时间：2023-05-28 09:24:31
开篇：写作不仅是一种记录，更是一种创造，它让我们能够捕捉那些稍纵即逝的灵感，将它们永久地定格在纸上。下面是小编精心整理的12篇档案管理体制，希望这些内容能成为您创作过程中的良师益友，陪伴您不断探索和进步。
关键词：改革；档案管理；发展
档案管理是国家档案工作的一种组织制度，他包括对档案行政管理单位的制定，业务管理机构的设立和各级档案管理机构的从属关系、组织管理方式等各方面的集合体。为了能够更好的适应档案管理工作的多样化需求，我们制定不同的指导监督方式，不同的管理制度，推行档案管理业务的多元化。在实际的管理工作中，作为一种专业的管理体制，人们在研究他发展的变化过程中，往往会忽略从公共管理科学的角度来看待，只是一味的关注档案专业行政管理。通过这个切入点，我们结合管理科学、公用管理学等基本原理，从不同的角度来对档案管理体制的改革进行深入全面的探究。[1]
一、档案管理进行改革的原因
（1）就其内部原因来说，首先，每个档案管理能否良好的使用、运行，在很大程度上取决于管理体制自身的功能是否优良。伴随着社会经济的快速发展，各地政府所要管理的事物范围也在逐步的扩大，所以说要想使政府的档案管理体制更好的发挥作用，那么我们就必须将档案管理的行政机构和机制进行改革。当然了，改革的档案管理体系必须要与当地的社会、自然环境相适应。
此外，档案管理体系建立后，完整的档案管理监督也是必不可少的。其中，档案管理监督主要包含以下几个方面：对所属的单位和员工的监督、对同级单位档案管理的监督、对下级单位档案管理的监督等。这样，完整的档案监督管理体制可以实现不同的监督形式，它与监督的对象共同的发展，使自己发展的更加完善。
（2）就其外部原因来说，一方面是科技的原因，在科技发展的同时，它也要求档案管理的工作人员是高素质，工作是高效率的，在档案管理的领域进行相应的创新。另一方面是经济的原因，每个上层建筑都是由经济基础所决定的，档案管理体制也是上层建筑的要素，只有当他进行一系列的改革和调整才能更好的为经济基础服务。
（3）档案行政管理体制改革的重要作用。档案管理体制改革最基本的作用就是为了能让档案管理工作更加的规范化，通过一种比较科学合理的档案管理体制对有关档案行政机构和人员的工作和职责进行合理明确的划分，因此档案管理体制的改革首先就要从制约和规范化各级不同档案的行政机构以及他们的职责和义务开始。
在科学的行政档案管理机制下，可以实现各级档案管理机构的合理配置，并且让他们之间紧密的结合在一起，灵活的运转，让他们能够更加高效的运转。那些不够科学的档案管理体制只能给国家档案管理事业的发展带来阻碍，最后导致因为职责不明确、系统过于庞大而导致运转失灵，缺乏工作效率。[2]
科学的管理体制能够让各级档案行政管理机构顺利的实现各自的职能，不同级别和专业的档案行政管理机构都拥有着自己的法定职能，这些职能的科学实现都需要有对应的制度作为最基本的保证。一个科学的档案行政管理体制是实现档案行政职能最基本的保证之一，他能够让所有的档案管理机构之间协调配合，并且高效完成任务，让他们各司其职，保证国家相关法律法规和制度的有效执行。
二、我国档案行政管理体制的改革和发展
1.推行档案及文件一体化的行政管理运行模式
我们实行文档管理一体化最主要的目的是为了能够通过最有效的方式、最低廉的价格来对档案进行管理，并且在最大限度上满足工作的需要。
美国是世界上最先开始对文件管理进行系统研究的国家，因此美国在对档案的管理工作上理论和实践充分的结合在一起，美国在文件管理方面的管理以及整套机制的运行过程中，所达到的效果非常明显，它可以让档案工作人员对文件的生命周期进行控制，保证档案的完整性，让档案从非现行文件成为档案的过程中紧密衔接，保证了档案的质量安全。另一方面，相关机关也可以不必设置专用的文件管理机构，节省了人力物力的投入。
因为几十年以来，一直都在实行相对比较集中的文档管理体制，所以美国的档案和文件的管理一直处于世界的领先地位。而我国档案管理现在还不能形成一个统一的管理模式，档案也没有专门的机关进行管理，在我国推行档案管理工作一体化还有着很大的障碍。美国先进的档案管理经验，为我国推行文档一体化具有很重要的参考价值。
2.加强档案行政管理的集权性
我国现行的档案管理制度中实行的是一种分专业分级的管理体制，这种管理方式不可避免的会导致管理权力的分散，各级档案的管理部门都隶属于各级党委政府。专业系统档案的管理部门制接受专业主管部门的指示，各级档案馆也只服从于各级的党委和政府。各级档案管理机关没有相互联系，各行其是。在法国档案管理权力恰恰相反，他们实行的是高度集中管理的模式。国家档案局的局长兼职档案馆的馆长，其他隶属各级的档案管理都处于局长的掌控之下，国家档案馆、省级档案馆、市级档案馆都存在于国家的档案管理体系下，这对我们应当如何增强档案行政管理的集权工作具有代表性的意义，在档案管理体制改革的研究中具有借鉴价值。[3]
三、总结
根据我国目前的形式可以看出，档案管理体制并未完全的将传统的体制摒除，而是在改革的过程中不断地探索，而实行的档案管理制度对其发展确实起到了一定的作用，但是我们要明白任何一种体制都要在合适的时代和地方才能更好的发挥它的效能。现在需要做的就是构建有实际意义的档案馆、充分的实现它的价值、实现资源的统一、提高自己的服务理念。
参考文献：
[1] 刘婵婵. 21世纪初中国档案资源整合的研究[D]. 辽宁大学 2012
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型(电子档案)。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
二、新时期企业档案管理体制模式——信息一体化管理模式
1.信息一体化管理
信息一体化管理，其实就是指企业的档案工作、情报工作、图书工作的一体化。在企业，这种综合性信息管理机构一般称为信息中心。信息中心在为企业服务的过程中，既要注意提供历史的信息和现时的信息，又要注重超前性、预测性信息的采集、筛选、提供。一方面可以利用档案史料中的信息编写反映企业发展历程、企业文化、科技成果等编研成果，为展现企业的辉煌历史、提高企业的市场信誉和增强企业的社会效益提供详实、可靠、生动的凭证;另一方面，还可以依托现代信息技术和网络技术，在网上采集与企业业务有关的信息，并进行筛选、汇编，为企业的科学决策和管理提供含量较高的有价值的信息。这种图、情、档一体化管理模式主要适用于一些信息技术基础较好的大型企业，在原有图书机构、档案机构或情报机构的基础上构建统一的信息管理实体机构。这种管理模式便于建立计算机管理系统，实行现代化管理，同时也有利于实现对信息资源的联合开发利用。
2.档案一体化管理
档案一体化是我国文件和档案工作发展的内在要求。文件、档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，借助计算机和网络技术，从系统论的角度出发，对文件工作和档案工作进行统筹规划和科学管理，使之实现系统化和规范化，从而发挥各自以及总体的最大效能，确保从企业现行文件到档案管理的高效和优化。具体来说主要包含以下几个方面：(1)档案一体化的目标
实现从现行文件到档案整个运动过程的全面控制和科学管理。科学的档案一体化管理是以文件生命周期理论为基础，在文件从产生到最终转化为档案的过程中，既加强企业内部文件、档案工作的一体化，也注重各个不同文件职能机构的业务衔接，从而使文件到档案全过程都得到有效控制。
(2)档案一体化的原则
在实行信息一体化管理的过程中，必须要遵循以下原则：全程管理原则，电子文件环境中，文件、档案界限不再显而易见，文件和档案工作人员界限也日趋模糊，文件与档案工作实行全程管理，将可以大大提高信息共享，提高效率；前端控制原则，前端控制原则是以文件生命周期为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作是一个完整的过程。在这个过程中，文件形成是前端，处理、鉴定等是中端，永久保存或销毁是末端。前端控制是对整个管理过程的目标、要求和规则进行系统分析和科学整合；集成管理原则，集成管理是对管理要素的科学重组，是全程管理思想的延伸和深化。集成管理可以增加管理体系的功能度，因精密组合而减少疏漏，提高可靠性，增加相关作业密度，减少重复而降低功耗，提高管理效率。
(3)文件、档案一体化管理的具体内容
文件、档案一体化管理的具体内容包括文件、档案生成控制的一体化、流程管理的一体化和信息利用的一体化。文件、档案生成控制的一体化指在文件最初生成阶段、对电子文件就是在系统设计阶段，就应当树立档案管理意识，确保生成文件符合档案管理功能要求;流程管理的一体化指对档案运动流程实施统筹规划、全面控制和综合管理。信息利用的一体化指对文件、档案信息进行合理协调，使文件、档案都能发挥最大的效用。
(4)文件、档案一体化管理的技术保障
文件、档案一体化管理的技术保障是计算机和网络技术为代表的信息技术。档案一体化管理不只是理论上设想的一种管理思路和模式，更多是实践中需要实施的一种管理方法和手段，它需要强大的技术支持。首先，数字化技术的应用和推广简化了文件、档案管理的工作程序、提高了文件、档案管理的工作效率，并且也改变了文件的生成方式和载体性质。其次，网络技术的出现改变了文件运转的的方式和特点。这些都使得文件、档案一体化管理有了实现的技术基础。
[摘要]本文基于企业档案管理体制与模式探讨，分析了在社会转型和数字化大背景下的企业档案管理体制与模式的特征，提出了企业档案管理体制与模式的构想。
[关键词]企业档案知识管理管理体制生命周期
参考文献：
会计委派制是由政府部门和产权管理部门以所有者身份，委派会计代表政府和产权管理部门监督国有单位或集体企业资产经营和财务管理的一种制度。实行会计委派制度是我国会计管理工作中的新生事物，是对传统会计管理体制的重大改革。行政事业单位会计委派制有两种形式，一种叫“会计委派直接管理”，另一种叫“财务集中制”。
1． “会计委派直接管理”形式。即以地方政府的名义向所属的行政事业单位直接委派会计人员。在这种形式下，委派对象大多是单位的财会负责人、主管会计，管理方式大多采用直接管理，即对会计人员的人事档案、职务晋升、工作调动等实行集中统一管理，会计人员独立，并实行在单位之间定期轮岗制度。
2． “财务集中制”形式。即在基层成立行政事业单位财务会计核算中心，在保持各单位资金所有权、使用权，财务自、审批权不变的前提下，各单位不再设置会计机构，不配备会计人员，只设报账员，将招考来的会计的行政关系等转到核算中心，割断了会计人员与其服务单位的人事隶属关系和经济利益关系，将会计核算权从单位行政管理权分离出来，取消各单位银行账户，统一进行会计核算、报送财务报告，保管会计档案等财务活动，实行“集中管理，分户核算”，融会计服务与监督管理为一体。委托单位资金的所有权、审批权、使用权不变，委托单位有权向会计核算中心查询本单位的财务状况、资金结余等情况。核算中心是在双方签订的委托书所授权的范围内对单位资金享有财务核算权和资金使用的监督权，无支配和使用权。
目前，会计委派制下会计档案管理的现状大致是：一、委派会计受财政部门委派，直接到行政事业单位进行会计工作，所形成的会计档案由委派会计整理立卷，会计档案实体仍在原单位保存，即保持了原单位全宗的完整性。但这种模式到了基层，特别是乡村一级，会计档案管理方式却发生了变化。各村的财务全部由乡镇的委派会计统一核算、报账，各村形成的会计档案也集中在乡镇统一管理，不再向各村返回会计档案。二、会计集中核算地区或部门，在会计核算中心形成的会计档案由核算中心进行整理、归档、保管、提供利用。这其中，有的核算中心将委派单位的会计档案暂保管一年后向委托单位返回；有的则不按《会计档案管理办法规定》及时向委托单位返回，而是自行保管。由于会计核算中心是新成立的机构，大多是租用或腾出几间房当做办公的地方，办公用房十分紧张，报销、办公挤在一起，没有专门的会计档案库房和专门的档案员，加之各单位的报账人员频繁往来，环境嘈杂，十分不利于档案的安全保管，其形成的会计档案也基本没有规范整理，混乱堆放在柜子里。
综上所述，不难看出会计委派制下的会计档案管理仍存在一些问题，其主要表现为：
1． 有的会计核算中心没有或不及时向委托单位移交会计档案。这不符合《档案法》特别是《会计档案管理办法》的规定。《会计档案管理办法》第六条明确指出：“当年形成的会计档案，在会计年度终结后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管”。会计核算中心成立后形成的会计档案是委托单位委托被委托单位进行会计核算而形成的，尽管会计档案的实体由于保管单位的变更而变更，但他的所有权仍是委托单位，属于委托单位全宗的一个门类，应当保持一个单位全宗的完整性和连续性。
2． 纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案没有同步归档。会计工作由传统的手工记账形式到运用电子计算机形式记账，会计核算形式发生了变化，财政部颁发的《会计电算化工作规范》第四章第七条明确指出：“电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来书面形式的会计数据。”《会计基础工作规范》第四十五条规定：“实行会计电算化的单位，有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。”然而实际工作中，会计委派制核算的地区或部门，基本都实行了电算化会计，形成大量的磁介质会计档案都保存在会计核算中心，即便是定期向委托单位移交会计档案的核算中心，也只移交纸质会计档案。
3． 会计工作与会计档案管理相脱节。会计档案是会计核算的产物，它产生于会计业务工作中，是会计工作的延伸，也是会计工作的终结。但在实际工作中，会计委派制管理下的会计人员对会计业务非常熟练，经常参加会计业务的培训和学习，但对档案知识，特别是对会计档案规范化整理标准知之甚少，也没有参加过会计档案管理的培训与学习。各单位普遍重会计业务，轻会计档案管理。在各单位制定的会计制度中突出强调了会计业务，却忽视制订详细的具有可操作性的会计档案管理制度，没有把会计档案的规范化管理纳入会计人员岗位职责中。在会计人员上岗前，没有邀请档案专业人员讲授会计档案管理的基本知识与操作技能，造成会计档案整理质量不高，封面内容填写不全，装订不整齐，有的分类、排列不规范，无目录等现象，使整理出的会计档案没有达到规范化标准，更谈不上科学管理。
4． 财政部门与档案行政管理部门缺乏必要的沟通与合作。由于会计委派制是近些年来新型的管理模式，其业务主要接受同级财政部门的监管。然而从其成立至今，无论财政部门还是档案部门都没有对新管理模式下会计档案的管理作出具体的要求和规定，档案部门也没有主动地介入其中进行业务指导与监督。财政部门只管会计业务规范与否，而对会计档案规范与否少有问津，使会计委派制下的会计档案基本属于“失控”状态。
5． 会计档案管理制度亟待完善。制度不健全势必造成管理无章可循。不少会计核算中心并没有制定较为完善的会计档案立卷、归档、保管等制度，对会计档案的归档范围、归档时间，整理标准，移交等问题没有作出具体的可操作性强的规定。只突出强调了会计业务工作，忽视了会计档案管理，没有把会计档案规范化管理纳入会计人员岗位责任制中，也没有配备专人管理会计档案。
针对会计管理体制的改革给会计档案管理带来的上述问题，笔者认为，应做好以下几个方面的工作：
1． 加强会计档案管理，理顺会计档案管理体制。实行委派制管理的会计档案，应严格按照《档案法》、《会计法》、《会计档案管理办法》等有关规定，明确会计档案的所有权是委托单位，将委托单位的会计档案整理规范，在核算中心暂保管一年，期满后编制会计档案的案卷目录，连同打印出的纸质会计档案和存储会计数据的磁介质会计档案，向委托单位的档案机构移交。
2． 加强会计人员岗位培训，提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，必须将会计档案管理及操作技能的培训，纳入会计人员上岗前的培训，从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。
3． 财政部门与档案部门联手，共同加大对新的会计管理体制下形成的会计档案的监管。结合实际，联合制发包含新的会计体制下会计档案工作内容的《会计档案管理实施细则》，进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务工作检查中，将会计档案的规范化管理纳入其中，加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。
[关键词]档案管理 体制改革 信息一体化 管理模式 开发
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2013）08-0067-01
随着市场经济体制的建立，企业要想与市场变化保持一致，必须深化改革。档案管理是企业管理的一部分，但是新形势下，企业档案管理还存在较为严重的问题，公交集团作为市场众多企业中的一类，目前档案管理中漏洞较多，影响到公交企业的发展，所以进行企业档案管理改革势在必行。
一、新时期企业档案管理体制存在的问题
（一）档案管理思想的落后性
由于受到传统思想的影响，企业在运行中对档案管理的重要性认识不足，不仅企业领导者对档案工作不重视，而且企业职工也认为档案管理属于服务保障性工作，与企业利益之间不存在直接关系。由此导致企业未制定硬性考核指标强化档案管理，使得企业档案管理者对归档、保管、利用等缺乏积极性，没有发挥出档案管理对企业发展的作用。
（二）档案管理模式不规范
企业档案管理工作规范性不强，缺乏统一的档案管理制度是目前限制企业档案管理工作进一步提高的条件。除了一些小的企业之外，较大企业的档案管理大部分由分工单位自己负责，将原先统一的档案管理机构撤销，为了降低运行成本，档案管理人员数量也在不断减少。企业综合性的档案管理被分散化的管理代替，导致企业中应用性文件没有被很好保存，分散在各个部门，甚至出现丢失的情况。
（三）档案管理技术滞后
虽然随着计算机技术的应用，部分企业开始应用计算机技术进行档案管理。但是大部分企业档案管理工作并未真正进入计算机时代。部分企业中既有纸质档案，也有电子档案，经常存在两者不一致情况，给档案利用带来麻烦。另外，一些企业在储存电子档案的时候没有规范化，档案的查询和使用较为困难，操作不便。
二、企业档案管理体制改革策略
（一）依法管理
要保证档案管理的有效性必然要从制度层面为档案管理创造好的法制环境。通过上述分析，就目前而言，企业档案管理中主要的问题都是由于档案管理意识不高引起的。因此要加强档案管理体制改革必须坚持法制化道路，以《档案法》为依据，将企业档案管理直接纳入到法律框架中，加强对档案管理的监督，确保以档案法的基本原则开展档案管理，提高档案管理工作效率。
（二）坚持档案管理信息一体化模式
实现档案管理信息一体化就是要实现档案、情报、图书等工作的一体化。在企业发展中图书、档案、情报是必不可少的信息资源，将三者联合起来能加强各个信息管理部门之间的全方位合作，在节省成本的基础上实现高产出。要实现一体化的管理模式企业必须在内部建立一个综合性的信息中心，该信息中心为企业提供多侧面的信息服务。推行档案管理信息一体化可以实现企业档案资源管理的高保密性、高集中性，可以将企业中的计算机、扫描仪以及复印机联合起来，提高现代化设备的应用效率。另外，档案管理信息一体化模式也符合企业进一步深化改革的要求。
（三）加强档案管理中新技术的应用
目前计算机在企业管理中的应用越来越普遍，它具有强大的储存和检索功能，能在线实现对各种资料的系统化管理。对于档案管理来说，应用现代化技术能极大提高工作效率。档案管理中可以综合应用计算机技术、集成光盘技术等，通过专门的管理系统实现档案信息输入、存储、检索、输出等一体化管理，并且可以进行信息联网，实现企业档案信息资源的共享，尤其对集团型企业来讲，新技术的应用能更好地为企业决策服务。
（四）提高档案管理人员素质
企业档案资料的种类较多，其中多数直接关系到企业的发展，要加强对这些资料的管理必须以高素质的档案管理人员为前提。作为档案管理人员不仅要具备档案管理专业知识，而且要有分析和汇总企业档案资料的能力。档案管理人员要不断学习，积极调整自己的知识结构，掌握现代化信息技术，了解企业发展方向，主动为企业提供信息咨询服务，促进企业发展。
（五）重视档案信息开发和利用
档案管理不仅仅是对档案资料的收集和归类，而是要对档案信息进行合理利用，所以必须重视对档案信息的开发。首先要以企业发展现状收集对企业经营管理有利的信息。其次，利用网络技术建立电子档案数据库，确保规范围内用户能享受所需要信息。最后，要实时获取同行业信息资料，从中获取自己所需资料，为本企业的发展服务。
三、结语
总之，在新时期，企业档案管理体制必然要与企业发展保持一致，档案管理体制改革中要注重法制建设，实现信息一体化建设，提高管理人员素质，不断应用现代化技术，尤其要通过各种途径提高档案信息资源的利用率。
【参考文献】
[1]金华.优化企业档案管理体制改革的方法与对策思考[J].吉林农业，2012（11）.
一、明确管理客体，构建三类多级的内容体系
高校资产无论是有形资产还是无形资产的管理，都具有客观性，其档案管理工作同样要符合资产管理和档案管理的一般规律。从内容来说，一般可分为存证性档案、使用档案和制度性档案三种类型。
存证性档案是记录资产购置、形成和灭失情况的档案，包括资产的购置、安装、调试、销毁等方面的资料；使用性档案则是记录资产使用、维护，产生的客观效益等方面的档案，它是高校资产档案管理的主体内容；制度性档案则是记录高校为做好资产档案管理工作所制订的各种规章制度及其实施情况的档案。这三类档案中任何一类档案的缺失意味着高校资产管理档案内容体系的重大缺陷，不可偏颇。
同时，我们应该看到，与高校资产档案运行体系相对应的，这三类档案的管理不是一种单一、平面的管理，而是立体、多级的差别性管理。以使用档案为例，学校、院系，资产领用（保管）人都需要进行相应的资产档案管理，这种管理是有所区别的。从范围看，学校层面需要对全校的资产档案进行管理，院系只对本部门的资产档案进行管理，而资产领用（管理）人则只需记录、整理与自己相关的少数资产的档案资料。从侧重点看，学校比较重视资产效益与安全方面的档案记录与分析；院系除此之外，还会重视资产维护、调整方面的记录情况；而资产领用（保管）人则注重本人所管理资产的原始使用记录。这三类多级的资产档案管理内容体系各有侧重，各司其责，共同完整、立体地描述出高校资产管理的真实情况。
二、明确评价主体，构建二维动态评监体系
有资产，就有资产运用，就会产生资产管理档案。由于高校资产档案涉及面广，每个单位、每个职工都有可能是相关档案的产生者；动态性强，每时每刻都在产生新资料。要做好高校的资产档案管理工作，需要有一套科学的评监体系。
高校资产管理档案的评监体系应是二维的评监体系。一方面，应从档案的角度出发，评价各单位资产档案收集、整理、保管、分析利用的质量；另一方面，还应从资产管理出发，从档案中去分析资产管理的效益性和安全性，寻找改进措施。
资产档案的评监体系也应是一个动态的评监体系。动态主要体现在监控上，应定期、不定期对资产档案管理的某个环节或多个环节进行检查、督促，及时掌握工作状态，促进质量提高。有条件的单位可开发网格管理系统，实现即时性管理。
三、明确投入主体，构建质量支持保障体系
资产档案管理是一个系统工程，需要人力、物力、资金和技术支持。作为资产档案管理效益的受益者，学校应是投入主体，多方支持这项工作。一要将资产档案管理经费列入资产管理部门或档案部门的年度专项经费预算体系，确保经费足额；二要设置专兼职资产档案管理岗位，制订相关职责；三要在专用设备采购，现代档案管理软件，信息收集平台建设等方面给予支持，不断提高资产档案管理的质量和现代化水平。
作者：刘春霞单位：黄冈职业技术学院
[关键词]档案管理；体制改革；要点问题
改革开放以来，伴随我国社会的不断进步，高度发达的社会经济对我国各个领域产生影响的同时，也推动了档案管理体制的改革。我国社会主义市场机制不断健全、个人信息走向网络化以及档案的信息化建设等都促使档案管理体制的调整。通过分析档案管理机构进行档案管理工作的主要指导思想，并且结合当前管理体制中存在的主要问题，进一步探索我国档案管理体制的未来发展之路，是实现我国档案管理现代化的重要研究方向。
一、档案管理体制概述
（一）档案管理的定义
档案其实就是历史记录，它指的就是特定的国家机构、社会团体组织或者是个体在进行社会活动时，所直接形成的具有保存价值的各类记录形式和各类载体的统称。档案管理就是对这些历史记录或者说是各类载体所进行的统一规范化的管理工作，档案它本身是和人类的生产以及生活密切相关的，那么档案的产生也就必然是依组织或者是个人的形式。由于个人或者组织所进行的社会活动本身是丰富多样的，相对应的档案的内容也会多种多样。
（二）档案管理体制的概念
档案管理体制是国家和政府为了规范档案管理工作，确保档案管理工作的科学化、合理化而设立的一定的制度和体系。体制中它包括各种档案业务机构、行政管理机构的设置、划分和组织形式[1]。档案管理体制本身又可以分为两种类型的体制类别，一种体制是分散式的另一种便是集中式的档案管理体制。不过这两种体制类型都具有相同的管理内容，一是统一化的档案管理体制，另一种是分级进行管理。分级管理体制又可以细分为三个方面的内容，它们分别是：首先把档案工作已经载有党政内容的档案进行统一化的管理，其次对全部的档案进行分析，明确档案工作的管理机构，确保全国各处的档案管理工作都能够有特定的领导进行管理，第三就是把各个地方的档案全部都按照中央制定的档案管理条例进行分类和分级，实现对不同类别档案统一化管理。
二、档案管理体制改革难点及存在的问题
（一）档案管理体制改革难点
第一、档案的数量比较庞大。由于我国的国土面积幅员辽阔，具有悠久的历史文化，并且我国的人口和自然资源数量庞大，这些庞大信息使得我国的档案资料比较丰富，这些不同的方面都会相应的导致我国的档案信息量比较庞大。对于这些庞大的档案资料如果不能够进行科学有效的管理就会很容易造成档案信息的混乱甚至是丢失，等到需要某种档案资料的时候就会很难找到。如何对这些庞大的档案信息进行科学合理的管理，从而实现对档案中所有具有价值的信息的利用已经成为了我国档案管理工作中亟待解决的难题。第二、档案的类型呈现复杂多样性。我国的档案资源比较丰富，不仅仅是数量比较庞大还存在类型复杂多样的特点，不仅仅包括各类政府机关、自然资源档案还包括个人档案、社会组织档案。再加上我国的国情比较复杂，各个党并存，相应的也造成了我国的档案类型混杂的局面。第三、不同重要程度档案存在区分不明确的现象。由于我国的档案管理体制还不够健全，对各类档案的重要性并没有明确的划分，相应的就会导致在存放档案的时候出现轻重不分。比如说在进行党政档案的管理时，很多管理人员对党政没有明确的认识，党政不分，导致两种档案混在一起，严重影响档案信息明了性。
（二）档案管理体制存在的问题
第一、档案管理部门对档案管理工作不够重视，缺乏资金投入。如今，档案管理有关部门没有对档案管理工作的重要意义进行很好的宣传普及，致使档案管理工作的重要性还没有被广大人们所熟知，对管理工作的具体内容没有正确的认识，认为档案管理工作只是简单的对信息的收集，忽视档案管理信息化建设的重要意义[2]。因此，他们没有对档案管理工作没有足够的认识，相应的资金投入就会非常的少。第二、档案管理机制落后，管理工作不够规范。档案管理工作的信息化建设在我国才刚刚起步，目前很多的档案管理机构仍然是采用传统的档案管理方式，已经很难适应现阶段对行政执法工作的需求，导致管理工作中存在严重的不规范、不合理。档案在收集以及处理的过程中还会很容易出现肆意修改、整理不规范、利用环节随意等现象。第三、管理手段过于滞后，服务低效。档案的管理工作至今还没有设计出一个专门的管理软件，更别说使用先进的手段。现在对档案的管理工作一直都是采用手工编辑、修改和检索，非常不利于档案的管理，当需要调出档案的时候，又会费时费力，不能做到高效、高质量的为档案管理工作提供服务，制约着档案管理工作的发展。
三、实现档案管理体制改革的工作要点
（一）对档案资源进行整合和统一管理
档案管理的统一、集中化管理是我国在进行档案管理的重要指导思想，很多实践经验都已经表明对档案进行统一化的管理对推动我国档案管理工作具有重要的作用。所以在进行档案管理的时候一定要秉承统一管理的思想，加强对档案的统一性，争取早日构建“大档案”。
（二）实现档案管理体制的多元化
我国社会主义市场经济的进一步发展推动了我国档案管理工作走向多元化，当前我国的国家档案在进行管理时采用的是集中管理的形式，一些非国有的企业或者是个人档案进行管理的时候如果硬要进行统一管理也会不符合实际需要[3]。所以为了能够实现档案管理工作的科学合理化，可以建立多元化的管理体制，针对不同类型的档案采用不同的管理方式。
（三）实现档案管理过程的政、事分离
在档案管理体制中应该要实现政、事之间的分离，要把档案馆和负责进行档案管理监督的有关部门进行分开设立，对两者之间的权责关系进行明确区分，档案馆负责块块管理只是负责对档案的收集、保管以及应用；档案管理相关的行政部门进行条条管理，对档案管理工作进行统一调配和规划，起到对档案管理监督的作用。
结语
综上所述，随着我国综合实力的不断提高，信息技术得以不断发展和进步，档案管理工作一直在不断的进步，不过由于我国当前档案管理工作仍然是处在发展变革的道路上，处在摸索阶段难免出现一定的问题。国家和政府要想能够实现档案管理体制的完美改革就需要对这些存在的问题有深入的研究，找出要点问题的所在，才能够对症下药，进而确保我国档案管理工作早日走向世界先进行列。
参考文献
[1]王萍.我国档案管理体制改革的要点与难点分析[J].办公室业务，2014，21：58-59.
加强对档案信息自动化系统管理的目的在于开发应用，离开推进应用水平的提高，就脱离了实际。加强管理的指导思想，一是要积极进取，开拓创新，争取条件采用先进技术；二是要充分掌握系统的综合性、系统性、统一性，统筹兼顾，全面安排，调动各方面的积极性；三是要从现实出发，循序渐进。如何提高应用水平，需要深入考察与自动化系统相关的诸多方面的情况及变化趋势，分析存在的问题，寻求解决的途径。本文试从经常遇到的几个问题，阐述个人的一些看法。
一、推进自动化，必须提高档案标准化、规范化水平
目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。目前系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。
二、自动化建设要着眼于提高系统的整体水平
根据系统论思想和集成化要求，档案信息自动化建设的着眼点应是整个系统，组成系统的纵向和横向的各个节点都应达到一定水平，并通过网络加以联通，这样才能发挥整体优势，提高系统的综合能力。部分节点甚至一个重要节点的障碍，都可能造成系统的梗阻。当然，要求每个节点的装备水平和应用能力齐头并进是不现实的，不可能“齐步走”。鼓励和支持先进单位提高水平，在一些单位进行较高水平的试点，以取得值得推广的经验，对整个系统是有利的，但其基本出发点应是为了提高系统的整体水平，只有少数先进的节点不可能组成先进的系统。
三、有重点地抓好数据库建设
目前档案信息自动化系统从总体上看仍处于由文件处理向信息管理系统的过渡阶段，完成这一步的关键在于数据库建设。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，是工程的主体。数据库的含义是依托先进的信息技术对资料进行科学的管理和方便的使用。建立数据库系统是一项长期的任务，要经过由低到高、由单个到群体的循序渐进过程。经过试点，数据库经验中最主要的有：领导重视，统一认识，坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合；面向应用，建立“活库”，以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”；突出重点，由单一库向系统库发展等。当前若能把综合数据库的完善提高和各单位档案目录库建立起来，通过网络联接形成开放的分步式数据库群，将使自动化系统效率大大提高一步。
四、慎重选定技术路线
信息技术的飞速发展成为当代技术革命的主要特征。目前，对我国档案信息自动化工程影响最大的技术是微机工作站、服务器性能的提高，网络技术的成熟及数据库技术和应用软件开发工具的发展。网络技术的发展促使局域网、广域网以及信息高速公路的建设和开通。在信息技术发展日新月异的条件下，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，应当推行适应的先进技术，使经济效益的合理性和技术的先进性相统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但现实的需求又往往跟不上，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，因此不断发生买了设备不能充分利用，建了网络而传输量很少的情况。要实事求是地分析现状，充分考虑先进技术的发展，再进行每一项具体的决策。
五、实事求是地改进管理体制
集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式，信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，这同我国档案工作是在各专业基础上发展起来的和系统建设从“微机起步”有关。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，是较理想的模式，但这种高技术结构，必须有较强的管理能力和技术能力，不具备这些条件，从集中向分散过渡，反倒有可能退回到分散式。
管理分类
管理是人类社会最普遍、最重要的活动之一，管理在我们的社会中起着十分重要的作用。管理是指负责某项工作使顺利进行保管和料理照管并约束人或事物。管理是通过计划、组织、控制、领导等一系列工作，尽可能合理而有效地利用组织所拥有的资源，来实现组织既定目标的动态创造性活动。
管理体制，就是指在某管理系统内部围绕权利的划分和运行而形成的机构体系与制度。管理体制的核心问题是权力的划分与职能的运行。模式是管理思想的现实体现，模式往往表现为具体的样式，特定的体系，具体的方式。管理模式是指管理活动的标准样，具体来说包括管理的基本思想和样式。对高校档案管理体制与模式的观察与研究有助于全面认识与了解高校档案管理的内容、程序。特别是对变化中的高校文档管理研究有助于了解新变化对高校档案管理的冲击，了解这些新变化冲击下的高校档案管理所发生的改变将更有助于提高高校档案管理的效率，档案管理效益的提高同时也对高校管理效益的全面提高起了促进作用高校档案信息集成化管理、一体化管理和知识管理。这些都是随着科技的发展，特别是电子计算机技术的发展和应用而产生的新观点。
高校档案管理的理论意义
高校档案管理体制与模式是高校档案管理的组织、制度和机构、机制或组织结构的形式。是高校档案管理的式样。高校档案管理体制与模式是随时展而不断优化的。将先进的管理思想，管理手段不断吸收，用来改善高校档案管理环境，提高档案管理效率是时代的要求。高校档案管理的环境是不断变化的，随着我国社会的转型和电子技术不断发展，对高校档案管理体制与模式的研究，可以给高校档案管理实际工作提供科学的理论指导。高校档案管理体制与模式的研究有利于形成先进的高校档案管理体系，能将先进理论同工作实践结合起来，为高校档案管理效率的提高奠定理论基础。高校档案管理体制与模式的研究也是高校档案管理实践不断适应社会需要的表现。优化的高校档案管理也可以让档案更好的走向社会，使全社会档案信息意识不断提高优化的高校档案管理也可以更好的服务高校，服务社会，服务于社会主义建设。高校档案管理的研究成果有利于不同学科的结合，既有利于档案学的发展，也符合当代学科的发展趋势。
高校档案管理的实践意义
高校档案管理模式的观察与研究有助于全面认识与了解高校档案管理的内容、程序，有重要的实践意义。特别是对变化中的高校档案管理研究有助于了解新变化对高校档案管理的冲击，了解这些新变化冲击下的高校档案管理体制与模式所发生的改变将更有助于提高高校档案管理的效率。高校档案管理体制与模式的观察与研究也对高校管理效益的全面提高起了促进作用。高校档案管理体制与模式的观察与研究有助于建立一套新的高校档案管理体系，在新的企业档案管理体系中，各个要素可以相互弥补不足，发挥更大的作用与功效，这将有助于促进高校档案管理自身的不断发展和提高，也有助于发现在管理模式变化、指导理论变化与数字化、网络化冲击下的高校档案管理变化和采取相应行之有效的管理方法。高校档案管理体制与模式的观察与研究有助于高校档案管理部门了解高校档案管理概况、发现本高校档案管理中存在的问题，寻找解决的途径，促进高校管理的全面提高。其次，高校档案管理的不断优化是实现高校信息一体化的奠基石，是实现高校知识管理的基础，只有优化了的高校档案管理才能将高校管理带上一个新的台阶。
高校档案管理、高校信息化、高校管理的全面优化这三个部分是紧密相关的电子信息化下的高校档案管理系统达成目标有以下几个方面：各级管理人员可以直接对本教学点所管辖的学生进行日常的档案管理，同时学生也可以通过上网登录档案管理系统查询权限以内的有关信息，必然会为今后建立学生终身学习平台、满足学生灵活多变的学习需求奠定了技术基础。一为了更好的管理学生档案，需要进行院系管理，院系管理是所有学生档案数据的基础数据，可以更好的对所有院系的学生的档案信息进行统计、分析和对比。档案管理人员通过院系基本信息管理界面进行院系基本信息的管理包括添加院系、维护院系，所以院系管理依赖院系信息实体类为了更加方便的让学校档案管理处管理学生的档案信息，可以对学生档案编号进行批量生成，需要进行学生档案编号管理流程，提高档案管理处的管理效率。
二档案管理人员通过学生基本信息管理界面进行学生基本信息的管理包括审核学生基本信息、维护学生基本信息、查询学生基本信息和导出学生基本信息，招生管理人员通过院系基本信息管理界面进行导入学生基本信息和导出学生基本信息，也依赖学生信息实体信息。
三为了方便学生和档案管理员查阅学生档案，需要进行学生档案查阅管理，学生需要提出相关申请，经过学院档案管理人员和学校档案管理人员审核通过之后才可以进行档案的查阅，极大的提高了学生查阅和档案管理人员审核的效率。
四档案管理人员通过学生档案查阅管理界面进行学生档案查阅的管理包括申请查阅档案信息、初审学生查阅档案信息申请、终审学生查阅档案信息申请、查阅学生档案信息和打印学生档案信息为了方便对档案进行调入操作，需要进行学生档案调入管理，方便学生申请调入档案和档案管理员对学生的申请进行审核。
关键词：人事档案 档案管理 管理体制
0引言
人事档案是在组织人事工作管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图
像、照片等形式的原始记录。我国现行档案管理体制改革要在国家行政管理体制改革的总体框架内，逐步探索，逐步完善。按照市场化、法制化、现代化的发展方向，建立起与社会主义市场经济相适应的档案管理体制。
1、档案管理体制
档案管理体制是指一个国家管理全部档案和国家档案管理工作的体系和制
度。它是各级各类档案行政机构与业务机构的设置、隶属关系、职权的定位、权
限的划分和组织管理方式方法等方面的总和。2我国档案管理体制主要包含两个方面的内容：一是“统一领导、分级管理”的组织原则和管理体制；二是“局馆合一”的档案领导体制。其中“统一领导、分级管理”包含着三方面的内容：（1）全国档案工作由各级党委和政府统一领导，从中央到地方建立各级档案事业行政管理机关，分级、分专业地管理全国、本地区、本专业系统的档案事务；（2）国家所有的档案按行政区域和中央条块管理体制进行分级、分类集中统一管理；（3）党政档案和党政档案工作实行统一管理“局馆合一”体制是具有中国特色的档案领导体制。“一个机构、两块牌子、履行两种职能”是根据1993年国家政治体制改革的总目标和“精简、统一、效能”的基本原则，对我国档案工作领导体制进行的重大调整。“局馆合一”体制是将档案局、档案馆合并成一个机构，同时挂档案局、档案馆两块牌子，履行档案保管利用和档案行政管理两种职能。
2. 档案管理科学化的必要性及紧迫性
（一）档案管理是机关单位管理的基础环节
档案材料无序零散保存，势必为某些重要档案信息资源持有者提供可趁之机，造成管理上的被动，引起机关内部管理混乱。由于人员流动，把档案保存在个别人手中或由各职能部门自行保管，缺乏有效监督管理机制，一旦出现关键人员离职或跳槽，轻则使管理层面断裂，工作无法延续；重则导致机关机密、独有知识产权和信息流失，造成无法挽回的损失。档案有其独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的技术或机密。占有这些资料就是占有机关的技术或机密。因此，机关单位做好档案管理工作，可以有效避免因技术、知识产权的流失而影响机关单位的生存与发展。
（二）档案是机关单位信用管理的重要保证
档案是公认的构成信用信息的核心资源。首先，完善的档案管理可作为展现单位自身诚信的一个窗口，反映各单位的科技成果、管理水平、财务状况等重要内容。其次，在社会信用体系建设中，信用档案建设已成为社会各界关注的焦点。国家已经提出要加快建立企业、中介机构和个人的信用档案，使有不良记录者付出代价，名誉扫地，直至绳之以法。可见档案纳入社会信用系统是必不可少
的因素。
（三）档案是机关文化建设的活力源泉
机关文化是从机关的历史积淀中提炼出来，反映在完整系统的机关档案之中。档案是文化事业的象征，是文化发展的真实记录，是文化存储的主要形式。机关单位文化建设应立足于本机关单位的历史和现状，有自身特色，不能脱离本历史，搞一种毫无本特色的“泛文化”。综观机关档案，可以深刻理解本单位特点及历史发展规律。
3. 现行人事档案管理体制的弊端
这种管理体制使每个单位的组织人事部门都义不容辞地承担起人事档案管理的职能。这种管理体制虽然也称得上集中统一，但明显存在分散性，尤其是县
级以下机构的人事档案多方参与管理，除组织、人事等部门正管外，劳动、民政、
教育、卫生等部门也兼管人事档案，甚至具体到每个单位都管理着一部分人事档
案。再有就是各级档案行政管理部门和档案机构未将人事档案管理列入业务指导
的范围，不对人事档案履行业务指导的职能，关系比较疏远，处于分离状态，管
理人事档案的人员很少甚至根本不参与档案部门的业务活动，人事档案工作变成
游离于国家档案事业之外的孤独个体。这种家家都管人事档案的小而全的管理模式，使不具备保管条件的单位自行保管人事档案，这在一些中小型企业，特别是区街企事业单位比较普遍，十几人或者几十人的人事档案材料随便存放在办公室的文件橱里，根本谈不上“六防”等保管条件，弊端很多。
一是单位领导不重视。在人员配备、库房、经费等方面得不到保障，只能维
持“看摊守业”的状态。
二是人事档案材料真实性难以维护，一些虚假材料趁机混入档案中。
三是人事档案的实体安全存在危险，档案丢失、烧毁现象时有发生。
这种小而全、效率低的管理模式不利于人事档案工作的健康、快速发展，提
供利用的作用很难发挥。
4. 提高人事档案材料的质量
（一）强化各级领导的档案意识。
档案工作中出现的诸多问题，其根源在于组织人事部门和单位领导的档案意识淡薄，没有从思想上真正认识人事档案及其工作的重要性。因此，增强组织人事部门和单位领导的档案意识，是解决当前人事档案工作中存在的问题，提高工作质量和水平的根本途径。
（二）提高人事档案工作人员业务素质。
档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用，提高人事档案工作人员的政治素质、科学文化素质、业务素质和职业道德修养是人事档案工作质量的关键。人事档案工作人员必须更新观念，锐意创新，改变传统的被动服务作用，做到及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度以及当前人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，及时主动提供全面、准确的人事档案，为人事管理工作服务。人事档案工作人员要有较强的敬业精神，工作必须不怕麻烦，做到认真仔细，办事一定要坚持原则，严格遵守人事档案管理制度，确保人事档案工作的严肃性。
（三）补充具有个性的人事档案材料
针对人事档案内容陈旧和“千人一面”的状况，有关部门应在人事档案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料。具体而言，一是反映个人全面素质的档案材料，如反映当事人身体素质、知识素质、能力素质和心理素质等方面的材料，其中有关个人心理素质和能力素质的材料应是重点补充的内容。在反映心理素质的有关内容中，应侧重反映当事人的个性、合作与团队精神、创新意识等；二是反映个人业务考绩方面的档案材料。对不同的工作岗位而言，具体业务考绩的标准应有明显不同。
（五）积极提供档案中介服务
通过档案社会化服务的形式对档案进行代保管、托管、等，档案中介服务能满足这一需求。以档案中介为依托，开展档案整理、寄存、代管业务。遵循市场需求，各地档案部门可以设立“咨询服务中心”，为那些人手不足、保管条件较差的机关单位提供档案整理、代管、寄存等服务，为其提供规范的科学化的档案管理，既节约管理成本，又能促进档案管理科学化。
［关键词］人事档案；管理体制；改进
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.113
［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1673-0194（2017）02-0-01
1 人事档案管理现状
传统的人事档案管理工作的缺点在随着社会经济的逐步发展和建立越来越多的档案中显现出来。企事业单位的档案管理工作中存在很多的问题，其也对档案的管理和使用产生了巨大的影响，主要表现在以下几个方面。
1.1 人事档案材料的内容质量低
现阶段企事业较多的人事档案的内容质量低，大多数档案数据存在材料的表象性和形式性，缺少关键性和针对性，反映不了个人的经历、学历、薪资、待遇与政治面貌等内容，对一个人的思想道德、工作能力、业务水平、技术能力与专业专长反映也较少，缺乏研究、利用价值。
1.2 “无头绪档案”较多
随着人潮的流动，人才资源的频繁转动，人事调动与档案之间衔接不够紧密，常常出现一些“无头绪”的档案，这就使大家看到了人事制度的弊端。查不到当事人的相关信息和下落的档案被称为“无头绪”档案，这个档案的情况主要是由于人员变动而档案没有及时的跟随变动的情况造成的。
调入转出登记制度的疏忽,会导致有的人事档案与人脱离，人事管理部门不仔细、不定期的检查核对制度,对错漏的档案不容易发现,随着时间的变化,这些档案也会成为“无头绪档案”。
1.3 传统的人事档案管理体制将被淘汰
传统的人事档案管理制度在随着社会市场经济的发展和人事制度的改革中逐渐的显现出很多的问题，比如说在管理体制上的多面管理，管理体系上的三大类，管理方式上档与人的同时调离，封闭式档案管理模式，各个环节衔接不紧密，导致多重浪费等，这些问题的出现会加速传统人事档案管理体制的淘汰。
2 人事档案管理存在问题的原因分析
2.1 管理机制落后
人事档案管理制度长期以来一直使用“计划的管理”为制度管理的主要形式，这种管理方式缺乏灵活性和朝气性，一切都是以计划的最初形式为主，俗话说计划赶不上变化，这种制度已经完全跟不上档案管理工作发展的步伐。人事档案的工作主要是在政府政治手段的管理下行使其职能的，而人事档案相关材料的收集和整理是整个档案管理的核心也是最容易出错的地方，而管理机制的落后也加大了管理的难度。
2.2 整理不规范
企业人事档案工作也是这样的，在大多数单位中都是以将每个人的材料档案整理成册为前提进行的档案管理规范化，但由于涉及的内容繁多混杂，涉及的层面内容杂乱，有的没有整理过，有的重复整理，有的没有整理为一整套系统的内容，有的没有按要求、规范进行整理。整理过程的不规范性给档案的管理和整理工作带来了很多麻烦。
3 加强人事档案管理的措施
3.1 优化企业人事档案内容
优化企业人事档案内容具体可从以下几个方面做起:①强调“个性化”与“辨识度”；②减少主观内容；③摈除冗余内容；④添加新内容。
3.2 建立有效的人事档案管理体制
要打破各级部门条条框框的人事档案的旧管理体制,实行相对集中的统一的管理体制。县级机构的人事档案可由县档案馆统一管理,不必分散在县直机关,有专门的档案机构和人员进行管理,这样可防止部门、单位之间互相推诿扯皮,便于社会利用,提高档案利用率。县级以上机构的人事档案不宜与县级机构一样完全实行集中管理,但应相对集中。应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度,而不是单一的干部档案管理制度。
4 加速实现人事档案管理的信息化
4.1 提高θ耸碌蛋腹芾砉ぷ鞯娜现
人事档案的内容主要体现和记录着一个人的个人经历，政治内涵，道德内容，作风等相关资料，是一个人全方位的记录和证明，起着关键性的、可参考的作用，也是能证明一个人各项资料的重要内容，有的因为档案的转移和流动，很多资料、经历以及评价都丢失了，导致出现补办档案的现象，但是这也很容易造成档案的不完整性和不衔接性。因此，一定要重视对个人档案信息的管理、整理，个人也要注意自己档案移动的方向，很多人在离开学校步入社会很多年以后才知道自己的人事关系不知去向，在与用人单位签订一些必要的合同的时候，才发现档案的缺失，然后再去补办整理，造成了许多意想不到的麻烦和经济损失，因此，一定要提高管理人员和个人对人事档案的认知。
4.2 注重思想提升，跟紧时代步伐
在社会经济的前进中，人事档案在促进社会进步，经济发展中起着非常关键的作用，且为了适应社会的发展，人事档案也在不断地进行改进，在当下的各个行业中，都很重视一个人过去的经历、经验和工作内容，而人事档案恰恰能够体现这些内容，所以，人事档案的管理更应该注重思想的提升，紧跟时展的步伐。
5 结 语
科学的规范的管理人事档案制度是当前档案管理中的关键手段，是提高人事档案管理的主要措施。在人事档案管理的过程中，要坚持以实际状况为主，与时俱进，这样才能在社会发展的过程中发挥其应有的作用。
关键词：公立医院；医疗档案；档案管理人员；信息资源管理
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1673-8500（2013）01-0086-01
一、 目前我国市（地）级医疗档案管理中存在的问题
我国的市（地）级公立医院医疗档案的管理机构是近七、八十年内逐渐建立起来的。医疗档案的管理制度和医疗档案室的成立、医疗档案管理人员的出现不过是近数十年在大型医疗机构中逐步形成的。随着医学科学的发展和政府对医疗卫生事业的重视，医疗档案管理机构逐渐健全，设置有专兼职的医疗档案管理人员，并制定了相关的医疗档案管理工作规章制度，但管理体制仍然不够科学和完善。我国医疗档案的管理体制机构设置与权限划分不够明确。目前存在的普遍问题是“绝大多数医疗机构对医疗档案管理是经医院自设的职能科室或管理科室如医务科（处）、病案统计室等有关部门来职责，负责医疗档案管理的日常工作如：医疗档案的收集、整理、登记、统计、编目、保管、安全、借阅等具体有关事宜。管理医疗档案这项工作未列入整个医院档案管理体系中，它不像技术档案、会计档案、医疗器械及设备档案、文书档案是由医院专门设立的档案室统一负责管理的。”这种“分而治之"的管理体制的形成缘于医疗档案是一种专业性很强的专门档案，医疗机构的工作性质决定了医疗档案的形成规律不同于其他档案，因而医疗档案管理有其自身特有的管理方法。从事医疗档案管理工作的人员是要有一定的医疗专业知识的医务工作者或相关专业人员来从事的，他们根据医院医疗工作的特点如及时、真实、保密等来进行医疗档案的日常管理工作。最后，医疗档案由医院的医务科（处）、病案统计室对其进行单独的管理。
由于历史遗留问题，部分县市级医疗机构一般将医疗档案管理与医疗机构统计工作职能合并，导致医疗档案部门的职能不顺。一直以来嘉兴地区各级公立医院的医疗档案不同于其它类型的档案管理方式使用至今，在医院日常的管理工作中的确起到了它一定的作用及意义。跨入二十一世纪后，在公立医疗机构的管理体制改革开始逐步具体的实施过程中，在现代化、信息化的背景下，人们的消费维权、自我保护等观念在发生巨大的改变。人们到医院看病治病的同时对医疗档案的有效使用率在不断增加如要求复印患者住院病历的资料；对有医疗纠纷患者的病历管理利用等。医疗档案管理中宏观管理的力度减弱，存在的弊病同渐突出，目前医疗档案管理部门无法对医疗档案产生的过程实行全流程监控，医疗档案管理中的监管和专业指导工作力度不够。尤其是当发生医疗纠纷或医疗事故时，一些医疗机构为逃避责任对患者利用医疗档案横加阻挠，这种管理体制的弊端和问题日益凸显。
同时，医疗档案管理人员的学历层次普遍偏低，其专业素质有待提高。我国在20世纪80年代中期，才开始有了医疗档案管理中等专业教育及在职培训教育。到目前为止，我国只有二十几所有医疗档案管理专业的中等学校和为数有限的医疗档案管理培训班，随着医学科学的发展和政府部门及专家们对医疗卫生事业的重视，医疗档案管理教育逐步完善。在办好中等专业教育及培训班的基础上，创办了高等专业教育及继续教育，但是仍然远不能满足21世纪医疗档案管理的需求。目前我国市（地）级地区公立医院大部分医疗档案管理人员仅有中等文化水平，没有经过大专学历以上的专业学习和培训，缺乏做好工作所应具备的系统专业知识和其他相关知识。相关培训理论的不完善，管理人员的素质不高对医疗档案的发展尤其是医疗档案管理现代化、规范化的转型无疑是一大障碍。
二、新形势下加强市（地）级地区公立医院医疗档案管理的思考
第一、必须要建立并规范实施有关的医院医疗档案管理的法律、法规，让医疗档案管理工作在各级医院的日常管理工作中有国家实施的具体法律、法规作为依据，进一步加强完善管理工作中的每一个环节、制定详细操作流程，避免医疗档案管理工作中的差错、漏洞发生如医疗档案被篡改、丢失等。还要对医疗档案管理进行有效的监督管理考核，促进其管理质量水平的有效提升。
第二、对从事医疗档案管理工作人员的素质培养包括有关的理论知识培训、相关法制教育及医德医风学习。随着社会对档案开放利用需求增加的趋势，要加大对医院医疗档案这一特殊类型的档案的重要性进行宣传，有利于加大社会和公众对它的关注和监督，加大有效的开放力度，使它的利用价值最大化。在不影响患者与医院的利益及档案安全的情况下，逐步将档案资料最大限度的为临床医疗、教学、科研提供信息服务、利用；实现医疗档案的具体使用价值及证据价值。
第三、电子医疗档案管理各级公立医院的医疗档案现处于起步阶段。首先要肯定它的法律地位，有其法律依据及有效的证据意义。其次必须做到保持其原始性、真实性和完整性。再次，根据工作中的实际情况，进行分阶段逐步、有序的发展，将医疗档案的原始手工记录到电子化到数字化，从单纯的医疗档案信息的输入、编辑查找和数据统计，最后到形成就医患者的完整、详细的个人电子医疗档案。其中包括一个患者的各种形式资料的健康历史记录及可以为其提供一个高效的、完整的医疗诊治智能化服务流程。
第四、在网络环境下，第三方管理将是医疗档案科学管理得以实现的最有效、最安全、最直接的途径。可以说，医疗档案第三方管理的实现是一个多种理论交叉融合的产物，需要我们从不同学科视野观察，从多层次切入，只有通过综合研究，系统论证才可能取得满意的结果。由于这一理论与实践结合的探讨刚刚起步，没有现成的理论可以借鉴和参考，还需要作进一步的探索。
一、当前档案管理模式改革的困境
1、比如一些企业认为档案管理这种无形资产并不足以为自身发展创造足够可观的利益，就对这一工作鲜少关注，一门心思专注于实际显性利益的提升。在这样的观念影响下，专门用于档案管理执行的机构被撤除，档案管理工作人员被精简，用于档案管理方面的费用被撤销，甚至人员的薪资被无故降低，在这样的消极循环作用下也导致了档案管理工作专门人才的流失，工作效率急转直下，整体局面令人担忧。很明显，档案管理工作的实施并没有从思想上引起相关人员或部门的重视，一直处于混沌凌乱的状态，缺乏有效的实践体系来完善档案管理工作的开展。
2、现有的档案管理模式存在明显弊端集中型的档案管理模式强调管理工作的层级分配，而分散型的档案管理模式则注重信息资源的自由分散保管。管理体制过于集中或是过于分散都会导致档案管理工作缺乏必要的灵活性，突出了自主性或随意性的特点，缺少有效的执行标准。我国现有的档案管理模式，由行政部门和主管部门联合执行，体现出宏观管理的巨大作用。然而随着时代的发展，这种模式与社会的抵触性也日益暴露出来，档案管理模式亟须改革。
二、关于档案管理模式改革的出路
1、积极完善档案管理模式改革的基本理念在现代管理制度的发展下，档案管理工作越来越重视管理手段和管理方法在实际工作中的应用，信息化的管理模式正日渐成为档案管理今后的发展趋势。当前形势下，我们必须以全新的发展理念来应对档案管理实施过程中出现的诸多问题，积极引导这一工作朝着更为综合性和全面性的方向迈进。作为知识资产和信息资源的重要组成部分，档案的存在意义是不容忽视的。本着服务内部控制的理念，我们应当将档案管理与知识库管理有机结合，制定完善的服务体系，推动档案管理工作的有效开展。
2、促进档案管理体制建设的不断完善紧紧抓住当前社会变革的重大机遇，在经济体制转型的过程中促进档案管理体制建设的不断完善。过去单一的档案管理模式显然已经很难满足当前知识经济的发展需求，一种全新的管理体制模式势在必行。由此可见，档案工作的管理应是自觉形成的，在特定的社会环境下加以转化和完善，进而促进信息资源的有效管理。值得注意的是，必要的法律手段也应当在档案管理的实施过程中发挥必要的保障作用。
3、加大档案管理人才的培养力度专业的档案管理人才除了必须具备与专业有关的各项基本职能之外，还要保持对于市场的高度灵敏度，在专业素养和技能的指引下开展自身的档案管理工作。此外，这一工作岗位人员流动性大、缺乏必要的工作组织中心等方面的弊端也应当引起我们的重视。重视档案管理人才队伍的建设，积极组织相关人员的培训，形成系统化的档案管理实施方案，让执业人员从思想观念上认识到自身岗位职责的重要意义。在专业化的培训模式下才能有效突出执业人员的岗位价值，促进档案管理发展模式的变革。
三、结束语
作为一种无形资产，档案管理在管理工作中正发挥着越来越重要的作用。在科学、有序、标准、智能的前提下开展档案管理工作，不仅是对于档案管理模式的有效改革，更是促进档案事业可持续发展的关键所在。组织发展的过程也是档案工作同步进行的过程，科学的档案管理模式是一切工作运转的必要前提，同时它也有效避免了一些经营风险的发生，保障了信息的真实性与可靠性。当前背景下，传统的档案管理模式理应在全新理念的指导下积极变革，及时走出模式改革的困境，与时展的步伐相适应，谋求属于自身的发展道路。
作者：李志强单位：河北省承德市围场县交通运输局
