期刊作者规范化二次退修的措施

一篇医学论著从投稿到刊出，退修是必不可少又至关重要的一环。研究工作的创新性和科学性是医学论文的优秀，然而重视论文书写格式的规范，表达的逻辑性、条理性及准确性则有利于缩短周期。高效、准确的退修不仅可以节省编辑和作者的时间成本，也可以加快文章的处理进程，保证稿件的时效性。近年来，我们所在编辑部稿件校对前处理所遵循的流程为:医学稿件经过审稿专家的初审后，编辑汇总审稿人意见，对稿件进行第一次退修，这一次退修的重点是稿件整体的学术性、创新性;作者按照第一次退修意见返回后，编辑会将稿件提交审稿人复审。通过复审的稿件，我们会进行第二次退修，这一次退修的重点就放在文章细节的编排规范上。也就是说，第一次退修是确定稿件是否能刊用，好比搭建“中心骨架”，把握大的方向;第二次退修是精修稿件的规范格式，好比规整“血管肌肉”，完善小的细节。我们在实际编校工作中有以下体会:仅仅退修一次的稿件，往往在后期校对过程中会遇到较多编排规范方面的问题，给编辑和作者带来诸多不便;而经过二次退修的稿件，不论从文章的篇幅、文字表述规范方面，还是图表的形式、数据的处理方面，都较能符合杂志的编排规范，校对时可大大减轻编辑的工作量，提高稿件的录用率。二次退修时编辑从编排规范方面对稿件提出的专业、细致的修改意见，也能够引导写作经验尚浅的年轻作者，逐渐熟悉医学学术期刊的稿件要求，让作者感受到编辑部严谨、细致的工作作风，有利于与作者建立良好的信任和互动，从长远角度看，更有利于养成医学期刊的优秀优秀作者群。因此，对稿件的二次退修是编辑工作中不可小视的重要一环，值得总结并推广。我们将对多年来稿件的二次退修过程中的实践体会进行总结、归纳和思考。

1二次退修的原因及常见问题

也许有同行会觉得，文章重复退修，会拖延稿件进展。但是我们的体会是:稿件前期的精细退修工作，确实是“磨刀不误砍柴工”。医学稿件为何要经过二次退修?我们从实践中总结，大致有以下两方面的原因:

1．1作者写作经验不足，少数作者态度不端正

目前向医学期刊投稿的多是年轻作者，更以在校学生和青年医师居多。由于写作经验尚浅，对医学期刊文章的要求也不熟悉，投稿文章中容易出现不符合编排规范的问题。有少数作者不认真阅读退修函中编辑提出的修改意见，其修回的稿件甚至一字不改;有的几乎未进行修改，也不做任何说明。这些都造成了稿件的二次退修。

1．2编辑的工作态度和退修技巧的差异

稿件修回的质量，除了取决于作者的配合度，也取决于稿件责任编辑的工作态度和退修技巧。有的编辑可能由于经验不足或所分配的时间太紧，在审读稿件时容易漏看、误判，或者所撰写的退修函过于千篇一律，缺乏对具体问题的针对性意见，或者没有为作者出具修改的模板示例，从而导致作者配合度不高，稿件难以一次修改到位;有的编辑则是对待文章的态度敷衍了事，没有严格在退修阶段督促作者将文章修改到位，对修回的稿件审查把关不严，导致后期校对时带来各种不便。

1．3《中华实验外科杂志》编辑部二次退修中的问题

我们选取了本刊编辑部2017年10月—2018年3月进行过二次退修的100篇稿件为研究对象，分类归纳稿件中需要退修的问题，在这100篇稿件中，作者单位、中英文摘要、统计学方法、图表及参考文献部分出现问题频次较高(均占100篇稿件的半数以上);以上内容引起二次退修的主要原因在于:作者单位著录格式不规范、缺少英文作者单位或与中文单位不对应，中英文摘要中出现的英文缩略语缺少对应的全称，统计学方法中出现的P值未按本刊要求提供具体数值，文中实验结果缺少具体检测数据或缺少计量单位，图表注解不全、图表尺寸不合版式，参考文献过于陈旧或著录格式不规范等等。

2编辑应有效引导作者进行规范退修，提高编校效率

我国的《科学技术期刊管理办法》第二十二条明确规定:“科学技术期刊应当实施有关国际标准、国家标准和法定的计量单位，使期刊的编辑出版工作标准化、规范化”。这不仅需要编辑人员在编辑加工过程中贯彻执行，同时也需要引起广大作者的重视和配合。引导作者认真对待稿件的二次退修，一方面有利于提高作者稿件录用率，减轻编校的工作量。另一方面有利于确保文章的学术性、可读性，更能适应国际交流。在实际工作中，编辑如何引导作者进行规范的退修，我们总结了以下措施:

2．1在退修函的撰写上“花心思”

编辑应利用发散思维来审读稿件全文，从文题开始到参考文献结束，严格以国家标准和本刊的编排规范要求为准绳，充分找出论文中不完善之处。一篇医学原稿，其中需要退修的问题可能涉及多层次、多方面，零零散散、杂乱无章的。责任编辑应当对稿件中的问题进行分类整理，将其归纳、汇总后，方可撰写“对症下药”的退修函。编辑要在退修函中的形式和内容上花心思，设法将编辑意图传给作者，让作者在修改时了然于心，从而提高作者的配合度，保证稿件修回的规范性。在二次退修中，我们对本刊传统的退修函进行了调整。传统的修改函只是简单罗列杂志稿约中的格式要求，比较适用第一次退修，退修函的内容一刀切，欠缺针对性。我们针对作者容易忽视和发生频次较高的问题，整理了专门的word文档，逐条罗列针对这些问题的退修要求，并将重点处加粗、标红(图1)。同时，编辑要注意尊重作者，在退修函中要以真诚、商榷的语气提出修改意见，遣词造句要礼貌得体。在二次退修前，编辑应仔细审读稿件的全文，按照本刊的编排规范，逐条对号入座，找出存在的问题，并将需要修改的部分作出醒目标记;当遇到退修意见仅通过文字描述不够直观的情况，建议在退修稿的word文档中附上截图示例，比如本刊出现问题频次较高的中英文作者单位、参考文献的格式不规范问题，我们提供给作者的示例如下，让作者能一目了然。

2．2在与作者的邮件沟通上“动脑筋”

当编辑已经审读过全文，并且撰写好修改函后，接下来就是邮件来联系作者。在发送邮件时，邮件主题、签名以及邮件附件上，我们可以动动脑筋，来提高作者的配合度。比如邮件主题可以为:作者名+二次退修，这样既容易和其他业务邮件区分，又能让作者收到邮件时比较直观;二次退修时，添加邮件签名不失为一种普遍适用且便捷的方式，在邮件签名中可以注明修回的期限、修改处需要作出标记、并提醒作者重视退修函等等;对于一些其他栏目的稿件，比如本刊的综述、简报等，编辑还可以在邮件附件中，添加之前曾发表的同类文章模板，以帮助作者了解所退修稿件的格式要求，提高修回稿的规范性。

2．3在编校工作的痕迹化管理上“下功夫”

所谓痕迹化管理，就是在各种管理工作过程中，从时间和管理内容方面，不留间隙或空白、死角的缜密的工作记录。“细节决定成败、过程重于结果”，强调的就是“痕迹化”管理，就是让所有的操作都留下印迹，在将来的管理中有据可查。“痕迹化”管理是管理科学化和精细化的一个表现。痕迹化管理最大的优点就是通过查证保留下来的文字、图片、实物、电子档案等资料，可以有效复原已经发生了的生产经营活动，方便日后随时查证。痕迹化管理同样适合应用到编辑工作中。编辑面临的作者群和稿件量都是巨大的，如果不在电脑或编审系统中做好分类记录和归档，很有可能难以理清稿件的来龙去脉。我们在电脑中会针对二次退修专门建立文件夹和子文件夹，分别命名为:作者原稿、编辑已修、作者修回稿，并标明每个文件夹的时间段;收到作者修回稿时，以“第一作者名+刊出类型+修回日期+责编”统一命名。这样在后期的稿件查询和整理工作中，就能清晰了解文章的处理进度，并且在电脑中查找到文档名称时，不必打开文档就能得知稿件的基本信息。

3完善监督奖惩制度，增强编辑二次退修的责任意识

目前，大多数编辑部对每位编辑在编辑流程各环节中的活动并没有建立健全监管机制，或是建立了相关制度但在实际操作中没有真正履行并发挥其激励作用，不能准确地将每位编辑的活动纳入科学的、可监控的管理体系之中。编辑在稿件退修中如果存在失范或责任心欠缺的行为，不仅会拖延后期稿件进度，也会有损医学期刊编辑专业、严谨的印象，影响编辑部在专业领域内的口碑。因此，编辑部应完善监督奖励制度，强化编辑的责任意识，规范编辑行为。在后续的研究中，我们将进一步搜集《中华实验外科杂志》的稿件中二次退修的具体数据，并通过数据比较、统计学分析的方法，得出二次退修问题的主次关系。以帮助更多的医学期刊编辑在工作中提高退修质量，并帮助作者遵从编排规范，提高论文质量，缩短发表周期。总之，增强编辑责任意识，引导作者进行规范化二次退修，将有利于编辑部与作者们建立互相信任的良好关系，并逐步建立起杂志的优秀优秀作者群，促进医学期刊的长远发展。