时间：2023-05-26 17:33:21
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇各部门档案管理，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：高校档案;管理;考核;实践;机制
中图分类号：G647文献标识码：A 文章编号：1992-7711（2015）01-091-2
《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）第三章第十四条明确提出：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”针对国家对高校档案工作提出的新要求，有些高校已经开始尝试将档案工作纳入年终绩效考核或对档案工作进行校内考核。但目前还没有健全的考核机制和成熟的典型案例，大家都在摸索一条既科学合理又具有实际可操作性的档案工作校内考核之路。本文将以安徽师范大学档案管理工作考核实践为样本，对高校档案管理工作考核机制进行一番梳理和探索。
一、安徽师范大学实施档案管理工作校内考核的实例分析
为进一步贯彻《高等学校档案管理办法》、《安徽省高等学校档案管理实施办法》，推动部门立卷、归档工作的制度化，规范化建设，全面提高档案管理水平，更好地为学校教学、科研、管理工作服务，2012年笔者所在的安徽师范大学进行了第一次档案管理工作校内考核。
考核紧密结合2011～2012年度全校各部门档案工作开展情况，严格依照《安徽师范大学档案管理工作考核办法》、《安徽师范大学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》，从各部门领导重视程度、归档时间、归档数量、归档质量、归档齐全完整度、系统著录、兼职档案员业务能力等方面进行全面考核，考核结果分为优秀、良好、及格、不及格四个等次。通过此次考核实践，对全校的档案管理工作进行了一次完整细致的梳理，暴露出有些部门在保证档案收集的齐全完整方面、电子文件和声像档案的整理归档方面、基建档案和仪器设备档案的整理归档方面存在着或大或小的问题，亟需整改。
虽然在考核过程中发现评分标准里有些条款有待讨论和调整，有些评分因素需要整合或修改，但基本上如实反映了全校档案工作的总体情况，对今后全校档案管理工作的重心和“疑难杂症”的对症处理具有积极的指导作用。
二、高校档案管理工作考核机制探索
“定期对基层单位进行档案管理的考核、评比，不但可以提高基层各单位对档案工作的重视程度，也可以加强监督机制，检查各单位每年的档案工作开展情况，推进档案管理工作的健康发展，进一步提高基层档案工作的整体水平。”[1]如何保证高校档案管理考核工作的顺利进行，关键在于建立一套科学、合理的档案管理工作考核评价机制。在任何系统中，机制都起着基础性的、根本的作用。机制的建立，一靠体制，二靠制度。档案管理工作的考核机制应与其它机制一样，着眼于体制和制度的建立，明确岗位职责，出台规章制度，并从考核方法、考核标准、考核程序、考核结果的有效运用四个方面进行科学合理的制度设计或目标管理。
1.出台考核办法等规章制度，保障考核工作的顺利进行
俗话说：“不以规矩无以成方圆”。制约机制是保证管理活动。有序化、规范化的一种机制，而形成这种制约机制就要靠规章制度来指导和约束相关工作人员。在进行档案管理工作考核之前，必须先出台考核办法等规章制度，从制度上确立考核目的、考核范围、考核内容、考核方式以及奖惩措施等。从而实现考核工作的规范化，考核方法的科学化，考核结果的公正性，以期通过考核来激励全校各部门档案工作分管领导及兼职档案员努力学习档案业务知识，提高档案工作水平。此项工作中需要注意，制度的制定必须以有关政策、法律、法规为依据。制度本身也要有程序性和可操作性，避免模糊不清或歧义的条款出现，为档案管理工作校内考核提供可供遵循的有力依据。
2.制定科学合理的考核标准，保证考核工作的公正公平
考核标准的制定作为档案管理工作考核的核心内容，为考核提供技术保障的同时，也对档案管理工作提出了具体的可量化的详细要求，使考核具有实际可操作性，有利于保证考核结果的公平公正。
制定一份科学合理的考核标准需要分三步走：第一步：确定评分因素。即首先要确定哪些因素作为评分的内容。通过对高校涉及档案管理工作的各部门进行调研，考察、走访、咨询专家等，结合档案工作实际，笔者认为把“组织领导、兼职档案员业务能力、案卷质量”三个因素作为评分内容较为合理。第二步：分配因素比重。即将评分总比重分配到各个评分因素上。案卷质量作为档案工作考核的主要内容，其分配的比重应该高些，组织领导和兼职档案员业务能力作为次要评分因素，应减少得分比重。第三步：制定评分细则。即制定各个评分因素具体分值的评定办法和评定标准。以《安徽师范大学立卷部门档案工作检查评比标准》为例，三大评分因素比重为“组织领导”占20分，“兼职档案员业务能力”占30分，“案卷质量”占50分。又将三大评分因素细化为30个评分细则，每个细则分值1～5分不等。主要考查分管领导是否履行了岗位职责，及时学习、布置、检查档案工作;兼职档案员是否熟悉本部门的归档范围，独立做好本部门文件材料的整理立卷工作，及时、齐全、完整地向高校档案馆移交档案;各部门移交的档案案卷是否齐全完整，是否符合档案整理的要求，组卷是否合理，案卷标题和保管期限是否正确，装订是否规范等等。
3.确定档案工作考核程序，保证考核工作的公开透明
（1）成立档案工作考核领导组。在档案管理工作校内考核启动之时，为保证考核工作的公开透明，应成立由校长、分管副校长、纪委、档案馆等相关部门负责人，档案工作委员会的专家组成的档案工作考核领导组。领导组可下设办公室负责考核的具体工作。
（2）部门自查。各立卷归档部门对照考核标准，对本部门档案管理工作进行自查评分后连同本部门考核时间段内的档案工作总结和支撑材料一并报送档案工作考核办公室。
（3）学校复查。档案工作考核办公室组织有关人员采取看材料、听汇报、抽查移交档案、集体评议等方式，对各立卷归档部门的档案管理工作进行复查，综合评出各部门总评分，并按照分数评定出优秀、良好、合格、不合格等级。
（4）专家审定。考核结果报送高校档案工作委员会的专家进行评审。审定后给出最终意见并形成书面材料或报告。
（5）结果公示。将考核结果公示在学校受众面较广的校园网站或自动化办公系统等平台上，公示期一般为一周左右。
（6）奖优罚劣。公示无异议后对优秀等级的部门进行表彰，对不合格等级的部门予以通报批评，并限期整改。
4.及时反馈档案工作考核结果，提高全校档案工作水平
考核不是目的，是为了促进各部门档案管理工作的整改。在考核工作结束后应将考核中暴露出的问题及时准确地反馈给各部门分管领导和兼职档案员，使他们在今后的档案管理工作中有针对性的弥补不足。高校档案馆也应利用考核结果，有针对性地开展档案业务指导工作。对各部门在考核中暴露出的分管领导不够重视、兼职档案员队伍不稳定、兼职档案员业务能力不足、案卷质量参差不齐等等问题进行对症解决，或加强档案相关法规和制度的宣传与学习，或就文件材料归档工作进行培训，或增强兼职档案员的积极性，提高其档案工作理论水平和实际操作技能。或经常性地派员上门指导，从源头上保证各部门的档案能统一规范标准，各类档案收集的齐全、完整、准确，最终达到提高全校档案管理工作水平的目的。
高校档案管理工作考核机制的构建是一项复杂的系统工程，各项体制和制度的建立与完善需要假以时日，扎根于高校档案管理工作实践中不断摸索经验，提炼总结。在实践中检验机制的科学性合理性，不断修改、完善，最终形成一套不断促进高校档案管理工作良性健康发展的校内考核机制。
一、主要成效
（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。
（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。
（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。
（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题
在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：
一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。
二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。
三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。
四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。
三、几点要求
针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：
（一）要加速档案管理现代化的进程。
档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。
（二）要加强新型载体档案的管理。随着办公自动化的深入推进和办公条件的改善，电子文件、数码照片等在各单位大量出现，相应的磁盘、光盘等新的存贮载体被广泛使用，档案实体和档案管理模式也有了相应的变化，对档案管理提出了新的要求。各单位要加强新型载体档案的管理，做好对这些档案的积累、收集和整理工作，保证档案的齐全完整。
（三）要今年9月市档案局下发《关于开展全市档案工作执法检查的通知》后，各部门、单位认真对照检查内容开展了自查，针对存在问题，制定整改措施，如期上报了自查材料。在各部门、单位自查的基础上，市档案局于12月份抽查了市环保局、经委、公安、检察系统等14个单位的档案工作。从自查和抽查的情况看，近年来我市学习贯彻执行《档案法》、《安徽省档案条例》和推动档案管理工作的总体形势较好，但也存在一些问题。
一、主要成效
（一）档案工作领导体制依法建立。各单位都明确了分管档案工作的领导，落实了主管部门，明确了责任主体，配备了专职或兼职档案员，构建了档案工作网络体系。
（二）档案管理机制业已形成。各单位均设立了综合档案室，并建立了各项档案管理制度和业务建设标准；能够集中统一管理本单位、本部门的档案，并按照规范标准，对当年形成的各门类档案进行了收集、整理、编目，基本符合要求。市环保局科技档案管理尤为规范；市公安局和市总工会坚持开展档案工作系统内检查评比，做到了经常化和规范化；市教育局和市检察院系统通过年检的形式，对所属单位的档案工作进行监督和指导，市教育局还坚持每年一个专题，收效明显。
（三）档案保管条件得到进一步改善。各部门、单位档案工作投入逐年增加，档案工作基础条件得到进一步改善，满足了档案工作开展的需要。市劳动局在搬迁到新办公场所后，投入30余万元，对档案库房进行了改造；市交警支队新建办公楼时，专门建设了符合规范的档案用房。市区两级检察院以此次检查为契机，把档案用房的配套建设纳入重要工作计划，狠抓组织落实，并且基本完成了各门类档案目录的计算机录入，实现了微机检索。市农业发展银行大力推进档案数字化进程，电子档案管理初现成效。还有不少单位安装了档案密集架，解决了多年来档案库房狭小，档案存放拥挤的难题。
（四）档案利用服务收效明显。不少单位的档案部门在做好档案基础业务建设的同时，积极开展档案利用工作，产生了良好的社会效益和经济效益。
二、存在的问题
在这次检查中，也发现了一些问题，主要表现在四个方面：
一是部分单位没有按照要求积极开展自查活动，有的单位领导对自查工作重视不够，有的档案室自查自纠的工作主动性不强，不少单位没有按时上报自查材料。截止11月底，市直机关中按照要求上报自查材料的只有44家单位，占总数的69%。
二是个别单位文书档案归档不够齐全、完整，专门档案及时归档的意识还不强；少数单位存在专门档案如音像档案、科技档案等归档不及时，甚至几年没有照片归档的现象。有的单位档案人员兼职较多，档案的日常管理难以顾及，有的单位档案人员变动频繁，队伍不够稳定，对档案工作的顺利开展造成了影响。
三是档案管理现代化工作普及面比较小。市直63个单位的档案室仅有17家购置了档案管理软件，占总数的27%，直接影响了档案管理现代化的进程。
四是个别行业主管机关没有很好履行对所属单位的档案工作所负有的监督和指导职能，以致档案工作出现一定程度的滑坡。
三、几点要求
针对存在的问题，希望各部门、单位引起高度重视，及时加以整改。同时，为了进一步加强档案工作，更好地服务于我市两个文明建设，提出如下要求：
（一）要加速档案管理现代化的进程。
档案管理标准化、信息化是档案信息资源开发利用的基础。目前，档案信息化建设已经成为档案工作的新热点。根据国家有关档案工作的规定，今后各有关单位向档案馆移交档案，必须同时报送符合《文书档案文件级目录数据库结构与著录细则》规定的电子目录。这是对档案室工作新的规范要求，也是建设数字档案馆、实现档案信息资源共享的迫切需要。希望各单位要高度重视档案管理工作数字化建设，适当安排一些经费购置档案管理软件，切实提高档案管理水平。
一、档案收集工作现状
自《档案法》颁布实施以来，各级档案行政管理部门及人民银行上级行下发了多项档案管理收集方面的规章制度及措施，解决档案工作中收集不全的问题，取得了重大成果。但目前就基层行而言，由于档案人员兼职工作过多，档案管理不专业，办公室事务又繁杂，且档案的作用又不十分明显，档案人员没有精力、时间收集到本单位产生的各类档案资料，各级、各部门档案意识薄弱，致使档案人员及相关人员忽视了收集各类档案这一最基本的档案基础工作，收集不全仍是整个档案工作存在的一个突出问题，主要表现在以下几个方面：
（一）归档门类不全
档案收集只注重文书档案、会计档案的收集，科技档案和专门档案、实物档案、各类磁介质、信息公开档案等相对较少。
（二）归档文件不齐全、不完整
表现在各部门在日常工作中形成的没有红头文件的各类材料，如各部门编发的简报、调查报告、典型（先进）材料、各专业会议材料、电话（会议）记录、各类合同、协议书、公证书、责任书、电子邮件、网络新闻宣传报道、网络舆情监测、综合信息网站的信息、各类汇报、交流材料、各部门各类统计报表、集中采购资料、车辆管理、固定资产管理相关材料等等。这些本单位、本部门形成的文字材料、台账、图片、音像等对今后的金融工作查考中有着不可替代的独特作用，保存及使用价值极高，也应有所选择地进行收集、整理、归档。
（三）科技档案收集不全
在2005年中国人民银行印发了《中国人民银行信息化建设档案管理办法（试行）》、《中国人民银行基建档案管理办法》等，但在实际工作中，多数科技档案因建设工期长、人员更换频繁、多部门管理、档案意识薄弱、有的因日常查找、使用方便为由不愿意把技术资料移交档案部门等原因，没有形成按期移交的制度，造成科技档案资料的流失、不齐。
（四）档案收集范围窄
随着时代的变化，新业务、新技术不断运用到金融工作中，各项金融创新业务、服务功能不断推出，对以下档案缺乏有效收集：突出事件档案的收集，如抗震救灾、应急演练等；实物档案收集，如奖章、奖杯、题词、字画、词曲、有价值的各种设备等；口述档案、传记档案、家庭档案等；重要纪念活动、汇编材料、学术交流、各类报刊、杂志等。
二、影响档案收集的因素
（一）档案意识不强，档案执法不严
由于档案意识淡薄，档案收集重要性仍不被一些人认识，档案材料在人们手中不知不觉丢失。有些部门和个人为自己使用方便，特别是声像、图片和与业务相关的资料不愿意交到档案室，人员变动也没有做好档案资料交接工作，致使单位档案收集不全。该归档不归档，私自保管或任其丢失，制度不健全，档案部门依法行政、执法力度不够。
（二）人员综合素质不高是影响档案收集工作的主观因素
一是档案人员学习专业知识不够，工作没有活力，存在“等、靠、要”的思想观念，二是各部门之间协调、配合、沟通少，档案人员没有机会事前参与收集各类档案资料，造成收集工作处于被动局面。
三、加强档案收集工作的措施
（一）强化档案收集工作宣传力度，增强档案意识
档案部门及档案人员要通过多种渠道宣传档案收集的目的、意义及重要性，引起相关领导的重视。从“等、靠、要”的状态中走出去，使档案收集工作关口前移，与档案资料生成部门进行沟通、交流，得到各个部门及领导的理解、支持，从而使档案收集工作常态化、制度化，增强档案意识。
（二）坚持做好档案的主动服务工作，获得领导的重视和支持
档案的收集、整理、归档，最终目的是在实际工作中发挥作用，利用档案为领导决策和金融工作提供服务。档案作为一种信息资源，在机关工作中，领导重视程度高，对档案投入多，包括人力、物力、财力，单位的收效就高。因此，基层档案人员一方面要积极主动为利用者以及领导决策参考提供优质服务，主动宣传党和国家有关档案工作的方针政策，抓住重点以书面或口头形式向领导反映，另一方面用档案的价值说话，让档案在反映机关历史真实面貌和维护机关合法权益等发挥其不可替代的原始凭证作用，提高档案工作在机关各项工作中的威信，获得领导支持，从而促进档案的收集工作。
（三）健全各项归档制度，确保档案资料齐全、完整、准确
随着我国经济水平逐步提升，我国企业的经营与发展逐步实现企业内部深化体制改革，企业的档案管理在信息传播速率日益加快的今天成为企业管理的重要组成部分，注重对企业档案管理模式的创新升级是实现企业经营发展的重要保障，转变传统档案管理模式，实现企业管理形式创新，促进企业内部深化改革，辅助企业创造更多的经济利益。
二、现代企业当前档案管理模式形式
现代企业档案管理模式主要包括：档案分散管理模式、档案集中管理模式和信息―体化管理模式三种模式[1]。档案分散管理模式是指企业的档案管理分散下在企业的各个部门手中，企业的档案管理没有明确的固定管理模式，企业的信息资源和档案管理以部门为划分原则，例如：财务档案管理在会计部门，人员档案管理在企业的人力资源部等等。这种管理模式能够保障企业档案管理按照不同的部门进行分化管理，档案信息明确，但由于企业档案管理分布在企业的不同不同，因此企业对内部档案的总体管理性不明确，档案应用时程序繁杂，需要多个部门同事配合才能完成，降低了企业的运行效率；档案集中管理模式是指企业将所有档案进行企业集中管理，这种管理模式实现企业整体档案的运行和管理，但由于企业各个部门之间的内容发杂，信息种类多样，经常出现企业信息档案管理资料混杂，各部门档案管理无头绪，也为却也的档案管理造成了麻烦；信息―体化管理模式，这种企业档案信息管理模式中将互联网与传统档案管理的手段相融合，形成企业内部人力资源信息，数据信息以及财务信息管理的综合掌控，即实现了企业内部各部部门资料管理合理有序，依据各部门的特点进行划分，又能够使企业内部信息资源掌控的整体需求，信息―体化管理模式是现代企业档案管理的主要模式。
三、现代企业档案管理的创新思维
（一）注重把握企业档案管理传统模式与创新思维的结合
培养现代企业的档案管理模式的创新应当追中传统档案管理模式与创新思维能力的结合，一方面依据企业传统档案管理模式经行档案管理，注重对传统档案管理中的将档案分门别类进行管理，依据企业内部各部门档案分散化管理中企业管理中的优势，如企业内部各个部门对资源管理依据部门的内部职责细致划分，促进部门企业档案管理，保障了档案管理的逻辑性要求；另一方面，应当结合现代企业档案管理创新模式，将先进的技术手段作为企业信息资源管理的重要保存手段，实现企业资源管理“双重性”[2]，一份保存在企业的总体档案管理中，另一份保存在企业的各个部门手中，形成档案资源信息的双重保险，这种档案管理办法能够确保企业档案管理信息的真实性，尽量降低企业档案信息失真带来企业信息丢失，造成企业产生经济损失。
（二）形成企业整体档案管理思维模式
企业的档案管理其企业信息资源管理的重要组成部分，注重把握企业档案管理中的整体性是促进企业档案管理模式创新的重要手段。从企业的整体发展状况出发，实现企业资源管理整体划分，使企业的档案管理拥有明确的整体性，在总体上把握了企业档案的管理方向，最后实现企业档案分部管理，形成整体把握，部分运行的档案管理形式，实现了企业各个部门之间档案的综合管理与信息资源的畅通发展，为现代企业发展提供了有力的档案管理保障。
（三）企业档案管理立足于当今社会发展趋势
我国经济逐步发展，综合国力的逐步提升促使我国企业的发展逐步向着国际化水平迈进。对于企业档案管理应当立足于当今社会发展趋势，注重把握社会的发展动向也是促进企业经济发展和企业档案创新管理的重要趋势，企业在市场经济体制下运行，应当时刻将企业信息资源管理与市场经济发展好协调运转，促进企业发展模式与企业经济发展模式相协调，逐步实现企业的档案管理模式创新发展，促进企业内部深化改革的深入进行，为企业综合发展提供良好的内部资源保障。
（四）用发展的眼光看待企业档案管理工作
企业的发展是不断向前发展的，因此，注重对企业的档案管理采用发展的眼光对企业对方案进行管理。进行企业档案整理时，注重把握企业的总体发展方向和企业的潜在发展方向，依据企业规划，将企业的、档案进行综合分部整理，一方面促进企业的管理合理有序，保障企业当前的运行发展顺利进行；另一方面也促进企业未来发展的档案管理有可调控性，为企业的未来发展方向能够有充足的理论信息作为企业项目发展和产品生产的理论保障[3]，用发展的眼光看待企业档案管理是企业实现创新发展的重要理论途径。
（五）提升档案管理人员综合素质
提升企业档案管理人员的综合素质是保障企业档案管理模式追不更新的重要基础，一方面，档案管理人员通过自身的经验积累，不断地丰富自身专业知识，依据企业实际发展状况，制定合理的档案管理模式，逐步实现企业档案管理与企业实际发展协调发展；另一方面，企业也应当加大对员工专业能力的培训，通过定期的企业管理能力培训，促进企业档案管理人员的综合素质和专业视野逐步提升，管饭吸收各个档案管理手段中的优势，形成一套适合本企业发展的企业档案管理模式，保障企业管理模式创新发展。
（六）形成完备的企业档案管理机制
不断完善企业档案管理机制，促进企业档案管理体制能够有明确的制度保障，形成完备的制度管理理念作为企业档案管理的重要约束力，形成完备的企业管理机制有助于保障企业档案管理的真实性，促进企业管理的信息资源的安全管理，形成完备的企业管理模式也是实现企业内部资源管理的重要理论支持，拥有明确的档案管理机制是保障企业档案管理与企业运行发展轨道相融合的重要规范性保障。
（七）提升企业档案管理服务水平
注重企业档案管理向着多元化，服务化方向发展是实现企业档案管理的重要模式的转变[4]。提升企业档案的服务机构，提升企业档案管理热办公效率，实现服务领域，服务模式，服务态度，服务环境以及服务时间的多重性发展，实现企业的档案管理与企业运行发展提供多重服务的模式，真正实现了企业档案管理的实际价值，促进企业档案管理创新推动企业的发展模式与经营模式的创新[5]。
四、结论
关键词：地质资料；档案管理；信息化；建设
Abstract：the geological work is a basic work, its main task is for economic and social development to provide comprehensive service, along with the development of the informatization construction, all walks of lifeprompts information management, including geological department. This paper will simply discuss geological data files management.
Keywords: geological data; file management; information; construction
中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号
地质档案是地质勘探工作的真实记录，反映了地质勘探业发展的全过程，是地质勘探业管理工作的重要组成部分。地质档案以地质科学技术档案为主体，包括文书档案、基建档案、设备档案、会计档案、干部档案和其他方面的档案。做好地质档案工作，提升地质档案管理水平，对促进地质勘探业的快速发展，为社会经济发展提供矿产资源保障具有十分重要的意义。
1.地质勘查技术部门档案管理的重要性
1.1地质部门档案管理的责任
地质部门档案管理有四个方面的责任：根据国家和上级主管机关的有关规定，结合本单位的具体情况，制定统一的归档制度，统一本单位的档案管理和归档工作方法和做法，使各个技术部门在档案管理和归档工作中有所遵循；经常深入各个技术部门，督促与协助他们做好立卷归档工作。密切与各个部门立卷人和有关工程技术人员的关系，帮助他们建立正常的工作秩序，贯彻本单位的立卷归档制度，深入了解和熟悉各部门技术文件材料的内容和成份，具体帮助各部门做好立卷工作；经常宣传技术档案工作，组织有关人员学习档案工作方针和档案业务的理论与实践知识，提高大家的认识水平和实际工作能力；做好立卷的物质条件准备工作，随时为各立卷单位提供立卷所需要的卷皮、袋、盒、目录、工具等。
1.2部门档案管理的重要性分析
部门档案管理的重要性可以从如下六个方面来分析：技术文件材料实行技术业务部门档案管理，就是“一个单位的内部各机构，都必须将需要归档的文件材料加以系统整理，根据技术档案保管期限的有关规定填写保管期限并组成保管单位（卷、册、盒），随时或定期向综合档案室移交归档；技术部门熟悉技术文件材料的形成过程，了解内在联系和保管价值，由他们档案管理效率高，又能提高案卷质量和增强技术部门及有关人员的责任感，有助于归档文件材料的齐全、完整和准确；技术业务部门档案管理，必须坚持技术文件材料平时的形成、积累和管理，确保技术文件材料的齐全、完整和准确。实行技术业务部门档案管理，必须建立必要的文件形成和修改制度：设备的检修、设计的变更、施工中的更改、科学试验等等，都要作纪录并形成必要的文件，确保实物与档案相符和反映生产过程的历史面貌。为了保管和利用这些技术文件材料，还要建立平时的积累和管理制度。例如，可以设立“文件积累袋”，对于一项工程的设计、一个专题的研究、一台设备的安装和维修过程中形成的技术文件材料，都要随时装入袋内，等任务完成后加以系统整理，随时或定期归档。平时的利用和借阅都要有手续，确保技术文件材料不丢失；通过档案管理使技术业务部门和有关人员熟悉了技术档案的组成情况，便于以后查找利用；技术部门经过对技术文件材料的系统整理，也就对技术活动成果进行了一次检查，从中吸取经验教训，有利于工作的改进；档案室通过协助技术部门的档案管理归档工作，了解了技术业务，熟悉了档案内容，有利于开展档案室的工作并能使档案人员集中力量做好档案室的其他各项工作。
2.地质资料管理存在的问题
2.1保管状况的问题
地质档案资料，按照其载体和记录形式划分，可以分为以传统纸张为载体的传统地质档案资料和以磁、光盘为存储介质的电子地质档案资料两大类。相当一部分地质档案资料由于保存时间较长，纸质老化、产生退色，文字和图件会逐渐变得模糊不清，造成信息丢失而无法正常使用。成果资料、原本档案以及岩心等实物地质资料的可利用程度极低，保管和维护条件有恶化趋势。
2.2地质档案管理工作定位不准
长期以来，档案资料工作给人的印象都是“钢笔抄抄、浆糊刷刷、绳子扎扎”，只要档案资料不丢不坏、不发生重大事故，似乎任何人都可以从事这项工作。档案资料部门长期处于一个“说起来重要、干起来不要”的尴尬局面。这种传统认识导致了地质档案管理工作缺乏合理的定位，造成了各级档案室、资料室人才配备不合理的现象，人员素质整体不高。这种素质不高主要表现为工作责任心不强、对地质档案信息化管理缺乏兴趣、计算机操作技能掌握不足、安于现状、懒于学习、对地质档案信息资源开发工作的能力不足等等。
2.3对地质资料工作管理力度不够
地勘单位的领导阶层主要考虑其单位的发展和经济效益，而对地质档案、资料管理这类不产生直接经济效益的基础工作重视不够。这种不重视具体表现在配备人员的数量与质量、工作经费和资料人员的待遇等方面。
2.4地质资料汇交工作难度大
《全国地质资料汇交管理办法》修订工作滞后，新时期地质资料的管理工作因法规不适应、不配套而产生了许多问题，导致不少汇交单位担心成果资料外借后，其自身的合法权益受到损害，因而推迟或不汇交资料。
3.加快地质档案数字化建设的对策
3.1加强管理人员的素质培训
除派送管理人员进行新方法、新理念的科学培训外，鼓励档案管理人员自学成才，形成良好的学习氛围，形成一种推崇创新、追求创新，以创新为荣的氛围，造就一批敬业、勤业、精业的档案管理人才。
3.2做好地质档案资料汇交工作
档案人员应对评审合格的汇交成果地质资料目录，在数字化档案中汇交。每个季度对成果地质资料汇交情况进行清查核对，使应交的成果地质资料全部汇交齐全，合格为止。年终将成果地质资料汇交情况进行汇总统计，并且每年及时完成对口各单位成果资料汇交任务。因为地质档案与原油生产联系紧密、单井档案形成过程长等特点，加之油田各地质单位分散，相距路途较远，形成单位多，使用频率高，所以，很有必要建立地质档案资料汇交中心，行政上是档案室的一个业务组，受油田地质处领导。中心主要任务有三条：第一，执行地质档案资料分发汇交规定。每年由地质处组织对各单位需要归档材料和有关资料的份数，进行平衡确定，制出分发份数表，交中心执行。各有关单位按分发份数，将自己单位形成的材料按汇交时间期限进到中心，由中心负责组织各单位交换。第二，承担向中石油、省地质资料局及兄弟油田、本单位领导、研究室等上报、转送符合要求的地质档案资料。第三，对地质档案资料的分发、汇交、报送等情况，及时进行统计、总结和情况反映，以便改进工作，解决存在的问题。
3.3建立本地检索数据库
建立原本地质档案目录检索数据库，进行地质档案资料信息检索服务。地勘单位可根据国土资源部《地质资料档案著录细则》，参照成果地质资料目录数据库著录要求，结合原本地质档案的具体构成，尽快对原本地质档案进行著录，以建立相应的目录数据库，开发适合本单位原本地质档案目录检索系统，实现原本地质档案的计算机管理。地勘单位地质资料管理人员，可以利用该检索系统，根据使用者的要求，只要输入任意一项关键词，如资料名称、类别、矿种、勘查程度、编著者或几项关键词的组合等，均可从数据库中，检索出有关的地质档案信息，方便快捷地为利用者提供服务。
计算机技术在新一轮国土资源大调查的地质勘查开发中的广泛应用，大量的数字化信息资料也应运面生。根据国土资源部关于开展“数字国土工程”建设的要求，地质勘查单位应加强对这些数据库资料的收集、整理、归档和管理，尽快建立完善的基础地学资料数据库。同时可根据《地质资料电子文档汇交格式》等标准要求，对新的地质勘查项目形成的原始地质资料，除收集保管纸介质资料外，还应收集与之相对应的电子文档，实现新地质项目原本地质档案的双套制管理，为计算机检索奠定基础。
3. 4档案保密管理
地质档案资料通过网络技术传输，可以实现网上查阅，起到快速，便利的作用，同时也存在地质资料泄密的安全隐患。如何做到地质资料的安全高效服务，是地质勘查单位档案信息化建设的一个核心问题。对此，可实行密级管理，根据地质资料的密级程度，分类分级分层次进行设密管理，建立查阅人员的访问权限，对需要复印下载的地质资料履行申报手续，达到规定要求，档案管理人员才能解密放行。
总结
随着科学技术的飞速发展，地质档案资料管理手段也必须更加现代化，必须不断更新设备，不断用新知识、新理论武装地质档案资料工作人员的头脑，以求用先进的技术、科学的方法管理、利用地质档案资料。
参考文献
[1]刘义英.地质资料管理与利用应关注的几个问题[J].内蒙古科技与经济，2005
关键词： 机关档案工作 存在问题 对策
一、机关档案工作存在的问题
近几年来，在区委、区政府的正确领导和省市档案局的关心指导下，南京市江宁区机关档案部门认真履行职能，各单位认真贯彻推行《档案法》、《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》和《南京市档案条例》，档案工作呈现了良好的发展势头，机关档案工作取得了显著的成绩，档案干部队伍思想素质与业务素质有了明显增强，各部门领导对档案工作更加重视，截至2009年底，机关档案管理中除区档案馆达国家一级综合档案馆外，基层档案室达行业国家级的有2家（烟草局、供电公司），达江苏省五星级的有6家（法院、地税局、检察院、财政局、规划局、建设局），达省四星级的有1家（东山街道财政所），达省三星级的有21家，达省二星级的有27家，达省一星级、市级的有82家，形成了常抓不懈的管理体制，基本达到档案管理工作制度化、规范化、现代化的要求。但纵观全区档案管理工作，形势并不乐观，仍存在对档案工作不够重视的现象，有的部门档案管理意识相当淡薄，致使机关档案工作还存在各种问题。
（一）档案工作的重视程度不够平衡。
机关档案工作的重视不平衡，个别单位对档案工作重视不够，档案意识薄弱、力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然各部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但在真正把档案管理工作作为部门工作长效机制来抓方面还存在缺陷。在日常工作指导和行政执法检查中，我们发现有的部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在各职能科室。客观上讲，行政执法档案、重要的业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法律法规的有关规定。
（二）档案室保管条件参差不齐。
多数单位还达不到档案管理“八防”要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数单位综合档案室变成了杂物室，有的综合档案室设施设备老化、不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别单位综合档案室防护意识不强，保护设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些单位办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难，而有些相对有条件的部门设置的综合档案室整体上也不规范。甚至有极个别的单位根本没有对档案进行保管，档案资料堆放在某一角落，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失。这些问题的产生，究其根本原因则是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。
（三）档案人员业务素质相对薄弱。
档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，而且是一项专业性、技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。在业务指导和执法检查过程中我们发现：首先有的单位档案人员因一岗多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致在归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。其次，个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着畏难情绪。最后，一些部门单位领导对档案人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够，使档案人员对本职岗位工作热情降低，影响了档案工作发展。
二、做好机关档案工作的对策
上述问题不同程度地影响了机关档案工作与时俱进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。当前，在新的历史条件下，档案工作必须紧紧联系时展的新任务、新特点、新要求。因此，创造性地开展机关档案工作，是档案工作者实践科学发展观，档案工作跨越式发展的重要一步，这是时展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。要搞好今后的机关档案工作，我认为必须强化以下几个方面的工作。
（一）提高认识、加强领导，是做好档案工作的保证。
“档案工作是各项事业发展的一个重要组成部份，机关档案工作是开展各项业务活动的具体真实的记录，是反映各个历史时期最珍贵的史料，为经济建设和推动社会文明进步起到重要促进作用”。随着时代进步，改革开放的深入发展，人们的法制意识、档案意识也与日俱增，档案的查借阅利用明显增多，这对加强机关档案管理、拓展档案服务新领域、加快档案信息数据化建设等提出了更高的要求。
机关各部门一定要重视、关心、支持档案工作，进一步提高对档案工作重要性的认识，一是要加强档案工作宦传力度，利用各种有效载体，抓好《档案法》和《档案法实施办法》的宣传教育，通过宣传，扩大档案工作的影响力，使广大干部群众充分认识档案工作的重要性，落实好依法治档的工作机制；二是要加强对档案工作的领导，切实把档案工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围，摆上议事日程，要定期听取档案工作汇报，及时分析研究解决档案工作遇到的问题，并把档案工作列入本部门年度考核范围，为档案事业发展创造一个良好的内部环境；三是要做好档案人员的思想稳定工作，解决他们的实际问题，为他们提供良好的发展平台，使他们能安心本职工作，从而促进档案工作的持续稳定发展。
（二）提高档案人员的素质，促进机关档案工作新进展。
做好机关档案工作，首先要有一支相对稳定而有发展的档案干部队伍。随着社会的发展，科学技术的不断进步，档案工作所面临的任务、工作环境、服务对象、管理模式都在发生变化，高科技也应用到档案管理工作中，因此，提高档案人员的素质，加快档案工作科技进步，是推动档案事业发展的关键。一是要加强对档案人员的教育培训，在注重实用性上下功夫。在档案培训过程中，要结合新时期档案工作的发展趋势，按照采用不同层次不同的需求，按需施教，注重实效，采取“走出去、请进来”等培训方式，使档案人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案计算机管理知识，促进机关档案工作效率的提高。二是要围绕档案“及时、完整、统一”的要求，做好档案收集及管理工作，完善归档档案的内容。档案人员要注重平时档案收集工作，了解有关本部门各科室档案收集、立卷归档及工作动态规律，争取档案收集工作的主动权，以便及时将有关科室形成的档案立卷归档，统一管理，确保档案种类、内容真实完整。三是要加强对档案人员再教育，促使他们努力学习档案专业知识和科学技术，提高档案管理的水平，对本单位档案的数量、内容、种类、史料价值等做到心中有数。四是要结合档案工作实际，创造性地开拓档案工作新思路，以适应新时期档案工作发展需要，积极做好档案信息开发利用工作，提高档案利用率，更好地为部门领导服务，为中心工作服务，为基层群众服务，为经济发展和构建和谐社会服务。
（三）加强档案室基础设施投入，改善档案保管条件。
（一）思想上高度重视，将档案管理工作置于十分重要的位置
领导对档案工作的重视首先体现在：各级领导能从思想上充分认同档案是历史的再现，是人类记忆的宝库，是不可缺少的精神财富。档案材料收集不齐全带给单位的是重大的损失，没有档案对历史的记载，无法对过去进行评价，更无法对未来进行预测。
（二）档案工作网络保持稳定，使档案工作的发展具有连续性
领导对档案工作的重视还体现在：建立健全本单位的档案工作网络，并保持档案队伍的基本稳定，打造―支业务素质良好的档案工作队伍，使档案工作的可持续性得以保障。积极支持档案干部参加各类档案业务培训、工作会议和研讨会议，鼓励登门拜访其他企业、事业单位，借鉴先进经验提高本单位档案的管理水平，并对兼职档案干部的业务技能和业务素质的培养。
（三）对档案经费的大力支持，充分满足档案工作的发展需要
领导对档案工作的重视，还表现在最大限度地给予档案事业的发展提供必要的物质保障，具体体现在以下三个方面：
第一，保证档案工作用房以满足档案工作持续发展的需要。档案工作用房应符合档案建筑规范，为保障档案材料的安全，同时还应安装红外线报警系统和防盗门窗，配备相适应的消防器材。
第二，保证设施设备的配置以适应档案工作不断提高的需要。档案工作配备的设备应满足档案工作的发展需求。
第三，保证档案工作必要的日常经费支出。要尽力解决档案工作的各种实际问题，必要的日常开支应得到充分保证。
二、制度建设，提供档案事业发展基础保障
“没有规矩，不成方圆”。《档案法》及其实施办法赋予档案部门的职能，需要一系列规章制度加以落实和保证。业务规章制度的建立有利于保证案卷质量，业务培训制度的建立有利于保证队伍建设适应发展，部门立卷制度的建立有利于保证档案工作有效运转，奖励制度的建立有利于保证档案规范化管理水平不断提高。
（一）建立规章制度，保证文件材料的收集和案卷质量
制度建设使档案工作有法可依，有章可循。坚持制度上门，责任到岗，落实到人，强化管理人员和科研人员的档案意识；归档通报强化各部门的责任意识，有效促进各部门分管负责人对本部门档案工作的督促和检查；档案工作检查评比活动促进各项制度的落实，充分调动各部门的积极性。
（二）档案部门立卷制度，充分发挥兼职档案人员的作用
任何一个单位档案专职工作人员的配备总是有限的，随着档案工作要求的不断提高，档案工作的业务量与日俱增，要保证档案工作规范化管理的有效正常运转，仅靠为数不多的专职档案干部是远远不够的。必须充分挖掘兼职档案人员的潜力，实施部门立卷制度。兼职档案工作者的作用不容忽视。充分发挥兼职档案员的作用，不仅可以保证档案材料收集齐全、完整和整理规范，而且可缓解档案部门的工作压力，为专职档案干部腾出更多的时间和精力从事档案信息的开发利用和学术研究等工作，更重要的还在于使档案工作形成一个充满活力的有机体，造就一个良性循环的局面，实现档案工作可持续发展。专职档案干部的监督、指导作用不可忽略。立卷工作的事前指导，事中监督，事后总结是专职档案干部必不可少的功课；对存在的问题要反馈到各立档部门，并通过举办培训班的方式，予以讨论和研究，集思广益，寻求解决良方。
（三）加强培训，提高兼职档案员的业务能力
好的规章制度最终必须通过具体的人来落实。只有兼职档案员具有较高的业务技能和业务素质，档案工作规范化管理才能得以实现。因此，对兼职人员业务能力的培养是十分必要的。档案业务培训制度可保证每一个兼职档案员都能明确白己的工作职责和本部门档案工作的情况。对新上岗和换岗的兼职档案员坚持实地指导立卷归档制度，使之尽快了解和掌握本部门档案的收集和立卷范围、方法等。编印《工作手册》和《制度汇编》，配以法律法规、规章制度、工作流程和分类表及保管期限、收集范围等，便于兼职档案员掌握业务技能。吸收兼职档案员参与档案工作检查评比活动，此举一方面增加评比的透明度和公正性，另―方面可使兼职档案员进一步熟悉业务，提高业务水平，同时也是一种特殊的业务培训方式。
（四）建立健全激励机制，充分调动各立档单位的积极性
建立激励机制是推动档案工作必不可少的一环。检查评比制度，坚持从组织领导、业务能力和案卷质量三方面进行量化考核，有效调动各立档部门的积极性。各量化指标随档案工作的发展和要求予以调整。并对为档案事业发展作出贡献的部门、分管负责人和兼职档案员予以表彰和奖励，促使各立档单位搞好本部门的档案工作。
三、开发利用，提供档案事业发展服务保障
档案部门是档案信息储存、开发利用的服务中心，在各项管理活动中发挥着重要的作用。档案工作的核心和目的是对档案信息的开发利用，档案人应立足于树立提供优质服务的意识，不断完善服务方式和手段，开展多种形式的咨询查询服务，以此开拓档案工作的新局面。
在信息化的建设中，人们对于信息的需求量也在逐渐的增加，因此基层政府部门的档案管理工作愈发被人们所重视，加强其档案信息化建设也显得十分的必要。需要针对当前基层政府部门档案管理现状进行客观分析，以便于更加有效的制定相应的措施来加以改进。就基层政府部门档案信息化建设展开简要的论述。
关键词：
基层政府部门；档案信息化建设；问题；措施
在计算机技术迅速发展的当下，多个行业和领域都逐渐向着科学化、信息化、网络化的方向发展，对于基层政府部门的档案管理工作更应该如此。由于基层政府部门日常的工作比较繁杂，所以如果能够采取信息化的方式，便能够大幅度的提高办事的效率。所以，在今后的基层政府部门的发展中，要加强对档案信息化的重视和研究，以此来促进我国基层政府部门的发展和进步。
1基层政府部门档案管理信息化建设中的不足
1.1意识上的不足。
在档案管理信息化的建设中，部分工作人员并未在管理意识上有所转变，仅仅将完成部门内档案整理、收集及存档等工作落实好就行，并未意识到信息化建设下的档案数据分析的指导作用。同时在信息化建设的过程中，因工作内容过于繁杂，档案遗失、系统性较差等现象也时有发生，需要针对这一问题及时进行改进。
1.2工作人员综合能力有待提升。
受基层档案管理人员自身能力的限制，在信息化的建设中无法灵活的运用信息化技术的优势，致使信息化的进程较为缓慢。在实际的工作中依然采用传统的方法来进行档案的管理，这些对于档案参考与借鉴作用的实现也十分的不利，可以通过专业的培训等方式来进行改进。在信息化的推动下，大部分的工作都可以用计算机设备来进行管理，值得注意的是仍然要重视原件的保存，尽可能的通过电子备份与原件的妥善保存来同步进行，但是这些往往在实际的工作中得不到落实，需要相关的档案管理人员予以重视。
1.3基础设施的不足。
受基层政府财政状况的影响，部分地区的基层档案管理设施存在较大的不足，无法为信息化建设提供营造的环境，因而极大的降低了档案管理信息化的推进。传统的档案管理工作现状得不到有效的改进，该地区档案信息资源的共享也无法得到实现，都极大的制约了当地经济、文化的有序发展。
2基层政府部门档案信息化建设的措施
在当今社会的发展中，档案信息化无论是对于哪一个领域来说，都是十分重要的，特别对于像基层政府部门这样的机构。所以，加强政府部门档案信息化的建设研究是十分有必要的。在此对如何加强基政府部门档案信息化的建设进行了一定的研究，希望能够为信息化建设水平的提高而做出一些贡献。
2.1基层政府机构要高度重视。
档案管理是机关单位管理的基础环节。档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。同时，档案是机关单位信用管理的重要保证，它是公认的构成信用信息的核心资源。档案管理的重要性不言而喻。但基层政府机构的档案管理重视程度却普遍不高。这往往与各单位重财务重人事重组织为原则的管理模式有关，基层机构工作内容多为执行性，被动型。上级领导不重视，基层政府更不以为然。造成大多数基层机关单位忽视档案管理工作，忽视档案材料是单位的重要信息资源库。档案部门作为“冷衙门”，极易成为精简或兼并对象。这些人员岗位不固定，档案业务知识偏低，待遇较低，再加之档案机构在单位组织体系中地位低，直接影响档案工作的发展。这就要求基层政府要转变观念，加强学习，切实认识到档案管理的重要性，并结合本地本单位实际，制定行之有效的实施档案管理信息化的规划和保障措施，把档案管理工作做到实处。
2.2加大资金、技术扶持力度。
一直以来，各级政府都只是重视对经济发展的扶持力度，因为经济直接发挥着创造物质财富、加快经济发展，推进制度创新，承载社会发展的重要作用。投资回报立竿见影。但档案管理如果能够沿着正规化、系统化、科学化的道路发展，它必将发挥其极大的潜力，起到节能源、促稳定、促和谐的重要作用。因为档案是全部活动的真实记录，是宝贵的经验财富和重要的信息资源。因此，档案管理是机关管理工作的重要环节，对机关效益产生重要影响，是机关提高绩效，增加效益，科学管理的重要保证。基层政府部门应根据自身实际设立扶助档案管理建设专项资金，可以通过政府投入有效引导和推动资金、项目、人才、创新资源等向档案管理方面倾斜，并研究制定相应的财政支持政策，认真研究设立该专项资金的政策目标、资金筹集渠道、资金使用方法及资金监管制度等方面的内容，加大对档案管理的支持力度。
2.3加大宣传力度，加强考核监督。
档案行政管理部门应加强档案执法队伍建设，依法监督和指导基层的档案管理工作。各地政府应利用档案行政执法检查活动，促进基层档案工作规范化建设。并与相关部门加强沟通与协调，共同督促，积极营造建档氛围，使更多单位认识到建立健全档案的重要意义，增强基层政府机构做好档案工作的自觉性。
2.4建立高水平的档案管理系统。
基层政府档案管理主要包括两个方面：档案原件和基层统计数据。档案原件在基层政府部门多为上级机关的下发文件，它作为上级机关指导下级工作的原始资料凭证，具有不可替代的作用，特别是大部门文件为联合发文，印章为多单位共同签署，是基层政府部门必须认真存档的文件，也是基层政府部门档案的基本构成。基层政府档案管理要实行全方位、多元化，首要问题就是要建立一个高水平的档案管理系统。例如建立一个基层档案网站，网站作为一种纽带和桥梁，是实现档案管理多元化服务的一个有效手段。一方面可以为信息需求者提供一个交流平台，把上级文件、政策、精神指示等需要政府信息公开的内容公布于众，对于有条件利用资料的各部门用户可根据自身的用户级别查询相关的政府机构档案信息，另一方面，需求者可将自身的相关问题及资料留在这个平台，基层政府档案管理人员可及时搜集更详尽的数据与信息，做好整理与回报工作。
2.5提高基层相关人员的职业素质。
档案行政管理部门要采取切实措施提高基层档案管理人员的业务素质。强化档案管理意识，确立档案实用效益观念后，才会用心做好档案管理工作。加强业务培训，使其更快更好地独立开展档案工作，深入基层机关单位，现场指导和培训，提高对档案工作重要性的认识，自觉接受档案部门的业务指导与监督，主动抓好档案工作。使机关单位档案工作走上标准化、规范化、科学化轨道。基层政府部门的档案管理对于本地区经济的有序发展影响是比较大的，同时也是实现自身职能的重要参考依据，需要在具体的工作中加以重视。逐步的加深信息化建设的意识，并付之实践，这样才能充分的发挥出基层政府部门档案管理信息化的优势。努力的提升档案管理工作团队的综合能力，加强基层政府部门档案管理基础设施的建设，从而真正的做到服务群众、奉献社会。
参考文献
[1]陈艳华.浅谈基层单位档案工作信息化建设[J].科技资讯，2015（7）：9.
(一)专业档案的特点
专业档案是党政机关、企事业单位及其他社会组织，在某一专业职能活动中形成的具有比较稳定的文种和记录目的的档案。具有专业性强、独立性与现行性强以及动态性强的特点。专业档案不仅形成规律、内容性质有明显的专业性，文件名称、格式、整理方法等也有其专业特点，同时其作用范围、作用对象和作用时效也有特定的专业局限性；是专业职能活动的必要管理工具和解决问题的手段，具有突出的现实使用价值，可以相对独立地支撑有关专业活动，且工作查考期长，查考的实时性、连续性要求高，往往作为立档单位全宗内相对独立的部分由形成部门保管和使用；记录的数据和信息需要同记录对象的现实情况保持动态一致，随着记录对象的变化随时补充和变更记录，直至对象的消亡。这也是部分专业档案需要由形成部门相对独立地保管和使用的重要原因。
(二)区县专业档案管理中存在的问题
2006年北京市西城区档案局通过问卷调查方式，对区属44个立档单位专业档案的形成、整理、保管、利用及归属流向情况进行了调查。经统计汇总，44个立档单位分别由其所属的217个专业科室(所属单位)形成各类专业档案378种(文种)。根据全区各类专业档案不同的整理、保管单位统计，2004至2006年这三年中，平均每年形成专业档案129316卷、1228680件、42355袋、14017盒、778箱。这些专业档案由各单位综合档案室统一保管的有180种、由专业档案室保管的有40种、由形成科室自行保管的有158种。从整理方法上看，这些专业档案按记录对象(事项、单位、户、人)整理的有223种，按时段整理的有138种，按其他特征整理的有17种，其中整理后需要随时增减内容的有47种。整理后，编制纸质档案目录的有304种、编制电子目录的有91种、未编制档案目录的有58种。这些专业档案中，有查阅控制规定的有324种，仅对当事人提供利用的有92种，能够提供社会公众利用的只有14种。这些专业档案中，没有具体规定归属流向的有256种，档案从未销毁的有367种。
由于是首次对专业档案作较大范围的调查，以上调查数据和情况不尽准确，但可以看出，当前专业档案管理主要存在以下问题：
1、形成量大而保管空间不足。由于档案的归属流向不确定，销毁期限不明确，造成档案只有进口没有出口，档案存储空间严重不足。其中劳动和社会保障、法院、检察院、工商、城管监察等系统尤为突出。
2、整理、编目的规范化程度低。很多专业档案的整理、编目方法是立档单位或形成科室根据专业特点和基础条件自行设计的，采用的档案装具也各行其是，一旦需要向上级档案馆移交，立档单位和档案馆都必将面临巨大的工作量，难度可想而知。
3、归属流向和接收范围模糊。这是区县档案管理部门长期以来感到困惑和棘手的问题。一方面，由于专业档案自身特点，立档单位往往不能将专业档案随文书档案一同向档案馆移交。另一方面，许多专业档案的归属流向问题并无明确、具体的规定。如设在区县由市主管部门垂直管理的各职能局(分局)，其文书档案一般按规定向区县档案馆移交，其专业档案则按专业实行统一管理，由市各业务主管部门监督指导。
4：规范和标准工作滞后。在44个立档单位中，没有制定规范或标准的占38％。其中，许多规范和标准或由上级业务主管部门单独制定，或由立档单位、形成科室自行制定。在没有上级档案行政管理部门和业务主管部门联合制定管理规范和标准的情况下，区县档案部门无法对专业档案管理进行有效的监督、指导和服务，并得到立档单位的认可。
存在上述问题的主要原因，一是专业档案的数量和内容伴随着经济、社会的改革与发展出现了前所未有的增长和变化，缺乏成熟的管理经验；二是档案行政管理部门与各专业主管部门协调不够，对专业档案的条块交错管理存在缺位、错位或越位现象；三是缺乏对专业档案归属流向的总体设计，导致专业档案管理中出现了一定程度的无序。
二、关于区县专业档案归属流向的分析
(一)归属流向面临的问题
1、改革开放以来，区县属机关、单位各类专业档案大量涌现，而档案归属与流向的有关规定不明确、不具体或原来的规定不符合基层业务工作实际，导致各类专业档案大量积存在形成单位，只有进口没有出口。一方面，给形成单位的档案管理以至业务工作造成很大困难。另一方面，也影响了区县综合档案馆馆藏结构的丰富与优化。
2、部分区县行政机关隶属关系发生变化，由隶属区县政府转为由市业务主管部门垂直管理，而档案的归属流向尚未重新明确。目前，这些机关形成的文书档案，区县档案馆一般仍按过去的规定接收，形成机关也比较配合。而对于各类专业档案在垂直管理前就未随文书档案向区县档案馆移交，垂直管理后其归属流向问题更加突出。目前一些市级专业主管部门已经设立或正在酝酿部门档案馆，其档案接收范围是否涉及区县档案资源尚不明确。“属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案”应纳入地方综合档案馆收集范围的规定，一直以来并未得到较好的贯彻实施，在新的形势下实施将更加困难。
3、随着一些地方整合国家档案资源以及综合档案馆与若干专业档案馆的合并，区县专业档案归属流向的调整和区县综合档案馆接收档案范围的界定有了新的可能。然而，各类档案资源是一律按区县行政区划整合，还是分门别类按不同级别行政区划整合，至少在大城市的核心功能区及城市功能拓展区，需要从国家档案资源配置的全局出发，合理设计、科学规划和审慎决策。
(二)设计专业档案归属流向的原则
规划区县专业档案的归属与流向要在遵循“统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用”的基本原则和“重点发展原有各级国家综合档案馆，根据需要适当建立部门档案馆，把国家档案馆网建设成为结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息能力、为社各方面提供优质服务的有机整体”的档案馆设置与布局原则基础上，遵循以下具体原则。
1、明确档案的终极归属，维护国家记忆
区县档案馆作为国家长久保管档案的基地，承担维护本行政区各项事业历史真实面貌的职能，自然也是各类具有长远保存价值档案的终极归宿。市级专业档案馆是收集、管理某一领域或特殊载体档案的国家档案馆，具有终极保管某一领域档案的职能，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要设置。部门档案馆是各专业主管部门为收集、管理本部门及直属单位有关档案、资料的档案馆，是国家档案馆网布局的组成部分，可以由省、自治区、直辖市或特大城市根据需要在形成专门业务或科技档案数量大的专业主管部门设置。按照国家现行规定，
部门档案馆中记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案，保存50年后应向各级综合档案馆移交。部门档案馆是档案的过渡性保管机构，不是永久保存档案的最终归宿。
当前，针对各类专业档案大量涌现以及专业档案在形成、保管、利用上的特点，应合理规划我市的档案馆网布局，建立一批专门档案馆和部门档案馆，规范各类档案的归属与流向，明确各类档案的终极归属及过渡性保管职责，促进全市国家档案资源的整体建设和管理。
2、创新专业档案管理体制，服务现实工作
专业档案数量庞大、类型复杂、分布广泛，具有专业性、独立性、动态性和现实工具性强的特点。应根据专业档案形成、保管、利用上的特点和业务部门的实际工作需要，建立多层次、多模式管理的新格局，以适应各类专业档案管理与建设的需要，更好地为现实工作服务。
(1)由专业档案形成科室保管的模式。对于独立性、动态性、现实工具性都比较强的专业档案，可以在档案形成之后，由形成科室管理和控制，以维系专业工作的正常进行。形成科室应承担积累、整理、编目、保管、到期鉴定和处置的任务，并承担将其中已失去现实管理工具功能、需要作为历史记录长久保存的档案向单位综合档案室或通过综合档案室向档案馆移交的职责，接受本区县档案行政管理部门的监督指导。
(2)由专业档案形成单位的专业档案室或专业文件管理中心保管的模式。对于形成数量大，增幅快，整理、鉴定和利用方式特殊，必须由专业人员直接控制和使用的专业档案，可以成立专业档案室或专业文件管理中心，实施过渡性和集约化保管。
(3)由专业档案形成单位综合档案室统一保管的模式。根据归档、整理、编目、鉴定和利用的特点，可以随同文书档案一并管理的专业档案，应纳入本单位综合档案室统一保管，随同文书档案定期向档案馆移交。
(4)由市级专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆保管的模式。对于市级专业主管部门需要按行业整合的专业档案特别是垂直管理单位的专业档案，可以按照规定向专业主管部门的专业档案管理中心或部门档案馆集中，实施过渡性和集约化管理。市级专业档案管理中心和部门档案馆应具备安全保管和充分开发档案信息的条件和能力，承担向社会提供档案利用的职责，保证本行业专业性活动以及专门用户群体利用档案的需要。
建立多层次、多模式的专业档案管理体制，是为了扭转当前专业档案管理工作出现的无序状况，更好地服务于现实工作，发挥专业档案对于形成者的突出作用、对于利用者的定向作用和为科研、决策服务的整体效应。各个管理层次及各类管理模式的具体确定，应由档案行政管理部门和专业主管部门做出统一规定。同时，无论是采取哪种模式，都应接受档案行政管理部门的监督指导，并按规定向综合档案馆移交记录党政领导和行政管理活动的具有永久保存价值的档案。
3、按地域整合与按行业整合并举，方便社会利用
实施档案资源整合是强化档案集中统一管理、降低管理成本、提高管理效能和方便社会各方面利用档案的有效措施。档案资源整合既可以按地域整合，也可以按行业整合。对于特大城市而言，城市基础设施、公用事业以及一些需要垂直管理的专业性工作，往往不是按区县行政区划来设置和管理的。对于这些行业形成的档案资源应当首先按照专业管理的需要进行行业性整合，而后再按照维护国家历史记忆的需要向同级综合档案馆整合。区县档案馆主要应整合本区县行政区划内具有行政隶属关系的立档单位及其所属部门的档案资源和按区县行政区划管理与建设的其他各类国家档案资源。
随着国家行政管理体制的改革，出现了越来越多的全国性和全市性纵向管理系统。为加强本行业、本系统管理的需要，纵向系统的档案资源整合应运而生，专业主管部门的行业性档案管理机构也将随之得到强化和发展。面对档案资源整合新的发展趋势，各级档案行政管理部门应当协调各专业主管部门，更新档案管理理念，排除部门利益纷争，共同站在加强国家档案资源整体建设的高度，对各级各类专业档案资源的归属与流向进行顶层设计和统一规划。
三、加强专业档案管理的几点建议
(一)加强对专业档案监督管理的建议
1、定期开展档案资源普查。由国家或市级档案行政管理部门在档案统计年报之外，定期(如5年或10年)组织各级档案部门和业务主管部门开展对专业档案资源的全面普查，在调查研究的基础上，制定专业档案资源管理与建设的对策与措施。
普查应着重了解各类专业档案形成、整理、保管、利用以及归属流向的情况。普查项目应尽可能详细、具体，如形成情况应了解每类专业档案的具体文种、形成部门、年均形成数量、现有数量等；整理情况应了解整理特征、所用装具、如何编目、整理归档后是否需要动态管理等；保管情况应了解专业档案库房设置、保管条件、管理机构及人员等；利用情况应了解利用对象的控制、利用方式及利用时效的特点等；归属流向应了解各类专业档案有无归属流向的具体规定、专门档案馆或部门档案馆设置情况、有无销毁到期档案的具体规定或处置办法等；监督指导关系应了解档案管理部门和业务主管部门在哪些管理环节存在缺位、错位并广泛征集形成部门的意见、建议。只有搞好普查，全面、深入地把握情况，才能科学合理地制定专业档案建设规划和管理措施。
2、切实加强对专业档案的监督管理。专业档案管理是各行业、各部门文件与档案管理的重要组成部分，是国家和社会的重要信息资源。面对数量庞大、类型复杂、分布广泛的专业档案，必须站在国家档案资源建设的高度，从管理体制、规范标准等方面，按照档案工作的基本原则，充分考虑专业档案的特点，切实加强对专业档案资源的管理与建设。
要针对各类专业档案管理的缺位、错位、越位问题，全面梳理各级档案部门与专业主管部门、综合档案馆与专业档案馆、监督指导机关与档案形成部门的职责分工，形成覆盖完整、分工明确、制度健全、密切协调、共同管理的管理体制。要依法健全、完善专业档案管理的政策、法规、规范、标准，推进各类专业档案管理的标准化、规范化建设，维护专业档案的连续性和整体性，有效地支持专业活动的正常开展，积极发挥专业档案的社会作用。要在继承专业档案管理成功经验的基础上，注重制度创新，根据各类专业档案形成、保管、利用的新情况、新特点，创新管理理念和模式，既要坚持统一领导、分级管理、维护档案完整与安全、方便社会各方面利用的原则，又要尊重专业档案的自身属性和特点，创造有利于各类专业档案资源建设、管理、利用的新形式。当前加强专业档案管理的重点是要从国家档案资源建设的全局出发，协调各方面关系，全面梳理各类专业档案的归属与流向，落实市、区、县档案局(馆)和专业主管部门监督、指导、接收专业档案的职责和档案形成部门积累、整理、移交专业档案的职责，推动各类专业档案管理活动的有序开展。
(二)关于专业档案归属流向的建议
以各级国家综合档案馆为主、专业档案馆和部门档案馆(档案管理中心)为辅，健全、完善我市档案馆网布局，合理设计、统一规划全市专业档案资源的归属与流向。从全市档案事业统一领导、分级管理、条块结合的层面，构建“结构合理、分工明确、关系协调、管理科学、具有安全保管与充分开发档案信息的能力、为社会各方面提供优质服务”的档案馆群，形成各类国家档案资源建设协调发展的格局。
1、设立若干专业档案馆
专业档案馆是按专业设置的，收集和永久保管特定领域或者特殊载体档案，并向社会提供利用的档案保管机构。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自冶区、直辖市)以及计划单列市、特大城市设置哪些专门档案馆，按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，由同级档案行政管理部门负责统筹规划，报同级人民政府批准，并报国家档案局备案。
目前，我市设置的城市建设档案馆，是收集、管理和永久保存城市规划、建设有关档案的专业档案馆。还可以根据需要设立若干专业档案馆，收集、管理和永久保存特定领域或者特殊载体的档案，以加强专业档案的管理与建设。
2、设立若干部门档案馆(档案管理中心)
部门档案馆是专业主管部门所属的，收集、管理本部门及其直属机构档案的档案馆。《全国档案馆设置与布局方案》规定，省(自治区、直辖市)以及计划单列市、特大城市的有关专业主管部门，根据实际情况需要设馆的，由同级档案行政管理部门按照重点加强各级国家综合档案馆的原则，统筹规划并报同级人民政府批准。
目前，我市设有国家安全局档案馆，收集并永久管理本部门及直属单位形成的档案。《北京市档案馆设置和布局方案》规定，市高级人民法院、高级人民检察院、公安局可以设置本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的档案。其中具有永久保存价值的档案，在本部门档案馆保存50年后向市档案馆移交。某些形成专门业务和科学技术档案数量大的市专业主管部门，可以成立本部门档案馆，收集管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，但其在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的档案，按规定向市档案馆移交。
可以考虑设立市公、检、法部门档案馆，并在其他实行垂直管理的市专业主管部门，如工商行政管理局、质量技术监督局、药品监督管理局、国土资源管理局等部门，设立部门档案馆，收集、管理本部门及其直属单位形成的有关档案和资料，以及由所属区县分局形成的需要按行业整合的专业档案。其所属的各区县分局在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导和行政管理等具有永久保存价值的文书档案，仍按原规定向区县综合档案馆移交。
3、在区县专业主管部门设立专业档案管理中心
一、新型农村社区建设过程中档案管理工作的特点
（一）涉及面广，档案类型丰富从档案的形成部门看，新型农村社区建设不但涉及各级相关行政监管审批部门、镇乡、行政村，还涉及工程建设的设计、施工、监理等单位；从档案形成的门类来看，既产生大量的文书档案，还产生大量的基建、会计、声像等类型的档案；从档案形成的载体看，既有纸质载体的档案，还有电子档案、实物档案等。（二）更加强调时效性新型农村社区建设往往采取的是政府和大型企业合作建设的方式，在建设的时间节点上，体现了时间紧、节奏快、环环相扣的特点。具体到档案管理工作上来说，由于相关档案材料都是随着建设过程的推进而产生的，因此同样体现出较强的时效性。这就要求文件材料的收集归档要及时跟进，否则就很有可能造成永久性的遗失。（三）对专业性的要求更高在新型农村社区建设过程中，无论是文书、基建、设备档案，还是声像、会计、电子、实物档案，每一门类档案都有其特定的形成规律和特点，而且这些规律和特点往往隐藏在一定现象的背后，需要实践者要具有一定专业知识。具体来说，这些档案的收集整理不但需要掌握较强的专业基础，而且需要档案管理人员把相关的专业知识与具体的工作实践相结合。
二、新型农村社区建设过程中档案管理工作存在的问题
（一）领导重视程度有限，档案管理力度尚待提升。当前，北京市一些地区的镇乡将新型农村社区建设作为最紧要的任务去落实，但是他们并没有将档案工作列入其中，没有把通过档案验收作为新社区竣工验收的前提。从行政村的情况看，部分行政村的档案工作尚未形成正常领导体制和工作机制，行政村领导对档案工作重要性认识不够，对档案相关法律法规不了解，档案工作没有得到应有的重视和关注，档案管理所需的人、财、物均无法得到很好保障。新社区建设时，由于原行政村拆除，临时的办公条件有限，档案保管的设施设备跟不上，普遍存在档案管理措施不力，保管条件差的现象。如有的行政村档案室地方狭小，致使档案无法实行集中统一管理，只能分散保管在各办公室，遗失、废弃、虫蛀等风险较大；有的行政村档案无专人管理，柜子不上锁，谁都可以随意查阅和利用档案；有的行政村档案资料零散存放，日常工作中档案资料谁用谁管，中间如果出现人员变动，很容易造成档案资料遗失。（二）缺乏有效监督，档案收集不到位。新型农村社区建设过程中的档案工作与日常的农村档案工作存在较大差别，无论是产生的文件材料数量，还是档案的门类都远超过日常农村档案工作中产生的文件材料。由于缺乏有效的监督指导，这些行政村并没有根据工作情况的变化及时调整本单位的《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，导致许多有归档价值的文件材料都散落在各部门中，没有能够及时地收集归档。此外，新社区建设过程中，由于缺乏明确的任务分工，相关部门对合并村镇的地物、地貌、重要建筑、文物古迹等原貌，没有足够的记录存档意识，致使这些重要的信息不能较好地留存下来，造成永久的遗憾。（三）档案移交不规范新型农村社区建成后，无论是由一个行政村转化而来的，还是由几个行政村联合建成的，原行政村的所有档案都应该移交给新成立的社区保管，然而目前仍存在档案移交不按程序办事，交接时档案底数不清，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的也不签字，交接手续不严密、监交工作不严格等问题。甚至出现相关档案不移交或不按期移交，移交的档案不完整等现象，这样很容易造成移交的档案既不能真实全面地反映原行政村的基本职能和历史全貌，又不能把新型农村社区建设过程进行全程留痕。
三、做好新型农村社区试点建设过程中档案管理工作的对策
（一）加强领导，完善制度，做好新型农村社区建设过程中的档案管理工作。乡镇作为新型农村社区建设的牵头单位，从开始就应把档案工作列入新型农村社区建设工作计划中，与社区建设的各项工作统筹规划，保障档案工作与社区建设各项工作同步开展。区档案局与乡镇应指导参与新型农村社区建设各单位、各部门建立健全档案管理制度和标准，使工作制度覆盖新型农村社区建设过程中档案收集、保管、利用、移交等各个环节，形成制度体系，主要包括档案管理人员岗位责任制、文件归档制度、档案借阅制度、档案保密制度、档案保管制度等规章制度。各单位、各部门要切实增强工作责任感，认真分析并及时解决新型农村社区建设过程中档案管理工作中存在的各种困难和问题；加强对新型农村社区建设过程中各环节业务文件资料及照片、音像、实物和电子文件的收集力度，集中统一保管，确保新型农村社区建设过程中产生的档案文件完整、准确、系统、有效；要把新型农村社区建设过程中的档案管理责任落实到岗、到人，切实加强社区档案保管工作，档案库房应确定专人负责管理，档案管理人员要切实履行管理职责；要根据工作需要配备相应的设施设备，采取各种防范措施，切实做好防高温、防潮湿、防光、防尘、防有害生物（霉菌、虫、鼠）、防火、防盗等工作，确保档案的安全保管。（二）加强监督指导，保证新型农村社区建设过程中。文件材料的完整收集区档案局可以联合乡镇，依照“提前着手、提前介入、减少散失”的原则，即根据新型农村社区建设过程中档案工作的特点，按照国家有关规定和档案规范管理基本要求，编制一些易懂、易操作的教材，可以通过微信、QQ等手段，采用一对一指导等方式，积极帮助各单位、部门档案管理人员学习掌握档案业务知识，掌握专业技能，做到全程督查，随时指导，发现问题及时纠正，确保在新型农村社区建设过程中，各门类、载体文件材料收集的齐全完整。同时，区档案局要指导行政村科学编制新型农村社区建设过程中的文件材料的归档范围和档案保管期限表，将新型农村社区建设过程中形成的具有保存价值的文件材料全部纳入归档范围，科学划分保管期限，使各单位、各部门档案管理人员有章可循、有法可依，知道哪些文件材料应该被收集。行政村的档案管理人员，以及新型农村社区建设过程中各临时机构的兼职档案管理人员，要依据修订的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，认真做好本单位、本部门产生的文件材料的收集工作。如乡镇牵头负责部门，重点加强收集诸如市、区县、乡（镇）有关新型农村社区建设的方案、办法、通知，新型农村社区建设工作中形成的建设规划平面图、鸟瞰图、宣传资料、统计报表、工作小结、工作台账及有关新型农村社区建设各种信息等；参建施工部门要重点加强收集诸如新型农村社区建设的地质勘探、规划设计、图纸报表、工程质量管理等；行政村要重点加强收集诸如群众入户登记、房屋丈量评估、征求意见书，新住宅楼的建筑与结构施工测量记录、施工记录、施工试验、过程验收、竣工图，新住宅楼的电、暖、水、煤施工记录、施工试验、过程验收、竣工图，太阳能热水系统工程、陶瓷等施工材料构配件检测报告、进场检验、设备开箱检查的文件材料等。此外，乡镇牵头部门还应指定相关部门人员注意拍摄留存好行政村拆迁及新型农村社区建设过程中有关声像和照片资料等历史原貌等资料。（三）严格把握移交全流程，做好档案的移交工作。原行政村所形成的档案移交给新成立的社区前，主要做好以下五项工作：一是对所保管的档案进行一次全面清理，做到账物相符、心中有数；二是对借出的档案要及时催还；三是要注重收集散存在各部门工作人员手中的文件材料；四是按档案移交要求编制档案移交文据及表格；五是撰写档案移交说明。在正式移交过程中，要做好档案交接监督工作。档案交接监督工作对档案交接起着鉴证和监督作用，档案交接监督人员要认真履行职责，坚持原则，按程序办理。交接双方在交接监督人员的监督之下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名职务及移交清册、页数等。移交文据一式三份，移交人、接收人各执一份，单位存档一份。交接工作结束之后，移交人、接收人、交接监督人应在移交文据上签字盖章，以示对交接工作负责。
作者:钱海峰 单位:北京市档案局
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[3]杨迎.社区档案的建设与发展[J].商情，2011（21）：133-144.
关键词:档案保护 现代档案 网络化 安全
中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2012)05(a)-0242-01
档案是再现历史真实面貌的原始文献,是具有凭证价值属性和保存价值的历史记录。区别于图书情报资料和文物,档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。近些年来,随着知识经济的兴起,互联网技术广泛应用于生产生活的方方面面,现代档案的形式和载体在信息化基础上呈现多样性,其制作手段和表现方式也日趋多样化。档案保护工作是开展档案工作的有力后备保障,但是现行档案保护的技术手段和覆盖范围难以满足现代档案保管的要求,数字信息环境下档案保护标准的缺失,更是加剧了新形势下档案保护工作的困难。
1 我国现行档案保护标准缺失的具体表现
1.1 档案保护标准和规范体系的建设缺乏统一性
1.1.1 缺乏对不同存留场所中的统一保护标准
重视业务活动的承办单位在留存档案的过程中,轻视档案的保存工作,将档案工作当做业务活动的辅助品,导致档案保护工作的积极性大大降低。档案文件在承办单位阶段得不到应有的重视,不利于后续档案工作进行全程管理和控制。
另一方面,中间档案馆、总档案馆和专门档案馆偏重于保管一些经过筛选的具有重要保存价值的档案,档案工作人员的保护意识和专业知识相对较强,在工作中极易产生过度的保护措施,导致工作效率低下、管理效益不尽如人意。
1.1.2 各类档案保护的标准体系未能规范化
《档案法》的颁布,带动了《磁性载体档案管理保护与规范》、《档案微缩品保管规范》等行业标准的出台,这一系列的操作规范和标准虽然在一定程度上指导了实际工作,但是仔细研究其层次内容和结构体系,我们可以看出现有的行业标准涉及主体权益保护权益不明、数据控制笼统化、各标准之间分散割裂等不足之处。有关标准注重保护的要求,却忽略了档案利用时的便利性,有些规定甚至直接与实际工作相悖,造成了现行规章制度与时间的不一致。
1.2 档案保护观念陈旧,缺乏前瞻性保护措施
1.2.1 档案保护专业人才在现有条件下无法发挥应有的价值
据有关部门统计显示,从我国创办档案教育延续至今,全国共33所普通高等院校和14所成人高等院校设立了档案系,开设了档案保护课程,并另有近50个中等档案教育培训点,为国家档案部门输送了大批高层次的保护专业技术人员。尽管如此,在实际档案管理工作中,受过系统教育的的高素质档案管理专业人才在我国档案部门现行的传统低效率的工作环境下,往往显得格格不入。档案保管单位整体管理水平低下,工作氛围淡薄都制约了高素质人才专业价值的发挥。
1.2.2 档案保护技术落后,无法适应现代档案管理的要求
档案保护的技术方法直接作用与文件载体,我国现有档案保护技术的科技含量不高,对于不同文件载体的个性化保护力度不足,先进工艺引进力度不够,特别是基层档案馆储存湿度较大、运用传统的淀粉修复方式等现状,更是对纸质档案的二次破坏。
1.2.3 相关职能部门缺乏前瞻性认识
电子文件越加广泛地应用于档案管理工作,借助先进技术实现信息与载体的分离变得切实可行,电子文件的在信息技术的普及下已经逐渐实现了前瞻性控制。但是不可否认的是,纸质档案依然是档案工作的主体。纸制品具有容易受损的特质,但是在归档初期,工作人员的不规范操作往往对原始文件造成不可修复的人为性毁害,增加了后续档案保护工作的难度。
1.3 重要档案保护机制和灾害预防工作欠缺完善
我国对重要档案的保护工作,目前还停留在各单位自主进行的阶段,缺乏行之有效的统一管理标准。相比之下,虽然各部门已经意识到灾害预防在档案管理保护中的重要作用,但是,灾害预警组织结构不完备、突发灾害问责制不完善、突发灾害应对流程不规范等现象依然长期存在,使得灾害预警形同虚设。
2 解决档案管理问题的对策
2.1 制定统一保护标准,指导档案保护工作顺利开展
2.1.1 开展常规管理工作的同时,注重各个档案留存环节的同步执行度
无论是在档案创建的承办单位初期或是档案转以后的中间档案馆、专门档案馆阶段,常规的档案安全防护工作都应是每一个档案工作人员的职责所在,充分重视日常工作中的细节,才能杜绝档案文件在不同留存产所遭受区别化待遇。
2.1.2 制定可操作性强的统一保护标准
各行业、各系统、各单位下属档案馆,都应在国家档案局的领导下,根据具有宏观指导意义的档案保护标准规范,制定既符合大方向发展、又适应小团体现状的操作规范,形成自上而下的标准体系,促使具体措施的拟定,保障档案保护工作在政策上的宏观统一性。
2.2 更新档案保护理念,加强档案保护意识
2.2.1 增强人才实践技能
档案保护工作的技术性和操作性强度大,这就要求工作人员不仅需要熟悉各档案馆不同的环境条件,更要熟悉实际工作中用到的硬件设备。因此,在我国档案保护专业人才的培养方面,立足现有条件,强化其实践技能是相当必要的,与此同时,单位应加强档案保护工作人员的思想教育,促使其产生工作积极性,自觉增强保护意识,有针对性培养应用型的专业人才。
2.2.2 职能部门加强前瞻性措施
针对纸质文件的保护管理,为避免人为操作不当导致的二次破坏,档案工作工作人员要在档案建立初期就积极介入,从源头开始进行档案保护工作,实现对档案管理工作的全程控制和全面管理。职能部门的前瞻性控制措施,能够有效保障档案文件、特别是纸质文件的完整度,提高其利用价值。
2.3 完善灾害预警和重要档案保护机制
灾害预防是档案保护工作的重要组成部分,做好灾害预警可以有效降低可预见性灾害带来的损失。各档案管理单位应该在日常工作中明确规定突发灾害紧急处理方案、预案操作标准以及突发灾害相关问责制度。无论灾害是否发生,对重要档案的保护都应该得到有效稳妥的保管,结合先进的科学技术,将档案信息通过扫描、拍照、数据转换等方式进行特殊保管,确保重要信息的长期有效保存。
3 结语
我国档案保护工作是历史赋予的一项长期性工作,其管理方式的改革并非一朝一夕就能实现。各单位、各部门应该在权威的管理体系下,通过自上而下的方式规范档案保护工作的实际操作过程,使得档案管理人员在工作中有法可依、有迹可循,从而提高管理效益,促进档案保护工作向更加规范化、合理化的方向发展,为我国人力资源相关工作提供有力支撑,进而实现同国际先进国家的接轨。
参考文献
[1] 林苾芾.浅谈档案保护标准的缺失引发的问题及对策[J].科技情报开发与经济,2007,17(26):114～115,156.
当前，我国已经步入了信息化时代，信息技术早已被应用到社会生产的诸多领域，促进了社会的发展和进步。然而，基层电视台的档案管理信息化程度并不高，档案管理的方式和手段依然比较落后，这与快速发展的信息化进程相差甚远。档案管理的重要性毋庸置疑，运用信息技术来提高档案管理的质量和效率是基层电?台档案管理实现创新发展的必然选择。
一、实现规范化管理，提高信息化水平
现阶段，信息化水平成为衡量当代档案管理工作的重要标尺。基层电视台档案管理的首要工作就是要在规范化管理的基础上提高自身的信息化水平。为此，基层电视台必须将信息化建设作为当前档案管理的重点突破口，不断提高档案管理的信息化水平。长期以来，基层电视台确保统一的信息化建设标准，没有实时更新档案资源数据库，无法有效发挥档案信息资源的价值。为此，基层电视台有必要统一和规范信息化管理标准，建立健全档案信息化系统，将分散在个人手中的档案资料收回，及时地对资料进行记录，完善数据库资料，为以后资料的查询、开发、利用做好准备。再者，当前基层电视台档案管理需要逐步完善信息化建设，引入先进的信息管理软件，加强对电子档案的管理，确保归档资料的真实、具体、全面。基层电视台在推行档案信息化管理的过程中，还需要重视相关信息安全机制的建立，在建档、查档、归档、调档等过程中，必须增强安全防范意识，防止出现丢当、失密现象。为了提高档案资源的利用效率，可以建立档案信息资源目录，同时采用加密措施，做好防火墙的设置和数据备份工作，确保档案信息的安全使用。
二、实现系统化管理，做好档案的分类
基层电视台档案管理需要从实际工作需要出发，针对档案管理的各个流程与环节，建立信息化档案管理系统，以便于强化档案管理的功能，更好地实现信息共享，提高档案资料的查询、使用效率。基层电视台档案管理系统化建设，能够在各部门之间建立一个完善的网络框架，编辑室、栏目组等各部门之间可以通过信息管理系统实现相互间档案信息的有效利用，有助于提高基层电视台的整体工作效率。与此同时，传统的人工查询档案资料特别慢，而且由于档案管理工作量大，有时会出现档案资料乱放一气的情况。信息时代基层电视台档案管理工作可以借助信息化手段，做好档案的分类管理。分类管理是档案系统化管理的前提和基础，基层电视台的工作面宽，涉及到的档案资料较多，有来自各部门的视频资料、音像资源、照片资料、纸质资料等，为了方便大家检索，就需要做好档案的分类管理，将素材档案、新闻档案、节目档案进行分门别类，并存储到档案资源数据库中，方便人们及时查询和使用档案资料。
三、实现现代化管理，提升自动化程度
信息时代基层电视台需要不断提高档案管理的自动化程度和现代化水平。一方面，要配备现代化设备，完善信息化设施建设。基层电视台应该将配备现代化设备作为自身发展规划中非常重要的一个项目，满足档案管理信息化建设的物质条件基础。基层电视台需要引进档案管理的硬件和软件系统，及时更新落后或损坏的计算机、复印件、打印机、扫描仪等设备，安装先进的档案管理软件，做好各种档案文件资料的接收、整理、存储、检索工作，真正实现档案管理数字化、网络化、自动化发展，充分利用先进的设备和软件开展档案资源管理工作。同时，基层电视台应统一配备软硬件设备和系统，防止出现各部门档案数据不兼容等问题，消除档案信息化管理中的各种障碍，采用自动编目检索、自动标引、计算机辅助立卷等现代化管理手段，提高档案管理的自动化程度。另一方面，要不断优化电子档案。电子档案相对来说要比纸质档案传递速度快、存储密度大且易于复制和使用。电子档案也是档案管理信息化建设的核心，电子档案有助于人们搜集、筛选以及反复使用，所以，基层电视台应该利用先进技术通过扫描、照相等手段将纸质档案转化为电子档案，以便于完善档案资源数据库，确保电子档案的齐全。此外，基层电视台所产生的音频、视频资料应该按照电子文件档案管理规范进行标准化存储，做好电子档案的检验和审核，确保电子档案的真实性。为了确保电子档案的安全性，还可以采用云技术，将重要的档案资料上传到网络空间站，同时做好电子档案的数据备份工作。
四、实现人性化管理，培养信息化人才
基层电视台应该多关注档案管理人员的工作情况，给予档案管理更多的鼓励和支持。在引进先进的信息化设备和软件后，还需要及时安排档案管理人员进行相关技术知识的学习，提高档案管理人员的计算机操作水平，增强档案管理人员信息加工和处理的能力。与此同时，作为档案管理人员，也应该加强自我学习，熟练运用计算机和软件系统，积极参与单位组织的信息化培训，不断提高自身的职业素养，迅速成长为一名既懂信息技术又懂档案管理的复合型人才。
