选用高政治素质的人员，二是提高工作人员的积极性，时刻关注他们的一切动态。有了这些具有思想素质和专业方面素质的工作人员参与进来，相信我们的档案工作一定可以顺利的完成。
4 结束语
通过以上对影响行政事业单位档案质量的因素进行分析，并提出相关解决的措施。这就需要管理档案的人员重视起这项工作，引进专业性和技能性较强的人才，工作人员充分的明确自身的职责，重视到档案管理制度的重要性，建立起科学化合理的档案管理信息制度。相信在不久的将来，我们行政事业单位档案工作的质量一定会提升许多。
参考文献：
[1]吴岚.浅谈行政事业单位固定资产管理存在的问题及对策[A].湖南省卫生经济学会第四届理事会第七次会议暨第二十二次学术年会专辑[C].北京：《中国学术期刊（光盘版）》电子杂志社，2008
[2]张利民，周先海.对搞好行政事业单位国有资产统一经营管理的思考[A].宜春市纪念改革开放30周年理论研讨会论文集[C].北京：《中国学术期刊（光盘版）》电子杂志社，2008
学校档案主要是对学校各项活动的真实记载，以其真实性和权威性在学校发展过程中发挥着非常重要的作用，作为学校领导决策、学科建设、教学改革及提高教学质量的第一手资料，学校需要加强档案管理，充分的发挥学校档案的重要价值，更好的将学校档案专业化和个性化的服务体现出来。在当前学校档案管理工作中，需要以学科专业档案作为突破口，针对学校的长远规划来加强对档案的宣传工作，充分的利用网络优势来挖掘学科档案资源的潜在价值，及时对学校档案的服务方向进行调整，使其与学校发展需求相适应，为更好的推动学校档案的发展奠定良好的基础。
一、学校档案管理的现状
（一）档案管理缺乏现代化观念。在当前学校管理工作中，普遍缺乏档案意识，特别是对专业档案重要性认识不到位，无论是领导还是学科带头人对于档案工作都缺乏配合度，对档案工作人力和物力投入也严重不足。同时在档案人员配备上也存在随意性，部分学校教师兼任档案管理人员现象十分普遍。部分学校学科研究人员缺乏档案归档意识对于研究过程中积累资料和相关信息资料往不能及时归档，导致学校科研档案完整性很难保证。
（二）档案管理制度不完善。学校档案管理制度不仅缺乏完善性，而且部分立卷制度执行力度不够，档案收集不及时、不到位，对档案管理人员职责规定不明确，责任划分不明，从而影响了档案管理水平的提高。
（三）档案资源建设缺乏规划性。学校档案更重视保管工作，对于档案的开发利用缺乏有效的规范，学校档案管无法为学校教学改革及学科建设提供科学、详细及专业的档案信息，而且档案管理工作中对于一些相关文件重视度不够，这必然会对档案利用价值带来较大的影响。
二、做好学校档案管理工作的具体途径
（一）做好学校档案的基础工作。1、做好档案收集工作。对材料进行收集是当前学校档案管理工作中非常重要的一项内容，在收集材料过程中需要保证材料收集的齐全性、及时性和有效性，保证收集到的材料具有使用价值，能够成为学校改革及学科建设的重要依据，会对学校的健康发展提供起到重要的信息支撑作用。2、理顺档案管理体系，建立规章。作为学校档案管理工作员，需要在档案管理工作中建立健全档案管理规章制度，进一步理顺档案管理体系，使档案工作更加规范，使档案管理工作走上规范化和制度化的道路。在制定档案管理岗位职责时，需要明确规定档案收集、整理和利用的职责，在对档案材料进行整理过程中，需要明确专职档案管理人员及兼职档案管理人员自身的职责，并严格按照各种工作规范来履行职责，以此来引导全校员工对档案工作的重视，更好的配合档案管理工作，为档案管理水平提升奠定良好的基础。
（二）提高档案工作人员综合素质。为适应档案管理的要求，确保档案管理工作者的综合素质的不断提升也是一个重要的前提。对于档案管理者素质的提升，需要有计划、有组织。（1）档案管理人员需要不断的吸收新知识。在如今科学技术不断发展的21世纪中，档案管理人员也需要拥有广博的见识、拥有一技之长。为了满足新时期对于学校档案管理工作的要求，就需要从计算机的角度入手，实行网络化的档案管理，这样不仅能够确保档案管理的服务质量以及提升工作效率，还能够让档案工作迈入崭新的发展平台，从而让管理工作更好的服务于学校的教育教学。（2）档案管理人员需要懂得创新素质。在社会经济快速发展的新形势下，档案管理工作面临着一些新情况及新问题。学校档案也随着学校工作的转变及社会的发展出现了一系列新的变化，因此作为档案管理人员需要在工作中不断进行创新，以创新思维来加快推动档案管理工作的顺利开展，使其能够更好的满足新形势的发展需求，更好的推动学校档案管理的开发利用，使学校档案的重要价值更好的发挥出来。
（三）创新档案的开放服务。1、切合学校各项工作的需求，主动提供服务。在提供服务的时候，首先要了解学校各项工作的实际需要，充分的将主观能动性发挥出来，并且详细的了解服务的指向，不仅仅是要服务于学科带头人，更多的是要服务于广大的学科教师们。例如：对于档案管理工作的水平、规模等等方面的了解，都能够通过对于档案的开发进行收集、归类、保管，也可以对于档案进行详细的调查统计以及调查分析。2、创新服务模式需要现代化手段的有效运用。在档案管理当中，我们也可以进行各种各样的现代化手段，例如：设置专题索引目录、查询帮助服务等等功能，从而提高对于学科档案的查询效率。当然，为了在使用条件上为档案的利用创造一定的便利，在相关的检索工具的编制当中，也需要考虑到各种学科之间存在的不同之处，编制不同的工具对于信息进行搜索。除此之外，为了提高档案的利用率，还需要将科学化的技术手段运用到档案的管理中来（例如计算机信息技术）。3、研究开放方法，重视保密工作。学校的档案中不少涉及到科研项目，因此加强服务的同时，档案保密问题应当引起重视。包括严格档案开放的步骤。
三、结束语
在社会发展和时代变迁过程中，学校档案也发生了一系列的变化，拥有自身的优势和特色，学校在发展过程中也更加重视档案管理工作，学校档案加快开放化的步伐。特别是在当前信息技术的广泛应用过程中，学校档案也加快了数字化的建设和发展，在这种情况下，学校档案管理工作中需要探索新的管理方式和服务手段，努力提高学科专业档案资源的管理水平，促进信息资源的有效利用，使学校档案信息资源更好的服务于学校的各项工作，为学校的健康发展奠定良好的基础。
