常见的参考文献著录不规范问题

1主要责任者

主要责任者的定义为主要负责创建信息资源的实体，即对信息资源的知识内容或艺术内容负主要责任的个人或团体。主要责任者包括著者、编者、学位论文撰写者、专利申请人或专利权人、报告撰写者、标准提出者、析出文献的著者等。作者来稿中对于主要责任者一项内容的著录出错的概率很高，主要有以下几种错误:个人著者(尤其是欧美著者)姓和名位置颠倒、姓未全大写、未省略缩写名后的缩写点、超过3人时未用“，等”或“，etal”，标准提出者不正确等。个人著者一律采用姓前名后的著录形式，且姓全部著录，字母全大写。欧美著者的名可用缩写字母，缩写名后省略缩写点。刊物需对著者姓名的著录具体规定，使得全刊著录格式规范并保持一致。标准文献的著录中常见的错误有标准提出者不正确，标准提出者一般为提出单位或主编单位，但是有些作者将此项写为了标准的批准部门。

2题名

题名包括书名、刊名、报纸名、专利题名、报告名、标准名、学位论文名、档案名、舆图名、析出的文献题名等。本刊来稿中报纸名、档案名、舆图名3类出现次数较少，以其余几种类型的题名为主。刊名中文、英文名称不一致，中文刊名是正确的，英文刊名却写为了其他刊物的名称。外文刊名缩写的格式很多且缩写规则不同，有的将外文刊名缩写词后的“．”保留，有的将“．”去掉，有的将外文刊名缩写全部大写等。为了避免引起歧义或者出现缩写出错，本刊要求外文刊名都要写出全称。析出的文献题名中错别字、单词拼写错误、原文有副标题的只写出了主标题而缺失了副标题、缩略词未大写、变量未写为斜体等也很常见。由于数据库在加工索引参考文献时需要有英文对照，因此，本刊要求用双语著录参考文献，首先应用信息资源的原语种著录，然后再用英文著录。部分专著、报告的原文语种为中文，并未写出英文题名及英文摘要，如果要著录这类文献，需要作者自行翻译。对于作者自行翻译的，尤其要注意题名的翻译是否存在语法问题。标准名中的标准编号是不可或缺的，应准确完整著录，便于读者准确查询到该标准。

3期刊的年、卷、期号

所调查的45篇文章中，共962篇参考文献，其中期刊论文有782篇，占83%。凡是从期刊中析出的文章，应在刊名之后注明其年、卷、期、页码。在期刊论文著录中，出错最多的位置是关于期刊的年、卷、期号。常见的错误有缺少卷号、缺少期号、卷、期号颠倒、期号不完整等。值得注意的是，一些外文期刊只有期号无卷号，但绝大多数的期刊卷、期都有。编辑在加工参考文献中的外文期刊文献时应注意，对只给出期号的要到数据库查询或者向作者求证，确定是否有卷号或者漏掉了卷号。有些文献的期号为“增刊1”或“增刊2”时，只写了“增刊”，期号不完整。

4版本及出版项

版本用阿拉伯数字、序数缩写形式或其他标识表示。来稿中专著文献的版本著录格式出错较多，多数情况将版本写在了紧跟题名之后或者未使用序数缩写形式。正确的著录格式为“2版”、“5thed．”，并置于文献类型标识代码［M］之后。出版项应按出版地、出版者、出版年顺序著录。常见的出版项著录错误有缺少出版地、缺少出版者、出版地与出版者两者顺序颠倒、出版年份错误等。来稿中部分外文析出文献、外文标准等出版地和出版者不易查得，中文文献的出版地、出版社查询较为容易。无出版地的中文文献著录“出版地不详”，外文文献著录“S．l．”;无出版者的中文文献著录“出版者不详”，外文文献著录”s．n．“，并置于方框内。

5顺序编码制

本刊规定来稿论文按照顺序编码制组织参考文献表，各篇文献按正文部分标注的序号依次列出。作者来稿中遵循顺序编码制的情况较好，仅在一些细节处存在问题，表现为以下几种情况:①某文献在参考文献表中出现，但在正文中并未引用;②某文献编码在正文中出现，但在参考文献表中却没有给出该编码对应的文献;③个别文献的编码在正文中出现跳转，如文献出现在文献之前;④同一文献在参考文献表中重复出现，有两个不同编码;⑤正文中提及的著者及文献编码与参考文献表中该编码对应的著者不一致。另外，还有一些问题出现在作者校对与修改的过程中，比如，有些作者来稿中引用了某一标准但未著录该文献，在校稿时编辑会提醒作者补充引用该文献，作者在添加这一文献时未注意调整其他参考文献的编码。这就要求编辑在收到作者修改稿后，应仔细核查所有文献在正文中著录的著者名与文献编码是否与文后的参考文献表中的一致，确保不在修改阶段出现文献编码混乱的情况。

6其他

文献类型标识代码常见的错误有未给出、标错、著录了缀词等。未给出的情况一般通过查询数据库或者询问作者可以补充。常见的标错情况有将专著、报告、标准几类文献类型标识代码混淆，这需要编辑在加工参考文献时多注意，有疑问时要向作者查证。学位论文的文献类型标识代码为“D”，不必将“硕士学位论文”或者“博士学位论文”置于“D”前。著录用符号“//”用于专著中析出文献的出处项前，用来表示析出文献与源文献的关系。目前，该符号使用不规范现象较为普遍。本刊来稿中最常见的专著中析出文献为学术论文集中的析出文献。常见著录不规范形式为“in”或“见“，正确格式应为“［C］//”。引文页码错误有中文、英文两处著录起讫页码不一致，四位数起讫页码的讫页码只写出后两位，未给出页码等。专著或期刊中析出文献的页码应采用阿拉伯数字完整著录。