期刊的约稿方式

一、信函约稿

信函约稿基本适用于所有约稿对象。根据目前科研队伍的年龄和主要工作模式，一般选用E-mail方式发约稿函，同时也要尊重部分老专家或有特殊需要的撰稿人，根据情况选用邮寄方式。需要注意的是，在通过E-mail发送约稿函时，邮件模板内容要诚挚由衷，语言要简明扼要，约稿函要准确表达编辑部对作者研究成果的敬重、本刊介绍、约稿目的要求、体现约稿诚意等，一切撰稿人可能需要了解的信息要尽量详细全面地展示其中，要提供期刊标准写作模板、格式要求，以便后续联系。另外，群发虽然可以节省时间，但会让受邀对象觉得不被尊重，所以，一对一针对性地发约稿函，会比群发效果好。这种约稿方式虽然程序稍显复杂，但值得尝试。电子邮件约稿的弊端是不够直接，容易被人当成垃圾邮件删掉，或者看过之后没有下文。所以，在约稿函发出3-5天后要特别留意信件是否已读或回信，如果收到，需要趁热打铁尽快回复互动，保持密切关注和持续联系，及时提供各种帮助，如论文写作模板和投稿链接等，商定稿件完成时间、论文篇幅等；若没有回复，在有其他联系方式的情况下，也需要通过其他方式再次联系，确认撰稿人收到约稿函，并有明确的答复。

二、电话约稿

电话约稿快速、省时、便捷，且成本低廉。电话约稿适合于熟人，综合期刊多年实践，我们认为曾在本刊发表过稿件的优秀学者、曾帮期刊评审过稿件的专家，他们对期刊已有一定的了解，这些被约对象可以直接通过电话约稿，辅以邮件发送约稿函、论文写作模板和投稿链接等。也可以邮件约稿为主，在邮件发出后再打一个电话进行确认，一则显示对约稿人的重视，二则确认是否可获得约稿及完稿时间，以便后续工作的跟进和落实。电话约稿具有双向互动性、交际非均衡性、快捷性和非当面性的特点。约稿人需要口齿清晰、对专家身份和研究方向有一定的了解，并能根据电话那端的语气语调正确判断撰稿人的状态，审时度势，随机应变。

三、登门拜访，当面约稿

当面约稿适用于熟人，如约稿人的老师、同学、朋友、从前的同事、曾约过稿的专家等。约稿人与受邀对象一旦直接面对，要做到一见如故、谈吐自如，殊是不易。只有才思敏捷、善于应变、进退有度的约稿人，才能在当面约稿时占据主动，避免唐突和尴尬，并给受邀对象留下深刻印象。此外，编辑当面约稿时切记要留有余地，即便约稿遭拒，也要用微笑结束与受邀对象的谈话，便于为今后再约做铺垫；即便此次约稿无望，也要摆正心态，设身处地换位思考，多理解体谅，或请受邀对象另外推荐合适的撰稿人。近年来，我刊在组织大型纪念刊活动时，编辑部上下同心，主编与各栏目责编多次与重要学术带头人当面约稿，组约到一批优质稿件，如刘剑洪教授的《碳纳米管和碳微米管的结构、性质及其应用》、倪嘉缵院士的《阿尔茨海默病的防治策略研究进展》以及长江学者袁小聪教授的《光学旋涡与轨道角动量光通信》、乔振华教授的《石墨烯中量子反常霍尔效应研究进展》、顾樵教授的《辐射场的最大熵原理（英文）》等；高水平研究论文如牛憨笨院士的《细胞内分子检测及成像技术研究》、王斌教授的《石墨烯带正常-超导结的量子输运》、张鸿教授的《深圳大鹏半岛沿岸海水中129Ｉ的分布特征和来源》等。这些稿件刊发后都获得了好评，点击率、下载量和被引频次都有不错的成绩。由此笔者认为，在组织纪念刊等重要节点上，对于学术地位较高首次约稿时请主编或常务副主编亲自出面约稿会比较好，最好是登门拜访或亲自打电话，以示尊重。当面约稿特别适合高校学报和科研院所主办的学报，这两类期刊立足并服务于高校或科研院所，与作者有一定的感情和地缘优势，是成功率较高的约稿方式。

四、召开约稿会

针对某学院、科研团队或科研院所入职纳新等活动，通过系统演讲，介绍期刊定位、选题约稿内容和要求等，集中答疑和约稿。约稿会具有正式、系统、面对受众广、效率高等优点，对于学科较集中的高校和研究院所尤其适合。如果该机构已有成员是期刊的作者，可以通过该作者事先获得该单位科研团队的组成、主要研究方向、近期科研项目及发表的论文等信息，提前一两周做好宣传。也可以吸纳该研究团队的带头人加入编委会，然后协助约稿或推荐约稿人。

五、参加学术会议组稿件

参加专业学术会议是期刊组约稿件的传统平台。参会前，需根据会议类型和内容制定约稿策略、预订和设计展位、做好会前准备，思考如何寻找切入点与科研人员交谈、会后实施细则等步骤。约稿过程中，要发挥编委作用，彰显专家办刊的效果，发挥期刊领军人物的人格魅力可收到事半功倍的效果。期刊主编在学术界具有较高的知名度。通过主办方介绍期刊，既可拉近与撰稿人的距离，又可增进彼此信任，提高期刊影响力。

六、手机短信或微信约稿

现在人们的工作和生活已离不开手机，采用手机短信或微信约稿，具有实时性和连续性的特点，方便快捷，适用于相对较熟识的人。如果预先与约稿对象有口头约定，采用手机短信或微信约稿其效果更佳。如向约稿对象询问稿件进度，不妨发出一则短信：“×教授，恭喜您又申请到一个国家自然科学基金项目，期待收到上次约您的大作，不知是否已经成文，祈盼赐稿，谢谢!”。无论采用以上何种方式，约稿时都需注意：1.前期精心准备，多渠道认真收集相关信息；2.约稿时态度要诚恳、耐心，尊重并善待作者，为作者着想，做好约稿的服务工作；3.保持长期紧密的联系，适时地跟进，掌握稿件创作的进展情况，就稿件创作中的问题和作者及时沟通；4.根据约稿过程中的实际情况，灵活应变；5.不一味求取名家或编委等大作，其推荐的稿件或课题组相关专家的稿件也应重视；6.对学术水平和成果意义较高的约稿，要考虑优先发表，既可保证稿件的时效性，又可扩大期刊影响；7.投稿前后及后都需为作者及时提供服务，建立长期合作的作者人才库。